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TESIS DE GRADO
TEMA:
Examen Especial a la Cuenta de Activos Fijos del Colegio
Tcnico Agropecuario San Juan de la Provincia de Chimborazo
del Perodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2010 y
Propuesta de Procedimientos para el Manejo y Control de los
mismos
Riobamba Ecuador
2012
CERTIFICACIN DEL TRIBUNAL
Certifico que la tesis titulada Examen Especial a la Cuenta de Activos Fijos del
Colegio Tcnico Agropecuario San Juan de la Provincia de Chimborazo del
Perodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2010 y Propuesta de
Procedimientos para el Manejo y Control de los mismos ha sido revisada en su
totalidad, quedando autorizada su presentacin.
II
CERTIFICACIN DE AUTORA
III
DEDICATORIA
A todos mis familiares, a mi Abuelita, tos y primos, que de una u otra manera han
estado a mi lado, con una palabra de aliento, y siempre me han brindado su
cario y afecto para seguir adelante.
Mara Jos
IV
DEDICATORIA
Violeta
V
AGRADECIMIENTO
A mis padres, por su esfuerzo y perseverancia por darme una vida feliz y una
educacin buena, por siempre a ver sido mi sustento y fuerza para seguir a
adelante y por ser quienes con su ejemplo, han sabido formar en m una mujer
buena, trabajadora y honesta.
Al Ing. Csar Villa y al Ing. Fernando Veloz, por compartir sus conocimientos y
experiencia en el desarrollo del presente trabajo, con amabilidad, paciencia, y de
una manera desinteresada.
Mara Jos
VI
AGRADECIMIENTO
A Dios por haberme dado la vida, la salud y lasabidura necesaria para culminar el
presente trabajo y dar un paso importante en mi vida.
Agradezco a mis queridos padres Rosa y Toms que con suamor y apoyo
incondicionalsupieron formarme como una mujer de bien, que con su ejemplo
infundieronen m la honradez y la confianza en que cada uno de mis sueosse
veran cumplidos y tambin a mis hermanos Robert, Abigail, Lucia, Miriam,
William y Vanesa que de una u otra manera estuvieron conmigo para culminar
este trabajo.
A mis abuelitos, mis queridos tos y primos, que durante cada etapa de mi vida
supieron apoyarme, aconsejarme y porque siempre han confiado en m.
Al Ing. Csar Villa y al Ing. Fernando Veloz, por ser guas fundamentales en el
desarrollo del presente trabajo, y por brindarme sus conocimientos y experiencia.
Violeta
NDICE DE CONTENIDO
VII
Portada......I
Certificacin del Tribunal...II
Certificacin de Autora.III
Dedicatoria..IV
Agradecimiento..VI
ndice de ContenidoVIII
ndice de Tablas....XI
ndice de Figuras..XII
ndice de Anexos.. .XIV
Introduccin ............................................................................................................ 1
Captulo I ................................................................................................................ 2
1. Generalidades del Colegio ............................................................................... 3
1.1 Datos Informativos ..................................................................................... 3
1.2 Resea Histrica ....................................................................................... 4
1.3 Misin ........................................................................................................ 5
1.4 Visin ......................................................................................................... 5
1.5 Objetivos .................................................................................................... 6
1.6 Principios ................................................................................................... 7
1.7 Fines .......................................................................................................... 7
1.8 Base Legal ................................................................................................. 8
1.9 Ubicacin Geogrfica................................................................................. 9
1.10 Organigrama Estructural ...................................................................... 10
1.11 Autoridades, Personal Administrativo, Docente, Auxiliar y de Apoyo ... 11
1.12 Servicios que presta ............................................................................. 12
Captulo II ............................................................................................................. 13
2. Marco Terico ................................................................................................ 14
2.1 Auditora .................................................................................................. 14
2.2 Tipos de Auditora .................................................................................... 15
2.2.1 Auditora Interna ................................................................................ 15
2.2.2 Auditora Externa............................................................................... 15
2.2.3 Auditora Financiera ......................................................................... 15
2.2.4 Auditora Operacional o de Gestin .................................................. 16
VIII
2.2.5 Auditora de Cumplimiento ................................................................ 16
2.2.6 Auditora Ambiental ........................................................................... 16
2.2.7 Auditora de Calidad .......................................................................... 16
2.2.8 Auditora Gubernamental .................................................................. 17
2.2.9 Examen Especial .............................................................................. 17
2.3 Proceso de la Auditora............................................................................ 17
2.3.1 Planificacin ...................................................................................... 17
2.3.2 Ejecucin del Trabajo ........................................................................ 18
2.3.3 Comunicacin de Resultados ............................................................ 18
2.4 Control Interno ......................................................................................... 19
2.4.1 Elementos de Control Interno ............................................................... 20
2.4.1.1 Ambiente de Control ...................................................................... 20
2.4.1.2 Evaluacin del Riesgo ................................................................... 20
2.4.1.3 Actividades de Control ................................................................... 20
2.4.1.4 Informacin y Comunicacin .......................................................... 21
2.4.1.5 Supervisin y Monitoreo................................................................. 21
2.5 Papeles de Trabajo .................................................................................. 22
2.5.1 Finalidad de los Papeles de Trabajo ................................................. 22
2.5.2 ndices en Auditora........................................................................... 23
2.5.3 Marcas de Auditora .......................................................................... 23
2.5.4 Referenciacin de los Papeles de Trabajo ........................................ 24
2.6 Informe de Auditora ............................................................................... 24
2.6.1 Tipos de Opinin en Auditora ........................................................... 24
2.7 Manual de Procedimientos ...................................................................... 27
2.7.1 Partes del Manual de Procedimientos ............................................... 27
Captulo III ............................................................................................................ 31
3. Diagnstico Situacional .................................................................................. 32
3.1 Anlisis FODA ......................................................................................... 32
3.2 Matriz de Correlacin de Fortalezas y Oportunidades ............................. 33
3.3 Matriz de correlacin de debilidades y amenazas ................................... 34
3.4 Matriz de Prioridades ............................................................................... 35
3.5 Perfil Estratgico Interno.......................................................................... 37
IX
3.6 Perfil Estratgico Externo ........................................................................ 38
3.7 Matriz de Factores Internos ..................................................................... 39
3.8 Matriz de Factores Externos .................................................................... 41
Captulo IV ............................................................................................................ 44
4. Desarrollo del Examen Especial a la Cuenta Activos Fijos ............................ 45
4.1 Archivo Permanente ................................................................................ 45
4.1.1 Informacin General .......................................................................... 47
4.1.2 Informacin Legal .............................................................................. 58
4.1.3 Estructura Organizacional ................................................................. 63
4.1.4 rea Financiera Contable.................................................................. 68
4.1.5 rea Sistemas de Presupuestos ....................................................... 71
4.1.6 rea de Sistemas .............................................................................. 74
4.2 Archivo de Planificacin ........................................................................... 77
4.2.1 Administracin de la Auditora ........................................................... 79
4.2.2 Planificacin Preliminar ..................................................................... 85
4.2.3 Planificacin Especfica................................................................... 101
4.3 Archivo Corriente ................................................................................... 120
4.3.1 Informacin Resumen y de Control ................................................. 122
4.3.2 Documentacin del Trabajo ............................................................ 139
Captulo V ........................................................................................................... 232
5. Propuesta: Manual de Procedimientos para el Manejo y Control de Activos
Fijos .................................................................................................................... 234
5.1 Introduccin ........................................................................................... 234
5.2 Objetivos ................................................................................................ 234
5.2.1 Objetivo General ............................................................................. 234
5.2.2 Objetivos Especficos ...................................................................... 235
5.3 Disposiciones Legales ........................................................................... 235
5.4 Importancia ............................................................................................ 236
5.5 Alcance .................................................................................................. 237
5.6 Polticas Generales ................................................................................ 237
5.7 Instrucciones para el Uso del Manual .................................................... 239
5.8 Funciones y Responsabilidades ............................................................ 239
X
5.8.1 Consejo Directivo ............................................................................ 239
5.8.2 Rector.............................................................................................. 240
5.8.3 Colector ........................................................................................... 242
5.8.4 Guardalmacn custodio ............................................................... 243
5.8.5 Usuario - Responsable Directo ....................................................... 245
5.8.6 Jefe de Zona Semovientes ........................................................... 246
5.9 Procedimientos ...................................................................................... 247
5.9.1 Ingreso de Activos Fijos .................................................................. 247
5.9.2 Egreso de activos fijos .................................................................... 276
5.9.3 Registro de activos fijos .................................................................. 295
5.9.4 Control de Activos Fijos ................................................................... 311
5.10 Simbologa.......................................................................................... 319
5.11 Trminos y Definiciones ..................................................................... 320
Captulo VI .......................................................................................................... 322
6. Conclusiones y Recomendaciones .............................................................. 323
6.1 Conclusiones ......................................................................................... 323
6.2 Recomendaciones ................................................................................. 324
Resumen ............................................................................................................ 325
Summary ............................................................................................................ 326
Bibliografa .......................................................................................................... 327
Lincografa .......................................................................................................... 329
Anexos ................................................................................................................ 331
NDICE DE TABLAS
XI
7: Matriz de Factores Internos .............................................................................. 40
8: Matriz de Factores Externos ............................................................................. 42
9: Proceso de Subasta Inversa ........................................................................... 249
10: Proceso de Licitacin .................................................................................... 249
11: Proceso de nfima Cuanta............................................................................ 250
12: Proceso de Menor Cuanta ........................................................................... 250
13: Montos de Cotizacin ................................................................................... 251
14: Montos de Precio Fijo ................................................................................... 251
15: Proceso de Adquisicin Simple..................................................................... 252
16: Proceso de Inspeccin, Recepcin, Almacenamiento, Uso y Conservacin de
los Activos Fijos .................................................................................................. 257
17: Proceso de Donacin de Activos Fijos .......................................................... 269
18: Proceso de Baja de Activos Fijos por Obsolescencia ................................... 279
19: Proceso de Baja de Activos Fijos por Robo .................................................. 284
20: Proceso de Baja de Activos Fijos por Prdida o Caso Fortuito ..................... 288
21: Proceso de Baja de Semovientes por Muerte o Enfermedad Incurable........ 291
22: Relacin Jerrquica de lo general a lo particular establecida por el Sistema de
Contabilidad Gubernamental .............................................................................. 297
23: Codificacin para Activos Fijos establecido por el Sistema de Contabilidad
Gubernamental ................................................................................................... 298
24: Plan de Cuentas para los Activos Fijos ......................................................... 302
25: Contabilizacin de la Adquisicin de Activos Fijos........................................ 304
26: Vida til de Activos Fijos............................................................................... 307
27: Contabilizacin de la Depreciacin de Activos Fijos ..................................... 309
28: Proceso de Traspasos Internos de Activos Fijos .......................................... 311
29: Proceso de Constatacin Fsica ................................................................... 315
30: Simbologa para los flujogramas ................................................................... 319
XII
NDICE DE FIGURAS
NDICE DE ANEXOS
Anexo No. 1: Instalaciones Colegio Tcnico Agropecuario San Juan .............. 332
Anexo No. 2: Constatacin Fsica de Bienes Muebles ....................................... 333
Anexo No. 3: Levantamiento Topogrfico de Bienes Inmuebles ........................ 334
Anexo No. 4: Valuacin de Semovientes ............................................................ 335
Anexo No. 5: Propuesta del Registro Individual de Libros y Colecciones ........... 336
Anexo No. 6: Propuesta del Registro Individual de Bienes Muebles .................. 337
Anexo No. 7: Propuesta del Registro Individual de Bienes Inmuebles ............... 338
Anexo No. 8: Propuesta del Registro Individual de Semovientes ....................... 339
Anexo No. 9: Codificacin de Libros y Colecciones ............................................ 340
Anexo No. 10: Codificacin de Bienes Muebles ................................................. 341
Anexo No. 11: Bases para la Valuacin de Activos Fijos .................................... 342
Anexo No. 12: Informe Tcnico Veterinario ........................................................ 347
Anexo No. 13: Informe de Evaluacin de la Infraestructura ................................ 350
Anexo No. 14: Informe de Evaluacin de Terrenos ............................................ 351
XIV
Introduccin
1
Captulo I
2
1. Generalidades del Colegio
3
1.2 Resea Histrica
La seccin nocturna fue creada con Acuerdo Ministerial nmero 4934 del 30
de septiembre de 1994 dando inicio con el primer curso de ciclo bsico a
partir del ao escolar 1994-1995 rgimen sierra. Luego se ha ido creando
ao tras ao los siguientes cursos de la siguiente manera; segundo curso de
1
Colegio Tcnico Agropecuario San Juan, Proyecto Educativo Institucional. Riobamba. 2006: Pg. 5
4
ciclo bsico con acuerdo 821 del 28 de diciembre de 1995, el tercer curso
con acuerdo 930 del 13 de septiembre de 1996.
1.3 Misin
1.4 Visin
2
Colegio Tcnico Agropecuario San Juan, Cdigo de Convivencia. Riobamba. 2004: Pg. 4
5
1.5 Objetivos
3
Ministerio de Educacin, Reglamento General de la Ley de Educacin. Quito. 1985: Pg. 5
6
1.6 Principios
Los principios que orientan la gestin educativa de nuestra institucin son los
siguientes:
1.7 Fines
4
IBID 1: Pg. 8
7
Trascendental.- Para concientizarse de la realidad en que vive, la
especialidad en la que se forma a fin de que tenga experiencia y pueda
insertarse en el mundo laboral.5
5
IBID 2: Pg. 5
8
1.9 Ubicacin Geogrfica
G
9
1.10 Organigrama Estructural
10
1.11 Autoridades, Personal Administrativo, Docente, Auxiliar y de
Apoyo
Autoridades
Rector Lic. Franklin Lunavictoria
Vicerrector Lic. Branli Cardozo
Consejo Directivo Lic. Mario Salazar
Lic. Segundo Basantes
Personal Administrativo
Colector Sr. Alonso Carrasco
Secretaria Srta. Lilian Snchez
Personal Docente
rea Instrumental Dra. Cecilia Viteri
Lic. Yolanda Valverde
Ms. Claudio Snchez
Dra. Irma Espn
11
rea Tcnico - Profesional
Dr. Carlos Ocaa
Lic. Branli Cardozo
Ing. Miguel Ortega
Lic. Mario Salazar
Ing. Wilson Reinoso
Acadmica
Oferta servicio educativo a las personas que habitan en la zona y que optan
por una educacin a nivel medio.
12
Captulo II
13
2. Marco Terico
2.1 Auditora
6
DVALOS A, Nelson, Enciclopedia Bsica de Administracin, Contabilidad y Auditora. Corporacin de
Estudios y Publicaciones. Quito. 1990: Pg. 80
7
COOK, John. WINKLE, Gary, Auditoria. McGraw-Hill.Mxico. 1996: Pg. 5
14
seguridad y eficiencia y que le permita llegar a los objetivos y metas
propuestas, en trminos de efectividad y economa.
8
WHITTINGTON, Ray. PANY, Kurt, Auditora Un Enfoque Integral. McGraw-Hill. Colombia. 2000: Pg. 592
9
IBID 3: Pg. 82
15
2.2.4 Auditora Operacional o de Gestin
Funcin ejercida por empleados pblicos que renen los requisitos que les
capaciten para la ejecucin de las labores que las disposiciones legales
pertinentes establecen, consistentes en la realizacin del examen objetivo,
sistemtico y profesional de las actividades y operaciones financieras o
administrativas, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y presentar el
correspondiente informe, y en el caso de la realizacin de examen de
estados financieros, el respectivo dictamen profesional.12
2.3.1 Planificacin
12
IBID 6: Pg. 83
13
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. Ley Orgnica de la Contralora General del Estado,Reformas y
Reglamento. CGE. Quito. 2002: Pgs. 8
14
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditora Financiera Gubernamental. CGE. QUITO.
