Manual de Procedimientos Normalizados de Operación de Almacen

CLINICA MEDICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE OPERACIN DE FARMACIA
INTEGRAL
SANTISIMA
TRINIDAD
CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 1

PARTIR DE : VERSION:
1. OBJETIVO
Contar con un documento en el que se describan todas y cada una de las actividades propias del Almacn que sirva de
gua o referencia, tanto al personal que labora en dicha rea como aquel que se desempee en otras reas del Instituto,
estableciendo para tal efecto las polticas, mecanismos y lineamientos necesarios para que la operacin se realice en
estricto apego a la normatividad en la materia y coadyuvando al cumplimiento de los objetivos institucionales.
OBJETIVO PARTICULAR
Efectuar la requisicin de materiales conforme al control adecuado de los volmenes de operacin de los inventarios
bajo la custodia del almacn.
2. ALCANCE
Este manual est dirigido al personal administrativo encargado del rea de Farmacia, as como para todos aquellos que
realizan actividades relacionadas con el suministro de medicamentos, para que mediante su utilizacin se realicen los
procesos correspondientes de manera eficiente y eficaz, debiendo ser de cumplimiento obligatorio para todos los
trabajadores del rea de Farmacia.
3. RESPONSABILIDADES
1. Farmacutico Jefe de Almacn de Medicamentos e Insumos Sanitarios.
- Supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.
- Realizar la evaluacin tcnica de los productos recibidos.
2. Supervisor de Almacn - Verificar los documentos y las condiciones y cantidades de los productos recibidos.
- Asignar las zonas de ubicacin de los productos.
3. Personal Auxiliar de Almacn
- Apoyar en el conteo de productos.
- Ubicar los productos en la zona asignada.
- Mantener la organizacin del almacn.
4. Asistente Administrativo
- Registrar el ingreso de productos en el software.
- Archivar documentos de recepcin.
- Registrar el ingreso en la tarjeta de control de existencias.
ELABOR REVIS AUTORIZ

FECHA: FECHA: FECHA:
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NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
PUESTO: PUESTO: PUESTO:
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4. DESARROLLO DEL PROCESO
- RECEPCIN
PROPSITO: Asegurar que los productos que ingresen al almacn cumplan con las caractersticas del requerimiento y
los documentos correspondientes.
ALCANCE: Aplicable a todos los medicamentos e insumos sanitarios que son ingresados al almacn regional hasta su
entrada al almacn.
POLTICAS N ENUNCIADOS
1. Todos los medicamentos e insumos sanitarios ingresan al almacn regional independientemente de su fuente de
financiamiento.
2. Todos los productos que ingresan al almacn deben ser previamente inspeccionados.
2. Todos los productos, que posean fecha de vencimiento, debern ser ordenados teniendo en cuenta el mtodo PEPE
(Primero en expirar, primero en entregar). Aquellos productos que no poseen fecha de vencimiento, debern ser
ordenados teniendo en cuenta el sistema PEPS (Primero en entrar, primero en salir).
3. Todos los productos que ingresan al almacn deben ingresar con su respectiva documentacin.
4. En el caso de los productos que requiere refrigeracin, la recepcin se realiza dentro de un ambiente con
temperatura controlada.
RESPONSABILIDADES:
1. Farmacutico Jefe de Almacn de Medicamentos e Insumos Sanitarios.
- Realizar la evaluacin tcnica de los productos recibidos.
2. Supervisor de Almacn
- Verificar los documentos y las condiciones y cantidades de los productos recibidos.
- Asignar las zonas de ubicacin de los productos. 3. Personal Auxiliar de Almacn
- Apoyar en el conteo de productos.
- Ubicar los productos en la zona asignada.
- Mantener la organizacin del almacn.
- Registrar el ingreso de productos en el software.
- Archivar documentos de recepcin.
- Registrar el ingreso en la tarjeta de control de existencias.

