EL CONTROL

Curso: DIRECCION Y CONTROL DE EMPRESAS

 2017

El CONTROL

Introduccin

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades
que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin de
controlar; por ejemplo, tienen que
realizar evaluaciones de los resultados y
tomar las medidas necesarias para
minimizar las ineficiencias. De tal
manera, el control es un elemento clave
en la administracin.
A lo largo de nuestras vidas nos vemos
envueltos en una serie de
organizaciones, ya sean formales o
informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos
planes establecidos y a travs de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando
nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organizacin para lograr sus objetivos.
La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee
cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el
control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir
como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con
la ptima utilizacin de los recursos.
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:
Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra
sino que interactan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.

Curso: Direccin y Control de Empresas 1

 2017

Proceso Administrativo

Control Planeacin

Direccin Organizacin

1. DEFINICION
El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales
se ajustan a las actividades proyectadas. El control sirve a los gerentes para monitorear
la eficacia de sus actividades de planificacin, organizacin y direccin. Una parte
esencial del proceso de control consiste en
tomar las medidas correctivas que se
requieren.
El control es la funcin administrativa por
medio de la cual se evala el rendimiento.
George R. Terry, El proceso para
determinar lo que se est llevando acabo, valorizndolo y, si es necesario, aplicando
medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarroll de acuerdo con lo
planeado.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades
que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviacin significativa".

Curso: Direccin y Control de Empresas 2

 2017

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es
el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas".
Mientras que para Fayol, el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme
al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios administrativosTiene
la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su
repeticin".
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos
que son bsicos o esenciales:
En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades
realizadas.
En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar
posibles desviaciones de los resultados.
En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones
en los resultados o en las actividades realizadas.
Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y
objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias.

ETIMOLOGIA DEL CONTROL

Los contadores medievales recurran al mtodo de contrarotulus para revisar las cuentas
mediante un registro duplicado. En la poca en que los mercaderes venecianos crearon
el sistema de contabilidad por partida doble, con sus registro de debe y haber, prdidas
y ganancias, activo y pasivo, que perduran hasta hoy solan utilizarse dos rollos de
papel o de papiro y e acreedor que llamaban contrarotulus rollo de verificacin.
Este ltimo paso al francs como contrerlle que ms tarde dara lugar a contrle de ah
sali la voz control que pronto evolucionaria hacia su actual acepcin de comprobacin,
inspeccin, o vigilancia para adoptar ms tardamente, el significado de dominio o mando.

2. PRINCIPIOS DEL CONTROL

La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

2.1 Equilibrio:

Curso: Direccin y Control de Empresas 3

 2017

A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control

correspondiente. De la misma manera que la
autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se est cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada est siendo debidamente ejercida.

2.2 De los objetivos:

Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es
un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Ningn control ser vlido sino se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no
se evala el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas
especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de
lo establecido, las mismas que se determinan en base a los objetivos.
Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando
errores y consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.

2.3 De la oportunidad:
El control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes de
que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas,
con anticipacin. Un control cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente,
reduce la consecuencia de los objetivos al mnimo.

2.4 De las desviaciones:

Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relacin con los planes
deben de ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el
futuro.

2.5 Costos
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.

Curso: Direccin y Control de Empresas 4

 2017

Un control solo deber implementarse si su costo se justifica ante los resultados que
se esperan de l; de nada servir esta servir establecer un sistema de control si los
beneficios financieros que rediten resultan menores que el costo y el y tiempo que
implica su implantacin.

2.6 De excepcin:
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales
funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos
probabilsticas, estadsticos o aleatorios.
El control administrativo es mucho ms eficaz y rpido, cuando se concentra en los
casos en que no se logr lo previsto, ms bien que en los resultados que se
obtuvieron como se haba planeado.

2.7 De la funcin controlada.

La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada,
ya que pierde efectividad el control. Este principio es bsico, ya que seala que la
persona o la funcin que realiza el control no debe de estar involucrada con la
actividad a controlar. Una aplicacin clara de este principio se puede encontrar en el
siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros no ser la persona
ms idnea para auditarlos o determinar si son verdicos o no, ya que en dicha
evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter personal.

2.8 Del carcter administrativo del control:

Es necesario distinguir las operaciones de control, de la funcin de control.
La funcin es de carcter administrativo y es la respuesta al principio de la
delegacin: esta no se podra dar sin el control como ya lo hicimos notar. Cuanta
mayor delegacin se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo, el control
como funcin solo corresponde al administrador.
En cambio las operaciones son de carcter tcnico. Por lo mismo, son un medio
para auxiliar a la lnea en sus funciones. Por ello, deben actuar como staff. De ah la
necesidad de convencer y no imponer, los medios de control.

2.9 De los estndares.

Curso: Direccin y Control de Empresas 5

 2017

El control es imposible si no existen estndares de alguna manera prefijados, y ser

tanto mejor, cuantos ms precisos y cuantitativos sean dichos estndares.
Si el control es comparacin de lo realizado con lo esperado, es lgico que, de alguna
manera, suponga siempre una base de comparacin previamente fijada.

2.10 De carcter medial del control: de l se deduce tambin espontneamente una

regla: un control solo deber usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifica
ante los beneficios que de l se esperan.
En sentido positivo, surge el peligro del especialista
en la tcnica de control de que se trate, el que casi
siempre vera la bondad de su tcnica, y tratara de
lograr a toda costa que se implante. En sentido
negativo, esta tambin el peligro de subestimar los
beneficios de un medio de control, ya porque estos
se produzcan a largo plazo, ya porque sea
imposible, o difcil al menos, cuantificarlos. De ah la
conveniencia de tratar de hacer esta cuantificacin.
El control administrativo es mucho ms eficaz y rpido, cuando se concentra en los
casos en que no se logr lo previsto, ms bien que en los resultados que se
obtuvieron como se haba planeado.

3. IMPORTANCIA DEL CONTROL

El control es esencial para llevar un buen desempeo del objetivo a las metas que se
persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carcter, ya que a travs
dicha funcin se logra lo planeado., el control nunca debe ser un obstculo o impedimento,
es una necesidad administrativa.
El control es de vital importancia dado que:
3.1 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.
3.2 Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos.
3.3 Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones.
3.4 Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.
3.5 Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse al proceso de planeacin.

Curso: Direccin y Control de Empresas 6

 2017

3.6 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
A. Cierra el ciclo de la Administracin. De hecho los controles son a la vez medios
de previsin.
B. Se da en todas las dems funciones administrativas hay control de la
organizacin, de la direccin, etc. Es por ello un medio para manejarlas o
administrarlas.

Curso: Direccin y Control de Empresas 7

 2017

4. REQUISITOS DEL CONTROL

Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y caractersticas.
Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente
que es lo que se pretende con l.
Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de
adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
Eficacia y Eficiencia: Las seales debern generarse en el momento oportuno, lo
ms rpidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idneo
para que generen los efectos esperados.
Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.
Aceptacin: Los control debe ser aceptado por todos.
Enfoques sobre puntos estratgicos: Deben controlarse reas donde las
desviaciones sean ms relevantes. Los controles son ms efectivos cuando se aplican
selectivamente en puntos crticos.
Si se poseen estos requisitos, es fcil que el control sea entendido por todos los
miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.

5. NIVELES DE CONTROL
El control est presente en mayor o menor grado en casi todas las formas de accin
empresarial. Los administradores pasan buena parte de su tiempo observando, revisando
y evaluando el desempeo de las personas, de los mtodos y procesos, mquinas y
equipos, materias primas, productos y servicios en todos los tres niveles de la empresa.
De esta manera los controles pueden clasificarse de acuerdo a su actuacin en los tres
niveles organizacionales, es decir de acuerdo con su mbito de aplicacin, en tres amplias
categoras. Controles en el nivel institucional, controles en el nivel intermedio y controles
en el nivel operacional.

Curso: Direccin y Control de Empresas 8

 2017

El control en los tres niveles de la empresa

Nivel de Tipo de Contenido Tiempo Amplitud
empresa control
Macroorientado.
Considera la
Genrico y Orientado a
Institucional Estratgico empresa en su
sinttico largo plazo
totalidad, como
un sistema
Considera cada
unidad de la
Menos empresa
Orientado a
Intermedio Tctico genrico y ms (departamento)
mediano plazo
detallado o cada conjunto
de recursos por
separado
Microorientado.
Detallado y Orientado a Considera cada
Operacional Operacional
analtico corto plazo tarea u
operacin

La finalidad del control es asegurar que los resultados de la estrategia, polticas y

directrices (elaboradas en el nivel institucional, de los planes tcticos (elaborados en el
nivel intermedio) y de los planes operacionales (elaborados en el nivel operacional), se
ajusten tanto como sea posible a los objetivo previamente establecidos. Los tres niveles
de control estn interconectados y entrelazados ntimamente. En la prctica no existe una
separacin clara entre ellos.

Curso: Direccin y Control de Empresas 9

 2017

INTERACCION ENTRE LOS CONTROLES

Nivel Control Estratgico

Institucional

Nivel
Control Tctico
Intermedio

Nivel
Control Operacional
Operacional

6. LOS PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

La definicin de Mockler divide el control en lo cuatro pasos que son los siguientes:

6.1 Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento.

