MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO Junta Directiva Colegio de Médicos y Cirujanos de Guatemala Presente. Hemos examinado las cuentas principales de los estados financieros, por los periodos comprendidos del 1 de enero al 31 de diciembre de 2,012 y del 1 de enero al 31 de diciembre del 2013. Como parte del examen, revisamos y comprobamos el sistema de Control Interno de la entidad, con el alcance que consideramos necesario y con el fin de evaluarlo de acuerdo a normas de auditoria generalmente aceptadas. Bajo estas normas, el propésito de dicha evaluacién es el establecer una base para determinar la naturaleza y la extensién de otras pruebas de auditoria necesarias, para expresar una opinién sobre los saldos de las cuentas principales de los Estados Financieros. La finalidad del control interno es mantener una adecuada pero no absoluta proteccién de los actives del Colegio de Médicos y Cirujanos de Guatemala contra pérdidas por utilizacién 0 disposiciones no autorizadas y la confianza de que se han utilizado registros adecuados en el manejo de las cuentas principales que sirven para la preparacién de los Estados Financieros. El concepto de confianza razonable reconoce que el costo de un sistema de control interno no debe exceder los beneficios derivados y también reconoce que la evaluacién de estos factores requiere una adecuada apreciacién y buen juicio de la Gerencia y de la Junta Directiva. Nuestro estudio y evaluacién del sistema de control interno del Colegio de Médicos y Cirujanos de Guatemala llevado a cabo con los propésitos mencionados en el parrafo anterior, no tuvieron como objeto una opinién del sistema de control interno y por consiguiente no necesariamente revela todas las deficiencias en el sistema. Sin embargo, tal estudio y evaluacién revelé las siguientes condiciones que consideramos necesarias hacer de! conocimiento de la Junta Directiva del Colegio.MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO AREA DE BANCOS OBSERVACION No. 01: El total de cuentas bancarias reflejadas en el Balance General del afio 2013 refleja una cantidad de 17 cuentas en los distintos bancos del sistema que trabaja con el Colegio, con saldos positives que ascienden en total a la cantidad de Q. 14,335,374. Se circularizaron a siete bancos del sistema sin referir el numero de cuenta respectivo en cada solicitud. A la fecha del presente informe, no recibimos respuesta de ninguno de los bancos del sistema. La solicitud de informacién a los distintos bancos que operan cuentas del Colegio de Médicos y Cirujanos de Guatemala se envid en forma tardia por parte de la Administracion del Colegio. RECOMENDACION: Solicitar oportunamente la informacién al sistema bancario identificando el numero de cuenta respectivo, esto con el fin de agilizar la pronta respuesta de los bancos del sistema. OBSERVACION No. 02: EI saldo de caja disponible en cuentas bancarias al 31 de diciembre de 2013, que no incluye los fondos embargados en esas cuentas, suma la cantidad de Q14,335,374 el cual consideramos que es un monto muy elevado, ya que representa aproximadamente el 50% del total de ingresos del afio por todos los rubros. Se nos indicé que algunas inversiones que vencieron hacia el final del afio 2013 no fueron reinvertidas por falta de autorizacién de la Junta Directiva, sin embargo el monto de las inversiones a la fecha del presente informe (marzo de 2014) no tiene cambios, por lo que podemos indicar que se estdn dejando de obtener beneficios importantes para el Colegio que es el objetivo principal del procedimiento de inversiones. En relacién al proceso de autorizacién interna de las inversiones, no nos fue proporcionada la documentacién que nos permita observar el cumplimiento de autorizacién y de la participacién de los Departamentos de Contabilidad y Auditoria que se definen en el procedimiento como responsables del proceso.RECOMENDACION: Consideramos que una oportunidad de mejora a esta situacién es que eventualmente la Junta Directiva del Colegio emita una directriz mas especifica con parémetros de inversién que