CONTROL

Cmo marchamos?

En qu punto estamos ahora?

Los resultados no siempre concuerdan con lo planeado, organizado y dirigido.

Es necesario monitorear, acompaar, evaluar, medir y garantizar que la organizacin marche

en el rumbo correcto, produzca los resultados esperados y consiga los objetivos propuestos.

Control es bsicamente un proceso que gua la actividad ejecutada hacia un fin

predeterminado.

Control supone comparar con resultados esperados.planificacin

Sistema de planeacin tiene su sistema de control

Concepto de control.-

Control como funcin restrictiva y coercitiva

Control como sistema automtico de regulacin

Control como funcin administrativa.- monitorea y evala las actividades y resultados logrados
para asegurar que la planeacin, la organizacin y la direccin sean exitosas.

Controles organizacionales.-

Estandarizar el desempeo

Estandarizar la calidad

Proteger los bienes organizacionales

Limitar la cantidad de autoridad

Evaluar y dirigir el desempeo de las personas

Prevenir para garantizar la consecucin de los objetivos organizacionales

Ley de Murphy.-

Si algo puede estar eventualmente equivocado, con toda seguridad estar equivocado.

Cuando el ro suena, piedras trae.

Siempre alertas para prevenir problemas en la organizacin

Proceso de control.-

Finalidad: garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado se ajusten

tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos

1.- Establecimiento de objetivos o estndares de desempeo

2.- Evaluacin o medicin del desempeo actual

3.- Comparacin del desempeo actual con los objetivos o estndares establecidos

4.- Accin correctiva para superar los posibles desvos o anormalidades.

1.- Establecimiento de objetivos o estndares de desempeo

Objetivos sirven de punto de referencia para el desempeo

Estndar es un nivel de actividad establecido para servir como modelo de la evaluacin del
desempeo

Cantidad.-

Nmero de empleados

Volumen de produccin

Volumen de ventas

Porcentaje de rotacin de inventario

Rotacin de capital

Calidad.-

Estndares de calidad de produccin

Calidad del producto o servicio

ndice de mantenimiento de mquinas y equipos

Atencin al cliente

Asistencia tcnica

Tiempo.-

Tiempo medio de permanencia de los empleados en la organizacin

Tiempo estndar de produccin

Tiempo de procesamiento de pedidos

 Ciclo financiero o ciclo operacional

Tiempo medio de creacin de nuevos productos

Costos.-

Costo de almacenamiento de materias primas

Costo de procesamiento de cada pedido

Costo de cada solicitud de material

Costos directos e indirectos de produccin

Relacin beneficio-costo

Estndares definen lo que se debe medir en trminos de cantidad, calidad, tiempo y costos en
una organizacin, y cules son los instrumentos de medida adecuados.

General Electric

Estndares de rentabilidad.- cuanta utilidad en determinado periodo

Estndares de participacin en el mercado.- primero o segundo

Estndares de productividad.-

Estndares de liderazgo en el producto.- innovacin en productos

Estndares de desarrollo de personal.- tipos de programas de entrenamiento

Patrones de actitudes de los empleados.-

Patrones de responsabilidad social.- nivel y tipos de contribuciones

Estndares que reflejen el equilibrio de los objetivos a corto y largo plazo

American Airlines:

Mnimo, puntualidad de 95% en los horarios programados de llegada de vuelos,

posibles retrasos no superan 15 minutos

Espera de menos de cinco minutos para 85% de pasajeros al registrar sus equipajes en
los aeropuertos

2.- Evaluacin del desempeo

Todo sistema de control depende de la informacin inmediata respecto del desempeo, asi
como de la unidad de medida utilizada.

Comparacin entre el desempeo y el objetivo o estndar establecido

Que medir?

Resultados: resultados concretos y finales que se pretenden alcanzar dentro de cierto periodo

Desempeo: comportamiento o medios instrumentales que se pretenden poner en practica

Factores crticos de xito: aspectos fundamentales para que la organizacin sea exitosa en su
resultado y su desempeo

Algunos parmetros medidos pueden ser:

Rentabilidad: ventas menos costos de produccin

Competitividad: xito frente a sus competidores

Porcentaje de participacin en el mercado

Eficiencia: consecucin de resultados con el mnimo de recursos

Recursos aplicados por unidad de salida, tiempo de procesamiento por unidad

de salida

Eficacia: porcentaje de salida real sobre salida esperada

Nmero de clientes que retornan, satisfaccin del cliente

Calidad: adecuacin o superacin de especificaciones

Numero de reclamos de clientes, numero de productos rechazados

Innovacin: nuevas ideas, adaptacin productos

Nmero de patentes, nmero de nuevos productos

Productividad: relacin entre las salidas y las entradas

Produccin por obrero-da

Calidad de vida en el trabajo: ambiente fsico y psicolgico

Satisfaccin de los empleados, rotacin y ausentismo, accidentes de trabajo

3.- Comparacin del desempeo con el objetivo o el estndar

Resultados: cuando la comparacin se hace despus de terminada la operacin

Control sobre los fines

Desempeo: comparacin se hace paralelamente a la operacin

Control sobre los medios

Control se clasifica en tres categoras:

Antes de la operacin.- Insumos del trabajo

Asegurar la direccin adecuada y los recursos e insumos necesarios

Durante la operacin.- Procesos del trabajo

Garantizar la ejecucin correcta de las operaciones del flujo de trabajo

Despus de la operacin.- Resultados del trabajo

Garantizar los resultados finales dentro de los objetivos y estndares

esperados

Toda actividad ocasiona variacin.- si est dentro de lmites no necesitan corregirse.

