_ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 1

GUA DE APRENDIZAJE

UNIDAD 3: COMUNICACIN DE LA INFORMACIN

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Tema 1. Procesadores de textos

La informacin puede ser comunicada de distintas formas: escrita, grfica o estadsticamente, por ejemplo. Las TIC nos
brindan una gama amplia de aplicaciones que permiten el procesamiento de la informacin que hemos buscado y
organizado, para que la podamos analizar, modificar y presentar a los interesados. Para entender en qu consisten
estas herramientas, debemos reconocer los siguientes conceptos:

Por medio de un convenio entre INACAP y Microsoft, entrando a tu correo INACAP Mail, puedes instalar Microsoft
Office en tu notebook o computador de escritorio:

Adems, puedes utilizar Microsoft Office, sin instalacin, desde tu mismo INACAP Mail. Una vez que ests dentro de
la bandeja de entrada de tu correo INACAP, selecciona en la esquina superior izquierda el cono:

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Correo: Este cono te lleva a Outlook, la aplicacin de Microsoft que te permite administrar tu cuenta
INACAP Mail. Es una de las herramientas ms utilizadas en la vida laboral para hacer un uso avanzado del
correo electrnico.

Calendario: Es una aplicacin, usualmente aadida a Outlook, con la que puedes llevar una agenda de
trabajo, generando eventos y notificaciones que te permitan estar pendiente de tus actividades. Tambin
puedes ver el pronstico del clima.

Contactos: puedes administrar la informacin de tus contactos profesionales y de estudio. Por ejemplo,
puedes agregar a tus compaeros para entablar conversaciones instantneas, de forma escrita o por video.

Noticias: es una red tipo Twitter que provee Microsoft para que puedas estar al tanto de lo que publican
tus contactos.

OneDrive: es una herramienta similar a Dropbox, en la que puedes subir archivos a la nube para que
siempre estn disponibles, pudiendo acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

Sitios: es un servicio que permite organizar grupos de trabajo alrededor de archivos alojados en OneDrive.
Por ejemplo, puedes hacer un proyecto invitando a algunos de tus compaeros a editar los archivos
alojados en una carpeta, para as trabajar colaborativamente en la construccin del proyecto.

Tareas: es una herramienta complementaria de Outlook, donde puedes fijar tareas especficas con un
horario e indicaciones. Te notificar si una tarea no se ha cumplido y es ideal para organizar tu trabajo en
la universidad.

Word: te permite utilizar este procesador de texto con varias de sus opciones ms comunes, sin necesidad
de tener instalado Microsoft Office en una estacin de trabajo (PC o notebook), desde cualquier sistema
operativo (Windows, MacOS o Linux).

Excel: al igual que el anterior, te permite trabajar en una plantilla de clculo sin tener instalado el programa
en tu computador.

PowerPoint: tambin te permite trabajar en una presentacin sin tener instalado el programa en tu
computador.

OneNote: es una aplicacin que te permite tomar apuntes con todos los recursos posibles, no solo escritos,
sino que tambin mediante fotos, insertando una imagen, etc. Es la versin que Microsoft hizo de Evernote.

Delve: te permite buscar trabajos sobre un tema especfico. Por ejemplo, si buscas dengue, te vas a dar
cuenta de que aparece una presentacin en PPT relacionada con minera e higiene ocupacional y donde se
cita este tema.

Video: es un servicio para subir videos desde tu computador, as como para ver aquellos que ha compartido
la comunidad de Microsoft Office. Por ejemplo, puedes encontrar un videotutorial sobre programacin en
Java. Es la versin que Microsoft hace de YouTube.

Sway: es una herramienta que te permite generar informes, presentaciones, boletines o historias
personales, a partir de contenido que se encuentra en la red y que se agrega de acuerdo al tema que t
ests trabajando. As, por ejemplo, si quieres hacer una presentacin sobre el dengue, Sway te va a sugerir

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videos de YouTube que tienen que ver con el tema, para que los incorpores en la presentacin. Es la alternativa
que plantea Microsoft a Prezi.

Yammer: es una red muy similar a Facebook, donde puedes compartir con tus compaeros distintos
recursos (archivos y vnculos), puedes dar Like a sus publicaciones y saber quin est en lnea, cul es su
estado y, de estar disponible, comenzar a chatear.

Sobre el uso de aplicaciones:

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Para qu necesito un procesador de texto?

Si Pablo quisiera hacer un CV moderno, con el que pueda llamar la atencin de posibles empleadores, siempre puede
recurrir a las plantillas que Word le provee:

Los dems procesadores de texto, como Writer de LibreOffice o de Kingsoft WPS Office, poseen opciones similares;
solo hay que buscar el equivalente dentro de los conos y solapas.

Pablo debe realizar un trabajo sobre el dengue en Isla de Pascua y el proceso que debe seguir es el siguiente:

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Tres formas para abrir Word:

Seleccionar una plantilla. Si no quieres trabajar desde una, selecciona Nuevo documento en blanco.

