TITULO II

FORMACION DE EXPEDIENTE
EXPEDIENTES
ARTICULO 136
Los auxiliares jurisdiccionales son responsables de Ia formacin, conservacin y
seguridad de los expedientes. Cuidarn, adems, de la numeracin correlativa y
sin interpolacin de los folios, que las actas que contienen actuaciones judiciales
sean suscritas por el juez y por los que intervengan en ellas, dando fe de la
veracidad de su contenido y las dems responsabilidades que la ley les seala.
La interpolacin en Ia numeracin correlativa solo es procedente por resolucin
autoritativa del juez y bajo su responsabilidad.
CONCORDANCIAS:
CPC arts.54, 122,125, 137, 138,139, 140.
LEY 27444 art. 153.
LOPJ: arts.: 169, 170, 173, 266 INC 11, 16.

COMENTARIO
Los expedientes son legajos de folios que se forman mediante la agregacin
cronolgica de los escritos, documentos, actas y dems diligencias producidas por
los sujetos del proceso, sus auxiliares y los terceros.
Para el artculo 169 de la Ley Orgnica del Poder Judicial el expediente judicial
contiene las piezas escritas del proceso, agregadas sucesivamente y en orden de
presentacin, con las que se forma un solo cuerpo foliado con nmero y letras.
Puede existir un expediente principal y expedientes accesorios, denominados
incidentes o cuadernos, que eventualmente se incorporan o no al expediente
principal.
Los cuadernos contienen incidencias del proceso, en las cuales se plantean,
prueban y deciden las alegaciones en que se funda la pretensin del actor y la
oposicin del demandado, por citar, la interposicin de una excepcin en un
proceso de conocimiento, constituye una incidencia que se discute en cuaderno
aparte.
En el caso de acumulacin de procesos, a que se refiere el artculo 89, existen
tantos expedientes principales como procesos acumulados, debiendo aquellos
reunirse materialmente en un expediente nico, salvo que el trmite simultneo
resulte difcil por la naturaleza de las cuestiones planteadas.
La norma regula que la interpolacin en la numeracin correlativa solo es
procedente por resolucin autoritativa del juez y bajo su responsabilidad.
No existe referencia con relacin a la posibilidad del desglose de escritos o
documentos del proceso, sin embargo, el juez podra autorizar ello, dejando
constancia de las piezas desglosadas y de la foja en que se encuentra la resolucin
que dispuso el desglose, pero sin que ello altere la foliatura del expediente, en el
caso de existir actuaciones posteriores a aquellas piezas
La formacin, conservacin y seguridad de los expedientes est bajo la
responsabilidad de los auxiliares jurisdiccionales; sin embargo, esa custodia
podra ser vulnerada producindose la prdida o extravo de este, situacin que
es pasible de una sumaria investigacin por los mecanismos internos de control,
tal como lo regula el artculo 140 del Cdigo. Al respecto, por Resolucin
Administrativa
Ne 032-94-CE-PJ del 14 de abril de 1994 se regula el procedimiento para la
recomposicin de los expedientes perdidos o extraviados, total o parcialmente.
Cuando hayan transcurrido quince aos de la ejecucin de la sentencia los
secretarios respectivos, previo mandato judicial, procedern a eliminar todo
expediente archivado, seala la dcimo novena disposicin complementaria del
Cdigo Procesal.
Solo por orden del juez y a pedido de la autoridad universitaria correspondiente,
los auxiliares jurisdiccionales pueden proporcionar, por breve trmino, los
expedientes fenecidos a los graduandos, salvo autorizacin escrita de las partes o
de sus sucesores, los expedientes que se refieran a la intimidad personal o familiar,
no pueden ser entregados para fines de prctica forense ni para otros uso de
universitarios. Ver en ese sentido lo regulado en la disposicin complementaria
dcimo novena del Cdigo Procesal.
En materia de ofrecimiento y actuacin de medios de prueba, debe tenerse en
cuenta que no resulta procedente el ofrecimiento de expedientes administrativos
o judiciales en trmite. En este caso, la parte interesada puede presentar copias
certificadas de este. Si se ofrece como medio probatorio un expediente fenecido,
debe acreditarse su existencia con documento (ver el artculo 24O del CPC)
CUSTODIA DEL EXPEDIENTE
ARICULO 137
El expediente se conserva regularmente en Ia oficina del secretario de juzgado, o
de Ia secretara de la sala o en Ia oficina del juez Et expediente podr ser
trasladado a un lugar distinto solo en los casos previstos por Ia ley o por
resolucin autoritativa del juez, fijndose el plazo respectivo.
CONCORDANCIAS:
C.P.C. arts. 136, 138, 140.
LOPJ.: art. 130, 171, 259, 265, 266 inc. 11.

COMENTARIO
La norma hace referencia al lugar donde se conserva fsicamente el expediente.
La organizacin clsica de la institucin judicial permita que los expedientes se
conservaren, por lo regular, en la oficina del secretario de juzgado, en la
secretara de la sala o en la oficina del juez; sin embargo, algunas reparticiones
judiciales organizadas bajo un sistema corporativo, conservan la custodia de los
expedientes en archivos modulares que pueden ser transitorios o definitivos. Una
vez concluido el proceso o transcurrido un lapso, sin que en l se realice trmite
alguno, se dispone el archivo provisional del expediente, medida que tiende no
solo a descongestionar los anaqueles de las oficinas sino tambin a la mejor
conservacin de aquellos.
Sea en uno u otro sistema de organizacin, los expedientes deben permanecer en
las respectivas oficinas y casilleros, a fin de posibilitar su examen por las partes,
sus auxiliares, abogados y peritos.-En ese sentido, la Ley Orgnica del
Poder Judicial dispone la permanencia de los expedientes en el despacho judicial
(ver los artculos 171 y'174). Excepcionalmente los expedientes podrn ser
trasladados a un lugar distinto, solo en casos previstos por la ley o por
autorizacin del juez, mediante resolucin; por citar, en el caso de la redaccin
de escrituras pblicas, el juez puede disponer el retiro del expediente, debiendo
fijar el plazo dentro del cual debern ser devueltos, bajo responsabilidad
funcional del notario comisionado.
La custodia del expediente tambin debe extenderse a los documentos valorados
que aparecen insertados en l: vase el caso de los certificados de depsitos
judiciales. A travs de la Resolucin Administrativa Ne 192-SE-TP-CME-PJque
aprueba la Directiva NE 08-2000-TP-SE-CME-PJ, se disea una cartilla operativa
para la administracin del certificado de depsito judicial, en los procesos
concluidos y en trmite
En relacin a la responsabilidad por la conservacin y custodia de los expedientes,
el inciso 11 del artculo 266 de la Ley Orgnica del Poder Judicial, bajo el modelo
de organizacin tradicional de los juzgados, seala como deber del secretario del
juzgado 'Vigilar la conservacin de los expedientes y los documentos que giran a
su cargo, siendo responsables por su prdida, mutilaciones o alteraciones, sin
perjuicio de las responsabilidades del personal auxilia/';sin embargo, existen
algunas dependencias judiciales que se desarrollan bajo una organizacin
diferente, como la corporativa, donde la custodia del expediente est asignada al
responsable del archivo, quien tiene el deber de velar por la conservacin de este.
EXAMEN DE LOS AUTOS
ARTICULO 138
Las partes, sus abogados y sus apoderados pueden examinar los expedientes
judiciales en el local en que se conservan, pudiendo tomar nota de su contenido.
CONCORDANCIAS:
CPC arts. 136,137, 139.
LOPJ arts. 130, 171, 174,259 inc. 10, 266 inc. 10 y 11
D. LEG 823 arts. 52, 110.

COMENTARIO
1. En la difusin de la actividad procesal concurren dos posiciones: la publicidad
y el secreto.
Nuestro Cdigo se orienta por la primera, sin embargo, debemos precisar que la
difusin de la actividad procesal responde a ciertos grados, encontrndose dentro
de ese orden al estudio de autos.
