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6.1 Funciones del Almacn

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Almacn
Definicin
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca.

Funciones de los almacenes

Mantienen los materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia
prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).

Funcin de las Existencias:

Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:
1. Retraso en el abastecimiento de materiales.
2. abastecimiento parcial
3. Compra o produccin en totales econmicos.
4. Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.
Manejo Fisico de los Inventarios

Almacenista
Es aquella persona capaz de guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o artculos.
1.Tiene que contar, medir y pesar la mercanca.
2.Se debe delegar en una sola persona la responsabilidad de la descarga.
3.Comparar el resultado del conteo con los documentos respectivos (A la hora cuando se despacha y cuando se
recibe mercanca, observar la factura).
4.Debe utilizar equipos mviles en las descarga(Seguridad Industrial).
El Almacenista debe evitar la indisciplina

Almacn de Materia Prima

Debemos partir del principio de que lo que representa materia prima para algunas empresas, es producto
terminado para otras. Un almacn de materia prima, tiene (03) pasos lgicos:

Recepcin.
Control de Calidad.
Despacho oportuno a Produccin.

Almacn de productos en Proceso

Es aquel almacn donde se guardan mercancas que han sufrido una transformacin fsica y/o qumica y han
adquirido valor en base al tiempo, la mano de obra y otros costos.

Almacn de productos terminados

Almacn donde se guardan mercancas listas para el consumo directo y o indirecto.

Almacn de Materiales Auxiliares

No forman parte del proceso, pero sin ellos sera imposible completarlo. Ejemplos: Bolsas, Cajas, Sacos,
Envases, Botellas, Tapas, Etiquetas, Cinta para embalar.

Almacn de Insumos Generales

Aqu guardamos todos aquellos elementos necesarios para la operacin de la empresa. Ejemplo: Papelera,
Productos de Limpieza, repuestos en sus diferentes presentaciones, herramientas, equipos, etc.
Almacn de Devoluciones
Es un almacn provisional, aqu se guarda en forma transitoria las devoluciones delosclientesinternos y
externos.

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Almacn de desperdicios
Son elementos que se pueden reciclar o aprovechar. Ejemplo: Cartn,
Papel,Madera,Vidrios,Plsticos,otrosmetales(Aluminio,Hierro,etc.).

Normas de Seguridad en los Almacenes

Colocar rejas o rejillas en todas las posibles entradas o salidas.

Dependiendo del caso, colocar Circuito Cerrado de Televisin(CCTV).

Colocacin de lmparas de emergencias y extintores contra fuego.
Sealizacin de las vas de escape, en caso de emergencia.
Dotar al personal de Almacn de los equipos de proteccin personal (EPP)adecuados, ejemplo: Cascos,
guantes, mascarillas, lentes de seguridad, botas de seguridad, protector auditivo, entre otros.
No permitir al personal del Almacn la entrada con bolsas, bolsos, morrales, entre otros.
Colocar bajo llave los objetos de fcil sustraccin.
Adiestrar al personal en Materiales peligrosos, Seguridad Industrial y Primeros Auxilios, entre otros

Operaciones fundamentales en un almacn

Pese a lo que podra indicar su nombre la funcin de un almacn, en general, no ese almacenar productos sino
hacer que estos circulen. Excepto en el caso de los almacenes de custodia a largo plazo, un almacn debe tratar
de conseguir que el producto d el servicio esperado mientras hace que las mercancas circulen lo ms
rpidamente posible. Por este motivo es de especial inters analizar la secuencia de operaciones que en
cualquier almacn sigue un producto.1) Entrada de bienes: Recepcin de las mercancas a travs de los muelles
de carga, pasando por los controles de calidad, cuarentenas y cambios de embalaje necesarios.2)
Almacenamiento: Disposicin de las cargas en su ubicacin con el objeto de retenerlas hasta su puesta a
disposicin.3) Recogida de pedidos: Conocida tambin por picking, es la operacin por la que se convierten
las unidades de carga de compra en unidades de venta.4) Agrupacin-Ordenacin: Dependiendo del
procedimiento de generacin de pedidos, y de la configuracin del sistema de distribucin ser necesario
establecer un sistema para agrupar y ordenar los pedidos segn las rutas de distribucin.5) Salida de bienes: El
control de salidas, recuento numrico o control de calidad y el embarque en el medio de transporte
correspondiente son las funciones con las que finaliza el proceso. En muchas ocasiones es imprescindible
tener en cuenta la gestin de stocks de devoluciones como un proceso ms, no exento de importancia.