Configurar la pgina: tamao, mrgenes y orientacin.

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Word ha condensado todas sus opciones en una cinta, donde se agrupan en solapas. Esta imagen muestra la solapa
DISEO DE PGINA, donde estn todas las opciones que permiten darle un formato a la pgina en la que ingresars el
texto o los objetos que componen tu trabajo.

Mrgenes: como Pablo estudia en INACAP, debe seguir las normas APA para configurar los mrgenes de su
trabajo.

Orientacin: a veces tienes tablas muy anchas y es mejor orientar la pgina horizontalmente, pero solo una
pgina, por lo que puedes utilizar la opcin: De aqu en adelante o Texto seleccionado.

Tamao: usualmente se manejan dos tamaos, Letter (carta o ANSI A) y Legal (oficio o ANSI B), pero en
ocasiones necesitars imprimir en tamaos de papel ms grandes o construir PDF donde quepa toda la
informacin, por lo que puedes configurar el tamao que ms se acomode a tus necesidades.

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Guardar un archivo Word:

1. En la parte superior izquierda de la ventana de Word, encuentras el men Archivo.

2. Al hacer clic sobre Archivo, te aparece la opcin Guardar (y Guardar como).

3. Al seleccionar Guardar, va a mostrarse una ventana del explorador con la que vas a poder ubicar el archivo
dentro de tus carpetas en la unidad de almacenamiento de tu dispositivo. Guarda en un lugar conocido, de
fcil acceso (la biblioteca Universidad que creaste en la unidad anterior). Dale un nombre claro a tu archivo
Word, del tipo: cdigo de la asignatura, unidad y contenido.

4. Al hacer clic sobre el botn Guardar, el archivo quedar dentro de la unidad de almacenamiento. En adelante,
si presionas las teclas , podrs guardar fcilmente los cambios que hagas sobre el archivo.

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Insertar una imagen:

En la pestaa INSERTAR de Word, puedes encontrar varias opciones que te permiten agregar elementos a tus
documentos. Por ejemplo: rotular, vincular, marcar, comentar, etc. Si quieres insertar un smbolo que no encuentras
en el teclado o quieres escribir una ecuacin de matemticas, qumica o fsica, asimismo puedes insertar formas para
hacer diagramas de flujo y organigramas.

Para insertar una imagen que est en un archivo dentro de tu computador, sigue estos pasos:

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1. En la solapa INSERTAR, selecciona la opcin Imgenes. Debes tener el archivo descargado en la unidad de
almacenamiento de tu dispositivo.

2. Aparece una ventana del explorador donde puedes buscar la ubicacin del archivo en la unidad de
almacenamiento. Si tenemos una biblioteca con todos los archivos que harn parte de nuestro trabajo, ser
ms fcil encontrar e insertar imgenes. Tambin puedes arrastrar la imagen directamente desde donde se
encuentra, como si estuvieras moviendo un archivo de un lado al otro.

3. Selecciona el archivo que contiene la imagen. Recuerda que en las herramientas de la ventana puedes
previsualizar las imgenes antes de importarlas.

4. Haz clic sobre el botn Insertar.

5. La imagen se insertar en el ltimo sitio en el que dejaste el cursor de escritura. Por eso es importante ubicarlo
en una zona adecuada antes de insertar. Automticamente tendrs seleccionada la imagen y podrs escalarla
(cambiar el tamao), as como girarla.

6. Al insertar la imagen, vers un cono en la esquina superior derecha que te muestra algunas opciones de
diseo. En trminos prcticos, aqu puedes fijar cmo se debe ver el texto respecto a la imagen. Una
recomendacin es trabajar la imagen siempre con la opcin Detrs del texto, lo que te va a permitir moverla,
escalarla y modificarla con tranquilidad, sin que el texto se mueva. Luego, puedes volver a alguna opcin que
permita que el texto se vea como t quieres.

7. Cuando tienes seleccionada la imagen, Microsoft Word te muestra una nueva cinta de opciones:
HERRAMIENTAS DE IMAGEN, que te permite editarla a tu gusto con mltiples opciones, como cambiar su color,
poner un marco o una sombra, darle una ubicacin dentro de la pgina, recortar y darle un tamao especfico,
entre otras.

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Insertar tabla:

Siempre es til emplear una tabla para organizar la informacin. Sin embargo, las tablas complejas con muchos datos
se deben desarrollar, preferiblemente, en Microsoft Excel. Para construir una tabla, debes:

1. En la solapa INSERTAR, selecciona la opcin Tabla.

2. Se desplegar una pequea ventana en la que puedes seleccionar el nmero de columnas y filas. Si este
nmero llegase a ser mayor de las que aparecen ah, simplemente agrega la tabla con el mximo posible; luego
podrs agregar una fila o una columna ms con la solapa HERRAMIENTAS DE TABLA.

3. La tabla se dibujar sobre el rea de trabajo. Para modificarla, tendrs que ubicar el cursor dentro de una de
sus celdas.

