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PRESENTACIN .........................................................................................................................................................1
INSTALACIN..............................................................................................................................................................1
PARAMETRIZACIN ..................................................................................................................................................1
MANTENIMIENTO .......................................................................................................................................................1
TRANSACCIONES ......................................................................................................................................................1
COMPROBANTES................................................................................................................................................1
1. UNIDADES EJECUTORAS..........................................................................................................................88
OTRAS OPCIONES.....................................................................................................................................................1
1. PROCESO DE INSTALACION
La instalacin del SINCON es sencilla y fcil de ejecutar, solo debe seguirse las
instrucciones que el sistema muestra en sus diferentes pantallas.
Debe elegirse instalar SINCON. La primera pantalla que se presentar dar las
primeras instrucciones de instalacin del sistema.
Adems de este ingreso se puede acceder al sistema desde la opcin Inicio, como se
muestra en la siguiente pantalla:
Por esta opcin se puede acceder a la ejecucin del sistema y a las otras posibilidades,
por ejemplo a la ayuda y a la desinstalacin del SINCON.
PARAMETRIZACIN
Los datos Introducidos el SINCON los utilizar en todos los reportes que genere en los
diferentes mdulos, es decir Presupuestos, Contabilidad y Tesorera.
Para elegir el cdigo Institucional se debe hacer clic con el ratn en la flecha de
desplazamiento.
Despus de la eleccin deben llenarse los campos solicitados de manera correcta, sin
omitir ningn dato.
o CDIGO INSTITUCIONAL
o UNIDAD EJECUTORA
Es una Unidad contable, un centro de registro, capaz de producir sus propios Estados
Financieros. Por ejemplo pueden ser Unidades Ejecutoras las Direcciones
Administrativas y Financieras, las Unidades o Departamentos de Contabilidad, etc. Para
el ejemplo la Unidad Ejecutora es DAF, Direccin Administrativa Financiera.
o FUENTE FINANCIERA
Para que el sistema est preparado para el registro de transacciones, debe inicialmente
realizarse las tareas de mantenimiento a los Subsistemas que componen el Sistema de
Contabilidad Integrada, por ejemplo realizar mantenimiento al Plan de Cuentas y a
estructura de los Auxiliares, Cargar el Balance Inicial, estas tres tareas en el Mdulo
Patrimonial, en el mdulo Presupuestario debe cargarse la Apertura Programtica y el
Presupuesto aprobado.
El sistema por defecto tiene todos los instrumentos de integracin cargados, el Catlogo
de Cuentas, los Clasificadores Presupuestarios, el Catlogo de Tesorera, el Clasificador
Econmico, los Relacionadores que permiten la Integracin de los diferentes mdulos.
Adems la clasificacin de las transacciones y la definicin de los momentos del registro,
que se los realiza a travs de la eleccin de cdigos de agrupacin y de transaccin.
Esta estructura esta definida en la Norma Bsica del Sistema de Contabilidad Integrada.
Se deben revisar todas las cuentas que comnmente utiliza la institucin en sus
transacciones, para determinar, si estas precisan contar o no con auxiliares.
Por ejemplo: En la cuenta 52200 Venta de Servicios, por defecto el sistema no permite
auxiliares (N), pero si se precisa informacin para determinar a que servicios
corresponden estos ingresos, se puede cambiar el campo auxiliar de N a S, para ello
debe situarse en la cuenta y haciendo clic sobre la misma o con la opcin Modificar se
realiza el cambio.
Debe realizarse esta accin con todas aquellas cuentas en las que se necesita
informacin a ms detalle, cambiando de N a S, o viceversa si no se precisa detalle de
esa cuenta.
Debe tomarse en cuenta para definir la estructura de los auxiliares los criterios de
amplitud, concisin y funcionalidad.
Clases de Auxiliares
Auxiliares de Agregacin
Auxiliares de Entrada
Auxiliares Individuales
Los dos primeros estn relacionados entre si, ya que representan dos niveles de
informacin, los de agregacin como dice su nombre permiten agregar la informacin
de los auxiliares de entrada. Mientras que los auxiliares individuales solo representan
un nivel de informacin.
