MEMORANDUM

Ref.:
DAL: 149-2011

49-2011

PARA: Jorge Sequeira Picado

Gerente General

DE: Marcela Brooks Caldern

Directora Asesora Legal

Alex Rojas Ortega

Asesor Legal

ASUNTO: Informacin brindada a organismos pblicos en relacin

con datos que constan en los archivos de PROCOMER

FECHA: 03 de marzo de 2011

Introduccin

Recientemente, surgi a nivel interno de la Promotora de Comercio Exterior de Costa

Rica la duda en cuanto a si se encuentra posibilitada para entregar datos de
exportacin que consten en sus archivos con el fin de posibilitar la investigacin en
relacin con temas que sean de importancia a nivel nacional e internacional,
atendiendo a la relevancia que supone mejorar el acceso a informacin de
trascendencia pblica que pueda servir de instrumento al progreso de la economa y
del comercio internacional, as como a fines acadmicos o de investigacin de
relevancia para nuestro pas.

Sobre ello, es preciso sealar desde ya que mucha de la informacin que maneja
PROCOMER tiene relacin con datos privados de las empresas exportadoras e incluso
con datos que constan en declaraciones aduaneras de importacin y exportacin, las
cuales, segn lo ha estimado la propia Ley, contienen informacin confidencial que no
puede ser brindada al pblico en general.

Especficamente, la interrogante circula en torno a si es posible para PROCOMER

entregar a personas o entidades, sean stas pblicas o privadas, nacionales o de
derecho internacional, con fines estadsticos o de investigacin acadmica o cientfica,
informacin que la Promotora posee y maneja con motivo de sus funciones de
promocin del comercio exterior y de las inversiones en el pas, que en razn del
carcter confidencial de dicha documentacin, no puede ser brindada ordinariamente
al pblico en general.

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Con sustento en lo anterior, esta Direccin de Asesora Legal estima necesario referirse
a los alcances del derecho de acceso a la informacin pblica, particularmente
relacionado con la informacin que maneja la Promotora del Comercio Exterior de
Costa Rica, as como a la proteccin de la confidencialidad correspondiente a los
documentos privados que consten en los archivos de la Administracin Pblica.

A. Derecho fundamental de acceso a la informacin pblica

El derecho de acceso a la informacin pblica tiene carcter preferente en nuestro

ordenamiento jurdico por cuanto implica participacin de los ciudadanos en la toma de
las decisiones de la colectividad, con lo cual, en la medida en que se proteja el derecho
a la informacin, se garantiza la formacin y la existencia de una opinin pblica libre,
que precisamente es el pilar de una sociedad libre y democrtica.

Sobre el tema, la Sala Constitucional 1 se ha decantado por la permisibilidad jurdica

respecto de cualquier administrado, de obtener de los entes pblicos, la informacin
que aquellos posean y sea de un marcado inters pblico.

Consecuentemente, el concepto jurdico indeterminado de inters pblico cobra

especial importancia para determinar cundo se puede admitir jurdicamente el acceso
a la informacin que PROCOMER maneja y que puede estar relacionada con datos
confidenciales de los administrados que se vinculan diariamente con la Promotora.

B. El inters pblico

Siendo el inters pblico un concepto jurdico indeterminado, en el sentido que lo ha

sealado la doctrina alemana y espaola, esto es, como un concepto jurdico que
aunque de difcil precisin es enteramente constatable en la realidad y por ello de
concrecin casustica, puede afirmase sin equvocos que PROCOMER puede constatar
la presencia o no de aqul inters ante los requerimientos de informacin formulados
por algn sujeto en relacin con la informacin que consta en los archivos de la
Promotora.

Es decir, el inters pblico es susceptible de concretizarse ante una realidad

determinada, debiendo la Administracin percatarse de que efectivamente el inters es
real, actual y se encuentra debidamente justificado. En dichos supuestos, se
entendera legitimada la Promotora para brindar la informacin a terceros, justificada
precisamente por razones de inters pblico que han quedado debidamente
acreditadas en el supuesto particular.

