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INDICE

1 Presentacin

2 La Facultad
2.1 La Visin
2.2 La Misin
2.3 Organigrama de la Calidad

3 Manual de Calidad
3.1 Alcance y aplicacin
3.2 Exclusiones

4 Sistema de Gestin de la Calidad


4.1 Requisitos generales
4.2 Requisitos de la documentacin

5 Responsabilidad de la Alta Direccin


5.1 Compromiso de la alta direccin
5.2 Enfoque al usuario
5.3 Poltica de la calidad
5.4 Planificacin
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicacin
5.6 Revisin por la alta direccin

6 Gestin de los Recursos


6.1 Provisin de recursos
6.2 Recursos humanos
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de trabajo

7 Realizacin del Servicio


7.1 Planificacin de la realizacin del servicio
7.2 Procesos relacionados con el usuario
7.3 Diseo y desarrollo
7.4 Compras
7.5 Produccin y prestacin del servicio
7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin

8 Medicin, Anlisis y Mejoramiento


8.1 Generalidades
8.2 Seguimiento y medicin
8.3 Control del servicio no conforme
8.4 Anlisis de datos
8.5 Mejoramiento
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1. Presentacin

El presente Manual de Gestin de la Calidad, describe el Sistema de Gestin de la


Calidad utilizado por la Facultad de Ciencias, el cual est elaborado en base a los
requerimientos de la Norma Internacional para Sistemas de Gestin de la Calidad ISO
9001:2008

La Secretara de Estudios centralizar el proceso de matrcula de los estudiantes y los


registros correspondientes, de acuerdo con las normas generales de la Universidad y con
las disposiciones especficas de la Facultad. Adems, registrar oficialmente todas las
actividades curriculares de los estudiantes que sean establecidas por la Direccin de la
Escuela de Ciencias y se encargar de tramitar los expedientes de Titulacin.

La Escuela de Pregrado de la Facultad de Ciencias de la Universidad de Chile, es el


organismo acadmico que se encargar de administrar, coordinar y velar por el nivel de
excelencia de las actividades acadmicas, conducentes a alcanzar el grado acadmico de
Licenciado o Ttulo Profesional por parte de los estudiantes, de acuerdo a las polticas
establecidas por la Universidad y la Facultad.

La Facultad de Ciencias, a travs de su Escuela de Pregrado, cumple su misin docente


de pregrado, en el mbito de las Ciencias Exactas y Naturales, la cual est orientada a
desarrollar en los estudiantes la capacidad de reflexin y anlisis crtico junto al
conocimiento integral que les permite el dominio de una determinada especialidad
cientfica, para que ellos puedan desempearse en forma eficaz y eficiente en la
investigacin, la docencia y/o el ejercicio profesional segn corresponda. Esta propuesta
educativa se desarrolla en un marco valrico caracterizado por la responsabilidad tica y
una formacin ciudadana crtica, pluralista y universal, inherentes a la formacin que
propicia la Universidad de Chile.

La Escuela de Postgrado de la Facultad de Ciencias de la Universidad de Chile, es la


unidad acadmica que organizar, administrar e impartir los estudios conducentes a la
obtencin de los grados acadmicos de Magister y Doctor. Constituye el rgano de
adscripcin de los estudiantes.

Los Departamentos como entidades facilitadoras cumplen con comunicar, administrar y


organizar las distintas tareas administrativas reglamentarias para que sean gestionadas
en la administracin central.

2. Facultad de Ciencias

2.1 Visin

Lograr los ms altos estndares nacionales e internacionales en materia de gestin y


administracin universitaria.
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2.2 Misin

La Direccin Econmica y Administrativa de la Facultad de Ciencias de la Universidad


de Chile, se deber destacar en proporcionar un servicio de calidad a sus usuarios en el
mbito de los sistemas de administracin, de tal modo de asegurar un eficaz y eficiente
funcionamiento de los distintos departamentos de la Facultad.

2.3 Organigrama
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3. Manual de Calidad

El propsito del Manual de Calidad es describir la poltica y la estructura del Sistema de


Gestin de la Calidad (SGC) segn la Normas ISO 9001:2008 e implementadas en la
Facultad de Ciencias.

La calidad de nuestros servicios siempre ha sido y continuar siendo la clave para lograr
nuestra misin, por lo cual, todos en la Facultad de Ciencias, nos comprometemos a
entender y utilizar nuestro sistema de gestin de la calidad a fin de realizar siempre un
excelente trabajo.

La difusin, control, implementacin, revisin, actualizacin y mantenimiento de este


Manual es responsabilidad de su Director.

3.1 Alcance y Aplicacin

Este Sistema de Gestin de la Calidad (SGC), comprende los procesos involucrados en la


Direccin Econmica y Administrativa la que ofrece los servicios generales de
administracin a sus usuarios internos, a las Secretarias de Pre-Grado y Post-Grado,
Secretarias de Estudio y Departamentos de la Facultad de Ciencias. Todos los procesos
se encuentran basados en los requisitos de la Norma Internacional para Sistemas de
Gestin de la Calidad ISO 9001:2008.

El alcance del SGC es Gestin econmica y administrativa, financiera, de recursos


humanos, de comunicaciones, postgrado, pregrado, secretara de estudios, proyectos y
control administrativo de los Departamentos de la Facultad de Ciencias

El Manual de Calidad de la Facultad de Ciencias tiene por objeto guiar a cada una de las
personas de sta facultad, en el uso correcto de la documentacin necesaria para la
gestin, desarrollo, mantencin y mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de
Calidad, entregando as servicios de excelente calidad a sus usuarios.

3.2 Exclusiones

3.2.1 Debido a la naturaleza de los servicios prestados, no se usan equipos de


seguimiento y medicin para determinar si el servicio entregado satisface los
requerimientos especificados, por lo que se excluye el punto referido a la utilizacin de los
equipos de seguimiento y medicin (7.6) de la Norma ISO 9001:2008.
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4. Sistema de Gestin de la Calidad

4.1 Requisitos Generales

Generalidades

La Facultad de Ciencias, a travs de su Manual de Calidad y de sus procedimientos


documentados establece, documenta, implementa, mantiene y mejora continuamente su
Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la Normas ISO
9001:2008.

