MANUAL DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIN
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15/11/2017 SIG-MN-001

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

(ISO 9001:2015, ISO 14001:2015)

ALCANCE:

PROCEO APOYO: GESTION DEL MANTENMIENTO

ACTIVIDAD ECONOMICA:

Transporte de mercanca terrestre a nivel nacional.

ELABOR REVIS APROB

Nombre Nombre Nombre
FABIAN YONEL PASCUAS ARDILA
DANIEL DARO VILLALBA FAJARDO ANDRES MAURICIO ANDRES MAURICIO
JUAN DAVID SOTO TAMAYO NAVARRETE NAVARRETE
KAROL LIZET NARVAEZ PASCUAS
Cargo Cargo Cargo
ESTUDIANTES ING. INDUSTRIAL DOCENTE SIG DOCENTE SIG

TRABAJO FINAL INGENIERIA INDUSTRIAL ELECTIVA III

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CONTENIDO

1. ALCANCE
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
5. LIDERAZGO
6. PLANIFICACIN
7. APOYO
8. OPERACIN
9. EVALUACIN DEL DESEMPEO
10. MEJORA

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INTRODUCCIN

Somos una empresa especializada en el transporte de carga terrestre que durante

ms de 50 aos de servicio hemos participado activamente en el desarrollo
econmico del pas gracias a la confianza depositada en nosotros para la
movilizacin y cuidado de las mercancas.

Somos la mejor solucin para el transporte de sus recursos en las diferentes rutas
del territorio colombiano. Nuestro compromiso es brindarle a cada uno de los
transportes generados la calidad, la seguridad y la excelencia requerida con
resultados de trazabilidad del 100% en el cumplimiento de la operacin.

Queremos fidelizar la relacin comercial y participar de la mano en el crecimiento

de su empresa, por eso quiere estar presente en los proyectos que se generen,
brindar fortaleza y progreso al entorno.

Por ende con el fin de mejorar constantemente y ofrecerle un mejor servicio a

nuestros clientes y empleados se ha realizado este manual del sistema de gestin
integrado de nuestra compaa.

Este manual es una herramienta de gestin y de control que permite a la

compaa, direccionar las acciones hacia un sistema funcional operado a travs de
procesos, determinando roles y responsabilidades a los funcionarios. Con esta
Herramienta, se podrn determinar las desviaciones de los procesos y as, realizar
las acciones preventivas, correctivas y o de mejora que correspondan .

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1. ALCANCE

Este manual es aplicado al proceso de apoyo: Gestin Del Mantenimiento

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

ISO 9001: 2015

ISO 14001: 2015
3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Organizacin: Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con
responsabilidades,
autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.
Parte interesada: Persona u organizacin que puede afectar, verse afectada o percibirse
como
afectada por una decisin o una actividad (por ejemplo clientes, propietarios, personal de
la
organizacin, proveedores, competidores...)
Requisito: Necesidad o expectativa que est establecida, generalmente implcita u
obligatoria.
Sistema de gestin: Conjunto de elementos de una organizacin interrelacionados o que
interactan para establecer polticas y procesos para lograr estos objetivos.
Alta direccin: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organizacin al ms
alto
nivel.
La alta direccin tiene la facultad de delegar autoridad y proporcionar los recursos dentro
de la

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organizacin.
Si el alcance del sistema de gestin slo cubre una parte de una organizacin, la parte
superior se
refiere a la gestin de los que dirigen y controlan esa parte de la organizacin.
Eficacia: Grado en que las actividades planificadas se realizan y alcanzan los resultados
planificados.
Poltica: Intenciones y direccin de una organizacin expresadas formalmente por la alta
direccin.
Objetivo: Resultado que deba conseguirse.
- Un objetivo puede ser estratgico, tctico u operativo.
- Los objetivos pueden relacionarse con diferentes disciplinas (tales como financieros, de
salud y seguridad y medio ambiente) y pueden aplicarse a distintos niveles (tales como
estratgicos, en toda la organizacin, proyecto, producto y proceso). Un objetivo puede
expresarse de otras formas, por ejemplo, como un resultado deseado, un propsito, un
criterio
operativo, como una cualidad objetiva o por el uso de otras palabras con significado
similar
(por ejemplo, el objetivo, meta o destino).
- Un objetivo puede expresarse de otras formas, por ejemplo, como un resultado
esperado, un
propsito, un criterio operativo, como un objetivo de calidad o por el uso de otras palabras
de significado similar (por ejemplo, objetivo, meta, u objetivo).
- En el contexto de la norma de gestin de calidad, los objetivos son establecidos por la
organizacin, coherentes con la poltica de calidad, para lograr resultados especficos.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre

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-Un efecto es una desviacin de lo esperado - positivo o negativo.