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- ALMACENAMIENTO
PROPSITO: Mantener los productos del almacn en ptimas condiciones desde su ingreso hasta su despacho.
ALCANCE: Aplicable al personal del almacn regional de medicamentos e insumos sanitarios.
1. Los productos son almacenados considerando las condiciones especiales que requieran.
2. Las condiciones de almacenamiento se inspeccionan peridicamente.
3. Est prohibido el ingreso al almacn de personal no autorizado.
RESPONSABILIDADES:
1. Farmacutico Jefe de Almacn de Medicamentos e Insumos Sanitarios
- Supervisar peridicamente las condiciones de almacenamiento establecidas en los procedimientos y verificar el
estado de conservacin del almacn y de los productos e informar al Jefe de Almacn.
- Realizar las lecturas de temperatura y humedad.

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- DESPACHO
PROPSITO: Asegurar la oportuna entrega de medicamentos e insumos sanitarios en las condiciones adecuadas.
1. Toda salida de productos del almacn deber sustentarse con el documento de salida respectivo debidamente
autorizado.
2. Los vehculos utilizados para el transporte de los productos debern ofrecer la seguridad necesaria para la
conservacin e integridad de los mismos hasta su recepcin en el destino final.
3. Los productos sern despachados utilizando el mtodo PEPE (Primero en expirar, primero en entregar) si tuvieran
fecha de vencimiento y el sistema PEPS (Primero en entrar, primero en salir) para aquellos que no la tuvieran.
4. No se despacharn productos vencidos, deteriorados o con signos de alteracin.
RESPONSABILIDAD:
1. Farmacutico Jefe de Almacn
- Revisar y autorizar la atencin de los pedidos.
- Organizar, asignar y supervisar el despacho de los productos.
- Seleccionar, empaquetar y entregar los productos a los solicitantes.
- Digitar y emitir el conduce.
- Archivar documentos de despacho.

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- CONTROL DE INVENTARIOS
PROPSITO: Contar con informacin exacta acerca de la cantidad, condicin y estado fsico de los medicamentos e
insumos sanitarios en custodia del almacn regional.
ALCANCE: Aplicable a todos los productos que ingresan en el almacn regional de medicamentos e insumos sanitarios.
1. El control de inventarios se efecta a travs de conteos mensuales selectivos, por entrega de cargo o por inventarios
generales semestrales.
2. Mensualmente se realizarn conteos fsicos de los productos del almacn.
3. El Asistente Administrativo mantiene actualizadas y concordantes las Tarjetas de control de existencias con las
existencias fsicas reales.
RESPONSABILIDADES
1. Farmacutico Jefe de Almacn
- Determinar los niveles de inventario mximos y mnimos.
- Planificar y supervisar el conteo.
2. Unidad de Cmputo
- Ingresar los niveles de inventario al software de almacn.
3. Supervisor del almacn
- Conciliar las discrepancias en el inventario.
- Informar la situacin de los niveles de existencias.
4. Auxiliar de almacn
- Apoyar en la ejecucin de los conteos.

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- DEVOLUCIONES
PROPSITO: Asegurar la correcta devolucin de medicamentos de los establecimientos de salud.

ALCANCE: Aplicable a todos los establecimientos a los que el almacn regional enva medicamentos e insumos.
1. Los productos pueden ser devueltos al almacn regional siempre que su fecha de vencimiento sea de tres meses.
Otras devoluciones sern autorizadas por el Farmacutico Jefe de Almacn y proceder siempre y cuando corresponda
al lote distribuido.
2. Los productos devueltos inutilizables (deteriorados, en mal estado, con defectos de calidad o vencidos) se
almacenan en el rea de productos de baja.
RESPONSABILIDADES
1. Farmacutico Jefe de Almacn Realizar la evaluacin tcnica de los productos recibidos.
2. Supervisor de Almacn Coordinar y ejecutar las reentradas de productos.
3. Personal Auxiliar de Almacn Apoyar la recepcin de las devoluciones.
4. Asistente Administrativo Actualizar las tarjetas de control de existencias.

