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Evaluacin del Desempeo;

Gestin de Colaboradores (I)

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Evaluacin del Desempeo; Gestin de Colaboradores (I) 2

ndice
1 La Evaluacin del Desempeo ............................................................................................................................ 3

2 El Proceso de la Entrevista de Evaluacin .................................................................................................. 4

3 La Preparacin. ................................................................................................................................................................ 5

3.1 Organiza toda la informacin: .......................................................................................................... 6

3.2 Convocatoria: ............................................................................................................................................... 6

4 La Creacin de Contexto: Introduccin ......................................................................................................... 7

4.1 La creacin de un clima de confianza y comodidad ...................................................... 8

4.2 Las frases puente ..................................................................................................................................... 9

4.3 Declaracin de objetivos y sentido de la entrevistas ................................................... 10

5 La Autoevaluacin: Introduccin. ..................................................................................................................... 11

5.1 La autoevalucin: preguntas para saber qu piensa. .................................................... 11

INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO


Nota Tcnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusin, reproduccin o uso total o parcial para cualquier otro propsito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
Evaluacin del Desempeo; Gestin de Colaboradores (I) 3

Objetivos
Objetivo 1: Profundizar en el conocimiento exhaustivo de la entrevista de evaluacin.

Objetivo 2: Tener herramientas para influir en las personas de manera positiva.

Objetivo 3: Reforzar tu capacidad para conseguir la comunicacin y motivacin suficiente en


el colaborador y que ste opere los cambios propuestos.

Objetivo 4: Aprenderemos a realizar cambios reales en las personas.

1 La Evaluacin del Desempeo


En un entorno complejo, cambiante y cada vez ms competitivo como el actual, las
Idea clave personas que integran las organizaciones son el principal factor competitivo, y sin duda uno
de los principales para que estas alcancen sus objetivos.
Es posible que una
organizacin y cada uno de sus
En esta lnea, es preciso contar con un instrumento que facilite que todos y cada uno de los
trabajadores alcancen de
conjunto los objetivos que profesionales que constituyen la empresa alcancen la excelencia en el desempeo de su
pretenden?
puesto.

La entrevista de evaluacin es una herramienta de direccin que contribuye a que


conozcas mejor a tus colaboradores, apoyes su desarrollo profesional y consigas los
objetivos de negocio.

Esta entrevista se sustenta en valorar el nivel de desempeo que tus colaboradores tienen
en la actualidad; el qu hacen y el cmo lo hacen para hallar en ello focos de apoyo a las
buenas prcticas y la correccin de las reas de mejora.

La entrevista debe contribuir entonces al desarrollo de las personas y por tanto de la


organizacin, y adems conseguir el compromiso de cada colaborador por alcanzar las
metas propuestas.

Piensa en estas preguntas:

Consideras que es suficiente con decirle a un colaborador que cambie algo para que ste
lo haga?

El colaborador se sentir feliz de ser evaluado en su trabajo y en que le pidas cambiar?

Durante la entrevista existe una comunicacin abierta entre el evaluado y el evaluador?

Seguramente, en la mayora de los casos, tu respuesta sera un difcilmente y, por qu?


La respuesta es clara, solamente creando un clima de cooperacin entre el colaborador y
t se pueden conseguir los cambios deseados

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2 El Proceso de la Entrevista de Evaluacin


El proceso de la entrevista de evaluacin sigue una escalada lgica y progresiva. Existen
unos pasos secuenciados que ayudan a conseguir un plan de accin ; y ste a su vez facilita
la consecucin del objetivo de desarrollo o mejora propuesto. Saltarse alguno de ellos nos
puede conducir a no conseguir la finalidad inicialmente prevista.

Cada uno estos pasos tiene un sentido; debes asegurarte de haberlo reali zado con xito
antes de pasar al siguiente. Veamos su razn de ser:

Primero: La preparacin de la entrevista, si no tienes claro lo que vas a evaluar y sobre todo
que vas a pedir a tu colaborador, todo lo dems saldr mal.