La Facultad de Ciencias, a travs del Sistema de Gestin de la Calidad implementado,


asegura que:

a) determinar los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de la Calidad y su


aplicacin;
b) determina la secuencia e interaccin de sus procesos;
c) determina los criterios y los mtodos necesarios para asegurar que tanto la operacin
como el control de sus procesos son eficaces;
d) asegura la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la
operacin y el seguimiento de estos procesos;
e) realiza el seguimiento, la medicin y el anlisis de sus procesos; e
f) implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y el
mejoramiento continuo de sus procesos.

Los procesos identificados en la Facultad de Ciencias son gestionados de acuerdo con los
requisitos de las Normas ISO 9001:2008.

Todo el personal que interviene en el SGC es responsable de asegurar la calidad y de


ejecutar su trabajo conforme a los procedimientos documentados.

Responsabilidades

El Decano es responsable de proporcionar los recursos necesarios para el funcionamiento


del SGC, de asegurar que el SGC est establecido, implantado y mantenido, adems se
debe asegurar que todo el personal que est involucrado en el SGC, cumpla con las
especificaciones descritas en este Manual y sus procedimientos documentados.

4.2 Requisitos de la Documentacin

4.2.1 Generalidades

La documentacin del SGC incluye:

a) Las declaraciones documentadas de la poltica y objetivos de la calidad,


b) El Manual de Calidad,
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c) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por estas


Normas: Control de Documentos; Control de Registros; Auditoras Internas;
Control de No Conformidades; Acciones Correctivas; Acciones Preventivas,
para dar cumplimiento a lo establecido en estas normas.
d) Los documentos, incluidos los registros que la empresa determina necesarios
para asegurar una eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos.

La estructura de la documentacin del SGC se establece de la siguiente forma:

Nivel 1: Manual de Gestin de la Calidad

El Manual de Calidad como resumen ejecutivo del Sistema de Gestin de la Calidad


utilizado por la Facultad de Ciencias, define y caracteriza, a un nivel estratgico, la
organizacin, la poltica de calidad y los mtodos utilizados por sta organizacin para
mantener el SGC. Este Manual hace referencia a los procedimientos relacionados con el
Sistema de Gestin de la Calidad, a fin de satisfacer las polticas y estrategias
especificadas.

Nivel 2: Procedimientos e Instructivos de Trabajo del Sistema de Gestin de la


Calidad

Se utilizan procedimientos documentados para especificar, a un nivel tctico, quin hace


qu, cundo, dnde lo hace y qu documentacin se emplea para el desarrollo de
actividades de calidad conforme a lo requerido.

Los pasos a seguir para establecer, implementar, mantener y controlar los Procedimientos
del Sistema de Gestin de la Calidad e instructivos de trabajo, se definen en el
procedimiento Control de Documentos.

Nivel 3: Registros de Calidad

Se utilizan Registros a un nivel operacional, a fin de proporcionar evidencia de que se


obtuvo la calidad requerida por el servicio y que el Sistema de la Calidad ha sido
implementado correctamente.

El control de los registros se encuentra definido en el procedimiento Control de


Registros.
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4.2.2 Manual de Calidad

La Facultad de Ciencias establece y mantiene el presente Manual de Calidad como


soporte para la implementacin del SGC, el cual incluye:

a. El alcance del SGC, incluyendo detalles de las justificaciones y exclusiones


que se aplican. Ver tem 3.2,
b. La referencia a los procedimientos documentados establecidos en el SGC, y
c. Una descripcin de la interaccin entre los procesos del SGC. Ver tem 7.1
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4.2.3 Control de Documentos

El Representante del SGC controla los documentos requeridos por el SGC, tomando en
cuenta para esto, los requisitos de las Normas ISO 9001:2008 e incluyendo aquellos de
origen externo y que puedan influir en la calidad del servicio.

Mantiene los documentos controlados del SGC, los cuales estn disponibles al personal
en la red, www.ciencias.uchile.cl/ciencias/iso, siendo claramente identificado como la
nica versin actualizada y vlida, evitando de esta forma el uso de documentacin
obsoleta.

Se establece el procedimiento Control de Documentos para definir los controles


necesarios, as como los datos relacionados con el SGC y con los requisitos de las
Normas, incluyendo aquellos de origen externo y que influyen en la calidad del servicio.

El personal involucrado en el SGC tiene acceso en su lugar de trabajo a las ltimas


versiones de los Documentos y Registros del SGC, a travs del sitio Web mencionado
anteriormente, as como a la documentacin externa pertinente a su trabajo y que puede
afectar la calidad de los servicios.
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El Representante del SGC mantiene actualizada la Lista de Documentos


Controlados, la cual indica la documentacin vigente. Esta lista se encuentra disponible
a todo el personal para asegurar que se encuentran utilizando la ltima versin de sus
documentos y evitar as el uso de documentacin obsoleta.

La documentacin obsoleta es retirada para su reemplazo por la nueva versin.

4.2.4 Control de los Registros

El Representante del SGC establece y mantiene registros para evidenciar la conformidad


a los requisitos as como de la operacin eficaz del SGC deben controlarse.

Se establece el procedimiento documentado de Control de Registros que define los


controles necesarios para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, la
retencin y disposicin de los registros.

Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables.

El Representante del SGC asegura la legibilidad de los Registros y verifica que se


mantengan durante el tiempo de retencin definido para cada uno de ellos de acuerdo con
lo especificado en el registro Lista de Registros de Calidad .

Cabe sealar que adems se cuenta con un procedimiento de Respaldo de


Informacin que describe las actividades que se realizan para salvaguardar y proteger
la informacin relevante y pertinente de cada uno de los departamentos o reas que
componen la Facultad de Ciencias de la Universidad de Chile y est alineado a la Poltica
de Respaldo de Informacin de la Universidad de Chile.