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- INCINERACIN DE PRODUCTOS
PROPSITO: Incinerar en forma segura los productos no utilizables del almacn regional de medicamentos e insumos
sanitarios.
ALCANCE: Aplicable a todos los medicamentos e insumos sanitarios con defectos, vencimiento o calidad de los
mismos.
1. Los productos no utilizables son incinerados, segn el procedimiento administrativo correspondiente, de acuerdo a
las normas legales vigentes.
RESPONSABILIDADES
1. Farmacutico Jefe de Almacn de Medicamentos e Insumos Sanitarios - Gestionar la autorizacin de incineracin.
2. Supervisor de almacn
- Participar en el acto de incineracin de los productos en presencia de los inspectores.
3. Auxiliar del Almacn -Brindar apoyo en el proceso incineracin.

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- AUTO-INSPECCIN
PROPSITO: Asegurar que se cumplan las buenas prcticas de almacenamiento.

1. La auto-inspeccin se realizar tomando en consideracin las buenas prcticas de almacenamiento.
RESPONSABILIDADES
1. Farmacutico Jefe de Almacn - Efectuar la auto-inspeccin.
2. Supervisor y Personal Auxiliar de almacn
- Prestar las facilidades necesarias para el cumplimiento del presente procedimiento.
- Implementar las recomendaciones.

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- SANEAMIENTO
PROPSITO: Mantener las instalaciones del almacn limpias y libres de contaminacin y plagas.
ALCANCE: Aplicable a todo el almacn regional de medicamentos e insumos sanitarios.
1. Para la limpieza, fumigacin y desratizacin del almacn, solo se usarn productos aprobados por las autoridades
sanitarias.
RESPONSABILIDADES
1. Farmacutico Jefe de Almacn Planificar, coordinar y supervisar la fumigacin y desratizacin del almacn.
2. Supervisor de Almacn Supervisar la limpieza del almacn y el correcto llenado de los formatos del presente
procedimiento.
3. Personal Auxiliar de Almacn Mantener ordenado el almacn.
4. Personal de Limpieza Realizar la limpieza del almacn.

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- CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO
PROPSITO: Asegurar que el personal cuente con las competencias ptimas para ejecutar su labor.
1. El desarrollo de competencias del personal se realiza a travs de los procesos de induccin, capacitacin y
reentrenamiento.
2. Al iniciar las actividades, el personal pasa por un proceso de induccin que incluye dos etapas: presentacin y
entrenamiento.
3. El programa de capacitacin se basar en las necesidades de capacitacin del personal e incluir aspectos bsicos y
crticos para el desempeo de sus funciones.
4. El reentrenamiento tiene por objetivo reforzar las capacidades del personal que labora en el almacn. Estos
aspectos son detectados durante las auto-inspecciones realizadas y en las actividades diarias.
RESPONSABILIDADES
1. Farmacutico Jefe de Almacn Realizar la induccin al personal nuevo. Elaborar el plan anual de capacitacin.
2. Supervisor del almacn Entrenar al personal nuevo.

