La ley 1437 de 2011 seala que los expedientes y archivos electrnicos tiene la validez y la

fuerza probatoria que un expediente fsico.

Seleccione una:
Verdadero

Falso

Retroalimentacin

La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 2

Correcta
Punta 1,00 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

Que establece la Ley 1712 de 2014?

Seleccione una:
a. El uso de los expedientes electrnicos

b. El acceso a la informacin pblica nacional

Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Informacin Pblica Nacional y se dictan otras disposiciones
c. El uso del comercio electrnico
d. La obligatoriedad de presentar las TRD

Retroalimentacin

Respuesta correcta

La respuesta correcta es: El acceso a la informacin pblica nacional

Pregunta 3

Parcialmente correcta
Punta 0,88 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

Defina los siguientes conceptos:

Datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estndar e

interoperables que facilitan su acceso y reutilizacin, los cuales estn bajo la
custodia de las entidades pblicas o privadas que cumplen con funciones Respuesta
pblicas y que son puestos a disposicin de cualquier ciudadano, de forma libre 1
y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear
servicios derivados de los mismos.

Reflejo de la entidad productora de documentos, y la base fundamental para la Respuesta

organizacin de cada archivo y por ende para levantar las TRD 2

Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias Respuesta

personas naturales determinadas o determinables 3

Aplicada por los diferentes productores, en los archivos de gestin analizando

cada uno de los expedientes, a fin de eliminar copias, borradores, notas Respuesta
marginales o documentos sin suscribir, antes de proceder a transferirlos al 4
archivo central.

Que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su Respuesta
discriminacin. 5

Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y Respuesta

al iniciador, destinatario o beneficiario a los involucrados en el asunto. 6

etapa de la labor archivstica, que consiste en indagar, analizar y sistematizar

Respuesta
las categoras administrativas y archivsticas que sustentan la estructura de un
7
fondo.
proceso de anlisis de los documentos de archivo o sus agrupaciones,
Respuesta
materializado en representaciones que permiten su identificacin, localizacin
8
y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin

Retroalimentacin

Respuesta parcialmente correcta.

Ha seleccionado correctamente 7.
La respuesta correcta es: Datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos
estndar e interoperables que facilitan su acceso y reutilizacin, los cuales estn bajo la
custodia de las entidades pblicas o privadas que cumplen con funciones pblicas y que son
puestos a disposicin de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin
de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos. Datos
abiertos, Reflejo de la entidad productora de documentos, y la base fundamental para la
organizacin de cada archivo y por ende para levantar las TRD Organigrama., Cualquier
informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables Dato personal., Aplicada por los diferentes productores, en
los archivos de gestin analizando cada uno de los expedientes, a fin de eliminar copias,
borradores, notas marginales o documentos sin suscribir, antes de proceder a transferirlos al
archivo central. Seleccin natural, Que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminacin. Datos sensibles, Es el que tienen los
documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o
beneficiario a los involucrados en el asunto. Valores primarios, etapa de la labor
archivstica, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y
archivsticas que sustentan la estructura de un fondo. Identificacin documental., proceso
de anlisis de los documentos de archivo o sus agrupaciones, materializado en
representaciones que permiten su identificacin, localizacin y recuperacin de su
informacin para la gestin o la investigacin Descripcin documental.

Pregunta 4

Incorrecta
Punta 0,00 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta
Las tablas de retencin documental de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
privada deben ser aprobadas por:

Seleccione una:
a. Comit Interno de archivo
b. Comit de desarrollo administrativo

c. Archivo General de la Nacin

d. Consejo Distrital de archivos

Retroalimentacin

Respuesta incorrecta.

La respuesta correcta es: Comit de desarrollo administrativo

Pregunta 5

Correcta
Punta 1,00 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

La finalidad de la valoracin archivstica es la conservacin de la evidencia que documente

las funciones, procesos, actividades y transacciones realizadas por una institucin o
persona.

Seleccione una:

Verdadero
Falso

Retroalimentacin

La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 6

Correcta
Punta 1,00 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

La Universidad del Cauca contrat la organizacin tcnica de los documentos que reposan
en la oficina jurdica y que por motivos internos no haban realizado las transferencias
documentales de acuerdo a la tabla de retencin documental.

Dentro de los documentos se encontraron contratos de los aos 1987 hasta 1996, los
estudios de suelos del terreno donde se construy el bloque de Ingeniera, libros y revistas
LEGIS, Actas de junta directiva, procesos disciplinarios periodo 1999 2010, actas de
grupos primarios

Teniendo en cuenta la valoracin documental realizada por ustedes a los anteriores

documentos, cuales documentos deben ser conservados y recomendada su preservacin
mediante uso de sistemas de reprografa o medios digitales?

Esta pregunta requiere ms de una respuesta

Seleccione una o ms de una:

a.