Un primer nivel de la publicidad es el hecho que cualquier persona puede conocer
del proceso a travs de las audiencias; el proceso puede difundirse a cualquier
persona que demuestre inters legtimo, en el mismo, aunque no sea parte, como
sera el caso de cualquier abogado oficioso (ver el artculo 81 del CPC); el proceso
solo es accesible a las partes, Sus asesores, defensores, representantes, en una
amplia publicidad para las partes; por ltimo, existe la alterativa de la publicidad
restringida, que permite que el proceso solo sea de entrega a las partes y sus
patrocinantes, pero exclusivamente cuando tengan una intervencin directa e
inmediata en la actividad procesal.
Frente a estas sucesin, el artculo en comentario responde coherentemente a la
posicin publicista que ha optado el Cdigo, al permitir que el proceso sea
accesible, con amplia publicidad para las partes; sin embargo, constituye una
excepcin a esta publicidad, que las deliberaciones y votaciones de los tribunales
como cuestiones puramente internas de estos se realicen en reserva (ver los
incisos 2 y 3 del artculo 263; inciso 11 del artculo 259; e inciso 3 del artculo
266de la LOPJ). Consecuencia de lo dicho es que todos los empleados judiciales
deben evitar que las partes conozcan los resultados de las decisiones antes que
ellos oficialmente existan.
2. La norma hace referencia a las personas habilitadas para la consulta de
expedientes judiciales.
Las partes, abogados y sus apoderados son los llamados a examinar los
expedientes judiciales en la sede donde se conservan. En ese mismo sentido, la Ley
Orgnica del Poder Judicial (ver el artculo 171) regula el acceso a los expedientes
en giro.
A pesar que la norma no lo prohbe, la casustica permite que solo los abogados
acreditados en el proceso pueden tener acceso al expediente, salvo que la parte
autorice expresamente el estudio del proceso a otro abogado que no sea el
inicialmente acreditado.
Este estudio permite a las personas habilitadas a tomar nota de su contenido; en
este sentido, tambin se advierte de la casustica que algunas sedes judiciales
permiten el acceso de material flmico, fotogrfico, magnetofnico y dems
formas de reproduccin porttil; sin embargo, en otras dependencias la toma
denotas se restringe al uso clsico del papel y lpiz.
EXPEDICION DE COPIAS
ARTICULO 139
Los secretarios de sala y de juzgado entregan copias simples de las actas de las
actuaciones judiciales concluidas a los intervinientes en ellas que lo soliciten. En
cualquier instancia, a pedido de parte y previo pago de la tasa respectiva, el juez
ordenar de plano la expedicin de copias certificadas de los folios que se
precisen.
La resolucin que ordena la expedicin de copias certificadas precisar el estado
del proceso y formar parte de las copias que se entregan. En la misma resolucin
el juez podr ordenarse expidan copias certificadas de otros folios.
Concluido el proceso, cualquier persona podr solicitar copias certificadas de
folios de un expediente. El juez puede denegar el pedido en atencin a la
naturaleza personalsima de Ia materia controvertida.
CONCORDANCIAS:
CPC. Arts. 138, 198,240, 640.
LOPJ. Arts. 10, 259 inc. 13

COMENTARIO
La norma permite que los auxiliares jurisdiccionales otorguen copias de las
actuaciones judiciales, distinguiendo para ello, si el proceso est en giro o ha
concluido.
Solo en este ltimo supuesto "cualquier persona podr solicitar copias
certificadas de los folios de un expediente", sin embargo, dicho pedido podra ser
denegado en atencin a la naturaleza personalsima de la materia controvertida.
En la expedicin de copias concurren dos tipos: las simples y las certificadas; estas
ltimas son expedidas previo pago de la tasa respectiva. A pesar de que la norma
no lo seala, el secretario del proceso certificar las copias. La expedicin de
copias certificadas debe precisar el estado del proceso sin emitir apreciacin al
respecto.
