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GUA
DEL
AUDITOR
Direccin de Calidad
Abril 2005
Revisin 00
GUA DEL AUDITOR
GUA DEL AUDITOR
Definicin
Auditora
TABLA DE CONTENIDO
I - Planeacin de la Auditora
a. Calendario de auditoras
b. Plan de Auditora
II - Realizacin de la Auditora
a. Reunin de apertura
b. Desarrollo de la Auditora
c. Tcnicas de Auditora
d. Reunin de clausura
IV - Seguimiento
V - Registros
GUA DEL AUDITOR
I - PLANEACION DE LA AUDITORA
A - Calendario de auditoras
B - Plan de la Auditora
1 - Identificacin de la Auditora
- Al sistema de calidad
- Al producto
- Proceso y/o actividades especficas a ser auditadas
- Manual de calidad
- Procedimientos e Instrucciones de trabajo aplicables
- Diagramas de Flujo
- Gua de Identificacin del Proceso
- Indicadores
- Normas, Cdigos, Especificaciones,
- Expediente de Reportes de No Conformidad
- Reportes de auditora previas
- Requisitos regulatorios
- Otros documentos o registros
- Agenda para la auditora (Programa de trabajo, duracin en cada proceso, comida, etc.)
- Confirma la logstica (Transportacin, hospedaje, oficinas, servicios de oficina, etc.).
Lder del Grupo Auditor: Es un Auditor que est autorizado para dirigir una Auditora interna del
Sistema de Calidad.
Las Auditoras deben efectuarse para determinar que los diferentes elementos dentro de un Sistema
de Calidad, son efectivos y apropiados para alcanzar los objetivos de calidad establecidos.
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- Situaciones de conflicto de intereses, tales como un miembro del equipo auditor sea un antiguo
empleado del auditado que le haya prestado servicios de consultora.
- Un comportamiento previo no tico
Estos argumentos deben comunicarse al lder del equipo auditor y a aquellos con la responsabilidad
asignada para la gestin del programa de auditoras, quienes debern resolver con el cliente de la
auditora y el auditado antes de tomar alguna decisin sobre la sustitucin de los miembros del equipo
auditor.
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II - REALIZACION DE LA AUDITORA
2 - Confirma el objetivo de la auditora y su alcance. (Las actividades y los procesos a ser incluidas
y el detalle y la profundidad de la auditora). Esto deber ser suministrado por escrito en la
Notificacin de la Auditora (FTO-REP-11).
3. Muestra un breve resumen de las tcnicas de auditora a ser usados, incluyendo el aviso al
auditado de que las evidencias de auditora sern simplemente un muestreo de la informacin
disponible y por tanto incluye un elemento de incertidumbre en la auditora.
4 - Confirma las normas, documentos y criterios a ser usados como base para la auditora.
5 Confirmacin del horario y otra informacin relevante acordada con el auditado, como es
tiempo para la reunin final, cualquier otra reunin interna entre el equipo auditor y cualquier otro
cambio.
6 - Explica el termino No Conformidad, como sern reportadas y como sern calificadas (Mayor /
Menor, Observacin).
7 - Acuerda el status del sistema de documentacin del auditado, que va ha ser usado durante la
auditora.
9 - Informa cuando se llevarn las reuniones de enlace (comunicacin), incluyendo los detalles de
las reuniones con los representantes del auditado.
11 Confirmacin de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor y que necesita
tener disponible (oficina, servicios de oficina, etc.).
12 - Organiza, si es necesario, un mapa del lugar o una visita para los miembros del equipo.
1 - El Lder del Grupo Auditor dirige la reunin y la debe controlar. Esto debe hacerse en forma
corts, con tacto y diplomacia.
2 - Las reuniones de enlace se realizarn en las horas de almuerzo o despus de las horas de
trabajo para asegurar la efectividad en el uso del tiempo.
3 - Despus de la reunin de apertura, el equipo sostiene una reunin privada para confirmar
los detalles de las reuniones de enlace y para recibir informacin final del Lder del Grupo
Auditor.
B - DESARROLLO DE LA AUDITORA
Dependiendo de si el Manual de Calidad del auditado o su equivalente fue sido recibido con
anterioridad a la auditora, entonces un miembro del equipo comienza por conducir la Auditora de
suficiencia, los otros miembros del equipo proceden con la Auditora de cumplimiento.
Los miembros del equipo deben recordar que los Reportes de No Conformidad (FTO-DIR-04) son:
- Claros y concisos.
- Basados en evidencias slidas y objetivas.
- Fundamentados en requisitos / normas apropiadas.
6 - Informar a los representantes del auditado de cualquier No Conformidad mayor tan pronto
como sea posible, teniendo en cuenta las consecuencias.
2 Cuando las evidencias disponibles de la auditora indican que los objetivos de la auditora
no son alcanzables, el Lder del Grupo Auditor debe informar al Representante de la
Direccin y al auditado para determinar las acciones apropiadas que pueden ser
reconfirmacin del plan de la auditora, terminacin de la auditora o cambio en los
objetivos de la auditora o en el campo de aplicacin.
