Manual a2AdminBasico

Manual a2 Administrativo Bsico Versin 3.30.
1
Punto de Venta 4.20
Tabla de Contenido.-
Tabla de Contenido............................................................................................................................................... Pg. I
Mdulo de Sistema del a2 Administrativo Bsico.
Instalacin de a2 Administrativo Bsico. ......................................................................................................... Pg. 7
Carpeta a2Bsico Componentes. ................................................................................................................ Pg. 9
Carpeta Empre001. .................................................................................................................................. Pg. 10
ConfigR. ................................................................................................................................................... Pg. 11
Data. ........................................................................................................................................................ Pg. 12
FileConfig. ................................................................................................................................................ Pg. 13
Historia. .................................................................................................................................................... Pg. 13
Html.......................................................................................................................................................... Pg. 13
ICONOS. .................................................................................................................................................. Pg. 14
REPORTS. ............................................................................................................................................... Pg. 14
Tmp. ......................................................................................................................................................... Pg. 14
UsersConfig.............................................................................................................................................. Pg. 15
Instalacin en Red. ......................................................................................................................................... Pg. 15
Acceso Directo. ........................................................................................................................................ Pg. 15
Archivo Estacin. ...................................................................................................................................... Pg. 16
Entorno de Trabajo ......................................................................................................................................... Pg. 19
Datos de la Empresa. ..................................................................................................................................... Pg. 20
Ttulos y Correlativos ...................................................................................................................................... Pg. 21
Ficha General ........................................................................................................................................... Pg. 21
Ficha Inventario. ...................................................................................................................................... Pg. 22
Ficha Ventas y Clientes. .......................................................................................................................... Pg. 23
Ficha Proveedores y Compras ................................................................................................................. Pg. 24
Ficha Bancos ........................................................................................................................................... Pg. 25
Ficha Varios ............................................................................................................................................ Pg. 25
Ficha Cdigos. ........................................................................................................................................ Pg. 26
Instituciones Financieras ................................................................................................................................ Pg. 27
Clasificaciones................................................................................................................................................ Pg. 28
Formatos de Impresin ................................................................................................................................... Pg. 28
Consideraciones sobre los Formatos Principales y Secundarios .............................................................. Pg. 28
Estructura General de la pgina de un formato......................................................................................... Pg. 29
Bandas de Impresin................................................................................................................................ Pg. 29
Tipos de Bandas de Impresin. ................................................................................................................ Pg. 29
Efecto de las Bandas cuando se imprime un documento. ......................................................................... Pg. 30
Caractersticas de los Elementos que se pueden incluir en un formato..................................................... Pg. 31
o Variables de Impresin ........................................................................................................... Pg. 31
o Variables generales o globales ............................................................................................... Pg. 31
o Variables de Operacin........................................................................................................... Pg. 31
o Excepciones. .......................................................................................................................... Pg. 32
o Variables de Detalle Operacin. .............................................................................................. Pg. 38
Editor de Formatos. .................................................................................................................................. Pg. 40
Propiedades de un formato. ..................................................................................................................... Pg. 41
Descripcin del Editor de Formatos de Impresin ..................................................................................... Pg. 47
o Barra de mens ...................................................................................................................... Pg. 47
o Men Archivo. ......................................................................................................................... Pg. 47
o Men Editar ............................................................................................................................ Pg. 48
o Men Ver ................................................................................................................................ Pg. 48
o Men Reporte ......................................................................................................................... Pg. 49
o Barras de Herramientas. ......................................................................................................... Pg. 50
o Barra de Formatos. ................................................................................................................. Pg. 50
o Ventana Variables Disponibles................................................................................................ Pg. 50
Caractersticas de los objetos que se pueden incluir en el formato. .......................................................... Pg. 51
o Campo Etiqueta ...................................................................................................................... Pg. 51
o Campo memo o comentario. ................................................................................................... Pg. 51
o Campo figura o forma. ............................................................................................................ Pg. 52
o Campo Imagen ...................................................................................................................... Pg. 52
o El campo Sistema. .................................................................................................................. Pg. 52
o El campo Texto ...................................................................................................................... Pg. 53
o Campos en formato de Cdigo de Barras. ............................................................................. Pg. 54
o Mens Contextuales (botn derecho del Mouse) .................................................................... Pg. 55
o Banda Total: ........................................................................................................................... Pg. 55
o Banda de Sub. Detalles .......................................................................................................... Pg. 55
o Tamao Media Carta en Windows XP, 2000. .......................................................................... Pg. 57
o Comandos de Impresin. ........................................................................................................ Pg. 58
Pg. I
Manual a2 Administrativo Bsico Versin 3.30.1
Punto de Venta 4.20
o Pasos para incluir comandos en las Etiquetas. ....................................................................... Pg. 58
Administracin de usuarios ............................................................................................................................. Pg. 59
Barra de Herramientas.................................................................................................................................... Pg. 59
Ficha Bsica .................................................................................................................................................. Pg. 60
Incluir Nuevo Usuario. .............................................................................................................................. Pg. 61
Ficha Polticas ................................................................................................................................................ Pg. 63
Polticas de Inventario. ............................................................................................................................. Pg. 63
Polticas Ventas........................................................................................................................................ Pg. 64
Polticas Compras. ................................................................................................................................... Pg. 66
Polticas de Cuentas por Cobrar. .............................................................................................................. Pg. 66
Polticas de Cuentas por Pagar. ............................................................................................................... Pg. 67
Polticas de Bancos. ................................................................................................................................. Pg. 67
Ficha Impresin. ............................................................................................................................................. Pg. 68
Ficha Directorios. ............................................................................................................................................ Pg. 69
Formas de Pago Adicionales. ......................................................................................................................... Pg. 70
Utilidades del Sistema. ................................................................................................................................... Pg. 73
Respaldo de Datos. .................................................................................................................................. Pg. 73
Recuperacin de datos ............................................................................................................................. Pg. 75
Mantenimiento de archivos ....................................................................................................................... Pg. 77
Crear Histrico de Bancos. ....................................................................................................................... Pg. 78
Men Sucursales. ..................................................................................................................................... Pg. 79
Men Ayuda. ............................................................................................................................................ Pg. 82
o Acerca de ............................................................................................................................ Pg. 82
o Ayuda. .................................................................................................................................... Pg. 82
MODULO a2 ADMINISTRATIVO .......................................................................................................................... Pg. 85
Entorno de trabajo .......................................................................................................................................... Pg. 85
Men Mantenimiento ...................................................................................................................................... Pg. 87
Departamentos ......................................................................................................................................... Pg. 87
Inventario ................................................................................................................................................. Pg. 93
Clientes .................................................................................................................................................... Pg. 95
Vendedores .............................................................................................................................................. Pg. 97
Tarjetas de Crdito ................................................................................................................................... Pg. 98
Proveedores ............................................................................................................................................ Pg. 99
Bancos ..................................................................................................................................................... Pg. 100
Conceptos Bancarios .............................................................................................................................. Pg. 101
Beneficiarios ............................................................................................................................................ Pg. 101
Men Transacciones ...................................................................................................................................... Pg. 103
Inventario........................................................................................................................................................ Pg. 103
Inventario - Cargos ................................................................................................................................... Pg. 103
Procedimiento para elaborar un Cargo ..................................................................................................... Pg. 105
Inventario: Descargos............................................................................................................................... Pg. 106
Ajustes de Inventario ...................................................................................................................................... Pg. 108
Ajustes de Inventario Ajuste de Existencias ........................................................................................... Pg. 108
Ajustes de Inventario Ajuste de Precios ................................................................................................. Pg. 111
Ajustes de Inventario Ajuste de Impuesto .............................................................................................. Pg. 116
Clientes .......................................................................................................................................................... Pg. 117
Clientes Cuentas por Cobrar ................................................................................................................. Pg. 117
Pagos o Abonos ....................................................................................................................................... Pg. 119
Notas de Credito ...................................................................................................................................... Pg. 122
Aplicar Nota de Credito............................................................................................................................. Pg. 122
Nota de Credito Pendiente ....................................................................................................................... Pg. 123
Aplicar Documentos Pendientes ............................................................................................................... Pg. 123
Facturas ................................................................................................................................................... Pg. 124
Notas de Debito........................................................................................................................................ Pg. 125
Elaborar Notas de Debito por Cheque Devuelto ....................................................................................... Pg. 126
Giros ........................................................................................................................................................ Pg. 127
Pagos adelantados ................................................................................................................................... Pg. 128
Anular Ultima operacin ........................................................................................................................... Pg. 129
Proveedores ................................................................................................................................................... Pg. 130
Proveedores Cuentas por Pagar ........................................................................................................... Pg. 130
Pagos ....................................................................................................................................................... Pg. 131
Notas de Debito........................................................................................................................................ Pg. 131
Aplicar Documentos Pendientes ............................................................................................................... Pg. 132
Facturas ................................................................................................................................................... Pg. 132
Notas de Crdito ...................................................................................................................................... Pg. 132
Giros ........................................................................................................................................................ Pg. 132
Pagos adelantados ................................................................................................................................... Pg. 132
Anular Ultima operacin ........................................................................................................................... Pg. 132
Pg. II
Punto de Venta 4.20
Retenciones Ordinarias ............................................................................................................................ Pg. 132
Reportes................................................................................................................................................... Pg. 132
Manejo de Caja Chica .................................................................................................................................... Pg. 133
Men Ventas .................................................................................................................................................. Pg. 137
Facturas ................................................................................................................................................... Pg. 137
Impresora Fiscal ....................................................................................................................................... Pg. 141
Devoluciones ............................................................................................................................................ Pg. 145
Presupuestos ........................................................................................................................................... Pg. 146
Notas de Entrega ..................................................................................................................................... Pg. 147
Pedidos ................................................................................................................................................... Pg. 148
Men Compras ............................................................................................................................................... Pg. 149
Compra de Mercanca .............................................................................................................................. Pg. 149
Devoluciones ............................................................................................................................................ Pg. 151
Ordenes de compra .................................................................................................................................. Pg. 152
Notas de Entregas de Proveedores .......................................................................................................... Pg. 152
Men Bancos.................................................................................................................................................. Pg. 153
Transacciones .......................................................................................................................................... Pg. 153
Informes ......................................................................................................................................................... Pg. 161
Generalidades de los Informes ................................................................................................................. Pg. 161
Informe Movimiento de Unidades ............................................................................................................. Pg. 163
Informe de Ventas Diarias (Cierre de Caja) .............................................................................................. Pg. 164
Informe de Libro de Ventas (I.V.A)............................................................................................................ Pg. 166
Informe de Libro de Compras (I.V.A) ........................................................................................................ Pg. 167
Informe Resumen de Operaciones ........................................................................................................... Pg. 168
Men Sistema................................................................................................................................................. Pg. 169
Acerca de... .............................................................................................................................................. Pg. 169
Ayuda ....................................................................................................................................................... Pg. 170
Respaldo de Datos ................................................................................................................................... Pg. 170
Recuperacin de Datos ............................................................................................................................ Pg. 173
Cambio de fechas..................................................................................................................................... Pg. 174
Cierre de periodos .................................................................................................................................... Pg. 174
Mantenimiento de archivos ....................................................................................................................... Pg. 175
Anular documentos................................................................................................................................... Pg. 176
PUNTO DE VENTAS ........................................................................................................................................... Pg. 177
Instalacin ...................................................................................................................................................... Pg. 179
Instalando con Mapeo de Unidades ................................................................................................................ Pg. 181
Instalando con Direccin de Servidor .............................................................................................................. Pg. 185
Ventana Principal del Punto de Venta cuando se apertura la caja .................................................................. Pg. 186
Botones disponibles en el punto de venta cuando se apertura la caja ............................................................ Pg. 186
Configuracin del Punto de Venta................................................................................................................... Pg. 192
Pg. III
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Instalacin de a2 Administrativo Bsico.
Paso a Paso.
1. Para instalar solo debe colocar el CD Original de a2, en la unidad correspondiente.
2. Este contiene un archivo AUTORUN que ejecuta automticamente la instalacin, si no se
ejecuta abra la unidad de CD y ejecute el archivo INSTALAR.EXE.
3. Una vez que aparezca la ventana instalando a2 hacer Clic en el botn COMENZAR, si la
instalacin se desea efectuar en la carpeta que el programa crea por omisin, de lo contrario, se debe crear una carpeta
antes de comenzar la instalacin y estando en esta ventana, hacer Clic en el botn examinar para seleccionar el nombre
del directorio destino y luego Clic en el botn Comenzar.
4. Espere mientras la aplicacin se instala (Tiempo aproximado 2 minutos).Se debe esperar que la barra de progreso de
la ventana Instalando a2 herramienta Administrativa llegue al 100%.
5. Una vez que el software se haya instalado 100% presione el botn de ACEPTAR.
6. Aparece la ventana del Mdulo Administrativo donde debe introducir los datos de la empresa como son: N.I.T., R.I.F.,
Direccin, Representante, R.I.F. Telfonos y efectuar Clic en el botn siguiente.
7. En esta ventana introduzca la Direccin Postal, Fax, E-Mail, Website y

seleccione si es Contribuyente Especial la empresa que est instalando la
aplicacin.
8. Hacer Clic en el botn Siguiente.
9. Introduzca las fechas de duracin del perodo, vlidas para las
transacciones.
10. Efectuar Clic en el Botn Siguiente.
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11. Introduzca la nomenclatura del impuesto, la alcuota que retiene
su empresa, debe dejar la tilde en la opcin Activo. Es de carcter
obligatorio, dejar activo el primer impuesto, aunque los clientes de la
empresa no cancelen impuesto, posteriormente en la ficha del cliente,
se le indica que ese cliente est exento de impuesto. Indique el
impuesto del Dbito Bancario y hacer Clic en el Botn Siguiente.
12. Si desea que el sistema genere los cdigos en forma automtica,

debe dejar tildada las opciones pertinentes de la ventana siguiente y
cuando termine de seleccionar, hacer Clic en el Botn Finalizar.
13. Aparece una ventana indicando que los datos fueron guardados con
xito, aqu debe hacer Clic en el Botn Salir.
Registro de la Licencia del programa.

14. Copie el archivo a2Basico.a2 y el archivo a2Cash.a2 en el
directorio donde instalo la aplicacin (Estos archivos los obtiene de a2 va
email, una vez adquirida la Licencia.), recuerde que a2Basico instala simultneamente el Punto de Ventana (a2Cash).
Nota.
Si el archivo que recibe va email, contiene una extensin diferente a .a2 (Serial de la licencia) este debe
renombrarlo por a2Basico.a2, a2cash.a2 segn sea el caso).
15. Ejecute el mdulo de a2Basico como Usuario Master, Clave 1234, vaya al men de Sistema, opcin Acerca de, en
la ventana aparecer el botn Registrar, efecte Clic en l, inmediatamente quedar personalizado su sistema.
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Punto de Venta 4.20
Ya quedo registrado tanto el a2Basico como el Punto de Venta.
Es imprescindible copiar el archivo a2Basico.a2 en el directorio destino, para que la aplicacin pueda ejecutarse.
En caso de no hacerlo cuando trate de ejecutar la aplicacin recibir el siguiente mensaje: "La aplicacin no puede ser
inicializada". Igualmente suceder con el Punto de Venta si no tiene colocado el archivo a2Cash.a2.
En el caso que sea una licencia en uso, en esta ventana no aparecer el botn Registrar, esto solo se observa la primera
vez, antes de realizar el registro.
Carpeta a2Bsico Componentes.

Una vez concluida la instalacin se crea el directorio a2Basico, si utiliz esta direccin por defecto, dentro de esta carpeta
se encuentran los siguientes elementos:
1. Se crean las carpetas :

A2Botones.
Guarda las imgenes que sern utilizadas en los botones del Punto de Ventas.
A2Cash.
Almacena la informacin local que maneja el Punto de Venta.
A2Help.
Guarda la ayuda del sistema.
A2Local.
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A2Teclado.
Contiene el archivo a2DllTeclado, el cual permite utilizar un teclado en pantalla cuando el monitor es
Touch Screen.
Empre001.
Guarda todas las tablas que contienen los datos que se van registrando en las transacciones del
sistema.
Metrics.
Se almacenan los archivos que se generan cuando se configura el grid de las transacciones, las teclas,
la configuracin de los mrgenes, el tipos de letras de los reportes y los campos Detalles de las
transacciones. Si usted elimina esta carpeta no podr realizar dichas configuraciones. Si la elimin, solo
tiene que crearla de nuevo.
Reconversion.
2. Archivos ejecutables:
A2Basico.
Ejecutable que activa el Mdulo Administrativo donde se ejecutan las tareas administrativas de la
empresa.
A2Cash.
Archivo que ejecuta el Punto de Venta.
A2Consulta.
3. Archivos .DLL.
Desde a2Dll00 hasta a2Dll12.
a2dll00.dll: Se refiere a las rutinas de inicializacin.
a2dll01.dll: Son los reportes de departamento.
a2dll02.dll: Son los reportes de inventario.
a2dll03.dll: Son los reportes de ventas.
a2dll04.dll: Son los reportes de compras.
a2dll05.dll: Son los reportes de vendedores.
a2dll06.dll: Son los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
a2dll07.dll: Son los reportes de editor de formatos de impresin.
a2dll08.dll: Mdulo de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos.
a2dll09.dll: Son los reportes de bancos.
a2dll10.dll: Consolidador.
a2dll11.dll: Generador de informes
a2dll12.dll: Maneja datos comprimidos, se instala en casa matriz y sucursal.
4. Archivos ejecutables:
A2SistemaBasico.
Ejecutable que activa el Mdulo de Sistema de a2Basico y que permite la configuracin del mismo.
A2Update.
Archivo de actualizacin y de uso particular del sistema.
5. Archivos que manejan los datos de personalizacin de la Empresa:

Sempresas.BLB.
Sempresas.IDX
Sempresas.DAT.
Carpeta Empre001.
En esta carpeta se encuentra todos los archivos que manejan la informacin del sistema.
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ConfigR.
Contiene las formas de impresin creadas con el Editor de Formatos de Impresin en su respectiva carpeta que
representa un formato de impresin. Si el usuario crea o modifica alguna forma, se almacena en su carpeta
correspondiente. Algunos formatos no tienen formas de impresin, si se necesitaran, se pueden crear en el mdulo de
Sistema (a2SistemaBasico), Men Archivo opcin Formatos de Impresin.
Los Formatos de impresin tienen la extensin .PFG y estn acompaados de los archivos con extensin .SPR. El
archivo .PFG guarda las propiedades del reporte, tales como el nombre y las caractersticas de impresin, mientras
que el archivo SPR, almacena el formato y su configuracin.
Las variables que aparecen en el reporte dependen de la transaccin seleccionada. Estn almacenadas en archivos PFG,
que se encuentran ubicados en el directorio Configr. Los archivos PFG se pueden abrir con cualquier editor de texto y
modificar sus nombres para cambiar la etiqueta correspondiente dentro del formato de impresin. Tenga cuidado de
modificar estos archivos, ya que despus del nombre de la variable, tiene un nmero que representa el tipo de dato:
0: Es un string,
1: Representa un campo memo,
2: Es un campo numrico, y
3: Un campo fecha.
Adems, contiene los archivos necesarios para utilizar el generador de informes personalizados (disponible en a2
Herramienta Configurable):
GenIndex.mfr: Los ndices que se utilizan en ordenado por.
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Punto de Venta 4.20
GenMenu.mfr: Gua para incluir los informes personalizados en men de informes a2.
GenRelations.mfr: Relaciones entre los archivos de a2.
Los GenIndex + GenRelations se utilizan para agrupado por.
Cuando se crean campos memos en a2 y se utilizan como ndices secundarios de bsquedas, se pueden utilizar en
Ordenado por y Agrupado por.
Archivos .CFR: Contiene los campos que se leen en la configuracin del respectivo archivo.
Data.
Es el directorio ms importante del sistema desde el punto de vista del usuario, ya que es aqu donde se almacenan
todos los datos de la empresa. Contiene las tablas: Sclientes, Sproveedor, Sbancos, SOperacionInv, SdetalleInv,
Sprovinvent, Svendedores, Scargosfijos, Sinventario, Ssistema, Sfixed, Sdepositos, Stransbanco, Sseriales,
Sbeneficiario, Sconvenios, Sautorizados, SAuto, Susuarios, Scuentasxpagar, Scategoria, Sperfiles, SAjustesTmp,
Scompuesto, SinvDep, SinvOferta, Starjetas, Scuentasxcobrar, Sinvlote, Sconceptos, Szonas, Smoneda,
Stransclieprov, Stranscuentas, Sinstitucion, Scalendario, Sclasificacin y Spagosfijos.
Si se daa o elimina alguna tabla, el sistema no funcionar correctamente. Si sospecha que existe una tabla
corrupta, inmediatamente se puede reparar corriendo la opcin Repair del Database System Utility (DBSYS.EXE)
sobre las tablas daadas. Las tablas de datos son susceptibles a corrupcin causada por el mal apagado de la
mquina o prdida fsica de la electricidad.
Las circunstancias en las cuales puede ocurrir, son por ejemplo, cuando el DBISAM est en el medio del proceso de
agregar un registro a la tabla fsicamente en el disco o volumen, aunque en este caso, puede que no ocurra ningn
dao, ya que primero las guarda en un buffer para luego vaciarlas en el disco. El dao ocurre cuando el buffer se
vaca y no se haba terminado el proceso de escribir en el disco.
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FileConfig.
Esta carpeta guarda la configuracin de los archivos, las cuales se crean con la opcin de configuracin de
archivos del mdulo usuarios. Contiene 14 archivos .DAT con su correspondiente archivo .IDX: Sautorizadosconfig,
Sbancosconfig, Sbeneficiarioconfig, Scategoriaconfig, Sclientesconfig, Sconceptosconfig, sdepositosconfig,
Sinventarioconfig, Smonedaconfig, Sproveedorconfig, SSistemaConfig, STarjetasConfig, Svendedoresconfig y
Szonasconfig.
Historia.
Aqu se almacenan los archivos histricos del sistema, creados a partir de la ejecucin del primer cierre de periodo.
Cuando se realiza un cierre de periodo, se crea la carpeta del periodo con las siguientes tablas:
HIST_Scuentasxcobrar, HIST_Scuentasxpagar, HIST_SdetalleInv, HIST_SoperacionINV y Resumen.
Las carpetas CajaChica y Conciliaciones almacenan los correspondientes cierres de la Caja Chica y las Conciliaciones
Bancarias.
Html.
Se utilizar para futuras actualizaciones.
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ICONOS.
REPORTS.
Adems de los informes exportados a tipo ASCII, .Doc, Excel, Html, a2Visor y Texto Solo Datos.
Tmp.
Se utiliza para guardar los archivos temporales que se crean dinmicamente cuando el usuario est trabajando en
el sistema. Se puede remover todo su contenido, y es recomendable que est direccionado en el disco duro local,
si el sistema est en red. Nunca se debe tomar como directorio de datos. Adems se almacenan los informes
exportados al a2 Visor.
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UsersConfig.
Almacena las formas o archivos del men Mantenimiento del mdulo administrativo. Se modifican en el mdulo
usuario o de sistema, en el men Usuario, opcin Administracin de usuarios, en la ventana configuracin de usuarios,
se efecta un clic al botn Editar, se escoge el usuario al cual se le va efectuar la configuracin, hacer clic en la ficha
men, en el recuadro Formas Disponibles, se selecciona la forma a modificar, posteriormente se efecta clic en el
botn Configurar. Esta carpeta tiene copia en UsersConfigOriginal, ya que si por accidente u otra razn se daa o
elimina algn archivo, se pueda restituir la configuracin original del sistema (disponible en a2 Herramienta
Configurable).
Cuando se crea o modifica una forma, se almacena los cambios por usuario. Al generarse una nueva forma, se
crea un archivo con el nombre SCUSERxxyy.SYS, donde xx representa el nmero de la forma maestra que est
modificando y yy el nmero del usuario. Se almacena en este directorio. Los archivos se pueden abrir con un editor
de textos para ser modificado, pero no es recomendable. El nmero del usuario slo se visualiza usando est creando
o modificando usuarios con el usuario MASTER. (La modificacin de estos archivos slo es permitida en el a2
Herramienta Administrativa Configurable).
Instalacin en Red.
1. Realizar la instalacin en el servidor siguiendo los pasos explicados en la seccin Instalacin a2Basico.
2. Compartir la carpeta a2Basico, este procedimiento puede variar segn la versin de Windows que est utilizando.
3. Cree una unidad Lgica para la carpeta a2Basico identificndola con una letra que utilizara posteriormente en la
instalacin de las Estaciones y el Punto de Venta como veremos ms adelante.
Se tienen 2 formas de Conectar una estacin al Servidor.

1. Mediante un Acceso Directo (en el Escritorio de Windows) hasta el archivo a2basico.exe ubicado en el Servidor.
2. Utilizando el archivo Estacin que viene en el CD de a2Basico.
1.- Acceso directo.
Haga Clic con el botn derecho del Mouse en el Escritorio de Windows.

Seleccione Nuevo Acceso Directo.
Aparecer la siguiente ventana.
Haga Clic en Examinar para indicar la ruta donde se encuentra el archivo a2Basico.exe.
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Verifique la ruta y haga Clic en el botn Siguiente.
A continuacin se muestra el nombre del Acceso Directo, modifquelo si lo desea y haga Clic en botn Aceptar.
Aparecer en el Escritorio de Windows el Acceso Directo listo para ser utilizado.
2.- Archivo Estacin.
Ejecute el archivo Estacion.exe desde el CD de a2Basico.
Aparecer la siguiente ventana donde debe indicar el directorio donde ser instalada la estacn.
Haga Clic al botn Comenzar.
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Finalizada la instalacin haga Clic en el botn Aceptar.
Aparecer la siguiente ventana, especifique los siguientes datos.
Ubicacin a2 Administrativo.
Ubicacin de los datos a2 Administrativo.
Ubicacin archivo de personalizacin (.a2) (Archivo de personalizacin del Punto de Venta que acompaa al
a2Administrativo Bsico).
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Especificar los datos del Usuario del Punto.

El siguiente mensaje finaliza la instalacin.
Observe que al realizar la instalacin en la estacin con el archivo Estacion.exe tambin se instala el Punto de Venta en el
mismo directorio.
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Mdulo de Sistema del a2 Administrativo Bsico.
Para acceder al modulo de Sistema del a2 Administrativo Bsico debe hacer Doble Clic en el archivo
A2SistemaBasico.exe, el cual se encuentra ubicado en la carpeta a2Basico.
Aparecer entonces la siguiente ventana.
Entorno de trabajo.
Barras de Men y Herramientas.
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Datos de la Empresa.
En el Men Archivos opcin Datos Empresas o presionando el botn Datos Empresas se muestra la ventana "Archivo
de Empresas", la cual tiene su presentacin en dos Fichas: "Datos Bsicos" y "Directorios".
1. Ficha Datos Bsicos.

En la ficha Datos Bsicos se introducen los datos de la empresa (Siglas, Direccin, Representante, Rif, Direccin,
Representante, telf., e-mail).
2. Ficha Directorios.
En la ficha directorio, se encuentran los directorios, donde estn ubicadas las carpetas con los datos, que el sistema
coloca como predeterminado. En la ficha Directorio se modifica las rutas de las carpetas creadas por el sistema, al
momento de su instalacin, como son las carpetas de los datos, Histricos, Formas, la configuracin, formatos de
impresin, Reportes.
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Ttulos y Correlativos
Existe una serie de documentos que llevan una serie de datos, como son el nombre del impuesto que se va a aplicar, la
alcuota, su forma de aplicacin, con cuantos decimales y moneda con la cual se va a trabajar, con que numeracin
correlativa automtica o manual, ejemplo de estos documentos son: Presupuesto, Factura, Apartado, Devolucin, Nota
de Entrega, Pedido, Nota de Dbito, Nota de Crdito, Planilla de Retencin, Planilla de Cobranza, Recibo de Caja y Proceso
de Lote. En estas fichas se establecen la numeracin inicial, para cada documento. Y otras opciones dependiendo de la
ficha donde se est trabajando, ms adelante se detallaran.
Paso para trabajar con los Ttulos y Correlativos

Existen dos formas bsicas de acceder a este men:
Por el botn Ttulos y correlativos
Por el men Archivos, seleccionar Ttulos y correlativos
Ttulos y Correlativos
Ficha General.
Impuesto 1.
Se ingresa el nombre o descripcin del Impuesto, en este caso I.V.A. (12%), Impuesto al Valor Agregado. Y su
correspondiente monto (12%). Adicionalmente se indica si est o no Activo.
Impuesto 2.
Se ingresa el nombre o descripcin del Impuesto, en este caso I.V.A. (8%), Impuesto al Valor Agregado. Y su
correspondiente monto (8%). Se debe especificar cmo se desea Aplicar si como Alcuota Adicional (10%) o Alcuota
Reducida (8%). Adicionalmente se indica si est o no Activo.
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Identificacin Fiscal.
Indicar el nombre del identificador fiscal, en el caso de Venezuela es R.I.F. (Registro de Identificacin Fiscal). Como ejemplo
podemos indicar que en Panam se conoce con el nombre de I.T.B.M.S. (Impuesto de Transferencia de Bienes Corporales
Muebles y la Prestacin de Servicios).
Decimales.
Cantidad de Decimales que utilizara la aplicacin en sus transacciones.
Decimales Existencia.
Si los artculos de Inventario van a permitir trabajar existencia con decimales aqu se indica cuantos decimales se van a
utilizar.
Periodo actual en curso.
En el recuadro de opciones llamado Perodo actual en curso, se declara la periodicidad administrativa para llevar las
estadsticas de la empresa. La fecha de inicio y fin de de perodo. Indican las fechas vlidas para la inclusin de
transacciones. Pudiendo definir perodos: Mensuales, Trimestrales, Semestrales o Anuales. La configuracin de
perodos es fundamental en la parametrizacin de la aplicacin, se debe tomar en cuenta dos variables para poder tomar
una decisin acertada.
La primera cantidad de transacciones por da, de ser muy altas (100 ms) se puede configurar perodos mensuales
es decir de 30 das por ejemplo.
La segunda variable a considerar es la forma de trabajo de la empresa donde se est implantando la aplicacin, para
ilustrarle mejor, un ejemplo bien conocido son las perodos de ventas que utiliza algunas empresas de cosmticos, que
duran 3 semanas y llevan por nombre Campaa, de ser as se deber colocar la fecha Final del perodo para cubrir las tres
semanas de la campaa o del tiempo que esta dure. Pudiendo colocar en el campo descripcin el nombre de la campaa,
Ejemplo: Da de la madre.
Para mayor control y comodidad es recomendable utilizar los perodos: mensual anual. Si este es mensual se debe
colocar en la descripcin del perodo el mes que se est trabajando como lo indica la figura, Fecha Inicio periodo en curso:
01/01/2011, Descripcin del Periodo: Enero. Si es anual la descripcin y las fechas cambian, fecha de inicio 01/01/2011,
fecha final 31/12/2011, descripcin del Periodo: ao 2011.
Nota.
Recuerde que debe hacer Clic en el botn de
guardar cuando efectu un cambio en una ficha.
Ficha Inventario.
Permite parametrizar los correlativos de los documentos de Cargos, Descargos, Transferencia y Ajuste de Inventario.
Utilizando para eso las opciones:
Prximo Cargo.
Prximo Descargo.
Prximo Ajuste de Inventario.
Nombre Martirices (Tallas y Colores).
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Precios disponibles.
Cambia el nombre o descripcin, que est en la caja de texto (Precio 1, Precio 2 y Precio3.) por el tipo de precio que va
tener los productos, (Distribuidor, Mayorista, Detal), esto lo observar en la ventana de inventario, en el mdulo a2 Admin.
Nombre Matrices.
La utilizacin de matrices de clasificacin para el inventario es una caracterstica muy til para ciertos tipos de empresas
como Tiendas de ropa, zapatos, ferreteras, entre otros. Se pueden presentar varios tipos de matrices, las ms comn
usadas son: Tallas y Colores, Ancho y Alto, entre otras. Observe que si se utilizan duplas o pares de datos, descriptivos por
producto, es posible agregar caractersticas bien diferenciadas, las cuales formarn automticamente la combinatoria de las
duplas para ofrecer una variedad completa de tems.
6 Precios Disponibles que por defecto trae

la aplicacin. Precios Disponibles Modificados.
Ficha Ventas y Clientes.

Como se puede ver en la siguiente ventana, existe una serie de documentos que son necesarios llevar con numeracin
correlativa, por ejemplo: Presupuesto, Factura, Devolucin, Nota de Entrega, Pedido, Nota de Dbito, Nota de Crdito,
Planilla de Retencin, Planilla de Cobranza, Recibo de Caja. En esta pgina se establecen los nmeros inciales para cada
documento.
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Otras opciones.
Guardar Presupuesto.
Cantidad de perodos que desea guardar los Presupuestos realizados con el estatus de guardado.
Guardar Pedidos.
Cantidad de perodos que desea guardar los Pedidos realizados con el estatus de guardado.
Sumar fletes al Impuesto 1 y 2.

Suma el monto del flete al impuesto correspondiente, para que sea tomado en cuenta en el clculo del mismo de lo
contrario el flete se convertir en una parte exenta del monto de la factura.
Trabajar con cntimos ventas.
Utilizacin de cntimos en el clculo de documento de ventas.
NOTA IMPORTANTE.
Desde el mdulo de retenciones de I.V.A. es posible tambin elaborar el archivo texto, el cual
puede ser enviado al SENIAT a travs de su pgina Web. El archivo que se genera es grabado
en el directorio Empre001\Data\Seniat con el nombre de Retenciones.Txt
Comisiones sobre ventas.

