Administracin de proyectos

Introduccin

En la realizacin de cualquier proyecto, el analista de este tiene una gran importancia

ya que es el quien generalmente asume la direccin del proyecto encargndose as
de proveer el recurso y el personal necesario as como tambin tomo un papel
importante en la toma de decisiones las cuales ayudan a que el proyecto cumpla con
los objetivos propuestos. Es por esta razn que es muy importante que el analista
este familiarizado con la administracin de proyectos y todas las tcnicas y
herramientas que la componen, y que le facilitarn su labor al trabajar en un proyecto.

Administracin de proyectos
La administracin de proyectos es el proceso por el cual se planifica, dirige y controla
el desarrollo de un sistema aceptable con un costo mnimo y dentro de un perodo de
tiempo especfico.

Situacin actual del entorno

La actividad ms importante que se realiza en una empresa u organizacin es tomar
decisiones. Segn el esquema de Forrester, no por clsico menos vigente, las tres
fases de toda decisin son: informacin, decisin y accin.

La primera refleja la necesidad de tener la mxima informacin para una adecuada

toma de decisiones, la segunda establece las acciones necesarias para elegir la mejor
alternativa, y la tercera est conformada por las actividades necesarias para implantar
tal alternativa.

Para calibrar la importancia que la captacin y estructuracin de la informacin tiene

para una adecuada toma de decisiones en la empresa deber llevarse a cabo lo que
podemos denominar anlisis de la informacin. Este anlisis consistir en
determinar cules son los diferentes factores que afectan a la toma de decisiones en
la empresa, es decir, qu tipos de factores existen en la empresa que influyan en sus
decisiones. Una vez identificados dichos factores, hay que plantearse cmo
estructurarlos de forma apropiada y qu criterio o mtodo de clasificacin de estos
factores es conveniente utilizar.

El entorno es algo que puede influir en las acciones que llevemos a cabo. Por eso
habr que tenerlo en cuenta si queremos asegurar que esas acciones tengan una
alta probabilidad de alcanzar el xito. Resulta fundamental analizar el entorno en el
que nos vamos a mover.

En el desarrollo de un proyecto empresarial habr que analizar los factores del

entorno en el que va a actuar la empresa:

Del entorno general:

- Factores econmicos
- Factores socioculturales
- Factores polticos y administrativos
- Factores tecnolgicos

Del entorno especfico:

- Factores relativos a los clientes
- Factores relativos a la competencia
- Factores relativos a los proveedores

Para realizar este anlisis necesitamos en primer lugar RECOPILAR

INFORMACIN de cada uno de los factores que inciden en ese entorno. La tarea es
difcil puesto que no siempre esta informacin est disponible. A veces hay que
investigar y realizar un gran esfuerzo para definir una simple estimacin de cmo
son las cosas. En cualquier caso, tener esa estimacin, tener conocimiento de las
circunstancias que nos rodean, incluso aunque sea un conocimiento aproximado,
resulta esencial para poder tomar posteriormente decisiones fundadas.

Qu informacin tengo que obtener para poder despus analizar la situacin?

FACTORES ECONMICOS
Habr que tener en cuenta las circunstancias econmicas del entorno general.
Indudablemente no ser lo mismo montar un negocio en poca de expansin
econmica que en poca de crisis.
En qu momento estamos? Hay confianza en el futuro? Los consumidores, las
empresas estn dispuestos a gastar y a invertir? Es fcil obtener dinero?

FACTORES SOCIOCULTURALES
Qu relacin existe entre los hbitos sociales y culturales y las necesidades que yo
pretendo satisfacer con mi negocio? Cmo esperamos que evolucione en el
futuro?

FACTORES POLTICOS Y ADMINISTRATIVOS

Existen normas de la Administracin, directrices polticas, etc. que interfieran con
la actividad que pretendo desarrollar en mi negocio? Hay normas que estimulan
satisfacer la necesidad que yo atiendo con mi negocio? Hay normas que combaten
la satisfaccin de la necesidad que yo atiendo con mi negocio?