Contratos de los aos 1987 hasta 1995

b. Actas de junta directiva

c. Actas grupos primarios

d. Procesos disciplinarios periodo 1999 2010

e. Libros y revistas Legis

f. Estudios de suelos

Retroalimentacin

Respuesta correcta

La respuesta correcta es: Estudios de suelos, Actas de junta directiva

Pregunta 7

Parcialmente correcta
Punta 0,83 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

La gestin documental en las entidades pblicas se debe desarrollar a partir de la

construccin de instrumentos archivsticos. Cules de los siguientes numerales enuncian
estos instrumentos?

Seleccione una o ms de una:

a. El Plan Institucional de Archivos

b. Las tablas de valoracin documental

c. El reglamento interno de trabajo

d. El Programa de Gestin Documental

e. El listado maestro de documentos

f. El cuadro de clasificacin documental

g. Las Tablas de retencin documental

h. Tablas de control de acceso a la informacin
i. Las Polticas de gestin de la calidad

Retroalimentacin

Respuesta parcialmente correcta.

Ha seleccionado correctamente 5.

Decreto 1080 de 2015, art. 2.8.2.5.8. Instrumentos archivsticos para la gestin documental,
indica que: La gestin documental en las entidades pblicas se desarrollar a partir de los
siguientes instrumentos archivsticos
La respuesta correcta es: El cuadro de clasificacin documental, Las Tablas de retencin
documental, Las tablas de valoracin documental, El Programa de Gestin Documental, El
Plan Institucional de Archivos, Tablas de control de acceso a la informacin

Pregunta 8

Correcta
Punta 1,00 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

Los tipos documentales son la unidad bsica de la valoracin porque reflejan las
actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.,

Seleccione una:
Verdadero

Falso

Retroalimentacin

La respuesta correcta es 'Falso'

Pregunta 9

Correcta
Punta 1,00 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

El nmero de secciones y subsecciones obedece al nmero de dependencias y grupos

creados por acto administrativo y los niveles jerrquicos en que se encuentren

Seleccione una:
 Verdadero
Falso

Retroalimentacin

La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 10

Correcta
Punta 1,00 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

Analice e indique si es correcta la codificacin propuesta para estas unidades documentales

que se encontraron en las TRD de la entidad

230.50 Historias Laborales

Respuesta 1
230.50.08 Historias Laborales jubilados

110.01 Proyectos
Respuesta 2
110.01.01.01 Proyecto Obras Civiles parque La 93

Retroalimentacin

Respuesta correcta

Comentario. Los expedientes no se reflejan en la TRD para este caso el nombre de

Proyecto Obras civiles Parque La 93 se identifica como un expediente. La subserie asociada
a este expediente poda ser: PROYECTOS URBANOS

Comentario Las HL, se pueden subdividir en varias subseries como aqu aparece
registrado, lo que no se debe indicara es por ejemplo Historia Laboral Jubilado Marcos
Flrez Vega.
La respuesta correcta es: 230.50 Historias Laborales
230.50.08 Historias Laborales jubilados VERDADERO, 110.01 Proyectos
110.01.01.01 Proyecto Obras Civiles parque La 93 FALSO

Pregunta 11

Incorrecta
Punta 0,00 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

La Contralora Departamental de Nario, levant un hallazgo en la Oficina de Control

Interno Disciplinario de la Gobernacin de este departamento, porque al revisar los
expedientes relacionados con procesos disciplinarios evidenciaron que estos, no contenan
su respectiva hoja de control. Al despacho del seor Gobernador Camilo Romero, fue
llamado usted seor estudiante que ejerce como Coordinador del rea de archivo para que
soportar si el hallazgo aplica o no a la entidad y dar respuesta a este ente de control.

Si est de acuerdo y reconoce que el hallazgo es VERDADERO

Si su decisin es que no aplica este hallazgo es FALSO

Seleccione una:
Verdadero

Falso

Retroalimentacin

La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 12

Incorrecta
Punta 0,00 sobre 1,00
 Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

1. El hospital San Juan de Dios de la ciudad de Armenia, inici el proceso de

organizacin de sus historias clnicas y posterior digitalizacin.

Al Director del Proyecto de la empresa que gan la invitacin pblica se le comunic que
en la reunin del Comit Interno de Archivo del pasado 1 de octubre de 2017, se haba
decidido que los expedientes de los pacientes que con antelacin al ao 2002 que no
hubiesen tenido ms atenciones mdicas los podan eliminar y dejar el registro del
levantamiento del inventario documental.

Se encuentra acorde esta decisin?

Si est de acuerdo VERDADERO

Si no est de acuerdo FALSO

Seleccione una:
Verdadero

Falso

Retroalimentacin

Comentario. La Resolucin 839 de 2017, seala que la historia clnica debe retenerse y
conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo mnimo de quince (15) aos,
contados a partir de la fecha de la ltima atencin.

