Manajemen Proyek

Ir. Prijono Nugroho D., MSP., Ph.D.

Konsep dan Pengertian

Siklus hidup Proyek
Organisasi Proyek
Tim Proyek
Perencanaan Proyek
Penjadwalan Proyek
Minimasi biaya dan alokasi sumberdaya
Estimasi biaya dan penganggaran
Pengendalian Proyek
Evaluasi, audit, pelaporan dan penyelesaian proyek
Pemilihan Proyek
Mengelola konflik dalam proyek
Manajemen resiko proyek
 Siklus hidup Proyek

Proyek, sepertinya halnya produk, akan mengikuti tahap-2 tertentu dalam

perkembangannya.

Siklus hidup produk:

1. Riset & pengembangan produk (R&D); tahap penelitian pasar,
pembuatan model & desain, pembuatan produk.
2. Pengenalan ke pasar; dilempar ke pasar, melihat bagaimana
tanggapan pasar terhadap produk.
3. Tumbuh; produk mulai mendapatkan pembelian secara meningkat
dari konsumen.
4. Matang; penjualan mencapai maksimal.
5. Penurunan; penjualan produk mulai ada penurunan.
6. Mati; produk tidak dibeli lagi oleh konsumen, tidak diproduksi lagi.
Siklus kembali dengan kegiatan R&D.
Siklus hidup Proyek

Siklus hidup produk

Siklus hidup Proyek

Siklus hidup proyek

 Siklus hidup Proyek

Siklus hidup proyek:

1. Tahap konsepsi; meliputi tahap inisiasi dan kelayakan proyek.
a. Inisiasi proyek; titik dimana suatu ide proyek lahir. Proyek
dimulai dengan ditemukannya masalah, kesempatan atau
kebutuhan oleh user.
b. Kelayakan proyek; investigasi terhadap masalah dan
mengembangkan solusi secara lebih detil apakah
penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara
ekonomis dan bermanfaat. User bisa membuat permintaan
proposal (request for proposal RFP), kontraktor/konsultan
akan melakukan studi kelayakan secara detil untuk
memenangkan kontrak.
 Siklus hidup Proyek

Siklus hidup proyek:

Permintaan proposal (RFP); berisi tujuan proyek, lingkup proyek,
spesifikasi performansi/teknis, batasan biaya dan waktu,
kebutuhan data, dan jenis kontrak yang dinginkan.
Proposal proyek adalah pekerjaan penting yang harus dilakukan
sebelum suatu proyek didapatkan, berisi:
- Surat pengantar; harus bisa meyakinkan user bahwa
proposalnya perlu dipertimbangkan.
- Ringkasan eksekutif; berisi deskripsi singkat proyek, tujuan,
kebutuhan secara keseluruhan, hambatan dan area masalah.
Akan menentukan apakah user akan memeriksa keseluruhan
isi proposal.
 Siklus hidup Proyek

Proposal proyek:
- Bagian teknis; menunjukkan lingkup proyek, pendekatan
yang digunakan untuk menyelesaikan masalah dalam proyek
dan pekerjaan-2 yang ada.
- Manfaat yang akan diperoleh; menggambarkan keuntungan
secara realistis untuk menunjukkan bahwa keperluan user
akan dipenuhi.
- Jadwal; kapan hasil proyek bisa diserahkan, didasarkan
struktur pemecahan pekerjaan, dan tahap-2 proyek beserta
sub-2 pekerjaan.
- Bagian keuangan; berisi penjelasan mengenai biaya langsung
dan biaya tidak langsung sesuai beban tenaga kerja dan
bahan. Dicantumkan sistem kontrak dan pembayaran.
 Siklus hidup Proyek

Proposal proyek:
- Bagian legal; prosedur yang sesuai untuk menangani
perubahan lingkup proyek, dan penghentian proyek.
- Kualifikasi manajemen; berisi latar belakang organisasi
kontraktor, pengalaman yang dipnuyai, prestasi yang pernah
dicapai, siatuasi keuangan, susunan tim dan orang-2 kunci
dalam organisasi.
Pemilihan proposal:
Evaluasi administrasi meliputi; aspek hukum (apakah peserta
lelang memenuhi syarat), bidang pekerjaan (apakah
perusahaan mempunyai bidang kerja/pengalaman yang
sesuai), aspek finansial (apakah cukup layak dari segi
pembiayaan).
 Siklus hidup Proyek

Pemilihan proposal:
Evaluasi teknis; berhubungan dengan personel, metodologi/teknis,
performansi/kualitas, harga dan jadwal.

Kriteria Bobot Nilai Bobot x nilai

(1) (2) (3) (4)
Personel 0.2 8 1.6

Teknis 0.3 9 2.7

Harga 0.2 6 1.2

Performansi 0.3 9 2.7

Total 8.2
 Siklus hidup Proyek

Pemilihan proposal:
Dalam proyek konsultansi, personel dan metodologi akan
mempunyai bobot lebih dibanding kriteria yang lain, namun
dalam proyek pengadaan harga dan jadwal yang akan
menjadi penentu.
Negosiasi kontrak:
Negosiasi antara pemilik proyek dengan calon kontraktor yang
terpilih dimaksudkan untuk menyamakan posisi kedua belah
pihak dalam masalah-2 utama, khususnya masalah teknis,
persetujuan waktu, jadwal dan performansi.
Pada tahap konsepsi tingkat ketidakpastian masih sangat besar.
 Siklus hidup Proyek

Tahap perencanaan meliputi penyiapan rencana proyek secara

detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci, isinya:
- Jadwal pekerjaan
- Anggaran dan sistem pengendalian biaya
- Work breakdown structure (WBS) secara rinci
- Bagian-2 yang beresiko tinggi dan sulit serta rencana
mengatasi
- Rencana SDM dan pemakaian sumberdaya lain
- Rencana pengujian hasil proyek
- Rencana dokumentasi
- Rencana peninjauan pekerjaan
- Rencana pelaksanaan hasil proyek
 Siklus hidup Proyek

Pembuatan rencana dikerjakan oleh tim proyek dibawah

koordinasi dan pengawasan manajer proyek, harus
memenuhi apa yang diinginkan user, jadwal pekerjaan sesuai
yang diminta user, aliran kas (cash flow) harus sesuai periode
pembayaran yang dilakukan oleh user, material yang
digunakan sesuai permintaan user, metode kerja harus bisa
diterima user.

Tahap eksekusi meliputi desain, pengembangan, pengadaan,

konstruksi/produksi, pelaksanaan.
Proyek konstruksi: kegiatan desain, pengadaan dan konstruksi.
Proyek pengembangan hardware: desain, pengembangan,
pengadaan dan produksi.
 Siklus hidup Proyek

Tahap eksekusi meliputi desain, pengembangan, pengadaan,

konstruksi/produksi, pelaksanaan.
Proyek jasa konsultasi: pembuatan outline laporan, pencarian data,
pengamatan lapangan, pembuatan software dan kompilasi.

- Desain; menerjemahkan spesifikasi kedalam gambar, maket,

diagram atau skema. Pekerjaan dibagi dalam sub-2 pekerjaan
yang lebih kecil.
- Pengadaan; fasilitas-2 pendukung dan material
- Produksi; berdasar fasilitas dan bahan pendukung yang telah
disediakan. Perlu pengendalian sumberdaya dan motivasi
pekerja, serta melaporkan kemajuan ke user.
 Siklus hidup Proyek

- Implementasi; jika produksi telah dilakukan hasil siap

diserahkan kepada user. Penyerahan hasil biasa disertai
training untuk user. User bisa menguji hasil ini untuk
memastikan apakah cocok dengan kebutuhannya.

Tahap operasi:
Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap
selesai. Keterlibatan kontraktor dianggap selesai, user mulai
mengoperasikan hasil proyek tersebut. Bisa juga keterlibatan
kontraktor masih berlangsung dalam rangka evaluasi sistem
atau produk yang dibuat dan pemeliharaannya. Mungkin
dengan persetujuan baru.
 Siklus hidup Proyek

Soal-2
1. Jelaskan tahap-2 dalam siklus hidup proyek?
2. Jelaskan apa saja yang perlu ada dalam proposal proyek?
3. Dalam tahap proyek mana biasanya dibutuhkan paling
banyak biaya?
4. Apa saja yang perlu ada dalam kualifikasi manajemen dalam
proposal proyek?
5. Jika ada beberapa peserta lelang untuk suatu pekerjaan
proyek, bagaimana seleksi dilakukan untuk menentukan
pemenang?
6. Dalam tahap proyek mana tingkat ketidakpastian paling
tinggi?