Segundo: La creacin de contexto, tendrs que conseguir que tu colaborador no vea


amenazas en tus preguntas y en tus comentarios; en caso contrario slo obtendrs
respuestas defensivas por su parte.

Tercero: Autoevaluacin, si no conoces el punto de vista de tu colaborador sobre los


aspectos a evaluar es probable que ante una propuesta de mejora su actitud no sea
colaborativa. En estas circunstancias el colaborador puede llegar a pensar que no
entiendes su situacin laboral o que lo solicitado presenta muchas barreras y dificultades
para su consecucin.

Cuarto: Feedback, si durante esta fase no le das tu opinin sobre su desempeo de manera
adecuada, se puede sentir molesto y ofendido, originando esta situacin un conflicto difcil
de gestionar.

Quinto: Plan de accin, si no se traduce todo lo dicho en objetivos, acciones, apoyos a esas
acciones, forma de evaluar los resultados y fechas de realizacin, la trampa de la gestin
del tiempo del colaborador har que esto no se realice o se haga en el ltimo momento.
Idea clave
Sexto: Seguimiento, es importante ver mediante un hito de control despus de la entrevista
La direccin por objetivos es
qu sucedi con el plan y cmo ha podido gestionar el colaborador sus impedimentos para
un enfoque de direccin,
mediante el cual el sujeto y el alcanzar la meta. Esperar hasta el prximo ao para ver cmo se cumple lo pactado
objeto de direccin,
garantiza que o bien no se haga o se realice mal.
conjuntamente, definen y
estructuran los objetivos del
Como vers son pasos lgicos y concretos. Cada uno de ellos es fundamental para
sistema y establecen las reas
de responsabilidad de cada conseguir el resultado final. Qu opinas? Consideras que es fcil de hacer? Que con un
cual, como base para la
poco de sentido comn todas las personas lo consiguen a la primera?
medicin y evaluacin de los
resultados a alcanzar.
La respuesta es no, solo 1 de cada 10 evaluadores siguen este proceso porque la falta de
tiempo les lleva a saltarse pasos y los resultados que obtienen son pobres. Entonces la
pregunta fundamental antes de empezar es a cul de estos grupos quieres pertenecer t?
Crees que como lo haces hasta ahora consigues los resultados que esperas?

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3 La Preparacin.
Una correcta preparacin garantiza el xito de la entrevista.

Son muchos los datos que debes manejar para que el colaborador tenga claro lo que le
pides. Cuanta ms informacin concreta poseas ms sensacin de control tendrs durante
la entrevista.

Es importante que le pidas al colaborador una autorreflexin previa sobre su desempeo


junto a la documentacin pertinente. La entrevista es una comunicacin bidireccional y su
opinin es clave.

Si no le solicitas esta valoracin inicial es probable que te hable en trminos generales e


inespecficos; eso te exigir un sobresfuerzo en la obtencin de informacin corriendo el
riesgo de no sea capaz de asimilarlos como t deseas.

Muchos entrevistadores, al considerarse veteranos en la realizacin de la entrevista, no


preparan estos puntos y qu crees que consiguen?

Slo dar juicios de valor e imprecisin en los temas a tratar. As es muy difcil concluir la
entrevista con un plan de accin que le ayude a conseguir una mejora en su trabajo.

La preparacin de la entrevista impacta positivamente en tres niveles:

Colaborador

Responsable

Organizacin

Al colaborador porque conocer de antemano el significado de una entrevista de


evaluacin de desempeo. Esto le permitir identificar qu es lo que se le va a pedir y qu
documentos apoyarn esta peticin. Asimismo, dispondr de un tiempo muy valioso par a
realizar una reflexin sobre su rendimiento.

El responsable estructurar argumentos slidos que sustenten sus opiniones y formular las
preguntas adecuadas para alcanzar la meta. Se ha de evitar que el entrevistador est
incomodo, quede en evidencia por falta de datos y genere una mala imagen profesional.

