EL DESARROLLO DE LA GESTIN DE PROYECTOS COMO PARTE DE LA

CONSOLIDACIN Y EL POSICIONAMIENTO EMPRESARIAL

Catalina Fonseca Cortes

Mara Elena Ramrez Gmez

Resumen

El presente artculo contempla el anlisis de la gestin de proyectos,

tomando como referente prctico y experimental el trabajo realizado en la

empresa Casa Editorial El Tiempo. En el caso de una empresa de Medio de

comunicacin, as como aquellas corporaciones que desean llevar un adecuado

manejo empresarial, es de vital importancia la implementacin de la Gestin de

proyectos para lograr rentabilidad y mejoras en su produccin o desarrollo de

servicios. Por esta razn se logra identificar la gestin de proyectos y la gestin

de madurez como mecanismos indispensables para la consolidacin del trabajo

administrativo de manera exitosa.

Abstract

The present article contemplates the analysis of the project

management, taking as practical and experimental reference the work done in the

company Casa Editorial El Tiempo. In the case of a media company, as well as

corporate companies that wish to carry out a business management, it is of vital

importance the implementation of project management to achieve profitability and

improvements in their production or development of services. For this reason,

project management and maturity management are identified as indispensable

mechanisms for the successful consolidation of administrative work.

I. INTRODUCCIN

La gestin de proyectos es una aplicacin de conocimientos especficos,

habilidades, herramientas y tcnicas proyectuales, que satisfacen los objetivos

del proyecto (Project Management Institute, 2013). De esta manera hay que tener

en cuenta que para ser una gestin eficaz de los procesos de direccin de

proyectos, se debe relacionar el manejo de producto entregable, resultado o

servicio predefinido, haciendo uso de un enfoque definido ara una mayor

adaptacin de los requeridos en el mercado. En el caso de la empresa Casa

Editorial El Tiempo (la cual fue estudiada), se evidencian falacias en trminos de

madurez de la gestin de proyectos, donde a pesar de existir una comunicacin

y un compromiso adecuados, el personal gerencial y administrativo presenta

poca experiencia que hace que los proyectos no sean gestionados y pensados

de manera previa con as como cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las

necesidades y expectativas de los interesados.

Es as que se hace necesario manejar un adecuado trabajo de gestin de

proyectos, para equilibrar las restricciones contrapuestas relativas al alcance,

cronograma, presupuesto, calidad, recursos y riesgo para producir el producto,

servicio o resultado especificado. Se debe un control paso a paso de los procesos

implementados en la empresa, por lo que requiere una atencin a cada rea en

especfico.

A continuacin se realiza un anlisis de los conceptos bsicos de la gestin

de proyectos, teniendo como base los resultados finales que se extrajeron del

trabajo realizado en la Casa Editorial El Tiempo.

II. DESARROLLO TEMTICO

Cuando se menciona la palabra gestin se hace referencia a la necesidad

de coordinar y ejecutar un conjunto de actividades con el propsito de cumplir un

objetivo, desde el mbito de la administracin, se puede entender la gestin como

la planificacin y desarrollo de actividades que tienen como fin conseguir un

resultado de manera productiva y eficiente. Y se pueden englobar en cinco

funciones principales que son: la planificacin, la organizacin, la capacidad de

poner a disposicin los recursos para la ejecucin, la direccin y el control. El Dr.

Ramn R. Abarca Fernndez define la gestin como el proceso mediante el cual

el directivo o equipo directivo determinan las acciones a seguir (planificacin),

segn los objetivos institucionales, necesidades detectadas, cambios deseados,

nuevas acciones solicitadas, implementacin de cambios demandados o

necesarios, y la forma como se realizarn estas acciones (estrategias, accin) y

los resultados que se lograrn (Abarca, R. p.18).

 Para que se presente un pertinente trabajo en el diseo y ejecucin de

proyectos, se hace indispensable aplicar los siguientes conceptos y

herramientas:

Gestin del alcance del proyecto. En este punto se defini el alcance del

proyecto, en cuanto a procesos a intervenir en la empresa y tipos de documentos.

Cules eran los entregables y las actividades que se realizaron para poder llevar

a cabo lo establecido.