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- NORMAS DE SEGURIDAD
PROPSITO: Establecer las disposiciones especficas que permitan garantizar niveles adecuados de seguridad al
personal que labora en el almacn.
POLITICAS N ENUNCIADOS
1. La seguridad e higiene son tan importantes como cualquier otra actividad dentro del almacn y por ningn motivo
se deber realizar una actividad sin tener en cuenta las condiciones de higiene y seguridad.
2. Se aplicarn las sanciones correspondientes a los trabajadores que a sabiendas persistan en llevar a cabo prcticas
peligrosas tanto para l como para sus compaeros.
3. La vigilancia de la salud de los trabajadores se har por medio de exmenes mdicos anuales, debiendo contar con
su carn de sanidad.
RESPONSABILIDADES
1. Servicio Regional de Salud (SRS) - Capacitar y adiestrar al personal en el conocimiento de las medidas preventivas de
accidentes laborales y en la formacin de hbitos de seguridad en el trabajo.
- Sugerir capacitacin en seguridad y salud en el trabajo.
- Realizar inspecciones peridicas a las instalaciones del almacn.
- Participar en la elaboracin y aprobacin de las normas internas de seguridad y salud.
- Analizar las causas y las estadsticas de los incidentes, accidentes y de las enfermedades ocupacionales, emitiendo las
recomendaciones respectivas.
- Cumplir con los procedimientos, normas y disposiciones de seguridad que le sean impartidas.
- Familiarizarse con los planes de emergencia.
- Asistir a los cursos de capacitacin brindados por el SRS.
- Conocer perfectamente el funcionamiento de sus equipos y saber cmo proceder en caso de emergencias.
NORMAS DE SEGURIDAD:
Disciplina
1. No se debe ingresar a reas en las que est restringido su ingreso.
2. El fumar dentro de las instalaciones del almacn slo est permitido en las reas autorizadas por la empresa.
3. Estar bajo influencia de narcticos o sustancias txicas o la posesin de los mismos en el almacn es cometer una
falta grave. Se debe informar al Supervisor si est tomando medicamentos que puedan producir somnolencia u otros
efectos.
4. Algunos medicamentos pueden producir este efecto e influirn en la decisin del Supervisor sobre permitirle operar
equipos o llevar a cabo trabajos con los cuales puede verse afectado.
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5. La ropa de trabajo debe ser limpia y funcional. La ropa limpia conlleva hbitos de seguridad en el trabajo. Inspeccin
de zonas de trabajo
6. Antes de iniciar las labores, el Personal Auxiliar de Almacn deber verificar que su zona de trabajo no presente
riesgos de accidentes.
7. El Supervisor est facultado para detener cualquier trabajo que se considere peligroso para la integridad del
personal, material o rea de trabajo.
8. Se prohbe fumar, comer y beber dentro del almacn. Slo se puede comer durante el tiempo y en el lugar
establecido.
9. No se permiten alimentos dentro del almacn.
10. Las reglas de aseo y orden exigen la remocin inmediata de todo equipo o material que obstruya el paso en los
corredores o escaleras, adems de evitar los derrames de qumicos, aceites y/o grasas.
11. El personal mantendr las instalaciones sanitarias limpias y en buenas condiciones de uso.
12. No se permite arrojar material slido o voluminoso a los inodoros.
13. La basura no debe quemarse, excepto donde sea permitido por la ley y en reas seguras diseadas para esto,
utilizando artefactos fijos o porttiles para contener el fuego y las chispas.
14. Las oficinas debern mantenerse ordenadas, cada mueble, equipo u objetos propios de ella, deben estar en su
lugar.
15. Es obligacin de cada trabajador mantener su mquina, equipo, herramienta y lugar de trabajo, as como aquellos
lugares de uso colectivo, limpios y en orden.
16. Las reas alrededor de las mquinas, equipos y herramientas deben permanecer limpias y ordenadas para facilitar
el movimiento del operador. Cualquier derrame debe ser limpiado inmediatamente.
17. No se debe apilar, ni dejar material fuera de los lugares no sealizados.
18. En los pallets no se deben apilar cajas conteniendo los productos por sobre 1,80m o en su defecto no apilar ms
all del nmero de cajas indicado en ellas, dejando espacio entre las pilas.
19. La distancia entre las paredes y los pallets o estantes no debe ser menor de 30 centmetros.
20. Cuando almacene objetos pesados en cajones, evite deslizamientos de los mismos.
21. Los productos contenidos en sacos se deben almacenar sobre parihuelas, en capas superpuestas atravesadas,
teniendo cuidado de que los sacos queden con la boca dirigida hacia la parte interior de la pila.
22. Los pallets slo deben apilarse sobre pallets llenos.

