3.1.4.1.

Fundamentacin Terica de la propuesta

Administracin

Para Chiavenato, (2001):

La palabra administracin viene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y minister

(subordinacin u obediencia), y significa aquel que realiza una funcin bajo el mando de

otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. La administracin es el proceso de

planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos

organizacionales. (p.10)

Reyes (2007) afirma: administracin es la funcin de lograr que las cosas se realicen por
medio de otros, u obtener resultados a travs de otros. (p. 4)

Para Megginson, Mosley y Pietri (1998): El trabajar con personas para interpretar y alcanzar
los objetivos organizacionales desempeando las funciones de la planeacin, organizacin,
contratacin del personal, direccin y control. (p. 3)

Gutirrez Dueas (2010) sostiene que la administracin se aprecia como un proceso donde
cada funcin administrativa est estrechamente unida a otra.
Harold Koontz, Heinz Weihrich y Mark Cannice (2012) afirman: Es el proceso mediante el
cual se disea y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen
metas especficas de manera eficaz. (p. 4)

Para Stoner, Freeman y Gilbert (2000) administracin es: proceso de planificacin,

organizacin, direccin y control del trabajo de los miembros de la organizacin y de usar
los recursos disponibles de la organizacin para alcanzar las metas establecidas.
En resumen, la administracin es la interpretacin de los objetivos de la empresa dndole
nuevos enfoques en la accin empresarial con las funciones de la planeacin, organizacin,
direccin y control de las diversas actividades que se llevan a cabo en las diferentes
secciones, reas y niveles de la empresa con el fin de lograr objetivos con eficiencia y eficacia
a travs de las personas y los recursos disponibles.

Las funciones administrativas

Henry Fayol las identifica como: planear (visualizar el futuro y trazar el programa de accin),
organizar (construir), dirigir (guiar y orientar al personal), coordinar (ligar, unir, armonizar
todos los actos y todos los esfuerzos colectivos) y controlar (verificar que todo suceda de
acuerdo con las reglas establecidas y las rdenes dadas) (Garca, 2010).

Segn el libro Administracin una perspectiva global de los autores Harold Koontz, Heinz
Weihrich y Mark Cannice (2012) coinciden con las funciones administrativas que son:
planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar. (p. 4)

Segn Trista Prez (2001):

El proceso administrativo se entiende como el conjunto de operaciones directivas bsicas,

comunes a cualquier organizacin o actividad que incluye la planificacin, es decir la

determinacin de objetivos y los medios y las tareas que son necesarias para lograrlos; la

organizacin, que implica la adecuada combinacin de los medios (humanos y

materiales) y el tiempo para lograr la ejecucin de las tareas planificadas; la regulacin,

direccin o mando, que est dada por la necesidad de dinamizar el sistema y; el control,

o sea, la determinacin del nivel de cumplimiento de lo planificado (Administracin

Universitaria, p. 27)
Los autores coinciden que las funciones administrativas son: planear, organizar, dirigir y
controlar.

Manuales Administrativos

Franklin (2004) afirma:

Documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y

transmitir ordenada y sistemticamente tanto la informacin de una organizacin

(antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos,

elementos de calidad, etc.) como las instrucciones y lineamientos necesarios para que

desempee mejor sus tareas. (p. 170)

Rodrguez (1995) afirma: Manual administrativo, es un documento en el que se encuentra

de manera sistemtica las instrucciones, bases y procedimientos para ejecutar una actividad.
(p. 57)

Segn Gmez (1994):

Los manuales administrativos son instrumentos que contienen informacin sistemtica

sobre la historia, objetivos, polticas, funciones, estructura y especificacin de puestos

y/o procedimientos de una institucin o unidad administrativa, y que conocidos por el

personal sirven para normar su actuacin y coadyuvar al cumplimiento de los fines de la

misma. (p. 378)

Mnch y Garca (1998) afirman: Son documentos detallados que contienen informacin
detallada y sistemtica, informan acerca de la organizacin de la empresa (p. 135)
Terry (1993) sostiene que son registros escritos de informacin e instrucciones que
involucran al colaborador y pueden ser empleados para orientar los esfuerzos del mismo en
una empresa.

