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ADMINISTRACIN Y PROGRAMACIN
DE PROYECTOS
Administracin de proyectos
Operaciones bsica de un proyecto
Calendario laboral
Administracin de tareas
Numeracin de tareas: nivel esquema
GUA DIDCTICA
Descripcin
Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar,
personal, negocios, construccin, arte, etc.; lo principal en ellos es tener un objetivo
lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo.
Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy
importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto: Objetivo, Costo y
Duracin.
Microsoft Project, es un software de administracin de proyectos diseado,
desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de
proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
Iniciaremos esta sesin con la introduccin, definicin y gestin del proyecto,
referido a la informacin preliminar, calendarizacin y administracin de las tareas.
Capacidad
El participante al final de esta sesin estar en capacidad de comprender y
dominar conceptos bsicos en la gestin de proyectos, administrando el
calendario laboral y las tareas a ejecutar, en forma eficiente.
Actividad
Elabora un proyecto, para un caso seleccionado de acuerdo a su carrera
profesional, posteriormente deber implementarlo haciendo uso de las
herramientas de calendarizacin y administracin e tareas que tiene Microsoft
Project 2013.
Evaluacin
En esta sesin Ud. ser evaluado en:
Elabora un proyecto en Microsoft Project 2013, asignndole un calendario
laboral para la gestin de las tareas.
Administracin de proyectos con Microsoft Project
Definicin de proyecto:
Es un sistema cuidadosamente seleccionado de
actividades definidas para utilizar los recursos
(tiempo, dinero, recursos humanos, materiales,
energa, espacio, provisiones, comunicacin,
calidad, riesgo, etc.) para cumplir con los objetivos
predefinidos, con una duracin temporal, nica y
progresiva, empleado para crear un producto o un
servicio.
Gestin de proyectos:
La administracin de proyectos, en su forma moderna, comenz a afianzarse hace
slo unas dcadas. A partir de principios de los aos sesenta del siglo pasado, las
empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar
el trabajo en forma de proyectos.
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Qu es el tringulo del proyecto?
Si el tiempo, el dinero o lo que haya realizado su proyecto fueran factores limitados,
no necesitara realizar tareas de administracin.
Desafortunadamente, la mayora de los proyectos
tienen un lmite de tiempo, un presupuesto
(presupuesto: costo estimado de un proyecto que se
establece en Project con el plan de lnea base.) y un
mbito determinados.
Primero, decida cul de los tres elementos est fijo. Por lo general, ste es el
elemento ms importante y del que depende el xito de su proyecto (terminar
a tiempo, ajustarse al presupuesto, o cumplir con el mbito acordado).
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Segundo, determine en qu lado se presenta el problema actual. Una vez
identificado, sabr cules son los elementos con los que deber trabajar para
volver a encaminar su proyecto.
Nota: Una vez ajustado el plan del proyecto, compruebe nuevamente los otros dos
elementos para asegurarse de que todo siga siendo viable. Por ejemplo, si ajust
el plan para reducir los costos, compruebe que la fecha de finalizacin siga siendo
aceptable.
Ejemplo 02: Si necesita recortar los costos para cumplir con el presupuesto, puede
que necesite reducir el mbito disminuyendo el nmero de tareas o la duracin de
las mismas. Con un mbito reducido, puede que haya menos probabilidades de
alcanzar cierto nivel de calidad. No obstante, una menor calidad es el resultado de
la necesidad de reducir costos.
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Iniciar sesin en Microsoft Project 2013
Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama
de Gantt.
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4. Podemos usar la plantilla de un proyecto en blanco.
Tareas
Atributo de tareas
Diagrama de Informe
Gantt
Hoja de recursos
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2. Uso de tareas: Utilice esta vista para ver qu recursos se encuentran
asignados a tareas especficas y para definir el perfil del trabajo.
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Tablas en una Vista:
Las tablas, es el medio por el cual la vista muestra su informacin.