Gestin del tiempo del proyecto. Se establecieron los tiempos y los procesos

necesarios para la finalizacin del proyecto.

Gestin de los costos del proyecto. Se estim un presupuesto para la

ejecucin y se plantearon todos los controles para que el proyecto se lleve a cabo

bajo este.

Gestin de la calidad del proyecto. Se hizo un proceso de gestin de calidad

para el proyecto, con el fin de que este cumpliera con los requisitos contemplados

en las polticas y objetivos de la empresa.

Gestin del recurso humano del proyecto. Se asignaron los roles y las

responsabilidades a las personas que intervienen en la ejecucin del proyecto.

Gestin de las comunicaciones del proyecto. Se construy un plan de

comunicaciones con el fin de que sea transmitida, registrada y almacenada de

manera exitosa la informacin a todos los involucrados.

Gestin del riesgo del proyecto. Se identificaron y analizaron los riesgos

asociados al proyecto, con el propsito de generar las respuestas oportunas a

los mismos y los controles necesarios para mitigarlos para evitar los impactos

negativos que estos puedan generar en el buen desarrollo del proyecto.

Con el propsito de poder realizar de manera sistemtica y repetitiva todas

las actividades que son desarrolladas por las personas a lo largo de la historia,

ha sido necesario plantear el paso a paso mediante el cual se logran llevar a cabo

con xito. A esto se le llama proceso, lo cual est encaminado a establecer cules

son las actividades 1, 2, 3, etc. y su orden lgico de ejecucin para que el

resultado siempre sea el mismo.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas para llevar a cabo una

actividad. En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso

administrativo como la administracin en accin, o tambin como: El conjunto de

fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin,

misma que se interrelacionan y forman un proceso integral. (Bertrn Jaramillo,

J. M., 2006) Colombia por su parte para proporciona orientacin sobre los

procesos y conceptos relacionados con la gestin y gerencia de proyectos,

establece la Gua Tcnica Colombiana ISO 21500 (Instituto Colombiano de

Normas Tcnicas y Certificacin, 2013), la cual permiti mirar el niel de gestin

de proyectos de la Casa Editorial El Tiempo, encontrando un nivel bajo en este

aspecto.

De igual forma, en los procesos gerenciales encontramos aquellos que se

encargan de la planeacin, disposicin de recursos y actividades administrativas,

que garantizan el cumplimiento normativo, ejecucin de controles y la planeacin

de toda la compaa. En la figura 1 se puede observar cada uno de ellos.

 PROCESOS GERENCIALES

GESTION GESTION DE
ESTRATGICA GESTION JURIDICA - 901 INFORMATICA Y
GERENCIAL - 900 TECNOLOGIA - 902

GESTION DE GESTION AMBIENTAL GESTION DEL

PROYECTOS Y SALUD Y SEGURIDAD - TALENTO HUMANO
PROCESO - 903 908 -914

GESTION CONTABLE - GESTION DE

PLANEACIN - 904
909 TESORERIA - 910

GESTION DE MERCADEO Y SEGURIDAD FISICA

AUDITORIA - 905 COMUNICACIONES - 907 - 906

Figura 1. Ejemplo del esquema de Procesos Gerenciales.

Por otra parte Valencia, (2003) plantea las seis macro-funciones que debe

cumplir una empresa:

Tcnicas: Produccin de bienes o prestacin de servicios.

Comerciales: Compra, venta e intercambio.

Financieras: Bsqueda y administracin de recursos financieros.

De seguridad: Proteccin y preservacin de bienes y personas.

Contables: Inventarios, registros, balances, costos y estadsticas.

Administrativas: Coordinan y sincronizan las dems funciones y estn

siempre por encima de ellas.

Modelo de Madurez en Administracin de Proyectos

Mirando que en la empresa Casa Editorial El Tiempo se evidenciaron

problemas en la ejecucin y planeacin de la gestin de proyectos, se utiliz el

modelo de madurez, el cual para Sabogal y Castillo (2014) permite analizar el

estado de perfeccin o culminacin en el desarrollo exitoso de un proceso o

proyecto especfico, el cual le permite a una organizacin conocer cules son sus

prcticas de la gestin de proyectos, respecto a otras que siguen la misma lnea

de negocios y lograr establecer procesos de mejoramiento para adoptar las

prcticas ms aceptadas.

