AUDITORIA EMPRESARIAL

AUDITORIA DE ESTOQUES

PROF. RICARDO COSTA SIMES

FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

AUDITORIA DE ESTOQUES

Os estoques constituem o principal item de ativo de muitas empresas e, nestas,

dedica-se geralmente um tempo considervel verificao dos estoques. Uma vez
que estes constituem itens tangveis, os auditores tm de se preocupar em
determinar quantidades e qualidades dos mesmos, assim como em conferir a
exatido dos clculos referentes a seu valor.

Os estoques so bens destinados venda ou fabricao, relacionados com os

objetivos e atividades da empresa sendo importantes na apurao do lucro lquido de
cada exerccio social. As principais classes de estoques compreendem:

a) Matrias-primas - bens comprados e destinados produo;

b) Produtos em processo bens que esto em processo de produo;
c) Produtos acabados - bens produzidos ou comprados e destinados venda;
d) Mercadorias bens comprados e destinados venda

As atividades envolvendo a rea de estoques oferecem ao auditor excelentes

oportunidades para ele desenvolver recomendaes construtivas, visando ao
aprimoramento dos controles e reduo de custos da empresa auditada. Esse fato
acontece em funo da complexidade das operaes de estoque, conforme
exemplificado no quadro 01.

OBJETIVO

Avaliar os controles internos na rea para identificar os graus de riscos de auditoria

quanto ao sistema, no que diz respeito sua localizao fsica, legislao aplicvel,
corte da documentao, autenticidade e autorizao dos registros, integridade,
correta classificao e adequada apresentao e divulgao nas Demonstraes
Financeiras.

FINALIDADE

a) Determinar sua existncia, que poder estar na companhia, em custodia com

terceiros ou em transito;
b) Determinar se pertencente empresa;
c) Determinar se foram aplicados os princpios de contabilidade geralmente
aceitos em base uniforme;
d) Determinar a existncia de estoques penhorados ou dados em garantia; e
e) Determinar se esto corretamente classificados nas demonstraes
financeiras e se as divulgaes cabveis foram expostas por notas explicativas
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

Atividades da rea de estoques

Planejamento da Produo

Compra da Matria-Prima

Recepo da Matria-Prima

Contabilizao da Matria
Prima

Armazenamento da Matria
Prima

Fabricao de Produtos

Contabilizao dos Custos de

Fabricao

Armazenamento dos Produtos

Fabricados

Expedio dos Produtos

Vendidos

Contabilizao do Custo dos

Produtos Vendidos
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados so dependentes da efetividade do

controle interno e da materialidade envolvida.

Seguem abaixo alguns procedimentos ilustrativos que podero ser utilizados durante
a execuo dos trabalhos de auditoria.

a) Exame Fsico
Contagem de estoques de matrias-primas, em processo, acabados e materiais
em consignao ou com terceiros.

b) Confirmao
Confirmao de estoques de terceiros;
Confirmao de estoques com terceiros;
Confirmao de estoques em consignao.

c) Documentos Originais
Exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos;
Exame de Contratos de compra e vendas;
Exame documental das apropriaes de matrias-primas e mo-de-obra;
Exame de atas e assemblia.

d) Clculos
Soma da contagem de estoques;
Clculo das quantidades pelo preo unitrio;
Calculo dos impostos;
Apropriao das despesas gerais de fabricao.

e) Escriturao
Exame da conta de razo de produtos acabados;
Exame da conta de razo de importao em transito;
Exame das ordens de fabricao;
Follow-Up das contagens fsicas.

f) Investigao
Exame detalhado da documentao de compra;
Exame minucioso das ordens de fabricao em aberto;
Exame do cut-off de compras e vendas

g) Inqurito
Variao do saldo de estoques;
Inqurito sobre existncia de produtos obsoletos
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

h) Registros Auxiliares
Exame do registro perpetuo de estoque inventario
Exame das ordens de produo/fabricao.

i) Correlao
Relacionamento das Vendas com a baixa dos estoques;
Relacionamento das compras com os fornecedores.

j) Observao
Classificao adequada das contas;
Observao dos princpios de contabilidade e mtodos de estoque utilizado pela
empresa;
Observao do registro correto de estoques obsoletos.