5 Responsabilidad de la Alta Direccin

5.1 Compromiso de la Alta Direccin

El Decano proporciona evidencia de estar comprometido con el desarrollo e implantacin


del SGC, a travs de la elaboracin y publicacin de la poltica de calidad y del
establecimiento de los objetivos de calidad de la Facultad de Ciencias. Adems de ser
parte activa nombrando como Jefe de Calidad a una persona de su total confianza,
asignando los recursos de tiempo, personal y econmicos entre otros, as como para
llevar a cabo una mejora continua y mantencin del Sistema de Gestin de Calidad con el
nico fin de entregar un servicio de excelencia a sus usuarios.

Lo anterior para:

a) Comunicar a las personas que conforman la Facultad de Ciencias la


importancia de satisfacer tanto los requisitos del usuario como los legales y
reglamentarios, a travs de actividades de capacitacin y comunicacin con el
personal involucrado.
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b) Establecer la poltica de la calidad. (Ver 5.3.)


c) Asegurar que se establecen los objetivos de la calidad. (Ver 5.4.)
d) Llevar a cabo las revisiones por la direccin. (Ver 5.6.)
e) Asegurar la disponibilidad de recursos. (Ver 6.1.)

El Decano lleva a cabo revisiones al SGC anualmente, con lo cual asegura la eficacia del
sistema, el cumplimiento de la poltica y objetivos de calidad establecidos, entre otros.

Los resultados de las revisiones son registrados a travs del Informe de Revisin de
Direccin.

5.2 Enfoque al Usuario

El Representante del SGC, a travs de sus procedimientos y el presente manual, asegura


que los requisitos del usuario se determinan y se cumplen con el propsito de aumentar la
satisfaccin del usuario. Lo anterior est documentado en los tems 7.2.1 y 8.2.1

Para ello, establece reuniones y consultas con los usuarios para identificar, analizar y
enfocar sus necesidades, y de esta forma ofrecer un servicio exacto y de calidad,
asegurando continuamente su plena satisfaccin.

Los usuarios de la Facultad de Ciencias son todas las reas y subdirecciones de la


Facultad, entre otros.

5.3 Poltica de la Calidad

En este Manual de Calidad y los procedimientos que lo soportan, el Decanato declara y


establece su compromiso para alcanzar: su poltica y objetivos de calidad, el cumplimiento
de las necesidades y expectativas de sus usuarios.

El Decanato asegura, a travs de la publicacin y difusin, que la poltica y los objetivos


de calidad son entendidos, implantados y mantenidos por todo el personal de la
organizacin.

Todo el personal es responsable de trabajar conforme a sus procedimientos y con calidad,


para lograr el cumplimiento de la poltica de calidad y de los objetivos de calidad
establecidos por la Facultad de Ciencias.

Nuestra poltica de calidad ser revisada una vez al ao por la Direccin.


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5.3.1 Declaracin de la Poltica de Calidad

Se ha declarado la siguiente Poltica de la Calidad:

Proveer un servicio como Facultad de Ciencias, que satisfaga plenamente


los requerimientos y expectativas de nuestros usuarios, inspirados en una
cultura de mejoramiento continuo, a travs de un cuerpo de Docentes y
Funcionarios de Colaboracin apoyados en la norma ISO 9001 para
cumplir con los objetivos de calidad trazados, de tal modo de lograr un nivel
de eficacia y eficiencia en los procesos de gestin administrativa,
financiera, recursos humanos, gestin de proyectos, comunicaciones,
pregrado, postgrado, secretara de estudios y departamentos orientados a
la satisfaccin de todos nuestros usuarios.

La poltica de calidad es presentada a todo nuestro personal y se encuentra publicada en


lugares estratgicos de la Direccin Econmica y Administrativa; siendo continuamente
reforzada por el Director para asegurar su entendimiento y compromiso, a travs de
reuniones de trabajo peridicas.

Aprobada en: Junio 2013

Decano
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5.4 Planificacin

5.4.1 Objetivos de la Calidad

La Facultad de Ciencias asegura que sus objetivos de la calidad, son establecidos y


revisados por el Decano, y que incluyen lo necesario para cumplir los requisitos del
servicio (Anexo Objetivos de Calidad de Ciencias).

El Representante del SGC coordinar que se establezcan los objetivos anuales y que
sean coherentes con la poltica de la calidad.

El Representante del SGC tiene la responsabilidad y la autoridad para vigilar y mantener


el Sistema de Gestin de la Calidad. Esta responsabilidad y autoridad incluye llevar a
cabo todas las actividades para asegurar que los objetivos de calidad sean conocidos,
implementados y entendidos.

5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad

La planificacin de nuestro sistema de calidad se conforma por los lineamientos


establecidos en este Manual y los Procedimientos de Trabajo, definiendo y documentando
el cumplimiento de los requisitos para la calidad, al estar en consistencia con todos los
otros requisitos del SGC para las Normas ISO 9001:2008.

El personal es responsable de trabajar conforme a sus procedimientos de trabajo, para


lograr el cumplimiento de la poltica de calidad y los objetivos establecidos.

5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad

La estructura organizacional mostrada en el organigrama ilustra la responsabilidad y


autoridad del personal que administra, realiza y verifica el trabajo relacionado con el SGC
de la Facultad de Ciencias.

El Decano es el lder del esfuerzo por la calidad dentro de la organizacin, es el


responsable que las Polticas de Calidad y responsabilidades relacionadas a sta estn
operando efectivamente.

Todo el personal que realiza trabajos relacionados con la calidad posee autoridad
suficiente y libertad dentro de la organizacin para:

- Identificar y documentar problemas de calidad y tomar acciones correctivas-


preventivas que prevengan la ocurrencia de no conformidades.
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- Recomendar, iniciar, implementar y verificar soluciones para la mejora continua


de la calidad y los procesos, bien sea directamente o a travs de otros medios
tal como se definen en los procedimientos de sistemas de calidad.

El Decano es responsable de asegurar que tanto las responsabilidades y autoridades del


personal estn definidas y son conocidas.

5.5.2 Representante de la Direccin

El Decano de la Facultad de Ciencias ha designado como Representante de la Direccin


al Vicedecano de la Facultad, quien independientemente de otras responsabilidades tiene
la autoridad definida para asegurar que el sistema est establecido, implementado,
mantenido, y adems realiza la revisin del Sistema de Gestin de Calidad adoptado, con
el fin de asegurar su eficacia y eficiencia.

