025.4.03 Diretrizes para uma politica de Indexagdo Guidelines for an Indexing policy MARILIA VIDIGAL CARNEIRO * Uma politica de indexacdo, como um guia para tomada de decistes, deve levar em conta ox seguintes fatores: a) caracteristicas © objetivos da organizacSo, determinantes do tipo de servic a ser oferecido; b) identiicagho dos usudrlos, para atendimento de suas necessidades de Informacéo; e) recursos humanos, materiais @ financairos, que @olmitan o funcionamento de um sistema de recuperagio de Informactes. Sio elementos @ eonsiderar na elaboragdo de uma politica de Indexacto: cobertura de assuntos, selegho @ aqui- sigho de documentos, 0 processo de indexagho (niveis de exaustividade © especificidede, capa: eldade de ravocazio © preciaio, linguagem), es- wratégia de busca, forma de salda, tempo de respasta do sistema, avaliaclo do sistema, As decisGes tomadas devem sar reglstradas para maior efieiinela do servigo @ orientacso de acces futuras para a necoseéria verificagio de falhes. bllotectela da Secretaria de Estado Meats am Blbliotecenomia Planelamanto de Minas R. Esc. Bibliotecon, UFMG, Bolo Horizonte, 14(2):221-241, set. 1985222 1, INTRODUGAO. Na implantacéo de um servico de indexacto h& que se levar em conta um grande ndmero de variaveis que ir8o atetar consideravelmente o desempenho do serviga, Definir esas variéveis, estabelecer principios critérios que servirao de guia na tomada de decisbes para otimizagao do servigo, racionalizagao dos processos @ consisténcia das operagdes nele envolvidas, s&o obje- tivos de uma politica de indexagao. A literatura sobre planejamento de sistemas de recuperagao da informagao é vastissima. Entretanto, a relacionada & politica de indexagao 6 bastante esparsa. Este trabalho procura reunir os principais elementos envolvidos no planejamento de um sistema de recupe- ragdo de informagdes e fornecer diretrizes para o estabelecimento de uma politica de indexacao. 2, REQUISITOS PARA O ESTABELECIMENTO DE UMA POLITICA DE INDEXAGAO © principal propésito de um servigo de indexacdo € assegurar da forma mais eficiente e econémica possivel, que qualquer documento au informagao seja fornecido ao usuério no momento preciso. ‘Ao se estabelecer uma politica de indexagéo tem que se levar em conta alguns fatores que sac imprescin- diveis ao planejamento de qualquer sistema de recu- peragao de informagdes: — 2 identificagao da organizacao a qual estard vinculado © sistema de indexacdo; — 2 identiticagdo da clientela a que se destina o sistema; — 05 recursos humanos, materiais e financeiros. R. Exe, Bibliotecon, UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221.241, set. 1985,2.1 Wdentificagio da Organizagio © conhecimento dos objetivos e atividades da organizagéo 6 fundamental para a determinacao do tipo de servico a ser implantado, visto que esse conhecimento possibilitaré identificar a drea de assunto de interesse e © tipo de documento mais importante para essa 4rea, 0 que vai contribuir para o estabelecimento de uma politica de seleco apropriada. 0 tipo de atividade da organizagao afetara conside- ravelmente 2 demanda de informag&o, ndo somente no que se refere ao campo de assunto da informacéo procurada mas também ao tipo de informagao: demanda por dados, métodos, pracessos, teoria, ete. © tipo de organizag3o determinaré também que sistema de indexacdo usar, bem como os niveis de exaustividade e especificidade exigidos. Uma organizacao industrial demandaré um sistema de indexagdo com um nivel de especificidade maior do que uma organizacto que atende a uma clientela cuja interesse seja mais geral como, por exemplo, uma biblioteca publica. 2.2 Identificagéo da Clientela Como a principal finalidade de um sistema de recuperacéo da informac&o é fornecer aos usudrios a informagio na forma e momento exigidos por eles, a identificagao desses usudrios se torna um pré-requisito Para o planejamento de qualquer sistema de informagio. LANCASTER (4) enumera algumas informacées que podem ser obtidas através do estudo dos usuérios ¢ que sao importantes para o delineamento de uma politica de indexagSo: R. Esc, Bibllotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221-241, sat. 1985 223224 a) Ocupagéo e campo de interesse dos usuarios — 0 conhecimento do tipo de trabalho do usuario bem como das