4.- Accin correctiva

Se deben corregir las variaciones o desvos respecto del estndar para que las operaciones
sean normales

El objetivo del control es indicar con exactitud cundo, cunto, dnde y cmo se debe realizar
la correccin necesaria

Correccin de fallas o errores.- detectar fallas o errores en planeacin y/o ejecucin y

dar medidas correctivas

Prevencin de nuevas fallas.- causa raz

Saber qu medir y cmo medir, y qu hacer con los resultados

Caractersticas del control.-

Sistema de control debe reunir los siguientes aspectos:

Orientacin estratgica hacia los resultados.- el control debe apoyar planes

estratgicos y enfocarse en las actividades esenciales que diferencian la organizacin

Comprensin.- el control debe apoyar toma de decisiones presentando datos en

trminos comprensibles

Orientacin rpida para las excepciones.- el control debe indicar los desvos
rpidamente con indicacin de donde ocurren las variaciones, y que se debe hacer para
corregirlas adecuadamente

Flexibilidad.- el control debe proporcionar el juicio individual que se pueda modificar a

nuevas circunstancias y situaciones

Autocontrol.- el control debe proporcionar confiabilidad, buena comunicacin y

participacin de las personas involucradas

Naturaleza positiva.- el control debe hacer nfasis en el desarrollo, el cambio y el

mejoramiento, apalancar la iniciativa de las personas y minimizar sanciones y castigos

Claridad y objetividad.- el control debe ser imparcial y preciso para todos

Tipos de control.-

Cada organizacin requiere un sistema bsico de controles para aplicar sus recursos
financieros, desarrollar personas, analizar el desempeo financiero y evaluar la productividad
operacional.

El desafo es saber cmo utilizar los controles y mejorarlos para aumentar el desempeo de la
organizacin

Controles estratgicos.- o controles organizacionales controlan el desempeo y los

resultados de la organizacin como un todo, es aplicado por la alta gerencia, con informacin
externa e interna.

Balances e informes financieros.- volumen de ventas, volumen de produccin,

costos, utilidades, utilizacin de capital, retorno sobre inversin

Control de prdidas y ganancias.-

Anlisis del retorno sobre la inversin.- es la proporcin de las ganancias

frente a la inversin de capital. Determinar los productos o unidades de produccin ms
rentables y cuales deben mejorarse

Controles tcticos.- se realizan en el nivel intermedio a cada una de las unidades

organizacionales. Se orientan al mediano plazo
 Control presupuestario.- es un proceso de monitoreo y control de gastos
programados de las diversas unidades en un ao, para sealar posibles desvos y tomar
medidas correctivas

Control de costos.-

Costos fijos

Costos variables

Determinacin del punto de equilibrio

Controles operacionales.- se realizan a nivel operacional y son a corto plazo

Disciplina.- proceso de preparar a una persona para desarrollar el autocontrol

y volverse ms eficaz en su trabajo

Debe ser esperada

Debe ser impersonal

Debe ser inmediata

Debe ser coherente

Se debe limitar al propsito

Debe ser informativa

Control de inventarios.- Volumen de materiales o productos en

almacenamiento

Inventarios de materiales

Inventarios de materiales en procesos

Inventarios de productos acabados

Permiten flexibilidad en produccin y operacin en periodos de

exceso o capacidad ociosa, demanda irregular

Programacin just-in-time.-

Reducir costos y mejorar el flujo de trabajo a travs de programacin

de materiales que deben llegar a una estacin de trabajo en el tiempo exacto

= Alta calidad de suministros

= Cadena de proveedores.- cantidad mnima

= Concentracin geogrfica.- Toyota 60 millas

 = Transporte y manejo eficientes de materiales.- partes deben llegar lo ms
cerca posible del sitio de uso

= Fuerte compromiso de la administracin.-

Control de calidad.- procesos de verificacin de materiales, productos y servicios para

asegurar que alcanzan estndares elevados

Se aplica a todos los aspectos de la produccin y de operaciones, desde la seleccin de

materias primas y proveedores hasta la ltima tarea ejecutada en un producto o servicio final.

Control de calidad mejora productividad porque minimiza desperdicio de insumos y rechazos

de productos finales.