Senado Federal

Secretaria de Gesto de Informao e Documentao - SGIDOC

Coordenao de Arquivo - COARQ

MANUAL DE NORMAS E
PROCEDIMENTOS DE
PROTOCOLO ADMINISTRATIVO

2 ed.

Braslia
2013
 SENADO FEDERAL

PRESIDENTE
Senador Renan Calheiros

1 VICE-PRESIDENTE 2 VICE-PRESIDENTE
Senador Jorge Viana Senador Romero Juc

1 SECRETRIO 2 SECRETRIO
Senador Flexa Ribeiro Senadora ngela Portela

3 SECRETRIO 4 SECRETRIO
Senador Ciro Nogueira Senador Joo Vicente Claudino

SUPLENTES DE SECRETRIO
Senador Magno Malta
Senador Jayme Campos
Senador Joo Durval
Senador Casildo Maldaner

DIRETORA-GERAL
Doris Marize Romariz Peixoto

SECRETRIA-GERAL DA MESA
Claudia Lyra Nascimento
DIRETORA DA SECRETARIA DE GESTO DE INFORMAO E
DOCUMENTAO
Edilenice J. Lima Passos

COORDENADORA DA COORDENAO DE ARQUIVO

Maria do Socorro de Santa Brigida Pereira

CHEFE DO SERVIO DE PROTOCOLO ADMINISTRATIVO

Jorge Batista Nunes

EQUIPE TCNICA

Adriana Cardoso da Silva

Alex Fernandes de Oliveira
Ana Cludia Ferreira da Silva
Antonio Carlos Ferreira da Conceio
Antnio Ricardo M. de Sousa
Betnia dos Santos Guedes
Carla Mendes de Jesus
Carlos Roberto de Almeida
Diogo Vieira Guerra
Fernando Hbner
Francisco Oliveira da Cruz
Gabriela Machado de Souza
Izabella Rezende Vieira
Jos Raimundo Neto
Luiz Akira Yamada
Maciel Rodrigues Pereira
Mrcia Rosa Teles Diniz
Marcio Cesar Eichholz
Maria Albertina Castro Morais
Maria de Ftima Teixeira Veras
Maria Jos Fagundes Barbosa
Mario Srgio Nicolau Morhy Marlucy Xavier Meireles
Miriam Gomes dos Santos
Natlia de Lima Saraiva
Petronila Almeida Rocha
Renata DArrochela Sattin Ribeiro
Roberto Ricardo Carlos Grosse Jnior
Rute Fernandes dos Santos
Samanta Nascimento da Silva Santos
Sandro Masanori Tutida
Sebastiana Coelho Costa
Wnis de Almeida Batista
Wesley Carlos Mohn

Capa: SEPRVI | SEEP

 Brasil. Congresso Nacional. Senado Federal. Secretaria de Gesto da
Informao e Documentao. Coordenao de Arquivo. Manual de normas e
procedimentos de protocolo administrativo / Senado Federal, Secretaria de
Gesto da Informao e Documentao, Coordenao de Arquivo. 2. ed.
Braslia : Senado Federal, 2013.
42p.

1. Documento oficial, organizao. 2. Sistema Informatizado de Gesto

Arquivstica de Documentos (SIGAD). 3. Brasil. Congresso Nacional. Senado
Federal, normas. I Ttulo.

CDD 025.17
 ATO DA DIRETORIA-GERAL N 667, de 2013

Dispe sobre as normas e procedimentos de

Protocolo Administrativo.

A DIRETORA-GERAL DO SENADO FEDERAL, no uso da competncia que

lhe foi conferida pelo art. 252, Parte II, do Regulamento Administrativo do
Senado Federal, consolidado pelo Ato da Comisso Diretora n 14, de 2013,

Considerando que a adoo de procedimentos uniformes de tratamento

documental no mbito do Senado Federal revela-se fundamental segurana
jurdica e s prerrogativas da Administrao, bem como aos direitos dos
administrados;

Considerando o Ato da Comisso Diretora n 5 de 2000, que institui o Sistema

de Arquivo e Controle de Documentos do Senado Federal e Congresso
Nacional - SIARQ-SF, que tem por objetivo geral assegurar o controle e a
organizao dos documentos produzidos, expedidos ou recebidos pelas vrias
unidades organizacionais do Senado Federal, no desempenho de suas
atividades, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do
documento;

Considerando a implantao do Sistema de Gesto Arquivstica de

Documentos do Senado Federal (SIGAD-SF), RESOLVE:

Art. 1 Aprovar a segunda edio do Manual de Normas e Procedimentos de

Protocolo Administrativo do Senado Federal, de observncia obrigatria em
todos os seus rgos, nos termos do contedo anexado a este Ato.

Art. 2 O Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo do

Senado Federal regulamentado por este Ato e tem como objetivos:

I - estabelecer as normas obrigatrias e os procedimentos necessrios para

efetuar o tratamento de protocolo dos documentos arquivsticos
administrativos, produzidos ou recebidos pelas diversas unidades setoriais no
mbito do Senado Federal;

II - estabelecer as diretrizes de recebimento, cadastro, autuao, registro,

tramitao e arquivamento dos documentos arquivsticos produzidos ou
recebidos pelas diversas unidades setoriais, no Sistema de Gesto Arquivstica
de Documentos do Senado Federal (SIGAD-SF);

III - assegurar o correto manuseio e a integridade fsica dos documentos

arquivsticos produzidos e recebidos pelas diversas unidades setoriais.
Art. 3 Compete Coordenao de Arquivo a elaborao e a atualizao do
Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo do Senado
Federal.

1 Os casos omissos sero decididos pela Coordenao de Arquivo do

Senado Federal.

2 As atualizaes do Manual anexo sero publicadas por meio de Ato da

Diretoria-Geral.

Art. 4 Revoga-se a Portaria da Diretoria-Geral n 109 de 2011.

Art. 5 Este Ato entra em vigor na data da sua publicao.

Senado Federal, 19 de agosto de 2013.