le sirvan a la Administracién para realizar el proceso de inversiones en una forma mas gil y oportuna, es decir que siempre que la inversién cumpla con los parémetros de esa directriz la Administracién podré invertir sin tener que solicitar autorizacién para cada caso. OBSERVACION No. 03 No se nos presentaron las conciliaciones bancarias correspondientes al afio 2012. Para el afio 2013 no se nos presentaron todas las Conciliaciones Bancarias. Recibimos 10 de un total de 17. ‘Aun cuando se nos presentaron algunas conciliaciones de las cuentas bancarias del Colegio las cuales al final del periodo coinciden con los presentados en los estados de cuenta bancarias, proporcionados por los bancos, no pudimos observar el movimiento en las conciliaciones bancarias en su totalidad. Los saldos de las cuentas bancarias no conciliadas, pueden no ser disponibles al final del periodo auditado, los cuales se pueden ver disminuidos 0 aumentados por operaciones pendientes a la fecha indicada, Por ejemplo cheques en circulacién o depésitos en trénsito. RECOMENDACION: La Administracién del Colegio es responsable que las cuentas bancarias sean conciliadas mensualmente entre los saldos de los registros contables los saldos presentados en el reporte_mensual que emiten los bancos del sistema, en los que el Colegio tenga cuentas bancarias registradas. OBSERVACION No. 04: En el mes de octubre del afio 2013, se registro el ajuste de Contabilidad numero AJU-10-19 por nota de debito No. 901 de fecha 29-Ene-2009 por valor de Q. 500,000.00. El soporte del ajuste es copia del estado de cuenta de la fecha indicada y el concepto que aparece en el estado de cuenta es: N/D POR RETENCION JUDICIAL. (Este caso aparece revelado en el informe de Auditoria Forense del Licenciado Josué Alfonso Hernandez Herrera de fecha 05-Dic-2013) A\ solicitar informacién sobre qué informacién se tiene de este caso, se Nos informo por parte de la Contadora que desconoce la razén del ajuste, ya que el mismo no se registraba desde el afio 2009. 3EI registro contable se efectud a la cuenta FONDOS SUJETOS A RESTRICCION Cuentas Bancarias. Por lo escueto de la informaci6n en el estado de cuenta, consideramos que es un EMBARGO JUDICIAL, sin conocer el motivo de dicho embargo. RECOMENDACION: Por ser un caso de tipo legal con un monto de Q. 500,000.00 embargados, es importante que la junta Directiva del Colegio asigne al abogado de! Colegio a que se investigue, ya que a la fecha se desconoce la razén del embargo decretado. OBSERVACION No. 05: Existen cuentas de banco que tienen saldos diferentes en el Balance General y en la Conciliacién Bancaria al 31 de diciembre 2013, por ejemplo: Cuenta Banco BG. Conciliacién Diferencia 000-0115779-1 G&T 1, 383,566 1, 483,215 54,648 3033536848 Banrural 494,146 398,717 95,430 Las diferencias determinadas al efectuar las conciliaciones bancarias deben de analizarse y registrarse en el momento en que se determinan, y que el no hacerlo afecta en sus montos la informacién financiera. RECOMENDACION: EI Contador General del Colegio debe de verificar que los saldos del Balance General y la Conciliacién bancaria deben de coincidir exactamente a la fecha en que se realizan, dejando evidencia de las operaciones en transito que existan a la fecha de la conciliacién. Ul. AREA DE INVERSIONES OBSERVACION NO. 01 El total de fondos invertidos al 31 de diciembre de 2013 se muestran en el Balance General del Colegio de Médicos con la siguiente informacion: Cartera de Inversiones Q 86,746,146 Fondos sujetos a Restriccién Q 12,991,596 Total Q 99,737,742Los Fondos sujetos a Restriccién corresponden a montos embargados por orden judicial y se encuentran en esta situacién de embargo desde hace varios afios. Otra forma de interpretacién del Balance General también muestra una divisién en la cual los fondos invertidos se muestran con el siguiente detalle: Portafolio del Colegio Q 19,960,000 Portafolio del Plan de Prestaciones Timbre Q 79,777,742 Total Q 99,737,742 De estos portafolios, los fondos embargados son: Del Colegio Q 6,760,000 Del Plan de Prestaciones Timbre: Q 6,231,596 Total Q12,991,596 Es importante indicar que al monto de fondos embargados antes indicado, debe sumarse la cantidad de Q1,277,669 que corresponde a otros fondos embargados por orden judicial que se encuentran situados en otras cuentas bancarias a nombre del Colegio, es decir que el total de fondos embargados es de Q 14,269,265 En el documento interno del Colegio con referencia COLMED-CONTA-006, se describe el procedimiento que se debe seguir en las inversiones: Se indican los objetivos, los pasos en el proceso y los departamentos de la organizacién responsables de este procedimiento. El trabajo inicial de Auditoria consistié en revisar que las inversiones efectivamente existen, que son propiedad del Colegio de Médicos y Cirujanos de Guatemala y que fueron contratadas y autorizadas de acuerdo con el procedimiento interno antes indicado. EI resultado de nuestro trabajo a este respecto es el siguiente: Se solicité confirmacién directa de los Bancos de la existencia de estas inversiones, sin embargo a la fecha del presente informe no hemos recibido respuesta, por lo que hemos revisado los documentos de inversiones, estados de cuenta emitidos por el banco, ingresos a caja por ago de interés, todo lo cual nos permite indicar con un alto grado de certeza que las inversiones efectivamente existen y estén a nombre del Colegio de Médicos y Cirujanos de Guatemala.Uno de los objetivos indicados en el procedimiento es “la diversificacién de las inversiones en valores dentro de los bancos del sistema”. Hemos observado que los portafolios de inversién estan constituidos en un 100% en Certificados de Depésito a plazo fijo en bancos locales como sigue: Banco de los Trabajadores Q 51,351,491 51% Banco de Desarrollo Rural Q 36,394,654 36% Banco Industrial Q 5,760,000 6% Banco Agromercantil Q 4,571,815 5% Citibank Guatemala Q 1,659,780 2% Total Q 99,737,742 100% Por lo anterior podemos indicar que el objetivo ha sido satisfecho parcialmente ya que hay fuerte concentracién de los fondos en dos bancos y él instrumento de inversién es el mismo para todos los casos. En relacién a rendimiento de las inversiones, el procedimiento indica que “se deben contratar inversiones a tasas de interés competitivas que redunden en mejores beneficios para el Colegio". Hemos observado en general, que las tasas de interés de las inversiones actuales, son mas altas en comparacién con las tasas de otros bancos y atin en comparacién ‘con las tasas que los mismos bancos en donde estan constituidas las inversiones ofrecen al piblico en general. Podemos indicar que la gestién y contratacién de los portafolios de inversién han cumplido con el objetivo indicado en el procedimiento. OBSERVACION No. 02 EI Balance General y el Estado de Resultados se encuentra dividido en reportes que muestran la situacién financiera y resultados que corresponden al “Colegio” y la situacién financiera y resultados que corresponden al “Plan de Prestaciones Timbre”. Al revisar las inversiones siguiendo la estructura de esta divisién encontramos lo siguiente: A) El portafolio de inversiones del “Colegio” por un monto de Q 19,960,000 no es consistente con el resultado de sus operaciones ya que durante el afio 2013 las inversiones se incrementaron en Q 8,000,000 pero sus resultados de operaciones muestran una ganancia de Q1,695,455. Una explicacién parcial a esta situacién se encuentra al observar que en las cuentas del pasivo existe una cuenta que se denomina “Cuenta por pagar Timbre Médico” que durante el mismo afio 2013 aumenté en 6,050,279 El registro contable de este incremento en la cuenta por 6pagar no contiene suficiente informacién que permita entender la transaccin. B) El portafolio de inversiones del “Plan de Prestaciones Timbre” es por un monto de Q79,777,742 que durante el afio 2013 aumenté en 12,999,999.50. Consideramos que el potencial de crecimiento de estas inversiones era més alto ya que durante el afio tuvo ganancias por un monto de Q 22,623,034 que no incluye el pago de prestaciones que fue suspendido desde octubre del afio 2012. Explicaciones a esta