Professional Documents
Culture Documents
La administracin es una forma de actuar, en la cual las personas trabajan en grupos y son
guiados para alcanzar eficazmente y eficientemente ciertas metas colectivas, dentro de un
ambiente dinmico.
PREHISTORIA.
Cazar a los enormes mamuts, dirigindolos a un precipicio y lograr el objetivo previsto de
aprovechar su carne.
HISTORIA.
Se encuentran vestigios de avances en el pensamiento administrativo desde el ao 5,000 antes de
cristo (a.c) con los sumerios en la Mesopotamia como la invencin de la escritura y la
conservacin de registros.
No fue hasta hace un poco mas de 200 aos, sobre todo en el siglo xx, cuando la administracin
se volvi objeto de investigaciones sistemticas que se convirti en una disciplina formal.
Las pirmides de Egipto,- cada una de las cuales ocup a mas de 100 000 personas durante 20
aos- , fueron grandes obras de construccin de la antigedad que requirieron ser administradas.
Cronologa de la Administracin
1500 Sir Toms Moro Llamado a la especializacin; denuncia de las faltas por
administracin y jefatura pobres.
1917 William H.
Leffingwell Administracin cientfica aplicada a la oficina.
La oposicin de la teora de las relaciones humanas- con su profundo nfasis en las personas- a la
teora clsica- con su profundo nfasis en las tareas y la estructura de la organizacin- deriv
hacia una segunda etapa: la teora del comportamiento que represent un nuevo intento para
sintetizar la teora de la organizacin formal con la escuela de las relaciones humanas.
Con la llegada de este enfoque el nfasis de la estructura se desplaz hacia los procesos y la
dinmica de las organizaciones, es decir, hacia el comportamiento de las personas en las
organizaciones (desarrollo organizacional).
HERBERT A. SIMON
Ganador del premio Nobel de economa en 1978, que en 1947 escribi el libro El
Comportamiento Administrativo donde atacaba los principios de la escuela clsica y aceptaba-
con correcciones- las principales ideas de la teora de las relaciones humanas
Este modelo es til para proporcionar una evaluacin externa y objetiva de una organizacin, en
cambio, la cuadrcula de Blake y Mouton ofrece una estructura para examinar el estilo gerencial.
Philip Selznick.
Consultor en administracin. Sus ideas son el reflejo de todos los mtodos de direccin que han
significado el xito de las empresas norteamericanas de los ltimos 35 aos.
"The practice of management" (1954) y "Management for results (1964)", son su publicaciones
principales.
Para Drucker la empresa es una institucin concebida para crear cambios y ello significa satisfacer
a las personas de afuera y obtener resultados afuera, satisfacer a los miembros de la organizacin
no es la tarea principal ni el desafo de las organizaciones.
Otras personas que pueden considerarse dentro de este enfoque son Ernest Dale y Harold Koontz
La Teora Neoclsica se caracteriza por hacer gran nfasis en los aspectos prcticos de la
administracin, la reafirmacin relativa de los principios clsicos, nfasis en los objetivos y en los
resultados; y eclecticismo que toma contenidos de casi todas las teoras administrativas
A partir de la dcada de 1940 las crticas a la Escuela Clsica- por su mecanicismo- como a la
Escuela de las Relaciones Humanas por su romanticismo- dieron paso a una nueva teora de la
organizacin inspirada en los escritos de del economista y socilogo alemn, ya entonces
fallecido, Max Weber.
Describi una organizacin ideal que llam burocracia. Trat de combinar la estructura formal
con aspectos del comportamiento humano y la conexin de la organizacin con todo
el sistema social.
Se incluyen en esta escuela estructuralista algunos autores que en forma humorstica e irreverente
critican a la organizacin, aunque no proponen ninguna solucin y pecan de exageracin.
Profesor de ciencias polticas se hizo famoso por sus crticas humorsticas a los defectos de
funcionamiento de las grandes organizaciones burocrticas.
Su libro "la ley de parkinson" seala con gran humor que la multiplicacin de empleados se
efecta de acuerdo a normas constantes.
b) no existe la menor relacin entre una determinada tarea y el tiempo que deba absorber.
Su libro "Principio de Peter" (1965) habla de la necesidad de conocer nuestros propios lmites y
niveles de incompetencia.
a) con el tiempo todo puesto tiende a ser ocupado por un empleado que es incompetente para
desempear obligaciones.
ARTHUR BLOCH.
Su libro "Ley de Murphy y otras razones por que las cosas salen mal", indica que s algo puede
fallar, fallar
Corolarios:
3. si existe alguna posibilidad de que varias cosas puedan salir mal, saldr mal aquello que
cause el mayor dao.
6. es imposible hacer algo a prueba de tontos, por que stos son muy ingeniosos.
Los asuntos sin importancia se resuelven rpidamente, (el dinero malo desplaza al bueno).
20 por ciento de los conceptos de trabajo representan el 80 por ciento del importe del presupuesto.
LEY DE WEILER
LEY DE KATZ
Los hombres y las naciones actuarn razonablemente cuando se agoten las dems posibilidades.
V ESCUELA SISTMICA
Sistema
Entorno
Sistema
Sistema
Lmite
Propsito o misin
Transformacin o
Materiales de Materiales de
* Objetivos
entrada o salida o *
Proceso del negocio
(-)
(+)
SUPRASISTEMA
S S
ELABORACIN DE
PROYECTOS EJECUTIVOS
ADMINISTRACIN DE
CONTRATOS DE OBRA
S
ACTIVIDADES PARA EL
FUNCIONAMIENTO
INTERNO DE LA EMPRESA
SISTEM ANALIZAR LA
REVISAR EL
PROYECTO
SOLICITUD EFECTIVO
IDENTIFICAR
COMPLETAR
INFORMACIN
CONOCER LA SOLICITUD FALTANTE TRABAJOS
Y EL PROYECTO
EJECUTIVO
CONOCER LA SOLICITUD
Y EL PROYECTO REVISAR
EJECUTIVO VISITAR SITIO EXISTENCIA DE
TRABAJOS
CONOCER LA SOLICITUD DE OBRA
Y EL PROYECTO PLEMENTARIOS
EJECUTIVO
CONOCER LA SOLICITUD
Y EL PROYECTO CONOCER LA SOLICITUD
SUBSISTEMA
EJECUTIVO
Y EL PROYECTO
EJECUTIVO
CONOCER LA SOLICITUD
Y EL PROYECTO
EJECUTIVO
CONOCER LA SOLICITUD
Y EL PROYECTO
EJECUTIVO
El comportamiento de las organizaciones es probabilista y no determinista, por formar parte de
un sistema mayor.
Este enfoque toma cosas de todas las escuelas comentadas en los apartados I a V. sostiene que
la eficacia de las organizaciones no se alcanza siguiendo un modelo administrativo nico,
depende de su interrelacin con el entorno. No hay nada absoluto en las organizaciones ni en las
teoras administrativas, todo es relativo y depende de variables contingentes como el tamao de la
organizacin, lo rutinario de su tecnologa en sus tareas, la incertidumbre del entorno y las
diferencias individuales, ( como inters por crecer, tolerancia a la ambigedad y a la autonoma).
La teora situacional plante nuevos aspectos respecto a los conceptos de eficiencia y eficacia.
Casi todas las teoras administrativas de enfoque prescriptivo y normativo, siguiendo el modelo de
sistema cerrado se preocuparon nicamente por la eficiencia. La eficiencia no se preocupa por los
fines sino slo por los medios. Conseguir los objetivos fijados es competencia de la eficacia. La
eficacia organizacional es la habilidad de la empresa para explorar su entorno, ya sea para
obtener recursos o para llevarle sus productos.
LA EXCELENCIA EMPRESARIAL
Durante los primeros 60 aos del siglo XX predomin el enfoque prescriptivo y normativo, sin una
base adecuada de comprobacin prctica. En las dos siguientes dcadas el enfoque prescriptivo
fue sustituyndose por otro descriptivo y explicativo. En los ltimos 20 aos la tendencia es
retomar el diseo prescriptivo, pero fundado en bases mas slidas. Esto ocurre con el movimiento
para la calidad total (TQM),las certificaciones ISO 9000 e ISO 14000, el proceso de Desarrollo
Organizacional (DO),los premios nacionales de calidad, el Benchmarking, la Reingeniera (BPR),
que parecen esquemas de trabajo prescriptivos y normativos, por que imponen ciertos principios
o esquemas de actuacin, pero tambin son contingenciales en esencia por que dejan tomar en
cuenta las variables involucradas en cada organizacin y se ajustan a las necesidades de cada
una.
En 1950 un hombre dedicado a la estadstica, que haba trabajado en la Bell Systems con Walter
Shewhart, fue invitado a hablar ante los principales hombres de negocios del Japn, quienes
estaban interesados en la reconstruccin de su pas en la posguerra. Intentaban entrar en los
mercados extranjeros y cambiar la reputacin del Japn de producir artculos sin calidad. Este
hombre, Deming los convenci de que la calidad japonesa podra convertirse en la mejor del
mundo al instituirse los mtodos que l propona.
Los industriales japoneses siguieron las enseanzas del Dr. Deming y la calidad
japonesa, la productividad y su posicin competitiva se mejoraron y se reforzaron de
forma increble.
En su libro Out of the Crisis (salida de la crisis), publicado en 1986, expone su teora sobre
la administracin para alcanzar el mejoramiento de la calidad, la productividad y la posicin
competitiva. En sus catorce puntos el Dr. W. Edwards Deming hizo operativa su teora de la
administracin de la calidad. La teora de Deming de la Administracin incluye el uso de
herramientas estadsticas y tcnicas del comportamiento.
JOSEPH M. JURAN
De nacionalidad rumana, se ha desarrollado en Estados Unidos y ha brindado asesora
tambin a los japoneses. En 1954 fue invitado al Japn para explicar a administradores de
nivel superior y medio el papel que les tocaba desempear en la obtencin de actividades
del control de la calidad.
En uno de los libros mas importantes, Managerial Breakthrough (Adelanto
Administrativo), el Dr. Juran responde la pregunta de muchos administradores, para qu
estoy aqu?. El explica que los administradores tienen dos funciones bsicas:
a.- Romper los procesos existentes para llegar a nuevos niveles de rendimiento, y
b.- Mantener los procesos mejorando en sus nuevos niveles de rendimiento.
AKIO MORITA
Legendario empresario Japons que hizo de la empresa electrnica Sony un gigante. Se centr en
la mercadotecnia y su afn de ofrecer los productos ms avanzados.