CLASIFICACIN GENERAL DE LOS ALMACENES

Cada almacn es diferente de cualquier otro. Por ello es necesario establecer mecanismos para clasificar los
almacenes. Algunos de los parmetros segn los que clasificar son:

1) Segn su relacin con el flujo de produccin

2) Segn su ubicacin

3) Segn el material a almacenar

4) Segn su grado de mecanizacin

5) Segn su localizacin

6) Segn su funcin logstica

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Localizacin y distribucin de los almacenes

Como encontrar el lugar adecuado
Para encontrar el lugar indicado en el que se debe establecer el almacn se deben tomar muchas decisiones que
se basan en algunos criterios como:
* Proximidad con los clientes
* Clima de negocios
* Costos totales
Tambin se debe tomar en cuenta por cual medio de transporte llegaran los materiales o productos al almacn y
de ah como llegaran a manos del cliente, es decir si por:
* Carretera
* Agua
* Aire
* Vas frreas
* Ductos
* Entrega a mano

Localizacin de un almacn
Pocos conceptos han dado lugar tradicionalmente en logstica a planteamientos ms sofisticados para tratar de
encontrar soluciones que optimicen la ubicacin de almacenes en funcin de los costes de transportes. Todos
ellos estn basados en encontrar una localizacin fsica de almacenes que minimice los costes de transporte en
su conjunto, teniendo en cuenta tanto los portes de entradas como los de salida. El estudio de localizacin debe
evaluar posibles opciones de localizacin, teniendo encuentra los diversos criterios y objetivos que busque la
empresa. Debe contemplar los asuntos relacionados con la expansin y diversificacin del negocio y adems la
adaptabilidad de la posicin. Es decir, debe tener en cuenta las posibles variaciones de mercado, infraestructura
y logstica para tratar de predecir el valor del sitio en el futuro. Una excelente localizacin de la empresa puede
generar mejoras en la eficiencia en trminos de: costos de transporte, facilidad en la obtencin de materias
primas, utilizacin eficiente de canales de distribucin, cercana al cliente y a sus necesidades.

Factores a tener en cuenta cuando se toma una decisin de localizacin

Aunque no son los nicos algunos criterios que deben ser tenidos en cuenta para tomar una decisin de
localizacin:
1_ Medio y costo del transporte: En funcin del peso, volumen y costo de transferencia de las materias primas
y productos terminados.
2_ Insumos o servicios: Se analiza si la materia es fcilmente transportable o no, teniendo en cuenta la
durabilidad y el tipo de bien producido.
3_ Estructura fsica: Existencia de carreteras, servicios adecuados, comunicaciones
para fines industriales etc
4_ Disponibilidad de la mano de obra: El rea en algunas ocasiones no cuenta con mano de obra calificada, lo
que obliga a las empresas a obtener recursos de zonas distantes aumentando los costos.
5_ Posibilidades de eliminacin de desperdicios: De acuerdo a criterios ambientales.
6_ Aspectos legales: Tributacin, facilidad administrativa, costos de legalizacin etc..
7_ Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad fsica, evitar posibles robos etc..
8_ Cercana al mercado: Es importante tener la capacidad de llegar primero y en mejores condiciones al
mercado que se ataca.
9_ Aceptacin social: Este punto muchas veces no es identificado y genera problemas. Es importante que la
localizacin de la empresa o negocio no perturbe o genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales
que obliguen a la empresa a asumir costos adicionales.
10_ Acceso a informacin: Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta, es la necesidad de informacin
empresarial.
La localizacin puede afectar la cantidad de clientes, contactos, bsqueda de oportunidades de negocio etc.
Tomarse un breve tiempo para analizar las oportunidades localizacin de una empresa o negocio, puede
generar un valor agregado adicional para la empresa y un aumento de su competitividad.

