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MANUAL DE NORMAS E
PROCEDIMENTOS DE
PROTOCOLO ADMINISTRATIVO
2 ed.
Braslia
2013
SENADO FEDERAL
PRESIDENTE
Senador Renan Calheiros
1 VICE-PRESIDENTE 2 VICE-PRESIDENTE
Senador Jorge Viana Senador Romero Juc
1 SECRETRIO 2 SECRETRIO
Senador Flexa Ribeiro Senadora ngela Portela
3 SECRETRIO 4 SECRETRIO
Senador Ciro Nogueira Senador Joo Vicente Claudino
SUPLENTES DE SECRETRIO
Senador Magno Malta
Senador Jayme Campos
Senador Joo Durval
Senador Casildo Maldaner
DIRETORA-GERAL
Doris Marize Romariz Peixoto
SECRETRIA-GERAL DA MESA
Claudia Lyra Nascimento
DIRETORA DA SECRETARIA DE GESTO DE INFORMAO E
DOCUMENTAO
Edilenice J. Lima Passos
EQUIPE TCNICA
CDD 025.17
ATO DA DIRETORIA-GERAL N 667, de 2013
APRESENTAO ..................................................................................................................... 8
1. Introduo............................................................................................................................ 10
2. Organizao do Manual.................................................................................................... 11
3. Instrues para todas as unidades do Senado Federal .......................................... 12
3.1 Procedimentos com relao a documentos ............................................................. 12
3.1.1 Juntada de documento. ............................................................................................. 12
3.2 Procedimentos com relao a processos ................................................................ 13
3.2.1 Formao de Processo.............................................................................................. 13
3.2.2 Numerao de folhas e de peas ............................................................................ 15
3.2.3 Despacho ..................................................................................................................... 16
3.2.4 Juntada de Processos ............................................................................................... 17
3.2.5 Juntada por Anexao ............................................................................................... 17
3.2.6 Juntada por Apensao............................................................................................. 18
3.2.7 Desapensao ............................................................................................................ 18
3.2.8 Desentranhamento de Peas ................................................................................... 19
3.2.9 Desmembramento de Peas .................................................................................... 19
3.2.10 Encerramento de volume ........................................................................................ 20
3.2.11 Abertura de volume .................................................................................................. 21
3.2.12 Encerramento de processo..................................................................................... 21
3.2.13 Reconstituio de processo.................................................................................... 22
3.3 Documentos/processos sigilosos .............................................................................. 22
3.4 Tramitao de documentos/processos ..................................................................... 25
3.5 Recebimento de documentos/processos ................................................................. 26
3.6 Distribuio de documentos/processos ................................................................... 27
3.7 Procedimento com relao ao arquivamento .......................................................... 28
3.7.1 Arquivamento .............................................................................................................. 28
3.7.2 Retorno de Documento/processo Tramitao (Desarquivamento) ................. 28
4. Conceitos e Definies .................................................................................................... 30
5. Anexo Termos ................................................................................................................. 35
APRESENTAO
8
O Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo do Senado
Federal foi aprovado pela Portaria n 109 de 2011 da Diretoria-Geral em sua primeira
verso.
Pelo exposto, cabe a ns servidores a prerrogativa, delegada pelo Senado
Federal, de atestar a autenticidade, a fidedignidade e a integridade desses documentos,
assumindo, conseqentemente, as responsabilidades decorrentes das aes explcitas e
implcitas nesse manual, em prol da publicidade, eficincia e segurana jurdica dos seus
atos, razo pela qual apresentamos o Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo
Administrativo do Senado Federal em sua segunda verso.
EDILENICE PASSOS
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1. Introduo
10
2. Organizao do Manual
Documentos surgem todos os dias nos setores de trabalho para subsidiar decises e
formalizar as atividades administrativas. A juno de vrios documentos d origem aos
Processos. Processo a unio de diversos documentos literalmente em uma pasta
por um motivo administrativo qualquer no qual exista a necessidade desses documentos
permanecerem unidos para que no se perca o contexto e a razo que originaram o
fato/evento administrativo (ex: uma licitao, um pedido de frias, a celebrao de um
contrato, a autorizao de viagem de um servidor, etc).
Para facilitar a compreenso das instrues contidas neste manual, foi criado um
glossrio de termos prprios do Protocolo Administrativo do Senado Federal, que visa
orientar o usurio em caso de dvidas referentes a algum procedimento.