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C - Tcnicas de Auditora.
- Entender y evaluar el sistema de calidad que esta auditando o la parte del sistema.
- Verificar que su implementacin mediante el muestreo y evaluacin de evidencias objetivas.
1 - Tcnicas de verificacin:
1.2 - Muestreo.
1.3 - Rastreo.
a - De punto profundo.
b - De seguimiento.
1.4 - Comprobacin:
1 - Deben ser preparadas para cada actividad del sistema de calidad que vaya a ser auditada.
3 - Es conveniente que sean redactadas de manera que una respuesta si, signifique cumplimiento.
7 Debe ser identificada de manera que permita ser relacionada con la auditora en la cual se esta
utilizando.
D - LA REUNION DE CLAUSURA.
El procedimiento normal para la reunin de clausura es realizarla al final de la auditora, a esta reunin
deben asistir las mismas personas que atendieron la reunin de apertura.
La reunin de cierre se realiza, una vez ms, dirigida por el Lder del Grupo Auditor, para
acordar las fechas para la terminacin de las acciones correctivas, y determinar cualquier accin
de supervisin.
1 - Solicite que todas las preguntas y cualquier discusin se dejan para el final de la
presentacin.
7 - La presentacin por parte de cada auditor, para cubrir el proceso (s) auditado (s). Hechos
solamente.
8 - El Lder del Grupo Auditor prepara para su empresa, un resumen general y las
conclusiones de las acciones que se deben tomar (para el caso de auditora de primera
parte es el Informe de la Auditora).
9 - Una invitacin a los (representantes) del auditado a discutir cualquier punto especfico.
10 - Acuerdo de las fechas para el cierre de las Acciones Correctivas y una explicacin,
cuando se requiera, de las acciones de supervisin.
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Nota: El informe final debe ser objetivo, basado en las No Conformidades apoyadas por las
evidencias objetivas.
Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de Auditora o a las conclusiones entre el
equipo auditor y el auditado deben discutirse y si es posible, resolverse. Si no se resuelven, las
dos opiniones deben registrarse.
4 - Carencia de evidencia que muestre la implementacin contina de las diversas partes del
sistema.
El Informe de la Auditora (FTO-REP-14) debe contener cierta informacin relevante a la auditora y del
proceso auditado.
- Objetivo
- Alcance
- Reportes de No Conformidad.
Todos aquellos observados durante la auditora (incluyendo aquellos que fueron cerrados durante
la auditora).
- Declaracin.
Basada en declarar que la auditora es nicamente un muestreo del sistema en el proceso y que no
puede decir que aquellas partes que no se revisen no tengan No Conformidades.
Esto puede ser por clusula de la norma o procedimiento, o an por secciones de cada proceso.
Es til para el responsable del proceso ver en que parte necesita atencin.
Esto se puede agregar en caso que alguno sea separado del informe. No es usual agregar el
nmero de mayores y menores.
Nota. Otra informacin puede ser agregada si se desea, est lista es nicamente una sugerencia.
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- La auditora se completa cuando todas las actividades incluidas en el Plan de auditora se han
finalizado y el informe de la Auditora ha sido aprobado y distribuido.
- La tarea final del Lder del Grupo Auditor es preparar un reporte para su propia empresa
(Expediente de la Auditora) que pueda contener informacin subjetiva adicional la cual pueda
ayudar en las acciones de seguimiento y futuras Auditoras. Este Expediente de la Auditora es
Confidencial.
Estas contienen varas notas relevantes tomadas por el auditor y pueden ser una gua muy
til para la prxima auditora del proceso auditado
- Facilitar el seguimiento.
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IV - SEGUIMIENTO.
Lo que es quizs ms importante, asegurar que la accin tomada fue la correcta y que, como resultado de
sta, el sistema ha llegado a ser ms efectivo y ms eficiente. Esto es generalmente difcil de probar con
precisin, pero es tambin verdad que aquellos miembros del personal que son afectadas por las Acciones
Correctivas saben si su trabajo ha llegado a ser ms fcil o ms difcil como resultado de stas y saben si la
Accin Correctiva ha valido la pena.
Parte de la tarea del Lder del Grupo Auditor es seguir una auditora despus de que el tiempo acordado ha
pasado para verificar que las acciones correctivas efectivas se han tomado y si no, el Lder del Grupo Auditor
debe comunicarlo a la Direccin General / Representante de la Direccin (RD).
- La verificacin de la efectividad de la Accin Correctiva, puede ser parte de una auditora posterior.
- A menos que un seguimiento apropiado de las auditoras se lleve ha cabo y la efectividad de las
Acciones Correctivas sea probable, entonces el ejercicio total de la auditora no sera ms que
una prdida de tiempo y dinero.
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V - REGISTROS.
1 Calendario de auditoras.
2 - Calificacin de auditores.
3 Expediente de la Auditora