Para la organizacin, porque solo preparando la entrevista se est orientando a los objetivos
y resultados que se espera de la posicin laboral.
Idea clave
Veremos las claves para preparar la entrevista asegurando que sea til para tu colaborador,
"Los objetivos son necesarios
en cualquier rea donde el
para ti mismo y para la organizacin.
desempeo y los resultados
afecten de modo directo y vital
la supervivencia y la
prosperidad de la empresa".

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3.1 Organiza toda la informacin:

Para una correcta preparacin te recomiendo que busques y prepares la siguiente


documentacin:

Informacin sobre el evaluado y su rea de trabajo, as como un perfil de los


comportamientos que el colaborador debe realizar para conseguir los objetivos del puesto.

Guion definido sobre los puntos ms fuertes en el desempeo laboral del evaluado junto
con sus reas de mejora.

Situaciones laborales que sustentan la evaluacin de su desempeo y la valoracin de su


potencial laboral. Cunto ms concreto sea mejor. Conseguirs un mejor nivel de relacin
con el colaborador. Entender lo que se le pide y cmo se le pide.

Un Pre-diseo sobre el Plan de Accin que vas a contrastar con el evaluado. Ha de integrar
actividades, recursos, tiempos de actuacin y seguimiento de las mismas.

Recuerda concederle el suficiente tiempo a la preparacin. Esto evitar que se tenga la


sensacin de prdida de tiempo en el transcurso de la entrevista. Si tienes preparada esta
documentacin no solo conseguirs generar un clima de mayor profesionalidad sino
tambin mayor control de la entrevista y ser ms fcil conseguir los objetivos propuestos.

3.2 Convocatoria:

Tan importante es que t prepares la documentacin de la entrevista como que ofrezcas


esa oportunidad al colaborador. Para ello, debers convocarle con bastante antelacin,
proporcionndole la informacin y medios necesarios.

Esto facilitar que le d la importancia debida y que haya reflexionado sobre los aspectos
clave de su desempeo laboral. Como bien sabes, no todas las personas reflexionan sobre
lo que hacen bien y sobre sus reas de mejora. Cuntas personas conoces que s lo
hacen?

Por eso te sugerimos que transmitas a tu colaborador la siguiente informacin previa:

En qu consiste la entrevista que vais a tener.

Cul es su finalidad.

Qu es lo que esperas de l en dicha entrevista.

Sobre qu temas de su rendimiento vais a hablar.

Cunto durar la entrevista para que se pueda organizar con anticipacin.

Qu documentacin debe preparar para esa entrevista.

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Con qu documento o plan de accin debis salir del encuentro.

Dependiendo del tipo de relacin puedes enviarle un mail o citarlo previamente. Te


proporcionamos un contenido a modo de ejemplo:

Buenos das Lus:

Como ya sabrs el presente da 15 de marzo tendremos la entrevista de evaluacin del


desempeo anual. Su finalidad es conocer el nivel de cumplimento de los objetivos
previamente acordados y apoyarte en tu desarrollo profesional.

Para su correcta realizacin te pido que, por favor, prepares los siguientes puntos:

Anlisis de los cuestionarios de satisfaccin del cliente.

Tipo de reclamaciones realizadas por el cliente.

Buenas prcticas realizadas en atencin y fidelizacin de clientes.

Al finalizar la entrevista redactaremos un plan de accin que apoye los acuerdos


alcanzados para alcanzar los objetivos.
Idea clave
El horario de la reunin es desde las 10:00 hasta las 11:30.
A la DPO y al autocontrol se les
puede denominar Si tienes cualquier consulta no dudes en llamarme
legtimamente una filosofa de
la administracin. Esta se basa Atentamente
en un concepto del trabajo de
la administracin. Se basa en
Recuerda lo importante de realizar la convocatoria previa. Imagnate por un momento que
un concepto de la accin, la
conducta y la motivacin eres t el profesional sobre el que se va a realizar la entrevista y no te han comentado nada
humana. Por ltimo se aplica a sobre su contenido. Cmo te sentiras?
cualquier gerente,
independientemente de su
nivel y funcin, y a cualquier
organizacin grande o
pequea. Asegura el
desempeo al convertir las 4 La Creacin de Contexto: Introduccin
necesidades objetivas en
metas personales..." Para conseguir un clima de cooperacin con el colaborador es fundamental que la persona
se sienta libre de expresar sus propias ideas tanto en relacin a lo que se le pregunta como
Peter Drucker en aquellos cambios que se le van a solicitar.

Te sugerimos que tengas en cuenta dos aspectos clave:

Crea un clima positivo

Refuerza la entrevista de feedback como un impulsor de su desarrollo profesional

Estos puntos te ayudarn a conseguir una conversacin distendida y amigable con tu


colaborador. Muchas personas en ausencia de un entorno favorecedor sienten que estn
siendo examinadas. En este caso concreto, pueden llegar a pensar que se trata de un
examen, de cuyo resultado depende su continuidad en la empresa.

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Es muy probable entonces que te den solamente aquellas respuestas laboralmente


correctas o que t esperas escuchar y no las que realmente suceden en el desarrollo de
su trabajo.

Ya de por s, la palabra evaluacin tiene para muchas personas un componente negativo.


Idea clave
Est asociado a la realizacin de juicios de valor sobre nuestro desempeo y a su reflejo
posterior en un informe. Rompe esta inercia creando el clima de confianza suficiente. Haz
Los objetivos se establecen
que todo fluya. Asegrate de que no exista ese clima de evaluacin. Sustityelo por un
para que se cumplan. En
consecuencia es ambiente positivo.
recomendable revisar y
analizar peridicamente (cada Tan importante como crear este clima positivo y de cooperacin es tambin clave recordar
cuatro meses) la evolucin del
la importancia de la entrevista, lo til que puede ser para colaborador y para la
nivel de cumplimiento y
ayudar, si es necesario, a cada organizacin. Hay jefes que al iniciar la entrevista dicen palabras que le restan importanc ia;
persona para obtener el realizan comentarios del tipo:
resultado esperado.

Ya sabes esto es una cosa de los de recursos humanos

Esto es una mera formalidad; t y yo sabemos lo que hay que hacer

Mira, cuanto antes acabemos ms rpido volveremos a hacer las cosas que merecen la
pena

Estos comentarios tampoco ayudan mucho. Debes poner en valor la entrevista de


evaluacin del desempeo. El colaborador tiene que pensar que no est perdiendo el
tiempo. Los comentarios del Responsable reforzarn la importancia del encuentro, tanto
para la consecucin de los objetivos del departamento como el propio desarrollo
profesional.

4.1 La creacin de un clima de confianza y comodidad

Hemos resaltado la importancia de crear un clima de confianza y comodidad antes de


empezar. Una primera sugerencia prctica es que incorpores algn tema de conversacin
con el que te sientas cmodo y sobre todo que le resulte interesante a tu colaborador.

Las alternativas son mltiples. Puedes realizar preguntas sobre hobbies, sobre noticias o
simplemente puedes sacar algn que realmente le interese. A modo de ejemplo,
proponemos lo siguiente:

Luis, s que te gusta el paddle, sabes de algn lugar cercano para practicar?

Despus de haber formulado la pregunta sobre esa temtica es importante que realices
algn comentario personal que refleje tu inters real sobre esta cuestin. De esta forma
conseguirs que el colaborador sea ms comunicativo.

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A m me gustara practicar; me han dicho que es un ejercicio muy completo t qu


opinas?

Un par de minutos sobre un tema comn puede ayudar a que el entrevistado se sienta ms
cmodo a la hora de hablar contigo.

Recuerda las siguientes pautas de actuacin:

Trata un tema que le agrade

Trtalo un par de minutos

Ofrece tu opinin personal para animar la conversacin

Si haces esto tendrs a un colaborador ms predispuesto a hablar contigo y el clima de


comunicacin ser ms positivo.

