MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1

MANUAL DE PROCESO DE SUBSISTEMA DE LA GESTIN LOGISTICA

SHERMAN ALEXANDER CAMPILLO MENDEZ

Ficha: 1310125

Instructor

LUIS MIGUEL ANGARITA BUENAVENTURA

Ingeniero Industrial

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA

REGIONAL TOLIMA

CENTRO DE INDUSTRIA Y CONSTRUCCIN

TECNOLOGO EN GESTIN LOGISTCA

2017
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PREMBULO

El siguiente trabajo tiene como propsito evidenciar los conocimientos adquiridos en la

gua diez del proyecto formativo del programa de Tecnlogo en Gestin Logstica del
SENA especficamente a la evidencia que se relaciona con la creacin del manual de
proceso de algn subsistema de la cadena de abastecimiento. Para realizar esta simulacin
de manual se ha optado por utilizar una empresa ficticia producto del aprendiz:
BURICOFFE. Y se ha elegido el subsistema de aprovisionamiento para realizar la
simulacin del manual de acuerdo con las normas de la evidencia, especficamente al
equipo de compras y recepcin de la materia prima.
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PORTADA

.
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INDICE

I. INTRODUCCIN .............................................................................................. 5
II. OBJETIVO ......................................................................................................... 6
III. PROCEDIMIENTOS ......................................................................................... 7
1. Procedimiento de recepcin de la materia prima e insumos ...................................... 7
1.1. Propsito del procedimiento .................................................................................. 7
1.2. Alcance .................................................................................................................. 7
1.3.Referencia ........................................................................................................................ 7

1.4. Responsabilidades .................................................................................................. 7

1.5. Definiciones ........................................................................................................... 9

1.6. Mtodo de trabajo .................................................................................................. 9

1.6.1. Polticas y Lineamientos .................................................................................... 9

1.6.2. Descripcin de Actividades ............................................................................. 10

1.6.3. Diagrama de flujo ............................................................................................ 11

1.6.4. Formatos e Instructivos ........................................................................................

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INTRODUCCIN

En cumplimiento con las directrices generales establecidas en la poltica de calidad de la

empresa y en especial, con el fin de regular los procesos operativos de la direccin de
abastecimiento de la empresa, se expide el presente manual de procedimiento.

El manual de procedimiento de Recepcin de la materia prima e insumos tiene como

propsito proveer una gua de carcter administrativo y operativo que regule de forma
clara, coherente y sistemtica todas aquellas actividades que de forma directa e indirecta
intervengan en la recepcin de la materia prima e insumos que la empresa BURICOFFE
recibe de sus proveedores.

El presente manual est dirigido a todo el personal de la empresa que labora en la rea de
recepcin de materia prime e insumos de la empresa y en especial al Coordinador de
Dicha rea. El cual, ser el directo responsable del correcto cumplimiento de las actividades
consignadas en dicho manual, aportando al cumplimiento de la poltica de calidad de la
empresa. El presente manual ser actualizado por la Direccin de Abastecimiento de
acuerdo con las necesidades de la empresa y las ordenes de la junta directiva.
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OBJETIVO

Objetivo General.

Proporcionar al personal del rea de recepcin de materias primas e insumos una gua
practica sobre cmo realizar correctamente las actividades correspondientes con su seccin,
optimizando los recursos y en el menor tiempo posible.

Objetivos Especficos.

1) Crear un documento de carcter administrativo que contribuya al mejoramiento de

la cadena de abastecimiento de la empresa y contribuya a satisfacer los requisitos de
documentacin expresados en la norma de gestin de la calidad ISO 9001:2008.

2) Establecer cules son las responsabilidades de cada uno de los empleados en los
diferentes niveles jerrquicos y laborales en el rea de Recepcin de materia prima e
insumos.

3) Describir la correcta realizacin de cada una de las actividades que intervienen en el

procedimiento de materias primas e insumos, as como los tiempos ptimos de
dichas actividades, el personal encargado y las herramientas adecuadas.
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PROCEDIMIENTOS

Procedimiento de recepcin de la materia prima e insumos.

Son todas aquellas operaciones y actividades que tienen como fin la correcta
recepcin de la materia prima e insumos que se movilizan, procesan y distribuyen a lo largo
de toda la cadena de abastecimiento de BURICOFFE S.A y con las cuales la empresa
realiza su actividad comercial. Asimismo se relaciona con los documentos y flujos de
informacin que se ven involucrados en la misma.

Propsito del procedimiento.

Realizar el correcto acopio en el almacn de la materia prima e insumos que son

suministrados por los proveedores de la empresa. Verificando que dicha materia prima e
insumos sea recibida en los tiempos estipulados, en las condiciones y estado pactadas.

Alcance.

Aplica al coordinador del rea, al encargado de archivo, al planillero y operadores.

Referencia.