2002: Pg.26
17
Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los mtodos y prcticas
ms apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser
cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe
ser ejecutada por los miembros ms experimentados del equipo de trabajo.
15
IBIDEM 1
18
que presenten la informacin verbal o escrita respecto a los asuntos
observados.16
16
IBID 7: Pg. 26-27
17
Statements on Auditing Standards SAS 78
19
2.4.1 Elementos de Control Interno
18
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del
Sector Pblico y Personas Jurdicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Pblicos. CGE. Quito.
2002: Pg. 2
19
IBID 8: Pg. 7
20
registro y comprobacin de transacciones, revisin de procesos y acciones
correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos. Para ser
efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar
relacionadas directamente con los objetivos de la entidad. La implantacin
de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un
anlisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y
contribucin en relacin con el logro de los objetivos, es decir, se deber
considerar como premisa bsica que el costo de establecer un control no
supere el beneficio que pueda obtener.20
20
IBID 9: Pg. 9
21
IBID 10: Pg. 84
21
promover su reforzamiento, as como asegurar que las medidas producto de
los hallazgos de auditora y los resultados de otras revisiones, se atiendan
de manera efectiva y con prontitud. El seguimiento se efecta en forma
continua durante la realizacin de las actividades diarias en los distintos
niveles de la entidad y a travs de evaluaciones peridicas para enfocar
directamente la efectividad de los controles en un tiempo determinado,
tambin puede efectuarse mediante la combinacin de las dos
22
modalidades.
Los papeles de trabajo son los archivos que guardan el auditor de los
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y
las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditora. 23
24
MEIGS, Walter, Principios de Auditora. Editorial Diana. Mxico. 1971: Pg. 236
25
IBID 12: Pg. 483
23
2.5.4 Referenciacin de los Papeles de Trabajo
26
IBID 13: Pg. 656
27
IBID 14: Pg. 262
24
auditores presentan especficamente su opinin sobre los estados
financieros.
Entre las condiciones que hacen necesario que el auditor emita una opinin
con salvedades se encuentra las siguientes:
28
IBID 15: Pg. 84
25
Limitacin del alcance: Si por algn motivo el auditor se ve en
imposibilidad de llevar a cabo todos los procedimientos o de obtener
toda la evidencia que considera necesaria, puede ser conveniente
presentar un dictamen con salvedades.
Contingencia o incertidumbre importante: En los negocios se
presentan con frecuencia situaciones cuyos resultados no se pueden
predecir razonablemente. Algunos ejemplos comunes son los juicios,
los procedimientos para renegociacin de contratos y las apelaciones
fiscales. En algunas situaciones se pueden presentar dudas acerca de
la continua existencia de la entidad. En los casos en que existen
contingencias o incertidumbres importantes resulta a menudo
apropiado presentar un dictamen con salvedades y utiliza la expresin
sujeto a.
Una opinin negativa afirmativa que el auditor cree que los estados
financieros no han sido adecuadamente presentados de acuerdo con los
principios de contabilidad por lo general aceptados. Cuando rinde una
opinin negativa el auditor tiene que informar con claridad todas las razones
que lo motivaron y los efectos sobre los estados financieros.
Entre las condiciones que llevan a una opinin negativa se incluyen las
siguientes:
26
varias razones, su incapacidad de expresar una opinin sobre los estados
financieros tomados en su conjunto.
Al abstenerse de opinin el auditor tiene que explicar con claridad todas las
razones que le impiden formarse un juicio respecto a los estados financieros.
2.7.1.1 Identificacin
Logotipo de la organizacin
Nombre oficial de la organizacin
Denominacin y extensin (general o especfico). De corresponder a
una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
29
IBID 14: Pg. 157
27
Lugar y fecha de elaboracin
Numero de revisin (en su caso)
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guion o diagonal.
2.7.1.6 Responsables
2.7.1.8 Conceptos
2.7.1.9 Procedimientos
29
2.7.1.11 Diagramas de flujo
30
Captulo III
31
3. Diagnstico Situacional
32
Oportunidades Amenazas
Convenios con universidades para Desintegracin familiar a causa de la
promover la educacin de tercer migracin dentro y fuera del pas.
nivel.
Asignacin de recursos econmicos Inestabilidad poltica, econmica y
del Gobierno Nacional para social.
contribuir a la realizacin de la
gestin institucional.
Inclusin de la Institucin en ferias Competencia de servicios
agrcolas, giras de observacin y educativos fiscales, fiscomisionales
eventos socioculturales. y particulares, en las parroquias,
ciudades y cantones vecinos.
Posibilidad de implementar nuevas Problemas medioambientales,
de especialidades para el contaminacin, deforestacin y
bachillerato conforme a los degradacin de suelos.
requerimientos actuales.
Anlisis Acceso a la utilizacin de recursos Recorte de partidas presupuestarias
Externo del entorno natural. a Instituciones Educativas.
Colaboracin de instituciones Delincuencia, expendio de bebidas
pblicas locales en la ampliacin y alcohlicas, juegos electrnicos en
mejoramiento de instalaciones el entorno.
fsicas como el IMR y el Consejo
Provincial.
Programas de formacin y Existencia de burocracia en
actualizacin efectuadas por el entidades pblicas relacionadas con
Ministerio de Educacin y otras la Educacin.
gestionadas por la Institucin para el
personal.
Existencia de Organismos Terminacin de convenios
Internacionales de ayuda al interinstitucionales, debido a la
desarrollo de sectores rurales. creacin de nuevas leyes en el pas.
Mejores beneficios econmicos para Desinters de la poblacin hacia los
los servidores pblicos, de acuerdo sectores de agricultura y ganadera
al nivel de formacin profesional. debido a la poca rentabilidad que
estos producen actualmente.
Calificacin
La asignacin de una calificacin se realizar de acuerdo a la escala
siguiente: de 1 a 3, donde el 3 denota el nivel mayor, el 2 el nivel medio
y el 1 el nivel ms bajo.
33
Tabla No. 2: Matriz de Correlacin Fortalezas y Oportunidades
Fortalezas
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 Total
Oportunidades
O1 3 3 1 2 2 1 1 1 2 16
O2 3 2 1 3 3 1 1 1 2 17
O3 1 3 2 2 1 2 1 2 2 16
O4 3 3 2 3 2 1 1 1 2 18
O5 3 2 1 2 1 1 1 1 3 15
O6 2 3 1 1 2 2 1 1 2 15
O7 2 3 2 3 1 2 1 2 1 17
O8 2 3 1 1 1 2 1 1 2 14
O9 1 2 2 3 1 1 1 1 1 13
Total 20 24 13 20 14 13 9 11 17
Calificacin
La asignacin de una calificacin se realizar de acuerdo a la escala
siguiente: de 1 a 3, donde el 3 denota el nivel mayor, el 2 el nivel medio
y el 1 el nivel ms bajo.
34
Tabla No.3: Matriz de Correlacin Debilidades y Amenazas
Debilidades
D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 Total
Amenazas
A1 1 1 1 2 3 1 3 2 2 16
A2 2 2 2 2 3 1 2 1 2 17
A3 3 2 1 2 3 1 1 2 1 16
A4 1 2 2 2 2 2 1 2 2 16
A5 1 2 1 2 2 1 1 2 1 13
A6 1 1 1 2 2 1 2 2 1 13
A7 2 2 1 1 1 2 1 2 1 13
A8 1 1 2 2 2 1 1 2 1 13
A9 2 1 1 2 2 1 1 2 2 14
Total 14 14 12 17 20 11 13 17 13
35
Tabla No. 4: Matriz de Prioridades
36
3.5 Perfil Estratgico Interno
37
3.6 Perfil Estratgico Externo
1 2 3 4 5
38
3.7 Matriz de Factores Internos
Ponderacin
Cada factor tendr una calificacin que fluctuara entre 0 hasta 1, por lo
que la suma ser igual a 1.
Calificacin
Resultado Ponderado
39
Tabla No.7: Matriz de Factores Internos
Resultado
No. Factores Internos Claves Ponderacin Calificacin
Ponderado
Fortalezas
Liderazgo de las autoridades, ubicando a
1 la Institucin en la categora B a nivel 0,10 4 0,40
nacional.
Infraestructura fsica amplia, espaciosa y
2 ubicada a favor, en buenas condiciones y 0,10 5 0,50
con mobiliario elemental.
Planta docente y administrativa
capacitada, especializada en
3 determinadas reas, experimentada y con
0,10 4 0,40
nombramiento.
Talleres prcticos agrcolas en terrenos,
4 con animales de propiedad de la 0,10 5 0,50
Institucin e implementos agropecuarios
Desempearse como unidad ejecutora, del
presupuesto asignado anualmente tanto
5 para la misma como para las instituciones
0,10 4 0,40
de la zona.
Debilidades
Disminucin paulatina de estudiantes,
6 debido a preferencias por otras 0,10 1 0,10
especialidades.
Ausencia de autogestin y rendicin de
7 cuentas de los responsables del mismo.
0,10 2 0,20
Falta de fomento de eventos de las
8 diferentes asignaturas de la Institucin.
0,10 1 0,10
Inadecuado manejo y control de Activos
Fijos institucionales, debido a la
9 inexistencia de un manual de
0,10 1 0,10
procedimientos.
Los bienes utilizados en actividades
10 institucionales estn desactualizados y 0,10 1 0,10
obsoletos.
Total 1,00 28 2,80
Ponderacin
Cada factor tendr una calificacin que fluctuara entre 0 hasta 1, por lo
que la suma ser igual a 1.
Calificacin
La asignacin de una calificacin se realizar de acuerdo a la escala
siguiente: de 1 a 5, donde 5 denota la fortaleza ms importante, el 4 la
fortaleza menos importante, el 3 un equilibrio entre ambos, el 2 la
debilidad menos importante, el 1 la debilidad ms importante.
41
Resultado Ponderado
Resultado
No. Factores Externos Claves Ponderacin Calificacin
Ponderado
Oportunidades
Posibilidad de implementar nuevas de
1 especialidades para el bachillerato 0,10 5 0,50
conforme a los requerimientos actuales.
Asignacin de recursos econmicos del
2 Gobierno Nacional para contribuir a la 0,10 5 0,50
realizacin de la gestin institucional.
Programas de formacin y actualizacin
efectuadas por el Ministerio de
3 Educacin y otras gestionadas por la
0,10 5 0,50
Institucin para el personal.
Convenios con universidades para
4 promover la educacin de tercer nivel.
0,10 4 0,40
Inclusin de la Institucin en ferias
5 agrcolas, giras de observacin y 0,10 4 0,40
eventos socioculturales.
Amenazas
Problemas medioambientales,
6 contaminacin, deforestacin y 0,10 2 0,20
degradacin de suelos.
Recorte de partidas presupuestarias a
7 Instituciones Educativas.
0,10 1 0,10
Terminacin de convenios
8 interinstitucionales, debido a la creacin 0,10 2 0,20
de nuevas leyes en el pas.
Inestabilidad poltica, econmica y
9 social.
0,10 2 0,20
Competencia de servicios educativos
fiscales, fiscomisionales y particulares,
10 en las parroquias, ciudades y cantones
0,10 1 0,10
vecinos.
Total 1,00 31 3,10
Fuente: Colegio Tcnico Agropecuario "San Juan"
Elaborado por: Las Autoras
42
Anlisis de Factores Externos Claves:
43
Captulo IV
44
4. Desarrollo del Examen Especial a la Cuenta Activos Fijos
NDICE
P ARCHIVO PERMANENTE
AP 1. INFORMACIN GENERAL
AP 1.1 RESEA DE LA ENTIDAD
AP 1.2 OBJETIVOS DE LA ENTIDAD
AP 1.3 UBICACIN DE LA ENTIDAD
AP 1.4 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD
AP 2. INFORMACIN LEGAL
LEYES, REGLAMENTOS E INSTRUCTIVOS Y
NORMATIVIDAD DE APLICACIN GENERAL EN LA
AP 2.1 ENTIDAD
LEY, ORDENANZA O DECRETO DE CREACIN Y LAS
AP 2.2 MODIFICACIONES
AP 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
AP 3.1 ORGANIGRAMA VIGENTE DE LA ENTIDAD
AP 3.2 DETALLE DE LAS AUTORIDADES MXIMAS DE LA
ENTIDAD
AP 6. REA DE SISTEMAS
AP.6.1 EQUIPOS, SOFTWARE EN USO
45
AP
ARCHIVO
PERMANENTE
46
AP 1
4.1.1 Informacin
General
47
AP 1.1
4.1.1.1 Resea de la
Entidad
48
AP 1.1
1/2
49
AP 1.1
2/2
La seccin nocturna fue creada con Acuerdo Ministerial nmero 4934 del 30 de
Septiembre de 1994 dando inicio con el primer curso de ciclo bsico a partir del
ao escolar 1994-1995 rgimen sierra. Luego se ha ido creando ao tras ao los
siguientes cursos de la siguiente manera; segundo curso de ciclo bsico con
acuerdo 821 del 28 de diciembre de 1995, el tercer curso con acuerdo 930 del 13
de septiembre de 1996.
50
AP 1.2
4.1.1.2 Objetivos de la
Entidad
51
AP 1.2
1/2
_________________________________________________________________
C. Nivel Medio:
1) Ciclo Bsico:
52
AP 1.2
2/2
2) Ciclo diversificado:
53
AP 1.3
4.1.1.3 Ubicacin de la
Entidad
54
AP 1.3
1/1
Unidades Direccin
55
AP 1.4
4.1.1.4 Descripcin de
Actividades de la
Entidad
56
AP 1.4
1/1
Actividades y Operaciones
Actividades
Operaciones
57
AP 2
4.1.2 Informacin
Legal
58
AP 2.1
4.1.2.1 Leyes,
Reglamentos e
Instructivos y
Normatividad de
aplicacin en la
Entidad
59
AP 2.1
1/1
60
AP 2.2
4.1.2.2 Ley,
Ordenanza de
Creacin y las
Modificaciones
61
AP 2.2
1/1
Oficio No. OSI-UTE y No. 2-SM expedido por la Direccin Hispana de Chimborazo
62
AP 3
4.1.3 Estructura
Organizacional
63
AP 3.1
4.1.3.1 Organigrama
vigente de la
Entidad
64
AP 3.1
1/1
65
AP 3.2
66
AP 3.2
1/1
67
AP 4
68
AP 4.1
4.1.4.1 Descripcin
del sistema
Contable,
Polticas y
Procedimientos
Contables
69
AP 4.1
1/1
POLITICAS CONTABLES
Sistema de Contabilidad
70
AP 5
71
AP 5.1
4.1.5.1 Descripcin
del sistema de
presupuestos
72
AP 5.1
1/1
Sistema de Presupuesto
73
AP 6
4.1.6 rea de
Sistemas
74
AP 6.1
4.1.6.1 Equipos,
Software en uso
75
AP 6.1
1/1
76
4.2 Archivo de Planificacin
NDICE
77
APL
ARCHIVO DE
PLANIFICACIN
78
APL 1
4.2.1 Administracin
de la Auditora
79
APL 1.1
4.2.1.1 Orden de
Trabajo
80
APL 1.1
1/2
Ingeniera
Mara Jos Guerra
AUDITORA SUPERVISORA
Presente.-
General
Especficos
81
APL 1.1
2/2
Atentamente,
82
APL 1.2
4.2.1.2 Auditores
designados para
el Examen
83
APL 1.2
1/1
Violeta Guadalupe
2 Auditor Junior V.G.Y.H.
Yuquilema Huebla
84
APL 2
4.2.2 Planificacin
Preliminar
85
APL 2.1
4.2.2.1 Informe de
Planificacin
Preliminar
86
APL 2.1
1/14
1. Antecedentes
Inversiones en
01 de Enero del 2006
Bienes de Larga Direccin Regional 6
al 31 de Diciembre del
Duracin, e Ingresos y Chimborazo
2009
Gastos de Gestin
Objetivo General
Objetivos Especficos
87
APL 2.1
2/14
4. Alcance
88
APL 2.1
3/14
La seccin nocturna fue creada con Acuerdo Ministerial nmero 4934 del 30 de
septiembre de 1994 dando inicio con el primer curso de ciclo bsico a partir del
ao escolar 1994-1995 rgimen sierra. Luego se ha ido creando ao tras ao los
siguientes cursos de la siguiente manera; segundo curso de ciclo bsico con
acuerdo 821 del 28 de diciembre de 1995, el tercer curso con acuerdo 930 del 13
de septiembre de 1996.