4.2 Las frases puente

Si has estado rompiendo el hielo es importante que utilices una frase de trnsito entre la
creacin de clima y el inicio de la entrevista en s misma. Un gran error que cometen los
entrevistadores es cortar de forma abrupta con la conversacin iniciada. Frases del tipo:
Bueno ahora entremos en materia trasmiten la impresin de que todo lo anterior son a
relleno o pareci innecesario.

Te sugerimos que realices un resumen con los temas tratados y que los enlaces
directamente con aquello que vas a tratar. A modo de ejemplo, comprubalo en la
siguiente secuencia:

Me alegra que te cuides haciendo ejercicio, y mucho ms si ests tan cmodo con el
paddle. Al igual que con el deporte tambin me gustara que estuvieras cmodo durante la
entrevista, y sobre todo que te sintieras cmodo para comentarme tus dudas o
preocupaciones sobre los temas tratados.

La frase puente hace que la transicin de un tema a otro suene menos forzada y no
elimines todo lo conseguido. Por ello, recuerda las siguientes pautas: Realiza una transicin
entre los temas de conversacin y la propia entrevista.

Usa frases puente, te ayudarn a consolidar la comunicacin.

Fomenta una conversacin amena y fluida.

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4.3 Declaracin de objetivos y sentido de la entrevistas

Ahora que ya has creado el clima adecuado es importante que informes sobre los objetivos
a conseguir durante la entrevista. Un objetivo es sinnimo de propsito o finalidad. Por ello,
no dudes en planterselo a tu colaborador. Le dar sentido a vuestro encuentro.

Te sugerimos que conectes la carta convocatoria a la reunin con la transmisin de


objetivos. A modo de ejemplo proponemos lo siguiente:

Tal como te coment en la convocatoria vamos a ver el tema de realizacin de los


informes durante este ao, tanto las buenas prcticas como las reas de desarrollo

Asimismo resalta su importancia tanto para l mismo, como para el propio departamento y
la organizacin.

Este es un punto clave en la fidelizacin de nuestros cliente. El informe de resultados le


permite tener visibilidad sobre nuestra aportacin de valor

Comunicar el para qu es muy acertado. Fomenta en el colaborador una percepcin de


Idea clave importancia. Le ayuda a considerar que ste no es precisamente un tema trivial sino que
La evaluacin final de ao, si
tiene consistencia.
se han realizado revisiones
peridicas no debe de Imagnate que alguien te cita a una reunin y no te dice qu importancia tienen para ti los
presentar, al final del ejercicio, temas a tratar; no es raro que tu nivel de implicacin en el desarrollo de los mismos no sea
sorpresas de resultados a las
personas y a la Organizacin.
el adecuado, no te parece?

Para evaluar resultados se Muchos entrevistadores veteranos no dicen esto y dan por hecho que el colaborador debe
recomienda un sistema tener interiorizado este tema. Pero la verdad es que no siempre es as; en ocasiones, el rea
sencillo de valoracin, que
permita evaluar los diferentes
de mejora se debe a que el colaborador no le da la importancia debida y por ello no le
niveles de consecucin de dedica el suficiente tiempo y esfuerzo.
resultados.
El lenguaje es movilizador, piensa por un momento sobre las dos situaciones descritas a
continuacin. Cul de ellas te animara ms hacia la accin?

- Situacin A: Vamos a analizar las preguntas que hacen los usuarios sobre nuestro
servicio.

-Situacin B: Vamos a analizar las preguntas que hacen los usuarios sobre nuestro
servicio. Esto nos permitir incorporar reas de mejora y a su vez ser ms
competitivos, aumentando la venta de otros productos con nuevas soluciones

Una vez expresados estos objetivos y mencionando el sentido o importancia que tienen , es
adecuado que preguntes a tu colaborador si tiene alguna duda o pregunta antes de
empezar a desarrollarlos.