WILIAM OUCHI
Nacido en Hawai, de origen Japons, su libro Teora Z" (1980), elaborada mediante el estudio de
grandes empresas Japonesas le lleva a identificar sus caractersticas comunes:
a) Ser el mejor.
Le da gran importancia al concepto de calidad total, que abarque a toda la institucin, para lo cual
se deben crear comits Interfuncionales y grupos de proyectos (crculos de calidad).
La ciencia es ms fcil de comprender cuando podemos captar sus principios mediante metforas
procedentes del mundo que conocemos como el atractivo del modelo atmico de Niels Bohr. Esta
imagen nos llev ms lejos a la comprensin del tomo, aunque este se parece gran cosa al
Sistema Solar. Anlogamente el mundo de la gestin pareca ms fcil cuando establecimos
paralelos con el mundo militar. Al tratar de comprender algo ms complejo, como por ejemplo, el
comportamiento de un batalln en combate ya no funciona. La nueva ola doctrinal nos conduce a
un mundo ambiguo y paradjico, como en la ciencia; y las empresas sobresalientes saben como
gestionar la paradoja.
Por otro lado de la matriz va de lo "racional" a lo "social". Lo racional indica que las empresas
tienen fines y objetivos claros que pueden determinarse sin dificultad alguna.
Las cuatro pocas distintas surgen cuando se yuxtaponen los dos ejes.
Vimos que Weber fue un socilogo alemn que mantuvo el punto de vista de que la burocracia -
orden mediante reglas- era la forma ms eficaz de organizacin humana.
Taylor contrast las teoras de Weber con los estudios de tiempos y movimientos.
De 1930 a 1960 se pas a la segunda etapa de: "Sistema cerrado y actor social". Sus autores
representativos fueron Elton Mayo, Douglas Mc Gregor, Chester Barnard y Philip Selznick.
Recordemos que Mayo fue un psiclogo clnico de la Escuela de Administracin de Empresas de
Harvard que realiz los famosos experimentos de Hawtorne, en los cuales se demostr que una
atencin positiva a las personas influye en la productividad.
Mc Gregor hizo una aportacin importante, con el desarrollo de sus teoras X e Y, a la Escuela de
Relaciones Humanas" que cay en descrdito debido a que no se consider un contrapeso para
los excesos del modelo racional, fracas por sus excesos igualmente absurdos (administracin
democrtica).
Barnard sostuvo que los valores y la finalidad organizativa se define ms por lo que hacen que por
lo que dicen sus ejecutivos, puso nfasis en la "Administracin totalizadora", equilibrando los
aspectos econmicos, cientficos y tecnolgicos.
Selznick diez aos despus expuso una teora similar agregando la "Competencia diferenciadora"
- aquello en lo que determinada empresa destaca singularmente y la mayora de las otras no- y el
"carcter organizativo"- en la que se anticipaba a la idea de las organizaciones como culturas y
que las organizaciones se convierten en instituciones a medida que se les infunden valores.
La tercera etapa, que dur aproximadamente de 1960 a 1970, fue a la vez un paso atrs y otro
hacia adelante, la del "Sistema abierto y actor racional". Volvi a los supuestos mecanicstas
acerca del hombre, pero dio un paso adelante al considerar a la empresa como parte de un
mercado competitivo, conformado y moldeado por fuerzas exteriores a la empresa.
Alfred Chandler en su libro "Strategy and Structure" observ que las estructuras organizativas de
grandes empresas como la Du Pont, Sears, General Motor y General Electric estn sujetas a las
variaciones del mercado.
Vimos que Paul Lawrance y Joy Lorsch (profesores de la Universidad de Harvard) siguieron en
1967 las huellas de Chandler con su libro "Organization and Enviroment" y dieron nombre a la
teora contingente cuyas dos ms amplias conclusiones son:
Por ltimo, la cuarta poca empieza alrededor de 1970 y contina hasta el presente, se describe
como "Sistema abierto y actor Social", en ambas dimensiones domina la confusin. En opinin de
los principales tericos actuales, todo es flexible; fines, medios y cambios externos, entre ellos
estn Karl Weick, de la Universidad de Cornell y James March de la Universidad de Stanford,
quienes afirman que el individuo debe estar motivado para que participe y sea efectivo, pero el
comportamiento individual depende de distintos factores externos e internos.
James G. March. Evala la teora de la administracin con base en la ingeniera indicando que no
es posible que se conozcan todas las alternativas para solucionar un problema, existe conflicto
para el individuo por:
b) Soluciones no aceptables.
March escribi "Ambiguity and Choice in organizations", en 1976 y Wieck "Social Psychology of
organizing".
SISTEMA SISTEMA
CERRADO ABIERTO
I. III.
II. IV.
RESUMEN
Cada una de las teoras administrativas presentadas tiene un enfoque diferente. Reflejan los
fenmenos histricos, sociales, culturales y econmicos de su poca. No se puede decir que una
es mas acertada que otra. Cada teora presenta la solucin o soluciones encontradas para
determinadas circunstancias, teniendo en cuenta las variables identificadas y los temas mas
importantes.
Hemos visto las escuelas principales del pensamiento administrativo que han contribuido para que
los gerentes comprendan las organizaciones y aprendan a manejarlas. Cada una ofrece una
perspectiva distinta para definir los problemas, las oportunidades y desarrolla distintas maneras de
hacerles frente. En las condiciones actuales las dos primeras, la clsica y la de relaciones
humanas, pasan por alto o tratan inadecuadamente algunos aspectos importantes de las
organizaciones.
Administracin
cientfica
Tarea
Teora Y tecnologa
Clsica Estructura
formal
Teora de las
Estructura
Relaciones humanas
informal
Teora de la Sistema
Burocracia Social
Exigencias
Teora ambientales Teora
Teora
Estructuralista de sistemas situacional
Objetivos
organizacionales
Teora neoclsica
Fuerzas del
comportamiento
Teora del
Proceso
Comportamiento decisorio
Equilibrio
Teora organiz.-ambiente
Matemtica
Cada una de las teoras administrativas presentadas tiene un enfoque diferente. reflejan los
fenmenos histricos, sociales, culturales y econmicos de su poca. no se puede decir que una
es mas acertada que otra. Cada teora presenta la solucin o soluciones encontradas para
determinadas circunstancias, teniendo en cuenta las variables identificadas y los temas ms
importantes.
Hemos visto las escuelas principales del pensamiento administrativo que han contribuido para que
los gerentes comprendan las organizaciones y aprendan a manejarlas. Cada una ofrece una
perspectiva distinta para definir los problemas, las oportunidades y desarrolla distintas maneras de
hacerles frente.
En las condiciones actuales las dos primeras, la clsica y la de relaciones humanas, pasan por
alto o tratan inadecuadamente algunos aspectos importantes de las organizaciones.
La escuela sistmica que ve a la organizacin como un sistema unificado que tiene un propsito y
se compone de partes interdependientes relacionadas entre si (procesos), y como parte del
ambiente externo, en vez de tratar cada parte por separado, con su rama basada en las
matemticas y en la lgica simblica, que concibe a la administracin como un sistema de
modelos y procesos matemticos.
Todas estas teoras se han desarrollado y ofrecen valiosas ideas al ingeniero que administra
empresas constructoras. Parece que las fronteras entre las diversas escuelas se estn esfumando
poco a poco al tomar prestadas ideas y conceptos unas de otras. Es posible que nunca aparezca
una teora decisiva, en tal caso los gerentes tendrn que seguir escogiendo para cada situacin
las perspectivas ms apropiadas, es posible que se pierdan en la selva de teoras administrativas,
pero es igualmente posible encontrar utilidad en esa gran multiplicidad de teoras.
Un mdico que no tiene el conocimiento de la ciencia, se parece mas a un brujo. Con la ciencia,
puede ser un artista de la ciruga.
Los ingenieros que tratan de administrar una empresa sin teora y sin un conocimiento
estructurado deben confiar en la suerte, la intuicin o en sus experiencias anteriores. Los
conocimientos organizados pueden encontrar una solucin mejor a los problemas administrativos.
Vemos, tanto en el sector pblico como en el privado, deficiencias administrativas como: invasin,
duplicidad y multiplicidad de funciones; falta de coordinacin; instrucciones poco claras;
prepotencia en el puesto, abuso de autoridad, controles inadecuado; entre otras, que dan por
resultado baja eficiencia, poca eficacia y falta de logro de los objetivos que la organizacin busca
2.1 ADMINISTRACIN
A) DEFINICIONES
El trmino administracin tiene varios significados en lengua espaola.
Etimolgicamente viene del prefijo latn "ad" (direccin, tendencia) y de "minister" (subordinacin,
obediencia).
"minister", que significa menor, es diametralmente opuesto a "magister", que significa mayor.
Nos da la idea del que realiza una funcin bajo el mando de otro (subordinacin) y de un servicio
que se presta a otro.
El significado original de esta palabra, aplicada a quien cuidaba los bienes de un propietario, a
quien daba cuente de los resultados obtenidos, tuvo una radical transformacin.
De las definiciones que dan diversos autores se pueden encontrar sus elementos bsicos.
C.P. TERRY. . .
"LOGRAR UN OBJETIVO PREDETERMINADO MEDIANTE EL ESFUERZO AJENO".
KOONTZ Y O'DONNELL . . .
LA DIRECCIN DE UN ORGANISMO SOCIAL Y SU EFECTIVIDAD EN ALCANZAR SUS
OBJETIVOS, FUNDADA EN LA HABILIDAD DE CONDUCIR A SUS INTEGRANTES.
HENRY FAYOL, A QUIEN SE DEBE LA DIFUSIN DEL TRMINO ADMINISTRACIN
(MANAGEMENT EN INGLS) . . . "ADMINISTRAR ES PLANEAR, ORGANIZAR, MANDAR,
COORDINAR Y CONTROLAR".
DEFINICIN DE ADMINISTRACIN:
DEFINICIN DE TRMINOS:
Eficacia. Extensin en la que se realizan las actividades planeadas y se alcanzan los resultados
planeados. En trminos econmicos la eficacia de una organizacin se refiere a su capacidad de
satisfacer una necesidad de la sociedad mediante el suministro de productos (bienes o servicios)
que requiere. Es una medida normativa para alcanzar los resultados. la consecucin de los
objetivos fijados no es competencia de la eficiencia, sino de la eficacia.
EFICIENCIA
Baja Alta
pueden adquirirlo.
Existen diferentes ramas del derecho, de acuerdo a las actividades que regulan:
civil, mercantil, laboral, fiscal y constitucional.
Ejemplos de actitudes contrarias a la tica son: oferta de productos intiles, publicidad falsa,
sobornos, evasin de impuestos, malos manejos de fondos, inmoralidad con los empleados,
entre otros.(caso Enrn de contabilidad creativa)
III. otras disciplinas.-
a. Lgica.- esta ciencia estudia los conceptos los enunciados y las argumentaciones;
nos ensea su manejo para pensar ordenadamente y con verdad. la
administracin se fundamenta en los principios lgicos en todos y cada uno de sus
enunciados.
c. Historia.- es el estudio de los hechos que han influido de algn modo en los
acontecimientos posteriores.
Es difcil dividir el proceso administrativo, por que sus diferentes aspectos se dan en forma
continua y simultnea; pero desde un punto de vista meramente conceptual y metodolgico, con el
fin de estudiar, comprender y aplicar mejor la administracin, es conveniente separar aquellas
funciones que en una circunstancia dada puedan predominar. en esta forma se pueden establecer
mejor sus principios y las tcnicas aplicables.
Se puede definir el trmino funcin, desde el punto de vista de la fisiologa, como la actividad
ejecutada por un elemento vivo, rgano o clula.
A) MECNICA ADMINISTRATIVA.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Funciones
fundamentales de
Preguntas Resultado la administracin
que se emplearon
Qu es lo que Planeacin Objetivos,
se necesita? polticas,
Qu cursos de procedimientos y
accin deben mtodos
adoptarse, como
y cuando deben
seguirse?
Cundo deben Organizacin Divisin del
tener lugar las trabajo,
acciones?Cmo distribucin del
debe hacer ese trabajo y
trabajo? delegacin de
autoridad
Por qu y cmo Jefatura,
ejecutan sus comunicacin e
tareas los incentivos
miembros de
grupo?
Estn siendo Control Informes,
ejecutadas las comparaciones,
acciones costos y
cundo, dnde y presupuestos
cmo de
acuerdo con los
planes?
4.2.4(a)
IV CARACTERSTICAS DE LA ADMINISTRACIN
IV CARACTERSTICAS DE LA ADMINISTRACIN
V IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
NIVEL LA DIRECCIN SE
AMDTVO. CARACTERIZA POR
ALTA
PLANEACIN ORGANIZACIN EJECUCIN CONTROL
GERENCIA AMPLIA Y CREATIVA
REGULARMENTE
AMPLIA Y CREATIVA.
GERENCIA
MEDIA
LIMITADA Y ALGO
RUTINARIA.
SUPERVISIN DETALLES Y
RUTINARIA
4.2.5(a)
4.2.5(b)
SI USTED NO SABE HACIA DNDE VA, NINGN CAMINO PODR LLEVARLO -DAVID
CAMPBELL-
CAPTULO 3 PLANEACIN
LA FUNCIN FUNDAMENTAL
El proceso administrativo se inicia por la planeacin; que es una actividad intelectual mediante la
cual se definen, en forma consciente, los objetivos o metas de la empresa, se establece una
estrategia general para alcanzar esas metas y se preparan los planes para integrar y coordinar las
actividades, en forma eficiente y eficaz.
Planear es decidir de antemano que hacer (los fines), como se har (los medios) y cuando
hacerlo.
Sin la planeacin no es posible establecer un sistema de control que nos permite revisar los
resultados, evaluarlos, compararlos con los objetivos y tomar las medidas correctivas necesarias.
Toda accin resulta ms efectiva cuando se realiza anticipadamente en la mente. A esta actividad
se le puede llamar previsin (ver anticipadamente). Puede definirse como la "parte de la
planeacin en la que con base en las condiciones futuras en que una empresa habr de
encontrarse, reveladas por una investigacin tcnica, se definen los principales cursos de
accin que nos permitirn realizar sus objetivos".
3.2. PRINCIPIOS
3.2.1) Principio de la previsibilidad.- "Las previsiones administrativas deben realizarse
tomando en cuenta que nunca se alcanzar una certeza absoluta". Tampoco es
vlido decir que una empresa constituye un evento totalmente incierto. Siempre
existir un riesgo.
Existen 3 situaciones bsicas:
c) Probabilidad.- Sin estar seguros sobre el sentido en que ocurrir un hecho, tenemos
motivos serios y fundados para concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en un
sentido o en otro. La probabilidad puede ser mayor o menor, puede ir desde una casi total
incertidumbre hasta una enorme certeza.
3.2.4) Principio de la precisin.- "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y
genricas, deben ser precisos, porque van a regir acciones concretas". Si
carecemos de planes precisos, cualquier negocio es una aventura.
Flexibilidad es lo que tiene una direccin bsica pero que permite adaptaciones
momentneas y puede volver despus a su direccin inicial; vuelve a su forma
inicial cuando cesa la presin que la flexiona.
3. 2.6) Principio de la Unidad.- "los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que
existe uno solo para cada rea y todos deben estar coordinados e integrados para que pueda
decirse que existe un slo plan general para la empresa". Los planes deben coordinarse en orden
jerrquico, hasta formar finalmente uno solo.
3.3. TCNICAS DE PLANEACIN
Hay tantas tcnicas, como formas diversas de planes. Las mas usadas son las siguientes.
La misin
Es el fin ltimo, razn de ser, por el que se inicia un negocio. No tiene que ver con el dinero por
que las utilidades son un requisito de la empresa. La misin no puede expresarse
con ganar tanto dinero al mes, ese es, en todo caso, un objetivo. Debe ser mas
sutil y trascendente, por ejemplo: mantener los automviles de mis clientes
funcionando siempre.
Expresa los propsitos de la organizacin, la distingue de otras de su tipo e
involucra a los actores y gentes que deben participar en el logro de los planes
concretos.
La visin
Es el conjunto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que dan el marco de referencia
de lo que una organizacin es y quiere ser en el futuro. Sirve de gua para la formulacin de los
objetivos. Es un sueo posible y a largo plazo.
Tiene 4 elementos indispensables:
a) Debe ser formulada por el lder
b) Ser comprendida y aceptada por todos los dems
c) Ser amplia
d) Ser positiva y alentadora
Metas
Dan a las actividades de la organizacin el sentido bsico de la direccin. Cumplir una meta
(como anotar un gol en un partido de futbol), no es todava lograr el objetivo (ganar el partido o el
campeonato.)
La concepcin empresarial del futuro debe ser definida por la alta direccin, quien debe
difundirla y hacerla operar en los dems niveles de la organizacin. Su tarea ser definir la
misin, visin, metas y los objetivos y estrategias que harn una institucin fuerte y de
constante crecimiento.
CLASIFICACIN Y CRITERIOS PARA DEFINIR OBJETIVOS
Clases de Objetivos Descripcin
Qu se pretende alcanzar y en qu tiempo respecto de su
mercado:
1. De Mercado. Ejemplo: Crecimiento en ventas
Incrementar las ventas Participacin
en 80% a diciembre de Nuevos mercados/productos
2004 Conservacin y satisfaccin de Clientes
Nuevos negocios
Otros rubros
Qu y cunto se pretende producir, en qu procesos y en
qu tiempo:
Nueva Tecnologa
2. De Operaciones. Especificaciones y normas
Ejemplo: Desarrollar Materiales substitutos
nuevos productos 15p. a
Utilizacin de recursos
junio de 2004
Velocidades y tiempos
Inventarios
Otros rubros
Qu se pretende invertir, qu se busca como retorno y en
qu tiempo:
Utilidades
3. Financieros. Ejemplo: Adquisiciones
Disminuir das cartera
Ampliaciones
20d. para marzo de 2004
Retorno sobre inversin
Recuperacin de cartera
Otros rubros
Qu aspectos son necesarios para desarrollar a sus recursos
4. De Colaboradores. humanos:
Ejemplo: Entrenar a todo Vida y Carrera
el personal 50 Entrenamiento
horas/hombre a Desempeo y su evaluacin
diciembre de 2004 Certificacin de puestos
Otros rubros
CRITERIOS PARA DEFINIR OBJETIVOS
Un Objetivo planteado correctamente contiene:
1. Un Verbo de accin 2. Un Enunciado que lo describe
Define el modo o plan de accin para asignar recursos escasos, con el propsito de obtener
una ventaja competitiva y lograr metas u objetivos con un nivel de riesgo aceptable.
Es una mezcla de las metas y polticas principales que nos van a servir para ganar la guerra.
2) Analizar el entorno
3) Identificar las fortalezas recursos que tiene la empresa o lo que esta hace bien- y las
debilidades recursos que la empresa no tiene o lo que no hace bien-.
4)
6) Volver a evaluar la misin , visin y objetivos de la empresa- Anlisis FODA-
El propsito es encontrar un nicho estratgico que se pueda explotar y ver si son realistas la
misin , visin y objetivos. De no ser as, se modifican. En este momento ya se pueden empezar
a formular las estrategias.
7) Formulacin de estrategias
Polticas
Son los "criterios generales que tiene por objetivo orientar la accin, dejando a los Jefes de
campo las decisiones que les corresponde tomar". Son normas genricas. Deben existir por
escrito, difundirse y revisarse peridicamente.
Procedimientos
"Descripcin cronolgica de los pasos que se deben seguir para obtener los mejores resultados en
cada funcin concreta de la empresa". Sealan como deben de ejecutarse las labores, cuando y
quien debe realizarlas.
Mtodos
3.3.3 Programas.
El programa "es el plan que incluye el uso futuro de diferentes recursos en un patrn integrado y
que establece una secuencia cronolgica de acciones requeridas". Puede incluir objetivos,
polticas, procedimientos y mtodos.
3.3.4 Presupuestos.
"Son una modalidad especial de los programas, cuya caracterstica esencial es la determinacin
cuantitativa de los elementos programados".
Pueden ser:
Procedimiento que busca las bases objetivas y cuantitativas para apreciar mejor los diversos
factores o variables que intervienen en un problema, analizando su relacin, a travs de un
modelo, para encontrar una solucin ptima entre varias posibles. Surgi durante la segunda
guerra mundial para determinar el mejor aprovechamiento de la limitada fuerza area britnica.
a) Programacin lineal. Busca determinar la combinacin ptima de recursos limitados para lograr
un objetivo, bajo la base de que existe una relacin entre las variables que puede
ser expresada mediante una ecuacin lineal. (costos de transportacin, de
mantenimiento de almacenes, etc.)
c) Teora de colas. Utiliza frmulas matemticas para equilibrar el costo de las colas (lneas de
espera) con el costo de suprimirlas mediante el mejoramiento del servicio.
d) Teora de los Juegos. Sirve principalmente para el anlisis y previsin de los problemas de
competencia. Se basa en que todo hombre, que acta en forma racional, procura
maximizar sus ganancias y minimizar sus prdidas y por lo tanto, la accin de todo
competidor se podr predecir de algn modo.
