RUIDERAe: Revista de Unidades de Informacin. Descripcin de Experiencias y Resultados Aplicados.

Nmero 1 (2012)

IMPLANTACIN DE UN REPOSITORIO DE CONTENIDOS INSTITUCIONAL EN

LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA.
IMPLEMENTING AN INSTITUTIONAL CONTENTS REPOSITORY AT THE
UNIVERSITY OF SEVILLE.

Autores:
Carlos Len de Mora. Universidad de Sevilla. Servicio de informtica y
Comunicaciones. cleon@us.es
Juan Camarillo Casado. Universidad de Sevilla. Servicio de informtica y
Comunicaciones. jcamcas@us.es
Sergio Arvalo Gan. Ayesa Tecnologa, SADIEL. sarevalo@sadiel.es
Ana Conde Gmez. Ayesa Tecnologa, SADIEL. anaconde@sadiel.es

Resumen: El presente artculo resume el proyecto de implantacin de un

Repositorio Institucional en el seno de la Universidad de Sevilla. Detalla los aspectos
ms relevantes en relacin a la definicin, planificacin y desarrollo del proyecto.
Contextualiza la situacin de partida, sugiriendo una serie de premisas y requisitos a
satisfacer. La ejecucin del desarrollo del proyecto se basa sobre tres ejes
fundamentales: Recoleccin, Preservacin y Divulgacin de la informacin.
Posteriormente se trabajan algunos requisitos tcnicos a considerar a la hora de
abordar el proyecto, expuestos en dos marcos claramente diferenciados: aspectos
de gestin y aspectos tecnolgicos.

Abstract: This paper summarizes the project of implementation of an institutional

repository at the University of Seville. It describes the most relevant aspects
concerning the definition, planning and project development. Starting from the current
situation at the University, it proposes a project baseline suggesting a number of
assumptions and requirements to meet. The project development is designed paying
attention to three fundamental axes: "Collection, Preservation and Dissemination" of
information, which define the overall functional requirements to meet. Additionally,
the main technical requirements that need to be considered to achieve the project
goals are presented around two different frameworks: managerial aspects and
technological issues.

Palabras clave: repositorio institucional, digital, produccin cientfica.

Keywords: institutional repository, digital, scientific production.

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1. Contexto y situacin

La Universidad de Sevilla (en adelante US) es la segunda universidad espaola, y la

primera de Andaluca, por nmero de alumnos, lo que la convierte en una
organizacin de gran visibilidad e impacto social ya que es responsable de proveer
servicios a una comunidad de cerca de 80.000 alumnos y 7.000 profesionales entre
personal docente e investigador y personal de administracin y servicios, de 126
Departamentos y 25 Centros, distribuidos en 5 campus en diferentes zonas de la
ciudad. La oferta formativa de la US comprende 140 titulaciones de 1 y 2 ciclo,
grados y mster universitarios, y 140 programas de doctorado.

Con estas dimensiones, es fcil entender la enorme complejidad de la organizacin,

y la importancia que adquiere planificar y gestionar de forma eficiente las
actuaciones y los contenidos de la misma, para dar respuesta a todos los integrantes
de la comunidad universitaria. Estos requerimientos responden a las exigencias de
los profesionales de la US en poder contar con un entorno completo,
autogestionable y colaborativo y, en definitiva, de incorporar plenamente toda la
potencialidad de las tecnologas de la informacin en las actividades cotidianas de
investigacin, docencia y de gestin de la comunidad universitaria.

En los ltimos aos la US ha acometido con xito la implantacin de un Repositorio

de Objetos de Aprendizaje (RODAS), con el objetivo de: gestionar de manera
completa los contenidos docentes de la organizacin, reutilizar y asegurar la gestin
del conocimiento, facilitar la catalogacin y organizacin, apoyar la gestin de
contenidos de la plataforma de cursos de aprendizaje con una integracin directa,
etc. En la Actualidad RODAS, desde su vertiente de gestin y apoyo a la docencia
de la US, ya dispone de ms de 25.000 objetos de aprendizaje repartidos en cuatro
colecciones de contenidos, y su grado de acogimiento en el seno universitario es
bastante elevado, considerndose ya una herramienta clave en la gestin de
contenidos didcticos en la US.