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1. En la imagen, puedes ver que el cursor est despus de la palabra completo. As te podemos explicar cmo
ir de la tabla original a esta tabla con ms color y formato.

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2. Para borrar filas dentro de una columna, sin borrar toda la fila, puedes ir a la solapa HERRAMIENTAS DE TABLA
y al cono Borrador. En este mismo men encuentras las opciones para agregar, eliminar o dividir celdas.

3. Puedes dar una alineacin especfica al texto dentro de una celda con este set de opciones.

4. Para modificar el estilo grfico de la tabla, puedes utilizar la solapa DISEO, dentro de la solapa
HERRAMIENTAS DE TABLA.

Otras opciones: insertar tabla de contenido

Puedes ahorrar tiempo utilizando los estilos de texto para marcar los ttulos, subttulos, notas al pie de pgina, entre
otros. De esta manera, podrs generar automticamente un ndice de contenidos (tambin de imgenes y tablas).

A. Una vez que tengas escrito todo el texto de tu documento, escoge cules sern los ttulos de cada parte o
captulo y cules los subttulos o temas que se desprenden del ttulo principal (mximo 3 niveles).

B. Si es un ttulo de captulo, selecciona el texto y aplica el estilo Ttulo 1, en la solapa INICIO. Recuerda que, de
acuerdo a las normas APA, en la tabla de contenido (ndice) solo se deben referenciar 3 niveles: Ttulo 1, Ttulo
2 y Subttulo.

C. Una vez que tengas todos los ttulos y subttulos marcados con un estilo (Ttulo 1, 2 o Subttulo), ve a la pgina
en la que quieres que quede el ndice y, desde la solapa REFERENCIAS, inserta una tabla de contenido,
seleccionando el estilo que desees.

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Otras opciones: insertar comentarios

Para el trabajo colaborativo, puedes utilizar los comentarios como una forma de participar en la construccin de un
texto, dando sugerencias o solicitando explicaciones. Por ejemplo, si Sofa quiere ayudarle a Pablo con la construccin
de su trabajo sobre dengue, ella puede dejarle comentarios sobre textos, imgenes, tablas y objetos en general, donde
le d indicaciones.
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1. Ubica el cursor o sombrea la seccin en la que quieres hacer un comentario.

2. En la solapa REVISAR, selecciona la opcin Nuevo comentario.

3. Escribe el comentario que quieres hacer.

Otras opciones: insertar SmartArt

Microsoft Office nos ha hecho la vida ms fcil, si te pareca difcil o tedioso hacer un diagrama para explicar la relacin
entre conceptos o procedimientos. Word incluye un set de diagramas que permiten expresar, grficamente, la forma
en que entendemos un concepto o un proceso.

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A. En la solapa INSERTAR, selecciona la opcin SmartArt. En la ventana que aparece podrs seleccionar el tipo de
diagrama.

B. Una vez que el diagrama est insertado en el rea de trabajo, podrs:

1. Cambiar el tipo de diagrama (Diseos).

2. Cambiar los colores y agregar efectos (Estilo).

3. Escribir las leyendas.

4. Escalar y reacomodar los objetos.

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Tema 2. Planillas de clculo

Planillas electrnicas

Qu es una planilla electrnica?

Las planillas electrnicas sirven para realizar clculos matemticos (as partieron). Hoy son utilizadas tambin para
analizar datos y hacen que los trabajos de clculos sean ms amigables. Quienes las utilizan estn en constante
aprendizaje para sacar el mximo de su eficiencia.

Cmo es una planilla electrnica?

Los tres componentes bsicos que arman la estructura de una planilla electrnica son:

Las filas.

Las columnas.

Las celdas.

Qu es una fila?
Las filas son un conjunto de celdas que van en sentido horizontal y que estn numeradas de menor a mayor. Las
primeras planillas electrnicas tenan 16.384 filas, despus aumentaron hasta ms de 75.000, y en la actualidad nos
encontramos con herramientas con ms de 1.048.576 filas. Una fila siempre ser identificada a travs de nmeros.
Para recordar una fila, imagine a un grupo de fanticos esperando para entrar a un concierto. En este caso, estaran
situados en la fila nmero 1.

Qu es una columna?
Las columnas son un conjunto de varias celdas que van en sentido vertical. Es posible identificarlas a travs de letras
que estn ubicadas de forma ascendente. Es importante mencionar que las planillas electrnicas eran mucho ms
sencillas en un principio: las primeras contenan 256 columnas, mientras que en la actualidad llegan hasta las 16.384.

Por qu la cantidad de filas y columnas aument tanto en el transcurso del tiempo?

Dato histrico: porque la cantidad y flujos de informacin han aumentado de la misma forma. Adems, el anlisis de
datos ya no es llevado a cabo por especialistas, sino que por cualquier persona que maneje este tipo de software.

Dimensin
El alfabeto consta de 27 letras, sin embargo, Excel cuenta con muchas ms.