5.5.3 Comunicacin Interna

La comunicacin interna se asegura mediante reuniones semanales, reuniones de


trabajo, contacto diario con el personal para informar sobre la situacin de la institucin y
de cualquier accin que pueda afectar a la calidad del servicio proporcionado.

5.6 Revisin por la Direccin

5.6.1 Generalidades

El Sistema de Gestin de la Calidad, es revisado por el Decano anualmente, con estas


reuniones se asegura de su conveniencia, adecuacin y eficacia continua, estas
revisiones se registran en el Informe de Revisin de la Direccin.

5.6.2 Informacin de entrada para la Revisin

Se establece que la informacin utilizada para la Revisin de Direccin, incluye:

Los Resultados de auditoras.


La Retroalimentacin del usuario.
El Desempeo de los procesos y conformidad del servicio.
El Estado de las acciones correctivas y preventivas.
Las Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas.
Los Cambios que podran afectar al Sistema de Gestin de la Calidad, y
Las Recomendaciones para el mejoramiento.

5.6.3 Resultados de la Revisin

Se establece que los resultados de la Revisin de la Direccin incluyen las decisiones y


acciones relacionadas con:
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a) La mejora en la efectividad del sistema de Gestin de la Calidad y de sus


procesos.
b) La mejora del servicio en relacin con los requisitos del usuario.
c) Las necesidades de recursos (fsicos o de personas).

El Jefe de Calidad es responsable de informar al resto del personal sobre el desempeo


del SGC para que ste lleve a cabo las Revisiones. Adems, ser l quin elabore,
mantenga y conserve las actas que contendrn los acuerdos que se generen como
resultado de las revisiones.

6 Gestin de los Recursos

6.1 Provisin de Recursos

El Decano determina y proporciona los recursos necesarios con el motivo de dar


cumplimiento a los objetivos planteados y la mejora continua.

Los recursos para el SGC se determinan mediante el anlisis de los trabajos que el
sistema requiere, para asegurar su ejecucin en los plazos programados.

Lo anterior, de acuerdo al procedimiento:

Ejecucin Presupuestaria

6.2 Recursos Humanos

6.2.1 Generalidades

Para La Facultad de Ciencias, el personal representa su activo ms esencial. Invertir en el


personal a travs de capacitacin, asistencia a ferias y seminarios, constituye una
estrategia fundamental para alcanzar su misin y la Poltica de Calidad.

Para garantizar el buen funcionamiento del SGC, la Direccin establece las necesidades
de capacitacin del personal a travs de la Calificacin, asegurando la competencia del
personal y que cumplan con los requerimientos del puesto de trabajo asignado.

Para asegurar el cumplimiento de los requisitos, la subdireccin de Recursos Humanos,


establece los siguientes procedimientos:

Accidentes Laborales
AFP Isapres
Asignaciones Familiares
Becas de Colaboracin
Calificaciones
Capacitacin
Cometidos Comisiones
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Control de Asistencia
Elecciones
Emisin Certificados
Horas Extraordinarias
Licencias Mdicas
Nombramientos
Pliza de Fianza

6.2.2 Competencia, Entrenamiento y Toma de Conciencia

Cada Subdireccin realizar anualmente una Calificacin, para identificar las


necesidades de capacitacin del personal que realiza actividades que pueden afectar a la
conformidad con los requisitos.

Otros antecedentes que permiten identificar necesidades de capacitacin son: el anlisis


de las no-conformidades del sistema, cambios tecnolgicos, apertura de nuevas lneas de
negocios y/o requerimientos especficos de la Direccin.

Los registros generados por este proceso son mantenidos y controlados por el Jefe de
Recursos Humanos.

Responsabilidades

El Decano es responsable de la gestin para:

a) Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que


afectan a la conformidad con los requisitos del servicio.
b) Cuando sea aplicable, proporcionar capacitacin o tomar otras acciones para
lograr la competencia necesaria, por medio del Plan de Capacitacin.
c) Evaluar la eficacia de las acciones de capacitacin ejecutadas a travs de la
Calificacin.
d) Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia
de sus actividades, y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de la
calidad, y
e) Mantener los registros de la educacin, capacitacin, habilidades y experiencia
de su personal.

6.3 Infraestructura

El Decano es responsable de determinar, analizar, proporcionar y mantener la


infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, a
travs de mantenciones anuales o cuando se requiera, de la estructura de la oficina.
Estos incluyen espacios de trabajos y servicios asociados, equipos computacionales,
software, mantenimiento adecuado y servicio de apoyo.

La Subdireccin de Administracin y los departamentos establecen los procedimientos de:


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Mantenimiento
Inventario
Monitoreo de Redes
Tarificacin Telefnica
Telefona
Video Conferencia
Solicitud de Salas y Equipos
Control de Vehculo

En los Departamentos que cuentan con vehculos para salidas a terreno el control de
estos se realiza mediante el procedimiento de Control de Vehculos.

6.4 Ambiente de Trabajo

La Direccin proporciona un ambiente de trabajo adecuado, a travs del cual asegura la


conformidad de los servicios con los requisitos establecidos y se asegura que el personal
cuente con un ambiente de trabajo que considere elementos como silla, teclado, monitor
del PC, escritorio, iluminacin, ventilacin, seguridad e higiene; para ello se realizan y
mantienen peridicamente la limpieza de las reas de trabajo y del entorno.

Responsabilidades

Es responsabilidad del Director implantar y vigilar que el personal cuente con un ambiente
adecuado para desarrollar las actividades que afecten la calidad de los servicios.

7. Realizacin del Servicio

7.1 Planificacin de la Realizacin del Servicio

La planificacin de la realizacin del servicio se hace de acuerdo a como se muestra en el


diagrama de flujo del SGC.

Los registros son identificados, mantenidos y controlados para cada una de las
operaciones de la institucin a travs de la Lista de Registros.