Para activar una tabla, sigamos el siguiente proceso:
Hacer clic en la ficha Vista y elija la opcin Tabla, lo que desee reportar. Ejemplo:
Costo
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Operaciones bsicas de un proyecto
2. Puede elegir con clic una de las plantillas. Ejemplo: Plan de proyecto
sencillo.
3. Hacer clic en el botn Crear
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B. Asignar informacin general al proyecto
1. Hacer clic en el botn Informacin del proyecto, del grupo Propiedades
en la ficha Proyecto.
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C. Definir las propiedades del proyecto:
1. Abrir el proyecto.
2. Hacer clic en el botn Archivo y, a continuacin en la opcin Informacin
(Panel Izquierdo).
3. Luego en el botn de lista Informacin del proyecto elija la opcin
Propiedades avanzadas.
D. Guardar un proyecto
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OneDrive: para grabar el proyecto en la nube
Equipo: para grabar el proyecto en su computador.
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Como Archivos PDF y XPS
Los formatos de archivo PDF y XPS son formas comunes de guardar y ver
un plan de proyecto para que otras personas puedan verlo sin que sea
necesario que tengan Project instalado en sus equipos.
1. Haga clic en la ficha Archivo y luego en Guardar o Guardar como.
2. Escriba un nombre y una ubicacin para el documento.
3. En la lista Tipo, selecciona Archivos PDF o Archivos XPS y luego haz
clic en Guardar.
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3. Localizar y abrir su proyecto
a. Seleccione donde grab su proyecto
b. Clic en su proyecto
c. Clic en el botn Abrir.
Ejercicio:
Abrir la plantilla Plan de proyecto sencillo, exportar las tareas y los recursos
a Excel.
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1. Seleccione el botn Archivo y luego la opcin Guardar como
2. Elegir la opcin Equipo y luego hacer clic en el botn Examinar
3. Asigne un nombre al archivo y elija en la opcin Guardar como tipo: Libro
Excel (*.xlsx)
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Haga clic en Siguiente
Seleccione en Filtro de Exportacin: Todos los recursos.
En el panel De: Campos de Microsoft Project, selecciona los
campos a exportarse, y en el panel A: Campos de Excel, escriba
los nombres a mostrarse en Excel. En este caso no cambiaremos
los nombres dados por Ms Project.
Por ejemplo:
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G. Importar un proyecto desde S10
Para importar un archivo de S10, este debe configurar el formato heredado en
el Project.
Ejercicio:
Importar el presupuesto creado en S10 llamado Vivienda Unifamiliar
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5. El resultado ser: (Vista Hoja de recursos)
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Calendario laboral del proyecto
Ejercicio:
Establecer para su proyecto, el calendario estndar con un horario de lunes a
viernes de 08:00 am a 12:00 pm y 01:00 pm a 05:00 pm, el sbado de 08:00
am a 12:00 pm.
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5. Haga clic en el botn Aceptar y luego en el botn Aceptar. Y tendremos
nuestro calendario creado.
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Explicacin:
Hora de comienzo predeterminada: es la hora en la cual empezaran las
tareas.
Hora de fin predeterminada: es la hora en cual terminaran las tareas.
Jornal laboral: 8 horas
Semana laboral: 40
Das por mes: 22, de los cuales 20 das son de lunes a viernes y como se
trabajan los sbados da por cuatro semanas, tendramos dos das
adicionales al mes, haciendo 22 das laborales.
Ejercicio:
Crear un calendario laboral para el CARPINTERO que laborar de lunes a
viernes de 08:00 am a 12:00 pm.
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5. Haga clic en el botn Aceptar y luego en el botn SI.
6. Ahora debemos establecer el horario para este recurso:
a. Seleccione la ficha Semanas laborales y luego en el botn
Detalles
Ejercicio:
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d. Haga clic en el botn Detalles y especifique el horario de
excepcin:
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CASO 02: Agregar un da de descanso para un recurso
Ejercicio:
Se sabe que por desgaste fsico, el carpintero debe descansar los das 4 de cada
mes desde el 01/06/12 hasta 31/12/12.