Ahora la US abre una nueva lnea de trabajo para cubrir la gestin completa de sus
contenidos digitales, con la implantacin de un Repositorio Institucional.

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2. Lneas bsicas del proyecto

El presente artculo detalla los aspectos ms relevantes en relacin a la definicin,

planificacin y desarrollo del proyecto cuyo objeto es la implantacin de un
Repositorio Institucional en la Universidad de Sevilla.

El objetivo principal es la caracterizacin de la situacin de partida en relacin al

proyecto, que determina las actividades a realizar y los factores a tener en cuenta
para la ptima puesta en marcha del Repositorio Institucional en el seno de la US.
Para el desarrollo del proyecto se han considerado una serie de premisas a
contemplar como requisitos bsicos e imprescindibles a satisfacer, que es necesario
comentar antes de comenzar con el desarrollo del mismo.

A continuacin se muestran las lneas bsicas sobre la que se desarrolla la puesta

en marcha de Repositorio Institucional en la US:

El Repositorio Institucional de la US se establecer como lugar ideal para la

organizacin, preservacin y difusin de la produccin digital de la US.
Deber dar cabida a la produccin cientfica, produccin acadmica y del
aprendizaje, producciones propias, fondos digitalizados, y los diferentes
materiales que se produzcan en los diferentes grupos de trabajo de la
comunidad universitaria.
Albergar contenidos que sern considerados de acceso abierto, y donde se
premia la comparticin y difusin de dichos documentos. Sin embargo
tambin gestionar contenidos de carcter restringidos a la propia US o a sus
comunidades, o contenidos que debern cumplir con acuerdos de
confidenciales estandarizados. Por lo tanto, deber ser una solucin gil y
potente en cuanto a las restricciones/limitaciones de los diferentes permisos
de gestin, visualizacin y comparticin de contenidos, para dar cabida a las
diferentes casusticas que puedan vislumbrarse en la US.
Gestionar toda clase de contenidos, desde simples documentos finales en
formato ampliamente aceptados (por ejemplo publicaciones en pdf), hasta
documentos en formatos ms especficos, o evidencias de los trabajos finales
(por ejemplo muestras estadsticas, hojas de clculo, etc.), cumpliendo con
las premisas ms exigentes de los repositorios ms avanzados.

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Deber cumplir con los estndares del sector, y organizarse de manera

reglada, para posibilitar su integracin en el marco de cualquier proyecto de
cooperacin con otra institucin beneficioso para la US. De igual forma, la
integracin con los recolectores de informacin ms comunes ser bsica,
para que sirvan de canal de difusin directa de los miles de contenidos
gestionados y creados en la US, y as puedan potenciar al repositorio en los
rankings oficiales del sector.
Incorporar flujos de trabajo que sean verstiles, y puedan adaptarse a las
diferentes casusticas que puedan presentarse.
Permitir la gestin avanzada de los contenidos desde un punto de vista
completo, administrando de manera global los contenidos y los permisos de
todo objeto gestionado en el repositorio.

En el anlisis de vialidad del proyecto se incluyen tanto los factores que se refieren a
aspectos tecnolgicos como organizativos, y su consideracin adecuada es
fundamental para enmarcar el proyecto en su contexto, desde su etapa ms
temprana, definiendo adecuadamente el alcance del mismo, estableciendo las
pautas a seguir, los servicios a involucrar, las herramientas disponibles, los
estndares de aplicacin, y la contribucin del repositorio a la comunidad de la US.
Para la definicin del proyecto es necesario, en primer lugar, establecer un marco de
referencia o contextualizacin de aquellos elementos esenciales que intervienen en
la definicin del proyecto. Una vez presentados los conceptos bsicos a la hora de
abordar el proyecto, es necesario contextualizar el Repositorio en un mapa
conceptual con el escenario donde deber convivir el proyecto. La ejecucin del
desarrollo del proyecto se basa sobre tres ejes fundamentales: Recoleccin,
Preservacin y Divulgacin de la informacin. Posteriormente se trabajan algunos
requisitos tcnicos a considerar al a hora de abordar el proyecto, expuestos en dos
marcos claramente diferenciados: aspectos de gestin y aspectos tecnolgicos.

