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UNIVERSIDAD NACIONAL AMAZONICA DE MADRE DE

DIOS CARRERA PROFESIONAL DE DERECHO Y CIENCIAS


POLITICAS
CONTABILIIDAD GENERAL Y GUBERNAMENTAL

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MONOGRAFIA

PROCESO DE SELECCION EN EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO


EN LA ADMINISTRACION PUBLICA

DOCENTE : CPC. EDWARD JIMMY PANDIA YAEZ.

ESTUDIANTE: Jenny Farfn Daz.


ESTUDIANTE: Carol Castillo Molina.
ESTUDIANTE: Stefany Velarde Nina.
ESTUDIANTE: Yaleska Hurtado Obregn.
ESTUDIANTE: Percy Berrosco Divivay.
ESTUDIANTE: Ivn Cotohauanca Quispe.
ESTUDIANTE: Juan Sarmiento Bejarano.

FECHA : 02 de agosto del 2017.

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INDICE

Proceso de seleccin en el sistema de abastecimiento...pg. 4


Antecedentes del proceso de
seleccin......pg. 4
Sistema de abastecimiento..
...pg. 6
Funcin principal del sistema de abastecimientos en el proceso de
seleccin....pg. 6
Funciones del sistema de
abastecimientos....pg. 7
Funcionamiento del sistema de abastecimiento..pg. 8
Finalidad.pg. 9
Base legal...pg. 10
Objetivo especficopg. 11
La tcnica de fuzzy- AHP del proceso de seleccin de sistema..pg. 13
Trminos utilizadospg. 14
Sub sistema de los procesos tcnicos de
abastecimiento......pg. 15
Alcance del proceso de
seleccin.....pg. 18
Conclusiones..pg. 21
Recomendaciones.....pg. 22
Bibliografa..pg. 24

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INTRODUCCION

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos,


normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional
flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as
como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de
los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de
la administracin pblica.
Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad
de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional
de Administracin Pblica. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas
instancias.
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la
administracin pblica.
El sistema de abastecimiento en la Administracin Pblica es de aplicacin tanto a
los bienes materiales, constituidos por elementos materiales individualizables
mesurables, intercambiables y tiles o necesarios para el desarrollo de procesos
productivos, como a los servicios en general, excepto los personales que
son competencia del sistema de personal, que para el efecto, cuenta con sus
propias normas.

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PROCESO DE SELECCION EN ELSISTEMA


DE ABASTECIMIENTO (1)

CONCEPTO.- Es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas,


atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al flujo racional,
dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales, as como
acciones especializadas, trabajo para asegurar la continuidad de los procesos
productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin pblica.

En trminos generales este concepto engloba los procesos de negocio, las


personas, la organizacin, la tecnologa y la infraestructura fsica que permite la
transformacin de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y
distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda.

Este sistema de abastecimiento se instituyo a travs del Decreto Ley N 22056, en


el marco de la actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto
Nacional de Administracin Publica; actualmente este Sistema de Abastecimiento
tiene diversas instancias que cumplir dentro de la Administracin Publica.

ANTECEDENTES DEL PROCESO DE SELECCION (2)


El sistema nacional de abastecimiento fue creado mediante Decreto Ley N. 22056
con fecha 29 de diciembre de 1977 entrando en vigencia a partir de 1978.

Sealando que sera conformado por la Direccin Nacional de Abastecimiento del


Instituto Nacional de Administracin Pblica actuando como Oficina Central Tcnico

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Normativa y como rganos de ejecucin, las Oficinas de Abastecimiento de los
Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y Concejos Municipales.

Mediante Decreto Ley N. 22867, Ley de Desconcentracin de Atribuciones de los


Sistemas de Personal, Abastecimiento y Racionalizacin, publicado el 23 de enero
del 1980, se busc impulsar el proceso de desconcentracin administrativa,
estableciendo las decisiones relativas a los procesos tcnicos del abastecimiento de
bienes y de servicios no personales en la administracin pblica.

El Instituto Nacional de Administracin Publica (INAP), en su oportunidad, emiti las


denominadas normas generales del sistema de abastecimiento aprobadas mediante
Resolucin Jefatura N 118-80-INAP/DNA, siendo las siguientes:
1. Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia.
2. Integridad de administracin del abastecimiento.
3. Actualizacin y utilizacin de informacin para el abastecimiento.
4. Unidad de adquisiciones de bienes y servicios.
5. Unidad de ingreso fsico y custodia temporal de bienes.
6. Austeridad del abastecimiento.
7. Verificacin del estado y utilizacin de bienes y servicios

Este organismo mediante Resolucin Jefatura N 335-90-INAP/DNA, aprob el


Manual de Administracin de Almacenes para el sector pblico nacional y determin
que corresponda al rgano de abastecimiento precisar, instrucciones, plazos,
mecanismos, instrumentos y responsabilidades a efectos de realizar la verificacin
de bienes de almacn.