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Qu hacer en caso de incendio?

Antes del incendio:
Todas las zonas de almacenaje deben estar libres de materiales que puedan causar fuego, explosiones o
intoxicaciones. Los pasillos, escaleras y lugares de circulacin tambin tienen que estar libres de este tipo de
productos.
Los combustibles, inflamables y cualquier otro producto voltil, deben ser ubicados en lugares especialmente
habilitados al aire libre.
Si va a encender fsforos, hgalo hacia adelante, lejos de objetos inflamables. Apguelos antes de arrojarlos. Tenga
presente que los envases de aerosol son peligrosos y pueden explotar si son utilizados cerca del fuego.
Todo trabajador tiene la obligacin de cooperar en prevenir y combatir un incendio.
Durante el incendio:
No perder la serenidad, mantener la calma.
Al actuar, hgalo decididamente, pero con cuidado.
Cuando el fuego es reciente, procure retirar material combustible.
Si el incendio es pequeo y controlable, hacer uso de extintores siguiendo las indicaciones descritas en ellos,
acrquese al fuego a una distancia prudencial. Si no se apaga el fuego salga del lugar del incendio y siga las normas de
evacuacin.
Si el incendio es de grandes proporciones, escapar rpidamente y avisar a los bomberos.
Cortar la llave general de la luz elctrica.
Dar la alarma y trasmitirla.
Si el humo es denso, buscar la salida, cubrindose la nariz y la boca con un pauelo o trapo hmedo.
Evacuar con tranquilidad y en forma ordenada
Utilizacin de equipo de extincin:

Los jefes y responsables de las diferentes reas deben controlar la existencia, ubicacin y mantenimiento de los
equipos contra incendio que se encuentren en sus reas, reportando al Supervisor de Almacn cuando se encuentren
con alguna anormalidad.
Los equipos contra incendios deben estar siempre a disposicin de uso y nunca ser obstruidos o tapados. Los
extintores manuales deben estar ubicados a 1.20 m. desde el piso hasta su parte superior.
Los equipos contra incendio debern estar distribuidos estratgicamente en las instalaciones de la institucin,
debidamente sealizados y codificados. El personal deber conocer su ubicacin.
Los equipos extintores sern inspeccionados por lo menos una vez al mes y recargados inmediatamente despus de
haber sido utilizados

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Qu hacer en caso de sismos?

Antes del sismo:
Conocer las rutas de escape hacia las zonas de seguridad.
Conocer las reas de seguridad externa: parques, campos deportivos, otros.
Conocer las reas de seguridad interna: debajo de su escritorio o mesa ms cercana, marcos de puertas, alrededor de
columnas o debajo de vigas
Durante el sismo:
Mantener en todo momento la serenidad y orden.
Si est cerca de la salida dirjase a un punto seguro predeterminado de concentracin (calle y/o estacionamientos).
En caso contrario, esperar la orden para iniciar la evacuacin.
Evacuar por la escalera ms cercana, sin correr y en orden. Al bajar las escaleras, sujtese del pasamanos y tome el
lado derecho de la misma.
Protjase en zonas de seguridad interna.
Aljese de ventanales y objetos que se encuentren suspendidos.
Si est con zapatos de tacn alto, quteselos y llvelos en la mano.
Despus del sismo:

Si el sismo ha sido leve, retorne a sus labores, caso contrario si ha evacuado, espere la orden para retornar a su rea
de trabajo.
No toque cables que se encuentren colgados.
Ayude a socorrer a los lesionados.
Use el telfono slo en casos muy urgentes.