1. Seleccione la ficha Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en el botn
Cambiar tiempo de trabajo.
2. En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para
calendario, seleccione el calendario del recurso a editar. En este caso
Carpintero.
3. Haga clic en la ficha Excepciones.
4. Escribe un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Da de
descanso. Establezca la fecha de descanso (Fecha de comienzo y Fecha de
fin). Pero esto no se ajusta a este caso. Para nuestro caso el descanso es
peridico (todos los 04 de cada mes).
5. Entonces haga clic en el botn Detalles, para establecer
6. Establezca el periodo de repeticin del descanso:
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E. Asignar un calendario al proyecto:
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EJERCICIOS PROPUESTOS PARA CLASE
Ejemplo 01:
Establecer para su proyecto, el calendario laboral llamado UNIVERSIDAD con un
horario de lunes a sbado, de 7:00am a 12:00 pm y 04:00 pm a 07:00 pm.
Ejemplo 02:
Crear un nuevo calendario laboral basado en el estndar llamado PUENTE, con
un horario de lunes a sbado, de 8:00 am a 01:00 pm y 03:00 pm a 06:00 pm.
En este horario normal de trabajo considere feriados o das festivos el perodo de
semana santa y el da 30 de abril se trabajar solo de 07:00 am a 12:00 pm por
festividad del da del trabajo y el 01 de mayo todo el da no habr labores.
Ejemplo 03:
Modificar el calendario laboral estndar de lunes a viernes, de 7:00am a 12:00 pm
y 03:00 pm a 07:00 pm y sbado de 09:00 am a 12:00 pm.
Ejemplo 04:
Crear dos calendario personalizados para la tarea de Seguridad y Vigilancia
del proyecto, en los horarios establecidos de 3:00 pm a 11:00 pm (Guardian1) y
de 11:00 pm a 7:00 am (Guardian2). Dichos calendarios sern empleados durante
toda la semana
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Administracin de tareas
Una tarea, es una actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se
solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la
finalizacin del proyecto. Todo proyecto est compuesto por tareas.
En MS Project, la duracin de las tareas se puede fijar en meses (ms), semanas(s),
das (d), horas (h) o minutos (m).
Con Project 2013, puedes crear tareas para dividir el trabajo del proyecto en varias
partes. Algunos administradores de proyectos se refieren a las tareas como
"actividades" o "paquetes de trabajo".
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Tareas peridicas: aquellas que se repiten durante toda la vida del proyecto
o parte de l.
Tareas hito: aquella que tienen una duracin igual a 0, ya que solo muestran
un acontecimiento.
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3. Escribe el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de
las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de que se
inserta una tarea.
Ejercicio:
En el proyecto que estamos programando, haga que las tareas: Fundamentos,
Fase Estructural, Fase Mecnica y Acabado Exterior; se conviertan en tareas
resumen:
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Importante: La duracin de las que se consideran Tareas Resumen no
debe llenarse, ya que se har cuando se creen las subtareas.
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Informacin de la tarea
Una vez ingresada la tarea, podemos determinar algunas especificaciones de
la misma.
1. Hacer doble clic sobre la tarea, se mostrar la ventana Informacin
de tarea, donde podr hacer los ajustes necesarios a la tarea entre
ellos:
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Ajustar el tipo de tarea
Se refiere a la caracterizacin de una tarea basndose en el
aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables.
Existen tres tipos de tareas:
- Unidades fijas: tarea cuyas unidades asignadas (o recursos)
son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo
o en la duracin de la tarea no afecta a las unidades de la
tarea. Se calcula del siguiente modo: Duracin x Unidades =
Trabajo.
- Trabajo fijo: tarea cuya cantidad de trabajo es un valor fijo y
cualquier cambio en la duracin de la tarea o en el nmero de
unidades asignadas (o recursos) no afecta al trabajo de la
tarea. Se calcula del siguiente modo: Duracin x Unidades =
Trabajo.