Las cuatro primeras normas generales del sistema de abastecimiento fueron


derogadas mediante el Decreto Supremo N 039-98-PCM de fecha 28-09-98 que
reglamentaba la Ley N 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,
del 03-08-97. Posteriormente, las contrataciones se rigen por el Decreto Legislativo
N 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado publicado el 04 de junio

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de 2008 y que entr en vigencia el 01 de febrero de 2009 a partir de la aprobacin
del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante Decreto
Supremo N 184-2008-EF de fecha 01-01-09.

Actualmente se ha publicado la Ley N 30225, nueva Ley de Contrataciones del


Estado publicada el 11-07-14, la cual seala en su octava disposicin
Complementaria final, que dicha norma entrar en vigencia a los treinta (30) das
calendario contados a partir de la publicacin de su reglamento, excepto la segunda
y tercera disposiciones complementarias finales, que entran en vigencia a partir del
da siguiente de la publicacin de la Ley N 30225.

Al respecto debemos indicar que el Ministerio de Economa y Finanzas dispuso la


publicacin del proyecto del Reglamento de la Ley N. 30225, nueva Ley de
Contrataciones del Estado, publicado en el portal institucional del Ministerio de
Economa y Finanzas por mandato de la Resolucin Ministerial N 216-2015-EF/15.
del 04 de julio de 2015, a fin de recibir opiniones, comentarios y observaciones del
pblico.

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO (3)


Podemos sealar que el Sistema de abastecimiento es el conjunto interrelacionado
de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos,
con la intencin de lograr la gestin eficiente y eficaz de los procesos de
abastecimientos que requieren las entidades del Estado, buscando orientar el
racional flujo, de distribucin o suministro, empleo y conservacin de los recursos
materiales; as como acciones especializadas para atender las necesidades y
requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades,
y asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades
integrantes de la administracin pblica.

mbito de aplicacin.- El sistema de abastecimiento en la administracin


pblica es de aplicacin tanto a los bienes materiales, constituidos por elementos
materiales individualizables mesurables, intercambiables y tiles o necesarios para

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el desarrollo de procesos productivos, como a los servicios en general, excepto los
personales que son competencia del sistema de personal, que para el efecto, cuenta
con sus propias normas.

FUNCION PRINCIPAL DEL SISTEMA DE


ABASTECIMIENTOS EN EL PROCESO DE SELECCION (4)
1. Velar por el cumplimiento y difusin de la ley de contrataciones y adquisiciones
del Estado, as como proponer las modificaciones que sean necesarias.
2. Aprobar directivas que fijen criterios de interpretacin o de integracin de la Ley.
3. Resolver en ltima instancia administrativa los asuntos de su competencia.
4. Desarrollar, administrar y operar el Registro Nacional de Proveedores
5. Desarrollar, administrar y operar el Sistema Electrnico de adquisiciones y
contrataciones del Estado (SEACE).
6. Organizar y administrar conciliaciones y arbitrajes.
7. Absolver consultas sobre la materia de su competencia.
8. Imponer sanciones a los proveedores, participante, postores y contratistas que
contravengan las disposiciones establecidas.
9. Poner en conocimiento de la Contralora General de la Repblica los casos en
que se aprecie indicios de incompetencia, negligencia, corrupcin o inmoralidad
detectados en el ejercicio de su funcin pblica.
10. Supervisar todo proceso de contratacin de bienes, servicios u obras cualquiera
sea el rgimen de contratacin.