Para dar de alta auxiliares en el SINCON, existen tres opciones, primero desde el men
Mantenimiento, segundo desde la opcin Contabilidad / Carga de saldos
iniciales y tercero al elaborar comprobantes con afectacin contable.
Codificacin:
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
00000 Los 5 primeros dgitos deben denotar el
cdigo de la cuenta a la que pertenece el
auxiliar.
00000 0. 000
Ejemplo:
En este cuadro de dilogo se visualiza todos los auxiliares creados, adems permite el
insertar uno nuevo, borrar los que se introdujeron de manera errada, imprimir y otras
posibilidades.
Para Insertar un nuevo auxiliar se elige el botn Insertar:
Ntese que en las cuentas del efectivo (Bancos, Caja, etc) que corresponden a
auxiliares de agregacin, el SINCON no permite el acceso al campo
fuente/organismo, ni a Cuenta bancaria No., lo propio sucede con otras cuentas que
no corresponden al manejo de recursos.
Crear Auxiliares de Entrada
En el ejemplo al ser una cuenta del efectivo y adems ser un auxiliar de entrada, el
sistema solicita la fuente/organismo, el padre (el auxiliar de agregacin
correspondiente) y el No. de la Cuenta bancaria.
00000 0. 000
Ejemplo:
Los auxiliares individuales no tienen Padre (auxiliar de agregacin), pero pueden tener
habilitadas la opciones fuente/organismo y cuenta bancaria si corresponden a
cuentas del efectivo. Los campos Telfonos y NIT se utilizan para proveedores,
contratistas o personas con las que tendr relacin la institucin y requiera estos datos.
Para importar los saldos de la anterior gestin debe elegirse la opcin Importar
Balance de Apertura del Ejercicio Anterior, con el botn importar se realizar la
carga automtica de saldos (las otras opciones se explicarn en el apartado
correspondiente).
Debe tenerse cuidado, cuando se importe de manera automtica los saldos iniciales de la
gestin anterior, por ejemplo si la estructura de cuentas para esta gestin se ha
modificado, debe revisarse detalladamente esas modificaciones en los saldos
trasladados, suele ocurrir que una cuenta en la anterior gestin tenia auxiliares y por la
modificacin realizada en esta gestin ya no los tiene, estos cambios pueden generar
algn tipo de inconsistencia en los saldos importados.
Para realizar una correcta carga del presupuesto debe tomarse en cuenta lo siguiente:
Es aconsejable que las municipalidades utilicen esta apertura modelo para estandarizar
la codificacin a nivel nacional.
Drive: Unidad de disco flexible desde donde se importar el presupuesto (por defecto
A: B:).
Salir: Botn de comando que sale de la importacin por proceso concluido o por
abandono del mismo.
Proceso de importacin
Por lo tanto eligiendo aceptar, en el rectngulo de RESUMEN nos mostrar los totales
por fuente y organismo, de la siguiente manera:
No existiendo diferencias debe elegirse el botn de comando Guardar, el importador
cargar el presupuesto en el sistema e indicar.
Esta apertura programtica debe ser igual a la introducida en el SFPM SFP, debe
revisarse para constatar la correcta importacin realizada por el SINCON.
Adems de importar la estructura programtica el SINCON importa los parmetros
correspondientes a cada una de ellas, por ejemplo el cdigo SISIN, la Clasificacin
Sectorial, el tipo de Gasto, la Clasificacin Funcional asignada, entre otros.
Con la opcin editar se debe revisar el registro y si corresponde, completar los datos,
para proceder a validar y habilitar el presupuesto de la gestin.
En esta pantalla debe introducirse todos los datos exigibles de acuerdo a la apertura
programtica.