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3. Contextualizacin del proyecto

A continuacin se presentan algunos

institucional
conceptos bsicos sobre los que
versa el presente artculo, y que repositorio
interoperabilidad
deben ser conocidos previamente,
antes de profundizar en el estudio docencia
del proyecto.

Qu es un repositorio?
Un repositorio digital es un medio para manejar, almacenar y acceder los
contenidos digitales. Para el caso que nos ocupa, parece apropiado emplear la
definicin de Barrueco et al. (2010) y Recolecta: Los repositorios cientficos e
institucionales pueden definirse como un conjunto de servicios prestados por las
universidades o centros de investigacin a su comunidad para recopilar, gestionar,
difundir y preservar su produccin cientfica digital a travs de una coleccin
organizada, de acceso abierto e interoperable1.

Qu tipos de repositorios existen?

Los repositorios pueden tomar
Repositorios Repositorios
muchas formas, toda clase de sitios
Institucionales Digitales
web y bases de datos podran ser
Repositorios Repositorios consideradas como un repositorio, sin
Contenidos Acceso embargo podemos establecer una
Educativos Abierto
tipologa bsica resumida.

Un repositorio digital es aquel en el que se almacena contenido digital y se

gestiona para facilitar las bsquedas y su recuperacin para un uso posterior. El
repositorio digital debe implementar mecanismos para importar, exportar, identificar,
almacenar, preservar y mostrar contenidos digitales.

1
BARRUECO CRUZ, J. M. [et al.] Gua para la evaluacin de repositorios institucionales de Investigacin
FECYT, RECOLECTA, CRUE y REBIUN (2010-2011). [en lnea] [Fecha de consulta: 18/04/2012] Disponible
en: http://www.recolecta.net/buscador/documentos/GuiaEvaluacionRecolectav1.0-1.pdf

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Los repositorios de contenidos educativos se centran en ofrecer colecciones de

contenidos con fines educativos y con un formato estandarizado, generalmente
SCORM.
El concepto de repositorio Open Access est estrechamente ligado al acceso
abierto a los contenidos de investigacin, se utiliza en un escenario especfico y con
frecuencia se utiliza en relacin a colecciones de investigacin.

Los repositorios institucionales pueden ser de muchas clases y tamaos, desde

pequeas colecciones especializadas a servicios nacionales o internacionales.
Muchos repositorios institucionales se centraron en contenidos de investigacin y
an limitan sus colecciones a este tipo de contenido. Sin embargo, otros han
comenzado a incorporar contenidos educativos, de produccin propia, de fondos
digitalizados, etc.

Beneficios del Repositorio

A continuacin se presentan algunos beneficios desprendidos de la implantacin de
un Repositorio Institucional en el seno universitario, divido segn los colectivos
implicados de la comunidad universitaria:

Asistencia en la colaboracin de la investigacin a travs del

Comunidad libre intercambio de informacin.
Universitaria Conocimiento pblico de las actividades y esfuerzos de la
investigacin.
El repositorio puede interoperar con otros sistemas de la
universidad y compartir informacin.
Puede aumentar la visibilidad y el prestigio.
Institucin Un repositorio con contenido de calidad puede ser un
escaparate para atraer a personal y estudiantes.
Los repositorios pueden suponer un ahorro a largo plazo en el
mantenimiento de los contenidos.
Aumenta la visibilidad de la produccin de la investigacin.
Se incrementa el impacto de las publicaciones.
Ayuda a los investigadores a gestionar y almacenar los
Investigador
contenidos digitales.
Proporciona la posibilidad de estandarizar los contenidos
segn el estndar de la institucin.

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Acceso a miles de contenidos y reutilizacin del conocimiento.

Proporciona acceso a las ltimas novedades en investigacin,
Docente
lo que permite actualizar los temarios, y ayudar en la
elaboracin de proyectos, tesis y tesinas.

