Versin:

01
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Cdigo:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y AUTOCONTROL
GFPI-G-001
Gua de Aprendizaje para el Programa de Formacin Complementaria Virtual
Fecha de vigencia:
2013-10-09

GUA DE APRENDIZAJE N 1

1. INTRODUCCIN
El programa de formacin Administracin Documental en el Entorno Laboral, est proyectado para afianzar los
conocimientos en gestin documental y archivstica, de tal manera que se logre administrar adecuadamente los
documentos en las instituciones, conocer su evolucin y reconocer su importancia para el normal funcionamiento de las
empresas.

En la presente gua de aprendizaje se abordarn los elementos necesarios para alcanzar los conocimientos propuesto en
el Resultado de Aprendizaje Conceptualizar la terminologa archivstica teniendo en cuenta la normatividad vigente y
las polticas institucionales, mediante el desarrollo de la actividad de aprendizaje AA1. Aplicar la terminologa
archivstica para la organizacin de los archivos, teniendo en cuenta la normatividad y las polticas de la empresa.

Teniendo en cuenta lo anterior, es recomendable la aplicacin de estos conocimientos al interior de las organizaciones, lo
cual permite prestar servicios adecuados y oportunos a clientes internos y externos lo que contribuye al fortalecimiento y
crecimiento institucional. Con estas herramientas dispuestas en el presente programa formativo, es posible comprender
la importancia de la administracin documental, atacar la problemtica relacionada con la carencia de informacin a
causa de la desorganizacin y falta de compromiso para administrar los documentos.

Bienvenido!!!

2. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE

Programa de Formacin: Cdigo: 51130033

Administracin Documental en el Entorno Laboral.
Versin: 1
Resultados de Aprendizaje: Competencia:

25060102901. Conceptualizar la terminologa 250601029. Organizar archivos de gestin, de acuerdo con

archivstica teniendo en cuenta la normatividad normatividad vigente y polticas institucionales.
vigente y las polticas institucionales.
Duracin de la gua: 15 Horas

3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial.

Actividades Previas

Antes de elaborar las actividades propuestas en sta gua de aprendizaje, es preciso verificar la realizacin de las
siguientes actividades previas al proceso formativo:

a. Actualizar datos
b. Contestar el sondeo de conocimientos previos
c. Presentarse ante su instructor y compaeros en el Foro Social

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Gua de Aprendizaje para el Programa de Formacin Complementaria Virtual
Fecha de vigencia:
2013-10-09

Importante: Consultar el enlace Informacin del Programa que se encuentra en el men del programa de formacin,
para conocer la descripcin, la metodologa de estudio, duracin, justificacin, entre otros aspectos importantes para el
normal desarrollo del programa de formacin.

Actividades de Reflexin Inicial

Dentro de los intereses empresariales est el de tener sus archivos organizados, para ello se hace necesario conocer la
evolucin de los archivos, su terminologa y procesos de mejora para su organizacin y conservacin, este tipo de
actividades permite a las empresas tener memoria de sus trmites, gestin de recursos, direccin estratgica dado a
que son los documentos en donde se registran y materializan las actividades que realiza el talento humano de una
empresa o institucin. La informacin contenida en los documentos es imprescindible para la toma de decisiones.

Por lo anterior, es necesario que intente dar respuesta a los siguientes interrogantes, dentro del proceso de reflexin
que se est abordando:

Sabe que es administracin?

Considera que los documentos tambin se pueden administrar, por qu?
Saba usted que los archivos son objeto de clasificacin y categorizacin?
Por qu considera que la persona encargada del archivo deba tener un perfil especfico y cumplir con unos
requisitos para desempearse en el cargo de archivista?

Nota: Esta actividad tiene como finalidad encaminarlo en el desarrollo de los temas de esta gua de aprendizaje.

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Mediante la actividad anterior donde se invit a reflexionar en torno a la importancia de la administracin de los
documentos de archivo en las empresas, se pudo identificar las necesidad de revisar conocimiento sobre el tema y el
alcance de su comprensin general; de igual manera, se reconoce de forma general, los lineamientos que establece la
clasificacin, categorizacin y organizacin de archivos, aportando con este ejercicio de reflexin, al razonamiento y
generacin de ideas que contribuyan a la solucin de preguntas planteadas inicialmente, de tal manera que se avance
en el entendimiento de las actividades para el logro del Resultado de Aprendizaje que aborda la presente gua.

