Audi tor a a dm in i st r at i va

III.1 Modelo de William P. Leonard

Cules son las etapas del modelo de Leonard?

Uno de los precursores de la auditora administrativa fue William P. Leonard,

quien presenta su modelo de auditora administrativa en su libro titulado Eva-
luacin de los mtodos y eficiencia administrativa publicado en 1991.

En su modelo, Leonard plantea que el objetivo principal de la auditora ad-

ministrativa es descubrir las deficiencias o reas de mejora que pudieran existir
en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que per-
mitan superar esas deficiencias.

Si bien, el objetivo de su modelo es un poco limitativo respecto a lo que hoy

sabemos que puede lograrse gracias a un proceso de auditora administrativa, s
marca un precedente de lo que es la esencia misma de la auditora: analizar y
proponer.

Partimos as del concepto de auditora administrativa propuesto por Leo-

nard, para posteriormente proceder a explicar en qu consiste su modelo.

34 Definicin de auditora Leonard define la auditoria administrativa como: Un examen completo

administrativa y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o de-
partamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de
control, medios de operacin y empleo que se d a sus recursos humanos y ma-
teriales (William, 1991: 46).

En esta definicin se manifiesta el objetivo que Leonard adjudica a la audi-

tora administrativa: el de revisar una funcin especfica, un departamento o la
empresa completa con el fin de corregir u optimizar su funcionamiento.

Adems, propone que el programa a seguir incluya los objetivos y el plan de

ejecucin aprobado por la direccin.

De acuerdo con esto, el modelo de Leonard contempla dos partes (iden-

tificacin de las deficiencias o reas de mejora para corregirlas y seguimiento)
desagregadas en cuatro etapas. A continuacin revisamos stas y dejamos como
punto para que reflexiones si con tales etapas ser suficiente obtener informa-
cin que permita hacer un diagnstico de la situacin de un rea o empresa, y
ms an, mejorarla.

Etapas del modelo El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los
factores precisos que l considera debern ser evaluados antes y durante la audi-
tora administrativa. Esto puedes apreciarlo en el siguiente esquema:
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Etapa 1 Etapa 2
Examen, alcances y limitaciones Evaluacin
Planes y objetivos. Qu reas de la empresa estn o no funcionando adecuada-
Estructura organizacional. mente.
Polticas y prcticas. Qu reas de la empresa cumplen con las expectativas para
Reglamentos. desarrollar sus recomendaciones.
Sistemas y procedimientos.
Mtodos de control.
Mechas de operacin.
Recurso humano.
Instalaciones y equipos

Etapa 4 Etapa 3
Seguimiento Presentacin o informe
Revisin de las instalaciones. Discusin oral de los aspectos importantes.
Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseo de Redaccin del informe con los descubrimientos y
formas y procedimientos. recomendaciones.
Conclusin de cualquier asunto pendiente. Presentacin del informe final.
Verificacin del informe con la alta gerencia.

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Figura 1. Etapas del modelo de auditora de William P. Leonard.

En esta etapa se identifica el alcance de la auditora, es decir, si debe enfo- Etapa 1: Examen,
carse slo a una funcin, a un departamento o a toda la empresa. Adems, impli- alcances y limitaciones
ca un anlisis de los factores bajo los cuales opera la organizacin, los cuales son
determinantes para que el auditor plantee a la direccin de la empresa el alcance
y las limitaciones de la auditora a realizar.

Los elementos de la organizacin que deben revisarse antes de establecer

un compromiso son:

a) Planes y objetivos. Por lo general, las organizaciones tienen definidos

sus planes y objetivos, pero en algunas ocasiones parece que stos no se
logran por causas que resultan inexplicables para la organizacin. En este
sentido, es importante que el auditor los revise junto con la direccin para
saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las causas por las
que no se estn alcanzando.

b) Estructura organizacional. Representa la manera como se encuentran

distribuidas o repartidas las tareas en la organizacin, por lo que implica
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revisar niveles jerrquicos, lneas de mando y la responsabilidad de cada

empleado.

Es importante comparar el organigrama con la estructura organizacio-

nal del rea evaluada, pues en algunas ocasiones la posicin jerrquica
no corresponde con las responsabilidades asignadas. Adicionalmente, el
auditor debe asegurarse de que esta estructura es funcional para la orga-
nizacin y adecuada para el logro de sus metas.

c) Polticas y prcticas. Son los lineamientos establecidos por la organi-

zacin para indicar la manera como deben hacerse las cosas. El auditor
debe estudiarlas para determinar si el personal las conoce y si de verdad
son aplicadas.

d) Reglamentos. Son todas las reglamentaciones gubernamentales imputa-

bles a la organizacin. El auditor debe conocerlas y estudiarlas para asegu-
rar que las propuestas que derive de su trabajo no las infrinjan ni las violen.