Cuando esta opcin est activada, se le cancela al vendedor la comisin, solo cuando la factura est totalmente cancelado,
en el caso contrario que no est activada, se le cancelar cuando se realice la factura, sin importar el estatus de la misma.
Mrgenes de Utilidad.
Si la opcin est activada, se expresar el Margen de Utilidad en porcentaje, en caso contrario expresar el Margen de
Utilidad en moneda.
Cerrar Estados de Cuentas.

Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el perodo actual, en caso contrario se trabaja con
perodos abiertos.
Utilizar No. De Dev. En Venta para las N/C que afectan al Libro.
Aplicar las retenciones de IVA al momento del cobro.

Se puede configurar desde el mdulo de ttulos y correlativos que las retenciones de IVA, tanto en ventas como en compras
sean aplicadas al momento del pago.
Retenciones de IVA.
Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificacin que debe
ser asignada a las retenciones de IVA. Este paso es muy
importante, ya que al momento de contabilizar las retenciones lo
ideal es la clasificacin para poder acumular las retenciones
segn su naturaleza en diferentes cuentas contables.
Ficha Proveedores y Compras.

Aqu se crea el correlativo para las rdenes de compra, compra de mercanca y otros, mostrar el siguiente nmero en el
correlativo de los siguientes documentos de Orden de Compra, Compra de Mercanca, Nota de Entrega, Devolucin de
Compras, Nota de Dbito y Nota de Crdito. El programa automticamente le asignar el nmero correspondiente a cada
documento.
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Otras opciones.
Guardar orden de compra
Significa que usted le puede indicar los perodos que desea guardar, posicionndose en el cuadro y colocando el nmero de
perodos que desee guardar.
Sumar flete al Impuesto 1 y 2

Suma el monto del flete al impuesto correspondiente, para que sea tomado en cuenta en el clculo del mismo de lo
contrario el flete se convertir en una parte exenta del monto de la factura.
Cerrar Estados de Cuenta

Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el perodo actual, en caso contrario se trabaja con
perodos abiertos.
Utilizar correlativo de N/D para las Devoluciones en Compras.
Ficha Bancos
En la ventana o formulario de bancos se establecen las caractersticas bsicas para el manejo bancario, el primer dato a
introducir es el porcentaje de Impuesto al Dbito Bancario.
Impuesto Debito Bancario (%).

Especificar cunto es el monto (en Porcentaje) del Debito Bancario en caso de ser activado.
Correlativos.
Los correlativos de Comprobante de Egresos, Nota de dbito, Nota de crdito y Depsitos son utilizados internamente y
no llevan ningn tipo de relacin con las numeraciones dadas por las Entidades Bancarias.
Diferimiento.
Se refiere a los das que estarn diferidas las transacciones, dependiendo de la naturaleza del pago. Es decir si es del
mismo banco o de bancos diferentes. Esto permite el control ms exacto posible, del saldo de las cuentas bancarias.
Ficha Varios
Estadsticas descripcin.
Esta opcin permite establecer el nombre de las estadsticas del ao actual.
Periodos Histricos.
Cantidad de perodos histricos que desee guardar y acumular.
Posibilidad de modificar el nombre de los campos, con el propsito de ser utilizados para otro fin distinto:
Flete de Ventas.
Flete de Compras.
Nombre Giros.
Nombre Existencia.
Nombre Comisin.
Nombre Clasificacin.
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Ficha Cdigos.
Esta ficha est dividida en dos secciones, la columna de la izquierda permite especificar si los cdigos de Departamento,
Clientes, Inventario Proveedores, Vendedores, Conceptos y Beneficiarios sern generados de forma automtica si se
encuentran activadas. Si las opciones de la columna izquierda se encuentran desactivadas los cdigos se ingresaran lo
que se denomina de forma Manual, entonces el cdigo ser admitido tal cual como se este escribiendo.
La columna de la derecha permite indicar si los campos de los cdigos sern completados con ceros a la izquierda cuando
el cdigo no alcance a cubrir la cantidad de caracteres disponibles para el mismo. Por ejemplo el campo Departamento
tiene un tamao inicial definido para 5 caracteres, si se coloca como cdigo el nmero 1 entonces el sistema lo convertir
en 00001
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Instituciones Financieras.
Estas instituciones representan la totalidad de los bancos de los cuales los clientes pueden emitir pagos a la empresa.
Permite el Registro, Modificacin, Consulta y Eliminacin de los Bancos de los cuales la empresa recibe pagos.
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Clasificaciones.
Permite la creacin de los diferentes tipos de transacciones realizadas en el sistema para posteriormente ser utilizadas
como filtros en la elaboracin de reportes.
Formatos de Impresin.
a2 Herramienta Administrativa Configurable genera al momento de la instalacin una serie de formatos asociados a las
principales transacciones del sistema. Estos formatos pueden ser modificados desde el Editor de formatos e incluso pueden
ser creados los que se requieran, de una manera sencilla y practica.
Los formatos tienen 2 modalidades en cuanto a su forma de impresin:
Formatos Principales.
Formatos Secundarios.
Consideraciones sobre Formatos principales y secundarios.

Los formatos de impresin principales se pueden seleccionar al momento de imprimir o por medio de polticas.
Los formatos secundarios se imprimen despus del formato principal seleccionado. Si se deben imprimir formatos
secundarios distintos por usuarios, se pueden crear carpetas de Formatos de Impresin por grupos de usuarios. Para ello
debe seguir los siguientes pasos:
1. Cree una carpeta y grabe en ella el contenido de la carpeta Configr (o puede copiar la carpeta ConfigR a otra
ubicacin).
2. Direccione la carpeta de "Directorio de Formatos de Impresin" del usuario a la carpeta creada por usted
(Configuracin de Usuarios, paleta Directorios).
3. Copie o cree los formatos de impresin para el grupo de usuarios.
4. Cuando est creado ms de un formato principal, debe ir a las polticas de los usuarios y seleccionar uno por
defecto, ya que si no lo hace, al momento de imprimir se ejecutarn todos los formatos, adems de los
secundarios.
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Estructura General de la pgina de un formato.
La estructura tradicional de una pgina en un formato o reporte consta de los siguientes elementos: Encabezado de Pgina,
Cuerpo del informe, Pie de pgina y los Mrgenes (Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho), como se muestran en la
siguiente imagen.
Esta estructura en el editor de formatos est conformada por Bandas, asociadas a cada una de las secciones descritas
anteriormente y Bandas especiales con funciones muy especificas que se describirn a continuacin.
Bandas de Impresin.
Una Banda de Impresin es una seccin lgica o rea especial para insertar los campos del formato y establece un orden
de impresin.
El editor cuenta con cinco tipos de bandas.
Tipos de Bandas de Impresin.

Encabezado pgina.
En esta banda se suele repetir la informacin que muestra la banda Ttulo o mostrar la informacin referente a la empresa u
otros datos que se repiten en el Encabezado del Documento cuando tiene una longitud mayor a una pgina. El nombre de
la banda es Ttulo pgina. Si no existe, las bandas subdetalles se empezarn a imprimir desde el margen superior.
Ttulo (Encabezado).
En esta banda se muestra la informacin referente a la empresa y otros datos en el encabezado del documento cuando
este tiene una longitud mxima de una pgina. La banda se llama Ttulo.
Sub. Detalle (Items de Inventario, Consolidar Items).

Imprime las lneas y dependiendo de la transaccin en este tipo de banda se encuentran las bandas tems de inventario y
Consolidar tems.La banda de Inventario es donde se mostrarn todos los productos que conformaran el documento. La
banda Consolidar tems sirve para consolidar en todos los procesos, productos costo promedio o tallas y colores con
caractersticas homogneas.
Sumario.
Banda que totaliza los tems y muestra la informacin final, al final del documento. Si el formato tiene una longitud mayor de
una pgina, se imprime en la ltima pgina. En este tipo se banda se encuentra la banda Total.
Pie pgina.
Al igual que la anterior, permite subtotal izar tems y coloca la informacin final de la pgina cuando el formato tiene una
longitud mayor a una pgina. La banda que contiene es Pie pgina.
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Efecto de las Bandas cuando se imprime un documento.
Si el documento ocupa una pgina, se imprimen las bandas: Ttulo, las Sub. Detalle y Total.
Si el documento ocupa dos pginas, se imprimen: en la primera pgina, las bandas Ttulo, Sub. Detalles y Pie pgina; en
la segunda pgina, las bandas Encabezado pgina, Sub. Detalles y Total
Si el documento tiene una longitud mayor a dos pginas, en la primera pgina se muestran las bandas de Ttulo, Sub.
Detalles y Pie pgina, en las subsiguientes, las bandas de Encabezado pgina, Sub. Detalles y Pie pgina; y en la ltima
pgina, las bandas de Encabezado pgina, Sub. Detalles y Total.
Ntese que Ttulo solo se imprime en la primera pgina y Total en la ltima pgina impresa.
Las bandas Ttulo y Ttulo pgina se imprimen desde el margen superior hacia abajo y las bandas Total y Pie pgina, se
imprimen desde el margen inferior hacia arriba. El espacio entre estas bandas superiores e inferiores es el ocupado por las
bandas Sub. Detalle.
Cuando se imprime un documento (por ejemplo, una Factura en Forma Libre, Presupuesto, entre otros.) que ocupa slo
una pgina, se imprimen las siguientes bandas:
Cuando el formato tiene una longitud mayor de dos pginas, por ejemplo, una factura impresa en dos hojas, se imprimen
las bandas en el siguiente orden:
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Punto de Venta 4.20
Esta es la manera como se imprime un formato cuando la informacin produce ms de tres pginas impresas. Ejemplo,
en una factura de tres pginas se imprimen las bandas en el siguiente orden:
Nota: Si se deshabilita Numerar al final de la pgina a la banda Total, se imprimir inmediatamente al finalizar las
bandas sub detalles.
Caractersticas de los Elementos que se pueden incluir en un formato.

Variables de Impresin
Las variables que aparecen en el reporte dependen de la transaccin seleccionada. Estn almacenadas en archivos PFG,
que se encuentran ubicados en el directorio Configr. Los archivos PFG se pueden abrir con cualquier editor de texto y
modificar sus nombres para cambiar la etiqueta correspondiente dentro del formato de impresin. Tenga cuidado de
modificar estos archivos, ya que despus del nombre de la variable, tiene un nmero que representa el tipo de dato:
0: Es un string,
1: Representa un campo memo,
2: Es un campo numrico, y
3: Un campo fecha.
Los archivos .PFG son: VIMP_GENERAL, VIMP_VENTAS, VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO,

VIMP_SERIALIZACION, VIMP_CUENTASCXC, VIMP_CUENTASCXP, VIMP_ETIQUETASCLIE, VIMP_ETIQUETASINV,
VIMP_VENTASI, VIMP_COMPRAS, VIMP_INVENTARIO y VIMP_SERIALIZACION. Existen tambin los archivos .PFG
cuyos nombres terminan en F, los cuales guardan las frmulas. La nica manera de eliminar una frmula es abrir el archivo
correspondiente y borrarla.
Adems, de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos. Estas
variables no estn almacenadas en ningn archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con el cual entr al
mdulo de sistema. Por ejemplo, supngase que usted tiene una forma vaca de Clientes para un usuario en particular; al
entrar al mdulo del sistema con la clave de ese usuario y modificar un formato de Ventas, usted no podr visualizar las
variables de Clientes para incluirlas en los formatos. Igualmente, si usted agrega campos nuevos a la base de datos, si no
los agrega a alguna de las formas de los usuarios (mens) no podr visualizarla como variable en los formatos.
Variables generales o globales

El archivo que las incluye es el VIMP_GENERAL. Imprimen los datos del dueo del sistema (Datos de la personalizacin
del sistema administrativo). Se pueden ingresar en las Bandas Ttulo, Ttulo Pgina y Total.
VIMP_GENERAL
0.00-Nombre de la empresa: Obligatoriamente debe estar en el formato, sino, deshabilita la capacidad de impresin del
sistema administrativo.
0.00-Nombre de La empresa,0
0.01-Siglas de la empresa,0
0.02-Direccin de la empresa,1
0.03-Direccin postal,1
0.04-Nit,0
0.05-Rif,0
0.06-Nmeros de Telefonos,0
0.07-Nmero de Fax,0
0.08-Correo Electrnico (Email),0
0.09-Direccin Internet (Website),0
0.10-Fecha del sistema,3
0.11-Usuario activo,0
0.12-Porcentaje Impuesto1 (IVA),2
0.13-Porcentaje Impuesto2,2
0.14-Fecha Inicio perodo,3
0.15-Fecha Final perodo,3
0.16-Descripcin perodo,0
0.17-Moneda local,0
0.18-Simbolo moneda local,0
0.19-Fecha Actual da,0
0.20-Mes Actual,0
0.21-Ao Actual,0
0.22-Dia de la Semana,0
0.23-Original/Copia/Reimpresin,0
0.24-Cambio del Dlar,2
0.25-Mes Actual (Nmero),0
Variables de Operacin
Dependen del tipo de Operacin. Se pueden ingresar en las Bandas Ttulo, Ttulo Pgina y Total. VIMP_VENTAS,
VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO, VIMP_SERIALIZACION. Las variables de las CXC y CXP, se
pueden incluir nicamente en la banda Ttulo. Estn en los archivos VIMP_CUENTASCXC y VIMP_CUENTASCXP.
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Punto de Venta 4.20
Excepciones.
En los formatos de Etiquetas de Inventario y Clientes, las variables de Operacin VIMP_ETIQUETASCLIE,
VIMP_ETIQUETASINV se deben colocar en las bandas de Subdetalle (tems de Inventario o tems de Etiquetas). En las
Variables de Operacin de Bancos, tambin se encuentran las variables de Detalle de la operacin, para el manejo de los
conceptos de las cuentas (Haberes y Deberes).
La mayora de estas variables se toman de la ventana Totalizar de la transaccin.
Las variables marcadas con * son de tipo Subtotal.
VIMP_VENTAS.
(Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas):
1.00-Nmero Documento,0
1.01-Documento origen,0
1.02-Fecha Emisin Operacin,3
1.03-Fecha Vencimiento operacin,3
1.04-Das de Vencimiento,2
1.05-Moneda Operacin,0
1.06-Factor cambio operacin,2
1.07-Depsito Origen,0
1.08-Cliente descripcin,0
1.09-Cliente Rif,0
1.10-Cliente Nit,0
1.11-Cliente telefono contacto,0
1.12-Cliente Direccin despacho,1
1.13-<No Disponible>
1.14-Vendedor asignado,0
1.15-Condiciones de pago,0
1.16-Precio Asignado,0
1.17-*Total Renglones (No.Items),2
1.18-Detalle o Comentarios,1
1.19-Clasificacin,0
1.20-*Total Bruto,2
1.21-Descuento 1 Monto,2
1.22-Descuento 1 Porcentaje,2
1.25-*Total Descuentos parciales,2
1.26-Descuento Final,2
1.27-Flete del documento,2
1.28-*Base Imponible Impuesto 1,2
1.29-*Monto Exento Impuesto 1,2
1.32-*Impuesto 1 Monto,2
1.34-Total Neto (Bruto-Dsctos+Fletes),2
1.35-Total Operacin (Total+Impuestos),2
1.36-*Total Productos sin Impuesto,2
1.37-*Total Productos con Impuesto,2
1.38-*Total Servicios sin Impuesto,2
1.39-*Total Servicios con Impuesto,2
1.40-Total cancelado,2
1.41-Vuelto,2
1.42-Saldo operacin,2
1.43-Cancelado efectivo,2
1.44-Cancelado Cheques,2
1.45-Detalle cheques,0
1.46-Cancelado Tarjeta,2
1.47-Detalle Tarjetas,0
1.48-Cancelado Tarjeta Debito,2
1.49-Detalle Tarjeta Debito,0
1.50-Monto Retencin,2
1.51-Porcentaje Retencin,2
1.52-Adelantos aplicados,2
1.53-Apartados aplicados,2
1.54-Cancelado giros,2
1.55-Numero de giros,2
1.56-Moneda para cancelacin,0
1.57-Costo Operacin,2
1.58-Utilidad Operacin,2
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Punto de Venta 4.20
1.61-*Total peso de la Operacin,2
1.62-Total Cancelado - Total Adelantos,2
1.63-No. Recibo de Caja,0
1.64-Saldo Actual Moneda Nacional,2
1.66-Saldo Adelantos Moneda Nacional,2
1.68-Total en Abonos Apartados Nacional,2
1.71-Nmero de Control del documento,0
1.72-% Retencin (Detalle),2
1.73-Clasificacin Retencin,0
1.74-Detalle Retencin,0
1.75-Monto Retencin (Detalle),2
1.78-Hora de la Operacin,0
1.93-Detalle Credicard,1
1.94-Total Unidades (item x Cantidad),2
1.95-Total Cancelado Efectivo Bs.Fuertes,2
1.96-Total Cancelado Efectivo Bs.,2
1.97-Cancelado No Monetario 1 (a2Cash),2
1.101-Detalle de Retenciones,1
1.102-Otras formas de pago (Descripcin),0
1.103-Otras formas de pago (Monto),2
1.104-Otras formas de pago (detalle),0
VIMP_COMPRAS.
(Compras, rdenes de Compras, rdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y Devoluciones de Compras):
1.01-Documento origen,0
1.03-Fecha Vencimiento operacin,3
1.04-Das de Vencimiento,2
1.05-Moneda Operacin,0
1.08-Persona contacto,0
1.09-Telfono contacto,0
1.10-Direccin despacho,1
1.11-Condiciones de pago,0
1.12-*Total Renglones (No.Items),2
1.14-Clasificacin,0
1.15-*Total Bruto,2
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Punto de Venta 4.20
1.20-Flete del documento,2
1.27-Total Neto (Bruto-Dsctos+Flete),2
1.28-Total Operacin (Total+Impuesto),2
1.30-Saldo operacin,2
1.34-Cancelado Tarjeta crdito,2
1.35-Detalle Tarjetas crdito,0
1.36-Cancelado Tarjeta Dbito,2
1.37-Detalle Tarjeta Dbito,0
1.42-Nmero de giros,2
1.44-Proveedor R.I.F,0
1.45-Proveedor N.I.T,0
1.51-Nmero de Control del documento,0
1.52-Retencin (%),2
1.53-Retencin Clasificacin,0
1.54-Retencin Detalle,0
1.55-Retencion Monto,2
1.56-Hora de emisin,0
1.57-Detalle de Retencin (Autoformato),1
VIMP_BANCOS.
1.00-Nmero de Cheque,0
1.01-Nmero de Comprobante,0
1.02-Fecha Operacin,3
1.03-Fecha Liberacin documento,3
1.04-Das de liberacin,2
1.05-Monto de la transaccin,2
1.06-Monto Dbito bancario,2
1.07-Beneficiario o Banco Destino,0
1.08-Tipo de Endoso,0
1.09-Concepto operacin,1
1.10-Total dbitos,2
1.11-Total Crditos,2
1.12-Monto en Letras del documento,0
1.13-Monto en Letras del documento (Linea 2),0
1.14-Cdigo del concepto,0
1.15-Descripcin del concepto,0
1.16-Monto del concepto (dbito),2
1.17-Monto del concepto (crdito),2
1.18-Monto del concepto (con signo),2
1.20-Monto Efectivo (Depsitos),2
1.21-Monto Cheque (Depsitos),2
1.22-Monto T.Debito (Depsitos),2
1.23-Monto T.Credito (Depsitos),2
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Punto de Venta 4.20
1.29-Hora de la Transaccin,0
VIMP_INVENTARIO:
1.02-*Monto total de la operacin,2
1.05-Responsable,0
1.06-Autorizado por,0
1.07-Propsito,0
1.08-Clasificacin,0
1.09-Detalle,1
1.10-*Total Renglones,2
VIMP_SERIALIZACION:
1.02-*Monto total de la operacin,2
1.04-Cliente/Proveedor/Responsable,0
1.05-Clasificacin,0
1.07-*Total Renglones,2
VIMP_CUENTASCXC
1.02-Fecha Vencimiento Operacin,3
1.03-Monto operacin sin impuesto,2
1.04-Saldo Operacion,2
1.06-Base Imponible Impuesto 1,2
1.07-Monto Impuesto 1,2
1.08-Porcentaje impuesto 1,2
1.09-Base Imponible impuesto 2,2
1.10-Monto Impuesto 2,2
1.11-Porcentaje impuesto 2,2
1.12-Total operacin,2
1.16-Cancelado Tarjeta credito,2
1.17-Detalle Tarjetas credito,0
1.18-Cancelado Tarjeta Debito,2
1.19-Detalle Tarjeta Debito,0
1.22-Monto Descuento (Pronto pago),2
1.23-Porcentaje Descuento (Pronto pago),2
1.24-Monto Interes (Mora),2
1.25-Porcentaje Interes (Mora),2
1.27-Apartados aplicados,2
1.29-Nmero actual del giro,2
1.30-Nmero total de giros,2
1.33-Detalle o Comentario,1
1.34-Moneda operacin,0
1.35-Factor de cambio,2
1.36-Clasificacin,0
Pg. 35
Punto de Venta 4.20
1.37-Monto Base de la retencin,2
1.44-Numero de control,0
1.55 Hora Operacion,0
1.56-Cancelado Transferencia,2
1.57-Detalle Transferencia,0
1.58-No Disponible,0
1.59-No Disponible,0
1.60-Detalle de Retenciones (Autoformato),1
VIMP_ETIQUETASCLIE
VIMP_ETIQUETASINV
1.01-Precio 1 (S/Impuestos),2
1.02-Precio 1 (C/Impuestos),2
1.15-Lote o Talla del producto,0
1.16-Vencimiento producto (Lotes),3
1.18-Cdigo Proveedor,0
1.19-Descripcin Proveedor,0
1.20-Costo Actual Bs,2
1.21-Costo Promedio Bs,2
1.24-Existencia actual,2
1.25-Estadisticas Compras(Und),2
1.26-Estadisticas Compras(Bs.),2
1.27-Estadisticas Ventas (Und),2
1.28-Estadisticas Ventas (Bs.),2
VIMP_LIBROCOMPRAS
1.00-Nmero Operacin,0
Pg. 36
Punto de Venta 4.20
1.02-Nmero de RIF,0
1.03-Nmero de NIT,0
1.04-Nombre o Razn Social,0
1.05-Tipo de Proveedor,0
1.06-Tipo de Documento,0
1.07-Nmero de Documento,0
1.08-Planilla Importacin (Solo Importacin),0
1.09-Tipo de Transaccin (Reg/Aju/Comp),0
1.10-Nmero de Control,0
1.11-Documento Afectado,0
1.12-Total con I.V.A.,2
1.13-Total Exento,2
1.14-Base Imponible,2
1.15-% Alicuota,2
1.16-Monto Impuesto,2
1.17-I.V.A. Retenido,2
VARIABLES PARA LA TOTALIZACION,0
1.19-Total Compras No Gravadas,2
1.20-Compras Importacin Impuesto1,2
1.21-Compras Importacin Impuesto2,2
1.22-Compras Internas Impuesto1,2
1.23-Compras Internas Impuesto2,2
1.24-Total Base Imponible,2
1.25-Total General Impuesto,2
1.26-Total Retenciones,2
1.27-Nmero de Transacciones,2
1.28-Nmero Retencin,0
1.29-Fecha de Retencin,3
1.30-Fecha Libro,3
VIMP_LIBROVENTAS
1.00-Nmero Operacin,0
1.02-Nmero de RIF,0
1.03-Nmero de NIT,0
1.04-Nombre o Razn Social,0
1.05-Tipo de Contribuyente,0
1.06-Tipo de Documento,0
1.07-Nmero de Documento,0
1.08-Documento de Origen (Solo Exportacin),0
1.09-Tipo de Transaccin (Reg/Aju/Comp),0
1.10-Nmero de Control,0
1.11-Documento Afectado,0
1.12-Total con I.V.A.,2
1.13-Total Exento,2
1.14-Base Imponible,2
1.15-% Alicuota,2
1.16-Monto Impuesto,2
1.17-I.V.A. Retenido,2
1.18-Serial Fiscal (Impresora Fiscal),0
VARIABLES PARA LA TOTALIZACION,0
1.20-Total Ventas No Gravadas,2
1.21-Total Ventas Exportacin,2
1.22-Total Impuesto 1,2
1.23-Total Impuesto 2,2
1.24-Total Base Imponible,2
1.25-Total General Impuesto,2
1.26-Total Retenciones,2
1.27-Diferencia de Impuesto,2
1.28-Nmero de Transacciones,2
1.29-Nmero de Retencin,0
1.30-Nmero de Serie,0
1.31-Fecha Retencin,3
VIMP_VALES
1.00-Descripcin (Salida o Entrada),0
1.01-Monto,2
1.02-Detalle,1
Pg. 37
Punto de Venta 4.20
Variables de Detalle Operacin.
Tambin dependen del tipo de operacin y son las que varan en los formatos de impresin, ya que son los datos de los
tems. Se deben ingresar en las Bandas Sub. Detalles. En el caso de Inventario, Serializacin, Compras y Ventas, de
acuerdo a la variable, se incluyen en la Banda tems de Inventario, Seriales, Partes del Compuesto y Consolidacin. En
Bancos, se incluye en la banda Sub. Detalle llamada Detalle de Cuentas.
Adems de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos. Estas
variables no estn almacenadas en ningn archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con el cual entr al
mdulo de sistema. Por ejemplo, supngase que usted tiene una forma vaca de Clientes para un usuario en particular, por
ejemplo un Scuser045.sys en 0kb; al entrar al mdulo del sistema con la clave de ese usuario y modificar un formato de
Ventas, usted no podr visualizar las variables de Clientes para incluirlas en los formatos. Igualmente, si usted agrega
campos nuevos a la base de datos, si no los agrega a alguna de las formas de los usuarios (mens) no podr visualizarla
como variable en los formatos.
VIMP_VENTASI.
(Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas):
2.00-Cdigo del item,0
2.01-Descripcin del Item,0
2.02-Descripcin detallada del item,1
2.03-Lote o Detalle de Matriz,0
2.04-Cantidad del Item,2
2.05-Cantidad unidades que descarga,2
2.06-Cantidad x Unidades de descarga,2
2.07-Cantidad original (Presupuestos/Pedidos),2
2.08-Nmero de rengln,2
2.09-Precio Bruto del Item,2
2.10-Descuento del item,2
2.11-Descuento del item Porcentaje,2
2.12-Precio - Descuento,2
2.13-Monto Impuesto 1 Item,2
2.14-Impuesto 1 porcentaje,2
2.17-Precio + Impuestos,2
2.18-Cantidad x Precio (Sin Impuestos),2
2.19-Cantidad x Precio (Con Impuestos),2
2.20-Costo item,2
2.21-Costo x Cantidad Item,2
2.24-Puesto Depsito origen,0
2.25-Existencia Depsito Origen,2
2.27-Existencia Total Item,2
2.28-Monto comisin item,2
2.34-Total peso del rengln,2,2
2.35-Consolidar items iguales,1
2.37-Precio 1 sin Impuesto,2
2.43-Precio 1 con Impuesto,2
2.49-Unidades Detalladas (Marca),0
VIMP_COMPRASI.
(Compras, rdenes de Compras, rdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y Devoluciones de Compras):
Pg. 38
Punto de Venta 4.20
2.05-Cantidad original (Orden Compra/N.Entrega),2
2.07-Costo del Item,2
2.12-Costo + Impuestos,2
2.13-Cantidad x Costo (Sin Impuestos),2
2.14-Cantidad x Costo (Con Impuestos),2
2.17-Existencia,2
2.35-Vencimiento del Lote,3
VIMP_INVENTARIOI.
2.05-Costo del item,2
2.06-Costo x Cantidad del item,2
2.10-Descripcin depsito origen,0
2.15-Existencia Total,2
2.16-Existencia Real (Ajustes),2
2.18-Diferencia Unidades (Ajustes),2
2.20-Existencia Minima (Ajustes Max),2
2.21-Existencia Maxima (Ajustes Min),2
Pg. 39
Punto de Venta 4.20
VIMP_SERIALIZACIONI.
2.06-Monto del Item,2
2.07-Monto del Item x Cantidad,2
2.08-Monto del Item + Impuesto,2
2.09-Monto del Item * Cantidad,2
2.13-Existencia Detallada Depsito origen,2
2.14-Existencia Total Item,2
2.15-Seriales del item,0
Editor de Formatos.
La configuracin de los formatos, se basa en las transacciones, o contenedores de formatos para cada rubro del rbol.
Cada tipo indica a travs de su nombre su funcin o

el documento involucrado, por ejemplo, en el
primer nodo del rbol se encuentran los formatos
de impresin para manejo de Inventario, en el
segundo Nodo se encuentra Ventas, las ramas son
los Facturas, Devoluciones de Venta,
Presupuestos, Notas de Entrega y Pedidos.
rbol: En el rea de computacin

se conoce como una estructura de
datos conformada por nodos
interconectados por ramas. Los
nodos que no posean ramas se
llaman hojas. Se distingue de otras
En cada una de las ramas se crea un contenedor de formatos de impresin
estructuras por el hecho de existir
y se pueden crear tantos formatos como se necesiten para la elaboracin de
un nodo raz donde nace el rbol y
documentos de la organizacin.
adems no deben existir nodos con
ms de una rama entrante.
El editor est orientado a los tipos de transacciones, por lo tanto, se pueden
Nodo: Ente bsico para la
tener varios formatos asociados a una transaccin. Cuando se ejecuta,
construccin de un rbol, de l parte
presenta la siguiente ventana. Tiene dos reas, el lado izquierdo o rea de
ramas a otros nodos. Si el nodo no
Presentacin de datos y el rea de Botones.
tiene ramas se llama hoja.
Rama: Lazo o hilo de interconexin
entre nodos de un rbol. Presentacin de datos.
El rea de los datos es un explorador, muestra el contenido del rbol de
formatos, donde las carpetas estn representadas por iconos y los archivos
son los crculos azules; representan al Directorio Configr.
Pg. 40
Punto de Venta 4.20
A nivel de sistema operativo, en la carpeta de cada formato de impresin por cada formato existen dos o tres archivos que
tienen el mismo nombre con extensiones: .PFG, .SPR y posiblemente el .BAK. El archivo .PFG guarda las propiedades del
reporte, tales como el nombre y las caractersticas de impresin, mientras que el archivo SPR, almacena el formato y su
configuracin. El .BAK es un respaldo del mismo y solo se crea cuando se ha modificado el formato.
Presionando el botn derecho, se muestra el men contextual:
Expandir Todas.
Muestra todos los documentos, formas o formatos de impresin asociadas a las transacciones.
Contraer Todas.
Solo muestra el rbol de transacciones.
Botones de comandos:
El rea de botones contiene los botones Crear nuevo, Editar Formato, Borrar Formato, Propiedades y Salir, los cuales
se activan segn lo seleccionado en el rea de datos.
Nota: No se puede copiar y pegar desde el explorador de Windows o sistema operativo para
cambiarle el nombre a un formato de impresin, ya que este queda almacenado en el archivo .PFG.
Para crear un formato. Primero muestra las Propiedades del formato de impresin para modificarlas, aunque tambin se
pueden modificar presionando el botn Propiedades del formato de impresin seleccionado. Una vez completado todos
estos requisitos, abre la ventana del Editor.
Sirve para cambiar las caractersticas de un formato de impresin existente. Abre la ventana de Editor de Formas (ventana
del editor de formas).
Elimina un formato de impresin. No se puede deshacer la accin.
Sirve para modificar las caractersticas de impresin del formato.
Sirve para duplicar un formato de impresin. Tiene exactamente todas las caractersticas del anterior.
Para abandonar la ventana del editor de formas de impresin.
Propiedades de un formato.
De acuerdo a la transaccin, se presenta un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
En este caso se selecciono el formato de Factura, Hacer, Clic en Propiedades, se presenta la ventana del Editor de
Formatos de Impresin. En esta ventana se selecciona la propiedad que desea modificar.
Pg. 41
Punto de Venta 4.20
Las propiedades que se pueden modificar en los reportes son:
Ttulo Reporte.
Se escribe el nombre del reporte que est creando. Este archivo de formato estn grabado en la carpeta configr
(a2Softway/Empre001/Configr/Factura), el sistema guarda el formato en tres archivos, factura prueba.bak, factura
prueba.pfg, factura prueba.spr.
Impresora.
Para seleccionar la impresora donde se imprimir el documento. Si no est activa la casilla "Utilizar impresora
predeterminada", se puede buscar otra impresora.
Nmero de copias.
La cantidad de formatos que desea imprimir automticamente cuando se genere la transaccin y cuando la opcin la
impresora soporta mltiples copias no est activa. Si el nmero de copias es cero (0), no se imprime nada, como si no
Pg. 42
Punto de Venta 4.20
existiera formato de impresin. En la reimpresin, solo se imprime una copia, no importa cuntas estn declaradas en este
campo, excepto el cero copias, si se le asign cero copias, existiendo varios formatos de impresin, automticamente se
selecciona como formato a imprimir el siguiente formato de la lista.
Nota: Cuando el nmero de copias es cero y existe

ms de un formato de impresin, automticamente se
selecciona como formato de impresin el siguiente
formato en la lista.
Mximo nmero de tems.

Permite indicar la cantidad mxima de lneas de producto que se imprime una pgina. Se debe verificar cuntas lneas
caben exactamente en la pgina, luego escribir en esta opcin ese nmero menos uno. Ejemplo: si en una factura caben 28
productos o lneas, escriba en este campo el nmero 27.
Para el caso de las etiquetas la opcin dice nmero de etiquetas por lnea.
Mscara numrica (ocultar).