La Facultad de Ciencias identifica, planifica, desarrolla y controla sus procesos para la


realizacin del servicio, siendo coherentes con el SGC. Estos procesos incluyen: los
objetivos de la calidad y los requisitos para el servicio, los recursos necesarios para el
servicio, las actividades requeridas para la verificacin, seguimiento y medicin del
servicio, as como los criterios para la aceptacin de ste y, los registros necesarios para
proporcionar evidencia de que los procesos de realizacin y el servicio resultante cumplen
con los requisitos establecidos.

Los resultados de la planificacin estn presentes en el Manual y Procedimientos del


SGC, los cuales estn resumidos en la Planificacin del Sistema de Calidad.
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Responsabilidades

Cada Subdireccin y Departamento es responsable de identificar y planear los procesos


al igual que la prestacin del servicio, y de informar al personal involucrado los objetivos y
los requisitos del servicio.

Todo el personal es responsable de llevar a cabo las actividades designadas y de crear


en forma correcta la documentacin y los registros que la operacin genere.

7.2 Procesos Relacionados con el Usuario

7.2.1 Determinacin de los Requisitos Relacionados con el Servicio

La identificacin de los requisitos relacionados con el servicio se realiza, documenta y


coordina junto con los funcionarios a travs de los procedimientos:

Ceremonial
Arancel de Postgrado
Matricula de alumnos nuevos y antiguos

Estos procedimientos determinan tambin:

a) Los requisitos especificados o elegidos por el usuario como por ejemplos


horarios, carga acadmica, arancel, entre otros, para en el caso de los
alumnos y en el caso de los internos respuestas a tramitaciones internas.
b) Los requisitos no establecidos por el usuario pero necesarios para cumplir con
los requisitos acadmicos, administrativos, entre otros
c) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio, y
d) Cualquier requisito adicional que se considere necesario con el servicio.

Revisin de los Requisitos Relacionados con el Servicio.

La revisin de los requisitos relacionados con el servicio se define como: el conjunto de


actividades que se ejecutan desde el contacto con el usuario, hasta que se revisan,
resuelven posibles diferencias y, se aprueban los requisitos del usuario para la realizacin
del servicio.

Se mantienen registros de los resultados de la revisin y de las acciones originadas por la


misma.

7.2.3 Comunicacin con el Usuario

En la Facultad de Ciencias se aseguran de mantener una comunicacin constante con


sus usuarios alumnos y funcionarios, con el propsito de satisfacer sus requerimientos y
atender las consultas, atencin de solicitudes, incluyendo sus modificaciones.
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La informacin sobre el servicio


se realiza a travs de la pgina web
www.ciencias.uchile.cl/ciencias/iso y mediante los procedimientos y formulario de:

Difusin
Publicacin de la revista In Situ
Gestin de correspondencia
Formulario de sugerencias y comentarios.

Cada Subdireccin es responsable de identificar los requerimientos de los usuarios, de


comunicarlos al personal involucrado y de asegurar que los servicios cumplan con los
requisitos establecidos en la normativa vigente.

El personal es responsable de proporcionar los servicios de acuerdo a los lineamientos


establecidos en el Manual y Procedimientos vigentes.

7.3 Diseo y Desarrollo

7.3.1 Planificacin del Diseo y Desarrollo

La Subdireccin de Proyectos planifica y controla el diseo y desarrollo de los servicios


segn lo sealado en el procedimiento donde se determinan:

a) Etapas del diseo y desarrollo;


b) Resultados, revisin, verificacin y validacin para el diseo de los servicios; y
c) Responsabilidades y autoridades para el diseo y el desarrollo de stos.

El Subdirector gestionar las interfaces entre los diferentes grupos involucrados en el


diseo y desarrollo de los servicios, por medio de reuniones de trabajo y revisiones con el
usuario segn lo indicado en los procedimientos.

7.3.2 Elementos de Entrada para el Diseo y Desarrollo

La Facultad de Ciencias determina los elementos de entrada relacionados con los


requisitos de los servicios de capacitacin, consultora o seleccin, las que incluyen:

a) requisitos funcionales y de desempeo;


b) requisitos legales y reglamentarios aplicables;
c) informacin proveniente de diseos previos similares, cuando sea aplicable; y
d) cualquier otro requisito esencial para el diseo y desarrollo.

Estas entradas deben revisarse para comprobar que sean adecuados, asegurndose que
los requisitos establecidos estn completos, sin ambigedades y no son contradictorios
entre s.

Todo lo anterior est definido en los procedimientos de:


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Ingreso y Contabilizacin de Proyectos


Postulacin y adjudicacin de Proyectos.
Proyectos de Construccin de Obras.
Egresos y Contabilizacin de Gastos de Proyectos.

7.3.3 Resultados del Diseo y Desarrollo

Los resultados del diseo y desarrollo son revisados y aprobados por la Subdireccin,
para ser verificados con respecto a los elementos de entrada y ser aprobados antes de su
liberacin.

En el procedimiento se determina que los resultados del diseo y desarrollo cumplen con
los requisitos de los elementos de entrada para el diseo y desarrollo; proporcionan
informacin apropiada para las adquisiciones, la produccin y la entrega del servicio;
contienen o hacen referencia a los criterios de aceptacin del servicio; y especifican las
caractersticas del servicio que son esenciales para el uso seguro y correcto.

7.3.4 Revisin del Diseo y Desarrollo

Al final del proceso de diseo, la subdireccin realiza la revisin de sus resultados a fin de
evaluar la capacidad de los resultados obtenidos para cumplir con los requisitos e
identificar cualquier problema que se haya podido presentar.

Estas revisiones incluyen a las personas que participaron en el diseo. Adems, se


mantienen registro de las revisiones y de cualquier accin necesaria derivada de la
actividad.

Todo lo anterior est definido en los procedimientos anteriormente indicados.

7.3.5 Verificacin del Diseo y Desarrollo

De acuerdo a lo planificado, la verificacin es realizada por la Facultad, que asegura que


los resultados del diseo y desarrollo cumplen con los requisitos de los elementos de
entrada (legales y reglamentarios). Se mantienen los registros de los resultados de la
verificacin y de cualquier accin que sea necesaria, conforme al procedimiento.