3.4.1 Manual.
Es un documento en el que se concentran, en forma sistemtica, una serie de elementos
administrativos para orientar y uniformar la conducta entre cada grupo humano de la empresa.
Existen diferentes clases de manuales: de polticas, de procedimientos, de organizacin, etc.
La nica herramienta usada hasta 1957 para la programacin del trabajo, era el diagrama de
barras o diagrama de Gantt, el cual consiste en:
c) Representar cada actividad mediante una barra recta cuya longitud es, a cierta escala, la
duracin efectiva de la actividad.
d) Enlistar las actividades de manera que a cada actividad corresponda un rengln de la lista
y estableciendo el orden de ejecucin de stas, se sita la barra que representa cada una
de las actividades a lo largo de una escala de tiempos efectivos, que se coloca en la
misma direccin de los renglones y que es comn a todas las actividades.
1. No es posible decidir que actividades controlan la duracin del proyecto, es decir, todas
son aparentemente de igual importancia para definir su duracin, este hecho provoca que
cuando alguna de las actividades principales incluidas en el programa se retrasa un cierto
tiempo, se tengan nicamente dos soluciones posibles:
b) Acelerar todas las actividades para tratar de compensar el retraso y cumplir con el
programa.
Este ltimo criterio se emplea tambin cuando, por alguna causa, es conveniente reducir
la duracin del proceso a partir del tiempo programado.
2. Con el programa de barras es imposible prever con cierta seguridad los recursos (material,
personal, equipo, capital, etc.) requeridos para realizarlo, este hecho provoca con
frecuencia que el proceso se retrase por no tener los recursos que se necesitan en un
momento dado. Por la misma causa, sucede que la distribucin de dichos recursos en el
tiempo que dura la ejecucin del proyecto, puede ser muy irregular: en ciertas pocas se
necesitan grandes cantidades de recursos, y en el da cercano a ellas, algunos de dichos
recursos pueden no requerirse, como resultado de esta situacin puede suceder.
Sin embargo, el diagrama de barras como representacin de un programa es, sin duda, una
herramienta muy til ya que muestra objetivamente las duraciones, las fechas de iniciacin y
terminacin posible para cada actividad en que se considera dividido el proyecto.
3.4.4 Redes.
El mtodo C.P.M. fue desarrollado a principios de 1957 por los Ingenieros Morgan R. Walker y
Jaime I. Killer Jr. quines pusieron a prueba el mtodo en la construccin de una planta qumica
para la Compaa Dupont, donde se obtuvieron excelentes resultados; desde entonces, debido a
las bondades del mtodo, su difusin ha sido mundial y su aplicacin, a problemas de muy diversa
naturaleza.
En 1958, se desarrollo para la marina de Estados Unidos el mtodo P.E.R.T. por investigadores de
la firma Booz, Allen y Hamilton de Chicago, para controlar el programa de lanzamiento del proyectil
"Polaris", obteniendose una reduccin en la duracin del proyecto de 2 aos.
No existe diferencia radical entre el mtodo C.P.M. y P.E.R.T. salvo que el segundo presupone un
estudio probabilstico que estime tres duraciones a la actividad: optimista, ms probable y
pesimista.
3. Permite determinar de antemano con la precisin que se desee los recursos (materiales,
personal, equipo, capital) requeridos en cualquier momento durante la ejecucin del
proceso.
Los mtodos C.P.M. y P.E.R.T. y sus variaciones, no son otra cosa que una herramienta de trabajo
para la programacin, ahora bien, estos mtodos indudablemente no desechan el programa de
barras, simplemente lo mejoran para hacer de l, la resultante de una programacin lgica y de
fcil comprensin.
3.4.5 Presupuestos
Son instrumentos tanto de planeacin como de control. En el caso de la construccin, se
establecen los conceptos de trabajo, las cantidades de obra, los costos y las utilidades.
Hay quienes hacen que las cosas ocurran a quienes las cosas ocurren; quienes quieren que
las cosas ocurran y quienes no saben siquiera que las cosas estn ocurriendo L. Appley-
Nadie hace planes para fracasar, pero muchas personas fracasan por que no hacen planes-
Annimo-
El ochenta por ciento de los problemas del cliente son causados por los malos sistemas, no por
el personal deficiente John Goodman-
Si el empleado falla en repartir el trabajo entre sus colaboradores, es muy probable que
uno duplique el trabajo de otro. -Alvin Brown-
CAPTULO 4 ORGANIZACIN
Vimos que la planeacin es "proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo".
Es algo que hacemos antes de efectuar una accin, es una toma de decisin anticipada.
Con ella hacemos que suceda algo, que sin eso, lo ms probable es que no ocurrira.
Pero un plan tiene poco valor si no existe un sistema que permita una utilizacin equilibrada de los
recursos para realizarlo.
La organizacin es bsicamente un proceso de divisin del trabajo, aplicada por Adam Smith en
1776, hace mas de dos siglos. El propsito es establecer una relacin entre el trabajo y las
personas que lo debe ejecutar.
El trabajo se puede dividir verticalmente estableciendo niveles de autoridad- u Horizontalmente
por especializacin del trabajo -.
La organizacin se debe enfocar a los siguientes objetivos:
b) Agrupar las tareas en trabajos que se puedan realizar bien y responsabilizar de ellas a
algn individuo o grupo. Asignar las funciones y responsabilidades.
Hay que tomar en cuenta que la organizacin es el elemento final del aspecto terico, por lo
tanto se presta a confusiones con respecto a la integracin, ya que sta es el primer
aspecto prctico de la Administracin.
Es decir, se debe precisar primero como debera ser nuestra organizacin y despus integrarla
como resulte ms conveniente, de acuerdo con los elementos de que disponemos, pero
sin perder de vista aquello a que deberemos tender.
4.1. DEFINICIONES
Etimolgicamente viene del Griego "organon", que significa instrumento.
Existen usos diferentes de este trmino en los textos de
administracin. Un primer significado es:
Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades,
autoridades y relaciones- ISO 9000:1994-
El otro significado, que se define al final de este apartado, es el que se utiliza para la segunda
de las funciones del proceso administrativo. Se recomienda, al leer los textos, que se analice
cual de los dos significados es el correcto.
Organizacin:
"Es el conjunto de normas, bajo las cuales un grupo grande de personas,
demasiadas para permitir el trato directo entre todas y cada una de ellas, y que
efectan un trabajo complejo, se relacionan entre ellos en forma consciente,
sistemtica y establecida, para lograr un propsito comn aceptado por todos
ellos".- Basada en conceptos de Max Weber-
DEFINICIN DE ORGANIZACIN:
4.2. PRINCIPIOS
"Cuanto ms se divide el trabajo dedicando cada empleado a una actividad mas limitada y
concreta, se obtiene mayor eficiencia".
La divisin de trabajo es el medio para obtener una mayor especializacin y con ella mayor
precisin, profundidad de conocimiento, destreza y perfeccin en cada una de las personas
dedicadas a cada actividad.
* La especializacin slo es til cuando se tiene conocimiento general del campo de que
dicha especializacin es parte.
* La especializacin tiene como lmites los que impone la naturaleza humana del trabajo.
Los primeros partidarios de la especializacin del trabajo pensaban que esto poda
llegar a continuos incrementos de la productividad, pero las cosas buenas tienen
tambin un lmite. Existe un punto en donde se reduce la productividad debido a la
especializacin excesiva, por ejemplo el aburrimiento, la fatiga, el estrs.
4.2.2 Principio de la unidad de mando
La estructura de una organizacin define como las tareas del trabajo son divididas, agrupadas y
coordinadas formalmente.
Algunas personas creen que el buen empleado debera ser capaz de trabajar satisfactoriamente
aunque la estructura de la organizacin no sea la correcta.
Existen seis elementos clave para disear la estructura de la organizacin. Pueden ser
combinados para crear diferentes opciones estructurales:
La especializacin del trabajo. El grado en que las tareas en la empresa se subdividen
en trabajos separados.
La departamentalizacin correcta. Despus que se ha dividido el trabajo, es necesario
agrupar las actividades para que las tareas comunes puedan ser coordinadas. Las
empresas eligen algunos de los siguientes enfoques de acuerdo con el tipo de actividad
desarrollada, de sus objetivos y de las relaciones de cada departamento con el propsito
de la empresa:
a) Por funcin (Las funciones bsicas de cualquier organizacin son: produccin, ventas y
financiamiento)
b) Por productos. Se organiza alrededor de determinados productos o lneas de productos
( aceite, lentes, cinta adhesiva)
c) Por clientes. Cuando se quiere reflejar un gran inters por los clientes (PEMEX, SCT,
CFE)
d) Por territorio. Se divide el trabajo en departamentos de acuerdo a localidades o reas
geogrficas (norte, sur, costa este)
e) Por procesos o equipos. Cuando las mquinas o el equipo empleado requieren de
aptitud especial para su manejo o son de gran capacidad (Trmite de licencia)
combinada
Las empresas disean una estructura para facilitar la coordinacin de las actividades y controlar
los actos de los miembros. Los ttulos y las relaciones envan mensajes claros a los
empleados acerca de las prioridades de la empresa y pueden afectar su desempeo y
compromiso.
Muchos gerentes buscan una estructura ideal, pero tal cosa no existe. No hay una sola
estructura que dure para siempre. El resultado del diseo no es simplemente un
organigrama sino un proceso estable que permita modificar la estructura de la organizacin
y aclarar las relaciones de subordinacin, las responsabilidades y los sistemas de control.
4. Organizacin matricial
5. Otras
1 Organizacin lineal
empresas Ventajas:
* Es muy sencilla y clara.
* Cada jefe adquiere toda su autoridad, ya que para sus subordinados es el nico que la
posee.
Desventajas:
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
CONSEJO
GERENTE
Encargado Contador Cajero Jefe Jefe Jefe Jefe Ventas Jefe Ventas
Cobranzas General Almacn Montaje Acabado Locales Forneas
El trabajo se divide entre especialistas de cada actividad y cada uno de ellos tiene
autoridad, en su propio campo sobre la totalidad del personal.
Observando las desventajas del sistema de organizacin lineal, Taylor se dio cuenta que el
jefe a niveles operativos debe tener conocimiento de por lo menos 8 campos.