89
APL 2.1
4/14
90
APL 2.1
5/14
Niveles Unidades
Ejecutivo Rector
Asesor Consejo Directivo
Junta general de directivos y profesores
Junta de profesores de curso
Junta de directores de rea
Junta de profesores de rea
Consejo de orientacin y bienestar estudiantil
Operativo Vicerrector
Inspector General
Personal Docente
Junta General Padres de Familia
Gobierno Estudiantil
Auxiliar y de Apoyo Secretara
Colectura
Biblioteca
Bodega
Departamento de orientacin y bienestar
Laboratorio
Servicios Generales
Unidades de Produccin
91
APL 2.1
6/14
Instalaciones
92
APL 2.1
7/14
Operaciones
Financieras.- Las operaciones financieras que efecta el Colegio son:
Pago de remuneraciones al personal administrativo y docente, pago de
servicios bsicos, adquisicin de suministros de oficina y materiales de
aseo necesarios para el normal funcionamiento del Colegio. De los
ingresos provenientes del Aporte Fiscal Corriente en un 98% se destina a
pago de remuneraciones y tan solo un 2% se emplea en pago de servicios
y en adquisicin de activos fijos.
Administrativas.- Las operaciones administrativas del Colegio estn
encaminadas al desarrollo de labores acadmicas en forma normal que
ayude a una eficiente prestacin de servicios educativos a los estudiantes.
Ao Valor
2010* 454,458.10
Suman 454,458.10
Perodo de Gestin
Nombres y
Cargo
Apellidos
Desde Hasta
Vicerrector y Vocal
Lic. Branli Cardozo 2010/26/07 Contina *
Consejo Directivo
Lic. Segundo
Vocal Consejo Directivo 2010/26/07 Contina *
Basantes
Sr. Urkien
Guardalmacn 1990/05/08 Contina *
Guadalupe
94
APL 2.1
9/14
Sistema de Presupuesto
Sistema de archivo
95
APL 2.1
10/14
96
APL 2.1
11/14
- Archivos inadecuados.
- Operaciones sin documentacin sustentatoria.
- Adquisicin de bienes sin partida presupuestaria
- Falta de constataciones fsicas de bienes.
- Ausencia de actas de entrega recepcin de bienes.
Ubicado en el Rectorado
COMPUTADOR INTEL PENTIUM CELERON
utilizado para las
21304 H2 BASE ATX 450W SUPER POWER
actividades de
256 HB MEMORIA 400MHZ DISCO DURO DE
planificaciones, recepcin
80 GB CD ROM 521 SAMSUNG TECLADO
de correos electrnicos,
GENIUS MOUSE PTICO, MONITOR DE 15
informacin de los
COLOR NEGRO, REGULADOR SAMSUNG DE
diferentes estamentos
VOLTAJE 100 WATTS.
educativos.
97
APL 2.1
12/14
98
APL 2.1
13/14
Al Rector
Al Colector
Al Guardalmacn
Con el cdigo descrito en detalles, identificar los activos fijos, a fin de que
facilite la ubicacin de los bienes en una constatacin fsica tanto interna
como externa.
Proceder a depurar los activos fijos considerando el valor y el tiempo de
duracin de conformidad a disposiciones legales.
Prepara un detalle de bienes obsoletos y fuera de su uso
debidamentecodificado y presentar a la autoridad de la Entidad para que
inicie los trmites de baja de conformidad al Reglamento General
Sustitutivo de Bienes.
100
APL 3
4.2.3 Planificacin
Especfica
101
APL 3.1
4.2.3.1 Informe de
Planificacin
Especfica
102
APL 3.1
1/4
103
APL 3.1
2/4
Contenido ndice
Archivo Permanente P
Informacin General AP 1.
Informacin Legal AP 2.
Estructura Organizacional AP 3.
rea Financiera Contable AP 4.
rea Sistemas de Presupuesto AP 5.
rea de Sistemas AP 6.
Archivo de Planificacin APL
Administracin de la Auditora APL 1.
Planificacin Preliminar APL 2.
Planificacin Especfica APL 3.
Archivo Corriente AC
Informacin Resumen y de Control AC 1
Documentacin del Trabajo AC 2
Smbolo Significado
Documentacin sustentatoria
Transaccin rastreada
Comprobado sumas
Reejecucin de clculos
Verificacin posterior
Circularizado
Confirmado
No autorizado
@ Inspeccin fsica
104
APL 3.1
3/4
105
APL 3.1
4/4
Como resultado el Examen Especial a los Activos Fijos del Colegio Tcnico
Agropecuario San Juan, se emitir un informe estructurado de acuerdo a la
normativa vigente.
106
APL 3.2
4.2.3.2 Matriz de
Evaluacin de
Riesgos de
Auditora
107
APL 3.2
1/2
108
APL 3.2
2/2
Enfoque de Auditora
Componentes y
Riesgos y su Fundamento Controles Claves Pruebas de Puebas Instrucciones para el Plan Detallado
Afirmaciones
Cumplimiento Sustantivas
La entrega/ recepcin se Recepcin y Efecte la Solicite al Guardalmacn las actas de
realizan sin documentacin entrega de bienes constatacin fsica entrega-recepcin de bienes
pertinente
Bienes no se encuentran Valuaciones Efecte la Realice el avalo de al menos 3 tipos
valuados al precio actual valuacin de de bienes correspondientes a cada
bienes categora
No se efectan depreciaciones Depreciaciones Efecte la Realice la depreciacin de los 3
depreacicin de bienes avaluados
Activos Fijos
bienes
Se ha dado de baja bienes pero Baja de bienes Solicite el acta de Solicite al Guardalmacn el acta de
siguen fisicamente en la baja de bienes baja de bienes
Institucin de bienes no se Donaciones
Donaciones Solicite el acta de Solicite al Colector el acta de
han registrado donaciones de donaciones de bienes
No se concillian los registros de Conciliaciones Solicite el registro Realice el anlisis del procedimiento
bienes actualizado de de compra y la legalidad de los
compras de bienes documentos fuentes
109
APL 3.3
4.2.3.3 Cuestionario
de Evaluacin de
Control Interno
110
APL 3.3
1/3
Respuesta
No. Pregunta Observaciones
SI NO
Se ha reglamentado los Se realiza en base a criterios propios de los
procedimientos para la responsables del manejo y control de los
1 administracin de los Activos Fijos, X bienes.
en concordancia con las normativa
aplicables para los bienes del Sector
Se han reclasificado los bienes por Solamente cuentan con un inventario de
su naturaleza deben registrarse todos los bienes.
2 X
como bienes sujetos a control
administrativo?
Se llevan un control a travs de No se mantiene ningn control, solo se
3 registros de cada bien que conforma X registra en el inventario.
la cuenta?
Se encuentran debidamente El inventario consta de una secuencia
4 codificados los bienes de la X nmerica.
Institucin?
Estn segregadas las funciones de
autorizacin, de las adquisiciones,
5 registros contables y custodia de los X
bienes?
111
APL 3.3
2/3
Respuesta
No. Pregunta Observaciones
SI NO
Se realizan la entrega recepcin El Colector coteja que los bienes adquiridos
entre el proveedor y la Institucin del fisicamente cuenten con las
bien adquirido a fin de verificar que especificaciones detalladas en las facturas
13 se cumplan las especificaciones y X correspondientes.
caracteristicas detalladas en las
facturas?
Se han aplicado los procedimientos Los bienes se encuentran al ltimo precio de
necesarios para revalorizacin y revaluacin y al no existir registros
14 X
depreciacin de activos fijos? contables ni valores actuales no se realiza la
depreciacin.
Se ha dado de baja los bienes Si se efecto la baja de los bienes, pero
obsoletos suceptibles a ello y fisicamente an se encuentran en la bodega
15 X
elaborado un acta de tal diligencia? de la Institucin y no se eliminan del
inventario.
Son utilizados los bienes en
16 actividades netamente X
institucionales?
Se encuentran registradas las
17 donaciones de bienes? X
Se han entregado con acta Los bienes entregados a las diferentes reas
individual, los bienes que se no cuentan con la debida acta de
18 encuentran a cargo de cada servidor X entrega/recepcin.
para su uso y/o custodia en las
diferentes reas de la Institucin?
Se efecta el ingreso al inventario de Los bienes ingresan con retraso de hasta 3
19 los bienes inmediatamente luego de X meses posterior a su compra.
adquiridos?
En caso de robos, se han realizado Si han realizado los trmites que conlleva el
20 los trmites correspondientes segn X proceso de denuncia, contratar un abogado
el Reglamento Sustitutivo de y la sentencia.
Bienes?
Se concilia la informacin de los El responsable del registro al igual que el
mayores auxiliares con las cuentas encargado de custodia no realizan nign tipo
21 del mayor general, por una persona X de conciliacin.
independiente del registro y
custodia?
Las reparaciones, mantenimiento de
los bienes estn debidamente
22 documentadas, autorizadas y X
aprobadas?
Total 11 11
Valoracin
Calificacin Total: 11
Ponderacin Total: 22
Nivel de Confianza: NC=CT/PT*100 50 %
Nivel de Riesgo Inherente: RI=100% 50 %
112
APL 3.3
3/3
Riesgo
Alto Moderado Bajo
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
85% - 50% 49% - 25% 24% - 5 %
Baja Moderado Alta
Confianza
Conclusin
El nivel de confianza es del 50% calificada como Bajo y por diferencia, el riesgo es del 50%, y se califica
como Alto. Este resultado de evaluacin del control interno demuestra que no se llevan a cabo controles
para el eficiente manejo de los bienes institucionales.
113
APL 3.4
4.2.3.4 Informe
resultante de la
Evaluacin de
Control Interno
114
APL 3.4
1/5
Licenciado
Franklin Lunavictoria
RECTOR COLEGIO TCNICO AGROPECUARIO SAN JUAN
Presente.-
Nuestro estudio y evaluacin del Control Interno, nos permiti adems, determinar
la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora y no tena
por objeto detectar todas las debilidades que pudiesen existir en el Control
Interno, pues fue realizada a base de pruebas selectivas de los registros
contables y la respectiva documentacin sustentatoria. Sin embargo, esta
evaluacin revel, ciertas condiciones reportables, que pueden afectar a las
operaciones de registro, proceso, resumen y los procedimientos para reportar
informacin financiera de la Institucin.
115
APL 3.4
2/5
Atentamente,
116
APL 3.4
3/5
Los bienes del Colegio no disponen de cdigos que los identifiquen y permitan un
fcil manejo y control, tan solo se encuentran enumeradas secuencialmente en el
listado del inventario, esta actividad de control que no fue aplicada por parte los
responsables de su custodia.
Los bienes muebles e inmuebles del Colegio no fueron objeto de reavalo, los
mismos que permanecen registrados a su costo histrico o incluso al ltimo
precio de revalorizacin, observndose la falta de gestin del Rector al no
disponer que en base a un peritaje de profesionales especializados se efecte
dicho reavalo, determinndose que los saldos que conforman estos bienes se
encuentren subestimados.
118
APL 3.4
5/5
119
4.3 Archivo Corriente
NDICE
AC ARCHIVO CORRIENTE
D ACTIVOS FIJOS
120
AC
ARCHIVO
CORRIENTE
121
AC 1
4.3.1 Informacin
Resumen y de
Control
122
I
123
Riobamba, 10 de Octubre del 2011
Licenciado
Franklin Lunavictoria
Presente.-
Atentamente,
INFORMACIN INTRODUCTORIA
Objetivo General
Objetivos Especficos
Alcance
Base Legal
125
En esta hermosa serrana en pleno centro del pueblo se encuentra ubicado el
Colegio Tcnico Agropecuario San Juan, que empieza funcionando como plantel
Tcnico Profesional el 30 de mayo de 1967, luego se cre el Colegio de Ciclo
Bsico San Juan" el 6 de julio de 1967 segn registro oficial nmero 164 Decreto
nmero 179.
La seccin nocturna fue creada con Acuerdo Ministerial nmero 4934 del 30 de
septiembre de 1994 dando inicio con el primer curso de ciclo bsico a partir del
ao escolar 1994-1995 rgimen sierra. Luego se ha ido creando ao tras ao los
siguientes cursos de la siguiente manera; segundo curso de ciclo bsico con
acuerdo 821 del 28 de diciembre de 1995, el tercer curso con acuerdo 930 del 13
de septiembre de 1996.
126
Tcnico Agropecuario, Especializacin Agropecuaria por el de Bachillerato
Tcnico Agropecuario, especializacin Explotaciones Agropecuarias, segn lo
establecido en el Acuerdo Ministerial No.0334, a partir del ao lectivo 2006-2007.
Estructura Orgnica
Niveles Unidades
Ejecutivo Rector
Asesor Consejo Directivo
Junta general de directivos y profesores
Junta de profesores de curso
Junta de directores de rea
Junta de profesores de rea
Consejo de orientacin y bienestar estudiantil
Operativo Vicerrector
Inspector General
Personal Docente
Junta General Padres de Familia
Gobierno Estudiantil
Auxiliar y de Apoyo Secretara
Colectura
Biblioteca
Bodega
Departamento de orientacin y bienestar
Laboratorio
Servicios Generales
Unidades de Produccin
Objetivos de la Institucin
Recursos Financieros
Ao Valor
2010* 454,458.10
Suman 454,458.10
* Valor tomado del Reporte de Informacin Consolidada de Ejecucin del Presupuesto del Colegio generado por el sistema
eSIGEF.
128
CAPTULO II: DEL INFORME
Recomendacin
Al Rector
Recomendacin
Al Rector
129
procedimientos, funciones, diagramas de flujo, formatos para el eficiente
manejo y control de activos fijos.
Los bienes se encuentran descritos en forma general, adems dentro del registro
se mantienen bienes sujetos a control administrativo, ocasionando la
sobrevaloracin del saldo.
Recomendacin
Al Colector
Recomendacin
Al Guardalmacn
130
Codificacin de Bienes Institucionales
Los bienes del Colegio Tcnico Agropecuario "San Juan", no disponen de cdigos
que los identifiquen y permitan una fcil identificacin, actividad de control que no
fue aplicada por parte del responsable de la custodia de los mismos.
Recomendacin
Al Rector
Al Guardalmacn
Recomendacin
Al Rector
131
Instalaciones fsicas para resguardar bienes
Recomendacin
Al Rector
Recomendacin
Al Rector
Nombrar una comisin por escrito a fin de que intervengan en la
constatacin fsicade los bienes, y de este procedimiento de control
suscribirn un acta para constancia del mismo.
Los bienes muebles e inmuebles del Colegio no han sido revaluados, los mismos
que permanecen registrados a su costo histrico o incluso al ltimo precio de
revalorizacin realizada en el ao 2000, determinando con este hecho la
subestimacin de los mismos.
132
Recomendacin
Al Rector
Al Guardalmacn
Al Colector
Depreciacin de bienes
Recomendacin
Al Colector
133
Recomendacin
Al Rector
Proceder a emitir una disposicin para que los bienes dados de baja y
semovientes que no producen, sean vendidos como chatarra en caso de
los bienes muebles y se efecte un mejoramiento de la raza de los
semovientes mediante la compra de nuevos ejemplares.
