eficincia: a chave para melhorar

seu escritrio
Exclusiva para quem quer fazer mais com menos

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porque a mudana essencial
MERGULHE DE CABEA para
melhorar sua gesto

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gerir o tempo com inteligncia no uma arte uma necessidade
essencial para o sucesso nos negcios e na vida pessoal

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o que todo o negcio do mundo almeja
aumento da RECEITA
1
reduo de DESPESAS e CUSTOS
2
aumento do VALOR da empresa com inovao,
branding e parcerias
3
aumento do SIGNIFICADO da empresa: misso,
4 propsito, sustentabilidade e admirao dos clientes
como fazer isto na
prtica?

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um pouco de histria
Dwight Eisenhower foi o 34 presidente dos Estados Unidos, entre os anos de 1953 a 1961. Entre seus feitos esto a
criao da DARPA, que viria a ser o que a internet atualmente, e a NASA, agncia espacial americana. Antes disso,
seguiu carreira militar no exrcito at se tornar general. Mas, o que mais chamava a ateno dos que o conheciam era
sua capacidade produtiva.
Mesmo lidando com uma intensa agenda diria, conseguia priorizar aquilo que era realmente importante. Eisenhower
classificava suas atividades em duas categorias iniciais: importante e no importante. E em seguida, em urgente e no
urgente. Para cada atividade, tomava uma atitude padronizada.
Se fosse importante e urgente, executava aquilo imediatamente.
Se fosse importante e no urgente, planejava e agia de acordo com o pensado, impedindo que se
tornasse algo urgente.
Se no fosse importante, mas urgente, delegava para outras pessoas.
E no fosse importante nem urgente, simplesmente eliminava a atividade.
Com esta lgica simples, conseguia investir seu tempo apenas no que era realmente importante. Empreendedores que,
em geral, reclamam da falta de tempo, podem se beneficiar ao adotar esta prtica como rotina diria.
O que importante raramente urgente, e o que urgente
raramente importante. Dwight Eisenhower

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 como funciona
a metodologia
Tudo aquilo que no importante para o advogado
em relao ao negcio deveria ser delegado para
outro colaborador se for urgente.
Ou simplesmente eliminado se no for urgente, til ou
ainda atrapalhar o foco no que realmente relevante.
As aes urgentes e importantes devem ser
executadas imediatamente se o prazo for o mesmo
dia ou a mesma semana, caso permitam um prazo
maior de realizao.
O ideal que o gestor concentre suas aes no que
importante, mas ainda no urgente. Em situaes
assim, sempre ter tempo para planejar da forma
mais eficiente e executar com maior eficcia.
Em casos assim, o gestor sempre ser um
estrategista, um maestro e nunca um improvisador e
um bombeiro.
em outras palavras

priorizar
qual o impacto no dia-a-dia
No se orgulhe de estar sempre
correndo!
Muitos advogados, scios de escritrios
e executivos adoram dizer que esto
fazendo vrias coisas, que esto sempre
correndo.
Muito provavelmente no deveriam se
orgulhar disso, pois isso um reflexo da
sua ineficincia na gesto do tempo e da
ineficcia na determinao de seus
objetivos.
 Tenha trs grandes objetivos
Um dos maiores problemas dos donos
de escritrios investir seu precioso
tempo em questes que no so
prioritrias. Algo que voc no pode se
permitir perder o foco. Advogados
costumam ter uma espcie de distrbio
de dficit de ateno.
Nesta linha, voc deve se perguntar:
Quais so as trs coisas que precisam
acontecer nos prximos 6 ou 10 meses
para aumentar as chances da sua
empresa atingir as mestas no longo
prazo?
Se voc no sabe responder a essa
questo, esta ferramenta vai ajud-o a
atingir seus objetivos.
80/20 e nunca 20/80!
Use 80% do seu tempo em
aes importantes para o
seu negcio e 20%
apagando incndios que
no foram previstos, nunca
o inverso.
Excelentes advogados
chegam a 90/10.
E no desista dos 100%!
No tenha d de se desapegar das aes no
importantes e no urgentes
Comece fazendo pequenos testes. Ignore aquilo
que deveria fazer que no seja importante ou
urgente para voc atingir seus objetivos como
gestor.
Uma semana depois, analise se esto fazendo
falta, se que voc ir se lembrar do que limou da
sua rotina.
Faa reunies operacionais em p
Michael Bloomberg no foi apenas o
prefeito de Nova York: ele fundou a
Bloomberg News, uma das maiores
provedoras de informaes
financeiras do mundo, que faturou US
$ 8 bilhes em 2012.
Em uma reunio, ele ficou
particularmente irritado com os
funcionrios que liam os relatrios dos
seus respectivos departamentos.
Na semana seguinte, todas as
cadeiras da sala foram retiradas.
incrvel o quanto uma reunio em
p mais rpida e mais focada, disse
Bloomberg.
Realize reunies pessoais enquanto caminha
Steve Jobs, cofundador da Apple, fazia todas as suas
reunies importantes durante longas caminhadas.
Mark Zuckerberg, do Facebook, e Jack Dorsey, do
Twitter, tambm adotam a prtica. Essa iniciativa
aumenta o sigilo das conversas, alm de elevar o
nvel de oxignio no organismo, melhorando a
memria e a conectividade entre os circuitos
cerebrais. Tambm incentiva o uso dos dois lados do
crebro, unindo capacidade analtica e criatividade.
Por fim, caminhar em um dia agradvel melhora o
humor e o condiciona- mento fsico. Com tantas
vantagens assim, os resultados s tendem a
melhorar. O que mais gosto de fazer para relaxar
caminhar. Se estou com algum amigo, sempre temos
nossas melhores conversas enquanto caminhamos,
diz Dorsey.
 Trave a quarta-feira
A prtica comeou no Facebook: deixar as
quartas-feiras livres de reunies ou
compromissos, para que o dono do negcio se
dedique totalmente ao que deve ser feito. Mais
tarde, outros empreendedores do Vale do Silcio
seguiram a empresa de Mark Zuckerberg.
Quando deixou o Facebook para fundar a
Asana, uma badalada startup que vende
solues de produtividade, Dustin Moskovitz
levou com ele a prtica. Pendncias da segunda
e tera? Resolva na quarta! Algo que deve ser
entregue ou feito na quinta ou na sexta-feira?
Adiante na quarta-feira! O maior objetivo de
deixar as quartas sem reunies garantir que
todos tenham uma boa reserva de tempo a cada
semana para se concentrar no trabalho, diz o
memorando interno da Asana.
famlia sempre estar no quadrante
importante
Tenha como meta 80/20 ou 90/10 e ter muito
mais tempo para a sua famlia. Walt Disney
sempre se orgulhou de ser um pai presente e
apaixonado, que protegia suas filhas de sua
enorme fama.
Foi s aos 6 anos que sua primeira filha, Diane,
se deu conta de que seu pai era o Walt Disney.
Naquele momento, ela pediu um autgrafo ao
pai... Um homem jamais deve negligenciar sua
famlia em favor do seu negcio.
gesto De prioridades
No final do dia uma gesto eficiente
do escritrio est diretamente
relacionado organizao e ter
pessoas certas nos lugares certos.
No h frmulas mgicas. Apenas
aplicao da gesto por prioridades.
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