Sirve para enmascarar o disfrazar los campos numricos sustituyndolo por caracteres asignadas, una cantidad
numrica. Para activar esa opcin se debe colocar el carcter de impresin & en el nombre de la variable.
Ejemplo, la palabra OGALEICRUM (MURCIELAGO al revs), representa los nmeros del 0 al 9, O=0, G=1, A=2,... M=9. Si
el campo numrico es 5467, se muestra IECR.
Orden Imp.
Se utiliza cuando hay ms de un formato a imprimir y se desea establecer un orden especfico en el que se desea imprimir.
Permite fijar el orden en el que se quiere imprimir un determinado formato grupo de formatos.
Es un formato principal.
Un formato principal, es aquel que se le puede asignar por defecto a un usuario, dentro de un modulo, (facturas, compras,
etc.), adems permite seleccionar entre varios formatos establecidos como principales dentro de la ventana de
totalizacin, siempre y cuando, todos los formatos principales estn asignados a usuarios diferentes, cuando usted desee
que el formato se imprima inmediatamente despus de otro documento, debe desactivar esta propiedad. El
documento generado siempre se imprimir luego de un formato principal. Cuando tenga ms de un formato principal
creado, en las transacciones de Ventas y Compras, debe ir a las polticas de cada uno de los usuarios direccionados a la
carpeta actual de impresin y asignarles un formato de impresin por defecto. Si no realiza este paso, se imprimirn
todos los formatos principales luego todos los secundarios. Al crear ms de un formato para las transacciones de
CXC, CXP, inventario (cargos, descargos, traslados) y bancos, debe activar la propiedad Confirmar impresin a cada
uno de los formatos, para poder seleccionar el formato deseado. En el caso de los bancos, recuerde que el formato se
asigna en la ficha de bancos.
Nota: Debe existir al menos un formato principal. No se puede asociar un documento secundario a un formato
principal.
Imprimir un documento antes de totalizar la operacin.

Esta opcin activa el botn Imprimir, en la ventana de totalizacin, va
permite imprimir un formato asignado antes de que se totalice o
procese la misma, esa opcin solo est presente en los formatos de
que se emiten desde el modulo de ventas. Y fue creada pensando en
la posibilidad de imprimir cheques de Clientes, antes de totalizar la
operacin definitiva.
Al activar esta propiedad, tiene efecto en el mdulo de a2 Admin,

cuando est efectuando una transaccin de venta y al hacer Clic en
el Botn totalizar. El sistema activa el Botn de Imprimir, que
permite la impresin del documento antes de que se cierre.
Pg. 43
Punto de Venta 4.20
Formato de impresin activo.
Esta casilla de verificacin, permite activar o desactivar el
formato seleccionado, ya que se puede tener ms de un
formato de impresin para cada transaccin. AL
DESACTIVAR NO SE PUEDE USAR POR NINGN
USUARIO.
Utilizar impresora predeterminada.

Si esta activada, asumir que se imprimir el formato en la
impresora predeterminada de Windows, de lo contrario, si
esta inactiva permitir seleccionar una impresora en la lista
que se despliega en la opcin Impresora, observe la ventana
anterior. Ejemplo: Dejar desactivada.
Confirmar impresin.
Cuando esta activada, muestra al mandar imprimir el
documento, una ventana que permite cambiar de impresora,
si la opcin utiliza impresora predeterminada esta
desactivada y Controlar el nmero de copias al momento de
efectuar la impresin del documento, (muestra por defecto el
que este asignado Numero de copias, siempre que la opcin
La impresora soporta mltiples copias est
desactivada. Ejemplo: Dejar Activada
Hacer una pausa antes de imprimir el documento.

Active la casilla cuando es necesario efectuar una pausa para antes de efectuar la impresin del documento, Ejemplo:
cuando se desea ajustar el papel en la impresora, muestra una ventana solo con la opcin de aceptar activada para enviar
la impresin. Ejemplo: Dejar Desactivada
La impresora soporta mltiples copias.

Si esta opcin esta activada solo enva una sola impresin, aunque se coloque que imprimas ms de una copia en la
opcin Nmero de Copias. Para modelos de impresoras antiguas donde el manejador de Windows no permite mltiples
copias. Cuando usted especifica ms de una copia y no le responde, desmarque esta casilla.
Permitir reimprimir este documento.
Esta opcin activa, la opcin general de reimpresin de un determinado documento en cuestin, Permiso para volver a
imprimir el archivo, en el mdulo administrativo, efectuando una transaccin y cuando usted presiona el botn
Reimpresin. Si esta opcin esta desactivada, aunque en las polticas se de permiso para reimprimir no va a ser posible
hacerlo.
Dirigir la impresin hacia un archivo.

Esta opcin en vez de imprimir el formato, direcciona el formato a un archivo .doc. El archivo se crea en el directorio de
reportes /Empre001/Reports. El nombre del archivo est formado por el nombre del formato nmero de la operacin.doc.
Ejemplo: el formato de factura se llama Factura y es la operacin nmero 000051, el archivo se llama Factura000051.doc.
Siempre lo enva a un archivo aunque tenga activa la propiedad "Confirmar impresin".
Imprimir los formatos siempre en moneda nacional.

Permite que aunque la transaccin se haga en cualquier moneda, tomando en cuenta el factor de cambio se imprima en
moneda nacional. Su funcionalidad depende de la forma como est configurado el sistema, ya que cuando la modalidad de
multimoneda est activa, si "Imprimir los formatos siempre en moneda nacional" est activa, los formatos siempre se
imprimirn en moneda nacional, cuando est inactiva se imprimen en su moneda original. Por ejemplo, con esto se
pueden crear dos formatos activos de compras o ventas (uno principal y el otro secundario) e imprimirse en dos
impresoras distintas, una para el cliente o proveedor que se imprime en moneda nacional y otra para el control interno en
moneda extranjera (dlar) que se puede imprimir en una localizacin no visible al cliente o proveedor.
Pg. 44
Punto de Venta 4.20
Incluir la descripcin detallada como detalle del tem.
Permite adicionar siempre la descripcin detallada que se incluyo en la ficha del producto en el formato de impresin.
Dentro del formato Debera incluir la variable 2.02-Descripcin detallada del tem.
Propiedades de etiquetas en el botn Avanzado.

Etiquetas por lnea.
Solo en los formatos de etiquetas. Para especificar el nmero de columnas que se van a imprimir, luego generar en el
formato esa cantidad de columnas. Si el formato no es exactamente una etiqueta, sino un listado, coloque 1.
En el formato de Etiquetas de Clientes, observar el botn Avanzado

Permite las siguientes acciones en el mdulo administrativo:
Lista de variable que se despliega al hacer Clic al botn Total de Frmulas.
Manejo de Condicionales para los formatos de impresin.
Con la incorporacin de condicionales se logra que el sistema imprima un determinado formato siempre y cuando
las condiciones del mismo se cumplan. Por ejemplo se imprima un cheque cuando el monto en cheque sea
mayor que cero. Ejemplo, un formato especial que maneje descuentos cuando el monto del descuento sea
mayor que cero. Como se ve en la figura el sistema, activa un botn Condicional para que los mismos puedan
ser incluidos.
Pg. 45
Punto de Venta 4.20
Lista de variable que se encuentra en el Botn Totales de Formula":
1.06 Factor cambio operacin
1.17 Total Renglones (No. tems) Ejemplo: Se desea establecer una
1.20 Total Bruto
1.21 Descuento 1 Monto
condicional para que no se imprima un
1.22 Descuento 1 Porcentaje cheque en blanco.
1.23 Descuento 2 Monto a.- Al hacer Clic en el Botn Condicional
1.24 Descuento 2 Porcentaje se presenta la ventana de condicional. (Ver
1.25 Total Descuentos parciales ventana anterior)
1.26 Descuento Final b.- Se hace Clic en el Botn Totales de
1.27 Flete del documento Frmulas.(Ver ventana anterior)
1.28 Base Imponible Impuesto 1 c.- Seleccione con un Clic de la lista que se
1.29 Monto Exento Impuesto 1
1.30 Base Imponible Impuesto 2
despliega la variable 1.44 Cancelado
1.31 Monto Exento Impuesto 2 Cheques, pasando est a la barra de
1.32 Impuesto 1 Monto formula,
1.33 Impuesto 2 Monto
1.34 Total Neto (Bruto-Dsctos+Fletes)
1.35 Total Operacin (Total + Impuestos) d.- Active el botn mayor que , y
1.36 Total productos sin Impuesto deje la segunda barra en blanco, el sistema
1.37 Total Productos con Impuesto
1.38 Total Servicios sin Impuesto
la asume como cero.
1.39 Total Servicios con Impuesto
1.40 Total cancelado
1.41 Vuelto
1.42 Saldo operacin
1.43 Cancelado efectivo
1.44 Cancelado Cheques
1.46 Cancelado Tarjeta
1.48 Cancelado Tarjeta Debito
1.50 Monto Retencin
1.51 Porcentaje Retencin
1.52 Adelantos aplicados
1.53 Apartados aplicados
1.54 Cancelado giros
1.55 Nmero de giros
1.57 Costo Operacin
1.58 Utilidad Operacin
1.61 Total peso de la Operacin
1.62 Total Cancelado Total Apartados Total
Adelantados
1.64 Saldo Actual Moneda Nacional
1.65 Saldo Actual Moneda Extranjera
1.66 Saldo Adelantos Moneda Nacional
1.67 Saldo Adelantos Moneda Extranjera
1.68 Total en Abonos Apartados Nacional
1.69 Total en Abonos Apartados Extranjera
1.72 % Retencin (Detalle)
1.75 Monto retencin (Detalle)
1.76 Base de I.V.A. 16% (2ptos)
1.77 I.V.A. 16% (2ptos)
1.79 Monto Inicial
1.80 Monto Intereses
1.81 % de Inters
1.82 Intereses de Manejo
1.83 % Intereses de Manejo
1.84 Total Cuotas Extraordinarias
1.85 Nmero de Cuotas Extraordinarias
1.86 Intereses x Cuotas Extraordinarias
1.87 Monto de la Cuota
1.88 Nmero de Cuotas
1.89 Total Moneda Extra
1.90 Total Financiamiento
1.91 Saldo A financiar
1.94 Total Unidades (Item x Cantidad)
1.95 Total Cancelado Efectivo Bs. Fuertes
1.96 Total Cancelado Efectivo Bs.
Pg. 46
Punto de Venta 4.20
Descripcin del Editor de Formatos de Impresin
Al presionar el Botn Editar formato o cuando se crea una nueva forma de impresin, luego de establecer las
propiedades, se ejecuta el Editor de formas, el cual presenta la siguiente ventana con el nombre "Editor de Formas de:
nombre del formato:
El icono de control y los botones de control tienen las mismas acciones que cualquier ventana estndar de
Windows.
Barra de mens.
Barras de Herramientas.
Barra de Formato.
La regla y las Bandas (el rea de datos del editor).
Variables Disponibles.
Barra de mens
Estn las opciones: Archivo, Editar, Ver y Reporte.
Men Archivo.
Contiene las siguientes opciones: Guardar, Preliminar, Imprimir, Configurar y Salir.
Guardar: Almacena el formato.
Preliminar: Muestra en pantalla la forma (en tiempo de desarrollo), tal
cual cmo va a ser impreso, con la impresora predeterminada de
Windows o la especificada en la opcin Configurar impresoras.
Imprimir: Imprime la forma, en la impresora seleccionada en las
propiedades o en la opcin Configurar impresoras.
Configurar impresoras: Permite escoger una impresora y cambiar las
caractersticas de la impresora, tales como las propiedades de la
impresora, el intervalo de impresin y el nmero de copias.
Salir: Abandonar el Editor de Formas.
Men Editar
Tiene las opciones: Deshacer, Cortar, Copiar, Pegar, Alinear, Centrar elementos,
Pg. 47
Punto de Venta 4.20
Centrar elementos sobre la banda, Igualar espacios, Enviar atrs y Traer al frente.
Deshacer.
Su funcin es Deshacer o borra los ltimos cambios realizados.
Cortar.
Quitar la informacin de la ubicacin original para ser colocada en su nueva ubicacin
Copiar.
Es copiar un objeto, que se desee repetir en el formato.
Nota: No puede copiar y pegar Variables, ya que se convierten en

Etiquetas.
Pegar.
Cuando se corta o copia un elemento, se tiene que pegar, para colocarlo en su nueva ubicacin.
Borrar.
Eliminar la seleccin.
Alinear.
Colocar los elementos seleccionados en una misma horizontal o vertical. Se puede alinear hacia arriba, abajo,
izquierda o derecha.
Centrar elementos.
Colocar la seleccin en su eje central, Horizontal o Verticalmente.
Centrar sobre la banda.
Colocar los elementos en el centro de la banda, Horizontal o Verticalmente.
Igualar espacios.
Colocar todos los elementos a una distancia equidistante uno de otro, en el eje horizontal o vertical.
Enviar atrs.
Cuando se solapan dos o ms elementos, se puede seleccionar alguno y se enva detrs del siguiente elemento.
Traer al frente.
Para visualizar un elemento cuando se ha colocado uno sobre otro y se desea ver el que est detrs.
Seleccionar varios objetos: Se arrastra el Mouse desde un extremo fuera del margen de la banda y los elementos
quedarn seleccionados cuando entran en el recuadro de lneas punteadas o se mantiene presionada la tecla shift
(mayscula) mientras se hace Clic con el Mouse en cada uno de los elementos.
Nota: Solo se pueden seleccionar mltiples elementos de una misma banda.
Men Ver
Contiene: Barra de herramientas, Barra de fuentes, Lnea de status, Zoom, Rotar
bandas, Opciones y Variables disponibles.
Barra de herramientas: Cuando tiene el carcter de verificacin, se
visualizan las barras de herramientas.
Barra de fuentes: Muestra o no la barra de fuentes o letras.
Lnea de status: Visualiza o no la barra de estado.
Zoom: Ajusta el tamao de la ventana donde se elabora el formato en
la pantalla. Tiene tres alternativas: Tamao defecto, Aumentar y
Disminuir.
Rotar bandas: Para mover las bandas por comodidad en tiempo de
diseo, pero no altera el orden de impresin en tiempo de ejecucin.
Opciones: Para cambiar la configuracin del formato.
Variables Disponibles: muestra la paleta de variables.
El men Ver cuando se selecciona la opcin Opciones.

Se muestra la siguiente ventana:
Componentes de la ventana opciones.
Mostrar regleta.
Muestra o elimina la rejilla o cuadriculado y se puede
Nota: para impresoras de matriz de puntos se

recomienda colocarla en milmetros y en las
propiedades de la impresora (Windows - Panel de
Control Configuracin de Impresoras)
seleccionar como papel por defecto un formato en
milmetros (papel personal), es decir, si en las
Pg. 48
propiedades de la impresora tiene seleccionado
un tamao de papel en milmetros, debe colocar
la rejilla en milmetros.
Punto de Venta 4.20
visualizar en milmetros (MM), pulgadas y caracteres.
Mostrar ttulo de banda.
Permite visualizar el nombre de la banda en tiempo de formato
El botn Fuentes.
Para cambiar las caractersticas de las letras o fuentes del nombre de la banda.
Mostrar marco del componente en tiempo de diseo.

Permite delimitar el campo en tiempo de diseo, colocando un recuadro alrededor del mismo, no se imprime.
Botn Color.
Los recuadros alrededor de los objetos se insertan con el color seleccionado.
Recuadro Lnea.
Se puede seleccionar entre tres opciones, Slido, Rayado o Punteado, el tipo de lnea del recuadro del campo. Recuerde
que no se imprimen.
Men Reporte
Contiene las Opciones.

Opciones. Configurara del tamao de la forma y mrgenes.
El Men Reporte.
Hacer Clic en el men Reporte luego a Opciones, el cual muestra el cuadro de Configuracin de Formato. Tambin
se activa presionando el botn derecho en un rea libre del editor de formas. Tiene dos fichas, Pgina y Formato.
Ficha Pgina.
Se puede cambiar el tamao del papel, establecer mrgenes y orientacin del papel para el formato actual.
Ficha Formato.
Se establece el Ttulo, el cual se puede incluir en el reporte, adems de la Descripcin, lo cual es una breve descripcin de
la forma de impresin.
Barras de Herramientas.
Tiene los botones Guardar, Preliminar, Cortar, Copiar, Pegar, Enviar elemento hacia atrs, Traer elemento al frente, Alinear
esquina izquierda, Centrar elementos horizontalmente, Igualar espacios horizontalmente, Alinear esquina derecha, Alinear
centros verticalmente, Centrar verticalmente, Igualar espacios verticalmente y Alinear borde inferior. Adems el botn Salir
del editor.
Barra de Formatos.
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Punto de Venta 4.20
Tiene los botones: Seleccionar y mover objetos, Agregar Etiqueta, Agregar Memo o Comentario, Agregar Figura o forma,
Agregar imagen, Agregar campo del sistema, Agregar Texto, Agregar campo en forma de cdigo de barras e insertar
banda. Estos botones no existen en el men. Adems de los botones de formatos: Tipo de fuente o letra, Tamao, Negrita,
Itlica, Subrayada, Color de la fuente, los botones de alineacin y borde o marco del objeto.
Ventana Variables Disponibles.
En la ventana se encuentran las variables: Generales, Operacin, Detalle Operacin,

Inventario, clientes, Autorizados, Vendedores, Zonas, Frmulas, Depsitos, archivos
asociados al tipo de forma que se est elaborando y frmulas. Dependiendo de la
transaccin, el editor permite incluir las variables y frmulas correspondientes a la
misma.
El Botn ocultar sirve para desaparecer la paleta de variables. Para visualizarla de

nuevo, vaya a la opcin del men Ver, Variables Disponibles. La ventana de
variables para el editor de formatos de impresin es flotante en la pantalla.
Para su mayor comodidad, la aplicacin permite que la paleta donde se encuentran las
variables de impresin pueda moverse de manera que la seleccin de las mismas
sobre el formato de impresin es mucho ms cmoda. De igual manera las variables
estn numeradas para su fcil identificacin.
Ahora la ventana de variables disponibles nos permite buscar palabras claves dentro
de las variables para aligerar el proceso de ubicacin de la variable que se requiera.
En el ejemplo de la imagen siguiente se est ubicando la palabra mes dentro de las
variables. Escribiendo Mes en el cuadro y haciendo Clic en el botn de Bsqueda
ubicado a la derecha.
Caractersticas de los objetos que se pueden incluir en el formato.

Campo Etiqueta
Al efectuar un clic en el botn Agregar Etiquetas y luego

clic sobre el lienzo del formulario, donde desea elaborar la
etiqueta, muestra la siguiente ventana, que tiene los
siguientes elementos:
El recuadro en blanco.
Permite escribir el texto o nombre que desea visualizar en
Pg. 50
Punto de Venta 4.20
la etiqueta.
Rotacin.
Para seleccionar los grados de inclinacin de la etiqueta. 90 grados lo coloca de abajo hacia arriba; 270 grados de arriba
hacia abajo; 180 grados lo muestra al revs y de izquierda a derecha.
Botn Fuentes.
Se cambia el tipo de letra y sus caractersticas.
Botn Color.
Se cambia el color de fondo de la etiqueta.
Alineacin.
Cambiar la forma de alinear la etiqueta.
Alineacin automtica.
Alinear el campo en forma automtica.
Transparente.
Activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos elementos. Inactivo, el rectngulo
imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento sobre el cual est colocado.
Ajustar al ancho.
Si est activo, imprime el texto y el campo correspondiente, pero si est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el
tamao que asigno el usuario.
Ajustar a lo alto.
Si est activo, imprime el texto y el campo completamente en varias lneas con el ancho asignado por el usuario, pero si
est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario.
Campo memo o comentario.
Sirve para insertar un texto de hasta 250 caracteres, con el siguiente cuadro de dilogo:
Tiene los elementos:
Alineacin.
Para alinear el campo.
Botn Fuente.
Caractersticas de la letra.
Botn Color.
Color de fondo del comentario.
Alineacin automtica.
Ajustar a lo ancho.
Si est activo, imprime el texto y el campo completamente, pero si est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el
tamao asignado por el usuario.
Ajustar a lo alto.
Si est activo, imprime el texto y el campo completamente en varias lneas con el ancho asignado por el usuario, pero si
est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario.
Campo figura o forma.
Elementos:
Tipo.
Se puede seleccionar entre lneas
horizontales, verticales, crculos, rectngulos, dos
lneas horizontales (inicio/final lneas) y dos lneas
verticales (izquierda/derecha lneas).
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Punto de Venta 4.20
En el recuadro Pintar.
En la lista desplegable Estilo se selecciona la trama de relleno de la figura y en el botn Color, el color de relleno
de acuerdo a la trama.
En el recuadro Lpiz.
Se selecciona en Ancho el grosor de la lnea de borde de la figura.
Estilo.
Cambia el tipo lnea de borde de la figura.
Modo.
Es la forma como se desea que se visualice la figura.
Campo Imagen
Inserta una imagen y muestra el siguiente cuadro:

En archivo, se busca la imagen en los directorios o discos presionando el botn.
El campo Sistema.
Muestra el siguiente cuadro de dilogo:
Texto: Ttulo de la etiqueta para el campo que se inserta.
Tipo: Es una lista desplegable donde se puede escoger entre los siguientes tipos de campos del sistema:
Fecha: Imprime la fecha del da que se imprime la forma.
Hora: Inserta la hora de impresin del formato.
Fecha y hora: Inserta la fecha y la hora de impresin.
Detalle tem: Muestra el conteo del detalle.
Detalle nmero: Muestra el nmero de lnea.
Nmero de pgina: Inserta el nmero de pgina.
Ttulo del formato: Inserta el ttulo que se asign en el men Reporte Opciones... Ttulo
Ajustar a lo ancho: Si esta casilla est activa, imprime el texto y el campo completamente, pero si est inactiva,
imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario.
Transparente: Si est activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos
elementos. Si no est activo, el rectngulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento
sobre el cual est colocado.
Alineacin: Para alinear el campo.
Botn Fuentes: Para cambiar las caractersticas de la letra.
Botn Color: Para cambiar el color de fondo del campo.
El campo Texto
Inserta un texto en formato RTF (Riched Text Format), el cual tambin puede ser almacenado en una unidad de disco. Se
puede utilizar para crear un contrato, por ejemplo. Muestra la siguiente ventana:
Contiene:
La barra de ttulo, tiene como nombre "Texto Enriquecido"
La barra de men, con las opciones Archivo y Editar.
Archivo tiene las acciones:
Nuevo
Abrir
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Guardar
Guardar como
Imprimir
Salir.
Editar contiene:
Deshacer
Cortar
Copiar
Pegar
Suprimir lnea vaca
Fuente, para cambiar las caractersticas de la letra.
La barra de herramientas contiene en el siguiente orden los botones: abrir archivos, guardar, imprimir, deshacer, cortar,
copiar, pegar, cambiar el tipo de fuente, tamao de fuente, negrita, itlica o inclinada, subrayada, alineacin izquierda,
alineacin centrada, alineacin a la derecha, crear vietas y suprimir lneas en blanco.
La regla: para modificar el margen y la sangra del prrafo, moviendo las flechas que estn a sus extremos.
El rea de escritura: rea de color blanco para escribir el texto.
El botn Color: cambia el color de fondo del campo en el formato de impresin, pero solo en tiempo de edicin.
Auto ajustar a lo alto: si est activo, imprime el texto y el campo completamente en varias lneas con el ancho
asignado por el usuario, pero si est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el
usuario.
Cuando el texto ya ha sido insertado en la forma de impresin, haciendo Clic en el texto se modifica el texto. Si desea editar
el texto, debe hacer Clic en una esquina en el cuadro negro, luego doble Clic en el texto o en el men contextual,
seleccionar Editar.
Campos en formato de Cdigo de Barras.
El cdigo de barras, es una tecnologa de identificacin automtica muy avanzada, aplicable a los objetos para el
procesamiento automtico comercial de productos para consumo masivo. El sistema consta de series de lneas y espacios
de distintos anchos que almacenan informacin con distintos ordenamientos que se denominan simbologas.
El cdigo de barras situado muy visible en la superficie del producto, indica, el pas de origen del producto, el ramo al que
pertenece, el fabricante y otros datos de inters. Su ventaja radica en que, a diferencia de la escritura convencional, las
mquinas lo pueden leer con un altsimo grado de fiabilidad.
Pg. 53
Punto de Venta 4.20
Se puede seleccionar entre un amplio nmero de tipos de cdigo de barras, y se puede cambiar el color de las barras.
Tipo de variable.
De acuerdo a la transaccin, puede insertarse variables generales, variables de operacin y variables de detalle de
operacin.
Variable: muestra las variables segn el tipo de variable seleccionado, para escoger la que se desee insertar como cdigo
de barras.
Tipo de Cdigo de Barras: se puede escoger entre varios formatos cdigos de barras, a saber:
CODE 128.
Es un cdigo de barra alfanumrico de alta densidad. El smbolo puede ser tan largo como sea necesario en codificar data.
Est diseado para en codificar todos los 128 caracteres ASCII, y utilizar la menor cantidad de espacio para datos de 6
caracteres o ms. Cada carcter de data est conformado por 11 mdulos negros o blancos. Con los caracteres de control
se llega hasta 13 mdulos. 3 barras y 3 espacios forman estos 11 mdulos. Las barras y espacios pueden variar entre 1 a 4
mdulos. Tiene 106 diferentes patrones de cdigos de barra.
CODE 39.
Es una simbologa de cdigo de barras, con un conjunto de caracteres alfanumricos completos: un nico carcter
inicial/final y siete caracteres especiales. El nombre 39 deriva de su estructura del cdigo que son TRES elementos anchos
de un total de NUEVE elementos. Los nueve elementos consisten en cinco barras y cuatro espacios cada uno.
EAN.
Codificacin para uso comercial, en punto de venta (POS) en todo el mundo con excepcin de Estados Unidos y Canad
que utilizan la codificacin UPC.
EAN 128.
Es un tipo de Code 128, que contiene siempre un carcter especial conocido como FNC 1, que est despus del carcter
de comienzo del cdigo de barras. Este permite al escner y el software auto discriminar entre UCC/EAN-128 y otras
simbologas de cdigos de barra, y consecuentemente solo procesa data relevante. UCC/EAN128 al principio se utilizaban
para aplicaciones de distribucin.
Mens Contextuales (botn derecho del Mouse)

Los mens contextuales se activan al presionar el botn secundario (derecho) del Mouse.
Todos los objetos tienen el mismo men contextual (presionar el botn derecho sobre el objeto
seleccionado), el cual tiene las alternativas:
Activo.
Si est activo, se imprime, sino, se visualiza en el editor de formas pero no se imprime.
Editar.
Para entrar en el cuadro de dilogo de cada objeto.
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Punto de Venta 4.20
Opciones.
Para modificar caractersticas de los objetos.
Traer al Frente.
Colocar al frente de los dems objetos en el formato.
Enviar atrs.
Colocar el objeto seleccionado detrs de todos los elementos dentro del formato.
Las opciones Editar y Opciones van a variar segn el elemento que se seleccione, es decir segn el tipo de Campo y el
tipo de Banda.
En el rea Impresin las nicas opciones que funcionan segn el tipo de banda son:
Ttulo pgina.
"numerar al final de la pgina", imprime la banda al final de la pgina
Banda Total:
"numerar al final de la pgina". Por defecto est activa y su efecto es imprimir la banda desde el margen inferior hacia
arriba. Cuando se desactiva, la banda se imprime inmediatamente despus de las bandas subdetalles.
"forzar nueva pgina": agrega una hoja nueva e imprime el encabezado y la banda total
Banda de Sub. Detalles (tems de inventario, por ejemplo):

"Al final de la pgina": imprime los tems en la parte final de la hoja
"Al final de la pagina": imprime dos tems, un tem al inicio y el otro al
final, del rea destinada a los tems.
"Forzar nueva pgina": imprime los tems a partir de la segunda
pgina y slo uno por pgina al inicio del rea de impresin de los
tems.
"Forzar nueva columna": imprime los tems slo uno por pgina al
inicio del rea de impresin de los tems.
Opciones muestra la siguiente pantalla:
Nombre: Si el campo est en blanco, es un campo insertado de los

tipos de campos del editor. Si se ha seleccionado una variable,
muestra un valor parecido a este: _label1834967696_0_0_0 y no
puede ser modificado.
Al inicio, podr tener:
_Memo: lo que significa que es una variable tipo memo.
_Label: es una variable tipo alfanumrica.
_Nmero: es una variable numrica.
_EAN: etiqueta de cdigo de barras.
Adems, puede identificar el tipo de variable con los dgitos que estn entre el segundo y cuarto guin,
_labelXXXXX_y_y_X. El primero de los dgitos, indica el tipo de variable:
0: Variables Generales.
1: Variables de Operacin.
2: Variables de Detalle Operacin
3: Variables de la tabla Inventario
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Punto de Venta 4.20
4: Variables de la tabla Clientes
5: Variables de la tabla Proveedores
6: Variables de la tabla Bancos
7: Variables de la tabla Beneficiarios
8: Variables de la tabla Conceptos
9: Variables de la tabla Autorizados
El segundo dgito identifica el nmero de la variable dentro de la lista de variables.
Etiqueta o Comentario.
Si tiene un valor, en tiempo de edicin, muestra el comentario cuando el puntero del Mouse se coloca sobre el objeto.
Nota: Cuando se crean Etiquetas de inventario o de clientes es necesario colocar el nmero de la columna si
se crean varias columnas de etiquetas. Es imprescindible indicarle al formato un nmero para cada variable.
El comando de impresin #.
Para colocar asteriscos al inicio y final de una cantidades numricas expresadas en letras.
Totalizacin de Frmulas.
Incluir una etiqueta, ir a las opciones y buscar la frmula previamente incluida.
Para configurar la variable Detalle de la Transaccin.

Incluir la variable "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operacin en donde lo desee. Luego en este campo escriba
el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.
Para configurar la variable "Descripcin detallada del tem".

De las Variables Detalle Operacin incluya la variable en la banda tem de inventario. Luego en este campo escriba el
nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.
Recuadro Acciones.
No cambiar: en los campos sistema, no permite cambiar de tipo de campo, por ejemplo de hora a fecha cuando se edita el
campo.
No editar: no permite ejecutar la edicin del objeto.
No mover: no permite cambiar la posicin del objeto.
No redimensionar: no permite cambiar el tamao del campo.
No borrar: no se puede eliminar el campo.
Recuadro Posicin.
Izquierda: posicin del campo con respecto al margen izquierdo de la banda.
Arriba: posicin del campo con respecto al margen superior de la banda.
Ancho: ancho total del campo.
Alto: altura total del campo o de la banda.
Conservar posicin relativa debajo de la banda.

Auto ajustar el alto con respecto a la banda: acomoda la banda segn la altura de un campo memo.
Configuraciones de las Variables Detalle o Comentario y Descripcin Detallada del tem.
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Punto de Venta 4.20
Para el Campo Memo o Detalle de la Transaccin en transacciones de Ventas:

1. Incluir la variable 1.18 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operacin en donde lo desee (que no sea
una banda tipo Sub. detalle).
2. Vaya a las opciones del campo (presione el botn derecho sobre el campo y seleccione Opciones)
3. En Etiqueta o Comentario escriba el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se
imprime todo el contenido de la variable.
Para el botn Detalle del tem de la Transaccin en transacciones de Ventas y Compras:
1. Incluir la variable 2.02 "Descripcin detallada del tem" de las Variables Detalle Operacin. En la banda tems
de inventario.
2. Vaya a las opciones del campo (presione el botn derecho sobre el campo y seleccione Opciones)
3. En Etiqueta o Comentario escriba el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se
imprime todo el contenido de la variable.
Para agregar el Detalle del tem en los formatos (facturas) sin dejar lneas en blanco en los tems sin
detalles, debe seguir los siguientes pasos:
1. Ample la banda Sub. detalle "tems de Inventario".

2. Inserte la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operacin debajo de la etiqueta
"Descripcin del tem". Modifquelo al ancho deseado y de alto, UNA LINEA.
3. Presione el botn derecho del Mouse, sobre el campo y seleccione Editar.
4. Hacer clic al inicio del texto, en el cuadro de texto y presione el botn "Suprimir lnea vaca".
5. Active "Ajustar a lo alto" y desactive "Ajustar a lo ancho" si desea que el tamao de la lnea sea del tamao del
ancho del campo.
6. Presione el botn Aceptar.
7. Disminuya la banda al tamao del alto de una lnea, solapando la etiqueta que acaba de agregar.
Tamao Media Carta en Windows XP, 2000.
1. Crear el formulario o papel en sistema mtrico, en el Servidor de Impresin de Windows. Para ello, vaya a la
Configuracin de Impresoras, men Archivo, opcin Propiedades del Servidor.
2. Colocar el formato como formulario por defecto de la impresora (preferencias de impresin).
3. wEn el mdulo de sistema de a2, en formatos de impresin, tamao de papel, seleccione Tamao por Defecto.
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Punto de Venta 4.20
Comandos de Impresin.
@ : Transformar campos numricos a letras, incluyendo fechas. Es muy prctico en el caso de las facturas, donde se
expresa en letras el monto total de la factura.
# : Tiene dos funciones:
1. Para colocar asteriscos al inicio de una cantidad numrica. Especialmente para los formatos de cheques,
evita que se pueda agregar un nmero al monto del mismo. Si quiere agregar asteriscos al final de la
cantidad, incluya una etiqueta de asteriscos, alineando a la derecha la cantidad numrica y a la izquierda,
los asteriscos.
2. Agregar asteriscos a las cantidades en letras.

