Este documento describe los procesos de recepción, registro y envío de correspondencia en una institución. Explica que la recepción de documentos implica verificar y controlar la documentación recibida, asignar un número consecutivo y registrar datos como el remitente. También detalla las actividades de registro y radicación de documentos, como asignar fecha, hora y número de radicación. Por último, resume los pasos para la recepción, registro y envío de correspondencia en el centro de sistemas de información de una organización.
Este documento describe los procesos de recepción, registro y envío de correspondencia en una institución. Explica que la recepción de documentos implica verificar y controlar la documentación recibida, asignar un número consecutivo y registrar datos como el remitente. También detalla las actividades de registro y radicación de documentos, como asignar fecha, hora y número de radicación. Por último, resume los pasos para la recepción, registro y envío de correspondencia en el centro de sistemas de información de una organización.
Este documento describe los procesos de recepción, registro y envío de correspondencia en una institución. Explica que la recepción de documentos implica verificar y controlar la documentación recibida, asignar un número consecutivo y registrar datos como el remitente. También detalla las actividades de registro y radicación de documentos, como asignar fecha, hora y número de radicación. Por último, resume los pasos para la recepción, registro y envío de correspondencia en el centro de sistemas de información de una organización.
El proceso de recepcin de documentos es el conjunto de operaciones de verificacin y control
que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. Al radicar se asigna un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o cdigo de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definicin de medios de recepcin
Recibo de documentos oficiales Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignacin de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignacin consecutivo de envos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIN DE DOCUMENTOS: Asignacin de consecutivo, fecha y
hora 4 Impresin de rtulo de radicacin Relacin entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicacin y control Elaboracin de estadsticas
Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarn y archivarn aquellas
que guarden relacin con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Pblicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen informacin a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un nmero, el cual servir como referencia y ser anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicacin, hay que comprobar su correccin y prepararla para su emisin. Operacin: mnimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer: Nmero de registro La fecha El destinatario Original: se enva al correo Copia: archivado como justificante interno del envo de la correspondiente comunicacin. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa adems de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Segn el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, ste puede ser: nico existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida.
RECEPCIN, ENVO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepcin/envo de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administracin de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepcin Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de informacin, ser recibida siguiendo los siguientes pasos:
Verificar que la correspondencia est dirigida al Centro de Sistemas de Informacin.
Verificar que el sello de recepcin est con la fecha del da. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no Utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual). Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin para su conocimiento, registro y asignacin de la tarea.
Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin registrar la correspondencia recibida
en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignar en el sistema el o los responsable(s) de la ejecucin del requerimiento. El nmero correlativo de correspondencia recibida ser anotado en el documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envo de facturas o solicitud de permiso o vacacin, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin. Las cartas deben seguir una numeracin correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar. Bibliografa https://www.google.com.co/search?q=informe+del+paso+a+paso+para+la+recepci%C3%B3n+ o+radicaci%C3%B3n%2C+registro%2C+distribuci%C3%B3n+o+embalaje+de+cinco+documento s+de+diferente+contexto.&rlz=1C1EJFA_enCO707CO707&oq=informe+del+paso+a+paso+para +la+recepci%C3%B3n+o+radicaci%C3%B3n%2C+registro%2C+distribuci%C3%B3n+o+embalaje+ de+cinco+documentos+de+diferente+contexto.&aqs=chrome..69i57&sourceid=chrome&ie=UT F-8