Despus de analizar las diferentes definiciones de los autores, la definicin propia es la

siguiente: El Manual Administrativo es un folleto o documento formal que su contenido
posee informacin ordenada y sistematizada sobre la historia de la institucin, su
organigrama, su visin y misin, y los procedimientos que se llevan a cabo dentro de la
misma y que sirve de gua al personal para cumplir los objetivos de la organizacin.

Manuales de organizacin y funciones MOF

Rodrguez (1995) sostiene que los manuales de organizacin explican con claridad la
jerarqua organizacional de la empresa, indicando las posiciones o puestos y la relacin
estrecha entre ellos. Aclara la jerarqua, los niveles de responsabilidad, las funciones y
actividades de las reas orgnicas de la empresa. Comnmente posee grficas de
organizacin y descripcin de puestos.

Este manual explica con detalle la estructura organizacional de la empresa y seala los
puestos y la relacin que existe entre ejecutivos y departamentos. Las grficas de
organizacin, las descripciones de trabajo generalmente constituyen el contenido de este
manual. (Gmez, 1994, p. 385)

Duhalt (1997) afirma:

Que los manuales de organizacin exponen con detalle la estructura de la compaa y

sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos. Explica la jerarqua, los grados de

autoridad, responsabilidad, las funciones y actividades de los rganos de la empresa.

Generalmente contiene grficas de organizacin de trabajo, cartas lmite de autoridad,

etc. (p. 219)

Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes, legislacin,
atribuciones, estructura, organigrama, misin y funciones organizacionales (Franklin, 2004,
p. 171)

De lo anterior se puede concluir que el objetivo primordial del manual de organizacin es dar
a conocer de forma sistemtica y por escrito a los colaboradores las actividades, procesos y
la manera como est estructurada la organizacin, a travs de tablas, grficas o diagramas
para facilitar el entendimiento del usuario. Es la comunicacin entre el administrador y el
colaborador, la empresa y el recurso humano.

Importancia de los manuales administrativos

Terry (1993) sostiene que la mayora de patrones sienten que es necesario brindarle a los
colaboradores informacin relacionado a la historia de la empresa, inicios, avances, logros,
administracin y actual posicin.

La importancia de los manuales reside en que estos aclaran de manera especfica los
procedimientos dentro de una empresa; a travs de ellos se logra evitar errores graves que
comnmente se dan dentro de los campos funcionales de la organizacin. Estos funcionan
como detectores de fallas que se presentan a menudo, previniendo la duplicidad de funciones.

Gmez (1994) sostiene que la importancia de los manuales es tan funcional cuando nuevas
personas ingresan a la organizacin ya que le aclaran todo lo relacionado con la misma, a
partir de su crnica, haciendo alusin a su organigrama organizacional, hasta explicar los
procedimientos y funciones de un rea especfica.

Se puede decir entonces que la importancia de los manuales es comunicar al colaborador lo

que la empresa desea alcanzar y de qu manera lo har.

Objetivos de los manuales administrativos

Segn Gmez, (1994):
Los objetivos de los manuales administrativos son los siguientes:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de
instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal.
Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones
necesarias en la organizacin.
Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con el resto de
la organizacin.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerrquicos que lo componen.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnolgicos que lo componen.
Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.
Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que se interacta la
organizacin.
Determinar la responsabilidad de cada puesto y su relacin con otros puestos de la
misma.

Los objetivos de los manuales administrativos definen claramente a la organizacin desde la

visin que plantea, hasta la ltima funcin de cada colaborador que presta sus servicios dentro
de la empresa. Permite establecer claramente los grados de autoridad y responsabilidades que
cada miembro adquiere en el momento que ingresa a la institucin. A travs de los manuales
se le comunica lo que se espera de l o ella, se le indica a dnde tiene que acudir cuando
necesita consultar ciertas situaciones que le competen para que no usurpe funciones o puestos
y de esa manera agilice sus actividades coadyuvando a la consecucin de los objetivos de la
organizacin con eficacia y eficiencia.

Anlisis de puestos

Fernndez (1995) sostiene que el anlisis de puesto es el proceso por el cual un puesto de
trabajo es dividido en secciones pequeas y visibles.