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Primeros auxilios
El botiqun de primeros auxilios debe contener medicamentos bsicos de primera ayuda y autorizados por un
profesional. As mismo, debe verificar el perodo de vigencia de los medicamentos.
Cualquier lesin, por leve que sea, debe ser tratada de inmediato por el personal designado a brindar primeros
auxilios:
Mantener la calma y verificar qu tipo de accidente ha sufrido su compaero de trabajo y coopere con l en su
asistencia.
En caso de accidentes leves, prestar asistencia utilizando los elementos del botiqun de primeros auxilios.
En caso de quemaduras, colocar la zona quemada debajo de un chorro de agua fra durante 10 minutos, cubrir luego
con gasas especiales para quemaduras y realizar un vendaje sin apretar.
Si el accidentado est consciente y requiere asistencia profesional, trasladarlo al centro asistencial ms cercano para
recibir la ayuda correspondiente.
Si el accidentado est inconsciente, solicitar de inmediato una ambulancia.
Si tiene irritacin o quemadura leve por estar en contacto con productos qumicos y/o derivados de petrleo, lvese
inmediatamente con agua y jabn. Si accidentalmente hay contacto con los ojos, lvese con agua durante quince
minutos por lo menos, y busque atencin mdica si la quemadura persiste. La ropa que se ha mojado debe ser
cambiada inmediatamente y lavada antes de ser usada de nuevo

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5. REFERNCIAS BIBLIOGRAFICAS
- BALLOU, Ronald. Logstica Administracin de Cadena de Suministro. 5. Ed. Prentice Hall.
- DIEZ DE CASTRO, Enrique. Distribucin Comercial. 3. Ed. Mc Graw Hill. Pearson.
- D J Bowerson. Direccin de la Distribucin Fsica Ciencias Empresariales. Simylay.
- Reglamento de Insumos para la Salud. Diario Oficial de la Federacin del 4 de febrero de 1998.
ltima reforma publicada. DOF 14-03-2014

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6. ANEXOS
FORMADO DE INDUCCIN PARA NUEVO PERSONAL
FORMATO DE DESTRUCCIN DE PRODUCTOS

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FORMATO DE CAPACITACIONES
FORMATO DE INCIDENTES OCURRIDOS

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FORMATO DE PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIN
FORMATO DE CAMBIOS

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VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 20

CLAVE: PARTIR DE : VERSION:
FORMATO DE CONCENTIMIENTO DE FIRMAS

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VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 21

CLAVE: PARTIR DE : VERSION:
7. CONTROL DE CAMBIOS
8. FIRMAS DE CONCENTIMIENTO

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 1

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4. DESARROLLO DEL PROCESO

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 3

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 5

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 6

PROPSITO: Asegurar la correcta devolucin de medicamentos de los establecimientos de salud.

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA : 7

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 8

PROPSITO: Asegurar que se cumplan las buenas prcticas de almacenamiento.

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 9

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 10

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 11

CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 12

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 13

Qu hacer en caso de incendio?

Utilizacin de equipo de extincin:

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 14

Qu hacer en caso de sismos?

Despus del sismo:

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CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 15

ELABOR REVIS AUTORIZ

CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 16

- BALLOU, Ronald. Logstica Administracin de Cadena de Suministro. 5. Ed. Prentice Hall.

- DIEZ DE CASTRO, Enrique. Distribucin Comercial. 3. Ed. Mc Graw Hill. Pearson.

- D J Bowerson. Direccin de la Distribucin Fsica Ciencias Empresariales. Simylay.

ELABOR REVIS AUTORIZ

CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 17

FORMATO DE DESTRUCCIN DE PRODUCTOS

ELABOR REVIS AUTORIZ

CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 18

FORMATO DE INCIDENTES OCURRIDOS

ELABOR REVIS AUTORIZ

CLAVE: VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 19

FORMATO DE PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIN

ELABOR REVIS AUTORIZ

VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 20

FORMATO DE CONCENTIMIENTO DE FIRMAS

ELABOR REVIS AUTORIZ

VERSION: VIGENTE A PROXIMA SUSTITUYE A: PAGINA: 21

ELABOR REVIS AUTORIZ

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