Recomendacin
Al Rector
134
CI
4.3.1.2 Debilidades de
Control Interno
135
DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO
Los bienes del Colegio no disponen de cdigos que los identifiquen y permitan un
fcil manejo y control, tan solo se encuentran enumeradas secuencialmente en el
listado del inventario, esta actividad de control que no fue aplicada por parte los
responsables de su custodia.
136
Custodios de bienes designados verbalmente
Los bienes muebles e inmuebles del Colegio no fueron objeto de reavalo, los
mismos que permanecen registrados a su costo histrico o incluso al ltimo
precio de revalorizacin, observndose la falta de gestin del Rector al no
disponer que en base a un peritaje de profesionales especializados se efecte
dicho reavalo, determinndose que los saldos que conforman estos bienes se
encuentren subestimados.
137
Bienes dados de baja constan aun en el inventario
138
AC 2
4.3.2 Documentacin
del Trabajo
139
D
140
D 1/6
141
D 2/6
142
D 3/6
143
D 4/6
144
D 5/6
145
D 6/6
146
PA/D
4.3.2.2 Programa
Especfico de
Auditora
147
PA/D
1/1
PROGRAMA DE AUDITORA
Objetivos:
Determinar que los bienes, sean de propiedad de la Institucin y que se utilicen en las
actividades de la misma.
Determinar que para las adquisiciones, donaciones, retiros, bajas y recepcin de bienes
en comodato, se cumplan los procedimientos establecidos en las disposiciones legales.
Verificar la aplicacin de la Depreciacin.
148
D1
4.3.2.3 Documentos y
Papeles de
Trabajo
149
SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
D1
1/1
Emitir procedimientos de control para las Inversiones en Bienes de La f alta de gestin oportuna del
Larga Duracin a f in de aplicar todos y cada uno de ellos y tomar las _ Cuestionario Rector impide la elaboracin de una
1 acciones correctivas a f in de que los saldos estn conciliados, los Rector Junio 2010 X del Control guia de procedimientos de control
bienes identif icados, los detalles depurados y los bienes obsoletos y Interno de los bienes.
que no presentan uso en la Institucin se den de baja.
Nombrarn una comisin a f in de que intervenga en la constatacin _ Cuestionario El Rector no dispone la f ormacin
2 f sica de los bienes de la Entidad, de este procedimiento suscribirn Rector Junio 2010 X del Control de una Comisin para realizar las
un acta las personas que intervengan. Interno constataciones.
_ Cuestionario El encargado de la custodia de los
Con el cdigo descrito en detalles, identif icar los activos f ijos, a f in
del Control bienes no recibe capacitacin
3 de que f acilite la ubicacin de los bienes en una constatacin f sica Guardalmacn Junio 2010 X
Interno suf iciente para realizar la
tanto interna como externa.
_ Observacin codif icacin respectiva.
Comentario: Luego de realizar el seguimiento a las recomendaciones emitidas por la Contraloria General del Estado en la auditora anterior, se
ha determinado que las mismas no se han cumplido en su totalidad evidenciando falta de inters de autoridades y servidores pblicos por el
mejoramiento de actividades administrativas, financieras y acadmicas.
150
CONSTATACIN FSICA DE ACTIVOS FIJOS
D2
1/71
Bienes Muebles
rea: Bodega
Ordinal Descripcin Costo Unitario En el rea Total Revisado Diferencia Observaciones
913,39 24 1273,39 24 0
Ingresar al inventario
151
D2
2/71
Ingresar al inventario
Bienes para la baja
Faltante
152
D2
3/71
153
D2
4/71
154
D2
5/71
rea: Rectorado
Ordinal Descripcin Costo Unitario En el rea Total Revisado Diferencia Observaciones
Ingresar al inventario
Elaborado por:V.G.Y.H Fecha:2011-09-02
Supervisado por:M.J.G.S Fecha:2011-09-02
155
D2
6/71
rea: Vicerrectorado
Ordinal Descripcin Costo Unitario En el rea Total Revisado Diferencia Observaciones
Ingresar al inventario
156
D2
7/71
rea: Colectura
Ordinal Descripcin Costo Unitario En el rea Total Revisado Diferencia Observaciones
Ingresar al inventario
157
D2
8/71
rea: Inspeccin
Ordinal Descripcin Costo Unitario En el rea Total Revisado Diferencia Observaciones
118 SILLA DE TUBO REDONDO TAPIZADOS CON EXPANDIBLE Y ESPONJA 34,00 6 204,00 6 0
119 ESCRITORIO DE MADERA 5 GAVETAS 0,03 1 0,03 1 0
120 ARCHIVADOR METLICO DE 4 GAVETAS CON CHAPA 0,40 1 0,40 1 0
121 MESA DE ESCRITORIO CIRCULAR 120,00 1 120,00 1 0 Bien para ingresar
122 SILLA GIRATORIA GRANDE 40,00 2 80,00 2 0 Bien para ingresar
CELERON CPU 2.60 HZ, 248 MB DE RAM, MONITOR LG, TECLADO GENIUS,
695,00 1 695,00 1 0
123 REGULADOR DE VOLTAJE 100W, MOUSE GENIUS
124 IMPRESORAS LASER 70,00 1 70,00 1 0
125 PAPELETA METLICA PLOMA 0,01 1 0,01 1 0
Total 959,44 14 1169,44 14 0
Ingresar al inventario
Elaborado por:V.G.Y.H Fecha:2011-09-02
Supervisado por:M.J.G.S Fecha:2011-09-02
158
D2
9/71
rea: Orientacin
Ordinal Descripcin Costo Unitario En el rea Total Revisado Diferencia Observaciones
Ingresar al inventario
159
D2
10/71
rea: Secretaria
Ordinal Descripcin Costo Unitario En el rea Total Revisado Diferencia Observaciones
Ingresar al inventario
160
D2
11/71
rea: Biblioteca
Ordinal Descripcin Costo Unitario En el rea Total Revisado Diferencia Observaciones
157 ANAQUEL DE MADERA DOS DIVISIONES PUERTAS CORREDIZAS 0,06 2 0,12 2 0 Bien para ingresar
158 ANAQUEL DE METLICOS 4 SERVICIOS 0,16 2 0,32 2 0
159 ANAQUEL DE 4 SERVICIOS CON VIDRIO Y SEGURIDAD 1,72 2 3,44 2 0 Bien para ingresar
160 ANAQUEL DE MADERA DE 3 DIVISIONES 1,72 1 1,72 1 0 Bien para ingresar
161 SILLA TAPIZ COLOR NEGRO 0,02 12 0,24 12 0
162 TELEVISOR TRINITRON SONY 21" SERIE 4158934 300,00 1 300,00 1 0
163 VHS SONY MOD SV-LX-SPA SERIE 323170 153,32 1 153,32 1 0
164 COPIADORA MARCA RICOH MODELO OFICIO 350 1.300,00 1 1300,00 1 0
165 PORTAFOLIOS COLOR CAF EJECUTIVOS 0,74 1 0,74 1 0
Total 1.757,74 23 1759,90 23 0
Ingresar al inventario
161
D2
12/71
Ingresar al inventario
Bienes para la baja
162
D2
13/71
163
D2
14/71
164
D2
15/71
165
D2
16/71
Ingresar al inventario
Bienes para la baja
166
D2
17/71
Ingresar al inventario
167
D2
18/71
rea: Aulas
Ordinal Descripcin Costo Unitario En el rea Total Revisado Diferencia Observaciones
El da 15 de Septiembre del 2011, se efecto la constatacin fsica de bienes muebles y maquinaria en presencia del Sr. Urkien Guadalupe
Guardalmacn, Sr. Wilson Orozco Bibliotecario y Lic. Franklin Lunavictoria Rector , empezando las 08H30 y concluyendoo las 15H00.
Comentario
La constatacin fsica evidenci la existencia de bienes obsoletos que deben ser dados de baja, faltantes y activos pendiente de ingrasar al inventario
respectivo.
168
D2
19/71
Semovientes
Costo En el
Ordinal Descripcin Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
1 Bacona fierro 500,00 1 500,00 1 0
2 Bacona vientre 250,00 1 250,00 1 0
3 Bacona fierro 500,00 1 500,00 1 0
4 Bacona vientre 600,00 1 600,00 1 0
5 Toro 220,00 1 220,00 1 0
6 Ternero 100,00 1 100,00 1 0
7 Ternera 100,00 1 100,00 1 0
8 Oveja grande 80,00 1 80,00 1 0
9 Oveja grande 80,00 1 80,00 1 0
10 Oveja grande 70,00 1 70,00 1 0
11 Oveja grande 60,00 1 60,00 1 0
12 Oveja grande 60,00 1 60,00 1 0
13 Oveja grande 60,00 1 60,00 1 0
14 Oveja grande 60,00 1 60,00 1 0
15 Cordero 30,00 1 30,00 1 0
16 Chivo 60,00 1 60,00 1 0
17 Chivo 50,00 1 50,00 1 0
El da 16 de Septiembre del 2011, se efecto la constatacin fsica de semovientes en presencia del Sr. Urkien Guadalupe Guardalmacn, Lic. Branli
Cardozo Zootecnista y Lic. Franklin Lunavictoria Rector , empezando las 07H00 a.m y concluyendoo las 10H00 a.m.
169
D2
20/71
Biblioteca
Anaquel No. 1
rea: Fsica y Matemticas
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
ARMENDRIZ
MATEMTICAS/ SEGUNDO CURSO 0,001 0
2 BUSTAMANTE 0,001 1 1
CONSTANTINO
MATEMTICAS/ TERCER CURSO 0,002 0
MARCO
3 0,002 1 1
170
D2
21/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
12 ALGEBRA DE RIDER PAL RIDER 0,006 1 0,006 1 0
13 ALGEBRA ELEMENTAL MODERNA TOMO I MANCIL 0,015 1 0,015 1 0
171
D2
22/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
26 TRIGONOMETRA PLANA Y ESFRICA GRANVILLE 0,028 1 0,028 1 0
DOLCIANI, BERMAN,
ALGEBRA 0,023 0
27 FRELICH 0,023 1 1
28 CLCULO CON GEOMETRA ANALTICA LOUIS LEITHOLD 0,507 1 0,507 1 0
29 GEOMETRA 1 REPETTO 0,010 3 0,030 3 0
30 FSICA MODERNA H.E. WHITE 0,013 1 0,013 1 0
31 INTRODUCCIN A LA FSICA TOMO 1 ALONSO Y ACOSTA 0,013 1 0,013 1 0
ANTONIO RIBEIRO
FSICA 0,032 0
BEATRIZ ALVARENGA
32 0,032 1 1
33 FSICA DAVID HALLIDAY 0,021 1 0,021 1 0
34 FSICA DAVID HALLIDAY 0,075 1 0,075 1 0
35 FSICA VOLUMEN 1/ MECNICA ALONSO Y FINN 0,062 1 0,062 1 0
36 FSICA VOLUMEN 2/ CAMPOS Y ONDAS ALONSO Y FINN 0,061 1 0,061 1 0
37 FSICA GENERAL SEARS ZEMANSKY 0,090 1 0,090 1 0
2,455 15 2,475 15 0
172
D2
23/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
BEATRIZ ALVARENGA
FSICA GENERAL DE EXPERIMENTOS SENCILLOS 0,056 0
Y ANTONIO MAXIMO
38 0,056 1 1
39 INTRODUCCIN A LA FSICA TOMO 2 ALONSO Y ACOSTA 0,034 1 0,034 1 0
40 EL MUNDO DE LA FSICA TOMO 2 HUGO E .CALVO 0,110 1 0,110 1 0
41 GEOMETRA ANALTICA LEMHAN 0,059 1 0,059 1 0
EL MUNDO DE LA FSICA/ CURSO TCNICO7
HUGO E .CALVO 0,110 0
42 PRCTICO TOMO 1 0,110 1 1
ARMENDRIZ
MATEMTICA MODERNA/ PRIMER CURSO 0,001 0
43 BUSTAMANTE 0,001 1 1
173
D2
24/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
174
D2
25/71
175
D2
26/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Diferencia Observaciones
Unitario rea Revisado
119 OLMEDO EN LA HISTORIA DE LAS LETRAS AURELIO ESPINOZA 0,002 1 0,002 1 0
120 CENTENARIOS JORGE COSTALES 0,001 5 0,006 5 0
CLAVES Y SECRETOS DE LA LITERATURA INFANTIL
HERNN RODRGUEZ 0,007 0
121 Y JUVENIL 0,007 1 1
176
D2
27/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
136 IDIOMA NACIONAL/ TERCER CURSO MANUEL FREIRE 0,0120 1 0,012 1 0
177
D2
28/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
151 LA ILADA HOMERO 0,052 1 0,052 1 0
178
D2
29/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
CARLOS
LTIMA OPORTUNIDAD CUAUHTMOC 1,2000 1 1,200 1 0
165 SNCHEZ
166 LAS MIL Y UNA NOCHES ANNIMO 0,9500 1 0,950 1 0
167 MUJERCITAS LOUSI MAY ALCOT 0,9500 1 0,950 1 0
168 FABULAS DE AUTORES CLSICOS ESOPO FEDRO 0,9500 1 0,950 1 0
169 LAZARILLO DE TORMES ANNIMO 0,9500 1 0,950 1 0
JUAN RAMN
PLATERO Y YO 0,9500 1 0,950 0
170 JIMNEZ 1
171 PAPAITO PIERNAS LARGAS JEAN WEBSTER 0,9500 1 0,950 1 0
172 EL LTIMO DE LOS MOHICANOS FENIMORE COOPER 0,9500 1 0,950 1 0
173 EL BLSAMO DE LA MEMORIA MATEO MACI 17,0000 1 17,000 1 0
CARLOS MONEREO
ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE 16,4000 1 16,400 0
174 FONT 1
175 NUEVA ORTOGRAFA JORGE BECERRA 5,9500 1 5,950 1 0
Total 47,2000 11 47,2000 11 0
179
D2
30/71
Biblioteca
Anaquel No. 2
rea: Enciclopedias
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
201 ENCICLOPEDIA CUMBRE DE LA A A LA Z CUMBRE S.A 0,0134 12 0,160 12 0
202 TOMOS DE ENCICLOPEDIA SISTEMTICA FACTA 0,0171 8 0,137 8 0
TOMOS DE ENCICLOPEDIA FORJADORES DEL
0,0250 4 0,100 0
203 MUNDO CONTEMPORNEO 4
204 COMO SE CONSTRUYE UNA CASA J.J NIETO 0,0055 1 0,006 1 0
JUAN DE CUSA
COMEDORES 0,0026 1 0,003 0
205 RAMOS 1
JUAN DE CUSA
CUARTOS DE BAOS Y ASEO 0,0026 1 0,003 0
206 RAMOS 1
JUAN DE CUSA
MUEBLES AUXILIARES 0,0026 1 0,003 0
207 RAMOS 1
JUAN DE CUSA
COCINA 0,0026 1 0,003 0
208 RAMOS 1
JUAN DE CUSA
MUEBLES PARA TERRAZA Y JARDN 0,0026 1 0,003 0
209 RAMOS 1
210 ENCICLOPEDIA EL ATENEO 0,0250 12 0,300 12 0
EDWARD MC NALL
HISTORIA UNIVERSAL DE LA CIVILIZACIONES 0,0350 3 0,105 3 0
211 BURNS
0,1338 45 0,8206 45 0
180
D2
31/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
ENCICLOPEDIA UNIVERSAL ILUSTRADA PARA LA
0,0088 10 0,088 0
212 JUVENTUD PRECEPTOR 10
213 ENCICLOPEDIA TEMTICA CIESA 0,0530 20 1,059 20 0
214 ENCICLOPEDIA SALVAT DE LAS CIENCIAS 0,0196 15 0,295 15 0
215 ENCICLOPEDIA DIME 0,0120 7 0,084 7 0
216 ENCICLOPEDIA PRCTICA JACKSOM JACKSON 0,0162 9 0,145 9 0
217 HOMBRE Y MUJER PARA VIVIR EN PAREJA 0,0326 4 0,130 4 0
ROBERT E. DE
ENSEANZA AUDIOVISUAL 1 0,002 0
218 KIEFFER 0,0016 1
ARTHUR H.
