Comparacin de cotizaciones:

El jefe del departamento de compras deber Consultar en diversas empresas cotizaciones y

solicitar el envi de la misma, comunicarse va telefnica y personalmente con el personal
encargado de ventas de dicha empresa, sern realizadas las llamadas exclusivamente de la oficina
de compras y las citas se realizaran en la empresa que prestara el servicio o llegar a acuerdos para
llevarse a cabo en las propias instalaciones, contar con un listado de los productos y servicios que
se necesitan. Mensualmente para cubrir las necesidades y realizar la adecuada eleccin de
proveedor cubriendo el presupuesto y necesidades, para ello es importante realizar un registro de
las caractersticas de los productos y del servicio que le ofrece el proveedor en el momento o
posteriormente a la reunin.

Una vez realizadas tres cotizaciones como mnimo y tenerlas en fsico, se realiza la comparacin
de costos, calidad y durabilidad considerando la cotizacin y lo que ofrece el proveedor
previamente registrado y finalmente se realiza un cuadro comparativo que permita identificar el
proveedor que cubre con las necesidades y se ajusta al presupuesto.

Seleccionar al proveedor:

El jefe de departamento de compras deber considerar el cuadro comparativo de los proveedores

para seleccionar al proveedor, antes debe analizar lo siguiente:
-Que el proveedor pueda cumplir con los requisitos, precio, tiempo de entrega y garanta que
respalden su servicio y producto.
-Tenga referencias comerciales de los productos ofertados.
-La marca, calidad y disponibilidad de productos.
-Forma de pago y plazos.
Despus de realizar la seleccin del proveedor notificar al departamento de finanzas, enviar
factura, cotizacin, personalmente de manera verbal y por escrito.

Dar de alta al proveedor:

Luego de recibir repuesta del departamento de finanzas de la notificacin de la cotizacin y

aceptacin, el jefe de departamento de compras delegar responsabilidades de notificar al
proveedor que se requiere de su servicio posteriormente se le mandara la orden de compra,
mientras tanto el personal encargado realizar el alta del proveedor ingresando a la base de datos
de proveedores; asignar cdigo al proveedor y llenar el formulario con los datos de nombre de la
empresa, direccin, telfonos; registrar producto o servicio que suministra, ingresar condiciones
comerciales como precio, forma de pago, plazos de entrega y garanta, se realizara el alta
exclusivamente de la computadora de la oficina del departamento de compras; para su consulta
posterior y control.
Enviar orden de compra:

El jefe del departamento de compras efectuara la orden de compra de manera verbal y por
escrito estableciendo especificaciones tcnicas. Presentar la solicitud de compra debidamente
llenada y aprobada estableciendo de manera clara los requisitos y formalizar con un contrato en
original con copia, ser sellado por el proveedor y por el departamento de finanzas y compras, ser
cerrara negociacin en las propias oficinas y as contar con comprobante y control de compra.

Dar seguimiento a la orden de compra:

Recepcin de material: