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C114m
Cabezas Bolaos, Esteban
Manual de presenvacin para archivos costarricenses
Esteban Cabezas Bolaos. -2 ed. -San Jos, C.R.:
E. Cabezas B., 2007
212 p. ; 22x20 cm.
ISBN: 978-9977-12-965-5
1. Conservacin Preventiva-Papel. 2. Archivoeconoma
3. Restauracin. 4. Encuadernacin. 1 titulo
Tabla de contenido
INTRODUCCIN 4
UNIDAD IV: FACTORES DE DEGRADACION DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO 79
4.1 Introduccin 80
4.2 Tipos de Degradacin internos 81
4.2.1. Oxidacin 81
4.3 Factores de degradacin externos 88
4.3.1 Condiciones ambientales 88
4.3.2 Agentes fsicos 94
4.3.3 Agentes qumicos 96
4.3.4- Agentes biolgicos 97
4.3.5- Factor tecnolgico 102
INTRODUCCIN
La Preservacin Documental es una de las actividades fundamentales de la Archivistica,
junto a la clasificacin, la ordenacin, la descripcin, la seleccin y la difusin. Todas ellas
son piezas de un engranaje que deben funcionar sincronizadamente para garantizar un
adecuado tratamiento documental.
El archivsta Cesar Gutirrez nos ensea en su Archivsticas que ...nada orienta mejor la
vida de los hombres que los archivos. Estos reflejan la experiencia, seala los acontecimientos,
indican o sugieren los caminos por seguir porque la archivstica es aquel conjunto orgnico
de documentos producidos o recibidos en razn de un tramite y conservados en vista
de algn uso.
Citando las palabras del maestro Elio Lodolini, Cesar Gutirrez afirma que para hablar
de archivo es necesario tener dos elementos: el conjunto orgnico de los documentos
que lo constituyen y el conjunto orgnico de las relaciones que transcurren entre
aquellos documentos. Lo anterior, sin dejar de lado archivos especializados y colecciones
documentales porque sus unidades constitutivas pueden tener un origen archivstico
separado del contexto o desagregado en un nuevo conjunto. Pese a esto, el documento
no deja de ser un bien valioso por conservar y servir.
De las mltiples definiciones de archivo que los manuales y tratadistas nos puedan
entregar podemos concluir que la archivstica es aquella disciplina encargada de procesar
la informacin contenida en los documentos, de crear la estrategia mas apropiadas para
difundirla y de establecer las medidas pertinentes para una correcta conservacin tanto
del soporte original como del contenido informativo.
Pese a esto, los seguidores de la sociedad de la informacin han presionado en los ltimos
aos para dar un mayor nfasis al desarrollo tecnolgico en los archivos, con el fin de
mejorar y garantizar el acceso y difusin de la informacin de la manera ms apropiada. Lo
anterior esta bien, pero a trado como consecuencia un mayor nfasis en la descripcin
y la difusin desplazando la conservacin a un segundo plano. Frente a esta posicin, los
archivistas deben presionar por una mejor capacitacin, equipo, materiales y presupuesto
para hacer frente al deterioro de sus documentos.
La conservacin de documentos es un conjunto de tcnicas, procedimientos y tratamientos
de cualquier naturaleza preventivos o curativos que tiene por objeto garantizar la
durabilidad de los soportes documentales y de la informacin contenida en ellos que ha
sabido mantener su posicin como una de las principales actividades archivsticas.
El concepto de preservacin documental se ha introducido muy reciente en la historia
de la archivstica, producto de la experiencia causada por desastres humanos y naturales,
especialmente los generados durante las dos guerras mundiales en Europa.
o 5 aos, cuyo contenido clave sea esencial para la investigacin, la toma de decisiones y
la transparencia de la gestin administrativa.
El instrumento de estas polticas en Costa Rica son los Comits Institucionales de Seleccin
y Eliminacin Documental y el Comit Nacional de Seleccin y Eliminacin Documental
que llevan a la prctica una eliminacin documental controlada, con el fin de dar espacio
y recursos a los documentos que deben ser conservados.Tambin nos ayuda a identificar
cuales documentos son de valor permanente, de esta manera podemos crearlos con
materiales de conservacin y preservarlos con los mejores medios a nuestro alcance.
El valor informativo de un documento y su conservacin la podemos establecer en tres
niveles:
Documentos de valor histrico; cuya conservacin debe dirigirse a salvaguardar el
contenido informativo y su soporte original. Se ubica en la etapa final del ciclo archivstico
y se resguardan en los archivos histricos. Llegan procedentes de las oficinas productoras
por medio de un acta de entrega o lista de remisin que sirve como control de lo
recibido y en que estado. En su destino final debe ser registrado en un libro de control
en donde conste su origen, fecha de ingreso, volumen y dems datos necesarios.
Documentos con valor administrativo/histrico; son aquellos en que lo importante es
salvaguardar la informacin. Se ubica en los primeros ciclos de vida de la documentacin,
en archivos de gestin y centrales donde se aplican actividades archivsticas como la
clasificacin, ordenacin y descripcin. En esta etapa lo importante es la conservacin de
la informacin sobre el soporte, de manera que podemos aplicar tcnicas de reprografa
como la digitalizacin o microfilmacin para garantizar una adecuada preservacin.
Documentos sin valor: son aquellos que despus de cumplir con su vigencia administrativa
y legal pueden ser eliminados por no contar con un valor histrico o testimonial. En Costa
Rica se establece los plazos para la eliminacin documental por medio de la Tabla de Plazos
de Conservacin, previo conocimientos de los fondos, series y unidades documentales que
custodiamos.
Lo anterior nos lleva a la definicin de soporte documental, como aquel medio fsico,
digital o electrnico capaz de dejar impreso, almacenar o transmitir una informacin.
Pero el soporte de un documento de archivo tambin puede contener otros elementos
y funciones como lo son el material con que se fabrico, los elementos sustentados y las
encuadernaciones.
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
sus dimensiones o tipo de soporte lo exija, dejando siempre un testigo y bien documentada
su separacin.
Su implementacin data de finales del siglo XIX y entonces como ahora su entendimiento
se centra en el conjunto de medidas utilizadas para controlar las causas que originan
el deterioro fsico de los documentos, consiguiendo con su aplicacin dos objetivos:
preservar los documentos en su forma fsica original y/o preservar el contenido intelectual
de la informacin registrada en los mismos.
Lo anterior no quiere decir que al establecer una serie de polticas y medidas preventivas
se conserven todos los fondos o colecciones permanentemente, o que stos reciban
idnticos tratamientos de conservacin. Para ello es necesario establecer polticas de
preservacin adecuadas a las caractersticas propias de cada unidad de informacin
dentro del marco institucional, local o nacional.
M. A. Allo Manero. Teora e historia de la conservacin y restauracin de documentos. 1997. Pg. 274.
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
UNIDAD I
1.1 Introduccin
El tema de la conservacin en archivos no es algo nuevo, pero si lo son mtodos y
prcticas para llevarlo a cabo. Los archiveros siempre han tenido cuidado de evitar el
dao que causa la humedad, las plagas o la luz solar, con mtodos poco cientficos o bien
sin comprender cual era el origen del dao, lo que causaba muchas veces que el remedio
fuera peor que la enfermedad.
En otros casos pusieron atencin al uso de materiales de buena calidad, como estanteras
metlicas, o bien de maderas que repelieran insectos como las elaboradas en cedro
o similares que adems poseen una reconocida funcin de pulmn estabilizante del
microclima en los depsitos. A pesar de esto, se ha generado un rechazo por el uso
de este material pese a que nunca han sido causante de incendio (por el contrario
maderas como roble, castao o el fresno presentan propiedades menos inflamables) y
que su humedad natural puede incluso combatir por medio de la evaporacin el punto
de ignicin.
Pese a estas medidas de conservacin, que podramos considerar muy efectivas, el tema
de la conservacin desde un punto de vista cientfico no fue abordado hasta despus de
la segunda guerra mundial. Los daos causados al patrimonio espaol durante la guerra
civil, la destruccin causada por los bombardeos durante la segunda guerra mundial (por
ejemplo en Monte Casino en 1944) o las inundaciones del Arno en Florencia y del Po en
Venencia en 1966 son algunos ejemplos que obligaron a los expertos a enfrentarse a la
recuperacin rpida y eficiente del patrimonio documental y artstico del mundo.
Lo anterior lleva al desarrollo de estudio y tcnicas de recuperacin que en primera
instancia buscaban evitar el dao de las piezas y en caso de necesitar una intervencin
se desarrollara procurando causar el mnimo efecto o alteracin esttica e histrica en
la pieza.
Es a partir de la dcada de los 60 que un grupo de cientficos, archivstas y bibliotecarios
empieza a tener conciencia sobre la importancia de conservar en ptimas condiciones
los materiales con soporte de papel, sobre todo libros y documentos. Sus primero
estudios llegaron a la conclusin que el estado de las bibliotecas y archivos era realmente
desastroso, y que este era la principal causa del deterioro.
La necesidad de conservar la documentacin est implcita en el carcter de valor
permanente que sta tiene, el cual determina el grado de difusin informativa de su
contenido. Los archivistas tienen la responsabilidad de establecer estos dos criterios
de actuacin, igual responsabilidad tendran los bibliotecarios con respecto a los fondos
bibliogrficos que custodian.
M. Romero Tallafigo. Archivistica y archivos; soportes, edificios y organizacin. 1997. Pg. 306
10
Es entonces en la dcada de los aos sesenta que se desarrollan diferentes tcnicas
en archivos y bibliotecas dirigidos a la conservacin de sus fondos, tales como la
microfilmacin y la laminacin de sus documentos con acetato celulsico.
Para el caso costarricense esta corriente llega de una manera muy lenta pero continua,
tomando en cuenta que se encuentra en una regin tropical donde los factores de
deterioro son mas agresivos y que el soporte documental por excelencia ha sido y ser
por algunos aos ms el papel. La lentitud de este proceso se dio en primer lugar por
nuestra condicin de pas satlite dentro del orden mundial y porque tradicionalmente
a lo primero que se le ha dado importancia en materia de conservacin es a piezas
arqueolgicas, edificios, esculturas y pinturas de gran valor artstico y cultural.
Plstico delgado libre de cido, fundido con papel tissue. Sirve para laminar documentos en calor o disuelto en
acetona.
En: Cesar Nieto, ed. INDINAPOLIS, Revista General Centro Americana. S.F.
11
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Tambin se debe destacar el trabajo de tesis presentado por el historiador Jos Francisco
Murillo Delgado; El Archivo Nacional, Evolucin Histrica (1881-1979) el cual da una visn
general de las actividades realizadas por esta institucin durante casi cien aos, cuna y
pilar fundamental de la archivstica costarricense moderna.
El aporte en este tema dado por el Archivo Nacional a travs de sus ciento veinticinco
aos es de igual manera muy significativo. El mejor aporte lo ha dado a travs de los
artculos publicados en su revista y por medio de exposiciones en la Sala Len Fernndez
Bonilla donde se ha documentado como la archivstica estuvo presente en el proceso de
conquista y colonizacin espaola, en la formacin del estado nacional costarricense, y
en las primeras instituciones estatales hasta llegar a nuestros das.
Es por ello que en la actualidad tenemos la certeza de que los archivos costarricenses
surgen junto al proceso de conquista y colonizacin espaola llevada a cabo desde el
siglo XVI. Dicho proceso incluy la fundacin de ciudades y villas con sus respectivos
cabildos, creados por el poder real a semejanza de los municipios centralizados de la baja
edad media espaola. Sus miembros eran los alcaldes ordinarios y los regidores siendo
presididos por el gobernador o un alcalde.
En el caso de Costa Rica, los primeros archivos se localizaron en los Cabildos de Cartago
y Esparza; posteriormente, surgiran otros en Villa Vieja (Heredia), Villa Nueva (San Jos)
y Villa Hermosa (Alajuela). Pero, sin lugar a dudas, el principal archivo de la provincia
se ubicaba en Cartago, con carcter administrativo, judicial y notarial a cargo de un
secretario archivero.
Entre las atribuciones de los cabildos se encontraba el nombramiento de los alcaldes
ordinarios, tribunales de apelacin de causas falladas por la Justicia Ordinaria en primera
instancia, el cobro de impuestos, el fomento y desarrollo de obras pblicas, el repartimiento
de indios, la concesin de tierras y agua, el ingreso y archivo de la correspondencia real
y llevar un libro de actas, entre otras funciones.
Para cumplir con estas obligaciones, estas instituciones coloniales, estaban integrados por
un Alcalde Mayor, dos Alcaldes Ordinarios, y los Regidores, precedidos por el Gobernador
de la provincia o por un lugar teniente de ste, en las ciudades cabeceras. Adems de l,
formaban parte los Oficiales Reales, el Alfrez Real o custodio del estandarte y el Alguacil
Mayor. 10
Segn Jos Francisco Murillo, sobre estas personas se ejerca un estrecho control
burocrtico que implicaba una constante produccin y recepcin de papelera escrita
con la cual se registraban, comunicaban, autorizaban y desechaban acuerdos reales.11
Lo anterior estaba regulado por Las Leyes de Indias ( N 17, tit. 9, Libro 4; N 18-19 tit
9, Libro 4; n 20, tit 9, Libro 4) donde se autorizaba al Ayuntamiento reunido, para que
abriera las Cdulas Reales recibidas, cuando su contenido ordenaba asuntos de gobierno
y de inters general. Los documentos originales deban ser guardados en el archivo,
despus de sacarles copia, en un libro que para el efecto deba llevarse; el mismo requisito
se estableca para las cartas oficiales enviadas. 12
Tambin la ley determinaba que cuando un juez o cualquier otra persona solicitara un
documento se le facilitara una copia y bajo ninguna circunstancia el original. Adems,
estos originales deban conservarse en un mueble especial ubicado en la Sala Capitular,
el cual deba de tener tres llaves, una en poder del Alcalde Ordinario ms Antiguo, otra
en poder de un Regidor, y la ltima la conservaba el escribano del Cabildo. Todos ellos,
deban estar presentes a la hora de abrir y cerrar de dicho mueble. 13
Como podemos apreciar, la legislacin indiana buscaba una adecuada organizacin y
conservacin de la documentacin a travs de estas medidas. Para el caso costarricense
su aplicacin fue muy efectiva, porque permiti que llegara hasta nuestros das una
cantidad muy importante de documentos, que en la actualidad conforman la Serie
Cartago custodiada en el Archivo Nacional y que en palabras de Jos Monturiol, contiene
el germen constitutivo de la historia de Costa Rica durante la colonia y los primeros das
de vida independiente.14
Pese a toda esta legislacin, el archivo de la ciudad de Cartago no debi estar muy
bien atendido en sus primeros aos de existencia. As lo document Bernardo Augusto
Thiel, al reunir informacin para sus Datos Cronolgicos para la Historia Eclesistica de
Costa Rica en el que descubre que la mayora de los documentos del siglo XVI ya haban
desaparecido pocos aos despus de ser creados. 15
En 1637, el cura de Cartago don Baltasar de Grado, hace una anotacin al margen en que
relata que exista un libro de bautismo ms antiguo, pero que al igual que muchos libros
del siglo XVI se haban perdido porque el papel era de mala calidad mojado, porhoso
que no se poda escribir en l.16 En la actualidad sabemos que ese papel no era de mala
calidad, lo que fallo fue las condiciones de conservacin y la falta de cuidado por parte de
los encargados de custodiar estos documentos.
En 1660 y tras casi cien aos de la entrada de Juan de Cavalln a Costa Rica y la produccin
de los primeros documentos coloniales, el Alfrez don Juan Lpez de Ortega denunci
el incumplimiento de la legislacin y plante una solicitud al cabildo con el siguiente
razonamiento;
... el Rey Nuestro Seor, que Dios guarde, tiene dispuesto por sus reales
ordenanzas que en todas las ciudades de sus reinos, los Cabildos de ellas
tengan una caja con tres llaves y que en ella se tengan las cdulas reales,
12 dem.Pg. 32
13 dem. Pg. 33
14 Monturiol Tenorio, J. Los Archivos de Costa Rica. Pg. 4
15 Thiel, B. A. Datos Cronolgicos para la Historia Eclesistica de Costa Rica. Pg. 53.
16 Thiel, B. A. Datos Cronolgicos para la Historia Eclesistica de Costa Rica. Pg. 53.
13
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
...se sirva de mandar se busque en los archivos que hay en esta ciudad
como son el que fue de Gaspar de Chinchilla, y de los Alfrez Lus Machado,
Manuel de Flores, escribanos que fueron de esta ciudad los libros de cabildo,
cedulas y ordenanzas reales y los dems papeles tocantes a dicho cabildo
y que se pongan en la caja de tres llaves que tiene la ciudad... ... y se ponga
dicha caja en la sala principal de dicho cabildo... 19
Al momento de plantear esta solicitud, Juan Lpez de Ortega tena alrededor de unos
setenta aos20 y era uno de los miembros ms antiguos del cabildo, de manera que pudo
observar a lo largo del siglo XVII el desarrollo y crecimiento de la Ciudad de Cartago y
conocer el destino de la documentacin que reclamaba. Lo anterior, se fundamenta en que
los protocolos ms antiguos que se conservan en el Archivo Nacional son, precisamente
los de Gaspar de Chichilla, seguidos por los de Lus Machado (fallecido en 1653) y de
Manuel de Flores (fallecido en 1655).
Despus de la muerte de estos escribanos, la documentacin debi quedar en poder de
sus herederos. Preocupado el Alfrez por la conservacin de estos documentos pblicos
y legales, decide plantear la solicitud al Cabildo para su recuperacin y as garantizar su
seguridad, en pro de la comunidad y de los intereses de la corona.
...se d comisin personas de negocios que sepan ver y juntar las que
puede haber habido y haya en esta ciudad, as en los oficios de los escribanos
que han sido en esta Ciudad como en los de los vecinos de ella, y atendiendo
la propuesta de su merced, los dichos seores unnimes y conformes
cometieron las bsqueda de todos los papeles, provisiones y cdulas que
21 L. Fernndez Bonilla. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1907, tomo VIII. Pg. 249
22 L. Fernndez Bonilla. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1907, tomo VIII. Pg. 249
15
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Cuadro N 1
Inventarios y dems instrumentos descriptivos elaborados en el perodo colonial
custodiados por el Archivo Nacional de Costa Rica.
Serie Nmero Contenido Ao
Cartago 1093 Real cdula del 7 de octubre prohibiendo que los archivos de las ofi- 1764
cinas de autoridades de Indias saquen los libros y documentos con
instrucciones para obtener los datos que se requieran.
Cartago 603 Inventario de los protocolos, causas mortuales, civiles y crimina- 1773
les existentes en el archivo de la Ciudad de Cartago, desde el ao
de 1607 hasta 1773, elaborado por el Gobernador Jos Joaqun de
Nava.
Cartago 669 Inventario del Archivo de la Ciudad de Esparza, formado por el teni- 1777
ente de gobernacin interino don Jos Len de Bonilla, por muerte
del propietario don Jos Blanquizal.
Cartago 681 Don Pedro Alcantara Zamora teniente del Valle de Matina hace in- 1777
ventario del archivo de la comandancia.
27 F. M. Iglesias. Coleccin de documentos relativos a la independencia. 1900, tomo II. Pg. 204
28 L. Fernndez Bonilla. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1964, tomo I. Pg. III
29 Coleccin de Decretos y Ordenes de la Legislatura del Estado. 1824-1826. 1886. Pg. 26.
18
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Tambin este decreto crea la figura del archivero, asignndole las siguientes funciones:
Formar ndices del archivo a su cargo con la debida separacin por juicios y por
el orden cronolgico, agregando cada ao los documentos que nuevamente se
introdujeran.
Mantener el archivo limpio y ordenado de acuerdo al ndice o mtodo de
ordenacin.
Sacar con frecuencia las unidades documentales al aire libre y sacudirlos para
evitar que los insectos los daaran.
Registrar aquellos documentos que las partes interesadas solicitaran y dar las
certificaciones y testimonios que se les pedan con mandato de la autoridad que
correspondiera en los casos en que fuera necesario, ha cuyo efecto quedaban
investidos de la fe pblica y encargados de los dems actos de cartulacin en el
archivo.
Eran responsables de los documentos y dems materiales que desaparecan del
archivo.
Los archiveros prestaban juramento ante la Corte Suprema de Justicia y respondan
a las faltas cometidas en el ejercicio de sus funciones ante el Juez de 1 instancia de la
respectiva provincia. Su duracin en el cargo era la de su buen desempeo.
La creacin de la figura jurdica del archivero es un avance muy importante porque
permiti sentar las bases de su profesin, como aquella persona encargada de organizar,
facilitar y conservar adecuadamente la documentacin producida por el Estado. No
obstante, el incipiente desarrollo educativo de la poca no debi favorecer la formacin
o entrenamiento de archiveros profesionales, de manera que no sabemos si este decreto
se puso en prctica y alcanz sus objetivos propuestos.
En materia de conservacin, la legislacin tambin estableci las pautas necesarias al
determinar que los gobernadores de las provincias deban proveer de locales, estantes
y todo lo necesario para el funcionamiento de los archivos respectivos, enfatizando en
la seguridad. Este ltimo aspecto se refera concretamente a los diferentes factores de
deterioro, tales como: el hurto o vandalismo, daos por microorganismos, insectos,
roedores y la destruccin de la documentacin por un desastre como un incendio o una
inundacin. No sabemos el xito o la aplicacin que este decreto logr alcanzar, pues
solo 15 aos ms tarde el diputado Miguel Macaya propone la creacin de oficinas de
archivos en las cabeceras de provincias el cual no fue sancionado.33
La Ley N XIII del 23 de mayo de 1878 decreta nuevamente la creacin de una Oficina
de Archivos Judiciales bajo el razonamiento de que se deben conservar siempre en
orden, seguridad y perfecto estado los voluminosos archivos de las Judicaturas Civiles
y de Comercio, as como para que los protocolos se lleven convenientemente, y que el
despacho de los asuntos sea pronto y expedito.34
Tambin se crea la figura del archivero, como encargado de la oficina dndole las siguientes
obligaciones:
Estaba a cargo de un Archivero Cartulario de nombramiento del Poder Ejecutivo
junto a un oficial mayor-escribiente y un amanuense fijo nombrados por la misma
autoridad a propuesta del Archivero Cartulario.
El Archivero Cartulario era mayor de edad, ciudadano en ejercicio. Licenciado en
Jurisprudencia y de notoria honradez.
Entre las obligaciones del Archivero Cartulario se encontraba organizar, ordenar y
conservar el archivo, como se prescribe en el artculo 16 de la citada ley.
Es import ante resaltar que el puesto de Archivero Cartulario deba ser ocupado no
solo por un funcionario honrado, sino por un licenciado en jurisprudencia lo cual
profesionalizaba el puesto. Por otra parte, es interesante analizar el artculo 16 de esta
ley, porque se reglament el trabajo que deba desarrollarse en el archivo, para lo cual lo
transcribimos completo a continuacin:
Art. 19 Queda rigurosamente prohibido, bajo pena de veinticinco pesos de multa, por
cada trasgresin, sin perjuicio de las dems responsabilidades: todo entrelineado, toda
testadura y todo rapamiento, en el cuerpo de cualquiera escritura pblica, bien sea en su
matriz, bien en las copias que se saquen, aun cuando tales enmendaduras se salven. 36
Estos decretos y proyectos demuestran como la Costa Rica del siglo XIX no careca de
un adecuado conocimiento archivstico; por el contrario, la legislacin demuestra que se
tena el conocimiento para organizarlos. Pero su aplicacin es bastante dudosa, debido a
la falta de profesionales y personas debidamente capacitadas que limitaron el desarrollo
y la permanencia de archivos debidamente organizados.
XXI del 29 de marzo de 1885 en que se organiza las Secretaras del Estado y se crea un
archivo ministerial.
Dicho decreto crea una oficina denominada Archivo de los Ministerios a cargo de
dos empleados, denominados 1 y 2 archiveros. En esta oficina se concentraran los
documentos de las cuatro Secretaras de Estado, adems de todos los libros y documentos
que se encontraran archivados en el local de cada uno de ellas, y los que en lo sucesivo
cumplieran con su vigencia administrativa, con el objeto de que fueran ..debidamente
arreglados por orden de fechas, registrados en un ndice que se abrir para cada secretara y
custodiados bajo la responsabilidad de dichos archiveros...41 Para dar seguimiento a este
decreto, el 6 de mayo de 1891 se crean las plazas de bibliotecario y archivero con un
salario mensual de ciento cincuenta pesos ($150).42
Vemos aqu el surgimiento del primer archivo intermedio, como el local en donde se
deba enviar la documentacin que haba cumplido con su vigencia administrativa y legal
para ser ubicado en un local a cargo de dos archiveros.
Con respecto a los locales, carecemos de informacin sobre la ubicacin y condiciones
de estos archivos estatales, con la nica excepcin de los Archivos Nacionales.
La primera sede de los Archivos Nacionales, segn Jos Monturiol Tenorio, fue la casa
del Padre Raimundo Mora, en la calle de la Estacin.43 Pero su localizacin exacta se
desconoce, segn Jos Francisco Murillo citando a Carlos Melndez, en el Registro de la
Propiedad no aparece inscrita ninguna casa con este nombre. Por otra parte, se menciona
una oficina en el Palacio Nacional pero tampoco se tiene certeza de esta localizacin.
Se sabe con seguridad, que a partir de 1889 y tras el cierre de la Universidad de Santo
Toms, los Archivos Nacionales se trasladaron al edificio que por muchos aos ocup
esta casa de enseanza, lo cual le permiti un mayor espacio de almacenamiento, pero
posiblemente no mejores condiciones de conservacin. Esto porque el antiguo edificio
de la universidad estaba construido en calicanto y adobes, con techo de madera y teja.
Las filtraciones de agua debieron ser constantes al igual que el ataque de insectos o
roedores.
Durante el perodo 1900-1950, que estuvo el archivo en esta edificacin, se dio una
constante y considerable transferencia de documentos por parte de diversas oficinas
pblicas, incluyendo la Presidencia, el Congreso, Alcaldas y Gobernaciones, entre otras.
En el Archivo Nacional hay un Registro de Ingreso, llamado Libro Negro donde se
registraron los ingresos de documentos entre 1900 y 1962. Para la primera mitad del
siglo XX se dieron un total de 1556 transferencias de diversas oficinas pblicas. El cuadro
N 2 enumera las transferencias que ingresaron por dcadas, mientras que el grfico N
1 representa los ingresos al Archivo Nacional entre 1900 y 1949.
Cuadro N 2
Transferencias en trminos absolutos llevados a cabo por las oficinas pblicas al Archivo
Nacional de Costa Rica entre 1900 y 1949
44 Archivo Nacional de Costa Rica. Departamento Archivo Histrico. Registro de Transferencias 1900-1962.
26
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
45 Arce Gonzlez, C. Manual de preservacin y conservacin de documentos en soporte papel. 1999. Pg. 2
46 Arce Gonzlez, C. Manual de preservacin y conservacin de documentos en soporte papel. 1999. Pg. 3
27
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
47 S. Garca Prez. El edificio del archivo en el siglo XXI: consideraciones generales. En: Http://www.arqueo-historia.com/
hd/archivohd/num5/pdf/edif.pdf
28
un 32.9% lo califica de muy negativo a negativo expresando que su espacio laboral no
rene las condiciones adecuadas.48
En esta misma lnea, el Archivo Nacional ha publicado una serie de datos comparativos en
materia archivstica relativa a las instituciones del Estado costarricense correspondientes
al ao 2002.49
En el cuadro N 3 podemos comparar la situacin de los archivos pblicos costarricenses
para el ao 2002, tanto en valores absolutos como en valores relativos, segn datos
divulgados por la Direccin General de Archivo Nacional durante el XVI Congreso
Archivstico Nacional.
Para la elaboracin del censo del 2002 se establecieron tres clases:
Clase A: Institucin que cuenta con archivo central, archivista y Comit Institucional de
Seleccin.
Clase B: Institucin en proceso de creacin o consolidacin de un archivo central que
requieren un gran apoyo institucional y profesional para alcanzar los niveles legales
requeridos. Muchos de ellos no cuentan con las condiciones mnimas de conservacin.
Clase C: Institucin que incumplen las disposiciones legales vigentes y por supuesto
carece de las condiciones mnimas de conservacin.
Cuadro N 3
Fuente: Archivo Nacional de Costa Rica. Memoria XVI Congreso Archivstico Nacional. 2003.
48 T. Calvo Acevedo y otros. Formacin profesional en Archivistica y su insercin laboral 1978-2002: propuesta de un perfil
profesional. 2003. Pg. 183-184.
49 Archivo Nacional de Costa Rica. Memoria del XVI Congreso Archivstico Nacional: el marco jurdico en el quehacer
archivstico. 2003. Pgs. 115-137.
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Las cifras expuestas en el cuadro N 3 son claras al indicar que para el ao 2002 se
presentan 148 archivos clase C y 35 archivos clase B dando un total de 183 archivos
del estado costarricense (o sea un 74,9 %) que incumplen con las condiciones mnimas
establecidas por la legislacin lo que necesariamente trae consigo malas condiciones de
conservacin documental por la falta de organizacin archivstica, profesional a su cargo
y de un lugar adecuado para su custodia. Mientras que solamente 62 archivos o un 25,3%
cumplen con todas la obligaciones que establece la ley de acuerdo a la categora tipo A.
De lo anterior, podemos concluir que tras trece aos de haber sido promulgada la Ley
7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, sta han facilitado de una
manera muy lenta pero sostenida el desarrollo y crecimiento de los archivos pblicos
costarricenses al alcanzar solamente un 25% de archivos organizados en la administracin
pblica para el 2002.
Por otra parte, esta situacin se han visto favorecida por el desarrollo de la carrera
de Archivstica de la Universidad de Costa Rica, a partir de los planes de estudio de
bachillerato y licenciatura, que junto a una urgente reforma de la Ley 7202, propiciar en
un futuro que los porcentajes de archivos clase A se incrementen con los aos y Costa
Rica se ponga a la cabeza del desarrollo archivstico latinoamericano.
30
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
UNIDAD II
31
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
2.I Introduccin
El gnero humano surge hace aproximadamente unos dos millones de aos, siendo la
nica especie biolgica que logr crear una representacin escultrica, grfica y pictrica
de figuras geomtricas, as como imgenes creadas a semejaza de objetos existentes en la
naturaleza. Esta capacidad de representacin se transforma en comunicacin con el paso
del tiempo al representarse en documentos grficos y escritos de manera que la creacin,
propagacin, conservacin y utilizacin de los mismos, son actividades inherentes de las
sociedades humanas.
Dentro de esta creacin aparecieron los primeros pictogramas o representaciones grficas
de hechos concretos. Esta escritura primitiva est estrechamente relacionada con el arte
prehistrico, del que empieza a separar paulatinamente a principios del mesoltico.
La escritura fontica pura surgi en Egipto, en el segundo milenio.Ya para el tercer milenio
perdi su carcter pictrico y adquiri la forma de smbolos abstractos consistentes en
lneas cuneiformes verticales y horizontales. Se sabe, sin embargo, que este desarrollo de
la escritura a partir de la representacin concreta hacia un signo abstracto que simboliza
determinado sonido, no tuvo lugar en todas partes. Entre algunos pueblos del rtico y
entre los indios norteamericanos, el pictograma sigue desempeando todava el papel de
la escritura.
Producto del desarrollo de la escritura, es que surgen los primeros documentos de archivo
hace unos 5 mil aos, dentro de sociedades ms desarrolladas, para cumplir una funcin
dentro del orden social y administrativo a travs de un hecho y acto documentado. De
esta manera el documento escrito capta el espritu metafsico de las ideas y las voluntades
de una sociedad las cuales se materializan en un soporte con el fin de no perder u olvidar
hechos y conocimientos a travs de los aos.
Un documento es un testimonio humano, consignado de una manera permanente y cuyo
valor radica en ser un medio de prueba preconstituido, generalmente compuesto por
dos partes:
32
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Estas condiciones de permanencia y durabilidad con tales matices lo han tenido siempre
en mente los distintos artesanos y fabricantes de soportes a la hora de escoger sus
materias primas, con los siguientes criterios:
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Cada unos de estos soportes presentan caractersticas muy propias y particulares que
exigen conocimientos detallados de su composicin y de sus componentes.
a. El Papiro
De los soportes escriptorios fabricados por el hombre, el papiro es el mas antiguo que se
conoce. Este soporte fue descubierto en Menfis, antigua capital de Egipto. Se calcula que
desde hace unos 3500 mil aos comenz la fabricacin de papiros. Durante el imperio
medio alrededor de unos 2000 ac la fabricacin del papiro era toda una industria nacional
y se exportaba a los dems pueblos del mediterrneo.
La base de su material es la mdula de la planta Cyperus papyrus que crece en los deltas
de los ros, como el del Nilo, Eufrates y en paises como Siria, Palestina y en el frica
Tropical. De su tallo se obtiene hojas de una especie de papel primitivo elaborado con
una delicada pelcula que encierra el cuerpo del tallo de la planta.
Los tallos son arrancados y cortados, utilizndose tan solo la parte ms baja y gruesa, la
cual se descorteza con un cuchillo hasta dejar la mdula. Dicha mdula se corta en tiras
muy finas, las cuales se colocan juntas, una al lado de otras, solapndose muy ligeramente
para formar una capa. Una segunda capa hecha de la misma manera, se coloca sobre la
primera, pero con direccin de las tiras perpendiculares a las de la primera. Despus se
golpean y se prensan ambas capas, sin aadir ninguna cola especial, puesto que la misma
mdula hmeda une muy bien las tiras entre s, formndose de esta manera la hoja. Una
vez secas, el material deba ser prensado y pulido con una piedra o se satinaban con
huesos o marfil (hoy en da todo esto se realiza en una sola operacin, haciendo pasar
la doble capa entre dos rodillos.).
34
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
El papiro utilizado para la escritura deba ser recubierto con almidn para que las hojas
fueran ms suaves y facilitara la fijacin de la tinta. Despus las hojas se unan unas con
otras y eran presentadas en forma de rollos.
La utilizacin del papiro ocup una larga poca que va desde el siglo XXX a.c. hasta el
siglo XI d.c., en que era utilizado por el Vaticano para las bulas papales. En el antiguo
Egipto fue el soporte de la tradicin religiosa y de la voluntad real.
Los papiros de mejor calidad eran blancos y flexibles, los cuales se usaban principalmente
con fines oficiales y ceremoniales, como por ejemplo la elaboracin de los libros de los
muertos para ser enterrados con los faraones. Aquellos de inferior calidad tenan un
color ocre y eran menos flexible, destinados a fines mas comunes.
Las principales causas de degradacin del papiro son: la humedad y la temperatura
que genera un desprendimiento de las capas que han formado el soporte. Tambin la
proliferacin de microorganismos y la manipulacin indebida.
b.Tablillas
A lo largo de la historia, diferentes culturas encontraron en las tablillas un medio para
transmitir informacin y elaborar sus documentos. El material utilizado en estas tablillas
dependa de su ubicacin geogrfica, recursos existentes y tradiciones. A continuacin se
detalla las principales tablillas utilizadas.
De arcilla en la antigedad existi un ncleo de cultura en la Mesopotamia que tuvo
sus orgenes a finales del IV milenio a.c. cuando emigr desde el Oriente a la regin
meridional entre los ros Tigris y Eufrates, el pueblo de los sumerios. Este pueblo est
considerado como el inventor de la escritura cuneiforme, que est formada por signos
triangulares y que fue difundida por los semitas.
Aquellas de importancia que requeran ser conservadas eran secadas al sol y posteriormente
cocinadas en hornos para que adquiriera la dureza de un ladrillo. Posteriormente eran
almacenadas en cestos con paja y conservadas en depsitos con estantera espacialmente
diseadas.
35
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
c. El Pergamino
El pergamino es una piel semicurtida cuyo origen como material escriptorio se remonta al
menos, al ao 200 a.c., en el rea del Asia Menor. Segn Plinio este soporte fue inventado
en la ciudad de Prgamo para sustituir al papiro cuya importacin se haba prohibido a
causa de las rivalidades entre las famosas bibliotecas de Alejandra y Prgamo.A comienzos
del siglo II a.c., el rey egipcio Ptolomeo Filadelfo, prohbe la exportacin de papiro con el
fin de impedir que el desarrollo de la biblioteca de Prgamo eclipsara a la de Alejandra.
Tal era la pugna entre ambos reyes, que el rey de Pergamo Atalo I quiso secuestrar al
bibliotecario de Alejandra para impedir el desarrollo de la biblioteca de los Ptolomeos.
Sea cual fuere su origen, la realidad es que el pergamino, por facilidad de obtencin
de su materia prima y por sus ventajas como soporte para la escritura, fue suplantado
36
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
paulatinamente al papiro. Su uso como soporte escriptorio slo decae con la generalizacin
del papel en el mundo europeo.
Para su fabricacin se utilizaban las pieles de cordero, cabra o ternera, maceradas en agua
de cal durante 3 das, favoreciendo as el desprendimiento de elementos como la grasa,
carne y pelos, luego se eliminaba completamente el pelo raspando la superficie con un
instrumento cortante. Finalmente tras estirar la piel en bastidores, se secaba. Una vez
seca, y en algunos casos ligeramente humedecida, se completaba el proceso lijando ambas
superficies con el fin de homogeneizar el grosor y alisar por igual el anverso y reverso de
la piel, convertida ya en autntico pergamino.
Cuando este tipo de soporte se destinaba slo a la escritura, se aplicaba un blanqueamiento
con polvo de yeso que actuaba como desengrasante. En caso de iluminaciones se cubra
el pergamino con una preparacin de talco, con el objeto de conseguir un fondo opaco
donde, resaltaban los colores. La clase ms fina de pergamino es la procedente de animales
recin nacidos o no natos y se le da el nombre de vitela.
Despus del siglo XVI la aplicacin del pergamino se destino a la encuadernacin de
libros.
d. El Amatle
En lo que actualmente se conoce como Mesoamrica, surgieron antes del siglo XVI una
serie de civilizaciones avanzadas que lograron desarrollar conocimientos en ingeniera,
matemtica, astronoma y escritura entre otros. Estos pueblos ubicados en el altiplano
mexicano y en la regin maya de Centroamrica crearon libros de pinturas y caracteres,
de los cuales han sobrevivido muy pocos hasta nuestros das, los cuales fueron llamados
como Cdices de Mesoamrica por los cronistas del siglo XVI.50
Estos cdices se diferencian de los libros manuscritos europeos del mismo perodo en
que no tienen hojas, como lo conocemos en la actualidad, ya que se elaboraban a manera
de biombos o acorden, como los describi el cronista de indias, Bernal Daz del Castillo
cogidos a dobleces como a manera de paos de Castilla.51
No hay datacin precisa de cuando surge, pero se cree que en la poca clsica maya
entre los siglos III y VIII d.c. La base de su fabricacin es el liber de varias higueras salvajes
conocidas genricamente como matl, entre las mas usadas se encuentran Ficus padifolia
y Ficus petiolaris.
Para su fabricacin se extrae la corteza del rbol en piezas de unos 60 cm de largo por
30 a 40 cm de ancho la cual se remoja con agua y generando una cierta maceracin de
las fibras para eliminar impurezas, adems de la extraccin de su blanca savia viscosa. Una
50 Para mas informacin sobre este tema consultar: M. Len-Portilla. Cdices, los libros del Nuevo mundo. 2003.
51 M. Len-Portilla. Cdices, los libros del Nuevo mundo. 2003. Pg 13. Citando a Bernal Daz del Castillo, Historia ver-
dadera de la Conquista de la Nueva Espaa.Vol. I, Porra , Mxico, 1955, pg. 143.
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
vez limpia, se obtiene un tipo de malla fibrosa colocndose varias capas para finalmente
compactarlas con la ayuda de mazos.
Como se ve, la fabricacin de amatle es muy similar a la del papiro, la diferencia esta en
poner un apresto vegetal que una las fibras junto a un encalado con carbonato de calcio
de origen animal para tapar los poros del amatle.
Este material tena muchas aplicaciones: les serva para vestir, para adornar a sus dioses en
los sacrificios humanos y para la escritura a base de smbolos y de jeroglficos pictogrficos.
Todava en 1754 era utilizado en Costa Rica como vestimenta por los indgenas, como lo
indica Juan Nieto,Vicario Visitador, al reportar que los habitantes de Pejibaye visten de
cscaras de palo llamado en estas tierras mastate52
En otras regiones de mesoamerica, este material era utilizado para el diseo de planos
para la construccin de sus maravillosos templos y palacios y para la enseanza de sus
grandes conocimientos de astrologa, as mismo cuando pedan lluvia y buenas cosechas,
adornaban sus calles y sus vestidos con papeles de vivos colores.
El Almanaque Sagrado Azteca, escrito entre los aos 900 y 1000, tiene 45 pginas plegadas
en forma de paraviento y se protege con unas gruesas cubiertas ornamentadas con
turquesas y jade.
Del reinado de Moctezuma II se conserva el Cdice Mendoza en el que se dice que se
llevar anualmente a los almacenes del Soberano de Tenochtitln 4.800 resmas de papel,
es decir, 24.000 hojas. Esta enorme cantidad demuestra el valor bsico que se conceda
al papel.
El cronista Pedro Mrtir de Anglera, al servicio de los Reyes Catlicos, escribi sus
clebres Dcadas de Orbe Novo. En referencia a lo que escucho de un cierto Corrales
quien en 1514 asuma el cargo de Alcalde en el Darien, escribi:
52 L. Fernndez Bonilla. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. 1907, tomo IX. Pg. 501.
53 M. Len-Portilla. Cdices, los libros del Nuevo mundo. 2003. Pg 28. Citando a Pedro Mrtir de Agustn de Anglera,
Dcadas del Nuevo Mundo.Vol. I, Jos Porra e Hijos, Mxico, 1964, pg. 395.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Sobre esta cita, Miguel Len-Portilla indica que es muy probable que el indgena actuara
as porque reconoci la forma del libro o amoxtli y aunque no saba lo que all estaba
representado, s saba que transmita informacin. Tambin asegura que el indio que
reaccion as frente al libro, fuera un nahual-pipil, tal vez del Huanacastle (Guanacaste)
en lo que hoy es Costa Rica. 54
La regin del Guanacaste en Costa Rica corresponda al lmite sur de la baja Centroamrica
con influencia mesoamericana, lo que se evidencia por su cermica y tradiciones. Adems
existieron dos colonias nahuals; una en la zona de Bagaces en la vertiente del pacfico y
la otra en el Valle del Duy al sur del Ro Sixaola en el Caribe.
Esta cita de Pedro Mrtir de Angler podra sugerir que por influencia maya o bien de las
colonias nahuals en la zona se elaboraban libros o bien haba un intercambio de estos
con ciudades ms al norte, donde registraban tributos y cuentas de las operaciones
comerciales que las colonias mexicanas desarrollaban en la zona. Por ello el indgena hace
referencia al uso de caracteres con los ausentes.
Pero debemos cuestionar la cita por dos puntos, Pedro Martr de Anglera nunca estuvo
en Amrica y escribi su crnica con los relatos de aquellos que venan del nuevo mundo.
Por otra parte no existe evidencia arqueolgica de un amoxtli en Costa Rica y los cronistas
de indias que si estuvieron en la zona, como Gonzalo Fernndez de Oviedo y Girolamo
Benzoni no hacen referencia a ningn tipo de libro indgena.
An as, la produccin e importancia de los libros elaborados en Mesoamrica antes y
despus del proceso de descubrimiento, conquista y colonizacin es de gran importancia
por sus registros de datos econmicos, histricos, astronmicos y religiosos. En la
actualidad la produccin del amatle se dirige a actividades ceremoniales en algunas
comunidades indgenas, pero tambin con fines artsticos y tursticos.
e. El papel
El papel es, y ha sido, el soporte ms comn, de los documentos textuales y grficos en
los archivos y bibliotecas occidentales desde su introduccin en el siglo XI d.c. En los
pases americanos es el principal soporte tras el descubrimiento y conquista llevado a
cabo en el siglo XVI.
A inicios del siglo XXI sigue siendo as, pese al avance que las nuevas tecnologas y nuevos
soportes han dado en los ltimos aos en la llamada Sociedad de la Informacin. Pese a
la aceptacin del documento electrnico por la administracin y la admiracin que otros
tienen hacia ellos, el papel sigue siendo el soporte mas seguro y utilizado para la gestin
documental.
El papel es una sustancia porosa que puede ser considera como un conjunto de mallas
ms o menos largas, o como un red extendida en tres direcciones del espacio y estara
formada por fibras celulsicas aglomeradas de una manera bastante dispersa. Su densidad
muy baja (0,5 a 0,8) comparada a la de la celulosa pura (1,5) confirma esta estructura tan
abierta.55
Los espacios intermediarios estn llenos de aire y ocupan un volumen considerable
que puede llegar, en ciertos casos, al 60 70 % del total. Contiene por otra parte, en
proporcin mucho ms dbil, cargas minerales (talco o caoln) as como colofonia o
almidn. Las fibras se adhieren unas a otras con atracciones especficas que se deducen
de su naturaleza intrnseca.
Tambin podemos definir al papel como diversas clases de hojas fibrosas, secas, delgadas,
generalmente fabricadas con toda clase de sustancias vegetales, algunas minerales, animales
o sintticas, suspendidas en una solucin acuosa y tratadas mecnica y qumicamente
para conferirles propiedades especiales a los diversos usos y aplicaciones a los cuales se
destina.
Los escritos ms antiguos sobre papel fueron encontrados en la muralla china y datan
del ao 100 d.c., pero hay indicios de que los chinos ya producan papel antes de la era
cristiana.
El invento se le atribuye a un hombre llamado Han Hsin que vivi entre los aos 247 y
194 ac, el cual se dedicaba a recoger las fibras que quedaban despus de haber lavado los
capullos de seda.
Su intencin al recoger estas fibras era crear una tela econmica, porque el pueblo no
tena los medios econmicos para adquirir telas tan costosas para protegerse de los fros
del inviernos.
Es por ello que Han Hsin tomo los desechos, los mezclo con agua y una vez que tuvo
las fibras bien limpias las col hacindolas pasar por un tamiz muy fino hecho de bamb.
Observ entonces que sobre el tamiz quedaban esparcidas por toda la superficie las
fibras estrechamente unidas unas con las otras entrecruzndose formando un fieltro muy
delicado.
El invento no fue muy bien recibido y quedo all por muchos aos hasta que el emperador
encarg a uno de sus ministros la bsqueda de un material sobre el que se pudiera escribir.
Requera de un material que no abultase demasiado y al mismo tiempo que fueran ligeros,
ya que en aquellos aos se usaban caparazones de tortugas, tablillas de bamb o madera.
Este ministro llamado Tsai Lun tras muchas pruebas record el invento de Han Hsin y
comprob que faltaba un elemento que ligase las fibras de seda y que adems las hiciera
impermeable para poder escribir sobre ella.
Finalmente encontr el ingrediente que le faltaba al hacer hervir las algas de agaragar las
cuales desprende una especie de jugo gelatinoso que una vez mezclado con las fibras, las
una perfectamente resultando unas hojas resistente, flexibles e impermeables.
Tsai Lun utiliz en un principio viejos trapos de hilo y camo que le dieron buenos
resultados. Con ello constato que cualquier fibra vegetal se poda utilizar en la fabricacin
del papel. Comprob que las fibras de las cortezas de Morenas, usadas en la fabricacin
de textiles, eran mucho mas apropiadas para el papel.
La manufactura del papel, que originalmente empleaba desechos de seda y despus de
lino, camo, ramio56 y otras fibras vegetales, se mantuvo en secreto hasta principios
del siglo VIII, cuando se inicia en Samarcanda la fabricacin de papel, gracias a unos
prisioneros chinos que conocan la tcnica. Se cree que fueron aquellos prisioneros
quienes transmitieron a los rabes la tcnica de manufactura del papel.
De Samarcanda se traslado la tcnica de fabricacin de papel a Bagdad, bajo el reinado de
Harm-Al-Rachid, en el mismo siglo VIII, quien dio impulso a la fabricacin de papel en el
mundo musulmn.
Con la expansin del mundo rabe, el papel fue llevado a Europa y, su manufactura tuvo
su inicio en Espaa en el siglo XI. Las hojas en papel del misal mozrabe57 del Monasterio
de Santo Domingo de Silos, son consideradas las primeras muestras de papel europeo.
Las caractersticas paleogrficas del texto, y el obedecer a la liturgia mozrabe, abolida
en Espaa en 1080 durante la poca del Papa Gregorio VII, colocan su fabricacin en la
fecha lmite de ese ao.
En el siglo XIII ya existan molinos de papel en ciudades italianas, mientras que en Francia,
Inglaterra y Alemania no surgiran hasta el siglo XIV.
Desde entonces el papel fue manufacturado en grandes cantidades y su uso se generaliz
en documentos, pinturas, grabados y despus, con la invencin de la imprenta, en libros.
Aunque la fabricacin de papel se desarroll ampliamente, an existen algunos lugares en
la India, el Tibet, China y Japn, en donde se contina la manufactura tradicional de papel,
es decir, el tipo de papel hecho a mano.
Hasta mediados del siglo XIX el papel se fabric en Europa con fibras vegetales: lino,
camo, algodn y ramio cuyo contenido de celulosa58 es de un 93%, con fibras muy
largas, que van a dar ms resistencia al papel. Se utilizaba como encolante, una goma
de origen vegetal, generalmente almidn de trigo, que daba impermeabilidad al papel e
impeda la penetracin excesiva de la tinta.
Al momento del desfibrado del algodn, lino, etc., se le ponan al agua cargas de carbonato
de calcio, que van a dejar una reserva alcalina en el papel, lo que retarda su deterioro.
Con el crecimiento en la demanda de papel, las materias primas llegaron a escasear, as que
en el siglo XVIII se comenzaron a investigar la posibilidad de utilizar otras fibras vegetales;
56 Planta de la familia urticaceae originaria de la China y se cultiva por las fibras textiles que se obtienen de sus tal-
los.
57 Oficio y misa que usaron los cristianos sometidos al dominio musulmn.
58 Glcido polisacarido que forma las membranas de las clulas vegetales. Se utiliza para la fabricacin de papeles,
seda artificial y otros.
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
sin embargo, el lino y el algodn continuaron siendo las materias primas predilectas para
la manufactura de papel hasta mediados del siglo XIX, cuando se desarroll la tcnica
para la obtencin de la celulosa, partiendo de las fibras de la madera.
La madera posee un contenido mximo del 50% de celulosa y en su constitucin existen
otros elementos como la lignina59,que se degrada produciendo oxidacin (color amarillento,
manchas). Las fibras obtenidas de la madera son muy cortas por lo que los papeles son
menos resistentes. Adems se van a sustituir las materias primas tradicionales empleadas
en el proceso de consolidacin por el compuesto alumbre-resina de colofonia60. A esta
forma de preparacin no puede agregarse carbonato de calcio por ser incompatible con
la cola de alumbre-colofonia, por esto se emplean otros productos como talco y caoln,
que no benefician al papel. Esto trae como consecuencia papeles cidos y de menor
resistencia.
En los archivos de Costa Rica existen documentos con estos dos tipos de papel, y se
puede observar la diferencia que hay entre los documentos de los siglos XVI, XVII y XVIII
y parte del XIX frente a los actuales en cuanto a su resistencia, longitud de sus fibras as
como a la cantidad y calidad de celulosa que contiene.
e.1 Fibras
La base del papel son sus fibras, y stas han sido en su totalidad y siguen siendo
preferentemente fibras de celulosa. Eran obtenidas antiguamente de plantas como el
algodn, lino o ramio, pero la industrializacin y la demanda de papel obligo a buscar
sustitutos, como es el caso de la fibra de celulosa de procedencia leosa.
Ambos tipo de fibras son muy susceptibles a daos causados por microorganismos o
insectos que actan sobre la fibra de celulosa o bien la aprovechan para su alimentacin.
Los dems componentes del papel como encolantes o cargas, normalmente, no son
objeto del ataque, si bien con cierta frecuencia pueden tener un efecto estimulante o
bien todo lo contrario de repelente a la accin destructiva.
Tambin encontramos otros componentes como la hemicelulosa que acompaa en
menor o mayor grado a la celulosa. En la madera se encuentra hasta en un 32% de la
parte celulosica, en algodn por el contrario su presencia no llega ni al 1,5%.
59 Sustancia de proteccin de las membranas de las clulas de los tejidos de accin y sostn de las plantas.
60 Resina amarilla slida y transparente.
42
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
b. Fibras animales
La seda es utilizada en China antes del 3000 a.c. para la fabricacin de telas y posteriormente
para la escritura de documentos. La seda se obtiene del material que produce la mariposa
de la seda, Bombyx mori L., para hacerse su capullo de crislida. Los capullos son muy
resistentes y llegan a producir de 3 a 4 mil metros de hilo de los cuales solo 900 metros
se logra enrollar. El resto se aprovecha tambin para hilar y es de este tipo de donde se
obtiene las fibras para escritura y pintura.
Otras fibras de origen animal son las lanas de todos los tipos especialmente las de oveja y
cabra. Estas se utilizan actualmente en papeles tcnicos. En la antigedad se utilizo mucho
en el Asia Central, el alto Himalaya y en la antigua Persia.