- La incertidumbre es el Estado, aunque sea parcial, de la eficiencia de la informacin
relacionada con, la comprensin o conocimiento, un evento, su consecuencia, o
probabilidad.
- El riesgo se caracteriza a menudo por referencia a los eventos potenciales (Gua ISO 73,
3.5.1.3) y las consecuencias (ISO Gua 73, 3.6.1.3), o una combinacin de stos.
- El riesgo se expresa a menudo en trminos de una combinacin de las consecuencias de
un evento (incluyendo los cambios) y la probabilidad asociada (Gua ISO 73, 3.6.1.1) de
ocurrencia.
Competencias: capacidad de aplicar los conocimientos y habilidades para lograr los
resultados
deseados.
Informacin documentada: Informacin requerida a ser controlada y mantenida por una
organizacin (3.01) y el medio en el que es contenida.
Informacin documentada puede estar en cualquier formato y en cualquier medio de
comunicacin y de cualquier fuente.
- Informacin documentada puede referirse a:
- el sistema de gestin, incluyendo los procesos relacionados;
- informacin creada para que la organizacin para operar (documentacin);
- la evidencia de los resultados obtenidos (registros).
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Rendimiento: resultado medible
- El rendimiento se puede corresponder a lo cuantitativo o resultados cualitativos.
- El rendimiento puede relacionarse con la gestin de las actividades, procesos, productos,

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sistemas u organizaciones.
Contratar externamente: crea un arreglo donde una organizacin externa realiza parte de
la
Funcin o del proceso de una organizacin.
- Una organizacin externa est fuera del alcance del sistema de gestin, aunque la
funcin o
Proceso subcontratado est dentro del alcance.
Seguimiento: determinar el estado de un sistema, un proceso, o una actividad.
- Para determinar el estado puede haber una necesidad de revisar, supervisar o observar.
Medicin: proceso para determinar un valor.
Auditora: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de
auditora y evaluarlas de manera objetiva para determinar el grado en que se cumplen los
criterios.
- Una auditora puede ser una auditora interna (primera parte) o una auditora externa
(segunda parte o tercero), y se puede realizar una auditora combinada (la combinacin de
dos o ms disciplinas).
- Evidencias y criterios de la auditora se definen en la norma ISO 19011.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Inconformidad: No cumplimiento de un requisito.
Accin correctiva: acciones para eliminar una no conformidad.
Acciones correctivas: acciones para eliminar la causa de una no conformidad y para
prevenir la recurrencia.
Mejora continua: actividad recurrente para mejorar el rendimiento.
Participacin activa: involucrarse en los objetivos compartidos y contribuir a ellos.

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Contexto de la organizacin: entorno empresarial, combinacin de factores internos y

externos
y de condiciones que pueden afectar al enfoque de una organizacin, a sus productos,
servicios e Inversiones y partes interesadas.
El concepto de contexto de la organizacin se aplica por igual tanto a organizaciones sin
nimo de lucro o de servicio pblico, como a aquellas que buscan beneficios.
Funcin: Papel a desempear por una unidad designada por la organizacin.
Cliente: Persona u organizacin que podra o no recibir un producto o un servicio
destinado a
Proveedor/prestador: persona u organizacin, o persona que proporciona un producto o
servicio.
Mejora: Actividad para aumentar el desempeo.
Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.
Gestin de la calidad: Gestin con respecto a la calidad. Incluye el establecimiento de una
poltica de calidad y unos objetivos de calidad.
Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactan
Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el
funcionamiento de una organizacin.
Sistema de gestin de calidad: Sistema de gestin con respecto a la calidad.
Poltica de la calidad: Poltica con respecto de la calidad, que generalmente es coherente
con la poltica global de la organizacin, alinendose con ella.
Estrategia: Actividades planificadas para lograr un objetivo.
Objeto: Entidad o cualquier cosa que puede percibirse o imaginarse (producto, servicio,
proceso, persona, organizacin, sistema, recurso...), tanto materiales como imaginarios.