Anlisis de resultados

Tabla 1. Personal entrevistado.

Fuente: Elaboracin propia.

Total

19%
Coordinador de Proyecto
15% Director de Proyecto
62%
4% Gerente de Proyecto
Miembro del Equipo

Fuente: Elaboracin propia.

 A partir de la tabulacin de la muestra tomada a la organizacin y el

anlisis presentado anteriormente se puede concluir lo siguiente:

El 4% de los directores de proyectos de la Organizacin Casa Editorial El

Tiempo S.A., tiene ms de 4 meses de experiencia; este dato representa un

potencia muy bajo para la el cargo que desempea.

El 15% de los Gerentes de proyectos de la Organizacin Casa Editorial El

Tiempo S.A., tiene ms de 3 meses de experiencia; este dato representa un

potencia muy bajo para la el cargo que desempea.

El 19 % de los miembro del equipo de la Organizacin Casa Editorial El

Tiempo S.A., tiene ms de 12 meses de experiencia; este dato representa un

potencial bajo, aunque por tratarse de miembros del equipo no tiene mayor

trascendencia.

El 62% de los coordinadores de la Organizacin Casa Editorial El Tiempo

S.A., tiene ms de 60 meses de experiencia; este dato representa un potencia

Intermedio Alto permite que existe un respaldo para todos los integrantes del

proyecto.

El 99 % de los miembros del equipo, director y gerente de proyecto no

tienen ninguna formacin en gestin de proyectos; el 1% de los integrantes tienen

formacin dejando en evidencia la importancia de que todos tengan

conocimientos en gestin de proyectos para as suministrar unas competencias

de conocimiento, competencias de comportamiento y competencias contextuales

relacionadas con la gerencia de proyectos dentro de la organizacin y el entorno

externo.

Con estos porcentajes se concluye que en la empresa el personal no se

encuentra completamente calificado o experimentado para cubrir las

necesidades que requiere la gestin de proyectos, lo que implica un desarrollo

sustancial de este tema, a partir de capacitaciones administrativas y gerenciales

concentradas en la planeacin y ejecucin de proyectos a corto, mediano y largo

plazo.

CONCLUSIONES

De forma general, se puede considerar a la gestin de proyectos como

una aproximacin sistemtica y estructurada a como las organizaciones tramitan

sus actividades no peridicas. La experiencia junto a la formacin acadmica en

gestin de proyectos brinda una gua especializada para canalizar los procesos

con el fin de perdurar en el xito.

Aunque es una disciplina que no se puede datar con exactitud (se realizan

proyectos desde el inicio de la humanidad) es a partir de 1950 cuando las

organizaciones empiezan a utilizar sistemticamente tcnicas y herramientas de

direccin de proyectos en proyectos complejos de ingeniera.

Tambin se concluye que en las empresas de Medio de comunicacin

como la Casa Editorial El Tiempo, requieren la implementacin de la Gestin de

proyectos para lograr rentabilidad y mejoras en los procesos, ya que de su

desarrollo integral dependen los resultados futuros.

 Por ltimo, el modelo de madurez en la gestin de proyectos basados en

la metodologa contenida en la GTC ISO 21500, son herramientas que permiten

la evaluacin de la organizacin, por lo que ayudan a las empresas a identificar

sus fortalezas, debilidades, capacidades, diferencindose de aquellas que

cumplen con los procesos de planeacin estratgica y consolidan sus proyectos.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Abarca Fernndez, Ramn. (s/f). (Gestin de calidad: compromiso humano.

Disponible en: http://www.ucsm.edu.pe/rabarcaf/GestCaliComHuma.pdf

Bertrn Jaramillo, J. M. (2006). Indicadores de Gestin. Herramientas para lograr

la competitividad. Panamericana Editorial Ltda. 3R Editores. Bogot,
Colombia.

Sabogal, J. F. y Castillo, M.A. (2014). Grado de madurez en la gestin de

proyectos de las empresas constructoras de Bogot, D. C., (Tesis de
pregrado). Universidad Catlica de Colombia, Bogot, Colombia.

Valencia. (2003). Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas

(Cuarta edicin ed.). Mxico: Editorial Thomson.