Estndares, Interoperabilidad e Integraciones

Un factor clave en la comprensin de un repositorio institucional, y los beneficios que
ofrece al organismo, es ganar la conciencia de la bsqueda de contenido del
repositorio, ya sean bsquedas abiertas o cerradas. Adems de las posibilidades
que ofrecen las bsquedas de contenidos existen una serie de estndares e
integraciones que viabilizan y posibilitan la difusin y la comparticin de contenidos
de manera inteligente y normalizada, que pretenden facilitar el depsito y la
reutilizacin de contenido. A continuacin se introducen algunos de estos protocolos
y estndares del sector que han sido estudiados con todo detalle en el proyecto de
la US

El protocolo OAI-PMH proporciona una herramienta de

interoperabilidad, que permite realizar el intercambio de
informacin para que desde puntos centralizados (proveedores
OAI-PMH
de servicio) se puedan realizar bsquedas conjuntas sobre los
metadatos de todos aquellos repositorios asociados
(proveedores de datos).
SWORD es un protocolo para depositar contenido de un lugar
a otro, principalmente para depositar contenido en un
SWORD
repositorio. Mediante SWORD es posible realizar una
contribucin a varios repositorios simultneamente.
Es un estndar que permite a los repositorios proporcionar
informacin a otros sistemas basndose en RSS feedreaders.
RSS
Los RSS benefician a los usuarios, ya que les permite sindicar
contenido automticamente.
Es una iniciativa que ha creado una arquitectura y una
implementacin open-source para la federacin basada en
Shibboleth identificacin, lo que permite al repositorio obtener informacin
de los usuarios mediante la conexin con otro sistema que
tiene sus credenciales de acceso.

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Estado del arte

Actualmente el aumento de la digitalizacin de documentos, revistas de
investigacin y artculos, etc. han creado una creciente demanda a las diferentes
instituciones de preservar este tipo de documentos, lo cual ha dado paso a los
repositorios, que facilitan esta labor de almacenamiento, catalogacin y preservacin
de la informacin, as como la de visualizacin y consulta de contenidos. En cuanto
a los productos que pueden albergar el repositorio de contenidos, se puede
diferenciar entre alternativas Open Source como es DSpace, y alternativas
comerciales como puede ser Equella. A continuacin se incluye una breve
descripcin sobre las principales soluciones tecnolgicas para la gestin de
contenidos:

DSpace se ha convertido en un software de referencia en el

mundo del software libre para la gestin de objetos digitales, el
cual proporciona un soporte completo para el archivado y la
preservacin de objetos digitales complejos. Es posiblemente la
plataforma ms utilizada por las instituciones para la gestin de
repositorios.

Fedora es un sistema de Repositorio OpenSource que ofrece

a las organizaciones herramientas flexibles para administrar
y servir sus contenidos digitales.

Invenio es un software libre que permite gestionar una

biblioteca digital o un repositorio. La tecnologa ofrecida
por el software cubre todos los aspectos de gestin de
una biblioteca, desde gestin de documentos a
clasificacin, indexacin y preservacin de la difusin.

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EQUELLA ha sido diseado para permitir a las entidades y a

su personal descubrir, reutilizar, crear, gestionar y publicar
material de forma electrnica. Por otro lado, ofrece
interoperabilidad al permitir la conexin con otros sistemas o
repositorios, que implementen los estndares OAI-PMH o
Z39.50.EQUELLA es una herramienta bastante flexible y fcil
de usar por usuarios sin un nivel de conocimiento.

Marco de referencia del proyecto

A continuacin se presenta un esquema general sobre el escenario tecnolgico del

proyecto, que muestra grficamente el ecosistema en el que deber convivir el
repositorio institucional de la Universidad de Sevilla.

LDAP

UXXI
Acadmico

SISIUS
Plataforma de Cursos
de Aprendizaje

FONDOS
DIGITALES

Bases de datos Repositorio

cientficas suscritas
por Biblioteca Institucional de la
Universidad de Sevilla
FAMA

Otros repositorios
PUBLICACIONES-US

SICA2 Departamentos y
Grupos de
Investigacin
Recursos cientficos
de acceso libre

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Recoleccin de la informacin

El repositorio de produccin -FUENTES EXTERNAS-

cientfica de la US deber ser
Bases de datos
Recursos
alimentado por una serie de cientficas
cientficos de
suscritas por la
acceso libre
fuentes externas relacionadas. Biblioteca

Otros
SICA2, gestionado por la SICA2
repositorios
Repositorio
Consejera de Innovacin de la Institucional
US
Junta de Andaluca, es por el
nmero y diversidad de objetos

que contiene la principal fuente de informacin referencial de la produccin

cientfica de la US. La Biblioteca de la Universidad de Sevilla cuenta con la
suscripcin a determinadas Bases de datos cientficas y recursos electrnicos,
tales como Web of Science, Scopus, CSIC, etc. Adems de las fuentes
anteriores, hay que destacar la posibilidad de integracin con otros repositorios,
para la recoleccin de contenidos. Algunos ejemplos clave podran ser: Dialnet
y Recolecta.

Igualmente, el repositorio de -FUENTES INTERNAS-

produccin cientfica de la US
deber ser alimentado por una Catlogo FAMA

serie de fuentes internas Fondos Secretariado

digitalizados Publicaciones
interrelacionadas.
Desde el Vicerrectorado de
Pginas web de
Repositorio
Investigacin, se gestiona SISIUS, SISIUS Institucional
Departamentos
y Grupos de
US
Investigacin
que est alimentada en base al
tratamiento de los datos de la
produccin cientfica de US
presentes en SICA.

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El portal de fondos digitales de la US, cuenta con un apartado de tesis-e que

permite la bsqueda y acceso al texto completo de ms de 1.600 tesis ledas en
nuestra institucin. El Catlogo FAMA, gestionado por Biblioteca, ser una fuente
de informacin interna destacable, gracias sobre todo al elevado nmero de tesis,
proyectos fin de grado y mster que dispone el catlogo. El Secretariado de
Publicaciones dispone de un sistema que gestiona revistas y monografas de
edicin propia, y que en su amplia mayora se encuentran asociadas a autores de
la US. Igualmente se valorar si alguna de las publicaciones, documentos e
informacin ofrecida en las webs y sitios de los diferentes departamentos y grupos
de investigacin es susceptible de incorporar al repositorio.

En lo que se refiere a nutrir el repositorio de contenidos que los usuarios puedan

consultar, se observan varias lneas posibles para poder surtir el repositorio y
convertirlo en una amplia fuente de conocimiento y consulta. Las lneas de actuacin
que se observan, son las que se especifican en la siguiente imagen:

Migracin Repositorio
Formulario Fuentes
de cargado con
Subida externas
contenidos contenidos

Preservacin de la informacin

En cuanto a la tipologa documental que se va a albergar en el repositorio, se ha

realizado un proceso selectivo para establecer qu tipo de contenidos albergar el
Repositorio Institucional de la US, sin perder de vista las principales referencias de
repositorios destacados a nivel nacional. Tras este anlisis, de forma generalizada,
la tipologa documental que albergar el Repositorio ser la siguiente:

Libros
Captulos de Libros
Artculos

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Congresos y seminarios
Revistas
Tesis doctorales
Proyectos fin de carrera
Patentes
Publicaciones peridicas
Preprints
A nivel internacional ha sido necesario desarrollar sistemas estandarizados de
catalogacin para la informacin digitalizada que se viene registrando con el
avance de las nuevas tecnologas. Estos sistemas de catalogacin deben ser giles
y adecuados para organizar, identificar y describir los objetos electrnicos mostrados
en la red. Uno de los ms utilizados es el sistema DublinCore, compuesto por 15
campos que dan una completa informacin en cuanto a los contenidos, y es el ms
utilizado en el entorno de produccin cientfica debido a su simplicidad.