SISTEMAS DE EDUCACIN COMPARADOS 1 0,002 0
219 MOEHLMAN 0,0016 1
181
D2
32/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
226 EL GRAN LIBRO DE LOS PADRES CORNELIA QUARTI 0,0339 3 0,102 3 0
ENCICLOPEDIA NATUR CIENCIA /DE LA
0,0339 10 0,339 10 0
227 NATURALEZA, LA CIENCIA Y LA TCNICA
228 EL PLACER DE LA COCINA 0,0339 6 0,204 6,00 0
229 EL UNIVERSO DE LOS JVENES 0,0933 6 0,560 6 0
230 SALVAT PRCTICO 0,2022 9 1,820 9 0
MANUAL DE EVALUACIN FORMATIVA DEL
B. BLOOM 0,0859 1 0,086 1 0
231 CURRCULO
232 EL GRAN LIBRO DE LOS PADRES CORNELIA QUARTI 0,0339 3 0,102 3 0
233 SALVAT JUNIOR # 3 0,2600 1 0,260 1 0
LA CRISIS DE LA ENERGA/ BASES HISTRICAS Y
0,0100 1 0,010 1 0
234 ALTERNATIVAS
235 ENCICLOPEDIAS DE CIENCIAS NATURALES 0,0100 12 0,120 12 0
236 ENCICLOPEDIA JUVENIL OCANO 0,6667 6 4,000 6 0
237 ENCICLOPEDIA AUTODIDCTICA OCANO 0,0100 8 0,080 8 0
1,4738 66 7,6823 66 0
182
D2
33/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
226 EL GRAN LIBRO DE LOS PADRES CORNELIA QUARTI 0,0339 3 0,102 3 0
ENCICLOPEDIA NATUR CIENCIA /DE LA
0,0339 10 0,339 10 0
227 NATURALEZA, LA CIENCIA Y LA TCNICA
228 EL PLACER DE LA COCINA 0,0339 6 0,204 6,00 0
229 EL UNIVERSO DE LOS JVENES 0,0933 6 0,560 6 0
230 SALVAT PRCTICO 0,2022 9 1,820 9 0
MANUAL DE EVALUACIN FORMATIVA DEL
B. BLOOM 0,0859 1 0,086 1 0
231 CURRCULO
232 EL GRAN LIBRO DE LOS PADRES CORNELIA QUARTI 0,0339 3 0,102 3 0
233 SALVAT JUNIOR # 3 0,2600 1 0,260 1 0
LA CRISIS DE LA ENERGA/ BASES HISTRICAS Y
0,0100 1 0,010 1 0
234 ALTERNATIVAS
235 ENCICLOPEDIAS DE CIENCIAS NATURALES 0,0100 12 0,120 12 0
236 ENCICLOPEDIA JUVENIL OCANO 0,6667 6 4,000 6 0
237 ENCICLOPEDIA AUTODIDCTICA OCANO 0,0100 8 0,080 8 0
1,4738 66 7,6823 66 0
183
D2
34/71
184
D2
35/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
314 COMPENDIO DE HISTORIA UNIVERSAL JOS R. MILAN 0,004 1 0,004 1 0
LUIS ANIBAL
GEOGRAFA HUMANA Y ECONMICA UNIVERSAL 1 0,006 0
315 MENDOZA GARCA 0,006 1
ALFONSO RUMAZO
LIBRO DE BOLVAR 1 0,005 0
316 GONZLEZ 0,005 1
ALEJANDRO
GEOGRAFA, HISTORIA Y CVICA DEL ECUADOR 1 0,005 0
317 MARTNEZ ESTRADA 0,005 1
FEDERICO
HISTORIA GENERAL DEL ECUADOR 1 0,002 0
318 GONZLES 0,002 1
OSCAR EFRN
BREVE HISTORIA GENERAL DEL ECUADOR 1 0,016 0
319 REYES 0,016 1
ALBERTO CRESPO
ECUADOR PASADO Y PRESENTE 1 0,007 0
320 ENCALADA 0,007 1
EDUCACIN SOCIAL, MORAL Y CIVISMO/ TERCER LUIS ANIBAL
1 0,001 0
321 CURSO MENDOZA GARCIA 0,001 1
185
D2
36/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
186
D2
37/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
LUIS ANIBAL
GEO-ECONMICA DEL ECUADOR 0,134 0,134 0
346 MENDOZA G. 1 1 Desactualizado y obsoleto
RESMENES DE GEOGRAFA ECONMICA- JOS VINUEZA
0,102 0,102 0
347 GENERAL DEL ECUADOR/ CUARTO CURSO MAZN 1 1
FRANCISCO HUERTA
HISTORIA DEL ECUADOR 0,001 0,001 0
348 RENDN 1 1 Desactualizado y obsoleto
RESUMEN DE GEOGRAFA HISTORIA Y CVICA/ LUIS GARCA
0,008 0,008 0
349 SEGUNDO CURSO GONZLEZ 1 1 Desactualizado y obsoleto
FECHAS HISTRICAS Y HOMBRES NOTABLES DEL HUMBERTO OA
1,240 1,240 0
350 ECUADOR Y DEL MUNDO VILLAREAL 1 1 Desactualizado y obsoleto
HUMBERTO OA
PRESIDENTES DEL ECUADOR 1,240 1,240 0
351 VILLAREAL 1 1 Desactualizado y obsoleto
HISTORIA Y GEOGRAFA/ PRIMERO, SEGUNDO Y
GRETY GONZLES 0,943 2,829 0
352 TERCERO 3 3 Desactualizado y obsoleto
LUIS GRACIA
ESTUDIOS SOCIALES/ OCTAVO AO 5,000 5,000 0
353 GONZLES 1 1 Desactualizado y obsoleto
LUIS GRACIA
ESTUDIOS SOCIALES/ NOVENO AO 5,000 5,000 0
354 GONZLES 1 1 Desactualizado y obsoleto
LUIS GRACIA
LIBRO DE ESTUDIOS SOCIALES/ DCIMO AO 5,000 5,000 0
355 GONZLES 1 1 Desactualizado y obsoleto
ALEJANDRO
CVICA Y VALORES 7,950 7,950 0
356 MARTINEZ ESTRADA 1 1
ALEJANDRO
GEOGRAFA ECONMICA DEL ECUADOR 7,250 7,250 0
357 MARTNEZ ESTRADA 1 1
358 ATLAS DEL MUNDO 3,000 1 3,000 1 0
Total 40,9520 269 51,7946 269 0
187
D2
38/71
Mapoteca
rea: Historia y Geografa
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
188
D2
39/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
189
D2
40/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
26.- MAPA DE CORRIENTES MARINAS DEL
0,019 0
ECUADOR 0,019 1 1 Desactualizado y obsoleto
190
D2
41/71
191
D2
42/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
GOLA NEGRI
TRATADO DE BOTNICA 0,8000 1 0,800 0
416 CAPPELLETTI 1
HCTOR VIZUETE
DIDCTICA DE BIOLOGA Y QUMICA 0,0060 2 0,012 0
417 HEREDIA 2
CIENCIAS NATURALES PRIMER CURSO CICLO CARLOS NAVAS
0,0320 1 0,032 0
418 BSICO VERA 1
192
D2
43/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
GERARDO
NOMENCLATURA QUMICA INORGNICA ARMENDRIS 1,2000 1 1,200 0
431 GAVILNEZ 1
MATERIALES Y APARATOS PARA LABORATORIO DE ALFONSO A.
0,9600 1 0,960 0
432 QUMICA CARRILLO 1
433 NUESTRA QUMICA LUIS CARILLO C. 7,0000 1 7,000 1 0
DR. RODRIGO
BIOLOGA Y ECOLGICA 6,4000 1 6,400 0
434 ESTRELLA AGUIRRE 1
Total 15,5600 4 15,5600 4 0
Elaborado por:V.G.Y.H Fecha:2011-09-02
Supervisado por:M.J.G.S Fecha:2011-09-02
193
D2
44/71
Biblioteca
Anaquel No. 3
rea: Ingls
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
ENGLISH LANGUAGE
ENGLISH THIS WAY # 1 0,0010 1 0,001 1 0
501 SERVICES, INC. Desactualizado y obsoleto
CENTRO DE CULTURA
ENGLISH LITERATURA COURSE I POR 0,0342 1 0,034 1 0
502 CORRESPONDENCIA
CENTRO DE CULTURA
ENGLISH LITERATURA COURSE III POR 0,0342 1 0,034 1 0
503 CORRESPONDENCIA
CENTRO DE CULTURA
ENGLISH LITERATURA COURSE XIII POR 0,0342 1 0,034 1 0
504 CORRESPONDENCIA
ARTURO CUYES
DICCIONARIO INGLS ESPAOL 0,0010 1 0,001 1 0
505 ARMENGOL Desactualizado y obsoleto
194
D2
45/71
195
D2
46/71
SEGUNDO
DIBUJO/ TERCER CURSO CICLO BSICO 0,0034 1 0,003 1 0
MALDONADO
576
196
D2
47/71
rea: Contabilidad
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
FINNEY H. Y MILLER
CURSO DE CONTABILIDAD INTERMEDIA 0,0132 3 0,040 3 0
601 H.
BALDOMERO CERDA
BIBLIOTECA MODERNA DE CONTABILIDAD 0,0171 9 0,154 9 0
602 RICHART
CLASIFICACIN DE INGRESOS DEL SECTOR CONTRALORA
0,0720 1 0,072 1 0
603 PBLICO GENERAL
CONTRALORA
METODOLOGA DE COSTOS GUBERNAMENTALES 0,0280 1 0,028 1 0
604 GENERAL
INSTRUCTIVO DE LA CODIFICACIN UNIFORME
PARA EL PROCESAMIENTO AUTOMTICO DE LOS CONTRALORA
0,0140 1 0,014 1 0
ACTIVOS, PASIVOS, PATRIMONIOS, INGRESOS, GENERAL
605 GASTOS Y COSTOS
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL/MANUAL
CONTRALORA
ESPECIALIZADO PARA ESTABLECIMIENTOS DE 0,0400 1 0,040 1 0
GENERAL
606 EDUCACIN MEDIA
MANUAL GENERAL DE CONTABILIDAD CONTRALORA
0,0200 1 0,020 0
607 GUBERNAMENTAL GENERAL 1
MANUAL ADMINISTRATIVO, FINANCIERO PARA CONTRALORA
0,0100 1 0,010 0
608 COLEGIOS E INSTITUTOS SUPERIORES FISCALES GENERAL 1
CONTROL/ REVISTA DE LA CONTRALORA CONTRALORA
0,0144 1 0,014 0
609 GENERAL DEL ESTADO GENERAL 1
ANGELO HERRERA F.
ESTUDIOS GRADUADOS Y HARRIET M. 0,0040 1 0,004 0
610 JOHNSON 1
CONTABILIDAD GENERAL/ TEORA Y PRACTICA DR. JOS OROZCO
0,0680 1 0,068 0
611 APLICADA A LA LEGISLACIN LABORAL CADENA 1 Desactualizado y obsoleto
0,3007 21 0,464 21 0
Libros para la baja
197
D2
48/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
612 CURSO DE CONTABILIDAD SUPERIOR FINNEY H. Y MILLER H. 0,0132 1 0,013 1 0
CURSO DE CONTABILIDAD SUPERIOR/ TEORA Y MATERIAL DE
613 FINNEY H. Y MILLER H. 0,0132 1 0,013 1 0
PRACTICA TOMO 1
EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIN EN LAS VICTOR A. REINOSO
614 0,0132 1 0,013 1 0
EMPRESAS CIFUENTES Desactualizado y obsoleto
GERMAN VSQUEZ
621 LEGISLACIN LABORAL ARTESANAL Y TRIBUTARIA 3,0000 1 3,000 1 0
GALARZA
FRANCISCO MARN
622 MECANOGRAFA PRCTICA N 1 Y 2 4,9500 2 9,900 2 0
RIVERA
Total 19,9063 27 45,1897 27 0
198
D2
49/71
199
D2
50/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
TECNOLOGA CURSOS PROFESIONALES DE
MECNICA AGRCOLA TOMO 1/ NOCIONES SOBRE
641 R. AUGE 0,0181 1 0,018 1 0
ESTRUCTURA Y LABOREO DE SUELOS. LOS
ARADOS
TECNOLOGA DE CURSOS PROFESIONALES DE
MECNICA AGRCOLA TOMO 3/ PLANTADORAS Y
642 R. AUGE 0,0181 1 0,018 1 0
CEGADORAS. COSECHADORAS. LA COSECHA DEL
MAZ
CONTRALORA
643 CONTROL DE OBRAS PBLICAS GENERAL/ JAIME 0,0024 1 0,002 1 0
SNCHEZ VALDIVIEZO
200
D2
51/71
201
D2
52/71
202
D2
53/71
rea: Forestacin
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
203
D2
54/71
AUDIVISUALES DEL
747 TRANSPARENCIAS DE RIEGO ECUADOR V.G. CA. 0,0543 70 3,800 70 0
LTDA.
204
D2
55/71
rea: Avicultura
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
761 ANATOMA DE LAS AVES D.A. EDE M.S., PH.D. 0,0137 1 0,014 1 0
762 AVICULTURA PRCTICA JOHN PORTSMOUTH 0,0145 1 0,014 1 0
205
D2
56/71
206
D2
57/71
rea: Apicultura
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
JUAN MANUEL
791 APICULTURA 0,0280 1 0,028 1 0
SECULVEDA GIL
792 MULTIPLICACIN DEL COLMENAR TOMO 1 Y 2 A. ROMA FABREGA 0,0560 2 0,112 2 0
ELAS ALINS
793 GUA PRCTICA DE LA APICULTURA 0,1100 1 0,110 1 0
CASAGRAN
207
D2
58/71
rea: Cunicultura
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
806 TRATADO DE CUNICULTURA BENITO RODRGUEZ 0,0059 1 0,006 1 0
BIBLIOTECA
807 CUY ALIMENTO POPULAR 0,0198 1 0,020 1 0
AGROPECUARIA
808 ALIMENTACIN DEL CONEJO CARLOS DEBLAS 0,0740 1 0,074 1 0
809 CRA DEL CONEJO PARA CARNE CLELIA PASCUAL 0,0140 1 0,014 1 0
Total 0,1137 4 0,114 4 0
208
D2
59/71
209
D2
60/71
rea: Ovinotecnia
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
210
D2
61/71
211
D2
62/71
212
D2
63/71
rea: Fruticultura
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
ESTEBAN CALDERN
872 MANUAL DEL FRUTICULTOR MODERNO 0,1427 6 0,856 6 0
ALCARAZ
BAUDILLO
874 PODAS Y DESARROLLO DE LOS FRUTALES 0,7800 1 0,780 1 0
JUSCAFRESA
213
D2
64/71
MIGUEL MARTNEZ
882 AGRICULTURA PRCTICA 0,0736 1 0,074 1 0
PLANAS
214
D2
65/71
ERSTON V. MILLER,
896 FISIOLOGA VEGETAL 0,0060 1 0,006 1 0
PH.D.
