LEY DE ARCHIVOS PUBLICOS DEL ESTADO DE TABASCO

TEXTO ORIGINAL.

Ley publicada en el Suplemento 6919 del Peridico Oficial del Estado de Tabasco,
el sbado 27 de diciembre de 2008.

QUM. ANDRS RAFAEL GRANIER MELO, GOBERNADOR DEL ESTADO

LIBRE Y SOBERANO DE TABASCO, CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO
POR EL ARTCULO 51 FRACCIN I, DE LA CONSTITUCIN POLTICA LOCAL;
A SUS HABITANTES SABED:

Que el H. Congreso del Estado, se ha servido dirigirme lo siguiente:

LA QUINCUAGSIMA NOVENA LEGISLATURA AL HONORABLE CONGRESO

DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE TABASCO, EN EJERCICIO DE LAS
FACULTADES CONFERIDAS POR EL ARTCULO 36, FRACCION I, DE LA
CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO DE TABASCO, Y

CONSIDERANDO.

DECRETO 126

Se expide la Ley de Archivos Pblicos del Estado de Tabasco, para quedar como
sigue:

LEY DE ARCHIVOS PBLICOS DEL ESTADO DE TABASCO

CAPTULO PRIMERO

Disposiciones Generales

ARTCULO 1. La presente Ley es de orden pblico e inters social, de

observancia obligatoria en todo el Estado en materia de archivos pblicos y
documentacin pblica; tiene por objeto:

I. Regular la administracin, manejo, resguardo, conservacin, preservacin y

coordinacin de los archivos y documentos de inters pblico en el estado de
Tabasco;

II. Establecer los mecanismos para dar difusin oportuna, veraz y objetiva a los
documentos generados por las entidades pblicas a que se refiere esta Ley, con el
propsito de que las personas conozcan la vida poltica, econmica, cultural y
social del Estado;
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III. Regular el funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos; y

IV. Establecer las bases y directrices a que habrn de sujetarse las entidades
pblicas a que se refiere esta Ley, para la proteccin, uso y disposicin de los
documentos de inters pblico.

ARTCULO 2. Para los efectos de esta Ley se entender por:

I. Administracin de documentos de inters pblico: Conjunto de mtodos y

prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, recepcin, control,
distribucin, reproduccin, organizacin, mantenimiento, custodia, restauracin,
conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de inters pblico
de archivo;

II. Archivo: Conjunto de documentos de inters pblico en cualquier soporte,

producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o funciones por las
entidades pblicas, organizados conforme a un mtodo y que constituyen una
fuente de informacin til para la planeacin de acciones, toma de decisiones,
consulta o investigacin;

III. Archivo de concentracin primario (Semiactivo): Unidad responsable de la

administracin de documentos de inters pblico cuya consulta es espordica por
parte de las unidades administrativas de las entidades pblicas;

IV. Archivo de concentracin secundario (Semiactivo): Unidad responsable de la

administracin de documentos de inters pblico y consulta espordica, cuyo
plazo de conservacin ha fenecido en el archivo de concentracin primario;

V. Archivo de trmite (Activo): Unidad responsable de la administracin de

documentos de inters pblico de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones de una unidad administrativa de las entidades pblicas;

VI. Archivo histrico: Unidad especializada responsable de organizar, conservar,

administrar, distribuir y divulgar documentos de inters pblico que han perdido su
valor primario (administrativo, legal, fiscal, contable), pero son importantes
testimonios histricos por su valor secundario (evidencial, testimonial e
informativo) al constituir la memoria documental-institucional;

VII. Baja documental: Eliminacin de aquella documentacin cuya vigencia

documental ha fenecido y que no contiene valor histrico;

VIII. Catlogo de disposicin documental: Registro general y sistemtico que

describe los valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia
documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final;

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IX. Ciclo vital de documento: Etapas (fases, edades) en que se divide el
documento de inters pblico de archivo conforme a su uso, valor y ubicacin
(activa, semiactiva e inactiva);

X. Clasificacin archivstica: Proceso de identificacin y agrupacin de

expedientes homogneos con base en la estructura orgnica y funcional de las
unidades administrativas de las entidades pblicas;

XI. Comit Histrico: rgano Colegiado creado por los Poderes del Estado, los
Ayuntamientos, los organismos pblicos dotados de autonoma y todo aquel
organismo pblico con facultades reglamentarias, con la funcin primordial de
definir cules de los documentos de inters pblico, cuya vigencia documental ha
fenecido, son de suficiente importancia para considerarse documentos que deban
de formar parte del archivo histrico y, en su caso, autorizar la baja documental de
aquellos que no lo sean, previo dictamen del Sistema Estatal de Archivos;

XII. Conservacin de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados

a asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin
de los documentos en archivo;

XIII. Cuadro general de clasificacin archivstica: Instrumento tcnico que refleja la

estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
dependencia o entidad. El que se constituye bsicamente por:

a) Fondo: Conjunto de documentos producidos orgnicamente por una

dependencia, rgano u organismo de una entidad pblica, con cuyo nombre se
identifica;

b) Seccin: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de
cada dependencia, rgano u organismo de una entidad pblica de conformidad
con las disposiciones legales aplicables; y

e) Serie: Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos

producidos en el desarrollo, de una misma atribucin general y que versan sobre
una materia o asunto especfico.

XIV. Depuracin preliminar: Eliminacin de duplicados de documentos de inters

pblico, existentes en los archivos de trmite, cuando han cumplido su gestin
administrativa y han dejado de ser de utilidad para la entidad pblica generadora o
poseedora de los mismos;

XV. Destino final: Seleccin de los archivos de concentracin secundaria de

aquellos expedientes cuyo plazo de conservacin o uso ha prescrito, con el fin de
proceder a su baja documental o transferirlos a un archivo histrico;

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XVI. Documentacin confidencial: Aquella documentacin de acceso restringido,
por contener datos personales en los trminos de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Tabasco;

XVII. Documentacin activa: Aquellos documentos de inters pblico necesarios

para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso
frecuente, que se conserva en el archivo de trmite;

XVIII. Documentacin histrica: Aquellos documentos que habindose

determinado su destino final, son transferidos a un archivo histrico, por contener
informacin, evidencia y/o testimonios de las acciones de las entidades pblicas;

XIX. Documentacin reservada: Aquella documentacin de inters pblico que fue

clasificada como reservada en los trminos de la Ley de Transparencia y Acceso a
la Informacin Pblica del Estado;

XX. Documentacin semiactiva: Aquellos documentos de inters pblico de uso

espordico que deben conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o
contables en el archivo de concentracin;

XXI. Documentos de Inters Pblico:

a) Toda representacin material y/o soporte analgico, magntico, ptico o digital

que se genere como consecuencia de un hecho o acto actual de las entidades
pblicas en el desarrollo de las atribuciones o funciones que el marco jurdico
municipal, estatal y/o federal les confiere.

b) Toda representacin material y/o soporte analgico, magntico, ptico o digital

que d constancia de un hecho o acto pasado, realizado por alguna de las
entidades pblicas en el desarrollo de sus atribuciones o en el ejercicio de sus
funciones u objetos y fines.

c) Toda representacin material y/o soporte analgico, magntico, ptico o digital

generada por la actividad de una persona fsica o jurdica colectiva, que d
constancia de un hecho o acto presente o pasado, siempre que su contenido e
informacin d constancia que actan o actuaron en auxilio o colaboracin de una
entidad pblica o cuando ejerzan o hayan ejercido gasto pblico, o reciban o
hayan recibido subsidio o subvencin pblica.

XXII. Entidad (es) Pblica (s): Los Poderes del Estado y los Ayuntamientos, los
organismos pblicos autnomos, las universidades pblicas dotadas de autonoma
por Ley, los partidos polticos y las organizaciones polticas con registro oficial; y
las dems entidades u organismos de inters pblico cualesquiera que sea su
denominacin.

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XXIII. Expediente: Unidad organizada de documentos ordenados y relacionados
por un mismo asunto, actividad o trmite de una entidad pblica;

XXIV. Gestin documental: Conjunto de actividades dirigidas recibir (sic), distribuir

y despachar la correspondencia de las entidades pblicas;

XXV. Gua simple de archivo: Esquema general de descripcin de las series

documentales de los archivos de una entidad pblica, que indica sus
caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin
archivstica y sus datos generales;

XXVI. Instituto: Instituto Tabasqueo de Transparencia y Acceso a la Informacin

Pblica;

XXVII. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las

series y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin, transferencia o
baja documental;

XXVIII. Ley: Ley de Archivos Pblicos del Estado de Tabasco;

XXIX. Plazo de conservacin: Es la determinacin del periodo de guarda de la

documentacin en los archivos de trmite, conservacin o histrico;

XXX. Personas de derecho privado: Aquellas personas fsicas o jurdicas

colectivas cuando en el ejercicio de sus actividades ejerzan gasto pblico, reciban
subsidio o subvencin;

XXXI. Sistema Estatal de Archivos: Serie de mecanismos normativos,

organizativos y funcionales a travs de los cuales el Estado interrelaciona
funcionalmente los archivos de trmite, de concentracin e histricos con el fin de
coadyuvar con la modernizacin administrativa y con el rescate y salvaguarda de
la memoria histrica y cultural de Tabasco, localizada en el acervo documental
que custodian;

XXXII. Transferencia primaria: Es la operacin controlada y sistemtica a travs de

la cual un expediente en archivo de trmite, cuya gestin ha concluido y su
consulta es espordica, es trasladado al archivo de concentracin primario;

XXXIII. Transferencia secundaria: Es la operacin controlada y sistemtica a

travs de la cual un expediente en archivo de concentracin primario se remite a
un archivo de concentracin secundario o de ste ltimo al archivo histrico;

XXXIV. Unidad documental: unidad administrativa responsable de la

administracin de documentos de inters pblico;

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XXXV. Valor documental: Condicin de los documentos que les confiere
caractersticas administrativas, legales, fiscales, o contables en los archivos de
trmite o concentracin (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e
informativos en los archivos histricos;

XXXVI. Valoracin: Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los

valores documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de
transferencia; y

XXXVII. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo

mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurdicas vlidas.

ARTCULO 3. Corresponde la observancia de la presente Ley a las entidades

pblicas.

ARTCULO 4. Para regular la estructura organizacional de los responsables de

administrar, manejar, resguardar, conservar y coordinar sus archivos, los Poderes
del Estado, los Ayuntamientos, los organismos dotados de autonoma y todo aquel
organismo pblico con facultades reglamentarias, en el mbito de sus respectivas
competencias, debern emitir los reglamentos correspondientes; teniendo para
ello la facultad para interpretar administrativamente esta Ley.

ARTCULO 5. Las entidades pblicas debern administrar, conservar y preservar

los documentos de inters pblico que generen o reciban con motivo del ejercicio
de sus atribuciones o funciones en Archivos Pblicos, conforme lo determina esta
Ley, sus reglamentos y los criterios que formule el Sistema Estatal de Archivos.

Asimismo, de conformidad a las disposiciones aplicables, las entidades pblicas

se ajustarn a los criterios y mecanismos necesarios para garantizar la proteccin
de la documentacin e informacin reservada o confidencial.

ARTCULO 6. Son principios que regirn la administracin de documentos de

inters pblico:

I. Eficiencia y eficacia: Los servidores pblicos de las entidades pblicas harn

todo lo necesario para la conservacin de archivos durante el ciclo vital de los
documentos que los integran, procurando su rpida localizacin;

II. Cultura archivstica: Los Titulares de las Entidades Pblicas realizarn acciones
tendientes a sensibilizar al personal a su cargo, respecto a la importancia de la
conservacin y el valor documental de sus archivos;

III. Accesibilidad: Los documentos de inters pblico estarn a disposicin de toda

persona, salvo las excepciones y previo cumplimiento de los requisitos que para
cada caso establece el marco jurdico estatal;
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IV. Legalidad: Los servidores pblicos de las entidades pblicas en la
administracin de documentos cumplirn con lo que establece esta Ley y las
disposiciones jurdicas aplicables;

V. Economa: En la administracin de documentos y conservacin de archivos se

proceder procurando el ahorro de los recursos econmicos y humanos, sin
menoscabo de la efectividad de los principios consagrados en esta Ley y el
respeto de los derechos humanos; y

VI. Coordinacin: los responsables de archivos de las entidades pblicas actuarn

de manera organizada, respetando su respectivo mbito de competencia pero
coadyuvando en la administracin de documentos y conservacin de archivos.

ARTCULO 7. Los titulares de las unidades administrativas de las dependencias,

rganos y organismos de las entidades pblicas sern responsables de la
adecuada, eficiente y oportuna administracin de los documentos de inters
pblico que estn en su posesin, conforme lo previsto por la presente Ley, sus
reglamentos y los criterios que formule el Sistema Estatal de Archivos.

De igual forma, sern responsables de la conservacin, buen estado y custodia de

los documentos que se encuentren bajo su responsabilidad, debiendo abstenerse
de realizar actos que propicien su dao y destruccin. Por tanto, procurarn
conservarlos en lugares y bajo las condiciones idneas para evitar su deterioro.

ARTCULO 8. Los responsables de los Archivos de las entidades pblicas tienen

prohibido formular juicios de valor sobre los datos personales que traten
automatizadamente, debiendo guardar respecto de ellos la confidencialidad que
determina el marco jurdico estatal aplicable en la materia y dems disposiciones
aplicables y slo utilizarlos para los fines lcitos para los cuales se obtuvieron.

ARTCULO 9. Todo documento e informacin generados por los servidores

pblicos en el desempeo de su empleo, cargo o comisin formar parte del
patrimonio documental del Estado y de los Archivos a que se refiere esta Ley. Bajo
ningn concepto o circunstancia se considerarn propiedad de quien lo produjo.

ARTCULO 10. Los documentos de inters pblico que se encuentren en los

archivos de trmite no podrn destruirse, eliminarse, modificarse, mutilarse,
alterarse u ocultarse, con excepcin de la depuracin preliminar, bajo la estricta
responsabilidad de quien los genera, reciba o conserve.

ARTCULO 11. Los documentos de inters pblico que se encuentren en los

archivos histricos no podrn, sin excepcin, destruirse, eliminarse, modificarse,
mutilarse, alterarse u ocultarse; y en tratndose (sic) de los que se encuentran en
los archivos de concentracin secundario, slo podr proceder la baja documental
en los trminos y bajo los procedimientos fijados en esta Ley y sus reglamentos.
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En caso de contravencin a lo dispuesto en este artculo y el anterior, los
servidores pblicos responsables se harn acreedores a las sanciones que
correspondan en lo trminos (sic) de esta Ley u otras disposiciones aplicables.

ARTCULO 12. Las entidades pblicas podrn celebrar convenios entre s o con el
Archivo General de la Nacin y el Sistema Nacional de Archivos para capacitar a
su personal con el fin de mantener la eficiencia administrativa de sus propios
archivos.

CAPTULO SEGUNDO

DE LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

SECCIN PRIMERA

BASES GENERALES

ARTCULO 13. La organizacin de los archivos deber asegurar la disponibilidad,

localizacin expedita, integridad y conservacin de los documentos de archivo que
estn en posesin de las entidades pblicas.

ARTCULO 14. El personal a cargo de la organizacin de los archivos de las

entidades pblicas ser responsable de la documentacin e informacin que
generen, administren, manejen, archiven y conserven.

ARTCULO 15. La reproduccin de un documento se llevar a cabo atendiendo el

requerimiento que su trmite determine, as como la difusin que del mismo deba
realizarse.

ARTCULO 16. Las entidades pblicas elaborarn una gua simple de sus
archivos, con base en el cuadro general de clasificacin archivstica,
proporcionada por el Sistema Estatal de Archivos.

ARTCULO 17. Cuando por el estado fsico que guarde algn documento y por su
valor intrnseco se determine la necesidad de su restauracin, los titulares de las
unidades administrativas o documentales, bajo su responsabilidad, encomendarn
dicha labor a personal especializado que garantice la autenticidad del documento.

A los documentos restaurados se les deber anexar constancia, por parte del
titular de las dependencias, rganos y organismos de las entidades pblicas que
los resguarda, as como por el responsable del trabajo de restauracin realizado,
de que la informacin contenida en los mismos no fue alterada.

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ARTCULO 18. En los casos de extravo, prdida, robo, sustraccin, sustitucin
ilegal, alteracin o destruccin de un documento, el responsable de archivos
levantar acta administrativa tan pronto como tenga conocimiento de tal evento y
deber proceder a su recuperacin o reconstitucin inmediata, si ello fuere
posible, dando cuenta de ese hecho a su superior jerrquico.

En caso que se advierta la comisin e un ilcito, adems de lo previsto en el

prrafo anterior, el responsable de archivo, deber denunciar el hecho
inmediatamente a las autoridades competentes, para el inicio de la investigacin
conducente.

ARTCULO 19. Cuando un servidor pblico deje de desempear su empleo, cargo

o comisin, deber hacer entrega a quien lo sustituya o a la unidad administrativa
que corresponda, de toda la documentacin que obre en su poder, conforme a lo
establecido en la presente Ley y sus reglamentos u otras disposiciones aplicables.

Tratndose de los procesos de entrega-recepcin que se verifiquen por las

entidades pblicas en los trminos de las disposiciones aplicables, los servidores
pblicos atendern, en lo conducente, las previstas en esta Ley, y debern
proceder conforme lo determinen las normas aplicables en esa materia.

SECCIN SEGUNDA

DE LA GESTIN DOCUMENTAL

ARTCULO 20. Las dependencias, rganos u organismos de las entidades

pblicas determinarn el nmero de reas responsables de realizar las tareas de
gestin documental, de conformidad con el nmero de unidades administrativas
que las integran.

Los responsables de las tareas de gestin documental tendrn las siguientes

funciones:

I. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada;

II. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y de salida; y

III. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus reas;

Las reas encargadas de la innovacin y modernizacin gubernamental de las

entidades pblicas sern las responsables de crear los sistemas informticos que
faciliten y hagan eficientes las tareas de gestin documental.

ARTCULO 21. Los responsables de las tareas de gestin documental debern

registrar en una bitcora de control:
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I. El nmero identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente);

II. El asunto (breve descripcin del contenido del documento);

III. Fecha y hora de recepcin; y

IV. Generador y receptor del documento (nombre y cargo)

Cuando se reciba el documento en sobre cerrado identificado con el vocablo

"secreto" se abstendr de abrirlo, debiendo registrar en el rubro de asunto tal
circunstancia.

SECCIN TERCERA

DE LOS ARCHIVOS DE TRMITE

ARTCULO 22. Cada una de las unidades administrativas de las dependencias,

rganos u organismos de las entidades pblicas debern asignar a un
responsable de su respectivo archivo de trmite, los cuales sern coordinados por
el servidor pblico que su titular designe de entre el personal adscrito a su
coordinacin, direccin o equivalente de administracin.

Habr un rea coordinadora de archivos por cada dependencia, rgano u

organismo de las entidades pblicas.

ARTCULO 23. Los responsables de los archivos de trmite tendrn las siguientes
funciones:

I. Integrar los expedientes de archivo, de acuerdo a las instrucciones que les d el

responsable de la unidad administrativa de su adscripcin;

II. Vigilar que los expedientes del archivo a su cargo cuenten con portada o guarda
exterior, la que debe incluir, considerando el cuadro de clasificacin archivstica,
los elementos de identificacin que para tal efecto establezca el Sistema Estatal
de Archivos;

III. Conservar la documentacin activa y aquella que ha sido clasificada como

reservada o confidencial, conforme al catlogo de disposicin documental;

En el caso de la documentacin reservada, deber conservarla hasta cumplir el

periodo para el cual fue as clasificada, para despus remitirla al archivo de
concentracin primario;

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IV. Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos de la entidad pblica en la
elaboracin del cuadro general de clasificacin, el catlogo de disposicin
documental y el inventario general;

V. Entregar al titular de la unidad administrativa de su adscripcin el o los

expedientes que requiera para el ejercicio de sus atribuciones;

VI. Entregar al titular de la unidad administrativa de su adscripcin el o los

expedientes que requiera para atender una solicitud de acceso a la informacin y
asentar este hecho;

VII. Elaborar los inventarios de transferencia primaria;

VIII. Realizar la depuracin preliminar, previa instruccin del responsable de la

unidad administrativa de su adscripcin; y

IX. Previa valoracin y seleccin que haga el responsable de la unidad

administrativa de su adscripcin, realizar las transferencias primarias al archivo de
concentracin primario.

SECCIN CUARTA

DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIN

ARTCULO 24. Cada entidad pblica determinar, conforme al mbito de su

competencia, a las necesidades del servicio a su cargo y a su respectivo
presupuesto, la estructura que deban adoptar sus respectivos archivos de
concentracin; sin menoscabo que cada dependencia rgano u organismo de las
entidades pblicas deba establecer su archivo de concentracin primario.

Los Poderes Legislativo y Judicial, los Ayuntamientos o los organismos dotados de

autonoma podrn convenir que la funcin del archivo de concentracin
secundario se realice por conducto del Poder Ejecutivo, aportando para ello los
recursos humanos, materiales y financieros para su instalacin y funcionamiento.

ARTCULO 25. Los responsables de los archivos de concentracin debern contar

con capacitacin en archivstica.