Al contrario, cuando el inters pblico no se encuentra presente en un caso particular,

no es justificable el suministro de la informacin a terceros; sobre todo cuando se est
en presencia de informacin que tiene carcter privado, pues sta se encuentra
garantizada por el derecho a la intimidad consagrado en el artculo 24 de la
Constitucin Poltica.

De lo dicho, se infiere con claridad que cuando la informacin contenida en los

archivos de la Administracin Pblica sea de utilidad y conveniencia para la sociedad,
1
Resoluciones N 7885-2002 de 14:45 hrs. de 20 de agosto de 2000 y 2120-2003 de 13:30 hrs.
de 14 de marzo de 2003.

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la confidencialidad puede ceder para satisfacer dichos intereses, que en razn de su
naturaleza intrnsecamente pblica, se consideran de mayor relevancia para el Estado.

C. Del criterio de la Procuradura General de la Repblica en relacin con la

documentacin que consta en los archivos de PROCOMER

En el ao 2010, la Procuradura General de la Repblica se refiri a la informacin que

consta en los archivos de PROCOMER y que en el marco del derecho de acceso a la
informacin pblica, as como a la privacidad de la informacin confidencial (artculos
30 y 24 de la Constitucin Poltica respectivamente), es susceptible de ser entregada a
los particulares o al Ministerio de Hacienda, as como a la Direccin General de
Aduanas, en el ejercicio de sus competencias legales de fiscalizacin de los tributos.

Mediante el dictamen C-155-2010 de 04 de agosto de 2010, la Procuradura General se

inclin por permitir el acceso a la informacin pblica cuando exista un inters pblico
de por medio, protegiendo en el caso concreto la confidencialidad de la informacin;
en el dictamen mencionado, claramente se seal que la informacin que consta en los
archivos de PROCOMER () solo podr ser dada a organismos pblicos cuando
se est en presencia de un inters pblico o cuando ese traslado sea necesario
para el cumplimiento de las competencias del organismo de que se trate. Lo
resaltado es nuestro.

D. Inters pblico que justifica la entrega de la informacin: actividades de

investigacin cientfica o acadmica y formulacin de estadsticas de inters
nacional

La duda que ha surgido a nivel interno de la Promotora del Comercio Exterior de Costa
Rica, se trata especficamente sobre s existe posibilidad para PROCOMER de entregar
a terceros interesados informacin privada que conste en sus archivos, incluso aquella
informacin que ha sido consignada en documentos calificados como confidenciales
por la ley, tal como sucede con la informacin contenida en las declaraciones
aduaneras, siempre que exista de por medio un inters pblico justificado,
particularmente cuando se trate de actividades de investigacin, acadmicas o
cientficas y de formulacin de estadsticas de inters para el pas y para la Promotora.

Es criterio de esta Direccin de Asesora Legal que las actividades arriba mencionadas
encuentran plena justificacin dentro de nuestro ordenamiento jurdico para ser
estimadas como de inters pblico, pues en lo que corresponde a la investigacin y
actividades de carcter cientfico o acadmico, el sustento estriba en lo sealado por el
artculo 26 de la Declaracin Universal de Derecho Humanos, que expresamente seala
la importancia que para el desarrollo de las personas reviste la educacin y la
investigacin.

A su vez, en lo que corresponde a la formulacin de estadsticas, la Ley del Sistema de

Estadstica Nacional, Ley 7839, en su numeral primero seala:

ARTCULO 1.- Declrase de inters pblico la actividad estadstica nacional que

permita producir y difundir estadsticas fidedignas y oportunas, para el conocimiento
veraz e integral de la realidad costarricense, como fundamento para la eficiente
gestin administrativa pblica y privada. Lo resaltado es nuestro.

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Esto debe complementarse adems con el principio de confidencialidad estadstica
plasmado en el numeral 4 de la Ley del Sistema de Estadstica Nacional, que establece
la confidencialidad de los datos que sean utilizados en la formulacin de las
estadsticas y que por tratarse de informacin privada, no puede ser revelada a
terceros.