Las colecciones son agrupaciones de recursos caracterizadas por objetivos

comunes, es decir, los objetos que albergan dichas colecciones tienen una finalidad
comn en cuanto al uso que harn de ellos los usuarios. Los objetos de una misma
coleccin poseen el mismo esquema de metadatos y pasan por el mismo flujo de
trabajo, de igual forma que se definen los permisos de acceso de cada grupo o rol,
por coleccin. Por este motivo, en el repositorio deben coexistir varias colecciones,
orientadas cada una de ellas, a cubrir las necesidades de catalogacin y uso de los
contenidos que van a albergar. Las colecciones en el Repositorio Institucional de la
US sern las mismas que la tipologa documental predefinida.

Igualmente, hay que definir flujos de trabajo para el Repositorio, considerando un

flujo de trabajo en el contexto del estudio, como una secuencia de pasos que se
inicia al incorporar contenido al repositorio, y cuya finalidad es asegurar que dicho
contenido sea vlido para existir en el repositorio y ser localizable por el resto de
usuarios.

Con relacin a la propiedad intelectual,

Libres de Sujetos a
hay que diferenciar entre dos tipos de derechos de derechos de
autor autor
contenido que se van a albergar en el
repositorio:

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En el primer caso, dado que el contenido es de dominio pblico y de libre

distribucin, no se observa problema alguno en que se albergue en el repositorio ni
en que su visibilidad sea pblica, ni en que se permita la descarga y el uso de los
contenidos a los usuarios finales.

En el segundo caso, puesto que el propietario tiene derechos sobre el contenido y

para proteger dichos derechos en la utilizacin de los medios digitales, han surgido
una serie de licencias denominadas como Creative Commons que aseguran a los
propietarios de los contenidos la conservacin de sus derechos.

Recoleccin de la informacin
Para obtener informacin actualizada del uso de la herramienta y obtener
informacin acerca de sus contenidos, y el uso estadstico de la herramienta se
dispondr de una seleccin de informes que se pueden personalizar segn las
necesidades de la institucin.

Igualmente importante ser la definicin de un plan de gestin del cambio del

proyecto, que tendr como meta facilitar la comunicacin a la Comunidad de
usuarios de la Universidad de los objetivos, las actuaciones previstas, la marcha del
proyecto y el impacto esperado de la implantacin del sistema de gestin del
conocimiento. El Plan constituye un elemento de base a partir del cual definir las
actuaciones concretas a poner en marcha para conseguir que la informacin
relevante sobre el proyecto en cada fase del mismo llegue al pblico objetivo, de
forma que se garantice una sinergia adecuada para su puesta en marcha con xito.

El Ranking Web de Repositorios del mundo es un proyecto del Laboratorio de

Cibermetra, coordinado por Isidro F. Aguillo, cuyo objetivo es el de apoyar las
iniciativas "Open Access", y por lo tanto el acceso gratuito a las publicaciones
cientficas en formato electrnico y a otro tipo de materiales de carcter acadmico.
Los indicadores Web utilizados en este ranking miden la visibilidad e impacto de los
repositorios cientficos. El Ranking pretende motivar tanto a instituciones como a
acadmicos a tener una presencia en la Web que refleje de forma precisa sus
actividades. La aparicin en el Ranking requiere del registro previo a peticin de la
entidad interesada

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Para el proyecto de Repositorio Institucional de la US se plantea como objetivo

bsico el ptimo posicionamiento de su solucin tecnolgica en los rankings.

4. Consideraciones y reflexiones bsicas a la hora de abordar el proyecto con

xito
En esta seccin se recogen algunas consideraciones tcnicas y de la gestin, que
se estiman interesantes contemplar a la hora de abordar el desarrollo exitoso del
proyecto.

La informacin bsica de esta seccin ha sido contrastada y extrada de diferentes

fuentes de informacin consultadas, de las que destaca sobre todo el infokit de JISC
INFON2, que refleja el creciente uso de los repositorios utilizando la documentacin,
la orientacin y los conocimientos adquiridos durante el Proyecto de Apoyo a
Repositorios (RSP3). JISC INFONET es un lder de servicios de asesoramiento en el
Reino Unido para los directivos del sector de la educacin post-obligatoria en la
promocin eficaz de la planificacin estratgica, ejecucin y gestin de la
informacin y la tecnologa de aprendizaje.