Los datos solicitados:
o Tipo, En los Programas el tipo ser Agregacin (N), en los proyectos o actividades
el tipo ser Entrada (S).
o Cod. SISIN, cdigo asignado por Inversin Pblica al Inscribir los Proyectos de
Inversin o cdigo definido por la institucin en su catlogo propio.
Debe tenerse en cuenta que la eleccin que se haga del Tipo de Proyecto es
determinante en la afectacin en la contabilidad, pero tambin de ello depender la
informacin que se genere en presupuestos y en tesorera.
Despus de esta eleccin e introducidos los datos del presupuesto, debitando los
recursos y acreditando los gastos, el comprobante que quedar de la siguiente manera:
Para la carga del presupuesto de manera manual debe consultarse el Anexo No. 2
Controles en la carga manual del presupuesto.
TRANSACCIONES
Presupuestos
Gastos y Contabilidad
Gastos, Contabilidad y Tesorera
Recursos y Contabilidad
Recursos, Contabilidad y Tesorera
Gastos, Recursos y Contabilidad
Contabilidad y Tesorera
Ajustes a la Contabilidad
Asiento de Cierre
Cdigos de agrupacin:
Como ejemplos prcticos se puede enunciar las siguientes transacciones:
Por ejemplo:
Por ejemplo:
Por ejemplo:
El asiento de Apertura
Registro de la Depreciacin
Actualizacin de Activos
Registro de las Reservas Tcnicas
Registro de las Previsiones
Registro del Asiento de Cierre de Gestin
Castigo de Deuda, entre otros
Para registrar una transaccin nueva a travs de esta opcin se elegir el botn de
comando F3 Nuevo.
Para elegir el cdigo de transaccin se debe desplegar la lista de seleccin con el ratn.
o AP = Apertura Programtica
o GASTO = Partida de Gasto
o RECURSO = Rubro de ingreso
o FF = Fuente de Financiamiento
o OF = Organismo Financiador
o ET = Entidad de Transferencia
o CTA = Cuenta Contable
o AUX = Cdigo de los Auxiliares
o OEC = Cdigo de tesorera
o DEBE = Debe
o HABER = Haber
En el cuerpo del comprobante existen controles internos, que permiten el correcto registro
de la transaccin, adems se cuenta con comandos de teclas, men contextual, que
permiten facilitar el registro de datos. Se detalla a continuacin las opciones ms
importantes:
Las opciones disponibles dependen de las columnas donde se realice esta accin, por
ejemplo:
1. REPORTES DE CONTABILIDAD
Balance General
Estado de Recursos y Gastos Corrientes
Sumas y Saldos
Movimientos en el Patrimonio Neto
o Balance General
o Estado de Recursos y Gastos Corrientes
o Estado de Flujo de Efectivo
o Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
o Estados de Cuenta o Informacin Complementaria
Realizada la eleccin el SINCON mostrar el siguiente cuadro, donde debe elegirse los
reportes de contabilidad oficiales a enviar al Ministerio de Hacienda (Direccin General
de Contadura), diseados de acuerdo a los formatos establecidos por esa reparticin.
Por ejemplo, elegida la opcin Balance General e imprimir el SINCON muestra el listado
de cuentas para que el usuario introduzca el nmero de la nota que se hace referencia
en las Notas a los Estados Financieros.
El reporte ser:
En el caso de la opcin deuda pblica, por el formato del reporte exigido por el
Ministerio de Hacienda, el usuario debe armar el reporte de la siguiente manera:
Ejecucin de Recursos
Ejecucin de Gastos
Realizada la eleccin el SINCON mostrar el siguiente cuadro, donde debe elegirse los
reportes de presupuesto oficiales a remitirse al Ministerio de Hacienda (Direccin
General de Contadura), diseados de acuerdo a los formatos oficiales.
Los reportes mensuales deben remitirse cada mes hasta el 10 del periodo siguiente y
los anuales hasta el 31 de marzo de la siguiente gestin, como parte de los Estados
Financieros, segn lo dispuesto por la norma vigente.