Segn lo que se desee obtener, se usan tres tipos bsicos de procedimientos, que varan
segn conveniencias y circunstancias, las cuales pueden ser:
1. Papel de trapo: se le llama as a los papeles que producidos con fibras no lignificadas
dan un producto de muy buena calidad y resistencia. En l encontramos dos perodos
histricos:
1.a Artesanal: se da desde el descubrimiento de la confeccin del papel por los Chinos
en el siglo I a.Cr. y su desarrollo en Europa en el siglo XI hasta el siglo XVIII. Su materia
prima procede de tallos leosos de crecimiento primario como el lino y camo, de
frutos como el algodn y el kapok. Este tipo de fibras son ptimas como materia prima,
por su alto contenido de celulosa y su carencia de lignina.
En el mundo oriental el empleo de las fibras extradas directamente de los vegetales
era lo usual, en cambio en el occidente fueron trapos la materia prima empleada en la
fabricacin del papel, estos trapos eran de lino, algodn y camo. El primero y el ltimo
conferan resistencia a los papeles y el segundo los dotaba de esponjosidad. Partan de
la utilizacin de trapos viejos a los que les quitaban los elementos no deseados como
costuras, botones, viejas hebillas, etc.
1.b Artesanal industrial: se desarrolla a partir del siglo XVIII y concluye en 1798 en Inglaterra
cuando Nicols Louis Robert inventa la mquina de fabricacin del papel continuo, sin
formadera y con banda transportadora vibrante y sin fin que permita la eliminacin
progresiva del agua de la pasta hasta conseguir finalmente una hoja de papel.
En el siglo XIX comienza a proliferar grandes mquinas en las que entra un licor lechoso
por un lado y por el otro sale la banda continua, seca, que se enrolla rpidamente. Estas
mquinas tienen para conseguir estos objetivos cinco partes: la caja de llegada de la
pasta refinada, la tela sinfn metlica y con fieltros entre rodillos espaciados denominados
puntizones las prensas de secado, la secadora por evaporacin, y el fin de la mquina
para el alisado y otras operaciones de apresto.
2. Papel de pasta de madera: procede de tallos leosos con crecimiento secundario
constituida por celulosa, hemicelulosa, lignina, resinas, sales, etc. La madera vino a sustituir
los trapos de lino, algodn y ramio como materia prima, utilizados en siglos anteriores,
debido a la creciente necesidad que la era industrial demand de papel.
El alto grado de celulosa contenido en los rboles la hace idnea para la fabricacin de
papel pero si no se elimina el resto de sus componente dan problemas para la conservacin
del papel a muy corto plazo.
f. Papeles modernos
Actualmente existen una serie de papeles, cuya fabricacin ayuda a la proteccin de los
recursos naturales, se pueden sealar los siguientes:
a) Papeles recuperados: se obtienen de papeles usados.
b) Papeles reutilizados: Se obtienen de excedentes y residuos de papel blanco, sin
entintado ni escritura alguna.
c) Papeles reciclados: Se obtienen de todo tipo de papel, cartonaje, impreso o
manuscrito.
d) Papeles ecolgicos: Se denominan as porque en su proceso de fabricacin no
han intervenido productos contaminantes. Su elaboracin no atenta contra los
recursos naturales (rboles) porque se confeccionan aprovechando materia de
desecho de otras industrias (Ej. Papel de banano)
e) Papel tratado en superficie: Los papeles con cargas en superficie, no son una
invencin moderna; son originarios de China donde se encuentran desde la
antigedad (Dinastia Tang, ao 450 D.C.), pero los soportes que nos interesan son
los posteriores a l950, que es cuando se da una gran produccin de papeles con
recubrimientos superficiales para mejorar la calidad de impresin, el denominado
papel couch. El gran problema de estos soportes no se encuentra slo en la
superficie, sino que tambin en el proceso para fabricarlo, pues generalmente la
base de este producto es un papel de baja calidad.
f) La conservacin de estos soportes es muy difcil, porque tienen una durabilidad
de unos 50 aos, presentando el inconveniente que en el caso de que se mojen o
la humedad relativa (HR) sea muy alta, corren el riesgo de que las hojas se peguen
entre s, por cuanto los recubrimientos en su mayora, son sensibles al agua.
g) Papel permanente: son aquellos cuya naturaleza y estructura ofrecen probada
estabilidad fsico-qumica. Segn la norma internacional ISO9706, los papeles han
de tener las caractersticas que tenan los papeles de trapos para los que se
usaban fibras de lino, camo, algodn o ramio.
h) Papel sinttico: Fabricado con polister, no muy difundido como soporte
escriptorio, aunque se utiliza mucho para trabajos tcnicos. (planos)
61 Tomado de: Paul Conway. La preservacin en el mundo digital. Un dilema crucial. Publicaciones del Centro Nacional
de Conservacin y Restauracin. Santiago de Chile. 2000. Pgs. 10-11.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
cintas magnticas y los discos pticos; en relacin con este grupo de documentos lo que
mas nos interesa es su vida til y como conservarlos.
Hasta la fecha no existe cifras demostrativas concluyentes que hayan sido obtenidas
mediante estudios de envejecimiento artificial, que puedan explicar con exactitud sobre
la duracin de cada uno de ellos. Aunque la imagen en los microfilmes es bastante estable,
se puede decir que el tiempo de duracin de estos documentos est dado por el carcter
del portador de la imagen; es decir que una cinta de acetato de celulosa es mucho
ms estable que el papel moderno. Los rollos en blanco y negro resultan mucho ms
duraderos que los a color.
Las pelculas cinematogrficas son menos duraderas. Esto se debe a que cada uno de
sus tintes componente son sustancias sintticas, obtenidas artificialmente, las que son
muy sensibles a determinadas radiaciones, lo que las hacen fcilmente fotodegradables.
Es por ello, que cuando una pelcula envejece lo primero que se afecta son los colores y
contrastes.
Los rollos diazo o diazotintes, en los que se utiliza diferentes sustancias de plata, con el
mismo portador, tienden a durar de 15 a 20 aos.Su durabilidad depende fundamentalmente
del tinte diazo.
Los materiales fotogrficos son documentos en los que se utiliza el procedimiento de
fijado de las imgenes en una placa o pelcula impresionable por la luz con el auxilio
de una cmara. Pueden ser en blanco y negro o a color. Entre ellos podemos citar las
fotografas, las pelculas cinematogrficas y las microformas.
Otros documentos importantes son los ledos por mquinas y equipos sonoros, entre
los cuales estn las cintas magnticas, discos, videos, etc. Las cintas magnticas estn
constituidas por una base de rollo de acetilcelulosa mas flexible sobre la cual distribuyen
partculas de xido de hierro o material magntico que bajo la accin de un campo
externo del mismo tipo se cargan elctricamente y permiten grabar el sonido en forma
codificada. Esta informacin solamente puede ser transcripta por mquinas especializadas.
La durabilidad de este tipo de documentos es de 25 a 50 aos como mximo. Los
campo electromagnticos son sus enemigos naturales y en grado creciente aparecen la
distorsin, el borrado parcial y la destruccin total de la seal sonora.
La utilizacin de las cintas magnticas y otros soportes como portadores de la informacin
ha tomado mucho auge en el mundo actual, a pesar que su conservacin tiene estrictas
especificaciones.
Desde la antigedad hasta el presente, toda la tecnologa de la escritura ha experimentado
una evolucin sostenida. Hoy en da tenemos la capacidad de almacenar imgenes
detalladas de cientos de libros, trazados con bits en un disco ptico del tamao de un
portavasos. Esta capacidad de registrar y guardar da origen a uno de los dilemas cruciales
de la historia documentada; nuestra capacidad de registrar informacin ha aumentado
47
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
La lnea continua representa la expectativa de vida en aos de cada soporte, la cual declina
con el paso del tiempo. An son legibles los fragmentos de papiro de escritura egipcia
de hace 4500 aos, a pesar de encontrarse bastante frgiles. Avanzando en el tiempo,
se encuentran ejemplos sorprendentes de manuscritos iluminados y otros documentos
de la poca medieval, capaces de resistir siglos de mayores estudios y admiracin. Una
situacin similar prevalece en las primeras tcnicas de impresin de libros modernos.
Moby Dick de Herman Melville, publicado por primera vez en 1851 sobre papel de
caractersticas cidas simboliza el desafo mundial que impone la preservacin de todas
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las publicaciones de los siglos XIX y XX, La introduccin de la pasta de madera y los
componente cidos en el papel, exigida en su momento por una industria manufacturera
desesperada por satisfacer la demanda, dio inicio a los fuegos lentos del deterioro que
hoy en da se intenta sofocar con los esfuerzos de preservacin.
a. La Fotografa
La fotografa es una reaccin qumica por accin de la luz sobre sales de plata en un vidrio
plstico (negativos) destinada a ser contemplada directamente en dicho soporte o a
ser transferido a otro de las mismas caractersticas (positivo)
Dicho invento es el resultado de la convergencia de dos inventos dispares: el primero
de carcter ptico (cmara oscura), el segundo qumico (emulsiones sensibles a la luz).
De esta manera la fotografa proporciona, desde su origen, documentos fidedignos. La
explicacin se encuentra en el deseo de reproducir la realidad, de querer mostrar, como
hasta entonces hicieron pintores y grabadores, los fragmentos de la vida y del mundo. Se
pretendi entre otras cosas, la recuperacin de instantes pasados, ya que el documento
ilustra acerca de un algn hecho, principalmente histrico.
La propia investigacin de la fotografa determina su carcter cientfico. Desde su
invencin, fue aplicada a la investigacin en todo tipo de materias, y ya para mediados
del siglo XIX se haban realizado fotografas del sol, la luna y tomas al microscopio. Los
observatorios astronmicos fueron pioneros en la instalacin de cmaras, as como los
laboratorios mdicos.
La prctica de la fotografa desde 1850 hasta fines del siglo XIX no fue fcil. Los profesionales
usaban pesadas cmaras de madera que deban transportar sobre caballos y mulas con un
laboratorio ambulante donde deba preparaban las emulsiones y los baos de revelado.
Las lentes de los objetivos eran delicadas y las placas de cristal de gran formato, por lo
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
que su traslado era no solo dificultoso por el peso, sino por la fragilidad de las mismas.
Los tiempos de exposicin dependan del clima, muy variable en las distintas pocas del
ao. Por consiguiente, obtener una buena imagen dependa no solo de los conocimientos
tcnicos, sino tambin de la habilidad del fotgrafo.
El uso de la fotografa como documento fue habitual desde su invencin, ya que
instituciones, medios de comunicacin y particulares se sirvieron de la fotografa para
justificar, demostrar e ilustrar cualquier hecho.
La democratizacin real, es decir, la verdadera difusin de las fotografas se produjo en
1854 cuando Disderi patent las llamadas cartes de visite ( tarjetas de visita), modelo en
formato de 6x9 cm que pegaba en sobre cartn en cuyo dorso figuraba la direccin de la
galera. La sociedad en pleno acept la novedad por dos razones: el abaratamiento de los
precios y la utilidad del documento, pues era empleado para darse a conocer a los dems,
provocando as un intercambio que en pocos meses hizo que se distribuyesen millones
de fotografas por todo el mundo.
El retrato de galera permiti descubrir la intimidad del sujeto, pues la mayora de los
personajes no reconoca su imagen. Entre los autores de mayor prestigio destac Gaspar
Flix de Tournachon, que firmo sus fotografas como Nadar. Por su estudio, situado en el
nmero 113 de la parisiense calle Saint Lazare, pasaron los intelectuales de la poca, entre
ellos los artistas Delacroix y Dor, el poeta Baudelaire y el revolucionario Bakunin.
A mediados del siglo XIX se crearon las primeras sociedades fotogrficas europeas en
Francia, Inglaterra y Alemania. La Sociedad Fotogrfica de Londres inici su coleccin de
fotografas con las obras de los principales autores; Talbot, Margaret Cameron, Fenton,
Frith, Carroll y otros tantos. Desde su fundacin en 1853 hasta la fecha ha reunido ms
de 100.000 imgenes y una biblioteca especializada de 20,000 volmenes
La cmara oscura
La primera nocin que se conoci de la fotografa se desarrollo a partir del siglo XV y fue
la llamada Cmara Oscura, que consista en una especie de tienda de campaa, totalmente
cerrada, en donde se colocaba en su interior una mesa cubierta con tela blanca. La tienda
de campaa tena un pequeo agujero en el cual se colocaba un lente, que permita
ampliar los rayos de luz que entraban por el hueco, proyectndolos a su vez sobre la
mesa. De manera que quienes ingresaban a la mencionada cmara, podan observar sobre
la tela blanca las imgenes exteriores.
Las grandes dimensiones de la Cmara Oscura y su dificultad en movilizarla de un lugar a
otro, plantearon la necesidad de una cmara porttil. De manera que se desarrollo una
cmara porttil que simplifico y popularizo la idea, a tal punto que las damas elegantes
del siglo XV las llevaban en sus viajes, las cuales usaban para dibujar las imgenes de los
paisajes que vean.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
El desarrollo de sta fue el paso hacia la cmara moderna, con la que comparta aspectos
elementales, un objetivo, un diafragma y una hoja sobre la cual plasmar la imagen.
A. Positivos
1. El Daguerrotipo
Desde la invencin de la Cmara Oscura se trato de avanzar y desarrollar un sistema
que fijara la imagen, pero no se logr por muchos aos crear un mecanismo que fijara y
reprodujera la imagen sobre un soporte.
A fines del siglo XVIII, un francs llamado Nicphore Niepce (1765-1833) inicia una serie
de estudios que intensific a partir de 1816 dejando sus principales resultados publicados
en su Notice sur lhliographie, de 1829.
Las ideas que expone en este artculo se basan en reproducir espontneamente, por
accin de la luz, con degradaciones de tintas del negro al blanco, las imgenes recibidas
en la cmara oscura.
El mes de mayo de 1816 aport a Niepce grandes satisfacciones. Sobre una hoja de papel
extiende una pelcula de un compuesto fotosensible que se oscurece a la luz, posiblemente
se trataba de cloruro de plata. Niepce coloc la hoja en el fondo de la cmara oscura y
la imagen de la vista desde su ventana se pinta sobre el papel dando como resultado
una imagen ms luminosa y ntida de lo previsto, aunque, sobre la capa sensible, el orden
de las tintas aparece invertido. Con esta prueba desarrolla el primer negativo fotogrfico
sobre papel de la historia.
E 14 de diciembre de 1829 Niepce se asocia con Louis-Jacques Mande Daguerre (1787-
1851) y se fijan dos objetivos:
1- obtener directamente una imagen positiva, sin pasar por un negativo
2- abreviar el tiempo de exposicin, puesto que los experimentos de Niepce llevan
entre 40 y 60 horas de exposicin.
Entre 1829 y la muerte de Niepce en 1833, ambos hombres experimentan en conjunto. En
dos aos y medio logran poner a punto un nuevo procedimiento fotogrfico que Niepce
denomina physautotype (imagen de la naturaleza por si misma) de manera que logran
crear una delgada capa fotosensible formada por resinas o residuos de la destilacin de la
esencia de lavanda que se extiende sobre una placa de metal plateado. Tras la exposicin
en cmara oscura, la placa se revela con vapor de petrleo blanco obteniendo as una
imagen positiva con muy buena resolucin y una considerable reduccin del tiempo de
exposicin.
Al morir Niepce el 5 de julio de 1833, Daguerre continua con los experimentos en
solitario, que finalmente dara como resultado el daguerrotipo, el cual era una imagen
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2. El Ambrotipo
Proceso descubierto por James Ambrose Cutting, norteamericano que lo patento en
1854. Estuvo en uso comercial entre 1860 y 1864, entrando en declive a partir de 1865.
El sistema consiste en un negativo subexpuesto sobre colodin hmedo. Observando
mediante luz transmitida, la imagen parece negativa; con la luz reflejada y fondo negro,
la imagen parece positiva. Su soporte es el cristal emulsionado con colodin hmedo
(algodn mas cido ntrico y sulfrico disueltos en eter). Su imagen final es plata de
revelado fsico. Se usaba como agente sensibilizado yoduro de plata. 62
3. Ferrotipo/Tintipo
Desarrollado por Hamilton Smith en Francia en 1856. Estuvo comercialmente en uso
entre 1856 y 1920, iniciando su declive a partir de 1915. Es un positivo directo de cmara
que reproduce frecuentemente el sistema de proteccin del paquete daguerriano. Su
soporte es una placa de hojalata lacada en negro por ambas caras. Se emulsionaba con
colodin hmedo, usndose como agente sensibilizador colodin yodado, sumergido en
nitrato de plata, aplicado en hmedo sobre el soporte metlico cepillado y limpio de
huellas.
El cloruro de mercurio fue usado para aumentar la blancura de las luces. Se usaba
frecuentemente en joyera.63
B. Procesos de copia
1. Papel a la sal o papel salado
Inventado por William Henry Fox Talbot en el Reino Unido en el ao de 1839. Estuvo en
uso comercial entre 1841 y 1850, con un breve resurgimiento en la dcada de 1890. Los
62 Valle Gastamginza, Felix del. Manual de documentacin fotogrfica. 1999. Pg. 51.
63 Valle Gastamginza, Felix del. Manual de documentacin fotogrfica. 1999. Pg. 52.
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papeles a la sal obtenidos travs de un proceso de copia por contacto con un negativo
calotpico se denomina tambin calotipos.
Es un proceso de ennegrecimiento directo de una sola capa, por lo que presenta imagen
embebida en las fibras del papel. Si es un calotipo puede verse la estructura del negativo
del papel y una cierta perdida del detalle. Su soporte es papel y no presenta emulsin,
excepto el apresto propio de un papel de escritura (gelatina o almidn). Su imagen final
es plata fotoltica (frecuentemente virada al oro)
2. Cianotipo
Inventado por John Herschel en el Reino Unido entre 1840 y 1848. Su uso comercial se
extendi entre 1880 y 1940, aunque su declive se inicio en 1920. Fue usado de manera
masiva por los fotgrafos y de manera industrial para el copiado de planos.
Proceso de ennegrecimiento directo de una sola capa sobre papel, que al no llevar emulsin
presenta la imagen embebida en las fibras del soporte. La imagen final est compuesta de
sales de hierro (ferrocianuros frrico y ferroso). Se usaba como agentes sensibilizadores:
amonio, citrato de hierro y ferrocianuro potsico. Su procesado consista en embeber el
papel de la copia con la mixtura, exponerlo a la luz en contacto con el negativo y lavarlo.
Un rasgo caracterstico de este proceso es el marcado color azul que presenta su imagen
sobre una superficie mate.
3. Platinotipo
Desarrollado por Wil Willis y Alfred Clements en Estados Unidos entre 1873 y 1879.
Se us comercialmente entre 1880 y 1930. Se trata de un proceso de una sola capa de
papel. Al no llevar emulsin presenta imagen embebida en las fibras de papel. Se basa en
la capacidad de los compuestos ferrosos de reducir las sales de platino. Como agentes
sensibilizadores se usaron: cloro-platino potsico, oxalato frrico, cido oxlico, clorato
potsico y agua.
La presencia de sulfato de bario como capa intermedia impide ver la fibra de papel y
aumenta la luminosidad y el contraste. Las copias se montaban en un soporte secundario.
Los virados al oro producen un tono clido, y los virados al ror-platino un tono
verdoso.
barita (sulfato de bario). La imagen final es plata fotoltica, oro y platino. Los soportes
se sensibilizan de manera industrial con cloruro de plata disperso en el colodin. Se
procesaban exponindolos a la luz bajo un negativo por contacto, despus se lavaban y
fijaban en al tiosulfato de sodio tras un doble virado de al oro y al platino.
Las imgenes presentan un tono neutro sin ningn sntoma de desvanecimiento de xido-
reduccin en las partculas de plata. Las fibras de papel parcialmente visibles en el rea
de luces, donde la presencia de imagen final es mnima o nula. Las copias se montaban
sobre un soporte secundario.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Componente de la Fotografa
Soporte
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Por otra parte, Mora concluye que la fotografa fue introducida en Costa Rica por
fotgrafos forneos, norteamericanos y europeos, viajeros que en algunos casos optaban
por quedarse algn tiempo ms de lo acostumbrado, a ellos debemos sin lugar a dudas
las vistas mas antiguas que al presente conservamos.
Durante este perodo, Carlos Melndez, seala como al fotgrafo ms importante al
norteamericano T. C. Rhodes, lo anterior porque su larga permanencia en el pas hace
suponer una fructfera y profusa labor fotogrfica en nuestro pas.
Entre otros tambin se menciona al italiano Lorenzo Fortino, quien se lleg a asociar
con el norteamericano Edward J. Hoey , quien al parecer vivi muchos aos en Costa
Rica. Otro fotgrafo de este perodo es Vicente Lachner Brand quien hacia 1865 ejerca
la profesin en Cartago.
b. Novsimos soportes
El avance tecnolgico desarrollado por la humanidad en los ltimos treinta aos esta
generando la creacin constante de nuevos soportes, muchos de los cuales quedan
obsoletos al poco tiempo de salir al mercado.
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a. Mecnico
Tarjetas perforadas
b. Magnticos
Unidad de cinta
Unidades de disquetes
Unidades de compresin ZIP
Unidades de disco duro
c. pticos
Unidades de CD
Unidades de DVD
d. Digitales
Cmaras fotogrficas y de video
La llave maya
Tarjetas de memoria o Memory Cards
Fotografa digital
1.Base de polister
2.Capas superficiales de diferentes materiales como polietileno, adhesivo poliuretano,
partculas de xidos metlicos y una capa de carbono
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Tipos de disketes:
Segn su tamao: de 5,25 pulgadas de dimetro, y de 3,5 pulgadas de dimetro. El
primero se encuentra obsoleto.
Segn su capacidad: Pueden ser de doble densidad y de alta densidad.
Doble densidad de 5,25 pulgadas, 360 kB de capacidad.
Doble densidad de 3,5 pulgadas, 720 kB de capacidad.
Alta densidad de 5,25 pulgadas, 1,2 MB de capacidad.
Alta densidad de 3,5 pulgadas, 1.44 MB de capacidad.
De todos estos, solo el ltimo se sigue utilizando, aunque en pocos aos acompaar a
los dems dispositivo en el museo de la obsolescencia.
En la dcada de los noventas, surge el sper disk y el ZIP, con las mismas caractersticas
fsicas pero con una capacidad de almacenamiento superior. Pero el surgimiento de
dispositivos pticos y digitales con gran capacidad de almacenamiento los desplazo.
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Cintas blandas
Las cintas blandas, tambin conocidas como floppy tapes, son unidades que hacen uso de
la controladora de la disquetera y codifica los datos posicionando la cabeza de lectura-
escritura directamente sobre la banda magntica. La ventaja de esta opcin es que elimina
la necesidad de tener que comprar la electrnica de una nueva controladora para este
dispositivo.
El Disco Duro
Un disco duro es un dispositivo que permite el almacenamiento y recuperacin de
grandes cantidades de informacin. Los discos duros forman el principal elemento de la
memoria secundaria de un computador, llamada as en oposicin a la memoria principal o
memoria RAM (Random Access Memory, memoria de acceso aleatorio).
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
El inconveniente que sigue existiendo es la falta de estndares que unifiquen los productos
existentes. Dentro de este medio de soporte, existen las siguientes variedades:
Minicartuchos DC 2000
Su presentacin se realiza en un cassette ms pequeo que el anterior (minicartucho)
y similar al de un cassette de audio, con longitudes de entre 140 y 185 pies (39 - 52 m).
Estos cassettes poseen un chasis resistente de metal, ruedas de bobinado de precisin y
una correa de amortiguacin que ofrecen una elevada calidad de grabacin y una mnima
deformacin de la cinta.
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Un disco duro forma una caja hermticamente cerrada que contiene dos elementos no
intercambiables: la unidad de lectura y escritura y el disco como tal.
La unidad es un conjunto de componentes electrnicos y mecnicos que hacen posible
el almacenamiento y recuperacin de los datos en el disco.
El disco en sus orgenes era una pila de discos, llamados platos, que almacenaban
informacin magnticamente, actualmente es solo un disco. Cada uno de los platos tiene
dos superficies magnticas: la superior y la inferior. Estas superficies magnticas estn
formadas por millones de pequeos elementos capaces de ser magnetizados positiva
o negativamente. De esta manera, se representan los dos posibles valores que forman
un bit de informacin (un cero o un uno). Ocho bits contiguos constituyen un byte (un
carcter).
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UNIDAD III
UNIDAD
LAS TINTAS
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3.1 Introduccin
Las tintas es un elemento sustentado que se produce mediante la dispersin de un
pigmento en una sustancia ms o menos viscosa, apta para adherirse mecnica o
qumicamente a otro soporte para escribir, colorear o imprimir.
Entre los componentes bsicos que podemos encontrar en las tintas se pueden citar:
1. Colorantes: pigmento ya sea natural o artificial, como el holln o las anilinas64.
2. Disolvente: es el vehculo para darle fluidez desde la pluma al soporte, se pueden
clasificar en grasas como aceites minerales, vegetales y resinas o bien pueden ser
lquidas como resinas sintticas o disolventes voltiles como alcoholes o acetona.
3.Aglutinantes: o fijativo que le da cierta viscosidad que da cohesin mecnica a las
partculas colorantes entre s y a todas estas con el soportes para adherirlas, tales
como las gomas, gelatinas, aceites.
Componentes complementarios:
1. Espesantes como minerales de bario
2. Humectantes o secativos para controlar el secado
3. Antispticos o insecticidas
4. Olorantes como el alcanfor, especies de clavo o almizcle.
5. Anticogelantes como alcoholes
6. Abrillantadores como cerveza o caf.
3.2 Historia
Se disputan el honor de haber descubierto la tinta los egipcios y los chinos. Pero es
posible que ganen los chinos puesto que la tinta mas antigua que se conoce es de carbn,
originaria del extremo oriente en China y su invencin se le atribuye a Tien Tschen en el
ao 2597 ac.
Es curioso que la tinta china existiera an antes de la invencin de la escritura, sirviendo
para pintar la cermica. Recientes descubrimientos arqueolgicos hacen posible que la tinta
sea incluso mas antigua an, perteneciendo incluso a las culturas del final del mesoltico.
Estas antiguas tintas realmente eran lacas muy fluidas a base de negro humo.
Su receta bsica es tomar el negro de humo u holln, producto de la combustin de la
madera, marfil o productos vegetales, utilizando como aglutinante la goma arbiga o el
aceite.
Si bien los papiros de la poca media estn escritos con alguna suspensin cuyo
componente colorante es el negro de humo, los papiros ms antiguos posiblemente han
sido escritos con otros pigmentos.
Existen manuscritos en papiros, encontrados en el interior de las tumbas egipcias cuya
antigedad se remonta a 2500 aos antes de cristo que presenta escritos con una tinta
64 Grasa natural extrada del ndigo.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
esencialmente carbnica, hecha con negro de humo y jugos gomosos de algunas plantas.