En un plano ideal las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de
planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables que incluyen fechas
lmites especficas. En las industrias de servicios las normas y medidas podran
incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en la fila de un banco, el tiempo
que tienen que esperar antes de que le contesten el telfono o la cantidad de
clientes nuevos que ha trado una campaa de publicidad renovada. En una
empresa industrial, las normas y medidas podran incluir las metas de ventas y
produccin, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desechos
producidas y reciclados y los registros de seguridad.
Existen cuatro tipos de estndares:
a. Estndares de cantidad: establece el volumen de produccin, cantidad de
existencias, materias primas, nmero de horas de trabajo.
b. Estndares de calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.

Curso: Direccin y Control de Empresas 10

 2017

c. Estndares de tiempo: es el tiempo estndar para producir un determinado

producto, tiempo medio de elaboracin de un producto.
d. Estndares de costos: establece los costos de produccin, administracin,
costos de ventas.

6.2 Medir los resultados

Al igual que todos los dems aspectos del control, la medicin es un proceso
constante y repetitivo. La frecuencia con que se mida depender del tipo de
actividad que se mida. El dueo de la franquicia McDonald quiz se le exija que
estudie el tiempo de espera de los clientes en forma constante.

6.3 Determinar si los resultados corresponden a los parmetros

En muchos sentidos este es el paso ms fcil del control. Las dificultades
presuntamente, se han superado en las dos primeras fases. Ahora es cuestin de
comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos.
Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer, que
todo est bajo control.

6.4 Tomar medidas correctivas

Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos
(estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas
correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las
operaciones de la organizacin. Por ejemplo el dueo de la franquicia, podra ver
que necesita ms empleados de mostrador para alcanzar las normas de espera de
cinco minutos por cliente establecidos por Mc Donald.

Curso: Direccin y Control de Empresas 11

 2017

Ciclo del Proceso de Control

1
Establecer normas y
mtodos

4 2
Tomar las medidas Medir los
correctivas resultados
correctivas

3
Determinar si resultados
corresponden a los
parmetros

6. TIPOS DE CONTROL
Atendiendo al momento de su aplicacin, tenemos los siguientes tipos de control
organizacional:

a) Los controles preventivos (preliminar), son el conjunto de mecanismos y

procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado
realizar, antes de su autorizacin o antes de que est en marcha, con el propsito de
determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su
conformidad con los planes, programas y presupuestos.
Estos controles garantizan que antes de comenzar una accin se haya hecho el
presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitarn.
Los presupuestos financieros son el tipo ms comn de control preventivo a la accin,
porque la adquisicin de empleados, equipos y suministros requieren dinero. La
programacin es otro tipo importante de control preventivo, pues estas actividades
preliminares tambin requieren que se invierta bastante tiempo.
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organizacin como
parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razn, se dice que
el control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa
son responsables de asegurar que el control preventivo est integrado dentro de los
sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno
responsable de realizar dicha labor.

Curso: Direccin y Control de Empresas 12

 2017

Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la
creacin de polticas, procedimiento y reglas diseadas para asegurar que las
actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va
producir telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo est ingresando al
almacn.

b) Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una
actividad. La forma ms conocida de este tipo de control es la supervisin directa.
As, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las
situaciones problemticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas
computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta
inmediata si comete un error, o si se ha procesado una informacin equivocada, los
controles concurrentes del sistema rechazarn la orden y le dirn dnde se encuentra
el error.
Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye direccin, vigilancia,
sincronizacin de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo
bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto qumico se
tendrn que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si
est en las condiciones adecuadas.

c) Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo despus de la accin. De
esta forma, se determinan las causas de cualquier desviacin del plan original, y los
resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las auditorias
contables, estadstica, contabilidad, etc.
Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir
posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboracin de un
producto l % de humedad en comparacin con lo anterior (lo estndar) ha variado,
es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la
accin correctora oportuna.

7. FUENTES DE CONTROL
Segn Don Hellriegel, las fuentes de control bsicas son cuatro: grupos interesados, la
organizacin misma, los grupos y los individuos.

Curso: Direccin y Control de Empresas 13

 2017

El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la
empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los
sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros.
El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea
preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos
deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, polticas, normas,
presupuestos, auditorias y otros.
El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros
de un grupo y mantienen mediante premios y castigos. Como por ejemplo retirar voz y
voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc.
El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un
individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconsciente. La llamada tica
profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual.
Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados,
habilidades especficas y actitudes y formas de conducta bsicas. No importa cul sea la
profesin, se espera que ejerza el autocontrol individual en la realizacin de su labor,
basndose en normas ticas y morales de su respectiva profesin es decir en el cdigo
de tica de su profesin.

Curso: Direccin y Control de Empresas 14