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Y SOBERANO DE PUEBLA
(SEPTIEMBRE 13 2013)
19 DE OCTUBRE DE 2015.
EL HONORABLE QUINCUAGSIMO OCTAVO CONGRESO
CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE PUEBLA
CONSIDERANDOS
Que en Sesin Pblica Extraordinaria celebrada con esta fecha, Vuestra Soberana
tuvo a bien aprobar el Dictamen con Minuta de Decreto, emitido por la Comisin de
Gobernacin y Puntos Constitucionales, por virtud del cual se expide la Ley de Archivos
del Estado de Puebla.
Aunque se ha reconocido en distintos momentos el gran valor que tienen los archivos
porque contienen una gran cantidad de documentos, es necesario adecuar su
sistematizacin para hacerla acorde a las necesidades de nuestra sociedad y
aprovechar el desarrollo tecnolgico en la materia.
Un Sistema de Archivos moderno adems de aplicar las polticas, normas y lineamientos
en la materia, coadyuva con las dependencias y entidades gubernamentales
respecto al derecho a la transparencia e informacin pblica.
Los archivos materia de la presente Ley son los pblicos y los privados que revisten
importancia para la memoria histrica de nuestro Estado, porque como se seala en
uno de sus artculos Daniela Spenser se trata de preservar y conocer mejor nuestro
pasado, de cuya comprensin depende nuestra capacidad para construir el presente
y el futuro.
Cabe mencionar que con fecha veintitrs de enero de dos mil doce, fue publicada la
Ley Federal de Archivos, por lo que es menester homologar nuestra Ley local con
aqulla, a fin de mantener una legislacin moderna y funcional en la entidad.
CAPTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTCULO 4.- La actividad archivstica es una funcin pblica que no podr transferirse
o concesionarse.
VII. Archivo de trmite: Aqul que contiene documentos o archivos electrnicos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa;
La fraccin V del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin VI del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin VII del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
VIII. Archivo histrico: Aqul en el que se administra, organiza, describe, conserva y
difunde la memoria documental institucional, as como la integrada por documentos,
colecciones documentales y/o archivos electrnicos de relevancia para la memoria
estatal y cuyo acceso es pblico;
IX. Archivo General: Direccin del Archivo General del Estado de Puebla;
XIII. Ciclo vital del documento: Conjunto de etapas de un documento y/o archivo
electrnico que se asignan con base en el asunto que le da origen, sus valores y usos
que tiene durante cada una de ellas, correspondiendo a cada etapa un tratamiento
especializado y su conservacin en un archivo especfico que puede ser de trmite, de
concentracin o histrico, o bien su baja documental;
La fraccin VIII del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin X del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin XI del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin XIII del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin XVI del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
XIX. Dependencias y entidades: Las sealadas en la Ley Orgnica de la Administracin
Pblica del Estado y la Ley Orgnica Municipal;
La fraccin XXIV del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin XXV del artculo 5 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
XXX. Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura
de los documentos de archivo y su administracin a travs del tiempo, y que sirven
para identificarlos, facilitar su bsqueda, administracin y control de su acceso;
XXXI. Patrimonio documental del Estado: Documentos de archivo y libros que por su
naturaleza no son fcilmente sustituibles y dan cuenta de la evolucin del Estado y de
las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo, o cuyo valor
testimonial, de evidencia o informativo les confiere inters pblico, les asigna la
condicin de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del
Estado;
XXXV. Seccin: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de
cada sujeto obligado, de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
XLI. Valor documental: Condicin de los documentos que les confiere caractersticas
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trmite o concentracin;
o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos histricos;
XLII. Valoracin documental: Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los
valores documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de
transferencia; y
ARTCULO 6.- Los sujetos obligados que refiere esta Ley, se regirn por los siguientes
principios:
II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por
los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de
otros fondos semejantes;
III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces
para reflejar con exactitud la informacin contenida; y
ARTCULO 8.- Los archivos son esenciales para el ejercicio de la funcin pblica y por
tanto, corresponde a los sujetos obligados su cuidado y conservacin, por lo que
queda prohibida bajo cualquier ttulo la transferencia de documentos, series
documentales o archivos a favor de persona fsica o jurdica, an en custodia
temporal, salvo los casos expresamente permitidos por esta Ley.
ARTCULO 9.- Por virtud de la presente Ley, los documentos de archivo quedan fuera
del comercio, por lo que queda prohibida su enajenacin bajo cualquier ttulo. La
sustraccin, destruccin, ocultamiento o mutilacin de documentos de archivo por
parte de servidores pblicos, durante o al concluir su empleo, cargo o comisin, queda
prohibida por la presente Ley y ser sancionada de conformidad con las disposiciones
legales aplicables.