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Tipos de almacenes
Dentro de una Red de Distribucin, el papel de un almacn puede variar. El tipo de almacn que una compaa
utiliza es un factor crtico en el diseo de la Red. Un almacn centralizado alberga existencias para muchos
mercados regionales y enva productos directamente al cliente. En tanto en cuanto hay una sola ubicacin de
existencias, loa altos costes de transporte y el mayor tiempo de entrega del producto pueden dar como
resultado un peor servicio al cliente. Los costes de existencias, sin embargo, se reducen. Los almacenes locales
se sitan muy prximos a los mercados objetivos, reduciendo de este modo los tiempos de transporte y de
entrega al cliente, e incrementando la satisfaccin del cliente. Si la demanda esta dispersada geogrficamente y
con difcil prediccin, los almacenes locales pueden llevar a altos costes de existencias. Los almacenes
regionales, por su parte, son similares a los locales pero estn enfocados a mercados ms grandes. Este tipo de
almacn reduce los costes de transporte al reducir el nmero de almacenes y la frecuencia de envo al cliente.
Un menor nmero de almacenes puede reducir los costes de existencias reduciendo los costes totales asociados
a los productos, pero puede tambin incrementar las distancias de envo y entrega, lo que puede afectar la
satisfaccin del cliente. Los almacenes regionales con productos semi elaborados pendientes de ensamblaje
final, empaquetado o etiquetado reducen los costes de transporte debido a que el punto de personalizacin del
producto a las necesidades del cliente est ubicado a lo largo de la Red de Distribucin. Los niveles de
existencias puede disminuirse al no ser necesarias todas las partes del producto en el montaje. Las partes
individuales poseen un menor valor que los productos terminados ya que los componentes no tienen atribuidas
las actividades de valor aadido. Esta dilatacin debida a la personalizacin en almacenes regionales puede
llevar a mejores niveles de satisfaccin del cliente.

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Distribucin de un almacn
En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del
almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es
indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni
tropiezos.

Caractersticas de la forma de almacenamiento

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que
realizarse en funcin de tres factores:
* Entidad a la cual se va servir
* El espacio de que se dispone.
* Los artculos que en l se van a guardar

PRINCIPIOS BASICOS EN EL REA DE ALMACENAMIENTO

Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin ser
entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en
almacn mientras las nuevas son despachadas.
* Colocar los artculos de mayor demanda ms al alcance de las puertas de recepcin y entrega para reducir
recorrido y tiempo de trabajo.
* Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una manera de reducir los
costos de la mano de obra.
* Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una ocasin ms para
estropearla.
* Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a el. Solo se permitir ingreso al personal
autorizado.
* Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de documentacin adecuada.* Llevar
registros de existencias al da.
* Eliminar el papeleo superfluo.
* Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida de lo que se almacena.
* El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un
porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin.
* El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Los transversales perpendiculares al principal, deben
permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores opilas independientes de artculos.
* El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en el
opuesto

Espacio limitado
Si el espacio es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:
* Una mejor ubicacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
* Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.
* Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento
diversificado.
* Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos o estantera de varios niveles
sobrepuestos.
* Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras movibles o en bloques.
* Eliminacin del almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn.
* Reduccin de existencias por medio de los sistemas y frmulas en el estudio de control de inventarios

Categoras
La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la siguiente:
1. MP Materia Prima en espera de procesamiento fabril
2. PT Partes terminadas en espera de usarse en manufactura
3. SU Suministros y suministros de mantenimiento de registros, suministros de oficina, suministros de
empaque, herramienta, suministros de fabricacin
4. EQ Equipo, equipo auxiliar, contenedores, equipo de manejo de material, equipode fabricacin sin usar.
5. DR Desechos y reproceso. Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y
calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda por lo general,
bajo el cuidado del departamentomismo.

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6. EP Equipo personal
7. PT Productos terminados. El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas
guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes

Seleccin de Mobiliario y equipo de almacn

Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento, origen, condiciones fsicas y
situacin legal.
Por su Naturaleza:
Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o medios para el desarrollo de las
actividades que se realizan en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y
resguardarse individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto, ejemplo:
Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al
capitulo5000 del Clasificador por Objeto del Gasto.
Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin en el desarrollo de las actividades que se
realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total que tienen un periodo de vida corto y que adems no
pueden ser inventariados en forma individual. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al
capitulo 2000 del clasificador por Objeto del Gasto ejemplo: Mouses, licuadoras, calculadoras de bolsillo,
cafeteras, engrapadoras simples, des engrapadoras, papeleras, perforadoras simples, accesorios, refacciones,
etc.
Por su aprovechamiento:
Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas
papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algn dispositivo para su operacin. Equipo: Bienes que se
utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para su
operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas de escribir, calculadoras, etc.)
Por su Origen: Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio y que fueron
incorporados a travs de su adquisicin con recursos federales o con recursos de proyectos externos, donados
al Instituto por terceros o producidos por la misma institucin. Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de
un tercero (personas fsicas y morales) y que a travs de un contrato o convenio. Transitoriamente estn a
disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento. Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad
de los servidores pblicos del Instituto para su uso personal, (radios, cmaras fotogrficas, computadoras, etc.)
y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre ellos.

Por sus Condiciones Fsicas:

Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin con seguridad. Bien Desgastado:
Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas mnimas de seguridad para su operacin. Bien
Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su rehabilitacin es mayor o casi igual que
su valor de reposicin o que su mantenimiento es muy alto. Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se
encuentra en condiciones fsicas prcticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitacin

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