Tesis Manual de Procedimientos para La Administración Contable

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
VICERRECTORADO DE POSGRADOS
MAESTRIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS
PREVIO LA OBTENCIN DEL TITULO DE MASTER EN CONTABILIDAD Y

AUDITORIA C.P.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN Y

CONTROL CONTABLE DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO EN LA
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL U.T.E.
GUERRERO JORGE ENRIQUE
DIRECTOR DE TESIS : Ing. Galo Ponce Iturriaga. Msc.
2003
DEDICATORIA
Una de las ms lindas virtudes que tiene el ser humano es la

gratitud, es por eso que la presente tesis va dedicada
exclusivamente a:
A mi esposa, quien con su amor, ternura y paciencia se ha

constituido en el pilar fundamental de mi existencia y de mi
formacin profesional..
A mis queridas hijas, quienes desde muy nias, gracias a su

comprensin, me concedieron el tiempo necesario hasta que
pueda adquirir mi ttulo profesional.
A mi nietecito, quien ahora forma parte de mi familia y con

quien tambin comparto este triunfo.
A mis familiares, quienes siempre estuvieron a mi lado,

apoyndome, principalmente en los tiempos ms difciles.
AGRADECIMIENTO
Quiero en primer lugar agradecer a mi DIOS, quien me ha

proporcionado la vida, la salud y la dedicacin para
alcanzar mi objetivo.
A la Universidad Tecnolgica Equinoccial, quien a travs

del excelente personal docente, me han entregado y
compartido sus conocimientos para el logro de esta meta.
Al seor Ingeniero Galo Ponce, un agradecimiento muy

especial, quien con su mstica y gran calidad humana, supo
dirigirme hacia la dedicacin, el trabajo, para el logro de
este xito.
HOJA DE JURADO
________________________ _______________________
Calificador 1 Calificador 2
______________
Director de tesis
INDICE
INTRODUCCION
CAPITULO I
1.1. ANTECEDENTES. 1
1.2. Justificacin e importancia del tema........................................................ 2
1.3. Delimitacin del tema................................................................................ 4
1.4. Objetivos..................................................................................................... 4
1.4.1. Objetivo General..................................................................................... 4
1.4.2. Objetivos Especficos.............................................................................. 5
1.5. Idea a defender........................................................................................... 5
CAPITULO II
2. MARCO LEGAL....................................................................................... 6
2.1. Definiciones............................................................................................. 6
2.2. Clasificacin............................................................................................ 8
2.2.1. Activos Fijos Tangibles....................................................................... 9
2.2.2. Activos Fijos Intangibles..................................................................... 9
2.3. Normas Ecuatorianas de Contabilidad................................................. 10
2.3.1. Propiedad, Planta y Equipo................................................................ 10
2.3.2. Depreciacin de Propiedad, Planta y Equipo (NEC 13).................. 20
2.3.3. Rgimen Tributario Interno............................................................... 26
2.3.3.1.Transferencia de Bienes................................................................... 26
2.3.3.2.Donacin de Activos, Trmite......................................................... 27
2.3.3.3.Depreciacin, Porcentaje deducible Impuesto a la Renta............ 28
2.3.3.4.Mtodos de Depreciacin................................................................. 29
2.3.3.4.1. Depreciacin Acelerada................................................................. 29
CAPITULO III
3. DIAGNOSTICO DEL MANEJO ACTUAL DE ACTIVOS FIJOS

EN LA UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL.
3.1. Procedimientos que se aplican para el registro contable y control de
Activos Fijos en la U:.T.E....................................................................... 32
3.2. Inversin en Activos en la UTE durante los 3 ltimos aos............... 32
3.1.2. Anlisis de activos fijos frente al total de activos............................. 33
3.1.3. Definicin de los tipos de activos fijos con los que cuenta la UTE. 34
3.2. Adquisicin de activos fijos.................................................................. 36
3.2.1. Compra local...................................................................................... 36
3.2.2. Construccin de activos fijos............................................................ 37
3.3. Venta de Activos Fijos......................................................................... 37
3.4. Transferencia de activos fijos............................................................. 38
3.5. Inventario de Activos Fijos................................................................ 38
3.6. Manejo contable de los movimientos de activos fijos...................... 39
CAPITULO IV
4.- TRATAMIENTO CONTABLE Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS A APLICARSE EN LA
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL U.T.E.
4.1. Tratamiento contable............................................................................ 46

4.2. Manual de Procedimientos para el manejo de activos fijos.............. 51
4.2.1. Alcance y Objetivos.............................................................................. 51
4.2.2. Consideraciones generales................................................................... 54
4.2.3. Polticas de capitalizacin de activos fijos.......................................... 55
4.2.4. Criterios de clasificacin contable de activos fijos............................ 61
4.2.5. Criterios de depreciacin y revalorizacin........................................ 65
4.2.6. Arrendamiento mercantil.................................................................... 68
4.2.7. Niveles de responsabilidad y aprobacin.......................................... 69
4.2.8. Control fsico de activos fijos............................................................. 72
4.2.9. Procedimientos.................................................................................... 87
4.2.10. Formularios......................................................................................... 101
CAPITULO V
4.1. CONCLUSIONES ........................................................................ 138

4.1.1. Con relacin al objeto del estudio..................................................... 138
4.1.2. Sobre el marco de referencia y el marco terico.............................. 139
4.1.3. Con relacin al diagnstico................................................................ 139
4.1.4. Relativas a la propuesta..................................................................... 140
4.1.5. Relativas al Manual de Procedimientos........................................... 140
4.1.6. Relativas a los procedimientos de auditora para revisiones ........ 142
4.1.7. Relativa al arrendamiento mercantil .............................................. 143
4.2. RECOMENDACIONES................................................................... 144
ANEXOS:
Modelo de programa de trabajo para la constatacin fsica de los bienes

Activo fijo y suministros y materiales de control...................................... 146
BIBLIOGRAFA......................................................................................... 157
INTRODUCCIN
En las instituciones, a fin de garantizar los mejores niveles de Gestin, el Control es
una funcin que se ejerce a travs del desarrollo de un sistema integrado que permite a
los responsables de la gestin, verificar y evaluar permanentemente, cmo se desarrolla
en los procesos de un Ente, proponiendo correctivos que conlleven al cumplimiento de
procedimientos encaminados a una mejora y ahorro de recursos y optimizacin de los
resultados, convirtindonos en ms eficientes, efectivos y econmicos, en el proceso
administrativo.
En la Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE los actuales procedimientos
administrativos para el manejo de los Activos Fijos , son aplicados desde hace varios
aos y fueron elaborados bajo otras circunstancias sin darles la importancia necesaria y
con casi ninguna actualizacin con respecto a las Leyes y normas legales vigentes
Con este propsito y con el fin de servir de apoyo al cumplimiento y fortalecimiento del
Control Interno en la Universidad se propone el presente manual que permitir a la
Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE, optimizar el uso y control de sus recursos.
Este manual contempla la planificacin para inclusin en presupuestos, la emisin de la
solicitud para proyectos de inversin, control de la ejecucin, liquidacin de proyectos,
capitalizaciones, registros, transferencias, ventas y disposiciones de activos fijos, el
registro contable correspondiente y la evaluacin post-trmino, bajo los requerimientos
legales y conceptuales, de conformidad con Leyes y Normas contables ecuatorianas
vigentes, aplicados a la situacin actual de la Universidad Tecnolgica Equinoccial
UTE. 1
El fruto de este trabajo servir como gua para la realizacin de actividades
administrativas, detallando paso a paso los patrones para la ejecucin de tareas; se
optimizan las actividades, evitando la sobrecarga de trabajo, la duplicidad de funciones,
facilitar la coordinacin entre departamentos y se optimizarn los recursos humanos y
materiales, haciendo la gestin ms dinmica.
El uso permanente del Manual de procedimientos administrativos de Activos Fijos
racionalizar el trabajo en cada seccin, permitiendo la simplificacin de labores, la
eficiencia, eficacia y economa en el manejo de recursos; adems, superiores y
subalternos de la Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE, podrn conocer y asumir
las diferentes fases administrativas en el manejo de los Activos Fijos solamente
siguiendo las instrucciones del manual.