Por ende, el inters pblico se encuentra justificado y por ello, legitimada la Promotora
para brindar informacin privada que conste en sus archivos cuando medien razones
de investigacin, acadmicas o estadsticas, supuestos en los cuales se entiende que
existe un marcado inters pblico. No obstante lo anterior, es claro que la
Administracin debe tomar ciertas medidas mnimas para no afectar la confidencialidad
del administrado, como por ejemplo filtrar los datos o entregarlos sin nombres o
cdulas jurdicas.

E. De la posibilidad de PROCOMER de brindar informacin al Banco

Interamericano de Desarrollo o bien a organismos pblicos para fines de
inters pblico

En ese orden de ideas, a la Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica usualmente
le presentan requerimientos de informacin sobre datos que constan en sus archivos y
que constituyen informacin confidencial en los trminos antes mencionados,
especficamente sobre datos relacionados con informacin suministrada en las
declaraciones aduaneras.

El ltimo requerimiento de informacin fue realizado por el Banco Interamericano de

Desarrollo, quien se propone elaborar un proyecto de investigacin con fines
estadsticos en materia de exportaciones y de desarrollo de las inversiones comerciales
a nivel latinoamericano, motivo por el cual nos solicita datos anuales de exportaciones
a nivel de tipo de empresas, niveles de exportaciones por tipo de producto y por clase
de exportador, etc.

Sumado a lo anterior, el Banco Interamericano de Desarrollo le ha indicado a la

Promotora que no es necesario que se incluyan los datos correspondientes al
propietario de la informacin, es decir, se solicitan los datos pero sin poder identificar
al derecho habiente de la informacin consignada en los documentos, de manera tal
que sera imposible poder particularizar los datos en relacin con una o unas empresas
determinadas.

Ello genera la duda para la Promotora en el sentido de si se encuentra habilitada para

brindar la informacin en dichos supuestos, teniendo en cuenta que la informacin que
se brinda es de carcter privado pero con fines eminentemente pblicos y de
relevancia para el pas.

Resulta adems importante comentar que este tipo de requerimientos de informacin

se realizan comnmente a PROCOMER, motivo por el cual, a la Institucin le interesa
dejar en claro el procedimiento correcto a seguir cuando se presentan estos
requerimientos de informacin, bien sea por parte de un organismo pblico o bien un
sujeto de derecho pblico internacional, como por ejemplo el mencionado Banco
Interamericano de Desarrollo, la Organizacin Mundial del Comercio o alguna entidad
pblica o privada de carcter acadmica como por ejemplo la Universidad de Costa
Rica, la Universidad Nacional, el Instituto Tecnolgico de Costa Rica, la Academia

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Centroamericana, CEFSA, CEGESTI, entre otros y el acceso a la informacin en esos
casos tenga un fin de carcter pblico.

Estima esta Asesora Legal que en tales supuestos es perfectamente posible entregar
la informacin solicitada, pues el inters pblico que se pretende alcanzar es base
suficiente para ello. An ms si tenemos en cuenta que al ocultarse la identidad de los
derecho habientes de la informacin se garantiza la confidencialidad de los
documentos privados -tal como lo seala la Procuradura en su dictamen C-155-2010
citado cuando seala que la prohibicin de acceso de esos documentos y de
suministrarlos a terceros interesados, o suministrar los datos all contenidos al pblico,
de manera que terceros puedan identificar a quin corresponde la
informacin-; de modo que siempre que se garantice que no pueda identificarse a
quien corresponden los datos consignados en los archivos, sera posible brindar la
informacin solicitada y no se vera comprometido el derecho a la confidencialidad de
tales documentos.

En ese orden de ideas, resulta evidente que el inters pblico s puede permitir que la
Promotora, en casos especficos y debidamente fundamentados, pueda brindar
informacin que se estima como de carcter confidencial, siempre y cuando ello se
realice para satisfacer intereses pblicos, especialmente cuando se trata de
investigacin acadmica o cientfica o de formulacin de estadsticas que son de
relevancia para nuestro pas y para la Promotora.

En los trminos antes mencionados, la informacin que consta en los archivos de

PROCOMER puede ser entregada al Banco Interamericano de Desarrollo, ms an si la
informacin se entrega sin que sea posible identificar al derecho habiente de la misma,
con la particularidad de que para el caso especifico, PROCOMER recibira el producto
final de la investigacin que el BID se propone desarrollar, lo que podra resultar en
beneficioso para el mejor alcance de los fines pblicos asignados a la Promotora.

