C A P T U L O 3

Introduccin de datos
en la hoja de clculo

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Excel 2010 3-1

Guin-resumen

1. Tipos de datos en una hoja de clculo

1.1. Numricos
1.2. Alfanumricos
1.3. Fechas y horas
1.4. Frmulas
1.5. funciones

3-2 Introduccin de datos en la hoja de clculo

1. Tipos de datos en una hoja de
clculo
En las hojas de clculo puede introducir diferentes tipos de datos. En este captulo
vamos a ver los tipos de datos que se pueden introducir y las caractersticas especficas de
cada uno de ellos.

En general, puede introducir textos o caracteres, datos numricos y frmulas mate-

mticas, ya sea utilizando funciones o no.

Para introducir datos en una hoja de clculo basta con situar el cursor en la celda que
quiera rellenar y escribir. Una vez escrito el dato a introducir, puede pulsar la tecla Intro
o hacer clic con el botn izquierdo del ratn en el botn Introducir que aparece en la
barra de frmulas cuando est escribiendo o editando datos en una celda.

Al pulsar la tecla Intro, el cursor se desplaza a la celda que est justo debajo de
la celda en la que hemos introducido el dato (esto es muy til cuando est rellenando
celdas contiguas una debajo de la otra); en cambio, al pinchar el botn Introducir el
cursor se queda en la misma celda. Si pulsa la combinacin de teclas Ctrl. + Intro,
el cursor tambin se queda en la misma celda. Si quiere rellenar celdas horizontalmen-
te o en cualquier otro sentido, que no sea de arriba hacia abajo, basta con escribir el
dato y en lugar de utilizar cualquiera de las opciones anteriores, pulsar la tecla de movi-
mientos del cursor que apunta hacia donde se encuentra la siguiente celda a rellenar.
El efecto es el mismo que si pulsa la tecla Intro y despus mueve el cursor a la siguien-
te celda a rellenar.

Tambin puede escribir datos en una celda y pulsar la tecla Tab para que el cursor
se desplace horizontalmente.

Si antes de pulsar la tecla Intro o el botn Introducir pincha en el botn Can-

celar o pulsa la tecla Esc, se deshace la introduccin de datos y en la celda queda lo
que hubiera antes.

1.1. Numricos
Son nmeros los dgitos del 0 al 9 o los smbolos utilizados para realizar clculos
matemticos [+, -, *, /, ( ), etctera].

Tambin aparecen en las celdas con nmeros otros smbolos como el %, para indi-
car que la celda contiene un porcentaje, smbolos monetarios (, $), los signos de pun-
tuacin como el punto y la coma decimal, pero ms que datos numricos, son parte de
los formatos con los que Excel 2010 ayuda a presentar la informacin de forma que sea
ms legible.

Cuando se escribe nmeros en una celda estos se ajustan automticamente a la

derecha.

Excel 2010 3-3

 Como hemos indicado en el punto anterior, puede convertir un dato numrico en
texto, colocando el smbolo al principio de la cadena que introduce en la celda. En
este caso, al ser una cadena de texto, se alinear a la izquierda.

Por ejemplo 12345 es un nmero, en cambio 12345 es una cadena de texto.

1.2. Alfanumricos
Excel 2010 entiende que son caracteres las letras del alfabeto y los nmeros que
estn mezclados con letras.

Por defecto se alinean a la izquierda dentro de la celda. Cuando un texto no cabe en

una celda, aparece ocupando parte de las celdas de su izquierda, aunque eso no quiere
decir que este introducido en varias celdas; Excel 2010 lo muestra as porque en las cel-
das de la izquierda no hay nada escrito.

Posteriormente ver cmo ajustar el texto o las celdas para mostrar todo el texto
introducido.

Para forzar que un dato introducido en una celda, lo trate como carcter, deber
incluir el carcter al empezar a escribir en una celda. Esto es til cuando desee que
un nmero se trate como carcter y no como nmero. Este es el caso de los nmeros de
telfono, por ejemplo.

1.3. Fechas y horas

No se ha destacado las fechas como tipo especial de dato porque Excel 2010 consi-
dera en realidad las fechas y horas como nmeros. De esta forma, internamente, se con-
vierten las fechas y horas en nmeros con el objeto de poder realizar clculos matemti-
cos con ellas; as podr calcular el nmero de das transcurridos entre dos fechas, y hacer
clculos en funcin del nmero de das u horas.

Excel 2010 puede manejar fechas desde el 1 de enero de 1900 hasta el 31 de diciem-
bre de 9999. En cuanto a las horas, Excel 2010 almacena internamente el nmero de
segundos transcurridos desde las 0 horas, 0 minutos y 0 segundos de un da hasta las 23
horas, 59 minutos, 59 segundos del mismo da (en total 86.400 segundos). El periodo
mximo que se puede escribir es 9999:59:59.

Todo esto es transparente para el usuario que, aunque puede acceder a esta infor-
macin, slo ve fechas y horas normales.

Para introducir fechas puede usar los smbolos / y , para separar el da, mes y ao,
(dd/mm/aa). Para introducir horas se utilizan los dos puntos (hh:mm:ss). Adems, exis-
ten algunas particularidades: en algunos pases las fechas tienen diferentes formatos de
presentacin; en Estados Unidos las fechas se presentan en formato aa/mm/dd, mientras
en Espaa se usa el formato dd/mm/aa. Excel 2007 cubre todas estas posibilidades y se
vern en posteriores apartados.

3-4 Introduccin de datos en la hoja de clculo

1.4. Frmulas
La caracterstica fundamental de Excel 2010 es la posibilidad de introducir frmulas
en las celdas.

Una frmula es una expresin matemtica o lgica que devuelve un resultado.

Una frmula empieza siempre con el smbolo =. En una frmula puede introducir:

. Nmeros del 0 al 9.

. Operadores matemticos (*, /, +, -, %, ^).

. Operadores de texto, &.

. Operadores lgicos (=, <>, <, ><= y >=).

. Referencias a celdas de la hoja de clculo.

. Funciones de Excel 2010.

1.5. funciones
Para introducir una funcin es imprescindible al igual que en las frmulas escribir pri-
mero el signo =, el cual ir seguido de la funcin, sin espacio entre ambos.

Si la funcin se introduce a travs del asistente o del botn autosuma no es necesa-

rio el signo =, ya que viene implcito.

Las funciones pueden tener diferente estructura dependiendo de la operacin que

realicen. Es indiferente que el texto se introduzca en maysculas o minsculas.

En general la estructura de una funcin atiende a la siguiente expresin:

=FUNCIN(argumento1;argumento2;...;argumentoN).

Nota: se analizarn con detalle las funciones en un captulo posterior.

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