CAPITULO I
1.1. ANTECEDENTES
La inversin realizada por accionistas nacionales e internacionales en las diferentes
empresas, requiere de un cuidadoso control y manejo del uso de estos recursos. Los
flujos destinados a la inversin se reflejan principalmente en rubros de activos fijos que
constituyen la infraestructura sobre la cual descansan las operaciones del negocio.
Las NECs establecen claramente la identificacin, revelamiento, formas de registro de
los diferentes rubros de activos fijos, como propiedad, planta y equipo.
La depreciacin de los activos fijos en nuestro pas est reglada por las disposiciones
emitidas por el Servicio de Rentas Internas, que norma los porcentajes y conceptos de
depreciacin, bajo cuyos parmetros estn considerados como gastos deducibles para el
clculo del Impuesto a la Renta. Sin embargo, la depreciacin es un recurso gerencial
para identificar el uso, deterioro, niveles de obsolescencia, etc., de los activos fijos y
establecer el valor real de stos en determinado momento y en escenarios especficos.
Cuando se enfoca bajo esta perspectiva, el valor depreciado ms all de ser un gasto
deducible, es una herramienta para determinar la intensidad de uso de un activo fijo.
La Universidad Tecnolgica Equinoccial, en el transcurso de su historia, de ms de 30
aos de vida, su crecimiento ha sido importante y sostenido durante este tiempo, razn
por la cual han incrementado sus inversiones. Actualmente la UTE cuenta con activos
1
fijos netos, o sea activos brutos menos la depreciacin, sobre los USD $
10000.000,00, frente a un total de activos de USD.$ 13000.0001.
La tecnologa es un factor preponderante en los cambios, as por ejemplo el constante y
obligado cambio en equipos de computacin, software, hardware, etc., presiona sobre
mayores inversiones en instalaciones, oficinas, renovacin de vehculos, etc., que
configuran un gran movimiento de los activos fijos en la Universidad Tecnolgica
Equinoccial. La dispersin geogrfica de estos activos fijos, es factor de riesgo lo que
impone adecuados controles con su normatividad especfica.
1.2. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DEL TEMA
Los establecimientos educativos tienen comprometidas en los activos fijos una parte
muy representativa de sus inversiones reales, pues stos le permiten obtener la
infraestructura de sus edificaciones institucionales y su correspondiente equipamiento
por lo que se hace necesario mantener un control administrativo sobre stos. El diseo y
aplicacin de un manual de manejo de activos fijos permite disponer de controles que
incluyen la parte contable y administrativa y facilita la correcta aplicacin de
procedimientos.
El gran nmero de activos que mantiene una institucin Educativa requiere de un
control administrativo y contable, que refleje en los estados financieros su correcto
registro, que presenten su valor real, de acuerdo con lo establecido por las NECs y
NICs2 y por las disposiciones emitidas por el S.R.I., registrando los movimientos de
1
Balance General de la UTE, al 31 de Diciembre del 2002
2
Normas Internacionales de Contabilidad NICs
2
ingresos, salidas y transferencias, de cada uno de los tipos de activos. Los que deben
estar regulados por firmas de autorizacin, procedimientos, etc.
En la Universidad Tecnolgica Equinoccial, los montos manejados como activos fijos
son representativos, y forman parte del respaldo financiero para la compaa,
aproximadamente un 75% sobre el total del Patrimonio. Encontramos varios casos a ser
tratados en el transcurso de la Tesis, como por ejemplo: definir un esquema para el
inventario de activos fijos.
Muchos Software se han desarrollado para controlar los activos fijos, pero ninguno ser
til si la empresa no dispone de un manual o procedimientos para el manejo de activos
fijos, como base para manejar cualquier programa computacional; sin embargo, en el
presente trabajo a ms del manual se ha elaborado un Software para el control de los
Activos Fijos, exclusivo para la Universidad Tecnolgica Equinoccial.
Complementando al manual de procedimientos administrativos de activos fijos, se
incluye el tratamiento contable sobre el registro de cada una de las transacciones de los
movimientos de activos fijos que maneja la Universidad Tecnolgica Equinoccial, a
travs de representaciones grficas ( flujogramas ) de la naturaleza de la cuenta, donde
se muestran cuando se realizan los dbitos y los crditos, facilitando la comprensin del
proceso contable y registro de los mismos.
Debido al grado de profundidad propuesto en esta investigacin, el Manual es un aporte
acadmico al pas y un apoyo directo a la Universidad Tecnolgica Equinoccial y un
referente para todo tipo de instituciones que encontrarn un referente tcnico para
3
mejorar sus controles y una gua para identificarlos adecuadamente as como
alternativas de registro contable.
1.3. DELIMITACIN DEL TEMA
La investigacin est orientada al anlisis, implicaciones y procedimientos de mejora
en el manejo administrativo, en la adquisicin, transferencia, baja y depreciacin de
activos fijos, as como su tratamiento contable, en la Universidad escogindose esta
entidad educativa por la relacin laboral existente con el autor y las consecuentes
facilidades que prestara para obtener la informacin necesaria.
El enfoque de este trabajo se realizar sobre todo lo que comprende Activos Fijos, es
decir Propiedad, Planta y Equipo, tipos de depreciaciones, registros contables, de
acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y lo dispuesto en la Ley de
Rgimen Tributario Interno y su Reglamento.
1.4. OBJETIVOS
1.4.1. OBJETIVO GENERAL
Establecer un esquema de manejo administrativo y contable adecuado de los
activos fijos en la Universidad Tecnolgica Equinoccial, acorde con sus necesidades
y con los requerimientos legales establecidos como una herramienta de control.
4
1.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Realizar un diagnstico de la situacin actual de los activos de la Universidad
Tecnolgica Equinoccial.
- Identificar los elementos del sistema de activos fijos de la Universidad.
- Establecer las necesidades de un esquema de control de activos fijos en
particular.
- Disear un sistema uniforme de registro contable que permita el control y
verificacin fsica.
- Definir niveles de responsabilidades por uso y/o custodia.
1.5. IDEA A DEFENDER
Si la Institucin cuenta con un Manual de control administrativo y contable de
activos fijos entonces posee una herramienta de control interno adecuado.
5
CAPTULO II
2. MARCO LEGAL
2.1. DEFINICIONES
A continuacin encontramos trminos a ser utilizados en el transcurso del desarrollo de
esta tesis.
...Activo fijo.- Son todos los bienes permanentes y derechos que la empresa
utiliza en el desarrollo de sus actividades.
Para que un bien sea considerado como activo fijo debe cumplir
con los siguientes requisitos:
* No estar disponible para venta
* Tener un costo representativo
* Ser de propiedad de la empresa
* Poseer una vida til mayor a un ao.
* Utilizar la empresa en su operatividad
* Estar sujeto a la depreciacin.
Propiedad, Planta y Equipo.- Son Activos tangibles que:
a.- Son retenidos por una empresa para ser usados en la
produccin o abastecimiento de bienes o servicios, para
rentar a terceros o para propsitos administrativos; y
b) Se espera sean usados durante ms de un perodo.
6
Valor sujeto a deprecacin.- Es el costo de un activo, u otra cantidad que
sustituye al costo en los estados financieros, menos
el valor residual.
Vida til es:
a) El perodo de tiempo durante el cual espera una empresa
usar un activo; o
b) El nmero de unidades de produccin o similares que una
empresa espera obtener por el uso o produccin de un
activo.
Costo.- Es la cantidad de efectivo o equivalentes de efectivo pagados o el
valor justo de otra compensacin entregada para adquirir un
activo en el momento de su adquisicin o construccin.
Valor residual.- Es la cantidad neta que la empresa espera obtener por un activo al
final de su vida til, despus de deducir los costos esperados en su
disposicin.
Valor justo.- Es la cantidad por la que un activo podra ser intercambiado entre
un comprador informado y dispuesto y un vendedor informado y
dispuesto, en una transaccin en libre competencia.
Valor en libros.- Es la cantidad con la que un activo es incluido en el balance
general, despus de la depreciacin acumulada en ese momento.
Cantidad recuperable.- Es la cantidad que la empresa espera recuperar del uso futuro
de un activo, incluyendo su valor residual en su disposicin.
Depreciacin.- Es la distribucin del importe depreciable de un activo durante su
vida til estimada. La depreciacin en el perodo contable se
carga a resultados ya sea directa o indirectamente.
7
Activos depreciables.- Son los que:
a) Se espera que sern usados durante ms de un perodo
contable;
b) Tienen una vida til limitada; y
c) Los posee una empresa para usarlos en la produccin o
prestacin de bienes y servicios, para arrendarlos a otros
para fines administrativos.
Importe depreciable.- De un activo depreciable es su costo histrico, y otra suma
que sustituya al costo histrico en los estados financieros,
menos el valor estimado residual3...
Revisada la terminologa aplicable al tema de Activos Fijos, . maneja de forma
adecuada la misma, as como tambin el registro de sus Activos Fijos, no siendo tan
usuales ciertos trminos, debido a que no se han presentado casos especficos dentro del
manejo que la Universidad realiza.
La UTE, contablemente tiene aperturado su plan de cuentas para sus Activos Fijos de
manera general, si aplicar lo que manifiesta de manera especfica la NECs 12, es decir
poner como Propiedad, planta y equipos, terrenos, mejora en terrenos, maquinarias,
vehculos, muebles y enseres, equipos de computacin, etc.
2.2. CLASIFICACION:
Hay dos tipos de Activos Fijos: Tangibles e Intangibles.
8
2.2.1. ACTIVOS FIJOS TANGIBLES:
Son aquellos que se pueden ver y tocar, son grandes o pequeos pero en cualquier caso
son cosas materiales que ocupan espacio y tienen un valor de acuerdo con sus
propiedades fsicas. Las tres clases de Activos Fijos tangibles son las siguientes.
a) TIPO NO DEPRECIABLE: Son aquellos que no estn sujetos a una
depreciacin es decir no sufren un desgaste o agotamiento, tales como la cuenta
Terrenos que son propiedades rsticas urbanas o destinadas a ser empleadas en
las operaciones y actividades normales de la entidad.
b) TIPO DEPRECIABLE.-Est constituido por aquel grupo de Activos que a
causa de su deterioro natural o por caer en desuso pierden su valor con el
tiempo, tales como. maquinaria, edificios, muebles, computadoras, vehculos,
etc.
c) TIPO AGOTABLE.- Estos son Activos que tienen relacin con productos
naturales, tales como petrleo, madera, minerales, etc., y que disminuyen en
valor a medida que se extraen o agotan.
2.2.2. ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES:
Estos son Activos Fijos que no tienen ninguna forma fsica pero que, sin embargo,
tienen un valor a causa de los derechos o privilegios que confiere a su dueo. Una
patente es un ejemplo de un activo fijo intangible, este confiere a su dueo un derecho
para fabricar o explotar cierta cosa o negocio en forma.
9
Dentro de esta clasificacin de los Activos en la UTE. cuenta con el tipo de Activos
Fijos tangibles, depreciables y no depreciables, as como tambin con Activos
intangibles. As por ejemplo para el caso de los tangibles encontramos los edificios,
vehculos, muebles y enseres, etc.
2.3. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD
2.3.1. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (NEC No. 12)
...Esta Norma ha sido desarrollada con referencia a la Norma Internacional de
Contabilidad NIC 16, revisada en 1993.
ALCANCE
Esta Norma debe ser aplicada en la contabilizacin de propiedades, planta y equipo,
excepto cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad exija o permita un tratamiento
contable diferente.
Esta Norma no aplica a:
a) Bosques y recursos naturales renovables similares; y
b) Derechos sobre minerales, la exploracin y extraccin de minerales, petrleo,
gas natural y recursos no renovables similares.
Sin embargo esta Norma s aplica a las propiedades, planta y equipo usados para
desarrollar o mantener las actividades o los Activos cubiertos en (a) o (b), cuando son
separables de esas actividades o Activos4...
Bajo esta normatividad la UTE. contabiliza sus Activos Fijos, no teniendo Activos que
puedan ser afectados por las excepciones del texto anterior.
4
Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 12
10
RECONOCIMIENTO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
De acuerdo a los criterios de reconocimiento de propiedad planta y equipo:
...Una partida de propiedades, planta y equipo debe ser reconocida como un activo
cuando:
a) Es probable que fluyan hacia la empresa beneficios econmicos futuros asociados
con el activo; y
Al determinar si una partida satisface el primer criterio para su reconocimiento, la
Institucin necesita valuar el grado de certeza respecto del flujo de beneficios
econmicos futuros sobre la base de la evidencia disponible en el momento del
reconocimiento inicial. La existencia de suficiente certeza de que los beneficios
econmicos futuros fluirn hacia la Institucin, necesita la seguridad de que recibir los
beneficios asociados al activo y asumir los riesgos correspondientes. Esta seguridad
se adquiere generalmente hasta que los riesgos y beneficios han pasado a la Institucin.
Antes de que esto ocurra la transaccin para adquirir el activo puede ser cancelada sin
una penalidad significativa, y por lo tanto el activo no es reconocido5...
Al respecto la Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE, para la adquisicin de sus
Activos Fijos establece en primer lugar sus necesidades, adems de la justificacin de
los beneficios futuros que estos Activos Fijos proporcionarn a la Institucin si son
adquiridos.
Sobre esta norma la Universidad., reconoce sus Activos bajo polticas de costo y
utilidad, es decir cuando un activo alcanza un valor que sea significativo, que para la
5
11
empresa se lo consideraba sobre los USD. $ 100,oo y sobre su utilidad cuando este bien
opere por ms de un ao.
Posteriormente en el desarrollo del Manual de procedimientos y tratamiento contable, se
configurar el nivel de autorizaciones que se necesitar para la adquisicin de Activos
Fijos que considere se va ha necesitar.
El costo del activo para la Institucin puede ser cuantificado confiablemente
El segundo criterio para el reconocimiento generalmente se satisface de manera
rpida, porque la transaccin de intercambio que da evidencia de la compra del activo
identifica su costo. En el caso de un activo construido puede hacerse una
cuantificacin confiable del costo, a partir de las transacciones con las partes externas
a la Institucin en la adquisicin de materiales, mano de obra y otros insumos usados
durante el proceso de construccin.6...
Al respecto de este criterio la Universidad normalmente en sus adquisiciones locales,
sean estas de materiales, materia prima y Activos Fijos, las soporta con facturas y
documentos respectivos, teniendo mucho cuidado con las disposiciones y requisitos que
exige el Servicio de Rentas Internas, especficamente con la Ley y Reglamento de
facturacin.
Para el caso de los Activos Fijos construidos, el registro contable que realiza la
Universidad es independiente por cada uno de los tipos de Activos Fijos
...Las propiedades, planta y equipo son a menudo una porcin importante de los
Activos totales de una Institucin, y por lo tanto son significativos en la presentacin de
6
12
su posicin financiera. An ms, la determinacin de si una erogacin representa un
activo o un gasto, puede tener un efecto importante en los resultados de operacin
informados por una empresa.
Al identificar qu constituye una partida separada de propiedades, planta y equipo, se
requiere ejercer un juicio al aplicar los criterios de la definicin a las circunstancias
especficas o tipos especficos de empresas. Puede ser apropiado hacer un agregado
de partidas insignificantes individualmente.
CUANTIFICACIN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y
COMPONENTES DEL COSTO
...Una partida de propiedades, planta y equipo que califica para reconocimiento como
un activo debe ser cuantificada inicialmente a su costo.
Costo de una partida de propiedades, planta y equipo comprende su precio de compra,
incluyendo derechos de importacin e impuestos no reembolsables sobre compra, y
cualesquier costos directamente atribuibles para poner el activo en condicin de operar
para el uso a que se destina; cualesquier descuentos comerciales y rebajas son
deducidos para llegar al precio de compra. Ejemplos de costos directamente atribuibles
son:
a) El costo de preparacin del local;
b) Entrega inicial y costos de manejo;
c) Costos de instalacin; y
d) Comisiones profesionales como de arquitectos o ingenieros.
Cuando el pago de una partida de propiedades, planta y equipo se difiere ms de los
trminos normales de crdito, su costo es el precio en efectivo equivalente; la
13
diferencia entre esta cantidad y el pago total es reconocida como un inters durante el
perodo de crdito, a menos que deba capitalizarse de acuerdo con la Norma
Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 10, referente a Costos de Financiamiento.
Los costos de administracin y otros costos generales indirectos no son un componente
del costo de propiedades, planta y equipo a menos que puedan ser directamente
atribuidos a la adquisicin del activo o a poner el activo en condicin de operar.
Similarmente el arranque y costos similares de pre-produccin no forman parte del
costo de un activo, a no ser que sean necesarios para poner el activo en condiciones de
operar. Las prdidas de operacin iniciales incurridas antes de que un activo alcance
el funcionamiento planeado son reconocidas como un gasto.
El costo de un activo construido es determinado usando los mismos principios que para
un activo adquirido. Si una empresa hace Activos similares para venta en el curso
normal de sus negocios, el costo de este activo es generalmente el mismo que el costo
de producir los Activos para venta. Por lo tanto se eliminan las utilidades internas
para llegar a dichos costos. Similarmente el costo de cantidades anormales de
desperdicio de material, mano de obra, u otros recursos incurridos en la produccin de
un activo construido no se incluyen en el costo del activo. La Norma Ecuatoriana de
Contabilidad NEC No. 10, referente a Costos de Financiamiento, establece criterios
que necesitan ser cumplidos antes que los costos de inters puedan ser reconocidos
como un componente del costo de propiedades, planta y equipo.7....
Como se lo haba manifestado en el tema de reconocimiento de Propiedad, planta y
equipo, los costos que implican la adquisicin y construccin de un Activo Fijo.
7
14
EROGACIONES SUBSECUENTES
...Las erogaciones subsecuentes relacionadas con una partida de propiedades, planta
y equipo que ha sido ya reconocida deben ser aadidas al valor en libros del activo
cuando es probable que fluyan hacia la empresa beneficios econmicos futuros en
exceso del estndar de comportamiento originalmente valorado del activo existente.
Todas las otras erogaciones subsecuentes deben ser reconocidas como un gasto en el
perodo en que son incurridas.
Las erogaciones subsecuentes en propiedades, planta y equipo son slo reconocidas
como un activo, cuando el desembolso mejora la condicin del activo ms all de su
estndar de comportamiento originalmente valorado. Ejemplos de mejoras que
resultan en incremento de beneficios econmicos futuros, incluyen:
a. Modificacin de una partida de planta para alargar su vida til, incluyendo un
aumento en su capacidad;
b. Mejorar las partes de la maquinaria para lograr una mejora sustancial en la
calidad de los productos; y,
c. Adopcin de procesos nuevos de produccin que permitan una reduccin sustancial
en los costos de operacin previamente valorados.
La erogacin por reparacin o mantenimiento de propiedades, planta y equipo se hace
para renovar o mantener los beneficios econmicos futuros que una empresa puede
esperar del estndar de comportamiento originalmente valorado del activo. Como tal,
generalmente es reconocida como un gasto cuando es incurrida.
15
El tratamiento contable apropiado para erogaciones incurridas subsecuentemente a la
adquisicin de una partida de propiedades, planta y equipo depende de las
circunstancias que se tomaron en cuenta en la cuantificacin y reconocimiento iniciales
de la partida relacionada en propiedades, planta y equipo y de s el desembolso
subsecuente es recuperable. Por ejemplo cuando el valor en libros de la partida de
propiedades, planta y equipo ya toma en cuenta una prdida en los beneficios
econmicos, el desembolso subsecuente para renovar los beneficios econmicos futuros
esperados del activo es capitalizado previendo que el valor en libros no exceda a la
cantidad recuperable del activo. Este es tambin el caso cuando el precio de compra
de un activo ya refleja la obligacin de la Institucin de incurrir en el futuro de un
desembolso que es necesario para poner el activo en condiciones de operacin. Un
ejemplo de esto podra ser la adquisicin de un edificio que requiere renovacin. En
tales circunstancias, el desembolso subsecuente se aade al valor en libros del activo al
grado en que pueda ser recuperado por el uso futuro del activo.
Los componentes principales de algunas partidas de propiedades, planta y equipo
pueden requerir reposicin a intervalos regulares. Por ejemplo un horno puede
requerir revestimiento despus de un nmero especificado de horas de uso, o los
interiores de una aeronave como asientos y galeras pueden requerir su reposicin
varias veces durante la vida de la estructura. Los componentes son contabilizados
como Activos separados porque tienen vidas tiles diferentes de las partidas de
propiedades, planta y equipo con las que se relacionan. Por lo tanto, siempre y
cuando se cumplan los criterios de reconocimiento, el desembolso incurrido en reponer
16
o renovar el componente se contabiliza como la adquisicin de un activo reparado y el
activo reemplazado es cancelado.8...
REVALUACIONES
...El valor justo del terreno y edificios es generalmente su valor de mercado para el
uso existente, lo que presupone uso continuo del activo en el mismo negocio o uno
similar. Este valor es determinado por avalo normalmente llevado a cabo por
valuadores profesionalmente calificados.
El valor justo de partidas de planta y equipo es generalmente su valor de mercado
determinado por avalo. Cuando no hay evidencia del valor de mercado a causa de la
naturaleza especializada de la planta y equipo y porque estas partidas son raramente
vendidas, excepto como parte de un negocio en continuidad, son valuadas a su costo de
reposicin depreciado.
Al determinar el valor justo, una partida de propiedades, planta y equipo es valuada
sobre la base de su uso existente. Sin embargo, un activo para el cual es probable el
cambio de uso, es valuado sobre la misma base que otros Activos similares que se
tienen para el mismo uso a que se destinar. Por ejemplo, es inapropiado valuar una
fbrica y el equipo en ella a su valor en uso, mientras que se vala el sitio de la fbrica
al valor abierto de mercado del terreno para un nuevo desarrollo como centro
comercial.
La frecuencia de las revaluaciones depende de los movimientos en los valores justos de
las partidas de propiedades, planta y equipo que se revalan. Cuando el valor justo de
un activo revaluado difiere materialmente de su valor en libros, es necesaria una
revaluacin adicional. Algunas partidas de propiedades, planta y equipo pueden sufrir
importantes y voltiles movimientos en su valor justo necesitando entonces una
8
17
revaluacin anual. Estas reevaluaciones frecuentes no son necesarias para partidas
de propiedades, planta y equipo con slo movimientos insustanciales en su valor justo.
En su lugar puede ser suficiente la revaluacin cada tres o cinco aos.
Cuando una partida de propiedades, planta y equipo es revaluada, cualquier
depreciacin acumulada en la fecha de la revaluacin es:
a) Restablecida proporcionalmente al cambio en el valor bruto en libros del
activo de modo que el valor en libros despus de la revaluacin equivalga a
su cantidad revaluada. Este mtodo es usado a menudo cuando un activo es
revaluado por medio de un ndice a su costo de reposicin depreciado; o
b) Eliminada contra el valor bruto en libros del activo y la cantidad neta
restablecida a la cantidad revaluada del activo. Por ejemplo, este mtodo es
usado para edificios que son revaluados a su valor de mercado.
La cantidad del ajuste que se origina al restablecer o eliminar la depreciacin
acumulada, forma parte del incremento o decremento en el valor en libros que se
maneja.
Cuando una partida de propiedades, planta y equipo es revaluada, la clase completa de
propiedades, planta y equipo a que pertenece ese activo debera ser revaluada..
Una clase de propiedades, planta y equipo es un agrupamiento de Activos de
naturaleza y uso similares en las operaciones de una empresa. Los siguientes son
ejemplos de clases separadas:
a) Terreno;
b) Terreno y edificios;
c) Maquinarias y equipos;
d) Embarcaciones;
e) Aeronaves;
18
f) Vehculos de motor;
g) Muebles y enseres; y
h) Equipo de oficina.
Las partidas dentro de una clase de propiedades, planta y equipo son revaluadas
simultneamente para evitar la revaluacin selectiva de Activos y el informe de
cantidades en los estados financieros que son una mezcla de costos y valores en
diferentes fechas. Sin embargo, una clase de Activos puede ser revaluada por
rotaciones previendo que la revaluacin de la clase de Activos sea completada dentro
de un corto perodo de tiempo y que las revaluaciones se mantengan al da.
Cuando el valor en libros de un activo es aumentado como resultado de una
revaluacin, el aumento debera ser acreditado directamente a patrimonio bajo el
encabezado de supervit por revaluacin. Sin embargo, un aumento por revaluacin
debe ser reconocido como utilidad al grado en que revierta un decremento por
revaluacin del mismo activo previamente reconocido como un gasto.
Cuando el valor en libros de un activo es disminuido como resultado de una
revaluacin, el decremento debera ser reconocido como un gasto. Sin embargo, un
decremento por revaluacin debe ser cargado directamente contra cualquier supervit
por revaluacin relacionado, al grado que el decremento no exceda la cantidad
registrada en el supervit por revaluacin respecto de ese mismo activo.
El supervit por revaluacin incluido en el patrimonio puede ser transferido
directamente a ganancias retenidas cuando el supervit es realizado. El supervit
total puede ser realizado al retiro o disposicin del activo. Sin embargo parte del
supervit puede ser realizado al usarse el activo por la Institucin; en tal caso, la
cantidad del supervit realizada es la diferencia entre la depreciacin basada en el
valor en libros revaluado del activo y la depreciacin basada en el costo original del
19
activo. La transferencia del supervit por revaluacin a ganancias retenidas no se
hace a travs del estado de resultados.9...
RETIROS Y DISPOSICIONES
...Una partida de propiedades, planta y equipo debe ser eliminada de los estados
financieros a su disposicin o cuando el activo es retirado permanentemente del uso y
no se esperan futuros beneficios econmicos por disponer de l.
Las ganancias o prdidas originadas por el retiro o disposicin de una partida de
propiedades, planta y equipo deben ser determinadas como la diferencia entre los
productos netos estimados por la disposicin y el valor en libros del activo y deben ser
reconocidas como utilidad o gasto en el estado de resultados.
Cuando una partida de propiedades, planta y equipo es cambiada por un activo similar,
bajo las circunstancias descritas anteriormente, el costo del activo adquirido es igual al
valor en libros del activo que se dispuso y no resulta ninguna ganancia o prdida.
Propiedades, planta y equipo que se retiran de uso activo y se retienen para su
disposicin se asientan al ms bajo de su costo en libros y su valor neto realizable.
2.3.2. DEPRECIACIN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
(NEC # 13)
DEPRECIACIN
La cantidad depreciable de una partida de propiedades, planta y equipo debe ser
asignada sobre una base sistemtica durante su vida til. El mtodo de depreciacin
9
20
usado debe reflejar el patrn con que los beneficios econmicos del activo son
consumidos por la empresa. El cargo por depreciacin para cada perodo debe ser
reconocido como un gasto a menos que sea incluido en el valor en libros de otro activo.
Al ser consumidos los beneficios econmicos incorporados en un activo por la empresa,
el valor en libros del activo es reducido para reflejar este consumo, normalmente
cargando un gasto por depreciacin. Se hace un cargo por depreciacin an si el
valor del activo excede su valor en libros.
Los beneficios econmicos incorporados en una partida de propiedades, planta y
equipo son consumidos por la empresa principalmente a travs del uso del activo. Sin
embargo, otros factores como obsolescencia tcnica y desgaste mientras un activo est
ocioso, a menudo dan como resultado la disminucin de los beneficios econmicos que
se podra haber esperado estuvieran disponibles por el activo. Consecuentemente
necesitan considerarse todos los siguientes factores para determinar la vida til de un
activo:
a) El uso esperado del activo por la empresa. El uso es valorado por referencia
a la capacidad esperada del activo o su produccin fsica;
b) El desgaste fsico esperado, que depende de factores de operacin como el
nmero de turnos en que se usar el activo y el programa de reparaciones y
mantenimiento de la empresa, y el cuidado y mantenimiento del activo mientras
este ocioso;
c) Obsolescencia tcnica originada por cambios o mejoras en la produccin, o
por un cambio en la demanda del mercado del producto o servicio del activo; y
21
d) Lmites legales o similares sobre el uso del activo, como las fechas de
expiracin de los arrendamientos relacionados.
La vida til de un activo es definida en trminos de servicio esperado del activo para la
empresa. La poltica de administracin de activos de una empresa puede implicar la
disposicin de activos despus de un tiempo especfico o despus del consumo de una
cierta proporcin de los beneficios econmicos incorporados en el activo. Por lo tanto
la vida til de un activo puede ser ms corta que su vida econmica. La estimacin de
la vida til de una partida de propiedades, planta y equipo es asunto de juicio basado
en la experiencia de la empresa con activos similares.
El terreno y edificios son activos separables y se manejan por separado para fines de
contabilidad, an cuando sean adquiridos juntos. El terreno normalmente tiene una
vida ilimitada y por lo tanto no es depreciado. Los edificios tienen una vida limitada y
por lo tanto son activos depreciables. Un aumento en el valor del terreno en que se
encuentra un edificio no afecta la determinacin de la vida til del edificio.
La cantidad depreciable de un activo es determinada despus de deducir el valor
residual del activo. En la prctica, el valor residual de un activo es a menudo
insignificante y, por lo tanto, es insustancial en el clculo de la cantidad depreciable.
Cuando los activos se mantienen al costo y es probable que el valor residual sea
significativo, el valor residual es estimado en la fecha de adquisicin y no se aumenta
subsecuentemente por cambios en precios. Sin embargo cuando los activos se llevan a
valores revaluados, se hace un nuevo estimado en la fecha de cualquiera revaluacin
subsecuente del activo. El estimado se basa en el valor residual vigente en la fecha del
estimado para activos similares que han llegado al fin de sus vidas tiles y que han
operado bajo condiciones similares a aquellas en las que el activo ser usado.
22
Cuando la compra de un activo involucra a la empresa en un desmantelamiento
importante, los costos de remocin y restauracin al fin de la vida til del activo, se
reconocen como gastos en el perodo de vida del activo:
a) Ya sea deduciendo los costos estimados en la determinacin del valor residual
del activo y por lo tanto incrementando el cargo anual por depreciacin.
Cualquier cantidad negativa en los libros es reconocida como un pasivo.
b) O bien, cuando los costos estimados no son deducidos en la determinacin del
valor residual, por medio del reconocimiento de costos como un gasto separado
sobre la vida del activo de tal manera que el pasivo por estos costos es provisto
totalmente al final de la vida til del activo.
Una variedad de mtodos de depreciacin puede usarse para asignar la cantidad
depreciable de un activo en una base sistemtica durante su vida til. Estos mtodos
incluyen el mtodo de lnea recta, el mtodo de saldo decreciente y el mtodo de suma
de unidades. La depreciacin por lnea recta da como resultado un cargo constante
durante la vida til del activo. El mtodo de saldo decreciente da como resultado un
cargo decreciente durante la vida til del activo. El mtodo de suma de unidades da
como resultado un cargo basado en el uso o resultados esperados del activo. El
mtodo usado para un activo se escoge con base en el patrn esperado de beneficios
econmicos y se aplica consistentemente de perodo a perodo a menos que haya un
cambio en el patrn esperado de beneficios econmicos por ese activo.
El cargo por depreciacin por un perodo es generalmente reconocido como un gasto.
Sin embargo, en algunas circunstancias, los beneficios econmicos incorporados por
un activo son absorbidos por la empresa para producir otros activos ms bien que dar
origen a un gasto. En este caso el cargo por depreciacin comprende parte del costo
23
del otro activo y se incluyen en su valor en libros. Por ejemplo la depreciacin de
planta y equipo de manufactura se incluye en los costos de conversin de inventarios.
Similarmente depreciacin de propiedades, planta y equipo usados para actividades de
desarrollo puede ser incluida en costos de desarrollo que se capitalizan.10...
El mtodo utilizado por la Universidad, es el de depreciacin en lnea recta, con
porcentajes establecidos por el Servicio de Rentas Internas para ser considerados como
gastos deducibles en el clculo del Impuesto a la Renta por pagar.
Los gastos por depreciacin son contabilizados para cada uno de los centros de costos y
gastos definidos, de acuerdo a la ubicacin y utilizacin de los activos, por ejemplo los
gastos de depreciacin de equipos de computacin son cargados a los gastos
administrativos.
VIDA UTIL
...La vida til de una partida de propiedades planta y equipo debe ser revisada
peridicamente y, si las expectativas son significativamente diferentes de los estimados
previos, el cargo por depreciacin para el perodo actual y futuros debe ser ajustado.
Durante la vida de un activo puede hacerse evidente que el estimado de vida til es
inapropiado. Por ejemplo, la vida til puede ser alargada por desembolsos
subsecuentes sobre el activo que mejoran su condicin ms all de su estndar de
funcionamiento originalmente valorado. Alternativamente los cambios tecnolgicos o
cambios en el mercado de los productos pueden reducir la vida til del activo. En
tales casos la vida til y por lo tanto la tasa de depreciacin se ajusta para el perodo
actual y futuros.
10
24
La poltica de reparaciones y mantenimiento de la empresa puede tambin afectar la
vida til de un activo o en un aumento de su valor residual. Sin embargo, la adopcin
de tal poltica no niega la necesidad de cargar la depreciacin.11...
Como se lo haba manifestado anteriormente en la norma de depreciacin, al establecer
el Servicio de Rentas los Porcentajes de depreciacin, tambin se est estableciendo la
vida til de los Activos Fijos. Si es el caso que un determinado Activo Fijo tiene una
gran depreciacin, lo que debera hacer la Institucin sera realizar el trmite para
realizar la depreciacin acelerada, trmite que lo veremos ms adelante.
VALOR RESIDUAL
...El valor residual de un activo generalmente es insignificante y puede pasarse por
alto el calcular el importe depreciable. Si hay probabilidad de que el valor residual
sea importante, ste se estima a la fecha de adquisicin del activo o la fecha de
cualquier revaluacin posterior del activo, sobre la base del valor realizable que
prevalezca en esa fecha para Activos similares que hayan llegado al fin de sus vidas
tiles habiendo operado en condiciones semejantes a aquellas en las cuales el activo
ser usado. En todos los casos, del valor residual total, se deducen los costos en que
se espera incurrir al disponerse del activo al fin de su vida til12...
La Universidad no tiene establecido un porcentaje o valor del Activo Fijo como valor
residual, lo que sera importante y necesario, cuando este ya haya sido totalmente
depreciado para ubicar un determinado Activo Fijo o establecer un valor simblico para
la venta de este en el caso de que se lo efecte.
11
12
25
MTODOS DE DEPRECIACIN
...El mtodo de depreciacin aplicado a propiedades, planta y equipo debe ser
revisado peridicamente y, si ha habido un cambio significativo en el patrn esperado
de beneficios econmicos por ese activo, el mtodo debe ser cambiado para reflejar el
patrn cambiado. Cuando es necesario un cambio en el mtodo de depreciacin, ste
debe ser contabilizado como un cambio en el estimado contable. El cargo por
depreciacin para el perodo actual y futuro debera ser ajustado13 ...
En cuanto a la depreciacin la Universidad, maneja los porcentajes establecidos por el
Reglamento de la Ley de Rgimen Tributario Interno en su artculo 21 numeral 6.
Actualmente en ningn caso la Universidad a utilizado otro tipo de depreciacin, sin
embargo existen Activos que deberan ser considerados en su vida til y someterse a
otro tipo de depreciacin con la autorizacin del S.R.I., como es el caso de equipos de
computacin, a pesar de haberse modificado estos porcentajes en el ao 2001.
2.3.3. REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
2.3.3.1. TRANSFERENCIA DE BIENES
La Ley de Rgimen Tributario en lo relacionado con el Impuesto al Valor Agregado, en
el artculo 51 el cual nos habla sobre el objeto del impuesto, nos dice que se gravar al
valor de la transferencia de dominio o la importacin de bienes muebles de naturaleza
corporal, como hemos visto entonces el criterio es muy claro y no gravar IVA sobre la
transferencia de bienes inmuebles.
13
26
Sin embargo cuando hablamos de Activos Fijos, muchas ocasiones pensamos que si
realizamos ventas de estos no debemos gravarlos con el Impuesto al Valor Agregado
porque este solamente ser para cuando transferimos bienes de manera habitual, un
concepto errneo, ya que en el Reglamento de Aplicacin a la Ley Rgimen Tributario
Interno, nos da la norma muy clara para la venta de Activos que se encuentren gravados
con el IVA, estableciendo que se proceder con los otros bienes que no corresponden
al giro ordinario del negocio del sujeto pasivo.
Un Activo Fijo se encuentra gravado con tarifa 0% de IVA, cuando existan los
siguientes casos:
1.- Cuando este Activo Fijo es un bien inmueble, porque el impuesto al Valor
Agregado no grava a la transferencia de bienes inmuebles.
2.- Cuando el Activo Fijo ha sido donado, porque nos encontraramos en uno de los
casos que establece el artculo No. 53 numeral 5 de la L.R.T.I.
2.3.3.2. DONACION DE ACTIVOS. TRAMITE
Para dar de baja a los Activos Fijos tenemos dos opciones:
1. La venta de estos Activos Fijos (Ingreso gravado)
2. La donacin (deducible, pero por ser dado de baja) con documento pblico.
Para dar de baja estos Activos Fijos, deberamos realizar lo que nos establece el artculo
20, del Reglamento de la Ley Rgimen Tributario Interno, es decir mediante declaracin
jurada firmada por el representante legal, bodeguero y contador, en la que se establecer
la destruccin o donacin de los bienes a una entidad pblica u organizacin no
gubernamental con estatutos aprobados por el Estado. En el acto de donacin
27
comparecern, en unidad de acto, el representante legal de la institucin beneficiaria de
la donacin o su delegado y el donante o su delegado.
Actualmente la Universidad Tecnolgica Equinoccial, mantiene varios Activos que
deberan someterse a este trmite, como equipos de computacin obsoletos, muebles en
desuso, mquinas de escribir, etc.
2.3.3.3. DEPRECIACION. PORCENTAJES DEDUCIBLES IMPUESTO A
LA RENTA
El mtodo porcentual o legal, establece los porcentajes de acuerdo a la Ley de Rgimen
Tributario Interno, los cuales se podrn considerar como bases de los gastos deducibles,
para efectos de determinacin de la utilidad gravable para el clculo del Impuesto a la
Renta.
El Reglamento de la Ley de Rgimen Tributario Interno, establece los porcentajes
legales de depreciacin por grupo de Activos Fijos, es as como se establecen los
porcentajes para:
Inmuebles, (excepto terrenos) naves, aeronaves, barcazas y similares. 5% anual
Instalaciones, maquinarias y equipos muebles. 10% anual
Vehculos, equipos de transporte y equipo caminero mvil. 20% anual
Equipos de computo y software. 33% anual
Porcentajes sobre los cuales la depreciacin ser considerada como gastos deducibles,
para el clculo del Impuesto a la Renta14.
14
Reglamento L.R.T.I. ltima reforma del 31 de diciembre del 2001, R.O. 345
28
2.3.3.4 METODOS DE DEPRECIACIN
2.3.3.4.1. DEPRECIACIN ACELERADA.
Mediante este procedimiento obtenemos una depreciacin ms rpida en ciertos aos
dependiendo de las caractersticas del bien y el criterio de prdida de funcionalidad del
bien.
Los porcentajes determinan una tabla de depreciacin acelerada o retardada que
compensan mutuamente las disminuciones o aumentos durante los primeros aos y/o
ltimos aos.
Los criterios para aplicar estos mtodos se originan en el anlisis que un activo durante
los primeros aos no requiere de un mantenimiento constante, de igual manera durante
los primeros aos brinda mayor servicio y sufre mayor desgaste.
TRAMITE:
Para realizar una depreciacin acelerada se realizar una solicitud ante el Servicio de
Rentas Internas que bsicamente contendr:
Identificacin del contribuyente, nmero de RUC
Antecedentes de hecho
Antecedentes de derecho
Peticin concreta
Adjunto a la solicitud se enviar:
29
Nombramiento del representante legal
Archivo magntico conteniendo el listado de los Activos a ser depreciados
aceleradamente
Cuadro en la cual se detalla, fecha de origen, tabla de depreciacin, mtodo de
depreciacin utilizado
Facturas y documentos de garanta de servicio
Estado de resultado de los aos en que se han realizado las depreciaciones de los
bienes objeto de esta peticin.
Direccin de la notificacin
Conjuntamente con la firma del representante legal deber firmar la abogada
patrocinadora, quien representar a la empresa.
Este procedimiento de depreciacin se debera considerar en la Universidad, puesto que
existen equipos, en los Centros de Produccin de la UTE, que han quedado obsoletos
por cambios de procesos o por capacidad de produccin insuficiente. Tambin existe el
caso de equipos de computacin que por el avance tecnolgico han quedado
desactualizados o con bajos niveles de capacidad procesamiento de datos, como es el
caso de computadores personales.
30
CAPTULO III
DIAGNSTICO DEL MANEJO ACTUAL DE ACTIVOS