MARCO DE GESTIN MARCO TCNICO

Definicin Plan Estratgico Eleccin de la plataforma
Planificacin del proyecto Habilidades de software
Casos de uso Hardware y Sistema Operativo
stakeholders Instalacin y personalizacin
Identificar los beneficios Configuracin y desarrollo
Costes Pilotaje y test del sistema
Gestin de Riesgos Integracin
Marco de Polticas del Repositorio SWORD
Poltica Estratgica y Mandatos Estndares e interoperabilidad
Polticas de Operacin RSS/Atom
Polticas de Preservacin Fuentes de informacin
Marco Poltico Legal Procesos de provisin y recoleccin
Copyright Motores de Bsqueda
Grupos de direccin del repositorio Mantenimiento tcnico
Gestin del Repositorio Formato de ficheros

2
JISC INFONET - Joint Information Systems Committee. [Fecha de consulta: 10/05/2012] Disponible en:
http://www.jiscinfonet.ac.uk/infokits/repositories/digital-repositories-infokit.pdf
3
Repositories Support Project (RSP). [Fecha de consulta: 10/05/2012] Disponible en: http://www.rsp.ac.uk/

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Formacin del equipo de trabajo Metadatos

Defensa y Apoyo del proyecto Clasificaciones y Jerarquas
Plan de gestin del cambio Flujos de Trabajo.
Gestin de permisos
Versiones

Cada uno de estos apartados ha sido ampliamente abordado en el anlisis de

viabilidad del proyecto de la US.

5. Planificacin del proyecto

A continuacin se presenta una planificacin tipo para el desarrollo del proyecto de

implantacin de un Repositorio Institucional en la US. La planificacin se ha dividido
en cuatro periodos principales, acordes con las diferentes fases preestablecidas del
proyecto. La duracin de dichos periodos de tiempo ser variable dependiendo de
los agentes implicados, logros y consecucin de los objetivos y el respeto de los
plazos acordados por todos los organismos implicados. Los diferentes periodos
predefinidos son los siguientes:

Periodo 0 Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3

Arranque del Implantacin Difusin y Consolidacin

proyecto del Repositorio poblacin del del Repositorio
Repositorio

Periodo 0 - Arranque del proyecto: Estudio del estado del arte, consulta de
referencias, estudio de viabilidad, y formacin de un equipo de trabajo
multidisciplinar.

Periodo 1 - Implantacin del Repositorio: Definicin de la estrategia, fuentes de

informacin, casos de uso, contenidos, etc. Definicin del marco operativo y
procedimental del proyecto. Diseo arquitectura SW y HW. Pilotaje del sistema.
Definicin identidad visual. Establecimiento del plan de gestin del cambio.

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Periodo 2 Difusin y poblacin del Repositorio: Afianzar polticas institucionales

del repositorio, Servicios de apoyo a Autores, Revisin estadstica del uso de la
plataforma. Posicionamiento creciente en rankings. Poblacin masiva del repositorio.
Sesiones de divulgacin y participacin en congresos especializados.

Periodo 3 Consolidacin del Repositorio: Aplicar mejoras y progresos

observados. Vigilar cumplimiento polticas institucionales. Mantenimiento correctivo y
evolutivo. Proporcionar informacin a los distintos niveles de la organizacin.
Divulgacin. Alentar produccin cientfica.

6. Organismos implicados

Para la realizacin del proyecto de implantacin

del Repositorio Institucional de la Universidad de Sadiel

Sevilla se contar con la participacin directa de SIC

los agentes interesados (stakeholders), en la Biblioteca

Universitaria

correcta ejecucin del proyecto, que cubren cada

una de las vertientes, de soporte y gestin, de
negocio y tecnolgica, clave para el xito del
mismo.
La Biblioteca Universitaria adquiere un papel principal en la definicin de
procedimientos de catalogacin de contenidos, asesoramiento en
normativas/mandatos relacionados, eleccin de los esquemas de metadatos
necesarios, conocimiento de fuentes de informacin internas/externas, y
organizacin de los contenidos dentro de Repositorio.