Manual de capacitacin de operadores BURICOFFE S.A

Poltica de calidad de la empresa.
Decreto de Ley 1295 de 1994.
OHSAS 18001:2007

Responsabilidades.

Del Coordinador:

Controlar de forma eficiente y eficaz el proceso de recepcin de la materia

prima e insumos.
Verificar junto con el experto en salud ocupacional que todo el personal porte
completa y debidamente los elementos de seguridad industrial que exigen la
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legislacin Colombia en el nivel de riesgo laboral en el que se desempea la

actividad.
Rendir informes peridicos al director de abastecimiento acerca de los
indicadores logsticos del rea de recepcin de materia prima e insumos.
Establecer los turnos y horarios de los empleados a su cargo para las
capacitaciones que la empresa estime convenientes.
Realizar monitoreo de la documentacin y los flujos de informacin
relacionados con su rea de responsabilidad.

Del encargado de archivo:

Generar los documentos correspondientes a cada operacin de recepcin de

materia prima e insumos. Incluyendo planillas y listas de verificacin.
Archivar la documentacin fsica y virtual relacionada con el rea de
recepcin de materia prima e insumos de acuerdo con la metodologa
establecida por la empresa para su seccin.
Velar por el cuidado y la mxima extensin de la vida til de los documentos
de su rea de trabajo.
Ayudar al coordinador en la elaboracin de los informes de rendimiento del
rea.

De los operadores:

Ejecutar las diferentes actividades relacionadas con la recepcin de la materia

prima e insumos tal como estn descritas en este manual de procedimiento.
Notificar al coordinador del rea de cualquier anomala e imprevisto que
obstaculice el normal proceder de dichas actividades.
Portar completa y correctamente los elementos de seguridad relacionados a su
rea de trabajo segn las normas que rigen la seguridad ocupacional en la
empresa.
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Definiciones.

Procedimiento: Conjunto de actividades relacionadas entre s que tienen como

objetivo la correcta realizacin de una tarea.

Pal: armazn de madera u otro material empleado para el movimiento de carga, que
facilita el levantamiento y manejo con pequeas gras hidrulicas como Carretillas
elevadoras.

Carretilla elevadora: vehculo con gran contrapeso en su parte trasera que sirve para
subir y bajar pals mediante dos horquilla.

Planillero: Este trmino se refiere tanto al empleado encargado de llenar las planillas
relacionadas con todas las actividades del rea de recepcin de la materia prima e insumos,
como al elemento de oficina utilizado para lograr un mejor agarre y apoyo en los
documentos, y que consiste en una tabla acrlica de tamao carta con un gancho metlico en
forma de pala que facilita el agarre.

Formatos: estndar de presentacin de un documento que sirve para la el apoyo de la

verificacin de una accin o actividad.

Mtodo de trabajo.

Polticas y lineamientos.

Se capacitara a todos los operadores durante un periodo de seis meses antes de

certificarlos como aptos para desempear las diferentes actividades propias de
su cargo.

Solo se contratar personal que acredite los debidos ttulos acadmicos

inherentes a la idoneidad del cargo al que aspiran.
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La utilizacin de los equipos de seguridad es de carcter obligatorio y por lo

tanto, su correcta utilizacin ser verificada por parte del coordinador y el
experto en salud ocupacional.
Solo se utilizaran los equipos de montacargas que tengan la debida
acreditacin de la revisin tcnico-mecnica.

Descripcin de actividades.

Unidad / Cargo Actividad

Recibe de parte de los proveedores el
manifiesto en el que estn consignadas las
1. Archivista. materias primas e insumos. Detallando en
cada uno las cantidades y estado. Remite
una copia al coordinador de rea.
Verifica el manifiesto de los proveedores.
planifica operacin de desembarque y
2. Coordinador de rea. recepcin de los lotes. Organiza al personal.
Firma el recibo final de conformidad al
transportista de los proveedores.
Adecuan los pals, despejan el espacio de
descargue. Preparan los montacargas.
3. Operadores. Descargan manualmente los sacos de granos
de caf y dems insumos. Organizan segn
metodologa establecida.
Verifica con lista de chequeo las cantidades,
el estado, y la calidad de los lotes
4. Planillero. entregados por los proveedores de acuerdo
con lo pactado. Si est conforme expide una
solicitud al archivista para dar conformidad.
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Diagrama de flujo.
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Formatos e instructivos.

Nombre del formato: Planilla de Verificacin de recepcin de materia prima e insumos.

Objetivo: Lista de chequeo de cantidades, calidad y estado pactadas en los lotes.

Elaboracin: Archivo rea de recepcin.

Presentacin: Forma Impresa.

Clave de identificacin: Formato: 2MP55067

tem Articulo Cant Estado Observaciones

1 Sacos con granos de

130 Excelente
caf x 50 Kg

2 Sacos de caa de
50 Bueno
azcar x 30 kg

3 Hlices industriales 05 Excelente

4 Juego de refacciones
02 Excelente
para montacargas

Fecha:

Planillero: