INTRODUCCIN

El acto de comprar es uno de los ms antiguos de la humanidad, cuando en la

edad de piedra se les ocurri intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido
como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamrica empezaba a hablarse de la

administracin de materiales, hasta que despus de 20 aos la administracin y
control de compras madur.

DEFINICIN E IMPORTANCIA DE COMPRAS

Comprar es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. La definicin
de compras como una profesin dentro de la vida industrial y comercial l es la
siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad
adecuada, al precio justo, en el tiempo preciso y en el lugar correcto. Sin
embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente
y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como
adquisiciones, aprovisionamiento o materiales..

Por lo tanto, al dar una definicin personalizada de compras en trminos de la

administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de
localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias
primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el
precio y condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para
garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas

Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia
en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo stas: la
participacin del departamento de compras en la obtencin de utilidades, la
fijacin del precio de compra, la fijacin del precio de venta, la operacin eficiente
de la inversin, y, los costos y sustitucin de materiales.

GESTIN DE COMPRAS
Uno de los elementos cruciales para el xito de una organizacin empresarial, es
la adecuada gestin de los recursos, especialmente en esta poca en la que el
contexto econmico obliga a las empresas a ser muy eficientes en su gestin.

En este punto, un rea que juega un papel fundamental, es el departamento de

Compras y Abastecimientos. En la poca actual por la que las industrias estn
pasando, que es de crisis econmica, escasez de dinero, precios inestables,
dependencia de materia prima importada, as como de tecnologa, contraccin de
mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversin del dinero de una
empresa, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentar la irremediable
desaparicin de la misma.

Es por eso de la importancia del Departamento de Compras, y sobre todo de su

sistema de informacin, ya que sin importar su tamao y el giro a que se dedique,
siempre va a resaltar la funcin tan trascendente que es la de invertir el dinero
presupuestado.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
En la poca actual, es necesario poseer una clara comprensin de los objetivos y
principios bsicos de la funcin de compras que nos permita adaptar las
decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos
coordinados de una organizacin, que ejecutan diversas labores necesarias para
lograr el objetivo final de una organizacin, estn interrelacionadas.

Objetivos generales y especficos de un departamento de

compras.
Los objetivos generales de un departamento de compras son:
Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y
necesidades de la empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor
calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.
Estar informados de los cambios tecnolgicos que puedan surgir en el uso
de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de
calidad de materiales o artculos, mejora de servicios de adquisicin y distribucin.

Los objetivos especficos de un departamento de compras son:

Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente para
alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin.
Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
Localizar nuevos materiales y productos.
Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rpida y
calidad adecuada de los artculos.
Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar ptimos procedimientos y controles.
 Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de
compras, que estar equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de productos o
materiales que pudiesen afectar a la organizacin.
Reunir informacin y hacer valoracin sobre proveedores actuales y
potenciales.
Mantener comunicacin dinmica y constante con los ejecutivos de la
empresa, que directa o indirectamente, determinen cules sern los programas de
produccin para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus
necesidades.
Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos
humanos, produccin, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.
Estar al da de los avances existentes en mtodos y tcnicas de compras.
Obtener la aprobacin de control de calidad sobre nuevos artculos o
artculos que requieran un proveedor nuevo. Para este propsito se debern
obtener muestras de los proveedores potenciales.
Vigilar que el personal del rea cumpla en forma eficiente los
procedimientos establecidos.
Puntualizar normas de conducta moral.
Obtener utilidades para la empresa.

La nueva visin del departamento de compras en el negocio

Las relaciones que puede mantener el rea de compras con el resto de la
organizacin desde tres puntos de vista basados en cmo es tratado a nivel de
influencia para el negocio.

Es un rea independiente del negocio? dependiendo del grado de relacin que

tenga esta rea con el resto de las reas de tu organizacin, se sentirs ms o
menos aislado tanto en tu desempeo diario, como en la planificacin estratgica
que se pueda plantear para el departamento.

Es visto compra como Una herramienta operativa de la organizacin? Cuando

compras es visto como un rea o departamento utilitario y sobre todo reactivo
(solo se utiliza cuando se desea satisfacer una necesidad de requisicin), el
departamento se parece ms a una herramienta operativa que responde a esta
afirmacin: Quiero esto, y lo quiero ya, no te importa ni el motivo ni la razn, haz
lo que tengas que hacer pero que sea cuanto antes y al menor precio.

Es decir, se ve al departamento de compras como un proceso operativo o

administrativo, en donde lo ms importante es que haga dicho trmite de la
manera ms simple y rpida posible, sin inmiscuirse o hacerlo con la menor
repercusin en la rentabilidad del negocio. Al negocio central no le interesa para
nada qu hace compras para conseguir lo que necesita.
Compras visto como prestador de servicios Cuando compras es tratado como
un rea de apoyo , los departamentos que necesitan realizar la requisicin de una
compra trabajarn conjuntamente con compras (a nivel tctico y proactivo) de cara
a que, al menos colateralmente, su forma de proceder genere un valor indirecto al
negocio de la organizacin.

Por supuesto, esta forma de tratar a compras requerir una serie de obligaciones
por parte del departamento requisidor: compartir informacin, realizar y refinar la
oferta de compra de manera conjunta, hacer participar a compras en la planeacin
tctica del departamento que necesita realizar sus compras, organizar y apoyar a
compras en los procesos de de negociacin con proveedores, etc..

Aqu se corre el riesgo de que la relacin degenere de servicio de apoyo a

servilismo utilitario. Para evitar esto, se debern acometer acciones que
peridicamente obliguen a realizar tareas de trabajo conjunto y proactivo como:
actualizacin de necesidades de compra a medio plazo (por parte del
departamento requisidor), informacin sobre el estado de
proveedores/precios/tecnologa/ y mejores prcticas en el mercado de
proveedores por parte del rea de compras.

El departamento de compras como socio del negocio Cuando compras es

atendido como un departamento compaero o socio del negocio, generador de
oportunidades y valor para la organizacin, todas las acciones tienen un
componente estratgico importante (a largo plazo) en el que nada se deja al azar.

En este punto, se puede decir que compras y negocio se encuentran al mismo

nivel. Es evidente que no todas las organizaciones han alcanzado este nivel de
madurez, pero lo realmente importante es que no pierdan la perspectiva que su
ltimo objetivo es llegar a ser un socio de primer nivel para su negocio.

Es en este contexto donde compras empieza a mirar hacia su organizacin y no

tanto hacia afuera (nicamente hacia sus proveedores), es donde presta ms
atencin a la elaboracin de una segmentacin por categoras de compras y
establece, en base a las distintas categoras, planificaciones estratgicas distintas.

Tambin, es en esta etapa donde la generacin de valor por la integracin de

cadenas de negocio se hace crucial fundamentando las mismas en los estudios de
integracin de proveedores (verticales u horizontales) en la organizacin, polticas
de insourcing/outsourcing, etc.,.
 Misin del jefe de compras
Antes de empezar a desgranar cuales son todas y cada una de las funciones de
un jefe de compras, o al menos las ms importantes, conviene entender cul es su
misin principal. El jefe de compras tiene como misin establecer la poltica de
compras de la organizacin en coordinacin con el rea productiva y el rea
financiera. Todo ello en trminos de calidad, cantidad y sobre todo, precio.

Estructural ms que jerrquicamente, el jefe de compras es un puesto clave dentro

de una organizacin porque de sus decisiones se derivan y comprometen grandes
desembolsos del capital de una organizacin, tanto a nivel de aprovisionar a la
organizacin (en su ms puro aspecto operativo de repetir una compra) como de
definir y gestionar estratgicamente una compra.