En relacin a la eficacia probatoria de las copias, debemos tener presente que la
copia del documento pblico tiene el mismo valor que el original, si est
certificada por auxiliar jurisdiccional respectivo, notario pblico o fedatario,
segn corresponda (ver el artculo 235 del CPC). Se puede ofrecer el cotejo de la
copia de un documento pblico con su original (artculo 255 del CPC).
Cuando el proceso ha concluido o transcurrido un lapso sin que en l se realice
trmite alguno, se dispone el archivo del expediente. En estos casos, por mandato
expreso y escrito del juez, el funcionario encargado del archivo expide testimonios
o copias certificadas de los expedientes y dems documentos que se encuentren
en l. El juez puede denegar el pedido en atencin a la naturaleza personalsima
de la controversia.
RECOMPOSICIN DE EXPEDIENTES
ARTICULO 140
En caso de prdida o extravo de un expediente, el juez ordenar una investigacin
sumaria con conocimiento de la Oficina de Control de la Magistratura del Poder
Judicial. De ser el caso, ordenar su recomposicin de oficio o a pedido de parte,
quedando estas obligadas a entregar, dentro de tercer da, copias de los escritos
y resoluciones que obren en su poder. Vencido el plazo y con las copias de los
actuados que tenga en su poder, el juez las pondr de manifiesto por un plazo de
dos das, luego del cual declarar recompuesto el expediente.
Si apareciera el expediente, ser agregado al rehecho.
CONCORDANCIAS:
CPC. arts. 136, 137, 138, 139.
LOPJ arts. 169, 266 inc. 11.
LEY 2744 art.153 inc.4.

COMENTARIO
La norma regula el supuesto de reconstruccin de expedientes bajo dos supuestos:
el extravo o la prdida, no contemplando la posibilidad del deterioro de este por
caso fortuito, como condicionante para su recomposicin, sin embargo, la Res.
Administrativa Ne 032-94-CE-PJ s lo contempla.
Comprobada la desaparicin del proceso el juez ordenar su reconstruccin, la
que debe efectuarse de conformidad con las pautas que establece el artculo en
comentario.
La recomposicin del expediente se inicia con la providencia que dispone la
reconstruccin, la que puede ser total o parcial, segn hayan desaparecido todas
las piezas integrantes del expediente principal o uno o ms de sus cuerpos o
cuadernos.
Cabe sealar que el procedimiento de reconstruccin no configura un nuevo
proceso, por lo tanto, en la hiptesis de aparecer el expediente extraviado
corresponde atenerse a las constancias de este y no a las que obran en las
actuaciones reconstruidas. La norma en comentario al referirse a la aparicin del
expediente dispone que se agregue al rehecho.
La recomposicin de expedientes es materia de regulacin por la Resolucin
Administrativa Ne 032-94-CE-PJ del 7 de mayo de 1994. Antes se rega estos actos
por la circular recada en el Acuerdo de Sala Plena del 7 de noviembre de1974.
Segn la referida resolucin administrativa, se considerar perdido o extraviado
total o parcialmente un expediente, o cualquiera de sus cuadernos, si luego del
requerimiento hecho por cualesquiera de las partes, este no apareciese, en cuyo
caso, el solicitante pondr este hecho en conocimiento del juez, quien ordenar se
d razn, dentro del tercer da, por el secretario y por los dems auxiliares
eventualmente responsables, y Conforme a lo informado, dispondr una Sumaria
investigacin, con conocimiento de la Oficina de Control de la Magistratura del
Poder Judicial.
Como seala la citada Resolucin Administrativa Ne 032-94-CE-PJ, uno de los
efectos que genera la declaracin de recomposicin del expediente, es la
Suspensin de los trminos y actos procesales en el proceso; sin embargo, si
estuviere pendiente alguna diligencia que de no efectuarse conllevara grave
perjuicio al interesado, ella se realizar conforme a la documentacin existente,
dejando expresa constancia de las especiales circunstancias por las cuales dicha
diligencia se realiza.