Se puede determinar, que el anlisis de puestos consiste en una estrategia para organizar de
manera eficaz las actividades y a los colaboradores de una organizacin; por lo que resulta
indispensable saber de manera sencilla lo que cada miembro debe realizar y lo que necesitar
para hacerlo correctamente.

Anlisis de puestos como una necesidad

El anlisis de puestos es una tcnica que permite responder con urgencia las necesidades de
las empresas determinando con claridad lo que cada trabajador realiza y las habilidades
indispensables que debe de tener para hacerla bien.

Reyes (2005) manifiesta las razones por qu el anlisis de puestos es una necesidad para
cada actor de la empresa:

1) Para los altos directivos de una negociacin, representa la posibilidad de saber con

todo detalle en un momento dado las obligaciones y caractersticas de cada puesto.

Tal cosa les ser utilsima pues, por razn de sus funciones, necesariamente tienen

slo una vista de conjunto de los trabajos concretos.

 2) Los supervisores, sobre todo los inmediatos al trabajador, conocen ciertamente las

labores encomendadas a su vigilancia. Pero necesitan un instrumento en que se

distingan con toda precisin y orden los elementos que integran cada puesto para

explicarlo y exigir ms apropiadamente las obligaciones que supone.

3) Los trabajadores realizarn mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con

detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para

hacerlas bien.

4) Para el departamento de personal es bsico el conocimiento preciso de las numerosas

actividades que debe coordinar, si quiere cumplir su funcin estimulante de la

eficiencia y la cooperacin de los trabajadores. (p.13-14)

Si cada persona que integra una organizacin conoce con detalle sus funciones, actividades,
relaciones, reas, nivel de jerarqua, entonces ser fcil lograr los objetivos de la empresa.

Beneficios del anlisis de puestos

Segn Reyes (2005) los beneficios son:

1) Para la empresa

a) Seala las lagunas que existen en la organizacin del trabajo y el encadenamiento de

los puestos y funciones.

b) Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.

c) Es una de las bases para un sistema tcnico de ascensos.

d) Sirve para fijar responsabilidades en la ejecucin de las labores.

 e) Permite a los altos directivos discutir cualquier problema de trabajo sobre bases

firmes.

f) Facilita en general la mejor coordinacin y organizacin de las actividades de la

empresa.

2) Para los supervisores

a) Les da un conocimiento preciso y completo de las operaciones encomendadas a su

vigilancia, permitindoles planear y distribuir mejor el trabajo.

b) Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla.

c) Pueden exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la forma como debe

hacerlo.

d) Permite buscar el trabajador ms apto para alguna labor accidental, y opinar sobre

ascensos, cambios de mtodos, etc.

e) Evita interferencias en el mando y en la realizacin de los trabajos.

f) Impide que al cambiar mayordomo o supervisor, los nuevos encuentren dificultades

para exigir o dirigir el trabajo.

3) Para el trabajador

a) Le hace conocer con precisin lo que debe hacer.

b) Le seala con claridad sus responsabilidades.

c) Le ayuda a conocer si est laborando bien.

d) Impide que en sus funciones invada el campo de otros.

e) Le seala sus fallas y aciertos, y hace que resalten sus mritos y su colaboracin.

4) Para el departamento de personal

a) Es base fundamental para la mayora de las tcnicas que debe aplicar.

 b) Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar el personal.

c) Permite colocar al trabajador en el puesto ms conforme con sus aptitudes.

d) Ayuda a determinar con precisin la materia del adiestramiento y a dar ste.

e) Es requisito indispensable para establecer un sistema de evaluacin de puestos.

f) Permite calificar adecuadamente los mritos de los trabajadores.

g) Sirve de fundamento a cualquier sistema de salarios incentivos.

h) Facilita la conduccin de entrevistas, y el establecimiento de los sistemas de

quejas. (p. 27-29)

En resumen, el Anlisis de Puestos es una tcnica de gran utilidad para todos los puestos que
existen dentro de una organizacin porque brinda grandes beneficios a cada integrante, esto
permite que exista una conexin para realizar las diferentes actividades y funciones para la
consecucin de los objetivos.