Estos jugos de origen vegetal hacen que el carbn se adhiera a la superficie del papiro,
mientras que el negro de humo se consigue quemando parcialmente huesos o materia
vegetal.
Los griegos recibieron tintas de carbn de los egipcios, pero las mejoraron, por cuanto
obtenan el negro de humo quemando aceite vegetal, alquitrn o resina, mezclndolo con
jugos gomosos que luego secaban y prensaban en forma de barras o tortas. Cuando haba
que usar esa tinta, la frotaban con agua, vino o cerveza haciendo que el negro de humo
se diluyese en l lquido. Las tintas de sepia y de negro de humo con el tiempo perdan el
color por razn de las impurezas que contenan; adems, resistan poco al agua, dado que
sta dilua el material aglutinante.
Posteriormente se desarrollan otros tipos de tintas, como las ferroglicas, cuyo uso es
tambin muy antiguo, el primero en documentar su uso fue Filn de Bizancio en el siglo
III ac. Quien describe una infusin de cscaras de nuez de agalla mezclada con sulfato de
hierro o cobre el cual produce una tinta negra.
Esta tinta es originaria de Persia, en donde crece un roble sobre el cual las avispas del
ciprs llamada gall depositan sus huevos y hace que forme una excrescencia parecida a
una nuez. El jugo de estas excrecencias contiene cido glico y tanino que se oxida al
contacto con el aire, produciendo una mancha permanente marrn amarillenta sobre
el papelo cualquier material adecuado para la escritura. Agregando a ese jugo diversos
compuestos minerales que en la actualidad son sales de hierro, adquiriendo as un tono
azul verdoso, negro o azul.
Pero las tintas qumicas a base de hierro, ya se conocen desde manuscritos del siglo I ac.
Los tipos de sulfato de hierro y extractos de agalla se generalizaron al principio de la
poca medieval. Como curiosidad se debe citar de esta poca las tintas de prpura de
los emperadores bizantinos.
Esta tinta era extrada de un molusco marino mediterrneo llamado mrice o conchil el
Purpura lapillus. Se produca una tinta prpura que se usaba para escribir los ttulos de los
volmenes y era un privilegio de emperadores el firmar o escribir con esa tinta.
En el pacfico costarricense crece un molusco que produce una tincin parecida, y fue
utilizada durante el perodo colonial para teir hilo de algodn, pero se desconoce su
uso como tinta caligrfica. En 1803 Jos Salvador informa al Rey de Espaa sobre el
procedimiento de obtencin de la tinta:
ste encierra dentro de un gusano que con su jugo se tie hilo morado, cuya maniobra
es prolija y trabajosa, pues para que expida la tintura el enunciado sopla por una de sus
puntas y verificado esto se vuelve colocar en el mismo lugar en que estaba, y pasado
un mes vuelve a servir y sucesivamente se sigue este mtodo; este caracol se pesca
en la Costa de aquel Partido (Nicoya). El hilo antes de teirse se prepara lavndose y
dejndolo en espuma de jabn nterin se verifica la pesca; conseguida sta se tie con el
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jugo indicado, el que toma color amarillo, y puesto al sol para que se seque se convierte
en el de morado. 65
Este hilo teido de morado, alcanzaba altos precios en el mercado, por lo cual algunos
Alcaldes Mayores de Nicoya se aprovechaban y obligaban a la poblacin nativa a teir
grandes cantidades. Es por ello y por lo trabajoso del procedimiento de obtencin del
tinte que no se despertara el inters comercial en producirlo como tinta caligrfica.
Otras tintas raras utilizadas en el medioevo son las tintas metlicas de oro y plata usadas
en los claustros medievales para la iluminacin de manuscritos y que son suspensiones
en aglutinantes o gomas de los metales nobles.
Las tintas ferroglicas son fabricadas a base de hierro y agallas. Su receta bsica es tinta
de agalla, goma arbiga y un disolvente como agua, vino, o vinagre. Desde el siglo XI se
conoce distintas recetas, pero en 1660 el italiano Canneparicus da su famosa receta de 1,
2, 3 y treinta hace la buena tinta que consista en una parte de goma arbiga, dos partes
de hierro, tres partes de nuez de agalla y treinta partes de agua.
El hierro usado en la mezcla se llamaba vitriol y se extraa de la naturaleza como sulfato
de hierro. De la nuez de agalla o roble se extraa el tanino que es el cuerpo principal de
la tinta. Al reaccionar la mezcla del tanino con el sulfato de hierro con la luz se da un
proceso de oxidacin reduccin que da como producto la coloracin negra de la tinta.
Este proceso de oxidacin ocurre dentro de las fibras de papel lo cual hace una tinta muy
estable frente al agua. El deterioro que produce esta tinta es producto de la proporcin
del hierro y el tanino.
En 1856, se introdujo un nuevo tipo de tinta ferroglica que se llamo tinta de alizarina por
contener algo del colorante de la planta rubia (Rubia tinctorum), un derivado de la alizarina.
Pero su eminente progreso tcnico se debe a que contena sulfato de hierro bivalente,
siendo la primera tinta que era una solucin y no una suspensin de pigmentos. No se
necesitaba aditivos de goma arbiga o de otras sustancias para mantener la suspensin.
Daba primero un texto de tono un poco fuerte que luego, por oxidacin del hierro, se
pona mas fuerte.
Con la tinta de indulina, que ofrecieron Coupier y Collin en 1873, empieza la poca
moderna de las tintas sintticas, que rpidamente se impusieron. Paralelamente surgen
las tintas de copiar, hechas a base de violeta de metilo y de eosinas.
La tinta de bolgrafo descubierta en 1935 es normalmente una anilina semigrasa que para
penetrar en el papel necesita de un penetrante o fijativo como el alcohol y derivados.
La de roturador o marcador es tambin una anilina no grasa soluble en alcohol o acetona.
Con respecto a la mayora de las tintas caligrficas utilizadas hoy en da, a excepcin
de las frmulas de tintas de carbn hechas bajo recetas antiguas, todas tienen en lugar
65 Fernnde Bonilla, L. Coleccin de Documentos para la Historia de Costa Rica. Tomo X, pgs. 295-296.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
3.3 El lpiz
El lpiz de madera aparece en el siglo XVI en Inglaterra donde encontraron en una mina
un material muy parecido al plomo. A principios del siglo XIX un norteamericano lo
coloco entre madera y cre los primeros lpices. Posteriormente se descubri que no
era plomo, sino una variante de carbn al que llamaron grafito.
El grafito tiene al igual que el carbn, caractersticas de resistencia a la luz, al agua y a los
microorganismos, siendo aconsejable para anotaciones en documentos por ser idneo
para el papel.
a.Valor Cubritivo
Una tinta cubre cuando llega a tapar por completo el fondo a que es aplicada. Las
impresiones anteriores o colores diferentes no deberan traslucirse. En ello influye la
intensidad de laca, la concentracin de los pigmentos y la clase de agente fijador del
colorante.
En general las tintas con cuerpos colorantes qumicos o de tierras son cubritivas. La
propiedad opuesta se presenta en las tintas transparentes que dejan traslucir el color del
fondo sobre el cual van impresas. Tinta transparente de tono rojo impresa sobre fondo
verde marrn; un tono azul sobre fondo anaranjado = verde olivo; un tono amarillo sobre
fondo azul = verde.
La falta de concentracin o posible agregado de blanco transparente, influye en el valor
cubritivo. Por otra parte, los agregados cubritivos, como los blancos plata o titanio, vuelven
la laca transparente en tinta cubritiva.
71
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b. Poder Secativo
El poder secativo de las tintas no es uniforme y menos aun cuando este valor depende
de factores como el papel, la temperatura, la humedad del ambiente, etc..
Conviene que la tinta en el recipiente contenga la menor cantidad de secativo posible
para evitar una descomposicin prematura.
c. Resistencia a la Luz
No slo se refiere a la accin de los rayos solares, sino tambin del aire, calor y humedad.
Hay que considerar adems las emanaciones sulfhdricas de cloro o de cidos. Muchas
tintas se destien bajo la accin de los rayos solares. La laca rubia, considerada resistente
a la luz, se decolora en un ambiente que contiene vestigios de cloro. Las fbricas de tintas
han establecido cuatro grados de resistencia a la luz, siendo el primero el mayor y el
cuarto, el menor.
d. Antialcalina
Deben ser todas las tintas para los impresos que en su elaboracin posterior llegan
a contacto con ciertos engrudos, con jabn slido o en polvo, soda, etc. Ejem., el azul
ultramar es antialcalino.
e. Insolubles
Son las tintas tipo y litogrficas que despus de la impresin ofrecen la debida resistencia
al agua. La misma propiedad deben tener los pigmentos que han de servir para las tintas
para offset, litografa, heliograbado, y hojalata.
f. Resistencia al alcohol
Comprende la invariabilidad de las tintas al ser barnizadas, ya que el alcohol se encuentra
en los barnices en calidad de solvente voltil, directo de las resinas. Aunque se conocen
los pigmentos barnizables, siempre es preferible consultar al fabricante.
b. Negro de Lmpara
Holln desengrasado, se elabora en general para tinta china y es estable.
El negro de lmpara es de calidad superior. En sta, los aceites minerales pasan a
quemadores muy parecidos al sistema de lmparas de kerosene. El holln se deposita,
segn su peso, en varias cmaras, quedando as clasificado. El ms liviano resulta parecido
a la calidad de holln del negro de gas.
c. Negro de Gas
El negro de gas es el mas fino de los hollines. En los grandes yacimientos petrolferos
americanos, se queman los gases naturales bajo cilindros de acero en rotacin y refrigerados
en agua. El holln se adhiere a la superficie metlica de los mismos y al girar el tambor, cae
del otro lado en recipientes. Hay tambin otros procedimientos de fabricacin del negro
de gas que casi siempre resulta tan limpio y uniforme que no requiere ser calcinado.
ejemplo, el humo de lmpara y de gas, para tinta de calidad. La cantidad de secativo, en las
tintas de calidad, suele venir agregada por la fbrica.
La mezcla de estos ingredientes se efecta en mquinas sencillas para amasar, provistas
de paletas en rotacin.
Primero se echa el barniz ya mejorado, se agrega el negro de carbn y los dems
componentes. Despus de una intensa mezcla durante unos 10 a 30 minutos, la masa se
halla lo suficientemente ligada para poder pasar al molino.
El molino, diseado para aplastar, frotar y moler la mezcla, est construido con tres o
mas tambores de acero de unos 40 centmetros de dimetro por unos 100 centmetros
de ancho til. El ltimo tambor gira en forma lenta, hallndose muy cerca del segundo, de
movimiento invertido y ms rpido.
El primer tambor gira como el ltimo, pero en forma ms rpida an. Tambin est
graduado muy cerca del segundo, precisamente para obtener un molido bien intenso. La
relacin del movimiento de los tambores es de 16: 28: 64.
Una refrigeracin de agua en dos tambores desva el calor que se produce por el roce
de las superficies endurecidas.
Segn la calidad de los ingredientes y la intensidad necesaria del molido, la tinta tiene que
pasar varias veces por el molido. As por ejemplo, la tinta de ilustracin pasa unas seis
veces, hasta que aparezca sobre la cuchilla de salida con una superficie espejada. La tinta
debe permitir apreciar una masa uniforme sin grumos ni partculas de holln y entonces
ha terminado el proceso de su fabricacin.
La consistencia de la Tinta
Debe ser adaptada al sistema de impresin y al papel. Para superficies duras y cerradas y en
mquinas impresoras de produccin lenta, se usa una consistencia fuerte. En condiciones
normales, con papel satinado y tintas con barniz artificial y compuesto o con papel para
ilustracin y tintas de la mejor calidad en impresoras con buena baticin y tendimiento
regular, la consistencia puede ser mediana. Cuando es papel de inferior calidad, de poco
encolado o con tendencia de arrancar, en impresoras automticas rpidas y a temperatura
baja, la consistencia debe ser floja.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Prctica
TALLER DE TINTAS
trabajo sucio?
Objetivos
- Lograr una mejor comprensin de la composicin y fabricacin de las tintas
- Explicar cmo los usos de las tintas estn relacionados con las propiedades fsicas
y qumicas
- Investigar y describir maneras de fabricar una tinta a partir de distintos materiales
orgnicos
- Describir cmo las propiedades fsicas de las tintas se relacionan con sus usos
- Describir los cambios de algunas sustancias de uso comn cuando son utilizados
para fabricar tintas
- Distinguir entre las tintas
Contenido:
a- Preparacin de diferentes tintas de carbn
1. Uso de diferentes negros de carbn:
Carboncillo de corcho quemado
Carboncillo de hueso o marfil
Negro de humo de aceite de oliva quemado
Negro de azcar
2- Uso de diferentes aglutinantes
Goma arbiga, albmina
Gelatina
Miel
Aceite de linaza
b- Uso de estas tintas para escribir sobre un papel con pincel:
Comparar la textura y color de las tintas
Conclusiones
Comentar y responder las siguientes preguntas
Haga una lista de los tipos de sustancias naturales que antiguamente se pudieron haber
utilizado como tintas.
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
UNIDAD IV
FACTORES DE DEGRADACION DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
4.1 Introduccin
Los documentos de archivo son propensos a sufrir un deterioro lento y natural de
envejecimiento producto de muchas causas, las cuales van desde la mala calidad del
soporte hasta las deficientes condiciones de conservacin a las que son sometidas.
Lo anterior se manifiesta a travs de un cambio fsico en la apariencia del documento,
en el caso del papel, sus fibras. En los documentos con soporte de papel que han sufrido
algn dao, se desarrollan mecanismos especficos que tratan de estabilizarse con el
medio ambiente para lo cual originan una serie de compuestos con propiedades fsico-
qumicas diferentes a los elementos estructurales que alteran las funciones originales del
material.
La indiferencia administrativa es una de las principales causas de deterioro de documentos
de archivo, junto al mal manipuleo de la misma. De esta manera encontramos documentos
atacados por plagas, infectados por microorganismos o por factores fsico-qumicos,
muchos de los cuales se pudieron haber evitado si se hubiera conservado en un ambiente
adecuado de preservacin.
Para establecer el estado de conservacin de estos materiales, es necesario conocer la
composicin y estructura del material y los lmites de estabilidad con el medio circundante.
Estos lmites comprenden el conjunto de propiedades que deben mantenerse para que el
material siga cumpliendo su funcin en un buen estado de conservacin.
En el deterioro de materiales actan los siguientes elementos:
Factores de alteracin; factores capaces de inducir la transformacin de los
materiales
Mecanismos de alteracin; son una secuencia de cambios fisico-qumicos que
provocan modificaciones en ciertas propiedades especficas de material cuando
este es influenciado por factores de alteracin.
Indicadores de alteracin; son todas aquellas manifestaciones de alteracin
mediante las cuales podemos determinar o deducir los procesos deteriorantes ( o
mecanismos de alteracin) que ha sufrido el material.
Estos factores de deterioro actan sobre diversos soportes alrededor del mundo de una
manera muy similar. Esto debido a que estn elaborados a partir del mismo material, la
celulosa.
La celulosa es la materia qumica orgnica que ms abunda en el mundo. Es creada por
la pared celular de las clulas vegetales y est constituida por polisacridos (hidratos
de carbono compuesto por muchas unidades de monosacridos enlazados en una larga
cadena) siendo esta el componente esencial y estructural tpico de las clulas vegetales.
Los polisacridos en su mayora son pentosas y hexosas, su cadena est formada por
residuos de glucosa, en la que la molculas del monosacrido estn unidas entre s
por enlaces glucosdicos , que unen el carbono 1 con el 4. Las cadenas son lineales y
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
4.2.1. Oxidacin
Los soportes de archivo hechos a base de celulosa son muy sensibles a la accin de
sustancias oxidantes presentes en el medio ambiente, como lo son el oxigeno del aire,
productos residuales de blanqueo utilizados durante el proceso de fabricacin de papel
o compuestos de cobre, hierro o cobalto que quedaran producto de un mal control
de calidad. Estos elementos pueden jugar un papel muy importante como catalizadores
de reacciones de degradacin, que generan la apertura y rotura de la celulosa por
oxidacin.
66 Compuesto que contiene carbono combinado con hidrgeno y oxgeno en la proporcin de dos tomos de
hidrgeno y un tomo de oxigeno por cada tomo de carbono.
81
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Este efecto es notorio en los papeles de pasta de madera con un alto contenido de lignina
o el papel consolidado con apresto de colofonia y alumbre. El deterioro se ve acelerado
por ciertos factores externos tales como el calor, la humedad, la contaminacin qumica
o el empleo de contenedores cidos. El primer sntoma visible es una ligera decoloracin
(amarillento), que paulatinamente pasa del amarillo al marrn, al mismo tiempo el papel
pierde resistencia y se va debilitando, hasta el punto de desmenuzarse entre los dedos.
Otra causa se encuentra en el uso de tintas ferroglicas, muy utilizadas en Costa Rica
durante el perodo colonial y el siglo XIX. Estas tintas estn fabricadas a base de sulfato
de hierro o de cobre las cuales se hidrolizan generando un cido que ataca al soporte.
Adems, tanto el hierro como el cobre, permiten una degradacin cataltica oxidante de
la celulosa que se aade a esta accin de la acidez.
Neutro
0-----------------7----------------14
Acidez Alcalinidad
Los cidos se adhieren de manera cataltica sobre la celulosa. Primero se produce una
formacin rpida de un complejo intermedio entre un in hidrgeno y un tomo de
oxgeno de una cadena glucosdica. Enseguida se opera una reaccin lenta de ruptura de
esta cadena.
82
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
El cido puede fcilmente penetrar las regiones amorfas y romper las cadenas polimricas.
Se deteriora las estructuras y pierden resistencia mecnica. En la celulosa de una hoja
de papel, el nmero de molculas de glucosa vara de 500 a 1500. La celulosa original, se
modifica por el proceso de fabricacin pudiendo alcanzar hasta las 10000 unidades.
Como se ha anotado en lneas anteriores, la degradacin tanto por hidrlisis cida o
por oxidacin es causada por agentes cidos y malas condiciones de conservacin.
Este proceso puede darse desde su origen gracias a los materiales empleados en su
fabricacin como el alumbre o bien aadidos despus como colorantes o tintas, en el
caso del papel.
Los productos de degradaciones de la celulosa, hemicelulosa y lignina causados por
oxidaciones producidas por la luz o por las altas temperaturas son frecuentemente
cidos y contribuyen a la acidez total del papel. Entre las causas que provocan estas
degradaciones, principalmente a documentos en soporte de papel se pueden enumerar el
alumbre, la lignina, las partculas de hierro o cobre, la presencia de residuos de blanqueo
como cloro y las tintas ferroglicas.
El alumbre es un sulfato de aluminio y de potasio, que se utiliza para precipitar el colgeno
de tipo vegetal (colofania) o animal (gelatina) y favorecer su adhesin sobre las fibras de
celulosa utilizadas en la fabricacin de papel. Esta sal cida puede, en contacto con el agua
contenida en el papel, reaccionar y formar cido sulfrico que genera el deterioro de los
documentos y se manifiesta a travs del amarillamiento del papel y su pulverizacin.
Por otra parte, al decir que el papel trae consigo la fuente de su propia autodestruccin
nos referimos a la lignina, una molcula orgnica rgida y muy ramificada, es a menudo
depositada entre las microfibrillas de celulosa en las paredes celulares, principalmente en
plantas de crecimiento secundario.
Este material amorfo y de color castao oscuro, solo es depositado en las clulas que
forman una pared secundaria porque le confiere resistencia y rigidez a la degradacin
qumica.
En la escala evolutiva, la presencia de lignina se relaciona con el desarrollo de formas
tridimensionales erectas y areas, en las cuales se hace necesario el soporte mecnico y
es precisamente de los rboles con estas caractersticas de donde se obtiene la materia
prima para la fabricacin del principal soporte escriptorio, el papel.
Su incorporacin al proceso de fabricacin del papel se remonta a 1845 cuando se
empieza a producir papel a base de pasta de madera. Los papeles fabricados con este
material con el tiempo resultan poco resistentes dado la poca cantidad de celulosa pura
que contiene, lo que genera una vida til muy corta
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Practica N 1
Introduccin
Los materiales que contienen compuestos organo-clorados se consideran inadecuados
para la conservacin de documentos a largo plazo o para uso en los museos, debido
a que pueden producir dao a los soportes. Tales compuestos se pueden degradar y
producir gases cidos o aditivos, como plastificantes que migran hacia los soportes. Por
ello se considera importante contar con una prueba para detectar dichos compuestos y
evitar su uso en documentos de valor permanente.
Es posible analizar estos compuestos en el laboratorio, pero se cuenta con esta prueba
que es ms simple y cmoda de llevar a cabo en el taller del conservador, para que stos
examinen sus propios materiales y detecten la presencia de cloro sin tener que enviar
sus muestras al laboratorio.
Materiales:
- Alambre de Cobre (ej.: calibre 12 14 sin su aislamiento).
- Mechero Bunsen o soplete de Propano.
- Pinzas.
- cido Ntrico (HNO3) al 10 %.
Procedimiento:
Se toma el alambre con las pinzas.
Se calienta la punta del alambre al rojo vivo en la llama, hasta que no se vea ninguna
coloracin en la llama (aparte del azul de la llama), en especial tonos verdes.
Se sumerge la punta del alambre en agua destilada, luego en HNO3 (10 %). Se
repite esto tres veces para limpiar bien el alambre.
Se calienta nuevamente el alambre para asegurar que no haya coloraciones en la
llama (si no resulta, se puede intentar cambiando el alambre).
Paso N1
- Se calienta el alambre al rojo vivo.
- Se toca rpidamente la muestra con el alambre caliente.
- Se pone inmediatamente el alambre en la llama.
- Si se da una coloracin verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual
indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-
clorados en la muestra.
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Paso N 2
- Se calienta el alambre al rojo vivo.
- Se mantiene el alambre en la llama, y se acerca al borde de la misma un fragmento
de la muestra, hasta que el fragmento se carbonice y el humo producido rodee al
alambre.
- Si se da una coloracin verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual
indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-
clorados en la muestra.
Paso N3
- Se calienta el alambre al rojo vivo.
- Se coloca un fragmento de la muestra cerca de la llama, o en ella, hasta que
comience a quemarse.
- Se lleva rpidamente la muestra humeante a la toma de aire del mechero (base
del mismo) de manera que el humo sea arrastrado hacia adentro por el aire y se
mezcle con los gases que llevan a la llama.
- Si se da una coloracin verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual
indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-
clorados en la muestra.
Paso N 4
- Se calienta el alambre al rojo vivo.
- Se toca un trozo de muestra con el alambre caliente, acercando luego este alambre
a la toma de aire del mechero, de manera que todos los vapores sean llevados
hacia la llama.
- Si se da una coloracin verdosa en la llama, entonces la prueba da positiva, lo cual
indica la presencia de cloro, y esto a su vez indica la presencia de agentes organo-
clorados en la muestra.
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Prctica N 2
Introduccin
El primer material que se utiliz para fabricar papel fue el trapo; los fabricantes andaban
de casa en casa pidiendo trapos viejos que fueran de algodn, lino o ramio. Con el
tiempo, la demanda del papel fue aumentando y los trapos no la suplan; entonces se
busc nuevas materias primas, y la que result ms apropiada fue la madera, que con su
celulosa resultaba ser lo suficientemente apta para suplir la necesidad anteriormente
mencionada.
En la actualidad existen tres mtodos para fabricar el papel; el primero es el mecnico,
que consiste en desfibrar el rbol sin ningn tratamiento posterior, dejando las fibras
con las sustancias originales del rbol; el segundo es el qumico, que consiste en desfibrar
la madera mediante procesos qumicos, en los cuales se elimina todas las sustancias del
rbol que le sern dainas al papel a largo plazo; el tercero es el mecnico-qumico, que
consiste en una combinacin de las dos anteriores, pero no sustrae todas las sustancias
qumicas del rbol, lo cual hace que ste sea un papel de calidad media.
Esta prueba consiste en detectar la Lignina en el papel, una de las sustancias ms dainas
para el mismo y que queda en el papel si se fabrica mediante los mtodos mecnico o
mecnico-qumico. Esta sustancia es daina porque provoca la produccin, mediante una
sntesis singular, de un polmero rgido en la red de la Lignina, lo cual no es deseable en el
papel. La Lignina se encuentra en la pared celular de las fibras leosas, y por tanto, en
la madera. Con esta prueba se verifica su presencia, y con ello, la calidad del papel, ya que
este polmero rgido hace que el papel se vuelva quebradizo y propicia su acidez.
El reactivo utilizado para esta prueba es el Floroglucinol, el cual forma un agente cromforo
(un compuesto con coloracin caracterstica formado a partir del compuesto analizado y
de otro adicionado con el fin de caracterizar al anterior) con la Lignina (con sus fenoles),
lo cual produce una coloracin violeta en el papel que la contenga.
Esta prueba es necesaria debido a que nunca se sabe si el fabricante realmente hizo el
papel libre de Lignina, a pesar de que l mismo lo asegure.
Materiales:
- Floroglucinol dihidratado (C6H6O32H2O).
- Metanol (CH3OH).
- cido clorhdrico (HCl) concentrado, (37 % 12 mol/L aproximadamente).
- Agua destilada.
- Botella mbar.
- Agitador de vidrio (polica)
- Gotero.
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Procedimiento:
- Se define el volumen deseado de la disolucin final para llevar a cabo la prueba (en
los clculos aparece como Z, en mL).
- Se calcula el volumen X (ver Seccin de Clculos).
- Se calcula la cantidad de Floroglucinol (en los clculos aparece como Y).
- Se toma X mL de agua destilada (con probeta) en un beaker con una capacidad un
poco mayor que el volumen inicial Z (para poder agitar la disolucin al final y que
no se riegue).
- Se agrega X mL de Metanol a esta agua (con cuidado, el Metanol es nocivo).
- Se mezcla la disolucin anterior mediante agitacin con el polica.
- A la disolucin anterior se le agrega en pequeas porciones X mL de HCl (conc.),
agitando peridicamente con el polica. Mantener este orden por seguridad,
hacerlo al revs puede provocar salpicaduras que quemen la piel.
- Se pesa Y g. de Floroglucinol, y se disuelve en la mezcla anteriormente preparada,
mediante agitacin con el polica.
- Se coloca una gota del reactivo preparado, con un gotero, sobre la fibra o el
material que se desee analizar.
- Una coloracin violeta indica la presencia de Lignina.
Notas:
- La disolucin es muy inestable, se descompone con facilidad. Se debe mantener en
frasco mbar envuelto en papel aluminio, y si se desea conservar por ms tiempo,
se debe mantener en refrigeracin.
- Para asegurarse de que la disolucin funcione, se hace la prueba con papel peridico,
el cual se sabe que tiene altos contenidos de Lignina, y la prueba en este papel debe
dar positiva.