Es por ello preciso retomar las palabras de la Procuradura General de la Repblica,

cuando seal que Si la informacin ha sido presentada ante PROCOMER, esta
est obligada a mantener la confidencialidad de la informacin, (). En
relacin con otros organismos pblicos que no constituyen Administracin Tributaria,
estima la Procuradura que la transferencia de la informacin que conste en
PROCOMER se ajusta a los principios generales. Por ende, solo podr ser dada a
organismos pblicos cuando se est en presencia de un inters pblico o
cuando ese traslado sea necesario para el cumplimiento de las competencias
del organismo de que se trate. (Dictamen C-155-2010 de 04 de agosto de 2010).

Consecuente con lo anterior, los efectos de la suscripcin de un Convenio de

Confidencialidad para garantizar el uso correcto de la informacin, puede ser de
beneficio para una ms amplia tutela del derecho a la confidencialidad de la
informacin de carcter privado que consta en los archivos de la Administracin
Pblica.

De manera que esta Direccin de Asesora Legal estima que en el tanto exista: a) un
inters pblico de por medio debidamente fundamentado, b) se tomen ciertas medidas
para proteger la confidencialidad de la informacin por parte de los destinatarios de la
misma, como por ejemplo ocultar la identidad del derecho habiente de la informacin y
c) la informacin sea utilizada para satisfacer un fin pblico, verbigracia, para temas
estadsticos, de investigacin cientfica o acadmica, resulta jurdicamente posible para

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PROCOMER brindar los datos solicitados, ya sea a organismos pblicos nacionales o de
derecho pblico internacional, o bien a entidades de educacin superior pblicas o
privadas o de investigacin cientfica.

F. Conclusiones

Una vez realizado el anlisis correspondiente, esta Direccin concluye lo siguiente:

a) La Procuradura General de la Repblica, mediante el dictamen C-155-2010 de 04 de

agosto de 2010, seal que la informacin privada de los administrados que consta en
los archivos de PROCOMER solo podr ser dada a organismos pblicos cuando
se est en presencia de un inters pblico o cuando ese traslado sea
necesario para el cumplimiento de las competencias del organismo de que
se trate .

b) De acuerdo con el dictamen 124-99 del 17 de junio de 1999, no toda informacin

almacenada en un archivo pblico puede ser conocida por terceros, ya sean stos de
derecho privado (una organizacin empresarial, una persona fsica, etc.) o de derecho
pblico (un Ministerio, una entidad pblica de carcter no estatal, etc.); salvo que se
trate de un asunto que revista algn inters pblico, o bien que la dependencia pblica
responsable de la custodia cuente con el consentimiento del propietario de la
informacin.

c) Dicho inters pblico se encuentra justificado cuando medien razones de

investigacin cientficas o acadmicas o bien, de tipo estadsticas, supuestos en los
cuales se entiende que existe un inters pblico en la realizacin de tales actividades y
por ello, en tales supuestos se encontrara legitimada la Promotora del Comercio
Exterior de Costa Rica para brindar la informacin de naturaleza privada de los
administrados.

d) En el tanto exista un inters pblico acreditado, PROCOMER podra entregar la

informacin confidencial que consta en sus archivos, siempre y cuando tome ciertas
medidas para proteger la intimidad de los propietarios de esa informacin, tal como
ocultar la cdula de identidad o jurdica, nombre o razn social, entre otros, con el fin
de salvaguardar la intimidad de las personas.

e) Es jurdicamente posible para PROCOMER entregar al Banco Interamericano de

Desarrollo la informacin de carcter confidencial que posee en sus archivos,
particularmente aquella que se encuentra consignada en las declaraciones aduaneras,
siempre y cuando ello se realice para satisfacer intereses pblicos, especialmente
cuando se trata de investigaciones de carcter acadmico o cientfico de relevancia
para nuestro pas y para la Promotora.

Queda de esa forma expresado el criterio de esta Direccin de Asesora Legal,

Alex Rojas Ortega Marcela Brooks Caldern

Asesor Legal Directora de Asesora Legal