Doris Marize Romariz Peixoto,

Diretora-Geral.
 Sumrio

APRESENTAO ..................................................................................................................... 8
1. Introduo............................................................................................................................ 10
2. Organizao do Manual.................................................................................................... 11
3. Instrues para todas as unidades do Senado Federal .......................................... 12
3.1 Procedimentos com relao a documentos ............................................................. 12
3.1.1 Juntada de documento. ............................................................................................. 12
3.2 Procedimentos com relao a processos ................................................................ 13
3.2.1 Formao de Processo.............................................................................................. 13
3.2.2 Numerao de folhas e de peas ............................................................................ 15
3.2.3 Despacho ..................................................................................................................... 16
3.2.4 Juntada de Processos ............................................................................................... 17
3.2.5 Juntada por Anexao ............................................................................................... 17
3.2.6 Juntada por Apensao............................................................................................. 18
3.2.7 Desapensao ............................................................................................................ 18
3.2.8 Desentranhamento de Peas ................................................................................... 19
3.2.9 Desmembramento de Peas .................................................................................... 19
3.2.10 Encerramento de volume ........................................................................................ 20
3.2.11 Abertura de volume .................................................................................................. 21
3.2.12 Encerramento de processo..................................................................................... 21
3.2.13 Reconstituio de processo.................................................................................... 22
3.3 Documentos/processos sigilosos .............................................................................. 22
3.4 Tramitao de documentos/processos ..................................................................... 25
3.5 Recebimento de documentos/processos ................................................................. 26
3.6 Distribuio de documentos/processos ................................................................... 27
3.7 Procedimento com relao ao arquivamento .......................................................... 28
3.7.1 Arquivamento .............................................................................................................. 28
3.7.2 Retorno de Documento/processo Tramitao (Desarquivamento) ................. 28
4. Conceitos e Definies .................................................................................................... 30
5. Anexo Termos ................................................................................................................. 35
 APRESENTAO

Desde 1997, o trabalho arquivstico do Senado Federal vem se intensificando

em consonncia com a evoluo administrativa da Casa. A Coordenao de Arquivo do
Senado Federal, integrante do Sistema de Arquivo e Controle de Documentos do Senado
Federal e do Congresso Nacional (SIARQ-SF), no uso de suas atribuies - conforme Ato
da Comisso Diretora n 05 de 2000 - vem implantando um programa de gesto
documental na Casa com o propsito de:
Art. 4 So atribuies bsicas do rgo Central:
I. Orientar, coordenar e supervisionar a execuo das tarefas de
controle de documentos e de arquivos correntes administrativos e
legislativos nos rgos setoriais, estabelecendo normas gerais de
trabalho, de forma a manter uniformizao de procedimentos,
atendendo s peculiaridades de cada um. (Ato da Comisso
Diretora n 05 de 2000).
O programa pretende padronizar os procedimentos arquivsticos para auxiliar
na racionalizao administrativa; apoiar o processo decisrio; aumentar qualidade e
produtividade ao servio pblico; preservar os documentos de valor cultural, cientfico e
histrico; garantir a transparncia; e assegurar o rpido acesso informao, em
conformidade ao Ato da Comisso Diretora n 9 de 2012 que dispe sobre o acesso a
dados, informaes e documentos de interesse da sociedade e do Estado.
Em 9 de agosto de 2011, foi publicado o Ato n 6.358 da Diretoria-Geral,
atribuindo a competncia de superviso dos Servios de Protocolo Administrativo
Coordenao de Arquivo. Assim, cabe Coordenao implantar, acompanhar e
coordenar as atividades dos servios de protocolo do Senado Federal.
Em 29 de maio de 2013, foi publicado o Ato n 14 da Comisso Diretora, por
meio do qual o Servio de Protocolo Administrativo passou subordinao direta da
Coordenao de Arquivo, e esta passou subordinao direta da Secretaria de Gesto
de Informao e Documentao.
A Coordenao de Arquivo deve, portanto, propor as normas obrigatrias e os
procedimentos necessrios para efetuar o controle e o tratamento dos documentos
arquivsticos produzidos ou recebidos pelas diversas unidades setoriais no mbito do
Senado Federal, abrangendo as diretrizes do protocolo de recebimento, cadastro,
autuao, registro e tramitao, bem como o arquivamento setorial.

8
 O Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo do Senado
Federal foi aprovado pela Portaria n 109 de 2011 da Diretoria-Geral em sua primeira
verso.
Pelo exposto, cabe a ns servidores a prerrogativa, delegada pelo Senado
Federal, de atestar a autenticidade, a fidedignidade e a integridade desses documentos,
assumindo, conseqentemente, as responsabilidades decorrentes das aes explcitas e
implcitas nesse manual, em prol da publicidade, eficincia e segurana jurdica dos seus
atos, razo pela qual apresentamos o Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo
Administrativo do Senado Federal em sua segunda verso.

EDILENICE PASSOS

Diretora da Secretaria de Gesto de Informao e Documentao

9
1. Introduo

Este manual apresenta as normas e os procedimentos para o tratamento de

documentos/processos administrativos no mbito do Senado Federal. Ele foi elaborado
em conformidade com a legislao, as normas e os procedimentos aplicados prtica
administrativa e arquivstica.

A partir do ano de 2013, o Senado Federal contar com o Sistema Informatizado de

Gesto Arquivstica de Documentos - SIGAD para dinamizar as atividades de protocolo
e promover a gesto documental arquivstica.

O presente manual foi desenvolvido a partir de estudos realizados pelas equipes da

Coordenao de Arquivo e do Servio de Protocolo Administrativo e tem por objetivo
racionalizar e padronizar procedimentos gerais referentes gesto de protocolo e
estabelecer uniformidade de procedimentos para subsidiar os servidores das diversas
unidades da Casa no exerccio de suas atribuies administrativas relacionadas
aorecebimento, cadastro, autuao, registro, tramitao e arquivamento setorial.