Los inventores de esta herramienta agregaron ms columnas, gracias a una combinacin de letras.

Vale decir, al llegar a la letra Z, la siguiente columna tiene la combinacin AA, despus viene AB, AC, AD, hasta llegar a
la AZ. Posteriormente, sigue BA, BB, BC, y as consecutivamente.

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Qu es una celda?
Se le denomina celda a la interseccin que se genera entre el cruzamiento de una fila con una columna. Como las
columnas se designan con letras y las filas con nmeros, la nomenclatura final quedara como A1, A2, B1, B2, segn la
ubicacin del cursor en la hoja de clculo. Para identificar una celda, siempre se ubicar primero la letra y despus el
nmero.

En las celdas se podrn introducir datos que pueden ser alfanumricos y con ellos realizar infinidad de operaciones,
tales como clculos matemticos, aplicar funciones o realizar grficos. Para ser ms claros, la celda es la mnima
expresin de una planilla de clculo, pero a la vez la ms importante. Con ella se pueden utilizar diversos formatos y
opciones que, en conjunto, la hacen una herramienta muy poderosa.

Planillas electrnicas en el mercado

Existen distintos tipos de planillas electrnicas que cumplen las mismas labores. Algunas son gratuitas y otras se pagan
con licencia de uso. Las prestaciones son tan grandes que hay mercado para toda persona o empresa que desee
trabajar con ellas, sin tener que sacar un solo peso de su bolsillo.

Excel - Microsoft Office

Sin lugar a dudas, la herramienta preferida por excelencia en planillas electrnicas es Microsoft Excel. Su interfaz
grfica para el usuario es muy similar a Gnumeric y Calc, y las aplicaciones de trabajo tambin son muy parejas. Las
diferencias se notan en dos temas prcticos fundamentales:

Caractersticas:

- Hay que pagar licencia para utilizarla.

- En la lnea de planillas electrnicas, es la ms poderosa y verstil cuando se quiere obtener un 100% de rendimiento
del software.

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Gnumeric - Gnome Office

Gnome es un proyecto que tiene como fin otorgar sistemas operativos y herramientas de gestin para distribuir el uso,
entrega y desarrollo del software libre. Entre ellos hay varios, y Gnumeric destaca por su uso y versatilidad. Como se
puede apreciar, su entorno grfico funciona con filas y columnas.

Calc - OpenOffice
Calc, de la suite de OpenOffice, es una planilla de clculo de distribucin y uso totalmente gratuitos, por lo tanto, no
hay que pagar por su licencia. Viene, adems, con varios softwares de gestin, que permiten mejorar la produccin
en el rea laboral.

Elementos principales de Excel

Interfaz grfica de una planilla de clculo

A continuacin, conocers la interfaz grfica de una planilla de clculo (ver imagen ms abajo).

a. Barra de ttulo: en esta barra se muestra el nombre del archivo (como explicaremos ms adelante, por defecto se
le nombra Libro 1). Tambin figura el nombre del software con el cual se trabaja.

b. Barra de herramientas de acceso rpido: en la barra se encuentran, por lo general, algunas herramientas que se
usan de forma frecuente, tales como Guardar, Deshacer, Rehacer, Nuevo, Abrir, Imprimir y Cerrar.

c. Cinta de opciones: estas barras se dividen en dos, las fichas y los grupos. Por cada ficha de trabajo, la cantidad de
grupos o herramientas de trabajo se dividen en relacin con el nombre de la ficha. Antiguamente se les llamaba
men o barra de herramientas, pero a contar de Office 2007 hubo un cambio ms amigable en su estructura.

d. Ventana editar: en ella se muestra la hoja de clculo que se est editando y claramente se observan las filas y
columnas que componen la hoja de clculo.

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 18

e. Barras de desplazamiento vertical y horizontal: nos permiten mover la hoja de trabajo tanto vertical como
horizontalmente.

f. Control deslizante zoom: el zoom es una opcin que nos permite agrandar la estructura de datos que se est
trabajando.

g. Botones de vista: nos permiten cambiar la forma de visualizar la hoja de clculo en Normal, Diseo de pgina y Vista
previa.

h. Barra de estado: nos permite ver informacin sobre la hoja de clculo que se est trabajando.

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Opciones Informacin, Nuevo y Guardar

A continuacin, presentamos las opciones ms importantes en Excel que podrs encontrar al utilizar una planilla:
Informacin, Nuevo y Guardar.

a. Informacin: es la opcin que nos permite ver las caractersticas del archivo que se est trabajando y sus
propiedades.

b. Nuevo: nos permite crear un archivo desde el comienzo.

c. Guardar: es vital que cada cinco minutos guardes el archivo, pues es comn la prdida de ellos. Si creas un archivo
por primera vez, el nombre que asignar Excel por defecto es Libro 1. Este nombre posteriormente deber ser
cambiado, ya que si no le asignas un nombre, despus no podrs encontrar tus archivos.