situaci6n se encuentran al observar que en las cuentas del activo existen: I) Una cuenta que se denomina “Cuenta por Cobrar Colegio” que durante el afio 2013 aumentd en Q6,051,546 El registro contable de este incremento en la cuenta por cobrar, no contiene suficiente informacion que permita entender la transaccién. II) El saldo de caja disponible en cuentas bancarias muestra un monto de Q10,726,558 del cual nos ha sido informado que incluye fondos por inversiones que vencieron hacia finales del afio 2013 y que no fueron reinvertidas por falta de autorizacién de la Junta Directiva. FONDOS SUJETOS A RESTRICCION OBSERVACION No. 01 El trabajo de auditorfa adicional en este rubro de Inversiones, incluyé el andlisis y presentacién de las cifras dentro de los Estados Financieros. El resultado de nuestro trabajo a este respecto es el siguiente: La situacién de los fondos embargados se debe calificar como una Contingencia de perdida material, es decir que tiene un impacto negativo potencial importante a la situacién financiera del Colegio. Para cumplir con las normas de Contabilidad en la presentacién de esta situacién en los Estados Financieros se debe proceder como sigue: RECOMENDACION: A) La administracién de! Colegio en coordinacién con sus asesores legales deben realizar un anilisis minucioso y emitir un documento que contenga su opinién para cada uno de los casos que se encuentran en proceso judicial, indicando cual es el posible resultado final en cada caso. B) Para lo anterior, se debe cumplir con lo indicado en la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) acerca de Contingencias, que describe en detalle los objetivos de este andlisis. En términos muy generales la Norma de Contabilidad utiliza los términos: Probable, 7Razonablemente Posible y Remota para calificar la contingencia, segéin el resultado del andlisis y dicta lo que se debe hacer: I) Puede requerir que se reconozca la perdida de inmediato en los Estados Financieros creando una provisién al respecto y que se revele adecuadamente en las notas a los Estados Financieros II) Puede requerir que Unicamente se revele adecuadamente en las notas a los Estados Financieros III) Puede concluir en que ninguna de las dos anteriores es necesaria. ©) Con el documento que se genere de este anilisis, fa Administracién del Colegio deberé proceder a dar instrucciones al Departamento de Contabilidad para que proceda consecuentemente y registre y revele en los Estados Financieros lo que corresponda. IV, CUENTAS POR COBRAR OBSERVACION No. 1 Segun el Balance General correspondiente al afio 2013 en el rubro de Cuentas por Cobrar aparece un saldo de Q. 26,530.00 por deuda del Contador anterior de la institucién sefior Pablo Alexander Hernandez Escobar, por apropiacién indebida de fondos de! Colegio, trasladados a su cuenta personal, segiin actas administrativas de fecha 03-Sep-13 y 18- Sep-13. El sefior Hernandez Escobar fue despedido del Colegio seguin Acta Volante Administrativa de fecha 20-Sep-13. EI 30-Sep-13 fue emitido el cheque No. 606 de la cuenta de Depésitos Monetarios 3-033-53684-8 del Banrural para la cancelacién de sus prestaciones legales. EI cheque no fue entregado al beneficiario y como soporte del mismo contiene calculos de prestaciones laborales, Finiquito Laboral y acta de reconocimiento de deuda por el monto de Q. Q. 26,530.00. Estos dos ltimos documentos no presentan las firmas necesarias del sefior Hernandez Escobar que garanticen el reconocimiento de la deuda, asi como el _pago correspondiente a la primera cuota. El acta de reconocimiento de deuda tampoco contiene la firma del abogado que la autentica. No obtuvimos evidencia de la cancelacién de la deuda por parte del sefior Hernandez Escobar de acuerdo a los pagos mencionados en el reconocimiento de la deuda. RECOMENDACION: El Colegio debe de efectuar el mecanismo de cobro de la deuda, de acuerdo al reconocimiento adjunto en el cheque de liquidacién laboral.OBSERVACION No. 2 En el Balance General aparecen dos Cuentas por Cobrar Timbre Medico y Cuentas por Cobrar Colegio por valor de Q. 1,582,562 