- Duracin fija: tarea cuya duracin es un valor fijo y cualquier
cambio en el trabajo o en las unidades asignadas (es decir,
recursos) no afecta a la duracin de la tarea. Se calcula del
siguiente modo: Duracin x Unidades = Trabajo.
El tipo de tarea predeterminado en Project es Unidades fijas.
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Creacin de una tarea peridica (repetitiva)
Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escrbela como una tarea peridica.
Si no se repite en determinados intervalos, escrbala como una tarea regular
cada vez que se lleva a cabo.
Ejercicio:
Se podra definir una reunin semanal todos los lunes para coordinar el estado
avance del proyecto como una tarea repetitiva (a la que llamaremos Reunin
Revisar Avance Proyecto), desde el inicio del proyecto (01/06/12) durante las
03 primeras semanas para encaminar el proyecto. Inserte esta tarea despus
de la tarea Fin.
1. En la columna Nombre de tarea, haga clic donde
se insertar la tarea repetitiva.
Ej.: Debajo de Encofrado.
2. Seleccione el ficha Tarea, y en el grupo Insertar;
haga clic el botn Tarea y luego en la opcin
Tarea peridica.
3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre
de la tarea (Ej.: Reunin Revisar Avance
Proyecto).
4. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de la tarea (Ej.: 1 da)
5. En Patrn de repeticin, haga clic en: Semanal.
6. Especifique la frecuencia de la tarea (Ej.: lunes).
7. En Intervalo de repeticin, escriba la fecha de comienzo (Ej.:01/06/12) y
en Terminar despus de: 3 veces).
8. En Calendario, seleccione: NINGUNO, para que trabaje con el
predeterminado del proyecto.
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9. El resultado ser:
Ejercicio 01:
Convertir la tarea Fin como hito al inicio de la tarea.
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Ejercicio 02:
1. Haga doble clic en la tarea que se marcara como hito (Ej.: Fin)
2. Seleccione la ficha Avanzado y active la casilla de verificacin Marcar la
tarea como hito.
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2. Pulse la tecla SUPR.
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Creacin de Vnculos entre Tareas
Forma 01:
Considere:
Nota:
Project, de manera predeterminada, crea un vnculo a la tarea de tipo
fin a comienzo. Puede cambiar este vnculo de tarea a los tipos
comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.
Si queremos hacer un ajuste al vnculo establecido, como:
Cambiar el tipo de vnculo de la tarea, haga doble clic en la
tarea cuyo vnculo desea cambiar y elija la ficha:
Predecesoras.
Por ejemplo: A la tarea Aire acondicionado, cambiar el tipo
de vnculo a: CC (Comienzo-Comienzo).
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Asignar das de Posposicin a la tarea, haga doble clic en
la tarea cuyo vnculo desea cambiar y elija la ficha:
Predecesoras.
Por ejemplo: Para que empiece la Fase Estructural, debe
secar bien el cemento del encofrado, por lo tanto daremos en
POS: 2.5 das para el secado del cemento.
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Divisin de tarea (Interrumpir el trabajo en una tarea)
Al perfeccionar la programacin, tal vez necesite interrumpir el trabajo
en una tarea. Una Puede dividir una tarea tantas veces como sea
necesario.
Numeracin de tareas
Insertar esquemas numerados
Son nmeros que indican la posicin exacta de una tarea en el esquema. Por
ejemplo, una tarea con el nmero de esquema 7.2 indica que se trata de la segunda
subtarea bajo la tarea de resumen de sptimo nivel.
Ejercicio:
Usando el archivo Esquema numerado.mpp, activar la Numeracin de Tareas
por Esquema
1. Haga clic dentro del campo de nombres de tareas
2. Seleccione la ficha Formato y active la opcin: Nmero de esquema
3. Los resultados sern as:
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Prctica de Reforzamiento
Ejercicio 01:
1. Crear una carpeta llamada "Ejercicios Proyectos" donde almacenaremos
nuestro proyecto al cual lo denominaremos Ejercicio1.mpp.