Interfaz grfica disponible al momento de guardar una planilla de clculo

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a. Seleccin de almacenamiento: ac podrs seleccionar la unidad donde guardars el archivo que trabajas.

b. Ventana de archivo: los archivos que se observan estn ubicados en la carpeta seleccionada.

c. Nombre de archivo: es donde figura el nombre del archivo actual. Recuerda que con la opcin Guardar podrs
cambiar el nombre del archivo.

d. Tipo: ac podrs guardar el archivo en otro formato, ya sea web, archivo de texto o PDF. Esta opcin ampla el
abanico de posibilidades de un archivo, permitiendo que sea abierto por otro software.

Identificacin de barra de frmulas

La barra de frmulas, en cualquier planilla electrnica, es tal como el motor que enciende el vehculo. Sin este, sera
imposible desarrollar con orden los procedimientos de clculos que se realizan en el software. Todo lo que se escribe
en una celda figura instantneamente en la barra de frmulas.

La barra de frmulas se describe de la siguiente manera:

a. Cuadro de nombres: bsicamente, nos sirve para identificar la posicin del cursor o celda activa en la hoja de trabajo;
vale decir, si el cursor se encuentra ubicado en la celda A1, en el cuadro de nombre aparece A1.

b. Botones de edicin: permiten editar frmulas con las cuales se trabaja en el momento.

c. Insertar funcin en la barra de frmulas: esta barra permite ver todas las frmulas con las cuales se trabaja en Excel,
porque muestra el contenido de la celda activa. Cuando se realicen clculos sobre una celda comn, el resultado que
mostrar la celda activa ser distinto al que figura en la barra de frmulas.

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Las fichas
La seccin INICIO cuenta con siete fichas. Estas son: Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas,
Modificar. Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad y esto hace ms amigable la forma de trabajar con las
herramientas.

a. Portapapeles: el portapapeles contiene las herramientas para poder cortar, copiar y pegar en una hoja de clculo.

b. Fuente: contiene todo el trabajo de edicin y las tipografas en una planilla de clculo; vale decir, poner las letras
con negrita, cursiva o agrandar su tamao, entre otras aplicaciones.

c. Alineacin: nos permite alinear los nmeros y textos dentro de la celda.

d. Nmero: permite seleccionar el formato numrico de la celda, ya sea si es un valor monetario, decimal, porcentaje
o fecha.

e. Estilos: permite proveer estilos de celda predefinidos, los que se pueden utilizar para aplicar un formato de manera
rpida y conveniente. Tambin se pueden definir y crear estilos de celda propios.

f. Celdas: permite el trabajo exclusivamente de las celdas, donde se pueden insertar, eliminar, o bien dar formatos de
ajuste, como el ancho o alto de celda.

g. Modificar: permite realizar varias acciones, como sumar de forma automtica, rellenar y ordenar datos y, adems,
buscar y seleccionar informacin.

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Funcin (Fx)

Qu es una funcin (Fx)?

Una funcin (Fx) permite ahorrar tiempo y trabajo, porque hace posible utilizar frmulas que estn prediseadas. As,
el usuario no tendr la necesidad de hacerlas desde cero.

Qu permite hacer?
Existen funciones para las reas de matemtica, estadstica, lgica o ingeniera, entre otras.

Por ejemplo, las personas que necesiten mejorar u optimizar resultados en el rea de negocios podrn utilizar las
categoras financieras.

Para obtener la respuesta sobre cunto le debo pagar a un personal de trabajo, se debera trabajar con fecha y hora.
Esta categora permitir tener presentes datos especficos, como si consideramos un mes de trabajo y el descuento de
los fines de semana y feriados.

Trabajar con celdas y datos

Las celdas en Excel estn diseadas para insertar diversos elementos, como datos numricos, palabras, fechas e incluso
frmulas. Asimismo, el formato de celda es una herramienta muy utilizada en Excel, ya que permite acceder a una gran
cantidad de comandos.

Seccin formato de celdas

a. Nmero: Este formato permite cambiar la apariencia de un nmero contenido en una
celda. Es importante dejar muy claro que el formato no cambia el valor numrico de la celda,
sino que solo su apariencia. Cuando ingresamos valores numricos en la planilla de clculo,
estos no tienen formato, pero se puede modificar la cantidad de decimales, agregar el
smbolo de moneda o el separador de miles. Podemos lograr todos estos cambios en la
apariencia de un nmero aplicando un formato especial a la celda. Al seleccionarlo, este nos
entrega muchas categoras de trabajo.

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b. Alineacin: La alineacin de textos es importante a la hora de dar orden. Podemos Centrar, Ajustar el texto a la
celda, adems de encontrar distintos tipos de alineaciones, entre otras opciones.

c. Fuente: Toda la tipografa de una planilla de clculo se puede editar, tanto del grupo Fuente como del formato de
Celdas. Se pueden poner las letras con negrita, cursiva y subrayado, adems de agrandar la letra, cambiar de color,
etc.