ARTCULO 26. Los responsables de los archivos de concentracin primario,

adems de las funciones propias de su encargo, tendr las siguientes:

I. Recibir de los archivos de trmite la documentacin semiactiva;

II. Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta por un periodo

de dos aos, o antes si previamente fenece su vigencia documental conforme al
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catlogo de disposicin documental y remitirla al archivo de concentracin
secundario;

III. Elaborar el cuadro general de clasificacin, el catlogo de disposicin

documental y el inventario general; y

IV. Elaborar los inventarios de transferencia secundaria.

ARTCULO 27. Los responsables de los archivos de concentracin secundarios

tendrn a su cargo las siguientes funciones:

I. Recibir del archivo de concentracin primario la documentacin semiactiva;

II. Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su

vigencia documental conforme al catlogo de disposicin documental. Tratndose
de documentacin semiactiva, cuya vigencia documental ha fenecido, deber
conservarla hasta en tanto el comit histrico no emita la determinacin a la que
se refiere la siguiente fraccin;

III. Solicitar, previa autorizacin referida en la fraccin anterior, al comit histrico

la liberacin de los expedientes para determinar su destino final;

IV. Notificar a la entidad pblica que le remiti la documentacin que ha fenecido

la vigencia documental de la misma, y requerir su autorizacin para solicitar la
liberacin de los expedientes;

V. Elaborar el cuadro general de clasificacin, el catlogo de disposicin

documental y el inventario general;

VI. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;

VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histrico; y

VIII. Ejecutar las acciones que determine el Comit Histrico para llevar a cabo el
destino final de la documentacin semiactiva que tiene a su cargo, con la
colaboracin del rea coordinadora de archivos de cada dependencia, rgano u
organismo de las entidades pblicas.

ARTCULO 28. Los documentos de inters pblico que se remitan al archivo de

concentracin secundario, seguirn bajo la responsabilidad jurdica del titular de la
dependencia, rgano u organismo que los envi. En este sentido el responsable
del archivo de concentracin secundario ser nicamente custodio de los mismos.

SECCIN QUINTA

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DE LOS ARCHIVOS HISTRICOS

ARTCULO 29. Los Poderes del Estado, los Ayuntamientos, los organismos
dotados de autonoma y todo aquel organismo pblico con facultades
reglamentarias, conforme al mbito de su competencia, a las necesidades del
servicio a su cargo ya su respectivo presupuesto, regularn la estructura que
deban adoptar sus respectivos archivos histricos, debiendo en todo caso nombrar
a un responsable.

Los Poderes Legislativo y Judicial, los Ayuntamientos o los organismos dotados de

autonoma podrn convenir que la funcin del archivo histrico se realice por
conducto del Poder Ejecutivo, aportando para ello los recursos humanos,
materiales y financieros para su instalacin y funcionamiento.

ARTCULO 30. Los responsables de los archivos histricos debern poseer la

capacidad y experiencia profesional suficiente para el desempeo de esta funcin
y tener educacin profesional terminada y comprobada en cualquiera de las
siguientes reas: Historia, Archivonoma, Biblioteconoma, Antropologa o algn
rea del conocimiento afn o semejante.

ARTCULO 31. Los Poderes del Estado, los Ayuntamientos, los organismos
dotados de autonoma y todo aquel organismo pblico con facultades
reglamentarias procurarn que sus archivos histricos se ubiquen en local o
locales que garanticen la adecuada guarda, conservacin y consulta de los
documentos.

ARTCULO 32. Para determinar el valor histrico de los documentos de inters

pblico que deban permanecer en el archivo histrico, los Poderes del Estado, los
Ayuntamientos, los organismos pblicos dotados de autonoma y todo aquel
organismo pblico con facultades reglamentarias crearn un Comit Histrico, que
tendr la funcin primordial de definir cules de los documentos de inters pblico
cuya vigencia documental ha fenecido, son de suficiente importancia para
considerarse documentos que deban de formar parte del archivo histrico y, en su
caso, autorizar la baja documental de aquellos que no lo sean, previo dictamen del
Sistema Estatal de Archivos.

ARTCULO 33. Los Comits Histricos estarn adscritos a su respectivo Archivo

Histrico y se integrar por:

I. Un Presidente, que ser el titular del Archivo Histrico;

II. Un Secretario; y

III. Dos vocales

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Los miembros del Comit Histrico debern poseer la capacidad y experiencia
profesional suficiente para el desempeo de esta funcin y tener educacin
profesional terminada y comprobada en cualquiera de las siguientes reas:
Historia, Archivonoma, Biblioteconoma, Antropologa o algn rea del
conocimiento afn o semejante.

El Comit Histrico podr establecer comisiones honorficas integradas por

profesionales de las ciencias, artes o tecnologas necesarias para apoyarlo en la
valoracin de documentos, los cuales podrn ser seleccionados de entre los
miembros docentes de la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco o de otras
instituciones de educacin superior.