Por lo anterior, el aprendiz en formacin fundamentar sus saberes previos, complementando conocimientos
mediante la consulta de textos y referencias bibliogrficas sobre el tema especificado en relacin a la administracin
documental, evolucin histrica de los archivos, clases de archivos, normatividad archivstica, cualidades del archivista,
elementos de archivo, igualmente podr apoyarse en conocimientos y vivencias propias de su labor y con los que
resulte posible cambiar ideas con todo esto y con los lineamientos que se presentan y describen en esta gua al
desarrollar la actividad de aprendizaje: AA1. Aplicar la terminologa archivstica para la organizacin de los archivos,
teniendo en cuenta la normatividad y las polticas de la empresa.

Encuentro Sincrnico: Se hace necesaria la participacin en los encuentros sincrnicos citados por el instructor,
principalmente en el encuentro del inicio del programa donde se explicar el objetivo del programa, los resultados y
actividades de aprendizaje, las evidencias a desarrollar y sus criterios de evaluacin, duracin, cronograma de
actividades, entre otros aspectos, como por ejemplo resolver dudas e inquietudes, explicar temas tcnicos especficos,
orientar en la bsqueda de informacin y orientar la forma de entregar evidencias.

3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin).

Es valioso el conocimiento adquirido durante el estudio de la presente gua y su aplicacin ya que deriva informacin

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clave para reconocer el valor de la informacin contenida en los documentos de archivo, desde su nacimiento, es decir,
desde la evolucin que han tenido los archivos en el transcurrir del tiempo, y reconocer las caracterstica que debe
tener la persona encargada del manejo de los documentos, ms comnmente conocido como archivista.

Es importante avanzar en el proceso, teniendo en cuenta los requerimientos para el alcance de las competencias que
propone el programa de formacin mediante la presente actividad de apropiacin del conocimiento. El desarrollo del
resultado de aprendizaje Conceptualizar la terminologa archivstica teniendo en cuenta la normatividad vigente y
las polticas institucionales, hace necesario que el aprendiz en formacin apropie los conocimientos basados en los
siguientes temas:

Historia y evolucin de los archivos

Concepto de archivo
Importancia de los archivos
Clases de archivo
o Segn su organizacin
o Segn su uso
o Segn su naturaleza
o Segn su ciclo vital
Cualidades de los archivos
Cualidades del archivista
Categorizacin de los archivos
Elementos de archivo

La actividad de aprendizaje: AA1. Aplicar la terminologa archivstica para la organizacin de los archivos, teniendo en
cuenta la normatividad y las polticas de la empresa, permite evidenciar el saber adquirido, garantizando el logro de
competencias requeridas mediante la apropiacin de conocimientos necesarios para un buen desempeo en el campo
laboral especfico, con el fin de conocer la evolucin de los archivos, sus caractersticas al igual que las cualidades y
perfil que deber un archivista, es necesario realizar lo siguiente:

Fortalecer conocimientos a travs de la consulta del Objeto de Aprendizaje (OA) y recursos que se
proporcionan en el ambiente virtual.
Construir y entregar todas las evidencias de requeridas para la valoracin del instructor.

En la plataforma LMS, se encuentra el Objeto de Aprendizaje (OA) para su lectura, comprensin y asimilacin; toda vez,
que en el encuentra la informacin para analizar la conceptualizacin tcnica del presente tema de estudio.

Objeto de Aprendizaje: CONCEPTUALIZACIN Y NORMATIVA ARCHIVSTICA PARA LA ORGANIZACIN

DOCUMENTAL.

Orientacin del Instructor

Para el desarrollo de esta actividad de aprendizaje y sus correspondientes evidencias, el instructor orientar la revisin
y posterior profundizacin en los contenidos y recursos didcticos (objetos de aprendizaje, videos, enlaces externos,
bibliografa, otros), dispuestos en el ambiente virtual. Igualmente, brindar realimentacin oportuna sobre los
resultados de aprendizaje esperados y competencias a alcanzar en el desarrollo del tema. As mismo, el instructor es el
encargado de orientar el proceso formativo mediante explicaciones especificas aclaracin de inquietudes,
direccionamiento de actividades, recomendaciones para el aprendizaje y el desarrollo de evidencias; fomentando en el

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aprendiz una cultura de investigacin, el respeto a los derechos de autor, y la calidad como un valor agregado en las
labores que se encomienden permitiendo que los documentos sean fuente oportuna de informacin.