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d. Bordes: Los bordes de celda que aplicamos en nuestra hoja de clculo nos ayudan a resaltar y dividir adecuadamente
los datos, de manera que podamos visualizar la informacin correctamente.

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Trabajar con hojas de clculo

El libro de trabajo y las hojas de clculo

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. A continuacin, te mostraremos el modo de
insertarlas.

Cuando te posiciones sobre Hoja1, haciendo clic con el botn

derecho del mouse, se desplegar el men que ves en pantalla. A
continuacin, te explicaremos en qu consisten las opciones ms
utilizadas:

a. Ac podrs insertar otras hojas de clculo o grficos.

b. Para eliminar una hoja, solo debers seleccionar la opcin

Eliminar.

c. Al hacer doble clic (izquierdo) sobre la hoja, esta quedar

sombreada y lista para cambiar el nombre al que se disponga.

d. Permite mover la hoja de clculo dentro de varias que

tengamos, o insertar la hoja dentro de un libro de trabajo.

Paso 1: al hacer clic sobre el botn, se agregar

automticamente una nueva hoja.

Paso 2: as se ver la hoja, luego del Paso 1.

Paso 3: as se vern las hojas, en el caso de que agregues

seis.

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Insertar filas y columnas

Insercin y eliminacin de filas y columnas

Autoajustar filas y columnas

Las columnas y las filas tienen un alto y un ancho preestablecido para mantener un orden natural, pero pueden ser
variadas. Esto depender del dato que se est incorporando dentro de la planilla de clculo. El alto de la fila que viene
por defecto es 15 o 20 pixeles. Y el ancho de la columna es de 10,71 o 80 pixeles.

Alto de fila

Si deseas saber el alto de la fila, debers ubicarte en uno

de los bordes de la fila, cualquiera, y presionar el botn
izquierdo sin soltar, como se muestra a continuacin:

Ancho de fila

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Formato de la hoja de clculo

Si quieres ajustar las propiedades de las celdas, as como de las hojas dentro del archivo, puedes:

Ir a la solapa INICIO y seleccionar la opcin Formato. All

encontrars las propiedades principales de la celda. Una
ventaja de Excel es que puedes proteger los datos que se
ingresan en una celda o en una hoja, para que solo sean
modificados por ti o por alguien autorizado.

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Frmulas y funciones

Funcin matemtica SUMA

Para realizar una funcin bsica, primero debemos entender su mecnica. A continuacin, te mostraremos el modo
de desglosar una frmula suma a travs de un caso.

Paso 1: El caso

El caso consiste en que debemos obtener el total de las ventas de los meses de enero, febrero y marzo. Los datos que
manejamos son los siguientes:

Durante enero se vendi $5.452.832.

En febrero fueron $6.452.545.

Y en marzo, las ventas alcanzaron el monto de $5.484.545.

Paso 2: Los datos en la planilla

Como puedes ver, as se pueden insertar los datos en una planilla

electrnica:

Columna A: meses.

Columna B: montos.

Fila 6: total trimestre.

Paso 3: La frmula

Deberemos situarnos en la columna B6 (haciendo clic) y luego escribir: =SUMA(D3:D5)

Al presionar la tecla Enter del teclado, nos dar el siguiente resultado: 17.389.922

La nomenclatura es obligatoria para todas las construcciones de funciones en cualquier planilla electrnica.

Cmo escribir la frmula?

Al detenernos a ver la nomenclatura de la frmula =SUMA(D3:D5), tenemos que:

El smbolo = (igual) es obligatorio.

SUMA corresponde a una funcin.

Los parntesis deben ir incluidos de forma obligatoria.

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 29

D3:D5 es el rango de celdas que considerar la frmula.

Los dos puntos ( : ) son para distinguir que la sumatoria va desde a un hasta. En este caso, desde la celda
D3 hasta la celda D5.

Uso de rangos continuos y discontinuos

Qu son los rangos?

Son un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden ser
seleccionadas para realizar una operacin igual con todas ellas. Podemos
encontrar rangos continuos y discontinuos.

Rango continuo

Es el que ms se utiliza dentro de las frmulas. En la siguiente

figura se observa que los rangos van desde el A1 hasta el A6.

Rango discontinuo

Se utiliza para sumar celdas discontinuas. En el ejemplo, vemos que solo debemos
sumar las ventas de enero, junio y noviembre.

Otras funciones
Las operaciones aritmticas bsicas se pueden hacer de manera sencilla en una planilla de clculo. Aqu, algunos
ejemplos:

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Algunas de las funciones ms utilizadas en una planilla de clculo son:

Tipos de grficos
Existen diversos tipos de grficos que se pueden realizar en una planilla de clculo, dependiendo de los datos que se
quieren representar. Entre otros, destacan los siguientes:

Grfico de torta
Permite representar la distribucin de subconjuntos de datos
dentro del total de la muestra. En el ejemplo, se desprende que
del total de ventas representadas, el 16% de las preferencias fue
para la marca Renault y con el mismo porcentaje Suzuki. Sin
embargo, las marcas ms vendidas en dicho perodo fueron
Citroen y Ford, ambas con un 17%. La marca menos vendida fue
Daewoo, con solo un 7%; luego Peugeot, con un 12%, y con un
15% Alfa Romeo.