FACTORES TECNOLGICOS
La tecnologa puede cambiar la manera de satisfacer muchas necesidades. Hay que
prestar atencin a los cambios tecnolgicos puesto que pueden provocar la
obsolescencia de las soluciones que se han ideado para satisfacer determinadas
necesidades. Hay que preguntarse si la evolucin de la tecnologa puede desfasar
la idea de mi negocio y en qu plazo.

FACTORES RELATIVOS A LOS CLIENTES

Los clientes son los que van a pagar por lo que les ofreceremos.
Es necesario realizar un estudio concienzudo del perfil de los clientes potenciales de
nuestro negocio. Habr que conocer todo sobre nuestros clientes: dnde estn,
quines son, cuntos son, cunto gastan, por qu compran o no compran, dnde
compran, a quin compran, qu echan en falta, etc. etc.

En este punto debemos tener una idea de cunto dinero hay en juego en el sector
en el que queremos entrar. Hay que definir el volumen de mercado o tamao de
mercado para hacerse despus una idea de la parte del mismo que nos podemos
"comer". Expresado en porcentaje eso ser nuestra cuota de mercado.

Al investigar y analizar los factores relativos a nuestros futuros clientes, estamos

analizando el mercado, una parte del mercado en concreto: la demanda.

FACTORES RELATIVOS A LA COMPETENCIA

En este punto debemos obtener informacin de la otra parte del mercado: la oferta.
Se trata de analizar la naturaleza de la oferta que pretende atender a la demanda.
Habr que conocer quines son aquellos con los que habr que competir: donde
estn, quienes son, cuntos son, cuanto venden, etc. etc.

Hacer un estudio de mercado es precisamente esto: investigar y determinar a

aquellos que intervienen en un mercado: los demandantes y los oferentes.
Hacer un estudio de mercado es difcil porque no siempre la informacin est al
alcance del pblico. En ocasiones hay que obtenerla mediante estudios directos y
costosos o a travs de estimaciones ms o menos precisas.

FACTORES RELATIVOS A LOS PROVEEDORES

Tambin hay que obtener informacin de los proveedores que voy a necesitar. Debo
saber quines son, donde estn, qu condiciones imponen, qu niveles de precio
tienen, etc. (ProyetEmpresarial, 2017)

Fundamentos
Hoy en da contamos con innumerables herramientas para la administracin de
proyectos, pero es desde hace poco que se han ido analizado por parte de los
investigadores operacionales los problemas gerenciales asociados con los mismos.
La estructura desagregada del trabajo, los paquetes de trabajo, los diagramas de red,
los diagrama de Gantt, y las redes pert/cpm constituyen recursos necesarios para
completar la actividad en el menor tiempo posible y con el mnimo de fallas.

En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la

programacin sea difcil, pero estos mtodos nos ayudan a identificar los instantes
del proyecto en que estas restricciones causarn problemas y de acuerdo a la
flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no crticas, permite
que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.

Es importante que los nuevos administradores conozcan todos estos aspectos,

debido a que un factor de xito muy importante para las organizaciones y garantiza
que se logren los objetivos del proyecto en el tiempo previsto y con el presupuesto
asignado, y entender que la administracin de los nuevos tiempos tiene que saber
enfrentar los nuevos retos a medida que se organizan y controlan los proyectos
individuales.

Etapas de la administracin de proyectos

El desarrollo de proyectos constituye un elemento fundamental del proceso general
de planeacin, no slo por su relacin directa con la fase de programacin, de la que
forma parte; sino sobre todo, porque en los proyectos se reproducen integralmente
las diferentes fases del proceso antes mencionado: diagnstico, programacin,
discusin-decisin, formulacin y seleccin de alternativas, instrumentacin y
evaluacin; aunque su denominacin sea diferente: origen y antecedentes;
planteamiento del problema; ubicacin y justificacin; objetivos y metas o preguntas
de investigacin e hiptesis; acciones, medios y estrategias o diseos de
investigacin; recursos humanos y organizacin; infraestructura disponible;
previsiones de instrumentacin, evaluacin y control.

Idea del proyecto

Estudio de identificacin

Perfil del proyecto

Estudio de factibilidad

Ejecucin del proyecto

Idea del proyecto

La creacin de un proyecto surge con la idea para satisfacer una necesidad mediante
la creacin de un bien o servicio, aprovechando la necesidad existente en un
mercado. Cualquier persona puede imaginarse como generar un servicio o un bien al
notar una necesidad. Es as como surgen los proyectos. En esta parte se le da nombre
al proyecto, objetivo general y especfico, justificacin, descripcin del proyecto, se
estiman inversiones globales y posibles financiamiento, ya sean propias o externas.

Estudio de identificacin

La identificacin de la idea de un proyecto, responde bsicamente a las preguntas

Qu producir? Y Para quin producir?, cuyas respuestas involucran aspectos de
mercado tales como demanda y oferta, precio, etc.

Investigacin del Mercado

Por su carcter preliminar, constituye un sondeo de mercado, antes de

Incurrir en costo innecesario, se decide si conviene continuar con las fases

siguientes del estudio del proyecto.

Por medio de este sondeo del mercado, se deber investigar si existe demanda

aPrecios
sus costos.
muy altos con relacin
insatisfecha, la cual puede evidenciar por medio de los siguientes indicadores:

Precios muy altos con relacin a sus costos

 La existencia de controles de costos

La existencia de razonamiento

Capacidad instalada ociosa

Perfil del proyecto

Un perfil de proyecto es una descripcin simplificada de un proyecto. Adems de

definir el propsito y la pertenencia del proyecto, presenta un primer estimado de las
actividades requeridas y de la inversin total que se necesitar, as como de los costos
operativos anuales, y, en el caso de proyectos destinados a la generacin de
ingresos, del ingreso anual.

El perfil es una descripcin simplificada en varios sentidos; los costos pueden no estar
an bien definidos, los tems menores pueden excluirse y los supuestos en cuanto a
la demanda del resultado de la inversin - sea sta una infraestructura destinada al
cuidado de los nios, un puente, o vegetales enlatados - son probablemente solo eso:
supuestos.

Elementos:

Antecedentes

Inversin

Costos operativos e ingresos por actividad

Costos generales y de mantenimiento

Estimado preliminar y de viabilidad

Estimado preliminar sobre los beneficiarios

Estudio de factibilidad

El estudio de factibilidad es un instrumento que sirve para orientar la toma de

decisiones en la evaluacin de un proyecto y corresponde a la ltima fase de la etapa
pre-operativa o de formulacin dentro del ciclo del proyecto. Se formula con base en
informacin que tiene la menor incertidumbre posible para medir las posibilidades de
xito o fracaso de un proyecto de inversin.

Ejecucin del proyecto

La ejecucin del proyecto va a depender del espritu emprendedor de quien lo est

ejecutando, este debe tener capacidad para llevar un grupo de trabajo adelante,
discutir el proyecto. Es importante que quien ejecuta el proyecto haya participado de
la elaboracin del mismo.

Metodologa de la administracin de proyectos

La metodologa de un proyecto es el conjunto de procedimientos para la planificacin
y gestin de todos los componentes del mismo. Desde la gestin de recursos hasta
la coordinacin del equipo de trabajo o la relacin con todos los interesados en los
resultados del mismo.

Existen muchos tipos de metodologa de un proyecto, sin embargo, se suelen seguir

unos pasos bsicos para todo tipo de proyectos. En este artculo explicamos de forma
sencilla cmo hacer la metodologa de un proyecto para que tu gestin y resultados
sean lo ms eficaces posibles. (Recursos en Project Management, 2017)

Metodologas con enfoque tradicional

Las metodologas de gestin de proyectos tradicionales son bastante habituales en el

mbito industrial o construccin, y consiste en dividir el proyecto en diferentes
procesos que se ejecutan de forma secuencial hasta conseguir los objetivos del
proyecto o la fase. Estos procesos son:

Inicializacin: definicin inicial del proyecto y fase, junto con la aprobacin de

su inicio.