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Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas, inherentes de un objeto, cumple

con los requisitos.
Requisito legal: Requisito obligatorio especificado por un organismo legislativo.
Requisito reglamentario: Requisito obligatorio especificado por una autoridad que recibe
el mandato de un organismo legislativo.
Defecto: No conformidad relativa a un uso previsto o especificado.
Difiere de la no conformidad en las connotaciones legales, particularmente aquellas
asociadas a la responsabilidad legal de los productos.
Trazabilidad: Capacidad para seguir el histrico, la aplicacin o la localizacin de un objeto.
- Puede estar relacionada con el origen de los materiales, el histrico del proceso y la
distribucin y localizacin del producto o servicio despus de su entrega.
Innovacin: Proceso resultante de un objeto nuevo o sustancialmente cambiado (puede
ser el sistema de gestin, un proceso, un producto...).
Contrato: Acuerdo vinculante.
Diseo y desarrollo: Conjunto de procesos que transforma los requisitos para un objeto en
requisitos ms detallados.
Objetivo de la calidad: Objetivo relativo a la calidad (generalmente basado en la poltica
de calidad de la organizacin).
Elemento de salida: Resultado de un proceso.
- Hay cuatro categoras: Servicios, software, hardware y materiales procesados.
Producto: Elemento de salida, que es un resultado de actividades donde ninguna de ellas
se lleva a cabo necesariamente en la interfaz entre el proveedor y el cliente.
Servicio: Elemento de salida intangible que es el resultado de llevar a cabo
necesariamente

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al menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente. Un servicio,

generalmente, lo experimenta el cliente.
Datos: Hechos carca de un objeto.
Informacin: Datos que poseen significado.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo (a travs de
observacin, medicin, ensayo u otros medios. En el mbito de la auditora se compone de
registros, declaraciones de hechos y otra informacin, que son pertinentes par los criterios
de auditora y que son verificables).
Sistema de informacin: Red de canales de comunicacin utilizados dentro de una
organizacin.
Conocimientos: Recopilacin de informacin disponible que es una creencia justificada y
que tiene grado elevado de certeza de ser verdadera.
Verificacin: Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos especificados.
Validacin: Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin prevista.
Retroalimentacin: Opiniones, comentarios y expresiones de inters por un producto, un
servicio o un proceso de tratamiento de quejas.
Satisfaccin del cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
expectativas.
Queja: Expresin de insatisfaccin hecha a una organizacin, relativa a su producto o
servicio, o al propio proceso de tratamiento de quejas, donde explcita o implcitamente se
espera una respuesta o resolucin.
Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

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Criterios de auditora: Conjunto de polticas, informacin documentada, o requisitos

utilizados como referencia frente a la que se compara la evidencia de la auditora.
Evidencia objetiva de la auditora: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra
informacin
que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de auditora
recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos indican la conformidad o no
conformidad, as como las oportunidades de mejora o registrar buenas prcticas.
Concesin: Autorizacin para utilizar o liberar un producto o servicio que no es conforme
con los requisitos especificados.
Liberacin: Autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.
Caracterstica: Rasgo diferenciador. Puede ser inherente o asignada, cualitativa o
cuantitativa, fsica, sensorial, de comportamiento, de tiempo, ergonmica, funcional...
Indicador del desempeo: Mtrica del desempeo. Caracterstica que tiene un impacto
Significativo en la realizacin del elemento de salida y la satisfaccin del cliente.
Determinacin: Actividad para descubrir una o ms caractersticas y sus valores
caractersticos.
Revisin: Determinacin de la conveniencia, adecuacin y eficacia de un objeto para
alcanzar unos objetivos establecidos.
Equipo de medicin: Instrumento de medicin, software, patrn de medicin, material de
referencia, o equipos auxiliares o combinacin de ellos, necesarios para llevar a cabo un
proceso de medicin.
Sistema de Gestin Ambiental: parte del sistema de gestin usado para gestionar
aspectos ambientales, cumplir con las obligaciones legales y los requisitos voluntarios, y
tener en cuenta el riesgo asociado con las amenazas y oportunidades.