Diseo del puesto, cargo y tareas

El diseo de cargos y tareas fue acuado por Adam Smith, luego por Taylor y los ingenieros
de la administracin cientfica. Las ideas resaltaban que toda persona puede desempearse
de una mejor manera dentro de cualquier mbito organizacional con criterios y principios
universales.

Harold Koontz, Heinz Weihrich y Mark Cannice (2012) afirman: Las personas pasan
mucho tiempo en el trabajo y, por tanto, es necesario disear puestos para que se sientan bien
en l; esto requiere una estructura de trabajo apropiado en trminos de contenido, funcin y
relaciones. (p. 301)
Chiavenato, en su libro Administracin-Proceso Administrativo (2001), divide en tres etapas
el proceso de diseo de un cargo:

a Especificacin del contenido de la tarea que debe ejecutarse.

b Especificacin del mtodo para ejecutar cada tarea.
c Combinacin de las tareas individuales en cargos especficos. Cada cargo se convierte
en un conjunto de tareas especficas. (p. 263)

En este caso el primero y el tercer aspecto establecen el contenido del cargo, mientras que el
segundo seala cmo deber ejecutarse.

Cargo

Para Chiavenato (2001):Es una unidad de la organizacin, conformado por un grupo de

deberes y responsabilidades que lo separan y lo distinguen de los dems cargos. (p. 262)

Se puede apreciar, que un cargo forma parte de la organizacin y que est integrada de una
serie de actividades diferentes a las dems para contribuir al logro de los objetivos de la
empresa.
Ocupante

Chiavenato (2001) afirma: Es la persona designada para desempear un cargo. (p. 262)

Significa, que un ocupante es una persona que realiza una serie de actividades diferente a lo
que realizan los dems dentro de una organizacin.

Tareas

Segn Chiavenato (2001): las tareas constituyen las actividades que debe cumplir el
ocupante del cargo. (p. 262)
El Papel

Chiavenato (2001) afirma: El papel es un conjunto de actividades o comportamientos

exigidos al ocupante del cargo.

Se puede deducir que una empresa se entiende como un sistema de papeles, donde cada
papel va dirigido a personas que desempean acciones y desarrollan expectativas de papeles
relacionadas con las dems personas. Una empresa es funcional cuando las personas cumplen
papeles especficos y actividades requeridas, en otras palabras cuando cada persona est en
el cargo correspondiente.

El diseo de cargo, tambin trae consigo beneficios para reclutar y seleccionar personas
idneas que cumplan con los requisitos que requiere el cargo, adems de eso ser necesario
capacitarlos para desempearlo correctamente y solo as se lograr la consecucin de los
objetivos.

Puesto

Segn Chiavenato (2011):

El concepto de puesto se basa en las nociones de tarea, obligacin y funcin:

a) Tarea: es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante de un puesto. Por

lo general es la labor que se atribuye a los puestos simples y repetitivos (por hora o de

empleados), como montar una pieza, hacer la rosca de un tornillo, tallar un

componente, inyectar una pieza, etctera.

b) Obligacin: es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante de un puesto.

Suele ser la actividad atribuida a puestos ms diferenciados (asalariados o empleados),

 como llenar un cheque, emitir una requisicin de material, elaborar una orden de

servicio, etctera. Una obligacin es una tarea un poco ms compleja, ms mental y

menos fsica.

c) Funcin: es un conjunto de tareas (puestos por hora) o de obligaciones (puestos de

asalariados) ejercidas de manera sistemtica o reiterada por el ocupante de un puesto.