areas de seu maior interesse serviro de diretrizes para a selegdo dos documentos a serem indexados, o que constitui um importante aspecto do planejamento do sistema. Servirgo também de base a0 primeiro esboco do vocabuldrio controlado, caso seja adotado no sistema, b) Educagao e grau de experiéncia dos usuarios — O nivel educacionat dos usuarios vai influenciar tanto 08 critérios de selegio dos documentos como a politica de indexacao. Sea clientela de um determinado sistema & heterogénea, isto 6, inclui tanto pesquisadores como técnicos, o sistema devera prever a inclusao de niveis de tratamento no vocabulério adotado de forma a evitar, por exemplo, que numa pesquisa para um especialista sejam recuperados documentos de um nivel mais elementar. ©} Tipo de produto exigido — Através do estudo de usudrios pode-se saber se o sistema seré planejado visando a uma alta revocacao ou a uma alta precisdo; se 0s usudrios se interessam por uma bibliogratia exaustiva ou por um pequeno mas selecionado numero de referéncias. Tais respostas influenciaréo 2 escotha do hardware, 0 nivel de exaustividade na indexacto & a especificidade da linguagem a ser adotada. d) Delegagao da busca — Aqui seré verificado se o usuario prefere conduzir a busca ou delegé-la, o que vai determinar a forma fisica do indice e o seu grau de sofisticagao. Se o usuario prefere conduzir a busca, © indice devera ser mais simples de ser manipulado. ) Conhecimento de lingua estrangeira — Além de im- portante na determinag3o dos critérios de selegao R. Ese, Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221.241, set. 1985dos documentos, esta informagao indicaré a possibi- bilidade de se incluirem termos estrangeiros como termos de pesquisa. 1) Tempo coberto pelos documentos — Quando a colegao de documentos cobre um periodo extenso de tempo, © sistema deverd ser capaz de recuperar datas de Publicag&o associadas aos termos de entrada. g) Preferéncia pelo formato de saida do sistema — O conhecimento das exigéncias do usuario quanto a forma de apresentagso dos resultados da busca (por nlimero de acessa aos documentos, referéncias biblio- graficas, resumos, textos dos documentos em micro- forma, ete.) influenciaré a selec&o dos equipamentos Para 0 sistema, bem como a tolerancia dos usuarios quanto & precisio dos resultados. € mais agradavel selecionar os resultados de uma busca quando séo apresentados em forma de resumos do que simples- mente em forma de citagBes ou niimeros de acesso dos documentos. E importante verificar também se 9s usuarios preferem os resultados da busca em folhas impressas ou em fichas, bem como as preferéncias pelo arranjo (por autor, titulo, data, etc.). h) Exemplos de perguntas feitas por usuarios de outros sistemas de recuperagio — Se o sistema é planejado para substituir outro servico jé existente, devem-se registrar as perguntas feitas ao servico existente ante- riormente. Se o sistema for completamente novo, deve-se solicitar aos usuérios em potencial desse novo sistema que déem exemplos de questées que eles formulariam ao sistema em implantagéo ou que eles tém formutado a outros sistemas. R. Ese, Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221-241, set, 1985, 225226 Através do estudo de usuérios, obteremos: — conhecimento do alcance exigido pelo sistema quanto aos assuntos centrais e periféricos e quanto aos niveis, de tratamento exigidos; — o niécleo de um vocabulério que refletiré os interesses. do trabalho e necessidades de informagao da clientela do sistema; — conhecimento do tipo de resposta exigido do sistema, isto é, se & exigida maior revocagéo, maior precisto ou ambas 20 mesmo tempo; — conhecimento do nivel de exaustividade exigida na indexagdo; do grau de especificidade necessaria tinguagem de indexagio; o nivel de sofisticagao dese- javel no sistema (numero e tipo de artificies a serem utilizados na linguagem de indexagio de forma a satisfazer com mais eficiéncia as exigéncias dos usuarios); — conhecimento das exigéncias dos usuérios quanto & forma de apresentago dos resultados da busca. Para LANCASTER as principais exigéncias dos usué- ios de um sistema de recuperagao de informacdo se reiacionam com: — a politica de aquisigéo do sistema no que se refere & cobertura de assuntos e qualidades dos materiais a serem incluidos; — a capacidade de revocagao e precisao de sistema; — © esforgo despendido pelo usuario na consulta ao sistema; — © tempo de resposta do sistema; — a forma de apresentagio dos resultados da busca. R. Ese. Bibtlotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221-241, set. 19852.3 Determinagao des recurses financeiros, materiais ¢ humanos. A limitagao quanto as despesas constitui um fator importante no planejamento de um sistema de recupe- rag&o de informagdes (SRI). KENT (3) considera trés tipos de despesas em um SRI: a) despesas com capital — referentes a criagto de um arquivo para a pesquisa e & compra de um mecanismo que a realizard; b) despesas operacionais — compreende as despesas com andlise das questées, com a operagio da meca- nismo de pesquisa e com o fornecimento dos resul- tados de uma pesquisa 2 um cliente. S80 os gastos felativos aos esforcos humanos e ao tempo da maquina; ©) despesas decorrentes da nao existéncle de servigos convenientes de informagio — referem-se a0 valor do tempo economizado @ dedicado as experiéncias, pesquisas, efc., quando se incumbe um sistema me- cénico eficiente de realizar as tarefas rotineiras de pesquisa. Para AITICHISON (1), os recursos financeiros cons- tituem um fator-chave, embora estejam freqientemente fora de controle do sistema de informagao. A disponibi- lidade de recursos financeiros depende quase sempre do tipo @ do tamanho da organizagao. Os sistemas de informagao de organizagdes industriais sdo mais sucetl- veils de flutuagdes quanto aos recursos financeiros, do que 05 sistemas vinculados a outras organizagées, R. Esc. Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, 16(2):221-241, eet. 1988 227228 Quando hé limitagbes de recursos financeiros, devem- se tomar algumas medidas de economia tais como: adaptar uma linguagem jé existente ao invés de se de- senvolver uma nova; usar fitas disponiveis geradas por outros sistemas de informago mecanizados; se se tornar necessaria uma nova linguagem de indexacdo, usar, na sua elaboracao, termos simples, especificidade moderada, estrutura minima e evitar artificios complexos, tais como indicadores de fungSo, elos, etc., para eliminac3o de ruidos. Um sistema devera ser desenvolvido com um grau de sofisticacao que seja necessério ao atendimento das exigéncias dos usuarios. O uso de mecanismos para aumentar @ revocagao ou a preciso aumentard, conse- qientemente, o custo do sistema. © nivel de exaustividade na indexagio & também um fator de aumento de custo. Para a indexagio dos documentos deve ser estabelecido um nivel étimo de exaustividade. © nivel de especificidade deveré ser mantido de acordo com as exigéncias feitas ao sistema. Seré anti- econt usar um vocabuldrio muito especifico quando © tipo de documentos e as solicitacbes feitas ao sistema so mais gerais. A disponibilidade de equipamentos influenciaré 0 tipo de organizacao de sistema bem como a escolha da linguagem de indexacao. Um sistema pequeno que nao tenha acesso ao computador deve ser organizado uti zando-se uma linguagem pré-coordenada que € mat adequada aos tipos de arquivamento tradicionais, tais ‘como os cataiogos em fichas ¢ os catdlogos impressos. A disponibilidade de um computador permitird o uso de linguagens pés-coordenadas e o desenvolvimento de servigas de alerta corrente, R. Esc, Bibliotecon, UFMG, Bolo Horizonte, 14(2):221-241, set. 1985,Em pequonos sistemas seré mais econdmico utilizar, para busca retrospectiva, indices impressos regularmente do que efetuar uma busca em batch pelo computador. A existéncia de recursos humanos adequados 6 outro fator a ser considerado no planejamento de um sistema de indexagdo. Quando ha caréncia de pessoal deve-se optar por um sistema que exija uma manutengéo minima e um menor esforgo na indexacao, principalmente quando se tem um volume grande de documentos a serem indexados. Uma forma econémica e pratica, quando se tem limitacdo de pessoal, ¢ a adogdo de métodos de indexagéio semi-automdticos como os sistemas do tipo KWIC (Key Word in Context), que dispensam a utilizagao do bibliotecdrio, uma vez que neste método os termos indexados s4o as palavras do titulo, Os dados para entrada no computador podem ser copiados da folha de rosto do documento por um leigo. Alguns sistemas mais complexos demandam pessoal especializado com treina- mento tanto na linguagem de indexagso adotada como ‘na elaboracéo da estratégia de busca, 3. ELEMENTOS DA POLITICA DE INDEXAGAO Um sistema de recuperacto de informacao envolve uma série de decisbes relativas a cada fase dos processos nele envolvidos ¢ que irda afetar o desempenho do sistema como um todo. ‘A. seguir serfo enumerados os elementos que deverdo ser considerados ac se elaborar uma politica de indexagso. 3.1 Cobertura de Assuntos Pelo estudo do usuério, o planejador de um sistema de recuperacao ié terd uma idéia dos assuntos a serem RR. Esc. Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221-241, set. 1985 229230 cobertos pelo sistema, tanto os assuntos centrais como 08 periféricos, Poderao entéo sor identificadas as areas ‘onde se torna necessdrio um tratamento em profundidade aquelas a serem tratadas superficialmente. Entretanto algumas das dreas de interesse podem estar devidamente cobertas por outros sistemas jé existentes, Uma medida me econdmica seré a de se utilizarem os produtos desses sistemas (indices, abstracts, bibliogratias correntes, etc.) ao invés de indexar os documentos j4 cobertos por eles. 3.2 Selec e aquisigso dos documentos-fonte Um importante aspecto a ser considerado no plane- Jamento de um SRI 6 0 estabelecimento de uma pol apropriada de seleggo dos documentos que sergo incluidos no sistema. LANCASTER (4) enumera dois aspectos da politica de aquisigao que esto relacionados com o interesse dos usuérios: — a extensio da cobertura do sistema em dreas de assunto de seu interesse; — a qualidade dos documentos, nessas areas de assunto, incluidos no sistema. Segundo LANCASTER, hé varias maneiras de se determinar que materiais serao de interesse para os usuarios: ) questionério ou entrevista dirigidos a uma amostra da populacdo de usuarios incluindo questdes diretas sobre preferéncia por periddicos, relatérios ou outros ma- teriais; R. Ese, Bibllotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221.241, set. 1985,b) exame das fontes citadas nos trabalhos elaborados pelos usudrios; ©) andlise de citagdes de uma amostra de artigos incluidos na literatura referente 20 campo de assunto coberto pelo sistema; d) determinagao das fontes mais usadas por usudrios de outros sistemas que cobrem a mesma 4rea de assunto. Esta ultima parece ser a técnica mais eficiente, em bora as vezes torna-se dificil obter tais informagées de sistemas de informacéo de outras organizages que podem negé-los por motivo de concorréncia, Outros aspectos deverfo ser considerados numa politica de selecao ¢ aquisigao de documentos: adequacao do hivel intelectual e técnico dos documentos ao nivel dos usuarios; dominio, por parte dos usudrios, da lingua em que os documentos sao escritos; limitagdes de recursos financeiras, 0 que implicaré a determinacao de des na aquisigao. 3.3. 0 processo de Indexagio Cada etapa do processo de indexagao é afetada por varidveis que vo influenciar praticamente todo 0 pracesso de recuperagao da informagao. Tais variavels se referem 20s niveis de exaustividade e especificidade requeridos pelo sistema, finguagem de indexagéo, capacidade de Fevocacaa e preciso do sistema, 3.3.1 Nivel de exaustividade LANCASTER (4) define exaustividade como «uma medida de extensdo em que todos os assuntos discutidos R. Esc. Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221.241, set. 1985 231232 em um certo documento so reconhecidos na operagdo de indexagao e traduzidos na linguagem do sistema». © nivel de exaustividade da indexagto ¢ uma decisio politica estabelecida pela administrag’o do sistema de recuperagao, de acorde com o propésita do mesmo, Em bibliotecas mais gerais 0 nivel de exaustividade ser menor do que o exigido para bibliotecas especializadas. 