Planificacin: desarrollo de los diferentes planes de gestin

Ejecucin: realizacin de las tareas planificadas en la fase anterior con objeto

de completar los entregables
 Seguimiento y control: supervisin de las tareas ejecutadas, comparacin con
la planificacin (lneas base), y definicin y aplicacin de contramedidas en
caso de desviaciones.

Cierre: finalizacin de la fase o proyecto, bien por haber conseguido la

aprobacin del conjunto de entregables, por no ser posible conseguir estos, o
porque el proyecto ha dejado de tener motivo de ser. Esta finalizacin formal
conlleva la liberacin de los recursos que participaban del proyecto y la
realizacin realimentacin del proceso con las lecciones aprendidas.

Fjate que se est hablando indistintamente de fase o proyecto, esto es as debido

al concepto de ciclo de vida del proyecto. Esto es la divisin del proyecto en fases,
de tal forma que este se ejecuta de forma secuencial, acercndonos de forma
progresiva al objetivo final a travs de la consecucin de los objetivos parciales de
cada fase. Existen diferentes asociaciones que desarrollan, forman, y certifican en
esta metodologa como el PMI (ir a la pgina del PMI) o el IPMA (ir a la pgina del
IPMA), siendo la certificacin ms conocida la del PMP

Metodologa PRINCE 2

A diferencia del enfoque tradicional, esta metodologa de gestin de proyectos

est basada en el producto, por lo que sus procesos se centran en obtener
resultados concretos ms que en la planificacin de las actividades. De forma
similar a la metodologa anterior, est tambin divide en diferentes procesos:

Puesta en marcha: descripcin del proyecto, equipo, enfoque, y objetivos

del proyecto o fase.

Iniciacin: preparacin y acuerdo del business case del proyecto o fase

 Planificacin: planificacin de los diferentes aspectos del proyecto o fase

Direccin: determinacin de la forma en que se controlar el proyecto o

fase, autorizaciones, y planificaciones de las siguientes fases

Control de las fases o etapas: igual que en la metodologa anterior el

proyecto puede estar dividido en fases, por lo que se deben supervisar y
presentar los resultados de cada una de estas fases.

Gestin de las prximas fases: definicin de lo que debe realizarse al final

de cada fase y planificacin de las siguientes. Tambin se define la forma
de actuar y se actualiza el plan en caso de haberse superado los niveles de
tolerancia de la fase.

Administracin de los entregables: acuerdo y definicin de requisitos de

aceptacin para los entregables, incluyendo contenido, coste, recursos, y
fechas.

Cierre: actividades de cierre del proyecto y asignacin formal de este a los

responsables de sus ltimos detalles. Incluye la evaluacin formal.

Metodologa AGILE

Las metodologas de gestin de proyectos basadas en AGILE son ampliamente

usadas en el sector IT y proyectos de organizacin empresariales, que tiene como
principal virtud la flexibilidad y capacidad de modificar el producto a lo largo del
proyecto, ya que estos se van usando al mismo tiempo que se desarrollan. Esta
metodologa est promovida por el por el Agile

Esta metodologa se basa en dividir el proyecto en fases (sprints), el resultado de las

cuales es un producto con una serie de funcionalidades que ya permiten que este sea
usado. Estas fases se suceden hasta haber conseguido el total de las funcionalidades
definidas para el producto. De forma esquemtica estas fases se componen de lo
siguiente:

Inicio: se escoge del total de objetivos del producto aquellos que sern
implementados en el sprint, debiendo ser capaces de generar un producto
 funcional. En base a estos objetivos se define la duracin del sprint (entre una
semana y un mes), y las tareas que lo componen.

Desarrollo del sprint: el equipo del proyecto planifica y ejecuta las tareas, las
cuales se van supervisando en reuniones diarias donde se miran las tareas
ejecutadas, en curso, y pendientes, as como posibles impedimentos y
restricciones.