El Servicio de Informtica y Comunicaciones prestar todo el soporte necesario para

la implantacin del proyecto de Repositorio Institucional de la US, haciendo especial
nfasis en los siguientes aspectos: coordinar la realizacin y desarrollo de los
trabajos, velar por el nivel de calidad de los trabajos, coordinar las entrevistas entre
los usuarios y el personal tcnico involucrado, impulsar la puesta en marcha y la
adopcin de actuaciones.

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Ayesa Tecnologa, SADIEL, colabora estrechamente con la Universidad de Sevilla

en la realizacin de diferentes soluciones tecnolgicas de carcter marcadamente
innovador en el mbito universitario, que ha dado como resultado avanzados
sistemas para el apoyo a la gestin de la evaluacin de la actividad docente del
profesorado o el sistema de gestin de formacin, escritorios de trabajo colaborativo,
soporte a la enseanza virtual, etc. Adems como punto clave, Sadiel ha participado
como empresa adjudicataria en la implantacin del Repositorio de Objetivos
Digitales de Aprendizaje de la Universidad de Sevilla, y cuenta entre su equipo de
trabajo con personal altamente cualificado y especializado para la realizacin del
proyecto que ahora nos compete.

Oportunidades, Riesgos y Conclusiones

Oportunidades del proyecto:

Experiencia en implantacin de sistemas de gestin de la US.

Equipo de trabajo especializado en las tecnologas recomendadas.
Amplio conocimiento del escenario tecnolgico y funcional universitario.
Conocimiento estndares repositorios.
Obtencin del how-know de referencias nacionales de xito.

Riesgos del proyecto:

Desde el punto de vista del desarrollo del proyecto:

Requisitos correctamente definidos y aceptados.
Validacin del marco operativo y procesos implicados en fecha.

Desde el punto de vista de integracin con otros sistemas:

Disponibilidad de los sistemas integradores.
Salvar dificultades de red y comunicaciones entre sistemas.
Definicin exacta de fuentes de provisin internas y externas.
Procesos masivos de traspasos de informacin.

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Desde el punto de vista organizativo del proyecto:

Definicin de agentes, servicios involucrados y responsabilidades.
Definicin de un calendario realista acotado.

Conclusiones

A modo de conclusin del presente artculo, es preciso enfatizar que la base del
xito del presente proyecto est fundamentada en una combinacin de factores:

La experiencia de la US y los agentes implicados en la implantacin de

Repositorios como herramientas de gestin, gracias al proyecto de RODAS
Docencia, posibilita en gran medida el xito del proyecto.
Estratgicamente es necesario abordar el proyecto para la evolucin de la US
en la carrera universal por la gestin del conocimiento investigador, y as
poder centralizar la produccin cientfica, y otros contenidos digitales, de la
US.
A da de hoy los indicadores y el posicionamiento en rankings internacionales
de una Universidad son trascendentales para la imagen ofrecida al mundo por
la organizacin. La implantacin de un repositorio, y su poblacin con los
miles de contenidos que ya dispone la US, posibilitar el posicionamiento de
la US como una de las Universidades con mayor grado de generacin de
produccin cientfica.
La planificacin y organizacin eficiente del proyecto es vital para asegurar
que cada fase cumpla en tiempo sus hitos planificados...
La aplicacin de los estndares posibilita la reutilizacin de los contenidos
independientemente de los sistemas que hagan uso de ellos. Respetar los
estndares debe ser un factor crucial en la implantacin del repositorio, pues
garantiza la consecucin de objetivos fundamentales del proyecto: gestin
centralizada de contenidos, reutilizacin e interoperabilidad.
La definicin y la puesta en marcha de un plan de comunicacin adecuado,
como base para la involucracin de todos los grupos afectados,
Y por ltimo, hay que destacar especialmente la necesidad de un trabajo
colaborativo entre todas las personas e instituciones implicadas en el proyecto,
aspecto decisivo para el xito de la implantacin del repositorio institucional en la
US.

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