ARTCULO 34. Son facultades del Comit Histrico:

I. Establecer las polticas y directrices para su funcionamiento;

II. Evaluar y seleccionar los documentos existentes en el archivo de concentracin

secundario del Poder del Estado, Ayuntamiento u organismo publico dotado de
autonoma al que pertenezca, que tengan un valor determinante para formar parte
del archivo histrico;

III. Elaborar y enviar al Instituto y al Sistema Estatal de Archivos el acta de

catalogacin de documentos que pueden causar baja documental;

IV. Rendir un informe anual de las actividades y metas alcanzadas por el Comit;

V. Vigilar la administracin de documentos de inters pblico existentes en los

archivos de concentracin;

VI. Promover y supervisar las investigaciones de nuevas tcnicas de

administracin y conservacin de documentos;

VII. Promover cursos de capacitacin y actualizacin para el personal de los

archivos de Concentracin primarios y secundarios;

VIII. Coadyuvar con el Sistema Estatal de Archivos sobre tcnicas que permitan la
mejor administracin de los documentos que integran el acervo de los archivos de
concentracin primarios y secundarios;

IX. Participar en el establecimiento de las polticas generales del funcionamiento

del Archivo Histrico de su adscripcin; y

X. Las dems que le confiera esta ley y otras disposiciones jurdicas que al efecto
se expidan.

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El Comit Histrico cantar para la determinacin de sus decisiones con
autonoma tcnica.

ARTCULO 35. El criterio de baja documental de documentos que seguir el

Comit Histrico estar determinado por el valor administrativo, legal, fiscal e
histrico que estos reporten y, en su caso, por las necesidades administrativas de
las dependencias, rganos y organismos de los Poderes del Estado, del
Ayuntamiento o de los organismos pblicos dotados de autonoma.

ARTCULO 36. Los responsables de los archivos histricos tendrn a su cargo las
siguientes funciones:

I. Coadyuvar con el responsable del archivo de concentracin secundario, en la

elaboracin del cuadro general de clasificacin, el catlogo de disposicin
documental y el inventario general;

II. Recibir los documentos con valor histrico enviados por el archivo de
concentracin secundario, previa determinacin del Comit Histrico;

III. Organizar, conservar, describir y difundir la documentacin con valor histrico;

IV. Establecer un programa que permita respaldar los documentos con valor
histrico a travs de soportes analgicos, magnticos, pticos o digitales;

V. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentacin, difundiendo el

acervo y sus instrumentos de consulta;

VI. Fomentar la celebracin de convenios con el fin de incrementar y mejorar la

administracin del acervo histrico del archivo a su cargo, con los responsables de
los Archivos Histricos de otras entidades pblicas, los archivos de la Federacin,
as como cualquier Poder de las otras entidades federativas; asociaciones civiles o
instituciones particulares;

VII. Promover la adquisicin o rescate de los documentos originales o

reproducciones de ellos que, producidos o existentes en otros lugares del Pas o
del extranjero, tengan vala histrica para el Estado;

VIII. Recibir por cualquier ttulo legal los documentos histricos de propiedad
privada o pertenecientes a otros archivos pblicos, otorgando constancia de tal
hecho;

IX. Permitir a los particulares la reproduccin del acervo histrico, siempre y

cuando se realice con las tcnicas que garanticen su preservacin e impidan su
deterioro;

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X. Promover proyectos de modernizacin para la administracin de documentos
histricos; y

XI. Formular criterios respecto de la administracin, manejo y resguardo de

archivos y documentos.

SECCIN SEXTA

DE LOS ARCHIVOS DE LAS PERSONAS DE DERECHO PRIVADO

ARTCULO 37. Las personas de derecho privado que generen o posean

documentos de inters pblico debern administrarlos, resguardarlos y
conservarlos siguiendo los criterios generales de esta Ley.

CAPTULO TERCERO

DE LOS DOCUMENTOS PBLICOS EN POSESIN DE PARTICULARES

ARTCULO 38. Las personas fsicas y jurdicas colectivas originarias o avecinadas

en el Estado, que sean propietarias de acervos documentales y pretendan donar,
transferir y enajenar dichos bienes, de acuerdo al valor histrico y a la utilidad
pblica de los mismos, darn preferencia para adquirirlos, respaldarlos o donarlos
al Sistema Estatal de Archivos.

CAPTULO CUARTO

DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS

ARTCULO 39. Para garantizar el uniforme y completo manejo de los Archivos de

las entidades pblicas se establece el Sistema Estatal de Archivos, el cual
coadyuvar a la integracin del Sistema Nacional de Archivos mediante la
vinculacin e interrelacin de ambos sistemas, a fin de garantizar la modernizacin
administrativa, la autogestin operativa y la concentracin documental.

ARTCULO 40. Los objetivos generales del Sistema Estatal de archivos sern los
siguientes:

I. Regular, coordinar, uniformar y dinamizar el funcionamiento y uso de los

archivos de trmite, de concentracin e histricos de las entidades pblicas a fin
de que se constituyan en fuentes permanentes y esenciales de informacin acerca
del pasado y el presente de la vida estatal y municipal;

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II. Contribuir y reforzar la unidad nacional a travs de la concentracin,
preservacin, conservacin y difusin de la memoria pblica constituida por el
Acervo Documental Administrativo e Histrico del Estado;

III. Emitir criterios para regular la administracin, conservacin y preservacin de

los documentos de inters pblicos, as como establecer las polticas y normas
tcnicas;

IV. Promover la celebracin de los convenios entre las entidades pblicas, o entre
stas con el Archivo General de la Nacin y el Sistema Nacional de Archivos y
coadyuvar, en el mbito de su competencia, a la realizacin de su objeto, para la
finalidad que establece el artculo 12 de esta Ley; y

V. Regular, uniformar, dinamizar y coordinar los servicios documentales y

archivsticos del Estado, a fin de que stos sean ms eficientes y respondan a las
necesidades de informacin de manera expedita y eficaz.