FIJOS EN LA UNIVERSIDAD TECNOLGICA
EQUINOCCIAL.
La Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE, trabaja bajo los siguientes lineamientos:
VISIN: El poder ampliar el horizonte hacia el universo,
responder como ciudadanos del mundo a las nuevas
exigencias de la globalizacin y aportar realmente al
progreso del Ecuador
EXCELENCIA: El rigor cientfico y el uso eficaz de todos los recursos
tecnolgicos disponibles, al mximo de especializacin
y competencia.
LIDERAZGO: La capacidad para definir objetivos propios y la
decisin para emprender en ellos, firmeza para
implantar derechos y para hacer cumplir obligaciones,
con energa, dinamismo y creatividad, pero sobre todo
con el ejemplo.
31
La Universidad Tecnolgica Equinoccial responde a los desafos del mundo actual,
incorporando en su quehacer acadmico los ltimos adelantos cientficos y tecnolgicos
para desarrollar nuevas alternativas profesionales para la juventud.
En el marco de la filosofa humanista, que centra su eje de accin en el desarrollo
integral del estudiante como ser humano, cultivando en l sus valores ticos, motivando
su sensibilidad hacia el arte y la cultura y fomentando, particularmente, un alto sentido
de responsabilidad hacia la sociedad.
3.1. PROCEDIMIENTOS QUE SE APLICAN PARA EL REGISTRO
CONTABLE Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA U.T.E.
3.1.1. INVERSIN DE ACTIVOS EN LA UTE DURANTE LOS
ULTIMOS 3 AOS DE ACTIVIDAD.
INVERSION ACTIVOS FIJOS 3 ULTIMOS AOS
2002 2001 2000

TERRENOS 3.512.808 3.282.829 3.256.000
EDIFICIOS 4.626.993 4.319.000 4.319.000
MUEBLES Y ENSERES 969.540 850.145 949.000
EQUIPO DE OFICINA 256.230 135.123 352.100
EQUIPO COMPUTACIN 264.120 256.753 321.200
MAQUINARIA 135.465 227.400 227.400
VEHCULOS 154.591 153.300 163.300
EQUIPO AUDIOVISUALES 372.253 98.450 310.200
TOTAL 10.292.000 9.323.000 9.898.200
FUENTE: ESTADOS FINANCIEROS UTE AOS 2000,2001,2002.

AUTOR: JORGE GUERRERO.
32
Como podemos observar durante los 3 ltimos aos la inversin en activos fijos ha sido
muy importante, destacndose la de muebles y enseres, as tambin podemos observar
que en los aos 2000 y 2002, la inversin en la adquisicin de activos fijos a nivel total
son los aos que mayores movimientos tuvieron.
En el ao 2001, la inversin alcanza el nivel ms bajo debido a mltiples factores,
destacndose principalmente al proceso de dolarizacin y la quiebra del sector bancario
en donde la Universidad mantena altos valores en Inversiones.
Analizando la inversin ao por ao encontramos que en el ao 2002, muebles y
enseres representa un 12.32%, equipo de oficina el 12.49%, equipos audiovisuales
28.25% y equipo de computacin 1.2% del total de adquisiciones de este ao.
En el ao 2001, existe una diferencia en menos del total de activos fijos con relacin a
ao 2000, en un valor total de $ 572.200, que representa un 6.13%, esto se debe a un
anlisis ms profundo sobre la aplicacin de las depreciaciones acumuladas calculadas
por la Universidad durante el ao 2000, el ajuste se lo realiza en el ao 2001.
3.1.2. ANLISIS DE ACTIVOS FIJOS FRENTE A ACTIVOS TOTALES
2002 2001 2000
ACTIVOS FIJOS NETOS 10.292.000 9.323.000 9.898.200

ACTIVOS TOTALES 12.619.192 12.296.762 11.902.000
RELACION % 81.55% 75.82% 83.16 %
FUENTE: ESTADOS FINANCIEROS UTE AOS 2000,, 2001, 2002

AUTOR: JORGE GUERRERO
33
Los activos fijos en el ao 2000 representaron el 83.16% del total de los activos de la
Universidad Tecnolgica Equinoccial.; para el ao 2001 desciende al 75.87%, y en el
ao 2002 alcanza el 81.55% del total de activos.
3.1.3. DEFINICIN DE LOS TIPOS DE ACTIVOS FIJOS CON QUE CUENTA
LA UTE.
TERRENOS: Son los terrenos donde fsicamente se encuentran ubicadas las
instalaciones de la Universidad.
Ejemplo:
Terreno de la sede de la Universidad.
EDIFICIOS: Estn constituidos por las edificaciones de la Universidad que incluyen
oficinas, aulas, laboratorios, bodegas
Ejemplo:
Oficinas administrativas
Aulas para los estudiantes.
Laboratorios de Computacin
Laboratorios de Idiomas.
Bodega de materiales
INSTALACIONES: Estn conformadas por las adecuaciones a la planta que se han
realizado para seguridad y mejor operacin de la Universidad.
Ejemplo:
Sistema de cableado para informtica
MUEBLES Y ENSERES: Son activos fijos de muy alta rotacin, aqu encontramos
34
muebles de madera y metal, pupitres, pizarrones, franelgrafos, etc.
entre otros, que generalmente se encuentran en el rea administrativa y
educativa.
Ejemplo:
Escritorios para la parte administrativa.
Sillones para gerencias
Anaqueles archivadores
Repisas para oficinas
Ventiladores
Mquinas sumadoras
Mquinas de escribir
EQUIPO DE PROCESAMIENTO DE DATOS: Son todos los equipos de computacin,
software y hardware, equipos de procesamiento de informacin y
telecomunicaciones.
Ejemplo:
Computadoras porttiles
Computadoras Pentium II, III, IV
Impresoras matriciales
Impresoras de burbuja
Impresoras lser
Reguladores de voltaje
UPS
Modems
Scanner
Licencias de operacin .
35
EQUIPO DE TRANSPORTE: Son los vehculos de uso de ejecutivos, del departamento
de compras, del departamento administrativo,
3.2. ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS:
El Departamento Financiero dela Universidad establece anualmente su programa de
inversiones, lo que servir de base para el presupuesto del ejercicio econmico anual.
Cada departamento centraliza los requerimientos de inversiones en Activos Fijos hacia
la Direccin Financiera y Vicerrectorado General Acadmico.
Prcticamente solo se sabe cuando se adquiere un activo fijo y sobre el control contable,
a travs de cada una de las cuentas destinadas para la inversin.
La Universidad adquiere sus activos de las siguientes modalidades:
- compra local
- construccin local
3.2.1. COMPRA LOCAL:
PROCESO DE COMPRA LOCAL DE ACTIVOS FIJOS:
1. El departamento interesado elabora el pedido, al Vicerrector General Acadmico
o al Director Administrativo - Financiero de acuerdo a la necesidad y al
presupuesto establecido.
36
2. El encargado de las compras locales realiza la cotizacin respectiva, el anlisis
de cotizaciones y la adjudicacin
3. Una vez que el cheque se encuentra lista se procede a la adquisicin.
4. El Departamento de Bodega coordina la entrega del activo. Dependiendo de las
caractersticas del bien como su peso, volumen, delicadeza, etc., pueden ser
recibidos en la bodega o directamente en las instalaciones de la dependencia.
5. El proveedor enva el bien comprado, conjuntamente con la factura y nota de
entrega, a la Universidad.
6. El Guardalmacn algunas veces en coordinacin con el Departamento respectivo
firma como recibido previa la inspeccin del bien. Debe, a la mayor brevedad
posible, reportar cualquier falla en el funcionamiento al departamento de
compras.
7. Dependiendo de las condiciones finalmente se procede a cancelar la factura
correspondiente.
3.2.2. CONSTRUCCIN DE ACTIVOS FIJOS:
Generalmente dentro de este concepto estn edificios, muebles y enseres.
Los costos que implican el proceso de construccin de un activo fijo son
acumulados dentro de una cuenta especfica, una vez concluida la construccin
del activo, se liquida el costo total del activo, valor con el cual el bien es
activado.
3.3. VENTA DE ACTIVOS
Generalmente la venta de activos fijos, se produce en aquellos que ya han
cumplido su vida til, como equipos de computacin, vehculos a un valor
contable, fsicamente siguen funcionando y son servibles.
37
As por ejemplo cuando los equipos de computacin utilizados en los
laboratorios, cuando estos han cumplido su vida til, generalmente son vendidos
a un valor simblico o donados.
3.4. TRANSFERENCIA DE ACTIVOS
El traslado y movimiento de activos fijos en la Universidad, se lo est realizando
sin ningn procedimiento preestablecido, se ha perdido el control de los activos
fijos, afectando de esta manera la ubicacin de aquellos que ya estaban
codificados e identificados, por ejemplo cuando se cambia un monitor a un
computador este se lo saca a mantenimiento fuera de la planta y no hay
documento que indique de donde o a donde se lo mueve, otro caso es el de
remodelaciones en las oficinas, se cambian de muebles y se modifican
estaciones de trabajo, desubicando totalmente a aquellos activos que
inicialmente formaban parte de esa oficina.
3.5. INVENTARIO DE ACTIVOS
La Universidad no tiene un esquema definido para el inventario de activos fijos,
es ms prcticamente no se lo hace, la ltima vez que se lo efecto fue en el ao
2000, el inventario se lo realiz con personal propio de la Universidad, con la
cual se realiz un levantamiento total de los activos fijos, adems se aprovech
la ocasin para codificar sin ninguna estructura prediseada.
Por esta razn para manejar un control ms actualizado y ahorrar recursos
utilizando los propios de la Universidad, se debera estructurar un plan de
38
inventarios de activos fijos, por lo menos anual o cada dos aos al ciento por
ciento.
3.6. MANEJO CONTABLE DE LOS MOVIMIENTOS DE
ACTIVOS
Actualmente no existe un procedimiento formal sobre el manejo de activos fijos
en la Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE, si bien es cierto se ha
mantenido un esquema para dicho control, pero que en el transcurso de los aos
se fue dejando de aplicar.
Las propiedades, planta y equipo se muestran al costo histrico o valor ajustado
y convertido a dlares de acuerdo con lo establecido en la NEC 17, segn
corresponda menos la correspondiente depreciacin acumulada. El monto neto
de las propiedades, planta y equipo no excede su valor de utilizacin econmica.
nicamente el control es contable, as por ejemplo cuando se requiere activar un
bien, lo que se hace es preparar un reporte, con el nombre de la unidad
administrativa, o cuando ya se ha terminado la construccin del activo, y cuando
todos los desembolsos de dinero para ste, ya estn registrados, se procede a
totalizar el valor y liquidar el activo.
Como inicialmente los registros se iban cargando a la cuenta de proyectos en
curso lo que se hace en la liquidacin es transferir el valor liquidado a la cuenta
de adquisicin del Activo Fijo a afectarse.
39
En el caso de la compra de un activo, directamente se registra en el valor de adquisicin
del tipo de Activo Fijo a afectarse.
Los Activos Fijos son controlados a travs del mdulo ACTIVOS FIJOS, dentro del
sistema computacional SAFI, cuando existe la adquisicin de un activo fijo, se ingresa
al sistema con un cdigo que lo identifica, adems al grupo al que pertenece (ejemplo:
computadoras, escritorios, pupitres, etc.), el porcentaje de depreciacin y el centro de
costo o gasto al que la depreciacin se cargar, cuando se corra el proceso de
depreciacin o de amortizacin de Activos Fijos en el mdulo indicado, afectando al
perodo contable que se est procesando.
El valor de los activos y la depreciacin acumulada de los elementos vendidos o
retirados se descargan de las cuentas correspondientes cuando se produce la venta o el
retiro y el resultado de dichas transacciones se registra cuando se causa.
Los gastos de mantenimiento y reparaciones menores se cargan a los resultaos del ao.
La depreciacin de los activos se registra con cargo a las operaciones del ao, utilizando
tasas que se consideran adecuadas para depreciar el valor de los activos durante su vida
til estimada, siguiendo el mtodo de lnea recta, mtodo acorde con lo establecido en el
Reglamento a la Ley de Rgimen Tributario Interno.
40
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CONTABLE ACTUAL QUE LA UNIVERSIDAD APLICA EN LA ADQUISICIN DE
LOS ACTIVOS FIJOS.
AREA BODEGA DIRECCIN SECCION CONTABILIDAD TESORERIA
SOLICITANTE FINANCIERA COMPRAS
COMPRUEBA AUTORIZA LA RECIBE RECIBE