10
2. Organizao do Manual

No texto deste Manual, utiliza-se o termo documento/processo para se fazer referncia a

Documento ou a Processo Registrado.

Documentos surgem todos os dias nos setores de trabalho para subsidiar decises e
formalizar as atividades administrativas. A juno de vrios documentos d origem aos
Processos. Processo a unio de diversos documentos literalmente em uma pasta
por um motivo administrativo qualquer no qual exista a necessidade desses documentos
permanecerem unidos para que no se perca o contexto e a razo que originaram o
fato/evento administrativo (ex: uma licitao, um pedido de frias, a celebrao de um
contrato, a autorizao de viagem de um servidor, etc).

As instrues contidas neste manual, apresentadas a partir do prximo item, esto

organizadas de modo a atender a todas as unidades do Senado Federal no que
concerne s atividades de protocolo que so realizadas tanto pelo Servio de Protocolo
Administrativo como por todas as unidades que produzem ou recebem documentos
dentro do Senado Federal.

As atividades de protocolo compreendem receber, registrar, classificar, tramitar e

controlar a movimentao de documentos e processos. Em alguns casos, os
documentos podem dar origem a um processo. Essa atividade chamada de autuao
formao de processo.

Para facilitar a compreenso das instrues contidas neste manual, foi criado um
glossrio de termos prprios do Protocolo Administrativo do Senado Federal, que visa
orientar o usurio em caso de dvidas referentes a algum procedimento.

Situaes no previstas neste manual sero avaliadas pela Coordenao de Arquivo e

pelo Servio de Protocolo Administrativo, e as instrues resultantes sero devidamente
incorporadas s novas verses.

11
3. Instrues para todas as unidades do Senado Federal

3.1 Procedimentos com relao a documentos

Os documentos produzidos e/ou recebidos pelo Senado Federal, que envolvam

o registro de atos e fatos de natureza administrativa ou legislativa, devem ser includos no
SIGAD. As principais caractersticas dos documentos devem ser identificadas, a fim de
permitir sua recuperao, conforme as telas de incluso do sistema. Ex.: espcie/formato,
nmero de origem, data, procedncia, interessado, assunto, etc.
O documento cadastrado receber um nmero de protocolo, gerado
automaticamente pelo sistema composto pelo identificador 00100.NNNNNN/AAAA-DV. O
prefixo 00100 ser atribudo ao registro quando este se tratar de documento; o campo
NNNNNN, com 6 (seis) dgitos, identifica a numerao sequencial crescente do
documento, a ser reiniciado a cada ano; o campo AAAA, com 4 (quatro) dgitos,
identifica o ano corrente do cadastro; e o campo DV, com 2 (dois) dgitos, identifica o
dgito verificador. O prefixo deve ser separado da numerao sequencial por um ponto e a
numerao sequencial separada do ano por uma barra. O ano deve ser separado do
dgito verificador por um trao. Esse nmero de protocolo deve constar no canto superior
direito do documento, podendo ser impresso, etiquetado ou escrito com caneta
esferogrfica (nas cores azul ou preta).
Os documentos externos devem ser includos no sistema pelas unidades do
Senado Federal e o nmero de protocolo ser gerado automaticamente pelo SIGAD no
momento do cadastro.
A incluso de documentos internos no SIGAD deve ser realizada pela unidade
produtora do documento. No caso de documento externo que no foi recebido pelo
Servio de Protocolo Administrativo, a unidade que o recebeu dever providenciar o
cadastro do documento no sistema.
Quando for identificada a necessidade de formao de um processo, a unidade
dever tramitar o documento para o Servio de Protocolo Administrativo e solicitar a
autuao. importante que os usurios saibam que o Servio de Protocolo
Administrativo, com a implementao do SIGAD, somente autuar processos a partir de
documentos cadastrados no sistema, ou seja, a unidade necessita cadastrar o documento
antes de encaminh-lo para autuao.

3.1.1 Juntada de documento.

12
 A juntada de um documento a outro documento ocorre quando uma unidade
possui mais de um documento que trata sobre um mesmo assunto e que no houve a
necessidade de formao de processo. Para junt-los, basta utilizar a funo Anexar
Documento, no menu documentos do SIGAD, e seguir os seguintes procedimentos:
a) Identificar o documento principal;
b) Registrar os documentos que sero anexados ao documento principal;
c) Efetuar a ao Juntar Documento no SIGAD;
d) Prender os documentos fsicos, um ao outro por meio de grampo ou colchete
plstico.

Observao: a anexao de um documento a outro documento no gera nenhum

termo. No entanto, a partir da anexao, surge a obrigatoriedade de todos os
documentos tramitarem juntos, ou seja, todas as aes que forem realizadas no
documento principal tero impacto nos demais.

3.2 Procedimentos com relao a processos

3.2.1 Formao de Processo

A autuao, tambm chamada formao de processo, uma atividade

exclusiva do Servio de Protocolo Administrativo e deve obedecer seguinte rotina:
a) Receber o documento tramitado no SIGAD;
b) Ler o documento a fim de extrair o assunto de forma sucinta, clara e objetiva;
c) Proceder autuao, no SIGAD;
d) Imprimir a Folha de Rosto do processo gerada pelo SIGAD, utilizar a opo de
impresso em frente e verso;
e) Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes plsticos,
obedecendo ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto , os
mais antigos sero os primeiros do conjunto;
f) Numerar as folhas, utilizando o respectivo carimbo (Nome da Unidade do
Senado Federal, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o
processo);
g) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo ser encaminhado;
h) Conferir o registro e a numerao das folhas;

13
 i) Inserir marcao de CONFERIDO aps a ltima folha do processo autuado
utilizando o respectivo carimbo;
j) Tramitar eletronicamente no SIGAD e encaminhar fisicamente o processo
autuado e registrado para a unidade solicitante ou para outra que lhe for
demandado por meio do sistema.

Exemplo: carimbo de conferido:

SENADO FEDERAL
Unidade
CONFERIDO
Processo autuado com

..............................................pea(s).