La respuesta correcta es 'Verdadero'

Pregunta 13

Correcta
Punta 1,00 sobre 1,00
 Marcar pregunta

Enunciado de la pregunta

El 6 de octubre de 2014 la Fiscala declar crimen de lesa humanidad el asesinato del

catedrtico de la Universidad de Antioquia Hctor Abad Gmez, ocurrido en agosto de
1987. Aunque los trminos ya haban prescrito, el ente investigador determin que el
asesinato fue parte de un plan sistemtico, generalizado y organizado contra defensores de
derechos humanos. La Fiscala tiene pruebas de que el homicidio de Abad Gmez fue
ordenado por Carlos y Fidel Castao y, como en otros casos, hubo colaboracin de
miembros de la Fuerza Pblica cercanos a los paras

Texto tomado de http://www.eltiempo.com/archivo/documento/CMS-14717255

Recuperado el 1 de octubre de 2017.

De acuerdo a la nueva resolucin expedida por MinSalud, cul debe ser el resultado de la
valoracin y disposicin final de la historia clnica del mdico y defensor de los derechos
humanos?

Seleccione una:
a. Donar

b. Conservar
Comentario Resolucin 839 de 2017 seala que si al momento de tener en custodia una
historia clnica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con delitos de lesa
humanidad, la conservacin ser permanente, lo cual deber garantizar la entidad a cuyo
cargo se encuentre la custodia, utilizando para tal fin los medios que considere necesarios.
c. Eliminar
d. Seleccionar

Retroalimentacin

Respuesta correcta

La respuesta correcta es: Conservar

Pregunta 14

Parcialmente correcta
Punta 0,80 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

Identifique las posibles series o subseries documentales

Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades a su cargo y sobre las Respuesta
anormalidades que se presenten. 1

Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los
Respuesta
sistemas de informacin del Hospital y recomendar los correctivos que sean
2
necesarios.

Verificar y evaluar el Sistema de Control Interno, la sostenibilidad y el

mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad,
su nivel de desarrollo e implementacin y el grado de efectividad, en Respuesta
cumplimiento de los fines y objetivos institucionales de acuerdo con la 3
normatividad vigente levantar las actividades para el cumplimiento del
Sistema.

Cumplir con las funciones especficas relacionadas con el rol de auxiliar en los Respuesta
procesos a desarrollar. 4

Actuar de Secretario de la Junta Directiva, con derecho a voz, pero no a voto Respuesta 5

Retroalimentacin

Respuesta parcialmente correcta.

Ha seleccionado correctamente 4.
La respuesta correcta es: Presentar informes sobre el desarrollo de las actividades a su
cargo y sobre las anormalidades que se presenten. INFORMES DE GESTIN, Verificar
los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de
informacin del Hospital y recomendar los correctivos que sean necesarios.
AUDITORIAS INTERNAS, Verificar y evaluar el Sistema de Control Interno, la
sostenibilidad y el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin y Control de
Calidad, su nivel de desarrollo e implementacin y el grado de efectividad, en
cumplimiento de los fines y objetivos institucionales de acuerdo con la normatividad
vigente levantar las actividades para el cumplimiento del Sistema. PLAN ANUAL
AUDITORIA, Cumplir con las funciones especficas relacionadas con el rol de auxiliar en
los procesos a desarrollar. NA, Actuar de Secretario de la Junta Directiva, con derecho a
voz, pero no a voto ACTAS JUNTA DIRECTIVA

Pregunta 15

Parcialmente correcta
Punta 0,67 sobre 1,00

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Enunciado de la pregunta

Identifique las posibles agrupaciones documentales

Orientar, gestionar y efectuar acompaamiento tcnico a los proyectos Respuesta

administrativos que requieran de infraestructura tecnolgica 1

Trabajar en equipo con la Coordinacin Acadmica para el logro de los Respuesta

objetivos institucionales 2

Registrar los llamados de atencin, reconocimientos al personal y cambios que Respuesta

afecten la gestin administrativa de los docentes 3

Llevar control estricto del inventario de las herramientas y equipo que se Respuesta
encuentren bajo su responsabilidad. 4

Gestionar los registros necesarios que permitan la trazabilidad del archivo Respuesta
institucional. 5
Levantar el programa de la infraestructura locativa para mantener en ptimas Respuesta
condiciones de funcionamiento y al servicio de los usuarios 6

Retroalimentacin

Respuesta parcialmente correcta.

Ha seleccionado correctamente 4.
La respuesta correcta es: Orientar, gestionar y efectuar acompaamiento tcnico a los
proyectos administrativos que requieran de infraestructura tecnolgica ASESORIAS
TECNICAS, Trabajar en equipo con la Coordinacin Acadmica para el logro de los
objetivos institucionales NA, Registrar los llamados de atencin, reconocimientos al
personal y cambios que afecten la gestin administrativa de los docentes HISTORIA
LABORAL, Llevar control estricto del inventario de las herramientas y equipo que se
encuentren bajo su responsabilidad. INVENTARIO CARTERA PERSONAL, Gestionar
los registros necesarios que permitan la trazabilidad del archivo institucional.
PROGRAMA GESTIN DOCUMENTAL, Levantar el programa de la infraestructura
locativa para mantener en ptimas condiciones de funcionamiento y al servicio de los
usuarios PROGRAMA DE MANTENIMIENTO