Funciones del jefe de compras

Entre las funciones ms importantes del jefe de compras destacan las siguientes:

Prospeccin, bsqueda y negociacin de/con proveedores

Cualquier jefe de compras que se precie deber tener un conocimiento exhaustivo

de los proveedores que operan en su sector y mercado. Ello implica poseer y
gestionar informacin de todo tipo respecto a dichos proveedores: catalogo de
materiales y productos que puede ofertar cada uno, calidades en relacin a precio,
tiempos de entrega y fiabilidad de dichos tiempos, distancia geogrfica a nuestra
organizacin, nivel de saneamiento econmico, e imagen dentro del sector,esto
entre otros aspectos. Tambin es interesante que investiguen cualquier incursin
de un proveedor nuevo y que no se deje influenciar por las gangas que muchos
proveedores nuevos ofrecen a potenciales clientes para aumentar su cartera de
manera rpida.

Analizar peridicamente los precios de las materias primas, componentes o

materiales

Disponer de informacin de precios actualizados por material y producto en

referencia a cada proveedor puede suponer un ahorro de tiempo y a la vez puede
ayudar al rea de produccin y diseo a calcular el precio final de un producto que
se quiera lanzar y por lo tanto, estudiar su viabilidad futura.

Control de calidad de las materias primas y componentes

Si la organizacin posee un departamento propio de calidad, o un departamento

independiente que hace el control de las materias y productos que se adquieren,
es conveniente que el jefe d compras participe o al menos disponga de los datos
de los resultados de dichas pruebas.

Controlar toda la gestin documental que acompaa a cada compra

El jefe de compras deber velar por la gestin del conocimiento de su rea de

control dentro de la organizacin. Eso no solamente implica llevar un perfecto
control documental de cada compra sino tambin elaborar protocolos que agilicen
los procesos y con ello se reduzcan costes a futuro.

Informacin a tiempo real del stock de la organizacin

En referencia a todas las materias primas y componentes comprados y que se

encuentran en posesin de la misma. Aunque el rea de compras no est
relacionada directamente con el control de inventario de una organizacin s que
es conveniente que el jefe de compras disponga de informacin a tiempo real del
estado del almacn de materia prima.

Disear el rea de compras

Todo jefe de compras, como responsable mximo de ste rea deber tener la
potestad de disear la estructura de la misma. Eso conlleva no solamente elegir a
los empleados ms preparados para realizar las funciones requeridas en dicho
departamento, sino en disear cada puesto de trabajo a cubrir. Para disear estos
puestos ser conveniente que se apoye en el departamento de recursos humanos.

Para terminar simplemente aadir que el jefe de compras tambin debe estar
preparado (aunque en la actualidad existen autnticos especialistas en ello) para
abordar la compra de bienes de equipo, si bien la mayora de las organizaciones
optan para realizar este tipo de compras tan importantes por apoyarse en
consultoras especializadas a nivel financiero para realizar los estudios adecuados

Administracin De Compras
Esto podra considerarse como el gestor de todo el departamento de compras.
Esta afirmacin se sostiene en base a que contendr tres secciones bsicas
relacionadas con el flujo informativo y documental del proceso de compras:
Gestin de facturacin, Gestin de documentacin, y Preparacin de Oferta.

Gestin de Facturas/Cuentas por Pagar.- Esta seccin se encargar,

como su propio nombre indica, de gestionar las facturas de las operaciones de
compra que hace el departamento. Su funcin bsicamente ser comprobar que a
nivel econmico se cumplen los compromisos del contrato de compra-venta (o
pedido), y al mismo tiempo el papeleo burocrtico que esto implica (facturas
electrnicas, albaranes, etc.,). Una vez comprobado que todo est en regla, esta
seccin emite las facturas para su pago a Tesorera de la organizacin para que
proceda a realizar el mismo.

Gestin de Documentacin. Esta seccin tendr como objetivo, primero

por un lado la recoleccin y control documental de cada compra que se realice en
la organizacin, y por otro lado tambin tendr como funcin importante el control
del proceso de compra desde el momento que se emite el pedido.

Es decir, tendr dos actividades principales, servir de registro de todas las

operaciones de compra que se realicen, y de la cual se deber extraer toda la
gestin del conocimiento en el departamento, pero tambin tendr una tarea
fundamental consistente en controlar que el pedido se ejecute de forma adecuada
al contrato firmado, es decir, que todas los puntos de clausurado se cumplen por
ambas partes.

