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Vamos a ver cules son todos los documentos obligatorios, adems de los documentos ms
comunes que se utilizan para implementar la norma ISO14001:2015.
Estos son los documentos necesarios para cumplir con la norma ISO 14001 2015:
Documentos no obligatorios
Existen muchos documentos que no son obligatorios, pero se utilizan mucho durante la implantacin de
la norma ISO14001:2015:
Asegurarse que los planes estratgicos de la empresa y los objetivos del Sistema de Gestin
Ambientalsean compatibles en el mbito del contexto de la empresa.
Asegurarse que todos los recursos son correctos y se encuentren disponibles a la hora de interactuar con
los dems procesos de negocio que existen en la organizacin.
Se adopta la responsabilidad para delegar y dirigir a las personas asegurndose que se cumplen los
objetivos del desempeo se cumplen.
Se garantiza que la mejora continua se puede conseguir.
Ejercer un liderazgo en otras funciones de apoyo en la empresa para asegurar los objetivos generales
para que queden satisfechos.
La comunicacin se asegura de que los objetivos, aspectos y las mtricas de rendimiento y resultados
crticos se encuentran comunicados con eficiencia para todos los interesados.
Liderazgo en ISO14001:2015
Es normal que los cambios de la norma ISO14001:2015 generen cambios en las auditoras y en el
alcance de la norma, y estos solo pueden ser asumidos a lo largo del tiempo. Una vez llegue el momento
de realizar la auditora la direccin tendr que ser capaz de:
Manifestar el conocimiento de los objetivos del Sistema de Gestin Ambiental y facilitar la visin
general en la que se tenga en cuenta la visin global de la empresa.
Demostrar que se ha encargado de realizar la coordinacin de los objetivos estratgicos del Sistema de
Gestin Ambiental y lo procesos internos de forma conjunta.
Demostrar el liderazgo en el equipo que se encarga de comunicar la importancia del Sistema de Gestin
Ambiental, y el progreso frente a los objetivos ambientales.
Se familiariza el proceso de garantizar y fomentar la mejora continua y demostrar que existe una cultura
dentro de la empresa como resultado de que el liderazgo se lleva a cabo.
Si quieres conocer como la norma ISO14001:2015 puede ayudar a tu organizacin debes conocer los
cambios que trae consigo con el siguiente curso Transicin a la nueva ISO 14001:2015. Cambios
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Lista de documentos obligatorios
requeridos por ISO 14001:2015
Autor: Strahinja Stojanovic
Desde la publicacin de la nueva revisin de ISO 14001 el mes pasado, muchas personas se
preguntan qu documentos son obligatorios en esta nueva revisin del 2015. Cuntos
documentos se requieren?
Por tanto, aqu est la lista a continuacin vers no slo los documentos obligatorios, sino
tambin los documentos ms comnmente utilizados para la implementacin de la ISO 14001.
Use nuestro ISO 14001:2015 Internal Auditor online course para saber ms.
Documentos y registros exigidos por la ISO 14001:2015
24 febrero, 2016/0 Comments/in Noticias Espaol /by Lorena Terente
La norma UNE EN ISO 14001:2015 incluye en el apartado 7.5 Informacin documentada, es decir, se
sigue manteniendo la obligacin de disponer de un sistema de gestin ambiental perfectamente
documentado, pero ahora todo se denomina informacin documentada.
El trmino informacin documentada es la nueva denominacin que abarca toda la documentacin que
debe tener evidencia tangible en el sistema, puede mantenerse en el formato ms apropiado para la
organizacin: papel, electrnico,.. y es posible tenerla integrada con otros sistemas de gestin.
Como novedad ahora cada organizacin puede decidir los trminos utilizados para la informacin
documentada, no es necesario reemplazar la nomenclatura actual, se pueden usar los trminos que
mejor se ajusten a cada organizacin como registros, documentacin o protocolos, en lugar de
informacin documentada.
Como el trmino informacin documentada es nico, la norma lo que hace es una diferenciacin entre
otra documentacin y registros, para ello, utilizando dos frases:
1.
2.
3. Documentacin requerida en la implementacin de la norma ISO 14001
4. Directrices generales para la elaboracin de un manual de gestin medio
ambiental
5. Directrices generales para la elaboracin de un procedimiento
6. Directrices generales para la elaboracin de instrucciones de trabajo
7. Registros ambientales
8. Bibliografa
PRESENTACIN
El texto que se presenta a continuacin, contiene el marco terico de la documentacin del
SGMA requerida para dar cumplimiento a la implementacin de la norma ISO 14001:1996.
Se anexan la aplicacin de un procedimiento, una Instruccin y un registro al numeral de la
norma denominado ¨Planificacin, como una gua para que la empresa construya los
dems requeridos en una futura auditoria al SGMA.
1. DOCUMENTACIN REQUERIDA EN LA IMPLEMENTACIN DE LA NORMA
ISO 14001
Las empresas deben redactar en forma clara, resumida y sencilla "que es lo que
hacen" sobre el Sistema de Gestin Ambiental, y actuar tal y como lo haban
escrito.
El Sistema de Gestin Ambiental (SGMA) de la empresa, deber presentar una base
documental que d consistencia al propio sistema tanto dentro como fuera de la organizacin.
Con una correcta documentacin escrita se consigue poner al alcance de cualquier miembro de
la empresa los aspectos operativos necesarios para asegurar la implementacin del sistema, as
como su mantenimiento. Este soporte documental debe guardar relacin en todo momento con
el tamao de la empresa y la complejidad de sus actividades. En definitiva, la documentacin
debe ser suficiente pero no excesiva, para asegurar as la operatividad del sistema.