y Q. 9,836,548 respectivamente. Como contra cuentas aparecen en las cuentas por pagar Timbre Medico y Colegio Medico por valor de Q. 9,836,573 y Q. 1,582,562 No pudimos satisfacernos del origen de estos registros, ya que las pélizas de diario carecen del soporte necesario que nos indiquen a que se refieren estos registros contables. La Contadora Actual no nos dio una explicacién razonable de estos registros. RECOMENDACION: Aunque el efecto de estos registros no altera la presentacién de cuentas por Cobrar y por Pagar respectivamente, ya que las mismas se cancelan una con otra, es necesario obtener los soportes necesarios de estos registros ya que en su momento posiblemente existié una razdn valedera para efectuarlos, V. CUENTAS POR PAGAR OBSERVACION No. 1 En el Balance General en el rubro de CUENTAS POR PAGAR del Timbre Medico aparece la cuenta CUENTAS VARIAS POR PAGAR (Pianillas) por un monto de Q. 10,736,845 que no pudimos satisfacernos de su veracidad, ya que al solicitar la integracin de los registros contables, las pdlizas no contienen el soporte necesario; sin embargo el Estado de Resultados del timbre Medico correspondiente al periodo enero a diciembre 2013 aparecen registrados la cantidad de Q. 9,072,000 bajo el rubro de Pensién por Vejez. Segtin indicaciones de la Contadora estas cuentas son las relacionadas. ‘Al efectuar las pruebas y siguiendo el procedimiento anterior, de provisionar las solicitudes de los pensionados, hace falta provisionar la cantidad de Q. 6,419,252 los cuales afectarian el Estado de Resultados correspondiente al afio 2013 en el monto indicado. RECOMENDACION: Las provisiones del plan de prestaciones correspondientes a cada periodo contable, deben de reflejarse con sus montos reales en los Estados Financieros, asi como deben de documentarse con los reportes que coincidan en sus registros contables.vi. ‘AREA DE PLANILLAS ANO 2012 OBSERVACION No. 01 Las planillas mensuales pagadas a los trabajadores del Colegio carecen de autorizacién en los formatos respetivos, aun cuando en los mismos contiene espacios de ELABORADA, DIRECTOR FINANCIERO Y AUDITOR INTERNO. Las planillas para pago mensual deben de estar respaldadas con las autorizaciones en cada caso, especialmente cuando se esté pagando tiempo extraordinario. RECOMENDACION: Todas las planilias de pago mensual a los trabajadores del colegio deben estar respaldadas con la firma respectiva de cada una de las personas responsables que intervienen tanto en la elaboracién como en la autorizacion. OBSERVACION No. 02 Existen diferencias en el cdlculo y pago al Instituto Guatemalteco de ‘Seguridad Social de las planillas en el rubro de cuota laboral en los meses de febrero, abril, junio, julio, agosto, septiembre, octubre y noviembre 2012. Cualquier revision por parte del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social respecto al pago de las cuotas patronales y laborales, causara ajustes y multas. RECOMENDACION El contador de! Colegio conjuntamente con el responsable de! Sistema Computarizado debera de efectuar una revisin a todo el sistema de planillas y efectuar una verificacién de célculos contra pagos para determinar las diferencias y efectuar los ajustes correspondientes. OBSERVACION No. 03 Diferencia en registros contables de las planillas mensuales. Durante los meses de mayo, junio, julio y agosto no pudimos verificar el registro contable del total de las planillas de estos meses. Al consultar con la contadora actual, nos indico que desconocia las razones de no haber registrado en los meses indicados estos valores. 