! : Permite expresar los montos calculados en moneda extranjera cambiados a moneda nacional. Por ejemplo, en la
facturacin en dlares el monto del impuesto puede ser expresado en bolvares.
/ : Permite mostrar solo la parte entera de los montos numricos (no imprime los decimales).
& : Permite aplicar mscara numrica.
: Permite colocar Bs. Fuerte.
Se pueden combinar los comandos de impresin. Los comandos /@ a una cantidad, por ejemplo, 84,51 muestra: ochenta
y cuatro.
Nota: Frmulas expresadas en letras: El comando @ para convertir los montos a letras ahora puede utilizarse
en las frmulas tambin
Pasos para incluir comandos en las Etiquetas.

1. Presione el botn derecho sobre la etiqueta y seleccione Editar.
2. En el campo de la etiqueta coloque el comando al inicio del nombre de la etiqueta.
En el caso de agregar asteriscos a las cantidades en letras, debe seguir las siguientes instrucciones:
1. Presione el botn derecho sobre la etiqueta y seleccione Opciones.
2. En el campo de la Etiqueta o Comentario coloque el comando #.
Administracin de Usuarios:
Se puede acceder a la Administracin de Usuarios a travs del botn Usuario o por El Men Usuarios -
Administracin de Usuarios.
A travs de la Administracin de Usuarios se puede efectuar:

Registro del usuario
Polticas
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Punto de Venta 4.20
Configuracin impresin
Asignacin de directorios
Barra de Herramientas.
Anterior Prximo.
Ir al Registro Anterior Ir al Siguiente Registro.
Cancelar.
Detener la operacin en curso.
Imprimir
Imprimir el Registro seleccionado.
Bsqueda.
Consultar la lista de Usuarios. Si se esta incluyendo un Nuevo registro este botn cambia su funcin por la de Importar
Registro.
Incluir.
Agregar nuevo usuario.
Editar.
Modificar informacin correspondiente al usuario seleccionado.
Borrar.
Eliminar un Usuario.
Grabar.
Guardar los cambios que se hayan realizado en un

usuario o un usuario Nuevo.
Ficha Bsico.
En esta ficha se establecen las caractersticas bsicas del
perfil de usuario, tales como.
Pg. 59
Punto de Venta 4.20
Nombre.
Establece el nombre con el que tendr acceso el Usuario al sistema ejemplo Master, LPerez, entre otros.
Descripcin
Permite indicar cargo que desempea el usuario, Nombre completo, entre otros.
Clave
Contrasea que va usar el usuario que se est creando, debe indicar la clave y luego en el siguiente cuadro confirmarla.
Fecha de Creacin
Fecha de inclusin del usuario.
Fecha de expiracin
Marca el tiempo de acceso que tendr este usuario al sistema.
Status
Permite indicar si esta Activo o Inactivo.
Ubicacin
Ubicacin que tiene el usuario en la empresa, a que departamento pertenece, entre otros.
E-mail
Permite indicar el correo electrnico del usuario.
Grupo
Permite indicar el Grupo al cual pertenece el Usuario.
Usuario Principal
Esta caracterstica permite al momento de crear un nuevo usuario asignarle el perfil definido en las polticas de un usuario
genrico el cual har las veces de Usuario Principal.
De esta manera cualquier cambio a nivel de polticas, que se hagan al usuario principal, es heredado de manera automtica
por este usuario que se encuentra asociado al Usuario Principal.
Incluir Nuevo Usuario.
1. Para incluir un nuevo perfil haga Clic en botn Incluir de la barra de botones situada en la parte superior de
la pantalla (barra herramientas).
2. El cursor se ubicar en el cuadro de texto titulado Nombre, Ejemplo MaraG, MGonzalez, entre otros.
3. En la opcin Descripcin puede colocar el nombre completo del Usuario Ejemplo Mara Gonzlez o escriba el
nombre del cargo de este usuario Ejemplo Vendedor.
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Punto de Venta 4.20
4. La Clave de usuario debe ser introducida dos veces, para poder verificar que est debidamente escrita, se recomienda
no utilizar nmeros o nombres relacionados directamente con el usuario (Ej. C.I., segundo nombre, nombre de algn
pariente cercano, entre otros.), el sistema no acepta que el usuarios que se est creando tenga igual nombre o contraseas
de uno previamente creado.
5. Las fechas requeridas vienen por defecto, para Fecha de Creacin, la fecha actual y la Fecha de Expiracin, con 50
aos de diferencia. Para personal contratado se debe establecer como fecha de egreso el da que culmina el contrato, al
hacer Clic en el botn sealado en la figura, se despliega la ventana del calendario, donde debe seleccionar la fecha.
6. Especificar el Status del usuario actualmente en el sistema
7. Ubicacin, indique cual es la ubicacin fsica del usuario dentro de la empresa. Ejemplo: Oficina principal.
8. E-mail, escriba la direccin de correo del usuario. Ejemplo: mariagonzales@hotmail.com.
9. Grupo, Indique el grupo donde est ubicado el usuario, como puede ser grupo de venta, administradores,
supervisores, gerentes, entre otros.
10. Usuario Principal, esta caracterstica permite al momento de crear un nuevo usuario asignarle las caractersticas o
perfil del usuario principal. De esta manera cualquier cambio a nivel de polticas o configuraciones de men, en el usuario
principal, se replican de manera automtica. Ejemplo: Grupo Ventas
Este Usuario Principal debe haber sido creado con anterioridad, especificando las caractersticas del perfil de polticas
requeridas para los que pertenezcan a este grupo. Una vez hecho esto se procede a asociarlo a os diferentes usuarios de la
siguiente manera.
Haga Clic en el botn de Bsqueda, para seleccionar el perfil que utilizar como Usuario Principal.
Seleccione de la lista que aparece en la siguiente ventana el usuario.
Pg. 61
Punto de Venta 4.20
Una vez seleccionado el perfil de usuario aparecer indicado en el cuadro de Usuario Principal.
11. Especificada esta informacin haga Clic en el botn Grabar .
Pg. 62
Punto de Venta 4.20
Ficha Polticas.
Los perfiles de usuarios son bsicos para el buen

funcionamiento de la aplicacin, ya que todo el sistema
se fundamenta en las caractersticas de cada uno de los
operadores para as mostrar slo la informacin
concerniente al mismo.
Para cada usuario o perfil de usuario se fija una serie de

polticas que permiten establecer los distintos roles del
personal. La diferencia entre un usuario y un perfil:
El usuario es el ente creado para realizar los
procesos administrativos y se almacena en la
tabla SUsuarios,
Los perfiles son las caractersticas y
polticas de un usuario que se pueden aplicar
a ms de un usuario y se almacena en el
archivo SPerfiles
Es muy importante conocer cada una de las polticas

para cada tipo de transaccin: Inventario, Ventas,
Compras, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar y
Bancos. La adecuada combinacin de ellas restringe o
no los diferentes procesos involucrados para cada tarea.
Las polticas se relacionan una con otra(s), dependen de

la necesidad del usuario y de los niveles de restriccin que se requiera, as van a tener una utilidad especifica.
Cada ficha muestra a qu tipo de transaccin puede configurarse las polticas, las cuales pueden ser en algunos casos
clasificadas como Polticas Bsicas y Polticas Avanzadas.
En las fichas de las diferentes polticas segn la transaccin siempre encontraremos los botones:
Botn Ampliar, que permite desplegar en una ventana completa las polticas.
Botn Preliminar si se desean visualizar las polticas para posteriormente Imprimirlas.
Polticas de Inventario.
Configuracin de Polticas para las transacciones de Cargos y Descargos de Inventario.
Entrada de Datos.
Permite indicar si la primera columna (en el Grid de Cargos o Descargos) ser Cdigo o Descripcin.
Cantidad por Defecto.

Permite especificar cul ser el valor que aparecer inicialmente en el Grid de Cargos y Descargos, por defecto es 1.
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Punto de Venta 4.20
Ampliar.
Permite desplegar en una ventana completa las polticas
Preliminar.
Si se desean visualizar las polticas para posteriormente Imprimirlas
Polticas Ventas
Configuracin de Polticas para las transacciones de Ventas (Presupuesto, Factura, Devoluciones, Notas de Entrega y
Pedidos).
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Entrada de Datos.
Permite indicar si la primera columna (en el Grid de elaboracin de Presupuesto, Facturas, etc.) ser Cdigo o Descripcin.

Permite especificar cul ser el valor que aparecer inicialmente en el Grid de elaboracin de Presupuesto, Facturas, etc.
por defecto es 1.
Formato de impresin por Defecto.

Permite asignar al usuario un formato especfico, cuando existen varios formatos de impresin definidos como Formato
Principal
Ampliar.
Preliminar.
Avanzado.
Cuando el botn Avanzado aparece es el indicativo de que existen polticas especiales denominadas Avanzadas.
Ampliar.
Pg. 65
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Polticas Compras.
Configuracin de Polticas para las transacciones de Compras (Orden de Compra, Compras, Devoluciones, Notas de
Entrega).
Entrada de Datos.
Permite indicar si la primera columna (en el Grid de elaboracin de Orden de Compra, Compras, etc.) ser Cdigo o
Descripcin.

Permite especificar cul ser el valor que aparecer inicialmente en el Grid de elaboracin de Orden de Compra, Compras,
etc. por defecto es 1.
Formato de impresin por Defecto.

Permite asignar al usuario un formato especfico, cuando existen varios formatos de impresin definidos como Formato
Principal
Ampliar.
Preliminar.
Avanzado.
Cuando el botn Avanzado aparece es el indicativo de que existen polticas especiales denominadas Avanzadas.
Polticas de Cuentas por Cobrar.

Configuracin de Polticas para las transacciones de Cuentas x Cobrar.
Preliminar.
Pg. 66
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Polticas de Cuentas por Pagar.
Configuracin de Polticas para las transacciones de Cuentas x Pagar.
Preliminar.
Polticas de Bancos.
Preliminar.
Monto mximo permitido en Cheques.

Indicar cul es el monto mximo que se permitir en la elaboracin de un cheque para las transacciones de pagos en el
banco.
Pg. 67
Punto de Venta 4.20
Ficha Impresin.
Permite configurar una serie de opciones aplicables al momento de imprimir.
Forzar impresin Preliminar.

Obliga la impresin de un Preliminar en pantalla antes de imprimir el documento en papel.
Permitir imprimir reportes.

Habilita o Deshabilita los botones de Imprimir y Exportar en los Reportes.
Pg. 68
Punto de Venta 4.20
Seleccionar impresora.
Permite la seleccin de la impresora al momento de la impresin del documento.
Encabezados resaltados.
Permite la impresin ms fuerte de los encabezados.
Ficha Directorios.
En la ficha directorio, se encuentran los directorios, donde estn ubicadas las carpetas con los datos, que el sistema
coloca como predeterminado.
En la ficha Directorio se modifica las rutas de las carpetas creadas por el sistema, al momento de su instalacin, como
son:
Directorio Local.
Directorio Datos.
Directorio Historia.
Directorio Formas.
Directorio Configuracin.
Directorio Formatos de Impresin.
Directorio de Reportes.
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Formas de Pago Adicionales.
Permite registrar y administrar diferentes formas de pago que pueden ser incluidas en los diferentes mdulos.
Para registrar una nueva forma de pago ejecutamos desde el mdulo de sistema la opcin de "Formas de Pago Adicional"
en el submen de Usuarios.
Aparecer la siguiente ventana donde se visualiza las diferentes Formas de Pago que se han creado con esta opcin.
Si se desea agregar una nueva forma de pago se debe hacer Clic en el botn Incluir en la parte inferior de la ventana.
Existen variantes de mucha utilidad que pueden manejarse al momento de incluir una forma de pago, veamos con detalle
las caractersticas de cada una de las nuevas variables que estn disponibles para ello.
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Descripcin.
Se refleja al momento de hacer la cancelacin de una transaccin en los diferentes mdulos (Ventas, Compras, Cuentas x
Pagar, Cuentas x Cobrar).
Monto Mnimo.
Para validar el monto mnimo que puede ser aplicado con este modo de pago.
Monto Mximo.
Para validar el monto mximo que puede ser aplicado con este modo de pago.
Origen.
Esta variable nos permite validar esta nueva forma de pago contra el archivo de bancos o el archivo de Tarjetas de
Crdito.
Esto puede ser de mucha utilidad para el caso en que creemos una forma de pago como depsito bancario; dicho pago
puede ser validado contra el archivo de bancos para ingresar informacin adicional al momento de ejecutar el pago.
Verificar el No. de documento (no permitir duplicaciones).

Para los casos en que deseamos validar los pagos con el nmero de referencia del mismo, marcamos esta casilla y de esta
manera le indicamos al sistema que no puede repetirse la referencia del documento.
Disponible para todos los usuarios.

Por defecto al crear una forma de pago nueva, la misma puede ser utilizada por todos los usuarios, si deseamos restringirlo
solo para un grupo de usuarios, lo hacemos desde aqu. Desactive la opcin Disponible para todos los Usuarios y se
activar el botn Usuarios en la parte inferior de la ventana. Aparecer entonces la siguiente Ventana, donde se podr
elegir los usuarios que podrn utilizar esa forma de pago.
Disponible para el punto de venta.

Validamos el manejo de esta nueva forma de pago para el mdulo de punto de venta (a2Cash.exe)
Disponible para todas las transacciones.

Por defecto la nueva forma de pago estar disponible en todos los mdulos en los que se efecten cancelaciones (Ventas,
Compras, Pagos y Abonos); si deseamos restringirlo a ciertos mdulos basta con desmarcar esta casilla y configurarlo a
travs del botn de "Transacciones" que se activa al desmarcar la casilla.
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Punto de Venta 4.20
Ejemplos de diferentes formas de pago.

Depsitos
Ticket Alimentacin
Donaciones
Como ejemplo se cre la forma de pago denominada Deposito Bancario la cual podr ser utilizada por todos los usuarios y
en todas las transacciones.
En la siguiente ventana se muestra la totalizacin de una factura desde el modulo Administrativo, al momento de especificar
la Forma de Pago se puede ver en la lista el Depsito Bancario, que fue creado utilizando la nueva opcin.
Nueva forma de pago desde el Punto de Venta.
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Punto de Venta 4.20
Utilidades del Sistema.
Respaldo de Datos.
La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la ms pequea
hasta la ms grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de lo contrario
puede ocurrir imprevistos con la aplicacin o con el computador que luego simplemente slo quedara lamentarse.
Seleccione la Opcin Respaldo de Datos del men Sistema aparecer la siguiente ventana.
Fecha de Respaldo.
Verifique la fecha de elaboracin del respaldo de ser necesario podr modificarla. Haga clic con el botn del combo y
seleccione la fecha adecuada.
Directorio Origen.
Es el directorio donde estn los datos a respaldar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botn de bsqueda a
la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
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Punto de Venta 4.20
Directorio Destino.
La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botn de
bsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Todos los Archivos.

Al estar activo incluye los archivos *.dat, *.idx y *.blb, de la carpeta data dentro de empre??? (Los signos de? indican
cualquier nmero).
De no estar activo se habilita el botn en la parte inferior titulado "Seleccionar", haga clic en l para seleccionar
manualmente los archivos a respaldar.
Borrar Destino.
Indica a la aplicacin la tarea de borrar todos los archivos (slo archivos) en el directorio destino.
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Punto de Venta 4.20
Presione el botn titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente presione el botn
titulado "Cancelar"
Existen varios medios donde almacenar el respaldo de datos entre ellos estn.
Discos flexibles de 3 HD (High Density) estos ya en desuso.

Discos ZIP con capacidades de 100 Mb y 250 Mb.
Pen Drive de diferentes capacidades.
CD/RW o DVD/RW (Grabables).
Discos Duros Externos.
Nota: Slo se respalda el directorio de data de la aplicacin y no otros. No se incluyen archivos ejecutables
y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta con tu personal de
sistemas como hacerlo.
Recuperacin de datos
La finalidad de este formulario es recuperar la informacin respaldada por la aplicacin.
Al seleccionar la opcin Recuperacin de Datos del men Sistema aparecer el siguiente cuadro.
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Punto de Venta 4.20
Fecha de Respaldo.
Directorio Origen.
Es el directorio donde estn los datos a recuperar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botn de bsqueda
a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Directorio Destino.
La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo recuperado. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botn
de bsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
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Punto de Venta 4.20
Presione el botn titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperacin. Para cancelar todo simplemente presione el
botn titulado "Cancelar"
Mantenimiento de archivos
Para realizar el mantenimiento de los archivos principales del sistema se debe seleccionar el men Sistema y luego la
opcin Mantenimiento de Archivos
La lista de cuadros de verificacin ubicada en la parte izquierda del formulario, activa o desactiva el proceso de verificacin
de tablas de la base de datos en los rubros siguientes: Clientes, Proveedores, Inventario, Ventas y Compras, Bancos y
Usuarios.
Puede evitar el seleccionar cada rubro presionando el botn titulado "Marcar Todas", en caso contrario utilice el botn
"Desmarcar".
Optimizar Archivos:
Al momento de hacer el mantenimiento de archivos es posible seleccionar la opcin de optimizar archivos que permite
reestructurar el archivo de datos, eliminando definitivamente los registros borrados, as como reorganizar los registros
fsicamente y optimizar el espacio de los campos Blob.
Para comenzar el proceso de mantenimiento presione el botn de Iniciar.
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Crear Histrico de Bancos.

Permite ir registrando en los histricos las conciliaciones que se realizan en el periodo que se est ejecutando.
Acceda al men Utilidades del Sistema y seleccione la opcin Crear histrico de Bancos, aparecer la siguiente ventana
en la cual debe seleccionar el banco y la conciliacin que se desea pasar al histrico.
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Men Sucursales.
Permite el Envo y Recepcin de Precios de Ventas, Costos y algunos datos adicionales de los Productos del Inventario.
Ingrese al men Sucursales y seleccione la opcin Enviar Recibir Precios, aparecer la siguiente ventana donde se
muestran las opciones disponibles tanto para la Exportacin (Envo) como para la Importacin (Recepcin) de datos.
Adicionalmente se cuenta con la opcin de filtrar la informacin segn caractersticas particulares al hacer Clic con el Botn
Filtrar.
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Punto de Venta 4.20
Para Filtrar la informacin que se desea Exportar tenemos disponibles las opciones que se muestran en la siguiente
ventana.
Exportacin Selectiva.
Permite seleccionar de un listado de productos del inventario, los que se desean Exportar.
Al tildar la opcin Si en la seccin Exportacin Selectiva se activar en la parte inferior de la ventana el botn
Seleccionar. Aparecer entonces otra ventana donde se debe hacer Clic en el botn Inicio esta accin nos mostrar la
lista de los productos para desmarcar los que no se desean Exportar y dejar marcados los que se han de Exportar.
Activos.
Permite seleccionar entre artculos activos, no activos o Todos.
Tipo de categora.
Tomando en cuenta los Departamentos las categoras pueden ser Productos, Servicios o Ensamblados.
Rango.
Desde un producto a otro formado una lista o un rango.
Impuestos.
Productos segn su status Exentos, Gravables o Todos.
Departamentos, Proveedores, Categora, Modelo, Marca o Unidad.
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Adicionalmente tenemos el botn Avanzado lo que nos lleva a una ventana donde se puede colocar una Contrasea al
archivo que contiene la informacin para proteger la informacin.
Tambin se le puede colocar una fecha de vencimiento o vigencia del archivo.
Opcin Exportar.
Active la opcin Exportar.
Indique el directorio de destino.
Especifique si se desean exportar los datos de los productos, Precio de Venta o Precio de Venta y Costos.
Adicionalmente se puede indicar cul de los tipos de Precios sern enviados en la Exportacin.
Opcin Importar.
Active la opcin Importar.
Indique el directorio Origen es decir el directorio donde se encuentra el archivo con los datos Exportados.
Hacer Clic en el botn Iniciar.
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Men Ayuda.
Acerca de
Permite el acceso a la informacin referente a la Licencia del Producto.
Entre al men Ayuda y seleccione la opcin Acerca de
Ayuda.
Permite tener acceso a la ayuda del Sistema.
Entre al men Ayuda y seleccione la opcin Ayuda
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Mdulo Administrativo
Adems, este mdulo tiene las siguientes teclas de acceso rpido a varias herramientas de trabajo.
Ctrl.+ M: Cambio de moneda.

Ctrl.+ D: Calendario.
Ctrl.+ T: Calculadora.
Ctrl.+ U: Cambio de usuario.
Ctrl.+ S: Informacin del Sistema.
Ctrl.+ P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen(Imprimir Pantalla).
Barra De Men Principal

Para acceder a cualquiera de estas opciones puede utilizar el mouse (ratn), haciendo Clic en la opcin que se desee abrir
o con el teclado al presionar la combinacin de teclas ALT + la letra que est subrayada, ejemplo ALT + M (observe que
la letra M en la palabra Mantenimiento se encuentra subrayada) le dar acceso al men mantenimiento.
Combinaciones de teclas para acceso al men.
Mantenimiento (ALT + M).

Transacciones (ALT + T).
Ventas (ALT + V).
Compras (ALT + C).
Ensamblaje (ALT + E).
Bancos (ALT + B).
Informes (ALT + I).
Sistema (ALT + S).
Sucursales (ALT + U).
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Botones de Acceso Rpido
Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opcin de la aplicacin de una manera rpida y prctica, aunque no
son todas las opciones, son las que el usuario utiliza con mayor frecuencia.
Inventario.
Archivo de Departamentos.
Archivo de Inventario.
Botones asociados a Operaciones con Clientes.

Archivo de Clientes.
Presupuestos a Clientes.
Facturacin (Ventas).
Botones asociados a Operaciones con Proveedores.

Archivo de Proveedores.
Elaboracin de rdenes de Compra.
Compra de Mercanca.
Bancos.
Archivo de Bancos.
Transacciones de Bancos.
Botones para manejo de registros (formas del men mantenimiento).

Al ingresar a las formas (pantallas del sistema) de las diferentes opciones del men Mantenimiento el usuario encontrar
una serie de botones que sern comunes a lo largo de su interaccin con la aplicacin.
En el siguiente cuadro se describe la funcin de cada uno de los botones que integran la barra para el manejo de registros.
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Punto de Venta 4.20
Men Mantenimiento.
En el men Mantenimiento es donde se hace la carga de los registros de informacin
con los que se manipular el sistema, se ingresa, modifica, consulta y se eliminan
datos de los registros. Los elementos que se manejan desde este men son tambin
llamados Archivos Maestros, contiene las siguientes opciones a saber:
Departamentos.
Inventario.
Clientes.
Vendedores.
Tarjetas de crdito.
Proveedores.
Bancos.
Conceptos.
Beneficiarios.
Departamentos.
Los departamentos permiten clasificar los productos del inventario y agrupar productos
de caractersticas similares, segn las necesidades de la empresa.
En la primera seccin de la ventana arriba a la
izquierda se encuentra:
Datos Generales.
Cdigo.
Identificacin del Departamento.
Descripcin.
Nombre del Departamento.
Descripcin Detallada.
Define de forma ms amplia las caractersticas del Departamento.
Clasificacin.
Al crear departamentos existen 4 tipos de clasificaciones para los Artculos:
Productos: Son todos aquellos artculos del inventario que no estn
conformado por otros productos y manejan existencia.
Servicios: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva control de
existencia.
Tipo de Costo.
Para establecer el tipo de costo debe analizar desde cmo cambia el costo del producto
en el tiempo hasta la forma de presentacin de los artculos.
Costo Promedio.
Es el caso ms frecuente y se aplica a productos o artculos que varan de costo de manera espordica. Este
costo se calcula en base a la sumatoria de los costos individuales dividido entre el total de artculos, con este
costo se puede hacer ajustes en los precios.
Costo por Lotes.
Se aplica a los artculos que
varan su costo y precio, de
manera progresiva y fcilmente
reconocible a travs de algn
tipo de seal llmese lote,
produccin, etc.
Tallas y Colores.
El nombre real de este tipo de
costo es de matrices, para as
poder utilizarlo para una gama
de productos ms extenso
(tallas y colores, largo y ancho).
Este nombre se asocia con
ropa, calzado y otro tipo de
artculos que puedan ser
identificados de esta manera,
pero pueden existir otras
caractersticas donde esta
opcin tambin tiene aplicacin
por ejemplo tornillos, lminas de
hierro, entre otras.
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Punto de Venta 4.20
Otras Opciones.
Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy til para excluir toda una lnea de
productos de los procesos de ventas.
Manejo de Vencimientos: Habilita la caracterstica de fecha de vencimiento para los artculos, cabe destacar que el uso de
esta opcin debe ser asociado con productos cuyo tipo de costo es por lote.
Incluir un departamento.
Paso a Paso:
1. Efectuar Clic el botn Incluir

2. Escriba el cdigo, descripcin y descripcin detallada del departamento.
3. Seleccione la clasificacin de los tems que pertenecern al departamento.
4. Elija el Tipo de costo con el que se manejarn los tems pertenecientes al departamento (costo promedio, costo por lote o
matrices)
5. Marque las caractersticas que desee aplicar en el departamento (activo, manejo de depsitos, manejo de seriales,
ofertas y presentaciones, y manejo de vencimientos).
6. Pulse el botn para guardar el departamento creado.
Modificar informacin de un Departamento.
Si desea modificar un registro creado, haga Clic en el botn modificar que se encuentra al lado del botn de
Incluir.
7.- Luego haga clic en la barra de bsqueda. Para seleccionar el departamento a modificar se hace doble clic sobre el
nombre del departamento.
Nota: Recuerde guardar los cambios una vez que haya modificado opciones dentro de la
ficha.
Bsqueda de registros. Uso de Comodines.
Al hacer clic en la opcin modificar podr visualizar la ventana de bsqueda. Podr utilizar los comodines
asterisco(*), coma(,) y doble coma (,,).
En la barra de bsqueda, escriba m si desea visualizar todos los tems que comienzan con la letra m.
Me* : Busca en todos los campos de texto las palabras que contengan las letras escritas antes del asterisco.
A,,b* : Busca las palabras que contengan una a y una b.
A,b* : Busca las palabras que contengan una a o una b.
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Punto de Venta 4.20
Funciones especificas de la Forma Departamentos.
Pasamos a describir la funcin de cada botn.
Productos y servicios.
Este icono permite visualizar el listado de productos o servicios que pertenecen al departamento seleccionado.
Tallas y Colores.
Aqu se definen las caractersticas descriptivas de cada uno de los artculos de inventario para el tipo de costo Tallas y
Colores. Para que la opcin est disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y Colores,
cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripcin, ya sea numrica o alfanumrica. Es obligatorio utilizar las
dos columnas.
En la opcin Ttulos y Correlativos, podr modificar los

nombres de las matrices en caso de que requiera hacerlo.
Por ejemplo puede crear una matriz con el nombre Perfiles
donde los ejes X y Y se denominen ancho y largo.
Paso a Paso para configurar la matriz Tallas y Colores.
Ingrese el Ttulo del lado izquierdo y luego el derecho, los

cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y Y
respectivamente.
Luego ingrese los tems o entes que conforman cada eje de
la matriz, para hacerlo ingrese la descripcin y presione
ENTER o haga clic en el botn Incluir.
Para eliminar un elemento de la matriz, haga clic sobre el
tem a borrar y presione el botn de Borrar.
Para cambiar la forma de presentar los tems, presione el
botn de Ordenar, el cual cambia el orden en funcin de:
Menor a Mayor o Menor a Mayor.
Para terminar haga clic en el botn Salir.
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Punto de Venta 4.20
Nota: Se recomienda utilizar como primera

descripcin la que posea menos tipos o sea ms
fcil de identificar. Ejemplo: Colores y Tallas en
vez de Tallas y Colores.
Nota: En la opcin Ttulos y Correlativos del men Sistema o por el modulo a2 sistema, podr modificar los
nombres de las matrices, en caso de que requiera hacerlo. Por ejemplo puede crear una matriz con el nombre
Perfiles donde los ejes X y Y se denominen Ancho y Largo.
Operaciones.
Con este icono podr generar un reporte de movimientos de los tems del departamento (facturas, cargos, descargos, etc.).
Podr exportar el reporte en los formatos: ASCII (Texto), Documento (Word), Excel, HTML, a2Visor y Texto-Solo datos.
Reporte de Operaciones de Inventario.
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Punto de Venta 4.20
Podr exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento (Word), Excel, a2 Visor y HTML
Una vez se oprime la tecla aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio
a2BASICO\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario.
Los filtros alteran la visualizacin del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de
registros con las caractersticas seleccionadas en esta pantalla.
Filtros Bsicos.
Si se requiere ser ms especfico en la informacin que el

listado generar puede utilizar las siguientes opciones:
Departamento, Proveedor, Categora, Modelo, Marca, Unidad,
Vendedor, Puesto.
Impuestos: Incluir exentos, Gravables o Ambos (por defecto
vienes ambos).
Incluir Detallar existencia.
Filtros Avanzados.
Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el

estatus de la transaccin, adems de imprimir por clientes, y
seleccionar el documento deseado.
a2 administrativo est capacitado para guardar y cargar las

operaciones, Pudiendo importar cualquier documento de un
lugar a otro de forma fcil y sencilla a travs de estas opciones,
existiendo ciertas normas para convertir documentos de un tipo
a otro:
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Punto de Venta 4.20
Procesados.
El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, tambin al cargar cualquier operacin en
trnsito y convertirla en factura, como por ejemplo Presupuestos, Pedidos y Notas de Entrega.
Pendientes.
Son todos los documentos guardados.
Trnsito Se llaman en trnsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo
una nota de entrega o pedido totalizado.
Anuladas.
Todas las transacciones que han sido anuladas.
Estadsticas y Proyecciones.
Permite visualizar grficos del movimiento de unidades del departamento.
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Punto de Venta 4.20
Consolidado.
Genera un reporte el cual consolida informacin de cada uno de los departamentos, mostrando: inventario inicial, compras,
cargos, inventario actual, entre otros.
Estatus de los Documentos.
Inventario
En este formulario se ingresan todas las especificaciones de los productos y servicios del
inventario, partiendo del cdigo el cual debe ser nico. Existen varias consideraciones para
formular un cdigo apropiado para los artculos, a continuacin se listan varios casos en
donde uno o varios de ellos se acopla a su inventario:
a) Existencia de cdigos de barras en la mayora o buena parte del inventario.

b) Inventario bajo en cantidad de tems pero con alta rotacin. Usar cdigos mnemotcnicos.
c) Inventario extenso en cantidad de tems con alta rotacin. Usar el mtodo de prefijos por
departamentos ms numeracin en relacin a su ubicacin en estantera.
d) Inventario extenso en cantidad de tems con baja rotacin. Usar numeracin automtica de
la aplicacin o rellenado automtico.
El departamento a utilizar debe ser acorde con las caractersticas propias del artculo.
La descripcin del producto debe ser corta y especfica, ya que se imprime en los
documentos de ventas.
Las especificaciones bsicas del producto estn completas, no obstante hay otra serie de caractersticas que dependiendo
del tipo de negocio sern tiles como por ejemplo: Marca, Referencia, Detalles, etc. En el men de detalles y en la barra de
botones est la opcin proveedores que muestra un listado de ellos y las ltimas compras realizadas, con sus
caractersticas bsicas como son: Fecha, No. de Documento, Cantidad, Costo Total, Moneda y Factor de Cambio.
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Punto de Venta 4.20
Otras Caractersticas (Ficha Inventario).
Unidad.
Expresa el nombre de la unidad bsica de venta del producto. Ej.: un refresco su unidad es botella.
Existencia con decimales.
Son artculos cuya comercializacin viene expresada en unidades no enteras, en especial cuando son artculos que se
pesan, por ejemplo en charcuteras, joyeras entre otras.
Activo.
Como su nombre lo indica, si est disponible o no para la venta.
Fecha de Creacin.
Debe indicarse la fecha en la que se crea la ficha del producto.
Garanta.
Tiempo de garanta del producto expresado en meses.
Peso producto.
Permite indicar el peso del artculo, el cual es til cuando el mismo se toma en cuenta para los envos de mercanca
facturada a los clientes.
Etiquetas de cdigo de barras (Impresin)
Utiliza Balanza (Punto de Venta).
Funciones especificas de la Ficha Inventario.
Costos y precios.
La aplicacin tiene la capacidad, a razn de un solo costo,
de manejar 6 precios de venta distintos. No es necesario
utilizarlos todos, en la Opcin Ttulos y Correlativos
(Consecutivos) ubicado en el men Sistema del Modulo
Administrativo o en el men Archivo del Modulo de Sistema,
se ajusta tanto la cantidad de precios a manejar como los
nombres para cada tipo de precio.
a2 utiliza para el clculo de utilidad la frmula de utilidad

financiera:

=
%
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Punto de Venta 4.20
Existencia.
Permite visualizar la existencia del producto en los distintos depsitos, adems de poder establecer mximos, mnimos, das
de entrega y nmero de compras al ao, que sern tomadas en cuenta para el clculo de reposicin de Inventario. Si est
creando el producto desde est ventana podr introducir la existencia inicial (no recomendado).
Proveedores.
En esta opcin podr ingresar datos de la ltima compra del tem, adems de poder visualizar a que proveedores ha
comprado un tem en particular, podr obtener las siguientes informaciones: Fecha de Compra, Cantidad comprada, Costo
de la Ultima Compra, en que Moneda y cuanto fue el factor de cambio para esa compra.
Operaciones.
En esta opcin podr visualizar las operaciones de Inventario de un tem en particular especficamente el que este editando
en la ficha del inventario.
Permite visualizar proyecciones y grficos informativos del inventario del producto tanto en unidades como en moneda.
Histrico.
A travs de este icono podr visualizar el histrico de movimientos de inventario sin la necesidad de activar perodos
anteriores.
Clientes
En la ficha de Clientes se ingresarn cada una de las personas o empresas a las cuales se les vender la mercanca.
Ficha Bsico.
Esta posee dos fichas, en la primera denominada bsico, se incluye la informacin general del
cliente: Cdigo, descripcin, direccin, contacto, RIF, NIT, Vendedor por defecto, Clasificacin
Activo.
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Punto de Venta 4.20
Exento de Impuesto.
Permite especificar si el cliente est exento de impuesto sobre la renta.
Registrar operaciones de Contado.