0 tipo de documento podera determinar 0 nivel de exaustividade da indexacdo. Por exemplo, uma indexagao mais exaustiva para relatérios técnicos do que para outros documentos ou uma indexagéo mais exaustiva para deter- minados titulos de periédicos. Pesquisas sobre o desempenho de sistemas de fecuperagéo tém demonstrado que um nivel alto de exaustividade na indexagdo produz uma alta revocacao uma baixa preciséo, 3.3.2 Nivel de especificidade FOSKETT (2) definiu especificidade como «a exten- so em que o sistema nos permite ser precisos ao especificarmos 0 assunto de um documento que estejamos processando». Hé uma relagéo entre a especificidade e a capacidade de precisso de um sistema, Um maior grau de especifi- cidade aumenta a taxa de precisio e diminui a de revocacéo, Uma importante deciséo politica na indexagso se refere a0 nivel de especificidade. Um sistema poderd decidir entre uma indexagéio em maior ou menor profun- didade dependendo das demandas que the sdo feitas. Assim, uma biblioteca geral optaré por um nivel de especificidade menor do que o exigide por uma biblicteca especializada, R. Ese, Bibliotecon, UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221.241, set. 1985,3.3.2 Escotha da linguagem LANCASTER (4, 5) diz que a linguagem de indexacao ateta 0 desempenho de um sistema de recuperago de informagdes em dois pontos: na estratégia de busca, estabelecendo a preciso com que 0 técnico de busca pode descrever os interesses do usudrio @ na indexagao, estabelecendo a preciso com que o indexador pode deserever 0 assunto dos documentos. Hé, portanto, decisdes a serem tomadas, com relacao & linguagem de indexacao, que terdo importantes efeitos sobre o desempenho do sistema. Se o sistema ¢ automatizado e sua 4rea de assunto é bastante especifica, poderé ser escolhida uma linguagem livre euja maior vantagem ¢ a rapidez na operaco de indexagéo € a possibilidade de se utilizar pessoal menos qualificado. Entretanto, o uso de linguagem livre requer um maior esforgo no estégio de busca. Isto porque as palavras usadas como termos de indexagdo sfo as prOprias palavras dos autores, tanto nos titulos como nos textos, e, para assegurar recuperagéo adequada, 0 pesquisador precisa pensar em todas as alternativas de gratia possiveis, singulares e plurais, sinénimos quase- sinénimos até chegar ao documento procurado. Com a linguagem controiada, a operagdio de inde- xagdo 6 mais lenta, mas o esforgo despendido na busca & reduzido. A linguagem controlada permite uma maior consisténcia na indexagao, 0 que a torna mais indicada a um sistema de recuperacéo que atue em base cooperativa. ‘A linguagem pré-coordenada tem a vantagem de ser mais precisa e de facilitar a estratégia de busca, evitando falsas associag6es e relagées incorretas. Sua R. Ese, Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221.241, set. 1985 233234 desvantagem & 0 aumento do custo da indexagéo devide a0 crescimento do arquivo pela repetic&o de termos na entrada e uso de referéncias. E uma linguagem adequada aos sistemas manuais, como por exemplo os catélogos tradicionais de bibliotecas, impressos ou em fichas. A linguagem pés-coordenada permite uma maior revocactio do que a linguagem pré-coordenada, apesar de nao oferecer uma alta preciso. Uma outra desvantagem € que, com a combinacdo dos termos somente na saida, podem-se abter associagbes falsas @ relag5es incorretas. Tals problemas podem ser evitados pelo uso de artificios de preciséo como elos @ indicadores de fungao, mas tals artificios acarretam um aumento de custo tanto no estégio de indexag&o quanto no de busca. £ uma linguagem adequada a sistemas automatizados em que é manipu- lado um grande volume de dados. 3.3.4 Capacidade de revocaco ¢ preciséo do sistema A revocagéo se relaciona com a capacidade do sistema em assegurar a recuperagdo de um ndmero desejavel de dacumentos relevantes e a precisao se rela- ciona & capacidade do sistema em impedir a recuperacao de documentos nao-relevantes. Segundo LANCASTER (5), a taxa de precisio e revocagao expressa a capacidade de filtragem do sistema — sua habilidade em deixar passar o que é solicitado e Impedir 0 que n&o solicitado. Ha uma relagao inversa entre revocagdo @ precisdo. Quando ampliamos uma pesquisa de modo a obtermos uma maior revocagdo, a preciséo tende a diminuir e, R. Ese. Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221.241, set. 1985inversamente, quando restringimos o alcance de uma pesquisa para aumentar a sua precisdo, a revocagéo tende a diminuir, Um sistema deverd decidir quanto aos seus niveis de revocagdo e preciséo tendo por base o interesse de seus usuarios. Estes podem ter diferentes exigéncias quanto aos niveis de revocacao e precisdo. Assim, usuarios que estejam envolvidos com trabalhos que demandam uma pesquisa bibliografica mais exaustiva exigiro uma maior revacacao do sistema, podendo ser tolerada uma preciso Menor, enquanto que os usuarios de um sistema de informagao ligado a uma industria, ao pesquisarem sobre um determinado assunto, necessitam de poucos artigos recentes sobre esse assunto, mas com rapidez e um alto nivel de precisao, Outros usudrios poderdo exigir do sistema um meio-termo: um nivel razoavel de revocacio e um nivel aceitével de precisio. 