FUNCIONES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO (5)


El sistema de abastecimiento funciona con los pasos siguientes:
1. Programacin de necesidades.- Es la determinacin de estas en funcin
de los objetivos y metas institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se
utilizar el cuadro de necesidades
2. Elaboracin del presupuesto valorado.- Esta fase consiste en la
consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustitutorias del
presupuesto institucional de apertura (PIA).
3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones

(PAAC).- Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la
aprobacin del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se

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podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido
incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta
disposicin.
4. Ejecucin de los procesos de seleccin.- Consiste en la realizacin de
los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del proceso. Los montos de los
procesos de seleccin se rigen por las leyes anuales de Presupuesto Pblico.
5. Ingreso al almacn institucional.- Es el ingreso de los bienes materiales
adquiridos a travs de los diversos procesos de seleccin, en aplicacin de la SA
05- Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las
normas tcnicas de control interno (NTCI) 300 02 - Unidad de almacn
(Catalogacin, registro en las tarjetas de control visible de almacn, verificacin
permanente de su estado de conservacin, despacho de las existencias, registro
en las tarjetas de existencias valoradas de almacn, informe a la Oficina de
Contabilidad).
6. Valorizacin de las existencias de almacn.- Se realiza en funcin de
los documentos-fuentes o tasacin, aplicando el Costo Promedio o el PEPS
(primeras entradas, primeras salidas).
7. Inventario fsico.- En el proceso se aplican las normas legales vigentes del
sistema de abastecimiento, SBN, etc. 10.8. Ajuste del valor monetario Aplicando lo
establecido en las normas legales vigentes. 10.9. Presentacin a la Oficina de
Contabilidad Esta actividad es clave para la sustentacin del balance.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE


ABASTECIMIENTO (6)
El sistema de abastecimiento funciona con los procesos siguientes:

1. Programacin de necesidades.- Es la determinacin de stas en funcin a


los objetivos y metas institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se
utilizar el Cuadro de Necesidades.

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2. Elaboracin del Presupuesto Valorado.- Esta fase consiste en la
consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras, sustitutorias del
Presupuesto Institucional de Apertura - PIA.
3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones-

PAAC.- Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la
aprobacin del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr
ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el
PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin.
4. Ejecucin de los procesos de seleccin.- Consiste en la realizacin de
los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del proceso. Los procesos de
seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de Presupuesto y por el
numeral 2.3, inciso g) del artculo 14 del TUO y artculo 77 del Reglamento.
5. Ingreso al Almacn Institucional.- Es el ingreso de los bienes materiales
adquiridos a travs de los diversos procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05-
Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las
Normas Tcnicas de Control Interno-NTCI 300 02-Unidad de Almacn. Catalogacin,
Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin permanente de
su estado de conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de
Existencias Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad).
6. Valorizacin de las existencias de almacn.- Se realiza en funcin a los
documentos fuentes o tasacin, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras
entradas, primeras salidas).
7. Inventario Fsico.- En el proceso se aplican las normas legales vigentes del
Sistema de Abastecimiento, SBN, etc.
8. Ajuste del valor monetario.- Aplicando lo establecido en las normas.

9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad.- Esta actividad es clave para


la sustentacin del Balance.

FINALIDAD DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS (7)

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Su finalidad esta especficamente basado en los procesos de abastecimiento de
bienes y servicios en la administracin pblica mediante los procesos de seleccin a
que dispone la Ley N 30225 de Contrataciones del Estado y sus fines son:
1. La unidad de adquisicin e ingreso fsico y custodia de bienes y

servicios, constituye un conjunto de actividades tcnico administrativas-


jurdicas orientadas a lograr que una entidad pblica en representacin del estado
logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilizacin de bienes o servicios en
forma permanente o temporal, derivndose o no en una obligacin de pago.
2. Las acciones racionales en el abastecimiento de bienes y

servicios:
a. Facilita el control ya que solo por el almacn del rgano de abastecimiento se
realiza el ingreso fsico de bienes adquiridos y/o recuperados.
b. Efecta el ingreso fsico de bienes es un acto formal de incorporacin a la
entidad, pasando desde afuera hacia dentro de ella a travs de un lugar
establecido (almacn).
c. La custodia temporal se inicia en la adquisicin y la recuperacin de bienes.
3. Aplicacin de criterio de eficiencia y eficacia, se refiere al uso ptimo
de los pocos recursos disponibles como la eficiencia y para lograr los objetivos y
alcanzar las metas fijadas la eficacia a travs de la gestin adecuada de estos
recursos, para ello se debe aplicar criterios tcnicos siguientes:
a. Cantidad.- Que el proveedor tenga en spot la cantidad requerida por la
entidad.
b. Calidad.- Cualidades o propiedades de los que se va adquirir, obtener o
contratar.
c. Oportunidad: Que el proveedor seleccionado entregue en la fecha oportuna la
totalidad de lo adquirido por la entidad o realice en su integridad el servicio
contratado.
d. Lugar: Los bienes adquiridos por la entidad deben ser entregados por el
proveedor seleccionado en el almacn de la entidad y no al revs.

e. Costo: Slo en igualdad de caractersticas y condiciones de lo ofertado por el


proveedor, se preferir la oferta ms baja presentada.

