9/10/2017 Ciencia de datos para analizar el correo electrnico del trabajador | Harvard Business Review en Espaol

GESTIN DEL CAMBIO

Un 'vistazo' al correo electrnico y el

calendario de los trabajadores para
entender cmo trabajan
por Michael L. Tushman , Andy Binns , Mary Elizabeth Porray , Anna Kahn
trad. Maximiliano Corredor
15.09.2017

Usar la ciencia de datos para predecir cmocambianlas personas dentro de las empresas puede
sonar futurista.Como escribimos recientemente, la gestin del cambio es una de las pocas reas que
no ha sido alterada sustancialmente por la revolucin de los datos. Pero aunque nunca podamos
convertir la gestin del cambio en una "ciencia dura", algunas empresas s que se estnbeneciando
ya del potencial que ofrecen estas tcnicas basadas en datos.

Una de las principales vas para ello es el anlisis del trco de correos electrnicos y los metadatos
del calendario. Esto nos dice mucho acerca de quin hablacon quin, en qu departamentos, qu
reuniones se mantienen, sobre qu y durante cunto tiempo. Este tipo de anlisis estn ayudando a
EY -la empresa en la que nosotros trabajamos y que colabora conMicrosoft Workplace Analytics- a
ayudar a sus clientes a predecir la probabilidad de retener el talento clave despus de una
adquisicin,adems de idear estrategias para maximizar su capacidad de retencin. A partir de los
datos del correo electrnico y el calendario podemos identicar patrones sobre quin se relaciona
con quin, qu partes de la empresa estn ms sometidas a tensin y cules sonlas personas ms
proactivas a la hora de superar las posibles barreras de la empresa.

Claramente, y de forma comprensible, pueden existir reparos y dudas por la privacidad si se

propone examinar el correo electrnico y el calendario de una persona, incluso si se trata de
cuentas corporativas.Sin embargo, tambin puede obtenerse informacin de alcance con
metadatos anonimizados, en los que se eliminan tanto los nombres particulares de las personas
como el contenido especco de cada comunicacin.Es posible analizar los metadatos para

https://www.hbr.es/gesti-n-del-cambio/809/un-vistazo-al-correo-electr-nico-y-el-calendario-de-los-trabajadores-para 1/4
9/10/2017 Ciencia de datos para analizar el correo electrnico del trabajador | Harvard Business Review en Espaol

identicar los grandes temas de los que se habla y la frecuencia con la que se habla entre diferentes
departamentos de ellos. Es ms, esos mismos metadatos se pueden correlacionar despus con
indicadores ms tradicionales de la efectividad de los procesos. Lo que los metadatos nos ofrecen
son datos ables sobre cmo fallan los procesos en la organizacin. Ya no necesitamos conar en
ancdotas y encuestas entre los trabajadores; el anlisis de datos nos permite determinar con
precisin dnde colapsa una estructura, un proceso, solo con examinar el ujo de trabajo diario.
Gracias a este trabajo, podemos decir con precisin qu cambios en el comportamiento y acciones de
los trabajadores se necesitan para hacer que un nuevo proceso funcione y luego supervisar su mejora
en tiempo real.

Uno de los primeros ejemplos surge de unareestructuracin organizativa en la que hemos estado
trabajando. Este tipo de proyectos suelen estar motivados por el deseo de mejorar la ejecucin de la
estrategia y reducir los costes. Tradicionalmente, slo se poda medir el componente econmico, lo
que a su vez provocaba que este dominara la toma de decisiones. En un proyecto con un cliente de
EY utilizamos laciencia de datos para tomar decisiones de diseo organizacional que puedan
acelerar la consecucin de los objetivos de una estrategia.El cliente quera aumentar la colaboracin
entre las diferentes unidades de negocio de la empresa, por ejemplo entre ventas y desarollo de
productos. Para ello, utilizamos un anlisis de los datos del correo electrnico y los calendarios de
los trabajadores anonimizados para predecir el impacto que el nmero de reportes directos de un
gerente tena sobre la capacidad de colaborar entre equipos concretos. Eso nos ayud a optimizar el
diseo de los ujos de trabajo en la empresa y lograr elresultado que el cliente quera.

