oduo 03

formatizar versus automatizar 04

antagens para o departamento 06

.1 Procedimentos padronizados 06
.2 Controle e reduo de custos 07
.3 Controle das tarefas 07
.4 Controle de prazos 08
.5 Controle efetivo dos servios prestados por escritrios parceiros 09
.6 Previsibilidade de acontecimentos 11
.7 Gesto de contratos 12

cluso 13

erncias 14
o com a consultoria Robert Half, lder mundial em
ento especializado, o departamento jurdico dentro das
s est ganhando um status estratgico e consultivo. Por esse
profissional de destaque nessa rea tem habilidades de
ao, gesto de pessoas e capaz de antever dificuldades e
ar solues.

rcitar ou mesmo desenvolver essas caractersticas essenciais

tual, preciso que o departamento jurdico esteja
do o suficiente e as atividades acontecendo de forma
da, inclusive a gesto dos escritrios terceirizados. Portanto,
tarefas manuais e repetitivas o primeiro passo na busca da
ia operacional.

xistem procedimentos apenas informatizados no seu

ento, que dependem de interao humana de forma
, pode ser que voc perceba alguns gargalos nas atividades
No entanto, se os processos forem automatizados (note a
de termos), eliminando a interveno manual em grande
s atividades, a tecnologia capaz de impulsionar a
nce do departamento e abrir espao para um trabalho cada
estratgico e menos operacional.

ook voc vai conhecer os benefcios da automao do

ento e como um excelente software de gesto jurdica pode
ar o dia a dia da equipe, trazendo muito mais produtividade
nte relevncia do departamento jurdico dentro das
s se apresenta pela maior complexidade no cenrio
ios do pas. Conforme as relaes comerciais
novos contornos, gerenciar as regras que as
tambm exigem novas habilidades e ferramentas.

o jurdico deve desenvolver uma viso global do

com o objetivo de orientar a conduta dos outros
entos, a fim de evitar processos judiciais que
m a imagem e o caixa empresarial.

s procedimentos da rea so informatizados (ou

trolados por meio de planilhas e e-mails), o
ento macro do negcio fica prejudicado. Nesse
as informaes so dispersas e no seguem um
ro, ampliando o esforo para entender a
ade e desdobramentos dos processos.

agine empresas com alto volume de contencioso,

s setores de Energia e Distribuio, Seguros,
nicaes e Grande Varejo, controlando os
s por planilhas e e-mails. A chance do
ento jurdico perder o controle gigante e de atuar
camente , praticamente, nula.
so, existem solues tecnolgicas que automatizam os procedimentos da rea, isso , fazem
s profissionais sejam guiados pelas informaes do sistema, reduzindo o esforo necessrio pa
panhar todos os acontecimentos, prazos e riscos envolvidos.

a automatizao, criam-se condies (informao e tempo) para que os advogados possam

der o cenrio completo, treinar e orientar os departamentos mais crticos. Por exemplo: com
re de gesto jurdica, possvel identificar quais reas ou cargos so os principais geradores d
ssos trabalhistas, e se h algum departamento aumentando sua participao nesse indicador
base nessa valiosa informao, a equipe de Recursos Humanos pode redesenhar polticas ou
elecer novas regras visando reduzir a incidncia de aes trabalhistas.

ma dinmica pode ser aplicada para proteger a empresa de reclamaes recorrentes de clie
dentificar clusulas contratuais ambguas que tm gerado processos, e assim por diante.

r essa postura proativa e preventiva fundamental para alar o departamento jurdico ao pat
stratgico das corporaes.
Um software de gesto jurdica permite que os advo
departamento possam avaliar cenrios, prever probl
elaborar alternativas antes mesmo de um processo
ainda melhor: evitar que processos sejam iniciados
corrigindo procedimentos internos, como exposto n
captulo anterior. Alm disso, o sistema de gesto int
permite total controle sobre o trabalho dos escritrio

Confira nos prximos tpicos o detalhamento de co

automatizao da rea jurdica traz benefcios para o
jurdico e para a empresa como um todo:

2.1 Procedimentos padronizados

Em um ambiente de negcios cada vez mais com
demanda jurdica tambm cresce, por isso, proce
padronizados garantem a agilidade do departame
possibilidade de rastrear todas as aes da equip
boas prticas da Governana Corporativa.

Com procedimentos padronizados, o gestor da r

tem mais facilidade para delegar tarefas, pois tem
que todas as etapas necessrias para concluir u
(ou processo) sero realizadas.
o de custos est na ordem do dia e
a de medir a excelncia de um
ento.
de escala o primeiro ponto de
, pois com os mesmos recursos,
gerenciar, com qualidade, um volume
processos e atividades administrativas.
software permite que haja um controle
custo de cada processo, facilitando o
ento financeiro e o rateio dos valores
ersos departamentos, por exemplo. Alm
despesas administrativas tambm so
das no detalhe, como: cpias,
es, viagens, entre outros.
altar que esse controle vai permear todas
des do departamento e refletir em menor
ral, inclusive na gesto dos escritrios
, como voc perceber nos prximos
Em um processo automatizado, o sistem
(via workflow) o fluxo de tarefas que preci
realizadas, bem como as pendncias e s
responsveis. Ento, se o prazo para a c
de um contrato est se aproximando, por
exemplo, o sistema alerta sobre a data, in
com quem est a ltima verso e quais s
prximos passos. Dessa forma, nenhum
esquecido, ampliando a eficincia da equ
controle dos gestores sobre cada procedi
A tecnologia ainda permite monitorar qua
inseriu ou editou determinada informao
quando isso foi feito, aumentando o contr
sobre as atualizaes feitas, sejam altera
datas, incluses de clusulas, entre outra
nhece uma dessas situaes?

o frum (ao telefone): Por que o gerente do RH

chegou? Ele no vem? Como no est na
ele?. s 17h no escritrio: Foi hoje essa
? No acredito que faltamos outra vez! Isso vai
prejuzo enorme!

parecer s audincias por falta de controle

lm de ser constrangedor, pode refletir em
ejuzos financeiros para a empresa. Um bom
de gesto jurdica garante o cumprimento dos
liminando o risco de prejuzo, multas e outras
es por esquecimento de audincias ou datas de
tos relacionados aos processos.

re tambm facilita a pesquisa sobre atualizaes

essos, integrando-se aos sistemas dos tribunais.
no mais necessrio entrar no site de cada
nserindo foro e nmero do processo para
cluir a informao no documento de
hamento. Pelo sistema de gesto integrado sua
m acesso a todas atualizaes realizadas.

ndo do tipo de registro que for feito, o sistema

configurado para disparar tarefas de forma
ca (via workflow), como: marcao de audincia,
Atuar em um pas quase continental como o Brasil demanda u
esforo de gesto, e dentro do departamento jurdico no dif
Gerenciar escritrios parceiros que representam a empresa no
foros que mantm relaes comerciais uma tarefa complexa.
maior o nmero de parceiros, mais complicado fica. Agora ima
complexidade maior ainda para essa mesma situao em emp
possuem unidades em outros pases. um desafio enorme int
todos os escritrios parceiros.

Como controlar de forma efetiva as cobranas realizadas? Co

a performance das defesas? Esses so os dois maiores desafi
enfrentados por empresas que adotam escritrios de advocaci
terceirizados. Com a utilizao de um software de gesto jurdi
possvel tornar essa relao mais estruturada e transparente.

A. Pagamentos
Com o controle automatizado, a sua empresa que fornece o
ser pago ao escritrio terceirizado, pois o sistema efetua os c
automaticamente, de acordo com a demanda estipulada. Co
elimina o trabalho de conferncia e negociao dos valores, f
tambm os processos de auditoria dos pagamentos. A visibili
que est sendo pago e o motivo do pagamento total.

Sem essa tecnologia, todo o processo feito por e-mail: o

valor mensal e adiantamento de despesas combinado ent
departamento jurdico e o escritrio parceiro. Depois disso,
troca e-mails com o departamento financeiro para fazer a s
B. Performance
Alm do valor, fundamental avaliar constantemente a performance dos escritrios
terceirizados. O controle sobre os xitos (como ganhar a causa ou reduzir o valor da
condenao, por exemplo), ajuda a estabelecer um ranking de qualidade dos
parceiros e tambm pode apoiar na elaborao de um plano de bonificao que
incentive o bom desempenho.