Data: _____/_____/_____

Servidor:

O processo autuado receber um nmero de protocolo, gerado

automaticamente pelo sistema composto pelo identificador 00200.NNNNNN/AAAA-DV. O
prefixo 00200 ser atribudo ao registro quando este se tratar de processo; o campo
NNNNNN, com 6 (seis) dgitos, identifica a numerao sequencial crescente do
processo, a ser reiniciado a cada ano; o campo AAAA, com 4 (quatro) dgitos, identifica
o ano corrente do cadastro; e o campo DV, com 2 (dois) dgitos, identifica o dgito
verificador.
Observao: Envelopes de correspondncias no sero peas de processos, devendo
ser descartados aps serem anotadas as informaes necessrias referentes ao
endereo do remetente, no verso do documento recebido.
As mensagens e os documentos resultantes de transmisso via fax no
podero constituir peas de processo, pois se apagam com o tempo.
A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar
documentos caracterizados como urgentes.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original;
no entanto, pode ser autuado utilizando-se cpia de documento devidamente autenticada
por servidor pblico conforme modelo de carimbo abaixo.

SENADO FEDERAL

14
 Unidade

CONFERE COM O ORIGINAL

Data: _____/_____/_____

Servidor:

Os processos externos sero inseridos no sistema apenas pelo Servio de

Protocolo Administrativo e o seu nmero de origem deve ser mantido.

3.2.2 Numerao de folhas e de peas

As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras,

devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, conforme modelo
abaixo, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero
1.

O verso da folha no ser numerado e sua identificao, quando for

necessria, ter como referncia a letra "v", da palavra verso. Exemplo: folha 5v.
Para documentos com verso em branco, dever ser aposto o carimbo EM
BRANCO no verso, exceto na ltima folha, que deve ser utilizada para despachos.
A capa do processo no ser numerada.
A numerao das peas do processo iniciada no Servio de Protocolo
Administrativo, conforme faixa numrica de autuao. As peas subsequentes sero
numeradas pelas unidades que as adicionarem.
Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo
admitido diferenciar pelas letras "A" e "B", nem rasurar.
Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, se o
documento apresentar informao apenas na frente, esta ser colada em folha de papel
branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior
15
direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. Parte da marcao deve estar
sobre o documento e parte sobre a folha em branco. Se o documento apresentar
informao na frente e no verso, colar de maneira a no prejudicar a leitura das
informaes.
Os processos oriundos de instituies externas ao Senado Federal s tero
suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver correta; no havendo
falhas, deve prosseguir com a sequncia numrica existente.
Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de
numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um "X" sobre o
carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da
ocorrncia, conforme figura abaixo.

3.2.3 Despacho

Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por

intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja necessrio, em folha de
despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto
necessrio. Dever ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho, no se
permitindo a incluso de novas folhas at o total aproveitamento do verso.
No caso de insero de novos documentos no processo, inutilizar o espao em
branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo "EM BRANCO", imediatamente
abaixo da ltima linha do documento, se for o caso.

EM BRANCO

16
3.2.4 Juntada de Processos

A juntada de processos ser executada pelo Servio de Protocolo

Administrativo, mediante solicitao de unidade competente.
A unidade dever tramitar os processos ao Servio de Protocolo Administrativo,
registrando a justificativa de seu pedido no despacho no processo fsico e no SIGAD.
O Servio de Protocolo Administrativo dever registrar no SIGAD a justificativa
da juntada dos processos no momento da anexao ou apensao.

3.2.5 Juntada por Anexao

A juntada por anexao configura-se um procedimento definitivo e ser feita

somente quando houver dependncia entre os processos a serem anexados.
A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo
como acessrio que subsidia, esclarece informaes ou complementa o processo
principal.

Exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios:

Processo Principal Processo Acessrio

Auto de Infrao Defesa contra Auto de Infrao

Licena sem vencimentos Cancelamento de Licena

Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado sero

renumeradas a partir do processo acessrio.
A metodologia adotada para juntada por anexao :
a) Lavrar o "TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO e inseri-lo na ltima folha do
processo principal;
b) Retirar a capa plstica do processo acessrio;
c) Inserir o contedo do processo acessrio, inclusive a folha de rosto, aps o
"TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO;
d) Renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo
numerao j existente no principal;
e) No renumerar a folha de rosto do processo acessrio;

17
 f) Anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi
juntado;
g) Registrar, no SIGAD, a juntada por anexao.

3.2.6 Juntada por Apensao

a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo,

destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o
mesmo interessado ou no.
Observar, na juntada por apensao, a seguinte metodologia:

a) Lavrar o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO;

b) Manter as folhas de cada processo com sua numerao original, podendo o
acrscimo de peas ser feito tanto no principal quanto nos apensos, conforme o
caso;
c) Anotar na folha de rosto do processo que ficar em primeiro lugar o nmero do
processo apensado;
d) Inserir o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na ltima pgina do
processo que ficar em primeiro lugar;
e) Manter unidos os processos, presos por colchetes ou barbante, conforme o
nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o
pedido de juntada;
f) Registrar, no SIGAD, a juntada por apensao.

3.2.7 Desapensao

Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados pelo Servio de

Protocolo Administrativo mediante solicitao da unidade competente.
A desapensao deve ser realizada mediante justificativa da necessidade do
procedimento, a ser registrada no SIGAD e no processo fsico.
A desapensao ocorrer antes da transferncia do processo ao Arquivo.
A metodologia para a desapensao ser:
a) Separar os processos;
b) Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO e inseri-lo na ltima folha do processo
que solicitou a juntada;
18
 c) Tornar sem efeito a anotao da folha de rosto do processo feita poca da
apensao;
d) Inserir despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;
e) Registrar, no SIGAD, a desapensao dos processos envolvidos na ao.