2. Introducir para este proyecto, en el panel de propiedades, el nombre del autor
(el del alumno) as como algunos comentarios.
3. Establecer como fecha de comienzo para el proyecto el da 1 de septiembre
de este ao.
4. Visualizar el calendario de trabajo (sin modificarlo).
5. Introducir las siguientes tareas con sus duraciones:
Ejercicio 02:
Elaborar el siguiente proyecto, con las siguientes tareas:
PROYECTO: VIVIENDA
FASE A
Compra de terreno (3 das)
Permiso de construccin (1 da)
Limpieza de terreno (2 das)
Excavaciones (1 da)
Instalacin de desage (1 da)
FASE B
Fase B-1
Cimentacin (2 das)
Columnas (2 das)
Fase B-2
Paredes (3 das)
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Instalacin de agua (1 da)
Instalacin de electricidad (1 da)
FASE C
Techo (5 das)
Pisos (3 das)
FASE D
Fase D-1
Puertas y ventanas (1 da)
Enlucido (4 das)
Fase D-2
Acabados (5 das)
Pintura (2 das)
Jardines (2 das)
Entrega (0 das)
REQUERIMIENTOS
Determinar como fecha inicio del proyecto el 21 de abril del 2013.
Asignar las tareas que se aprecian, establecer su jerarqua (tareas y sub tareas), vincular las
tareas.
Las tareas Pintura y Jardines empiezan juntas.
Solo los domingos no se trabaja.
Tener en cuenta que el da 1 de mayo es Feriado no laborable.
Guardar el proyecto con el nombre de MI VIVIENDA en tu carpeta.
Ejercicio 03:
Elaborar un proyecto llamado CONSERVA DE DURAZNO que contenga las
siguientes tareas:
1. Solicitar pedido de durazno (5d)
2. Almacenar (2d)
3. Clasificar durazno por calidad (1d)
4. Preparar el almbar (1d)
5. Pelado (1d)
6. Envasado (2d)
7. Proceso de pasteurizacin (1d)
8. Sellado (2d)
9. Etiquetado (2d)
10. Empaquetado x 24 unidades (3d)
11. Transporte a almacn (2d)
12. Entrega de Lote (0d)
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Organizar hasta dos niveles:
PROYECTO>CONSERVA
Tarea 1 -->Tarea 12
PROCESO 1
Tarea 1 -->Tarea 3
PROCESO 2
Tarea 4 -->Tarea 9
PROCESO 3
Tarea 10 -->Tarea 12
Configurar para que los tareas de resumen tengan un tipo de letra "Comic
Sans MS" a tamao 14
Configurar el color de las barras:
De resumen --> rojo
De tarea -- > verde
Programar para que el proyecto inicie un 23 de setiembre del 2012
Asignar un % de completado a las siguientes tareas:
Ejercicio 04:
Proyecto: Tesis
Elaborar un proyecto llamado TESIS nombre que contenga las siguientes tareas:
Etapa 1
1. Derecho de trmite (2 das)
2. Aprobacin del tema (7 das)
3. Recopilar informacin (300 minutos)
4. Procesar la informacin (10 das)
5. Formular su hiptesis (2 das)
6. Contrastar hiptesis (1 semana)
7. Documentacin (20 das)
Etapa 2
8. Estructuracin (5 das)
9. Anlisis de costos (3 das)
10. Proyeccin (8 horas)
11. Fin de elaboracin (0 das)
Vincular tareas
Configurar el color de las barras
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Programar para que el proyecto inicie un 17 de Marzo del 2009
Asignar un % de completado a las siguientes tareas:
Tarea 1 --> 100%
Tarea 2 --> 100%
Tarea 3 --> 70%
Las tareas 6 y 7 tienen el mismo da de inicio
Los das correspondientes a Semana Santa no son laborables
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