PERFIL DE LA EJECUTIVA

La oficina moderna necesita personal capacitado y preparado en la nueva

tecnologa para desempearse eficientemente en el campo ejecutivo.

Aunque muchas empresas proveen adiestramientos a empleados nuevos, las

necesidades de que este empleado comience a producir con niveles de eficiencia
inmediatamente hace necesario reclutar personal capacitado y con destrezas
bsicas.

El profesional en la oficina automatizada necesita dotarse de conocimientos,

habilidades, y destrezas profesionales para las exigencias de las nuevas
modalidades en el mundo empresarial sin olvidar mantener buenas relaciones
interpersonales tan vitales para el buen funcionamiento de la oficina.

El asistente administrativo o ejecutivo es aquella persona que sirve de apoyo a un

gerente administrativo, posee conocimiento en la tecnologa, destrezas para sumir
responsabilidades sin supervision directa, demuestra iniciativa y toma decisiones
dentro de su marco de autoridad. Para desempear bien su funcin el asistente
administrativo necesita una preparacion acadmica slida, destrezas en el manejo
de las tecnologas, en la solucin de problemas, en la administracin del tiempo y
toma de decisiones, en el trabajo en equipo, as como en las exigencias de una
calidad total, alta productividad y conocimientos en telecomunicaciones.
A continuacin se provee ms informacin sobre cada uno de estos aspectos:

PREPARACIN ACADMICA:
El profesional que aspire a fortalecer sus servicios en la oficina moderna deber ser
muy hbil en el manejo de equipos tecnolgicos. Adems debe alcanzar un nivel
acadmico excelente en reas de lenguaje y comunicacin e idiomas especialmente
ingles. Debe saber redactar documentos, organizar viajes y eventos, transcribir
documentos en computadora y conocer las tcnicas relacionadas con la
administracin de documentos y procedimientos de oficina. Este profesional de
oficina debe manejar el tiempo adecuadamente, tomar decisiones dentro de su
marco de autoridad y conocer las tcnicas para solucionar problemas. Por el
aumento en el volumen de trabajo que se genera cada da, se requiere que tenga
habilidad para trabajar bajo presin y establecer prioridades.

La preparacion acadmica debe estar acompaada de un compromiso con los

valores humanos y con el esfuerzo en desarrollar cualidades y habilidades
personales que lo lleven a observar un comportamiento moral y social propio de
un ser humano integral.

El deseo de superacin y mejoramiento profesional lo ayudaran a mantenerse al

da en la profesin que ha seleccionado. Pertenecer a asociaciones profesionales
y la lectura de literatura de temas de la especialidad tambin contribuir al logro de
esta meta.

DESTREZAS BSICAS:
Todo profesional de oficina necesita las siguientes destrezas para desenvolverse
efectivamente en la oficina.
-Destrezas de comunicacion: El personal de oficina invierte gran parte del tiempo
comunicndose con otras personas, ya sea en la pgina escrita o en
conversaciones de persona a persona, por telfono o mediante los diferentes
sistemas modernos de comunicacion. En cualquier estilo que utilice, el empleado
debe ser muy hbil en las tcnicas de comunicacion. La comunicacion escrita exacta
y concisa economiza tiempo, aumenta la productividad y mantiene las relaciones
comerciales. Una conversacin en la que se usa vocabulario culto, correcto, y claro
y en la cual la cortesa est presente, es de buen agrado y ayuda a que el receptor
comprenda el mensaje del interlocutor. Por lo tanto para obtener buenos resultados
en la comunicacion, es necesario iniciar y terminar una conversacin
adecuadamente, escuchar activamente al interlocutor usando el lenguaje no verbal.
Mantener una conversacion pausada, especialmente al dar y seguir instrucciones,
son elementos clave para mantener una comunicacion efectiva.

- Destrezas en la tecnologa: Para tener xito en la oficina automatizada, el

empleado debe ser muy capaz de utilizar efectivamente la computadora y diferentes
programas de aplicacin, la calculadora, la fotocopiadora, el facsmil, la impresora,
el explorador laser o equipos de telecomunicaciones.
- Destrezas en la solucin de problemas: Para solucionar los problemas que surgen
diariamente en la oficina, el profesional de oficina debe aprender las tcnicas
disponibles. Se recomiendan los siguientes pasos:
1. Definir detalladamente el problema: Se requiere de un tiempo para analizar
serenamente los detalles de la situacin que originaron el problema.

2. Identificar las posibles causas: Hacer una lista de todas las posibles causas, sin
descartar aquellas que parezcan insignificantes o sin posibilidades.

3. Verificar las causas: Hacer un anlisis objetivo de cada una de las causas.

4. Identificar posibles soluciones: Hacer una lista de todas las posibilidades

soluciones sin dejar fuera las que puedan parecer menos apropiadas. Por ejemplo,
compra de equipo, cambio de lugar del equipo o mobiliario, reubicacin de personal,
etc. Ponerlas en orden descendente por grado de mayor posibilidad de solucion,
facilita su verificacin.

5. Seleccionar y ejecutar la solucion: Poner en accin la primera solucin de la

lista. Si no produce resultado, intentar con la siguiente.
- Destrezas en la toma de decisiones: Tomar decisiones acertadas y resolver
problemas son tcnicas que pueden aprenderse y que es conveniente desarrollar
cuando se aspira a ser un profesional eficiente que contribuya a la buena marcha
de las actividades empresariales.
Cuando un ejecutivo cuenta con personal al cual le da instrucciones sin entrar en
los ms mnimos detalles, que le presentan alternativas para solucionar situaciones
y que toma decisiones sin traspasar su marco de autoridad la empresa marcha con
una alta productividad y se hace uso adecuado del tiempo. Para desarrollar la
destreza para tomar decisiones, el empleado puede utilizar experiencias previas
para evaluar el costo- beneficio de cada oportunidad. En el instante que tome una
decisin debe madurarla y evaluar los resultados para que de esta forma aprenda
la leccin para futuras acciones.
Todas las decisiones que se toman en la oficina no tienen la misma importancia, no
toman el mismo tiempo para decidirse, ni tienen el mismo resultado. Por tanto, se
recomienda antes de poner en marcha una decisin importante o fundamental, tener
ms de una alternativa para solucionar la situacin y analizar y madurar cada
alternativa. Luego hay que ponerla en accin, sin olvidar que la evaluacin del
resultado ayudara en situaciones similares en el futuro.