Clculos:
X = Z/3 (mL)
Y = Z/150 (g), porque para 150 mL de disolucin hay que agregar 1 gramo de
Floroglucinol (regla de tres), y se debe procurar que Y sea mayor que 0.1 g por
efectos de pesada (tener una cantidad factible para pesar en la balanza).
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4.3.1.1. Luz
La luz solar esta formada de ondas electromagnticas cuya longitud de onda se sita entre
los 290 y 2400 nm ( 1nm = 10 9 m). El ojo humano no percibe ms que las longitudes
de onda comprendidas entre los 400 y los 700 nm, estas son las radiaciones visibles que
comprenden todos los colores del arco iris del violeta al rojo.
En los pases tropicales, la luz solar contribuye de manera intensa, en el deterioro de
los materiales archivsticos. El calentamiento excesivo por efecto de la exposicin solar,
altera las condiciones ambientales de manera general, adems que la incidencia directa de
la luz causa alteraciones fsico - qumicas.
Como la luz es energa, esta al iluminar los documentos genera en ellos reacciones
qumicas mediante procesos de oxidacin. La oxidacin es un proceso que ocurre con
la reduccin, dos molculas reaccionan, una se oxida, o sea pierde e- y la otra se reduce,
o sea gana e-.
La intensidad luminosa excesiva, ya sea de origen natural o artificial ocasiona la decoloracin
de los tintes y pigmentos y acelera la descomposicin de la materia orgnica utilizada
como soporte, por ejemplo la degradacin de la lignina en el papel (acidez).
La principal fuente de luz natural es el sol. La redistribucin de la luz por medio de nubes
y polvo es absorbida por la atmsfera (oxigeno, ozono,, dixido de carbono y agua) lo
que explica que solo el 47% de la luz que proviene del sol llega hasta el nivel en que nos
encontramos.
De las fuentes de luz artificial ms o menos intensa, provoca los mismos efectos que
la luz natural y podemos encontrarla en dos formas: bombillos incandescentes y tubos
fluorescentes.
Los bombillos incandescentes iluminan gracias a un filamento de wolframio que permite
suministrar una temperatura de hasta 28 C, emitiendo una luz viva, ms blanca cuanto
mayor sea la temperatura. Dentro de este grupo podemos encontrar las lmparas
halgenas o lmparas de yodo.
A los bombillos se les pone un gas inerte de argn mezclado con ozono o kriptn, lo
cual facilita la emisin de radiaciones mas all de una longitud de onda de 700 nm que se
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
caracterizan por ser trmicas y son conocidas como infrarrojas.Tambin emite radiacin
visibles, sobre todo amarillo y rojo.
Los tubos fluorescentes estn recubiertos por una sustancia fluorescente que emite luz
por influencia de las radiaciones ultravioletas que producen en su interior al establecerse
una descarga elctrica en el seno de un gas a baja presin.
Lo anterior genera una emisin constante de luz ultravioleta por liberar gran cantidad
de rayos que presentan longitudes de onda inferiores a 400 nm. Esta radiacin es muy
energtica y presenta una accin fotoqumica destructiva sobre los materiales. Los tubos
fluorescentes emiten ms radiaciones energticas que las lmparas incandescentes y su
tasa de degradacin permanece sin embargo inferior a la de la luz natural.
Entre los factores que influyen en la radiacin, ya sea de origen natural o artificial, se
encuentra la intensidad de la radiacin, el tiempo de exposicin y las caractersticas
espectrales de la radiacin.
Las alteraciones ms dainas son causadas por los rayos ultravioleta como consecuencia
de su fuerte actividad fotoqumica. Seguidamente las radiaciones infrarrojas tienen una
accin trmica importante y degradan los objetos deshacindolos.
El exponer un documento en soporte de papel fabricado con pasta de madera a fuente
de luz ultravioleta superior a los 385 nm generar un amarillamiento como consecuencia
de la oxidacin de la lignina. Por el contrario si es expuesto a fuentes de luz visible
tiene efectos blanqueantes, segn se cree por el efecto de la luz visible sobre los grupos
aldehdos conferos que no existen ms que en la pasta de madera.
89
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Temperatura
La temperatura es la propiedad de los cuerpos que determina los intercambios de calor
entre los mismo, y constituye una medida de energa cintica media de las molculas de
los cuerpos.
Condiciones inadecuadas de temperatura contribuyen significativamente a la
desintegracin de los materiales. El calor acelera el deterioro; la tasa de la mayora de las
reacciones qumicas, incluyendo las de deterioro, aumentan hasta casi duplicarse con cada
incremento de 10 C de temperatura.
Las altas temperaturas asociadas a una humedad relativa baja provoca resecacin y
friabilidad, y el ambiente propicio para el desarrollo de microorganismos o plagas de
insectos.
Humedad relativa
La humedad es la cantidad de vapor de agua presente en la atmsfera. La medimos por
medio de la humedad absoluta (H.A.) que se define como la masa de vapor de agua
existente por unidad de volumen de aire seco.
Lo mas comn es interpretarla como humedad relativa (H.R.) que se define como el
cociente, expresado en tanto por ciento (%), entre la humedad absoluta y la mxima
cantidad de vapor de agua que podra existir a la misma temperatura sin que se produjese
condensacin.
Entre el 55 y 65 % de humedad relativa se minimizan los daos mecnicos ya que los
materiales mantienen flexibilidad. Una H.R. superior al 65% hace que los adhesivos se
reblandezcan y pierdan su poder de adhesin, mientras que sobre los 70% en ambientes
poco ventilados se crean las condiciones adecuadas para el desarrollo de hongos y
microorganismos.
Condiciones ideales para que los documentos duren 100 aos
Temperatura H .R. H. A.
10 C 30 % 40 % 4 g/m3
14 C 50 % 6 g/m3
16 C 35 % 5 g/m3
La tabla anterior nos indica tres diferentes grados de temperatura y humedad tanto
relativa como absoluta que se deben establecer para que un documento alcance los
cien aos. Por el contrario, un documento solo sobrevivir nueve aos en las siguientes
condiciones:
27 C 75% H. R. 23 g/m3 de H.A.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Estudio de Caso
El depsito cuenta con un ventanal muy amplio por donde ingresa en las tardes una
incidencia solar muy fuerte. Para contrarrestar la incidencia de los rayos solares, se
instalaron persianas.
El depsito tambin cuenta con un deshumidificador con el fin de controlar el exceso de
humedad presente en el ambiente, el cual debe mantenerse dentro de un rango de 45% y
55% de humedad relativa. La problemtica que ha presentado este aparato es que expulsa
una corriente de aire caliente que eleva considerablemente la temperatura del local, lo
que llev ha suspender su uso.
La suspensin se justifica en que los efectos de la temperatura y la humedad relativa se
encuentran interrelacionados, de manera que las relaciones establecidas entre ambas en
un volumen de aire dado, puede generar un incremento del vapor de agua mucho mayor
cuando la temperatura es alta.67
Para contrarrestar este efecto causado por el aire caliente, se esperaba que el inyector
de aire enfriara el local, pero no fue as y por el contrario elevaba los niveles de humedad
relativa al estar inyectando la humedad del medio externo, de manera que al final el local
quedaba con altas condiciones de temperatura y humedad.
A continuacin se detallan los promedios de temperatura y humedad relativa del local
durante los meses de marzo a octubre (exceptuando julio) del 2003:
Cuadro N 4.1
68 E. P. Adcock. IFLA, Principio para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. 2000. Pg. 32
93
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
absorbi durante este perodo, de manera que las reacciones qumicas generadas por la
hidrlisis cida continuaran.
La solucin propuesta ante esta situacin fue la instalacin de un sistema de aclimatacin
artificial o aire acondicionado que permitiera mantener constante la temperatura a 20
C. Pero una desventaja de los sistemas de aire acondicionado casero, adquirido por la
mayora de los archivos por su bajo costo y fcil mantenimiento, no regulan las condiciones
de humedad relativa, por lo cual es necesario volver a poner en funcionamiento el
deshumedecedor.
En estas condiciones el aire acondicionado lograba contrarrestar el efecto causado por
el aire caliente expulsado por el deshumedecedor, con el consiguiente gasto de energa
y forzamiento del equipo de aire acondicionado para lograr mantener las condiciones
ideales. En este caso, es importante mantener al da un contrato de mantenimiento del
equipo de aire acondicionado para asegurarse su buen funcionamiento a lo largo del ao.
Tambin se dej en funcionamiento el sistema de inyeccin y extraccin de aire con el
fin de garantizar una peridica renovacin del aire presente en el local.
Los registros obtenidos despus de la instalacin del aire acondicionado ha revelado que
se ha logrado obtener las condiciones de temperatura y humedad requeridas en 20 C
y entre 55 % y 60 % de humedad relativa, garantizando de esta manera una adecuada
conservacin de su patrimonio documental.
Prctica
Basado en el caso anterior, conteste las siguientes preguntas.
1. De acuerdo al cuadro higromtrico indique la humedad absoluta para cada uno
de los meses y el promedio.
2. Grafique estos resultados e interprete las condiciones de sistema durante el
perodo de observacin.
3. Analice si las condiciones han sido las ideales o si han sido adversas y este caso
desarrolle una propuesta para mejorarlas.
los documentos, por Ej: no apilarlos en el suelo, ni en las carretillas que sirven para
trasladarlos de un lugar a otro, no mojarse los dedos para pasar los folios, no apoyarse
en los documentos, no comer en el lugar de trabajo, etc.
De igual manera todo archivo debe redactar y aprobar un reglamento sobre el uso y
acceso a los documentos.
4.3.2.3 Desastres
Los desastres son los agentes causantes de la mayor destruccin o generadores de dao
masivo en archivos, los mas importantes son las inundaciones, los incendios, los temblores
de tierra y las guerra.
Las inundaciones son causadas por el desbordamiento de ros, rotura de tubera, goteras
o fuertes lluvias causadas por una mala ubicacin de la documentacin o del deposito
documental, la indiferencia de la administracin por resguarda su patrimonio documental
y falta de polticas de mantenimiento y prevencin.
Los efectos de una inundacin los podemos observa en tintas o pigmentos corridos,
apelmazamiento de hojas, rotura de soportes, manchas de barro y desarrollo de un
ambiente adecuado para la proliferacin de microorganismos.
Los incendios son el peor de las catstrofes, porque generan perdida total o parcial de la
documentacin. El proceso de extincin de un fuego involucra un elemento que puede
ser agua, polvo qumico o espuma, cualquiera de los cuales generar un dao directo o
indirecto a la documentacin, en caso de que el mismo fuego no lo hubiese destruido.
Los temblores de tierra pueden generar dao en la documentacin desde la cada de la
estantera hasta el ser enterrado por un edificio colapsado por el movimiento telrico
lo que puede dejar fuertes marcas o cicatrices por el efecto del choque o la presin. El
fenmeno natural, a veces conlleva la aparicin de focos de incendios o bien una fuerte
lluvia que puede aumentar el dao generando otros factores de deterioro a corto y largo
plazo.
Finalmente las guerras han generado la perdida de importantes fondos documentales
y patrimoniales alrededor del mundo. En la historia reciente tanto la primera como la
segunda guerra mundial genero graves daos, como la destruccin del monasterio de
Monte Casino en 1944, el bombardeo de la ciudad alemana de Dresde y muy recientemente
los saqueos y destruccin en la ciudad de Bagdad.
mala calidad, restauraciones empricas, uso de agentes metlicos como grapas o clips y
de reparaciones caseras con cinta adhesiva para restaurar pequeos desgarros que deja
una fea mancha causada por el adhesivo.
La capacitacin de los usuarios del personal junto al establecimiento de polticas de
gestin documental en los archivos van a limitar muchos de estos factores de deterioro,
sobre todo en aquellas instituciones que producen documentos de carcter histrico.
Otro factor de deterioro causado por el hombre y muy ligado al avance tecnolgico son los
llamados hacker. Cada vez es ms frecuente encontrar noticias referentes a que redes de
importantes organizaciones han sido violadas por criminales informticos desconocidos.
A pesar de que la prensa ha publicitado que tales intromiciones son solamente obra de
adolescentes con propsitos de entretenerse o de jugar, ya no se trata de un incidente
aislado de una desafortunada institucin.
A diario se reciben reportes de los ataques a redes informticas, los que se han vuelto
cada vez ms siniestros: los archivos son alterados subrepticiamente, las computadoras
se vuelven inoperantes, se ha copiado informacin confidencial sin autorizacin, se ha
reemplazado el software para agregar puertas traseras de entrada, y miles de contraseas
han sido capturadas a usuarios inocentes.
Los administradores de sistemas deben gastar horas y a veces das enteros volviendo a
cargar o reconfigurando sistemas comprometidos, con el objeto de recuperar la confianza
en la integridad del sistema. No hay manera de saber los motivos que tuvo el intruso,
y debe suponerse que sus intenciones son lo peor. Aquella gente que irrumpe en los
sistemas sin autorizacin, aunque sea solamente para mirar su estructura, causa mucho
dao, incluso sin que hubieran ledo la correspondencia confidencial y sin borrar ningn
archivo.
4.3.3.2 Polvo
El polvo contiene partculas constituidas por sustancias qumicas, cristalinas, tales como
tierra, arena, holln y una gran diversidad de microorganismos, as como residuos cidos
y gaseosos provenientes de la combustin en general y de las actividades industriales.
El polvo no slo ocasiona un problema esttico sobre los documentos, las pequeas
partculas poseen accin cortante y abrasiva. La adherencia del polvo, se fija entre las
fibras y es absorbido por medio de enlaces qumicos.
Los microorganismos y esporas, presentes en el polvo, si encuentran condiciones
adecuadas para su desarrollo, se adhieren a los materiales orgnicos, proliferando y
causando alteraciones qumicas y degradacin.
4.3.4.1- Microorganismos
Encontramos una enorme variedad de seres microscpicos en el aire, en el agua, en los
animales y en los vegetales, los cuales son transmitidos por las corrientes de aire y por la
polucin, denominados microorganismos. Estos se clasifican en:
Hongos
Bacterias
Algas y protozoarios
y se desarrollan en ambientes que les proporcionan nutrientes, humedad y temperaturas
adecuadas.
Los hongos pueden ser unicelulares o pluricelulares, existiendo especies microscpicas
y macroscpicas. Salvo algunas excepciones su reproduccin es por esporulacin. Las
esporas son clulas altamente resistentes a los ambientes desfavorables. Las condiciones
favorables para el crecimiento de los hongos se determinan en un pH de 5 a 6 y una
temperatura de 22C a 30C, pero el desarrollo puede ocurrir entre un pH de 2 a 9 y
temperatura de 0C a 62C. Las colonias de hongos se identifican en general por manchas
de color amarillo, ms oscuras en el centro y ms claras en las orillas, en condiciones muy
favorables, las manchas pueden expandirse y adquirir diversos colores. Se alimentan de la
glucosa obtenida a partir de la alteracin de la molcula de celulosa.
98
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Cuadro 4.2
Fuente: Vaillant, Callol, Milagros. Biodeterioro: riesgos para los documentos y para los
archiveros. En: La Conservacin del Patrimonio Documental. Pg. 63.
Las bacterias se componen de una sola clula pueden unirse a clulas semejantes,
formando colonias. Las clulas de las bacterias no presentan diferencias con las clulas
de los hongos y se clasifican de acuerdo con la conformacin de las colonias: en cocos,
como diplococos, estreptococos o estafilococos y, en bacilos, como diplobacilos y
estreptobacilos. Su reproduccin generalmente se da a partir de la divisin de una clula
en dos. Como los hongos, en el papel las bacterias se alimentan de la glucosa.
99
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Cuadro 4.3
Fuente: Vaillant, Callol, Milagros. Biodeterioro: riesgos para los documentos y para los
archiveros. En: La Conservacin del Patrimonio Documental. Pg. 62.
A pesar de que las bacterias crecen en un amplio margen de temperatura de 0C a 80C
y un pH entre 4 y 9, las condiciones propicias son: temperatura de 20C a 37C y pH
de 6.5 a 7.5, pues la humedad es indispensable tanto para el desarrollo de las bacterias
como de los hongos.
An en los ambientes con condiciones favorables de climatizacin de depsitos o sea:
temperatura de 12C a 22C y humedad relativa de 50% a 55%, los microorganismos
podrn sobrevivir, aunque su desarrollo ser inhibido.
Las manchas ocasionadas por las bacterias se diferencian de las ocasionadas por
hongos, por su aspecto ms compacto, al principio de diferentes colores y, al final por la
descomposicin del soporte, de color castao oscuro.
4.3.4.2-Insectos
La accin destructiva de los insectos es mayor en las regiones de clima tropical, cuyas
condiciones de calor y humedad elevadas favorecen su reproduccin.
Los insectos en su mayora son ovparos y tienen tres tipos de generacin: una sin
metamorfosis, otra con metamorfosis incompleta y una ltima con metamorfosis
completa. Con estas caractersticas los insectos logran adaptarse a condiciones de vida
sorprendentes, puesto que pueden ser terrestres, subterrneos o acuticos, logrando
sobrevivir en galeras, en conductos de plomo, en charcos petrolferos, etc.
100
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Ortpteros
Esta especie presenta una metamorfsis incompleta, pasando del huevo a la ninfa
y despus a la fase adulta. Presenta una resistencia sorprendente al generar defensas
contra insecticidas y condiciones desfavorables desarrollndose en ambientes oscuros y
hmedos como almacenes, ductos de refrigeracin y en depsitos alimenticios.
Son problemticos en bibliotecas y archivos al ocasionar daos en las superficies y en las
orillas de los documentos y de las encuadernaciones. Ej; la cucaracha.
Ispteros
Tambin presentan una metamorfosis incompleta. Se convierten en plaga cuando los
enjambres emigran y se conforman nuevas colmenas a partir de reinas fecundadas. Son
insectos de gran resistencia y viven en colonias socialmente bien organizadas.
Se clasifican en dos grupos; los de piso y los de madera seca. Ambos grupos se alimentan
de las clulas de la madera y de documentos, alcanzndolos a travs de las paredes, los
pisos y estanteras de madera, por donde construyen canales y galeras que les permiten
desplazarse y llegar as hasta los documentos y libros.
Estos insectos presentan una acentuada aversin a la luz de manera que buscan los
bloques ms compactos y ocultos resultando muy difcil detectar su presencia. Su dao
es muy severo y genera una gran prdida de soporte e informacin.
Colepteros
Los colepteros presentan una metamorfosis completa, es decir, pasan de huevo a
larva, de esta a pupa, ninfa y despus a insecto adulto. Esta especie de plaga perfora
las hojas de legajos y grupos documentales compactos o de volmenes encuadernados,
hasta fragmentarlos, en tal forma que se imposibilita la lectura del texto. Ej; brocas y
escarabajos.
101
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Piojos de libros: insectos de color amarillo enrojecido; se consideran inofensivos para los
documentos, pues se alimentan de hongos y de restos de insectos muertos.
4.3.4.3- Roedores
Originarios de Asia, los ratones se adaptan a casi todos los ambientes del mundo.
Los roedores prefieren los ambientes calientes, hmedos y oscuros. Para mantenerlos as
utilizan papeles, cueros, trapos y plsticos rotos, con el objeto de elaborar sus nidos para
la reproduccin. Invaden los depsitos a travs de ventanas, puertas, techos y tneles
excavados por las paredes.
Su presencia en oficinas y depsitos se debe a los presencia de restos de comida dejada
por funcionarios y la gran cantidad de papel que abunda en dichos lugares, el cual les sirve
para ocultarse y crear sus nidos. Tambin pueden daar el sistema elctico al desgastar
sus dientes en los cables, lo cual puede generar cortos circuitos y por consiguiente
incendios.
Tambin ofrecen el riesgo de transmisin de enfermedades muy peligrosas para el ser
humano, como la leptospirosis, la peste bubnica, la fiebre tifoidea y la hidrofobia.
con el mensaje de datos; indicar que el firmante aprueba la informacin, y producir los mismos
efectos jurdicos que la firma autgrafa, siendo admisible como prueba en juicio. 72
La firma digital obtiene su validez por medio de la criptografa la cual dificulta la
intercepcin desautorizada de informacin por medio de una clave de software especial
que decodifica la informacin. Para ello el documento es sometido a dos procesos, el
primero que le da creacin y lo estructura tal y como ser enviado.
El segundo es un proceso llamado texto puro, el debe pasar por un proceso de encriptado
el cual le dar al documento una nueva forma. Esta nueva forma llamada texto cifrado
ser transmitida por el sistema y en caso de ser interceptado por un tercero, deber
permanecer inalterado.
Cuando el documento llega a su destinatario, est podr recuperar el texto por medio
de un proceso llamado desencriptacin. Se debe enfatizar que la criptografa no es un
mtodo infalible y que nunca proteger a todo un sistema, pero si debemos reconocer
que es un componente importante de la seguridad en las instituciones.73
72 S. H. Len y otros. La firma electrnica avanzada: estudio terico, prctico y tcnico. 2006. Pg. XIII.
73 G. J. Bueno Viera. Impacto tecnolgico y arquitectura en bibliotecas. 2006. Pg. 158.
104
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
UNIDAD V
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
5.1 Introduccin
En la actualidad, la preservacin es un trmino general que encierra las numerosas
polticas y opciones para la accin, incluyendo los tratamientos de conservacin. Dentro
de los planes de preservacin debemos incluir la adquisicin, organizacin y distribucin
de recursos para prevenir el deterioro o renovar la utilidad de grupos seleccionados de
documentos y su informacin.
Las medidas que toman los archivos para prevenir que los documentos no se daen o bien
para retardar el deterioro son muy costosos. Es por ello que el preservar el contenido
intelectual colocndolo en otro formato ms durable, es posible y puede satisfacer a la
vez los requerimientos institucionales.
Las razones por las que el material de archivo es cambiado de formato son:
1.Preservar el contenido informativo
2.Reducir desgastes o destruccin de originales
3.Para ahorrar espacio, en caso de que el documento original pueda ser desechado
4.Para mejorar el acceso, las copias de microfilmes y digitalizadas pueden ser vistos
por varias personas a la vez
5.Para duplicar ciertos registros por razones de seguridad, en caso de que los
originales estn daados, hayan sido robados o destruidos.
Consideraciones a seguir a la hora de iniciar un proceso de reformateado:
1. El documento tiene valor legal, administrativo o permanente
2. Existen copias de los documentos en otras oficinas o instituciones
3. Necesita de algn tratamiento preventivo o de restauracin
4. Es solicitado con mucha frecuencia
5. Es necesario mantenerlo en su forma original
6. A sido reformateado en otro lugar
7. Reduccin del desgaste y la destruccin de los originales
Cuando el objetivo es reducir el desgaste y la destruccin de los originales se deben
tomar muchas precauciones para evitar daos durante la reproduccin. Al reformatearse
se aumenta el riesgo para un objeto, debido a la cantidad de veces que se debe manipular
durante el proceso.
La gestin de la preservacin abarca todas las polticas, procedimientos, y procesos que
en su conjunto impiden el mayor deterioro de los objetos fsicos, renuevan la informacin
que contienen y aumentan su valor funcional. Es en esta distincin, entre el valor del
contenido y el valor del objeto, donde reside el punto mas importante de un proceso de
toma de decisiones que es s mismo es fundamental para la gestin eficaz.
La implementacin de diseos y estrategias efectivas de preservacin es retardada por
significativas barreras financieras. Pese a ello, muchas veces el principal obstculo para
106
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
5.2 Trascripcin
Proceso de reformateado utilizado antes de la invencin de mquinas reproductoras de
imgenes. Fue el sistema mas utilizado hasta la creacin del microfilm, la fotocopiadora
o sistemas digitales de reproduccin. Actualmente consiste en transcribir a mano, en
una mquina de escribir o computadora el contenido informativo de un documento
siguiendo las normas de trascripcin establecidas.
107
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
5.3 Fotocopiado
El fotocopiado es un proceso de reformateado, pero en ningn caso debe verse como
una herramienta completa de preservacin. Podemos sacar una copia maestra y con l
evitar el fotocopiado constante de originales. Se puede fotocopiar un material frgil con
el fin de usar la copia en la consulta y para su reproduccin.
Presenta la ventaja de ser una tecnologa muy accesible, econmica, solo se requiere contar
con una fotocopiadora y no se necesita maquinas lectoras.Tambin se permite mantener
el soporte y formato original, generalmente es menos costoso que otros procesos en
especial si el original es un documento monocromtico y los usuarios prefieren facsmiles
de papel que de microfilmes, exceptuando cuando se trata de peridicos.
Entre sus desventajas podramos citar que las fotocopias hechas a partir de la maestra son
generalmente de menor calidad; el costo de las fotocopias subsiguientes es mas alto que
el costo de imprimir microfilmes; se da perdida de informacin, especialmente en obras
grficas que no son lineales y si se guarda la copia maestra, esta exigir mas espacio.
Controles de calidad para un buen fotocopiado:
El papel para fotocopiado debe cumplir con la norma ISO 9706 de papel
permanente
Evitar el fotocopiado a color por no ser estable a largo plazo
El toner debe ser de negro de carbn. Las mquinas deben tener buen mantenimiento
que garantice la buena fusin entre toner y papel.
5.4 La microfilmacin
El objetivo de esta tcnica es la conservacin, preservacin y seguridad de los documentos
importantes, hasta la reduccin de espacio fsico sin perdida de informacin. Su utilidad
est dirigida a diversos fines: ahorrar espacio, referencia y para proteger el documento
cuando su estado fsico es de avanzado deterioro. Microfilmar no significa que el
documento microfilmado puede ser descartado y eliminado; hay documentos que por su
valor cientfico cultural no pueden ser destruidos.
Al utilizar la microfilmacin lo que se pretende es proteger al documento original de
los daos causados en la consulta constante por parte de los usuarios, as como el uso
de microfilmacin de seguridad, en caso de que se de un desastre de gran magnitud que
amenace o destruya el documento original.
Las ventajas de este sistema son las facilidades de acceso a la informacin que ofrece y la
proteccin que se le puede brindar al documento original, al retirarlo del uso del pblico.
Adems sigue siendo el medio empleado para almacenar volmenes considerables de
informacin por su versatilidad y costos.
Para obtener las ventajas de este sistema, se debe implementar un programa adecuado a
los documentos, se debe hacer la eleccin adecuada del formato de la micropelcula, ya sea
108
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
109
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Entre las ventajas de este sistema sobresale que el sistema es utilizado desde la dcada
de 1930 y por lo tanto los problemas tecnolgicos han sido superados; adems las
microformas pueden ser creadas, duplicadas y distribuidas en forma econmica y si se
utiliza pelcula de buena calidad se puede digitalizar.