La Norma ISO 14001:1996 establece en su pargrafo 4.4.4 las exigencias mnimas que el SGMA
debe cubrir con respecto a la documentacin: "La organizacin debe establecer y mantener al
da, en papel o en formato electrnico, la informacin para:
a. Describir los elementos bsicos del sistema de gestin y su interrelacin
b. Orientar sobre la documentacin de referencia
La documentacin debe ser redactada en un lenguaje sencillo, los contenidos deben tener ideas
resumidas y concisas sobre los aspectos concernientes al SGA. Por ltimo, los contenidos deben
ser claramente llevados a la prctica, de la misma manera que "la prctica debe estar recogida
en la documentacin".
La base documental del SGA se puede establecer en cuatro niveles jerrquicos, de la siguiente
manera:
Nivel I: Manual de Gestin Ambiental
Los procedimientos ambientales incluyen las directrices de ejecucin. Determinan los aspectos
de relevancia ambiental del proceso o procedimiento respectivo. Todos los procedimientos
deben ser formulados en forma sencilla, transparente y comprensible. Indican los mtodos a
aplicar y los criterios a cumplir. Todos los procedimientos se describen en el ndice del Manual
de Gestin Ambiental. Se elaboran por la unidad/seccin competente.
Nivel III: Instrucciones de trabajo, formatos y otros documentos
4.3 PLANIFICACIN
4.4. IMPLEMENTACIN
4.4.2Entrenamiento, Conocimiento y
Competencia
4.5. VERIFICACIN
Y ACCIN CORRECTIVA
4.5.3 Registros
(Nivel I)
El Manual de Gestin Medio Ambiental (MGMA) debe ser un documento que describa el
sistema de forma sencilla y breve. ISO 14001 no establece la obligatoriedad en la creacin de un
documento de estas caractersticas; en cambio, exige que la empresa disponga de un nivel
suficiente de documentacin como para describir los elementos bsicos del SGMA y su
interrelacin, as como orientar sobre la documentacin de referencia. Se concluye entonces,
que la mejor manera de hacer esto es a travs de un Manual de Gestin Medio Ambiental.
El MGMA ser el documento en donde se describan las lneas bsicas del SGMA,
convirtindose as en una herramienta de difusin del sistema tanto dentro como fuera de la
empresa. En efecto, el manual puede ser empleado como documento de estudio y consulta de
cualquier miembro de la empresa, de la misma manera que se puede constituir en un texto de
difusin de actividades a proveedores y clientes, partes interesadas, etc.
La presentacin y el orden seguido para la elaboracin de un MGMA puede cambiar de una
organizacin a otra, en todo caso ste no debera ser excesivamente extenso. La siguiente es
una propuesta de los puntos y el orden que se debera llevar en un MGA, adaptando y tomando
como base la NORMA UNE -ISO 10013 "Directrices para Elaborar Manuales de Calidad".
Contenido del Manual de Gestin Medio Ambiental
Es conveniente que el Manual de Gestin Medio Ambiental contenga los siguientes puntos en
este orden:
1. El ttulo, el alcance y el campo de aplicacin: Informacin que se incluye en la portada
del manual, en la que se relacionan las actividades,productos o servicios a las cuales se
aplica el manual.
2. Tabla de contenido: Una tabla en la que se relacionan todos los captulos o secciones
del manual. Es prctico que la tabla de contenido no incluya la numeracin de pginas
que normalmente se acostumbra; es mejor, escribir las secciones del manual porque en la
revisiones gerenciales se cambian secciones, se replantean objetivos y metas, se mejoran
redacciones, etc., lo que implica que cada que se efecte un cambio no se tenga que
imprimir de nuevo o re-paginar todo el manual sino la seccin en discusin.
3. Descripcin de la empresa: Pginas introductorias acerca de la organizacin y el
manual mismo.
4. Poltica ambiental: Se expone la poltica ambiental de la compaa.
5. Objetivos y metas ambientales: Se establecen los objetivos y metas ambientales
relacionndolos con el o los apartes de la poltica ambiental pertinentes.
6. Programa de administracin ambiental: Se relacionan los objetivos y metas
ambientales con los responsables de cada objetivo, el plan de accin,
los recursos econmicos destinados, recursos humanos (horas/hombre) y las fechas de
ejecucin.
7. Estructura organizacional: Se hace una descripcin de la estructura organizacional
(organigrama) y se describen cuales son los puestos de trabajo o niveles organizacionales
que tienen alguna responsabilidad con el SGA.
8. Elementos del Sistema de Manejo Ambiental: Se hace una descripcin de la forma
como la organizacin dar respuesta a cada uno de los elementos requeridos en la Norma
ISO 14001. En la descripcin de cada elemento se incluirn los siguientes
puntos: Objetivo (definir que se busca con el proceso en discusin); Alcance (rea
cubierta con el proceso y exclusiones); Responsabilidad (indicar la unidad
organizacional responsable de implementar el elemento y alcanzar el
propsito); Proceso (se lista paso a paso que es necesario hacer para cumplir con los
requisitos del elemento. Se utilizan referencias si es apropiado) y Documentacin
Relacionada (se identifican los procedimientos, formatos, registros y cualquier
documento asociado con el elemento en discusin).
9. Definiciones: Incluir una seccin en la que se aclaran trminos que as lo ameriten. Se
pretende con ello facilitar la comprensin de los posibles lectores.
10. Informacin de Apoyo: Incluir en esta seccin informacin adicional si es apropiado,
por ejemplo un listado maestro de documentos.
4.3 Planificacin
4.4.3 Comunicaciones
4.5.3 Registros
Bibliografa:
Romarsa
ISO 1400:1996
www.gestiona.tripod.com
Gianni Risso