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Poltica ambiental intenciones y direccin de una organizacin, como las expresa

formalmente su alta direccin relacionadas con el desempeo ambiental.
Informacin documentada: informacin que una organizacin tiene que controlar,
mantener, y el medio en el que est contenida.
Medio ambiente: Entorno en el cual una organizacin opera, incluidos el aire, el agua, la
tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
Aspecto ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una
organizacin que interacta o puede interactuar con el medio ambiente.
Impacto ambiental: cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como
resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organizacin.
Condicin ambiental: estado o caracterstica del medio ambiente, determinado en un
punto especfico en el tiempo.
Desempeo: resultado medible.
Desempeo ambiental: desempeo relacionado con la gestin de aspectos ambientales.
Prevencin de la contaminacin: utilizacin de procesos, prcticas, tcnicas, materiales,
productos, servicios o energa para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en
combinacin) la creacin, emisin o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo,
con el fin de reducir los impactos ambientales adversos.
Ciclo de vida: etapas consecutivas e interrelacionadas del sistema del producto, desde la
adquisicin de materia prima o su generacin a partir de recursos naturales hasta el
tratamiento al finalizar su vida.
Objetivo ambiental: objetivo establecido por la organizacin, coherente con la poltica
ambiental.

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4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN

Somos una empresa especializada en el transporte de carga terrestre que durante ms de

50 aos de servicio hemos participado activamente en el desarrollo econmico del pas
gracias a la confianza depositada en nosotros para la movilizacin y cuidado de las
mercancas.

CONTEXTO INTERNO

MISION

TransLogistic es una entidad cooperativa constituida por propietarios de vehculos para el

transporte terrestre de carga seca y liquida a nivel nacional e internacional, enmarcada en
los principios de honestidad, solidaridad y respeto; contamos con talento humano
competente y motivado con la mejor infraestructura fsica, logstica y tecnolgica, lo que
nos permite ofrecer a nuestros clientes la excelente calidad en el servicio y contribuir al
desarrollo del sector transportador en el pas.

VISION

Translogistic se proyecta para el ao 2020 como una empresa lder en el transporte de

carga seca y liquida en el mercado nacional e internacional, con un alto grado de
confiabilidad, resaltando el compromiso por contribuir a la productividad y el desarrollo
del pas, mejorando continuamente y demostrando con firmeza que somos una
organizacin de futuro que sirve en el presente con calor humano.

COMPRESION DE LA ORGANIZACIN Y SU CONTEXTO

EXTERNO

AMENAZAS:

Competidores vitales

Aumento de impuestos

Nuevas legislaciones

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OPORTUNIDADES

Posibilidad de aumento de ventas

Posibilidad de aumento de clientes corporativos

Mayor nivel de posicionamiento

FORTALEZAS

Servicio al cliente, garanta de cumplimiento

Sistemas de gestin

DEBILIDADES

Fuga de informacin

Rotacin de personal

Fallas en la operacin y/o prestacin de servicio.

Ausencia de seguimiento al cumplimiento de los procedimientos.

Falta de estrategias de fidelizacin de clientes.

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ALCANCE

El alcance de este sistema integrado de gestin, se limita al proceso de apoyo gestin del
mantenimiento.

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5. LIDERAZGO

La alta direccin demuestra el liderazgo y compromiso a travs de lo siguiente:

a) Estableci una nueva estructura organizacional, donde se definieron los cargos que
tienen responsabilidades y direccin: Gerente, Directores, Gestores

b) Ratific la poltica y objetivos del sistema integrado de gestin, los cuales se encuentran
vigentes y son la razn de ser de la compaa.

c) Asegura la integracin de los requisitos de los sistemas de gestin en toda la compaa

por medio de las auditoras por procesos e indicadores.

d) Identifica los riesgos y los mitiga para evitar errores en la cadena productiva, mejorando
los procesos estratgicos, misionales y de apoyo.

e) Asigna los recursos necesarios para la correcta implementacin del Sistema integrado
de gestin.

POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

La empresa diseo e implemento la siguiente poltica:

POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION - copia.docx

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Translogistc diseo e implemento el formato perfil de cargos para la asignacin de roles y

responsabilidades

Coordinador de mantenimiento.docx

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6. PLANIFICACIN

La organizacin en su bsqueda por disminuir los accidentes laborales, y minizar el

impacto ambiental que causan sus operaciones en el medio ambiente diseo las siguientes
matrices:

Matriz de identificacin de peligros y evaluacin del riesgo

MATRIZ DE INDENTIFACION DE PELIGROS Y EVALUACION DEL RIESGO.xls

Matriz de aspectos e impactos ambientales

MATRIZ-ASPECTOS-E-IMPACTO-AMBIENTAL.xls

OBJETIVOS DEL SIG

La organizacin diseo y defini los siguientes objetivos del SIG.