Una de las principales crticas a este sistema es la resistencia de sus usuarios, quienes
deben acceder a las pelculas de forma manual, ubicarlas, cargar la pelcula y encontrar
lo que busca, lo cual lleva tiempo y algunas molestias. Por otra parte, cada generacin o
copias siguientes pierden resolucin y sus impresiones sern de mala calidad. Esto nos
lleva a su principal defecto, la calidad de las imgenes se puede determinar solo despus
que se ha terminado la filmacin
Equipo
Los equipos de que se compone un sistema de microfilmacin son:
Unidades de entrada: equipos de entrada llamadas microfilmadoras que pueden ser
planetarias o rotativas. Las planetarias estn formadas por una mesa de trabajo, un
sistema de iluminacin externo, una cmara o unidad de pelcula montada en una
columna vertical y un sistema de control electrnico. Normalmente son usadas
para documentos de gran formato, libros o peridicos, la calidad de la imagen
fotogrfica es muy superior a la de la cmara rotativa. Debe ser instalada en un
rea sin vibracin y a nivel a fin de obtener mxima calidad. La cmara rotativa
es una mquina en que tanto el documento como la microfilmadora se mueven
sincronizadamente durante la exposicin. Dicha exposicin producir una imagen
a lo largo de la pelcula. El equipo consiste en una cmara, un mecanismo o una
unidad de transporte y un conjunto de bombillos que producen la iluminacin,
todo esto encerrado en un gabinete a prueba de luz externa. La mayora est
diseado para usar pelcula de 16 mm.
Unidades de procesamiento o equipos de revelado compuesto por una entrada
para insertar pelcula expuesta y de una salida de pelcula ya procesada. El proceso
de revelado convencional comprende los pasos de revelado, fijado, lavado y secado
de pelcula. Se encuentran unidades de procesamiento tanto horizontales como
verticales. El densitmetro es un aparato diseado para medir el ennegrecimiento
de la pelcula utilizado como control de calidad despus del revelado.
Las duplicadoras son unidades destinadas a duplicar rollos de pelculas o de
microfichas, ya sea en pelculas convencionales a base de halgeno de plata, as
como en pelculas diazo/vesicular.
Unidades de salida llamados lectores o visores de microfilmacin. Son unidades de
proyeccin ptica fija, las cuales permiten proyectar en forma amplia las imgenes
de microfilme en pantalla; esta debe estar dispuesta en tal forma que el operador
pueda leer la informacin requerida de acuerdo a las dimensiones reales de los
documentos.
110
Tipos de pelcula
Gelatina de plata: tipo de negativo maestro de archivo que se almacena fuera del
lugar, bajo condiciones estrictas y controladas y debe ser utilizada nicamente para
generar copias
Diazo: de una pelcula diazo maestra se puede hacer una copia impresa intermedia
de la cual se sacan otras copias Vesicular: se puede sacar copias positivas en pelculas
vesiculares para su uso y circulacin
5.5 La digitalizacin
Aparentemente, cada vez se observa ms preocupacin en los archivos por el hecho que
de que si no estamos digitalizando o soando con la digitalizacin, entonces nos estamos
relegando a nosotros mismos al gran museo del papel.
Esto se debe a que el papel y el microfilm, son los medios de preservacin y conservacin
por excelencia mientras que la digitalizacin y la administracin computacional de la
informacin constituyen el medio de difusin y propagacin del conocimiento ms
eficiente.
Los admiradores de la digitalizacin y seguidores de la llamada Era Digital reconocen
que el formato digital ofrece cuantiosos beneficios potenciales, tales como: libre acceso,
flexibilidad, mayor capacidad de anlisis y manipulacin, lo cual es cierto pero desprecian
el valor del papel y el microfilm como fsiles documentales que deben ser relegados
a los archivos histricos como piezas del pasado. Por el contrario la digitalizacin y la
microfilmacin no son excluyentes u opuestas, son tcnicas complementarias enfocadas
a la preservacin.
Sin embargo, quizs nuestro desafo ms preponderante no radique en abrazar la tecnologa
digital, sino ms bien en elaborar un lenguaje comn para describir las transformaciones
que estn causando ese impacto fenomenal en nuestra vida diaria. Un vocabulario comn
representa el elemento clave en el desarrollo de una comunidad de prcticas y una
visin compartida del futuro entre usuarios, productores y los archivistas que somos los
responsables de conducir los recursos culturales de una sociedad.
Es por ello que muchos archivos se cuestionan si pueden permitirse el derrochar una
fuerte inversin econmica al desarrollar un sistema completamente operativo de
digitalizacin de imgenes. Quienes han participado en el desarrollo de este tipo de
proyectos con imgenes digitales han aprendido rpidamente que la tecnologa de estas
imgenes, en y por s misma, no proporciona respuestas fciles para la preservacin. 74
Los criterios que debemos aplicar al definir proyectos digitales exigen considerar diver-sos
factores, como propiedad intelectual, cantidad y ubicacin de usuarios potenciales, el formato
y la naturaleza del producto digital propuesto y el modo en que se describir, entregar
74 Tomado de: Hazen D.; Horrell, J.; Merrill-Oldham, J. Como Seleccionar colecciones de Investigacin para la Digitalizacin.
31 pginas.
111
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Programa de Digitalizacin
Para la implementacin de un programa de digitalizacin siguiendo los criterios enunciados
en el prrafo anterior, se deben responder las siguientes preguntas: 76
75 Tomado de: Hazen D.; Horrell, J.; Merrill-Oldham, J. Como Seleccionar colecciones de Investigacin para la Digitalizacin.
31 pginas.
76 Tomado de: Hazen D.; Horrell, J.; Merrill-Oldham, J. Como Seleccionar colecciones de Investigacin para la Digitalizacin.
31 pginas.
112
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
113
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
115
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
UNIDAD VI
ARCHIVOECONOMA
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
6.1 Introduccin
Al tratar el tema de la archivoeconoma debemos tener claro la nocin de que el servicio
de archivos va destinado a administrar y facilitar un conjunto de documentos producidos
por una colectividad, una administracin, una empresa, un establecimiento, hasta una
familia o un individuo en funcin de su actividad y conservado por ellos para una utilizacin
conforme y con fines documentarios.77
Es por ello que tradicionalmente el archivo es considerado como un ente encargado de
tres funciones bsicas; el recopilar, organizar y conservar el patrimonio documental. Con
estas funciones bsicas podemos obtener un aprovechamiento social y una transparencia
en la informacin que facilite la toma de decisiones y la bsqueda de fuentes de
informacin.
Lo anterior nos lleva al concepto de archivo total como aquella empresa prestadora
de servicios a la comunidad y a la misma administracin. Es por ello que al disear un
espacio para archivos se debe dar un dilogo interdisciplinario que sea creador, constante,
respetuoso y enriquecedor.
De manera que al plantearse el diseo de un edificio para albergar documentacin se
debe concebir como una tarea tripartita para promover la mejor recepcin, conservacin
y servicio de un documento, conforme a las necesidades de la institucin productora.
Aqu el archivero juega un papel importante como negociador y planificador en el
proceso de consolidacin de un archivo apoyndose en los principios de la preservacin
documental.
77 V.H. Arvalo Jordn. Archivoeconoma; edificios, locales y equipos para archivos. 2002. Pg. 23
118
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Entre las caractersticas que debe tener un buen emplazamiento para un local de archivo se
encuentran;
1. Ubicado cerca del usuario; ya sea administrativo, estudiantes, profesores,
investigadores.
2. Ubicacin segura; lejos de objetivos militares, industriales o gubernamentales.
3. Ubicacin geogrfica segura; evitar terrenos hmedos o deslizables.
4. Evitar errores; como los focos de contaminacin industrial, emplazamientos
demasiados alejados de los centros urbanos y mal comunicados.
5. Una buena orientacin del edificio, preferiblemente hacia el noreste, puede
reducir los gastos energticos. Por otra parte la incidencia solar de la maana
no es tan daina ni fuerte como en horas de la tarde lo cual puede representar
un peligro para la documentacin.
78 V. Chacn Arias. Comentarios sobre la infraestructura Archivistica en Costa Rica. En: Pg. 106
119
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
79 M. Romero Tallafigo. Archivistica y archivos; soportes, edificios y organizacin. 1997. Pg. 272
80 V.H. Arvalo Jordn. Archivoeconoma; edificios, locales y equipos para archivos. 2002. Pg. 52
121
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
81 Asociacin Latinoamericana de Archivos (A. L. A.). Edificios de Archivos; en clima tropical y bajo recursos. S.F. Pg.
122
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
El suelo o piso deben ser de baldosas de terrazo o concreto, recibidas sobre capas de
mortero 1:6 de cemento y arena de manera que soporte 70 kg/m2 para estanteras
convencionales mientras que para estantera compacta mvil 1250 kg/m2 y eliminar
las juntas y grietas para evitar acumulacin de insectos y partculas contaminantes. Los
rodapis del mismo materia ( preferiblemente que no sean de madera ) de 7 cm. de altura
y en los casos que fuera necesario y previamente a la colocacin del terrazo, se debern
corregir totalmente los focos y bolsas de humedad que presenta el suelo saneando y
reparando las mismas con el tratamiento especfico que requiera cada depsito.
Los techos deben ser cubiertos con dos capas de pintura plstica de calidad normal, previa
limpieza del mismo. Si fuera necesario el aislamiento, enrasado de la altura del techo,
uniformidad del mismo u otras caractersticas que requieran, se deber consultar a un
ingeniero que determine el sistema ms conveniente siempre con miras a evitar el ingreso
de gases contaminantes, incidencia y calor solar y humedad. Tambin es recomendable la
instalacin de amplios aleros, sobre todo por la alta precipitacin pluvial de Costa Rica.
Las ventanas deben abarcar solamente el 10% de la pared y estar orientadas en el lugar
de ms baja incidencia solar. Se le debe colocar vidrios de 6/7 mm de espesor y sus
marcos o carpintera debe preferiblemente estar elaborada en metal con el fin de evitar
robos, daos por vandalismo y el ataque de insectos.
En caso de encontrarse en una zona de alta incidencia solar, es conveniente colocar
persianas graduables y filtros para evitar el ingreso de rayos ultravioleta.
Con respecto a la instalacin elctrica, el cableado deber ser introducido en tubos de
hierro galvanizado y dejarlos expuesto, para facilitar el mantenimiento de la instalacin y
detectar posibles desperfectos.
Entre los elementos de seguridad que deben contar todo depsito de archivo se encuentra
su acceso, el cual debe estar establecido por un reglamento interno. Sus puertas deben
ser confeccionadas preferiblemente en metal y estar diseadas para una resistencia al
fuego de 60 minutos, contra ataques militares o de vandalismo y cumplir con un adecuado
cierre y seguridad. Las ventanas externas ubicadas en los primeros pisos o en reas de
fcil acceso deben ser protegidas con rejas metlicas bien fijadas a las paredes.
Tambin debern contar con sistema de alarmas contra robos e incendios, tales como
detectores de humo, fuego y ubicar extintores en lugares estratgicos.
Con respecto al mobiliario lo ms comn es el uso de estantera, en el mercado
encontramos tres tipos; convencional o del tipo atornillada, la mecano en que se arma las
bandejas sin necesidad de estar atornilladas a los angulares y la compacta o mvil. Todas
ellas deben ser metlicas, preferiblemente recubiertas con una pintura anticorrosivo
secada al horno y sin filos que puedan daar cajas o documentos.
21
123
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Para documentos de gran formato como mapas y planos se deben adquirir mapotecas
que son muebles con bandejas de 100cm. x 70 cm.
a. rea de Restauracin
El rea de restauracin es muy especializada, tanto por los materiales, equipo y el
personal tcnico que requiere. Se debe instalar en un espacio fsico separado del resto
de las instalaciones y contar con muy buenas condiciones de seguridad, ventilacin e
iluminacin.
125
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Lo primero es contar con un rea de limpieza y lavado que requiere el siguiente equipo:
Mesa auxiliar
Secador de entrepaos
Prensa mecnica
Tinas de lavado y pilas
Destilador de documentos
Equipo y espacio
Las tareas desarrolladas en esta rea estn encaminadas a la proteccin de los documentos.
De manera que se lleva a cabo una larga serie de pasos que abarcan desde la costura
hasta el montaje de tapas, para ello requiere el siguiente equipo:
127
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Guillotina manual
Cizalla
Prensa de cajos
Prensa de dorado
Mesas de trabajo
Prensa vertical
Estantera
Cartones y cartulinas de diferentes grosores y calidades
Hilos de algodn, lino o camo
Tela, papel o cuero de encuadernacin
Encolante que puede ser goma blanca o almidn
Papel para guardas, de calidad de conservacin
Taladro para perforacin
Plegadera, tijeras, punzn, cutter, reglas, lpices, brochas y brochines
c. rea de descontaminacin
Los soportes documentales que conservan los archivos del mundo estn formados
principalmente por materia orgnica, su base es la celulosa, tales como el papel, negativos,
cintas de vdeo, etc. Esto los hace muy susceptibles a las variaciones de temperatura,
humedad, luz y el ataque de microorganismos como insectos, hongos y bacterias.
Los cambios que producen estos factores de deterioro traen consigo no solo la perdida
de soporte e informacin, sino tambin efectos biolgicos y qumicos que afectan al resto
de la documentacin, la salud del personal que lo manipula y al usuario que la consulta.
Los archivos intermedios y finales reciben documentos de muy diversas procedencias
y la experiencia ha demostrado que en el caso de pases subdesarrollados los archivos
centrales (en caso de existir) no cuentan en su mayora con las condiciones mnimas de
conservacin.
A raz de esto, la documentacin esta expuesta a varios factores de contaminacin, que
deben ser eliminados o neutralizados antes de ser incorporados a los archivos centrales,
o bien a los fondos en archivos finales.
Al introducir material contaminado en depsitos limpios, se genera una fuente de
contaminacin para el resto de la documentacin custodiada, que produce daos
significativos, adems de los problemas de salud que puede desarrollar el personal. Por
esa razn, todo archivo debe contar con un rea de descontaminacin, con el fin de
eliminar posibles plagas y neutralizar sustancias qumicas (plaguicidas, fungicidas, etc.)
y as garantizar depsitos documentales limpios y estables donde la documentacin se
conserve adecuadamente y el personal labore sin riesgos de enfermedades.
Todo archivo debe ser consciente de las leyes, reglamento y disposiciones relativas a
salud ocupacional y proteccin ambiental. Los archivos que ignoren estas disposiciones
podran exponer a sus empleados, usuarios o al ambiente a graves daos y enfrentar
128
responsabilidades legales importantes. Por eso, la administracin y los empleados deben
tomar medidas para mantener un lugar de trabajo seguro y un ambiente saludable.
Se advierte que un rea de este tipo debe ser dirigida y administrada por un profesional
debidamente entrenado y adems contar con personal capacitado para manipular material
contaminado.
La siguiente propuesta es un modelo para una rea de descontaminacin, en caso de
que un archivo por razones de financiamiento, personal o polticas institucionales no
pueda desarrollarla, se debe tomar en cuenta que lo ms importante es mantener buenos
hbitos de limpieza, capacitacin permanente del personal, concientizacin de los peligros
y daos que producen el mal manipuleo de la documentacin.
Tipos de contaminacin
El rea de descontaminacin busca atacar o contrarrestar los efectos de contaminacin
tanto biolgica como qumica. A continuacin se detalla cada uno de ellos:
Biolgica
Los soportes documentales fabricados a partir de celulosa son muy susceptibles al
ataque de agentes biolgicos, que generan efectos adversos sobre la informacin que
custodian, as como en la salud del personal que labora con la manipulacin de esa
documentacin.
Los agentes biolgicos ms comunes en un archivo, que no cuenta con las condiciones
adecuadas de prevencin y conservacin, son:
Polvo de celulosa
Polvo de caros
Fragmentos, escamas o excrementos de insectos
Esporas de hongos y moho
Estos agentes generan un gran deterioro sobre la documentacin tales como: manchas,
tintas desteidas y prdida de soporte, que trae como consecuencia la desaparicin
parcial o total de informacin.
El efecto de estos factores en la salud humana vara segn la persona, la cantidad y tipo
de partculas inhaladas, la edad y la susceptibilidad. Entre los males que puede sufrir,
se encuentra la rinitis, sinusitis, irritacin de ojos, reacciones asmticas y en casos ms
severos, fiebres, dolor en el pecho, cabeza y falta de aire.
Productos qumicos
Entre los productos qumicos ms utilizados por los archivos se encuentran los insecticidas,
rodenticidas y fungicidas. En pases localizados en zonas tropicales, como el nuestro, las
condiciones climticas favorecen el desarrollo de plagas, las cuales son atacadas con
129
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
rea de trabajo:
Donde los funcionarios desarrollan actividades de desencuadernado, limpieza mecnica,
lavado, secado, etc.
Esta rea debe contar con mesas de trabajo hechas en acero inoxidable, una cmara de
extraccin de gases donde manipular el material afectado por moho, hongos o productos
txicos.
Tambin pilas de lavado de documentos y secadoras de acero inoxidable. Es importante
que la fontanera sea del mximo dimetro posible que las conducciones de desage tengan
una buena pendiente y fabricado con un material que no ocasione obstrucciones.
Se debe contar con un espacio debidamente delimitado y sealizado para el almacenamiento
de reactivos, productos qumicos y materiales de restauracin. El cual debe contar con
las medidas de seguridad necesarias al tratarse de productos txicos e inflamables. Estos
materiales pueden ser reactivos como metanol, etano, cloroformo o acetona entre
otros.
En esta rea la renovacin del aire debe llevarse a cabo cada 6 veces / hora como
mnimo mediante la conduccin forzada de aire, lo cual se puede lograr con inyectores y
extractores de aire, con el fin de que el personal no se exponga a intoxicaciones.
Depsito:
Donde se almacena la documentacin contaminada, esta rea debe contar tambin con
extractores y un inyector de aire que permita una constante ventilacin y movimiento
de aire. De igual forma debe controlarse la humedad y la temperatura, de manera que no
sobrepase los 65% H.R. y 23C.
En caso de ser un archivo final o provincial que deba atender a otros archivos, se deber
disponer del espacio y equipo que registre y controle la entrada y salida de obras ajenas.
130
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
rea de fumigacin:
Es un cuarto hermtico donde se llevar a cabo fumigaciones con productos qumicos
que sean estables y que no sean residuales, con el fin de atacar plagas de insectos, hongos
o cualquier fuente de contaminacin biolgica.
Es recomendable instalar un rea de esta naturaleza en aquellos archivos que acostumbran
recibir documentos con relativa frecuencia. Con esta medida podemos garantizar que los
depsitos no se infectarn con insectos, roedores y otras plagas celulsicas.
Existen dos tipos de cmaras de fumigacin, la atmosfrica y al vaco. Una cmara de
fumigacin atmosfrica debe ser diseada y construida por un profesional capacitado en
el campo, siendo su inversin inicial ms baja que una al vaco, pero tiene la desventaja
que requiere ms espacio y cuidados, adems el tiempo de exposicin es ms prolongado,
lo que aumenta los costos por mano de obra, y por otra parte su implementacin y
utilizacin es menos segura tanto para el personal que la manipula como para el medio
ambiente.
Por el contrario, las cmaras al vaco requieren de una inversin inicial mucho ms costosa,
pero los gastos en mano de obra se reducen al tener lapsos de exposicin mucho menor.
Tambin requiere de un rea menor por lo que son muy apropiadas para tener en un
departamento de Conservacin o en las reas de desembarque de documentos.
Una cmara de fumigacin no debe permitir el escape de gases, es por ello que se deben
sellar todas las aberturas o grietas. La puerta debe cerrar hermticamente e internamente
contar con un sistema de ventilacin que sobresalga por encima del techo del edificio,
y en posicin que los gases no penetren a travs de las ventanas u otras aberturas del
edificio. La idea es extraer los gases a travs de un abanico al exterior, procedimiento
que debe realizarse varias veces antes de sacar la documentacin que se est tratando.
La literatura recomienda que el rea de fumigacin se localice en un lugar directamente
accesible a la plataforma de descarga, que debe contar con acceso vehicular amplio y
cubierto para protegerlos de los efectos de vientos y lluvias.
De igual manera se debe consultar a las autoridades del Ministerio de Salud y del Ambiente
con respecto a leyes y reglamentos que se deban observar.
Bao:
Debe contar con varios baos con ducha para el uso de funcionarios, los cuales deben
baarse despus de cada jornada, procurando una buena desinfeccin. Adems deben
poseer ropas de trabajo, las cuales deben lavarse al finalizar la jornada laboral, bajo ninguna
circunstancia salir de la institucin con ella puesta.
131
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Proteccin personal
Para poder desarrollar sus actividades, el personal encargado de un rea de
descontaminacin debe no solo estar debidamente entrenado en la manipulacin de
material contaminado, sino contar con un equipo bsico:
Guantes de algodn, ltex o hule.
Batas de algodn, overoles y delantales que cubran el cuerpo completo. Debe ser
elaborado con fibras naturales, como algodn, que permita lavarlo despus de cada
jornada de trabajo.
Mscaras de proteccin para cara y vas respiratorias. El mercado ofrece una gran
variedad de mascarillas dependiendo del material contaminado, para ello se debe
realizar un estudio y determinar el tipo de mascarillas que se deben adquirir.
Gafas para proteger los ojos.
Hbitos de higiene, contar con jabones y productos de desinfeccin.
Dar un uso eficiente de la aspiradora, cmara de extraccin de gases y pilas.
Este trabajo es mucho ms difcil de lo que parece. No se debe programar sesiones
de limpieza de ms de cuatro horas al da. Hay que darle al cuerpo la oportunidad de
recuperarse entre una sesin y la siguiente.
Practica de archivoeconoma
Caso N 1
La Fundacin Castegnaro fue fundada en 1926 con dinero proveniente del legado de
Dolores Castegnaro, quien los dejo para crear un fondo de ayuda a madres solteras. Su
patrimonio se incremento con los aos y se consolido como una institucin de bien
social a nivel nacional. Su sede se encontraba localizada en una antigua casa victoriana,
(declarada patrimonio nacional) ubicada en barrio Amn, la cual habia sido propiedad de
la finada, pero por crecimiento de las operaciones de la fundacin se trasladaron a un
edificio mas amplio y la antigua sede la destinaron como local del archivo central.
Esta fundacin posee un importante patrimonio documental de 250 mts lineales, de
los cuales 50 mts son de valor cientfico cultural y la fundacin esta muy interezada
en preservarlos de la mejor forma posible. La restante documentacin, la cual adems
esta en constante crecimiento, es de caracter administrativa. La afluencia de consulta
se reduce a la demanda de la oficina central y un promedio de tres visitas diarias de
investigadores externos.
El terreno de la propiedad mide 690 mts cuadrados y la casa tiene 360 mts cuadrados de
construccin. Cuenta con dos pasillo laterales de 3 mts cada uno y un gran patio.
132
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
A usted lo han contratado como archivsta, y le solicitan que remodele el local para poder
cumplir con todas las actividades archivsticas, con un presupuesto muy amplio. Debe
tomar en cuenta que parte de la documentacin esta microfilmada (actividad que realiza
una empresa privada), que cuenta con equipo informtico de punta y que los depsitos
pueden ser aclimatizados. Usted deber determinar el equipo, moviliario y distribucin
espacial de todas las reas necesarias para poder desarrollar sus funciones.
Caso N 2
La empresa A.C.M.E. tiene sus oficinas centrales en la ciudad de San Jos, entre avenida
central y calle 2. Su archivo central est localizado en el ltimo piso de un edificio de 3
plantas, en una oficina de 6 mts por 5 mts.
El edificio fue construido en 1972 y es una estructura de cemento y madera; no posee
sistemas de deteccin de humo o fuego, carece de extintores y salidas de emergencia.
La nica ventana que tiene el local es de celosas y da hacia el oeste y la cubre un
marquisette. Adems hace falta una celosa que fue sustituida con un cartn el cual esta
viejo y deteriorado. La temperatura mxima en promedio es de 27 C y la humedad
relativa de 85 % a lo largo del ao. La estantera es de madera y la documentacin se
encuentra expuesta.
El fondo documental incluye diversos soportes, siendo el principal papel con un total
de 200 metros lineales. Hay una coleccin de planos y 5 metros de discos compactos y
disketes.
El archivista no puede disponer de otro espacio fsico y debe obtener la siguiente
informacin:
a) Dada estas condiciones ambientales que tipo de deterioro esta sufriendo la
documentacin por efectos de luz, contaminacin, temperatura y humedad
relativa.
b) Del ambiente anteriormente descrito, que modificaciones recomendara usted al
archivsta para aminorar los factores de deterioro.
c) Que equipo y mobiliario recomendara al archivsta para mejorar las condiciones
laborales y de conservacin.
d) Calcule la cantidad de metros lineales de estantera convencional, para este
local.
133
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
UNIDAD VII
ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA EN
CONSERVACION PREVENTIVA PARA ARCHIVOS
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
7.1 Introduccin
En los ltimos aos se ha dado un gran impuso a la investigacin y educacin en materia
de conservacin y restauracin de bienes culturales. En el caso de los archivos, el
desarrollar programas y polticas en materia de conservacin preventiva de sus fondos
y colecciones han llevado como meta retardar las acciones del tiempo y suprimir las
deficientes condiciones de instalacin las cuales generan daos irreparables en numerosos
documentos de valor cientfico cultural.
Por esta razn y tomando en cuenta los factores de deterioro, tanto internos como
externos, resumimos que las principales amenazas para el material documental en
archivos son:
Los materiales utilizados en la fabricacin misma del soporte
Los desastres naturales o provocados por el hombre
El ambiente donde se almacenan los documentos
La forma en que se manipula la documentacin
Todo esto se debe a que los soportes tradicionales en archivos estn formados por materia
orgnica por lo que esta sujeta a un proceso continuo e inevitable de envejecimiento
natural.
El tipo de archivo y el cmo se utiliza refleja las necesidades de preservacin de sus
colecciones. Los requisitos de un archivo central sern diferentes a los de uno de gestin,
y ambos a uno histrico. Sin embargo cualquier tipo de archivo esta obligado a mantener
y hacer accesible sus documentos, ya sea por algunos aos o permanentemente.
Es as como la conservacin preventiva busca generar acciones que retarden y prevenga
los daos causados en la documentacin por los factores de deterioro. Para alcanzar
este objetivo, las metas y prioridades de un programa como este deben encontrarse
firmemente arraigadas en la declaracin de la misin institucional porque gran parte
de los programas de preservacin dependen de la voluntad de la administracin para
promover y apoyar los cambios recomendados.
La preservacin de los fondos documentales de un archivo puede dividirse en dos
categoras. La primera corresponde a la conservacin preventiva, que habitualmente se
centra en prevenir el deterioro de las colecciones como un todo, adems de determinar
las caractersticas ideales del edificio y establecer las siguientes pautas:
Diagnstico
Mantenimiento de las instalaciones
Prevencin y control de catstrofes
Control de las condiciones fsicas y ambientales
Concientizacin de los trabajadores y del pblico usuario
Conservacin del acervo, atendiendo las prioridades previamente definidas
Plan contra desastres
136
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Todas estas actividades tienen que estar dirigidas a un solo objetivo: salvaguardar los
documentos.