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BASE LEGAL O MARCO NORMATIVO DEL SISTEMA
DE ABASTECIMIENTO (8)

Las normas que rigen el sistema de abastecimiento en la administracin pblica


peruana son las siguientes:
1. Constitucin Poltica del Per del ao 1993: artculo 76 Las obras y
la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos pblicos se
ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como tambin
todas las adquisiciones o la enajenacin de bienes. La contratacin de servicios
y proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la Ley de Presupuesto se
hace por concurso pblico. La ley establece el procedimiento, las excepciones y
las respectivas responsabilidades.
2. Decreto Ley N 22056, Ley del Sistema Administrativo de Abastecimiento,
publicado el 30-12-1977.
3. Decreto Ley N 22867, Ley de desconcentracin de atribuciones de los
sistemas de personal, abastecimiento y racionalizacin, publicado el 23-01-
1980.
4. Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA, donde se aprueban las Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento, publicada el 25-07-1980.
5. Resolucin Jefatural N 335-90 INAP/DNA, que aprob el Manual de
Administracin de Almacenes para el Sector Pblico Nacional.
6. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin, numeral 10.3 del artculo
10, publicado el 20-07-2002.
7. Texto nico Ordenado de la Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional
del Presupuesto, aprobado por Decreto Supremo N 304-2012- EF, publicado el
30-12-2012.
8. Decreto Legislativo N 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado,
publicado el 04-06-2008.

9. Decreto Supremo N 184-2008-EF, Reglamento del Decreto Ley N 1017


publicado el 01-01-2009.

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10. Ley N 30225, nueva Ley de Contrataciones del Estado publicada el 11-07-2014
(a la fecha an no vigente).
11. Ley del Presupuesto general de la Republica.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL SISTEMA (9)

1. Caracterizar el actual sistema de gestin de abasto, por medio de


herramientas cualitativas para identificar criterios de desempeo en el sistema.
2. Disear, una estructura procedimental del proceso de compras, de acuerdo con
la descripcin del sistema orientada al mejoramiento del desempeo.
3. Proponer, un sistema de seleccin de proveedores en escenarios de
incertidumbre mediante la tcnica Fuzzy-AHP para mejorar la confiabilidad en la
toma de decisiones.
4. Sintetizar, los esquemas procedimentales propuestos por medio de un sistema
de gestin de abastecimiento definido que evidencie incremento en la
confiabilidad e impacto en la disminucin de costos.
5. Continuidad del abastecimiento:
a) Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada.
b) Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa.
c) Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada.
d) Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales.
e) Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin.
6. Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente:
a) Preocuparse por la permanente capacitacin del personal.
b) Mantener informado al gerente de logstica o gerente general acerca de la
marcha del departamento.
4. Obtencin.- La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a
la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando
la exactitud y calidad de lo que se recibe.

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5. Almacenamiento.- Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia
de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o
materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan;
teniendo en cuenta los principales aspectos de esta actividad que son:
a. Control de la exactitud de sus existencias.
b. Mantenimiento de la seguridad.
c. Conservacin de los materiales.
d. Reposicin oportuna.
6. Despacho o distribucin.- Consiste en atender los requerimientos del usuario,
encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las
cantidades y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente
importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que
se despachan, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos
solicitados.
7. Control de stocks.- Como objetivo de esta actividad debemos plantear el
asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno,
sin sobrepasar la capacidad de instalacin. Con un control preciso y exacto se
garantiza un control efectivo de todos los artculos de abastecimiento.
8. Utilizacin de desperdicios.- Esto con el fin de tomar las medidas ms
ventajosas para la empresa.

LA TECNICA DE FUZZY-AHP DEL PROCESO


DE SELECCION DE SISTEMA (10)

La tcnica de Fuzzy-AHP es la utilizando de nmeros difusos triangulares (fuzzy) y la


utilizacin de un mtodo (AHP) que permite atribuir pesos donde los valores
numricos no pueden ser obtenidos directamente AHP.
La metodologa propuesta considera incorporar los nmeros difusos o triangulares a
la metodologa AHP. Inicialmente se utilizan los nmeros difusos para indicar el nivel
de intensidad o importancia relativa que un factor de la jerarqua tiene por sobre otro.