Normalmente no se muestran las transacciones que no generan crdito en los estados de cuenta del cliente, pero si se
requiere de esta caracterstica, marque como activo el cuadro de verificacin.
Contribuyente Especial.
Permite especificar si el Cliente tiene asignada la caracterstica de ser Agente de Retencin de I.V.A.
Ficha Datos crdito.

Se establece la informacin relacionada con los Datos del Crdito como son: Fecha de Inicio, Lmite de crdito, Das de
Crdito para el cliente, Descuento Mximo, Retencin (%), Cobrador, Direccin de Cobro, Direccin de Envo, Forma de
Envo y Agregar Imagen.
Clientes Eventuales.
A partir de la versin 2.97 de a2, se incorpora el manejo de los clientes
eventuales como los maneja el punto de venta. Para crear clientes
eventuales debe crearse un cliente cuya descripcin comience por el
smbolo de interrogacin (?). Al momento de totalizar la factura si la
misma es generada a travs de un cliente eventual el sistema verifica la
informacin suministrada en el campo de Rif del cliente, si la misma
existe en un archivo de nombre SClientesEventuales.Dat,
automticamente trae los campos adicionales de nombre, direccin y
telfono; por el contrario si el cliente es nuevo, se agrega
automticamente en el archivo mencionado anteriormente.
Funciones especificas de la Ficha Clientes.
Estado de Cuenta.
Permite generar un reporte que muestra todas las
transacciones del cliente: Facturas, Notas de crdito,
Notas de dbito, Devoluciones, entre otras.
Operaciones.
Genera un reporte de transacciones de ventas
realizadas al cliente.
Grficos y proyecciones en unidades y moneda de las
transacciones de ventas realizadas al cliente.
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Punto de Venta 4.20
Histrico.
A travs de este icono podr visualizar el historial de precios que le dio al cliente en los tems de inventario.
Cheque Devuelto.
Permite llevar el control de los cheques devueltos de los clientes.
Vendedores.
Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para
ambas se establecen varias formas de pago de comisiones generadas por las
transacciones realizadas. Cabe destacar que a2 slo genera reportes de comisiones
ganadas mas no registra el control de pagos de las mismas.
En esta pantalla se introducen los datos bsicos del vendedor como su nombre, apellido,
telfonos, e-mail, etc. Adems se selecciona el o los tipos de comisin que devengaran.
Las comisiones disponibles por la aplicacin son:
Comisiones Sobre las Ventas.

Se calculan a razn de las ventas realizadas, y el porcentaje a aplicar son los
establecidos en la tabla de comisiones por ventas del vendedor. La aplicacin
ignora estas comisiones si estn activadas las comisiones por departamento.
Comisiones Sobre la Cobranza.

Se establecen comisiones por la cobranza de Cuentas por Cobrar, a razn de los porcentajes configurados o establecidos
por el administrador o gerente de ventas.
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Punto de Venta 4.20
Funciones especificas de la Ficha Vendedores.
El primero de estos iconos le permitirn visualizar los clientes a los que se les ha asignado el vendedor, los siguientes
cuatro conos permiten llenar las tablas de los distintos tipos de comisiones, los dos ltimos permiten visualizar los reportes
de operaciones de ventas del vendedor y los grficos y proyecciones de las ventas del vendedor.
Tarjetas de Crdito.
La herramienta administrativa a2 permite configurar diferentes formas de pago en las
transacciones de venta, una de ellas es Tarjetas de Crdito, las cuales tienen caractersticas
especiales al momento de aplicar el pago.
Las particularidades de las tarjetas de crdito las estipula cada banco emisor, los cuales tienen
total autonoma en definir el porcentaje de retencin y los das de Diferimiento segn las
caracterstica del
negocio. La retencin a
aplicar se calcula en
base al monto total de la
venta y se refiere a la
comisin que cobra el
banco por el uso de esta
forma de pago.
Los das de Diferimiento
aplican desde el
momento que se
deposita la relacin de tarjetas de crdito en el
banco y no al momento de realizada la venta o
transaccin. Es muy importante hacer estas
relaciones el mismo da que se produzca as el
dinero estar disponible en la cuenta bancaria de
forma ms eficiente.
Tabla de Retenciones de Impuesto Sobre las Ventas (Tarjetas de Crdito):
Segn lo estipulado en la ley de impuesto sobre la renta se deben aplicar retenciones de impuestos segn el monto de la
venta, los cuales se dividen en rangos, donde se realiza la bsqueda del rango a aplicar de arriba hacia abajo donde la
correspondencia de rangos ocurra.
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Proveedores.
Los proveedores o los entes encargados de suministrar los distintos artculos o servicios para
el adecuado funcionamiento de la empresa, son registrados en a2, para as poder llevar unos
controles exactos de todas las
operaciones comerciales
realizadas.
Ficha Bsicos.
Cdigo, Descripcin del
servicio o artculo, Descripcin
Detallada, Direccin (Fiscal),
RIF, Telfonos, Fax, E-Mail,
Website. En la parte superior
derecha se establece la
propiedad Proveedor Activo,
que permite habilitar al
proveedor en las
transacciones de compras. Si
desea inhabilitar el uso del proveedor en las transacciones,
desactive la casilla Proveedor Activo.
La opcin Clasificacin: Nacional o Extranjero.
Datos Crdito.
Se establece la informacin relacionada con el crdito, como: Fecha de Inicio: Comienzo de las relaciones a crdito, Das
de crdito: Cantidad de das en crdito que nos da el proveedor. Lmite de crdito: cantidad mxima para el crdito,
porcentaje de retencin en los casos donde el proveedor sea una agente recaudador de impuestos, direccin, forma de
envo y forma de pago.
Funciones especificas de la Ficha Proveedores.
Estados de cuenta.
Permite mostrar el resumen de todas las transacciones y saldos de las cuentas del proveedor.
Productos.
Se refiere al listado de aquellos productos o servicios suministrados por el proveedor con informacin acerca de la ltima
compra.
Operaciones.
Reporte donde se muestran las distintas transacciones de compras efectuadas al proveedor.
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Estadsticas y proyecciones.
Reporte estadstico y grfico de transacciones realizadas en un periodo con el proveedor.
Histrico de operaciones.
Listado del detalle de compras realizadas al proveedor en el rango de fechas que el usuario especifique.
Bancos.
En esta ventana se registran las cuentas bancarias de la empresa, utilizadas en la aplicacin
para llevar el control de:
Emisin de Cheques.
Depsitos.
Notas de Dbito Bancarias.
Notas de Crdito Bancarias.
Transferencias entre cuentas Bancarias y Conciliaciones Bancarias.
La informacin mnima requerida de la cuenta es: Nmero de Cuenta, Descripcin, Tipo de

Cuenta Descripcin detallada y Moneda. Se pueden configurar cuentas con moneda extranjera.
Aunque el nombre de esta opcin es Bancos, su funcin no es la de crear Bancos sino Cuentas
Bancarias. Si en un mismo banco se tiene ms de una cuenta, se debe crear cada una de ellas,
por tal motivo en el campo Descripcin debe describirse de forma inequvoca el nombre de la
cuenta, por ejemplo el nombre del banco ms una descripcin de funcionalidad de la misma, Ej.:
Banesco - CUENTA
PRINCIPAL.
Otras Opciones.
Banco Activo.
Al estar marcado indica que la cuenta bancaria puede
ser utilizada.
Dbito Bancario.
Aplica el impuesto al Dbito Bancario al realizar
transacciones asociadas al banco.
Imprimir Comprobante.
Activa la impresin de comprobantes por cada
documento realizado.
Cheques No Endosables.
Predetermina el sello de No Endosable en los
cheques. (Puede ser desactivado en la emisin de cheques)
Ocultar en el manejo de caja.

Impedir que se muestre este banco en las transacciones de caja chica.
Funciones especificas de la Ficha Bancos.
Saldos Bancarios.
En la ventana de saldos se ingresan los datos de la ltima conciliacin bancaria realizada.
Formatos de Impresin.
En esta ventana se realiza la seleccin de los formatos de impresin para los documentos del banco que est modificando:
Cheques, Notas de Dbito y Notas de Crdito. As como tambin podr indicar correlativo del prximo cheque.
Operaciones.
Este reporte muestra un listado de las transacciones del banco seleccionado. Las transacciones pueden estar agrupadas
por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.
Reporte estadstico y grfico de saldos bancarios y transacciones bancarias realizadas en un periodo.
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Punto de Venta 4.20
Conceptos y Cuentas Contable.

Configurar la consolidacin Administrativa Contable. Si tiene a2contabilidad instalado, podr establecer las cuentas
contables indicando el cdigo del catlogo de contabilidad. Si la a2 contabilidad no est instalado o no est familiarizado
con el catlogo de contabilidad, puede clasificar las transacciones de bancos a travs de conceptos.
Conceptos Bancarios.
Los conceptos de pago son muy variados, en esta seccin se elabora una lista de los ms
usados para evitar inconsistencias en la relacin de cheques emitidos y as poder tener
coherencia en la terminologa usada en la gestin bancaria.
Funciones especificas de la Ficha Conceptos.
Operaciones.
Este reporte muestra el listado de transacciones de un periodo dado agrupadas por los conceptos bancarios asignados a
dichas transacciones.
Reporte estadstico y grfico que muestra nmero de operaciones, total dbitos, total crditos y saldo por mes.
Cuentas Contables.
Permite enlazar cada concepto con una cuenta contable del plan de cuentas de contabilidad (si tiene a2 contabilidad
instalado).
Beneficiarios.
Su funcin es la de definir la lista de Beneficiarios para utilizar en la emisin cheques. Se debe
incluir en esta lista todas las personas jurdicas o no, a las cuales se les paga a travs de
cheques.
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Punto de Venta 4.20
Funciones especificas de la Ficha Beneficiarios.
Operaciones.
Este reporte muestra el listado de transacciones bancarias por beneficiario, agrupado por bancos (cuentas bancarias).
Reporte estadstico y grfico que muestra nmero de operaciones, total dbitos, total crditos y saldo por mes del
beneficiario.
Cuentas Contables.
Permite enlazar cada concepto de pago a beneficiarios con una cuenta contable del plan de cuentas de contabilidad (si
tiene a2 contabilidad instalado). De esta manera al momento de elaborar un cheque a un determinado beneficiario, no es
necesario indicarle la cuenta contable ya que el sistema la colocar de forma automtica.
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Punto de Venta 4.20
Men Transacciones.
Inventario
Inventario - Cargos
El control del inventario es parte fundamental de cualquier tipo de empresa y el

control exacto del mismo es tarea del da a da del personal ubicado en el almacn,
conjuntamente con compras y despacho.
Los cargos pueden ser utilizados para justificar el ingreso de mercanca que no fue
contada al momento de crear el inventario inicial, tambin pueden utilizarse para
incluir existencia de productos que ha obtenido la empresa como obsequio o
promocin, Ej. Las promociones 12x14, en las que hemos comprado 12 artculos y
nos obsequian 2, en dicho caso 12 artculos ingresan al inventario a travs de la
factura de compra pero los 2 productos obsequiados entraran a inventario a travs
de un cargo.
A travs de los cargos y descargos podemos sumar o restar cantidades a un tem del inventario, estos cargos y descargos
deben estar administrativamente justificados.
Es recomendable nunca hacer cargos o descargos al inventario que no sean justificados ya que estos alteraran las
cantidades en las existencias. Las diferencias en las existencias ya sea por la elaboracin de un inventario fsico o por
cualquier otro concepto que se requiera, deben ser manejadas por la opcin ajustes de existencias del inventario, con esto
podr mantener un control de las mismas, es decir el manejo de existencias reales.
En a2, las transacciones de cargos y descargos pueden ser guardadas, para futuras modificaciones o para ser aprobadas
por otro usuario con esta potestad.
Los reportes asociados a estas transacciones le permiten visualizar informacin como fecha, nmero de correlativo y costo
total de la operacin (basado en los costos introducidos para cada artculo).
Todas las opciones que sern explicadas a continuacin aplican tanto a la transaccin cargo como a descargo.
Tome en cuenta que al hacer un cargo se aaden artculos al inventario, mientras que en un descargo se disminuye la
cantidad o existencia del artculo en el inventario.
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Punto de Venta 4.20
En la ventana de Cargo, se observa una barra de botones en la parte inferior de la pantalla como lo muestra la siguiente
imagen:
Est compuesta por 8 botones.
Permite visualizar los detalles del artculo. (ALT + D).
Seleccione el artculo sobre el cual desea insertar una lnea y pulse este botn. (ALT + I).
Este botn elimina un artculo de la lista. (ALT + B).
El botn Cargar, aparece una lista donde se muestran todos los documentos que han sido
guardados pero no Totalizados. (ALT + C).
El botn Totalizar permite procesar la transaccin que se est ejecutando. Bien sea cargo
o descargo. (ALT + T).
Borra todos los tems que se hayan elegido para la transaccin. (ALT + N).
Con el botn Guardar se almacena la informacin dejando la transaccin en estado
Pendiente. (ALT + G).
Permite salir de la transaccin. (ALT + S).
La barra de botones complementarios se muestra en la parte superior de la ventana como se muestra en la imagen
siguiente:
Las tareas que realizan son las siguientes:
Inventario.
Consultar y seleccionar un artculo del Inventario.
Reimpresin.
Reimprimir un documento de cargo o descargo que haya sido procesado.
Detalle Item.
Muestra la ventana de informacin detallada del producto, el botn Importar Descripcin trae la descripcin
detallada que el tem tenga en su ficha inventario.
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Punto de Venta 4.20
Procedimiento para elaborar un Cargo.

El primer paso a la hora de elaborar un cargo de inventario es seleccionar los artculos que sern Cargados al inventario,
esto se puede realizar desde el Grid de artculos, utilizando la lista desplegable de la columna Cdigo o la columna
Descripcin como muestran las imgenes siguientes. Aclaramos que si se estuviera trabajando con el a2 Herramienta
Administrativa Configurable se hace necesario seleccionar el Depsito donde se colocara la mercanca que se est
cargando en el sistema.
Otra forma de agregar artculos al Grid es utilizando el botn Inventario.
Una vez realizada la seleccin de los artculos procedemos a totalizar la operacin utilizando para ello el botn que se
encuentra en la barra de operaciones en la parte inferior de la ventana .

Mostrar entonces el siguiente cuadro donde completaremos la informacin solicitada es importante colocar los datos
precisos de la operacin para el registro definitivo de los artculos. Hacemos Clic en el botn Aceptar para finalizar la
transaccin.
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Punto de Venta 4.20
Paso a Paso
Realizar un Cargo de Inventario:
1. Entrar a la transaccin Cargos.

2. Elegir el producto al que desea aumentar la existencia.
3. Escribir la cantidad de productos a incrementar en existencia.
4. Repetir el paso 3 y 4 si se desea incluir otros productos en la transaccin.
5. Presionar el Botn Totalizar.
6. Colocar los datos requeridos
7. Imprimir el documento como soporte del cargo efectuado.
Inventario - Descargos
Los procedimientos de Descargo son similares a los realizados con los Cargos la
diferencia estriba en el hecho de que los Cargos ingresan artculos al inventario y
Descargos saca artculos del inventario.
Los descargos permiten reducir la existencia de productos de inventario, bien sea

por deterioro, vencimiento, donacin o robo de la mercanca.
Otro punto importante de diferencia se refiere a las normativas impuestas por el

Seniat en las cuales se especifica que se debe controlar los Descargos
especificando si son Normal, Autoconsumo o Retiro.
Se selecciona el tipo de Descargo.
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Punto de Venta 4.20
Luego se seleccionan los artculos a ser Descargados.
Totalizar el Documento, aparecer la siguiente ventana. Por ltimo hacer Clic en el botn Aceptar.
Normal.
Los descargos normales, son asignadas a productos requeridos para uso como materia prima en la elaboracin de los
artculos que fabrica la empresa, salida de artculos para enviarlos a revisin por garanta, entre otros.
Autoconsumo.
Las salidas por autoconsumo, son asignadas a productos requeridos para consumo interno de la empresa. Para establecer
cules son las salidas de inventario que corresponden a autoconsumo, el sistema incorpora al momento de los descargos
de inventario un status para la transaccin que establece si la misma debe ser tomada como un descargo de inventario con
fines de uso interno.
El marcar la opcin Autoconsumo en la transaccin Descargo, permite agrupar las salidas por este concepto y mostrarlas
en el Reporte Fiscal de Inventario, en el cual se reflejan los movimientos de los productos detallando las unidades por
concepto de entradas, salidas y autoconsumo cumpliendo as lo establecido en el artculo 177 de la ley de impuesto sobre
la renta. Los usuarios encontraran la opcin Reporte Fiscal de Inventario en el informe de inventario Movimiento de
Unidades.
Retiro.
Los descargos por retiro se refieren a los productos que ya no se van a mantener en el almacn por ejemplo porque estn
vencidos y no tienen reposicin, porque sufrieron algn dao y son irrecuperables, entre otros.
Paso a Paso.
Realizar un Descargo de Inventario.
1. Entrar a la transaccin Descargos.

2. Tildar la casilla Autoconsumo, si la salida de productos corresponde a consumo interno de la empresa.
3. Elegir el producto al que desea disminuir la existencia.
4. Escribir la cantidad de productos a descontar de la existencia.
5. Repetir el paso 3, 4 y 5 si se desea incluir otros productos en la transaccin.
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Punto de Venta 4.20
6. Presionar el Botn Totalizar.
7. Colocar los datos requeridos
8. Imprimir el documento como soporte del descargo efectuado.
Nota: es importante llevar este control porque esta informacin es una exigencia a nivel fiscal y que se
puede observar en el reporte de movimientos de unidades del sistema.
Inventario - Ajustes.- Ajustes de Existencias.

La operacin de ajuste de existencia slo se utiliza cuando ya existe un inventario
cargado en el sistema, y se realiza un conteo manual de existencia fsica, que puede
ser total o parcial. Un ajuste de existencias sustituye el valor que existe en el campo
unidades en existencia del producto por el valor que indique el usuario en la columna
denominada Fsico. Un ajuste no suma ni resta sino que reemplaza el valor que existe
en el campo, a diferencia de los cargos que permiten sumar unidades a la existencia
actual o los descargos que restan unidades a la existencia actual del producto.
Para realizar un ajuste de existencias, debe indicarse.
1.- Clasificacin.
Seleccionar como se desea ordenar la lista de artculos al realizar el Ajuste.
2.- Incluir primero la descripcin de tallas y colores.
Normalmente en los artculos que manejan tallas y colores muestran primero la descripcin y luego la talla y color, al activar
esta opcin se invertir el orden del mismo ms adelante se ver un ejemplo prctico.
Hecho esto haga clic en el botn Iniciar (Secuencia de Teclado: ALT + I), en este momento la aplicacin comenzar a
mostrar los productos del depsito.
En la siguiente ventana se muestra un ejemplo donde solo se hizo Clic en el Botn Iniciar y no se activo ninguna de las
opciones disponibles.
Nota: En la imagen se encuentra una observacin que se aclarar mas adelante con respecto a los artculos con
Tallas y Colores.
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Punto de Venta 4.20
Cuando los productos son por Tallas y Colores con descripciones muy amplias, en versiones de a2 anteriores a 2.97, no
se visualizaba el detalle de la Talla y el Color; actualmente se tiene la opcin Incluir primero la descripcin de tallas y
colores permitiendo al usuario visualizar este detalle (Observacin que se haca en una Nota anterior).
Note que se activo la opcin Incluir primero la descripcin de Tallas y Colores, al hacer Clic en el botn Iniciar se
mostrar un mensaje de advertencia indicando que se limpiar la pantalla y se har una nueva seleccin de artculos.
El resultado ser el siguiente.
Una vez que se ajustan las existencias se debe hacer Clic en el botn Totalizar para que se haga efectivo el Ajuste.
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Punto de Venta 4.20
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Punto de Venta 4.20
Inventario - Ajustes.- Ajustes de Precios.
Esta opcin permite incrementar disminuir los precios de ventas finales. El ajuste de precio puede tomar como base el
costo promedio o el costo actual del producto.
La ventana ajuste de precios presenta las siguientes opciones:
Clasificacin.
En este rengln podr seleccionar el orden en que desea colocar los datos, puede ser por: Cdigo, Descripcin o
Referencia.
Factor de Cambio.
Cuando se trabaja con una moneda diferente a la local (Nacional) y se desea actualizar los precios aqu puede visualizar el
factor de cambio. (Para indicar el nuevo factor de cambio haga clic en el men Mantenimiento seleccione la opcin
Monedas y establezca el nuevo factor). Luego realice el ajuste de precios eligiendo en tipo de ajuste Actualizar por factor
de cambio.
Mostrar precios con el impuesto ya incluido.

Desactive esta opcin para visualizar los precios sin incluir el impuesto, o actvela cuando desee ver el listado de precios
con IVA incluido (precio final).
Tipos de Ajustes de Precios.
Existen seis tipos de ajustes.

Incremento de precios
Diminucin de precio
Fijar nuevos mrgenes de utilidad
A continuacin se presenta la explicacin de cada uno de los tipos de ajustes de precios, los cuales requiere ser
configurados a travs del botn Fijar Ajustes:
Incremento de Precios.
Se utiliza para aumentar el precio del producto
aplicando un porcentaje en funcin de otro
precio en caso de requerirlo, en la imagen a
continuacin se muestra los precios
personalizados (P.V.P, Mayorista, Especial) sin
embargo de no ser as aparecern los precios
por defecto (Precio1, Precio2,..., Precio6).
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Punto de Venta 4.20
Activar.
Permite indicar cuales precios estarn incluidos en el ajuste.
Base del Clculo.

Tambin puede decidir si la base de clculo ser Costo Promedio, Costo Actual o el Costo de Referencia.
Redondeo.
Seleccionar un redondeo especfico.
Aplicar redondeo.
Ejecutar redondeo especificado en la opcin anterior.
Ejemplo.
Si se desea aumentar todos los artculos en un 10%:
Seleccione la Clasificacin.
Indique tipo de ajuste. En este caso Aumento de precios.
Se hace Clic en el Botn Fijar Ajustes.
En este cuadro debemos indicar el porcentaje de aumento que se requiere para cada uno de los precios.
Nota: recuerde que si el incremento es un porcentaje debe finalizar la cantidad con el smbolo de porcentaje. Cuando
el aumento sea un monto especifico solo escriba el monto.
Indicados los elementos requeridos para el incremento haga Clic en

Aceptar. En este caso que no se ha realizado algn filtro especfico se
muestran todos los artculos del inventario.
Se debe ahora hacer Clic en el botn Iniciar aparecer el siguiente

mensaje confirme el procedimiento con Clic en el botn Si. A continuacin
aparece la siguiente ventana, con el cdigo, descripcin y Precios.
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Punto de Venta 4.20
Si se encuentra conforme con el ajuste del precio puede proceder a Totalizar si requiere realizar ajustes especficos haga
Clic en el botn que se encuentra en la parte derecha de la columna de Precios se mostrar el cuadro de Ajuste de Precios
y especificar manualmente el ajuste.
Filtrar.
En el botn Filtrar se tiene a disposicin una serie de

caractersticas que le ayudaran a ser ms eficiente en
la seleccin de artculos para el ajuste, como lo son:
Departamento, Proveedores, Categora, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor Fijo, Rango (especificar desde que
articulo Hasta que articulo).
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Totalizar.
Ajustar un artculo en especial o un rango.
Ejemplo: Se desea aumentar el precio del Producto Sandalias de Paseo, en un 10% el PRECIO 1. El procedimiento
consistira en ir al men Transacciones-Ajuste de Precios y realizar los siguientes pasos:
Una vez ubicado en la ventana de Ajustes de Precios haga clic en el botn Filtrar y establezca el criterio de Rango para
especificar el articulo (Sandalias de paseo) a modificar.
a) Al aceptar los criterios de filtro,

pulse el botn Iniciar para
visualizar el producto antes del
ajuste. Aparecer un mensaje
de confirmacin indicando si
deseamos proseguir.
b) En la opcin Tipo de Ajuste

seleccione Incremento de
Precios, luego haga clic en el
botn Fijar Ajustes, configure
los porcentajes a incrementar y
pulse Aceptar. Para visualizar
los datos antes de ejecutar el
ajuste haga clic en el botn
Iniciar, aparecer un mensaje
de confirmacin para continuar
con el proceso:
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Punto de Venta 4.20
Nota: Si se hace Clic en el botn Iniciar y no se han se han fijado los ajustes aparecer el siguiente mensaje.
c) Especifique los porcentajes de ajustes y los precios a los que le ser aplicado. Haga Clic al botn Fijar Ajustes.
Verifique los cambios que se efectuarn antes de proceder a Totalizar:
d) Haga clic en el botn Totalizar y confirme que desea ejecutar el ajuste de precios:
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Punto de Venta 4.20
Ajustes.-Ajustes de Impuesto (I.V.A.).
El ajuste de Impuesto permite modificar el impuesto de los productos segn lo vigente en las leyes. Cada producto tiene
asociado un valor de impuesto que le fue calculado al momento de su creacin,
de manera que si las leyes dictaminan un nuevo porcentaje de impuesto, es
necesario realizar este ajuste en los productos existentes en la aplicacin, para
actualizarles el valor de impuesto que tienen asociado.
El usuario puede elegir cmo desea que este impuesto afecte los precios de los productos:
Ajustar precios de venta.

Al seleccionar esta opcin se aplica el nuevo impuesto al costo del producto (base imponible) de forma que el precio final
queda modificado. Por ejemplo: si el impuesto vigente es 9% y el costo del producto es 10.000 el precio final es 10.900. Al
realizar un ajuste de impuesto a un nuevo valor por ejemplo 7% el precio final del producto ser 10.700, por lo tanto el
precio final se ver afectado.
Mantener precios de venta.
A travs de esta opcin se ajusta el costo del producto (base imponible) para no modificar el precio final. Segn el ejemplo
anterior aplicando un impuesto de 7% el costo del producto cambiara a 10.186,92 para poder mantener el precio final del
producto en 10.900.
Paso a Paso
Para aplicar el ajuste de impuesto, solo debe entrar a la Transaccin de Inventario denominada Ajustes de Impuesto y
colocar la siguiente informacin.
Clasificacin. Como ser ordenado el ajuste por cdigo, descripcin o referencia.
Nuevo Valor. Indicar el nuevo monto del IVA., de existir varios tipos de impuestos en la parte superior derecha seleccionar
cul de ellos desea cambiar (I.VA. 12% - I.V.A. 8%).
Activar productos exentos. Si tambin desea modificar el impuesto en los productos que tiene marcados como exentos,
marque esta opcin.
Incluir todos los Productos. Si se requiere la aplicacin del Ajuste para todos los productos.
Para grabar los cambios haga clic en Totalizar para terminar la transaccin.
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Punto de Venta 4.20
Tipo de Ajuste.
Ajustar precios de venta.

Al seleccionar esta opcin se
aplica el nuevo impuesto al
costo del producto (base
imponible) de forma que el
precio final queda modificado.
Por ejemplo: si el impuesto
vigente es 9% y el costo del
producto es 10000 el precio final
es 10.900. Al realizar un ajuste
de impuesto a un nuevo valor
por ejemplo 7% el precio final
del producto ser 10.700, por lo
tanto el precio final se ver
afectado.
Mantener precios de venta.

A travs de esta opcin se ajusta el costo del producto (base imponible) para no modificar el precio final. Segn el ejemplo
anterior aplicando un impuesto de 7% el costo del producto cambiara a 10.186,92 para poder mantener el precio final del
producto en 10.900.
Iniciar. Luego haga clic en el botn de Iniciar, para efectuar los cambios. Si es necesario cambiar algn impuesto en un
rubro en particular solo debe mover el cursor hasta l y escribir el nuevo valor.
Si se est de acuerdo con los resultados haga Clic en el botn Totalizar para actualizar los cambios.
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Punto de Venta 4.20
Para aquellos contribuyentes que requieran ms de un impuesto en compras y ventas (alcuota reducida o alcuota
adicional), deben definirlo y activarlo en la opcin Ttulos y Correlativos, as como tambin deben configurar las ventanas de
totalizacin de compras y ventas para que reflejen este nuevo impuesto.
Clientes Cuentas por Cobrar.
a2 Herramienta Administrativa Configurable pone a disposicin las opciones para controlar las cuentas por cobrar. Un
oportuno control de las deudas contradas por los clientes con la empresa es de
vital importancia, su mantenimiento y visualizacin har posible un proceso de
cobranza transparente para el cliente.
El primer paso para observar las cuentas por cobrar (C x C) en pantalla es
seleccionar el cliente, haciendo clic en el icono buscar ubicado al lado del

cuadro de texto titulado "Cliente".
En la lista ubicada en la parte inferior media de la pantalla, se mostrarn todos los documentos del cliente como Facturas,
Pagos, Notas de Crdito, Notas de Dbito, Retenciones, etc. Para visualizar cada transaccin solo debe hacer doble clic
sobre ella.
Todas las operaciones elaboradas en ventas que produzcan un saldo deudor, pasan automticamente al estado de cuenta
del cliente, siempre y cuando estos posean crdito en la empresa. A partir de este momento el manejo de cliente se realiza
a travs del mdulo de C x C.
Polticas de Cuentas por Cobrar.

Se hace necesario conocer cada una de las polticas que afectan al mdulo de cuentas por cobrar, en consenso con la alta
gerencia deben definirse los permisos que se desean conceder al encargado del manejo de las cuentas por cobrar.
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Punto de Venta 4.20
Opciones del Botn Derecho del Mouse en Cuentas por Cobrar (Pgina Principal).
Ver detalle.
Permite visualizar informacin adicional asociada al documento que est seleccionado.
Reimprimir.
Permite imprimir nuevamente el documento. Requiere que est habilitada la poltica 22 de cuentas para cobrar Permitir al
usuario reimpresin de documentos.
Modificar.
Presenta la ventana para modificar la fecha de vencimiento, colocar el nmero de control, agregar una clasificacin o incluir
un detalle a la cuenta. Requiere que est habilitada la poltica 25 de cuentas para cobrar Autorizado para modificar
transacciones.
Adelantos (Si existen).

Permite visualizar los pagos adelantados que ha realizado el cliente, muestra el monto original y saldo a la fecha de cada
pago adelantado. Si existen adelantos con saldo disponible podr aplicarlos sobre alguna cuenta o cuentas.
Notas de crdito pendientes por devolucin (Si existen).

Permite visualizar las notas de crdito que posee el cliente, muestra su monto original y saldo a la fecha, las cuales podrn
ser aplicadas para disminuir las cuentas por cobrar del cliente.
Cambiar color Inverso del Fondo del grid.

A travs de esta opcin podr resaltar las lneas de fondo del grid del mdulo de cuentas por cobrar y pagar.
Filtrar operaciones.
Permite mostrar u ocultar los documentos que cumplan los criterios que usted seleccione.
Pagos o Abonos.
Por medio de esta opcin se aplican cancelaciones pagos a documentos pendientes por cobrar. Estos pueden estar
vencidos o no, los documentos vencidos aparecen resaltados en color rojo.
La transaccin de pago permite pagar de forma total o parcial los documentos generados a crdito. Esto documentos
pueden ser: Facturas, Giros y Notas de Dbito, los cuales deben estar previamente procesados en la aplicacin. Para que
esta opcin est disponible en el men, el usuario debe tener activada la Poltica # 1, de cuentas por cobrar Usuario con
Autorizacin para generar pagos.
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Punto de Venta 4.20
Al seleccionar la opcin pagos aparecer una ventana con el listado de documentos con saldo deudor.
1.- Para aplicar un abono, haga doble clic sobre el monto del documento y escriba el monto a cancelar.
2.- Si desea pagar el saldo total del documento, haga doble clic en el cuadro de verificacin ubicado del lado izquierdo de la
pantalla.
Haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre el listado de documentos, aparece un men contextual con las opciones:
Botn Derecho del Mouse desde la opcin Pagos.
Marcar Todas.
Solo facturas, Notas de dbito o Giros. Adems permite hacer selecciones de solo documentos vencidos simplemente
todos los documentos.
Desmarcar Todas las transacciones.
Anular intereses de mora a todos los documentos.