ARTCULO 41. El Sistema Estatal de Archivos de Tabasco estar integrado de la

siguiente manera:

I. El Consejo Estatal de Archivos;

II. El rgano Coordinador;

III. La Unidad de Asistencia Tcnica; y

IV. El Comit Consultivo de Archivos.

SECCIN PRIMERA

DE LOS INTEGRANTES DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS

ARTCULO 42. El Consejo Estatal de Archivos ser un rgano colegiado integrado

por un representante de cada uno de los Poderes del Estado, los Ayuntamientos y
los organismos dotados de autonoma, quienes debern elegirlo de entre sus
responsables de los archivos de concentracin o los coordinadores de su
respectivos archivos de trmite.

El responsable del archivo de concentracin secundaria del Poder Ejecutivo

fungir como Secretario Tcnico.

ARTCULO 43. El rgano Coordinador del Sistema Estatal de Archivos ser el

que se elija por mayora simple de la votacin que hagan sus miembros de entre
los representantes de los tres Poderes del Estado y se auxiliar de un Secretario

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Tcnico que ser el que se elija por el mismo sistema de entre los representantes
de los Ayuntamientos y organismos dotados de autonoma.

ARTCULO 44. La Direccin General de Modernizacin e Innovacin

Gubernamental del Poder Ejecutivo ser la Unidad de Asistencia Tcnica del
Sistema Estatal de Archivos, representada por su Director General.

ARTCULO 45. El Comit Consultivo de Archivos estar integrado por los

responsables de los archivos histricos.

El responsable del archivo histrico del Poder Ejecutivo fungir como Secretario
Tcnico del Comit Consultivo de Archivos.

SECCIN SEGUNDA

DE LOS OBJETIVOS DE SUS INTEGRANTES

ARTCULO 46. El Consejo Estatal de Archivos tendr como obligacin coadyuvar

a la aplicacin de las polticas para el desarrollo de un programa de modernizacin
archivstico de las entidades pblicas a efecto de convertir a sus archivos en
fuentes de informacin de utilidad e inters general.

ARTCULO 47. El rgano coordinador ser el representante del Sistema Estatal de

Archivos, convocar a sus sesiones y las conducir; y vigilar que cumpla con sus
objetivos.

ARTCULO 48. La Unidad de Asistencia Tcnica tendr a su cargo la obligacin

de proponer al Sistema Estatal de Archivos tcnicas y programas de
sistematizacin informtica de manejo de la documentacin que se encuentra en
los archivos.

ARTCULO 49. El Comit Consultivo de archivos tendr a su cargo fungir como

rgano de consulta de los documentos de inters pblico cuya vigencia
documental haya fenecido, para determinar en definitiva su valor histrico.

SECCIN TERCERA

DE LA COMPOSICIN Y ATRIBUCIONES DE LOS INTEGRANTES

ARTCULO 50. El Consejo Estatal de Archivos, tendr las siguientes atribuciones:

I. Aprobar las polticas y directrices de carcter general, que debern observar los
archivos de las entidades pblicas que conforman el Sistema Estatal de Archivos,
a fin de asegurar la adecuada administracin, custodia, preservacin y difusin de
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los Documentos Histricos y el eficiente manejo de los Documentos activos y
semiactivos, pudiendo, en su caso, usar las que emita el AGN en los trminos del
convenio que para tal efecto se suscriba;

II. Emitir dictamen sobre la consulta que el Comit Histrico de las entidades
pblicas le formulen sobre la disposicin final de los documentos cuya vigencia
documental haya fenecido y carezcan de valor histrico;

III. Solicitar al Comit Consultivo de Archivos su opinin sobre el valor histrico de

los documentos que los respectivos comits histricos pongan a su consideracin;

IV. Promover el fortalecimiento de las estructuras administrativas y el buen

funcionamiento de los archivos, en sus respectivos mbitos de competencia, a fin
de que operen de manera homognea, garantizando el uniforme e integral manejo
de la documentacin que posean, de conformidad con las necesidades actuales
de informacin;

V. Coadyuvar, con el rgano Coordinador del Sistema Estatal de Archivos, en la

implantacin y operacin del propio sistema, as como promover el intercambio de
experiencias que sobre la materia permitan mejorar y hacer ms eficientes los
servicios documentales y archivsticos de las entidades pblicas; y

VI. Las dems atribuciones y obligaciones que confieran otras leyes y

disposiciones aplicables.

ARTCULO 51. El Consejo Estatal de Archivos tendr un Presidente que ser

elegido por sus miembros y dos vocales ejecutivos que se elegirn entre ellos por
el voto de la mayora de sus miembros.

ARTCULO 52. A efecto de ejercer sus atribuciones y cumplir con sus objetivos, el
Consejo Estatal de Archivos deber reunirse cada vez que sea necesario, previa
convocatoria de su Presidente, remitida cuando menos con cinco das de
anticipacin a la fecha sealada para la sesin y presentar un informe anual de
sus actividades.

ARTCULO 53. El Comit Consultivo de Archivos tendr un Coordinador elegido

por la mayora de sus integrantes; un Secretario Tcnico, que ser el responsable
del archivo histrico del Poder Ejecutivo; y cuatro vocales que sern los
responsables de los archivos histricos de los Poderes Legislativo y Judicial y dos
responsables de los archivos histricos de los Municipios, estos ltimos elegidos
por votacin de la mayora de los integrantes del Comit.