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A partir de estas comparaciones se construye la matriz de comparaciones con


nmeros triangulares. La mejor alternativa es obtenida consecuentemente a partir de
un sistema de ranqueo para nmeros difusos que se presenta ms adelante en esta
seccin. Sintetizando, la aplicacin de la metodologa propuesta considera las tres
etapas siguientes:

1. Construccin de la estructura jerrquica para el problema a ser resuelto.


2. Obtencin de la matriz fuzzy de comparaciones
3. Rankear las alternativas y seleccionar la ms adecuada.

Recordando que el mtodo AHP es un mtodo que permite atribuir pesos donde
valores numricos no pueden ser obtenidos directamente. Este mtodo trabaja a
partir de una matriz donde se localizan las comparaciones entre pares, segn la
importancia o preponderancia relativa que un elemento de la jerarqua tenga sobre
otro. Se propone aqu modificar la escala de Saaty utilizando ahora nmeros
triangulares o fuzzy.

Un nmero difuso del tipo triangular () es usualmente representado como una


tripleta (l,m,n) donde m, n y l corresponden al valor medio, y a los lmites superior e
inferior respectivamente. En general para los nmeros triangulares difusos del tipo
=(l,m,n), la funcin de membresa (x) est dada por la definicin dada.

TERMINOS UTILIZADOS EN EL SISTEMA


DE ABASTECIMIENTO (11)
1. Adquisicin.- La accin orientada a obtener la propiedad o cualquiera de sus
atributos sobre un bien.
2. Bases.- Los documentos que contienen los aspectos administrativos, las
especificaciones tcnicas y los trminos de referencia o expediente tcnico, segn
corresponda, que con el conjunto de condiciones, procedimientos establecidos
por la Entidad y, cuando corresponda, la proforma del contrato, rigen

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un proceso de seleccin especfico en el marco de la Ley y el presente
Reglamento.

3. Calendario del proceso de seleccin.- El documento elaborado por la Entidad


que convoca a un proceso de seleccin, en el cual se fijan los plazos para cada
una de sus etapas.
4. Contratacin.- Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relacin
jurdica dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento.
5. Especificaciones Tcnicas.- Descripciones, elaboradas por la Entidad, de las
caractersticas fundamentales de las obras, consultoras, servicios, bienes o
suministros a ejecutar, contratar o adquirir, respectivamente.
6. Postor.- La persona natural o jurdica legalmente capacitada que participa en un
proceso de seleccin desde el momento en que presenta su propuesta.
7. Proveedor.- La persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta
servicios o ejecuta obras.
8. Obra.- Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y
habilitacin de bienes inmuebles, como edificaciones, estructuras, excavaciones,
perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren direccin tcnica,
expediente tcnico, mano de obra, materiales y equipos.
9. Organismo regulador.- El organismo regulador del Sistema de Abastecimiento
es el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
(CONSUCODE), el cual es un rgano pblico descentralizado perteneciente a la
Presidencia del Consejo de Ministros, con personera jurdica de derecho pblico
que goza de autonoma tanto administrativa, funcional, financiera, econmica, as
como jurdica.

SUB-SISTEMA DE LOS PROCESOS TECNICOS


DE ABASTECIMIENTOS (12)

Los procesos tcnicos son los instrumentos de gestin o herramientas del sistema
de abastecimiento establecidos con la finalidad de hacer ms dinmicos funcional y
operativo, as mismo, estos procesos tcnicos necesariamente se tiene que aplicar,
para una mayor operatividad y funcionamiento, los cuales han sido agrupados en
sub-sistemas siguientes:

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1. Sub-sistema de informacin.- Llamado as porque mediante los
procesos tcnicos qu comprende, se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona

y conserva la informacin sobre los bienes servicios en general y ejecucin de


obras, proveedores que lo suministran, precio de mercado y condiciones
de venta ofrecidas por estos, seguridad, garanta que ofrecen, acciones de
seguimiento y control a realizar, etc.; necesarios por las entidades pblicas para
tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas para el Estado.
Est constituido por los siguientes procesos tcnicos:
a. Catalogacin.- Proceso que permite la depuracin, ordenamiento,
estandarizacin, codificacin, obtencin, actualizacin y proporciona la
informacin referida a los bienes, servicios, obras y/o consultora requeridos
por las entidades pblicas, con el fin de incluirlos en el catlogo institucional el
cual constituye un documento de valiosa informacin.
b. Registro de proveedores.- Proceso a travs del cual se obtiene, procesa,
utiliza y se evala la informacin comercial relacionada con los proveedores
(contratista y consultores) de la entidad, y tambin los bienes, servicios, obras y
consultora que estos suministran, prestan, ejecutan, etc.
c. Registro y control.- Es un proceso referido a las acciones de "control
previo", verificacin y conformidad, a cada una de las fases de cada uno de los
procesos tcnicos, a fin de detectar oportunamente desviaciones y adoptar las
medidas necesarias. As como tambin referido al seguimiento de los
documentos administrativos generados en los diversos niveles de la entidad,
para evitar demoras o establecimiento en el trmite de los mismos, hecho que
perjudicara a la oficina de abastecimiento y a la institucin.
e. Programacin.- Proceso mediante el cual se prev en forma racional y
sistemtica, la satisfaccin conveniente y oportuna de los bienes y servicios,
obras, consultora, etc. que son requeridas por las dependencias de las
entidades pblicas, previa determinacin en base a las respectivas metas
institucionales, a la disponibilidad presupuestaria, aplicando criterios de
austeridad y prioridad.

2. Sub-sistema de negociacin y obtencin.-

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Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende presenta
opciones y condiciones para negociar bienes y/o servicios o, para

rescatar derechos en caso de haberlos perdido, por causas imprevistas o hechos


fortuitos comprobados.
a. Adquisicin.- Proceso tcnico a travs del cual se formaliza de la manera
ms conveniente, adecuada y oportuna para el Estado, la adquisicin,
obtencin, contratacin de bienes, servicios, obras, consultora, siguiendo un
conjunto de acciones tcnicas administrativas y jurdicas, requeridas por las
dependencias integrantes, para el logro de sus objetivos y alcance de sus
metas, por medio de la oficina de abastecimiento, teniendo en cuenta
el presupuesto asignado.
b. Recuperacin de bienes.- Es un proceso que comprende actividades
orientadas para volver a tener dominio o disposicin de bienes (para
uso, consumo) o de servicios que anteriormente se tena derecho sobre su
propiedad o uso, luego de haberlos perdido por diversas causas como:
Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.
Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia entidad.
Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es decir que
permanecieron en stock, por haber sido adquiridos sin programacin.

3. Sub-sistema de utilizacin y preservacin.- Llamado as porque orienta


y coordina la movilizacin, el uso, conservacin y custodia de los bienes, servicios
y obras ejecutadas para una adecuada utilizacin y preservacin.
Comprende los siguientes procesos:
a. Almacenamiento.- Actividad tcnica, administrativa y jurdica relacionada on
la ubicacin fsica temporal de los bienes materiales adquiridos por las
entidades pblicas a travs de las modalidades de adquisicin establecidas,
en un espacio fsico apropiado denominado almacn, con fines de custodia,
antes de entregarlos, previa firma de la PECOSA o PIA, a las dependencias
solicitantes, con destino a los usuarios de los mismos.
b. Mantenimiento.- Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la
oficina de abastecimiento por medio de la unidad de servicios o de terceras

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personas idneas, proporciona adecuada y oportunamente
el servicio de mantenimiento, que puede ser de tipo predictivo, preventivo,

correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. con el


propsito de estar en ptimo estado de conservacin y de operacin de los
mismos.
c. Seguridad.- Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento por
medio de la unidad de seguridad, utilizando su propio personal o de registros,
brindan un eficiente servicio de seguridad integral.
d. Distribucin.- Es un proceso, que a travs del almacn institucional,
proporciona adecuada y oportunamente los bienes requeridos para las
dependencias solicitantes, para el logro se sus objetivos y alcance de metas
institucionales.
e. Disposicin final.- Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada
con la situacin tcnica, administrativa y jurdica de los bienes asignados en
uso, la cual tiene como finalidad evitar la acumulacin improductiva de bienes
y/o servicios innecesarios para la entidad. Por lo que ser pertinente tramitar
su baja y posterior venta, incineracin o destruccin, segn su estado.

ALCANCE DEL PROCESO DE SELECCION (13)

Se inicia con el diagnstico del sistema de abastecimiento actual en los procesos de


inters, pasando por el diseo de una estructura procedimental para el proceso de
compras, la propuesta de un sistema de gestin de proveedores y finaliza con la
propuesta del sistema de gestin de abastecimiento para los procesos de seleccin
de proveedores, compras y gestin de inventario de materias primas y suministros;
los mismos que Se encuentran comprendidos dentro de los alcances de la presente
Ley, bajo el trmino genrico de Entidad:
a. El Gobierno Nacional, dependencias y reparticiones, as como sus instituciones y
organismos pblicos descentralizados.
b. Los Gobiernos Regionales, sus dependencias y reparticiones.
c. Los Gobiernos Locales, sus dependencias y reparticiones.
d. Los Organismos Constitucionales Autnomos.
e. Las Universidades Pblicas.