Cierre: al final del sprint se revisa que se hayan completado las tareas y
objetivos definidos al inicio mediante la presentacin de un producto funcional.
El ensayo de este producto por parte del cliente puede hacer variar los
objetivos del proyecto o su prioridad.

La posibilidad de tener un producto funcional y utilizable al final de cada sprint permite

ir ajustando los objetivos del proyecto, y por tanto asegurar mejor que el producto final
cumplir con las expectativas del usuario. A parte, la comercializacin de estos sprints
permite avanzar los ingresos generados por el proyecto, mejorando su rentabilidad.

Dentro de estas metodologas se encuentra el Extrem Manufacturing que combina

Scrum con Kanban y Kaizen.

Las metodologas de gestin de proyectos presentadas hasta el momento son las

aplicadas a proyectos dentro del mbito ms industrial o tradicional (quizs menos en
el caso de AGILE que se usa mucho en desarrollo de software), pero encontramos
muchas otras metodologas dentro del mbito de la informtica que estn en continuo
desarrollo. Entre ellas podramos destacar:

ITIL (Information Technology Infrastructure Library)

Extrem Programing (aplicacin del concepto de AGILE a la programacin)

Rational Unified Process (RUP)

Microsoft Solution Framework (MSF)

En la prctica la metodologa de gestin de proyectos a usar nos va a venir
determinada por la organizacin donde ejecutemos el proyecto, aunque siempre en
conveniente usar aquella que mejor se adapte a la tipologa del proyecto. No vamos
a ganar nada usando AGILE en la construccin de un puente, porque hasta que este
no est completo no va a ser funcional.

Metodologa de Cadena crtica

Es una metodologa de gestin de proyectos basada en la teora de las restricciones

(TOC), pensada para maximizar el avance del proyecto, teniendo en consideracin
que los proyectos estn sometidos a incertidumbre y una serie de limitaciones.

Esta metodologa se basa en aplicar estos tres principios:

Identificacin de las restricciones que afectan al proyecto: normalmente esta

restriccin se muestra como el conjunto de tareas, que bien por limitaciones
temporales o de recursos, definen la duracin mnima del proyecto. Esto se
llama la cadena crtica, o camino critico cuando no se tiene en cuenta la
restriccin introducida por los recursos.

Dar prioridad a las tareas dentro de la cadena crtica: los esfuerzos del director
de proyecto deben centrarse en la ejecucin de aquellas tareas que formen
parte de la cadena crtica, ya estas determinarn la finalizacin del proyecto.

Subordinar el resto de tareas a las tareas en la cadena crtica

Aunque se define como una metodologa diferente al resto, personalmente la

encuentro totalmente compatible con el enfoque tradicional dentro de los procesos de
planificacin y seguimiento. Tiene como gran ventaja el focalizar la direccin del
proyecto en aquellos puntos que realmente son importantes, permitiendo reducir y
gestionar mejor los conflictos, e incrementar la eficiencia del director de proyectos.
Como desventaja destacar que requiere una planificacin mucho ms sofisticada,
sobretodo en situaciones de multiproyecto, lo que no siempre es posible de aplicar en
empresas con poca cultura de direccin de proyectos.

Conclusin
Se define como un conjunto de actividades planificadas, ejecutadas, y supervisadas
que, con recursos finitos tiene como objetivo crear un producto o servicio nico.
Consiste en administrar la produccin de un proyecto dentro del tiempo dado y los
lmites de fondos. La planificacin y la comunicacin son vitales para una
administracin de proyectos satisfactoria. Evitan que ocurran problemas o reducen al
mnimo su impacto sobre el logro del objetivo de un proyecto cuando stos se
presentan.

Bibliografa
ProyetEmpresarial. (12 de noviembre de 2017). ProyetEmpresarial. Obtenido de https://proyecto-
empresarial.wikispaces.com/Anlisis+del+entorno

Recursos en Project Management. (12 de noviembre de 2017). Recursos en Project Management.

Obtenido de https://www.recursosenprojectmanagement.com/metodologia-de-gestion-de-
proyectos/