10Los registros contables deben de registrarse mensualmente de acuerdo a los montos reales de las planillas. La omisién de valores en algunos meses del afio, afectan el estado de resultados del afio corriente. El cAlculo estimado por los meses no registrados contablemente asciende a la cantidad de Q. 313,611.00 RECOMENDACION El contador del Colegio debe de dejar respaldo en las pdlizas de Diario mensuales con los valores reales de las planillas, para no afectar el Estado de Resultados del afio corriente. En el presente caso el monto de Q. 313,611.00 afecta el resultado del periodo contable. ANO 2013 OBSERVACION No. 04 Diferencia en registros contables y valores de planillas En los registros contables correspondientes al mes de mayo no se registro contablemente el valor de la cuota patronal del IGSS asi como existe diferencia entre el valor de la planilla y lo registrado contablemente. El valor global de la diferencia asciende a la cantidad de Q. 35,989.00 En el mes de diciembre existe una diferencia entre el valor de las planillas y el registro contable por valor de Q. 1,835.00 Las variaciones entre las planillas y los registros contables tienen efecto en el estado de Resultados. RECOMENDACION El contador del Colegio debe de respaldar los registros contables en base a los valores registrados en las planillas para no afectar los valores del Estado de Resultados. Vil. SISTEMA COMPUTARIZADO CONTABLE OBSERVACION No. 1 Actualmente el Colegio cuenta con un sistema computarizado de contabilidad que no refleja la confianza necesaria para llevar los controles de informacién financiera. Consideramos que el sistema adolece de seguridad para procesar y mantener en sus archivos la informacién que procesa, ya que la informacién varia de un dia para otro en la emisi6n de reportes. Dentro de nuestras pruebas solicitamos informacién como pélizas de diario y emisién de reportes. Las pélizas de diario las emite el sistema en forma "1ordenada y concreta. Los reportes varian la informacién de un momento a otro sin dejar evidencia de los cambios. En el informe de Auditoria Forense del Licenciado Hernandez Herrera, se hace mencién a la adquisicién de un sistema nuevo contable para el plan de prestaciones, el cual no se ha utilizado. Por informacién obtenida con la contadora actual, confirmamos que existen dos sistemas adquiridos con anterioridad denominados SCAFI y AS-JIREH. A la fecha siguen sin su implementacién. RECOMENDACION: La Junta Directiva de! Colegio debe evaluar la posibilidad de mejorar o cambiar el sistema actual de informacién por uno més confiable con un sistema de back up que garantice que la informaci6n que procesa mantenga histéricamente las cifras de la informacién financiera, 0 en su defecto considerar la implementacién de uno de los sistemas contable adquiridos, ya que su implementacién ayudara a mejorar la informacién financiera. Vill, AUDITORIA EXTERNA ANTERIOR A NUESTRA INTERVENCION OBSERVACION No. 01 No fuimos informados oportunamente del trabajo de AUDITORIA FORENSE llevada a cabo por el Licenciado Josué Alfonso Hernandez Herrera colegiado No. 4754 por los periodos del afio 2000 al 2012, aun cuando al inicio de nuestra intervencién solicitamos cualquier andlisis previo a nuestro trabajo. El informe del Licenciado Hernandez Herrera abarca aspectos puntuales en cuanto a las deficiencias encontradas en el transcurso de su intervencién. El informe final fue recibido por el Colegio de médicos y Cirujanos el dia 05 de diciembre 2013. (EI informe se nos presento una semana antes de finalizar nuestra auditoria). Efectuamos una revisin al informe en mencién y consideramos que en un porcentaje muy alto, las revelaciones indicadas en el mismo no han sido revisadas ni ejecutadas, por lo que se mantienen vigentes a la fecha de este informe. En el mismo informe se encuentran detalladas una cantidad significativa de desviaciones al control interno del Colegio, de las cuales a la fecha no se han puesto en practica medidas correctivas para mejorar los aspectos, mencionados en el informe. 