2. Hacer programas.
6. Dar adiestramiento.
Esto es casi imposible para una persona. De aqu surgi la idea de Taylor para aliviar el
trabajo a los jefes de cada rea, dividiendo el rea entre 8 especialistas, uno de cada
actividad sealada y que los 8 tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la
totalidad del personal.
Ventajas:
* Mayor capacidad de los jefes por razn de su especializacin y por lo mismo, mayor
eficiencia.
Desventajas:
Mayordomo
Obreros
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
CONSEJO DIRECTIVO
GERENTE
Trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de los dos sistemas anteriores. Se
adicionan tcnicos especializados a una organizacin lineal.
Lo ms importante es que el Jefe Staff haga notar constantemente que no obra con
autoridad propia, sino delegada; que lo hace a nombre y en representacin de los jefes de
lnea.
No obstante las ventajas que supone la combinacin de los sistemas lineal y funcional, el
Sistema de Organizacin Lineal y Staff tiene ciertas desventajas:
- Los jefes de lnea tratan de nulificar a los jefes Staff, considerndolos como intrusos y
tericos.
- Los funcionarios Staff, por su parte consideran como incompetentes a los jefes lineales.
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
CONSEJO DIRECTIVO
GERENTE GENERAL
Enc. Contador Cajera Jefe Jefe Jefe Jefe Ventas Jefe Ventas
Cobranza General Almacn Montaje Acabado Locales Forneas
Actividad Lineal
Actividad Staff
4 Organizacin matricial. (Tambin llamada Organizacin por malla o organizacin de
proyecto).
Cada departamento tiene una doble subordinacin, sigue la orientacin de los gerentes
funcionales y de los gerentes de producto (o de proyecto) simultneamente.
Lo mas importante de este tipo de estructura es que sus unidades operativas son
parcialmente independientes, por que cada una de ellas fabrica un bien o presta un servicio
distinto; sin embargo, todas comparten algunos recursos comunes como tecnologa o
conocimientos. Hay un equilibrio entre la autonoma de las divisiones y el control central
sobre ellas. La organizacin funciona solo si mantiene un equilibrio. No debe frenar la
iniciativa individual de los jefes de la divisin, pero debe fomentar una atmsfera de
colaboracin y no de rivalidad, por que puede degenerar en una pesada burocracia. Una
organizacin matricial es complicada y depende de la Cooperacin de la definicin clara
de rolesy responsabilidades y de una apreciacin sana de las necesidades y presiones
de las diferentes partes.
Pro
duc
t
Tea
m
Pro
duc
t
Tea
m
A.
MA
TRI
X
ST
RU
CT
UR
E
CEO
F
u
n
c
t
i
o
n
a
l
Managers
Product Team
P
r
o
d
u
c
t
T
e
a
m
P
r
Ventajas:
Desventajas:
- El personal de los niveles intermedios depende de dos jefes y existe confusin acerca
de quien se depende y un sentido resultante de no depender de nadie. Al violar el
principio de la unidad de mando debilita la cadena de mando y la coordinacin vertical,
para intentar mejorar la coordinacin lateral.
- Luchas excesivas por el poder; los gerentes funcionales y los gerentes de proyecto (o
producto) luchan por el dominio. La solucin consiste en definir claramente la
autoridad, responsabilidad y facultades de cada uno. El administrador del proyecto
especifica lo que se debe hacer y el departamento funcional debe ocuparse de la forma
de hacerlo.
3. El proyecto es finito en duracin. Si tiene xito. Puede ser el principio de una divisin en
la organizacin formal.
4. La introduccin del diseo matricial debe ser gradual, nunca de improviso, para permitir
la adaptacin del personal a una nueva mentalidad y a un nuevo tipo de
comportamiento en la organizacin. En rigor, se impone una nueva cultura
organizacional.
1. La divisin de funciones.
7. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de empresa y en cada departamento
o seccin.
Consisten en diagramas en los que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que
encierra el nombre de ese puesto, (y en ocasiones de quien lo ocupa) representndose, por
la unin de los cuadros mediante lneas, los canales de autoridad y responsabilidad.
Tratar de representar en ellos a base e colores, lneas gruesas, etc., otras muchas caractersticas,
como seran las de comunicacin interdepartamental, limitaciones, facultades, etc., slo los hace a
nuestro juicio, confusos. Los otros elementos mencionados quedan ordinariamente consignados
en los Manuales de Organizacin y los Anlisis de Puestos, a los cuales se deben ligar los
organigramas.
Clases de Organigramas.
a) Organigramas verticales
Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aqul por
lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del
segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de autoridad y responsabilidad a los
puestos que dependen de l y as sucesivamente.
Ventajas:
Ms usados y fciles de comprender
Indica objetivamente la jerarqua del personal
b) Organigramas
horizontales
Ventajas:
Organigramas circulares.
Estn formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima en la empresa;
alrededor de el se trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de
organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con
lneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Ventajas:
Disminuyen la idea del status mas alto o bajo
Permiten colocar mayor numero de puestos en el mismo nivel
d) Organigramas escalares.
Ventajas:
Son sencillos, pero se usan poco por que no encuadran el nombre del puesto.
El organigrama y las funciones de los puestos que a continuacin se muestra, son comunes en las
empresas constructoras.
11. Preside las reuniones peridicas que se celebran en la obra con objeto de revisar la
marcha de la misma.
12. Revisa la utilizacin adecuada de los recursos asignados a su obra.
a) Maquinaria
b) Efectivo
c) Materiales
d) Personal
B Funciones
del jefe de obra
10. Comunica a los jefes de frente las estrategias y situaciones de la obra y de la empresa.
7. Con base en el desglose anterior, determinar cuales son sus gastos fijos para tener una
idea del punto de equilibrio del frente.
8. Formular un programa de ejecucin de obra, con base en el punto de equilibrio
determinado.
10. Determinar, con base en el programa formulado, los recursos necesarios para llevarlo a
cabo.
11. Obtener el visto bueno del jefe de la obra de lo hasta aqu planeado.
12. Una vez aprobada su planeacin, presupuestar con datos actualizados, cada uno de
los conceptos de trabajo por realizar.
15. Resumir la obra mensual por ejecutar, el costo directo, gastos generales del frente y el
resultado a su nivel.
13. Obtener los datos necesarios para la formulacin de nuevos precios unitarios.
18. Comentar con el personal a su cargo las modificaciones que, en las actividades diarias,
son susceptible de llevar a cabo.
2. Revisar que los datos de envo coincidan con los datos fsicos
2. Pedido de Efectivo
3. Pagos a Proveedores.
5. Relaciones.
6. Firma de Cheques.
Los cheques formulados para ser entregados a su beneficiario, debern ser firmados
por el Superintendente de la Obra y por el Jefe Administrativo u otra persona
autorizada para tal efecto debiendo llevar siempre la firma del Superintendente.
Las plizas de Egresos sern firmadas por el Jefe Administrativo cuando estas ya
hayan sido revisadas por el contador y posteriormente sern autorizadas por el
Superintendente.
4. Los pagos sern operados con cargo a las cuentas correspondientes y al ser pagados
debern tener la clasificacin contable adems de las firmas autorizadas para el caso.
7. Los cheques que no sean cobrados por el proveedor en un plazo no mayor de tres das
debern cancelarse y disponer del efectivo para pagar otros proveedores.
8. Deber llenar un control de aviso a proveedores anotando hora y fecha del aviso de
cobro, para aclaracin posterior con el proveedor.
10. Todos los cheques sern protegidos por la mquina protectora y si es posible cruzarlos,
considerando que el proveedor o beneficiario tiene cuenta bancaria.
11. En ningn caso e firmarn cheques en blanco y el cajero (a) ser responsable de la
chequera bancaria.
12. Llevar un libro auxiliar de bancos, en el cual anotar los ingresos y egresos debiendo
reportar diariamente al Jefe Administrativo los saldos de banco.
14. El cheque de lista de raya se formular al nombre del cajero (a) o persona responsable,
quin lo justificara por medio de los recibos de pago debidamente firmados por los
trabajadores y depositando el sueldo de los no pagados.
15. El Jefe Administrativo o Contador ejecutarn arqueos de caja por lo menos dos veces
al mes, sin ser obligatorio una fecha y hora determinada.
H Funciones del jefe de personal.
4. Formulacin de la pliza semanal de rayas, las cuales debern ser entregadas a mas
tardar los lunes de cada semana.
10. Comprobar aritmticamente las horas extras reportadas por los Jefes de Frente.
11. Control general de Impuestos como: sobre productos del trabajo (I.S.P.T)., etc.
15. Las listas de raya se elaborarn de martes a mircoles y debern ser entregadas a la
caja los jueves por la tarde.
Para la aplicacin del tiempo extra y bonificaciones sern necesaria una relacin
presentada por el Jefe de Frente y autorizada por el Superintendente de la obra,
debiendo aparecer en lista de raya nicamente "horas extras".
Las listas de raya debern estar firmadas y autorizadas por la Superintendencia, antes
de proceder al pago.
a) Solicitud de personal.
b) Examen de Aptitud autorizado.
c) Examen mdico.
d) Afiliacin al sindicato.
e) Registro Federal de Causantes
f) Licencia de Manejo (en su caso)
I Funciones del Jefe de Almacn.
a) Materiales.
b) Refacciones.
c) Artculos de consumo.
d) Inversiones amortizables.
e) Mobiliario y equipo de oficina.
4. Entregar al almacn los artculos con sus respectivas notas de entrega, copia del
pedido y valorizacin de las notas de entrada quedndose con una copia de entrada
debidamente firmada por el almacenista.
Hasta aqu hemos visto dos funciones: Planeacin, es la que nos dice principalmente: que debe
hacerse y cuando debe hacerse, y la Organizacin nos ha sealado quienes, dnde y como
deben realizarlo en ellas predomina lo terico, lo que debe ser -.
Falta an obtener los elementos materiales y humanos que llenen los cuadros tericos formados
por la Planeacin y la Organizacin, funcin que les corresponde a la Integracin.
5.1. DEFINICIN:
La integracin es la funcin de la administracin que tiene como objeto obtener y articular los
elementos materiales y humanos que la organizacin y la planeacin sealan como
necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
Es el punto de contacto entre lo esttico y lo dinmico; lo terico y lo prctico.
Aunque ocurre en forma mas amplia al constituir una empresa, es una funcin
permanente (crecimiento, diversificacin).
Los hombres que han de desempear una funcin en la empresa deben buscarse entre los
que renan los requisitos mnimos para desempearla adecuadamente.
Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres; lo
racional es adaptar la llave a la cerradura y no al contrario.
Si no cumple los requisitos se les puede capacitar, si los excede tambin es malo, se le
debe reubicar.
.
5.2.2. Principio de provisin de elementos administrativos.
Un Jefe no puede hacer frente a sus responsabilidades sin delegacin de autoridad, ni puede
permanecer adicto a la empresa s no ve posibilidades de progreso.
5.2.3 Principio de la
introduccin adecuada:
S una fbrica depende de la articulacin de las diversas partes, una empresa debe considerarse
como la articulacin social de los hombres que la forman.
Los elementos materiales representan una inversin, por lo tanto, debe disponerse en cada
momento de los precisamente necesarios dentro de los mrgenes fijados en la planeacin y
la organizacin, para que no falten, restando eficiencia, ni sobren, incrementando los
costos.
Por ejemplo, una inadecuada integracin financiera produce una sobrecapitalizacin que
innecesariamente aumenta costos o imposibilita hacer frente a demandas extraordinarias de
produccin.
5.3.1. Reclutamiento:
b) Las escuelas
5.3.2. Seleccin:
Escoger, entre diversos candidatos, aquellos que sean los ms aptos para ocupar un
puesto concreto.
5.3.3 Introduccin:
5.3.4. Desarrollo:
a) Obtener la mxima capacidad de todo el personal - que pueda realizar sus labores -.
.
La tarea de la integracin de personas es coordinar los fines de la empresa con
los del trabajador.
La integracin de las personas, desde el punto de vista interno, se logra con las tcnicas
anteriores y desde el punto de vista externo se realiza en las relaciones pblicas. Mediante
ellas la empresa se integra con el medio social.
DEFINICIN
Es el esfuerzo planeado para influenciar la opinin por medio de la actuacin aceptable y de
la comunicacin reciproca
Con ellas se integra a la empresa con el medio social en que vive y del cual vive: clientes,
proveedores, autoridades, medios de publicidad, para lograr:
B Manejo Financiero:
A Instalacin:
a) Ubicacin de la planta.
b) Seleccin de Maquinaria y Equipo.
c) Distribucin de la Planta.
B Operacin
a) Almacenes
b) Planeacin y Control de Produccin.
c) Ingeniera de Mtodos (simplificacin y medicin del
trabajo).
d) Control de Calidad
e) Manejo de Materiales.
C Desarrollo:
a) Investigacin Industrial.
b) Desarrollo del Producto (Normalizacin,
Densificacin, etc.)
a) Mantenimiento Preventivo
b) Seguridad Industrial.
c) Seguros Diversos.
CAPITULO 6
DIRECCIN
LA FUNCIN DEL MOVIMIENTO
La direccin es otro componente de la administracin. Los administradores estn dirigiendo
cuando motivan a sus empleados, coordinan las actividades de otros, eligen el canal mas eficaz
de comunicacin y resuelven conflictos entre los miembros.
Una vez constituido el grupo social se le hace funcionar para obtener los resultados planeados,
para lo cual se ha organizado e integrado.
b) Nivel administrativo: Los jefes que dirigen, no ejecutan sino que hacen que otros
ejecuten.
6.1. DEFINICIN:
6.2. PRINCIPIOS
Al realizar los objetivos comunes de la empresa, se deben tambin satisfacer los intereses de
grupo y an los individuales.
Los objetivos de la empresa se logran en forma mas eficiente cuando los subordinados se
interesan en ellos.
La autoridad en una empresa debe ejercerse como producto de una necesidad del organismo
social y no como resultado exclusivo de la voluntad o arbitrio del que manda.
La autoridad y su ejercicio surgen de la necesidad de la empresa por cumplir sus objetivos.
Al transmitir una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jams saltarlos
sin razn y nunca en forma constante.
Se deben respetar los canales formales de comunicacin para evitar conflictos y prdida de
tiempo.
Cuando aparezcan se resuelvan lo ms pronto posible y de modo que sin lesionar la disciplina,
pueda producir el menor disgusto a las partes.
No dejarlos que se resuelvan por s solos. Con el transcurso del tiempo, solo van a crecer
como bola de nieve que provoca una avalancha.
Como la friccin que puede ser aprovechada para el movimiento de un vehculo, un obstculo o
problema obliga al administrador a pensar en alternativas o visualizar nuevas estrategias .
6.3.1 PERCEPCIN
DEFINICIN:
Es el proceso que usan las personas para organizar e interpretar sus impresiones sensoriales,
con el fin de encontrar significado a su entorno. Interpretamos lo que percibimos y le llamamos
realidad.
Por eso diferente gente puede percibir la misma cosa de manera diferente. La gente a
menudo interpreta equivocadamente los eventos y actividades, si est tratando de predecir el
comportamiento de alguien.
La Teora de las Atribuciones es una forma para explicar el hecho de que juzgamos a las personas
de distinta manera, dependiendo del significado que atribuyamos a un comportamiento
determinado.
- si el origen es interno, lo controla la persona; - si es externo, no lo
controla.
6.3.2 COMUNICACIN
Es el sistema nervioso de la Direccin, viene del latn cum, con y munos, don.
Significa algo que se participa a otros, a la manera de un regalo;
algo que era propio, despus de la comunicacin es de todos.
Definicin:
c) Canal: Medio por el cual la palabra hablada o escrita, los gestos o actitudes se transmiten.
Cuanto ms largos sean los canales, se debilita o distorsiona la claridad, precisin, energa
y fidelidad de la comunicacin.
f) Ambiente: Son las relaciones entre la fuente y el receptor, la claridad, la fidelidad y las
reacciones dependen en gran parte del estado en que se encuentran esas relaciones.
Algunas comunicaciones no conviene hacerlas en momentos de tensin.
La comunicacin se clasifica
as:
1. Por razn de los canales que sigue y de su contenido se divide en formal e informal.
2. Por razn del receptor, puede ser individual o genrica segn vaya dirigida a persona
concreta o en general a un grupo.
a) Imperativa: Exige una respuesta precisa, una accin, una omisin, un cambio de actividad.
c) Informativa: Simplemente comunica algo, sin sealar en concreto nada que se espera, al
menos en un plazo inmediato.
4. Por razn de su forma puede ser: oral, escrita y grfica, principalmente. Hay que utilizar la
ms adecuada.
5. Por su sentido puede vertical u horizontal, segn se realiza dentro de una lnea de mando o
entre varias lneas.
- Polticas
- Reglas
- Instrucciones
- Ordenes
- Manuales de Organizacin.
- Informaciones, avisos en tableros, folletos,
revistas, internas, pelculas.
- Reportes
- Informes
- Sugestiones
- Quejas
- Entrevistas: De ingreso, de ajuste, de salida.
- Encuestas de actitud.
- Juntas
- Comits
- Consejos
- Mesas Redondas.
- Asambleas, etc.
1 Poder
Es un concepto ntimamente relacionado con la autoridad. El poder es la habilidad de mandar o
aplicar la fuerza. Una persona con poder tiene la capacidad para afectar el pensamiento, las
acciones o las emociones de una persona o grupo. Un individuo A tiene poder sobre B, en
cuanto logre que este haga algo que no hara de otra manera. El poder que emana de una
posicin administrativa usualmente es clasificada como autoridad. Quienes ostentan autoridad
tienen poder pero el poder no siempre denota autoridad, por que un subordinado puede no tener
autoridad y sin embargo, tener gran poder.
2 Autoridad
Es la forma del poder sin aplicar la fuerza. Las directrices y ordenes se cumplan por que se
cree que deben ser cumplidas.
Se divide en:
1. Esta se divide en: Lineal. Por un jefe sobre una persona o grupo de trabajo.
2. Funcional. Ejercida por varios jefes en un mismo grupo para funciones distintas.
b) Operativa: No se ejerce directamente sobre personas, sino sobre actos, como: autoridad
para comprar, lanzar un producto, cerrar una venta, ejercer un cobro.
Se divide en:
a) Tcnica: Por el prestigio y la capacidad que dan los conocimientos, como la del mdico,
abogado, contador; es la que sostiene a los Jefes de Staff.
3 Mando.- Mandar es ejercer la autoridad para gobernar, dirigir, ordenar y dar instrucciones.
Urwick seala que esta divisin corresponde a los 3 poderes que integran la autoridad
poltica:
FORMAS DE MANDO:
b) Instrucciones:
No se refiere a una situacin concreta, sino a la
norma o procedimiento que se aplica en una serie
de casos similares que presentan en forma -
repetitiva. Suelen tener ms importancia que la
orden y deben darse por escrito.
Los auxiliares tcnicos del mando, que ayudan a mandar con mayor eficacia, son los siguientes:
6.3.4 Disciplina
Es el mantenimiento del orden o su restitucin por dos medios: convencimiento o,
anuncio de sanciones.
Tipos de Quejas:
La toma de decisiones es la llave final de todo el proceso administrativo, ningn control, ningn
sistema administrativo tiene efecto mientras no se tome una decisin.
Se debe:
Las decisiones tcticas son las rutinarias y variables para acomodarse a las
circunstancias.
6.5 DELEGACIN:
6.6 LIDERAZGO
1 DEFINICIN:
Actualmente, las organizaciones no slo requieren de jefes capaces, sino, sobre todo
de lderes que no se conformen ni satisfagan con las rutinas y las formas habituales de hacer
las cosas; que puedan desafiar lo establecido, influir sobre los dems, transformar con energa
su entorno e inspirar a sus compaeros y colaboradores.
Ser jefe y lder significa reconocer tres reas de resultados igualmente importantes.
1. Tarea: donde se trata del lograr resultados especficos, en la cantidad, con la calidad y la
oportunidad requeridas. El reto es asegurar mayor productividad y calidad.
Lograr lo anterior implica, por supuesto, cambios en las actitudes y enfoques, trabajar
bajo un estilo de direccin, lo que representa conductas tales como:
a) Desafiar el proceso. El lder es quien tiene la capacidad para detectar aquellos procesos de
trabajo, polticas de accin o productos o servicios que impiden el logro de los objetivos de la
empresa, y proponen soluciones de cambio. Slo el que conoce el proceso puede proponer
cambios que realmente sean eficaces. Adems ste se compromete a que se haga efectiva la
solucin que propone, asume los riesgos con responsabilidad y trabaja efectivamente para
que los cambios conduzcan a la obtencin de los resultados positivos que se esperan. La
aplicacin de un nuevo proceso, de una nueva poltica o el lanzamiento de un nuevo bien o
servicio, no estn exentos de riesgos o resultados no esperados. El lder que se compromete
debe estar atento a corregir el rumbo a tiempo.
c) Centrarse en las personas. Dejar de considerar a las personas como cosa o simplemente
como recursos humanos y responder a las necesidades que cada individuo tiene como ser
humano.
d) Desarrollar un equipo. Derribar las barreras entre departamentos, trabajar en forma conjunta,
aumentar la participacin y ser capaz de utilizar y fomentar los mejores recursos del grupo. Son
habilidades indispensables de un lder empeado en mejorar la calidad y la productividad.