CAPTULO II
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
ARTCULO 11.- El Archivo General deber contar con espacio propio y adecuado, as
como con la infraestructura tecnolgica necesaria que le permita garantizar la
preservacin de los acervos fsicos y electrnicos que custodia y la posibilidad de
recibir mayores acervos histricos. Asimismo contar con la estructura fsica, de
personal y presupuestal necesaria para cumplir con sus funciones.
SECCIN I
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
III. Contribuir a fortalecer la vida institucional, cultural e histrica del Estado a travs de
la administracin, organizacin, concentracin, resguardo, preservacin,
conservacin, fomento y difusin de la memoria colectiva, constituida por el acervo
documental del Estado;
V. Recibir los acervos histricos que cumplan los requisitos que en la materia se emitan,
siempre que existan las condiciones para su recepcin, con independencia de su
carcter pblico o privado;
VII. Autorizar la salida del territorio estatal al de otra entidad federativa de documentos
declarados Patrimonio Documental del Estado, de documentos originales relacionados
con la historia de Mxico y de libros que por su naturaleza no sean fcilmente
sustituibles;
IX. Establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la
documentacin y archivos electrnicos de los sujetos obligados;
La fraccin IV del artculo 12 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin VIII del artculo 12 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin IX del artculo 12 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
X. Proponer a la Secretara General de Gobierno, las normas, procedimientos y
lineamientos que deben observar las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Estatal para la guarda, custodia, conservacin y en su caso, baja de
documentos y archivos electrnicos oficiales, las cuales deber emitir en forma
coordinada con las Secretaras de Finanzas y Administracin y de la Contralora del
Estado;
XIV. Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, obras para apoyar el
conocimiento de su acervo, as como promover la cultura archivstica, de consulta y
dems necesarias para el correcto aprovechamiento del patrimonio documental del
Estado;
La fraccin X del artculo 12 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin XVI del artculo 12 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
XXI. Coordinar el Registro Estatal de Archivos pblicos y privados, as como desarrollar
actividades relacionadas con ste;
XXVI. Las dems que le confieran esta Ley y dems disposiciones jurdicas aplicables.
SECCIN II
DEL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS
f) La asesora y capacitacin.
III. Emitir opinin sobre los lineamientos que le presenten los Comits para consulta;
XII. Propiciar reuniones plenarias en que puedan participar directamente todos los
miembros del Sistema, para los fines que se establezcan en la convocatoria; y
ARTCULO 14.- El Consejo Estatal de Archivos se integrar por cinco representantes del
Comit de Archivos Estatales, cinco del Comit de Archivos Municipales, y para el caso
de conformarse ms Comits, un representante de cada uno, presidindolo el Titular
del Archivo General.
ARTCULO 15.- El Consejo Estatal de Archivos sesionar en forma ordinaria dos veces al
ao y en forma extraordinaria las veces que sean necesarias, por convocatoria del
Presidente que tendr voto de calidad.
II. Mantener permanentemente relaciones con los sujetos de la Ley, a travs de los
responsables de la administracin de los archivos de concentracin, de trmite e
histrico; y
ARTCULO 17.- El Comit de Archivos Estatales est conformado por los Titulares de los
Archivos de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial del Estado, as como por los
organismos autnomos estatales.
ARTCULO 19.- El Comit de Archivos Municipales, estar conformado por las Unidades
Coordinadoras de los Sistemas Institucionales de Archivos de los Ayuntamientos.
ARTCULO 22.- Los Comits en sus respectivos mbitos de competencia, tendrn las
atribuciones siguientes:
VII. Sesionar ordinariamente dos veces al ao y extraordinariamente las veces que sean
necesarias; y
ARTCULO 23.- El financiamiento de los programas que se requieran para el logro de los
objetivos del Sistema, estar a cargo de cada sujeto de Ley, dependiendo de su
suficiencia presupuestal.
CAPTULO III
DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS
ARTCULO 24.- El Sistema Estatal de Archivos se integra por los archivos de los sujetos
obligados, los archivos privados declarados de inters pblico y aquellos archivos
privados que soliciten ser considerados como parte de este sistema y acepten aplicar
sus directrices.
ARTCULO 30.- El Titular del sujeto obligado designar a los responsables de los archivos
de trmite, concentracin e histrico, respectivamente, notificando dichas
designaciones al Archivo General del Estado y a la Unidad Coordinadora.