OBJETIVOS DEL SIG.docx

7. APOYO

RECURSOS

La organizacin asigna y distribuye un presupuesto para el xito de la implementacin y

puesta en marcha del sistema integrado de gestin.

PERSONAS

Dentro de la compaa existe la estructura organizacional como mecanismo de orden y

estructura de Alta direccin, donde se definen los cargos que tienen autoridad de
supervisin. Adicional existen los manuales de funciones por cargo con sus labores
asignadas. En cuanto al pago de seguridad social, parafiscales y dems se hacen por parte
de Talento humano quin vigila el cumplimiento del reglamento interno de trabajo y las
polticas internas.

INFRAESTRUCTURA
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La compaa, ofrece a sus Funcionarios, la infraestructura adecuada para su labor adems

se tiene planeacin por parte del cronograma de mantenimientos, se realizan correctivos
pertinentes, informes de gestin e indicadores por obras realizadas.

AMBIENTE PARA LA OPERACIN DE LOS PROCESOS

La compaa garantiza a travs de los procedimientos de seleccin, contratacin e ingreso,

contar con personal calificado para ejercer las funciones asignadas. Los requerimientos de
induccin y capacitacin sern obtenidos de las evaluaciones semestrales de desempeo,
del informe del plan institucional de capacitacin. El proceso de Talento Humano es
responsable de planificar y coordinar las alternativas de capacitacin al personal, en
general, para el mejoramiento continuo de la calidad y desempeo de los funcionarios de
la compaa.

COMPETENCIA

El anlisis de la competencia identifica las oportunidades de negocio y disea las

estrategias de mercadeo. Este es un proceso que se realiza mensualmente.

COMUNICACIN

La empresa ha determinado las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema

integrado de gestin a travs de una matriz de comunicaciones.
MATRIZ DE COMUNICACIONES.xls
CONTROL DE INFORMACION DOCUMENTADA
La empresa diseo el siguiente procedimiento para el control de los documentos.
Control de informacion documentada.doc

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8. OPERACIN

PLANIFICACIN Y CONTROL OPERACIONAL

La empresa planifica y controla los procesos a travs de actividades que cumplan con los
requisitos de los productos y las necesidades del cliente, adems del seguimiento a los
procesos, manteniendo informacin documentada en donde se evidencia que se ha
llevado de acuerdo a lo planeado la ejecucin de todas las actividades.

PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

En pro de evitar accidentes y emergencias, la empresa mantiene actualizado un
procedimiento de respuesta ante emergencias.

EVALUACION DE PROVEEDORES
La empresa utiliza el siguiente formato para la evaluacin de proveedores.
Evaluacion Proveed y Contrat.xlsx

9. EVALUACION DEL DESEMPEO

Es nuestra responsabilidad consolidar la informacin realizada por las reas sobre el seguimiento,
anlisis y evaluacin de los procesos, productos y/o servicios y de esta forma garantizar el
mejoramiento continuo de la gestin de la compaa, se determina la medicin de:
SATISFACCION DEL CLIENTE

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Encuesta de satisfaccion del cliente.docx

10. MEJORA

La empresa mejora continuamente la eficacia del sistema de gestin mediante el uso de la

poltica, los objetivos, los resultados de auditora, el anlisis de datos de la evaluacin del
desempeo, las acciones correctivas y preventivas y la revisin por la Direccin.
EL gerente tiene en cuenta la siguiente informacin para realizar la revisin por la
direccin:

Resultados de auditoras
Retroalimentacin de las partes interesadas
Estado de las acciones preventivas y correctivas
Acciones de seguimiento de anteriores revisiones por la Direccin
Cambios circunstanciales, incluyendo novedades en los requisitos legales y de otro
tipo, relacionados con los aspectos de la organizacin y los riesgos asociados
Recomendaciones para la mejora
Datos e informacin sobre el desempeo de la organizacin
Resultados de la evaluacin de la conformidad con los requisitos legales o de otro
tipo.

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