Para que un conjunto de obligaciones constituya una funcin es necesario que haya

reiteracin en su desempeo.

d) Puesto: es un conjunto de funciones (tareas u obligaciones) con una posicin definida

en la estructura organizacional, es decir, en el organigrama. La posicin define las

relaciones entre un puesto y los dems. En el fondo son relaciones entre dos o ms

personas. (Administracin de Recursos Humanos, p. 189)

Reyes (2005) define puesto como: el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades

y condiciones que forman una unidad de trabajo especfica e impersonal. (p. 16)

Se puede apreciar que el concepto de puesto, significa, que est integrada por el conjunto de
actividades que realiza una persona que ocupa una posicin formal en la jerarqua de la
institucin. Un puesto entonces, forma una parte de la organizacin y que consiste en un
conjunto de exigencias y compromisos que lo hacen diferente de los dems puestos. De
acuerdo al nivel en que se encuentra el puesto dentro del organigrama explica su nivel de
subordinacin, sus subordinados y el rea al que pertenece. Adems, las operaciones,
cualidades, responsabilidades y condiciones que menciona Reyes no son propiamente de la
persona que ocupa el puesto sino las que exige el puesto en s a cualquiera que vaya a
ocuparlo.
En resumen, segn Chiavenato (2011), disear un puesto significa establecer cuatro
condiciones fundamentales:
1 El conjunto de tareas u obligaciones que desempea el ocupante (contenido del
puesto).
2 Cmo efectuar ese conjunto de tareas u obligaciones (mtodos y procedimientos de
trabajo).
3 A quin reporta el ocupante del puesto (responsabilidad), es decir, relacin con su
jefatura.
4 A quin supervisa o dirige el ocupante del puesto (autoridad), es decir, relacin con
sus subordinados.

Disear un puesto significa entonces, establecer claramente el contenido del puesto, los
mtodos de trabajo y las relaciones que tiene con los dems puestos, el grado de autoridad y
los subordinados entre cada puesto con el fin de lograr los objetivos de la organizacin.
 Conclusiones

Las funciones de un administrador o de una administradora requieren una actualizacin

constante para llevar a cabo con eficiencia y eficacia las funciones administrativas dentro de
una organizacin, empresa o institucin.

El Manual de Funciones del Personal Docente y Administrativo es de vital importancia para

el Instituto de Educacin Bsica por Cooperativa de Santiago Atitln, IEBSA, porque permite
a la administracin trabajar eficazmente, evitar duplicidad de funciones, usurpacin de
funciones y se logren alcanzar los resultados de las actividades esperados a travs de los
colaboradores.

Con el Manual de Funciones se establece la lnea jerrquica de la institucin, cada integrante

sabr plenamente sus funciones y el nivel donde pertenece, sabrn donde acudir cuando
tengan dudas o sugerencias en mejorar las actividades que se llevan a cabo dentro de la
institucin para el logro de los objetivos.

La creacin del primer manual de funciones y procedimientos ser un documento gua para
los integrantes de la institucin como tambin para los que se incorporan en un futuro,
adems est para definir nuevas funciones y actualizarlo cuando sea necesario con el fin de
mejorar los procedimientos para alcanzar los objetivos propuestos.

La directora del Instituto de Educacin Bsica por Cooperativa de Santiago Atitln,

IEBSA, ser la responsable directa de darle vida a este manual de funciones del personal
docente y administrativo para mejorar el proceso administrativo de su organizacin.

Recomendaciones
Que la directora del centro educativo comparte con otros directores sobre la importancia
de contar con los manuales administrativos para mejorar el trabajo que se desempea
todos los das dentro de una institucin, organizacin o empresa.

Que el personal docente y administrativo mejoren sus funciones como se establece en el

manual de funciones para que los objetivos propuestos se lleven a cabo con satisfaccin
y de esta manera mejorar la calidad educativa que tanto necesita nuestra comunidad y
nuestra querida Guatemala.

Que la administracin comunique sobre la existencia del Manual de Funciones a los

colabores actuales y colaboradores futuros de una manera fcil y sencilla para que tengan
presente las funciones que tienen que cumplir, las responsabilidades, el rea y el puesto
que ocupan dentro de la organizacin.

Que se logre mejorar la estructura organizativa ya que actualmente no cuenta con

subdirector, esto trae como consecuencia que cuando falta la directora los dems
miembros de la institucin no saben a dnde o a quin acudir cuando se les presenta
alguna situacin o necesidad.

Que se informe de manera oportuna sobre cualquier modificacin o actualizacin que

sufra la estructura y las funciones de los colaboradores que interactan en la institucin
para brindar un mejor servicio a la comunidad educativa.

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