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 31

Grfico de barras y columnas

El grfico de barras (verticales u horizontales) permite representar
comparaciones entre distintas variables, pudiendo agruparlas y apilarlas.
En el ejemplo se puede comparar con facilidad la cantidad en cada caso y,
a la vez, entre cada marca de automvil. As, los repuestos para Hyundai
son los ms demandados durante el mes, sin embargo, en conjunto, el
embrague es el repuesto de mayor demanda. Este tipo de indicadores y
relaciones entre los datos permiten estimar el servicio, revisar el stock y
mejorar la respuesta frente al mercado.

Grfico de dispersin
El grfico de dispersin permite contraponer dos
variables para un conjunto de resultados y, de esta
forma, analizar tendencias y segmentacin. El
vector muestra el promedio o media de los datos
por medio de su pendiente, por lo que podemos
observar cun lejos est un dato de ese promedio y
determinar si la correlacin entre variables es
positiva (las variables aumentan y disminuyen
coordinadamente), negativa (las variables se
distribuyen inversamente, es decir, mientras una
aumenta, la otra disminuye) o inexistente (cuando
no se logra determinar una tendencia entre los datos).

Grfico de burbujas
Se presentan los datos como una serie de burbujas,
permitiendo representar tres variables distintas: X, Y y el
radio de cada burbuja. En el ejemplo se establece la relacin
entre la venta mensual respecto a la cantidad de vehculos
que entraron a un taller en ese mismo perodo, y las burbujas
indican el nmero de reparaciones por la misma causa para
cada marca. Si observas con detencin, te dars cuenta de
que se estn cruzando tres variables distintas representadas
en un solo grfico.

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 32

Herramientas de Grafico en Microsoft Excel

Excel es ideal para realizar grficos, la forma ms sencilla de hacer un grfico es:

1. Seleccionar los datos.

2. Ir al men INSERTAR y seleccionar el tipo de grafico que representa mejor la relacin entre los datos. Por
ejemplo:

El resultado ser:

Venta

40

30

20

10

Enero Febrero Marzo Abril

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 33

Tema 3. Presentaciones grficas

Para qu necesito una aplicacin para hacer presentaciones grficas?

Qu debo tener en cuenta antes de hacer una presentacin de la informacin?

Para construir una presentacin efectiva de la informacin, es necesario que tengas en cuenta el discurso oral, escrito
y visual, pues las presentaciones tienden a ser multimediales. PowerPoint es la aplicacin del paquete informtico para
oficina MS Office que te permite construir presentaciones de la informacin y que se fundamenta en la metfora de
las diapositivas (hacia el ao 1950, conocidas como acetatos y luego, desde la misma lgica de funcionamiento del
cine, proyector de diapositivas o transparencias).

La estructura de PowerPoint puede funcionar de forma lineal (un concepto que se desarrolla a medida que pasan las
diapositivas) o de forma hipertextual (un men principal y se puede ir saltando entre diapositivas o recursos, de
acuerdo a la dinmica de la exposicin). Por tal motivo, lo primero a tener en cuenta es dnde est centrado el discurso
visual de la presentacin. Ese discurso se puede clasificar en:

Centrado en los objetos. Las imgenes, los grficos estadsticos, los diagramas de flujo son el centro de la
presentacin, por ende, cada objeto puede ser animado individualmente, ya sea en su forma de entrar o salir
de la diapositiva, o por medio de un nfasis. En estas presentaciones, el pblico debe estar informado, debe
conocer algo sobre el tema.

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 34

Centrado en la transicin entre diapositivas (slides). Cuando se nos hace imposible alojar toda la informacin
en una sola diapositiva, podemos utilizar transiciones para pasar de un concepto a otro.

Centrado en la historia que se quiere contar. Al combinar las dos categoras anteriores, se puede generar una
narracin animada al nivel de historias sencillas. Imagina que vas a explicar la aparicin de casos de dengue en
Isla de Pascua, contando una historia de aventuras y descubrimientos. Esto puede enganchar ms al auditorio,
y si el pblico no est muy informado sobre lo que vas a explicar, les va a cobrar ms sentido que si les muestras
cifras y conceptos.

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 35

Para construir esa historia oral, grfica y escrita, puedes utilizar la siguiente estructura:

Para mejorar el discurso visual o grfico de tu presentacin, es importante que tengas en cuenta:

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 36

Herramientas generales de Microsoft PowerPoint

A

D
C

A. Barra de acceso rpido. La puedes personalizar para que all aparezcan los conos que ms utilizas con
PowerPoint. Por ejemplo, el cono de insertar diapositiva.