Esto es clave para que el colaborador vea que tienes en cuenta su opinin y te diga lo que
l ha podido preparar sobre el tema.

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Por eso recuerda estas claves:

Fija los objetivos de la convocatoria.

Di la importancia que estos tienen.

Pregunta su opinin para que se sienta participe de la entrevista.

Con esto conseguirs un mayor nivel de implicacin en el desarrollo de la misma.

5 La Autoevaluacin: Introduccin.
La entrevista de evaluacin es un proceso de comunicacin entre dos personas. Su
finalidad primordial es mantener comportamientos laborales adecuados en el colaborador y
modificar aquellos que sean objeto de mejora.

Es clave conocer la opinin del profesional, pues al final ser ste quien inicie los planes de
mantenimiento y progreso en su desempeo. Antes de indicarle cul es tu opinin te
proponemos que recabes la suya, te ser de gran utilidad.

Los beneficios de esta exploracin inicial son importantes:

Conocers cul es su visin sobre los temas a tratar. Durante la entrevista podrs coincidir o
no con su perspectiva, pero ya la conoces de antemano. Esto te permitir guiar la entrevista y
puntualizar determinados aspectos de su rendimiento.

Analizars situaciones concretas y de qu forma las gestiona tu colaborador. Podrs utilizar


sus mismos ejemplos. Esto facilitar vuestra comunicacin sobre los puntos fuertes y reas
de mejora.

Comprobars cul es su actitud frente al cambio: Una variable importante para identificar y
gestionar compromisos de mejora y planes de accin.

Te proponemos que, inicialmente le dejes hablar. Si inicias t mismo la valoracin lo


percibir como una imposicin y posiblemente se generen resistencias difciles de manejar.

En conclusin, conoce lo que l piensa sobre el tema. Condcele hacia los temas a
desarrollar y fomenta el sentimiento de cooperacin y trabajo en equipo.

5.1 La autoevalucin: preguntas para saber qu piensa.

En esta fase es importante que ests centrado en escuchar y hacer preguntas para conocer
en detalle lo que tu colaborador piensa realmente sobre su desempeo.

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Para ello debes evitar dar juicios positivos o negativos sobre lo que l te dice. Debes
centrarte en hacer preguntas para conocer qu es realmente lo que l piensa.

Para ello te recomiendo el siguiente proceso:

Primero: empieza por una pregunta abierta. Por ejemplo:

- Empecemos por crear el inters en el cliente sobre nuestros productos

Cmo crees que ha sido tu desempeo en esta rea?

- Empiezas por el tema y luego formulas la pregunta

En el proceso de lo que l te cuenta, toma notas, muestra inters por lo que te dice y de
vez en cuando haz un resumen sobre lo que te dijo. Comprobars si realmente has
entendido la idea tal y como l te la quera expresar.

Ms tarde, te sugerimos dos preguntas ms: la primera referida a sus reas fuertes, la
segunda sobre sus reas de mejora. Por ejemplo:

- Qu cosas exactamente hiciste t para que las cosas salieran bien?

Con esta pregunta nos centramos en sus conductas y en los buenos resultados; esto te
ayudar a ver cul es su visin sobre lo que hace y como lo hace. Sobre todo lo que l cree
que ayuda a conseguir los buenos resultados.

Luego le preguntars por las reas de mejora:


Idea clave
Qu crees que podras hacer o qu cosas diferentes podras hacer para que las cosas
Por primera vez en la historia vayan mejor en esta rea?
de la humanidad es posible
conseguir que multitud de Siempre de cada tema te llevars una impresin general y luego su visin sobre lo que
personas, con conocimientos y
valores muy distintos entre s,
hace bien y hace mal.
puedan ponerse a trabajar y
luchar juntos para alcanzar un Recuerda: en esta fase escucha, haz una pregunta general y luego centra las preguntas en
objetivo comn. las reas fuertes y de mejora. As obtendrs la informacin real de la visin de tu
colaborador para conseguir mayor cooperacin en los cambios que luego plantears.

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