7.3.6 Validacin del Diseo y Desarrollo

La Facultad de Ciencias realiza acciones de validacin del diseo y desarrollo a travs de


la aprobacin por medio de evaluaciones al servicio entregado y satisfaccin de los
usuarios, para asegurar que el servicio resultante es capaz de satisfacer los requisitos
requeridos por sus usuarios. Adems, se mantienen los registros de los resultados de la
validacin y de cualquier accin que sea necesaria.
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7.3.7 Control de Cambios del Diseo y Desarrollo

El control de las etapas del diseo se realizar por la Subdireccin. Estas revisiones
aseguran el cumplimiento del requerimiento expresado por el usuario.

7.4 Compras

7.4.1 Proceso de Compras

Las Subdirecciones de Finanzas y Administracin son responsables de asegurar que los


servicios y productos adquiridos, cumplan con los requisitos especificados por su rea. El
tipo y el grado del control aplicado al proveedor esta basado en el impacto del servicio y
producto adquirido en la posterior realizacin de nuestro servicio.

Se evala a los proveedores en funcin de su capacidad para proporcionar servicios y


productos de acuerdo con los requisitos especificados. Se establecen los criterios para la
evaluacin y la re-evaluacin.

Se mantienen los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin


que se derive de las mismas.

Para la evaluacin y aprobacin de los proveedores se mantiene el procedimiento:


Evaluacin de los proveedores y para los procesos de compra se han establecido los
siguientes procedimientos:

Adquisiciones Mercado Pblico


Facturacin y Compra Venta Interna
Transparencia

7.4.2 Informacin de las Compras

La informacin de compras describe el servicio y producto a comprar, incluyendo los


requisitos para la aprobacin del servicio, procesos, equipos y requisitos del Sistema de
Gestin de la Calidad.

La Subdireccin de Finanzas se asegura de la adecuacin de los requisitos de compra


especificados antes de comunicrselos al proveedor.

Para ello se mantienen procedimientos documentados acerca de los requisitos de


adquisicin de insumos y servicios de acuerdo a los procedimientos indicados.
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7.4.3 Verificacin de los Productos y/o Servicios Adquiridos

Se establece no verificar los insumos suministrados en las dependencias de los


proveedores, pero si se establecer un procedimiento documentado para la verificacin
de los productos y servicios adquiridos de acuerdo al procedimiento

La Subdireccin de Finanzas es responsable de la evaluacin y control de los


proveedores de insumos y servicios de acuerdo al procedimiento establecido.

Adems, estas personas sern responsables de asegurar que los servicios adquiridos, as
como los que se incorporan a los procesos, cumplan con los requisitos establecidos por la
Facultad de Ciencias.

7.5 Produccin y Prestacin del Servicio

7.5.1 Control de la Produccin y de la Prestacin del Servicio

Por medio de la planeacin de las operaciones, el Director y las Secretaras de Pre-


Grado, Post-grado, Secretaria de Estudio y Departamentos, segn corresponda, se
aseguran que la informacin describa: las caractersticas del servicio, los procedimientos
y la disposicin del personal, con lo que se garantiza que el servicio se lleva a cabo bajo
condiciones controladas, satisfaciendo los requerimientos del usuario.

Para ello se describen los procedimientos de:

Direccin Econmica y Administrativa:

Anlisis de Cuenta
Control Servicios Bsicos
Estados Financieros
Proceso Revisin Libros Tributarios
Procesos Auditoria
Pagos
Tesorera pago proveedores
Tesorera recepcin de ingresos
Confeccin Presupuesto Remuneraciones
Honorarios
Productividad
Remuneraciones
Anlisis de cuenta
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Escuela de Pregrado

Alumno Libre
Beca Colaboracin Acadmica
Ceremonia de Egreso
Eliminacin de Alumnos
Prctica Profesional
Reincorporaciones
Seminario de Ttulo
Asuntos Estudiantiles

Secretaria de Estudios

Confeccin expediente de grado


Construccin de Horario
Solicitud de renuncia o postergacin
Ingreso de notas
Inscripcin de asignaturas
Manejo de carpetas individuales por alumno
Matricula de alumnos nuevos y antiguos
Solicitud de Certificados

Escuela de Postgrado
Defensa Privada de Tesis
Defensa Pblica de Examen de Grado
Expediente de Grado
Matrcula e Inscripcin Acadmica
Postulacin
Proceso Acadmico
Proyecto de Tesis

Departamentos
Becas
Fondo Fijo y Giro a rendir
Biblioteca de Matemticas
Gestin Bodega
Respaldo de informacin
Control de vehculos
Gestin de correspondencia
Control de salas y equipos
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7.5.2 Validacin del Proceso de la Prestacin del Servicio

La Facultad de Ciencias para la validacin de sus procesos cuenta:

Con criterios definidos para la revisin y aprobacin de los procesos.


Con equipos y personal calificado.
Con procedimientos especficos y generacin de sus registros asociados.
Evaluaciones peridicas realizadas a sus usuarios por los servicios
prestados, con el fin de detectar deficiencias y generar las acciones de
mejora correspondiente.

7.5.3 Identificacin y Trazabilidad

La Facultad de Ciencias identifica todos sus servicios por medio de los nmeros de
solicitudes y Rut del Alumno.

La trazabilidad del servicio se establece a partir del nmero de solicitud y se controla en


todas las etapas del servicio.

7.5.4 Propiedad del Usuario

La Facultad de Ciencias, se compromete a controlar, identificar, verificar, proteger y


salvaguardar los bienes que son propiedad del usuario y/o aquellos suministrados para su
utilizacin o incorporados dentro del servicio.

No obstante, ante la eventualidad que estos bienes sufran perdida, deterioro o quede
inutilizable para el uso determinado, la institucin se compromete a comunicar por escrito
al usuario tal situacin, y gestionar la solucin correspondiente. Se mantienen registros de
las acciones anteriormente mencionadas.

7.5.5 Preservacin del Servicio.

Dada la naturaleza del servicio proporcionado por la Facultad de Ciencias a sus usuarios,
la preservacin y confidencialidad del servicio se mantienen en todos los pasos de sus
procesos, hasta que es entregado a los usuarios internos.