Anular descuentos pronto pago a todos los documentos.
En la ventana se muestra como ejemplo la seleccin los giros pendientes del cliente
Otra forma de hacer los abonos escribiendo en el cuadro Monto del Pago la totalidad de lo que el cliente desea abonar y el
sistema se encargar de distribuirlo entre los diferentes documentos que estn pendientes hasta completar la cantidad
especificada, como se muestra en las ventanas siguientes.
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Punto de Venta 4.20
Una vez especificados los documentos a los cuales se le abonar una cantidad o sern pagados por completo se debe
hacer clic en el botn Totalizar, aparecer la siguiente ventana.
Si el pago si el pago se registrar directamente al banco se debe especificar el nmero de depsito bancario en el cuadro
#Deposito Bancario.
Seguidamente aparecer otra ventana donde se debe completar la informacin pertinente a la transaccin como Fecha
deposito, Detalle del movimiento, el concepto o la cuenta contra la que se cruzar la operacin y por ultimo clic en el botn
Totalizar.
Aparecer una ventana donde se pide confirmar el procesamiento de la operacin.
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Una vez totalizada la transaccin ser registrada en el banco como se muestra en la siguiente ventana.
Notas de Crdito.
Las notas de crdito son documentos multifuncionales pero con la nica misin de disminuir el saldo deudor del cliente con
la empresa, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales, entre
otros. Para que esta opcin est disponible en el men, el usuario debe
tener activada la Poltica # 2, de cuentas por cobrar Autorizacin para
generar Notas de Crdito.
Nota: No es permitido mezclar documentos base (Factura,

Nota de dbito y Giros) con notas de crdito de monedas
distintas
Al hacer clic en el botn Opciones y seleccionar el comando Nota de

Crdito tendr dos opciones
Aplicar Nota de Crdito.
Permite crear y aplicar la nota de crdito para disminuir el saldo de
alguna(s) factura(s).
Nota de Crdito Pendiente.
Permite crear la nota de crdito en estatus pendiente, de manera que
quede disponible para aplicarla ms adelante en la disminucin de saldo de alguna factura.
Aplicar Nota de Crdito.

Paso a Paso.
En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en Opciones y seleccione Aplicar Nota de Crdito.
Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el tipo de moneda a utilizar.
Hay dos formas de elaborar una nota de crdito, la primera es colocar
un monto total en el cuadro de texto "Monto del Pago", as la
aplicacin realiza la distribucin del mismo entre los documentos. La
segunda forma es haciendo doble clic en cada monto de pago de
documento e introduciendo la cantidad.
En caso de aplicar algn tipo de retencin, marque con un clic el
cuadro de verificacin del documento y luego haga clic sobre la opcin
de men de Retencin.
Para procesar la Nota de Crdito haga clic en el botn Totalizar.
En la pantalla de totalizacin se muestra un resumen de la operacin

adems de las opciones:
Afecta libro de Venta.
Cuando se procesan documentos que no corresponden al perodo
actual y adems ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificacin para as no tener una inconsistencia
en los libros de ventas.
Afectas Ventas del Mes.
Active esta opcin si desea considerar la nota de crdito como parte del proceso de ventas, al considerarla se desvirta el
proceso de ventas natural de la organizacin, ya que no hay procesos de manejo de inventario.
Afecta Comisiones.
Al estar activo se calculan las comisiones para el vendedor.
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Nota de Crdito Pendiente.

Crear una Nota de Crdito sin aplicarla a ningn
documento.
Paso a Paso
En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en Opciones

y seleccione Nota de Crdito Pendiente.
Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el tipo de
moneda a utilizar.
Escriba el nmero de control de la nota de crdito, indique
el monto y establezca el valor del impuesto a travs del
botn Ajustar impuesto.
Para procesar la Nota de Crdito haga clic en el botn
Totalizar.
Cuando desee aplicar la Nota de Crdito creada podr

hacerlo a travs de la opcin Aplicar Documentos Pendientes.
Aplicar Documentos Pendientes.

Esta opcin le permite aplicar las Notas de Crdito que han sido generadas al momento de
las devoluciones, y las Notas de Crdito creadas con la opcin Nota de Crdito Pendiente
Paso a Paso:
En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en Opciones y seleccione Aplicar

Documentos Pendientes, all se mostrar.
Aparece el monto de las Notas de Crdito Pendientes y las Notas de Crdito generadas por
devoluciones, en el cuadro de texto "Monto del Pago", as la aplicacin realiza la distribucin
del mismo entre los documentos, o puede hacer doble clic en el cuadro de verificacin de los
documentos que desee abonar con las notas de crdito pendientes.
Para procesar la transaccin, clic en el botn Totalizar y confirme que desea ejecutar la
accin.
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Punto de Venta 4.20
Para que esta opcin est disponible en el men, el usuario debe tener activada la Poltica # 7, de cuentas por cobrar
Autorizacin para aplicar devoluciones pendientes.
Facturas.
Desde la ventana de cuentas por cobrar podr emitir facturas de venta con consecutivo de factura vlido y que no afectan
inventario. Una de las aplicaciones ms comunes de este documento es para llevar las deudas pendientes ya pasadas por
contabilidad. La opcin de elaborar facturas al cliente se utiliza para ingresar las cuentas por cobrar que han sido
procesadas por el departamento de contabilidad y se requiere su actualizacin en el rea administrativa. Para hacer esto se
deben llenar los datos requeridos y desmarcar el cuadro de verificacin de Afectar Libro de Venta.
Otro aplicacin de este documento es para hacer facturas que no afecten los movimientos de inventario, lo cual genera una
cuenta por cobrar que no lo afecta, pero si su contabilizacin.
Pg. 124
Punto de Venta 4.20
Autorizacin para incluir facturas.
Notas de Dbito.
El valor de este documento aumenta el saldo del cliente, lo cual puede ser
usado para procesar cheques devueltos, cargos por gestin administrativa,
intereses de mora y cualquier tipo de cargo al cliente que genere deuda con la
empresa. La aplicacin de este documento a los clientes puede tener variadas
causas, desde el
punto de vista
administrativo
cualquier cargo
al saldo deudor,
puede
considerarse
como una nota
de dbito.
Partiendo desde
simples intereses
de mora hasta
diferenciales
cambiarios, ese
tipo de
transaccin
puede generar
comisiones a
vendedores.
Para que esta opcin est disponible en el men, el usuario

debe tener activada la Poltica # 5, de cuentas por cobrar Autorizacin para generar Notas de Dbito. El procedimiento
para crear las Notas de Dbito es sencillo, se introduce la fecha del documento y la cantidad de das para su vencimiento,
luego se selecciona la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario), posteriormente se especifica el monto
conjuntamente con los impuestos que aplican.
Detalle.
El concepto o detalle del documento debe ser muy explcito y no debe ser ambiguo, luego se clasifica y selecciona el
vendedor con su respectiva comisin.
Pg. 125
Punto de Venta 4.20
Las opciones siguientes son.
Afecta libro de Venta.

Cuando se est procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y adems ya han sido
contabilizados, se desmarca este cuadro de verificacin para as no tener una inconsistencia en los libros de ventas.
Afectas Ventas del mes.

Si se considera como parte del proceso de ventas o no, al considerarla se desvirta el proceso de ventas natural de la
organizacin, ya que no hay procesos de manejo de inventario.
Afecta Comisiones.
Al estar activa esta opcin, se calculan las comisiones para el vendedor.
Cheque Devuelto.
Marca la nota de crdito como producto de un cheque devuelto, para poder informar al departamento de facturacin del
comportamiento del cliente.
Elaborar Notas de Dbito por Cheque Devuelto.

En la ventana principal de cuentas por cobrar, seleccione el cliente.
En el men Opciones elija Nota de dbito.
Complete los datos requeridos para crear la nota de dbito (nmero de control, monto, impuesto) y active la
casilla cheque devuelto.
En la casilla denominada detalle escriba
informacin para documental la nota de dbito
que est realizando.
Haga clic en el botn Totalizar.
Recibo de la nota de dbito.
Pg. 126
Punto de Venta 4.20
Giros.
Se utilizan para fraccionar la deuda del cliente en varias partes, para ser canceladas con
una periodicidad que puede ir de desde das hasta aos segn sea el caso. En la
aplicacin, el concepto de giro se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al cliente, las
cuales tendrn fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razn de la frecuencia
establecida en la configuracin.
Para que esta opcin est disponible en el men, el usuario debe tener activada la
Poltica # 4, de cuentas por cobrar Autorizacin para elaborar giros.
Para elaborar Giros.
Paso a Paso
En la ventana principal de cuentas por cobrar, seleccione el cliente.

En el men Opciones elija Giro.
1.- Monto: Escriba la cantidad por la que se elaborarn los giros.
2.- Periodos: Especifique el nmero de cuotas que para la cancelacin del monto esta ser la base para definir la cantidad
de Giros.
3.- Fecha: Indica la fecha en la que se est elaborando la transaccin. Si se desea que esta fecha pueda ser modificada
debe dirigirse a las polticas de usuario y activar la
poltica # 26 de Cuentas X Cobrar que dice Permitir
modificar la fecha en las operaciones.
4.- Frecuencia: indique como sern medidos los periodos
de pago, pueden ser: Das, Mensual, Bimensual,
Trimestral, Semestral y Anual. Si se selecciona das se
abrir el pequeo cuadro que se encuentra a la derecha
del cuadro de frecuencia para indicar el nmero de das.
5.- La fecha del primer vencimiento,
6.- Indique el vendedor
7.- Si lo desea podr establecer una clasificacin para el
documento.
8.- Edicin de la descripcin
9.- Si no desea imprimir los giros, desactive la casilla
Imprimir Giros.
Por ltimo haga clic en el botn Totalizar.
Las especificaciones de Numero, Vencimiento,

Descripcin y Monto pueden ser modificados
haciendo clic directamente en el elemento que se
desea cambiar.
Pg. 127
Punto de Venta 4.20
Giro impreso.
Los giros impresos por el sistema se vern cmo se muestra a continuacin.
Pagos adelantados.
Se utilizan cuando los clientes entregan dinero por adelantado por concepto de apartado, anticipo u otra razn distinta a la
factura. Esta opcin permite incluir el pago adelantado que ser aplicado ms adelante en facturas o pagos de cuentas por
cobrar.
Autorizacin para incluir pagos adelantados.
Para realizar un pago adelantado en la ventana principal de cuentas por cobrar.
Paso a Paso
Seleccione el cliente.
En el men Opciones elija Pago adelantados.
Coloque o Elija una clasificacin.
Puede agregar un detalle.
En la columna Tipo, indique la forma de pago: Efectivo, cheque, tarjeta
dbito, tarjeta crdito y Transferencia.
En la columna Detalle puede agregar una informacin adicional para el
documento.
Pulse Aceptar para finalizar la operacin.
Si el pago no es en efectivo se abrirn las opciones de bancos en las que
debe registrar los datos del depsito.
Pg. 128
Punto de Venta 4.20
Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el modulo de Pagos de las cuentas por cobrar
aplicar los adelantos existentes a cualesquiera de los documentos pendientes.
Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el Mdulo de Facturacin (Ventas) al momento
de totalizar la factura y seleccionar la forma de pago se pueden aplicar dichos pagos adelantados (Requiere que est
activada la poltica avanzada de facturas # 19 Permitir al momento de cancelar el documento la aplicacin de pagos
adelantados)
Anular ltima operacin.

Esta es una opcin que permite reversar la ltima operacin realizada, Pagos, Notas de
crdito, Facturas, Notas de debito, Giros y Pagos Adelantados.
Seleccione la opcin Anular ltima operacin.
El sistema identifica la ltima operacin realizada y seguidamente nos muestra una

ventana indicando la informacin especfica de la anulacin.
En el ejemplo que se muestra en la ventana especifica que se est anulando un
Adelanto aplicado al documento 00000104 por un monto de 250,00.
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Punto de Venta 4.20
Al hacer clic en el botn Si se imprimir el siguiente documento.
Concluido el proceso aparece la

siguiente ventana.
La anulacin se registrar en el grid de cuentas por cobrar como muestra la siguiente ventana.
Proveedores Cuentas por Pagar.

Las Cuentas por pagar son generadas por las diversas compras realizadas a los proveedores las cuales pasan a situacin
de crdito, sea por convenios o simplemente la forma de pago habitual con el ente que suministra el bien.
Pg. 130
Punto de Venta 4.20
Pagos.
Esta opcin permite cancelar de manera total o parcial las compras generadas a crdito.
Notas de Dbito.
Aplicar Nota de Dbito.
Permite crear y aplicar la nota de dbito directamente a una compra.
Pg. 131
Punto de Venta 4.20
Nota de Dbito Pendiente.
Permite crear la nota de dbito en estatus pendiente, de manera que quede disponible para aplicarla ms adelante.
Aplicar Documentos Pendientes.

Esta opcin le permite aplicar las Notas de dbito que han sido generadas al momento de las devoluciones, y las Notas de
dbito creadas con la opcin Nota de dbito Pendiente
Facturas.
Desde la ventana de cuentas por pagar podr emitir facturas de compra de productos que no sean parte del inventario, y
que afecten o no al libro de compras. Para que esta opcin est disponible en el men, el usuario debe tener activada la
Poltica # 3, de cuentas por pagar Autorizacin para incluir facturas.
Notas de Crdito
Permite el registro de de Notas de crdito que podrn ser aplicadas posteriormente a los documentos pendientes del
Proveedor.
Giros.
Se utilizan para adjudicar cuotas fijas de pago a proveedores, las cuales tendrn fecha de vencimiento distribuidas en el
tiempo a razn de la frecuencia establecida en la configuracin.
Para que esta opcin est disponible en el men, el usuario debe tener activada la Poltica # 4, de cuentas por pagar
Autorizacin para elaborar giros.
Pagos adelantados.
Se utilizan cuando es necesario realizar pagos a proveedores por concepto de apartado, anticipo u otra razn distinta a la
facturacin de bienes o servicios del proveedor hacia la empresa. Esta opcin permite incluir el pago adelantado que ser
aplicado ms adelante en facturas o pagos de cuentas por pagar. Para que esta opcin est disponible en el men, el
usuario debe tener activada la Poltica # 6, de cuentas por pagar Autorizacin para incluir pagos adelantados.
Anular ltima operacin.

Esta es una opcin que permite reversar la ltima operacin realizada, Pagos, Notas de crdito, Facturas, Notas de debito,
Giros y Pagos Adelantados.
Retenciones.
Retenciones Ordinarias: Posibilidad de visualizar las retenciones ordinarias que el proveedor ha realizado en las facturas
de compra.
Retenciones Especiales: Posibilidad de visualizar las retenciones especiales que el proveedor ha realizado en las facturas
de compra.
Reportes.
El men Reportes le permitir imprimir

estados de cuentas por pagar al
proveedor, anlisis de vencimientos y
relacin de cobros.
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Punto de Venta 4.20
Manejo de Caja Chica.
Ya podemos manejar mltiples cajas chicas de tal forma que aquellas
empresas que quieran controlar las salidas de efectivo pueden utilizar
esta novedosa herramienta. Es decir que pueden crearse cajas chicas
por departamentos (Administracin, Ventas, etc.) por sucursales, entre
otras. Al mismo tiempo la versatilidad de la misma permite incorporar
en el libro de compras aquellas facturas que se pagan por caja y tienen
crdito fiscal.
Operaciones de Caja Chica
Para efectuar una operacin en el mdulo de caja chica, debe activar en el men transacciones la opcin Manejo de Caja
Chica, luego presionar el botn denominado Incluir.
Nota: A medida que incluyen las operaciones el sistema les va asignando un nmero de Documento de manera automtica.
Tipo de Operacin Entrada.

Al presionar el botn Incluir se habilita el rengln para
seleccionar el tipo de operacin que desea efectuar en el manejo
de caja. Coloque la descripcin de la transaccin e indique el
monto efectivo en BsF. o Bs., monto en cheques, monto en
tarjetas de dbito y monto en tarjetas de crdito. La aplicacin
permite visualizar el total de los montos ingresados. Una vez
ingresada la informacin pulse el botn Grabar para almacenar
los datos de la operacin.
Tipo Operacin Salida.

Para efectuar una operacin de caja general debemos oprimir el botn denominado incluir, al hacerlo seleccione como tipo
de operacin la denominada SALIDA. Observe que se activa una casilla de verificacin la cual debe tildar si desea afectar el
libro de compras. Escriba los campos solicitados para la operacin y finalice pulsando el botn Grabar.
Tipo Operacin Depsito a Banco.

Esta operacin disminuye el saldo que existe en la caja, ya que se refiere al retiro de dinero de la caja chica para ser
depositado en el banco. Proceda nuevamente a pulsar el botn Incluir, y especifique el Tipo de Operacin: Depsito a
Banco. Incluya la informacin solicitada.
Para poder realizar este tipo de operacin debe existir algn Banco creado en la aplicacin y los conceptos y cuentas
contables deben estar indicados. En caso de error verifique en la ficha de Mantenimiento Bancos que la informacin este
ingresada correctamente.
Tipo Operacin Cambio de Cheque.

El modulo de caja chica presenta la opcin de cambiar el efectivo existente en caja chica por cheques de empleados de la
empresa. Queda bajo el criterio de la empresa la utilizacin o no de esta operacin.
Pg. 133
Punto de Venta 4.20
Para realizar este tipo de operacin pulse el botn Incluir, y especifique el Tipo de Operacin: Cambio de Cheques,
documente suficientemente la operacin indicando quin autoriza la operacin. Incluya informacin concerniente a nmero
del cheque, banco y monto en Bolvares o Bolvares Fuertes. Luego pulse grabar para incluir la operacin dentro del listado
de movimientos de caja.
En las operaciones de Entrada podr especificar el desglose de dinero clasificado en: Bolvares fuertes, Bolvares, monto en
cheques, monto en tarjetas de dbito y monto en tarjetas de crdito.
Reporte de movimientos de caja.

Podr visualizar e imprimir el listado de movimientos de caja chica
accediendo a la opcin Reporte de Movimiento ubicada en el men
opciones presente en la ventana manejo de caja chica.
Las opciones disponibles son las siguientes:
Descripcin.
Indicar el nmero de Documento que desea visualizar.
Fecha Desde Fecha Hasta.

Permite indicar un rango de fechas para mostrar las transacciones en el reporte
Estacin.
Seleccionar de la lista de estaciones cual quiere mostrar en el reporte.
Tipo Transaccin.
Seleccionar de la lista cual es el tipo de operacin que se requiere mostrar en el reporte.
Pg. 134
Punto de Venta 4.20
Incluir detalle de los Depsitos a Banco y cambios de cheque.
Si se activa esta opcin permite ver desglosadas las transacciones de Cambio de Cheque y Depsitos a Banco como
muestra la siguiente imagen.
Cerrar caja.
El cierre de caja permite llevar a archivo histrico todos los movimientos realizados en caja, para poder hacer el cierre de
caja debe asegurarse de no dejar operaciones pendientes dentro de la caja, es decir el saldo disponible en caja debe ser
cero.
Proceda a hacer el cierre de caja si desea enviar a histrico las operaciones realizadas. Para ello, en el men opciones
seleccione Cerrar caja.
Nota: Si el saldo no es cero al momento de ejecutar la opcin de cierre de caja mostrar el siguiente mensaje.
Pg. 135
Punto de Venta 4.20
Consultar Histrico de caja.
La consulta de histricos est disponible si se han hecho cierres de caja, sta
permite visualizar los movimientos de caja de fechas anteriores. Seleccione el
comando Consultar histrico ubicado en el men opciones de la ventana
manejo de caja chica, luego elija el cierre que desee consultar y pulse el botn
Aceptar. Podr visualizar las operaciones de caja e imprimir el reporte de
movimiento del histrico de caja.
Si desea ver el detalle de una operacin, seleccione la operacin y haga clic

en el botn Detalle. Si selecciona un depsito a banco podr ver un detalle
adicional de movimientos realizados.
Desactivar Histrico: Desactive la consulta de histrico a travs del comando
ubicado en el men opciones o al cerrar la ventana manejo de caja chica.
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Punto de Venta 4.20
Men Ventas Facturas.
Son documentos que reflejan la accin de venta de un servicio o artculo de la
empresa que emite la misma. En otras palabras, cuando se elabora una
factura se transfiere ese bien de la empresa al cliente lo cual trae como
consecuencia inmediata una descarga del inventario por concepto de
facturacin, adems si la transaccin no fue cancelada de contado se genera
la cuenta por cobrar al cliente.
Para realizar Facturas (Ventas).
Paso a Paso
Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botn a la derecha del cuadro de texto.
Seleccione el tipo de precio.
Ingrese los productos en el grid central.
Para finalizar el proceso presione el botn Totalizar.
Pg. 137
Punto de Venta 4.20
Una vez seleccionados los artculos que conformarn la factura se hace clic en el bot Totalizar. Aparecer entonces la
ventana de Totalizacin de la factura, donde se puede especificar segn sea el caso, descuentos, fletes, clasificacin entre
otros.
Pg. 138
Punto de Venta 4.20
Para indicar como se desglosar el pago de la factura se debe hacer clic en el botn Forma de Pago, las cuales pueden
ser, Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crdito, Tarjeta de debito y por Retencin de Impuestos. Especificado esto se hace clic en
el botn Aceptar.
Por ltimo nuevamente clic en el botn Aceptar.
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Punto de Venta 4.20
Barra de botones superior en Ventas.
Inventario.
Permite visualizar el listado de productos de la empresa y tener disponible toda la informacin de los mismos desde el botn
de detalles.
Reimpresin.
Permite la reimpresin de documentos especficos elaborados en el sistema.
Clientes.
La posibilidad de ingresar nuevos clientes desde el mdulo de ventas
Detalle Item.
Utilizado para incorporar al documento cualquier comentario anexo al artculo los cuales no estn configurados en la
descripcin del mismo
Descuento.
Los descuentos por tem son muy tiles cuando se requiere dar un precio menor al estipulado a uno o varios productos en
particular dentro del documento en elaboracin.
Vendedores.
Permite indicar un vendedor particular para uno o varios de los artculos que conforman la factura.
Barra de botones inferior en Ventas.
En la barra de botones de Ventas tenemos 8 botones con las siguientes funciones de izquierda a derecha:
Detalle.
Muestra informacin relacionada con el artculo resaltado en el Grid de Ventas. Puede consultar todo lo referente a Costos y
Precios, Existencias, Sustitutos, Ofertas y Presentaciones, Seriales, Proveedores, Operaciones, Estadsticas y
Proyecciones, Cdigo nico Asociado y Histrico.
Insertar.
Se utiliza para insertar otro tem en el documento, inmediatamente anterior al seleccionado.
Borrar.
Elimina la lnea activa o marcada del grid.
Cargar.
Muestra listado de documentos Pendientes del mismo tipo. a2 administrativo est capacitado para guardar y cargar las
operaciones, cuando se carga, en estas ventanas se muestra una lista de documentos los cuales pueden ser filtrados por
tipo de documento y estatus de los mismos. Esta opcin permite importar los datos de un presupuesto para convertirlo en
factura.
Estatus de los Documentos.
Procesados.
El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, tambin al cargar cualquier
operacin en trnsito y convertirla en factura.
Pendientes.
Son todos los documentos guardados.
Trnsito.
Se llaman en trnsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una
nota de entrega o pedido totalizado, presupuestos y apartados.
Guardar.
Almacena en disco el documento activo con estatus de Pendiente.
Pg. 140
Punto de Venta 4.20
Totalizar.
Muestra ventana de totalizacin del documento.
Cancelar.
A todos los mdulos de transacciones de inventario le fue incluido el botn de cancelar. Con esto lo que se busca es poder
borrar todos los productos de una transaccin activa sin tener que ir borrando uno a uno.
Salir.
Forma de Pago (Trabajando con Caja).

Al hacer clic en el botn Forma de Pago se despliega una ventana donde se puede desglosar la forma de pago del cliente
al momento de cancelar el documento de venta realizado, las formas de pago disponibles son: Efectivo, Cheque, Tarjeta de
Crdito, Tarjetas de Dbito y Retenciones de Impuestos. EL monto total de la operacin se muestra en la parte superior
izquierda, el cual puede ser distribuido entre las formas de pago antes mencionadas.
Adems si el cliente posee pagos adelantados se permite la aplicacin del mismo de forma total o parcial al monto a
cancelar. Si el cliente desea pagar solo una parte del monto total y el resto acreditarlo a su cuenta simplemente ingrese la
cantidad en la forma de pago correcta y el resto ser el saldo de la operacin.
Nota: Para
calcular un
porcentaje del
monto a cancelar
solo escriba la
cantidad
acompaada del
signo de %.
Para terminar la
descripcin del
pago presione el
botn Aceptar.
Impresora fiscal
Desde la opcin de Facturas del men de Ventas se puede configurar la impresora fiscal conectada en nuestro sistema
para que pueda ser utilizada desde este mdulo en particular (para poder realizar las labores de configuracin se debe
tener acceso al sistema con el usuario Master).
Pg. 141
Punto de Venta 4.20
Seleccione la opcin Impresora fiscal
Se desplegar un men donde se encuentra disponible la opcin Configuracin y las opciones corte x y Corte z se
encuentran desactivadas y solo estarn disponibles una vez que se realice la configuracin de la impresora fiscal deseada.
La opcin Configuracin desplegar un men con otras opciones, inicialmente se debe seleccionar la opcin Datos del
Equipo.
Aparece la siguiente Ventana donde las opciones disponibles son:
Grupo 1
Modelo de impresora.
Permite seleccionar el modelo de impresora disponible para
a2 Herramienta Administrativa Configurable como muestra la
ventana siguiente entre las impresoras disponibles se
encuentran
Epson TM-U200 (1 impuesto)
Epson TM-U200 (3 impuesto)
Bematech MP-20
BMC
Samsung / Aclas / Oki
Bematech MP-2100 (Termica)
Epson PF-200
Epson PF-300
VMax
Olivetti PR100
Star HSP7000.
Serial del equipo.

A manera informativa indicar el serial de la impresora.
Prximo Comprobante Fiscal.

Indique el prximo nmero correlativo o consecutivo del comprobante fiscal.
Prximo Reporte Z.
Escriba e el prximo nmero correlativo o consecutivo que va a tener el prximo reporte Z.
Caracteres X Lnea.
Cantidad de caracteres soportado por Lneas.
Grupo 2
Puerto.
Seleccione el puerto por donde se encuentra conectada la impresora al equipo.
Grupo 3
Posee gaveta de dinero conectada a la impresora.
Posibilidad de conectar al puerto serial de la impresora la Gaveta de Dinero o Drawer Cash.
Activar la impresin estndar al ejecutar un preliminar.

Al tildar esta opcin permite enviar el preliminar a la impresora estndar del sistema y no a la impresora fiscal.
Pg. 142
Punto de Venta 4.20
Activar la impresin estndar en la reimpresin de los documentos principales.
Al tildar esta opcin permite enviar los documentos a reimprimir a la impresora estndar del sistema y no a la impresora
fiscal.
Incluir cdigo del producto en la factura.

Inicialmente solo se imprime la descripcin del producto pero si adems se requiere el cdigo del artculo debe tildarse esta
opcin.
Incluir descripcin detallada de los tems.

Permite complementar la descripcin del artculo. Para ello se utiliza el botn Detalle del Item, la informacin que all se
coloque aparecer en la factura complementando la Descripcin original del artculo.
Incluir serial en el ticket.

Si se requiere que aparezcan los seriales de los artculos en la factura debe tildarse esta opcin.
Activar cierre directo de ticket fiscal (BMC-Samsung).

Esta opcin obliga la impresin del Ticket Fiscal en el caso que se detenga por fallas en la comunicacin.
Es una impresora de 80 Columnas.

Indique si el modelo seleccionado es una impresora de 80 Columnas por ejemplo la impresora OKI ML-1120.
Tomar el Nmero de comprobante fiscal como nmero de factura.

El correlativo que genera la impresora fiscal ser utilizado por a2 Herramienta Administrativa Configurable como nico
nmero de documento
Grupo 4
Elaborar corte X sin clave de autorizacin.
Tilde est opcin si los usuarios podrn efectuar el corte x sin necesidad de autorizacin.
Elaborar corte Z sin clave de autorizacin.

Tilde est opcin si los usuarios podrn efectuar el corte z sin necesidad de autorizacin.
Una vez realizada la configuracin de la impresora seleccionada se activaran el resto de las opciones de los mens
disponibles.
Consultas.
Permite consultar informacin filtrando por rango de fechas y seleccionando el tipo de consulta que se requiera como se
muestra en la siguiente ventana. Estas opciones dependern del modelo de impresora fiscal utilizada en el sistema. La
nueva opcin de Auditoria de Documento (Versin. 4.30) permite elaborar auditorias de documentos para detectar si
falta algn documento. En caso de ser as se le podr dar el Status de Anulado.
Pg. 143
Punto de Venta 4.20
En el ejemplo que se muestra en la imagen siguiente podemos notar la ausencia de las facturas 00000512 y 00000513
debido a una interrupcin elctrica que ocasiona la cancelacin del comprobante fiscal y el aumento del correlativo.
A travs del nuevo mdulo de auditora de documentos podemos incorporar estos dos documentos como facturas anuladas
en el sistema.
Nota.
Activar Poltica bsica 17 Ventas Activada, Realizar primero la impresin del documento antes que la actualizacin. Esto
busca Eliminar la posibilidad de que una factura que no se imprima quede grabada en el sistema.
Establecer Encabezados y pie de pginas.

Permite agregar encabezado y pie de para ser impreso en el documento.
Status de la impresora.
Informacin general del estado actual de la impresora.
Como Puerto de conexin, Fecha Actual, Memoria Fiscal, Memoria de Operacin y Serial de la impresora.
Cambio de fecha.
Permite realizar cambio de Fecha y de Hora en la impresora.
Pg. 144
Punto de Venta 4.20
Devoluciones.
Las devoluciones en los procesos de ventas son muy tiles, ya que en una sola operacin se ingresa en el inventario las
unidades procesadas y se elabora la nota de crdito en el estado de cuenta del cliente.
Paso a Paso:
En el men Ventas seleccione Devoluciones.

Haga clic en el botn Cargar para buscar la factura de la que desea hacer devolucin.
Puede eliminar productos o modificar la cantidad de productos que desea devolver.
Proceda a totalizar.
Nota de crdito automtica: Si la transaccin se genera a crdito el sistema podr emitir la nota de crdito automtica y
quedar reflejada en el estado de cuenta del cliente. Se requiere activar la poltica avanzada de devoluciones # 19
Generar automticamente la nota de crdito para las devoluciones:
Pg. 145
Punto de Venta 4.20
Presupuestos.
Conceptualmente hablando es un documento donde se expresa una oferta de
un servicio o bien de parte de la empresa a un cliente. La emisin de
presupuestos es parte del da a da del tipo de negocios donde su target son
empresas y no consumidor final, aunque existen sus excepciones. Este
documento es la constancia legal de una oferta de la empresa, por lo cual se
debe tener mucho cuidado en su elaboracin. El paso inmediato al
presupuesto es recibir una orden de compra, confirmando la decisin del
cliente en realizar la compra por el precio fijado en el presupuesto, de aqu
nace la importancia y relevancia del Presupuesto.
Desde el Mdulo de facturas podr cargar los presupuestos en trnsito y facturarlos.
Pg. 146
Punto de Venta 4.20
Nota de entregas.
Documento utilizado para dar fe de la entrega o despacho de una
mercanca al cliente, en ella se especfica los artculos con sus
respectivas cantidades a hacer entregadas. Su elaboracin puede ser
antes o despus de la facturacin, todo depende de las polticas internas
de la empresa. En todo caso puede utilizarse la funcin de Cargar para
importar la Factura, Apartado, Pedido o Presupuesto si este existe, donde
este reflejado lo solicitado por el cliente. Desde el Mdulo de Facturas se
puede cargar una Nota de Entrega y ser Totalizada.
Pg. 147
Punto de Venta 4.20
Pedidos.
Un Pedido se utiliza para indicar la intencin del cliente en efectuar una compra, mas no la realiza. Al elaborarse un pedido
normalmente no se ejecuta la descarga de inventario de los
productos (puede cambiarse este comportamiento en las polticas
del sistema) por lo tanto, si al momento de la entrega de mercanca
o pago del pedido, este no procede por falta de inventario o dinero
segn sea el caso, no altera el inventario y mucho menos las
operaciones en las cuentas por cobrar del cliente.
Pg. 148
Punto de Venta 4.20
Men Compras.
Compra de mercanca.
Su funcin es la de ingresar al inventario de la empresa los
productos facturados por el proveedor, igualmente la compra
de servicios; adems se registran las Compras a Crdito lo
que genera las Cuentas por Pagar de la empresa.
Es uno de los procesos administrativos ms delicado ya que

se tocan partes vitales en la administracin como lo son:
Inventario y Cuentas por Pagar (CxP).
Paso a Paso
1. Seleccione el depsito a utilizar como principal.
2. Seleccione un proveedor de la lista.
3. Seleccione la moneda a utilizar.
4. Ingrese los productos en el grid central.
5. Para finalizar el proceso presione el botn de Totalizar.
Nuevo.
Permite agregar nuevos artculos al momento del registro de la compra.
Pg. 149
Punto de Venta 4.20
Detalle del Item.
Permite agregar un comentario adicional a los artculos individualmente al momento del registro de la factura de compras.
Descuentos.
Pg. 150
Punto de Venta 4.20
Devolucin en compras.
Al realizar devoluciones en Compras se estn haciendo dos tareas a la vez, una de Descargo de Inventario por concepto de
devolucin a proveedor y la Nota de Dbito por el monto contemplado en el documento. Las devoluciones a Proveedor
puede ser por defectos de fabrica en los productos, artculos vencidos, entre otros.
Si es de contado: No genera nota de dbito, solo descarga del inventario los productos.
Si es a crdito: Genera una nota de dbito en cuentas por pagar, requiere activar la poltica avanzada de compras # 14
Emitir nota de dbito al momento de la devolucin en compras.
Pg. 151
Punto de Venta 4.20
rdenes de compra.
Las rdenes de Compra (ODC), son documentos que una vez
emitidos, establece un vnculo entre el proveedor y la empresa,
ya que esta expresa y da fe de la intencin de compra de algn
bien o servicio del proveedor involucrado. Posibilidad de
elaborar una Orden de Compra a partir de un Pedido en las
transacciones de Ventas. Con esto, el pedido de un cliente se
puede transformar en una ODC para posteriormente elaborar la
Orden de Compra.
Una vez totalizada la orden de compra adquiere el estatus en trnsito y podr ser cargada en la compra de mercanca,
seleccionando el botn cargar.
Notas de Entrega Proveedores.