12RECOMENDACION: Que la Junta Directiva actual, en coordinacién con la Administracién del Colegio, evaluen conjuntamente la necesidad de establecer un equipo de trabajo. para la evaluacién del informe presentado como AUDITORIA FORENSE por parte del Licenciado Hernandez Herrera con el objetivo de analizar cada uno de los puntos indicados, especificamente a las desviaciones de control interno indicadas y efectuar las correcciones necesarias en cada caso. PLAN DE PRESTACIONES TIMBRE Y CALCULO ACTUARIAL OBSERVACION No. 1 DE LOS ESTADOS FINANCIEROS En atencién a una resolucién judicial, el Colegio suspendié temporalmente el reglamento del plan de prestaciones del Colegio, lo cual tuvo como consecuencia la suspensién del pago de prestaciones a médicos jubilados y otros. Entendemos que la razén principal de esta situacién es que existe un desequilibrio entre los ingresos y gastos de este plan que ponen en peligro la solvencia y continuidad del mismo en caso de seguir funcionando como se habia reglamentado. Aller la informacién que se presenta en los Estados Financieros, los hechos antes mencionados no son evidentes a primera vista y es necesario recurrir a otros documentos y andlisis para comprender la situacién. Consideramos que para el agremiado y para cualquier otro lector de los Estados Financieros puede resultar confuso que exista esta situacién de suspensién de pagos cuando el Estado de Resultados del Colegio muestra que se estén obteniendo utilidades. Podemos indicar que esta situacién se da porque el Colegio de Médicos viene registrando sus operaciones contables mediante procedimientos que son comunes para empresas comerciales en general, por lo cual recomendamos que la Junta Directiva y la Administracién evalien la posibilidad de adoptar algunos de los principios y procedimientos contables para una entidad de fondos de pensién que consideramos puede ser mas apropiada para sus operaciones. El cambio mas importante seria en la siguiente transaccién: Actualmente los ingresos por cuotas al plan de prestaciones se registran como ingresos en el Estado de Resultados, que sumadas a otros ingresos entre ellos los intereses ganados en inversiones dan un total al que luego de restar los pagos de prestaciones y otros gastos ocasionados muestran una 13ganancia 6 una perdida en el ejercicio que luego se acumula en el Balance General en la seccién del Patrimonio. Con el cambio, los ingresos por cuotas al plan de prestaciones se registran directamente en la seccién de Patrimonio del Balance General y en el Estado de Resultados se presentan como ingreso solo los que corresponden a intereses ganados en inversiones més otros ingresos que no son cuotas, a los cuales luego de restar los pagos de prestaciones y otros gastos ocasionados, muestran una ganancia 0 una perdida en el ejercicio que luego se presenta en el Balance General en la seccién del Patrimonio como un aumento 0 disminucién al mismo. El resultado final es el mismo, pero en el segundo caso, el Estado de Resultados mostraré ms claramente la situacién de insolvencia que esta teniendo el plan de prestaciones. OBSERVACION NO. 3 No fuimos informados del ultimo calculo actuarial efectuado al Colegio, de fecha abril 2012, el cual fue realizado por el Licenciado Virgilio Ramon L6pez del que no obtuvimos copia oportunamente para respaldar nuestro andlisis de cuentas contables (una copia del mismo se nos presento una semana antes de finalizar nuestra auditoria). El mismo aparece en la pagina de internet del Colegio, lugar al que tuvimos acceso y que pudimos observar para poder opinar sobre el mismo. El estudio revela puntos concretos sobre las decisiones tomadas por juntas directivas anteriores, las cuales dejan duda sobre la existencia real del timbre medico de a acuerdo al plan de prestaciones. RECOMENDACION: La junta directiva debe de efectuar un andlisis exhaustivo sobre el estudio actuarial efectuado en el afio 2012. Las acciones que se tomen después del andlisis correspondiente, podran dar como resultado decisiones que incidan considerablemente en el plan de prestaciones. A la fecha del presente informe, consideramos que las recomendaciones indicadas en el estudio actuarial se mantienen vigentes. X. IMPUESTO SOBRE LA RENTA OBSERVACION No. 1 Tuvimos acceso a la copia del formulario ISR GENERAL ANUAL SAT-1189 numero de formulario 10 658 814 886 correspondiente a la declaracién 14jurada anual de! Impuesto sobre la Renta correspondiente al periodo de enero a diciembre 2012. La copia de los Estados financieros que se acompafian a la Declaracién Anual no coincide en sus valores con los presentados en el formulario. Esta copia