VERIFICAO DA EXISTNCIA FSICA

a) Leia as instrues da empresa para o levantamento do inventrio e observe

principalmente os seguintes detalhes:
Planejamento;
Controle de etiquetas;
Corte das operaes;
Movimentaes externas e internas de produtos;
Identificao dos produtos.
b) Obtenha o valor aproximado do estoque em cada local da empresa e
determine os locais que sero visitados pelos auditores. Comunique por
escrito previamente os detalhes das contagens aos outros escritrios, da
empresa de auditoria, participantes tambm do inventrio.
c) Visite os locais, onde esto estocadas as matrias-primas e produtos, antes
do dia das contagens, observe se os estoques arrumados adequadamente e
atente para reas problemticas ou difceis, para onde devero ser
designados auditores mais experientes.
d) Determine os auditores externos necessrios para as contagens, faa uma
reunio com eles, a fim de orient-los sobre a natureza do inventrio e
caractersticas das operaes da empresa e estabelea as reas que cada um
dever atuar;
e) Durante as contagens o auditor deve efetuar os seguintes procedimentos:
Verificar se os participantes esto seguindo as informaes do inventrio
fsico;
Efetuar testes de contagens, confrontando de imediato com as anotadas
pelos participantes e dirimir quaisquer porventura existentes;
Preparar papel de trabalho de testes de contagens de itens de maior valor
monetrio para posterior comparao com as relaes finais de inventrio;
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

Observar e perguntar quanto s matrias-primas e produtos obsoletos

estragados ou de movimento lento (normalmente no movimentados nos
ltimos12 meses). Caso haja, prepare papis de trabalho dando detalhes;
Observar se foram adotados procedimentos adequados para os produtos
faturados e no entregues e para as matrias-primas recebidas durante o
inventrio fsico;
Preparar papel de trabalho do cutoff (corte das operaes) dos documentos
de entrada e sada;
Elaborar cutoff das etiquetas de contagens (emitidas, utilizadas, canceladas
e em branco).
f) Nos casos de estoques em poder de terceiros (em armazns gerais, para
beneficiamento, em consignao ou demonstrao, etc.), pea confirmao ao
custodiante cobrindo os seguintes pontos:
Que o estoque de propriedade da empresa auditada;
Que o estoque se encontra em boas condies;
Que o estoque est livre de quaisquer nus.

Na hiptese de os estoques em poder de terceiros serem de valor relevante, alm

da obteno de confirmao por escrito, o auditor deve inspecion-los fisicamente.

Modelo de carta de confirmao de estoques em poder de terceiros

(Em papel timbrado da empresa auditada)

Salvador, 25 de janeiro de 2009

Prezados senhores:

Para fins de simples conferncia, por favor confirmar diretamente com nossos
auditores (colocar nome e endereo dos auditores externos ou independentes) se os
estoques, abaixo discriminados, encontram-se em seu poder, so de nossa
propriedade, esto em boas condies e livres de quaisquer nus em 31 de
dezembro de 2008. Adicionalmente, caso haja alguma divergncia com os registros
de V.Sas., solicitamos indicar na coluna de OBSERVAES a natureza dessa
divergncia.

Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos,

Atenciosamente,

______________________
Assinatura, e carimbo
....................................................................
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

Confirmamos que os saldos abaixo discriminados encontram-se em nosso poder,

so de sua propriedade, esto em boas condies e livres de quaisquer nus em 31
de dezembro de 2008

QUANTIDADE DESCRIO OBSERVAES

_____ ___ de ______________ de ______

_________________________
Assinatura, e carimbo

g) Averige se os estoques de propriedade de terceiros, armazenados nas

dependncias da empresa, foram contados, confrontados com os controles
extra-contbeis e excludos das listagens finais de inventrio. Caso o valor
envolvido seja relevante, pea confirmao.

A contagem fsica o meio pelo qual o auditor se satisfaz quanto existncia

efetiva dos estoques, sendo necessria para assegurar que o registro contbil
reflita com propriedade a existncia fsica.

MODELO DE ETIQUETA
N 003816
Material:
Cdigo:
Local
---------------------------------------------------------------------------------------------------
N 003816
3 Contagem

Material:
Cdigo:
Local

Quantidade contada _____________unidade___________________

Visto do Inventariante _____________________________________
Visto do Supervisor:_______________________________________
---------------------------------------------------------------------------------------------------
N 003816
2 Contagem

Material:
Cdigo:
Local

Quantidade contada _____________unidade___________________

Visto do Inventariante _____________________________________
Visto do Supervisor:_______________________________________
---------------------------------------------------------------------------------------------------
N 003816
1 Contagem

Material:
Cdigo:
Local

Quantidade contada _____________unidade___________________

Visto do Inventariante _____________________________________
Visto do Supervisor:_______________________________________
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

CUIDADOS NO ACOMPANHAMENTO AOS INVENTRIOS

Ao executar trabalhos sobre inventrios fsicos o auditor dever observar:

