CURSO DE INDUCCIÓN PARA EMPLEADOS Y EMPLEADAS DE LAS UNIDADES

DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA Y DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA

DE LA ADMINISTRACIÓN JUDICIAL

MÓDULO Y GUÍA DEL Y LA DISCENTE PARA EL DESARROLLO DEL CURSO

A continuación, usted encuentra la guía para desarrollar el estudio del módulo

GESTIÓN DOCUMENTAL, del Curso de Inducción para empleados y empleadas de las
unidades del consejo superior de la judicatura y de la dirección ejecutiva de la
administración judicial.

PROPÓSITOS DE LA GUÍA

1. Lograr unidad en la presentación del Curso de Inducción

2. Proporcionar al y la discente un instrumento de apoyo para desarrollar con
efectividad el proceso formativo que realizan
3. Ofrecer todos los materiales educativos necesarios para estudiar cada uno de los
módulos
4. Contribuir a asegurar el cumplimiento de los objetivos de aprendizaje de los y las
participantes

EL Y LA DISCENTE DEBERÁN LEER CUIDADOSAMENTE LA PRESENTE GUÍA.

En ella encontrarán paso a paso lo siguiente:

1. Los objetivos generales y específicos del módulo
2. La agenda que se desarrollará en la jornada presencial y de subgrupos
3. La guía para desarrollar el trabajo de subgrupos
4. Los casos para trabajar durante la jornada
5. La bibliografía de apoyo para profundizar en el tema
6. Los documentos del módulo

“RECUERDE QUE USTED ES EL PRINCIPAL PROTAGONISTA DEL APRENDIZAJE,

SU INTERÉS Y COMPROMISO EN EL CURSO DE INDUCCIÓN, BENEFICIARÁ SU
DESEMPEÑO LABORAL”

OBJETIVOS DEL MÓDULO GESTIÓN DOCUMENTAL

1
OBJETIVO GENERAL
Orientar a los y las participantes del curso de inducción sobre el procedimiento
para realizar trámites ante la Sala Administrativa y contribuir en el
fortalecimiento de los conocimientos y habilidades relacionados con la
identificación, elaboración, organización, archivo y control de los documentos y
registros de las Unidades de la Sala Administrativa y la Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Identificar el flujo de actividades y los diferentes documentos relacionados con

los trámites que se realizan ante la Sala Administrativa.

Identificar los requisitos necesarios para la elaboración de los documentos ante

la Sala Administrativa.

Obtener los conocimientos básicos para organizar, controlar y gestionar el

archivo de los documentos y registros.

Fortalecer los conocimientos de las y los servidores judiciales para la

elaboración de los documentos administrativos.

Conocer e identificar el ciclo vital de los documentos recibidos o generados por

la entidad.

Identificar las responsabilidades que tienen las empleadas y empleados frente

a los documentos de la entidad y con base en la legislación archivística
colombiana.

Adoptar los comportamientos necesarios para una adecuada atención al

usuario.

2
 Agenda
CURSO DE INDUCCIÓN PARA EMPLEADOS Y EMPLEADAS
DE LAS UNIDADES DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA
JUDICATURA Y DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA DE LA
ADMINISTRACIÓN JUDICIAL

MÓDULO GESTIÓN DOCUMENTAL

7:00 a.m. a 9:00 p.m.

JORNADA PRESENCIAL
7:00 a.m. Saludo y presentación del formador o formadora
8:00 a.m. Entrega de materiales Presentación.
Presentación de los objetivos del módulo Diapositivas.
Visión global del módulo a desarrollar
8:00 a.m. Desarrollo de la actividad pedagógica del módulo
Presentación.
9:00 a.m. Resolución de inquietudes y conclusiones de la
Diapositivas y video.
jornada
9:00 a.m. Fin de la sesión

JORNADA EN SUBGRUPOS
7:00 a.m. Repaso de la jornada presencial
7:30 a.m. Formación de subgrupos Presentación.
Explicación de la metodología de la jornada en Diapositivas.
subgrupos
7:30 a.m. Estudio y desarrollo caso integrado integrador Caso
9:00 a.m. Conclusiones generales del módulo
9:00 a.m. Fin de la sesión

3
 BREVE DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO

El Módulo de Gestión Documental hace parte del Curso de Inducción para

Empleadas y Empleados de las Unidades de la Sala Administrativa y Dirección
Ejecutiva de Administración Judicial, con el cual se pretende proporcionar
conocimientos relacionados con los trámites que se realizan ante la Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, así como, los procesos
archivísticos sistemáticos que comprenden el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo en la
organización de la documentación producida y recibida por la entidad con el
objeto de facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación, descripción,
conservación, utilización y disposición final, además estos procesos incluyen
sistemas automatizados de organización de los documentos.

GUÍA PARA LOS Y LAS DISCENTES PARA DESARROLLAR EL TRABAJO EN

SUBGRUPO

En la primera jornada del presente módulo, se realizarán dos actividades

didácticas que buscan afianzar el aprendizaje relacionado con los trámites ante
la Sala Administrativa y las técnicas de archivo, así como la presentación de un
video que busca generar una conciencia del buen trato y la calidad en el
trabajo frente a los usuarios en el marco de las técnicas de oficina, para esto se
tendrán dos horas presenciales.

Por otra parte, en la segunda jornada los y las participantes desarrollarán un

caso integrado integrador que pretende consolidar los conocimientos obtenidos
en la primera sesión y ubicarlos en un contexto real de la organización, para lo
que se tendrá un tiempo máximo de 2 horas presenciales.

CASO

1. Actividad de identificación de trámites: Los y las participantes identificaran

las actividades previas y posteriores a la toma de decisiones de la Sala
Administrativa, en el gráfico del Ciclo documental de la Sala Administrativa.

2. Actividad de identificación del ciclo de vida del documento Vs.

Responsables: Los y las participantes identificarán y ordenarán las
actividades que comprenden el ciclo de vida del documento.

3. Presentación del Video sobre los comportamientos más adecuados en la

oficina.

CASO INTEGRADO INTEGRADOR SOBRE “TRÁMITES ANTE LA SALA

ADMINISTRATIVA, TÉCNICAS DE ARCHIVO Y OFICINA”
Los y las discentes realizarán una lectura general del caso a nivel de subgrupos
y desarrollarán cada una de las actividades planteadas.

BIBLIOGRAFÍA

Se recomienda a los y las participantes del Módulo de Gestión Documental la

revisión y uso del documento denominado “Módulo Técnicas de Archivo”, con
el cual podrán fortalecer sus conocimientos frente a las técnicas de archivo
adoptadas por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, así
como los procedimientos para la Toma de Decisiones de la Sala Administrativa
y para el Control de Registros y elaboración de Tablas de Retención
Documental (TRD).

MÓDULO

Se anexa el Material para el desarrollo del eje temático de Gestión

Documental.