3.2.8 Desentranhamento de Peas

A retirada de folhas ou peas ocorrer quando houver interesse do Senado

Federal ou a pedido do interessado, desde que autorizado previamente por autoridade
competente por meio de despacho. Este procedimento ser realizado na unidade onde se
encontrar o processo.
O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de
suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao
desentranhamento, apondo-se um termo de desentranhamento no local das peas
retiradas.
Sempre que houver retirada de folhas ou peas, para atender aos requisitos
elencados acima, redigir um despacho informando que houve o desentranhamento de tais
peas e que um TERMO DE DESENTRANHAMENTO foi aposto no local de tais peas.
Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, informar no
Termo de Desentranhamento os dados da parte interessada e colher assinatura e data,
confirmando o recebimento das peas.
O Termo de Desentranhamento receber carimbo de numerao de folhas no
qual deve ser registrado o intervalo de folhas desentranhadas.
vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.

3.2.9 Desmembramento de Peas

A separao de parte da documentao de um processo para formar outro

processo ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o
TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme metodologia a seguir:
a) Retirar os documentos que constituiro outro processo;
b) Inserir o Termo de Desmembramento no local onde foram retirados os
documentos. O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a
numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de

19
 folha(s) correspondente(s) ao desmembramento, apondo-se o TERMO DE
DESMEMBRAMENTO;
c) Tramitar os documentos desmembrados ao Servio de Protocolo Administrativo
solicitando a autuao;
d) Proceder autuao dos documentos retirados, conforme esta norma,
renumerando suas pginas;
e) Tramitar o processo autuado unidade solicitante, ou para outra unidade
conforme demandado.

3.2.10 Encerramento de volume

Sempre que houver necessidade de encerrar um volume, a unidade dever

tramitar o processo para o Servio de Protocolo Administrativo.
Os volumes devero conter no mximo 200 (duzentas) folhas e a fixao dos
colchetes observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2cm. Ao atingir o
limite de 200 (duzentas) folhas, a unidade dever tramitar o processo ao Servio de
Protocolo Administrativo para que se faa o encerramento do volume e a abertura de um
novo.
importante observar que no permitido desmembrar documentos. No caso
de um nico documento ultrapassar o limite de 200 (duzentas) folhas, o excedente deve
ser mantido no mesmo volume de modo que no se separe parte do documento.
No encerramento de volume o Servio de Protocolo Administrativo dever
seguir a seguinte metodologia:
a) Receber o processo tramitado pela unidade;
b) Gerar o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, no SIGAD;
c) Imprimir e inserir o termo aps a ltima folha do volume encerrado;
d) Proceder abertura de um novo volume.

Exemplo: no caso de processo contendo 170 folhas ao qual ser includo um documento
contendo 60 folhas.
a) Inserir o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, de modo que, o volume
ser encerrado com 170 folhas;
b) Abrir um novo volume, conforme apresentado no item abaixo, iniciando com o
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, e a folha seguinte ser a folha 171 do
processo.

20
3.2.11 Abertura de volume

A abertura de um novo volume ser executada pelo Servio de Protocolo

Administrativo, logo aps o encerramento do volume anterior, e dever seguir a seguinte
metodologia:
a) Gerar o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME no SIGAD;
b) Imprimir e inserir o termo no volume aberto, logo aps a capa,
c) As folhas seguintes obedecero sequncia de folhas do volume anterior.
d) Tramitar o processo de volta para a unidade, ou para outra unidade, conforme
solicitado pela unidade demandante.
Os volumes devero ser numerados na capa do processo, com a seguinte
inscrio: 1 volume, 2 volume etc.
Documentos encadernados ou em brochura, bem como os de grande volume,
devem acompanhar o processo, mas devido a sua especificidade no sero inseridos nos
volumes e no sero numerados, por isso, sero considerados anexos. Para
identificao, ser necessria a colocao de uma etiqueta de anexo contendo o nmero
do processo e a palavra "anexo", seguido do nmero (ex. anexo 1, anexo 2, etc.).

3.2.12 Encerramento de processo

O processo poder ser encerrado nas unidades do Senado Federal por meio
de despacho informando o motivo do seu encerramento. Este despacho dever constar
no SIGAD e se dar nos seguintes casos:
a) Pelo indeferimento do pleito;
b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou
dela decorrentes;
c) Pela expressa desistncia do interessado;
d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano,
por omisso da parte interessada;
e) Demais casos previstos em lei e normas vigentes.
Os processos encerrados somente devero ser transferidos para a
Coordenao de Arquivo aps o cumprimento dos prazos estabelecidos na Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos do Senado Federal.

21
3.2.13 Reconstituio de processo

No caso de sinistros, desaparecimento ou extravio de processos, o servidor

que primeiro tomar conhecimento do fato comunicar o ocorrido sua chefia.
A autoridade administrativa que tiver cincia do fato promover a sua apurao
imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar, e designar um
servidor para promover a reconstituio do processo.
O servidor responsvel pela reconstituio observar os seguintes
procedimentos:
a) Ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo
juntamente com o documento pelo qual foi dado conhecimento chefia do
sinistro, desaparecimento ou extravio;
b) Reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de
documentos que o constituam;
c) Tramitar ao Servio de Protocolo Administrativo a documentao para ser
autuada.
O Servio de Protocolo Administrativo em seguida realizar os seguintes
procedimentos:
a) Inserir uma folha inicial que conter:
1. Informao visvel de que se trata de um processo reconstitudo;
2. Nmero do processo original, quando for possvel;
3. Procedncia;
4. Interessado;
5. Assunto;
6. Outras informaes que se faam necessrias;
b) Autuar o processo reconstitudo com nova numerao;
c) Registrar, no campo assunto do SIGAD, a ocorrncia, citando o nmero do
processo extraviado;
d) Acessar, no SIGAD, aps o cadastro do processo reconstitudo, o processo
extraviado e inserir na funcionalidade comentrio a existncia de um novo
processo criado em virtude do extravio bem como o nmero de protocolo do
processo reconstitudo.