e) Sistemas y procedimientos. Comprenden la forma como opera la em-

presa. Es importante revisarlos en el proceso de auditora con la finalidad
de hallar reas de mejora en sus elementos y proponer estrategias o mto-
dos que permitan mejorarlos.
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f) Mtodos de control. Son los parmetros que la organizacin establece
para asegurar que se estn alcanzando los resultados, normalmente estn
relacionados con la produccin o ventas. stos deben tomarse en cuenta
en la auditora para identificar su eficacia y pertinencia.

g) Mechas de operacin. Mediante la auditora deben evaluarse las opera-

ciones de la empresa para identificar sus necesidades respecto a controles,
flujos de comunicacin y formas de coordinacin que favorezcan el logro
de resultados ms satisfactorios.

h) Recurso humano. Este elemento es fundamental en las operaciones

de la empresa. En la auditora, tomarlo en consideracin implica estu-
diar con cunto personal se cuenta, as como sus labores, con el fin de
determinar si es suficiente y si estn bien distribuidas sus funciones.

i) Instalaciones y equipo. Es menester revisar las instalaciones para deter-

minar las condiciones en que se encuentran y los aos de vida til; de esta
manera el auditor puede considerar hacer propuestas de mejora, mayor o
mejor uso stos y hasta la compra de equipo ms moderno.

Etapa 2: Evaluacin Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organizacin, de

sus procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecua-
cin y aportacin a la visin y misin de la organizacin.
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En esta etapa el auditor cuenta con los elementos suficientes para demostrar
a la direccin de la empresa cules de sus reas no estn funcionando adecua-
damente y cules cumplen con las expectativas esperadas; para despus poder
desarrollar sus recomendaciones.

Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus as- Etapa 3: Presentacin
pectos y recomendaciones. Comprende un documento escrito y su rplica oral. o informe
El auditor debe tener mucho cuidado en la manera como presenta la informa-
cin, considerando a quin la dirigir.

Se presenta el informe en tres fases:

a) Discusin oral de aspectos importantes. Cara a cara con los directivos

o responsables de la organizacin, el auditor presenta los resultados de la
auditora con el fin de que se analice la situacin observada y se manifies-
ten los puntos de vista de cada parte.

b) Redaccin del informe con los descubrimientos y recomendaciones.

Consiste en elaborar un documento que sustente cada una de las obser-
vaciones y planteamientos que propone el auditor.

c) Presentacin del informe final. Es la presentacin oral y escrita de las

conclusiones a las que ha llegado el auditor respecto a la situacin del rea 37
sujeta a revisin.

Leonard dice que su objetivo principal es completar cualquier asunto pen- Etapa 4: Seguimiento
diente, que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho
nada (William, 1991: 112). Adems, considera que una auditora a la que no se
le da seguimiento no tendr ningn valor para la organizacin, y que se debe de-
signar a una persona con suficiente autoridad para que se encargue de garantizar
la implementacin de las recomendaciones.

El seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades:

a) Revisin de las instalaciones para verificar si se cuenta con la maquinaria

o equipo necesarios en las operaciones diarias de la empresa.

b) Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseo de formas y proce-

dimientos. Para ello, es preciso que el trabajo se realice en equipo y no de
uno contra todos.

c) Conclusin de cualquier asunto pendiente. Es preciso que no exista otra

prioridad adems de la recomendada.

d) Verificacin del informe con la alta gerencia para que sta compruebe que
los resultados son reales y que se estn dando despus de la aplicacin de
las recomendaciones derivadas de la auditora.
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Como puedes observar, lo que Leonard espera que se realice en esta etapa
es constatar que las recomendaciones den los resultados esperados en el enten-
dido de que stos no se darn si no se cuenta con las condiciones necesarias para
ello. Es comn que las organizaciones y el personal encuentren pretextos para
posponer la realizacin de nuevos proyectos, lo cual ocurre muchas veces por
desconocimiento o falta de claridad en las instrucciones, as como por la creen-
cia de que stos significan incrementar la carga habitual de trabajo.

De acuerdo con todo lo anterior, podemos decir que los rasgos del modelo
de Leonard apuntan a lograr que el personal se involucre en el proyecto y vis-
lumbre los beneficios que obtendr despus del proceso de auditora.

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Conclusin
El modelo que el autor William P. Leonard propone, es una auditora basada en
el proceso administrativo. Parte de que cada proceso, rea o departamento, y la
organizacin misma, pueden y deben ser auditadas, sobre todo si presentan defi-
ciencias en su desempeo o funcionamiento.

En esta semana has conocido las cuatro etapas comprendidas en el modelo de

auditora de Leonard. stas deben seguirse a lo largo del proceso de auditora y
abarcan la planeacin, revisin minuciosa de los procesos, evaluacin y presenta-
cin del informe; hasta el seguimiento, que es la comprobacin de los resultados
logrados con la aplicacin de las recomendaciones surgidas de la auditora.

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