Cuando en las relaciones comerciales con los proveedores se
establecen crditos en las compras de productos, estos al
momento del despacho envan con la mercanca una nota de
entrega que especifica las cantidades y el monto en dinero de la
compra. La Nota de Entrega emitida por el proveedor es el
documento que certifica la entrega de los productos a la empresa,
adems es el soporte fsico para realizar la carga de inventario a
travs de esta transaccin.
Pg. 152
Punto de Venta 4.20
Men Bancos Transacciones.
Los controles bancarios por parte de la empresa permiten detectar fallas de las instituciones bancarias y propias, adems,
cuando se realizan todas las operaciones de forma correcta y oportuna se obtienen saldos reales de las cuentas
actualizadas mucho antes que el propio banco.
En las transacciones Bsicas y Transferencias entre cuentas, se desglosa el ingreso o egreso segn sea el caso en
Conceptos. Se recomienda configurar los conceptos igual o lo ms parecido posible, a las cuentas contables asignadas a
bancos, as su contabilizacin podr hacerse de manera transparente y rpida.
Nuevo.
Permite la elaboracin de las transacciones bsicas del Banco como son:
Elaboracin de Cheques: haga clic en el botn Nuevo, luego en Cheques.

Notas de Dbito: haga clic en el botn Nuevo, luego en Notas de Dbito.
Depsitos: haga clic en el botn Nuevo, luego en Depsitos.
Notas de Crdito: haga clic en botn Nuevo, luego Notas de Crdito.
Transferencia de Fondos.
Elaboracin de Cheques.
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Punto de Venta 4.20
Notas de Debito.
Elaboracin de Depsitos Bancarios.
El mecanismo de depsitos bancarios de a2 tiene dos vertientes, la primera para realizar depsitos bancarios no
relacionados con las Ventas y la segunda de Ventas Diarias y la Cobranza.
Depsito bancario no relacionado con la venta.
Hacer clic en el botn Nuevo y seleccionar la opcin Depsitos.
Aparece la ventana que se muestra a la derecha, donde se indica las cantidades a depositar y su respectivo tipo (Efectivo,
cheque, Tarjeta de Dbito y Tarjeta de crdito) adems de indicar el Banco, Fecha de liberacin y el detalle correspondiente
para nmero de cheque, de tarjeta de crdito o tarjeta de debito.
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Punto de Venta 4.20
El botn Resumen muestra la siguiente ventana. Donde se puede observar todas las caractersticas de la transaccin.
Luego de indicar la informacin inicial se debe especificar el Detalle del movimiento, las cuentas que intervienen en la
transaccin y por ultimo hacer Clic en el botn de Totalizar.
Realizar Depsitos No Relacionados con las Ventas.
Paso a Paso
Seleccione el botn Nueva y elija Depsitos.

Ingrese el nmero de Depsito y presione ENTER, luego la fecha a realizar la operacin.
Ingrese el monto, luego selecciona el tipo de forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crdito o Dbito) haga
clic en el botn ubicado a la derecha de la celda o presione la tecla ALT+ Flecha Abajo. En los casos distintos a
efectivo seleccione el nombre o descripcin de la entidad emisora, ingrese la fecha de liberacin y las
observaciones. Para abrir una nueva lnea presiona la tecla de Flecha Abajo.
Para eliminar un rubro mueva el cursor con las flechas arriba o abajo hasta estar sobre l, luego haga clic en el
botn Borrar.
Seleccione o escriba el concepto de la operacin. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. Se
abrir una ventana en la que puede colocar un detalle o informacin adicional para la operacin.
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Punto de Venta 4.20
Introduzca el o los conceptos de tipo Crdito, que sumen la cantidad total del Depsito. Para abrir una nueva lnea
presione la tecla de Flecha Abajo. o y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un
concepto que no existe, automticamente el sistema preguntar si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad
de salir del Banco e ir a la opcin Conceptos.
Haga clic en el botn Totalizar para finalizar el proceso.
Eliminar lneas del comprobante.

Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre l, luego haga clic en el botn
Borrar.
Depsitos de Ventas Diarias o Cobranzas del da:

Esta opcin permite realizar el balance de las ventas y las cobranzas de forma automtica, desglosando las ventas en las
formas de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crdito y Tarjetas de Dbito. En las tres ltimas formas de pago se
diferencian para cada tipo de tarjeta de crdito o dbito y por entidades bancarias.
Documento: Indique el nmero del depsito realizado.
Fecha deposito: Ingrese la fecha del da que se realizo el corte de ventas, haga clic en el botn a la derecha del
cuadro para mostrar el calendario.
Luego haga clic en el botn Ventas.
Indique fecha de Venta: Ingrese la fecha en la que se realizo la venta que se est registrando.
Una vez indicada la fecha de ventas oprimimos el Botn Iniciar:
Aparecern entonces todas las transacciones de ventas realizadas en la fecha indicada desglosadas segn su
forma de pago (Efectivo, Cheque, etc.) En este paso tenemos la posibilidad de indicar las operaciones que
deseamos depositar en el banco con el cual nos encontramos trabajando. Para hacerlo nos posicionamos en la
primera columna a la izquierda representada por una X, haciendo doble clic en ella desmarcamos la
transacciones, al hacerlo estas no sern procesadas para este depsito, quedando pendientes las restantes, con
la posibilidad de efectuar otro depsito pero en otro banco distinto.
Una vez seleccionadas las transacciones que se requieren agregar al depsito. Se efecta clic en el botn
Procesar.
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Punto de Venta 4.20
Resumen: El botn resumen le permite visualizar todos los montos que forman parte de la transaccin como lo
mostramos anteriormente.
Detalle Movimiento: El sistema coloca un detalle por defecto el cual puede ser complementado pos el usuario.
Indique los conceptos o cuentas correspondientes
Por ltimo haga clic en Totalizar.
En el grid se puede observar una vez totalizada la transaccin el Depsito por ventas o por Cobranza segn sea el caso.
Por ltimo se imprime un reporte que se puede observar en una figura ms adelante en estas pginas.
Depsito de Cobranza del da: Este procedimiento es igual que los Depsitos de Ventas Diarias, como se puede observar
en la figura la disponibilidad de esta capacidad la diferencia estriba en la utilizacin del botn Cobranzas.
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Punto de Venta 4.20
En la siguiente figura se puede observar las dos (2) transacciones Depsito de Ventas y Depsito de cobranza.
Cuando se totalizan las transacciones de depsito de Ventas o deposito de Cobranza se imprime el siguiente formato.
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Punto de Venta 4.20
Notas de Crdito
Se refiere a las operaciones a nuestro favor como seran los intereses por cuentas entre otros, emitidas por el banco a
nuestro favor.
Se hace Clic en el botn Nuevo.

Seleccionar la opcin Notas de Crdito desde el men que se despliega a continuacin.
Aparece el siguiente cuadro donde se debe completar la informacin requerida para la transaccin.
Paso a Paso
1. Prxima Nota: Para cambiar nmero de Nota de Crdito haga clic sobre l e introduzca el nuevo nmero.
2. A la derecha Ingrese el monto de la transaccin.
3. La cantidad de escrita en Letras aparece Automticamente.
4. Fecha Desde Facha Hasta: Ingrese la fecha de la transaccin, para usar el calendario haga clic sobre el botn a
la derecha de la fecha actual.
5. Escriba el concepto de la operacin. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.
6. Detalle Movimiento: Introduzca el o los conceptos de tipo Crdito, que sumen la cantidad total de la Nota de
Crdito. Para abrir una nueva lnea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga clic en el botn ubicado a la derecha
de la celda o presiona la tecla ALT + Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto
apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe,
automticamente el sistema preguntar si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a
la opcin Conceptos.
7. Eliminar Lnea: Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre l, luego
haga clic en el botn Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B.
8. Haga clic en el Botn Totalizar para finalizar el proceso.
En la parte superior de la ventana se encuentran 2 opciones adicionales las cuales son:
Imprimir Nota: Se activa si se desea que al momento de generar la nota se requiere que se imprima.
Es cheque devuelto: Se activa si la operacin se est incluyendo por un cheque devuelto y se requiere llevar el
control de los cheques devueltos.
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Conciliaciones.
Conciliaciones: haga clic en el botn Conciliar.
Paso a Paso.
En la columna titulada "ST" de la lista de transacciones bancarias, haga doble clic sobre la operacin que desea conciliar, al
hacer esto se muestra la letra "P" que indica que est PRE-Conciliada. Repita esta operacin las veces necesarias. El
Botn Derecho del Mouse permite Marcar Desmarcar todas las transacciones.
Al momento de marcar todas las operaciones reflejadas en el estado de cuenta del banco con las elaboradas en a2, haga
clic en el botn Conciliar.
En la ventana se muestra en resumen los montos de las operaciones PRE-Conciliadas los cuales deben arrojar en el campo
Diferencia la cantidad de cero (0) para as poder procesar la conciliacin.
Para terminar el proceso haga clic en el botn Grabar.
Para imprimir el reporte de conciliacin bancaria haga clic en el botn Imprimir.
Nota: Cuando un banco esta conciliado se debe tener cuidado al cambiar el estatus de las transacciones, ya
que esta accin puede afectar los saldos disponibles.
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Informes
A2 Herramienta Administrativa Configurable cuenta con una gran variedad de informes para realizar el anlisis de la
informacin almacenada en el sistema. Recuerde que la
gestin administrativa de la empresa no es slo la Venta y
Compra de mercanca. Tambin se tiene una gran cantidad
de decisiones que se pueden tomar en funcin del anlisis de
los movimientos de compra-venta, clientes, proveedores,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, libro de ventas, libro
de compras, movimiento de unidades, entre otros.
Para el uso de los informes debe seleccionar el men

Informes donde aparecern los grupos principales de
informes y de cada uno de ellos se tienen disponibles un
grupo especifico de informes. Como se podr deducir de las siguientes explicaciones asociadas al uso de los informes, de
una sola opcin del men informes se puede desprender mltiples anlisis segn los Filtros que se aplique a los mismos.
Por esta razn lo invitamos a revisar y analizar todas las posibilidades disponibles, en esta seccin del manual haremos
referencia a los informes que tiene mayor peso en la administracin del negocio por razones tributarias y de ventas.
Generalidades de los Informes.
Se analizar el reporte de Departamentos de Inventario con la finalidad de realizar la explicacin correspondiente a los
elementos disponibles en la configuracin de los informes disponibles en el sistema.
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Punto de Venta 4.20
En la ventana siguiente se muestra cmo seleccionar el Reporte General de Inventario.
Una vez seleccionado este reporte aparecer la siguiente ventana.
Orden del Reporte.

Como se ordenara la informacin dentro del reporte, en este caso se tiene disponible por Cdigo o por Descripcin.
Activo
Permite indicar si se seleccionar departamentos Activo, Inactivos o Todos.
Clasificacin.
Permite la agrupacin de la informacin segn ciertas caractersticas de clasificacin, pudiendo ser por Productos,
Compuestos, Servicios o Ensamblados.
Desde Hasta.
Se puede seleccionar un depsito en particular o un rango de Departamentos.
Preliminar
Una vez especificados los parmetros correspondientes a la informacin que se desea presentar en el informe se puede
hacer uso del botn Preliminar para visualizar la misma antes de decidir imprimirla. El resultado ser como se meustra en
la siguiente imagen.
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Punto de Venta 4.20
Impresora
Permite la impresin del informe pudindose indicar por cual impresora se emitir el resultado as como, nmero de copias
y el intervalo de pginas a imprimir.
Exportar
Permite enviar el resultado de un informe hacia un archivo utilizando alguno de los formatos disponibles, Ascii (Texto),
Documento (Word), Excel, Html, a2 Visor o Texto-Solo Datos.
Informe Movimiento de Unidades.

Este informe reviste importancia por ser uno de los reportes solicitados por los entes tributarios del pas. En el mismo se
muestra el movimiento de entradas, salidas (Normal, Autoconsumo, Retiros), tanto en unidades con valor monetario.
Para llegar al informe seleccionamos el men Informes Inventario Movimiento de unidades. Como se muestra en la
siguiente ventana.
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Punto de Venta 4.20
Para obtener el informe en la ventana siguiente se debe seleccionar la opcin Formato Fiscal de Inventario, se mostrar el
titulo del reporte Movimiento de Unidades segn el artculo 177 Ley de impuesto sobre la renta. Para visualizarlo haga clic
en el botn Preliminar.
Este es el resultado del reporte Movimientos de unidades
Informe Ventas diarias (Cierre de Caja)

El siguiente informe se utiliza para el momento del cierre de caja. Comparando lo que el informe muestra con lo que el
cajero debe tener en caja.
Para llegar al reporte se debe seleccionar el men Informes Ventas Ventas diarias.
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Punto de Venta 4.20
Aparecer la siguiente ventana donde al hacer clic en el botn Preliminar se reflejara la siguiente informacin.
Si no se especifica ninguna opcin especfica para el reporte se visualizar de forma resumida como se muestra a
continuacin.
Sin embargo el reporte puede ser mas especifico cuando se puede seleccionar una fecha, Estacin, Usuario, Serie de
facturas, tipo de moneda, incluir cheques, tarjeta de debito, tarjeta de crdito, productos entre otros. A continuacin se
solicita que adems del resumen se muestre Detalle de cheques y Tarjetas de crdito, detalle de los recibos de caja
emitidos y detalle de las ventas del da.
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El resultado ser el siguiente.
Informe de Libro de Ventas (I.V.A)
Un informe sumamente importante es el que se refiere al IVA reflejado en las ventas. Este reporte se encuentra en el men
Informes Ventas Libro de Ventas I.V.A.
Una vez ejecutada la secuencia de pasos aparecer la siguiente ventana donde se puede especificar una serie de
parmetros para filtrar la informacin requerida para el informe. Ejemplo, Rango de fecha de las transacciones a visualizar,
Condiciones (Crdito, Contado o Todas), Tipo de moneda, Formato de impresin existen varias modalidades como se
muestra en la siguiente ventana por lo que se debe familiarizar con los mismos para seleccionar el adecuado segn sea el
caso, se puede especificar por series, filtros especiales utilizando el botn Filtrar, se puede exportar hacia alguno de los
formatos de archivo especificados anteriormente.
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Punto de Venta 4.20
El resultado es como se muestra en la siguiente ventana.
Informe Libro de Compras (I.V.A.)

Un informe sumamente importante es el que se refiere al IVA reflejado en las compras. Este reporte se encuentra en el
men Informes Compras Libro de Compras I.V.A.
Una vez ejecutada la secuencia de pasos aparecer la siguiente ventana donde se puede especificar una serie de
parmetros para filtrar la informacin requerida para el informe. Ejemplo, Rango de fecha de las transacciones a visualizar,
Condiciones (Crdito, Contado o Todas), Tipo de moneda, Formato de impresin existen varias modalidades como se
muestra en la siguiente ventana por lo que se debe familiarizar con los mismos para seleccionar el adecuado segn sea el
caso, se puede especificar por series, filtros especiales utilizando el botn Filtrar, se puede exportar hacia alguno de los
formatos de archivo especificados anteriormente.
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Punto de Venta 4.20
El resultado es como se muestra en la siguiente ventana.
Informe Resumen de Operaciones.

En este informe se presenta como un resumen gerencial que muestra el estatus general de la empresa presentando todos
los movimientos de la empresa. Para utilizarlo se debe seguir la siguiente secuencia Informes Resmenes Resumen de
Operaciones.
Aparecer la siguiente ventana donde se podrn especificar los parmetros que se requieran para el reporte.
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Punto de Venta 4.20
En un total de 3 pginas se resumir todo el movimiento de la empresa.
Men Sistema
En este men se encuentran una serie de opciones que permiten el mantenimiento del sistema y la seguridad de los datos.
Adems de opciones de manejo de documentos tan delicadas de utilizar como lo son las anulaciones.
Acerca de
Informa sobre la versin de a2 Herramienta Administrativa configurable que se est utilizando.

Modulo Activo si es el de Casa Matriz o el de Oficina (Sucursales).
Nombre de la Empresa a la cual corresponde el sistema y su nmero de licencia.
Registra la licencia cuando se ha instalado y se ejecuta por primera vez el sistema.
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Ayuda.
Centro de ayuda del sistema donde se explica de manera breve las diferentes opciones del sistema.
Respaldo de Datos.
La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la ms pequea
hasta la ms grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de lo contrario
puede ocurrir imprevistos con la aplicacin o con el computador que luego simplemente slo quedara lamentarse.
Seleccione la Opcin Respaldo de Datos del men Sistema aparecer la siguiente ventana.
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Punto de Venta 4.20
Fecha de Respaldo.
Directorio Origen.
Es el directorio donde estn los datos a respaldar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botn de bsqueda a
la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Directorio Destino.
La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botn de
bsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Todos los Archivos.

Al estar activo incluye los archivos *.dat, *.idx y *.blb, de la carpeta data dentro de empre??? (Los signos de? indican
cualquier nmero).
De no estar activo se habilita el botn en la parte inferior titulado "Seleccionar", haga clic en l para seleccionar
manualmente los archivos a respaldar.
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Punto de Venta 4.20
Borrar Destino.
Indica a la aplicacin la tarea de borrar todos los archivos (slo archivos) en el directorio destino.
Presione el botn titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente presione el botn
titulado "Cancelar"
Existen varios medios donde almacenar el respaldo de datos entre ellos estn.
Discos flexibles de 3 HD (High Density) estos ya en desuso.

Discos ZIP con capacidades de 100 Mb y 250 Mb.
Pen Drive de diferentes capacidades.
CD/RW o DVD/RW (Grabables).
Discos Duros Externos.
Nota: Slo se respalda el directorio de data de la aplicacin y no otros. No se incluyen archivos ejecutables
y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta con tu personal de
sistemas como hacerlo.
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Punto de Venta 4.20
Recuperacin de datos
La finalidad de este formulario es recuperar la informacin respaldada por la aplicacin.
Al seleccionar la opcin Recuperacin de Datos del men Sistema aparecer el siguiente cuadro.
Fecha de Respaldo.
Directorio Origen.
Es el directorio donde estn los datos a recuperar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botn de bsqueda
a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Directorio Destino.
La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo recuperado. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botn
de bsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
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Punto de Venta 4.20
Presione el botn titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperacin. Para cancelar todo simplemente presione el
botn titulado "Cancelar"
Cambio de Fecha.
Permite modificar la fecha con la que trabajar el sistema sus transacciones cuando debe utilizarse una fecha diferente a la
que muestra el sistema.
Cierre de Periodo.
Esta permite inicializar un nuevo periodo (rango de fechas), llevando a un histrico las transacciones que no correspondan
al nuevo periodo.
Una recomendacin importante es realizar un respaldo de datos antes de ejecutar el cierre del periodo ya que el mismo no
tiene marcha atrs.
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Punto de Venta 4.20
Mantenimiento de archivos
Para realizar el mantenimiento de los archivos principales del sistema se debe seleccionar el men Sistema y luego la
opcin Mantenimiento de Archivos
La lista de cuadros de verificacin ubicada en la parte

izquierda del formulario, activa o desactiva el proceso de
verificacin de tablas de la base de datos en los rubros
siguientes: Clientes, Proveedores, Inventario, Ventas y
Compras, Bancos y Usuarios.
Puede evitar el seleccionar cada rubro presionando el botn

titulado "Marcar Todas", en caso contrario utilice el botn
"Desmarcar".
Optimizar Archivos:
Al momento de hacer el mantenimiento de archivos es posible seleccionar la opcin de optimizar archivos que permite
reestructurar el archivo de datos, eliminando definitivamente los registros borrados, as como reorganizar los registros
fsicamente y optimizar el espacio de los campos Blob.
Nota: Se recomienda hacer el mantenimiento de la base de datos peridicamente, pregunte a su

integrador la periodicidad del mismo.
Para comenzar el proceso de mantenimiento presione el botn de Iniciar.
Reconversin Monetaria
No se encuentra disponible por ser un proceso de actualizacin ya ejecutado.
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Punto de Venta 4.20
Anular Documentos
Debe seleccionar la opcin Anular Documentos del men Sistema.
Aparecer la siguiente ventana.
Tipo de operacin: Seleccione entre Ventas, Devolucin de Ventas, Compras y Devolucin de Compras el tipo de
transaccin donde se encuentra agrupado el documento sobre el que se desea hacer la anulacin.
Nmero Documento: Seleccione el documento sobre el cual se ejecutar la anulacin.
Al seleccionar el documento en el grid puede hacerse uso del botn de detalle para visualizar el contenido del mismo como
se muestra a continuacin.
Motivo de la Anulacin: Especificar claramente el motivo de la anulacin del documento.
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Punto de Venta 4.20
Fecha Operacin: Aparece al momento de seleccionar el documento y se refiere a la fecha de emisin del
documento.
Cliente: Nombre del cliente en la factura, aparece automticamente.
Monto neto: Monto del documento.
Una vez seleccionado el tipo de operacin, el documento y la serie de ser necesario proceda a hacer clic en el botn
Aceptar. Aparecer el siguiente cuadro donde debe escribir la palabra SI para confirmar la anulacin del documento.
Al confirmar la transaccin haciendo Clic en el botn Aceptar la operacin estar concluida.
De no poder anularse el documento el mensaje que mostrar ser el siguiente.
Nota: El documento no puede anularse cuando haya sido emitido a crdito y el mismo tenga asociados pagos en las
cuentas por cobrar.
Por ser esta una transaccin sumamente delicada hoy en da la misma solo debe estar permitida para ciertos usuarios.
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Punto de Venta 4.20
INSTALACIN
1. Ubique el archivo InstalarPunto ejectelo realizando Doble Clic sobre el archivo o seleccionando el mismo y presionando
la tecla Enter.
Aparecer el siguiente cuadro donde se muestra el directorio por defecto donde ser instalado inicialmente el programa.
Esta direccin puede ser modificada de ser necesario.
Botn Examinar:
Permite
Botn Comenzar:
seleccionar el
Inicia la instalacin
directorio destino
del punto de venta
el directorio por
defecto es:
Mientras se desarrolla el proceso de instalacin van apareciendo diferentes ventanas mostrando caractersticas de la
aplicacin.
2. Luego de instalar satisfactoriamente la aplicacin se despliegan dos pantallas; la primera contiene los accesos directos de
las aplicaciones que se encuentren instaladas en el sistema.(a2 Administrativo, a2 Administrativo Bsico, a2 Consulta de
Precios, a2 Manager, a2 Sistema, a2 Punto de Venta, a2 Visor, a2 Contabilidad).
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Punto de Venta 4.20
La segunda pantalla (Instalando su Punto de Venta), permite direccionar el punto de venta. En este momento la carpeta
a2PuntoDeVenta ya fue creada, se debemos entonces abrir dicha carpeta y crear dentro de ella una carpeta con el nombre
Licencia donde se debe colocar la licencia del punto de venta (a2cash.a2).
Una vez realizado este paso continuamos con el direccionamiento de los directorios en la ventana Instalando su Punto de
Venta.
Ubicacin del a2 Administrativo (ejecutable y archivo de personalizacin)

Direccin de la carpeta data.
Ubicacin del archivo de personalizacin del punto de venta
Ubicacin del a2
Administrativo
(ejecutable y archivo de
personalizacin)
Direccin de la
Carpeta Data.
Ubicacin del archivo de

personalizacin del
punto de venta
Usuario del punto: Permite

asignar un usuario para la
apertura del punto de venta; a
su vez ste se guarda en la
herramienta administrativa
Puede crear un usuario para el punto de venta y agregarlo a los dems usuarios, para modificarlo desde a2sistema de ser
necesario, cabe destacar que el usuario que se cree desde la instalacin del punto de venta tendr las direcciones
indicadas arriba en la misma ventana, y si est instalado en una estacin solo ese usuario tendr entrada al punto de
venta, debe ser asignado desde la configuracin del punto de venta.
Recuerde que el punto de venta solo funcionara si el archivo de personalizacin corresponde a la misma empresa que el
Administrativo.
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Punto de Venta 4.20
Instalando con Mapeo de unidades.

En el servidor la carpeta donde se instalo a2 Herramienta Administrativa Configurable debe estar compartida. Debe crear la
conexin con el servidor y la carpeta donde se encuentra instalado el a2Softway herramienta administrativa configurable
utilizando para ello el mapeo de unidades. Asigne una letras a la conexin tomando en cuenta que debe ser la misma para
todos los puntos de venta de manera que todos los usuarios puedan trabajar desde cualquier punto de venta, la nica
restriccin de acceso ser definida por la asignacin de usuarios en la configuracin del punto de venta.
Los pasos para crear la conexin en caso de existir son los siguientes:
Conectarse al servidor mapeando la unidad de red y asignndola a una letra, en el ejemplo Z:
Seleccionamos la letra para este caso la Z:

S e hace clic en examinar
Aparece la siguiente ventana donde se selecciona el equipo y la carpeta a la que se quiere hacer la conexin.
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Punto de Venta 4.20
Una vez realizado este paso aparece definida la conexin.
Realizados estos pasos se procede a realizar la instalacin del punto de venta. Se hace doble Clic en el icono de instalar
Punto de Venta. Cuando aparece la siguiente ventana se hace clic en el botn Comenzar.
Aparecer una ventana que ira mostrando el progreso de la instalacin hasta llegar a la ventana que sigue.
En esta ventana debe indicarse la ruta donde se encuentra el a2softway en el servidor de la red.
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Punto de Venta 4.20
Recuerde que al realizar la instalacin en una red debe existir previamente la conexin al servidor la cual se ubicar como
muestra la siguiente imagen.
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Punto de Venta 4.20
Antes de proceder a indicar donde se encuentra la licencia del punto de venta (a2cash.a2), debe crearse en la carpeta
a2puntodeventa una carpeta llamada LICENCIA, como muestra la siguiente imagen.
Una vez realizado el paso anterior se procede a copiar en dicha carpeta el archivo a2cash.a2 el cual representa la licencia
del punto de venta.
Procedemos entonces a indicar la ubicacin de la licencia del punto de venta
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Punto de Venta 4.20
Se especifica entonces el usuario del punto de venta y su correspondiente clave de acceso al punto de venta.
Por ltimo se hace clic en el botn iniciar para completar la instalacin.
Instalando con direccin del Servidor.

Debe compartir en el servidor la carpeta donde se instalo el a2 Herramienta Administrativa Configurable. Para indicar la ruta
que se solicita para la conexin en la ventana Instalando su Punto de Venta debe seguir la siguiente sintaxis, \\nombre de
la mquina\nombre del recurso compartido\ruta del sistema (a todos los usuarios).
Ejemplo: Si el nombre de la mquina donde se encuentra instalado el a2 Herramienta Administrativa Configurable es

Servidor y usted instal el sistema en la carpeta llamada a2softway, comparta esta carpeta y escriba lo siguiente:
\\Servidor\a2softway
\\Servidor\a2softway\EMPRE001\DATA\
\\Servidor\a2puntodeventa\Licencia donde se encuentra el archivo de personalizacin del punto de venta.
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Punto de Venta 4.20
Ventana principal del punto de venta antes de la apertura de caja
En este momento se puede realizar 2 operaciones, la apertura de la caja para comenzar a trabajar o utilizar el men
de sistema para configurar la aplicacin hacer mantenimiento y asignar usuarios.
Botones disponibles en el punto de venta cuando se apertura caja
Consulta de Artculos
Haga clic en el botn Consulta o presione la
combinacin de teclas Ctrl+F3.
Escriba el cdigo del artculo en el cuadro Indique

Item si existe el artculo en la base de datos de
a2 le mostrar el precio.
Si usted tiene una fotografa del producto

asociada a la ficha del artculo, se mostrara en el
espacio ocupado por el logotipo de a2. Haga clic
en Cancelar o presione la tecla ESC para salir de
esta pantalla.
Bloqueo de Caja
Si por algn motivo el cajero requiere ausentarse
de la caja puede bloquear la misma al hacer Clic en el botn denominado Bloqueo las teclas Ctrl+F3, este quedar
temporalmente inactivo fjese que en la parte superior derecha de la ventana se muestra la frase CAJA BLOQUEADA,
para activarlo nuevamente deber indicar su
nombre de usuario y clave, al hacerlo se
podrn continuar las operaciones en el punto
de venta, es importante resaltar que las
transacciones efectuadas por este quedan
activas para ese turno.
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Punto de Venta 4.20
Manejo de Caja
Este nos permite controlar desde el punto de venta entrada y salida de efectivo, proceso que es muy comn en la operacin
de un cajero, ejemplos de esto:
Pago de Fletes en efectivo.
Cambios de Cheques a empleados.
Corte de efectivo al supervisor
Corte X
Es la operacin que se realiza cuando se cambia de turno en el punto de venta, totalizando todas las operaciones
efectuadas por l cajero en su turno.
Al seleccionar la opcin Corte X con un clic o con la combinacin de teclas Ctrl + X aparece una ventana donde el cajero
debe indicar los montos en efectivo, cheques, tarjeta de debito y tarjeta de crdito y pueden existir otros montos no
monetarios como la cesta ticket.
Una vez ingresado los montos, oprime el botn Aceptar, seguidamente se imprime el corte, que nos es ms que lo que
ingreso el cajero al efectuarlo, quedando la caja cerrada para ese turno.
Una vez efectuado el corte X cierre de caja para ese turno podemos visualizar desde la opcin arqueo de caja, el cuadre
de la misma y las diferencias si estas existieran.
Clientes Alt-F1
Para comenzar el registro de las transacciones se debe indicar el cliente esto se puede realizar de varias formas:
1.- Escribir el cdigo del cliente.
2.- Utilizar la combinacin de
teclas Alt+F1.
3.- Hacer clic en el botn
sealado con Alt+F1.
En caso de utilizar la opcin 2 o la

opcin 3 aparecer la lista de
clientes desde donde se
proceder a seleccionar el cliente
que corresponda. Una vez
seleccionado el cliente el cdigo y
la descripcin del mismo ser
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Punto de Venta 4.20
mostrado en el rea central de la ventana debajo del TOTAL.
Seleccin de artculos.
Una vez seleccionado el cliente

tendremos la posibilidad de ingresar
los artculos que formaran parte de la
transaccin. Para comenzar el
ingreso de los artculos se puede
utilizar varias formas:
1.- Escribir el cdigo del artculo.

2.- Leer el cdigo con un scanner o
lector ptico.
3.- Utilizar la combinacin de teclas
Alt+F1.
4.- Hacer Clic en el botn Alt+F1.
En caso de utilizar la opcin 2 o la

opcin 3
aparecer la
lista de
artculos desde
donde se
proceder a
seleccionar el
artculo que
corresponda.
F2 - Devolucin
Esta operacin tiene una doble funcin, permite realizar devoluciones de artculos en la transaccin que se est realizando
o hacer devoluciones de facturas desde el punto de venta.
Inicialmente se explicara la funcin de devolucin de artculos.

Esta opcin nos permite a la hora de que se desee obligar al operador en una transaccin en proceso a utilizar cantidades
negativas, para los casos que necesite corregir las cantidades de un tem seleccionado como lo muestra la figura.
- El operador selecciona el tem a facturar, pudindolo hacer en forma manual es decir no utilizando la captura del cdigo de
barra si no digitalizndolo por medio del teclado.
- Una vez seleccionado el tem, en este caso el Mouse Inalmbrico, el operador se da cuenta que no son 5 piezas si no 3,
en este caso puede ser til la opcin de DEVOLUCION
- Para efectuar la devolucin a un tem en particular se hace clic en el botn devolucin o se presiona la tecla F2, en la
parte superior derecha de la ventana aparecer la palabra DEVOLUCION indicando que el proceso esta activado.
- Seleccionamos el artculo nuevamente indicando su cdigo, luego se especifica la cantidad que se pretende devolver y
presionamos la tecla Enter para que el artculo ingrese al rea de lista de artculos con la cantidad especificada en
negativo, como muestra la figura.
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Punto de Venta 4.20
F3 Anular.
Permite cancelar una operacin en su totalidad limpiando el grid de artculos y colocando nuevamente la opcin de
seleccin del cliente para la facturacin.
F4 Eliminar.
Permite seleccionar un artculo

y eliminarlo de la lista que se
muestra en el grid.
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Punto de Venta 4.20
F5 Cantidad: Permite seleccionar un articulo y cambiar la cantidad asignada inicialmente al artculo.
F6 Cargar.
Permite seleccionar alguno de los documentos que se encuentren pendientes para facturar (almacenados con la opcin F7
Guardar).
F7 Guardar.
Permite almacenar los artculos de una transaccin con status Pendiente para su posterior facturacin.
F8 Preliminar.
Permite visualizar una factura antes de impresin.
F9 Reimprimir.
Permite reimprimir el ltimo documento impreso.
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Punto de Venta 4.20
Las funciones de los botones anteriormente descritos pueden varan tomando en cuenta las polticas que se activen para el
trabajo desde el punto de venta.
F10 - Totalizar.
Una vez incluidos todos los artculos de la transaccin se procede a totalizar la misma presionando la tecla F10 o haciendo
clic al botn totalizar.
Una vez iniciada la totalizacin aparece la siguiente

ventana, donde se proceder a indicar la
naturaleza del pago de la transaccin, el monto del
pago y finalmente presionar la tecla F9 o hacer clic
en el botn Aceptar. Una vez realizado este
procedimiento se imprimir el documento. La
cantidad de opciones para el tipo de pago (Efectivo,
Cheque, T. Debito, T. Crdito) pueden variar segn
la configuracin que se realice del punto de venta.
Adems podrn especificarse otros elementos de
trabajo tales como: Vendedores, Fletes,
Descuentos, entre otros, todo esto dependiendo de
la configuracin del punto de venta.
F11 Precios.
Permite cambiar el tipo que se aplicar en la transaccin tomando en cuenta los precios configurados desde le a2
Herramienta Administrativas Configurable.
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Punto de Venta 4.20
F12 Detalles.
Permite agregar un comentario complementario al artculo seleccionado en ese momento.
Configuracin Del Punto De Venta

Para acceder al modulo de
configuracin del Punto de Venta se
debe entrar al men Sistema, pero
debe tomar en cuenta de no realizar la
apertura de la caja porque el men
Sistema tendra opciones diferentes y
no aparecera la opcin de
configuracin.
Una vez activada la opcin de configuracin aparecer la siguiente ventana.
Pgina de Configuracin Bsicos:
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Punto de Venta 4.20
1.- Entrada de datos.
Por Clientes.
Indicar si la lectura inicial ser seleccionando clientes
Por Autorizados.
Indicar si la lectura inicial ser seleccionando clientes
Cliente por Defecto

Cul de los clientes aparecer predeterminado al inicio de la transaccin
Permitir modificaciones al momento de la transaccin

Define si el cliente podr ser modificado al momento de iniciar la transaccin.
Centro de Costo.
Si est conectado a la Contabilidad permite seleccionar un Centro de Costo si est asignado para el punto de Venta
Deposito Defecto.
Permite indicar el depsito predeterminado para descargar los artculos del inventario
Vendedor defecto.
Indicar el vendedor predeterminado.
Permitir modificar el vendedor al momento de la transaccin.