B. Cinta de opciones. En este caso, se muestran las principales opciones del men TRANSICIONES.

C. Barra de diapositivas. All puedes navegar entre las diapositivas creadas hasta el momento, junto con agregar,
duplicar, copiar y pegar diapositivas desde el mismo archivo o desde otro.

D. Diapositiva. En PowerPoint, la zona de trabajo recibe el nombre de diapositiva. Sobre ella puedes importar los
objetos con los que vas a realizar la presentacin: imgenes, texto, SmartArt, tablas, videos, vnculos, entre
otros.

E. Notas. En esta parte de la interfaz puedes agregar algunas notas para que, al momento de exponer, puedas
recordar datos importantes, un orden o comentarios que quieres transmitir al pblico. Cuando pongas la
presentacin en un datashow, las notas las vas a poder ver en tu notebook, mientras el pblico solo ve la
diapositiva.

F. Modo de presentacin. En esta barra puedes seleccionar cmo se muestran las diapositivas: varias en la
pantalla, en vista de lectura o, finalmente, en pantalla completa. Recuerda que con la tecla F5 podrs mostrar
la presentacin desde el inicio; si quieres mostrar la presentacin desde una diapositiva en especfico, puedes
utilizar F5 + Shift.

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 37

Elegir un tema
Puedes elegir una escala cromtica (de colores) preestablecida, as como las fuentes y diseo de diapositiva, de un
banco del que dispone PowerPoint.

Solo debes seleccionar una, despus de abrir el programa. Esto facilitar tu trabajo si eres novato y reducir los tiempos
de construccin de la presentacin. Si eres un usuario avanzado, puedes seleccionar la Presentacin en blanco.

Insertar diapositiva nueva

Fcil: en la pestaa INICIO, selecciona la opcin Nueva diapositiva y escoge una de las predeterminadas. Si quieres
hacer tu propia composicin y no te sirve ninguna de las preestablecidas, selecciona En blanco.

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 _ UNIDAD 3: Comunicacin de la informacin 38

Insertar animacin y transicin

Teniendo un objeto seleccionado (texto, imagen, grfico), puedes aplicar una animacin para que entre o salga de la
diapositiva. Recuerda que el exceso de animaciones y transiciones puede resultar molesto para el auditorio y confundir
sobre la intencin de la presentacin. Algunas claves son:

Contar: si quieres generar la sensacin de que se est contando, puedes ingresar un objeto con Barrido o
Desplazar hacia

Destacar: si quieres que algo se note ms dentro de una diapositiva, puedes utilizar las animaciones
Desvanecer, Aumentar o Flotar hacia

Es adecuado que, al estar hablando sobre un mismo concepto, ingreses y saques los objetos en una misma diapositiva.
Se hace muy largo el trabajo cuando se realiza una diapositiva por objeto. Para animar:

A. Selecciona el objeto que quieres animar. En este caso, es el cursor tipo mano para indicar una zona en el mapa.

B. Ve a la solapa ANIMACIONES y selecciona una de las opciones que se muestran en la cinta. Las que aparecen
por defecto son las de entrada del objeto a la diapositiva. Recuerda que haciendo clic en la opcin Agregar
animacin, puedes agregar otras secuencias para el mismo objeto, por ejemplo, la salida de la diapositiva.

C. Toda animacin tiene algunas opciones de configuracin del efecto, as puedes darle una orientacin o sentido.
En este ejemplo, cambiamos de Flotar hacia arriba a Flotar hacia abajo, para que en la animacin se simule,
de mejor forma, que la mano est cayendo sobre el crculo superior del mapa de Isla de Pascua.

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Para insertar transicin:

A. Ve a la barra de diapositivas y selecciona la diapositiva a la que le quieres aplicar una transicin. Recuerda que
la transicin se mostrar cuando pases de una diapositiva a otra y encierra todo lo que se encuentre en ella, a
no ser que hayas animado todos sus objetos.

C
A

B. Ve a la solapa TRANSICIONES y selecciona una de las opciones que se muestran en la cinta. En esta misma cinta
puedes configurar la duracin del efecto.

C. Toda transicin tiene algunas opciones de configuracin del efecto, as puedes darle una orientacin o sentido.
En este ejemplo, cambiamos Desde la derecha a Desde la izquierda, para que la lectura del mapa se haga en
el sentido convencional en que todo lector lo hace.

Otras herramientas de presentacin grfica muy tiles

Prezi es una aplicacin online que te permite construir presentaciones grficas con una metfora de navegacin
distinta a la de PowerPoint. El contenido se hace ms visual y debes poner en marcha tu creatividad para transmitir de
forma correcta lo que se quiere con cada uno de los objetos que componen tu presentacin.

Tutorial de Prezi para hacer un lienzo Canvas (rea negocios): AQU

Tutorial para convertir tu PowerPoint en una buena presentacin tipo Prezi: AQU

Quieres ir ms all y sorprender a tu profesor y compaeros con una tremenda presentacin?

Si No

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