215
D2
66/71
rea: Horticultura
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
J.V MAROTO
913 HORTICULTURA HERBCEA ESPECIAL 0,1116 1 0,112 1 0
BORREGO
216
D2
67/71
rea: Zootecnia
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
B. H. DAVEY, BSC.
926 PRODUCCIN DE CARNE DE VACUNO 0,0091 1 0,009 1 0
DR. R.W. POMEROY
PREPARACIN PARA EL DESARROLLO DE LA
927 SIMPOSIO 0,0084 1 0,008 1 0
INDUSTRIA LECHERA EN AMRICA
GORDON
928 ZOOLOGA GENERAL 0,0349 1 0,035 1 0
ALEXANDER
GUA PRCTICA DE VETERINARIA CMO CUIDAR
929 DR. C.E SPAULDING 0,0568 1 0,057 1 0
SUS ANIMALES
MANEJO DEL GANADO/NOCIONES
930 M. BUCKET 0,0294 1 0,029 1 0
FUNDAMENTALES
J. CARLOS DEBLAS Y
931 ALIMENTACIN DE LOS RUMIANTES 0,2294 1 0,229 1 0
MARA JESS FRAGA
217
D2
68/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
EMILIO AYALA
939 CMO MANEJAR LA ALIMENTACIN ANIMAL 0,0159 1 0,016 1 0
MARTN
Faltante
Elaborado por:V.G.Y.H Fecha:2011-09-02
Supervisado por:M.J.G.S Fecha:2011-09-02
218
D2
69/71
219
D2
70/71
Costo En el
Ordinal Ttulo Autor Total Revisado Diferencia Observaciones
Unitario rea
MINISTERIO DE
EDUCACIN Y
PLAN Y PROGRAMAS PARA EL BACHILLERATO EN CULTURA/ DIRECCIN
956 HUMANIDADES/ ESPECIALIZACIN FSICO- NACIONAL DE 0,0004 1 0,000 1 0
MATEMTICAS PLANEAMIENTO DE
PROGRAMACIN
EDUCATIVA
Desactualizado y obsoleto
LEY DE EDUCACIN Y CULTURA Y REGLAMENTO/ CORPORACIN DE
957 LEY DE UNIVERSIDADES Y ESCUELAS ESTUDIOS Y 0,0004 1 0,000 1 0
POLITCNICAS PUBLICACIONES Desactualizado y obsoleto
CAMARA NACIONAL
LEY DE EDUCACIN Y REGLAMENTO GENERAL DE
958 DE 0,0128 3 0,038 3 0
LA LEY DE EDUCACIN
REPRESENTANTES Desactualizado y obsoleto
CUADERNOS DE
959 FOLLETOS DE AGRICULTURA CAPACITACIN 0,0004 4 0,002 4 0
POPULAR Desactualizado y obsoleto
CORPORACIN DE
LEY DE CARRERA DOCENTE Y ESCALAFN DEL
960 ESTUDIOS Y 0,6000 1 0,600 1 0
MAGISTERIO NACIONAL Y REGLAMENTO
PUBLICACIONES Desactualizado y obsoleto
220
D2
71/71
El da 17 de Septiembre del 2011, se efecto la constatacin fsica de libros y colecciones en presencia del Sr. Urkien Guadalupe Guardalmacn, Sr.
Wilson Orozco Bibliotecario y Lic. Franklin Lunavictoria Rector , empezando las 08H30 a.m y concluyendoo las 16H00 a.m.
Comentario
La constatacin fsica evidenci la existencia de libros y colecciones obsoletos, desactualizados, en desuso que deben ser dados de baja y faltantes
debido a que no se lleva un registro adecuado de salida de libros.
221
D3
1/1
ANLISIS DE ADQUISICIONES
Ingresado
Compro Cantid Valor Valor al
Fecha Proveedor Descripcin Inventario Observaciones
bante ad Unitario Total
Si No
Engineering
in Software
Computadora Intel COR 2
06/12/2010 628 Systems 1 687,50 687,50 X
Duo
"ENSYS
DATA"
San
06/12/2010 13436 Francisco- 1 Fax Panasonic 129,46 129,46 X
IMPOEKSA
Total 816,96 816,96
Comprobado sumas
Comentario: Los bienes adquiridos en la fecha 06/12/2010 constan en el inventario de activos fijos.
222
D4
1/1
Tipo de
Proveedor Fecha Detalle Valor A B C D E Observaciones
Documento
Engineering in
1
Software El bien se
Computado
Factura Systems 06/12/2010 770,00 encuentra en
ra Intel Cor
"ENSYS Colectura. @
2 Duo
DATA"
El bien se
San Francisco- 1 Fax
Factura 06/12/2010 145,00 encuentra en
IMPOEKSA Panasonic
Rectorado. @
Cumple A Autorizacin
No cumple B Entregado
Verificado
@ Inspeccin fsica C fisicamente
Se encuentra en
D uso
E Codificados
223
D5
1/1
ANLISIS DE LEGALIDADES
A
B
C
D
E
A
B
C
D
E
Cumple
No cumple
A Autorizado S.R.I
B Caducidad
Firmas
C autorizadas
D Clculo IVA 12%
E Total
224
D6
1/1
Bienes Inmuebles
Registrad
Acta de
Fecha de Institucin Valuacin del o en la
Entega Cantidad Descripcin Observaciones
Entrega Donante Inmueble Institucin
Recepcin
Si No
Municipio El bien inmueble no
17/05/2010 _ de 1 Bateria sanitaria 15377,22 X ha sido ingresado
Riobamba al inventario.
Municipio El bien inmueble no
Sala de
08/07/2010 _ de 1 28985,72 X ha sido ingresado
Audivisuales
Riobamba al inventario.
Total 44362,94
Comprobado sumas
Valor tomado de la documentacin entregada por el Departamento de Obras Pblicas del
Ilustre Municipio de Riobamba.
225
D7
1/1
DEPRECIACIN DE BIENES
Copiadora marca
Ricoh, modelo aficio 400,00 10,00% 10 4,00 48,00
350
Comprensor color
300,00 10,00% 10 3,00 36,00
amarillo
Total 7,00 84,00
Elaborado por:V.G.Y.H Fecha:2011-09-02
Supervisado por:M.J.G.S Fecha:2011-09-02
Cos to % de De pre ciacin De pre ciacin
Activos Fijos Vida til
His trico De pre ciacin Me ns ual Anual
Comprobado sumas
Comentario: El Colegio no realiza la deprecicin de los activos fijos, debido a que los
mismos no se encuentran valuados.
Elaborado por:V.G.Y.H Fecha:2011-09-02
Supervisado por:M.J.G.S Fecha:2011-09-02
226
D8
1/1
ALMACENAMIENTO DE BIENES
Bodega General
D7
1/1
227
D9
1/1
VALUACIN DE BIENES
Bienes Muebles
Cos to
Cos to Cos to
Re fe re ncial
No. De s cripcin ante s de l de s pu s Obs e rvacione s
s egn e l
avalo de l avalo
Me rcado
M ueble s y e ns e re s
Archivador metlico, color
1 0,06 120,00 80,00
plomo, con 4 servicios
Silla de tubo expandible, color
1 0,01 20,00 15,00
mostaza
Escritorio tipo secretaria, color
1 0,05 80,00 60,00
plomo, con 4 servicios
M aquinaria y Equipo
Computador Intel Pentium 6
2,66, monitor, teclado, mouse
1 80,00 550,00 80,00
genius y regulador de voltaje
100w .
Copiadora marca Ricoh,
1 1300,00 1500,00 400,00
modelo af icio 350
1 Comprensor color amarillo 350,00 200,00 300,00
Total 935,00
Bienes Inmuebles
Cos to
Cos to Cos to
Re fe re ncial
No. De s cripcin ante s de l de s pu s Obs e rvacione s
s egn e l
avalo de l avalo
Me rcado
1 Bateria sanitaria 15377,22 15377,22 15.377,22
1 Bloque de Aulas 6671,19 6671,19 6.671,19
1 Bodega de Tractor 5347,02 5347,02 5.347,02
Total 27395,43
Semovientes
Cos to
Cos to Cos to
Re fe re ncial
No. De s cripcin ante s de l de s pu s Obs e rvacione s
s egn e l
avalo de l avalo
Me rcado
1 Ganado bovino 500,00 600,00 600,00
1 Ganado ovino 80,00 90,00 90,00
1 Ganado caprino 60,00 70,00 70,00
Total 760,00
Biblioteca
Cos to
Cos to Cos to
Re fe re ncial
No. De s cripcin ante s de l de s pu s Obs e rvacione s
s egn e l
avalo de l avalo
Me rcado
Comprobado sumas
Valor tomado de la valuacin determinada por Muebles Burbano
Valor tomado del Informe de Evaluacin de la Infraestructura realizado por el
Departamento de Obras Pblicas del Ilustre Municipio de Riobamba
Valor tomado de la valuacin determinada por el Tcnico del Camal Municipal
Valor tomado de la valuacin determinado por Librera Gama
Comentario: Luego de realizar el correspondiente avalo a los activos fijos del Colegio se
determino que el costo que presentan no corresponde al precio real actual, cabe rescatar
que la base para la valuacin fue un costo referencial segn el mercado y la evaluacin
sobre el estado el bien mismo.
228
D10
BAJA Y VENTA DE BIENES 1/1
Par a la Para la
No. De s cripcin Obs e r vacione s
Baja Ve nta
Comprobado sumas
Determinado en la Constatacin Fsica
Determinado en el Informe del Tcnico del Camal Municipal
229
CLASIFICACIN, VALORACIN Y REGULACIONES
D10
PARA ESTABLECER SALDO DE AUDITORA 1/2
Saldo Inventario
Saldo Auditora
Administrativo
Bienes sujetos
Herramientas
Semovientes
Maquinaria y
Informticos
Colecciones
Artsticos y
Sistemas y
Culturales
Diferencia
Mobiliario
Paquetes
a Control
Terrenos
Cantidad
Equipos,
Edificios
Libros y
Equipo
Bienes
reas
Bienes Muebles
203 Bodega 225,00 1916,20 100,00 35,00 407,20 447,20 3130,60 2510,42 620,18
19 Rectorado 153,00 34,00 160,00 35,00 382,00 140,26 241,74
6 Vicerrectorado 65,00 80,00 3,00 148,00 105,91 42,09
15 Colectura 135,00 45,00 600,00 12,00 792,00 1057,08 -265,08
14 Inspeccin 385,00 270,00 5,00 660,00 1169,44 -509,44
12 Orientacin 73,00 102,00 670,00 845,00 1061,31 -216,31
21 Secretaria 195,00 95,00 500,00 19,00 809,00 1147,51 -338,51
23 Biblioteca 125,00 370,00 5,00 500,00 1759,90 -1259,90
Saldo Inventario
Saldo Auditora
Administrativo
Bienes sujetos
Herramientas
Semovientes
Maquinaria y
Informticos
Colecciones
Artsticos y
Sistemas y
Culturales
Diferencia
Mobiliario
Paquetes
a Control
Terrenos
Cantidad
Equipos,
Edificios
Libros y
Equipo
Bienes
reas
Bienes Inmuebles
3 Terrenos 202000,00 202000,00 40000,00
2216,000 3908,730 3143,500 560,000 0,000 0,000 0,000 0,000 567,200 646,200 396816,210 84257,164 -959,900
231
Captulo V
232
COLEGIO TCNICO
AGROPECUARIO SAN JUAN
Propuesta de un Manual de
Procedimientos para el
Manejo y Control de los
Activos Fijos
Violeta Yuquilema
233
5. Propuesta: Manual de Procedimientos para el Manejo y Control de
Activos Fijos
5.1 Introduccin
5.2 Objetivos
5.2.1 Objetivo General
235
Reglamento Sustitutivo para el Manejo y Control de Bienes del Sector
Pblico.
Reglamento General de la Ley de Contratacin Pblica.
Reglamento para el Control Administrativo de los Bienes no
considerados Activos Fijos.
Normas Tcnicas de Control Interno; Principios, Polticas y Normas
Tcnicas de Contabilidad.
Catlogo General de Cuentas.
Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental.
Principios de Contabilidad Gubernamental.
5.4 Importancia
236
5.5 Alcance
Para que sta Propuesta sea aplicada de una manera adecuada, debe ser
tomado en cuenta las siguientes disposiciones de la ley:
239
Cumplir y hacer cumplir las recomendaciones emitidas en
auditoras realizadas a la Institucin por parte de la Contralora
General del Estado.
Designar el equipo que se encargar de realizar constataciones
fsicas y actualizaciones de los bienes de la Institucin.
Elaborar la Proforma del Presupuesto.
Conformar las Comisiones Permanentes, entre ellas la Comisin
Econmica, de acuerdo al Reglamento Interno.
Responsabilizarse conjuntamente con el Rector por la adecuada
Administracin Financiera y Presupuestaria.
Conocer y aprobar el plan a seguir por el rea de Produccin
anualmente.
Autorizar al Rector efectuar inversiones en Activos Fijos, de
acuerdo con las disposiciones legales.
Estudiar y preparar el plan de adquisiciones para cada ao.
Realizar constataciones sorpresivas en Bodega, Laboratorios y
otras reas.
5.8.2 Rector
240
Autorizar gastos e inversiones por el valor de hasta tres salarios
mnimos vitales, con aplicacin a la respectiva partida del
presupuesto del establecimiento e informar al Consejo Directivo.
Proponer la aplicacin de los procedimientos y formatos
contenidos en el presente Propuesta a Bodega, Colectura, y a
las diferentes reas, y velar por el cumplimiento permanente de la
misma.
Formar parte del Consejo Directivo en donde designar en forma
escrita a un representante para la constatacin fsica, donde
conjuntamente con el Colector y Guardalmacn verificarn que los
mismos existan de acuerdo a los registros.
Implantar un adecuado control interno para el correcto manejo,
administracin, conservacin de los bienes de la Institucin.
Controlar que los activos fijos sean utilizados solo para
actividades administrativas, financieras, acadmicas, o de
cualquier ndole institucional, y que los mismos sean
adecuadamente resguardados y en caso de ser necesario se les
brinde el mantenimiento y reparacin adecuados.
Suscribir el acta para la baja definitiva de los bienes de propiedad
de la Institucin que se encuentren obsoletos, daados e
imposibles de reparar y fuera de uso.
Presentar una denuncia ante la autoridad competente para que
realice las investigaciones, cuando se haya producido un acto
delictivo en donde hayan sido sustrados bienes de la Institucin,
contratar el abogado, y dependiendo de lo que determine el juez,
dar de baja o proceder a la reposicin de dichos bienes.
Cumplir y hacer cumplir todas las leyes y reglamentos en donde
establecen la forma de administrar los bienes pblicos.
Colaborar en la formulacin del plan anual de adquisiciones con
propuestas encaminadas al desarrollo institucional.
241
Formar parte del proceso de contratacin para bienes y servicios,
en la autorizacin de cualquier tipo de compra en sujecin a lo
que dicta la ley y reglamento de compras pblicas.
5.8.3 Colector
243
Ser responsable de reponer o reparar el bien en caso de
negligencia por la prdida o deterioro de los bienes que estn a
su cargo.
Practicar constataciones fsica en forma peridica por lo menos
una vez al ao o cuando sea requerida a travs del cotejo fsico
con los registros existentes, sean estos bienes antiguos o nuevas
incorporaciones, a fin de detectar desviaciones y posibles
faltantes y tomar las decisiones correctivas adecuadas.
Realizar la entrega de bienes oportunamente al funcionario
designado mediante actas de entrega-recepcin, donde se
describir las condiciones de los bienes entregados, y se
legalizar con las firmas del Guardalmacn y el servidor que
recibe el bien.
Gestionar frente al Consejo Directivo la baja de bienes, para que
este proceso sea realizado de manera oportuna.
Efectuar la codificacin fsica de los bienes existentes, de
conformidad con lo que dicta las leyes y reglamentos para este
fin.