LA ADQUISICIN SOLICITUD A - RECIBE CHEQUE
SOLICITUD A EXISTENCIA Y ENTREGA A BODEGA. SOLITUD DE FIRMADO Y
BODEGA DE EN STOCK. LA SECCION SOLICITA COMPRA. PAGA AL
UN BIEN COMPRAS OFERTAS - ELABORA PROVEEDOR.
ORDEN DE
PAGO.
-CONTABILIZA
CON CARGO A
NO ACTIVOS
EXISTE SOLITUD A ANALISI DE FIJOS.
SOLICITUD A EN BODEGA OFERTAS Y CHEQUE
BODEGA STOCK AUTORIZANDO ADJUDICACION LEGALIZADO Y
LA COMPRA PAGA .
ORDEN DE
PAGO Y
CHEQUE
SI
DESPACHA EL
FIN
BIEN AL AREA
INTERESADA
RECIBE
ORDEN DE
PAGO Y
FIRMA
CHEQUE.
41
Como resultado de la investigacin y el estudio realizado en la Universidad
Tecnolgica Equinoccial sobre el proceso que mantiene la Universidad en la
adquisicin y tratamiento contable de los bienes de activo fijo, se manifiesta lo siguiente
Cada una de las reas que conforman la Universidad Tecnolgica Equinoccial,
mantiene en su poder formularios de Solicitud a Bodega, o en cuyo caso el pedido de
bienes de activo fijo lo realizan mediante una solicitud dirija a las autoridades de la
Universidad, principalmente al seor Vicerrector General Acadmico o al seor
Director Administrativo Financiero de la UTE, para su autorizacin.
El pedido de los bienes de activo fijo o Suministros y Materiales de Control, es
entregado en la bodega , a fin de determinar si existe o no en stock, en caso de que el
bien exista en stock de bodega, el mismo es despachado y entregado al rea solicitante.
En caso de que el bien no exista, el pedido es entregado a la Seccin de Compras, la
misma que solicita en el mercado local, proformas.
Realiza el estudio de las ofertas llegadas y procede a la adjudicacin.
El anlisis de las ofertas y la adjudicacin se entrega al seor Director Administrativo
Financiero para la autorizacin de compra.
Autorizada la compra, el pedido con todo el estudio se entrega al Departamento de
Contabilidad, quienes elaboran la respectiva Solicitud de Egreso y el cheque respectivo,
imputando contablemente en la jornalizacin, dbito a la cuenta de activo fijo, con
crdito a bancos.
La orden de Egreso con el cheque correspondiente , se entrega al seor Director
Administrativo Financiero para la firma en el cheque correspondiente y entrega a la
Tesorera de la Universidad.
42
La Tesorera de la Universidad, en algunos casos paga directamente la proveedor, quien
manifiesta haber entregado el o los bienes a la bodega o al rea correspondiente; en
otros casos personal o funcionarios de la Universidad, proceden a la adquisicin de los
bienes directamente en la Casa Comercial y entran a bodega o al rea interesada los
bienes, objeto de la compra.
La Orden de egreso debidamente legalizad regresa al departamento de Contabilidad en
donde se la archiva.
Al respecto se debe establecer que el proceso de compra o adquisicin de activos fijos,
existen muchos nudos o cuellos de botella, en donde se pierde la secuencia del trmite,
as como el debido registro y control que debe existir al respecto, esta puntualizacin las
comento a continuacin.
Se debe mantener un formulario nico para el pedido de bienes de activo fijo, el mismo
que debe ser entregado por la bodega de la Universidad a fin de evidenciar si lo que se
va a pedir o solicitar existe o no en el stock.
El pedido de los bienes de activo fijo, debe hacerse en base a lo presupuestado, si al
elaborar la pro forma presupuestaria se considera o no la adquisicin de ciertos bienes.
En funcin del dato anterior, se debe nominar a una autoridad dentro de la Universidad,
la misma que sea la encargada de autorizar la adquisicin de bienes, que por lo general
debera ser el seor Director Administrativo Financiero de la Universidad, quien a su
vez antes de la autorizacin de compra puede solicitar la disponibilidad presupuestaria,
43
esto permitir ser un poco ms disciplinados en los pedidos realizados y a su vez el
departamento financiero puede a travs de un flujo de caja mensual, normar y
disciplinar las adquisiciones y los gastos que realiza la Universidad.
La Seccin de Compras de la Universidad, debera mantener un banco de proveedores,
el miso que deber ser constantemente actualizado, de este banco de proveedores
solicitar ofertas, en sobre cerrado, las mismas que se debern abrirse en el seno de una
comisin de adquisiciones, a fin de transparentar la adquisicin y la adjudicacin.
El verdadero problema en la adquisicin de bienes de activo fijo se refleja el momento
de elaborar el Egreso, en el departamento de Contabilidad, en virtud de que en este
momento se debita a la cuenta de Activo Fijo, sin que el bien se haya entregado en
bodega de la Universidad.
Otro nudo o cuello de botella se presenta al momento de realizar la entrega del bien, el
mismo que en muchos de los casos se entrega al rea interesada, sin que pase por
bodega, para el control, sin que el bien se a debidamente codificado y sin que se haga la
entrega de responsabilidad o de tenencia del bien al funcionario o empleado de la
Universidad.
Esto conlleva a mltiples problemas o riesgos que pueden presentarse en lo posterior:
La Contabilidad no tiene la certeza de que el bien se encuentre entregado en la
Universidad, sin embargo se encuentra cargado a la cuenta de Activos, para evitar este
riesgo se est sugiriendo la implementacin de un Informe de Recibo que es elaborado y
44
certificado por el guardalmacn, en este documento de est certificando el ingreso del
bien a bodega, para su codificacin y posterior entrega del bien al funcionario o
empleado responsable de su custodia, entrega que se la realizar mediante el
comprobante respectivo, a fin de que la Unidad de Activos Fijos, cargue en el registro
individual de bienes de activo fijo, al funcionario o empleado responsable de su
custodia. Adems , una copia del documento Informe de Recibo se entregar al
proveedor quien se acercar a la Tesorera de la Universidad a cobrar, con la seguridad
de que el bien se encuentra en bodega.
De todo este movimiento, el guardalmacn reportar mensualmente a la Contabilidad y
a la Unidad de Activos Fijos, para un mejor control y conciliacin.
Con el sistema que mantiene actualmente la Universidad, para el control y registro de
los activos fijos, existe mucho riesgo en el manejo de los activos fijos, porque la
Contabilidad, en primer lugar, no concilia la parte fsica, no conoce la ubicacin de los
bienes en la Universidad, los bienes no se encuentran codificados, no mantiene un
registro de tenencia de bienes, es decir que el registro contable , en la actualidad no
coincide con la parte de fsica.
45
CAPITULO IV
TRATAMIENTO CONTABLE Y MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE
ACTIVOS FIJOS A APLICARSE EN LA
U.T. E.
4.1. TRATAMIENTO CONTABLE
La elaboracin de este Manual es un aporte para que la Direccin Administrativa
Financiera, el Departamento de Contabilidad y Bodega de la Universidad.
puedan manejar de mejor forma el control de los activos, logrando un mayor
aprovechamiento de su capacidad de operacin.
El volumen de las operaciones, el monto significativo de los recursos financieros
invertidos por la Universidad en bienes de naturaleza relativamente permanente,
que se utilizan para el desarrollo de las actividades acadmicas, administrativas,
financieras, tcnicas y la ausencia de un instrumento normativo general,
determina la necesidad de que la Institucin de Educacin Superior, cuente con
instrumento que le permitan manejar de mejor manera sus activos fijos.
En el presente Manual se establecen guas y procedimientos, cuyo propsito
principal es velar por la ptima administracin y control de los recursos
materiales de manera que se posibilite, la localizacin de las unidades
administrativas donde estn ubicados, la identificacin de los custodios y
usuarios de los bienes, la apropiada interrelacin entre el control contable y
46
fsico mediante la aplicacin de cdigos preestablecidos y el uso de registros,
formularios y reportes uniformes.
Con la finalidad de robustecer el Control Interno y asegurar la validez de los
registros e informes, se prev en forma complementaria, el uso de tarjetas a
nivel de cada una de las dependencias universitarias, a travs de las cuales se
identificarn a los custodios como a los caucionados en quienes recae la
responsabilidad sobre el uso, conservacin de los bienes.
La informacin que contienen stos registros debern ser conciliados
peridicamente en los reportes que producir la seccin de Activos Fijos, a
efecto de que la Contabilidad realice los ajustes que pudieran derivarse de esta
labor.
El presente manual incorpora adems los procedimientos que deben aplicarse
para los ingresos y egresos de los bienes originados en la compra-venta,
fabricacin, donacin, traspasos internos, as como para el mantenimiento,
entrega recepcin constataciones fsicas de los bienes.
Las personas encargadas de estos controles debern tener conocimiento total de
su funcionamiento para su correcta y completa aplicacin, exactamente en la
forma descrita en este manual y utilizando los registros correspondientes.
Para la correcta aplicacin de lo descrito en el presente manual, se sugiere la
creacin de una Unidad Administrativa llamada Control de Activos Fijos, la
misma que tendr como funcin principal el registro y el control peridico de
todos los bienes de propiedad de la Universidad.
nicamente se efectuarn cambios cuando stos sean autorizados por la
Direccin Administrativa Financiera.
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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SECCION
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
DIRECCIN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
SECCION
CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REGISTRO CONTROL
PERIODICO
48
SECCION DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
OBJETIVOS:
1.- Facilitar la Entrega oportuna de informacin relacionada con los activos fijos,
en forma concisa y clara para la toma oportuna de decisiones.
2.- Identificar con precisin a los usuarios, custodios y unidades donde se ubican los
activos fijos.
3.- Vincular apropiadamente el control contable con la administracin y custodia.
FUNCIONES:
Son funciones dela seccin de Control, de Activos Fijos las siguientes:
1.- Planificar, organizar, dirigir y ejecutar las actividades relacionadas con el
registro detallado y control delos activos fijos de la Universidad.
2.- Mantener registros actualizados delos activos fijos dela Universidad tecnolgica
equinoccial.
3.- Preparar y entregar oportunamente al Jefe de Contabilidad el plan Anual de
actividades.
4.- Disear, aplicar y actualizar el subsistema de registro y control de activos fijos,
descrito en el presente manual.
5.- Codificar cada uno delos activos fijos de la Universidad.
6.- Realizar constataciones fsicas y determinar oportunamente las desviaciones de
control interno significativas respecto a la utilizacin y conservacin de los
activos fijos con relacin a los planes y programas, especificando sus causas y
presentando las recomendaciones que se estime pertinentes.
49
7.- Intervenir en los distintos trmites de bajas, transferencias gratuitas, ingresos,
egresos, traspasos de tenencia de activos fijos y preparar las actas
correspondientes.
8.- Controlar que las distintas unidades administrativas mantengan informacin
adecuada, confiable y oportuna sobre el movimiento de sus activos fijos para
fines de conciliacin con los registros de la seccin Control de Activos Fijos.
9.- Producir informacin trimestral sobre las existencias de activos fijos en cada
unidad administrativa, a fin de que stas concilien con sus propios registros.
10.- Suministrar al jefe de Contabilidad, dentro de los diez primeros das del mes
siguiente, un informe que contenga, los movimientos del mes producidos en los
activos fijos de la Universidad Tecnolgica equinoccial.
11.- Entregar a las autoridades universitarias, cuando lo soliciten la informacin que
sea requerida.
12.- Informar trimestralmente al Director Administrativo Financiero sobre los
bienes que se encuentran disponibles y almacenados en la bodega.
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
4.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ACTIVOS
FIJOS
4.2.1. ALCANCE Y OBJETIVOS
ALCANCE
El presente manual es de aplicacin obligatoria en todas las unidades
administrativas que conforman la Universidad Tecnolgica Equinoccial a nivel
nacional, el mismo que permitir administrar y controlar los activos fijos de la
Universidad en forma independiente del volumen de bienes que disponga y de la
ubicacin. Comprende todos los activos fijos de propiedad de la Institucin y a
aquellos que por convenios, acuerdos, contratos de comodato o cualquier otra
forma de cesin que no implique transferencia de dominio, sean entregados y/o
recibidos de otros entes para su uso en forma temporal.
La aplicacin de la presente normatividad rige para todos los funcionarios y
empleados de la Universidad Tecnolgica Equinoccial sujetos al Cdigo de
Trabajo, servicios profesionales, contratos civiles, y, aquellos que por efectos de
acuerdos o convenios se encuentren prestando sus servicios en la Universidad y
tengan bajo su responsabilidad la administracin, uso, custodia o control de
activos fijos de la Institucin.
51
===================================================================================
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Definir un conjunto de criterios tcnicos normativos de carcter prctico,
que permitan una eficiente administracin y control de los activos fijos,
apoyado en medidas orientadas a salvaguardar los diversos recursos
materiales de la Universidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
- Determinar mecanismos de coordinacin entre el control contable y el
fsico, a fin de facilitar el registro e identificacin de los bienes y
disponer de informacin til y oportuna para la toma de decisiones y la
adopcin de acciones correctivas cuando fuere necesario.
- Formular las polticas bsicas sobre las cuales deben manejarse los
movimientos de activos fijos.
- Establecer procedimientos apropiados para controlar las adiciones y
retiros de activos fijos bajo la modalidad de compra / venta y
arrendamiento mercantil.
- Sistematizar los Registros, formularios y procedimientos tendientes a
mejorar la administracin de los bienes en lo que respecta al ingreso,
egreso, traspaso, toma fsica, entrega recepcin, mantenimiento y
proteccin de los mismos.
52
===================================================================================
- Establecer procedimientos para transferencias y otro tipo de movimientos
internos de activos fijos.
- Delinear un adecuado esquema de aprobaciones y autorizaciones,
enmarcado en las polticas globales establecidas por la Universidad.
- Proporcionar al usuario una gua e instrumentos de consulta para la
eficiente y oportuna aplicacin de este manual.
- Hacer que se cumplan todas las normas y polticas determinadas en este
manual.
- Establecer un adecuado manejo administrativo de los activos fijos como
de la documentacin de respaldo.
- Fijar responsabilidades en quienes intervienen en los procesos
administrativos de esta rea.
- Asegurar el correcto y oportuno registro contable de las operaciones
relacionadas a los Activos Fijos.
POLTICA
- Atender los requerimientos de bienes, a base de las necesidades reales
tanto operacionales como funcionales de las diferentes reas de la
Universidad.
- Optimizar los trmites, a fin de lograre eficiencia en la recepcin,
almacenamiento, control y entrega de los bienes.
- Contar con una herramienta actualizada acorde con los requerimientos de
la Universidad Tecnolgica equinoccial, que norme, regule y respalde las
administracin de los activos fijos y el control de los bienes de
conformidad con los principios y disposiciones generales promulgadas
sobre la materia.
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===================================================================================
4.2.2. CONSIDERACIONES GENERALES
La base legal para la aplicacin del presente manual se la hace tomando como
referencia la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC 12, esta norma debe ser
aplicada en la contabilizacin de propiedades, plata y equipo, excepto cuando
esta norma ecuatoriana de contabilidad exija o permita tratamiento contable
diferente.
CONCEPTO DE ACTIVO FIJO
Bienes que NO se transforman ni entran a formar parte de un conjunto y, que por
su naturaleza, duracin o costo, deben ser registrados y controlados
contablemente a travs de cuentas especficas en los libros auxiliares.
Son bienes a ser usados en el desarrollo de las operaciones de la Institucin, que
no estn destinados a la venta, que su vida til sea mayor a un ao, que su costo
sea representativo y que fuera a generar un valor econmico en el futuro.
Cuando estn en servicio, se entrega a la custodia y responsabilidad de algn
empleado o funcionario de la Universidad, registrndose dicha asignacin en
tarjetas personales de tenencia de bienes.
REGISTROS
A fin de conciliar con los informes producidos por el sistema de Control de
Activos Fijos, se mantendrn registros de control individuales de los activos
fijos en cada una de las dependencias donde se hallen ubicados los bienes.
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===================================================================================
Mediante procesos automatizados, la seccin de Control de Activos Fijos, ser la
responsable de producir la informacin relativa a los mismos, en la base de los
correspondientes registros, que se mantendrn en archivos magnticos.
Para este efecto se han diseado registros que contienen, la informacin
relacionada con las caractersticas de los bienes, el cdigo asignado en cuanto a
la ubicacin, al usuario delos mismos, al tipo de bien, y el nmero especfico de
ingreso a la Universidad.
4.2.3. POLTICAS DE CAPITALIZACIN DE ACTIVOS FIJOS
INGRESO DE BIENES AL PATRIMONIO DE LA UNIVERSIDAD
Todos los bienes que la Universidad adquiera por compra, transferencia gratuita,
legados o donaciones sern registrados como parte del patrimonio institucional,
para cumplir con esta disposicin se han diseado los procedimientos y
formularios correspondientes.
EGRESO DE LOS BIENES.
Al producirse la venta de bienes de activo fijo mediante cualquiera de las
modalidades, llmese esto remate en sobre cerrado, al martillo, venta directa, o
al producirse una baja o la transferencia gratuita de bienes, se proceder a la
respectiva actualizacin de los registros. Para todas las operaciones de egreso se
han diseado los correspondientes procedimientos y formularios.
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===================================================================================
TRASPASO DE LOS BIENES
El traslado delos bienes de una a otra dependencia, constituye traspaso, por
constituir un movimiento interno no afecta a los registros contables, este
movimiento se legalizar al llenar y firmar el formulario Transferencia de
tenencia de bienes de Activo Fijo. Para su operatividad se han diseado el
procedimiento correspondiente.
ENTREGA RECEPCIN Y ACTUALIZACION DE BIENES.
El cambio delos caucionados de una dependencia, obliga a la entrega recepcin
entre los custodios entrante y saliente, en la cual participa obligatoriamente la
seccin de Activos Fijos. La gestin concluye con la suscripcin de las
correspondientes actas y sus anexos.
La Unidad de Activos Fijos, por iniciativa propia o por pedido de una autoridad
competente, realizar las constataciones fsicas de los bienes que se encuentren
bajo la responsabilidad de un custodio, gestin que tambin concluye con la
suscripcin de las correspondientes actas y anexos. En estos casos ser necesario
la presencia del respectivo custodio o su representante legal.
Tanto la gestin de entrega recepcin como la actualizacin de los bienes se
realizar con sujecin a los procedimientos y formularios que constan diseados
en el presente Manual.
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===================================================================================
REPOSICIN DE BIENES O RECTIFICACION DE VALORES
En cumplimiento a las disposiciones legales se ha diseado el correspondiente
procedimiento que permite identificar a los responsables y facilita la reposicin
de los bienes desaparecidos o daados totalmente sin justificacin, o la
restitucin de los valores pertinentes.
JERARQUIZACION DE LA RESPONSABILIDAD POR EL USO Y LA
CUSTODIA DE LOS ACTIVOS FIJOS.
La administracin de los bienes de propiedad de la Universidad Tecnolgica
Equinoccial, es de responsabilidad en primer lugar del seor Rector, quien
velar que se implanten y mantenga en funcionamiento las disposiciones del
presente manual, las cuales forman parte del Sistema de control Interno.
RESPONSABILIDAD POR LA CUSTODIA
En cada dependencia, departamento, Unidad, Seccin se identificarn a los
servidores encargados de la custodia de los bienes, y se mantendrn registros
individuales por cada clase de bien. La responsabilidad sobre el mantenimiento
actualizado de tales registros recae en la unidad de Activos Fijos.
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===================================================================================
RESPONSABILIDAD POR EL USO
Cada servidor o empleado universitario, ser el responsable por el uso y
conservacin de el o los bienes que utilice para el cumplimiento de sus
funciones, con tal propsito la Seccin Control de Activos Fijos y cada unidad
utilizarn el formulario respectivo.
INFORMACIN CONTABLE
La estructura de la codificacin de la estructura de la codificacin de Activos
Fijos, permite generar informacin a niveles de : Activos, Activos Fijos, Mayor
de Activos Fijos, Subcuenta de Mayor y auxiliar de subcuenta, la que debe ser
cruzada con aquella producida por el sistema de Contabilidad a fin de asegurar
su razonabilidad.
CONTABILIZACION DE LOS ACTIVOS FIJOS
Se efectuar la contabilizacin de los activos fijos cuando se adquieran,
construyan, fabriquen, se reciban o se reconozca el derecho de uso, en estos
casos los activos fijos se registrarn contablemente a su costo, aplicando para el
efecto el principio costo histrico, en caso de desconocer su costo se registrar al
valor actual estimado al momento en que ocurre la transferencia. Cualquier valor
adicional como intereses, comisiones u otros gastos financieros en se incurran
en la adquisicin,
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===================================================================================
construccin o fabricacin, se constituirn en costos del activo hasta que el
mismo se ponga en marcha o en uso de la Universidad.
La Universidad mantendr un control individualizado de los activos fijos.
La prdida del valor de los activos, resultantes de siniestros naturales y otras
causas imprevistas, se registrarn al momento de conocer el evento,
considerando la
diferencia entre el valor neto del activo antes del suceso y el monto recuperable
estimado, para cuyo caso se levantar una acta.
Los activos fijos totalmente depreciados o los que se mantengan ociosos, sern
controlados de forma que se identifiquen estas situaciones, de ser importante esta
informacin, ser presentada en las notas a los Estados Financieros.
Las construcciones en proceso, se registrarn segregadas de los activos fijos
hasta su terminacin. Todos los gastos en que se incurran como planificacin,
estudios, diseo, clculos, materiales, mano de obra, ingeniera, supervisin,
administracin, depreciacin de los equipos utilizados, intereses, etc. entrarn a
formar parte del valore del activo.
ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES EXTRAORDINARIAS.
Cuando se realicen desembolsos que tengan el efecto de aumentar la capacidad
productiva de un activo fijo o de incrementar su vida til se registrar como
aumento del valor en libros del activo fijo o como un activo fijo independiente,
segn resulte ms prctico para el control y depreciacin.
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===================================================================================
Este procedimiento contable no se aplicar en el caso delos costos normales,
necesarios para conservar la condicin operativa del activo fijo, los cuales
debern cargarse al gasto.
DEPRECIACIONES
A fin de distribuir el costo del activo fijo durante sus aos de vida til estimada,
se registrar la depreciacin que representar la estimacin de la porcin del
valor del activo fijo que se va consumiendo a travs del tiempo.
Para este caso se utilizar el mtodo de lnea recta, salvo que por causa
justificada y en funcin de sus necesidades seleccione otro mtodo, el mtodo
utilizado se reveler en las notas a los estados Financieros.
Las depreciaciones se acumularn en una cuenta de valoracin que se presentar
restando al activo correspondiente.
Cuando un activo fijo complete su vida til, se mantendr su depreciacin
acumulada y su costo hasta que sea dado de baja o sea revalorizado si fuere del
caso.
BIENES DE CONTROL ADMINISTRATIVO
Los bienes que por su costo inferior a $ 500,oo, no renen las condiciones
necesarias para ser clasificados como activos fijos, pero que tengan una vida
superior a un ao y que son catalogados como fungibles, sern contabilizados al
gasto y estarn sujetos a las medidas de control interno y registrados la
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===================================================================================
responsabilidad de tenencia de maneras extracontable, mediante el registro en
tarjetas personales, al momento que egresan de bodega.
En este grupo de bienes de control administrativos encontramos los siguientes.
Perforadoras, engrapadoras, papeleras, basureros, juegos de rapidgrafos,
maletines, juegos de escuadras, numeradoras, porta scotch, utencillos de cocina,
vajillas, instrumentos de laboratorio, discos, videos, libros no destinados a
biblioteca, etc.
4.2.4. CRITERIOS DE CLASIFICACION CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS.
La estructura y cdigos diseados para el sistema de administracin de activos
fijos tiene como objetivos principales los siguientes:
- Identificar con precisin la ubicacin y los responsables por el uso y la custodia
de los bienes.
- Mantener informacin detallada relacionada con las caractersticas, estado,
movimiento delos bienes a fin de producir informes de acuerdo a las necesidades
de la Universidad y de sus Centros Asociados.
- Vincular apropiadamente el control contable con la administracin y custodia.
- Posibilitar el desarrollo de un sistema automatizado de informacin.
ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIN
El cdigo est conformado por catorce dgitos, agrupados en siete campos,
identificados de la siguiente manera:
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===================================================================================
0 00 00 00 00 000 00
Grupo de Activos
Activos fijos
Centro Asociado
Cuenta de Mayor
Subcuenta de Mayor
Registro contino de propiedad
Accesorios del bien.
El primer campo, est codificado con el nmero 1 que identifica al grupo de
ACTIVOS
El segundo campo, tambin compuesto de un dgito, est asignado con el
nmero 2, mediante el cual se identifica a los ACTIVOS FIJOS.
El tercer campo, constituido por dos dgitos ha sido asignado para identificar al
Centro al que pertenece, as:
01 Matriz de la UTE.
02 Santo Domingo de los Colorados
03 UTE Salinas
04 UTE- Manta, etc.
62
===================================================================================
El cuarto campo, compuesto por dos dgitos ha sido asignado para la cuenta de
Mayor, de conformidad a la siguiente codificacin:
01 Muebles y Enseres
10 Equipo de Oficina
15 Equipo de Computacin
20 Equipo de Laboratorio e Ingeniera
25 Equipos de Comunicacin
30 Equipos de Transporte
35 Herramientas equipos de taller y Mantenimiento.
40 Equipos de Hospital y Enfermera
45 Equipos de Cocina, Comedor y Bar.
50 Menaje de Viviendas
55 Libros y Equipos de Biblioteca.
60 Equipos Diversos.
70 Edificios
75 Terrenos
El quinto campo conformado por dos dgitos, identifica a subcuenta de mayor,
as: 1.1.01. Muebles y Enseres
1.1.01.01 Muebles de Oficina
1.1.01.02. Muebles de Uso docente
1.1.01.03. Muebles de laboratorio
63
===================================================================================
El sexto campo, compuesto por tres dgitos sirve para identificar el bien de
acuerdo al orden que van ingresando a la Universidad por adquisicin o
donacin, as: 001, 002, 003, 004, 005, etc.
El sptimo campo, compuesto por dos dgitos corresponde a los accesorios del
bien principal.
Ejemplo de codificacin:
A manera de ejemplo a continuacin detallo un bien de activo fijo de la UTE-
Matriz, a cargo del rea administrativa:
1.- Nombre del bien ESCRITORIO DE MADERA TRES GAVETAS
CODIGO 1.1.01.01.01.001.00.
1. ACTIVO
1.1. FIJO
1.1.O1. UTE - MATRIZ
1.1.O1.O1. MUEBLES Y ENSERES
1.1.O1.O1.O1 MUEBLES DE OFICINA
1.1.O1.O1.O1.OO1. REGISTRO COINTINUO DE PROPIEDAD
1.1.O1.O1.O1.OO1.OO. ACCESORIOS DEL BIEN
A manera de ejemplo codificar un Vehculo marca Toyota Prado a cargo de la Ute
Salinas:
2.- Nombre del bien: Vehculo Toyota Prado
CODIGO
64
===================================================================================
1. ACTIVO
1.1. FIJO
1.1.O3. UTE - SALINAS
1.1.O3.3O. EQUIPO DE TRANSPORTE
1.1.O3.3O.O1. VEHCULO JEEP
1.1.O3.3O.O1.O1O. NUMERO DEL VEHCULO
1.1.O3.3O.O1.O1O.OO. ACCESORIOS DEL BIEN
El cdigo del vehculo es 1.1.03.30.01.010.00
Los cdigos de los accesorios del vehculo son:
1.1.O3.3O.O1.O1O.O1. GATO DE 5 TONELADAS
1.1.O3.3O.O1.O1O.O2. ESPEJO RETROVISOR DERECHO
1.1.O3.3O.O1.O1O.O3. ESPEJO RETROVISOR IZQUIERDO
1.1.O3.3O.O1.O1O.O4. LLANTA DE EMERGENCIA 700 * 15
1.1.O3.3O.O1.O1O.O5. LLAVE DE RUEDAS EN CRUZ.
4.2.5. CRITERIOS DE DEPRECIACION Y REVALORIZACION
a. Se considerar como valor residual el valor establecido por el
SRI, esto es en un 10%, para todo tipo de Activos Fijos
depreciables.
b. El mtodo de depreciacin en lnea recta es comnmente
utilizado por las Instituciones y aceptado por las leyes locales y
ser aplicado para nuestra Universidad. Este mtodo reparte en
65
===================================================================================
proporciones iguales el valor original del activo fijo con respecto
a la vida til del mismo. Al finalizar la vida til, el valor
acumulado de la depreciacin ser igual al valor original menos
el valor residual. La depreciacin se contabiliza en libros desde el
siguiente mes en el cual el activo haya sido cargado en su
respectiva cuenta contable. Al vender un activo que no est
totalmente depreciado, la depreciacin termina al finalizar el mes
anterior a la venta
c. Los activos fijos sern revalorizados en base a los reglamentos y
decretos expedidos por la Superintendencia de Compaas o
Servicio de Rentas Internas.
d. Todo activo fijo deber conservar su valor inicial de registro
durante su vida til.
e. El valor de las adiciones a activos fijos que aumentan la vida til
del bien y/o su capacidad de produccin, deber ser registrado
como un activo fijo nuevo y su proceso de depreciacin se ceir
a lo expuesto en el literal a) de esta norma.
f. Cuando se enajene el valor de un activo fijo, ya sea por venta,
retiro o baja, se deber efectuar la liquidacin de la depreciacin
acumulada y de todas las revalorizaciones que posea este bien.
g. Cuando se venda, retire o se de baja un activo fijo registrado, este
tem deber eliminarse del sistema en su totalidad tanto en el
66
===================================================================================
valor original del bien como en la depreciacin acumulada,
incluyendo las cuentas de las revalorizaciones.
CUENTAS DE DEPRECIACION.-
02 Depreciacin Acumulada Muebles y Enseres
11 Depreciacin Acumulada Equipo de Oficina
16 Depreciacin Acumulada Equipo de Computacin
21 Depreciacin Acumulada Equipo de Laboratorio e
Ingeniera
26 Depreciacin Acumulada Equipos de Comunicacin
31 Depreciacin Acumulada Equipos de Transporte
36 Depreciacin Acumulada Herramientas equipos de taller y
Mantenimiento.
41 Depreciacin Acumulada Equipos de Hospital y
Enfermera
46 Depreciacin Acumulada Equipos de Cocina, Comedor y
Bar.
51 Depreciacin Acumulada Menaje de Viviendas
56 Depreciacin Acumulada Libros y Equipos de Biblioteca.
61 Depreciacin Acumulada Equipos Diversos.
71 Depreciacin Acumulada Edificios
76 Terrenos
67
===================================================================================
4.2.6. ARRENDAMIENTO MERCANTIL (LEASING)
DESCRIPCIN
Al Arrendamiento Mercantil se lo debe considerar como una alternativa para financiar
la adquisicin de Activos Fijos.
Adicionalmente puede mejorar el riesgo de la Compaa en reas de rpidos cambios
tecnolgicos, o en pases extranjeros, puede ser la nica forma de financiar la compra de
ciertos Activos requeridos en los negocios de la Empresa.
Para propsitos de este Manual el Arrendamiento Mercantil se define como:
Un compromiso contractual de parte del Arrendatario Mercantil (La compaa) a
hacer una serie de pagos al Arrendador Mercantil por el uso de un Activo Fijo que ser
empleado en las operaciones normales de la Compaa
Para el Arrendamiento Mercantil se requiere las aprobaciones respectivas, de acuerdo a
los niveles de autorizacin, esto incluye tanto arrendamientos Operativos como
arrendamientos De Capital.
CLASIFICACION
Hay implicaciones financieras muy distintas en la categorizacin de un arrendamiento
mercantil, cuando lo clasificamos como Operativo o De Capital, ya que afectan los
ingresos o el balance de la Compaa.
ARRENDAMIENTO DE CAPITAL
Un arrendamiento de Capital aparecer en el balance de la Institucin de la misma
manera que cualquier otro Activo Fijo.
68
===================================================================================
Un arrendamiento debe reunir una o ms de las siguientes caractersticas para ser
calificado como tal:
1. La propiedad del bien arrendado debe transferirse del Arrendador al Arrendatario
al final del perodo de arrendamiento.
2. Debe contener una opcin de compra a un valor simblico.
3. El tiempo del contrato de arrendamiento debe ser por lo menos el 75% de la vida
til del Activo arrendado.
4. El valor presente de los pagos mnimos de arrendamiento, excluyendo los pagos
que representa en costos como: Seguros, Mantenimiento e Impuestos a ser
pagados por el Arrendatario igualan o exceden el 90% del valor justo del mercado
de la propiedad menos cualquier abono tributario por inversin retenidos por el
Arrendador.
Cuadro No. 1
90% VALOR JUSTO