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f. Las Sociedades de Beneficencia y las Juntas de Participacin Social.
g. Los Institutos Armados y la Polica Nacional del Per.

h. Los Fondos de Salud, de Vivienda, de Bienestar y dems de naturaleza anloga


de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional del Per.
i. Las empresas del Estado de derecho pblico o privado, ya sean de propiedad del
Gobierno Nacional, Regional o Local; las empresas mixtas en las cuales el control
de las decisiones de los rganos de gestin est en manos del Estado.
j. Los proyectos, programas, rganos desconcentrados y dems unidades
orgnicas, funcionales, ejecutoras y/u operativas de los Poderes del Estado y los
organismos pblicos descentralizados.
k. Todas las dependencias como organismos pblicos descentralizados, unidades
orgnicas, proyectos, programas, empresas, fondos pertenecientes o adscritos a
los niveles de gobierno central, regional o local, as como los organismos a los
que alude la Constitucin Poltica y dems que son creados y reconocidos por el
ordenamiento jurdico nacional.

Las adquisiciones y contrataciones cuyos procesos de seleccin regula la presente


Ley comprenden todos los contratos mediante los cuales el Estado requiere ser
provisto de bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de sus
funciones, asumiendo el pago del precio o de la retribucin correspondiente y las
dems obligaciones derivadas de la calidad de contratante.

La presente Ley no es de aplicacin para:


a. La contratacin de trabajadores, servidores o funcionarios pblicos sujetos a los
regmenes de la carrera administrativa o laboral de la actividad privada.
b. La contratacin de auditoras externas en o para las entidades del Sector Pblico,
la misma que se sujeta especficamente a las normas que rigen el Sistema
Nacional de Control. Todas las dems adquisiciones y contrataciones que efecte
la Contralora General de la Repblica se sujetan a lo dispuesto en la presente
Ley y su Reglamento.
c. Las operaciones de endeudamiento interno o externo.
d. Los contratos bancarios y financieros celebrados por las entidades.

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e. Los contratos de locacin de servicios que se celebren con los presidentes de
Directorio o Consejo Directivo, que desempeen funciones a tiempo completo en
las entidades o empresas del Estado.

f. Los actos de disposicin y de administracin y gestin de los bienes de propiedad


estatal.
g. Las adquisiciones y contrataciones cuyos montos, en cada caso, sea igual o
inferior a una Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de la transaccin.
h. La contratacin de notarios pblicos para que ejerzan las funciones previstas en
la presente Ley y su Reglamento.
i. Los servicios brindados por conciliadores, rbitros, centros de conciliacin,
instituciones arbitrales y dems derivados de la funcin conciliatoria y arbitral.
j. Las publicaciones oficiales que deban hacerse en el Diario Oficial El Peruano por
mandato expreso de Ley o de norma reglamentaria.
k. La concesin de recursos naturales y obras pblicas de infraestructura, bienes
y servicios pblicos.
l. La transferencia al sector privado de acciones y activos de propiedad del Estado,
en el marco del proceso de privatizacin.
m.Las modalidades de ejecucin presupuestal distintas al contrato contemplado en
la normativa de la materia, salvo las contrataciones y adquisiciones de bienes y
servicios que se requieran para ello.
n. Los contratos internacionales, los cuales se regulan por los tratados en que el
Per sea parte o, en su defecto, por la costumbre y las prcticas
del comercio internacional; y
o. Las contrataciones y adquisiciones que realicen las Misiones del Servicio Exterior
de la Repblica, exclusivamente para su funcionamiento y gestin.

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CONCLUSIONES (14)

Con el sistema de gestin de abastecimiento propuesto para los procesos de seleccin de


proveedores, compras y gestin de inventarios fue posible corroborar la hiptesis planteada.
Se incrementa la confiabilidad del sistema ya que se reduce la subjetividad en la toma de
decisiones frente a la seleccin de proveedores y se involucran por consenso criterios que
afectan a las diferentes reas, se presenta reduccin en los costos del sistema y se
disminuye la imprecisin de la informacin relacionada con el flujo de materiales.