SECCIN II
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
SECCIN III
DEL PLAN INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVSTICO
ARTCULO 34.- Para una efectiva planeacin, ejecucin y seguimiento del Sistema
Institucional de Archivos de cada sujeto obligado, los sujetos obligados, crearn
mediante reglamentos o acuerdos de carcter general, el Plan Institucional de
Desarrollo Archivstico, que tiene como finalidad la modernizacin y mejoramiento
continuo de los servicios documentales y archivsticos. Su elaboracin y funcionamiento
deber regirse por lo establecido en el Reglamento de esta Ley.
CAPTULO IV
DE LA ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS
SECCIN I
DE LA ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS
ARTCULO 35.- La administracin de archivos tiene como fin asegurar que los
documentos, sin importar su soporte o formato, sirvan para el cumplimiento y sustento
de las atribuciones o funciones institucionales, el trmite, la gestin de asuntos, el
acceso a la informacin y la rendicin de cuentas, adems de ser fuente indispensable
para la investigacin y difusin.
En caso de que una unidad administrativa sea suprimida y sus atribuciones no sean
asumidas por alguna otra, la documentacin que gener deber ser enviada
debidamente organizada conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y
con su inventario respectivo, al archivo de concentracin del sujeto obligado.
ARTCULO 41.- En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existir un archivo
de trmite, en el que se conservarn los documentos de uso cotidiano necesarios
para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas.
Los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Estatal podrn convenir con el
Archivo General del Estado, las transferencias correspondientes. En caso contrario,
debern contar con un archivo histrico propio.
ARTCULO 45.- Los sujetos obligados debern elaborar los siguientes instrumentos
archivsticos:
a) General.
b) De transferencia.
c) De baja.
El Archivo General del Estado, en el caso del Poder Ejecutivo Estatal, proporcionar la
asesora y capacitacin tcnica para la elaboracin de los instrumentos de control y
consulta archivstica, en los trminos que determine el Reglamento.
Los instrumentos archivsticos debern ser publicados en los sitios web o en los medios
disponibles de cada uno de los sujetos obligados, de conformidad con la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin, esta Ley y dems disposiciones aplicables.
ARTCULO 46.- Los sujetos obligados podrn instrumentar sistemas automatizados para
la gestin documental que permitan registrar y controlar los procesos del sistema
institucional de archivos, as como la elaboracin, captura, organizacin y
conservacin de los documentos de archivo electrnico y/o digital procedentes de los
diferentes sistemas del sujeto obligado. Esta funcionalidad deber contar con los
instrumentos archivsticos y los sistemas deben ser avalados por el Archivo General del
Estado.
II. Mantener y preservar los metadatos que sean creados para el sistema;
SECCIN II
DEL REGISTRO ESTATAL DE ARCHIVOS
ARTCULO 49.- El Registro Estatal de Archivos es un instrumento del Archivo General del
Estado donde se integrarn los datos sobre los acervos y la infraestructura de los
archivos, as como los documentos declarados Patrimonio Documental del Estado. Los
sujetos obligados debern obtener su inscripcin ante el Registro a travs de su Unidad
Coordinadora de Archivos.
ARTCULO 50.- El Registro contendr informacin sobre los periodos de la
documentacin, tipos de archivo, los servicios archivsticos, infraestructura fsica,
organizacin, los instrumentos de descripcin de los que disponga, el registro del
personal encargado, su ubicacin y dems elementos necesarios para el cumplimiento
de sus fines.
ARTCULO 51.- El Registro ser el vnculo con el Registro Nacional de Archivos del Archivo
General de la Nacin.
ARTCULO 52.- El Registro contar con una coleccin que contendr los estudios y
proyectos que contribuyan al desarrollo archivstico del Estado, que sern incorporados
por los sujetos obligados para el efecto de difundir la cultura archivstica y optimizar los
recursos pblicos empleados para su desarrollo.
SECCIN III
DE LA PROTECCIN DEL DOCUMENTO
ARTCULO 57.- Todos los archivos que por sus cualidades artsticas, culturales e histricas
sean de trascendencia para el Estado y sus municipios, podrn ser transferidos en
custodia, comodato o donacin al Archivo General, previo convenio o acuerdo entre
las instancias competentes.
Los documentos que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin o prdida,
a propuesta del Archivo General podrn ser objeto de expropiacin, en los trminos de
la legislacin aplicable.
SECCIN IV
DE LOS ACERVOS PRIVADOS
ARTCULO 62.- Cuando cualquiera de los sujetos obligados tenga conocimiento de que
algn particular originario o avecindado en el Estado, propietario de documentos de
ARTCULO 64.- Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios se inscriban en
el Registro, contarn con asistencia tcnica por parte del Archivo General y se
estimular su organizacin, conservacin, difusin y consulta.
SECCIN V
DEL ACCESO A LOS ARCHIVOS HISTRICOS
ARTCULO 65.- El acceso a los documentos de los archivos histricos de los sujetos
obligados y del Archivo General del Estado, se efectuar conforme al procedimiento
que establezcan los propios archivos en trminos de esta Ley y dems ordenamientos
aplicables.
ARTCULO 67.- Los sujetos obligados podrn solicitar al Archivo General del Estado, en el
caso del Poder Ejecutivo Estatal, o a su archivo histrico en los dems casos, que
custodien los documentos identificados como histricos confidenciales cuando las
condiciones fsicas de su archivo de concentracin no garanticen su debido resguardo
o pongan en riesgo la conservacin de los mismos durante el plazo que establece la
presente Ley.
Sin perjuicio de lo anterior, el Archivo General del Estado o los archivos histricos, segn
corresponda, podrn solicitar la transferencia a sus acervos de los documentos
histricos confidenciales de los sujetos obligados para su custodia, cuando determinen
que los archivos de concentracin no cuentan con las condiciones ptimas para
garantizar la debida organizacin y conservacin de los mismos por el plazo antes
sealado.
Durante el plazo que establece esta Ley, el titular de la unidad administrativa que
realiz la transferencia al archivo de concentracin de los documentos considerados
histricos confidenciales, ser el responsable de atender las solicitudes de acceso
relacionadas con dichos documentos.
II. El inters pblico sea mayor a cualquier invasin a la privacidad que pueda resultar
de dicho acceso;
ARTCULO 71.- Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son
causa de responsabilidad administrativa de los servidores pblicos por incumplimiento
de las obligaciones establecidas en esta Ley, las siguientes:
II. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, adaptar, modificar,
manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier
documento que se resguarde en un archivo de trmite, de concentracin o histrico,
as como la informacin contenida en dichos documentos;
III Bis. Sustraer por cualquier medio los archivos electrnicos que estn bajo el
resguardo de los rganos del Estado;
IV. Trasladar fuera del territorio nacional, archivos o documentos pblicos fsicos y
electrnicos declarados Patrimonio Documental del Estado, sin la autorizacin del
Archivo General del Estado;
VI. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos histricos sin causa
justificada;
La fraccin III Bis del artculo 71 se adicion por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin IV del artculo 71 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
La fraccin V del artculo 71 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
ARTCULO 72.- Los servidores pblicos que contravengan esta Ley y sus disposiciones
reglamentarias se harn acreedores a las medidas de apremio y sanciones
establecidas en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado,
independientemente de las del orden civil o penal que procedan.
ARTCULO 73.- Los usuarios de los archivos pblicos y privados, y los particulares que
posean archivos privados de inters pblico, debern contribuir a la conservacin y
buen estado de los documentos fsicos y electrnicos.
Cualquier mal uso, perjuicio material o sustraccin de documentos realizada por los
particulares a los que refiere el prrafo anterior, ser sancionada de conformidad con
la normatividad aplicable.
TRANSITORIOS
Por lo tanto mando se imprima, publique y circule para sus efectos. Dado en el Palacio
del Poder Ejecutivo, en la Heroica Puebla de Zaragoza, a los doce das del mes de
septiembre de dos mil trece.- El Gobernador Constitucional del Estado.- C. RAFAEL
MORENO VALLE ROSAS.- Rbrica.- El Secretario General de Gobierno.- C. LUIS
MALDONADO VENEGAS.- Rbrica.
El primer prrafo del artculo 73 se reform por Decreto publicado en el P.O.E. de fecha 19 de octubre de 2015.
TRANSITORIOS
(del Decreto del Honorable Congreso del Estado, por el que reforma y adiciona
diversas disposiciones de la Ley de Archivos del Estado de Puebla, publicado en el
Peridico Oficial del Estado el da lunes 19 de octubre de 2015, Nmero 13, Cuarta
Seccin, Tomo CDLXXXVI).
Por lo tanto mando se imprima, publique y circule para sus efectos. Dado en el Palacio
del Poder Ejecutivo, en la Cuatro Veces Heroica Puebla de Zaragoza, a los treinta das
del mes de julio de dos mil quince. El Gobernador Constitucional del Estado. C. RAFAEL
MORENO VALLE ROSAS. Rbrica. El Encargado de Despacho de la Secretara General
de Gobierno. C. JORGE BENITO CRUZ BERMDEZ. Rbrica.