Preparacin y Peticiones de Oferta.- Esta seccin tendr como funcin

principal elaborar la oferta de compra que se emite a los proveedores elegidos y
seleccionar al ms adecuado. Por la importancia de esta seccin seguiremos
profundizando en prximas entradas.

Gestin de Stocks
La gestin de stocks por parte del departamento de compras, va a estar muy
limitada al mbito de la recepcin, inspeccin y gestin documental del pedido,
pero sin tener presencia fsica en los almacenes donde se realicen esas
operaciones.

Es decir, no ser personal del departamento de compras quien realice

directamente esas actividades, pero si ser el encargado de velar que las
mismas se hagan correctamente por el personal del almacn. Logstica interna
(almacn) y compras debern trabajar de forma conjunta durante la llegada del
pedido a la empresa.

Las actividades concretas del departamento de compras en cuanto a la gestin del

stock del pedido recepcionado sern las siguientes:

Recibir e inspeccionar el pedido que llega de acuerdo a las condiciones del

contrato de compra-venta a la que ambas partes (proveedor y comprador)
se comprometieron.
 Enviar el pedido al Departamento Usuario que solicit la compra.
(Recordemos, que el Departamento Usuario es aquel que expresa una
necesidad de compra y por lo tanto aquel que le requiere la misma al
departamento de compras).
Trasladar la factura correspondiente a la seccin de Gestin de Facturas o
Cuentas por Pagar.

OBJETIVOS DE LA FUNCIN DE COMPRAS EN UNA

ORGANIZACIN
La funcin de compras, que abarca todas las actividades necesarias para
procurarse los abastecimientos de materiales y servicios para la organizacin, se
desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la funcin de produccin para
manufacturar o procesar el producto, con la funcin de ventas y distribucin, y
con todas las otras funciones de ejecucin en el esfuerzo global organizado.

Uno de los aspectos ms crticos en una organizacin que reside dentro de las
actividades logsticas de la misma, es la de fijar los objetivos de sus compras. Esto
es as ya que en muchas organizaciones se invierte mucho capital en las mismas
y ser o no eficaz en este proceso determina o compromete en muchas ocasiones
la rentabilidad y por tanto la supervivencia de la empresa.

Lejos de ser un problema puntual y especfico de un rea de la organizacin,

normalmente adjudicado al rea de Operaciones (logstica y produccin), se debe
de acometer como un punto estratgico ms a planificar con sumo cuidado,
mucho ms si las compras a realizar son de bienes de equipo. Empecemos
definiendo cual es el objetivo de la Funcin de Compras de una organizacin.

Cul es el objetivo principal de la Funcin de Compras?

El objetivo ms importante de la funcin de compras es la de prestar un servicio

eficaz al departamento usuario (departamento que realiza la peticin de compra al
departamento de compras) y hacerlo al menor coste para la organizacin o
empresa.

Para cumplir con este objetivo ser preciso desarrollar y ejecutar paulatina pero
eficientemente lo que se denomina proceso de compra y que se puede resumir
en cuatro puntos:
 Bsqueda y valoracin de las fuentes de abastecimiento de forma
continua ya que con ello se asegura tener un conocimiento actual y profundo del
mercado de abastecimiento y al mismo tiempo conseguir mejores precios u otras
condiciones satisfactorias para la organizacin (calidad de los
productos/materiales comprados, disminucin de plazos de entrega, entregas
parciales puntuales, etc.,).
Definir la necesidad de la compra, junto con el departamento usuario,
estimando las exigencias en cuenta a precio, calidad, servicio, y tiempo de
entrega, as como los posibles riesgos de afrontar la compra con un determinado
proveedor.
Enviar la oferta de compra a los proveedores seleccionados, analizar
posteriormente su respuesta a esta oferta y seleccionar la ms adecuada que se
ajuste a los requerimientos necesarios del departamento usuario.
Controlar todo el proceso de compra, una vez comprometidas ambas
partes para que se cumpla lo pactado y analizar cmo ha transcurrido todo el
proceso como experiencia para futuras compras con dicho proveedor.