La segunda se refiere a la conservacin curativa o restauracin documental destinada a
corregir el deterioro fsico o qumico, la cual demanda mucha mano de obra y profesionales
bien capacitados por lo que es cara y se restringe a ciertos documentos de fondo.84 Por
otra parte la restauracin es necesaria, al tener en el acervo, piezas daadas que requieren
tcnicas de reparacin ms elaboradas y que deben ser efectuadas por personal tcnico
y/o profesional especializado.
De manera que al desarrollar un plan de conservacin preventiva debemos estructurarlo de
manera tal que conduzca a un programa que incorpore ambas categoras de actividad.
7.2.1. Diagnstico
Un programa de conservacin debe iniciarse con un exhaustivo diagnstico o evaluacin
del estado de los documentos, identificacin de potenciales factores de deterioro,
condiciones ambientales y de depsito.
Con esta informacin ser posible establecer las prioridades en cuanto a: limpieza,
desinfectaciones, adecuacin y expansin de depsitos, microfilmacin, restauracin y
encuadernacin.
Por otra parte, la prevencin de un desastre y la disminucin de su impacto en las
funciones, metas y objetivos de una institucin repercute mucho en la salvaguarda de
su patrimonio documental porque la perdida de informacin puede poner en peligro la
integridad y el futuro de la misma.
El archivero debe conocer a la perfeccin la institucin en la cual labora y por ello tener la
capacidad de enumerar los distintos elementos que la componen, como son el personal,
documentos vitales, edificacin, identificacin de posibles desastres y mejoramiento de
las condiciones ambientales.
1. Clima exterior
Edificio
7. Direccin del edificio en donde se encuentra el local:
11. Cafetera:
139
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Archivo
13. Se estn aplicando medidas de preservacin y conservacin documental:
Local
17. Ubicacin del archivo dentro del edificio:
140
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Condiciones Ambientales
29. Se cuenta con algn sistema artificial de aclimatacin:
Mnima C %
141
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
53. Las canoas de desages fluviales pueden ser una amenaza de inundacin:
Consulta
Depsito
59. Observar el tipo cartn utilizado en las cajas y determinar cual es libre de cido:
60. En las carpetas o cajas elaboradas con cartn cido se utiliza algn tipo de barrera
para evitar la migracin de la acidez por contacto:
142
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Los usuarios son aquellos que acceden de forma regular o espordica a las instalaciones
para hacer uso de sus servicios y pueden ser investigadores o visitantes. Estas personas
estn sujetas a horarios definidos y ubicados en espacios ya delimitados, por lo que se
exponen a ciertos riesgos muy fciles de identificar. Su condicin de ocupante espordico
lo vuelve muy susceptible a situaciones de emergencia, al no estar familiarizado con los
espacios de las instalaciones lo que aumenta sus posibilidades de riesgo.
De manera, que por un lado debemos identificar los diferentes tipos de personas que
estaran expuestos a una emergencia institucional, pero tambin debemos verlos como
posibles causantes de una situacin de emergencia, en especial aquellos que trabajan en
reparacin y mantenimiento, o bien en descarga de combustibles, traslado de materiales
y retirada de desechos.
145
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Puede ser difcil determinar cules documentos son vitales para una institucin en caso de
una emergencia o desastre. La valoracin de documentos para determinar si son vitales
implica conocimiento de las actividades de la institucin, los documentos necesarios para
llevar a cabo dichas actividades y el ciclo de vida de los documentos. A continuacin se
incluyen algunas directrices para determinar cules documentos son vitales y cules no
lo son:
Slo la institucin puede determinar cules documentos son vitales. No existe una lista
universal de documentos aplicables a todas las instituciones.
Para determinar cules documentos son vitales deben definirse claramente, los roles y
responsabilidades de la institucin.
Todos los responsables de la informacin en una institucin deben intervenir en la
determinacin de cules documentos son vitales. El administrador de documentos, el
bibliotecario, el administrador de documentos electrnicos y el planificador de emergencia
o la persona encargada de seguridad, deben trabajar en estrecha colaboracin con los
usuarios de la informacin para determinar cules documentos son vitales.
La seleccin de documentos vitales tambin debe tener en cuenta la garanta de los
derechos legales de propiedad y la continuidad de los programas y servicios de las
instituciones.
Los criterios para la seleccin de documentos vitales deben establecerse desde el
principio. Es necesario considerar qu informacin es absolutamente necesaria para
mantener las actividades de la organizacin o reconstruir la institucin despus que
ocurra un desastre.
Algunos documentos vitales continan cambiando, tales como bases de datos, documentos
de registro etctera. Estos documentos activos deben mantenerse al corriente. Si no, los
documentos de salvaguarda sern de poca utilidad en caso de un desastre o emergencia.
Parte de un programa para administrar documentos vitales debe comprender la
permanente actualizacin de los documentos mencionados.
Es importante tambin eliminar documentos que han sido sustituidos o ya no son
aplicables, de acuerdo con el programa de disposicin, para conservar el programa de
documentos vitales actualizados. La naturaleza decisiva de cualquier documento puede
cambiar mientras el trabajo cambia dentro de la institucin.
Los documentos vitales deben mantenerse en un lugar seguro. Lo ideal sera que el sitio
para guardar documentos vitales estuviera geogrficamente separado de las oficinas de la
institucin, en caso de que el edificio y la comunidad cercana fuera destruido o quedara
inaccesible por un tiempo. Los documentos deben ser completos, concisos, claros y
fciles de entender.
Si se necesitan instrucciones para recuperar o utilizar los documentos (especialmente en
el caso de documentos que no estn en papel), esas instrucciones deben incluirse.
147
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Algunos documentos en poder de una institucin pueden ser solicitados por otras
instituciones como parte de sus planes de recuperacin. Por ejemplo, gobiernos nacionales
pueden conservar documentos que los gobiernos estatales necesitan consultar en caso
de un estado de emergencia. Es importante identificar documentos que necesitan otros
organismos y asegurar que estn salvaguardados como parte de un programa para
documentos vitales.
De igual manera, es necesario identificar cualquier documento guardado por otros
organismos que su institucin necesita en caso de emergencia. Si usted es el gobierno
estatal, querr trabajar en estrecha colaboracin con el gobierno nacional para garantizar
la proteccin de documentos de inters nacional importantes para su estado.
Es necesario verificar que los documentos vitales ya no estn resguardados por otra
institucin y que los duplicados son vitales para la institucin que los resguarda. Si se
determina qu documentos compartidos o duplicados son vitales para otra institucin,
sta debe identificar y guardarlos y protegerlos adecuadamente como parte de su
programa de documentos vitales. Considere, por ejemplo, documentos de actividades
conjuntas Estado nacin.
Es importante considerar las tecnologas utilizadas para crear documentos. Por ejemplo,
si algunos documentos estn en formato electrnico solamente, puede ser necesario
conservar copias impresas, ya que la tecnologa necesaria para utilizar los documentos
puede destruirse en una emergencia. Los sistemas de energa o servicios pueden no
estar disponibles, por ejemplo. El papel es el nico medio de registro que es totalmente
independiente de la tecnologa.
e Qu es un documento vital?
Como se indic, un documento vital debe definirlo la institucin que lo cre. El
departamento de personal puede considerar vitales los documentos de sus empleados;
todos los datos importantes acerca de cada empleado se guardan en una oficina central.
Por otra parte, el departamento de nmina puede conservar copias de los documentos
del personal; estos documentos pueden no ser vitales para el departamento de nmina,
puesto que son slo copias de referencia y podran ser sustituidas por originales del
departamento del personal mientras los documentos del personal no se hayan perdido
o daado!.
Un archivo puede considerar vitales sus registros de entrada, porque son evidencia primaria
de lo que ha recibido la institucin. El archivo de concentracin puede conservar copias
de los mismos registros; porque estos no son originales no pueden ser considerados
vitales. Adems, pueden en realidad ser solamente copias de seguridad lo que las hace
an ms valiosas que los originales!
En general, puede decirse que los documentos vitales son aquellos documentos que
apoyan las funciones sustantivos de la institucin. Un programa para administracin
148
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
f Categoras de documentos
No todos los documentos en una institucin son vitales. Es posible agrupar todos los
documentos en una institucin en tres categoras: con valor cientfico cultural, con
vigencia administrativa y en etapa de gestin o trmite. A continuacin se detallan cada
uno de estos;
Documentos con valor cientfico cultural: aquellos documentos que sirvan como testimonio
y reflejen el desarrollo de la realidad institucional. Estos apoyan las funciones de la
institucin, sin ellos sta no puede sobrevivir. Ellos son:
absolutamente cruciales para las operaciones de cualquier institucin.
necesarios para proteger los derechos de individuos o de la Institucin, y
absolutamente confiables para la reconstruccin de la institucin en caso de
interrupcin o suspensin de servicios.
legislacin de apoyo para las actividades de la institucin o por la cual sta se
estableci
permisos y franquicias
expedientes de impuestos
planes de rescate y recursos
memorndums de relaciones con otras instituciones y niveles de gobierno
copias de ubicaciones y cantidades de existencias de artculos o materiales
necesarios para restaurar servicios bsicos para el pblico
derechos de autor y patentes
contratos
leyes y reglamentos
documentos vitales para el orden pblico, seguridad y salud pblica
listas de personal clave con formacin especializada, datos de investigacin y
tcnicos
informacin acerca de documentos tales como acuerdos
rutas de evacuacin
149
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Documentos en la etapa de gestin o tramite: son aquellos que responden a una actividad
administrativa inconclusa. Su perdida simboliza un retrazo a la gestin administrativa pero
la institucin posee la informacin primaria para volver a generar un documento similar
o con caractersticas similares.
Una vez que la institucin ha identificado al personal de alto nivel para participar en la
elaboracin de un programa de documentos vitales, y ha considerado cules documentos
son vitales y cules no, el siguiente paso es establecer por escrito un plan de administracin
de documentos vitales y ponerlo en prctica como parte de un programa operativo.
Estos pasos implcitos en un plan escrito incluyen:
identificar posibles emergencias o desastres (amenazas) y su impacto en la
institucin
elaborar un plan por escrito
tomar medidas para proteger materiales y evitar desastres
elaborar un plan de recuperacin.
Para el diagnstico del estado de conservacin de los documentos con valor cientfico
cultural se propone el siguiente formulario:
niveles de resistencia y solidez con que se haya diseado y construido la estructura y que
deber ser reforzada en caso de que resulte insuficiente. Los cimientos tambin deben
tener especial cuidado al ser la base constructiva de la estructura y la que le confiere
estabilidad frente a terremotos, reasentamientos del terreno o inundaciones.
c) Paredes y techos le confieren a la estructura un elemento de separacin, en horizontal y
vertical con respecto al exterior. Su funcin es la proteccin por ello no es recomendable
el uso de vidrio, por el ingreso excesivo de luz y calor y su vulnerabilidad frente a desastres
naturales o humanos. Los techos deben ser de dos aguas de manera que no permita que el
agua se estanque con el fin de evitar la proliferacin de goteras o la filtracin de humedad
acompaado de agentes contaminantes. Las paredes exteriores construidas con piezas
ptreas estn expuestas a la degradacin fsica y qumica conocida como mal de las
piedras, que pueden requerir proteccin preventiva y tratamiento de consolidacin. Un
aislamiento deficiente puede provocar la aparicin de bolsas de humedad por filtracin
o por capilaridad, por lo que debern extremarse las precauciones en suelos arcillosos o
en edificaciones construidas sobre capas freticas.
d) Es recomendable que un edificio de este tipo, cuente con espacios amplios,
considerndose siempre la posibilidad de crecimiento, al menos por un plazo de 50
aos.
e) Las reas destinadas a la preservacin y fumigacin tienen que estar en la planta baja
del edificio, en lugar muy aireado cercano al recinto donde se reciben los documentos,
para que despus de recibido puedan pasar a revisin y desinfeccin, si es del caso, antes
de ser guardados en los depsitos.
f) Tambin se debe prestar especial cuidado a la existencia de falsos techos o cielos rasos
que compartan espacios ocultos en los que la dificultad del acceso y del mantenimiento
facilita la acumulacin de polvo o plagas, propiciando la aparicin de averas en las
instalaciones elctricas y las conducciones de agua o aire acondicionado.
152
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
R=PxI
Donde:
Escala de probabilidad
De cada riesgo a evaluar se dispondr de una estadstica propia o ajena (real o estimada)
de la frecuencia con que se han producido accidentes de dicho riesgo y el plazo de
tiempo que transcurre para que se d un accidente, que ha de ser incorporado en la
escala siguiente, de la que se obtiene el coeficiente de valoracin correspondiente.
87 Tomado del Manual de planificacin y preservacin de desastres en archivos y bibliotecas. 2000. Pgs. 50-52.
153
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Baja De 10 a 50 aos 5
Media De 1 a 10 aos 7
Alta De 1 a 12 meses 9
Escala de intensidad
Igualmente, de cada riesgo a evaluar se deber disponer de datos estadsticos propios o
ajenos (reales o estimados) del valor promedio de los daos personales o materiales que
han producido las acciones de dicho riesgo, que se comparar con la escala siguiente, de
la que se deriva el coeficiente de valoracin correspondiente:
154
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
a Incendios
El incendio es el factor de deterioro ms daino que puede afectar a un archivo. La
proliferacin de llamas, la generacin de humo txico y el derrumbamiento de estructuras
constructivas pueden causar vctimas humanas, por lo que deben ser consideradas
situaciones de alto riesgo para las personas y la documentacin que custodiamos.
La prevencin de incendios se inicia con el control de los factores de riesgo: diseo del
edificio, zonas de seguridad para guardar materiales combustibles y zonas especficas
para fumado. En un edificio acondicionado o diseado para archivos y bibliotecas no se
deben utilizar cortinas ni alfombras, por el polvo que acumulan y por ser combustibles.
Los cables que llevan la energa elctrica deben ser instalados en conductos resistentes
al fuego, a la humedad y al ataque de insectos y roedores.
Los equipos que requieren de generadores de alta tensin: planta elctrica, bomba de agua,
tanques de agua caliente, hornos, etc., adems de tener un mantenimiento regular deben
instalarse en lugares adecuados, con extintores y no se permitir que los materiales
combustibles se encuentren cercanos a estos equipos.
Conforme con sus caractersticas, el edificio deber contar con escaleras de emergencia:
internas y externas, alarmas sonoras y luminosas, as como un sistema integral de
sealizacin.
Es recomendable la instalacin de un sistema de deteccin de incendios, que funcione las
24 horas del da, adems se debe contar con sistemas de extincin o extintores manuales,
los que pueden cargarse, dependiendo del uso que se les pueda dar con: polvo qumico,
gas carbnico (CO2) y agua presurizada as como con un sistema fijo de hidrantes, tanto
interno como externo.
Un sistema que es muy recomendado para su uso en bibliotecas y archivos son los
rociadores de funcionamiento automtico. (sprinklers)
b Inundaciones
En los edificios destinados a archivos debe evitarse el paso de conductos de alta presin
hidrulica, as como tuberas de desage de aguas pluviales y de drenaje.
155
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Como medida de prevencin, los techos y canoas deben limpiarse peridicamente, para
evitar obstrucciones. Las ventanas y los tragaluces deben estar sellados perfectamente,
para evitar el ingreso de agua
son eficientes insecticidas y pueden ser colocadas en el exterior del local con el fin de
repeler el ingreso de dichos insectos.
Tambin se pueden colgar bolsitas con hierbas secas en estantes y dentro de depsitos
para que acten como perfumadores y repelentes contra plagas. Por ejemplo hojas de
lavanda, laurel, ruda, alcanfor y romero se pueden reducir a polvo con un mortero o una
licuadora. Todas ellas tienen cualidades insecticidas y su accin es superior a las bolitas
comerciales que se venden contra la polilla.88
Existen diferentes medidas que no resultan onerosas y que evitan el ingreso de insectos,
roedores y el desarrollo de microorganismos, de las que sealaremos algunas:
Colocar trampas o cartones engomados para insectos en aquellos lugares en donde
puedan desarrollarse, alimentarse o reproducirse para que queden all atrapados
cuando se movilicen.
Usar tiras de resina insecticida en espacios cerrados(armarios, bvedas, cajas
fuertes y pequeos depsitos). La proporcin normal es de una tira por cada 28
metros cbicos de espacio.
Aplicar pulverizaciones de insecticidas lquidos residuales en los permetros de los
depsitos y en la parte inferior de las estanteras.
Suprimir la humedad excesiva, reparando fugas en caeras, ventilando los cuartos
de aseo, etc.
Proteger con un tamiz o cedazo fino todas las entradas para evitar el ingreso al
edificio de insectos.
No permitir adornos de flores secas, pues a menudo introducen huevos y larvas
en el local.
Suprimir los nidos de palomas que haya en el edificio, porque algunas veces insectos
que se encuentran en los nidos, pueden ingresar a los lugares donde se encuentra
el acervo.
Se pueden utilizar en el rea de depsitos ventiladores para mantener aireado el
ambiente y secos los documentos y/o libros. Esto ayuda a la ausencia de plagas. Es
importante mantener la humedad relativa entre un 50 y un 60%.
Emplear cebos para insectos, como el usado para combatir cucarachas (Baygon 2%)
y aplicarlo en lugares apartados del interior de los repositorios (salvado mezclado
con melaza y un 2% de Baygon).
Instalar faldones de hule en las puertas exteriores para evitar el ingreso de
cucarachas.
Colocar pantallas antiinsectos de fibra de vidrio en las aberturas al nivel de stanos
y pisos que lleven a los desages.
Disminuir la humedad de los materiales y la habitacin para evitar que el moho
prolifere. Humedad relativa entre un 50 y 60% y temperaturas entre 20 y 22C
contribuirn a disminuir las poblaciones de insectos, entre ellos los piojos de los
libros.
88 S. Garland. Gran libro de las hierbas y las especias. 1989. Pg.: 222
157
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
160
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
90 Archivo Nacional de Costa Rica. Informe presentado a la jefatura del Departamento de Conservacin, con fecha
de 19 de diciembre del 2002, sobre el estado de conservacin del censo de 1927 y de la coleccin de mapas y
planos.
162
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
165
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
166
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
los elementos dainos presentes en otras fotografas. Las impresiones fotogrficas y los
negativos no deben estar en contacto el uno con el otro entre un mismo sobre.
169
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
b.7 Climatizacin
El rea de depsito deber estar climatizada, el equipo debe funcionar en forma
permanente, con el objeto de mantener las condiciones de humedad y temperatura
adecuadas y evitar variaciones pronunciadas.
Se recomienda para la conservacin de una coleccin de fotografas y negativos en
blanco y negro una temperatura por debajo de los 21C, prefirindose 16 con 2
C de variacin hacia arriba o hacia abajo en 24 horas.
La humedad relativa entre un 30% y 50%, prefirindose un 40%, con variaciones
de un 2% hacia arriba o hacia abajo, en 24 horas.
Para los materiales a colores, las recomendaciones internacionalmente son:
temperatura inferior a los 2C y 30% de humedad relativa.A pesar de los parmetros
recomendados, estos materiales pueden conservarse con las condiciones
recomendadas para los materiales en blanco y negro.
170
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
tiene sus limitaciones y costos. Hay que estudiarlo bien, sobre todo cuando se trata de
gestin y conservacin de documentos con valor cientfico cultural.
Pese a todo esto, existe un consenso con respecto de que el acceso a las innovaciones
tecnolgicas, principalmente las Tecnologas de la Informacin de las Telecomunicaciones
llamas por sus siglas TICs, constituye un elemento fundamental para el mejoramiento de
la productividad, el crecimiento econmico, la gestin documental y los estndares de
vida de cualquier sociedad.
Como se ha mencionado en la unidad II, los llamados nuevos soportes generados a
partir de los TICs son producto de la comercializacin y no responde a necesidades
de conservacin a largo plazo, aunque s da grandes facilidades para el manejo, rescate
y difusin de la informacin. Las medidas para su conservacin son hoy en da fuente
de discusin y no se ha llegado a un acuerdo, pero si es seguro que su estabilidad en el
tiempo es muy relativa.
En noviembre del 2004, la Junta Administrativa del Archivo Nacional de Costa Rica public
en la Gaceta N 221 la Directriz con las Regulaciones Tcnicas sobre la Administracin
de los Documentos Producidos por Medios Automticos, en que se da los lineamientos
que transcribimos a continuacin:
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
I.6 Realizar la seleccin de los documentos electrnicos para determinar cules se van a
conservar de acuerdo con los plazos establecidos en las Tablas de Plazos de Conservacin
Documental.
I.7 Conservar los metadatos (Datos sobre los datos.Atributos de objetos de informacin
que les otorga significado, contexto y organizacin) de los documentos durante su ciclo
de vida.
I.8 Mantener un programa de formacin continua en materia de gestin documental.
I.9 Poseer manuales de procedimientos por escrito que aseguren:
El control de la concepcin, produccin, mantenimiento, utilizacin y conservacin de los
documentos producidos por medios automticos, de manera que se pueda garantizar su
autenticidad, integridad y confiabilidad.
La delimitacin de los dominios de trabajo tanto a nivel general como individual y colectivo
dentro del sistema de informacin.
Las modalidades de transmisin de los documentos tanto internas como externas.
El modo de interconexin de los documentos producidos por medios automticos y
textuales.
Las modalidades de autenticacin, de duplicacin, de seguimiento de recuperacin y de
verificacin de los documentos.
173
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
II.7 Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por
medios automticos en depsitos situados en diferentes reas geogrficas.
II.8 Tener cuidado especial en las labores de consulta, recuperacin de documentos
producidos por medios automticos y en la manipulacin de sus soportes para garantizar
su integridad y su conservacin.
II.9 Disponer de un programa de revisin y limpieza frecuente de estos soportes, con el
objeto de minimizar el riesgo de daos por su uso constante.
III.8 Cada Institucin debe tener los procedimientos y controles que garanticen que
el almacenamiento y acceso de la informacin, nicamente lo realicen los usuarios
autorizados, dependiendo de su perfil, y dejando la respectiva constancia en la Bitcora
de la Base de Datos o del Sistema.
III.9 Establecer controles en el diseo, desarrollo y mantenimiento de sistemas
automatizados, de una manera eficaz y eficiente, para garantizar que el almacenamiento
y el acceso corresponda al perfil de cada usuario.
III.10 Establecer los mecanismos de seguridad para la transmisin y recepcin de
informacin con el fin de garantizar su privacidad, confidencialidad y privacidad.
III.11 Todos los sistemas deben contemplar una bitcora que permita el registro de
cada transaccin realizada, en el cual se deje constancia electrnica (pista). Los archivos
o tablas donde se almacene esta informacin deben estar encriptados y ser de acceso
restringido.
III.12 Poseer instalaciones fsicas seguras con un acceso restringido en los lugares de
generacin de documentos con formato electrnico.
III.13 Desarrollar una poltica de actualizacin de conocimientos informticos y
archivsticos a los funcionarios de la Institucin correspondiente, de manera constante,
garantizando el buen uso de los equipos y programas informticos en la gestin
documental.
III.14 Se debe prever una poltica presupuestaria continua para desarrollar programas
informticos y mantener una constante actualizacin de los equipos que dan soporte a
los diferentes departamentos en la generacin documental. De igual manera, contar con
un presupuesto especfico para la generacin de respaldos y la garanta de permanencia
de la informacin.
III.15 Realizar auditorias informticas con el objetivo de verificar el cumplimiento de los
procedimientos, estndares, disposiciones legales vigentes y utilizacin de recursos.
III.16 Contar con especificaciones tcnicas de los programas computacionales de la
institucin, las cuales se deben ajustar a sus modelos. Deben contemplar por los menos
los siguientes aspectos: modelo conceptual, modelo fsico, diccionario de datos, lenguaje de
programacin y versin utilizada , cdigos fuente actualizados y manuales de usuarios.
A manera de complemento a esta directriz, se deben tomar en cuenta que estos soportes
pueden sufrir daos producto de las agresiones accidentales y del envejecimiento, las
cuales se clasifican en cuatro categoras:
Degradaciones qumicas; inestabilidad de ciertos componente del disco.
Degradaciones mecnicas; alabeo del disco, deslaminacin de la capa de inscripcin,
que puede atacar a la capa reflectante; deslaminacin del barniz protector; aumento
de araazos y micro craquelaciones; oxidacin y corrosin de la capa reflectante;
175
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
destruccin fsica total del disco provocado por las fluctuaciones trmicas y las
condiciones climticas extremas.
Degradacin de las propiedades pticas; perdida de transparencia; coloracin
(amarillamiento); perdida de reflectividad.
Degradacin de las propiedades elctricas durante la lectura: aumento de los
niveles de ruido elctrico, prdida del nivel seal/ruido; aumento del tiempo de
acceso a la informacin; perdida de informacin.
Podemos consignar que un buen sistema antivirus debe estar compuesto por un programa
detector de virus -que siempre est residente en memoria- y un programa que verifique
la integridad de los sectores crticos del disco rgido y sus archivos ejecutables. Existen
productos antivirus que cubren los dos aspectos, o bien pueden combinarse productos
diferentes configurados de forma que no se produzcan conflictos entre ellos.
177
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
De todas maneras, existe una forma de actualizar la tcnica de scanning. La misma consiste
en incorporarle al antivirus un archivo conteniendo cadenas de caracteres ASCII que
sean trozos de cdigo (strings) significativos del sector vital de cada nuevo virus que
todava no est incorporado en la base de datos del programa.
De todas formas, esta solucin ser parcial: la nueva cadena introducida slo identificar
al virus, pero no ser capaz de erradicarlo.
Es muy importante que los strings que se vayan a incorporar al antivirus provengan
de una fuente confiable ya que, de lo contrario, pueden producirse falsas alarmas o ser
ineficaces.
Las causas principales de desastre pueden ser naturales como: huracanes, inundaciones,
infestacin biolgica, terremotos, etc. y los provocados por el hombre como: actos de
terrorismo, de guerra, inundaciones por ruptura de tuberas explosiones, incendios,
deficiencias de la estructura del edificio, etc.
Aunque no se pueden evitar los desastres naturales, s se pueden adoptar ciertas medidas
que permitan eliminar o disminuir los riesgos.
Se recomienda que el plan para enfrentar los desastres debe contemplar las siguientes
fases:
Prevencin
Preparacin
Respuesta
Recuperacin
1 fase- Prevencin
De las cuatro fases sta es la mejor proteccin contra un desastre provocado por el
hombre o natural y est referida a identificar y minimizar los riesgos que puedan haber
en edificios, equipo e instalaciones. Para ello es importante tomar en cuenta:
Realizar una inspeccin a todo el edificio y modificar los factores de riesgo .
Establecer medidas rutinarias de mantenimiento y vigilancia de las instalaciones
para soportar desastres.
