Acta de Constitucin del Proyecto XXXXXX

Fecha del documento: XXXXXXXX

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Fecha Versin Descripcin Autor
DD/MM/AAAA X Versin inicial del documento XXXXXXXXXXXXX

1. Informacin general del proyecto

Nombre del proyecto: Proyecto XXXXXX

Objetivos:

1. Contribuir al cumplimiento de los objetivos estratgicos de la Compaa

2. Impulsar la internacionalizacin de la Compaa optimizando sus procesos
3. Agregar valor a la Organizacin promoviendo la gestin de la informacin y del
conocimiento
4. Generar datos confiables, oportunos y seguros para la toma de decisiones
5. Impulsar la innovacin y desarrollo para facilitar la introduccin de nuevos productos y
servicios
6. Integrar y adoptar las mejores prcticas en la gestin (humana, financiera, logstica y
administrativa)
7. Mejorar los tiempos de operacin y tener mayor oportunidad de anlisis
8. Mejorar la calidad, eficiencia y oportunidad del servicio al cliente interno
9. Centralizar y estandarizar las fuentes de informacin

Alcance:

El alcance del Proyecto XXXXXX incluye la implementacin del software XXXXXX y dems
componentes, y el desarrollo de todas las actividades adicionales y necesarias para cumplir con
los trminos de referencia (RFP), los cuales expresan las necesidades de las reas y de los
procesos XXXXXX, XXXXXXX y de XXXXXX de la compaa XXXXXX.

En ese sentido, el alcance del proyecto cubrir los siguientes procesos de la compaa XXXXXX.:
Contabilidad, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Costos, Presupuesto, Tesorera, Activos
Fijos, Proyectos, Gastos de Viaje, Facturacin, Compras e Inventarios, Mantenimiento, Gestin
Humana en lo relacionado con la Estructura Organizacional, la Administracin de Personal, la
Gestin de tiempos y el Clculo de la Nmina.

As mismo, el alcance del Proyecto incluir la construccin de algunos desarrollos, los cuales
sern aprobados y priorizados por las Gerencias del Proyecto.
Limitaciones al alcance:

El Proyecto XXXXXX no incluye:

1. Los procesos XXXXXX.
2. Algunos de los requerimientos inicialmente solicitados en los trminos de referencia
sern implementados posteriormente, la cual posiblemente ser desarrollada en el ao
XXXX. Entre ellos se incluyen: XXXXXX, XXXXXX , XXXXXX y XXXXXX.

2. Justificacin del Proyecto

Dentro de los estndares de excelencia con los que opera la compaa XXXXXX, es necesario
buscar herramientas que generen valor a futuro y que soporten el crecimiento y mejoramiento
de sus procesos XXXXXX y XXXXXX.
As mismo, la Organizacin est en proceso de Internacionalizar sus operaciones, lo cual le exige
mantenerse actualizada en el uso de nuevos sistemas tecnolgicos y de herramientas que
mejoran los procesos de consolidacin y de reporte de informacin financiera.
En este escenario se hace indispensable adquirir e implementar habilitadores tecnolgicos de
clase mundial con los cuales la Organizacin pueda continuar su acelerado desarrollo.

3. Gerencia y gobierno del proyecto

Sponsor y Gerente del Proyecto

Como Sponsor del Proyecto se ha designado al XXXXXX de la compaa XXXXXX, Sr. XXXXXX. As
mismo, se ha nombrado al Sr(a).XXXXXX como Gerente del Proyecto XXXXXX.

Gobierno, Roles y responsabilidades

Los diferentes entes de gobierno del Proyecto XXXXXX y los roles, sus responsabilidades y
principales atribuciones, sern definidos e incluidos en el Plan de Gobierno.

4. Asignacin de recursos

Los recursos asignados al proyecto por parte de la compaa XXXXXX son:

Nombre Recurso Rol a ejecutar % Asignacin

XXXXXX Sponsor NA
XXXXXX Sponsor NA
XXXXXX Gerente Proyecto XXXXXX 100%
XXXXXX Coordinador PMO 100%
XXXXXX Lder Funcional XXXXXX 100%
XXXXXX Lder Funcional XXXXXX 100%
XXXXXX Lder Funcional XXXXXX 100%
 Necesidad de Recurso Externo

Para el desarrollo del Proyecto XXXXXX, la compaa XXXXXX seleccion al tercero XXXXXX,
empresa especializada en la implementacin del sistema de informacin XXXXXX. Esta
compaa ser la encargada de suministrar los profesionales idneos para el desarrollo de las
actividades del Proyecto.

5. Fases, Hitos y Entregables

Fases del proyecto:

Fase Fecha inicial Fecha Final

Preparacin Inicial DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Modelo de Negocio DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Realizacin DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Preparacin Final DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Salida en vivo DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA

Hitos Principales:

Hito Fecha de cumplimiento

Inicio del proyecto DD/MM/AAAA
Inicio Pruebas Integrales DD/MM/AAAA
Inicio Capacitaciones Usuario Final DD/MM/AAAA
Salida en vivo DD/MM/AAAA

Principales Entregables:

1. Contratos que enmarcan el Proyecto XXXXXX

2. Planes de Gestin del Proyecto
3. Documentos de Modelo de Negocio de los mdulos a implementar
4. Plantillas para la recoleccin y cargue de los datos
5. Especificaciones Funcionales de los desarrollos
6. Scripts de pruebas unitarias e integrales
7. Manuales de usuario final
8. Manuales de configuracin del sistema
9. Actas de cierre de fase
10. Actas de aprobacin de salida en vivo
11. Presentaciones y Actas de los comits del Proyecto

12.
 6. Premisas, Restricciones y Riesgos
Premisas:

- El personal asignado al Proyecto cuenta con el conocimiento funcional y tcnico para

desarrollar todas las actividades del mismo.
- Los recursos del Proyecto sern mantenidos en esta asignacin hasta finalizacin de sus
actividades.
- Desde el inicio del Proyecto se crear un Equipo de Datos, cuyo principal objetivo ser
tener los datos listos para la salida en vivo.
- El Proyecto contar con el apoyo de las Directivas, lo cual permitir entre otras cosas,
tener un esquema gil de decisiones y de comunicacin.
- En lo posible, la compaa XXXXXX espera que la funcionalidad estndar del sistema a
implementar soporte sus procesos administrativos y financieros. Sin embargo, de ser
necesario, se realizarn algunos desarrollos que aseguren el cumplimiento de lo solicitado
por las reas en los trminos de referencia.

Restricciones:

- El Proyecto XXXXXX debe cumplir con el alcance, cronograma y presupuesto aprobado.

Principales riesgos conocidos del proyecto:

1. Inconsistencia y no disponibilidad de datos a migrar.

2. Cambio de alcance por posibles desarrollos para ajustar el estndar del sistema a
implementar frente a los requerimientos de los procesos del grupo.
3. Demoras o atrasos en el cronograma por no continuidad del equipo del proyecto de las
dos partes.

7. Aprobacin

Revis y aprob este documento que formaliza el Proyecto XXXXXX ante la compaa XXXXXX, y
establece los principales parmetros por los cuales se va a regir su desarrollo.

Nombre Cargo Rol Firma

Sponsor Proyecto
Sr. XXXXXX XXXXXX
XXXXXX
Gerente Proyecto
Sr (a). XXXXXX XXXXXX
XXXXXX