de los estados Financieros contiene la certificacién del contador Pablo A. Hernandez Escobar. A la fecha del presente informe, la Declaracién del Impuesto sobre la Renta correspondiente al Periodo Contable de enero a diciembre 2013 se encuentra en proceso. RECOMENDACION: Los Estados Financieros que sirvieron de base para la presentacién del formulario del Impuesto Sobre la Renta Anual deben de coincidir en sus cifras para garantizar que la informacién presentada a la Superintendencia de Administracién Tributaria SAT es veridica y fiel de acuerdo a los registros contables del Colegio. XI. LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD OBSERVACION No. 1 No existen fisicamente libros de Contabilidad autorizados, los cuales son el soporte necesario para la historia de cada periodo contable. Es también la base para cualquier revisién que la Superintendencia de ‘Administracién Tributaria SAT pueda efectuar. Unicamente se nos presentaron los Stikers que emite la SAT para la habilitacién de libros. Los mismos fueron tramitados en agosto 2013 de la siguiente forma: Fecha Libro Cantidad Hojas Habilitadas 03-Ago-13 Inventario 5 03-Ago-13 Diario 5 03-Ago-13 Mayor 5 03-Ago-13 Estados Financieros 5 03-Ago-13 ‘Actas de Junta Directiva 5 06-Ago-13 Inventario 200 06-Ago-13 Diario 2400 06-Ago-13 Mayor 2400 06-Ago-13 Estados Financieros 1200 06-Ago-13 Actas de Junta Directiva 2400 06-Ago-13 ‘Actas Varias 1200 15RECOMENDACION: El Contador General de! Colegio en coordinacién con el responsable de! sistema de Cémputo, inicie el registro histérico de los libros de Contabilidad, para que los mismos estén a disposicién de quien los solicite. Para efectos impositivos, estos libros deben de imprimirse por lo menos de los Uitimos cuatro afios, tiempo en que prescribe cualquier revision por parte de la Superintendencia de Administracién tributaria SAT. Para efectos administrativos, se recomienda que los mismos estén impresos por lo menos los itimos diez afios, tiempo en el cual es susceptible de cualquier revisién por parte de personas interesadas, especificamente por las contingencias que el Colegio tiene con casos legales. XI CHEQUES SIN SOPORTE OBSERVACION No. 1 Existen cheques emitidos durante el afio 2012 y 2013 que no Ilenan los requisitos minimos indicados en los procedimientos administrativo y contable. Algunos ejemplos se indican a continuacién: a. No cuentan con documentos de soporte para la liquidacién del gasto correspondiente. b. No cuentan con la autorizacién interna para avalar el gasto. c. Cheques para eventos no liquidado correctamente. Diferencial no fue entregado a la caja. d. Reclasificacién de cheques por Asesoria. Se registro inicialmente a la cuenta contable Asesoria Contable y Auditoria. Cheques se reclasificaron a la cuenta Aportes Sub-Sedes Departamentales. Segin la contadora, se hizo la reclasificacién por orden de personal de la Junta Directiva. Xill. CUENTAS POR COBRAR JUNTA DIRECTIVAS ANTERIORES OBSERVACION No. 1 En noviembre 2013, la Junta Directiva del Colegio autoriz registrar a gasto el monto de Q. 773,064.03 segiin punto de acta del 29-Oct-13. El soporte en la Péliza de Diario nicamente refiere al punto de acta indicado, sin justificar las razones por la cuales la Junta Directiva del Colegio decidié registrar como gasto el monto indicado. Esta transaccién afecto el 16periodo Contable 2013, aun cuando las cuentas por cobrar se refieren a periodos anteriores. RECOMENDACION: La Junta Directiva es la autoridad maxima en las decisiones administrativas que se tomen, sin embargo sus orientaciones deben analizarse en forma coherente con el periodo contable en que se registren gastos como el indicado. Debe de justificar plenamente las decisiones tomadas en sus reuniones, especificamente cuando fa decisién es registrar a gastos por montos significativos como el presente caso. En el presente caso, no se justifica si existieron acciones de cobro desde el punto de vista legal, si las vias de cobro fueron agotadas, asi como no se indica si las mismas en algéin momento fueron trasladadas al departamento legal. 17