ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

Funciones:

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado,

de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y permita la
fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que
se destacan Son:

Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a:

La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea.
La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin
documental, La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su
uso. La disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y
cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de
vigencias administrativas y valores documentales.

Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de

mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es
decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento
como tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se preserve. Segn
la clase de documentos pueden tener cierto tiempo segn las reglas de cada
empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de
vida, vacaciones, primas. Personal de nomina, personal de contrato y la
informacin en medios magntico.

Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los

documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o
temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones
tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren;
adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar
a apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural
 dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja
informacin muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida
con toda su informacin que esto debe es reservado y se tiene una tica
como profesional con respeto y algo confidencial.

Descarte de documentos (comit) En algn momento dado, todo archivo

desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de
los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia
textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles
frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se haban
archivado y conservado, pero no se puede proceder por slo insinuacin de
la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, segn el
tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin. Segn
el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el Archivo
General de la Nacin, interviene y toma la decisin de descarte de
documentos, soportndola con actas que justifiquen la actuacin. Sin
embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente
son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un
archivo hasta diez aos.

Recuperacin de la Informacin:

Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de

datos, palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o
indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la
recuperacin de la informacin se acude a la bsqueda detallada de
informacin en los medios fsicos o electrnicos que pueden ser claves
en la indagacin. No obstante, se pueden encontrar dos resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran

nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que
deseamos encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o

hallazgos mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser
encontrados.
Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido
de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos. Tome apuntes
cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la
informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de
evaluacin.

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las

etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de gestin,
central y la disposicin final.

Segn la Organizacin

De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la

documentacin de la organizacin.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la

organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de

informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de archivo se

maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un
archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

Segn su Uso El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina

en cada una de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la
organizacin:

Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao

actual o aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin
como: historias laborales, resoluciones, contratos y dems documentos
que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que
satisface las necesidades de conservacin y consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de
conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en
el periodo de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales,
 fiscales, comerciales o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias
se maneja los archivos activos ya que los dems documentos los maneja
en archivo central.

Segn su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus

etapas, las cuales se explicarn a continuacin:

Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada

y est sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su
consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el
archivo central al archivo de conservacin permanente.

Segn su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice

el proceso de archivo.

Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades

pblicas.
Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su
valor histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales
o jurdicas.