Para el logro del resultado de aprendizaje, el aprendiz realizar las siguientes evidencias:

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO

EVIDENCIA 1. Prueba de Conocimiento AA1. El aprendiz deber responder un cuestionario de preguntas

sobre terminologa archivstica, evolucin histrica de los archivos, importancia de los archivos, clases,
cualidades del archivista, elementos de archivo. Se ingresa al cuestionario, se lee cuidadosamente cada
pregunta y para da respuesta segn criterio seleccionando la respuesta correcta. Para un mejor desempeo en
la prueba se recomienda antes de su presentacin haber realizado la lectura al material enviado.

EVIDENCIA DE DESEMPEO

EVIDENCIA 2. Foro Temtico: Cualidades del Archivista. El aprendiz deber participar en el tema que hace
referencia al foro establecido, analizando cada una de las cualidades y aportando ideas desde su punto de
vista.

Documentos asociados a la evidencia: Siga las pautas y orientaciones consignadas en los siguientes documentos para el
adecuado desarrollo de la evidencia.

Rbrica para Participacin en Foros de Discusin: TGM-IE-RubricaTIGRE-ForosDiscusion

3.4 Actividades de transferencia de conocimiento

En este momento, se ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos ms representativos que permiten
reconocer la importancia de los archivos, su evolucin a travs del tiempo, las clases de archivos y sus cualidades, la
cualidades del archivista y el perfil que lo identifica, la categorizacin de los archivos que se encuentra contenida en la
Ley general de archivos y los elementos de archivo.

Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, ledo y comprendido el material de estudio presentando
en esta gua. De acuerdo con las indicaciones del instructor se entregar en la plataforma LMS la actividad (evidencia)
desarrollada.

EVIDENCIA DE PRODUCTO

EVIDENCIA 3. Ensayo: Importancia de los Archivos. Entregar un ensayo utilizando terminologa archivstica sobre
la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolucin, sus cualidades, clasificacin,
categorizacin y aplicacin en medio actual.

3.5 Actividades de evaluacin.

Tcnicas e Instrumentos de
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin
Evaluacin

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO Enlace en LMS: Prueba de

Genera con facilidad, coherencia y conocimiento.
EVIDENCIA 1. Prueba de
Conocimiento AA1. concordancia documentos aplicando la

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EVIDENCIA DE DESEMPEO terminologa archivstica vista durante el

curso. Enlace en LMS: Foro de
EVIDENCIA 2. Foro Temtico: discusin.
Cualidades del Archivista.
EVIDENCIA DE PRODUCTO Genera con facilidad, coherencia y
concordancia documentos aplicando la Enlace en LMS: Evidencia 3
VIDENCIA 3. Ensayo: Importancia terminologa archivstica vista durante el
de los Archivos. curso.

4. GLOSARIO DE TRMINOS
Archivo: conjunto de documentos generados como producto de una gestin, por lo general institucional. Una vez
cumplido su trmite se deben conservar.

Archivo de Gestin: comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

Archivo Central o Intermedio: se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia.

Archivo Histrico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin
permanente.

Backup: una copia de seguridad o copia de respaldo o backup (su nombre en ingls). En tecnologas de la informacin e
informtica es una copia de los datos originales que se realiza, con el fin de disponer de un medio de recuperarlos en
caso de su prdida.

Estantes: es una estructura metlica o de manera horizontal que tiene como propsito de garantizar la conservacin de
la informacin de los documentos

Legajo: son dos tapas de cartulina con gancho legajador, en donde se aseguran los documentos de un mismo tema.

Usuario: personas que van en busca de una informacin que requieren. Los encontramos internos y externos.

5. BIBLIOGRAFA

ARCHIVO GENEREAL DE LA NACIN - COLOMBIA. (30 de Octubre de 2001). ACUERDO 060 - PAUTAS PARA LA
ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PBLICAS Y LAS PRIVADS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PBLICAS. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016, de:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_60_de_2001.pdf

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. (2016). Banco Terminolgico. Recuperado el 12 de Octubre de 2016, de:
http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php

DocSlide. (s.f.). La Administracin: El Origen de la Administracin. Las Organizaciones. Recuperado el 28 de Septiembre

de 2016, de: http://myslide.es/documents/princadm.html#

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6. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro de Comercio y
Carmen Milena Ferreira
Experta Temtico Servicios.
Ardila
Regional Tolima
Centro Industrial de
Rosa Elvia Quintero Guasca Asesor Pedaggico Mantenimiento
Integral- CIMI. Octubre de 2016
Regional Santander
Luis Orlando Beltrn Vargas Asesor Pedaggico Centro Industrial de
Mantenimiento
Integral- CIMI.
Regional Santander

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