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3. Instrues para todas as unidades do Senado Federal
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A juntada de um documento a outro documento ocorre quando uma unidade
possui mais de um documento que trata sobre um mesmo assunto e que no houve a
necessidade de formao de processo. Para junt-los, basta utilizar a funo Anexar
Documento, no menu documentos do SIGAD, e seguir os seguintes procedimentos:
a) Identificar o documento principal;
b) Registrar os documentos que sero anexados ao documento principal;
c) Efetuar a ao Juntar Documento no SIGAD;
d) Prender os documentos fsicos, um ao outro por meio de grampo ou colchete
plstico.
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i) Inserir marcao de CONFERIDO aps a ltima folha do processo autuado
utilizando o respectivo carimbo;
j) Tramitar eletronicamente no SIGAD e encaminhar fisicamente o processo
autuado e registrado para a unidade solicitante ou para outra que lhe for
demandado por meio do sistema.
SENADO FEDERAL
Unidade
CONFERIDO
Processo autuado com
..............................................pea(s).
Data: _____/_____/_____
Servidor:
SENADO FEDERAL
14
Unidade
Data: _____/_____/_____
Servidor:
3.2.3 Despacho
EM BRANCO
16
3.2.4 Juntada de Processos
17
f) Anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi
juntado;
g) Registrar, no SIGAD, a juntada por anexao.
3.2.7 Desapensao
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folha(s) correspondente(s) ao desmembramento, apondo-se o TERMO DE
DESMEMBRAMENTO;
c) Tramitar os documentos desmembrados ao Servio de Protocolo Administrativo
solicitando a autuao;
d) Proceder autuao dos documentos retirados, conforme esta norma,
renumerando suas pginas;
e) Tramitar o processo autuado unidade solicitante, ou para outra unidade
conforme demandado.
Exemplo: no caso de processo contendo 170 folhas ao qual ser includo um documento
contendo 60 folhas.
a) Inserir o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, de modo que, o volume
ser encerrado com 170 folhas;
b) Abrir um novo volume, conforme apresentado no item abaixo, iniciando com o
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, e a folha seguinte ser a folha 171 do
processo.
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3.2.11 Abertura de volume
O processo poder ser encerrado nas unidades do Senado Federal por meio
de despacho informando o motivo do seu encerramento. Este despacho dever constar
no SIGAD e se dar nos seguintes casos:
a) Pelo indeferimento do pleito;
b) Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou
dela decorrentes;
c) Pela expressa desistncia do interessado;
d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano,
por omisso da parte interessada;
e) Demais casos previstos em lei e normas vigentes.
Os processos encerrados somente devero ser transferidos para a
Coordenao de Arquivo aps o cumprimento dos prazos estabelecidos na Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos do Senado Federal.
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3.2.13 Reconstituio de processo
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O documento sigiloso aquele que, por seu contedo, possui temporariamente
restrio de acesso, em razo de sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade
e do Estado.
O arranjo/organizao dos documentos sigilosos segue as mesmas
orientaes descritas no que concerne aos documentos ostensivos, contudo, o conjunto
documental sigiloso dever ser encaminhado em um envelope lacrado com a indicao
do grau de sigilo e identificao do servidor autorizado a receber o documento/processo
sem qualquer meno ao assunto ou teor dos documentos.
Esse envelope ser colocado dentro de outro envelope, tambm lacrado, que
dever ser preenchido normalmente com remetente e destinatrio/interessado, quando for
o caso, e encaminhado ao setor responsvel pelo assunto tratado nos documentos.
Uma vez recebido o envelope contendo documentos sigilosos pelo destinatrio
descrito no envelope externo ou seu substituto eventual, ser aberto e verificado o grau
de sigilo e o destinatrio final dos documentos. Caber ao servidor que abriu o envelope
externo lacr-lo novamente e entreg-lo, em mos, ao destinatrio ou seu substituto
eventual.
Caso o servidor, na hora da abertura do envelope externo, perceba qualquer
violao ao lacre do envelope interno que possa comprometer o sigilo das informaes
nele contidas, dever informar imediatamente ao superior hierrquico e ao remetente que
tomar as providncias cabveis.