Instalar sistemas automticos de deteccin y extincin de incendios y mantener
un buen programa de prevencin de los mismos.
Instalar alarmas sensibles al agua.
Garantizar la seguridad de los documentos cuando stos se exhiban.
Poseer un seguro global para la institucin y su contenido que incluya el costo del
salvamento, reencuadernacin y restauracin de los materiales as como su posible
reemplazo.
2 fase- Preparacin
Esta fase est dirigida a mantener al da todas las lneas de accin en contra de cualquier
caso de emergencia. En esta fase del plan se debe:
Desarrollar por escrito el plan, mantenerlo al da y probarlo.
Nombrar una persona responsable, sta debe tener la autoridad suficiente para que
sus rdenes sean respetadas por todos los funcionarios y personal colaborador, en
el caso de una emergencia.
Reunir los suministros y equipos requeridos en un desastre.
Establecer un grupo interno y capacitarlo en tcnicas de respuesta a desastres.
Identificar y sealizar el material de acuerdo con su importancia, para su salvamento
prioritario.
Preparar y mantener al da los planos del edificio con la ubicacin de interruptores
de la electricidad y vlvulas.
Inventario de lo que se tiene, con prioridad para su rescate sealadas en los
planos.
Lista de nombres, nmeros de telfonos, y direcciones del personal responsable en
el caso de una emergencia.
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
3 fase- Respuesta
Esta fase corresponde al momento de presentarse la emergencia y debemos actuar:
Seguir el procedimiento establecidos para dar la voz de alarma, de evacuacin y
garantizar la seguridad del lugar del desastre.
Localizar al responsable del equipo, para que inicie las operaciones de salvamento
con la ayuda del personal destinado para ese efecto.
Cuando se pueda ingresar de nuevo al lugar del desastre, hacer una evaluacin de
los daos y de los suministros y servicios que se requieren.
Estabilizar el ambiente para evitar el desarrollo de microorganismos
Tomar fotografas de los daos para reclamos a la casa aseguradora
Establecer un espacio fsico para registro y empacado de materiales que requieran
refrigeracin y trasladarlos con la mayor brevedad y otro para secado de aquel
material que est levemente mojado.
4 fase- Recuperacin:
Esto se refiere a "volver a la normalidad" y debemos:
Acondicionar para su uso las reas y materiales daados
Establecer prioridades para los trabajos de restauracin y de ser posible buscar la
asesora de un conservador y obtener costos estimados.
Separar lo que es vlido para conservar, remplazar o reencuadernar aquello que
no requiera un tratamiento especial.
Localizar a los aseguradores.
Limpiar y rehabilitar el sitio del desastre.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
ESQUEMA DE TRABAJO
PARA UN PLAN DE CONSERVACIN PREVENTIVA
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
e. Prevencin y Preparacin: Son las recomendaciones que se deben aplicar para evitar o
minimizar los riesgos identificados.
f. Respuesta: Se desarrolla un protocolo de trabajo en caso de que el desastre o riesgo
se manifieste, se detallan las personas encargadas de coordinar la accin, los suministros
y equipo que requiere, personas que van a colaborar, lugar adonde evacuaremos la
documentacin, etc.
g. Recuperacin: Consiste en la estabilizacin del rea daada y su documentacin.
Evaluacin del plan y modificacin de fallas.
h. Anexos:
Directorio telefnico
Fotocopia de los planos del rea
Fotografas
Copias de plizas de seguro
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
UNIDAD VIII
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
8.1 Introduccin
El implementar programas de restauracin de documentos o de fondos documentales es
producto del mal manejo o custodia por parte del ente productor o bien de la institucin
encargada de su conservacin ya sea temporal o permanente. El no planificar y poner en
prctica un plan de conservacin preventiva puede llevar al deterioro fsico y qumico de
los fondos documentales generando prdidas de soporte e informacin irremplazables
para la administracin y la cultura.
El conservador tiene como meta impedir que los documentos y fondos sufran algn
tipo de dao, a travs de la planificacin y el debido almacenamiento de estos bajo las
condiciones adecuadas.
Si lo anterior no se cumple, entra en escena el restaurador cuyo objetivo es contrarrestar
el deterioro causado por diversos agentes y devolverle al documento su apariencia
original. De manera que el restaurador trabaja bajo principios y lineamientos bsicos de
los cuales no debe apartarse, pero un buen restaurador debe saber siempre poner en
juego la tcnica y su habilidad para adaptarse a nuevos problemas.
En sus orgenes la restauracin estuvo basada en una labor de artesana pura, hoy en da el
trabajo es una colaboracin entre el cientfico y el tcnico lo cual hace que cada material
utilizado, cada proceso a seguir, sea objeto de un exhaustivo estudio que garantice en lo
posible la durabilidad de la propia pieza tratada.
Paralelamente al trabajo de restauracin, se debe desarrollar el plan de conservacin
preventiva como una labor de control y garanta contra agentes de deterioro y para
asegurar la buena conservacin de la pieza, lo cual contribuya a que en un futuro, los
distintos factores de degradacin afecten lo menos posible al material restaurado.
El ingreso de un documento en un rea de restauracin implica la existencia de algn
deterioro fsico o qumico el cual atenta contra su permanencia a travs del tiempo. Con el
fin de frenar su deterioro y prdida de soporte e informacin los restauradores emplean
una metodologa de trabajo que junto al equipo tcnico necesario buscan reintegrar el
soporte perdido y devolver al documento la apariencia que originalmente tena.
De esta manera al ser enviada una obra o documento daado al rea de restauracin,
debe previamente pasar por una serie de etapas de control y anlisis.
El primer paso al ingresar un documento es registrarlo en un Control de Ingreso y Salida
de Documentos en donde se anota su procedencia, serie o fondo documental, nmero,
total de folios, una breve descripcin, fecha de ingreso al rea y el estado de deterioro
que presenta.
El registro tambin incluye quien restaura el documento, fechas de inicio y finalizacin,
que folios fueron restaurados, el tipo de costura y encuadernacin empleado y una breve
descripcin del procedimiento realizado.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Una vez concluido este lavado, el documento se enjuaga en agua tibia para eliminar los
restos de suciedad y jabn. Seguidamente se sumergen en un segundo bao de hidrxido
de calcio.
Como se indico anteriormente, al documento se le midi su pH, que nos determin
el grado de acidez o alcalinidad que posee. El sumergirlo en el hidrxido permitir
neutralizar su pH en 7 y adems rellenar el espacio entre las fibras con calcio dando ms
fortaleza al soporte.
La duracin de este bao tambin queda sujeta al criterio del restaurador y una vez
finalizada se debe tomar una segunda muestra para comprobar que el documento a sido
debidamente neutralizado.
Segn Pilar vila93, el lavado hdrico es aquel procedimiento que pretende dejar el papel tan
blanco como cuando sali de la papelera, con una buena neutralizacin y desacidificacin.
Esta operacin la resume en los siguientes pasos:
1. Remojo. Se realiza en agua dentro de una charola que sea mas grande que el
documento y en unos 3 litros de agua. En ella se introducen las hojas, de una en
una, hasta no pasar de un mximo de 15, dejndolas en remojo alrededor de 10
minutos.
2. Lavado y blanqueado. Previamente y en un recipiente aparte se mezclan 3 litros
de agua con 300 gramos de hipoclorito de calcio dejndolo reposar por un
espacio de tres horas. Una vez listo, se toma otra charola se preparan 3 litros de
agua con 300 mililitros de la solucin anterior y se van introduciendo las hojas
de una en una y por un tiempo no mayor de los 15 minutos. El estado de cada
hoja indicar la cantidad de tiempo que debe permanecer sumergido en esta
solucin.
3. Enjuague. En la misma charola en donde se realiz el lavado se escurre y se
introduce en ella agua natural. La operacin se repite unas 3 veces.
4. Neutralizacin. En otro charola se preparan 3 litros de agua a la que se agrega
30 gramos de sulfito de sodio, grado fotogrfico. El bloque de documentos que
acabamos de enjuagar se toma y se introduce por un espacio de tiempo de 10
minutos.
5. Enjuague. Se repite el procedimiento del paso 3.
6. Desacidificacin. En otra charola agregamos 3 litros de agua y lo mezclamos con
60 gramos de bicarbonato de sodio, a esta solucin sumergimos el bloque de
documentos que acabamos de neutralizar por un espacio de 10 minutos.
7. Enjuague. Se repite el procedimiento del paso 3.
8. Secado. De la charola de enjuague, an dentro del agua, se toma por una esquina,
una a una cada hoja de papel y se saca, sostenindola por 10 segundos para su
escurrido. Luego se deposita sobre un secador o en su ausencia sobre papel
filtro hasta que se seque, procurando dejarla lo ms extendida posible.
190
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
la informacin este solo en una cara se puede utilizar papeles ms gruesos como copia
o letter.
Las reparaciones locales buscan unir las rasgaduras y grietas que presente el documento.
Todas estas reparaciones se deben efectuar utilizando encolantes especiales; el ms
utilizado es el almidn de trigo.
Una vez concluida la restauracin se procede a re-encolar el documento con el fin de
restituirle el apresto perdido. Para este fin se utiliza carboximetil celulosa que presenta
la ventaja de ser absorbida por la fibra del papel sin formar capas sobre la superficie del
documento.
La restauracin mecnica es la otra tcnica utilizada por los restauradores al tratar los
documentos. El principio es el mismo que se aplica en la restauracin manual, presentando
la gran ventaja de ser realizado por una maquina injertadora quien efecta todo el
procedimiento en muy corto tiempo.
Esta mquina funciona con base en dos tanques de agua, en medio de los cuales se coloca
un bastidor en donde reposa el documento a injertar. En el primer tanque, que esta en la
parte superior, se disuelve la fibra de pulpa en el agua y por gravedad hacemos que pase al
segundo tanque atravesando el bastidor de manera que el agua contine su camino pero
las fibras de pulpa queden atrapadas en el bastidor rellenando las reas faltantes.
Una vez que el documento ha sido injertado se retira del bastidor y se prensa con papel
secante o franelas con el fin de que absorban el exceso de humedad que presenta el
documento. Posteriormente se le aplica una capa de carboximetil celulosa para que el
injerto y el documento queden bien adheridos y darle as firmeza.
El documento se deja prensando y secando, procedimiento que dura alrededor de unas
veinticuatro horas. Al cabo de este tiempo si el documento todava presenta humedad
se vuelve a prensar entre papel secante para que termine de absorber el exceso de
humedad.
Cuando el proceso de restauracin ha finalizado, tras aplicar cualquiera de estas dos
tcnicas, o ambas inclusive, se vuelve a dar el orden original al documento para iniciar
su costura y encuadernacin. Una vez encuadernado se procede a registrar su salida
completando la ficha clnica y registrando en el libro de ingresos y salidas su envo al lugar
de procedencia.
191
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Practica
Paso N 1
Eliminacin de cinta adhesiva.
Algunas personas cuando se enfrentan a una rasgadura o rotura de papel, recurren al
remedio de unir con cinta adhesiva. En realidad estas personas no saben el dao que
causan, pues con el paso del tiempo se levanta el plstico de la cinta y deja una mancha
sobre el papel, imposible de eliminar, pues se dice que ni los fabricantes saben cmo
quitarla. El procedimiento para eliminar la cinta es el siguiente:
Aplicar hisopos de algodn impregnados de ter, sobre cinta adhesiva. Verificar si con
ello se quita. Si no es as, probar con alcohol etlico, si an persiste, con gasolina blanca;
sino con agua tibia. La idea es probar diferentes solventes hasta lograr la eliminacin del
plstico, ya que la mancha solamente disminuir su intensidad.
Nota: estos solventes son muy voltiles y txicos, por lo cual deben ser
aplicados en lugares ventilados y con el uso de guantes y mascarilla.
Paso N 2
Restauracin de faltantes
El dao o deterioro en las hojas de papel puede manifestarse de diversas formas. Desde
luego dependiendo del dao se aplicar un determinado tratamiento. A continuacin los
principales daos y su tratamiento:
Injertos de zonas perdidas
Se toma papel y en una mesa de luminiscencia se coloca el papel sobre el rea
faltante del folio.
Con un lpiz, se dibuja la silueta del rea faltante en el papel para injertar.
Con una aguja se puntea la lnea marcada y luego se rasga con los dedos la lnea
punteada, obteniendo la zona faltante del documento.
Se coloca en el documento de manera que calce en el rea faltante y se adhiere
con algn almidn o metil celulosa, teniendo la precaucin de haber colocado
algn aislante que impida que el documento se adhiera a la mesa o algn material.
Despus de colocar el adhesivo este se seca con una esptula elctrica calentada
a 250. En caso de no contar con esptula se coloca un aislante y encima de este
una pesa hasta que seque el encolante.
Reparacin de rasgaduras
Limpia el rea rasgada con un borrador blanco corriente.
Con un pincel N 3 4 coloca almidn de trigo, yuca o arroz en el rea rasgada.
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ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
Se unen las roturas con el adhesivo, se coloca un aislante por ambos lados de la
rotura y se presiona con la plegadera.
Se coloca un aislante y encima de este una pesa hasta que seque el encolante.
8.4 La encuadernacin
La encuadernacin surge paralelamente a la aparicin de los primeros documentos
escritos o grabados durante la antigedad. Las primeras formas de escritura vieron la luz
en Babilonia, utilizando como soporte ladrillos horneados. Estaban numerados en el orden
en que deban ser ledos y se almacenaban en estanteras cuidadosamente catalogadas,
pues cada tablilla llevaba el ttulo de la obra de la cual formaba parte.
A partir del momento en que fue posible escribir sobre algo susceptible de enrollarse
(como la seda, papiro o pergamino ) el problema de verificar el orden de los documentos
y de cmo podran ser protegidos se resolvi mas fcilmente.
Los rollos que trataban de un mismo tema se colocaban juntos y apretados, algunos se
han encontrado dentro de jarras para aislarlos de la accin del tiempo. Los documentos
de mayor valor eran custodiados en recintos especiales como templos, monasterios
o castillos dentro de cofrecillos fabricados en maderas olorosas o bien en cofres de
metales semi-preciosos y decorados.
Los primeros libros, tal y como los conocemos en la actualidad tuvieron su origen en el
antiguo Egipto, en donde se desarroll una nueva tcnica, en lugar de trabajar el habitual
rollo o volumen empezaron a doblar las hojas o papiros en mitades, cortando varias de
estas hojas del mismo tamao para que tuviesen idnticas dimensiones. Se unan entre s
cosindolas de modo que formaran un ladrillo cuadrangular fcil de consultar.
Este ladrillo recibe el nombre de Cdex y es el ancestro del libro moderno. Su origen se
remonta entre los siglos tercero y octavo, gracias a que sus caractersticas funcionales,
en comparacin al rollo, resultaron mas tiles para escribas, funcionarios del gobierno y
principalmente a partir del siglo segundo a los grupos cristianos en ascenso en el norte
de frica.
Para fabricar el Cdex, se utiliz el pergamino dado que el papiro se plegaba con cierta
dificultad. Fue en los monasterios coptos, en los primeros siglos de nuestra era, donde el
arte del libro empez verdaderamente su andadura y donde la tcnica fue inventada, de
hecho el cambio del libro de rollo al pliego engendr el oficio del encuadernador.
La tcnica utilizada por los coptos consista en crear un solo cuadernillo grueso recubierto
de piel, o bien de unir varios cuadernillos cosidos con una o dos agujas para formar una
cadeneta slida. Los lomos son lisos, pues los hilos de costura pasan simplemente por el
fondo de los cuadernillos sin hilo ni nervios de apoyo. Las tapas son de madera o hechas
de papiro pegado con cola. Tiene la dimensin exacta de los cuadernillos as pues, no hay
cejas. Esta tcnica influy en todos los pases de la ribera oriental del mediterrneo y en
la Europa carolingia, prueba de ello es el Evangelio de San Cutuberto en Inglaterra.
193
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Durante la edad media, los libros en Europa eran muy raros y caros. Eran copiados en el
scriptoria de los monasterios y si el cuerpo del volumen estaba hecho por el monje ligator
su encuadernacin era asumida por orfebres y artesanos en metales preciosos o marfil.
A partir del siglo VIII en Fulda, Alemania, se empieza a sustituir la costura copta por la de
nervios dobles o sencillos. Las encuadernaciones de estas obras se caracterizan por tener
lomos planos, la piel no estaba pegado a ellos y todos los volmenes estn provistos de
abrazaderas y correas, pues el pergamino tiene la tendencia a cambiarse e hincharse. Casi
todos los libros tenan cuatro esquinas de metal o cuatro clavos, los bullones y un grueso
clavo central, el ombligo para evitar el deterioro de la cubierta.
Durante el siglo XII se genera una revolucin artstica producto de un auge econmico
lo que facilita que las encuadernaciones se produzcan fuera de los monasterios.De esta
manera a partir de los siglos XIII y XIV los talleres se trasladan a las Universidades donde
una nueva clientela instruida demanda libros mas pequeos, sencillos y econmicos.
El siglo XV da un gran impulso a la utilizacin el papel en la fabricacin de libros y
Gutenberg imprime su primera Biblia utilizando simultneamente papel y pergamino. No
obstante, durante los aos 1450 y 1520, el libro titubear entre copias de manuscritos o
la creacin de un estilo nuevo de libro impreso; las primeras obras impresas son llamadas
incunables.
El siglo XVI, bajo la influencia del Renacimiento, cre un raro equilibrio entre la calidad del
papel, la excelencia de la tipografa, un equilibrio en la disposicin de las pginas, brillantes
en las ilustraciones y belleza en sus encuadernaciones. Para alcanzar estos logros fue
necesario no solamente la intervencin de artistas geniales sino tambin la apertura
hacia nuevos estilos y la eficaz ayuda de mecenas, ya fueran estos reyes o biblifilos.
Con el siglo XVII la edicin de libros alcanza niveles altos y con ella un descenso en la
calidad de las obras. Casi todos los libros se encuadernan en piel de ternera con tono
pardo de mediocre calidad. La mayora de las encuadernaciones estn decoradas de
una manera muy sencilla: un encuadernamiento de tres hilos o una rueda adornada y
en el centro los escudos del propietario o cualquier otro adorno. En este perodo se
introducen los papeles marmoleados y en Holanda se empieza a practicar el marmoleado
sobre las reas refiladas del libro.
El siglo XVIII trae consigo una edad de oro en la fabricacin de libros de gran formato,
realzados por una tipografa muy bella, se ilustran con grabados en talla dulce. Sin
embargo, paralelamente a estas realizaciones muy costosas encontramos una cantidad
siempre muy creciente de ediciones ms sencillas que llevan cubiertas econmicas de
papel jaspeado azul y papel marmoleado.Tambin se usaba la ternera de mediocre calidad
y para disimular sus imperfecciones se pintaba la piel con manchas de que imitaban el
granito o se jaspeaba con una tinta a menudo cida.
Despus de la revolucin francesa y con el impulso mercantil y econmico de la revolucin
industrial se gener un nuevo estilo de libro ms comercial, econmico y sencillo. Si por
194
ESTEBAN CABEZAS BOLAOS
un lado la encuadernacin industrial esta en una fase muy creativa y produce esas bellas
encuadernaciones de editor que admiramos hoy en da, por otra parte la encuadernacin
de lujo, despreciando los logros de la ciencia y el progreso, solo sigue trabajando el estilo
antiguo.
En la actualidad y sobre todo en los aos de posguerra (1945) se ha producido cierto
auge en el arte de la encuadernacin que ms concretamente est ilustrado por artistas
como Pierre Lucien Martn, Germaine de Coster-Hlne Dumas, George Leroux y
Renaud Vernier, entre otros.
Este patrn se mantiene a travs de todo el perodo colonial el cual se explica por la
pobreza que caracteriz a la gobernacin y la falta de encuadernadores que trabajaran
este arte. Los maestros encuadernadores fueron muy estimulados gracias al mecenazgo
de las cortes europeas o de familias muy adineradas que financiaban la creacin de
verdaderas encuadernaciones de lujo, lo cual explica su ausencia en Costa Rica.
De esta manera, nos dice Carlos Melndez, Pantalen Grande y su hijo homnimo se
convirtieron en los primeros tipgrafos e impresores costarricenses, llegando incluso a
trabajar en la Imprenta del Estado por muchos aos. Si Flix Velarde saba de tipografa
e imprenta es muy probable que tambin tuviera conocimientos de encuadernacin y
que estos fueran transmitidos a la familia Abarca. Por lo tanto los primeros tipgrafos
costarricenses pudieron ser los primeros encuadernadores profesionales que ejercieron
este arte en nuestro pas.
Por encuadernaciones que han sobrevivido hasta nuestros das, sabemos que Jorge Lines y
su esposa propietarios de la Librera Espaola se dedicaban a la encuadernacin al finalizar
el siglo XIX. Junto a ellos encontramos al impresor Avelino Alsina y al encuadernador
Francisco Zapata que encuadern gran cantidad de los documentos coloniales del Archivo
Nacional en la primera mitad del siglo XX.
Al iniciarse el siglo XX, se imprimi una de las obras mas representativas, La Revista de
Costa Rica en el Siglo XIX, una de las mejores representaciones del arte tipogrfico
y de encuadernacin elaborado en Costa Rica por la Imprenta Nacional y llevado a cabo
bajo la direccin de Avelino Alsina y Juan Jos Feraz.
Pero no todos los libros son valiosos, muchos se han producido comercialmente y en
masa generando miles de copias de una misma obra a travs de los aos. Otros por el
contrario, adquieren un gran valor por su rareza presente en el tipo de soporte, tipo
de impresin, origen, etc. El comit para la Preservacin del Material Bibliogrfico y
197
MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Proceso de restauracin
La encuadernacin es una estructura que debe funcionar y sobre todo, un conjunto que
debe responder a una necesidad precisa; la de abrirse
El encuadernador ensambla los elementos que hacen del libro un objeto que necesariamente
va a deteriorarse ya sea por el uso o por factores de deterioro, por ello el restaurador
debe conocer perfectamente los elementos de confeccin y de funcionamiento en una
encuadernacin.
El conocimiento de los estilos de decoracin permitir al restaurador fechar
aproximadamente una encuadernacin; sus conocimientos sobre la evolucin de las
tcnica y de la estructuras de cosido, de revestimiento y montaje le evitarn cometer
errores de restauracin desde un punto de vista histrico.
De esta manera es importante que observemos con precisin el estado de degradacin
de cada uno de los elementos del libro o documento, y todas las observaciones hechas
se reunirn en un Expediente de Restauracin.
Este expediente tiene inters tcnico a la hora de llevar a cabo un proyecto de restauracin.
Todo taller de restauracin debe confeccionar un informe descriptivo completo a lo largo
de todo el tratamiento que se realiza a una obra, fotografiando cada una de las etapas,
detalles y dems registros de inters antes, durante y al finalizar el proceso.
Para la confeccin de un expediente, ya sea a base de un formulario preestablecido o
simplemente de notas personales, debe tener en cuenta la siguiente informacin:
Informacin bibliogrfica sobre el libro. Se le puede considerar como la tarjeta de
identidad del libro y se registran datos como si la obra es impresa o manuscrita, su autor,
ttulo, editor, ao de publicacin, nmero de pginas, ilustraciones, etc.
Informacin sobre materiales utilizados en la fabricacin del la obra y su encuadernacin.
Se debe detallar si el soporte utilizado es papel, pergamino, si la encuadernacin tiene
tapas de madera, cartn papel, si la cubierta es de tela, cuero, pergamino o papel. La
mayor cantidad de informacin reunida puede ser crucial para futuras investigaciones.
Identificacin del estilo de encuadernacin y de su estructura propia. Describir la
ornamentacin de la encuadernacin y determinar estilo, poca y sobre todo interesa
analizar la tcnica empleada. El restaurador deber conocer bien los estilos ornamentales
de encuadernaciones y de los papeles pintados consultando obras especializadas en esta
materia.
Identificacin de las degradaciones. Para evitar errores graves es aconsejable comprobar
si el libro ha sido ya anteriormente intervenido. Por lo dems, cualquiera que sea el tipo
de encuadernacin, es posible encontrar el mismo tipo y causa de deterioro.
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Se debe cotejar el libro y foliarlo para saber la cantidad total de folios y su orden.
El anlisis de una pieza partiendo de estas recomendaciones no puede ser exhaustivo, pues
cada caso es distinto. No obstante, creemos que puede cubrir la mayora de los problemas
que puedan presentarse. Aquellos otros que no estn expresamente relacionados en l,
siempre encontrarn algn punto de referencia, dentro de algn marco especfico. No
debe subestimarse la importancia de este anlisis que da la pauta a la confeccin de un
expediente descriptivo completo y bsico para un proyecto de restauracin. Una vez
ms se debe insistir en la necesidad de desarrollar la observacin y estudiar con todo
detenimiento el libro o documento, antes de decidir los pasos a seguir.
Introduccin
El archivista en el ejercicio de sus funciones, debe trabajar con carpetas de documentos,
expedientes y otras unidades documentales que podra requerir de una costura, con el
fin de que sus folios sean robados, perdidos o daados.
En esta prctica el estudiante aprender a realizar costuras de preservacin sin adhesivos,
ideales para documentos de archivo.
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4. Enhebra una aguja e inicia la costura siguiendo las indicaciones del profesor en la
pizarra. Tome nota para que no olvide el procedimiento
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MANUAL DE PRESERVACIN PARA ARCHIVOS COSTARRICENSES
Prctica de Encuadernacin
I parte
Paso N 1
Se toma un grupo de hojas en blanco o un documento y se cose, con cualquier de las
costuras vistas en clase.
Paso N 2
Una vez cosido se toman las siguientes medidas:
Largo:
Ancho:
Lomo:
Paso N 3
Tome un flder, el cual se usar como material para las tapas y lo corta de la siguiente
manera
A. Igual medida que el largo del documento
B. Toma la medida del ancho y le resta dos centmetros.
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Paso N 4
Preparacin del papel de encuadernacin.
a. Toma el pliego y lo pone sobre la mesa, si son dos pliegos pequeos debe unirlos,
pegndolos con goma, para formar uno solo.
b. Sobre el pliego empieza a marcar las medidas para hacer los cortes
c. Toma el pliego y sobre el eje horizontal o X a partir de la esquina izquierda marca
las siguientes medidas:
1. 3 cm de solapa
2. el ancho del documento
3. la medida del lomo
4. el ancho del documento
5. 3 cm de solapa
d. sobre la misma esquina izquierda, ubican el eje vertical, o eje Y marcan las siguientes
medidas
6. 3 cm de solapa
7. el largo del documento
8. 3 cm de solapa
e.Y se eliminan las partes sobrantes, marcadas en el croquis con sombra
f. Finalmente se toma una plegadera, se marcan las lneas punteadas, cuidando de no
perforar o rasgar.
II Parte
Repita el proceso anterior utilizando la maqueta de costura de cuadernillo confeccionada
la prctica anterior.
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BIBLIOGRAFA
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