Conciliar los registros de adquisiciones hechos en el ao con el
Colector, respecto a los existentes, tanto en registros como
fsicamente.
Intervenir junto con el Colector en la recepcin de los bienes
adquiridos y verificar que estos estn de acuerdo a lo solicitado.
Efectuar los procesos de recepcin, ingreso, identificacin,
ubicacin, almacenamiento, custodia, egreso y control de los
inventarios de bienes bajo su responsabilidad.
Mantener actualizado el inventario de bienes.
Aplicar las normas de control interno para bienes emitida por la
Contralora General del Estado.
244
5.8.5 Usuario - Responsable Directo
245
5.8.6 Jefe de Zona Semovientes
246
5.9 Procedimientos
Todos los bienes que ingresen a la Institucin, ya sea por compra, donacin,
o reposicin, sern registrados como parte del patrimonio institucional; para
cumplircon este objetivo se han diseado los procedimientos y formularios
correspondientes.
Descripcin de Actividades
Planificacin
La Institucin elaborar su presupuesto para operar durante un ao fiscal de
conformidad con los presupuestos del Estado y la asignacin que este haya
designado para la misma. En donde en base a los requerimientos de cada
rea y en general a las necesidades de la Institucin, se elaborara el Plan
Anual de Adquisiciones.
Proceso de Adquisicin
248
Subasta inversa
Tabla No.9: Proceso de Subasta Inversa
Licitacin
249
nfima Cuanta
Tabla No. 11: Proceso de nfima Cuanta
Menor Cuanta
250
Montos de Cotizacin
Tabla No.13: Montos de Cotizacin
251
Tabla No. 15: Proceso de Adquisicin Simple
AGENTE OPERACIONES
252
PROCEDIMIENTO: PROCESO DE ADQUISICIN SIMPLE
AGENTE OPERACIONES
Receptan los bienes junto con la factura, de acuerdo a las
Colector/ especificaciones de la compra, y en ciertas ocasiones
Solicitante del Bien dentro del pago vendr incluido el flete de los bienes hasta
la Institucin.
Paga a travs de transferencia bancaria, una vez recibida
y revisada el contenido de los datos del Colegio en la
Colector
factura, y recibido el bien en calidad y cantidad, de
conformidad con la orden de compra.
Si es el caso de retencin: Elabora el respectivo
Colector comprobante de retencin, y dems documentacin que
sea necesario.
Si no es el caso de retencin: Efecta el registro contable
Colector con toda la documentacin sustentatoria conforme a las
normas establecidas. (fin)
Fuente: Normativas varias para bienes del Sector Pblico
Elaborado por: Las Autoras
253
Figura No.3: Diagrama del Proceso de Adquisicin Simple Parte I
254
Figura No.4: Diagrama del Proceso de Adquisicin Simple Parte II
255
Figura No.5: Formato de Requisicin de Compra
PEDIDO N*:______
FECHA DE PEDIDO :
POR PEDIDO DE :
REA SOLICITANTE :
FECHA DE ENTREGA:
Cantidad
No. Descripcin del Bien Unidad de m edida
Solicitada
OBSERVACIONES:_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
SOLICITANTE: RECTOR:
f: f:
CI : CI :
Una vez que los activos fijos ingresan a la Institucin deben verificarse si las
caractersticas concuerdan con el contrato, almacenarse, y finalmente
256
entregado al responsable de su uso y cuidado con la documentacin
correspondiente.
Descripcin de Actividades
257
PROCEDIMIENTO: PROCESO DE INSPECCIN, RECEPCIN,
ALMACENAMIENTO, USO Y CONSERVACIN
AGENTE OPERACIONES
Verifica que las instalaciones para el almacenamiento de
bienes estn adecuadamente ubicadas, cuenten con el
Guardalmacn espacio suficiente y las seguridades necesarias. Nota:
Estar prohibido el acceso a bodega a personas no
autorizadas.
Formulan los procedimientos que permitan una adecuada
Guardalmacn/
conservacin, seguridad, manejo y control de bienes que
Rector/ Colector
se encuentran en bodega.
Notifica previamente a la persona responsable del rea
solicitante para la entrega de bienes y proceder a la
Guardalmacn
entrega mediante la respectiva firma del acta de entrega
recepcin.
Entrega de bienes y para un mejor control lo har a travs
Guardalmacn
del formato de Resguardo Interno.
Firman un documento de resguardo interno en donde el
Usuario usuario se responsabiliza por la buena conservacin,
administracin y utilizacin de los bienes confiados. (fin)
Fuente: Normativas varias para bienes del Sector Pblico
Elaborado por: Las Autoras
258
Figura No.6: Diagrama del Proceso de Inspeccin, Recepcin,
Almacenamiento, Uso y Conservacin de Activos Fijos Parte I
PROCESO: INSPECCIN, RECEPCIN, CDIGO: 2
COLEGIO TCNICO ALMACENAMIENTO, USO Y CONSERVACIN
AGROPECUARIO SAN JUAN (2) HOJA 1 DE 2
COLECTOR/ RECTOR/
COLECTOR GUARDALMACN GUARDALMACN GUARDALMACN/ USUARIO
COLECTOR
INICIO
NO
Comunica al SI
Colector de los
bienes no conforme
Registra, codifica y
personaliza por c/
activo fijo una hoja
de vida 1
259
Figura No.7: Diagrama del Proceso de Inspeccin, Recepcin,
Almacenamiento, Uso y Conservacin de Activos Fijos Parte II
260
Figura No.8: Formato de Acta Entrega - Recepcin
Al efecto con la presencia de las personas m encionadas anteriorm ente se procede a realizar la diligencia de entrega-recepcin correspondiente, de los activos que se detallan a continuacin:
SUMAN
f: f:
CI : CI :
261
Figura No.9: Formato de Ingreso a Bodega
N*:_________
FECHA DE INGRESO :
Cos to
No. Cdigo Cantidad Unidad De scripcin ( Tipo, m arca, m odelo,s erie color, m aterial) Costo Total Obse rvacione s
Unitario
OBSERVACIONES:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
COLECTOR: GUARDALMACN:
f: f:
CI : CI :
262
Figura No.10: Formato de Hoja de Vida de Bienes Inmuebles
INFORMACIN DE LA CONSTRUCCIN:
Fecha de Construccin:
Ao de Construccin:
Costo
No. de Costo
No. Cdigo Descripcin Color Medida Estim ado al Observaciones
Catastro Histrico
01/09/11
Total
263
Figura No.11: Formato de Hoja de Vida de Bienes Muebles
Adquisicin No de Factura:
Donacin No de Acta :
Reposicin Funcionario que repone:
Costo
Costo
No. Cdigo Descripcin Marca Modelo Serie Ao Color Estim ado al Observaciones
Histrico
01/09/11
Total
264
Figura No.12: Formato de Hoja de Vida de Semovientes
Peso Costo
Fecha de Aos de Costo
No. Arete # Tipo de Semoviente Tatuaje Nom bre Estado Sexo Raza Color Estim ado Observaciones
Nacim iento Vida Histrico
Nac. al 01/09/11
Actual (kg)
(kg)
Total
265
Figura No.13: Formato de Hoja de Vida de Libros y Colecciones
Adquisicin No de Factura:
Donacin No de Acta :
Reposicin Funcionario que repone:
Ubicacin
Costo
Costo
No. Cdigo Ttulo Autor Ao No. de Pginas Editorial Im preso en Color Estim ado al Observaciones
No. de Histrico
01/09/11
Materia
Anaquel
Total
266
Figura No.14: Formato de Resguardo Interno
N*:
OBSERVACIONES:______________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
NOTA: El usuario al firmar el resguardo de los bienes que sean asignados, velar por la buena conservacin de los bienes confiados a
su guarda, administracin o utilizacin. En caso de destruccin o prdida del bien, por negligencia del usuario, repondr el bien con las
mismas caractersticas y al precio actual del mercado.
f: f:
CI : CI :
267
5.9.1.3 Donacin de ActivosFijos
Descripcin de Actividades
268
Tabla No.17: Proceso de Donacin de Activos Fijos
269
PROCEDIMIENTO: PROCESO DE DONACIN DE ACTIVOS FIJOS
AGENTE OPERACIONES
Notifica previamente a la persona responsable del rea
Guardalmacn
solicitante para la entrega de bienes.
Entrega de bienes recibidos en donacin al Usuario
Guardalmacn responsable mediante la respectiva acta de entrega -
recepcin.
Recibe el bien y se responsabiliza por la buena conservacin,
administracin y utilizacin de los bienes confiados a l, y para
Usuario
un mejor control lo har a travs del formato de Resguardo
Interno. (fin)
Fuente: Normativas varias para bienes del Sector Pblico
Elaborado por: Las Autoras
270
Figura No.15: Diagrama Proceso de Donacin de Activos Fijos Parte I
271
Figura No.16: Diagrama Proceso de Donacin de Activos Fijos Parte II
272
Figura No.17: Formato de Acta Entrega - Recepcin
Al efecto con la presencia de las personas m encionadas anteriorm ente se procede a realizar la diligencia de entrega-recepcin correspondiente, de los activos que se detallan a continuacin:
SUMAN
f: f:
CI : CI :
273
Figura No.18: Formato de Ingreso a Bodega
N*:_________
FECHA DE INGRESO :
Costo
No. Cdigo Cantidad Unidad Des cripcin ( Tipo, m arca, m odelo,s erie color, m aterial) Cos to Total Obse rvaciones
Unitario
OBSERVACIONES:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
COLECTOR: GUARDALMACN:
f: f:
CI : CI :
274
Figura No. 19: Formato de Resguardo Interno
N*:
OBSERVACIONES:______________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
NOTA: El usuario al firmar el resguardo de los bienes que sean asignados, velar por la buena conservacin de los bienes confiados a
su guarda, administracin o utilizacin. En caso de destruccin o prdida del bien, por negligencia del usuario, repondr el bien con las
mismas caractersticas y al precio actual del mercado.
f: f:
CI : CI :
275
5.9.2 Egreso de activos fijos
Proponemos dos tipos de formatos, que podran ser utilizados cuando bienes de
la Institucin deben salir de las instalaciones fsicas, al igual que cuando los libros
de Biblioteca son prestados.
276
Figura No.20: Formato de Egreso a Bodega
M OTIVO DE LA SALIDA:
Reparacin y Mantenimiento Venta Prestacin
NOTA: En caso de que el bien no f uera devuelto la f echa sealada, se realizar la notif icacin correspondiente para que el Rector tome las medidas pertinentes.
f: f:
CI : CI :
277
Figura No.21: Formato de Egreso de Libros de Biblioteca
N*:________
FECHA DE SOLICITUD :
SOLICITADO POR :
REA A LA QUE PERTENECE :
FECHA DE ENTREGA :
NOTA: En cas o de exceder el plazo prees tablecido de devolucin del bien, s e realizar la notificacin corres pondiente para que el Rector tom e las
m edidas pertinentes .
f: f:
CI : CI :
278
5.9.2.2 Baja de activos fijos
1. Por obsolescencia
2. Por robo
3. Por prdida o caso fortuito
4. Por muerte o enfermedad incurable de semovientes
Descripcin de Actividades
Por obsolescencia
279
PROCEDIMIENTO: PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS POR
OBSOLESCENCIA
AGENTE OPERACIONES
Est OK del bien: Determina en el informe tcnico
que no debe ser dado de baja por seguir siendo til
Colector para la Institucin y Archiva el informe tcnico,
archivan el pedido y comunican a los solicitantes del
particular a los solicitantes. (fin)
Determina el informe dar de baja el bien: Enva
Colector expediente al Rector para que se proceda a emitir la
resolucin.
Si creen Conveniente la destruccin del bien:
Consejo Directivo/ Emite la resolucin de baja y un documento con el
Rector detalle pormenorizado de los bienes que sern
destruidos, el lugar y la fecha.
Recto/ Colector/ Concurren a la diligencia y proceden a la destruccin
Guardalmacn/ de los bienes usando el mejor mtodo de acuerdo a
Delegado de Consejo su naturaleza y tomando en cuenta la no destruccin
Directivo del medio ambiente.
Elaboran acta de baja, en donde se detalla la forma
de destruccin, fecha, hora, lugar, y legalizan con las
Recto/ Colector/
firmas del Rector, Guardalmacn, Colector y del
Guardalmacn/
Delegado. Se entrega una copia de estos al Colector
Delegado de Consejo
para que este efecte los respectivos registros
Directivo
contables, as como tambin al Guardalmacn para
su registro interno y archivo. (fin)
Recto/ Colector/ Si creen Conveniente la donacin del bien:
Guardalmacn/ Donarn a instituciones con fines de ayuda social.
Delegado de Consejo Nota: pero la gran mayora de veces no se lo hace,
Directivo porque generalmente ya son inservibles. (fin)
Fuente: Normativas varias para bienes del Sector Pblico
Elaborado por: Las Autoras
280
Figura No.22: Diagrama del Proceso de Baja de Activos Fijos por
Obsolescencia
281
Figura No.23: Formato del Informe Tcnico
De s cripcin ( Tipo, m ar ca, m ode lo, Diagns tico Re par able Para la Baja
No. Cdigo
s e rie color , m ate rial) T cnico
S No S No
OBSERVACIONES:_________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
f: f: f:
CI : CI : CI :
CAUSAS DE BAJA: ALTERNATIVAS DEL DESTINO FINAL DE LOS BIENES DADOS DE BAJA:
Por Obsolescencia Donaciones : Lugar y f echa:
Por Robo, segn resolucin judicial Destruccin total :
Por destruccin Destruccin con reciclaje :
Por prdida o caso Fortuito Venta :
Incineracin :
Costo
No. Cdigo Descripcin de l Bien Categora del Bien Marca Mode lo Serie Ao Color Observaciones
Histrico
NOTA: Todo bien dado de baja deber ir con el respectivo informe tcnico de la comisin encargada, y las pruebas sustentatorios correspondientes, y los documentos de salida del Colegio.
f: f: f: f:
CI : CI : CI : CI :
283
Por Robo
284
PROCEDIMIENTO: BAJA DE ACTIVOS FIJOS POR ROBO, HURTO Y
CASO FORTUITO
AGENTE OPERACIONES
Levanta el acta de baja luego de efectuadas las
diligencias penales correspondientes que arrojen
que la desaparicin no fue debido a la accin u
omisin al servidor inmediatamente encargado de
los bienes a su custodia, con las firmas de
Rector
legalizacin correspondientes. Se entrega una copia
de estos al Colector para que este efecte los
respectivos registros contables, as como tambin al
Guardalmacn para su registro interno y archivo.
(fin)
En el caso de que se realice un Examen especial de
Auditoria a los bienes de Larga de Duracin por
parte la Contralora General del Estado, detecta la
Contralora ausencia de uno de los bienes institucionales, que
General del deban ser restituidos, los Usuarios debern reponer
Estado inmediatamente dicho bien,o exponerse a las
sanciones que determine este Organismo de
Control.