El potencial de estas tcnicas es cambiar la forma en que los responsables de equipo y encargados
interactan con los trabajadores. Hoy en da, la mayora de los gerentes estn haciendo todo lo
posible parainvolucrar y motivar a losempleados. Sin embargo, todava tenemos que esperar a que
se produzcan "detonantesformales" antes de que podamos responder, como una encuesta a los
empleados o un cara a cara con un encargado. Analizar el trco de correos electrnicos podra
permitirnos intervenir mucho antesy averiguar si lo que estamos haciendorealmente funciona. Esto
puede convertirse en una especie de "anlisis del sentimiento de los trabajadoresen tiempo real",
algo que transformara la calidad de la visin que los gestores tienen sobre el trabajo en sus
empresas.

Un posibleejemplo es la reciente orden ejecutiva del presidente de Estados Unidos, Donald Trump,
en la queimpuso la prohibicin de viajaral pas para los nacionales de siete pases de mayora
musulmana. Esto supuso una preocupacin importante para muchas empresas tecnolgicas que
tienen un gran nmero de trabajadores con visas H1-B [para perles de alta especializacin]
originarios tanto de los pases afectados como de sus vecinos de Asia y Oriente Medio. Si las
empresas hubieran utilizado una solucin de inteligencia articial que proporcionara una visin en
tiempo real, podran haber monitorizado el nivel de preocupacin en la organizacin, tal vez prever
incluso el tipo de preocupaciones que podran llegar a tener los trabajadores. Muchos empleadores
organizan sesiones de dilogo con los empleados para responder a sus preguntas y conocer sus

https://www.hbr.es/gesti-n-del-cambio/809/un-vistazo-al-correo-electr-nico-y-el-calendario-de-los-trabajadores-para 2/4
9/10/2017 Ciencia de datos para analizar el correo electrnico del trabajador | Harvard Business Review en Espaol

preocupaciones y dudas. Sin embargo, las nicas pruebas que tenemos sobre el impacto de estas
sesiones son meramente anecdticas. Pero con un sistema de "sentimiento del empleado en tiempo
real" podramos saberlo con precisin, responder en consecuencia y medir el impacto de nuestras
respuestas.

Siempre necesitaremos profesionales de la gestin del cambio para interpretar estos datos y disear
las formas correctas de trabajar con los empleados durante un proceso de transformacin o una
emergencia externacomo la prohibicin de viajar a Estados Unidos. Lo que estas herramientas de
ciencia de datos pueden lograr es que nuestras respuestas sean ms rpidas y ms concretas,
pueden decirnos lo que funcion de una manera ms rpida, ms able y menos invasiva que
cualquier otro indicador anterior. En el caso de la reestructuracin empresarial mencionada antes,
slo se necesitaron tres semanas para analizar los datos de comportamiento de un ao que se
incluiran en el diseo de los procesos y la estructura futuros. En el pasado, habramos dependido de
tcnicas ms invasivas como pueden ser las entrevistas y las encuestas a trabajadores. Son mtodos
que no solo exigen ms tiempo, sino que tambin introducen todo tipo de prejuicios. Nuestro
consejo para el gestor del cambio del futuro es hacerse amigo de los datos; nunca reorganizar sin
ellos.

Michael L. Tushman es el catedrtico de Administracin de Empresas Paul R. Lawrence

Promocin del MBA de 1942 en la Escuela de Negocios de Harvard y director de Change Logic, una
empresa de consultora con sede en Boston especializada en innovacin, liderazgo y cambio. Es
coautor, con Charles O'Reilly, de Lead and Disrupt (Stanford University Press, 2016). Usted puede
seguirlo en Twitter en @MichaelTushman.

Andy Binns (andrew.binns@change-logic.com) es el director general de Change Logic, una

empresa de consultora con sede en Boston.

Mary Elizabeth Porray es socia / directora en Servicios de Asesoramiento de Personas de

EY.

Anna Kahn es socia en Servicios de Asesoramiento de Personas de EY.

https://www.hbr.es/gesti-n-del-cambio/809/un-vistazo-al-correo-electr-nico-y-el-calendario-de-los-trabajadores-para 3/4
9/10/2017 Ciencia de datos para analizar el correo electrnico del trabajador | Harvard Business Review en Espaol

https://www.hbr.es/gesti-n-del-cambio/809/un-vistazo-al-correo-electr-nico-y-el-calendario-de-los-trabajadores-para 4/4