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Manual de Normas y Procedimientos para la solicitud de

Asignacin de Cdigo de Cliente

OBJETIVO

Suministrar una gua de presentacin de los pasos a seguir y la documentacin necesaria, para solicitar la
Asignacin de Cdigo de Cliente para la venta de cemento, ante el rea Comercial de Venezolana de
Cementos, S.A.C.A

ALCANCE

Este Manual aplica para solicitudes de Asignacin de Cdigos de:

1. Clientes nuevos
2. Clientes regulares que requieran realizar cambio de razn social.
3. Clientes regulares del giro de negocio de Agregados o Concretos que requieran apertura de
sucursales/obras para consumir Cemento.

NORMAS GENERALES

1. Los recaudos necesarios para realizar la gestin ante el rea Comercial de Venezolana de Cementos,
S.A.C.A. Deben ser presentados en una carpeta debidamente identificada, foliada, legible y organizada
con sus respectivos separadores.

2. El expediente consignado debe contener slo una solicitud.

3. Para realizar la solicitud de Asignacin de Cdigo de Cliente, se preparar una (01) carpeta con los
documentos requeridos, los cuales tendrn el siguiente destino:
3.1. La carpeta debe ser entregada en el rea Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A de
cada Planta o en la Sede Administrativa ubicada en Caracas slo aquellas solicitudes
correspondientes a la zona Centro-Capital; siendo los das de atencin para la entrega de
expedientes de solicitudes:
RESPONSABLE
PARA LA
PLANTA REGIN QUE ATIENDE DA DE ATENCIN
RECEPCIN DE
EXPEDIENTES

GERENTE DE JUEVES
MARA ZULIA, COSTA ORIENTAL VENTAS DE LA (7:00AM A 12:00PM /
ZONA 1:00PM A 4:00PM)
LARA, PORTUGUESA (GOBERNACIN Y
GERENTE DE MIRCOLES
ALCALDIAS), BARINAS (MCPIOS:
LARA VENTAS DE LA (7:00AM A12:00PM /
ARISMENDI,BARINAS,OBISPOS,ROJAS, SOSA Y
ZONA 1:00PM A 4:00PM)
TORREALBA)
GERENTE DE JUEVES
SUCRE, ANZOTEGUI, GURICO (ZARAZA,
PERTIGALETE VENTAS DE LA (8:00AM A 12:00PM /
SOCORRO,STA MARIA, RIVAS Y GUARIBE)
ZONA 1:00PM A 3:30PM)
CONSULTOR JUEVES
PORLAMAR NUEVA ESPARTA COMERCIAL DE (8:00AM A 12:00PM /
LA ZONA 1:00PM A 3:30PM)
GERENTE DE JUEVES (8:00AM A
BOLVAR, DELTA AMACURO (MCPIO
GUAYANA VENTAS DE LA 12:00PM / 1:00PM A
CASACOIMA) Y AMAZONAS
ZONA 3:30PM)

GERENTE DE MIERCOLES
SEDE MIRANDA (HATILLO, SUCRE, EJE DE
VENTAS DE LA (EN LA MAANA DE (8:30
ADMINISTRATIVA BARLOVENTO) Y VARGAS
ZONA AM A 11:30 AM)

3.2. La carpeta debe poseer dos (2) Planillas de Consignacin de Documentos con la misma
informacin. Al momento de entregar el expediente, una le ser sellada por el rea Comercial
como constancia de entrega de la solicitud.

3.3. La entrega de los documentos o solicitud, no implica la aprobacin y/o creacin del cdigo de
cliente. Se validar la informacin.

IMPORTANTE:

NO SE PROCESARAN SOLICITUDES QUE NO ESTEN RECIBIDAS, NI VALIDADAS, POR LOS GERENTES


COMERCIALES REGIONALES.

LA SOLICITUD SER ENVIADA POR CADA GERENTE REGIONAL AL AREA COMERCIAL DE LA SEDE
ADMINISTRATIVA EN CARACAS, PARA SU CERTIFICACION Y CONSIGNACION EN LA DIRECCIN COMERCIAL,
ENTE RESPONSABLE DE DECIDIR SOBRE LA PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD E INFORMAR LA DECISION.
4. Las imgenes o dibujos mostrados en el presente Manual son slo de referencia u orientacin para la
conformacin del expediente; por lo tanto no obliga a que sean exactos a dichos dibujos o imgenes.

NORMAS ESPECFICAS

1. De la presentacin de la carpeta

La carpeta a ser consignada para realizar el trmite, debe contemplar siguientes caractersticas:

1.1. Tamao oficio marrn

2. Identificacin de la carpeta del cliente:

2.1 Primera etiqueta: Debe estar colocada en la cara principal externa al centro con la informacin
que se detalla:
2.1.1 Nombre de la Razn Social
2.1.2 N de R.I.F: Indique el nmero de Registro de Informacin Fiscal.
2.1.3 Ubicacin Geogrfica: Indique estado y localidad.
2.1.4 Nmero de Cliente (para solicitudes de cambio de razn social o activacin de cdigos).

2.2 Segunda Etiqueta: Debe estar colocada en el cuadrante inferior derecho de la carpeta,
sealando el nombre de la razn social.

Primera Etiqueta Segunda Etiqueta

NOTA: Los dibujos presentados son de referencia para el usuario, con el objetivo de ilustrar la informacin.
3. Identificacin de las hojas: Todas las hojas, deben estar enumeradas (inclusive los separadores) en el
cuadrante superior derecho de forma vertical, en tinta negra, en letras y nmeros, sin tachaduras ni
enmendaduras, a excepcin de la Hoja de Consignacin de Documentos.

4. Los separadores (pueden ser: hoja de papel bond, cartulina o cualquier material que pueda ser utilizado
para tal fin). Deben identificarse con el nombre del documento que antecede (en forma impresa o manuscrita
en letra legible). Esta identificacin debe estar colocada en forma legible en la parte central del mismo.

5. La Hoja de Consignacin de Documentos la cual se anexa en este Manual, debe ser el primer
documento que se incorpore a la carpeta (sin enumerar).

6. Los recaudos deben ser presentados en carpeta tipo oficio de color marrn, y sujetados con un gancho N
22, en el margen izquierdo, centrado y en la parte interna de la carpeta; evitando daar la informacin del
expediente o la prdida de la misma.
IMPORTANTE

Si por alguna razn el expediente es devuelto a la zona es para que el solicitante complete o consigne
algn requerimiento. ste cuenta con un plazo de 7 das hbiles posterior a la notificacin para retirar
el expediente. Posterior a ese plazo ser desechada la solicitud.

En el caso de consignar expedientes duplicados o correspondientes a solicitudes que ya se


encuentran en curso, se anular una de las solicitudes.

Es de carcter obligatorio, que el prospecto coloque su cuenta de correo electrnico (E-mail) en la


planilla de consignacin de documentos, ya que es la va expedita para notificar cualquier decisin.

Cuando el prospecto es cliente del giro concreto o agregado y requiera la creacin de una obra de
cemento, se tramitar como cliente nuevo, igualmente esta condicin aplicar para cambio de razn
social y reactivacin cdigo de cliente.

Todas las solicitudes provenientes de las comunidades, consejos comunales u otras formas de
organizacin social que demanden producto para la Gran Misin Vivienda Venezuela (Cemento Gris
Portland Tipo I), debern ser canalizadas a travs de PDVSA Industrial quien es el rgano controlador
y ejecutor de las polticas de asignacin y distribucin del producto a los entes ejecutores, los cuales
son atendidos directamente por los centros de distribucin ubicados en todo el territorio nacional
coordinados por Construpatria.
DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIN DE
CDIGO DE CLIENTE
(Cliente Nuevo y Cambio de Razn Social)

Orden Presentacin de documentos por separador Detalles sobre la presentacin del expediente
Ficha de cliente
1 Especificar la informacin de la razn social y la obra solicitada.
(Esta ficha es elaborada por el Consultor Comercial de la zona)
2 Hoja de Consignacin de Documentos Original
Carta dirigida a Venezolana de Cementos S.A.C.A
Especificar el uso del producto y el volumen semanal
requerido.
En caso de ser CONSTRUCTORES: indicar el nombre de la
obra, cronograma de consumo total estimado (Toneladas) para
la culminacin de la obra.
En caso de ser BLOQUERA: indicar caractersticas y
Carta de Solicitud de Creacin de Cdigo de Cliente con sello y
3 capacidad de produccin del equipo semanal o mensual.
firma del representante de la empresa
En caso de ser CONCRETEROS: indicar el cronograma de
consumo total semanal estimado (Toneladas)

Para los casos de Cambios de Razn Social, la carta debe


indicar el motivo del cambio de la razn social, nombre, RIF y
cdigo de la razn social registrado en la empresa.
Carta donde el representante legal solicitante autorice a la
Carta de Autorizacin de Traspaso de Saldos empresa (VENEZOLANA DE CEMENTOS S.A.C.A) a realizar
4
(Slo para solicitudes de Cambio de Razn Social) el traspaso de saldo que hubiese en la cuenta/cdigo activo al
nuevo cdigo asignado.

Acta Constitutiva y Registro Mercantil Copia de su original


5
(No se procesan Firmas Personales) Debe verse legible y sin ningn tipo de cortes

Gaceta Oficial Copia de la gaceta oficial vigente el cual indique el nombre y


6
(Para solicitudes provenientes de Alcaldas y Gobernaciones) apellido del Alcalde o Gobernador electo.

Constancia de Inscripcin en SUNACOOP Copia de su original


7
(Para solicitudes provenientes de Cooperativas) (Legible)

ltima declaracin del impuesto sobre la renta.


8 Copia de su original
ltima declaracin de I.V.A actualizada al mes en curso.
ltima Acta de Asamblea
Copia de su original
9 (Para solicitudes provenientes de empresas privadas)
(Completo y legible)
Copia de su original en tamao 150% y 300% de su tamao
10 Cdula de Identidad de todos los accionistas real.
(Legible)
Copia VIGENTE de su original
11 Registro de Informacin Fiscal (RIF) (Totalmente legible todos los datos y sin ningn corte por
copiado)
- Deben ser a color (obligatoriamente) y un mnimo de (6)
fotografas (2) por cada hoja donde se evidencie la operacin
de la actividad econmica reportada.
Para Comercializadores:
- Toma de la fachada donde se vea claramente el nombre de
negocio, su ubicacin, Registro de Informacin Fiscal e
infraestructura.
- rea de Despacho de Materiales
- rea de Atencin a Clientes
Registro fotogrfico
12 Las tomas deben ser de da y en el caso de locales con la
Santamara o portones debern estar abiertos.
Para Constructores, contratista y/o subcontratista/
Bloqueros/ Concreteros:
- Tomas de la obra y/o planta, de ser posible hacer tomas de
sealizaciones que validen la ubicacin o identificacin de la
obra/planta, imgenes del antes y durante el proceso de
ejecucin o en su defecto de la preparacin del lugar.
- Las imgenes que evidencien montajes, no se
procesaran.
Para Constructores: contratistas y subcontratistas/
Concreteros:

Descripcin o detalle de la obra para la cual se solicita el


13 Memoria Descriptiva
producto: objeto de la obra, localizacin, funcionamiento,
materiales a emplear, estimacin del producto total semanal
requerido (Toneladas) y otras especificaciones.

Con sellos y firmas de las partes involucradas se


deber solicitar:
1) Copia del original, si la solicitud es para suministro de
Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V).
2) Permisos para la construccin emitidos por el
14 Contrato
Municipio en caso de ser obras privadas.
3) Para casos de Subcontratistas: se deber incluir aval
vigente de la obra donde figuren las partes
involucradas: contratante, contratista y/o
subcontratado.
Copia del original vigente, si la solicitud es para suministro de
15 Acta de Inicio Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) con sellos y
firmas de las partes involucradas.
Copia de la original vigente, si la solicitud es para suministro de
16 Acta de extensin o prorroga Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) con sellos y
firmas de las partes involucradas.
DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIN DE
CDIGO DE OBRA-SUCURSAL

Orden Presentacin de documentos por separador Detalles sobre la presentacin del expediente
Original, (firmada y sellada por el Gerente Comercial de la zona
1 Hoja de consignacin de documentos
indicando fecha de recepcin del expediente en planta).
Carta dirigida a Venezolana de Cementos S.A.C.A
Especificar el uso del producto, el volumen y cronograma de
consumo semanal requerido.

Carta de solicitud de creacin de cdigo con sello y firma En caso de ser CONSTRUCTORES: indicar el nombre de la obra,
2
del representante de la empresa cronograma de consumo total estimado (Toneladas) para la
culminacin de la obra.

En caso de ser BLOQUERA: comentar caractersticas y


capacidad de produccin del equipo.

Ficha de cliente
3 (Esta ficha es elaborada por el Consultor Comercial de la Especificar la informacin de la razn social y la obra solicitada.
zona)

Para Constructores Contratistas y Subcontratista:

4 Memoria descriptiva de la obra Descripcin o detalle de la obra para la cual se solicita el


producto: objeto de la obra, localizacin, funcionamiento,
materiales a emplear, estimacin del producto total semanal
requerido (Toneladas) y otras especificaciones.
Con sellos y firmas de las partes involucradas se
deber solicitar:
1) Copia del original, si la solicitud es para suministro
de Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
2) Permisos para la construccin emitidos por el
5 Contrato
Municipio en caso de ser obras privadas
3) Para casos de Subcontratistas: se deber incluir aval
vigente de la obra donde figuren las partes
involucradas: contratante, contratista y/o
subcontratado.
Copia del original vigente, si la solicitud es para suministro de
6 Acta de Inicio Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) con sellos y
firmas las partes involucradas.
Copia de la original vigente, si la solicitud es para suministro de
7 Acta de extensin o prorroga Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V) con sellos y
firmas las partes involucradas.

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