La gestin administrativa de la bodega de residuos qumicos y residuos orgnicos


generados de las actividades realizadas por la Facultad de ciencias de la Universidad de
Chile, se encuentra controlado por el procedimiento Gestin de Bodega.
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7.6 Control de los equipos de Seguimiento y de Medicin

tem 7.6: Control de los equipos de seguimiento y medicin, de la Norma ISO


9001:2008, es excluido de este Manual de Gestin de la Calidad debido a que por la
naturaleza de los servicios prestados, no se usan equipos de seguimiento y medicin
para determinar si el servicio entregado satisface los requerimientos especificados, por lo
que se excluye el punto referido a la utilizacin de los equipos de seguimiento y medicin
(7.6) de la Norma ISO 9001:2008.

8. Medicin, Anlisis y Mejora

8.1 Generalidades

Por medio de sus procedimientos documentados, auditoras internas, revisiones al SGC y


a los procesos, la Facultad de Ciencias se asegura la conformidad de los servicios y del
SGC. Con ayuda de las revisiones se identifican y analizan mejoras al sistema y a los
procesos, para ello se utilizan como herramientas de apoyo algunas tcnicas estadsticas,
como son: promedios y grficas de barras.

Dada la naturaleza del servicio proporcionado a nuestros usuarios, la institucin no puede


liberar servicios incompletos o disconformes, aun cuando el usuario as lo requiera.

Responsabilidades

El Representante de Calidad es responsable de medir el desempeo del sistema


utilizando para ello resultados de auditoras internas, revisiones al SGC y a los procesos y
muestreos del servicio final.

8.2 Seguimiento y Medicin

8.2.1 Satisfaccin del Usuario

La organizacin realiza el seguimiento relativo a la percepcin del usuario interno para lo


cual desarrolla y aplica la Encuesta de Satisfaccin del Usuario Sistema de Gestion de
Calidad (ISO 9001:2008) Facultad de Ciencias-Universidad de Chile. As mismo se
analiza los reclamos y sugerencias de modo de ir realizando las mejoras al SGC.

8.2.2 Auditoria interna

El sistema de auditoras internas de calidad garantiza que todos los requisitos normativos
y todas las reas involucradas en el sistema son auditados determinando, s el estado del
SGC:

a) Se encuentra conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos


de las normas ISO 9001:2008, y con los requisitos del SGC establecidos en los
procesos, y
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b) Se ha implantado y se mantiene de manera eficaz.

El sistema de auditoras internas es administrado por el Jefe de Calidad. El programa es


elaborado sobre la base de criticidad de los procesos, los resultados de las auditoras y
las reas a auditar.

Las auditorias las realizan auditores internos de calidad y/o auditores externos
contratados, debidamente calificados y que asegure la independencia de ellos al
momento de realizarlas.

Las reas auditadas, deben asegurar que se toman las acciones para eliminar las no-
conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la
verificacin de las acciones tomadas y su respectivo informe de resultados.

La Facultad de Ciencias establece el procedimiento de Auditoras Internas, que define


las lneas a seguir para planificar y realizar el proceso de auditora interna al Sistema de
Gestion de Calidad de la Facultad de Ciencias, las responsabilidades, los registros e
informe de sus resultados.

8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos

La Facultad de Ciencias para los procesos relevantes de su gestin y que es necesario


que sean medidos y monitoreados, se ha definido realizar su seguimiento a travs de
indicadores de procesos, los cuales se definen por cada proceso de inters a medir,
evalundose con una determinada frecuencia segn el parmetro determinado, para
conocer su eficacia; cuando estos demuestren parmetros deficientes se generan las
acciones de mejora correspondiente.

La informacin es recopilada y procesada por el Jefe de Calidad para realizar la


estadstica correspondiente.

8.2.4 Seguimiento y Medicin del Servicio

A travs de los procedimientos documentados se realiza seguimiento a los servicios


durante todas las etapas de los procesos, para verificar el cumplimiento con los requisitos
establecidos. Se mantienen registros del seguimiento a los servicios los cuales se
encuentran definidos en el procedimiento.

Es poltica de la Subdireccin es no liberar o entregar servicios los cuales no hayan


cumplido satisfactoriamente con todos los requisitos.

Por lo anterior, es responsabilidad de cada subdireccin asegurar que slo el servicio


conforme sea liberado.
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8.3 Control del Servicio No Conforme

Los servicios no conformes son aquellos que no cumplen con los requisitos especificados
y que se pueden detectar en cualquier paso del proceso de realizacin del servicio, desde
la informacin entregada por el usuario, servicios adquiridos a los proveedores que no
cumplen con los requisitos, problemas durante la ejecucin y hasta el servicio final
proporcionado al usuario.

El Representante del SGC se asegura que el servicio no conforme cumpla con los
requisitos, por ello se identifica y controla para prevenir su entrega. Los controles,
responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme
estn definidas en el procedimiento Control de No Conformidades.

Los servicios no conformes son tratados mediante una o ms de las siguientes maneras:

a) Tomando acciones para eliminar la no-conformidad detectada.


b) Tomando acciones para impedir su uso originalmente previsto.

Se mantienen registros de las no conformidades y de cualquier accin tomada


posteriormente.

Responsabilidades

El Representante del SGC ser responsable de mantener un procedimiento documentado


para asegurar que el producto no conforme con los requerimientos especificados sea
claramente identificado y separado, con el fin de prevenir su uso y continuidad en el
proceso en forma inadvertida hasta que se realice la revisin del servicio y/o producto y,
se determine la disposicin de los mismos.

Es tambin responsable de mantener y analizar datos provenientes de los Registros del


servicio No Conforme, tal como se define en el procedimiento Control de No
Conformidades.

a) Revisin y Disposicin del Servicio No Conforme

El procedimiento Control de No Conformidades, es seguido por el personal de la


Facultad de Ciencias que detecte la existencia de no conformidades. Dicho procedimiento
considera:

Toda documentacin entregada por el usuario que se encuentre definida como no


conforme, la cual es identificada inmediatamente a travs de una observacin o reclamos
en el formulario No Conformidad, Accin Correctiva y Preventiva.