DE MERCADO
VALOR PRESENTE DE
ES IGUAL MENOS CUALQUIER
LOS PAGOS MINIMOS
O ABONO TRIBUTARIO
DE ARRENDAMIENTO
MAYOR QUE RETENIDO POR EL
MENOS
ARRENDADOR
COSTOS EJECUCION
4.2.7. NIVELES DE RESPONSABILIDAD Y APROBACION
RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIN
En primer trmino la responsabilidad recae en la mxima autoridad de la
Universidad, en este caso el seor rector, siendo su obligacin velar por la
correcta adquisicin, conservacin, mantenimiento, valoracin y enajenacin de
69
===================================================================================
los activos fijos, as como de mantener adecuados controles internos aplicables a
los activos fijos.
Comparten esta responsabilidad administrativa en sus respectivos mbitos, el
seor Vicerrector General Acadmico, Director Administrativo Financiero,
Decanos, Subdecanos, jefes Departamentales, Coordinadores .
RESPONSABILIDAD EN EL REGISTRO Y CONTROL CONTABLE DE
LOS BIENES DE ACTIVO FIJO.
El registro y control contable delos activos fijos de la Universidad, lo ejercer el
personal de la Unidad de Contabilidad.
El registro detallado a nivel de subsistema, lo efectuar la Unidad de Control de
Activos Fijos.
En cambio, la responsabilidad en la custodia y control fsico de los bienes de
activo fijo lo realizarn los servidores con nombramiento y caucionados que
cumplan las funciones de Guardalmacn, Bodeguero u otra denominacin a fin.
Y aquellos empleados que realizan similares funciones por encargo escrito, que
forman parte de la Unidad de Activos Fijos.
RESPONSABILIDAD EN ELUSO Y CONSERVACIN DE LOS BIENES
DE ACTIVO FIJO.
La responsabilidad directa por el uso, custodia y conservacin de los bienes,
corresponde a todos los servidores de la Universidad, sujetos al Cdigo del
Trabajo, Contratos profesionales, Contratos ocasionales, Contratos Civiles y a
aquellos que por efecto de acuerdos y convenios, se encuentran prestando
70
===================================================================================
servicios en la Universidad, a los cuales se les haya asignado determinados
bienes de activo fijo, para el desempeo de sus funciones y los que por
delegacin expresa se agreguen a su cuidado.
Cuadro No. 2
RESPONSABILIDAD NIVEL
ADMINISTRACIN - Rector
- Vicerrector General Acadmico
- Director Administrativo Financiero
- Prorectores
- Decanos
- Subdecanos
- Jefes Departamentales
- Coordinadores.
REGISTRO Y CONTROL CONTABLE: Unidad de Contabilidad
FISICO: Servidores caucionados.
Unidad de Activos Fijos.
USO Y CONSERVACIN - Todos Los servidores de la

Universidad a cuyo cargo se
encuentran los bienes de activo fijo.
NIVELES DE APROBACIN
Cuadro No. 3
FIRMAS AUTORIZADAS COMPRA LOCAL

DIRECTOR ADMINISTRATIVO De $ 1,oo a $ 800,oo
FINANCIERO
RECTOR De $ 801,oo a $
71
===================================================================================
4.2.8. CONTROL FISICO DE ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLES DE LOS ACTIVOS FIJOS
Son responsables de los Activos Fijos por cada una de las reas a su
cargo:
Vicerrectorado General Acadmico
Director Administrativo - Financiero
Los cuales segn las necesidades autorizarn cualquier movimiento
interno en su rea e informarn al Rectorado sobre los cambios
realizados y/o la necesidad de disponer determinados activos fijos, ya sea
por: venta, retiro, transferencia, obsolescencia, mal estado de los
mismos, etc., para continuar con los procedimientos establecidos para
cada uno de estos conceptos.
El Director Administrativo Financiero puede disponer de los Activos
Fijos sin autorizacin del seor Rector de la Universidad.
BODEGA DE ACTIVOS FIJOS
Los Activos Fijos adquiridos debern ser controlados a travs de la
respectiva bodega de la Universidad.
Para los Activos Fijos que ingresan a la Universidad, se sujetarn al
mecanismo de control establecido en el Procedimiento.
72
===================================================================================
Para los tems que por su naturaleza no son factibles de pasar
fsicamente por la Bodega, el bodeguero deber cerciorarse
personalmente de tal ingreso y luego preparar el correspondiente
Informe de Recibo de Bodega. Inmediatamente debe emitir el
comprobante de egreso con los comentarios y autorizaciones
correspondientes.
El registro de estos Activos son nicamente en cantidades por parte de
bodega y en cantidad y valores por parte de Contabilidad.
Para la salida de activos fijos por venta y/o retiro, se debe preparar el
acta correspondiente, el respectivo contrato de compra-venta, el ingreso
a caja y la orden de salida de bienes de la Universidad con sus
correspondientes autorizaciones.
Para la salida de Activos Fijos de cualquiera de las reas de la Empresa,
se deber respaldar con el formulario Salida de Bienes de las
Instalaciones de la Universidad con la autorizacin del responsable del
rea.
Para los requerimientos de los diferentes departamentos de Activos Fijos
existentes en la bodega o fuera de ella, se seguir el mismo
procedimiento de transferencia de estos bienes
La valoracin de las existencias de activos Fijos a determinada fecha,
ser efectuada por el Departamento de Contabilidad.
73
===================================================================================
INVENTARIOS FISICOS
a. Se deben mantener saldos exactos y actualizados de inventarios de activos fijos
(Listados del Sistema).
b. El responsable de la Bodega de Activos Fijos debe asignar el espacio fsico
adecuado para los tems y limitar el acceso a la bodega. NICAMENTE A
PERSONAS AUTORIZADAS POR LA Direccin Administrativa Financiera.
c. La planificacin de inventarios y la realizacin de los mismos es de
responsabilidad de la Direccin Administrativa Financiera en coordinacin con
los responsables de la Unidad de Activos Fijos. Los resultados de tales
comprobaciones estarn sujetos a las comprobaciones correspondientes por el
Departamento de Contabilidad.
d. La inspeccin fsica de los activos fijos se debe realizar en base a un instructivo
de toma de inventarios, en coordinacin con los departamentos que intervienen.
e. Se debe comunicar anticipadamente a los interesados la realizacin de
inventarios fsicos.
f. Con antelacin a la fecha de los inventarios fsicos totales se debe comunicar al
seor rector dela Universidad.
g. La Direccin Administrativa Financiera o los responsables de la Unidad de
Activos Fijos, podrn solicitar la realizacin de inspecciones fsicas de Activos
Fijos, fuera de los perodos establecidos, si las necesidades as lo requieren.
74
===================================================================================
TRATAMIENTO CONTABLE
Para una mejor compresin sobre la parte contable en el registro de los
diferentes movimientos de los activos fijos, y para que el o los encargados del
registro contable e interesados tengan una gua sobre el manejo de los mismos, a
continuacin se presenta una pequea descripcin de los activos fijos y la
naturaleza de las cuentas:
TERRENOS Y MEJORAS DE TERRENOS
Descripcin:
Esta cuenta presenta el valor de adquisicin de un terreno al que se le ajustar sobre el
valor del avalo comercial o escritura pblica del predio de acuerdo al catastro
municipal, dentro de este podrn construirse edificaciones utilizadas por la Universidad
o que podrn ser destinadas en un futuro para ampliacin del plantel.
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
Por el costo histrico de adquisicin Por el valor de venta del terreno
Valor de las mejoras y otros valores que Prdida del valor por plusvala,
incrementan el valor del terreno catstrofe natural.
Por avalo catastral, tcnico o convenio en Por expropiacin o invasin.
terrenos recibidos por donacin o aportacin Por venta o enajenacin
de socios en especie.
75
===================================================================================
EDIFICACIONES, EQUIPOS, MUEBLES, ENSERES, EQUIPO DE
PROCESAMIENTOS DE DATOS, LABORATORIO, EQUIPOS DE
TRANSPORTE.
Descripcin:
En estas cuentas se registran las adquisiciones al costo de compra de acuerdo a su
factura, ms transportes u otros gastos, contratos, construcciones de activos terminados,
que prestan funcionamiento normal para le desarrollo de las actividades de la
Universidad.
Edificaciones
Representan todos los edificios, oficinas, almacenes, aulas, bodegas, galpones, casetas,
etc.
DEBITO CREDITO
Por el valor de compra Por venta, cesin, demolicin,
Por el valor de mejoras, adiciones o baja o permuta.

reparaciones o mantenimiento.
Por transferencia de la cuenta construcciones

en curso.
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===================================================================================
Muebles y enseres
Registra el valor de compra de muebles, y de los equipos de oficina mecnicos y
electrnicos, que la Universidad utiliza para el desarrollo normal de sus operaciones,
como escritorios, sillones, mesas, mquinas de escribir, sumadoras, etc.
DEBITO CREDITO
Por el valor de compra Por valor en libros al darlo de
baja.
Por el valor de mejoras, adiciones. Por prdida, venta, permuta,
reparaciones y mantenimiento donacin o retiro.
Por avalo convenido o tcnico.
Equipo de procesamientos de datos, laboratorios
Registra el valor de compra de los equipos de procesamiento de datos, laboratorios, que
la Universidad utiliza para el desarrollo normal de sus operaciones, como computadores
personales, monitores, impresoras, escner, UPS, mdems, microscpios,etc.
77
===================================================================================
DEBITO CREDITO
Por el valor de compra Por valor en libros al darlo de baja.
Por el valor de mejoras, adiciones. Por prdida, venta, permuta,
reparaciones o mantenimiento. donacin o retiro.

Equipos de Transporte
Se registra el costo histrico de los equipos de transporte de propiedad de la
Universidad, destinado al transporte de pasajeros y carga en el desarrollo de sus
actividades dentro de este encontramos autos, camionetas, busetas, buses, motocicletas,
montacargas, etc.
DEBITO CREDITO
Por el valor de compra Por baja.
Por el valor de mejoras, adiciones, Por prdida, venta, permuta o
reparaciones o mantenimiento. retiro.
78
===================================================================================
PROYECTOS EN PROCESO
Descripcin:
Se constituye por todos los costos y gastos incurridos en la construccin de edificios,
bodegas, aulas, con la finalidad de dar uso en la educacin, prestacin de servicios o uso
administrativo segn sea el caso.
Dentro de esta cuenta se incluirn los desembolsos por materiales, mano de obra,
honorarios, estudios, diseo, etc., que formen parte del proyecto.
Las cuentas se controlan en forma detallada, segn sea el proyecto de inversin, as:
- Proyectos edificios
- Proyectos bodegas.
- Proyectos de aulas
- Proyectos equipo procesamiento de datos
- Proyecto muebles y enseres
- Proyecto equipo de transporte
DEBITO CREDITO
Por los valores cancelados imputables a la Por devolucin de materiales a

obra en construccin. proveedores.
Por costo de obras parciales que reciban de Por venta de sobrantes o

contratistas. materiales no utilizados
Por transferencia a la cuenta

correspondiente del activo fijo una
vez terminada su construccin, o
activacin del proyecto
79
===================================================================================
VENTA DE ACTIVOS
Cuando la Universidad Tecnolgica Equinoccial decida vender para reemplazar un
activo por otro ms moderno o de mayor capacidad, al efectuar esta transaccin podr
presentarse tres situaciones de precios de venta:
Igual al valor en libros Menor al valor en libros Mayor al valor en libros
- En cualquiera de los tres casos el proceso a seguir es el siguiente:
- Calcular la depreciacin correspondiente hasta la fecha de baja o venta.
- Determinar el valor neto en libros (valor del activo menos depreciacin)
- Devengar los gastos incurridos para su comercializacin
- Establece la diferencia entre el valor del activo, los gastos incurridos y el valor
de venta
DEBITO CREDITO
Depreciacin acumulada del bien en venta. Costo histrico, mejoras, del bien en
venta
Reembolso de gastos incurridos en
comercializacin.
80
===================================================================================
BAJA O DONACIN DE ACTIVOS FIJOS
Descripcin
En ciertas ocasiones se debe efectuar la baja de activos fijos, esta debe efectuarse previa
comunicacin al SRI, en caso de baja mediante donacin se debe considerar los
procedimientos legales pertinentes para que pueda ser utilizado como gasto deducible.
DEBITO CREDITO
Depreciacin acumulada del bien usado. Costo histrico, mejoras, del bien
Valor del saldo por donacin. usado.
ACTIVOS FIJOS CONSTRUIDOS
Descripcin:
Cuando en una empresa se construye un activo depreciable para uso propio se deber
considerar los siguientes puntos:
Todos los costos directos deben estar incluidos en el costo total del activo.
Los costos fijos generales no deben considerarse, a no ser que aumenten con la
construccin del activo.
Los costos de intereses pueden capitalizarse como parte de la construccin.
81
===================================================================================
DEBITO CREDITO
Costo del bien construido. Transferencia cuenta del activo Baja
venta
Donacin.
VALUACIN DE ACTIVOS
Descripcin
En ciertas circunstancias es necesario realizar un incremento al valor contable en libros
del costo de un activo, en estas circunstancias se puede utilizar una valuacin.
Cuando la valuacin sea para definir un nuevo valor sujeto a Depreciacin, el activo se
incrementar y como contrapartida se generar una cuenta de ingreso gravable.
La NEC No. 17 sobre la conversin de estados financieros manifiesta:
...Los activos fijos no monetarios posedos a la fecha de transicin tales como Activos
Fijos... y adems intangibles se ajustarn aplicando el valor del activo correspondiente
al 31de diciembre de 1999, el ndice de ajuste de inflacin, cuando el activo haya sido
adquirido durante el perodo de transicin se aplicar el ndice proporcional mensual
determinado como base al nmero de meses transcurridos desde el mes siguiente en que
se adquiri, fabric o constituy el activo.
En el caso de los activos depreciables o amortizables, el ajuste efectuado a estos activos
tendr efecto en el cargo por depreciacin o amortizacin a partir del mes siguiente.
82
===================================================================================
... Los activos no monetarios posedos a la fecha de transicin tales como: propiedad,
planta y equipo,-.se ajustarn aplicando al valor del activo reexpresado a la fecha de
transicin el ndice especial de correccin ..., acorde a lo que establece la NEC 17.
DEBITO CREDITO
Valuacin tcnica del bien
Correccin para conversin de estados
financieros a dlares NEC 17
83
===================================================================================
AFECTACIONES CONTABLES
COMPRA DE UN ACTIVO FIJO
BANCOS O
PROVEEDORES ACTIVO FIJO
111 100
1% RET. FUENTE 12% IVA PAGADO IVA TEMPORAL
1 12 12 12
ASIENTO CONTABLE
------------------------X ----------------------------
ACTIVO FIJO 100
12% IVA PAGADO 12
BANCOS
<PROVEEDORES> 111
1% RETENC. FUENTE 1
P/R. Adq. Activo Fijo.
------------------------X ----------------------------
IVA TEMPORAL 12
12% IVA PAGADO 12
P/R. Recaudacin IVA.
84
===================================================================================
VENTA DE ACTIVOS FIJOS
ACTIVO FIJO CAJA
100 71
12% IVA COBRADO 1% IMP. RETENIDO
12 1
DP.ACUM.ACTIVO FIJO
40
ASIENTO CONTABLE
------------------------X ----------------------------
CAJA 71
1% IMP. RETENIDO 1
ACTIVO FIJO 100
12% IVA COBRADO 12
P/R. Venta Activo Fijo.
85
===================================================================================
BAJA O DONACIN DE ACTIVOS FIJOS
ACTIVO FIJO GASTO DONACION
100 5
DP. ACUM ACTIVO FIJO
95
ASIENTO CONTABLE
------------------------X ----------------------------
GASTO DONACION 5
DP.ACUM.-ACTIVO FIJO 95
ACTIVO FIJO 100
P/R. Donacin Activo Fijo.
ACTIVOS FIJOS CONSTRUIDOS
CONSTRUCC. PROCESO ACTIVO FIJO
100 100
ASIENTO CONTABLE
------------------------X ----------------------------
ACTIVO FIJO 100
CONSTRUCC. PROCESO 100
P/R. Activo Fijo construdo.
86
===================================================================================
4.2.8. PROCEDIMIENTOS
1. INGRESOS
1.1 POR COMPRA LOCAL
1. Alcance
Ser aplicado para efectuar el ingreso y almacenamiento de los

bienes de activo fijo adquiridos mediante Compra Local, para uso
de la universidad.
2. Normas
a. Previa la recepcin, el Guardalmacn dispondr delos

documentos que originaron la adquisicin; si se trata de
adquisicin en el pas: "SOLICITUD A BODEGA", orden
de pago, factura, orden de compra.
b. Para proceder a la recepcin de bienes, con caractersticas

especiales o tcnicas, el Guardalmacn solicitar a la
Unidad que origin el pedido, preste la asistencia tcnica
que se requiera para su inspeccin.
c. El ingreso de: plantas, semillas (perecibles) y abonos se

realizar de acuerdo al acta de entrega-recepcin preparada
en el campo y legalizada por los funcionarios
correspondientes.
3. Procedimiento
COMPRA LOCAL
Unidad Responsable Actividades
Guardalmacn 1. Recibe del proveedor, agente de compras o

funcionario responsable, los bienes; verifica,
segn sea el caso: cantidad, peso, marca, modelo,
serie, accesorios, y ms especificaciones
contenidas en los documentos justificativos de la
compra.
87
===================================================================================
2. Emite el "INFORME DE RECIBO", lo legaliza

con las firmas pertinentes y entrega copia al
interesado.
3. Actualiza los registros.
4. Comunica inmediatamente al rea interesada que los

bienes se encuentran en bodega.
5. Reporta mensualmente a la Contabilidad y a la

Unidad de Activos Fijos.
1.2. INGRESOS POR DONACIONES
1. Alcance
Ser aplicado para ingresar a Bodega bienes que entregan a la

Universidad, instituciones o personas en calidad de "Donacin".
2. Normas
a. El seor Rector en conocimiento que se va a realizar una

donacin a la Universidad, dispondr al Director
Administrativo Financiero intervenga en la entrega-
recepcin.
En los Centros Asociados y Proyectos, esta delegacin se

efectuar al Jefe correspondiente.
b. El Director Administrativo Financiero designar un

delegado, para que conjuntamente con el Guardalmacn a
cuya custodia se van a entregar los bienes objeto de
donacin, procedan a la verificacin fsica y levanten el acta
de entrega-recepcin correspondiente.
c. Los bienes, objeto de la donacin, una vez recibidos en

conformidad, ingresarn a Bodega.
d. Los bienes detallados debern ser valorados para fines de

los registros contables, aplicando los procedimientos
establecidos en caso que no se disponga de informacin
histrica.
88
===================================================================================
e. En caso de donaciones amparadas por pedidos de

importacin, el ingreso se realizar con "INFORME DE
RECIBO".
2. Procedimiento
Director Administrativo
Financiero
1. Designa delegado y comunica a Bodega que
proceda a recibir la donacin.
Delegado 2. Procede conjuntamente con el Guardalmacn

verificar los bienes y elaborar el acta de
entrega-recepcin.
Guardalmacn 3. Recibe los bienes que constan en el acta de

entrega-recepcin, la legaliza y retiene una copia.
4. Elabora el "INFORME DE RECIBO" a base de

la informacin constante en el acta.
6. Efecta el almacenamiento de los bienes.
1.3. INGRESOS POR DEVOLUCIONES
1.3.1. DE BIENES DE ACTIVO FIJO, MATERIALES Y