A ocorrncia de erros de somas na coluna final da lista de inventrios;
A ocorrncia de erros de clculos na multiplicao de quantidades pelo preo
unitrio;
Majorao do preo unitrio para compensar diminuio nas quantidades ou
diminuio no preo unitrio para compensar aumento nas existncias;
Se no est sendo contada e registrada a quantidade errada (a maior da
contagem ou a menor da contagem);
Se em grandes pallets no se est contando em base de testes caixas que se
encontram visvel externamente, mas internamente encontram-se vazias;

RESPONSABILIDADES PELAS ETIQUETAS

Logo no incio de seu trabalho de observao, cabe ao auditor estabelecer

responsabilidades pelas etiquetas pr-numeradas de estoque, registrando o nmero
de etiquetas usadas, das emitidas e no usadas e da no emitidas. Assim fazendo, o
auditor conta com um elemento que o ajuda a evitar apresentao do estoque a
maior, pelo preenchimento de etiquetas, no usadas, aps o inventrio fsico. Alm
de registrar os nmeros das etiquetas, o auditor deve pesquisar no local do
levantamento, a fim de se certificar de que no s foram etiquetados todos os tens
como todas as etiquetas emitidas foram distribudas, no restando nenhuma que
possa ser usada para fins escusos,

Durante a observao do levantamento, o auditor deve registrar informaes

relativas a recebimentos e embarques ocorridos imediatamente antes da data do
mesmo, pois, assim se consegue coordenao do registro de compras, vendas e
estoque em mos. Posteriormente, podem-se confrontar esses dados com as ltimas
vendas e compras registradas no perodo.

MOVIMENTO

Estreitamente relacionado com a coleta de dados est o procedimento que visa

assegurar ao auditor dados sobre o movimento de mercadorias durante a contagem
de estoques. Qualquer descontrole nesse movimento de mercadorias para a rea em
que se efetua o levantamento, dentro dela ou para fora, pode levar a contagens
errneas. Durante todo o perodo de observao, o auditor precisa estar atento para
os movimentos de estoque e se assegurar que os mesmo so devidamente
registrados.
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

CONTAGEM DE TESTE

Enquanto observa a realizao do levantamento fsico, o auditor deve fazer vrias

contagens de teste para verificar a exatido do trabalho dos empregados do cliente.
Nos papis de trabalho devem constar vrias contagens de teste, para posterior
comparao com os resumos do levantamento. Cabe ao auditor aplicar seus critrios
de julgamento para decidir sobre a necessidade de abrir caixas, pacotes, etc. a fim
de ter certeza de que as quantidades declaradas so as realmente existentes. Em
geral, o auditor concentra os testes nas categorias de mais alto valor monetrio. Ele
pode usar um programa de computador para identificar essas categorias ou outras
que preencham determinadas especificaes. Um programa de computador pode ser
feito de modo que identifique os itens de pouca movimentao, os que tenham um
saldo maior em relao ao perodo anterior, ou talvez aqueles cujos saldos excedam
quantidade normal de pedido, em determinada percentagem. Nesses pontos, o
auditor, ento, pode empregar sem tempo para obter a certeza que julga necessrio.

Para a obteno de melhores resultados, recomendvel ao auditor dispor de

conhecimentos prvios dos itens componentes do inventario, critrios de avaliao
dos estoques, sistema de armazenamento, locais de estocagem, existncia de
materiais em poder de terceiros ou de terceiros em poder da empresa.

OUTROS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Proceda da seguinte forma para os estoques obsoletos e de lento movimento:

Investigue se os procedimentos da empresa para distinguir esses bens dos
estoques normais so satisfatrios;
Veja se foram anotados bens dessa natureza nos papis de trabalho do
inventrio fsico;
Examine os registros perptuos de estoques para matrias-primas e produtos
sem movimento nos ltimos 12 meses;
Verifique se os estoques obsoletos e de lento movimento foram
adequadamente avaliados no balano patrimonial.

CONTROLES INTERNOS PERTINENTES

Segregao de funes, entre guarda fsica dos estoques e a de

contabilizao;
Autorizao de compra por pessoa de nvel;
Utilizao de requisio de materiais para produo;
Registros permanentes de estoque;
Determinao do ponto de reposio dos estoques;
Conciliao peridica entre o registro permanente e o razo;
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

Contagens rotativas dos estoques;

Sistema de custos integrado com a contabilidade;
Segregao de funes entre o setor de compras e o de recebimento;
Contagem fsica quando da recepo e emisso de documento fiscal.

POSIO DOS ESTOQUES

O auditor dever atentar para a localizao dos estoques que podero estar:
Na companhia;
Em custdia com terceiros;
Em trnsito;
Na Companhia, entretanto dados em garantia.