Eligiendo la opcin imprimir el sistema presentar el siguiente formato:
3. REPORTE DE TESORERA
Se presentar en este acpite los reportes de tesorera, por OEC que se presenta a la
Unidad de Programacin Fiscal (UPF) y el estndar que es de uso de la institucin y de
manera excepcional se esta remitiendo al Ministerio de Hacienda (Direccin General de
Contadura).
Para este caso en el cuadro de dilogo debe marcarse la opcin Estndar, como se
muestra en el cuadro de dilogo siguiente:
Realizada la eleccin el SINCON presenta un cuadro de dilogo, donde puede elegirse
varias posibilidades.
4. REPORTES ECONMICOS
Elegida la opcin se tendr el siguiente cuadro de dilogo, donde solo puede elegirse
imprimir.
Esta tarea es la ms importante ya que importa los datos de la gestin anterior que
sern comparados con los de la gestin vigente. Esta tarea solo es posible si la
institucin utiliz en la gestin pasada el SINCON. Se sigue la siguiente secuencia de
comandos:
Despus de elegir la opcin importar el SINCON mostrar el siguiente cuadro de
dilogo, donde debe elegirse las cuatro opciones para importar los datos
correspondientes al Balance General (si al principio de gestin se realiz esta tarea, ya
no se la debe ejecutar nuevamente), Estado de Recursos y Gastos Corrientes, CAIF y
Flujo de Caja, para hacer cualquier verificacin se puede analizar los datos en Excel
haciendo clic sobre el icono de esta hoja electrnica.
Realizada esta tarea, permite al sistema elaborar Estados Comparativos para ser
remitidos a la Direccin General de Contadura dependiente del Ministerio de Hacienda.
Las instituciones como parte del Sector Pblico deben presentar de manera obligatoria
ejecucin presupuestaria mensual al Ministerio de Hacienda en los plazos establecidos
y de acuerdo a las siguientes disposiciones legales
En esta opcin se puede generar archivos ASCII para un solo mes o para varios meses,
adems los datos que se reportaran son utilizados para realizar anlisis de consistencia
de la ejecucin de recursos versus gastos.
Las posibilidades son:
o Todos los meses: Cuando se desea generar ASCII para todos los meses de la
gestin
o Exportar: Exporta los resultados del equilibrio a hoja Excel (til para ver
diferencias).
o ASCII: Genera archivos comprimidos (en formato .RAR) que contienen archivos de
texto (ASCII) en el disco duro para su envi al Ministerio de Hacienda (Contadura).
Para exportar los ASCII se debe hacer doble clic con el botn del ratn o enter en la fila
correspondiente al mes a exportar y el sistema marcar la columna con X (si su estado
es OK) y eligiendo el botn ASCII se generar los archivos correspondientes.
El SINCON almacena los archivos ASCII en el disco duro del computador, estos
archivos pueden copiarse a disco flexible para ser remitidos a la Direccin General de
Contadura.
En esta pantalla el sistema muestra todos los archivos ASCII generados, con los
siguientes datos:
o Descripcin: Detalles del (los) archivos ASCII que contiene el archivo comprimido
o Copiar a la Unidad de Destino: Drive donde se copiarn los archivos del disco duro
a disquete (A o B).
Con enviar se realizar la exportacin al drive que se eligi, con salir se abandonar la
intencin.
Los archivos comprimidos en formato RAR contienen los siguientes archivos ASCII:
15010107.GAS = Ejecucin de los Gastos del mes de enero 2007 de la institucin 1501
15010107.REC = Ejecucin de Recursos del mes de enero 2007 de la institucin 1501
15010107.MOG = Modificaciones en los Gastos del mes de enero 2007 de la institucin
1501
15010107.MOR = Modificaciones en los Recursos del mes de enero 2007 de la
institucin 1501
15010107.CAT = Apertura Programtica al mes de enero 2007 de la institucin1501
15010107.CYB = Saldos de Caja y Bancos del mes de enero 2007 de la institucin1501
1. UNIDADES EJECUTORAS
La municipal de El Alto tiene necesidad de crear dos Unidades Ejecutoras, una para el
registro de la contabilidad central y otra para la contabilidad de un hospital que tiene su
propia administracin.