285
Figura No.25: Diagrama del Proceso de Baja de Activos Fijos por Robo
286
Figura No. 26: Formato de Acta de Baja
CAUSAS DE BAJA: ALTERNATIVAS DEL DESTINO FINAL DE LOS BIENES DADOS DE BAJA:
Por Obsolescencia Donaciones : Lugar y f echa:
Por Robo, segn resolucin judicial Destruccin total :
Por destruccin Destruccin con reciclaje :
Por prdida o caso Fortuito Venta :
Incineracin :
Costo
No. Cdigo Descripcin del Bien Categora del Bien Marca Modelo Serie Ao Color Observaciones
Histrico
NOTA: Todo bien dado de baja deber ir con el respectivo inf orme tcnico de la comisin encargada, y las pruebas sustentatorios correspondientes, y los documentos de salida del Colegio.
f: f: f: f:
CI : CI : CI : CI :
287
Por Prdida o Caso Fortuito
Tabla 20: Proceso de Baja de Activos Fijos por Prdida o Caso Fortuito
288
Figura No.27: Diagrama del Proceso de Baja de Activos Fijos por Prdida o
Caso Fortuito
289
Figura No.28: Formato de Acta de Baja
CAUSAS DE BAJA: ALTERNATIVAS DEL DESTINO FINAL DE LOS BIENES DADOS DE BAJA:
Por Obsolescencia Donaciones : Lugar y f echa:
Por Robo, segn resolucin judicial Destruccin total :
Por destruccin Destruccin con reciclaje :
Por prdida o caso Fortuito Venta :
Incineracin :
Cos to
No. Cdigo De scripcin de l Bie n Cate gora de l Bie n Marca Modelo Se rie Ao Color Obs e rvacione s
Histrico
NOTA: Todo bien dado de baja deber ir con el respectivo inf orme tcnico de la comisin encargada, y las pruebas sustentatorios correspondientes, y los documentos de salida del Colegio.
f: f: f: f:
CI : CI : CI : CI :
290
Baja de Semovientes por Muerte o Enfermedad
291
PROCEDIMIENTO: PROCESO DE BAJA DE SEMOVIENTES POR
MUERTE O ENFERMEDAD INCURABLE
AGENTE OPERACIONES
Si se llega a determinar que hubo
responsabilidad: Se emite una resolucin en
donde se resuelve dar la baja del semoviente, junto
con toda la documentacin acumulada y el acta de
Rector
baja de semovientes que sustenta la baja
formalizada con las firmas del Rector,
Guardalmacn, el Jefe de Produccin y del
Colector.
Proceden a enterrar al animal muerto, y en caso de
Jefe de
enfermedad sacrificarlo tomando las medidas
Semovientes/
necesarias posteriores para que no sea utilizado ni
miembro designado
consumido.
Recibe una copia de la resolucin y el acta de baja
Colector para que este efecte los respectivos registros
contables.
Recibe una copia de la resolucin y el acta de baja
Guardalmacn
para su registro interno y archivo. (Fin).
Fuente: Normativas varias para bienes del Sector Pblico
Elaborado por: Las Autoras
292
Figura No.29: Diagrama del Proceso de Baja de Semovientes por Muerte o
Enfermedad Incurable
293
Figura No.30: Formato de Acta de Baja de Semovientes
CAUSAS DE BAJA:
Por muerte
Por enfermedad
Tipo de Costo
Tatuaje
No. Arete # Sem oviente Nom bre Se xo Costo Histrico Estim ado al Obse rvacione s
01/09/11
NOTA: Todo semoviente dado de baja deber ir con el respectivo inf orme tcnico de uno de los miembros del rea Tcnica junto con los miembros de la comisin encargada, y las pruebas
sustentatorios correspondientes, y la documentacin correspondiente.
f: f: f: f:
CI : CI : CI : CI :
294
5.9.3 Registro de activos fijos
Descripcin de Actividades
Constituirn activos fijos tanto bienes muebles como inmuebles que dispone
la Institucin, que puedan ser contabilizados y reflejados en los estados
financieros y que adems cumplan las siguientes caractersticas:
Constituyen propiedad de la Institucin.
Destinados a actividades institucionales.
Vida til superior a un ao.
El costo del bien sea igual o superior a cien dlares.
Los activos fijos solamente se utilizarn en labores propias de la Institucin y
estarn prohibidos emplearlos para fines personales.
Descripcin de Actividades
Codificacin
Catlogo de Cuentas
296
La estructura del catlogo reconocer una relacin jerrquica de lo general a
lo particular, con los siguientes rangos de agrupacin:
Niveles exclusivos de
Ttulo 9
agrupacin.
Grupo 99
Subgrupo 999
Niveles de movimiento,
Cuentas nivel 1 9 9 9 99 que pueden ser de
agrupacin.
Cuentas nivel 2 9 9 9 99 99
297
Tabla No.23: Codificacin para Activos Fijos establecido por el Sistema de
Contabilidad Gubernamental
1 ACTIVO
1.2. FIJO
Formado por dos dgitos
ms, que identifican las 1.2.01. MUEBLES Y EQUIPO
principales subcuentas DE USO GENERAL
Cuarto del mayor general que
Nivel 1.2.01.01. Muebles de
pueden haber para cada
Administracin
cuenta de los activos
fijos. 1.2.01.02. Equipos de
Administracin, Educacin e
Investigacin.
298
Codificacin para Activos Fijos
1.2.01.01.21.01 Asistente de
Cocina
Este campo ser utilizado
con la ayuda de un 1.2.01.01.21.02 Batidora
listado donde consten los
1.2.01.01.21.03 Cocina
bienes comprendidos en
cada auxiliar de
subcuenta.
299
Codificacin para Activos Fijos
300
Codificacin para Activos Fijos
Cdigo de Usuario
Cdigo de Especificaciones
Clasificacin
El Catlogo General de Cuentas, clasifica a los activos fijos por una parte en
bienes de administracin, dentro de las cuales considera bienes muebles,
inmuebles y semovientes; por otra parte, estn los bienes de produccin, las
misma que considera bienes muebles, inmuebles y semovientes.
301
Tabla 24: Plan de Cuentas para los Activos Fijos
Cdigo Cuentas
14 ACTIVOS FIJOS
14.1.01.03 Mobiliarios
14.1.01.05 Vehculos
14.1.01.06 Herramientas
14.1.03.01 Terrenos
14.1.03.13 Bosques
14.1.05 Semovientes
14.1.05.12 Semovientes
14.2.01.03 Mobiliarios
14.2.01.05 Vehculos
14.2.01.06 Herramientas
302
Cdigo Cuentas
14.2.03.01 Terrenos
14.2.03.13 Bosques
14.2.05 Semovientes
14.2.05.12 Semovientes
303
Descripcin de Actividades
304
posteriormente informar en las notas a los Estados Financieros, que se
tomen las medidas correspondientes.
305
Los gastos de financiamiento utilizados en la inversin de activos fijos
formarn parte del costo del bien, en la medida en que sean devengados
durante el periodo previo a su entrada en funcionamiento; los incurridos con
posterioridad al periodo antes indicado, sern reconocidos como gastos de
gestin.
Descripcin de Actividades
La depreciacin permite distribuir el costo del activo fijo durante su vida til
estimada, por ello cada Institucin registrar la depreciacin que
representar la estimacin de la porcin del valor del activo fijo que se va
consumiendo a travs del tiempo.
Las depreciaciones sern acumuladas en una cuenta de valoracin que se
registrar restando del costo de un activo determinado; cuando un activo
complete su vida til, se mantendr su depreciacin acumulada y su costo
hasta que sea dado de baja o revalorizado.
Vida til
306
Tabla No.26: Vida til de Activos Fijos
Edificaciones
Hormign armado y
50 50
ladrillo
Ladrillo (o Bloque) 40 35 40
Adobe 25 20 25
Madera 20 15 20
Muebles y Enseres 10 10 10
Instalaciones 10 UTPE 10
Equipos de
5 5 5
Computacin
Vehculos 5 UTPE 5
307
Valor Residual
Mtodo de Clculo
Contabilizacin de la Depreciacin
Cuentas
Contabilizacin de Subgrupos 141, 142, 144 complementarias la
la depreciacin 145 el valor contable. acumulacin de la
amortizacin respectiva.
309
Figura No.31: Formato de Depreciacin de Activos Fijos
OBSERVACIONES:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
COLECTOR: GUARDALMACN:
f: f:
CI : CI :
310
5.9.4 Control de Activos Fijos
311
Figura No.32: Formato de Depreciacin de Activos Fijos
312
Figura No.33: Formato de Solicitud de Usuario
N*:_______
FECHA :
ENTREGA : RECIBE :
rea : rea :
Cdigo : Cdigo :
Responsable: Responsable:
Ubicacin anterior : Ubicacin nueva:
No. Cdigo Cantidad Unidad De s cripcin de l Bie n a trans fe rir V . Unitar io V. Total
OBSERVACIONES:__________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
f: f: f:
CI : CI : CI :
313
Figura No.34: Formato de Acta entrega recepcin por cambio de Usuario
Al efecto con la presencia de las personas m encionadas anteriorm ente se procede realizar la diligencia de entrega-recepcin correspondiente, con el corte de cuenta, constatacin fsica y entrega-
recepcin de los activos fijos, traspaso de usuarios que se hace por el m otivo de ___________________________________________, de los activos que se detallan a continuacin:
SUMAN
f: f: f:
CI : CI : CI :
314
5.9.4.2 Constatacin Fsica
315
PROCEDIMIENTO: PROCESO DE CONSTATACIN FSICA
AGENTE OPERACIONES
Si el resultado de la toma fsica ha tenido
diferencias: Notificarn a cada responsable de
Guardalmacn/
rea de las diferencias y ajustes existentes, para
Comisin
que realicen los justificativos que ameriten
.
Si el resultado de la toma fsica no ha tenido
Guardalmacn/
diferencias: (fin)
Comisin
Envan una copia del informe al Rector y una
copia se reparten entre los miembros de la
comisin. El Guardalmacn adicionalmente la
Guardalmacn/ utiliza para actualizar sus inventarios y para
Comisin conciliar con la informacin que tienen el
Colector, para que en base a la toma fsica se
realicen los ajustes correspondientes.
316
Figura No.35: Diagrama del Proceso de Constatacin Fsica
317
Figura No.36: Formato de Acta de Constatacin Fsica
Ubicacin
No. Cdigo Cantidad Descripcin Revisado Diferencias Observaciones
FIRMAS DE CONFORMIDAD:
f: f: f: f:
CI : CI : CI : CI:
318
5.10 Simbologa
Simbologa Denominacin
Proceso
Decisin
Documento
Conector
Conector
Inicio o Fin
Base de Datos
Banco
Contabilidad
319
5.11 Trminos y Definiciones
320
manufactura o produccin de bienes muebles, el procedimiento ser de
adquisicin de bienes. Tambin sern de adquisicin de bienes los contratos
de arrendamiento mercantil con opcin de compra.
Custodia: Obligacin que tiene cada funcionario de cuidar, proteger y vigilar
los activos que se le han asignado.
Egreso de bienes: Es la salida de bienes de la entidad, mediante la
enajenacin a travs de cualquiera de las modalidades: remate al martillo,
remate en sobre cerrado y venta directa, tambin cuando se produce la baja
o transferencia gratuita de los mismos, procedimiento a registrarse el egreso
de stos del patrimonio institucional; para este proceso se han diseado los
formularios.
Fuerza mayor: Circunstancia impredecible e inevitable que provoca algo.
Hurto: Es el acto de apoderarse ilegtimamente de cosa mueble ajena,
substrayndosela a quien la retiene, sin violencia o intimidacin en las
personas, ni fuerza en las cosas. El hecho de llevarse a cabo sin violencia o
intimidacin en las personas, ni fuerza en las cosas, se diferencia
radicalmente del delito de robo.
Obsoleto: Que el bien es anticuado, inadecuado a las circunstancias
actuales.
Pliegos: documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada
procedimiento, que se sujetarn a los modelos establecidos por el Instituto
Nacional de Contratacin Pblica.
Registro: Refiere al asiento de una informacin cualquiera y concreta.
Usuario: Responsable directo por el uso, custodia y conservacin de los
bienes, corresponde a todos los servidores de las entidades y organismos
del sector pblico, sujetos a la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa,
Cdigo del Trabajo, Ley de Servicios Personales por Contrato, Contratos
Civiles y a aquellos que por efectos de acuerdos o convenios, se encuentren
prestando servicios en la entidad, a los cuales se les haya asignado
determinados activos fijos para el desempeo de sus funciones y los que por
delegacin expresa se agreguen a su cuidado.
321
Captulo VI
322
6. Conclusiones y Recomendaciones
6.1 Conclusiones
324
Resumen
325
Summary
A special review of the fixed assets account and a proposal for a management and
control procedures manual of the San Juan Agricultural Technical School of
Chimborazo province was created for the period January 1 to December 31,
2010. The Special Review allows verification, research and evaluatation of limited
aspects relating to financial management, administrative, operational and
environmental activities.
The Special Review report indicated several deficiencies and proposed their
respective remedies: the lack of asset administrative regulations, and therefore it
is recommended to design a procedures manual for management and control of
fixed assets; the lack of asset classification, which should be classified according
to similar characteristics; unapprised assets, which should be given actual value
by status analysis; the absence of physical inventory, it is suggested that
accounting take place at least once a year and through written records; and
facilities are lacking actual security for safeguarding assets, it is recommended
increasing the physical size of the warehouse and designating the assets for
safekeeping.
It is recommended that the governing body of the institution should apply the
findings created by the study for the control of the fixed assets in question in order
to reduce asset risk and maximize its use for institutional purposes. In addition, the
management and control procedures manual should be updated to reflect changes
to applied regulations in the administration of public goods.
326
Bibliografa
COOK John y WINKLE Gary; Auditora. Mxico, McGraw-Hill, 1996. Pgs. 5-9.
327
GRINAKER Robert y BARR Ben; Auditora: El Examen de los Estados
Financieros. Mxico, Editorial Continental, 1984.
MEIGS Walter; Principios de Auditora. Mxico, Editorial Diana, 1971 .Pgs. 236-
241.
328
Lincografa
329
INSTITUTO NACIONAL DE CONTRATACIN PBLICA, Ley Orgnica del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica, 2008.
(www.compraspublicas.gob.ec) (en lnea)
330
Anexos
331
Anexo No.1:: Instalaciones Colegio Tcnico Agropecuario San Juan
332
Anexo No. 2:: Constatacin Fsica de Bienes Muebles
333
Anexo No.3:
No. : Levantamiento Topogrfico de Bienes Inmuebles
334
Anexo No.4:: Valuacin de Semovientes
335
Anexo No.5: Propuesta del Registro Individual de Libros y Colecciones
Ubicacin
Costo
No. de Im preso Costo
No. Cdigo Ttulo Autor Ao Editorial Color Estim ado al Observaciones
Pginas en No. de Histrico
01/09/11
Materia
Anaquel
Total 16,00
Costo
Costo
No. Cdigo Descripcin Marca Modelo Serie Ao Color Estim ado al Observaciones
Histrico
01/09/11
Total 10,00
INFORMACIN DE LA CONSTRUCCIN:
Fecha de Construccin: 14/03/2006
Ao de Construccin: 2006
Costo
No. de Costo
No. Cdigo Descripcin Color Medida Estim ado al Observaciones
Catastro Histrico
01/09/11
Bloque 1 de hormign armado (rea Administrativa
1 oo1 y Laboratorio)
No. 345 Amarillo 115.77 m2 162,04 18759,37
Total 18759,37
338
Anexo No.8: Propuesta del Registro Individual de Semovientes
Peso Costo
Fecha de Aos Costo
No. Arete # Tipo de Semoviente Tatuaje Nombre Estado Sexo Raza Color Estimado Observaciones
Nacimiento de Vida Histrico
Nac. al 01/09/11
Actual (kg)
(kg)
1 2 Ganado Bovino 4 Priscila Sano Hembra Jersey 06/02/2008 2 Tomate 130 kg 145 kg 2000,00 600,00
Total 600,00
339
Anexo No.9:
No. : Codificacin de Libros y Colecciones
340
Anexo No.10:
No. : Codificacin de Bienes Muebles
341
Anexo No.11: Bases para la Valuacin de Activos Fijos
342
343
344
345
346
Anexo No.12: Informe Tcnico Veterinario
347
348
349
Anexo No.13: Informe de Evaluacin de la Infraestructura
350
Anexo No.14: Informe de Evaluacin de Terrenos
351