ARTCULO 54. El Comit Consultivo de Archivos, tendr las siguientes

atribuciones:

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I. Servir como instancia de consulta e intercambio de experiencias, en materia de
Archivos y Administracin Documental;

II. Formar comisiones de trabajo entre sus integrantes para la elaboracin de

estudios especficos en archivonoma;

III. Coordinarse con los comits histricos de las entidades pblicas para
coadyuvar a la valoracin de documentos;

IV. Formar comisiones de trabajo para analizar el valor documental de los

documentos que el Consejo Estatal de Archivos ponga a su consideracin;

V. Fungir como instrumento de retroalimentacin del Sistema Estatal de Archivos,

as como de la modernizacin archivstica; y

VI. Las dems que determinen otras leyes y disposiciones aplicables.

ARTCULO 55. El Comit Consultivo de Archivos deber reunirse de manera

ordinaria cada tres meses, y extraordinaria cuando sea necesario, previa
convocatoria de su coordinador, remitida cuando menos con cinco das de
anticipacin a la fecha sealada para la sesin, as como presentar un informe
anual de actividades.

CAPTULO QUINTO

DEL LAS INFRACCIONES Y SANCIONES

ARTCULO 56. Los servidores pblicos que manejen documentos y que por dolo o
negligencia los alteren, les causen dao, los mutilen, destruyan o extraven, o los
oculten incurrirn en responsabilidad de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.

ARTCULO 57. Las personas que intervengan en la restauracin de documentos,

sean servidores pblicos o particulares, que valindose de esta actividad alteren la
informacin contenida en los mismos sern sancionados conforme a las
disposiciones legales aplicables.

ARTCULO 58. Queda fuera del comercio y por ende prohibida la enajenacin a
cualquier titulo de los documentos originales de inters pblico que obren en los
Archivos Pblicos o en las unidades del Sistema Estatal de Archivos. La violacin
a esta disposicin se sancionar de conformidad con las disposiciones legales
aplicables.

ARTCULO 59. La valoracin y en su caso baja documental, se realizar con

estricto apego a lo establecido por la presente Ley y sus reglamentos. Quien
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infrinja sus disposiciones estar atentando contra el patrimonio documental del
estado y ser sancionado en los trminos de las disposiciones aplicables.

ARTCULO 60. Los servidores pblicos que contravengan a esta Ley y los
reglamentos que de ella se deriven, se harn acreedores a la sancin que el
rgano de control interno de los Poderes del Estado, los Ayuntamientos y los
organismos pblicos dotados de autonoma, en el mbito de su respectiva
competencia, les impongan de conformidad con la Ley de Responsabilidades de
los Servidores Pblicos del Estado, independiente de la responsabilidad de algn
otra naturaleza en que incurran.

ARTCULO 61. Quienes mutilen, destruyan, extraven u oculten o sustraigan

documentos de inters pblico se harn acreedores a las sanciones que
correspondan y sern denunciados a las autoridades competentes.

TRANSITORIOS

Artculo Primero. La presente Ley entrar en vigor 45 das hbiles despus de su

publicacin en el Peridico Oficial del Estado.

Artculo Segundo. Se abrogan la Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos de

Tabasco, publicada en el Peridico Oficial del Estado el 19 de diciembre de 1987;
la Ley de Administracin de Documentos del Poder Ejecutivo del Estado de
Tabasco, publicada en el suplemento B del Peridico Oficial del Estado 5962 de
fecha 27 de octubre de 1999; y la Ley del Archivo del Poder Legislativo del Estado
de Tabasco publicada en suplemento G del Peridico Oficial del Estado 6680 de
fecha 13 de septiembre de 2006.

Artculo Tercero. Los Poderes del Estado, los Ayuntamientos, los organismos
dotados de autonoma y todo aqul organismo con facultades reglamentarias
debern expedir los reglamentos que regulen la estructura organizacional de los
responsables de administrar, manejar, resguardar, conservar y coordinar sus
archivos en un plazo de 120 das hbiles contados a partir de la entrada en vigor
del presente Decreto.

Artculo Cuarto. El Titular de Poder Ejecutivo del Estado deber expedir el

Reglamento de organizacin y funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos en
un plazo de 120 das hbiles contados a partir de la entrada en vigor del presente
Decreto.

Artculo Quinto. Los rganos colegiados integrantes del Sistema Estatal de

Archivos debern instalarse y celebrar su primera sesin, en un plazo de 90 das
contados a partir de la entrada en vigor del presente Decreto.

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Artculo Sexto. Se derogan todas aquellas disposiciones que se opongan al
contenido de la presente Ley.

DADO EN EL SALN DE SESIONES DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO,

EN LA CIUDAD DE VILLAHERMOSA, CAPITAL DEL ESTADO DE TABASCO, A
LOS NUEVE DAS DEL MES DE DICIEMBRE DEL AO DOS MIL OCHO, DIP.
HCTOR RAL CABRERA PASCACIO, PRESIDENTE; DIP. MOISS
VALENZUELA RODRGUEZ, SECRETARIO.- RBRICAS.

Por lo tanto mando se imprima, publique, circule y se le d el debido cumplimiento.

EXPEDIDO EN EL PALACIO DE GOBIERNO, RECINTO OFICIAL DEL PODER

EJECUTIVO, EN LA CIUDAD DE VILLAHERMOSA, CAPITAL DEL ESTADO DE
TABASCO; A LOS DOCE DAS DEL MES DE DICIEMBRE DEL AO DOS MIL
OCHO.

"SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIN"

QUM. ANDRS RAFAEL GRANIER MELO

GOBERNADOR DEL ESTADO DE TABASCO.

LIC. MIGUEL ALBERTO ROMERO PREZ

CONSEJERO JURDICO DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO

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