3.4 Estratégia de busca Uma importante decisto a ser tomada no estagio de busca 6 se ela seré delegada ou nao. Na busca delegada o usuério transfere a responsabitidade da busca a um especialista da informagao, Na busca nao delegada © processo é mais simples, uma vez que o usuério vai diretamente & base de dados. Nos sistemas em que a busca 6 delegada ha que se decidir também quem conduziré a busca: se os proprios indexadores ou se havera uma equipe de espe- Cialistas para tal. Considerando que uma indexagdo de assuntos eficiente envolve @ descri¢do de documentos em fungo do tipo de usuério mais provavel de se beneficiar deles, pode-se esperar que © feedback proporcionado R. Esc. Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221-244, set. 1985, 235236 pela operacéa de busca € pelo contato direto com os usuarios seré de ajuda substanclal 2 operacdo de in- dexacao. Uma outra decisio a ser tomada 6 se o produto de busca sera selecionado ou forecido exatamente da forma como saiu do sistema. Outra questéo a ser definida é quanto ao esforgo que seré exigido do usudrio na comunicagao de sua necessidade de informagso, isto é se seré buscado estritamente o assunto na forma em que foi estabelecido pelo usuério, ou se sera gasto o tempo que for suficiente para que o técnico de busca se assegure de que entendeu precisamente o pedido. A primeira alternativa minimizaré 0 tempo gasto poles usuarios e pelo técnico de busca no estagio de formulacdo da busca, mes aumentard 0 esforgo de ambos no processo de selecdo dos resultados. 3,5 Tempo de resposta do sistema (© tempo de resposta de um sistema de recuperacdo, isto 6, © tempo gasto entre o recebimento de um pedido de informagdo @ © fomecimento de uma resposta satis- fatoria seré determinado em fungio das necessidades da comunidade de usuarios a que o sistema se destina. Um sistema de alerta corrente exige que as infor mages sejam fornecidas freqitentemente © sejam tao atuais quanto possivel, J4 num sistema de busca retros- pectiva, o tempo de resposta pode no ser t4o importante para o usuério, uma vez que ele estaré mais preocupado com a exaustividade da pesquisa. © tempo de resposte variaré, entio, de acordo com as exigénelas de revocacéo e preciséo. O usuério que exige uma maxima revocagdo de um sistema estaré disposto a aceltar uma demora maior na resposta visto R. Ese, Bibliotecon, UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221-241, set, 1985estar interessado no recebimento de informagdes com pletas. J4 0 usudrio interessado em uma busca com alta preciso exigira uma resposta mais répida. Exemplificando: © usuario de um servigo de informagao de uma industria siderirgiea, interessado em uma informagao sobre deter- minado deteito ocorrida em um alto-forno, estard interes- sado tanto na preciso da informag&o quanto na sua rapidez visto que poucos documentos-chave sobre o assunto sarao suficientes para responder & sua neces dade imediata. Embora sendo crucial em determinadas situagées, fator tempo de resposta é secundario em relaggo ao fator preciséo, uma vex que sera indtil a recuperagao répida de documentos completamente irrelevantes & resposta da questo formulada. 3.6 Forma de saida Um importante fator a ser considerado num sistema de recuperacéo € o formato em que os resultados da busca sAo apresentados. Um sistema pode apresentar como resposta a uma busca: numeros de acesso referentes aos documentos, referéncias bibliogrdficas, resumos, ou 0 texto completo dos documentos. © formato tem grande influéncia sobre a toleréncia do usudrio quanto & preciso dos resultados. Um usuério que recebe resumos como resultado de sua busca pode tolerar uma preciséo mais baixa do que o usudrio que recebe os resultados em forma de referéncias biblio- graficas ou apenas nimeros de acesso aos documentos. E mais facil fazer a selegao a partir dos resumos do que ter que consultar um grande nimero de documentos para se chegar 20s que realmente interessam. R. Ese. Bibliotacon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221-241, set. 1985 237238 E importante verificar também a preferéncia dos usudrios quanto & apresentacdo dos resultados em fichas ou folhas impressas bem como preferéncia pelo arranjo (por autor, titulos, datas, etc.). 3.7 Avaliagéo do Sistema A avaliacao do sistema determinard até que ponto o sistema esta satistazendo as necessidades dos seus usuérios, que falhas esto ocorrendo e de que forma poderao ser corrigidas. Alguns aspectos de um SRI podem ser avaliados por métodos mais simples, tais como observagio direta ou utilizagdo de registros reletivamente simpies como, por exemplo, a medida do tempo despendido por um usuério em um terminal. Entretanto, outros aspectos, fais como cobertura, revocegdo © precisso s6 podem ser avaliados através de procedimentos especialmente plane- Jados para tal. LANCASTER (7) cita os estégios que um programa de avaliagio de um sistema de recuperacao de infor- magbes deve abrangert a) estabelecimento do alcance © propésito do programa de avallagdo, isto 6, decidir exatamente o que vai ser avaliado; b) planejamento da avaliagdo; ©) andlise © interpretago dos resultados; d) modificagées no sistema, haseadas nos resultados ‘obtidos, tendo em vista a methoria do desempenho do sistema. R. Ese. Bibliotecon. UFMG, Bolo Horizonte, 14(2):221-241, set. 1985LANCASTER diz ainda que, embora um programa de avaliago possa concentrarse sobre um determinado subsistema do sistema de indexago, como por exemplo, politica e procedimentos de indexagao, este subsistema 1ndo pode ser avaliado isoladamente. Isto porque os varios subsistemas (indexagao, busca, linguagem de indexagéo, interface usuério x sistema) esto intimamente ligados. A mudanga em um repercutiré nos outros. Assim, n&o sera possivel avaliar significativamente um SRI como um todo, sem se considerar o efeito da politica e procedi- mentos de indexagao sobre o subsistema de busca. Da mesma forma, uma mudanca no vocabulério afetara tanto a operacdo de Indexacao como a operacdo de busca. 4, CONCLUSAO Os elementos a serem considerados no estabeleci- mento de uma politica de indexacSo, aqui analisados, so intimamente relacionados. Qualquer decisAo referente a um elemento afetaré, de alguma forma, os demais e, conseqentemente, o desempenho do sistema como um todo. Qualquer biblioteca ou centro de informagao podera, fa partir dos elementos aqui definidos, estabelecer a sua politica de indexagao, adaptando-a as suas necessidades. Entretanto, deverd ser dada atenc&o ao caréter de flexi- bilidade de toda politica de servicos. Uma avaliacéo constante do desempenho do SRI ira determinar uma reviso continua das decises tomadas com relacio & cada elemento do servigo. Vale lembrar, aqui, a necessidade de se documen- tarem as decisSes tomadas. A maior parte das bibliotecas nfo possui politicas escritas para os seus diversos servigos, 0 que acarreta problemas de inconsisténcia e R. Ese, Bibllotecon. UFMG, Belo Horizonte, 14(2):221-241, sat. 1985 239descontinuidade das operacdes. Uma politica bem docu: mentada, além de contribuir para a eficiéncia do servico, serviré de orientagéo em caso de mudanga na admi- nistragao. An indexing policy, a 8 guide for decision making must consider; a) organization, charac: ‘oristics and objetives, that will determine the ‘services to be given; b) users Identification In ‘order to meet their information needs; €) human resources, materials and budget that can restriet ‘the infarmation rotrieval system operation. The ‘eloments to be considered in the establishment ‘of an indexing policy are: subject coverage, se- lection and acquisition of documents, indexing processes (exhaustivity and specificity, indexing language, recall and precision capabilities), search strategy, time lag, output format, aystem evelus: ‘ion, The decision must be recorded In order to contribute to the system efficiency and to guide future actions, BIBLIOGRAFIA 1, AITCHISON, J. & GILCHRIST, A. Manual para construgdo de tesauros, Rio de Janeiro, BNG/Bresilart, 1979. 142 p. 2. FOSKETT, A. C. A ahordagem temética da Informagio. Séo Paulo, Pollgono, 1973. 437 p. 3, KENT, A. 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