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Dpts - Espces et chques

D'affaires et des finances
Politique # 5.12
Bureau des affaires et des finances - Politiques et procdures
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OBJECTIF
Pour dfinir le processus pour le dpt des espces et des chques par les
dpartements universitaires.
POLITIQUE
S'applique : Tout le personnel des universits qui manipulent ou grer les
liquidits ou les chques de dpt.
mises :
06/1991
Rvis:
06/2008
I. Vue d'ensemble
A. Il est de la responsabilit du Bureau des services financiers afin de dterminer la
politique et
procdures pour les dpts d'espces et de chques.
B. Chaque ministre doit restrictive endosser les chques pour dpt seulement"
immdiatement
lors de la rception. Celle-ci interdit la ngociation du chque s'il est vol.
Dpts C. doit tre faite au moins une fois par semaine ou lorsque 500 $ ou plus en
espces et / ou
contrles a accumul, selon la premire ventualit.
D. Il est de la responsabilit de l'organisation compter avec prcision toutes les
devises et les chques
collectes. Il est la meilleure pratique pour deux personnes pour vrifier de manire
indpendante le nombre de
dpt.
E. Soldes peut pas tre substitu pour les chques.
PROCDURE
S'applique : Tout le personnel des universits qui manipulent ou grer les
liquidits ou les chques de dpt.
mises :
06/1991
Rvis:
06/2007
I. Prparation espces et des chques de dpt
A. Trsorerie (en monnaie) est prpar pour le dpt comme suit:
1. Toutes les devises doivent faire face dans la mme direction, tris par
dnomination.
2. Placez une seule dnomination dans une sangle monnaie bancaire fournie par le
blind
courrier voiture. Pour obtenir des instructions prcises sur la faon de prparer de
trsorerie pour le dpt, s'il vous plat

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reportez-vous au Manueldegestionfinanciredesressources disponibles sur le
Bureau des institutions financires
Site Web Services.
De trsorerie B. (pice) est prpar pour le dpt comme suit:
Pennies
25 $
Nickels
100 $
Dimes
250 $
Quartiers
500 $
Moiti
Dollars
500 $
Contrles C. On prpare pour le dpt comme suit:
1. Les chques doivent faire face dans la mme direction pour acclrer le
traitement bancaire.
2. Un ruban de machine calculer doit avoir une claire 0,00 au sommet.
3. Un ruban de machine calculer doit tre excut afin de dterminer le montant
total des chques
tant dpose. Une bande seconde machine en ajoutant doit tre excut pour
vrifier le nombre total
prcdemment calcule. Continuer jusqu' ce que le calcul de deux bandes de
machine ajouter
correspondre.
4. Les chques doivent tre livrs avec une bande lastique et inclure un de
l'appariement
adjonction bandes de machine. La deuxime bande est maintenue par le ministre
et
conserv avec ses dossiers de dpt.
D. Une deuxime personne doit raconter la monnaie et les chques.
E. Un grand livre journal de l'entre doit accompagner tous les dpts.
III. Prparation d'un sac de dpt
A. Toutes les devises et de chques et le bordereau de dpt appropri doit tre
plac dans un
rive sac jetable. Pour plus d'informations, s'il vous plat se rfrer la Financire
Manuel des ressources disponiblessurlesiteWebduBureaudesservices
financiers.
B. Un sac jetable banque doit contenir qu'un seul dpt.
C. Inspectez le sac pour les trous ou les dchirures avant d'utiliser. Ne pas sparer
sacs

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la perforation, mme si vous n'avez pas des pices et de devises pour certains
gisements. Cette seront considrs altration. Pour des raisons de scurit, tous les
dpts en utilisant endommag
sacs sera refus par le centre de l'OSU de dpt, de messagerie blinde, ou la
banque.
IV. Sur le campus Dpts
A. Le sac de banque doivent tre prises un centre de dpt approuvs.
B. Pour dterminer le plus proche endroit, appelez au 292-8121 Gestion de la
trsorerie.
C. Un vhicule blind de messagerie reprendra le dpt partir du Centre de dpt
et de prendre le
dposer la banque. Pour les procdures spcifiques sur la prparation du sac
banque pour blinde
courrier voiture, s'il vous plat se rfrer la Manueldesressources
financires disponibles sur le Bureau
du site Web des services financiers
.
V. hors campus Dpts
R. Les ministres ne se trouve pas sur le campus de Columbus (par exemple,
l'aroport, terrain de golf, MedOhio,
Cliniques de la famille, campus rgionaux) peuvent recevoir une autorisation du
Trsor
Gestion de rendre leurs dpts directement la succursale de la banque universit
la plus proche.
Monnaie B. et chques dposs directement la banque n'ont pas tre plac dans
OSU sacs en plastique jetables. Bancaires Pour plus de scurit et des raisons de
scurit, les dpts
ne doit pas tre effectue l'air libre.
VI. Billets de dpt d'impression
A. Chaque jour ouvrable vers 11h30 Rapprochement bancaire imprime des billets
de dpt
qui sont envoys par messagerie la banque. Tous les dpts est entr tout au long
de l'universit aprs
11h30 le jour prcdent imprimer et tre inclus.
B. Il est important que les dpts effectus avant 11h30 sont prises la banque du
mme jour, sinon la banque va alerter le Bureau des services financiers d'une
manque de dpt. Cette alerte est recherch et les carts sont signals
d'audit interne.
VII. Lockbox
A. Une bote postale est un systme de collecte dans laquelle une banque reoit des
paiements un spcifi
Adresse bote postale, traite la remise, et les dpose dans les annes bnficiaire
compte.
Coffrets en B. peut tre lectronique, sur papier, ou une combinaison des deux. Ils
sont
l'une des mthodes les plus largement utiliss de gestion de trsorerie.

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C. Les dpartements universitaires qui souhaitent utiliser la banque lockbox pour le
traitement ou la manutention
lectronique les envois de fonds ou de rviser existants fonctionnalits de bote
postale doivent contacter Trsor