Pelo software, tambm possvel estabelecer as tarefas que o escritrio deve cump
deixando claro o que precisa ser feito e garantindo melhor acompanhamento. Se as
tarefas no forem cumpridas adequadamente, isso pode ser levado em considera
Uma sofisticada soluo de Gesto de Contencioso de Massa
uma ferramenta excelente para ter visibilidade total sobre os custos
dos processos e melhorar o provisionamento das despesas. Uma
empresa de telefonia mvel, por exemplo, lida com um volume
muito grande de processos diariamente. Com a tecnologia
adequada, o jurdico pode mapear a origem das aes, agrup-las
por assuntos e compilar os resultados que vm sendo obtidos.
Analisar essas informaes ajuda a reduzir carteira do contencioso,
minimizar o passivo e melhorar os resultados do departamento.

Com as informaes organizadas no sistema, tambm possvel

fazer uma previso de reduo de despesas e contingncias.
Realizando um trabalho conjunto com a equipe financeira, essas
informaes evitam surpresas no fluxo de caixa da empresa,
aproximando as expectativas de gastos da realidade.

Outra grande vantagem de ter dados confiveis em mos

conseguir identificar a origem das aes judiciais para atuar
proativamente, corrigindo processos internos frgeis, que levam
aos processos.
o de contratos
mente, voc j precisou atualizar uma
u um contrato e isso envolveu outros
entos. Durante esse processo, vocs
muitos e-mails e, em algum momento,
vidos perderam o controle sobre qual era
verso, no ? Essa uma situao muito
os departamentos que ainda no so
izados.
ogia torna a gesto de contratos muito
anizada e eficiente porque:
istema ajuda a gerir todas as minutas e
utomaticamente modelos de contratos,
derando as clusulas ptrias. Assim, a
e ganha tempo e tem mais segurana na
o e aprovao dos contratos.
trola o fluxo de aprovaes (e
aes) do contrato, identificando quem
u edies no documento e se ele foi
ado na ntegra ou com ressalvas. Os
les deixam de ser feitos por e-mail e
m a ser organizados pela soluo de
eficiente e segura. O contrato s
considerado aprovado, quando todos o
aprovadores relacionados ao documen
executam a tarefa no sistema.
C.Permite a integrao com outras rea
empresa para que possam solicitar a
elaborao da minuta (e do contrato) e
acompanhamento. Nesse acompanha
rea demandante pode receber alertas
aproximao do prazo de vencimento
contrato, datas para pagamentos, ou ai
ocorrncias peridicas que a rea resp
queira adicionar.
Por exemplo, imagine que um banco cont
uma empresa de tecnologia para prestar s
dentro de uma agncia. A instituio preci
proteger de possveis processos trabalhist
vindos de funcionrios que no esto sob
total controle. Ento, a rea contratante p
criar um alerta no sistema para mensalme
cobrar o recebimento de uma lista dos
funcionrios envolvidos na operao e as
do INSS pagas. Assim, o banco fica legal
protegido e operando dentro das suas dir
de Governana Corporativa.
Como voc viu neste ebook, ter controle total sobre os processos, prazos e custos, eleva a
performance da equipe e a maturidade de gesto da rea, alando o departamento ao nvel
estratgico na corporao.

Nesse contexto, a tecnologia atua como uma alavanca que impulsiona os resultados da
rea, fundamentando as aes em dados seguros, com visibilidade total das atividades.
Isso permite uma atuao proativa e preventiva, que impacta diretamente na reduo de
custos do departamento.

Se sua equipe ainda trabalha com processos apenas informatizados, aps a leitura desse
material, voc j percebeu que possvel dinamizar a rotina de vocs para atuarem como
um ncleo de negcios valioso para a empresa. Automatize o departamento jurdico da sua
empresa e desfrute dos benefcios que voc acabou de conhecer!