SUMINISTROS SUJETOS A CONTROL
1. Alcance
Ser aplicado para devolver a Bodega, los bienes de activo

fijo, materiales y suministros de control, que se encuentran
en servicio a cargo del personal de la Universidad.
2. Normas
a. Se produce una devolucin de bienes por traslado o

separacin del funcionario, empleado o trabajador; o
89
===================================================================================
cuando por el uso, se consideren obsoletos o fuera

de funcionamiento.
b. Los bienes sern devueltos a Bodega, por el

funcionario o empleado que los retir y bajo cuya
responsabilidad se encuentren registrados.
c. Cuando un funcionario, empleado o trabajador

termine sus relaciones laborales con la Universidad,
o sea trasladado de un rea de trabajo a otra, o
porque previa certificacin del Jefe de rea se
considere que por el uso se encuentran fuera de uso
u obsoletos, deber efectuar la entrega de los bienes
que se encuentran bajo su responsabilidad, a la
misma bodega de la que fueron retirados.
d. Para facilitar la informacin y dar la denominacin

con la que egresaron los bienes, el interesado
presentar al Guardalmacn para referencia, la
copia de la "NOTA DE ENTREGA DE
BIENES", por medio de la cual se encuentran a su
cargo.
e. Los bienes devueltos a Bodega, permanecern en

custodia del Guardalmacn y los registrar
extracontablemente para facilitar nuevas entregas.
f. Cuando se entreguen nuevamente estos bienes a

otro empleado o trabajador, nicamente se realizar
mediante el formulario "NOTA DE ENTREGA
DE BIENES".
g. Los bienes considerados "ACTIVOS FIJOS", que

se clasifican en las subcuentas respectivas, que
fueron entregados para su uso, mediante el
"EGRESO DE BODEGA" y la "NOTA DE
ENTREGA DE BIENES" y que luego son
devueltos a Bodega, no formarn parte del stock,
sino que constituyen cambio de tenencia, quedando
bajo la custodia del Guardalmacn como parte de
los activos fijos de un centro de costos.
90
===================================================================================
3. Procedimiento
Funcionario,
empleado o
trabajador 1. Entrega en Bodega los bienes objeto de la
devolucin.
Guardalmacn 2. Recibe los bienes, verifica su estado y cruza la

informacin con los documentos que originaron su
salida de Bodega.
3. Elabora la "NOTA DE DEVOLUCION DE

BIENES" registrando la informacin referente a los
bienes que recibe, y la legaliza con las firmas
pertinentes.
4. Notifica a la Unidad de Activos Fijos.
5. Mantiene los bienes bajo su custodia

almacenndolos en los lugares destinados para el
efecto.
Unidad de
Activos Fijos 6. Actualiza el "REGISTRO INDIVIDUAL DE
BIENES
1.3.2. CAMBIO DE TENENCIA DE BIENES DE

ACTIVO FIJO Y MATERIALES Y
SUMINISTROS DE CONTROL.
1. Alcance
Ser aplicado para realizar entre funcionarios, el cambio de

tenencia de los bienes de activo fijo y/o materiales y suministros de
control.
91
===================================================================================
2. Normas
a. Las solicitudes de transferencia de tenencia, ("OFICIO")

de bienes de activo fijo y/o materiales y suministros de
control entre funcionarios, debern elaborarse especificando
las caractersticas y codificacin de los bienes, y los
nombres y cargo de las personas que entregan y reciben los
bienes.
b. Para las transferencias de tenencia entre funcionarios,

deber contarse con la autorizacin del Jefe de la Unidad, la
misma que ser cursada a la Unidad de Activos Fijos para
su atencin.
Los funcionarios que laboran en la Universidad UTE -

Matriz, presentarn el requerimiento de cambio de tenencia
a la Unidad de Activos Fijos, con el visto bueno del Jefe del
Area en la que presta servicios el bien que se
desea transferir, a fin que dicha Unidad disponga la
intervencin de la Unidad de Control de Activos Fijos.
3. Procedimiento
a. UTE- Matriz
Funcionario
Interesado 1. Prepara "SOLICITUD A BODEGA" o
Memorando dirigido a la Unidad de Activos Fijos,
solicitando la transferencia.
2. Obtiene de su Jefe inmediato, la autorizacin de

transferencia, y entrega el memorando.
Unid. de Control
de Activos
Fijos 3. Recibe el documento de solicitud y comprueba que
est debidamente autorizado.
4. Verifica la informacin con los registros de tenencia

individual y determina si es procedente el trmite.
5. Verifica los bienes objeto del trmite conjuntamente

con los funcionarios interesados.
92
===================================================================================
7. Prepara el formulario "CAMBIO DE TENENCIA

DE BIENES DE ACTIVO FIJO", hace legalizar
con los interesados y les entrega una copia.
8. Actualiza los registros de tenencia individual, de

los funcionarios interesados.
9. Remite copia de la "TRANSFERENCIA DE

TENENCIA", a la Bodega como informacin.
b. CENTROS ASOCIADOS
Unidad Responsable Actividad
Funcionario
Interesado 1. Prepara memorando dirigido al Guardalmacn
solicitando el cambio de tenencia.
2. Obtiene de su jefe inmediato la autorizacin de

transferencia y entrega el memorando al
Guardalmacn.
Guardalmacn 3. Recibe memorando y verifica que est debidamente

legalizado.
4. Verifica la informacin del memorando con los

registros de tenencia individual y determina si es
procedente el trmite.
5. Verifica los bienes objeto del trmite,

conjuntamente con los funcionarios interesados.
6. Emite el formulario "CAMBIO DE TENENCIA

DE BIENES DE ACTIVO FIJO", legaliza con las
firmas de los funcionarios interesados y les entrega
una copia.
7. Actualiza los registros de tenencia individual de los

funcionarios interesados.
8. Comunica del particular a la Unidad de Activos

Fijos para su registro.
93
===================================================================================
1.4. EGRESOS DE BODEGA
1. Alcance
Ser aplicado para el despacho de los bienes que forman parte de

las existencias de Bodega, solicitados por las unidades de la
Universidad.
2. Normas
a. Los bienes en general, sern requeridos mediante

"SOLICITUD A BODEGA", la misma que ser
elaborada registrando los bienes con su nombre y cdigo de
identificacin.
b. El Guardalmacn caucionado, es el nico responsable y

autorizado del despacho, a la presentacin de la
"SOLICITUD A BODEGA", que estar legalizada por
los funcionarios que solicitan, autorizan y aprueban.
c. El "EGRESO DE BODEGA", ser emitido nicamente

en Bodega y legalizado por el Guardalmacn de la misma,
teniendo especial cuidado en consignar las caractersticas,
componentes, cdigo y unidad de medida de acuerdo con
los registros de control de existencias.
d. En caso de que Bodega no posea los bienes solicitados,

certificar este particular en la "SOLICITUD A
BODEGA", con el sello de "NO EXISTE EN STOK", y
entregar copia de dicha solicitud al interesado para que
este solicite a la Unidad de Compras, tramite la adquisicin.
e. El egreso de plantas, abonos, semillas y productos

qumicos, por su naturaleza lo realizar directamente el
Administrador del Contrato o su delegado emitiendo el
Acta de Entrega-recepcin correspondiente, la misma que
ser legalizada por ste y el funcionario solicitante. Copia
de dicha acta ser entregada a la Bodega .
94
===================================================================================
3. Procedimiento
Unidad
Solicitante 1. Elabora la "SOLICITUD A BODEGA", obtiene
la autorizacin y presenta en Bodega.
Guardalmacn 2. Recibe la "SOLICITUD A BODEGA", verifica

cdigo, su legalidad y contenido.
- Si no est debidamente elaborada y

autorizada, no tramita.
a. BIENES DE STOCK
Guardalmacn 3. Comprueba la existencia de los artculos en stock,

cruzando informacin con los registros de
existencias, los separa y registra las cantidades a
despacharse en la columna respectiva de la
"SOLICITUD A BODEGA".
4. Verifica conjuntamente con el interesado, los bienes

a ser despachados, a fin de que exista conformidad.
5. Emite el "EGRESO DE BODEGA", lo legaliza

con las firmas de "entregu" y "recib conforme" y
entrega copia interesado con los bienes
correspondientes.
7. Archiva la "SOLICITUD A BODEGA"
b. BIENES QUE NO EXISTEN EN STOCK
Realiza los pasos 1. y 2. descritos anteriormente y:
95
===================================================================================
Guardalmacn 3. Pone el sello "No Existe en Stock" en la

"SOLICITUD A BODEGA", firma y entrega la
copia respectiva al "Interesado o al Area de
Compras" segn corresponda, y mantiene pendiente
el original y copia restantes, para actualizarlos una
vez que reciba los bienes y realice el despacho.
Area de Compras 4. Realiza la adquisicin y entrega los bienes en

Bodega con copia de la orden de compra.
Guardalmacn 5. Recibe los bienes y verifica que estn de

acuerdo con las cantidades y especificaciones de la
Orden de Compra y "SOLICITUD A BODEGA"
pendiente de despacho.
6. Elabora el "INFORME DE RECIBO", legaliza y

entrega copia al Area de Compras.
7. Registra el despacho en la "SOLICITUD A

BODEGA", que en pendientes de despacho,
mantiene en Bodega.
8. Emite el "EGRESO DE BODEGA", lo legaliza y

entrega los bienes al interesado con copia del
egreso.
10. Reporta a la Unidad de Activos Fijos.
1.5. ELIMINACION DE BIENES DEL SISTEMA

MEDIANTE ACTAS (REMATE, BAJA, DONACION)
1. Alcance
Ser aplicado para eliminar del sistema aquellos bienes que de

acuerdo a lo que establecen los Reglamentos Internos, dejan de
pertenecer a la Universidad, por tanto se produce la baja de los
registros contables como consecuencia de su enajenacin o
desaparicin fsica (remate, baja, donacin, etc.).
96
===================================================================================
2. Normas
a. Cuando el Guardalmacn o el funcionario a cuyo cargo se

encuentra el bien, notare que se hubieren vuelto inservibles,
obsoletos o hubieren dejado de usarse, lo comunicar por
escrito al Director Administrativo - Financiero quien
inspeccionar los bienes personalmente o por delegacin a
otro funcionario que no sea el directamente responsable de
su custodia.
b. Los bienes sujetos a enajenacin o baja por destruccin,

sern egresados de Bodega luego de que se obtenga la
Resolucin del seor Rector y que el Director
Administrativo Financiero, notifique al Guardalmacn.
c. El trmite se realizar con la intervencin de un delegado

que nominar el Director Administrativo -Financiero y en
presencia del Guardalmacn.
De lo actuado dicho delegado dejar constancia en actas, las

mismas que sern legalizadas por las personas que
intervienen en este trmite.
3. Procedimiento
U. Responsable Actividades
Guardalmacn 1. Inspecciona peridicamente la Bodega y

elabora un listado de los bienes que se
encuentran inservibles, obsoletos o fuera de uso.
2. Comunica por escrito al Director Administrativo -

Financiero teniendo especial cuidado en describir:
cantidad, cdigo, especificaciones y componentes
de los bienes o materiales de control clasificndoles
por rubros.
Financiero 3. Dispone los trmites para obtener la autorizacin
del seor Rector.
4. Comunica la autorizacin del seor Rector a la

Unidad de Activos Fijos para que contine los
trmites.
97
===================================================================================
Unidad de
Activos Fijos 5. Realiza los trmites para proceder al remate,
enajenacin o baja por destruccin, y notifica al
Delegado de la Direccin Administrativa Financiera
y al Guardalmacn.
Delegado de Direc-
cin Adm. Finan. 6. Verifica, a base de la autorizacin del seor Rector
conjuntamente con el beneficiario y el
Guardalmacn: cantidad, cdigo, especificaciones y
componentes de los bienes objeto de la enajenacin
o baja por destruccin, segn el caso.
7. Elimina identificaciones de la Universidad mediante

cdigos o placas.
8. Entrega los bienes al beneficiario o procede a su

destruccin en presencia del Guardalmacn dejando
constancia de lo actuado en actas.
9. Legaliza las actas conjuntamente con el beneficiario

y el Guardalmacn y les entrega una copia de las
mismas.
Guardalmacn 10. Actualiza los registros cruzando la informacin

detallada en las actas.
8. REPOSICION DE BIENES
1. Alcance
Los bienes de propiedad de la Universidad que hubieren

desaparecido, sufrido daos parciales o totales, quedando
inutilizados, debern ser restituidos por los funcionarios
responsables.
98
===================================================================================
2. Normas
a. Los custodios, sean estos trabajadores o terceros, sobre los

que se establezca la responsabilidad, debern responder por
la reposicin del bien, en dinero a precio del mercado actual
o en especies de iguales o mejores caractersticas del bien
desparecido, destruido o inutilizado.
b. Para los bienes registrados en la bodega de la UTE-Matriz,

este procedimiento se efectuar con la intervencin de
un delegado de la Direccin Administrativa
Financiera, en presencia de la persona que repone el
bien, y el respectivo Guardalmacn.
c. Para los bienes registrados en los Centros Asociados, este

procedimiento se llevar a acabo con su presencia del
delegado de la Unidad de Activos Fijos y el funcionario que
est reponiendo el bien.
d. Cuando se trate de equipos elctricos, electrnicos o

especiales, el delegado de la Direccin Administrativa
Financiera o el Delegado de la Unidad de Activos Fijos,
solicitar la intervencin de un tcnico, quien emitir una
certificacin indicando que las que las caractersticas del
bien, son iguales o mejores que del bien objeto de
reposicin, documento que servir de antecedente para la
elaboracin del acta de entrega recepcin.
e. El delegado solicitar copia de la factura del nuevo bien; de

no disponer de la misma, proceder a valorar y har constar
dicho valor en el acta correspondiente.
f. De lo actuado se dejar constancia en actas de reposicin

debidamente legalizadas por las personas que intervienen en
el trmite, cursando copias a las reas de control y registro
de la Universidad. En las actas se har constar las
caractersticas: descripcin, cdigo, etc., del nuevo y bien y
del bien objeto de reposicin.
g. El Guardalmacn que interviene en este trmite, asignar al

nuevo bien el nuevo cdigo y proceder a actualizar los
registros correspondientes.
h. La baja del bien, objeto de reposicin, tanto de los registros

de bodega como contables, se realizar con posterioridad a
la reposicin, previa la autorizacin de la Direccin
Administrativa Financiera.
99
===================================================================================
3. Procedimiento
Unidad responsable Actividades
Funcionario
Responsable 1. Comunica por medio de memorando, a la
Direccin Administrativa Financiera, que va
a proceder a la reposicin del o los bienes que
estn a su cargo, adjuntando copia de la factura de
compra y el certificado tcnico.
Financiero 2. Recibe la comunicacin y sumilla a la Unidad de
Activos Fijos para que intervenga a travs de sus
delegados en el trmite solicitado.
Unidad de Activos
Fijos 3. Recibe la comunicacin y procede con los trmites
pertinentes.
Delegado de la
Unidad de Activos Fijos 4. Verifica, conjuntamente con el funcionario
interesado y el Guardalmacn las caractersticas del
bien.
5. Elabora el acta de reposicin haciendo constar los

datos respectivos, legaliza con las firmas de las
personas que intervienen y remite copias a Dir.
Administrativa Financiera, Contabilidad General,
Unidad de Activos Fijos y Bodega.
6. Solicita a la Direccin Administrativa Financiera,

disponga y autorice a la Unidad de Contabilidad
General y a Bodega, la baja y eliminacin de los
registros del bien desaparecido y el ingreso y
actualizacin de los registros con el nuevo bien, en
los activos de la Universidad.
Contabilidad
General 7. Actualiza los registros contables
Guardalmacn 8. Actualiza los registros de bodega, cruzando con la

informacin constante en el acta.
Unidad de
Activos Fijos 9. Actualiza los registros.
100
===================================================================================
XI. FORMULARIOS
Nombre Nmero
1. Solicitud a Bodega B-01
2. Informe de Recibo B-02
3. Egreso de Bodega B-03
4.- Devolucin de bienes de activo fijo B-04
5. Devolucin de Suministros y Materiales de Control B-05
6. Cambio de tenencia de Bienes de Activo Fijo B-06
7. Cambio de Tenencia de Suministros y Materiales

de Control B-07
8. Registro Individual de Bienes de Activo Fijo B-08
9. Registro Individual de Sumin, y Materiales de Control B-09
10. Movimiento mensual de bodega B-10
101
===================================================================================
USO DE FORMULARIOS
1. DATOS GENERALES
FORMULARIO OBJETO
Solicitud a Bodega Solicitar a Bodega los bienes, de

activo fijo, suministros y materiales
de control, de stock o para
adquisicin.
Informe de Recibo Ingresar los bienes a la Bodega.
Egreso de Bodega Entregar los bienes solicitados por

las reas interesadas.
Cambio de Tenencia de
Bienes de Activo Fijo Realizar el cambio de tenencia entre
funcionarios, de los bienes de activo
fijo, y controlar y actualizar
internamente en la Unidad de
Activos Fijos los registros
individuales.
Cambio de Tenencia de
Suministros y Materiales
de Control Realizar el cambio de tenencia entre
funcionarios, de los Materiales de
Control, y controlar y actualizar
internamente en la Unidad de
Activos Fijos los registros
individuales.
Devolucin de bienes
de Activo Fijo Devolver a bodega los bienes de
Activo Fijo y mantener en bodega
un registro extracontable de los
mismos.
Devolucin de materiales y
Suministros de Control Devolver a bodega los suministros y
materiales de control y mantener en
bodega un registro extracontable de
los mismos.
102
===================================================================================
Registro Individual
de Bienes de Activo Fijo Registrar y controlar en la Unidad de
Activos Fijos los bienes que son
entregados bajo responsabilidad de
cada uno de los funcionarios y
empleados de la Universidad.
Registro Individual de
Suministros y Materiales de
Control Registrar y controlar en la Unidad de
Activos Fijos los suministros y
materiales de control, que son
entregados bajo responsabilidad de
cada uno de los funcionarios y
empleados de la Universidad.
Informe del Movimiento

Mensual de Bodega Informar mensualmente el
movimiento de ingresos, egresos y
saldos de los bienes en bodega.
Tarjeta de Identificacin Identificar los bienes de bodega de

acuerdo con su cdigo,
denominacin, caractersticas etc.;
referenciar stock mximo y mnimo
y actualizar los ingresos y egresos.
103
===================================================================================
2. DISTRIBUCION
FORMULARIO
. SOLICITUD A BODEGA
Contabilidad Original
Bodega Copia Amarilla
Compras Copia Azul
Interesado Copia Rosada
. INFORME DE RECIBO
Unidad de Activos Fijos Copia Azul
Compras Copia rosada
. EGRESO BODEGA
Und. Activos Fijos .Carpeta Individual Copia Azul
Interesado Copia Rosada
. CAMBIO DE TENENCIA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Bodega Original
Interesado Entrega Copia Amarilla
Interesado Recibe Copia Azul
Und. Activos Fijos. Carpeta Individual Copia Rosada
. CAMBIO DE TENENCIA DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE

CONTROL
Bodega Original
Interesado que entrega Copia Amarilla
Interesado que Recibe Copia Azul
Und. Activos Fijos Carpeta Individual Copia Rosada
104
===================================================================================
. DEVOLUCION DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Bodega Original
Interesado Copia Azul
. DEVOLUCION DE SUMINISTROS Y MATERIALES DECONTROL
Bodega Original
Interesado Copia Azul
. TARJETA DE REGSITRO INDIVIDUAL DE SUMINISTROS

Y MATERIALES DE CONTROL
Und. Activos Fijos Original
TARJETA DE REGISTRO INDIVIDUAL DE BIENES
Und. Activos Fijos. Original
TARJETA DE IDENTIFICACION
Bodega Original
105
===================================================================================
MODELO DE FORMULARIOS A UTILIZARSE Y LAS
INSTRUCCIONES PARA SU LLENADO.

UTE - MATRIZ
SOLICITUD A BODEGA N
FECHA DE EMISION:......................................................
PARA USARSE EN: ....................................................................................
ORD DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD
OBSERVACIONES
:....................................................................................................................
.........................................................................................................................
.....
SOLICITADO POR APROBADO POR AUTORIZADO POR
FIRMA: ........................... ........................... ...........................
NOMBRES: ........................... ........................... ............................
UTE-B-001
106
===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-001
SOLICITUD A BODEGA
Este formulario ser llenado por los usuarios de la bodega solicitando los bienes.
FECHA DE EMISIN:
La fecha de emisin corresponde a la fecha en que el documento es elaborado.
PARA USARSE EN:
El nombre de la Unidad o departamento que solicita los bienes.
ORDINAL:
El nmero secuencial de los items que solicita.
DESCRIPCIN:
El nombre completo de los bienes que se estn solicitando, con todas sus
especificaciones tcnicas.
CANTIDAD:
La cantidad de bienes que solicita de cada item. U ordinal.
UNIDAD:
La unidad de medida de cada bien. Ejemplo: c/u. Litros. Kilogramos, quintales, etc.
OBSERVACIONES:
Alguna particularidad de los items que solicita.
SOLICITADO POR:
Nombre del funcionario que solicita el/los bienes y su firma.
APROBADO POR:
El nombre del jefe de la Unidad o el Jefe del rea que solicita los bienes y su firma.
AUTORIZADO POR
El nombre del Jefe Administrativo Financiero y su firma.
107
===================================================================================
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

U T E - MATRIZ
INFORME DE RECIBO N
FECHA DE
EMISIN:......................................................
SOLICITUD A BODEGA:...................... ORIGEN DEL EGRESO
COMPRA LOCAL:
FECHA:................................................ DONACIN
ORD DESCRIPCION CANTIDAD UND. VALORES

UNITARIO TOTAL
VALOR TOTAL
OBSERVACIONES :................................................................................................
..............................................................................................................................
ENTREGADO POR RECIBIDO POR
NOMBRE: NOMBRE:
FIRMA : FIRMA :
UTE-B-002
108
===================================================================================
FORMULARIO INFORME DE RECIBO UTE-B-002
Este formulario ser llenado por el guardalmacn cada vez que reciba un bien o
Suministro y Material de Control.
FECHA DE EMISION
La fecha de emisin corresponde a la fecha en que el documento es elaborado.
SOLICITUD A BODEGA:
EL Nmero de la Solicitud a Almacn .
ORIGEN DEL INGRESO:
POR COMPRA LOCAL:
Si los bienes solicitados fueron adquiridos en el mercado local poner una X.
POR DONACIN:
Si los bienes fueron donados, poner aqu una X .
FECHA:
La fecha de elaboracin del documento.
ORDINAL:
El nmero consecutivo o item, que corresponda.
DESCRIPCION:
Nombre de los bienes recibidos por bodega, con todas sus caractersticas, modelo, serie,
etc.
CANTIDAD:
El nmero de bienes recibidos por cada item.
UNIDAD:
La unidad de medida de cada bien, ejemplo. c/u., kilos, metros, docenas, libras, etc.
VALORES UNITARIOS:
Esta informacin deber ser llenada por el Departamento de Contabilidad, tomando

como referencia la/las facturas adjuntas.
109
===================================================================================
TOTAL:
Este valor se obtiene multiplicando la cantidad por el valor unitario.
OBSERVACIONES:
Algn dato importante que est relacionado con las compras de los bienes.
ENTREGADO POR:
Nombre del funcionario o empleado que entrega los bienes a bodega o de la persona de
una Casa comercial que entrega en bodega los bienes de la compra local y su firma.
RECIBIDO POR:
Nombre del guardalmacn y su firma.
110
===================================================================================

U T E MATRIZ
EGRESO DE BODEGA N
FECHA DE EMISION:......................................................
SOLICITUD A BODEGA N :........................... FECHA:............................
PARA USARSE EN:.........................................................................................

EGRESO DE: SUMINISTROS Y BIENES DE
MATERIALES DE ACTIVOS FIJOS
CONTROL
CODIGO D E S C R I P C I O N CANTIDAD UND. VALORES

UNITARIOS TOTAL
VALOR TOTAL
OBSERVACIONES :................................................................................................
..............................................................................................................................
ENTREGADO POR RECIBIDO POR REGISTRADO EN CARDEX
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

FIRMA : FIRMA : FIRMA:
UTE-B-003
111
===================================================================================
EGRESO DE BODEGA
Este formulario se lo utiliza para la entrega de bienes ingresados a bodega por primera
vez al rea solicitante.
FECHA DE EMISIN
La fecha de entrega de los bienes y de confeccin del documento.
SOLICITU A BODEGA N
El nmero de la Solicitud a Almacn que dio origen a la compra del/los bienes.
FECHA:
La fecha de la solicitud a almacn.
PARA USARSE EN:
Nombre de la Unidad o dependencia en donde se utilizar el bien.
EGRESO DE:
Se pondr una X en la casilla que corresponda: Suministros y materiales de Control o

Bienes de Activo Fijo.
CODIGO
Una vez que el bien ingresa por primera vez a la bodega, el guardalmacn antes de su
despacho o entrega deber proceder a su codificacin, bajo ninguna circunstancia un
bien se entregar sin codificacin.
DESCRIPCION
El nombre de /los bienes a entregarse.
CANTIDAD:
El nmero de bienes a entregarse de cada item.
UNIDAD
La unidad de medida que por lo general en los bienes deber ser c/u.
112
===================================================================================
VALORES UNITARIOS.
Esta informacin deber ser llenada por el Departamento de Contabilidad, a fin de que
pueda cargar los valores de los bienes al rea respectiva o Centro de Costos.
TOTAL:
Este valor se obtendr multiplicando la cantidad por el valor unitario.
OBSERVACIONES:
ENTREGADO POR:
El nombre y la firma del guardalmacn.
RECIBIDO POR:
El nombre y la firma del funcionario que recibe el bien.
REGISTRADO EN CARDEX.
Nombre y firma de la persona que ha registrado en el registro individual de bienes ,lo

entregado.
113
===================================================================================

U T E MATRIZ
DEVOLUCION DE BIENES DE ACTIVO FIJO N
FECHA DE EMISION:......................................................
REFERENCIA MEMORANDO N............................................ FECHA:............................
ORD CODIGO CANT D ESCRIPCION VALOR
VALOR TOTAL $
OBSERVACIONES :...............................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
DEVUELTO POR RECIBIDO POR
NOMBRE: NOMBRE:
FIRMA : FIRMA:
UTE-B-004
114
===================================================================================
DEVOLUCIN DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Este documento lo utilizar la Bodega, cuando un funcionario o empleado, con
autorizacin del jefe inmediato procede a la devolucin de bienes de activo a bodega.
FECHA DE EMISIN
La fecha de confeccin del documento.
REFERENCIA MEMO N:
El nmero de la comunicacin por medio de la cual se autoriza devolver los bienes a
bodega.
FECHA:
La fecha del documento motivo de la devolucin de los bienes.
ORDINAL:
CODIGO
CANTIDAD:
DESCRIPCIN:
VALORES UNITARIOS:
115
===================================================================================
Esta informacin deber ser llenada por el Departamento de Contabilidad.
OBSERVACIONES:
DEVUELTO POR:
Nombre y firma de la persona que devuelve los bienes.
RECIBIDO POR:
Nombre y firma del guardalmacn que recibe los bienes.
116
===================================================================================

U T E - MATRIZ
DEVOLUCIN SUMINISTROS Y MATERIALES CONTROL N
FECHA DE EMISION:......................................................
REFERENCIA MEMORANDO N............................................ FECHA:............................
ORD CODIGO CANT D ESCRIPCION VALOR
VALOR TOTAL
OBSERVACIONES :...............................................................................................................................
................................................................................................................................................................
DEVUELTO POR RECIBIDO POR
NOMBRE: NOMBRE:
FIRMA : FIRMA:
UTE-B-005
117
===================================================================================
DEVOLUCIN DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE
CONTROL
Este documento lo utilizar la Bodega, cuando un funcionario o empleado, con
autorizacin del jefe inmediato procede a la devolucin de suministros y materiales de
control a bodega.
FECHA DE EMISIN
REFERENCIA MEMO N:
bodega.
FECHA:
ORDINAL:
CODIGO
CANTIDAD:
DESCRIPCIN:
VALORES UNITARIOS:
118
===================================================================================
OBSERVACIONES:
DEVUELTO POR:
RECIBIDO POR:
119
===================================================================================
U T E - MATRIZ
CAMBIO DE TENENCIA DE BIENES DE ACTIVO FIJO N
FECHA DE EMISION: ......................................................
REFERENCIA MEMORANDO: ...........................................

FECHA:...........................
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:..........................................................................................................................
ORD CODIGO D ESCRIPCION VALOR
TOTAL
OBSERVACIONES
:..............................................................................................................................................................
FIRMA: FIRMA:
NOMBRE: NOMBRE:
UTE-B-006
120
===================================================================================
CAMBIO DE TENENCIA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Este documento ser utilizado por la Unidad de Control de Activos Fijos,

exclusivamente para el cambio de tenencia, a fin de que en el Sistema que es
administrado por esta Unidad se realicen los cambios pertinentes de la tenencia.
FECHA DE EMISIN
REFERENCIA MEMO N:
bodega.
FECHA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA
El nombre de la Unidad o departamento en donde el bien va a prestar sus

servicios.
ORDINAL:
CODIGO
DESCRIPCIN:
VALORES UNITARIOS:
121
===================================================================================
OBSERVACIONES:
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
122
===================================================================================
U T E - MATRIZ
CAMBIO DE TENENCIA DE SUM.Y MATER. DE CONTROL N
FECHA DE EMISION: ......................................................
REFERENCIA MEMORANDO: ...........................................

FECHA:...........................
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:..........................................................................................................................
ORD CODIGO D ESCRIPCION VALOR
TOTAL
OBSERVACIONES
:..............................................................................................................................................................
FIRMA: FIRMA:
NOMBRE: NOMBRE:
UTE-B-007
123
===================================================================================
CAMBIO DE TENENCIA DE SUMINISTROS Y MATERIALES
DECONTROL
Este documento ser utilizado por la Unidad de Control de Activos Fijos,

exclusivamente para el cambio de tenencia de Suministros y Materiales de Control, a fin
de que en el Sistema que es administrado por esta Unidad se realicen los cambios
pertinentes de la tenencia.
FECHA DE EMISIN
REFERENCIA MEMO N:
bodega.
FECHA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA
El nombre de la Unidad o departamento en donde el bien va a prestar sus servicios.
ORDINAL:
CODIGO
DESCRIPCIN:
124
===================================================================================
VALORES UNITARIOS:
OBSERVACIONES:
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
125
===================================================================================
UNIIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

U T E - MATRIZ
REGISTRO INDIVIDUAL DE BIENES DE ACTIVO FIJO

NOMBRE:....................................................................CODIGO DEL EMPLEADO:.............
C.IDENTIDAD:...................................................... TARJETA N...................................
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:....................................................................
COMPROBANTE CODIGO D ESCRIPCION TRANSFERIDO COMPROBANTE OBSERVACIONES

D M A N DEL BIEN DEL BIEN A FECHA N
UTE-B-008
126
===================================================================================
REGISTRO INDIVIDUAL DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Documento utilizado por la Unidad de Control de Activos Fijos a fin de llevar un

control individual de los bienes de Activo Fijo que tiene bajo su responsabilidad cada
uno delos empleados y funcionarios de la Universidad.
NOMBRE DEL EMPLEADO:
El nombre del empleado o funcionario de la Universidad
CODIGO DEL EMPLEADO:
El Cdigo que tiene el empleado dentro de la Universidad.
CEDULA DE IDENTIDAD:
El nmero dela cdula de identidad del empleado o funcionario de la Universidad.
TARJETA N :
El nmero secuencial de la tarjeta.
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
El nombre de la Unidad Administrativa en donde presta las funciones el empleado o

funcionario de la Universidad.
COMPROBANTE:
Se registrar el nmero y la fecha( da, mes y ao) del documento mediante el cual se
entrega un bien bajo la custodia del empleado o funcionario de la Universidad.
CODIGO DEL BIEN
Se indicar el cdigo del bien que se entrega bajo la custodia del empleado o
DESCRIPCIN DEL BIEN:
127
===================================================================================
TRANSFERIDO A:
En caso de que algn bien haya sido transferido la tenencia a otro empleado o
funcionario de la Universidad o se haya entregado el bien a la bodega de la Universidad
se registrar el nombre de ese empleado o funcionario.
COMPROBANTE N
El Nmero del comprobante por medio del cual se realiza la transferencia del bien.
OBSERVACIONES.
Alguna observacin sobre el bien transferido. ( Mal estado, obsoleto, daado, quemado,
etc.)
128
===================================================================================

U T E - MATRIZ
REGISTRO INDIVIDUAL DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE CONTROL N

NOMBRE:....................................................................CODIGO DEL EMPLEADO:.............
C.IDENTIDAD:...................................................... TARJETA N...................................
UNIDAD ADMINISTRATIVA:....................................................................
COMPROBANTE CODIGO D ESCRIPCION TRANSFERIDO COMPROBANTE OBSERVACI

D M A N DEL BIEN DEL BIEN A FECHA N
UTE-B-009
129
===================================================================================
REGISTRO INDIVIDUAL DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE
CONTROL.
Documento utilizado por la Unidad de Control de Activos Fijos a fin de llevar un

control individual de los Suministros y Materiales de Control que tiene bajo su
responsabilidad cada uno delos empleados y funcionarios de la Universidad.
NOMBRE DEL EMPLEADO:
El nombre del empleado o funcionario de la Universidad
CODIGO DEL EMPLEADO:
El Cdigo que tiene el empleado dentro de la Universidad.
CEDULA DE IDENTIDAD:
El nmero dela cdula de identidad del empleado o funcionario de la Universidad.
TARJETA N :
El nmero secuencial de la tarjeta.
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
El nombre de la Unidad Administrativa en donde presta las funciones el empleado o

COMPROBANTE:
Se registrar el nmero y la fecha( da, mes y ao) del documento mediante el cual se
entrega un Suministro o material de Control, bajo la custodia del empleado o
CODIGO DEL BIEN
Se indicar el cdigo del Suministro o Material de Control que se entrega bajo la

custodia del empleado o funcionario de la Universidad.
DESCRIPCIN DEL BIEN:
130
===================================================================================
El nombre completo de los Suministros o Materiales de Control que se estn

entregando, con todas sus especificaciones tcnicas.
TRANSFERIDO A:
En caso de que algn Suministro o Material de Control haya sido transferido la tenencia
a otro empleado o funcionario de la Universidad o se haya entregado el bien a la bodega
de la Universidad se registrar el nombre de ese empleado o funcionario.
COMPROBANTE N
El Nmero del comprobante por medio del cual se realiza la transferencia del
Suministro o Material de Control.
OBSERVACIONES.
Alguna observacin sobre el Suministro o Material de Control transferido. ( Mal estado,

obsoleto, daado, quemado, etc.)
131
===================================================================================

U T E - MATRIZ
INFORME DE MOVIMIENTO MENSUAL

CORRESPONDIENTE AL MES DE ................................................................. DEL AO 200X
ORD. CODIGO D ESCRIPCION SALDO INGRESOS EGRESOS SALDOS

CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD CANTIDAD
ELABORADO POR
f)
NOMBRE
UTE-B-010
132
===================================================================================
INFORME DE MOVIMIENTO MENSUAL
Formulario que ser utilizado por el Guardalmacn y en donde informar mensualmente

sobre la entrada y la salida de Bienes de Activo Fijo y Suministros y Materiales de
Control, adjuntando como respaldo copia de los documentos por medio de los cuales se
realiz el ingreso o la salida de los bienes.
Se utilizar un documento para el movimiento de bienes de Activo Fijo y otro para el

movimiento de Suministros y Materiales de Control.
CORRESPONDIENTE AL MES DE:
Se registrar el nombre del mes al que corresponde el movimiento.
ORDINAL:
CODIGO
DESCRIPCIN:
SALDO CANTIDAD
Se registrar el saldo anterior del bien o Suministros y Materiales de Control.
INGRESOS CANTIDAD
La cantidad de los bienes o Suministros y Materiales de Control ingresados a bodega en

ese mes.
EGRESOS CANTIDAD:
La cantidad de los bienes o Suministros y Materiales de Control egresados o entregados

por bodega a los usuarios.
SALDO CANTIDAD
El nuevo saldo de los Bienes y Suministros y Materiales de Control.
133
===================================================================================

AMBITO: U.T.E.
APLICACIN: FLUJOGRAMA PARA LA ADQUISICIN DE BINES DE ACTIVO FIJO.
a les
iv idu
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tas
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'
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con
eso
P ro c
del
Fin
134
===================================================================================

AMBITO: U.T.E.
APLICACIN: DEVOLUCIN DE BIENES A BODEGA
135
===================================================================================

AMBITO. U.T.E.
APLICACION: TRANSFERENCIA DE TENENCIA DE BIENES
DE ACTIVO FIJO
136
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AMBITO. U.T.E.
APLICACION: TRANSFERENCIA DE TENENCIA DE
SUMINISTROS Y MATERIALES DE CONTROL
137
===================================================================================
CAPITULO IV
4.1. CONCLUSIONES
4.2.9. Con relacin al objeto del estudio:
El estudio es aplicado a la Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE, para que
enfoque sus esfuerzos al mejoramiento continuo de los procedimientos
administrativos y financieros para administrar de mejor manera los bienes de
activo fijo y los Suministros y Materiales de Control.
Debido a la finalidad que tienen la Universidad Tecnolgica Equinoccial, la
cuenta Propiedad, Planta y Equipo en una entidad educativa representan la
mayor inversin realizada.
El principal objetivo planteado en esta tesis ha sido cumplido, puesto que se ha
elaborado un Manual de procedimientos administrativos para el control de
activos fijos, el mismo que ser una herramienta muy importante de control
dentro del manejo de activos fijos en la Universidad Tecnolgica Equinoccial.,
ya que este rubro representa realmente la capacidad operativa de la Institucin y
sobre su correcto uso se obtendrn mejores resultados optimizando estos con
mejor eficiencia y efectividad.
En cuanto a los objetivos secundarios podemos concluir con lo siguiente:
Se realiz un diagnstico de la situacin actual de los activos fijos de la
Universidad Tecnolgica Equinoccial, estableciendo primeramente la
importancia de estos en los estados financieros y posteriormente se describi
como es el manejo administrativo de los activos fijos en la UTE.
138
===================================================================================
4.2.10. Sobre el marco de referencia y el marco terico:
En el Captulo II se identifica la naturaleza de los activos fijos, la importancia
que tienen dentro del esquema de una empresa y de la Universidad Tecnolgica
Equinoccial UTE. en particular, debido a la inversin realizada.
El gran nmero de activos fijos que mantiene la U.T.E. requiere de un control
administrativo y contable, capaz de que refleje en los estados financieros su
correcto registro, que presente su valor real, de acuerdo con lo establecido por
las NECs y NICs15 y que cumpla las diferentes disposiciones emitidas por el
S.R.I., soportando adecuadamente sus movimientos de ingresos, salidas y
transferencias, de cada uno de los tipos de activos fijos.
4.2.11. Con relacin al diagnstico:
La investigacin realizada en este campo se centra a determinar el manejo de los
bienes de activo fijo dentro del esquema total de los activos de la Universidad
Tecnolgica equinoccial UTE.
En cuanto al cumplimientos de normas contables (NEC 12, 13 17) y
regulaciones legales por parte del S.R.I. (Ley de Rgimen Tributario Interno y su
Reglamento), la Universidad Tecnolgica Equinoccial. cumple adecuadamente
con cada una de estas, sin tener ningn inconveniente en este sentido.
La depreciacin de los activos fijos en la U.T.E.. se la realiza en lnea recta,
sujetndose a los porcentajes establecidos en el Reglamento de aplicacin a la
Ley de Rgimen Tributario Interno.
15
Normas Internacionales de Contabilidad NICs
139
===================================================================================
4.2.12. Relativas a la propuesta:
De acuerdo a la idea defender propuesta en la Tesis, si una organizacin cuenta
con un Manual de control administrativo de activos fijos; complementado con el
tratamiento contable a seguir, que se van a dar a cada una de las cuentas que
conforman Propiedad, planta y equipo en la Institucin, el control efectivo que
incluyen la parte contable y administrativa y facilitando la correcta aplicacin de
procedimientos, debidamente documentados, situacin que se cumple con la
pregunta planteada en esta tesis.
4.2.13. Relativas al Manual de Procedimientos:
Contar con un Manual de procedimientos administrativos para el manejo de los
activos fijos garantiza la eficacia, eficiencia y economa de todas las operaciones
de la organizacin promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de funciones
y actividades establecidas, adicionalmente el contar con una gua sobre el
tratamiento contable es an ms importante pues podemos observar los distintos
tipos de transacciones que presentan las cuenta contables que involucran a los
Activos Fijos.
Identificados los elementos del sistema de activos fijos en los que se ha
observado son ms dbiles los controles, con la ejecucin del Manual se corrigen
procedimientos, adems en esta tesis se norman sus procesos.
140
===================================================================================
El control en el manejo de Activos Fijos en la U.T.E.. es parcial, pues solo se
observaban ciertos aspectos, lo cual se va ha corregir con el cumplimiento de lo
establecido en el Manual de procedimientos administrativos, en gran manera.
Se han venido utilizado procedimientos desde hace varios aos, con casi ninguna
actualizacin.
El hecho de elaborar un Manual de procedimientos administrativos para el
manejo de activos fijos, propio para uso de la Universidad Tecnolgica
Equinoccial, y dejar de utilizar otros que se han mantenido durante varios aos,
es imprescindible pues en el transcurso del tiempo y con la rotacin de varios
funcionarios se ha ido perdiendo el control de activos.
Este manual permite recuperar un control y buen uso de los activos Fijos de la
U.T.E.
Los Activos Fijos, en la Universidad. representan entre el 70% y el 75% del total
de Activos, reflejando un porcentaje significativo en los estados financieros,
razn por la cual el control es an ms necesario e importante.
El Manual de procedimientos administrativos para el control de los Activos
Fijos ha sido creado en base a principios y normas de contabilidad, a Leyes y
reglamentos de los organismos de control, como es el caso del Servicio de
Rentas Internas y de la Superintendencia de Compaas.
141
===================================================================================
La implantacin del Manual de Activos fijos y el establecimiento de los
procedimientos contables beneficiar al Control interno de la compaa, adems
de salvaguardar los bienes de la misma, constituyndose adems en un
documento fuente de gua y consulta.
Los documentos que se presentan en el Manual son los que la Universidad
necesitar para su desenvolvimiento normal, y que son parte integral del
control.
En la presente tesis se ha considerado la poltica de la Universidad y los
requerimientos actuales constantes en las Normas de Ecuatorianas de
Contabilidad y Resoluciones de la Superintendencia de Compaas de las
caractersticas que debe tener un bien para ser considerado como activo fijo, la
U.T.E. establece un monto de ms USD. 500,00 para considerar un bien como
activo fijo, caso contrario el control de los bienes ser administrativo.
4.2.14. Relativas a los procedimientos de auditora para revisiones especiales.
El control posterior para el buen manejo, uso y aplicacin de los activos fijos, es
necesario realizarlo, a fin de demostrar la existencia de los bienes de activo fijo a
determinada fecha y conciliar con la informacin que se refleja en la
Contabilidad de la Universidad.
Al realizar una constatacin fsica de los activos fijos, se persigue mantener
actualizados en forma permanente los inventarios de los activos fijos.
142
===================================================================================
Confirmar la ubicacin y la existencia real de los bienes y la nmina de los
responsables de su tenencia y conservacin.
Realizar los trmites legales y reglamentarios pertinentes y aplicar las
acciones correctivas necesarias tan pronto se establezcan faltantes o la
existencia de bienes obsoletos e inservibles.
4.2.15.Relativo al arrendamiento mercantil
Para mejorar el riesgo de la Universidad en reas de rpidos cambios
tecnolgicos, se debe considerar el arrendamiento mercantil como una
alternativa para financiar la adquisicin de Activos Fijos.
4.2. RECOMENDACIONES.
143
===================================================================================
4.2.1. La puesta en marcha del Manual de procedimientos administrativos para
Activos Fijos, en la Universidad Tecnolgica Equinoccial, debe ser
inmediata puesto que mientras ms rpido se lo haga los riesgos por no
contar con un control adecuado de los Activos Fijos, pueden acarrear
consecuencias tales como prdida, cambios de activos, gastos
innecesarios por depreciacin, etc.
4.2.2. Para fortalecer el control y como medida preventiva ms efectiva se
debera realizar inventarios de activos en forma total anualmente,
ajustndose a los principios contables que respaldan los Estados
Financieros, y en forma parcial (aleatoria) mensualmente.
4.2.3. El Manual de procedimientos administrativos y contables de activos fijos
se debera revisar anualmente o cuando la situacin lo amerite, por
cambios en la aplicacin de leyes, polticas contables, o internas de la
empresa, etc., manteniendo una gua actualizada, evitando los problemas
que se presentan por la no actualizacin de procedimientos y afectando el
control interno de la U.T.E.
4.2.4. El uso permanente del Manual de procedimientos administrativos de
Activos Fijos racionalizar el trabajo en cada seccin, permitiendo la
simplificacin de labores, la eficiencia, eficacia y economa en el manejo
de recursos; adems, Superiores y Subalternos de la U.T.E., podrn
conocer y asumir responsabilidades en las diferentes fases
144
===================================================================================
administrativas en el manejo de los Activos Fijos solamente siguiendo las
instrucciones del manual.
4.2.5. Dentro de los controles que se debe implementar se recomienda llevar un
orden secuencial, prenumerado de cada uno de los documentos que se
usarn de acuerdo al Manual de procedimientos, debidamente
autorizados y soportados.
4.2.6. El presente trabajo puede ser utilizado como gua didctica para consulta
de los estudiantes interesados en el tema de control de Activos Fijos.
4.2.7. Las constataciones de los activos fijos podrn realizarse en forma general
y su periodicidad estarn en funcin de los montos involucrados,
movimientos, naturaleza y posibilidades de extravo o desaparicin.
4.2.8. Podrn efectuarse constataciones de manera parcial, sobre la base de
rotacin o por requerimiento de determinada unidad administrativa o
autoridad competente, as como cuando se produzca cambio de custodio
de los bienes.
4.2.9. Por el alto costo de los activos y la depreciacin muy acelerada por el
cambio de tecnologa se recomienda el arrendamiento mercantil.
145
===================================================================================
PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA VERIFICACIN FSICA DE LOS

BIENES DE ACTIVO FIJO, MATERIALES Y SUMINISTROS DE CONTROL.
Uno de los problemas, ms graves que se presentan en la empresas, es el manejo de los

activos fijos, a fin de que la Universidad pueda conciliar la parte fsica con la parte
contable, a continuacin se establece un programa de trabajo, para la verificacin fsica
de los bienes de activo fijo en la Universidad:
PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA

CONSTATACION FISICA DE LOS BIENES
DE ACTIVO FIJO, MATERIALES DE
CONTROL Y DEMAS ARTICULOS QUE SE
ENCUENTRAN A CARGO DE LA
UNIVERSIDAD TECNOLGICA
EQUINOCCIAL, CON CORTE DE CUENTA
AL DE DEL 200x.
1.- ANTECEDENTES
1.1. La Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE, de acuerdo con el

Programa de actividades que durante el ao 200x, deber
desarrollar el Departamento Financiero de la Universidad y en
cumplimiento con lo que determinan las Normas y
procedimientos Internos vigentes en la Universidad, dispone se
proceda a la constatacin fsica de los materiales y suministros de
Control, repuestos, herramientas, bienes muebles y dems
artculos de bienes de Activo Fijo, que se encuentran a cargo de la
Universidad Tecnolgica Equinoccial .
1.2. A fin de proceder con la constatacin fsica especificada en el

acpite anterior, el seor Director Administrativo Financiero de
la Universidad , designa al seor Jefe de la Unidad de Activos
Fijos, bajo cuya responsabilidad se cumplir la gestin en
referencia, contando para el efecto con el presente programa de
trabajo.
2.- GENERALIDADES DE LOS TRABAJOS
2.1. Constatacin fsica integral mediante recuento de todos y cada uno

de los materiales y suministros de control, repuestos, herramientas
y dems artculos considerados dentro de la cuenta bienes de activo
fijo, , que se encuentran a cargo y control de la Universidad.
146
===================================================================================
2.2. La Constatacin fsica de los bienes de activo fijo incluir aquellos

que se encuentran en servicio en las diferentes dependencias de la
Universidad y en sus extensiones, determinando la responsabilidad
por tenencia y clasificados por subcuentas.
2.3. Conciliacin de los resultados de la constatacin fsica registrados en

las hojas de trabajo, con los registros cardex del Departamento
financiero y con la certificacin contable que ser proporcionada por
el Departamento de Contabilidad de la Universidad.
2.4. Determinacin de diferencias encontradas y agrupamiento en anexos

auxiliares.
2.5. Preparacin de actas y anexos resultantes de la constatacin fsica,

mecanografa, control de calidad, legalizacin y trmites.
3.- FECHA DE CORTE
3.1. Al X de xxxxxxxxx del 200x
4.- LUGAR DE TRABAJO
4.1. Los trabajos detallados en el presente programa, se desarrollarn en

las dependencias tcnicas, administrativas y de servicios, aulas y
laboratorios de la Universidad Tecnolgica Equinoccial.
5.- TIEMPO PREVISTO
5.1.Fecha de Iniciacin : x de xxxxxxxx del 200x
5.2. Fecha de finalizacin : X de XXXXXXX del 200X
NOTA : 1.-La fecha de terminacin podra variar en ms

o menos das, de acuerdo a las circunstancias que se
presenten e influyan en el desarrollo de la verificacin
fsica, para lo cual se contar con los informes de la
supervisin e informes de avance.
2.- La fecha de terminacin no incluye la

elaboracin y legalizacin de las actas y anexos.
147
===================================================================================
6.- PERSONAL DISPONIBLE
6.1. Personal del Departamento Financiero.
a) Seor Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos o su

delegado como Jefe de Equipo
b) Seor Auxiliar
6.2. Personal de Bodega.

a) Grupos de Trabajo .
7.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA
A fin de proceder con datos e informacin confiables, se dispondr de los

siguientes documentos de referencia :
7.1. Certificacin y demostracin contable de la cuenta de Activos Fijos

y materiales de control, con corte al X de XXXXXl del 200X.
7.2. Demostracin detallada de los bienes de activo fijo existentes en la

Universidad, a nivel de centro de costos otorgado por la Contabilidad
de la Universidad.
7.3. Acta de verificacin fsica, cuentas de activo fijo y materiales de

control al X de XXXXXl del 200X.( ltima verificacin Fsica).
7.4. Registros del Departamento Financiero ( cardex y auxiliares)
7.5. Registro individual de tenencia de bienes de activo fijo.
7.6. Documentos que amparen las compras locales, por materiales de

control o bienes de activo fijo entregados al departamento financiero.
7.7. Documentos relacionados con las importaciones, donaciones, de

materiales de control y activos Fijos entregados a la Universidad, en
caso de existir.
7.8. Transferencias a/y de la Universidad.
7.9. Documentos de ingresos y egresos de materiales de control.
7.10. Otros documentos y fuentes de informacin que se estimen

necesarios para la comparacin de resultados.
7.11. Informes de movimientos mensuales, en caso de existir.
148
===================================================================================
8.- MATERIAL AUXILIAR
8.1. Hojas de trabajo prediseadas para el registro de los resultados que

se vayan obteniendo en la verificacin fsica .
8.2. Adhesivos de control de verificacin fsica de la cuenta activos fijos.
8.3. Manual de procedimientos para la administracin de bienes de activo

fijo y materiales de Control de la Universidad.
8.4. Suministros de oficina de acuerdo a las necesidades y caractersticas

de los trabajos a desarrollarse.
8.5. Material para marcar y codificar los bienes de activo fijo.
8.6. Otros medios que se estimen necesarios para la constatacin fsica,

identificacin, control y registros de los materiales, bienes de activo
fijo :
Catlogos
Facturas Proformas
Flexmetros
Calibrador,
etc.
9.- HORARIO DE TRABAJO
9.1. Los trabajos encomendados a los grupos de determinados de

alumnos se cumplirn dentro del horario de labores establecido en la
Universidad Tecnolgica Equinoccial para el personal administrativo,
pero de creerlo necesario a fin de cumplir con el Programa en el
tiempo previsto y no interrumpir una labor iniciada que por razones de
control, requiera ser concluda dentro de la jornada diaria, se obtendr
autorizacin del seor Director Administrativo Financiero de la
Universidad, a fin de que el personal administrativo y docente labore
tiempo extraordinario, en concordancia con las leyes y reglamentos
pertinentes.
149
===================================================================================
10.- COORDINACION
10.1. El Jefe de Equipo mantendr coordinacin con el seor Director

Administrativo Financiero, en todo cuanto se relacione con las
actividades de la verificacin fsica.
10.2. El Director Administrativo Financiero, coordinar con el seor

Vicerrector General Acadmico, las acciones relacionadas con la
iniciacin y desarrollo de la verificacin fsica, a fin de que imparta
las instrucciones pertinentes a la administracin de los bienes de
activo fijo.
10.3. Coordinar con el jefe Financiero la implementacin del presente

programa instruyendo que se encuentren los registros actualizados al
X de XXXX de 2000X, personal disponible, etc., a fin de que la
verificacin fsica se inicie y desarrolle con normalidad.
10.4. En caso de que por razones administrativas o causa de fuerza

mayor, el Jefe de Control de Activos Fijos no pueda estar presente e
intervenir directamente en parte o en la totalidad de la verificacin
fsica, designar por escrito y con aprobacin del seor Director
Administrativo Financiero, a quien har sus veces en lo posible,
deber ser el ayudante del rea financiera o persona que est vinculada
con las actividades de bienes de activo fijo, en todo caso, las actas y
anexos resultantes de la diligencia, debern ser legalizadas por el Jefe
de la Unidad de Control de Activos Fijos, asumiendo toda
responsabilidad que se desprenda de lo actuado.
10.5. El Jefe de Equipo, durante el desarrollo de la constatacin fsica,

mantendr informado al seor Director Administrativo Financiero,
sobre el avance de sus trabajos y sus novedades.
10.6. La verificacin fsica se efectuar bajo la supervisin directa del

Jefe de la Unidad de Activos Fijos, designado Jefe de Equipo, quien se
encargar de cumplir y hacer cumplir el presente programa de trabajo ;
extendindose la responsabilidad de los actuado a los diferentes
grupos de trabajo designados para el efecto.
150
===================================================================================
11.- SUPERVISION
11.1. El seor Director Administrativo Financiero o su delegado, se

encargar de los trmites de organizacin, implementacin y
supervisin de la verificacin fsica y del trmite de sus resultados.
11.2. As mismo, le encomienda la supervisin peridica del avance de la

constatacin fsica, con el objeto de verificar si se cumple con el
presente programa de trabajo, resolver situaciones imprevistas, ajustar
procedimientos, etc., de manera que se logre optimizar su desarrollo y
resultados aplicando los procedimientos que para el efecto contempla
las normas y procedimientos vigentes en la Universidad.
12.- INFORMES PERIODICOS
12.1. A fin de mantener informado al seor Director Administrativo

Financiero, sobre el avance de los trabajos y novedades, su delegado
en base a los resultados de las supervisiones peridicas, presentar
informes detallados.
13. INFORME FINAL
13.1. Terminada la verificacin fsica y una vez que se disponga de las

actas y anexos debidamente legalizados, el Jefe de la Unidad de
Control de Activos Fijos, presentar el informe final sobre el
desarrollo y cumplimiento de los trabajos encomendados, el mismo
que, a travs del rgano regular correspondiente, sers presentado al
seor Director Administrativo Financiero y formar parte de las actas
y anexos que se cursarn a las reas pertinentes.
13.2. Dicho informe deber contener suficiente informacin previamente

verificada y comprobada, sobre las novedades ms sobresalientes
encontradas en el desarrollo de la verificacin fsica, asi como en la
aplicacin de los procedimientos, con las conclusiones y
recomendaciones que los hechos comentados ameriten y se estimen
consignarlos, de manera que permitan su anlisis y tomo de decisiones
consiguientes.
151
===================================================================================
14.- ACCIONES PRELIMINARES
Con oportunidad y antes que los equipos de trabajo, inicien sus

actividades el Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos realizar las
siguientes gestiones :
14.1. Mediante memorando suscrito por el seor Director Administrativo

Financiero, solicitar al Jefe Financiero de la Universidad, la
certificacin y demostracin de la cuenta de Activos Fijos, con corte
al X de XXXX del 2000X.
14.2. A travs de un memorando circular el seor Director

Administrativo Financiero de la Universidad , comunicar a los
seores Decanos, Jefe de Area de la Universidad, a todo el personal
docente, administrativo y de servicios, que a partir del da X de
XXXXX del 200X se proceder a levantar un inventario fsico de los
bienes de activo fijo, materiales de control, y dems artculos que se
encuentran a cargo de la Universidad Tecnolgica Equinoccial; as
mismo, requerir la presencia de un delegado por cada Facultad para
que intervenga en dicha diligencia y coordine los aspectos
administrativos de competencia de su rea ; adems se proporcione
una secretaria para la mecanografa de las actas y anexos resultantes
de esta gestin.
14.3. Proveer del material auxiliar y de oficina necesarios para la toma

fsica.
14.4. Preparar la delegacin y los equipos de trabajos para el personal

designado y tramitar a travs del respectivo rgano regular.
14.5. Mantendr una reunin de trabajo con el personal designado para la

constatacin fsica, con el propsito de ajustar las acciones a
desarrollarse, impartir instrucciones adicionales y verificar que todo lo
previsto est disponible para el desplazamiento de los delegados.
15.- INSTRUCCIONES GENERALES.
15.1. En la fecha determinada para el inicio de la verificacin fsica, el

Director Administrativo Financiero, mantendr una reunin , en las
oficinas de la Direccin, con el personal que conforma los grupos de
trabajo, con la finalidad de exponer los objetivos de esta intervencin,
fijar los mecanismos, establecer las funciones de cada rea de trabajo,
e iniciar las labores de la verificacin fsica aplicando procedimientos
adecuados.
152
===================================================================================
15.2. El Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos gestionar ante

el seor Director Administrativo Financiero que mediante circular se
comunique al personal que se va a efectuar una verificacin fsica de
los bienes en servicio, a fin de que los tengan disponibles.
15.3. En caso de no disponer de la certificacin contable Cuenta Bienes

de Activo Fijo la constatacin fsica se efectuar tomando como
referencia los bienes encontrados al X de XXXXX de 200X, de la
aplicacin de este procedimiento se dejar constancia en las actas, sin
perjuicio de que, como novedades, se consigne en el Informe Final.
15.4. De no contar con la certificacin contable, los delegados debern

recurrir a otras fuentes y documentos de informacin, constantes en el
Captulo 7 Documentos de referencia, de manera que los resultados
de la verificacin fsica se ajusten a la realidad.
15.5. De presentarse imprevistos, contratiempos, falta de colaboracin o

cualquier problema que impidan o dificulten el normal desarrollo de la
constatacin fsica., el Jefe de grupo comunicar sobre el particular al
seor Director Administrativo Financiero , a fin de que emita las
instrucciones pertinentes que permitan solventar la situacin y que los
trabajos continen normalmente, o, en su defecto, disponga el retiro de
los delegados y suspensin del inventario en caso de que no se
encuentre solucin ; esta ltima medida deber contar con la
aprobacin del seor Vicerrector General Acadmico.
15.6. En base al presente programa de trabajo y a las circunstancias que

se presenten en su desarrollo, el Jefe de Equipo ser el responsable de
llevar adelante la verificacin fsica, de cumplir y hacer cumplir los
procedimientos establecidos para el efecto.
15.7. Se verificarn :
a.- Bienes de Activo Fijo,
b.- Materiales y Suministros de Control.
15.8. El Jefe de Equipo, a fin de identificarlos y darle el trato respectivo a

los bienes de activo fijo y a los materiales de control, consultar lo que
para el efecto estipula el Manual para Bienes de Activo Fijo.
153
===================================================================================
16.- BIENES DE ACTIVO FIJO Y MATERIALE S DE CONTROL
16.1. Previo al inventario fsico, se elaborarn listados del personal por

dependencia, los mismos que servirn de base para la verificacin.
16.2. A fin de proceder con datos e informacin confiable se dispondr

de los siguientes documentos :
Certificacin y demostracin contable de las cuentas de activos

fijos ( caso de disponer de esta informacin).
Acta de verificacin fsica rubro Bienes de Activo Fijo.
Registro de tenencia individual.
Transferencia de bienes de activo fijo a/de otras dependencias.
Informes de recibo por compras con fondo rotativo.
Egresos de Bodega.
Notas de entrega o devolucin de bienes
Informacin documentada proporcionada por el departamento

financiero.
16.3. En base a las hojas de trabajo en las que deber constar el

Inventario de activos fijos y materiales de control clasificados en
orden alfabtico y su codificacin ; dividido por subcuentas y a nivel
de tenencia individual, se proceder a la verificacin fsica de todos y
cada uno de los bienes.
16.4. A medida que se vayan verificando los bienes de activo fijo y

materiales de control, se los ir marcando, registrando en las hojas de
trabajo las cantidades constatadas y actualizando la tenencia de los
bienes y firmas de responsabilidad.
16.5. De existir bienes que no se hayan canalizado su entrega por el

departamento financiero, el Jefe de Equipo elaborar un listado
aparte, el mismo que al final de esta diligencia ser analizado hasta
determinar el origen de esos bienes y reportarlos al Departamento de
Contabilidad de la Universidad para actualizacin de registros.
16.6. Se respetarn las denominaciones, especificaciones y cdigos con

las que se encuentran identificados los bienes.
154
===================================================================================
16.7. En caso de que las especificaciones del bien que se verific, no

concuerden sustancialmente con lo que indican los documentos de
origen, no se aceptar dicho bien, dentro de las especificaciones que
no la tienen y se dar como faltante ; pasando dicho bien a constar en
un listado a fin de establecer el origen del bien y reportarlo al
Departamento de Contabilidad de la Universidad .
16.8. Los anexos para presentacin, sern clasificados e identificados por

nmeros, en los que se irn agrupando los bienes por subcuentas :
a.- CUENTAS DE MAYOR ACTIVO FIJO
91. Edificios y Estructuras

92. Mobiliario y Equipo de Oficina.
93. Equipo de Transporte
94. Equipo de Computacin.
95. Herramientas, Equipo de Taller y Garaje.
96. Equipo de laboratorio e Ingeniera
97. Equipo de Comunicacin
98. Equipo de construccin y mantenimiento.
99. Equipos de diversos.
99.1 Libros y equipos de biblioteca.

99.2 Equipo para hospital y enfermera
99.3 Equipo de cocina
99.4 Equipo para recreacin y deporte.
99.5 Aparato de radio audicin
99.6 Fuente de soda
99.7 Menaje de la viviendas
99.8 Otros equipos diversos.
16.9. Se prepararn tambin anexos en los que consten el resumen de :
a.- Bienes de activo fijo faltantes.
b.- Materiales de control faltantes.
Este resumen ser tomando de los anexos principales y

servirn para dar una ilustracin ms concreta de las
novedades y no alterarn los resultados constantes en
dichos anexos, debiendo aclararse en el acta este
particular.
155
===================================================================================
16.10 El Jefe de la Unidad de Control de Activos Fijos en base a la actas

proceder a actualizar las tarjetas de registro individual de bienes de
activo fijo y de materiales de control.
PREPARADO POR AUTORIZADO POR
156
===================================================================================
BIBLIOGRAFA
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Captulos 1,2 y 6, pginas 3 a 53 y 81 a 88, 1997.
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HEILBRONER, Robert L. y Lester C. Thurow, Economa,, ARGENTINA, Prentice
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PEREIRA, F, E. Ballarn, J.M. Rosanas, J.C. Vzquez-Dodero, Contabilidad para la
direccin, ESPAA, 16ta. Edicin, EUNSA, Captulo 7, pginas 77 a 90, 1999.
REGLAMENTO de Aplicacin a la Ley de Rgimen Tributario Interno del Ecuador,
2001 2002, 2003.
REGIMEN Tributario Ecuatoriano, Tomo I, Ediciones Legales, 2003
REGIMEN Tributario Ecuatoriano, Tomo II, Ediciones Legales, 2003
REGISTROS Oficiales, varias fechas.
RESOLUCIONES y circulares del Servicio de Rentas Internas, aos 2001, 2002 Y
2003.
RESOLUCIONES Superintendencia de Compaas del Ecuador.
157

Tesis Manual de Procedimientos para La Administración Contable

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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

MAESTRIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

PREVIO LA OBTENCIN DEL TITULO DE MASTER EN CONTABILIDAD Y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN Y

GUERRERO JORGE ENRIQUE

DIRECTOR DE TESIS : Ing. Galo Ponce Iturriaga. Msc.

Una de las ms lindas virtudes que tiene el ser humano es la

A mi esposa, quien con su amor, ternura y paciencia se ha

A mis queridas hijas, quienes desde muy nias, gracias a su

A mi nietecito, quien ahora forma parte de mi familia y con

A mis familiares, quienes siempre estuvieron a mi lado,

Quiero en primer lugar agradecer a mi DIOS, quien me ha

A la Universidad Tecnolgica Equinoccial, quien a travs

Al seor Ingeniero Galo Ponce, un agradecimiento muy

3. DIAGNOSTICO DEL MANEJO ACTUAL DE ACTIVOS FIJOS

4.- TRATAMIENTO CONTABLE Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

4.1. Tratamiento contable............................................................................ 46

4.1. CONCLUSIONES ........................................................................ 138

Modelo de programa de trabajo para la constatacin fsica de los bienes

En las instituciones, a fin de garantizar los mejores niveles de Gestin, el Control es

los responsables de la gestin, verificar y evaluar permanentemente, cmo se desarrolla

en los procesos de un Ente, proponiendo correctivos que conlleven al cumplimiento de

procedimientos encaminados a una mejora y ahorro de recursos y optimizacin de los

resultados, convirtindonos en ms eficientes, efectivos y econmicos, en el proceso

En la Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE los actuales procedimientos

Control Interno en la Universidad se propone el presente manual que permitir a la

Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE, optimizar el uso y control de sus recursos.

Este manual contempla la planificacin para inclusin en presupuestos, la emisin de la

solicitud para proyectos de inversin, control de la ejecucin, liquidacin de proyectos,

capitalizaciones, registros, transferencias, ventas y disposiciones de activos fijos, el

registro contable correspondiente y la evaluacin post-trmino, bajo los requerimientos

legales y conceptuales, de conformidad con Leyes y Normas contables ecuatorianas

vigentes, aplicados a la situacin actual de la Universidad Tecnolgica Equinoccial

administrativas, detallando paso a paso los patrones para la ejecucin de tareas; se

optimizan las actividades, evitando la sobrecarga de trabajo, la duplicidad de funciones,

facilitar la coordinacin entre departamentos y se optimizarn los recursos humanos y

materiales, haciendo la gestin ms dinmica.

El uso permanente del Manual de procedimientos administrativos de Activos Fijos

racionalizar el trabajo en cada seccin, permitiendo la simplificacin de labores, la

eficiencia, eficacia y economa en el manejo de recursos; adems, superiores y

subalternos de la Universidad Tecnolgica Equinoccial UTE, podrn conocer y asumir

las diferentes fases administrativas en el manejo de los Activos Fijos solamente

siguiendo las instrucciones del manual.

La inversin realizada por accionistas nacionales e internacionales en las diferentes

flujos destinados a la inversin se reflejan principalmente en rubros de activos fijos que

constituyen la infraestructura sobre la cual descansan las operaciones del negocio.

Las NECs establecen claramente la identificacin, revelamiento, formas de registro de

los diferentes rubros de activos fijos, como propiedad, planta y equipo.

clculo del Impuesto a la Renta. Sin embargo, la depreciacin es un recurso gerencial

establecer el valor real de stos en determinado momento y en escenarios especficos.

deducible, es una herramienta para determinar la intensidad de uso de un activo fijo.

La Universidad Tecnolgica Equinoccial, en el transcurso de su historia, de ms de 30

10000.000,00, frente a un total de activos de USD.$ 13000.0001.

La tecnologa es un factor preponderante en los cambios, as por ejemplo el constante y

obligado cambio en equipos de computacin, software, hardware, etc., presiona sobre

mayores inversiones en instalaciones, oficinas, renovacin de vehculos, etc., que

configuran un gran movimiento de los activos fijos en la Universidad Tecnolgica

Equinoccial. La dispersin geogrfica de estos activos fijos, es factor de riesgo lo que

impone adecuados controles con su normatividad especfica.

1.2. JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA DEL TEMA

muy representativa de sus inversiones reales, pues stos le permiten obtener la

infraestructura de sus edificaciones institucionales y su correspondiente equipamiento

aplicacin de un manual de manejo de activos fijos permite disponer de controles que