Este reporte describe el problema detectado, referencia la disposicin y provee


informacin (ver tem 8) para una posible accin correctiva (ver tem 8.5.2) y/o actividad
de mejoramiento del proceso para prevenir la recurrencia.
MANUAL DE CALIDAD Revisin: 10

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La Subdireccin determina que cuando se detecta un servicio no conforme despus de su


entrega, se tomen las acciones respectivas relativas a los efectos (pueden ser
potenciales) de la no-conformidad.

El Jefe de Calidad posee la responsabilidad y autoridad para disponer del producto no


conforme y determinar cundo se corrige un servicio no conforme, se someta a una nueva
verificacin para demostrar su conformidad con los requisitos.

8.4 Anlisis de Datos

El Representante del SGC determina, recopila y analiza los datos apropiados (resultados
del control, seguimiento, medicin y otras fuentes pertinentes) para demostrar la
idoneidad y la eficacia del SGC y para evaluar dnde puede realizarse la mejora continua
de la eficacia del SGC.

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora Continua

El SGC de la institucin se encuentra en una mejora continua con lo cual se asegura que
el sistema es eficaz.

El mejoramiento del sistema se apoya mediante el uso de la poltica y objetivos de la


calidad, resultados de auditoras, anlisis de datos, acciones correctivas y preventivas, y
la revisin por la Direccin.

8.5.2 Accin Correctiva

La Facultad de Ciencias toma acciones para revisar el SGC, polticas y procedimientos, a


travs de las cuales eliminan las causas principales de las no conformidades,
asegurndose que no vuelvan a ocurrir.

Las acciones correctivas son iniciadas, controladas y documentadas por medio del
procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas, y son registradas a travs del
formulario No Conformidad, Accin Correctiva y Preventiva, el cual define los
requisitos para revisar, determinar las causas, evaluar, implantar, registrar y realizar
seguimiento a las acciones correctivas tomadas.

Responsabilidades

La responsabilidad de llevar a cabo la accin correctiva y de asegurar que la Accin


Correctiva sea efectivamente administrada, corresponde al Representante del SGC y
Jefe de Calidad, Direcciones y/o Jefaturas que se encuentran a cargo del procedimiento
relacionado.
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El Representante del SGC, Jefe de Calidad, Direcciones y/o Jefaturas o quien se designe
son responsables de gestionar el seguimiento a las acciones correctivas implementadas,
para confirmar que se llevaron a cabo y fueron eficaces.

8.5.3 Accin Preventiva

La Facultad de Ciencias determina acciones preventivas para revisar las polticas del
SGC y sus procedimientos, con el objeto de eliminar las causas fundamentales de
problemas potenciales (para prevenir su ocurrencia).

Las acciones preventivas son iniciadas, controladas y documentadas por medio del
procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas y son registradas a travs del
formulario No Conformidad, Accin Correctiva y Preventiva, el cual define los
requisitos para determinar las no-conformidades potenciales y sus causas, evaluar,
implantar, registrar y realizar los seguimientos de las acciones preventivas tomadas.

Responsabilidades

El Representante del SGC es responsable de vigilar y asegurar que los requerimientos


contenidos en los procedimientos documentados de acciones preventivas son
comunicados, entendidos y seguidos por todo el personal que interviene en el SGC.

El Representante del SGC y Jefe de Calidad se renen, procesan, dan seguimiento,


analizan y reportan los resultados de requerimiento de accin preventiva al personal
involucrado.

El Representante del SGC es tambin, el responsable de dar seguimiento a las acciones


preventivas para confirmar que se llevaron a cabo y fueron eficaces.

9. LISTA DE PGINAS ACTUALIZADAS

Revisin Fecha Actualizacin


Modificacin Pgina tem Sntesis de la Modificacin
0 28/09/2009 - - -
1 2/11/2009 11 5.3.1 -
2 07/12/2009 8 4.2.2 -
2 07/12/2009 11 5.3.1 -
2 07/12/2009 24 8.2.3 -
3 28/10/2010 3 2.1 -
3 28/10/2010 10 4.2.2 -
4 06/12/2011 3 2.2 -
4 06/12/2011 4 2.3 -
4 06/12/2011 10 4.2.2 -
4 06/12/2011 13 5.3.1 -
4 06/12/2011 20 7.2.1 -
MANUAL DE CALIDAD Revisin: 10

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4 06/12/2011 25 7.5.1 -
5 25/01/2012 21 7.2.3 -
6 04/07/2012 24 7.4.1 -
7 20/11/2012 26 7.5.1 -
8 20/ 04/ 2013 4 2.2 -
8 20/ 04/ 2013 5 3.1 -
8 20/ 04/ 2013 5 3.2 -
8 20/ 04/ 2013 10 4.2.2 -
8 20/ 04/ 2013 12 4.2.4 -
8 20/ 04/ 2013 13 5.3.1 -
8 20/ 04/ 2013 16 5.5.2 -
8 20/ 04/ 2013 18 6.3 -
8 20/ 04/ 2013 19 6.3 -
8 20/ 04/ 2013 20 7.1 -
8 20/ 04/ 2013 20 7.2.1 -
8 20/ 04/ 2013 20 7.2.3 -
8 20/ 04/ 2013 23 7.4.1 -
8 20/ 04/ 2013 25 7.5.1 -
8 20/ 04/ 2013 26 7.5.5 -
8 20/ 04/ 2013 26 7.6 -
8 20/ 04/ 2013 26 8.2.1 -
8 20/ 04/ 2013 27 8.2.2 -
9 08/08/2013 18 6.2.2 Se modifica ttulo en funcin a lo
indicado en norma ISO 9001:2008.
21 7.3.2
22 7.3.4
25 7.5.2 Se modifica redaccin y
argumentacin de como la facultad
de ciencias valida sus procesos.
26 7.5.4 Se agrega prrafo de accin se
realiza ante el deterioro de la
propiedad del usuario.
28 8.2.3 Se modifica redaccin sealando los
indicadores de procesos para el
seguimiento y monitoreo de los
procesos relevantes del SGC.
10 11/11/2014 22 7.3.2 Se eliminan del Manual de Calidad
los documentos relacionados a las
Fundaciones, porque actan bajo Rut
propio.

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