De acuerdo con los resultados obtenidos en el sistema de gestin de proveedores propuesto


empleando la tcnica fuzzy AHP, el costo es el criterio que presenta un mayor peso en la
toma de decisin de seleccin, seguido por calidad y tiempo.

Con el desarrollo del ejemplo de seleccin de proveedores pudo contrastarse la baja


confiabilidad que presenta la toma de decisin mono criterio para la seleccin, aunque el
costo es considerado el criterio por excelencia para la seleccin, se estn dejando de

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considerar criterios que son de importancia para el adecuado desempeo de los procesos
como el tiempo y la calidad.

Es necesario que se incremente el seguimiento a las rdenes de compra para asegurar el


cumplimiento de los proveedores en los tiempos de entrega y por ende, la disponibilidad de
los materiales para la elaboracin de los productos en el momento requerido. As mismo,
debe mantenerse informado a los involucrados en el proceso del estado de avance de las
solicitudes, para toma de decisiones en la unidad de produccin relacionadas con
programacin de produccin y asignacin de tareas al personal.

Para eliminar actividades que no agregan valor en el proceso de gestin de inventarios, es


necesario que se actualicen y mantengan actualizadas las estructuras de materias primas y
suministros de los productos en las rdenes de produccin.

La no existencia de un portafolio de inventarios de materia prima y suministros hace que se


desperdicien recursos y se generen ms costos de manutencin del inventario. Es
necesario emplear ms herramientas informticas para eliminar de los procesos los registros
y clculos manuales, los cuales demandan tiempos considerables y generan demoras en la
disponibilidad y actualizacin de la informacin.

RECOMENDACIONES

Implementar el sistema de seleccin de proveedores propuesto, ya que con l se disminuye


la subjetividad en la toma de decisiones en la seleccin y se incrementa la posibilidad de
seleccionar proveedores acordes a las diferentes necesidades de la compaa. En caso que
se decida realizar la implementacin, se debe establecer un plan de seguimiento y
actualizacin del sistema, el cual puede apoyarse en las auditoras internas. Ya que el
costo es un criterio importante para la compaa, y es el criterio de mayor peso para la
seleccin de proveedores de acuerdo con los resultados obtenidos, se recomienda
considerar su inclusin en el objetivo del proceso de compras, as como el tiempo, criterio
que se encuentra en tercer lugar de importancia.

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Delimitar el alcance del proceso de compras y ajustarlo a los lineamientos de casa matriz
para la aplicacin de la carta social y ambiental en la que se especifica debe aplicarse para
aquellos proveedores que proveen materiales que van a ser incorporados al producto y
materiales de empaque que lleven la marca de la compaa e incluir a los proveedores de
producto terminado. Esto evitar desperdiciar recursos en actividades que no son prioritarias
en el proceso productivo, as como el entorpecimiento de actividades que son necesarias en
el desarrollo de actividades de otros procesos.

Establecer indicadores de gestin para el proceso de compras que permitan evaluar el


desempeo del proceso y cuyo seguimiento permita la identificacin de oportunidades de
mejora. Considerar eliminar de la ficha de caracterizacin del proceso de compras la
entrada de requisitos legales por cumplir, para el proceso no existen requisitos legales
especficos. Los requisitos legales son de aplicabilidad en el proceso de gestin de
inventarios y en el proceso de produccin especialmente.

Delimitar la aplicacin de la evaluacin de calidad a proveedores y contratistas (que


corresponde en la realidad a la reevaluacin) a aquellos proveedores que proveen
materiales que van a ser incorporados en el producto o que elaboren material de empaque
que lleve la marca de la compaa y a aquellos proveedores que proveen productos
terminados. Esto generara la eliminacin de actividades que no agregan valor al proceso y
que no tienen incidencia sobre los productos.

Se recomienda la creacin de un aplicativo o plataforma en la que se encuentre disponible


informacin del estado de avance de las requisiciones de materiales. Se sugiere realizar a

diario y directamente en compras el ingreso y descargue de las materias primas y


suministros y poner a disponibilidad del personal involucrado un aplicativo o plataforma
desde el cual pueda consultarse el inventario.

Implementar controles al inventario de almacn de materias primas y suministros de acuerdo


con la clasificacin ABC y priorizar los recursos de compras que se destinan a los
proveedores de cada clase de artculos; las exigencias para los proveedores de los artculos
clase A, debera ser mayores de las de los proveedores de artculos clase C.

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