INFORMAES GERENCIAIS A SEREM OBSERVADAS

Normas, instrues e manuais;

Documentos de auditorias anteriores;
Relatrios.

INFORMAES ESPECFICAS A SEREM OBSERVADAS

Lay-out e localizao dos almoxarifados e depsitos;

Quantidade de itens controlados pelos almoxarifados;
Volume mdio mensal de entradas e sadas;
Tipos de entrada de material:
Compras;
Transferncias entre almoxarifados;
Emprstimos;
Devoluo de sobras;
Devoluo de material retirado;
Material manufaturado em oficinas da empresa;
Material manufaturado em oficinas de terceiros.
Tipos de sadas de material:
Requisies;
Transferncias entre almoxarifados;
Venda de sucatas e outros materiais;
Recuperao de equipamentos
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

CUIDADOS DO AUDITOR PARA IDENTIFICAR FRAUDES

Em seu trabalho o auditor dever atentar para as seguintes operaes que podero
indicar indcios de fraudes:
Substituio das unidades dos estoques (kg por gr, grosa por dzias; dzias
por par, caixa por pea, por exemplo);
Alterao no critrio de avaliao: por exemplo, receber pea por 100, entrar
por 10 e dar sada por 100;
Obteno de materiais por emprstimos ou em demonstrao apenas para
serem computados na ocasio em que o auditor estiver realizando
levantamentos;
Extrao falsa de requisio. Por conta da auditoria o almoxarife pode emitir
requisies, falsificando assinaturas, para suprir a falta de estoques;
Extravio de fichas de controle. Retirada pelo almoxarife de ficha de controle de
estoques, evitando a fiscalizao do referido item;
Omisso de entradas nas devolues. Almoxarife omite entrada de peas
devolvidas para se apossar desses itens e vender ou dar outro destino;
Diminuio do valor da contagem;
Diminuindo o valor da contagem, a companhia poder estar tentando diminuir
a sua apurao de resultado e com isto apurar menos imposto de renda ou
pode simplesmente estar tentando ocultar entradas de mercadorias que se
processaram clandestinamente, sem documentao hbil dentro da
companhia podendo desta forma induzir o auditora a acreditar que existem
caixa 2 na empresa.
Aumento do valor da contagem.
Aumentando o valor do estoque atravs do inventrio fsico, a companhia
poder estar tentando aumentar a sua apurao de lucro (ou eliminar ou
reduzir prejuzos). Poder estar tentando ocultar sadas de mercadorias que
se processaram sem a respectiva emisso dos documentos fiscais, evitando,
dessa forma, o pagamento de impostos.

DOCUMENTAO FORNECIDA PELA EMPRESA

1. Relatrios de contagens fsicas;

2. Declarao assinada pela empresa de que nesses relatrios, relativos
contagem:
No existem estoques fictcios;
Que no foram omitidos estoques na contagem;
Que no foram includos estoques com preos adulterados;
Que todas as compras e/ou produes foram registradas;
Esto informados os estoques dados em garantia ou penhor.
FACULDADE DA CIDADE DO SALVADOR
AUDITORIA EMPRESARIAL
PROF. RICARDO SIMES

DEMONSTRAO DO SISTEMA DE CONTROLES

FASES/ REGISTRO
ENTRADAS ESTOCAGEM SADA CONTROLE
SUBSISTEMAS CONTBIL

1 - RECEPO DO 1 - IDENTIFICAO 1 - ACEITAO DA 1 - ADMINISTRAO

1 - CLASSIFICAO
MATERIAL DO MATERIAL REQUISIO DO ESTOQUE

2 -CONFERNCIA 2 - ALOCAO 2-IDENTIFICAO 2 - SITUAO FSICA

2 - APROPRIAO
MATERIAL; MATERIAL MATERIAL DE ESTOCAGEM

3 - CONTROLE DA 3 - SISTEMA 3 - ENTREGA 3 - CUSTEIO DOS

3 - CONCILIAES
QUANTIDADE VIGILNCIA MATERIRAL ESTOQUES

ESTOQUE 4 - ACEITAO DO 4 - CONTROLE DE 4 - TRANSPORTE 4 - COMERCIALIZAO

MATERIAL ACESSO MATERIAL DOS MATERIAIS

5 - SISTEMA DE
5 - ACEITAO
PREVENO DE 5 - REGISTRO SADA 5 - INVENTRIOS
DOCUMENTAO
RISCOS
6 - REGISTRO DA 6 - POLTICA DE
ENTRADA SEGUROS