Es necesario puntualizar que todos los reportes que el sistema procesa, disponen de la
opcin de obtener informacin por Unidad Ejecutora o Consolidada.
Este proceso le da igualdad de opciones al usuario nuevo, que tiene el usuario SINCON
(usuario por defecto, administrador del sistema y sin restriccin alguna), el sistema
indicar, que el usuario creado tiene las mismas opciones que el usuario SINCON.
2.2 Asignar opciones
Para borrar una opcin debe situarse sobre la misma (descripcin en los recuadros
centrales) y se elige Borrar. Por ejemplo para borrar la opcin validar comprobantes
(como se muestra en la grfica), se debe elegir la opcin CP14.
Para reasignar o dar de alta opciones a los usuarios se debe elegir el botn de
comando Insertar y escribir el cdigo de la opcin a habilitar.
La contrasea solo debe ser conocida por el usuario y por el Administrador del Sistema
(Director u otro mando medio) que es el usuario SINCON, el que necesariamente debe
tener password.
Despus de realizar esta operacin la prxima vez que ese usuario ingrese al sistema
le solicitar que ingrese su clave.
3. COPIAS DE RESPALDO
Esta opcin es muy importante ya que permitir tener en buen recaudo la informacin
introducida en el sistema, esta accin permitir a los usuarios respaldar su informacin
ante posibles imprevistos, como las cadas de luz, el borrado involuntario, el ataque de
virus, etc.
Esta opcin del SINCON permite resguardar la informacin para protegerla, para evitar
perdidas que pueden significar tiempo y costo a la Institucin.
Con Crear se genera una copia de respaldo de la informacin activa del SINCON en el
disco duro, luego con Enviar a Diskette podemos copiar a un disco flexible.
Fecha: Dos dgitos corresponde a la gestin de trabajo, ejemplo 2006 (06), los siguientes
dos al mes, ejemplo enero (01) y los restantes dos al da ejemplo 11 (11).
Correlativo: Cdigo alfabtico que se inicia con la letra A = Primer backup del da,
continuando con B = segundo backup, y as sucesivamente
Debe introducirse como descripcin de las copias de respaldo, lo que se crea que fue
ms relevante que se haya introducido en el sistema a esa fecha, como por ejemplo:
Carga del presupuesto en borrador, Informacin procesada antes de realizar ajustes,
antes del cierre, antes de reversin, etc.
Por lo tanto pulsando aceptar, en el rectngulo de RESUMEN nos mostrar los totales
por fuente y organismo, de la siguiente manera:
C:\swp2007\Rep
Comprobante 25 en borrador
El SINCON puede realizar el proceso de importacin varias veces, pero verifica que no
exista un comprobante 25 en borrador, menos validado. Mientras el presupuesto que se
import est en un comprobante 25 en borrador, es decir no se haya validado, este
puede ser borrado. Si se realizar una importacin por segunda vez el sistema mostrar
el siguiente mensaje:
Si se desea importar nuevamente se debe eliminar el comprobante en borrador y
proceder a la importacin del nuevo presupuesto.
Comprobante 25 validado
El control que realiza el SINCON al cargar el presupuesto es, que exista equilibrio
primero a nivel techo presupuestario, es decir que los recursos sean iguales a los
gastos, el segundo control, que exista equilibrio presupuestario a nivel grupo de fuentes
y organismos financiadores, es decir que los recursos y los gastos sean iguales por
grupos de fuentes y organismo financiador, si esto no se cumple, el SINCON
desplegar el siguiente control.
ANEXO No. 3
BARRA DE HERRAMIENTAS
El SINCON permite al usuario acceder inmediatamente, con un solo clic del ratn, a
algunas de las opciones ms importantes que se disponen en el software. A
continuacin se detalla esta posibilidad: