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MANUAL DE PROCESO

SERVICIOS GENERALES

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GENERALES

FIRMAS DE REVISIN Y APROBACIN

Nombre / Cargo Firma Fecha

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS


Versin Descripcin del cambio Fecha de Actualizacin
1.0 Emisin inicial
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Contenido

1. INFORMACIN BSICA ........................................................................................................................ 4


2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ............................................................................................................. 4
3. GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIATURAS ........................................................................................ 5
4. MAPA DE INTERRELACIN DE PROCESOS ............................................................................................ 5
5. DESCRIPCIN DEL SUBPROCESO DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE JARDINES Y REAS VERDES ... 5
5.1 Ficha del subproceso ....................................................................................................................... 5
5.2 Controles del subproceso ................................................................................................................ 6
5.3 Diagrama de flujo del subproceso ................................................................................................... 6
6. INDICADORES DE GESTIN DEL PROCESO ........................................................................................... 6
7. PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE JARDINES Y REAS VERDES ........................... 7
7.1 Propsito ......................................................................................................................................... 7
7.2 Alcance ............................................................................................................................................ 7
7.3 Descripcin de las actividades ......................................................................................................... 7
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SERVICIOS GENERALES

1. INFORMACIN BSICA

Proceso: Servicios Generales


Cdigo del Proceso: PR-AD-SGE
PROPSITO:
Descripcin: Velar por el buen funcionamiento de los bienes de la Universidad de
Guayaquil, as como proporcionar nuevos espacios de reas verdes para el
desarrollo ptimo de las actividades universitarias

DISPARADOR:
Recepcin de requerimiento
Cumplimiento del cronograma de trabajo

ENTRADAS:
Requerimiento mediante oficio
Necesidades identificadas

SUBPROCESOS:
1. Limpieza y mantenimiento de jardines y reas verdes
Productos/Servicios
Mantenimiento de reas verdes realizado
del Proceso:
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del
Jefe de Servicios Generales
Proceso:
Tipo de cliente: Interno
Marco Legal: Reglamento orgnico de gestin por procesos de la Universidad de
Guayaquil
Normas de control interno para las entidades, organismos del sector
pblico y de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO


El proceso de Servicios Generales requiere considerar los siguientes puntos:

Se deber cumplir los lineamientos de Normas de control interno para las entidades, organismos
del sector pblico y de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos
pblicos.
Los requerimientos debern ser atendidos de acuerdo a las prioridades y necesidades de la
institucin.
La atencin de los requerimientos debern estar acorde al desarrollo institucional.
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3. GLOSARIO DE TRMINOS Y ABREVIATURAS


N/A

4. MAPA DE INTERRELACIN DE PROCESOS


A continuacin se presenta una visin general del proceso de Servicios Generales:

Limpieza y
Mantenimiento de
Jardines y reas
verdes
Necesidad
Institucional

5. DESCRIPCIN DEL SUBPROCESO DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE


JARDINES Y REAS VERDES
5.1 Ficha del subproceso
Subproceso: Limpieza y mantenimiento de jardines y reas verdes
Cdigo del
PR-AD-SEG-001
Subproceso:
PROPSITO:
Descripcin: Mantenimiento, proteccin y conservacin de las reas verdes de la
Institucin

DISPARADOR:
Requerimiento mediante oficio

ENTRADAS:
Oficio dirigido al Director Administrativo

ACTIVIDADES PRINCIPALES:
Planificacin de equipo de jardineros
Mantenimiento y conservacin de reas verdes
Realizar informe de los mantenimientos ejecutados

Productos/Servicios
Mantenimiento de reas Verdes realizados
del Subproceso:
Responsable del Jefe de Servicios Generales
Subproceso:
Tipo de cliente:
Interno
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5.2 Controles del subproceso


Normas de control interno para las entidades, organismos del sector pblico y de las personas
jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos
Reglamento orgnico de gestin por procesos de la Universidad de Guayaquil

5.3 Diagrama de flujo del subproceso


Jefatura de Servicios Generales
Limpieza y Mantenimiento de Jardines y reas Verdes
requirente

Solicitar Mediante
Unidades

oficio el
mantenimiento de
reas verdes
Requerimiento de las
Unidades Acadmicas
y Administrativas
Administrativo
Director

Recibir oficio,
revisar y sumillar a
la jefatura de
Servicios Generales
Jefe de Servicios Generales

Aprueba
revisin? Tomar foto de
SI evidencias para
realizar informe
Difundir
Planificar equipo de
planificacin de
trabajo y
trabajo al equipo de NO
cronograma de Supervisar el
jardineros y a las
ejecucin trabajo de los Enviar oficio adjuntando
reas requirentes
jardineros para Comunicar a informe con evidencias
aprobacin jardineros que no del trabajo realizado
esta de acuerdo a
las especificaciones
Jardineros

Ejecutar las Comunicar al jefe Completar el


actividades del rea la trabajo de acuerdo
planificadas por el ejecucin de las a las
jefe del rea actividades especificaciones

6. INDICADORES DE GESTIN DEL PROCESO


Los indicadores de Gestin definidos para el proceso de Servicios Generales son:
Unidad de Responsable Fuente de la Frecuencia
N Indicador Frmula de Clculo
Medida de Medicin Medicin de Medicin
% de cumplimiento de Nmero de requerimientos
Jefe de Servicios
1 requerimiento atendidos / Nmero de Porcentaje Registros Mensual
Generales
atendidos requerimientos solicitados
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7. PROCEDIMIENTO DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE JARDINES Y


REAS VERDES
7.1 Propsito
Mantenimiento, proteccin y conservacin de las reas verdes de la Institucin

7.2 Alcance
Actividad Inicial: Solicitar Mediante oficio el mantenimiento de reas verdes
Actividad Final: Enviar informe del trabajo realizado

7.3 Descripcin de las actividades


No Actividad Responsable Descripcin Documento
Solicitar Mediante oficio Solicita al Director Administrativo mediante Oficio
1 el mantenimiento de Unidad Requirente el mantenimiento de reas verdes de un rea Oficio
reas verdes determinada
Recibir oficio, revisar y
Director Recibe el requerimiento, revisa y sumilla a la
2 remitir a la jefatura de
Administrativo Jefatura de Servicios Generales
limpieza y reas verdes
Planificar equipo de Planifica el nmero de jardineros, el cronograma
Jefe de Servicios
3 trabajo y cronograma de de los tiempos de ejecucin y las herramientas de
Generales
ejecucin trabajo a utilizar para hacer el mantenimiento
Difundir planificacin de
trabajo al equipo de Jefe de Servicios Difunde el cronograma de trabajo a los jardineros
4
jardineros y a las reas Generales para ejecucin del mismo.
requirentes
Ejecutar las actividades
Ejecuta las actividades planificadas segn las
5 planificadas por el jefe Jardineros
especificaciones dadas por el jede del rea
del rea
Comunicar al jefe del
Comunica al jefe del rea el avance y ejecucin de
6 rea la ejecucin de las Jardineros
las actividades encomendadas
actividades
Verificar el trabajo de los
Jefe de Servicios Supervisa los avances de las actividades para
7 jardineros para
Generales aprobacin y finalizacin del trabajo
aprobacin
Si aprueba revisin: Si el trabajo cumple con las
especificaciones del rea requirente, toma fotos
para elaboracin de informe de actividades
Jefe de Limpieza y (Contina paso 10),
8 Aprueba revisin?
reas Verdes No aprueba revisin: si el trabajo no cumple con
lo especificado comunica a los jardineros que no
se cumpli con las especificaciones del rea
requirente (Contina paso 9)
Completar el trabajo de Completa el trabajo de acuerdo a las
9 acuerdo a las Jardineros observaciones levantadas por el jefe del rea.
especificaciones (Regresar al paso No. 6)
Realiza informe con evidencias del trabajo
Enviar informe del Jefe de Servicios
10 realizado y se lo enva mediante oficio al rea Oficio
trabajo realizado Generales
requirente

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