EJECUCIN DEL PROCESO DE COMPRA

La ejecucin del proceso de compra es la
herramienta para poder cumplir con los objetivos
establecidos en la funcin de compras.

Todo proceso de ejecucin de una compra tendr (al

menos) cuatro etapas (reflejadas en la Figura.1):
planificacin, organizacin, gestin y control.

Planificacin de Compras
Qu significa planificar las compras

Planificar las compras significa: Es definir qu

necesita la organizacin, cunto y para cundo lo
necesita, dentro de un perodo de tiempo
determinado. Adems en la planificacin se
identifican los proveedores potenciales de cada
compra y una estimacin de sus principales
parmetros, tales como precio, plazos de entrega,
calidad, entre otras.
 Ventajas de planificar compras.
Precios ms competitiva y mejor calidad obtenida en cualquiera de los
distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuada programacin nos
permite:
Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones
comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta, etc.).
Facilitar a la Direccin de Compras y Contratacin Pblica la suscripcin de
nuevos Convenios Marco, basndose en los requerimientos futuros estimados por
los planes de compra de los servicios.
Realizar una mejor definicin de los requerimientos y de los plazos de los
distintos procesos de compra, lo que trae aparejado un mayor nmero de
proveedores potenciales y una mejor negociacin en el caso de un nico
proveedor.

Qu ocurre en la etapa de planificacin de la ejecucin de

una compra?
Antes de ejecutar cualquier proceso, lo ms lgico ser planificarlo
convenientemente, de ah que esta sea la primera etapa del proceso. Esta etapa
tendr a su vez varias sub-etapas:

Tener un conocimiento exhaustivo del mercado de proveedores dentro

del sector donde opera nuestra empresa: Esto implica tener perfectamente
controlados los proveedores que ms eficientemente pueden cubrir nuestras
necesidades de abastecimiento. Informacin como la calidad de sus productos,
precio de los mismos, y fiabilidad en las entregas, es vital para la funcin de
compras.

Otro tipo de informacin no menos vlida que la anterior es conocer el estado

interno de estos proveedores. Saber si es una empresa econmicamente
saneada, si no est incurriendo en impagos frecuentes, si est o no inmersa en un
concurso de acreedores, es decir, ser necesario que el proveedor con el que
contratemos una compra en particular o un conjunto de compras peridicas est
econmica y financieramente saneado, todo esto evidentemente como una
garanta hacia nuestra organizacin de que se va a cumplir con el compromiso
adquirido.
 Coordinacin con el departamento usuario para ajustar la oferta de
compra: Ser necesario por parte del departamento de compras definir, junto con
el departamento usuario, las necesidades de requerimiento de compra, es decir:
tipo de material o componente a comprar, cantidad, calidad, tiempo de entrega,
precios, etc.,

De igual manera el departamento de compras deber solicitar al departamento

usuario informacin sobre materiales o componentes sustitutivos de los solicitados
originalmente por si el precio de estos es excesivo o no existe provisin actual de
los mismos entre nuestros proveedores.

Al mismo tiempo ser obligacin del departamento de compras recordar al

departamento usuario que todos los materiales y componentes que se soliciten en
el requerimiento de la compra deben estar estandarizados, e incluso catalogados,
de acuerdo a que se puedan negociar mejores precios de compra. No es lo mismo
negociar el precio de un producto estandarizado y fabricado en masa que de un
producto que no est estandarizado o que hay que fabricar a medida.

Contribuir a facilitar el proceso de toma de decisiones estratgicas: De

acuerdo a que la funcin de compras es un aspecto crtico de toda organizacin
por ser un rea donde se invierte mucho dinero, ser estratgicamente necesario
para la empresa que el departamento de compras tenga un perfecto conocimiento
del mercado donde se realizan estas compras para tomar las decisiones
oportunas. Informacin sobre tendencias de aprovisionamiento en el sector,
horquillas de precios, nuevos materiales (incluso nuevas tecnologas), entrada de
nuevos proveedores en el mercado, etc., puede ser una informacin muy valiosa
para eliminar incertidumbre y limitar los riesgos.

