ANNEXE 1

La forme, le classement et la périodicité des documents constituant le référentiel comptable

sont les suivants :

Avant le début d’activité :

o Le compte d’exploitation prévisionnel, qui correspond à un budget. Ce
tableau doit être établi sur une durée d’un an et séparé en périodes
intermédiaires d’au moins un trimestre chacune, et doit être intégré à l’étude de
faisabilité (nécessaire à l’agrément préalable de la mutuelle et à son
immatriculation)
En cours d’activité :
ƒ En début d’exercice :
o le budget, établi sur la base minimale des comptes de charges et de produits de
l’organisation mutualiste sur une durée d’un an et séparé en périodes
intermédiaires d’au moins un trimestre chacune. Le budget doit être établi en
fonction du compte de résultat de l’exercice précédent, en anticipant sur le
développement ou la restriction de l’activité et sur le renchérissement éventuel
ou supposé du coût des charges.

ƒ En continu durant l’exercice :

o Le journal de caisse, conforme au modèle fourni en annexe et
scrupuleusement tenu à jour manuellement, avec report à chaque page sur le
tableau d’imputation du total des montants imputés à chaque compte. Il doit y
avoir un journal de caisse par caisse.
o Le journal de banque, conforme au modèle fourni en annexe et
scrupuleusement tenu à jour manuellement, avec report à chaque page sur le
tableau d’imputation du total des montants imputés à chaque compte. Il doit y
avoir un journal de banque par compte bancaire (compte courant, comptes
de réserves).
o Les pièces justificatives, qui sont composées chacune :
ƒ d’une pièce de caisse ou de banque numérotée, dûment renseignée et
signée (voir les modèles fournis en annexe) ;
ƒ et d’un document justifiant de manière claire et conforme
l’existence effective du mouvement comptable : facture, reçu,
reconnaissance de dette, bon de livraison, ticket de caisse, etc.
Chaque pièce de caisse ou de banque est agrafée au justificatif correspondant et
toutes sont classées par ordre chronologique dans un classeur. Chaque classeur
est identifié par la mention « Pièces du Journal X, année X » et les pièces
relatives à chaque mois de l’année sont séparées par des intercalaires.

ƒ A chaque fin de mois, au plus tard le 10 du mois suivant :

 o Le procès-verbal de vérification de caisse, qui manifeste que le solde
physique constaté dans la caisse est égal au solde inscrit au journal de caisse à
la date de la vérification (voir le modèle fourni en annexe). Il doit y avoir un
PV de vérification de caisse par caisse.
o Le rapprochement bancaire, qui manifeste que le solde constaté sur le relevé
fourni par la banque est égal au solde inscrit au journal de banque, compte tenu
des mouvements éventuellement non encore enregistrés de part et d’autre. Il
doit y avoir un rapprochement bancaire par compte bancaire.

ƒ En fin d’exercice, au plus tard le 28 février de l’année suivante :

o Le compte de résultat, qui est obtenu par la récapitulation des tableaux
d’imputation régulièrement tenus à jour sur les journaux de caisse et de
banque. Lors de cette récapitulation, le total des mouvements imputés en
« mouvements de fonds » doit obligatoirement être égal à zéro.
Le compte de résultat se présente comme le tableau d’imputation, le résultat
étant égal à :
[somme des recettes] - [somme des dépenses]
Il faut préciser qu’il s’agit là exclusivement d’un résultat de trésorerie, qui a
pour une mutuelle une importance fondamentale car la viabilité de son activité
repose sur la santé de sa trésorerie. Le modèle de compte de résultat est fourni
en annexe.
o Le livre d’inventaire, qui manifeste le contrôle par inventaire de l’existence et
de la valeur des biens, créances et dettes de la mutuelle. L’opération
d’inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de la mutuelle
en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date de
l’inventaire.
ƒ La valeur des biens est calculée sur leur valeur d’acquisition diminuée
des annuités d’amortissement linéaire.
ƒ La valeur des dettes et des créances est celle qu’elles avaient à leur
création, diminuée des remboursements et recouvrements effectués et
enregistrés depuis.
Le modèle de livre d’inventaire est fourni en annexe.
o Le bilan simplifié, qui présente la situation de la mutuelle et vérifie l’égalité
actif-passif.
ƒ A l’actif figurent :
• la valeur des biens possédés par la mutuelle (valeur inscrite au
livre d’inventaire),
• le montant des créances à court et long terme et
• les soldes disponibles en caisse et en banque.
ƒ Au passif figurent
• le montant du capital de départ,
 • le montant des réserves (inscrits au bilan de l’exercice
précédent), le résultat de l’exercice (positif ou négatif, inscrit au
compte de résultat),
• le montant des dettes à court et long terme (inscrits au livre
d’inventaire) et
• le montant des produits constatés d’avance (c’est à dire des
produits dont l’origine est rattachée à l’exercice suivant, comme
par exemple des cotisations perçues d’avance).
Le modèle de bilan simplifié est fourni en annexe.

Précision :
La délivrance d’un titre de droit à prestations (carte d’adhérent, contrat d’assurance signé par
l’assureur…) est le fait générateur de la dette de l’adhérent (les cotisations)