Somente o destinatrio descrito no envelope interno, ou seu substituto
eventual, poder abrir o envelope interno e cadastrar o documento no SIGAD.
importante destacar que todo documento deve ser cadastrado no SIGAD,
inclusive o documento/processo sigiloso. No cadastro no SIGAD, o documento receber a
classificao de sigilo adequada e seu acesso ser restrito de acordo com cada grau de
sigilo.
Para a autuao de processos classificados como sigilosos, a unidade
responsvel dever observar os seguintes procedimentos:
a) Elaborar memorando solicitando a autuao do processo sigiloso;
b) Informar no memorando as normas internas que tratam das questes de sigilo e
segurana das informaes no Senado Federal, como forma de justificar a
autuao solicitada;
c) Cadastrar o memorando no SIGAD, informando os metadados que no
comprometam a informao sigilosa;
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d) Tramitar o memorando ao Servio de Protocolo Administrativo que dever:
1. Autuar o novo processo a partir do memorando conforme os procedimentos
de autuao constantes nesse manual;
2. Tramitar o processo unidade solicitante que dever:
a) Receber o processo sigiloso autuado no SIGAD;
b) Inserir fisicamente os documentos sigilosos ao processo autuado e
eletronicamente por meio da funcionalidade Anexao de Documentos no
SIGAD, bem como todos os demais produzidos durante o andamento do
processo.
No caso de processo externo sigiloso, os procedimentos sero os mesmos
descritos acima e o memorando de solicitao de abertura de processo dever informar o
nmero de origem do processo externo.
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3.4 Tramitao de documentos/processos
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aberto (exceto nos casos de desmembramento/desentranhamento de peas, onde
ocorrer a insero do respectivo termo) e devem ser observados alguns aspectos:
a) Selecionar no SIGAD o volume a ser tramitado;
b) Sobrestar os demais volumes que no foram tramitados, para indicar que os
mesmos permanecem na unidade.
Ao longo das diversas tramitaes de um documento/processo, a
responsabilidade pela sua guarda e preservao passar de uma unidade para a outra.
Uma determinada unidade administrativa assumir a responsabilidade sobre um
documento/processo a partir do momento em que um de seus servidores atestar
eletronicamente o recebimento fsico do documento/processo no SIGAD. Por esse motivo,
muito importante conferir o documento/processo antes de atestar o recebimento no
Sistema.
Se for identificada alguma falha no documento/processo, a unidade no dever
realizar o recebimento eletrnico via SIGAD e deve negar seu recebimento fsico,
entrando em contato com o remetente para que a tramitao seja cancelada. O mesmo se
aplica quando ocorrer tramitao para uma unidade que no seja a de destino ou se o
documento no foi tramitado fisicamente.
Na tramitao, a informao que indica a quantidade de folhas de um processo
no SIGAD dever ser atualizada pelo servidor, no caso de insero de novas folhas, que
informar no sistema o nmero da ltima folha.
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Quando o servidor atestar eletronicamente o recebimento de um
documento/processo no SIGAD estar confirmando a posse e a integridade fsica do
documento/processo e assumindo, assim, a responsabilidade decorrente desta
confirmao.
Ao receber o documento/processo de origem externa, a unidade deve proceder
abertura do envelope e observar:
a) Se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou
procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao;
b) Se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
c) Se o documento/processo possui o nmero de folhas indicado em seu registro
no SIGAD;
d) Se o documento ser autuado, caso ainda no seja um processo.
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Aps a concluso dos trabalhos com o documento, o usurio pode redistribuir
para outro responsvel ou, ainda, tramitar o documento para outra unidade.
3.7.1 Arquivamento
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4. Conceitos e Definies1
1
Os Conceitos e Definies foram elaborados pela Equipe tcnica de Arquivistas apenas para efeito deste manual.
30
submetido apreciao; o despacho pode ser favorvel ou
desfavorvel pretenso solicitada pela autoridade administrativa.
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percepo, para subsidi-lo, caracterizando a apensao do
processo acessrio ao processo principal.
Pea do Processo o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex:
Folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo
de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros.
Documentos funo.
Processo Principal o processo que, pela natureza de sua matria, poder exigir a
anexao de um ou mais processos como complemento sua
deciso.
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Informatizado de arquivsticos. A gesto arquivstica de documentos compreende a
Gesto captura, a tramitao, a utilizao e o arquivamento at a sua
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Tramitao a movimentao do documento/processo de uma unidade
organizacional para outra.
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5. Anexo Termos
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