Cmo planificar las compras?

La planificacin de las compras puede ser entendida como un proceso de tres
etapas:

Levantamiento de requerimientos: Para planificar las compras, en primer

lugar, es necesario saber qu se va a necesitar durante el prximo perodo. Es
muy probable que muchos de sus requerimientos se repitan ao a ao. Por
ejemplo, las necesidades de papel, artculos de escritorio, combustibles, servicios
de limpieza, mantencin de vehculos, etc. se mantendrn relativamente
constantes perodo tras perodo.
Programacin de las compras: Con la informacin recogida y
sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se deber definir el
mecanismo que se utilizar para adquirir los bienes y servicios que se espera
adquirir.

Una vez que se ha definido de qu modo se comprarn o contratarn los

bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisin en
las fechas que se requerirn. Para esto es fundamental tener en cuenta los
tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y
contratacin.

Control y seguimiento de la ejecucin del plan: El seguimiento del Plan

de Compras es tan relevante como su elaboracin. Nos permite guiar, controlar y
transparentar las compras y los gastos mientras se est ejecutando, lo que nos
permite tomar medidas correctivas oportunamente. Se recomienda que, al menos
con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando:
Compras realizadas de acuerdo al plan.
Compras no realizadas de acuerdo al plan.
Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o
plazo que lo estimado).

Organizacin de Compras
La importancia que tiene para nuestra organizacin el conocimiento sobre las
posibles fuentes de abastecimiento dentro nuestro mercado de operaciones (en
relacin a la calidad, cantidad, servicio y precio) de acuerdo a tomar las decisiones
estratgicas ms adecuadas y acordes con nuestra visin del negocio.

Un aspecto interesante a tener en cuenta dentro del proceso de compra ser la

organizacin del departamento de compras de acuerdo a cubrir con solvencia las
necesidades de compra y/o abastecimiento de la organizacin y por ende, de los
departamentos usuarios del departamento de compras.

En base a esta criticidad en la funcin de compras de una empresa, se impone

que en este departamento trabaje un equipo de profesionales altamente
cualificado, tanto en conocimientos como en experiencia. Procesos continuos y
peridicos de medicin del rendimiento y productividad del personal de este
departamento permitirn siempre tener el equipo ms preparado y actualizado a
los cambios que demande el mercado y la empresa.

Procesos de reciclaje, seleccin de indicadores de desempeo laboral, desarrollo

de iniciativas de intra-emprendimiento y fomento de la innovacin, y quiz tambin
la implantacin de un programa de Direccin por Objetivos que permita disear un
plan de incentivos adaptado a la empresa, lograr generar un germen en el
departamento de compras que incite a sus empleados no solo a la continua
adaptacin a los cambios sino a ser generadores por s mismos de cambios y
oportunidades.

El rea de Compras se Organiza de la Siguiente Manera:

Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y
equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales
deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad,
condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes
mencionados, y por ltimo aceptarlas.
-Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario
y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas
(peso y medidas)
Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se
ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin
proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y
dimensiones de las mismas.

Gestin de Compras
Despus de disear la organizacin de nuestra estructura de compras el siguiente
paso ser conseguir una eficaz gestin de los procesos de compras. Para ello
tendremos que apoyarnos en los siguientes parmetros:

Mejor precio en combinacin con otras variables: En toda gestin de

compra se intentar obtener, al menor precio, la mejor combinacin de otras
variables interesantes, por ejemplo, calidad, cantidad y servicio. En este punto
sera interesante destacar que existen tambin empresas, ms de las que
pudiramos pensar (y esto es cierto, a pesar de que cueste creerlo) que no basan
su prioridad competitiva nicamente en la puesta en el mercado de productos a
bajo precio, sino en productos de alta calidad y dirigidos a un segmento de clientes
muy determinado, y por lo tanto sus polticas de abastecimiento no tengan como
pivote de negociacin el precio sino otras variables ms interesantes para ellos
(alta calidad, flexibilidad para realizar modificaciones sobre pedidos realizados,
aumento de rapidez en los plazos de entrega, etc.,)
 Fuentes de suministro propias: Siempre que sea posible, intentar que las
fuentes de suministro pertenezcan a la propia organizacin. Con esta premisa se
ahorraran costes y tiempos.