3.3 Documentos/processos sigilosos

22
 O documento sigiloso aquele que, por seu contedo, possui temporariamente
restrio de acesso, em razo de sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade
e do Estado.
O arranjo/organizao dos documentos sigilosos segue as mesmas
orientaes descritas no que concerne aos documentos ostensivos, contudo, o conjunto
documental sigiloso dever ser encaminhado em um envelope lacrado com a indicao
do grau de sigilo e identificao do servidor autorizado a receber o documento/processo
sem qualquer meno ao assunto ou teor dos documentos.
Esse envelope ser colocado dentro de outro envelope, tambm lacrado, que
dever ser preenchido normalmente com remetente e destinatrio/interessado, quando for
o caso, e encaminhado ao setor responsvel pelo assunto tratado nos documentos.
Uma vez recebido o envelope contendo documentos sigilosos pelo destinatrio
descrito no envelope externo ou seu substituto eventual, ser aberto e verificado o grau
de sigilo e o destinatrio final dos documentos. Caber ao servidor que abriu o envelope
externo lacr-lo novamente e entreg-lo, em mos, ao destinatrio ou seu substituto
eventual.
Caso o servidor, na hora da abertura do envelope externo, perceba qualquer
violao ao lacre do envelope interno que possa comprometer o sigilo das informaes
nele contidas, dever informar imediatamente ao superior hierrquico e ao remetente que
tomar as providncias cabveis.
Somente o destinatrio descrito no envelope interno, ou seu substituto
eventual, poder abrir o envelope interno e cadastrar o documento no SIGAD.
importante destacar que todo documento deve ser cadastrado no SIGAD,
inclusive o documento/processo sigiloso. No cadastro no SIGAD, o documento receber a
classificao de sigilo adequada e seu acesso ser restrito de acordo com cada grau de
sigilo.
Para a autuao de processos classificados como sigilosos, a unidade
responsvel dever observar os seguintes procedimentos:
a) Elaborar memorando solicitando a autuao do processo sigiloso;
b) Informar no memorando as normas internas que tratam das questes de sigilo e
segurana das informaes no Senado Federal, como forma de justificar a
autuao solicitada;
c) Cadastrar o memorando no SIGAD, informando os metadados que no
comprometam a informao sigilosa;

23
 d) Tramitar o memorando ao Servio de Protocolo Administrativo que dever:
1. Autuar o novo processo a partir do memorando conforme os procedimentos
de autuao constantes nesse manual;
2. Tramitar o processo unidade solicitante que dever:
a) Receber o processo sigiloso autuado no SIGAD;
b) Inserir fisicamente os documentos sigilosos ao processo autuado e
eletronicamente por meio da funcionalidade Anexao de Documentos no
SIGAD, bem como todos os demais produzidos durante o andamento do
processo.
No caso de processo externo sigiloso, os procedimentos sero os mesmos
descritos acima e o memorando de solicitao de abertura de processo dever informar o
nmero de origem do processo externo.

Observao: nos casos de autuao de processo sigiloso, bem como de cadastro de

processo externo sigiloso, o Servio de Protocolo Administrativo ter acesso apenas ao
memorando, que ser a primeira pea do processo, no tendo acesso a nenhuma
informao sigilosa.

24
3.4 Tramitao de documentos/processos

O SIGAD s permite ao usurio tramitar documentos/processos que estejam

listados na sua respectiva unidade. Ao tramitar, o usurio deve encaminhar
imediatamente o documento/processo fsico para unidade de destino.
A impresso da Guia de Tramitao facultativa, devendo a conferncia e o
atesto eletrnico do recebimento do documento/processo ser feito no ato da entrega do
documento/processo fsico na unidade recebedora. Na impossibilidade de realizar a
conferncia e o atesto eletrnico no ato do recebimento, a unidade remetente deve
providenciar meio de controle da entrega do documento/processo fsico, em alinhamento
poltica de economia do uso de papel do Senado Verde.
A tramitao de documento/processo ser feita de forma descentralizada. A
unidade organizacional detentora do documento/processo responsvel por dar
continuidade sua tramitao ou encerr-la, arquivando-o.
As unidades devero efetuar os seguintes procedimentos para dar andamento
tramitao de um documento/processo:
a) Ter o documento/processo em mos;
b) Apor carimbo, numerar e rubricar cada uma das folhas das peas acrescidas, no
caso de processo;
c) Informar-se, previamente, sobre a sigla da unidade administrativa qual o
documento/processo ser encaminhado;
d) Identificar, no caso de processo, o nmero de sua ltima folha para ser
registrado no SIGAD;
e) Elaborar despacho de encaminhamento no SIGAD explicitando, de forma clara e
precisa, as razes da tramitao do documento/processo, em consonncia com
o ltimo despacho efetuado;
f) Tramitar o documento/processo utilizando a respectiva funo do SIGAD e
proceder digitao dos dados solicitados;
g) Efetuar o encaminhamento fsico do documento/processo unidade destinatria.
O portador dever dirigir-se unidade destinatria para fazer a entrega do
documento/processo e obter o atesto eletrnico no SIGAD.

Observao: Na tramitao de processo com volumes, permitido realizar a tramitao

de cada volume separadamente. O Acrscimo de documentos s ocorrer no volume

25
aberto (exceto nos casos de desmembramento/desentranhamento de peas, onde
ocorrer a insero do respectivo termo) e devem ser observados alguns aspectos:
a) Selecionar no SIGAD o volume a ser tramitado;
b) Sobrestar os demais volumes que no foram tramitados, para indicar que os
mesmos permanecem na unidade.
Ao longo das diversas tramitaes de um documento/processo, a
responsabilidade pela sua guarda e preservao passar de uma unidade para a outra.
Uma determinada unidade administrativa assumir a responsabilidade sobre um
documento/processo a partir do momento em que um de seus servidores atestar
eletronicamente o recebimento fsico do documento/processo no SIGAD. Por esse motivo,
muito importante conferir o documento/processo antes de atestar o recebimento no
Sistema.
Se for identificada alguma falha no documento/processo, a unidade no dever
realizar o recebimento eletrnico via SIGAD e deve negar seu recebimento fsico,
entrando em contato com o remetente para que a tramitao seja cancelada. O mesmo se
aplica quando ocorrer tramitao para uma unidade que no seja a de destino ou se o
documento no foi tramitado fisicamente.
Na tramitao, a informao que indica a quantidade de folhas de um processo
no SIGAD dever ser atualizada pelo servidor, no caso de insero de novas folhas, que
informar no sistema o nmero da ltima folha.

3.5 Recebimento de documentos/processos

As unidades administrativas devero atentar-se quanto integridade do

documento/processo no momento em que ele recebido, ou seja, todo recebimento de
documento/processo dever ser precedido de conferncia minuciosa de sua integridade,
seja ele convencional ou digital.
Para o recebimento de documento/processo, o usurio deve observar os
seguintes procedimentos:
a) Estar com a posse do documento/processo;
b) Conferir fisicamente as informaes do documento/processo como, por exemplo,
nmero de pginas e destinatrio;
c) Realizar o recebimento no SIGAD.

26
 Quando o servidor atestar eletronicamente o recebimento de um
documento/processo no SIGAD estar confirmando a posse e a integridade fsica do
documento/processo e assumindo, assim, a responsabilidade decorrente desta
confirmao.
Ao receber o documento/processo de origem externa, a unidade deve proceder
abertura do envelope e observar:
a) Se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou
procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao;
b) Se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
c) Se o documento/processo possui o nmero de folhas indicado em seu registro
no SIGAD;
d) Se o documento ser autuado, caso ainda no seja um processo.

Observao: nenhum documento/processo, interno ou externo, recebido fisicamente,

dever permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) sem recebimento no SIGAD,
salvo aqueles recebidos fisicamente s sextas-feiras, vspera de feriados ou pontos
facultativos, quando o recebimento dever ser realizado no primeiro dia til subsequente.

3.6 Distribuio de documentos/processos

Aps o recebimento de um documento/processo, este dever ser distribudo ao

servidor responsvel por apreciar o documento/processo na unidade. Esta funcionalidade
permite indicar o nome do servidor de um setor que ficar responsvel pelo
documento/processo.
Para realizar a distribuio dos documentos no mbito de uma determinada
unidade, basta:
a) Ter o documento/processo em mos;
b) Efetuar o recebimento do documento/processo no SIGAD;
c) Identificar o responsvel por apreciar o documento/processo;
d) Informar no SIGAD, no menu distribuir, o responsvel por apreciar o
documento/processo.

Na distribuio de documento/processo, mesmo que um grupo de trabalho

tenha que apreciar um mesmo documento/processo, a distribuio ser para apenas um
servidor.

27
 Aps a concluso dos trabalhos com o documento, o usurio pode redistribuir
para outro responsvel ou, ainda, tramitar o documento para outra unidade.

3.7 Procedimento com relao ao arquivamento

3.7.1 Arquivamento

Arquivamento o conjunto de procedimentos que culmina com a guarda de um

documento/processo no arquivo da unidade ou na Coordenao de Arquivo. Estes
procedimentos esto expressos no Manual de Consultoria Arquivstica, publicado e
disponibilizado pela Coordenao de Arquivo.
Nesta fase, os documentos/processos devem ser arquivados de acordo com o
Plano de Classificao de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de
Documentos do Senado Federal e Congresso Nacional, tambm publicado e
disponibilizado pela Coordenao de Arquivo.
Para efetuar o arquivamento de um documento/processo, o servidor da
unidade dever:
a) Ter a posse fsica do documento/processo;
b) Efetuar os procedimentos de arquivamento descritos no Manual de Consultoria
Arquivstica;
c) Registrar o arquivamento do documento/processo por meio da funo arquivar
do SIGAD.

Os documentos que cumprirem os prazos definidos na Tabela de

Temporalidade de Documentos do Senado Federal e Congresso Nacional devero ser
transferidos para a Coordenao de Arquivo.
Observao: os processos apensados devero ser desapensados antes da transferncia
para a Coordenao de Arquivo.

3.7.2 Retorno de documento/processo Tramitao (Desarquivamento)

O desarquivamento o ato por meio do qual uma unidade, a pedido de

autoridade competente, reverte o arquivamento de um documento/processo e o faz
retornar tramitao.
Para efetuar o desarquivamento de um documento/processo devero ser
observados os seguintes procedimentos:
28
a) Ter a posse fsica do documento/processo;
b) Registrar o desarquivamento do documento/processo utilizando a funo
Desarquivar do SIGAD e proceder digitao dos dados solicitados;
c) Tramitar o documento/processo e encaminh-lo unidade solicitante.

29
4. Conceitos e Definies1

Arquivamento o conjunto de procedimentos que culmina com a guarda de um

documento/processo em um Arquivo Setorial ou Central

Assunto o resumo do contedo de um documento/processo.

Autenticidade a capacidade de um documento arquivstico ser o que diz ser,

livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo.

Autuao e/ou o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formao do

Formao de processo, devero ser observados os documentos cujo contedo

Processo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou

requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas
unidades organizacionais de uma instituio.

Cadastrar o ato de registrar no SIGAD os dados de um

documento/processo.

Correspondncia a forma de comunicao escrita que estabelecida entre

pessoas fsicas ou jurdicas para tratar de assuntos de mtuo
interesse. Pode ser Correspondncia Oficial ou Correspondncia
Particular.

Correspondncia a Correspondncia que ocorre entre o Senado Federal e outros

Oficial rgos, pblicos ou privados.

Correspondncia a Correspondncia estabelecida entre pessoas fsicas e pode ou

Particular no ter carter de intimidade.

Desarquivamento o ato por meio do qual uma unidade, a pedido de autoridade

competente, reverte o arquivamento de um documento/processo e
o faz retornar tramitao.

Desapensao a separao fsica de processos apensados.

Desentranhamento a retirada de peas de um processo, que poder ocorrer quando

de Peas houver interesse do Senado Federal ou a pedido do interessado.