JEFE LDER
MS EFICIENCIA MS PREPARACIN, MS
MS CALIDAD. MS PARTICIPACIN,
INVOLUCRAMIENTO, MS TRABAJO
MS EFECTIVO EN
RESPONSABILIDAD. EQUIPO.
LDER
JEFE
GRUPO
TAREAS TAREAS PERSONAS
buen desempeo o por el alcance de metas estimula a las personas que han cumplido, y
sirve de ejemplo motivador para otros colaboradores.
MS MS PREPARACIN, MS
EFICIENCIA MS PARTICIPACIN,
MS CALIDAD. INVOLUCRAMIENTO, MS TRABAJO
MS EFECTIVO EN
RESPONSABILIDAD. EQUIPO.
2 ESTILOS DE LIDERAZGO
Como puede observarse en la grfica del modelo Grid, existen dos intereses bsicos en
todo gerente; uno es la produccin y otro son las personas que lo rodean, ya sean jefes, colegas o
subalternos. El inters por las personas corresponde al eje vertical del Grid y el inters por la
produccin al eje horizontal. En ambos ejes existen 9 puntos en donde el nmero 9 corresponde al
grado ms alto y el 1 al grado ms bajo.
Esta grfica muestra que predominan cinco estilos bsicos de direccin. Por otra parte, los
cinco estilos son predominantes aunque no nicos ya que stos pueden manifestarse solos o
combinados. As dos estilos de liderazgo adicionales son combinaciones de estos cinco primeros.
9 (1,9) (9,9)
CLUB CAMPESTRE. TRABAJO EN EQUIPOS.
Inters por las necesidades de La realizacin del trabajo se
la gente para tener relaciones debe a la dedicacin plena de la
satisfactorias, conduce a un gente. Interdependencia de una
8 ambiente y a ritmo de meta comn dentro de la
comodidad y sociabilidad empresa, conduce a relaciones
muy agradable en el trabajo. de respeto y confianza.
7
INTERS
POR LA
HOMBRE DE ORGANIZACIN.
GENTE
(5,5)
6 Es posible obtener un nivel adecuado de
produccin estableciendo un equilibrio entre
la necesidad de obtener utilidades y la de
mantener la moral del personal en un nivel
satisfactorio.
AUTORID
MANDO AD-
EMPOBRE OBEDIENC
CIDO. IA.
El mnimo Condiciones
esfuerzo para del trabajo
obtener el organizadas
trabajo de tal forma
requerido es que la
suficiente produccin
se consigue a
travs
5
1 (1,1) (9,1)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
El otro estilo de combinacin del Grid es el Oportunismo, que incorpora a varios de los
estilos de Grid, o a todos ellos, incluyendo el Paternalismo. El conocimiento de los estilos de
liderazgo predominantes en una empresa, es una herramienta indispensable para entender la
cultura empresarial y obtener la excelencia.
1. Autoridad-obediencia o Estilo 9,1. Caracterizado por un alto inters por la produccin y los
resultados pero con una mnima preocupacin por la gente. Un lder con esta orientacin es
un capataz exigente que sabe perfectamente qu hacer para que se realice el trabajo. Hay un
solo propsito y a corto plazo, y consiste en obtener resultados. Resuelve los conflictos
imponiendo su opinin, o por medio de la represin, lo que origina descontentos no explcitos
pero que en corto tiempo se manifiestan en baja productividad y obstaculizacin del trabajo. El
trabajo se dispone de tal modo que se elimina la necesidad de que los subordinados piensen.
2. Club Campestre o Estilo 1,9. Hace un gran nfasis en la gente y muy poco en los resultados.
Le proporciona a la gente toda clase de prestaciones y sistemas de incentivos. El lder con
este estilo evita imponer su voluntad a sus subordinados, diciendo: no es posible presionar a
las personas para que hagan las cosas, naturalmente se resisten a que se les trate as. Por
otro lado, si se les trata bien, harn cualquier cosa que se les pida. Sin embargo, la psicologa
y la experiencia demuestran que el hombre es un ser insatisfecho, y que en la medida en que
se le otorgan satisfactores materiales, crecern sus expectativas y considerara que la
empresa tiene la obligacin de concederle cada vez mayores estmulos para producir.
3. Mando empobrecido o Estilo 1,1. El que no se compromete y no tiene inters ni por la gente ni
por la produccin. Tiene los ndices de productividad ms bajos de todos los estilos; el
personal se torna indiferente, flojo y poco productivo. El comportamiento ms comn es el
juego de la farsa en el cual un individuo hace todo por parecer involucrado, siendo que no se
tiene ningn compromiso real. El objetivo es estar visible, pero mentalmente esta persona est
ausente.
4. Hombre de organizacin o Estilo 5,5. Es justo pero firme, hace concesiones a cambio de
resultados, soluciona los conflictos mediante la negociacin de un acuerdo intermedio,
promueve la productividad y la insatisfaccin de los empleados a nivel promedio pero no logra
el ptimo de resultados porque al ser una negociacin, la relacin jefe-subordinado nunca
logra el compromiso total.
5. Equipo o Estilo 9,9. Se distingue por un alto grado de inters por la produccin unida a un gran
inters por la gente, por lo que este estilo ofrece el mayor beneficio en trminos de provecho
para el individuo que acta de esta manera con cierta consistencia. Hay un fuerte deseo de
lograr resultados dentro de la organizacin por que esto genera un sentimiento de realizacin
a travs de la contribucin. Las personas con esta orientacin saben que su presencia en la
organizacin ha hecho que las cosas sean diferentes, han dejado su huella y han ayudado a
otras personas a hacer lo mismo. Los desacuerdos y problemas se estudian y se solucionan
de manera abierta, lo que da por resultado una comprensin mutua y un compromiso total de
todos los miembros de la organizacin hacia la consecucin de las metas. Es el ms
adecuado para lograr la mxima productividad. Los lderes que se conducen con ste estilo,
tienden a gozar de la mayor ganancia en trminos de progreso en su carrera y de
percepciones econmicas.
1,9
+ 9,1
(9,1)
INTERS POR LA PRODUCCIN
Fuente: R. Blake y A. McCanse. Soluciones Grid a Dilemas de
Liderazgo. Diana, E.U. 1992, Pg. 47.
La fachada es decir, el extremo del oportunismo, se refiere a una apariencia, una cubierta,
que guarda el enfoque real que hay detrs. La apariencia oscurece las verdaderas
intenciones que permanecen ocultas. Por consiguiente, una fachada gerencial es engaosa.
La fachada es una extensin del oportunismo en la cual la meta consiste en lograr por medios
indirectos o vagos algo que de otra manera no est disponible o se considera inalcanzable.
De aqu la emocin del riesgo y el juego. El enfoque es manipulador y el lado negativo es el
temor a ser puesto en evidencia o a ser descubierto. Esto incita tcticas manipuladoras,
decepcin, distorsin, negacin, mentiras, engaos; se hace todo lo que sea necesario para
ganar.
Los que han estudiado el fenmeno del liderazgo tienen cada vez mas claro que la
posibilidad de predecir el xito de un lder es mas complejo que nicamente identificar rasgos o
comportamientos deseables; por lo tanto, surgieron otros enfoques dirigidos hacia las influencias
de la situacin. Hay cuatro que han merecido mayor reconocimiento: el modelo de las
contingencias del liderazgo, de Fielder; el modelo de la ruta- meta, de Robert House; el modelo del
lder y la participacin, de Vroom y Yetton; y la teora del liderazgo situacional, de Hersey y
Blanchard.
3 SUPERVISIN
El nuevo lder, bajo un paraguas de visiones y un conjunto de valores, debe ser experto en
asignar recursos y compartir el poder - David Tager- Presidente de la United Research.
CAPTULO 7C O N T R O L
LA FUNCIN DE RESTRICCIN
En las actividades de las empresas constructoras, por ms cuidadosa y estricta que sea la
planeacin de una obra, aunque exista la estructura de la organizacin que facilite el logro de los
objetivos con eficiencia y podemos dirigir y motivar a los empleados, no existe garanta de que las
actividades se estn realizando de acuerdo a los programas, ni de que estemos alcanzando los
objetivos de la planeacin.
El desarrollo de nuestros proyectos estar afectado por una serie de factores imprevistos, que
resultan muy difciles de tomar en cuenta o medir en el momento en el que realizamos la
planeacin. Dentro de estos factores podemos mencionar: entrega tarda de materiales, huelgas,
devaluacin de la moneda, lluvias extraordinarias, etc.
Por todo esto, es necesario que la Direccin de la empresa constructora est constante y
detalladamente informada del desarrollo real de la obra y con base en esta informacin verificar si
el proyecto se est llevando a cabo de acuerdo a lo previsto, tanto en el aspecto tiempo de
ejecucin, como en los costos y conformidad con normas de calidad.
Esta informacin provendr, lgicamente, del lugar de la obra y con una determinada periodicidad;
ya que resultara intil ver s el proyecto se llev a cabo en cuanto a tiempo, costo y calidad una
vez que ha sido terminado. Un Sistema de Control de Obra nos muestra claramente la realidad.
7.1. DEFINICIN:
Con el control se cierra el ciclo y a la vez se inicia una nueva planeacin. El control
proporciona a la empresa el mecanismo que le permite su adaptacin y por lo tanto, su
supervivencia y desarrollo.
7.2. PRINCIPIOS:
Se considera el cumplimiento como normal y las desviaciones de los planes es lo excepcional, los
reportes sobre las desviaciones o los cambios sern los que deben informarse.
3 Economa. Debe justificar los beneficios en relacin con los costos que representa.
5 Inteligibilidad. Deben ser fciles de entender por quien los usa y por quien los opera.
Debe existir un reporte para cada uno de los diversos niveles administrativos o tcnicos.
El primer paso dentro del control de obras es la elaboracin de los estndares o patrones. Estos
no son otra cosa sino un modelo de comportamiento, anteriores a la existencia de una
determinada situacin. Estos patrones se formulan con base en especulaciones, experiencia e
informacin anterior.
En cualquier proyecto constructivo elaboraremos los siguientes estndares:
b. De calidad.
c. De tiempo.
d. De costo
Los requerimientos de calidad para una obra se definen en el contrato y sus anexos. Uno de
estos anexos estar integrado por las normas y especificaciones, as como por los planos
pare la construccin. Estos elementos cumplen una doble funcin al ser tambin parte del
instrumento legal que norma las relaciones del cliente con el contratista.
Existir una especificacin para cada uno de los trabajos parciales que componen el
proyecto (conceptos de trabajo).Es fundamental establecer el rango de variacin
aceptable, lo cual puede hacerse con la utilizacin de grficas de control. Las desviaciones
que se salgan de rango tienen que ser atendidas.
2. Descripcin detallada del trabajo que se va a realizar, enumerando todas las caractersticas
posibles relacionadas con su calidad, dimensiones, variaciones permisibles,
colocacin, tipo de material a usar. Algunas veces se dan algunas indicaciones
acerca del procedimiento constructivo.
3. Por ltimo, se define el sistema que se usar para su medicin, as como para su pago.
Muchas veces las mismas especificaciones incluyen el criterio del constructor y es entonces
cuando debemos disear un Sistema de Control de Calidad que satisfaga todas las
caractersticas antes sealadas. Este diseo depender bsicamente de la cantidad y tipo
de obra a realizar entre otros factores importantes.
Lo usual es que independientemente del Control de Calidad por parte del constructor exista
un control por parte del cliente.
Esta situacin tiene sus problemas, como podra ser el hecho de que al tener dos controles
actuando sobre la misma obra y considerando las caractersticas aleatorias del control de
calidad, es muy probable que los resultados no coincidan y se originen problemas en las
relaciones del Supervisor con el Constructor.
Esta tercera persona podr hacer las veces de rbitro en cualquier diferencia que existiese
entre cliente y contratista.
Otra posible solucin consistira en que el contratista se apegara y aceptase como buenos
los resultados obtenidos por el contratante.
Dentro de la mecnica de este control, el primer paso es la obtencin del llamado avance
de obra. Este, no es otra cosa ms que el estado real de la obra en una fecha determinada
y asentado o recopilado en formatos especiales. Lgicamente se obtiene en el lugar de las
obras.
A continuacin se nos plantean las dos siguientes preguntas: qu datos debe contener
nuestro avance de obra?, con qu periodicidad debemos obtenerlos?
Grupo 2:
Proyectos con pocas actividades, pero cada una de ellas de gran duracin: construccin de
presas, puentes, oleoductos, caminos, etc.
Hecha esta divisin estamos en disposicin de contestar a las dos preguntas anteriores.
El formato para llevar a cabo el avance de obra de todos los proyectos clasificados en el Grupo 1
es el siguiente (Tabla 1):
Los datos requeridos en las columnas (1), (2), (3), (4) y (5) provendrn del programa de
obra, que se plante inicialmente, y se asentarn antes de obtener el avance de obra. En el
campo se obtendrn los valores correspondientes a la columna (6), para posteriormente
calcular el atraso, columna (7).
Conocido el avance de obra analizaremos los efectos que sobre el programa original,
produce la nueva situacin, dando preferencia a las actividades crticas, con lo cual
sabremos en primera instancia si estamos atrasados o adelantados, o si vamos de acuerdo
a lo programado.
En el momento en el que si este retraso sea mayor a la holgura en cuestin, la ruta crtica
podr cambiar, lo que nos obliga a procesar nuevamente la red.
CONSTRUCTORA X
OBRA: REPORTE DE AVANCE DE OBRA
AL:
Ahora bien, si este retraso es mayor que un lmite aceptable, previamente fijado, tenemos
dos posibles cursos de accin:
2. Tratar de recuperar el tiempo perdido para terminar la obra de acuerdo al plazo original.
Esta ltima decisin implica, lgicamente, un aumento de recursos, que podran a su vez
caer dentro de alguno o varios de los casos siguientes:
a. Aumento de personal en los turnos existentes, habilitar uno o varios turnos ms, trabajar horas
extras.
El decidirnos por cualquiera de estas medidas correctivas, tendr como base un anlisis de tipo
econmico y an ms, podemos optar por una recuperacin del tiempo perdido a largo plazo,
en lugar de tratar de recuperarlo inmediatamente, ya que podemos caer en el caso de que este
retraso afecte tan slo a unas cuantas actividades, de tal manera que las modificaciones a
nuestro programa de obra, como a los programa colaterales, sean mnimas y econmicamente
nos convenga recuperar el tiempo perdido, por decir algo, en una semana y no inmediatamente.
Aceptando como bueno el hecho de que realizaremos el reporte quincenalmente, surge una
tercera pregunta: no resulta muy grande este intervalo?. Durante este perodo pueden
pasar muchas cosas, que podran afectar notablemente el desarrollo del proyecto y cuando
queramos corregir la situacin sea ya, demasiado tarde.
Por medio de un reporte de avance diario (Tabla 2), podremos darnos cuenta rpidamente
y en el momento oportuno de cualquier desviacin, que conforme a lo planeado se
presente, y lo ms importante de todo podremos tomar decisiones oportunas.
Un formato para llevar a cabo este tipo de reportes es el que se presenta a continuacin:
TABLA 2
Para que este reporte sea realmente eficaz, se tiene que comparar la informacin asentada
en ste contra la del programa de obra.
El reporte est dividido en 3 partes. La primera de ellas nos informar de las actividades
que se terminaron el da de su elaboracin y sobre las cuales no hay mucho que discutir, ya
que si hubo algn retraso en stas, debemos ver como nos puede afectar en el resto del
proyecto y si es necesario, recuperar el tiempo perdido en las actividades siguientes:
Las actividades en proceso, sern aquellas que se iniciaron por lo menos el da anterior a
la fecha en la que se obtenga el reporte, o tambin: las que sern terminadas al menos el
da siguiente a la fecha de la elaboracin del reporte.
En esta parte, anotaremos los recursos asignados realmente a nuestra actividad. Esto de
gran importancia, ya que al compararlo con nuestras - asignaciones tericas de recursos,
podremos saber si se atrasarn o no; de esta manera podremos achacar el retraso a una
causa real y comprobable: falta de recursos.
Otro dato de importancia lo constituye el valor del avance real, ya que basados en nuestro
programa original y con los datos de recursos asignados, nuestra decisin estar mejor
fundamentada.
Al llevar un control de este tipo podemos obtener informacin real y particular de esa obra.
Por ejemplo: al terminar la actividad muros de tabique, y con base en los reportes diarios
podremos conocer la duracin real de la actividad, as como los recursos que le fueron
asignados. Dividiendo la cantidad total de obra ejecutada (M2) entre el nmero de jornales
totales, obtendremos el rendimiento real y particular para esta obra.
La utilidad de conocer las actividades iniciadas diariamente es inobjetable, ya que al
tenerlas enlistadas podemos comparar stas contra el programa correspondiente y decidir
rpidamente que medidas son convenientes para la situacin que se nos plantea.
Resulta, no slo interesante, sino tambin til conocer los recursos asignados a esta
actividad, ya que con estos datos podremos saber si se desarrollar de acuerdo a lo
previsto y si no es as poder medir las consecuencias de esta situacin y actuar
oportunamente.
Por ltimo, hemos incluido una parte para anotar, de acuerdo a nuestro programa de obra y
antes de elaborar el reporte, las actividades que debern iniciarse en un plazo no mayor de
6 das. Pero, con qu objeto?. nicamente para que nuestro personal tenga una
mentalidad futurista en cuanto a las actividades inmediatas. En otras palabras: hacer ver el
efecto inmediato de las decisiones a tomar durante el da.
El reporte de avance diario nos explicar las causas de un posible retraso de la obra en el
momento de analizar el reporte de avance quincenal, el cual slo nos indicar el estado de
la obra en un momento dado, pero que no explica las causas del retraso.
El hecho de realizar este tipo de reportes presenta una ventaja adicional: al elaborar su
reporte, el Jefe de Frente est haciendo consciente, de cierta manera, el hecho de que se
pudo haber hecho ms que hoy, y probablemente el da de maana se esforzar por hacer
las cosas mejor. An a pesar de que estuviera falseando los datos de produccin, es
recomendable la elaboracin de estos reportes por lo comentado anteriormente y que quiz
haga a estas personas ms responsables y entusiastas.
De esta manera, iramos elaborando un reporte o informe para cada uno de los puestos de
nuestra empresa, hasta llegar al Consejo Directivo a los que les interesar conocer en que
condiciones - prdida o ganancia - est operando la empresa.
Los proyectos incluidos en este segundo grupo emplean por lo general gran cantidad de
equipo de construccin como son: tractores, motoescrepas, tendedoras de asfalto,
cargadores, equipos de perforacin, etc. De estos elementos dependen en gran parte el
buen desarrollo de la obra.
En este tipo de obras es bueno el formato propuesto con anterioridad para llevar a cabo el
Reporte Quincenal de Avance. Asimismo, el formato para el Reporte de Avance Diario,
es inadecuado por razones obvias.
CONTROL DE LA PRODUCCIN
OBRA: ACTIVIDAD:
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
TIEMPO
SIMBOLOGA:
PRODUCCIN PROGRAMADA
PRODUCCIN REAL
GRAFICA 1
Observaciones:
b) Mediante un sistema contable basado en la partida doble, se determinan los costos reales para
la realizacin de un proyecto.
4.3.1. Cuenta de Clientes.- Es un reporte de gran utilidad para el control de las obras. Su utilizacin
se muestra a continuacin. (tabla 4)
Nos sirve para evitar que las cuentas cambien de sexo y se conviertan en cuentos.
CUENTA DE CLIENTES POR MES
Cantida Obra Importe ejecutado Cantida estimad Importe estimado Saldo Cliente
d d a de
Concepto Unidad Precio Del mes Acumu Del mes Acumulad Del mes Acumula Del mes Acumulad Cantida Importe
de trabajo Unitario lado o do o d
1.2 M3 $4,100 15,000 35,000 1500,000 3500,000 10,000 30,000 1000,000 3000,000 5,000 500,000
DESPALM
E
M3 $300 50,000 250,000 15000,000 75000,000 100,000 300,000 30000,000 90000,000 (50,000) (15000,000)
1.3
EXCAVACI
N EN
CORTE M3 $500 1,000 6,000 500,000 3000,000 0 0 0 0 6,000 3000,000
TRITURAC
IN
ETC.
SDD/ago/2011