Relacin positiva con los proveedores: Mantener una relacin e imagen

positiva con los proveedores de la organizacin basada en el beneficio mutuo en
la constancia por llegar siempre acuerdos a largo plazo y sustentados en el ganar-
ganar y no en el querer ganar u obtener un mejor precio a costa de deteriorar las
relaciones que en un futuro nos gustara mantener con ese mismo proveedor.

Control de Compras
Dado la importancia del capital que se invierte en estas operaciones el
departamento de compras tendr tambin una funcin importante de control
centrada en los siguientes hitos:

Mantenimiento del nivel de inventarios: Colaborar con el rea de

produccin y el rea logstica (sobre todo de almacenes) en el control de
inventario de acuerdo a seguir las estrategias corporativas que en este sentido
proponga la organizacin.
Evaluacin de las ejecuciones de compra: El departamento de compras
tendr tambin que registrar todos los procesos de ejecucin de compras que se
realicen de cara a analizarlos y conseguir optimizarlos para futuras ejecuciones.
Eficacia global de los procesos de compras: Se establecern
indicadores (KPIs)en los procesos clave que nos sealarn posibles ineficiencias a
corregir y medir en base a ello la eficacia global de los procesos de compras.

Ciclo de Compras
El Ciclo de Compra es un flujo de pasos con los que conseguiremos ejecutar de
una manera sencilla y secuencial una compra. Siempre con la salvedad de que,
dependiendo de la empresa e incluso del sector o mercado donde la misma opere,
el ciclo podr variar (o incuso utilizando este mismo formato de ciclo alguna de sus
partes ser ms importante o durar ms tiempo que en otras empresas)
Un ciclo de compra tpico estar compuesto de cuatro fases:

a) Determinacin de las necesidades:

El departamento usuario (recordemos que es cualquier departamento donde se

identifica una necesidad de compra determinada) remite al departamento de
compras el documento de requisicin de compra (que describiremos en detalle
en otra prxima entrada).

b) Seleccin de fuentes de suministro

El departamento de compras recibe el documento de requisicin de compra y a

partir de ese momento empieza a moverse todo el protocolo por parte de ste.
Protocolo que tiene diversas partes:

Identificacin de proveedores potenciales: El departamento de compras a

travs de su rea comercial y de investigacin de mercado comienza a buscar
qu posibles proveedores pueden potencialmente servir el producto a comprar.
Paralelamente al proceso anterior de bsqueda de proveedores, el
departamento de compras junto con el departamento usuario preparar la oferta
de compra que se remitir a los proveedores seleccionados.
Una vez preparada y emitida la oferta a los proveedores seleccionados para
recibirla, se espera un tiempo (marcado por el departamento de compras) para
recibir contestacin a esta oferta.
Se produce la comparacin comercial de las ofertas recibidas de acuerdo a
unos parmetros establecidos clave (estos dependern de cada empresa), que
deben de ser analizados por un comit de decisin que contar con la ayuda
para la toma de decisin final de un anlisis comercial realizado por el
departamento de compras, y de un anlisis tcnico realizado por el departamento
usuario.
El comit de decisin elige el proveedor ms adecuado y el departamento
de compras comienza la negociacin con este proveedor para cerrar un acuerdo
de compra-venta (es decir, el pedido).

Lo recomendable respecto a este acuerdo o contrato de compra-venta es que est

revisado y controlado en todo momento por el departamento legal de la empresa,
o si esta no es muy grande por el asesor legal correspondiente contratado
puntualmente para estos temas concretos.