Desmembramento a separao de parte da documentao de um ou mais

processos para formao de novo processo; o desmembramento
de processo depender de autorizao e instrues especficas do
rgo interessado.

Despacho Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe

1
Os Conceitos e Definies foram elaborados pela Equipe tcnica de Arquivistas apenas para efeito deste manual.

30
 submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou
desfavorvel pretenso solicitada pela autoridade administrativa.

Distribuio a remessa do documento/processo dentro da unidade que

decidir sobre a matria nele tratada.

Documento toda informao registrada em um suporte, suscetvel de

consulta, estudo, prova e pesquisa.

Documento o documento, produzido ou recebido no decorrer das atividades

Arquivstico de uma instituio ou pessoa, dotado de organicidade e que
possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova
dessas atividades.

Documento o documento cujo acesso irrestrito.

Ostensivo
Documento o documento que requer rigorosas medidas de segurana e cujo
Sigiloso teor ou caracterstica possam ser do conhecimento de servidores
que, embora sem ligao ntima com seu estudo e manuseio,
sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de
sua responsabilidade funcional.

Expedio a remessa do documento/processo a instituies externas do

Senado Federal.

Folha So as duas faces de uma pgina do documento/processo.

Interessado Pessoa fsica ou instituio que ser objeto de anlise do

documento/processo.

Juntada a unio de um processo a outro, ou de um documento a um

processo; realiza-se por Anexao ou Apensao.

Juntada de a unio de um documento a outro; realiza-se por Anexao.

documento
Juntada por a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais
Anexao processo(s)/documento(s) a 01 (um) outro processo (considerado
principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que
contenham o mesmo assunto.

Juntada por a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

Apensao antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em
matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no. Ex. Um
processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico
federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de

31
 percepo, para subsidi-lo, caracterizando a apensao do
processo acessrio ao processo principal.

Numerao de a numerao atribuda s partes integrantes do processo.

Peas
Pgina cada uma das faces de uma folha de papel do
documento/processo.

Pea do Processo o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex:
Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo
de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros.

Plano de o instrumento que permite classificar todos os documentos

Classificao de produzidos ou recebidos por uma entidade no exerccio de sua

Documentos funo.

Procedncia a instituio ou pessoa que originou o documento.

Processo o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo

mais detalhado, bem como procedimentos expressados por
despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para
pagamento de despesas.

Processo o processo que apresenta matria indispensvel instruo do

Acessrio processo principal.

Processo Principal o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a
anexao de um ou mais processos como complemento sua
deciso.

Servio de a unidade junto ao Senado Federal encarregada dos

Protocolo procedimentos com relao s rotinas de recebimento, registro,

Administrativo autuao de processos, tramitao e expedio de documentos.

Protocolo Setorial a unidade localizada junto aos setores especficos do Senado

Federal, encarregada de dar suporte s atividades de recebimento
e expedio de documentos no mbito da rea qual se vincula;
tem a finalidade de descentralizar as atividades do Servio de
Protocolo Administrativo.

Registro a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio,

destinado a controlar a movimentao do documento/processo e
fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos
interessados.

Sistema um sistema que controla o ciclo de vida dos documentos

32
Informatizado de arquivsticos. A gesto arquivstica de documentos compreende a
Gesto captura, a tramitao, a utilizao e o arquivamento at a sua

Arquivstica de destinao final, isto , eliminao ou recolhimento para guarda

permanente. Uma soluo SIGAD (conjunto de procedimentos de
Documentos -
gesto arquivstica de documentos e de tecnologias da
SIGAD
informao) pode ser implementada por um nico software ou pela
integrao de diversos softwares.

Sobrestar colocar um protocolo em espera enquanto aguarda criao ou

chegada de um novo processo ou uma nova tomada de deciso
que justifique a retomada do assunto tratado no processo
sobrestado.

Suporte o meio fsico em que se encontra a informao. Exemplo: Papel,

CD, MD, fita, VHS, etc.

Tabela de o instrumento de destinao, aprovado por autoridade

temporalidade e competente, que determina prazos e condies de guarda tendo

destinao de em vista a transferncia, o recolhimento, o descarte ou a

eliminao de documentos.
documentos
Teoria das Trs Teoria da arquivstica, derivada do conceito do ciclo de vida dos
Idades documentos, segundo a qual todo documento de arquivo passa
por um ou mais perodos caracterizados pela frequncia e pelo tipo
de utilizao que dele feita: Fase Corrente; Fase Intermediria e
Fase Permanente.
Termo de um documento utilizado para registrar a separao fsica de dois
Desapensao ou mais processos apensados.

Termo de um documento utilizado para registrar a retirada de folha(s) ou

Desentranhamento pea(s) do processo no interesse do Senado Federal ou a pedido
do interessado.

Termo de um documento utilizado para informar sobre a retirada de

Desmembramento pea(s) de um processo para formao de novo processo.

Termo de um documento utilizado para registrar o encerramento do

Encerramento processo.

Termo de Juntada um documento utilizado para registrar a juntada de um processo

por Anexao a outro em carter definitivo.

Termo de Juntada um documento utilizado para registrar a juntada de um processo

por Apensao a outro em carter provisrio.

33
Tramitao a movimentao do documento/processo de uma unidade
organizacional para outra.

Unidade a unidade administrativa qual se destina uma determinada

Destinatria tramitao de um documento/processo.

Unidade a unidade administrativa responsvel pelo encaminhamento de

Remetente um documento/processo em uma determinada tramitao.

Unidade a unidade administrativa em que se encontra o

Responsvel documento/processo fsica e eletronicamente.

Vias ou originais So documentos cujo contedo implica obrigaes recprocas tais

mltiplos como as expressas em tratados, acordos, ajustes, contratos,
convnios, ou ordens com igual peso jurdico e administrativo,
dirigidos a vrias unidades. Todos so originais, j que contm
todos os elementos essenciais, mesmo havendo diferenas
acessrias, como no caso de diferentes destinatrios.

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5. Anexo Termos

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