Modificar el vendedor predeterminado.
2.- Configuracin Bsica.

Permitir cambiar de turno al momento de la apertura.
Muestra al momento de apertura de caja una ventana donde se selecciona el turno de trabajo.
Poder cerrar y cortar caja sin clave de autorizacin.

Permite al usuario del punto realizar corte de caja o cierre de caja sin solicitar clave de autorizacin.
Autorizar transacciones a crdito.

Permite realizar operaciones a crdito
Activar foto del cliente al inicio de la transaccin.

Si en la ficha del cliente se ha agregado la foto podr verse desde el punto de venta.
Activar foto del producto durante la seleccin

Si en la ficha del artculo se ha agregado la foto podr verse desde el punto de venta.
Mnimo nmero de lneas por factura.

Permite especificar la cantidad de lneas que debern aparecer en cada factura.
Serie activa contado.
Serie activa crdito.
Entrada de productos.
Permite indicar como se har el ingreso de los artculos en el Punto de Venta, se tiene disponible tres modalidades: por
Cdigo, por Referencia o Cdigo nico asociado.
3.- Datos adicionales

Los datos adicionales que se refieren a los clientes permiten hacer uso de los de la modalidad de clientes eventuales al
momento de facturar.
Modificar la descripcin del Cliente.

Permite indicar el nombre del Cliente que ser impreso en la factura.
Modificar el R.I.F.
Permite indicar el R.I.F. del Cliente que ser impreso en la factura.
Modificar el N.I.T.
Permite indicar el N.I.T. del Cliente que ser impreso en la factura.
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Punto de Venta 4.20
Modificar la direccin de Despacho
Permite indicar la direccin que aparecer en la factura del Cliente.
Modificar el telfono
Permite indicar nmero de telfono del Cliente que ser impreso en la factura.
Activar flete del documento

Visualizar al momento de totalizar un cuadro donde se puede ingresar el valor del flete.
Activar documento de origen

Permite que se muestre al momento de cargar un documento el nmero y tipo de documento de donde vienen los datos.
Activar clasificacin
Muestra la seleccin de clasificacin.
Activar telfonos para mensajera de texto

Permite ver los telfonos que se utilizarn para el envo de mensajes de texto.
Clasificacin por defecto.

Indicar la clasificacin que aparecer de inicio para las transacciones.
Modificable.
Permite que la lista de clasificacin pueda abrirse y cambiar la seleccin por defecto.
Nota: Documento origen, seleccin de Clasificacin y telfonos de mensajera de texto se visualizan presionan el
botn F11 antes de totalizar la factura.
4.- Cargar y Guardar operaciones.

Permitir guardar transacciones pendientes.
Al activar esta opcin se puede almacenar las transacciones tomando status de pendientes para ser cargadas y facturadas
posteriormente. Estas transacciones guardadas se refieren a las operaciones elaboradas en el punto de venta.
Permitir cargar presupuestos en trnsito.

Permitir cargar pedidos en trnsito.
Permitir cargar apartados en trnsito.
Permitir cargar notas de entrega en trnsito.
Las opciones de Cargar presupuestos, pedidos, apartados y notas de entregas, permiten tomar desde el punto de venta
(para su facturacin) documentos con status de trnsito. Las operaciones con status de trnsito son las totalizadas desde el
modulo administrativo.
Pgina de Configuracin: Avanzado.
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Punto de Venta 4.20
1.- Precios y cantidades X defecto
Precio por defecto
Permite indicar el precio con el que inicialmente aparecern los productos seleccionados. Recuerde que en herramienta
administrativa configurable se pueden manejar hasta 6 precios.
Volver al precio por defecto cada vez que se cambia

Permite regresar automticamente al precio que se utilizaba antes de cambiar el mismo.
Trabajar con cntimos
Cantidad por defecto

Permite especificar cul ser la cantidad que aparecer al momento de seleccionar los artculos. Por defecto la cantidad es
1.
Repetir el ltimo producto facturado con la tecla Enter.
Permite una vez que un articulo ingresa al grid que al presionar enter se repita el articulo.
2.- Topes y Montos mximos

Activar monto tope en ventas
Se activa para que el punto de venta pueda emitir un mensaje que nos permita hacer un corte de caja en un momento
especfico.
Monto mximo en retiros

Permite indicar cul es el valor mximo acumulado para poder realizar retiros de caja. Ejemplo si se especifica 30 se podrn
realizar retiros acumulando el monto hasta alcanzar los 30, una vez que se ha llegado a ese valor no se podrn realizar ms
retiros.
Monto mximo acumulable en ventas

Permite especificar una cantidad que al ser alcanzada, indicar en el punto de venta un mensaje para hacer un corte X.
% mnimo para procesar un apartado.

Permite indicar cul es el momento necesario para procesar un apartado.
Clave de configuracin del punto

Permite indicar la clave de acceso a la opcin de configuracin del punto de venta.
Clave autorizacin Punto

Permite indicar la clave que se utilizar para las transacciones en el punto de venta.
3.- Mostrar en la ventana de seleccin de productos

Permite mostrar los artculos solo con la descripcin o con el cdigo/Referencia y la descripcin.
4.- Configuracin de Descuentos y Ofertas.

Autorizar un descuento total en la transaccin
Permitir realizar descuentos al totalizar las transacciones.
Obligar los descuentos en porcentajes.

Se activa para indicar que los descuentos sean solo en porcentajes y no en montos.
Porcentajes mximos en Descuentos Globales.

Permite indicar el monto mximo de descuento al momento de la totalizacin.
Activar clave para autorizar descuentos por arriba del mximo permitido.
Clave para autorizar descuentos por encima del mximo indicado para los totales.
Autorizar un descuento parcial en la transaccin

Permitir realizar descuentos por artculo en la transaccin.
Obligar los descuentos parciales en porcentajes

Se activa para indicar que los descuentos sean solo en porcentajes y no en montos.
Porcentaje mximo en descuentos por tem.

Permite indicar cul es el mximo descuento permitido por artculo.
Activar Ofertas y Presentaciones.

Permite visualizar al momento de agregar los artculos las ofertas y las presentaciones para poder seleccionarlas
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Punto de Venta 4.20
Pgina de Polticas Bsicas / Avanzadas.
El punto de venta cuenta con dos tipos de polticas: Bsicas y Avanzadas. stas son independientes de las polticas del a2
administrativo.
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Punto de Venta 4.20
Pgina Perifricos.
Permite la configuracin de dispositivos adicionales como son: Gaveta de dinero, Scanner seriales, Visor y balanzas. Asi
como las etiquetas para el manejo de las balanzas de Peso y Precio.
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Punto de Venta 4.20
Etiquetas de Balanza
Algunas balanzas permiten elaborar la etiquetas de cdigo de barra, stas contienen los datos del cdigo del producto
(PLU) referencia + el peso el precio del producto; la aplicacin captura sta informacin en una sola lectura. Para
ejecutar esta accin es necesario realizarlo a travs de la configuracin del punto de venta en la pestaa de perifricos.
Balanza con etiqueta de peso:
Ejemplo Balanza por Peso.
El cdigo que se refleja en la etiqueta es: 3 003566 002201
Los ltimos 6 dgitos son 002201 si se observa la seccin

superior derecha de la etiqueta indica que el peso es: 0.220 lo
que nos indica que estamos en presencia de una etiqueta de
balanza por peso.
Dgito identificador: En este campo debe indicarse

el nmero de dgitos (longitud) que conforman el
dgito verificador. Con l la aplicacin podr
determinar si la etiqueta maneja el precio el peso.
En el ejemplo 1.
Longitud del cdigo (PLU): Corresponde al nmero

de dgitos del cdigo del producto. En el ejemplo 6.
Cdigo de la Balanza: Corresponde al cdigo a la referencia del producto. En el ejemplo Cdigo.
Digito Verificador: Pudiendo indicar cundo es peso precio el digito que lo identifica. En el ejemplo 3.
Longitud de la Medida: Corresponde al nmero de dgitos que conforman el peso del producto. En el ejemplo 6.
Decimales: Representan los decimales de la medida. En el ejemplo 4.
Aplicar redondeo:
Activar etiquetas de balanzas: Se activa para indicarle a la aplicacin que maneja etiquetas de balanzas.
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Punto de Venta 4.20
Balanza con etiqueta de precio.
Ejemplo Balanza por Precio.
(1) Digito Verificador

(2) PLU Cdigo del artculo.
(3) Longitud de medida.
(4) Muestra el Precio de artculo.
El cdigo que se refleja en la etiqueta es: 2 861399 009030
Los ltimos 6 dgitos son 009030 si se observa la seccin inferior

derecha de la etiqueta (4) indica que el precio es: Bs. 9.03 lo que
nos indica que estamos en presencia de una etiqueta de balanza
por precio.
Dgito identificador (1): En este campo debe indicarse el nmero de dgitos (longitud) que conforman al dgito
verificador. Con l la aplicacin podr determinar si la etiqueta maneja el precio el peso. En el ejemplo 1.
Longitud del cdigo (PLU)(2): Corresponde al nmero de dgitos del cdigo del producto. En el ejemplo 6.
Cdigo de la Balanza: Corresponde al cdigo a la referencia del producto. En el ejemplo Cdigo.
Digito Verificador (1): Pudiendo indicar cundo es peso precio el digito que lo identifica. En el ejemplo 2.
Longitud de la Medida (3): Corresponde al nmero de dgitos que conforman el precio del producto. En el
ejemplo 6.
Decimales: Representan los decimales de la medida. En el ejemplo 3.
Precio incluye impuesto:
Activar etiquetas de balanzas: Se activa para indicarle a la aplicacin que maneja etiquetas de balanzas.
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Punto de Venta 4.20
Pgina Configuracin de Restricciones.
Permite la limitacin de ciertas operaciones tomando en cuenta Departamentos, Productos, Clientes, Autorizados y
Productos para Adultos.
Departamentos.
Permite seleccionar el o los departamentos que tendrn restricciones de manejo, es decir que los artculos asociados a los
departamentos no podrn ser seleccionados.
Productos.
Permite seleccionar artculos para especificar la cantidad que podr ser vendida.
Clientes.
Permite seleccionar clientes a los que no se les podr realizar operaciones desde el punto de venta.
Autorizados.
Permite seleccionar autorizados a los que no se les podr realizar operaciones desde el punto de venta.
Productos para Adultos.
Permite indicar los artculos que tendrn restriccin de edad para la venta.
Pgina Configuracin de Forma de Pago.

En esta pgina definir las formas de pago disponibles
para los usuarios, formas de pago no monetarias y el
manejar el monto para los vueltos.
Formas de Pago Disponibles.

Permite indicar cules son las formas de pago
permitidas desde el punto de venta, entre ellas estn:
1.- Efectivo.
2.- Cheque.
3.- Tarjeta de Debito.
4.- Tarjeta de Crdito.
Para las formas 2, 3, y 4 puede indicarse el monto

mnimo para la aceptacin del mismo.
Por ejemplo Al indicar un monto mnimo para los
cheques de Bs.F 20 y tratar de efectuar una
transaccin por debajo de este monto la aplicacin le
indicar el siguiente mensaje El monto mnimo
permitido es de: 20, como lo indica la figura.
Pg. 200
Punto de Venta 4.20
Formas de Pago No Monetarias.

Por lo general se utilizan para pagos con Cesta Ticket. Se pueden indicar hasta 3 tipos.
Cuando se totaliza aparecen disponibles las nuevas formas de pago.
Manejo de vuelto.
Activar Vuelto en las operaciones en efectivo.
Para que la aplicacin maneje e indique el vuelto al operador se deber activar esta opcin.
Veamos cmo funciona:
Monto a Pagar: 6.960 y el cliente entrega al cajero 10.000 en efectivo como lo indica la figura:
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Punto de Venta 4.20
Mximo vuelto a permitir.
Nos permite controlar que los operadores puedan entregar vueltos superiores al indicado en esta opcin para cuando se
encuentran activadas Activar vuelto en las transacciones en efectivo y Permitir vuelto en pago que no sea efectivo
En este ejemplo estamos indicando que el mximo vuelto permitido es 50,00 y est permitido el vuelto para pagos en
efectivo. Al tratar de pagar con un monto que supere a los 50 aparecer el siguiente mensaje. Se est cancelando con 100
si restamos 100 32 el total seria 68 que es mayor que 50 el mensaje ser como muestra la siguiente imagen.
Activar vuelto en las transacciones en efectivo.

Esta opcin debe permanecer desactivada Si se desea establecer que los operadores no puedan manejar vueltos en pago
en efectivo. De lo contrario se permitir el vuelto pero hasta el monto que se indique en la opcin Mximo vuelto a permitir
Permitir vuelto en pago que no sea efectivo.

Esta opcin debe permanecer desactivada Si se desea establecer que los operadores no puedan manejar vueltos en pago
que no sean efectivos.
De lo contrario se permitir el vuelto pero hasta el monto que se indique en la opcin Mximo vuelto a permitir
Ejemplo el cliente posee una transaccin que el monto a pagar es de 21.15, y este lo desea efectuar con la emisin de un
cheque por un monto de 30.000, con la finalidad que el cajero le entregue un vuelto, para poder obtener un efectivo por la
diferencia. Al hacerlo y oprimir la opcin F9-Aceptar, la aplicacin le indicar el siguiente mensaje El monto no efectivo
supera el monto total
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Punto de Venta 4.20
Activar desglose de moneda.
Al estar desactivada el corte x cierre de caja el operador indica solo el monto total en efectivo, como lo indica la figura:
Si esta opcin es activada como se muestra en la siguiente figura, cuando se ejecuta el corte de caja se visualizara
diferente mostrando la escala que se defina en la pgina de Forma de Pago en figura.
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Punto de Venta 4.20
Pgina Configuracin de Impresin y Directorios
1.- Impresora Fiscal.

Corte de papel automtico.
Activar si la impresora fiscal tiene la capacidad de corte de papel (Hoy en da todas las impresoras fiscales pueden realizar
esta tarea por defecto).
Posee gaveta de dinero.

Indicar si tiene gaveta de dinero conectada al equipo.
Incluir descripcin detallada de los tems.

Permite complementar la descripcin del artculo. Para ello se utiliza el botn Detalle (F12) en el Punto de Venta, la
informacin que all se coloque aparecer en la factura complementando la Descripcin original del artculo.
Activar archivo de monitoreo (Debug Fiscal).

Es un archivo que va generando a2 para llevar un chequeo de las transacciones enviadas a la impresora fiscal.
Activar la impresin standard al ejecutar un preliminar.

Si la opcin esta desactivada la impresin del preliminar saldr por la impresora fiscal de lo contrario se mostrara por la
impresora asociada al formato que se indique en la seccin derecha de la ventana para la impresora No Fiscal. Esta opcin
es til en caso de Tascas o pequeos restaurantes donde el cliente pide un corte de cuenta.
Activar la impresin estndar al guardar un documento.

Permite imprimir un formato al momento de guardar una transaccin. Esto puede ser til para empresas como las
lavanderas donde al momento de dejar la ropa se emite un documento especificando la entrada de los artculos y que debe
ser presentado al momento de retirar la misma para proceder a elaborar la factura.
Activar la impresin standard para los recibos de caja.

Permite imprimir el recibo de pago cuando desde el punto de venta se estn manejando las cuentas por cobrar.
Activar cierre directo de impresora fiscal.

Las impresoras BMC/SAMSUNG/ACLAS/OKI en algunas ocasiones no expulsaban por completo el Ticket fiscal por lo que
se deba tener activada esta opcin.
Realizar primero la impresin del documento.

Activada la opcin se realiza primero la impresin del documento y posteriormente se registra la transaccin en el sistema.
De lo contrario primero registra la transaccin en el sistema y luego es enviada a la impresora Fiscal.
Es una impresora de 80 Columnas.
Se utiliza para indicar que la impresora instalada es de 80 Columnas en el caso especfico de la OKI ML-1120.
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Punto de Venta 4.20
Incluir el cdigo del producto en la impresora fiscal.
Esta opcin permite que se imprima la descripcin del artculo junto con el cdigo del mismo.
Seleccione modelo de impresora Fiscal.

Permite especificar que impresora fiscal est instalada con el sistema. A la derecha de la lista se muestra un botn llamado
Configurar que dependiendo del modelo de la impresora se activa o no.
Prximo comprobante fiscal.

Cuando se instala el sistema y la impresora fiscal ya ha registrado transacciones debe colocarse el correlativo
correspondiente para la continuidad correcta del Ticket Fiscal.
Prximo Reporte Z.
Cuando se instala el sistema y la impresora fiscal ya ha registrado los cortes Z debe colocarse el correlativo
correspondiente para la continuidad correcta de la informacin.
Tolerancia Cntimos al Totalizar.
Serial de la impresora.
Indicar el serial de la impresora
Caracteres x Lnea.
Cantidad de caracteres que imprimir por lnea dependiendo de las caractersticas de la impresora.
Puerto
Indicar el puerto por donde est conectada la impresora fiscal.
2.- Impresora No Fiscal.

Activar Cierre de caja resumido (40 Columnas)
Se activa cuando se est utilizando una impresora de Ticket que por lo general tienen ancho de 76 mm aproximadamente
40 columnas, para que el corte Z y el corte X se impriman si problemas a travs de esa impresora. Estos cortes tambin
pueden imprimirse por la impresora fiscal como documentos No Fiscales.
Permitir cambiar la impresora al momento del corte o cierre.

Para poder especificar la impresin en una impresora diferente a la definida en el punto de venta.
Tamao de la fuente para el Corte X y Z

Cambiar el tamao de la fuente para los caracteres en el Corte X y Z.
Tipo de fuente (Corte X/Z)

Cambiar el tipo de fuente para los caracteres del corte X y Corte Z.
Formato Impresin Preliminar.

Permite especificar el formato que ser utilizado para la impresin de.
Impresin de Factura
Permite especificar el formato que ser utilizado para la impresin de facturas cuando no se trabaja con una impresora
fiscal.
Formato al Guardar.
Permite especificar el formato que ser utilizado para la impresin cuando se guardan transacciones con el botn F7
Guardar.
Devolucin de Venta.
Permite especificar el formato que ser utilizado para la impresin de las devoluciones.
Entradas o Salidas (Vale).

Permite especificar el formato que ser utilizado para la impresin de las entradas y salidas a travs de la opcin de
Manejo.
Formato de Apartados.
Permite especificar el formato que ser utilizado para la impresin de los apartados.
3.- Activando archivos Locales.

Activar archivos locales para archivos de solo lectura.
Al activar esta opcin se permitir al usuario seleccionar aquellos archivos que sern considerados de uso local para
aligerar de esta forma el transito en la red. Estos archivos sern ubicados en la carpeta a2Softway\a2Local
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Punto de Venta 4.20
Editar archivos para archivos de slo lectura.
Al hacer Clic en este botn aparecer una lista de archivos para indicar cules de ellos sern considerados archivos locales.
Se debe tomar en cuenta los archivos que realmente no sern actualizados desde el punto de venta. Por ejemplo:
Smonedas, sinstituciones, sbancos, entre otros.
Sincronizar archivos.
La sincronizacin permite actualizar de forma automtica o manual los archivos que se encuentran condicionados como
archivos locales.
4.- Directorios
Directorio Local del Punto de Venta.

Viene asignado por defecto y no deber modificarse ya que en l se registra toda la configuracin del punto.
Directorio Local Datos a2 Administrativo.

En l se guardan los archivos locales que solo sern de lectura. Como estos no se actualizan desde el punto de venta
ayuda a disminuir el trfico en la red.
Directorio Local de Formatos de Impresin.

Permite definir un directorio local para los formatos de impresin de forma que dichos formatos se utilizados por el punto de
venta de manera particular. Para utilizar esta opcin debe crearse una carpeta con el nombre CONFIGR con los formatos
que sern utilizados como local, dentro de la carpeta donde se encuentra instalado el Punto de Venta y posteriormente
especificar la ruta en esta lista.
Directorio para Guardar operaciones (Facturas).

Permite enviar las facturas desde un punto de venta sin impresora a otro que si este capacitado para imprimir. Debe
indicarse la ruta donde sern guardadas las facturas para su posterior facturacin.
Configuracin de Teclas
Configuracin de Teclas Principal

En el Punto de Ventas se tiene la posibilidad de agregar a la
configuracin inicial de botones nuevas pginas de botones. Un
total de cuatro pginas adicionalmente a la pgina principal, cada
una de estas pginas podr contener hasta doce botones
asignados a diferentes artculos.
En la configuracin inicial tenemos una pgina de teclas bsicas

que se identifica como principal. Sin embargo se puede crear
hasta cuatro grupos de teclas bsicas. En la imagen siguiente se
puede observar el grupo de teclas bsicas de la pgina Principal
que van desde la tecla F2 hasta F12. En la parte derecha de la
ventana se observan dos secciones en la parte superior.
Botones Principales
Se refiere a los que aparecen en la parte superior de la ventana
del punto de venta que estn asociados a las combinaciones de
teclas Ctrl+F2, Ctrl+F3, Ctrl+F4, Ctrl+F6, Ctrl+F7 y Ctrl+F10
como muestra la imagen siguiente.
Activacin de Teclas Bsicas.

Permite crear nuevas pginas de teclas para agilizar las
operaciones de seleccin de artculos desde el punto de venta.
Configuracin de Teclas Teclas de Funcin.
Botones de Operacin.
Se refiere a los botones Que se encuentran en la pgina
Principal de Teclas bsicas.
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Punto de Venta 4.20
Configuracin de Teclas Otras Teclas.
Se refiere a las teclas de las operaciones de totalizacin y bsqueda.
Creacin de una Nueva pgina de Teclas Bsicas.
1. Seleccionar la etiqueta Principal
2. En la seccin Activacin de Teclas Bsicas

Ingresar el nombre de la nueva tecla bsica.
En el ejemplo le daremos el nombre de:
Ofertas como muestra la imagen.
3. Asignarle una tecla de control para acceder

a ella. Por defecto tenemos disponible
Ctrl+F12.
4. Hacer clic sobre la tecla bsica creada (Ofertas).
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Punto de Venta 4.20
5. Indicar el nombre de los botones de operacin (se pueden integrar hasta 12 botones de operacin por cada Pgina de
botones creada), luego indicar las teclas de control, observe que a medida que se escriben los nombres para los
botones y se selecciona la combinacin de teclas estas van apareciendo en los espacios correspondiente a la
izquierda de la ventana.
6. Seleccionar el tem de inventario que se va a situar en cada botn.
Por ltimo Guardar los cambios.
Una vez realizados estos pasos al ingresar a la aplicacin el ambiente ser el que muestra la siguiente imagen
cuando se haga clic en Ofertas o se utilice las Ctrl+F12.
Por supuesto que el aspecto puede ser mejorado colocando imgenes a los botones sobre todo para cuando sea utilizado
el punto de venta con un monitor TouchScreen.
Colocar imgenes a los botones del Punto de Venta.
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Punto de Venta 4.20
Las imgenes que sern utilizadas para que aparezcan en los botones deben copiarse en la Carpeta a2Botones ubicada
en el Directorio del Punto de Venta.
- Las imgenes deben estar en formato (jpg) y tener un tamao de 75 x 49 pxeles (ancho x alto).
Una vez copiadas las imgenes en la carpeta se debe proceder de la siguiente forma:
- El nombre de la imagen debe ser modificado y colocado uno nuevo con la siguiente estructura as: Imagexxyy;
donde
xx es el nmero de la Tecla Bsica (del 02 al 05) este se refiere a la cantidad de etiquetas.
yy es el nmero del Botn de Operacin (del 01 al 12) es decir la posicin dentro de la pgina de botones.
Observe que al hacer clic y mantener presionado el botn se muestra el mismo sin imagen.
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Punto de Venta 4.20
Se puede ingresar una segunda imagen que representa al botn de operacin cuando se presiona. El nombre de la imagen
debe colocarse as: ImageDxxyy.jpg
En el ejemplo el Monitor lo cambiamos por IMAGE0201, la Nevera por IMAGE0202 y el Mouse por IMAGE0203. Y a las
imgenes que se colocaran de fondo de los botones le colocaremos IMAGED0201 a la que aparecer de fondo del Monitor,
IMAGED0202 a la que aparecer de fondo para la nevera y le modificaremos el nombre por IMAGED0203 para la imagen
de fondo del Mouse.
Una vez hechos los cambios los botones se mostrarn de la siguiente forma.
Otros
Cuando se est trabajando con el a2 Manager de Punto de Ventas debemos configurar las caractersticas especificas con
las que trabajaran los puntos de venta esto se realizar desde esta pgina.
Otros Esquema de Actualizacin.
Pg. 210
Punto de Venta 4.20
Modo de actualizacin.
En Lnea
Nos permite trabajar con una conexin en red,
actualizando las transacciones en tiempo real. Al
estar activo el punto de venta en modo en lnea
ninguna de las opciones de configuracin quedan
disponibles ya que estas no son requeridas.
Modo de Falla
Nos permite trabajar con una conexin en red la cual si por cualquier motivo inesperado presenta una falla en la
comunicacin con el servidor, automticamente todas las transacciones pasan al estatus de modo local es decir
son registradas en la maquina donde est instalado el punto de venta, para esto a2 manager ejecuta una
aplicacin que verifica de manera transparente para el operador (cajero) la comunicacin entre la estacin de
trabajo (punto de venta) y el servidor, una vez restaurada la misma todas las transacciones que fueron
procesadas en modo local son subidas al servidor, actualizando todos los archivos de datos de la aplicacin a2
Herramienta Administrativa Configurable
Diferida.
Todas las transacciones son registradas en la estacin de trabajo es decir en modo local, para que en un proceso
posterior estas sean registradas en el servidor actualizando los archivos correspondientes.
Pg. 211
Punto de Venta 4.20
Correlativo local de facturas y de devoluciones.

Nos permite cuando el punto de venta est en modo local (Diferida) poder llevar un correlativo independiente al
registrado en el a2 Herramienta administrativa para las facturas as como para las devoluciones, para que estas opcin
est disponible se hace necesario indicarle Activar correlativos locales.
Autorizar la activacin en Modo de Falla de forma Manual.

Posibilidad de hacerlo en forma automtica manual, automtica se define que cuando se presenta la falla en la
comunicacin con el servidor, el punto de venta automticamente queda en modo de actualizacin en diferido, autorizar
la activacin de forma manual le permite al responsable establecer el punto de venta en modo de falla cuando lo
requiera.
Activar correlativos Locales

Para los modos de actualizacin, Falla y diferida, requieren el manejo de correlativos locales, y esta opcin deber
estar activa, no as para el modo en lnea ya que estos son tomados de la aplicacin a2 Herramienta Administrativa
Configurable, este paso es muy importante tomarlo en cuenta ya que de el depende que cada punto de venta pueda
manejar sus propios correlativos locales para el manejo de todas las transacciones que se procesen en ellos.
Sincronizar automticamente al momento de abrir la caja.

Para mantener la informacin relacionada con el manejo de las operaciones en el punto de venta de forma local se
hace necesario que esta est actualizada, el poder definir este proceso de actualizacin de forma automtica nos
permitir al momento de la apertura de la caja, garantizar que todas las transacciones procesadas en el punto de venta
sean registradas con datos actualizados para el momento que se efectu dicha apertura. Ejemplo: Precios de Ventas
Archivos locales:
Cierres de cajas
Cuentas por cobrar
Detalle de Inventario
Detalle de partes de productos compuestos
Histricos de clientes
Operaciones de inventario
Proveedores
Retenciones
Transacciones bancos
Transacciones cuentas bancarias
Tiempo de Chequeo en (segundos)

Es aquel que se define para que la aplicacin verifique el estatus de la comunicacin, dicho cheque nos permitir una
vez restablecida esta actualizar las transacciones procesadas en modo local.
Pg. 212
Punto de Venta 4.20
Copiar las operaciones al Servidor
Al estar el punto de venta en modo diferido tenemos la posibilidad de copiar los cortes X as como los cierres Z al
servidor no hacerlo es decir Nunca.
Directorio a2Manager
Se debe indicar la ubicacin (directorio) donde se encuentra instalado a2 Manager.
Configurar el punto de Venta - Monitoreo:
Activar monitoreo para el punto de venta

Se deber indicar que el punto de venta pueda no ser monitoreado por a2 Manager.
Aplicar los puntos a travs de

Posibilidad de indicar el esquema de puntos que maneja la aplicacin a2 manager lo cuales sern explicados ms
adelante en cul de las tres formas de pagos no monetarias disponibles sern manejados.
Activar mensajera interna

Posibilidad de interactuar con cada uno de los puntos de ventas cajeros por medio de un facilidad que nos permite
enviar mensajes de texto a cada uno de los puntos.
Tiempo de Refrescamiento para la mensajera (Segundos)

El tiempo que la aplicacin verifica la recepcin de los mensajes enviados.
Indique nombre del servidor (Mensajera)

Se debe indicar el nombre de la maquina servidor.
Pg. 213

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Manual a2 Administrativo Bsico Versin 3.30.

7. En esta ventana introduzca la Direccin Postal, Fax, E-Mail, Website y

12. Si desea que el sistema genere los cdigos en forma automtica,

Registro de la Licencia del programa.

Ya quedo registrado tanto el a2Basico como el Punto de Venta.

Carpeta a2Bsico Componentes.

1. Se crean las carpetas :

5. Archivos que manejan los datos de personalizacin de la Empresa:

Se tienen 2 formas de Conectar una estacin al Servidor.

1.- Acceso directo.

Haga Clic con el botn derecho del Mouse en el Escritorio de Windows.

Aparecer en el Escritorio de Windows el Acceso Directo listo para ser utilizado.

2.- Archivo Estacin.

Ejecute el archivo Estacion.exe desde el CD de a2Basico.

Haga Clic al botn Comenzar.

Especificar los datos del Usuario del Punto.

Aparecer entonces la siguiente ventana.

Barras de Men y Herramientas.

1. Ficha Datos Bsicos.

Paso para trabajar con los Ttulos y Correlativos

Periodo actual en curso.

6 Precios Disponibles que por defecto trae

Ficha Ventas y Clientes.

Sumar fletes al Impuesto 1 y 2.

Comisiones sobre ventas.

Cerrar Estados de Cuentas.

Aplicar las retenciones de IVA al momento del cobro.

Ficha Proveedores y Compras.

Sumar flete al Impuesto 1 y 2

Cerrar Estados de Cuenta

Utilizar correlativo de N/D para las Devoluciones en Compras.

Impuesto Debito Bancario (%).

Consideraciones sobre Formatos principales y secundarios.

El editor cuenta con cinco tipos de bandas.

Tipos de Bandas de Impresin.

Sub. Detalle (Items de Inventario, Consolidar Items).

Caractersticas de los Elementos que se pueden incluir en un formato.

Los archivos .PFG son: VIMP_GENERAL, VIMP_VENTAS, VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO,

Variables generales o globales

Cada tipo indica a travs de su nombre su funcin o

rbol: En el rea de computacin

Presionando el botn derecho, se muestra el men contextual:

Elimina un formato de impresin. No se puede deshacer la accin.

Sirve para modificar las caractersticas de impresin del formato.

Para abandonar la ventana del editor de formas de impresin.

Las propiedades que se pueden modificar en los reportes son:

Nota: Cuando el nmero de copias es cero y existe

Mximo nmero de tems.

Mscara numrica (ocultar).

Imprimir un documento antes de totalizar la operacin.

Al activar esta propiedad, tiene efecto en el mdulo de a2 Admin,

Utilizar impresora predeterminada.

Hacer una pausa antes de imprimir el documento.

La impresora soporta mltiples copias.

Dirigir la impresin hacia un archivo.

Imprimir los formatos siempre en moneda nacional.

Propiedades de etiquetas en el botn Avanzado.

En el formato de Etiquetas de Clientes, observar el botn Avanzado

Lista de variable que se despliega al hacer Clic al botn Total de Frmulas.

Manejo de Condicionales para los formatos de impresin.

Nota: No puede copiar y pegar Variables, ya que se convierten en

Nota: Solo se pueden seleccionar mltiples elementos de una misma banda.

El men Ver cuando se selecciona la opcin Opciones.

Componentes de la ventana opciones.