Todo contrato de compra-venta deber tener en cuenta los siguientes aspectos:

 Que los trminos del contrato responden fielmente a lo negociado y
acordado anteriormente.
Que las clusulas de prima y penalizacin sean claras y precisas (es decir,
medibles de acuerdo a un parmetro/indicador que no d lugar a dudas), es decir,
sin ambigedades o interpretaciones dudosas que pueden dar lugar a disputas o
litigios posteriores.
Que contemplen las condiciones circunstanciales (eventuales o
sobrevenidas) que puedan dar lugar a una posterior modificacin de las
condiciones pactadas originalmente. Aqu tambin deben quedar claramente
sealadas las circunstancias de ruptura unilateral del contrato.
Que contemple el hecho de que cualquier modificacin de las condiciones
del pedido (cantidad, calidad, condiciones de entrega, etc.,) deber ser
comunicada a la otra parte.
Que contemple las protecciones legales a las que ambas partes pueden
acogerse.

c) Emisin y Seguimiento de Pedido

El departamento de compras, una vez cerrado el acuerdo emite el pedido: al

proveedor, al departamento usuario, a recepcin de almacn, al departamento de
control documental del propio departamento de compras, y tambin a Tesorera
para que tenga en cuenta la provisin de fondos para hacer frente al pago del
pedido en las condiciones acordadas con el proveedor.

A partir de ese momento el departamento de compras se dedicar a realizar el

seguimiento del pedido, y a velar por el cumplimiento del mismo en todos sus
trminos.

Hay que aclarar que el pedido tambin recibe el nombre de orden de compra, y
que ste consiste en un contrato entre comprador y vendedor donde quedan
expresadas las cantidades, precio y plazos de entrega convenidos.

d) Recepcin e inspeccin del pedido

El proveedor entrega el pedido (con su albarn correspondiente) en el punto

acordado por la empresa compradora (normalmente en sus almacenes de materia
prima o produccin), y en recepcin del almacn envan dicho albarn al
departamento de compras y ste a su vez al rea de gestin de facturas o cuentas
por pagar, que a continuacin, despus de revisado convenientemente enva a
Tesorera para que procedan a su abono (evidentemente si se dispone de
software de gestin tipo ERP en la empresa con un SGA (sistema de gestin de
almacenes integrado) muchos de estos trmites quedan enormemente
simplificados y son casi instantneos).

Hay que tener muy en cuenta que el proceso de recepcin lleva implcitamente
consigo el proceso de inspeccin y control de calidad in situ, ya que una vez el
proveedor ha entregado el pedido y se ha aceptado el albarn se reducen sus
responsabilidades posteriores y las posibilidades de reclamacin por parte de la
empresa compradora.

El proceso de compra no se podr dar por finalizado hasta que el departamento

usuario no comunique su conformidad con el pedido recibido.

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE COMPRAS:

En un procedimiento se documenta la secuencia lgica del deber ser del
departamento de compras, para delimitar correctamente los pasos a seguir y
determinar exactamente quien lo debe hacer en el se incluye:

La requisicin: Se reciben las requisiciones provenientes del departamento de

almacn, debidamente autorizadas.

Localizacin de las fuentes proveedoras: Se identifica a los proveedores que

tengan los materiales requeridos en la plaza, regin, e incluso en el extranjero.

La solicitud de cotizacin: Se solicitan cotizaciones por va telefnica, fax, correo

o a travs de mensajero o correo electrnico.

La cotizacin: Documento que envan los proveedores en el que se indican

precio, condiciones de entrega, condiciones de pago y garanta entre otros.

Cuadro comparativo: Se elabora un resumen o comparativo de las cotizaciones

presentadas por los proveedores.

La negociacin : Es la etapa ms importante del proceso; en ella se negocian las

condiciones de pago, entrega, precio, calidad etc. De los materiales buscando
siempre el beneficio mutuo.

Orden de compra: Se elabora un pedido en firme u orden de compra al proveedor

que ofrezca las mejores condiciones sealadas en el punto anterior.
 El seguimiento de rdenes de compra: Se establecen formas de control para
activar las rdenes de compra fincadas a los proveedores y se vigilan las
entregas.